Management Support Magazine

10

Apps en het nieuwe werken Met een smartphone of tablet beschik je over talloze nuttige toepassingen. Ook de apps die je kunt downloaden zijn allang niet meer op één hand te tellen en vaak tegen een lage prijs beschikbaar.

Een greep uit het aanbod.

18

Werken met chronische pijn Hoofdpijn, kiespijn, stijve nek... vervelend maar het gaat allemaal weer over. Pijn die niet meer verdwijnt en chronisch wordt, is een ander verhaal.

In hoeverre gaan pijn en werken samen en hoe trotseer je het onbegrip van collega’s?

24

zo schrijf je een klachtenbrief Je bent het niet eens met de hoogte van een factuur, of je vindt dat iemand zich niet aan de afspraken heeft gehouden, of... of... ofwel... je hebt een klacht. En als je iets te klagen hebt, klim je in de pen. Die klachtenbrief die schrijf je zó.

Vakblad voor de professionele secretaresse

februari 2012 | nummer 1/2 | jaargang 30

De iPad en vergaderen Hip speeltje of handig hulpmiddel

De iPad verovert niet alleen de consumentenmarkt; ook tijdens directievergaderingen en MT-overleggen ligt ‘ie op tafel. Minder papier, efficiënter informatie uitwisselen en overal toegang tot het vergaderarchief. Daarmee lijkt de iPad ook voor de managementondersteuner een effectief hulpmiddel. Deze manier van papierloos werken biedt grote voordelen voor het secretariaat.

De iPad is in opmars, zelfs de leden van de Eerste Kamer gebruiken ‘m in hun vergaderingen. In plaats van stapels papier hebben zij nu het hele vergaderarchief bij de hand.

Gebruik jij ‘m ook al tijdens vergaderingen?

Dan zullen ze jou niet meer met vergaderstukken onder je arm door het pand zien ‘zeulen’. Maar dat is niet het enige voordeel; je bespaart niet alleen papier, vlak ook

001-001_MSM0102_CVR 1

de tijd die je bespaart niet uit.

Ben jij nog niet zover of loopt je manager er nog niet warm voor? Wij spraken met drie ‘ervaringsdeskundigen’, managementondersteuners die al redelijk thuis zijn in deze nieuwe manier van werken, waarbij digitalisering van het werk de belangrijkste omslag is. Je leest hun bevindingen in het artikel op PAGina 8

Extra: vergaderaccommodatiegids 2012 Bij deze editie van Management Support vind je een exemplaar van de geheel vernieuwde Vergaderaccommodatiegids. Je zult maar op zoek zijn naar een bijzondere locatie die nét dat beetje extra biedt om van je bijeenkomst een fantastisch gebeuren te maken. Je vindt in de gids honderden locaties, van kleinschalig tot gemoedelijk en van zakelijk tot zeer exclusief. Als je nu nog geen passende locatie vindt... Deze gids is een cadeautje van Management Support... voor jou als trouwe abonnee!

26-01-2012 09:21:26

KPN zet telefonisch vergaderen op de agenda

1

Aanvragen

De voordelen: • Snel geregeld, dus u houdt tijd over voor andere activiteiten

• Boeken kan tot 15 minuten voor aanvang • U ontvangt altijd een reserveringsbevestiging • Operator assistentie mogelijk tijdens de

2 Bevestigen

3 Uitnodigen

Waarom KPN: • Dan weet u zeker dat u gebruik maakt van een betrouwbaar netwerk.

• Onze uitstekende service garandeert dat u altijd zorgeloos kunt bellen, zonder te veel te betalen

vergadering

• Geen investering nodig • Uw telefonische vergadering via KPN is besloten en alleen toegankelijk voor genodigden

Kijk voor meer informatie op kpnconferencing.nl of bel 0800-0156

Telefonisch vergaderen, dat spreekt voor zich.

20111304 KPN Tel vergaderen ad A4 nw.indd 1 002-040_MSM0102_ADV 2

15-03-2011 14:39:33 26-01-2012 09:21:47

inhoud KUDDEDIEREN Ooit meegemaakt dat er een ongeluk plaatsvindt en dat je geen idéé hebt wat je moet doen? Je brein lijkt van smeerkaas en je benen van pap. Iemand roept om hulp in zee, vlak voor je gebeurt een aanrijding, een collega valt flauw…

We zijn echte kuddedieren blijkt, want voordat we in actie komen, kijken we eerst wat een ander doet. Waar is onze (pro)actieve houding gebleven?

We vinden onszelf misschien wel collegiaal, hulpvaardig en proactief, maar in geval van een incident hebben velen van ons last van wat in een van Hollands bekendste kinderliedjes wordt gezongen: ik stond erbij en ik keek ernaar…

Aan dit zogenaamde ‘bijstandereffect’ liggen weliswaar duidelijke redenen ten grondslag die psycholoog Roos Woltering in haar artikel op pagina 16 uit de doeken doet.

Toch kan het onderschatten van risicovolle situaties grote problemen opleveren, bijvoorbeeld op het moment dat het brandalarm afgaat en collega’s stoïcijns blijven doorwerken ‘omdat het wel weer om een oefening zal gaan’…

Maar zonder die oefening gaat het bij een daadwerkelijke noodsituatie pas écht mis als een paar honderd man zich binnen drie minuten naar buiten moeten worstelen door nauwe gangen en trappenhuizen. Bekertje (hete) koffie mee, laptop, een winterjas? Levensgevaarlijk. Lees in dit nummer welke rol jíj kunt spelen in een waterdicht bhv-plan en waarom een goede bhv’er goud waard is! (Pagina 14.)

PRAKTISCH 4

24 Taalkwesties Zo schrijf je een klachtenbrief 27 Spelling- en Taaltips Vaste voorzetsels 28 Interculturele zaken Een blik in de spiegel 29 Financiële zaken Loonbeslag... wat nu?

30 Werk & Recht Registratie van bezoekers niet vrijblijvend 31 Softwaretips PowerPoint 2007 / Tien gouden tips 33 Social media Google Plus / Zorg dat je erbij komt

PROFESSIONEEL 8

Rekening houden met anderen, oprechte belangstelling tonen voor een chronisch zieke collega… we wéten allemaal wel hoe het moet, maar we zijn zo gehaast dat het er vaak bij inschiet. Laten we in dit kakelverse nieuwe jaar de welbekende Gulden Regel toepassen ‘wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet’, beter nog: behandel anderen zoals je zelf behandeld wilt worden. Ook op dagen dat een ijskoude februariwind om het kantoor blaast, en iedereen gehaast en met de blik op oneindig doorbikkelt in vergaderingen, achter de pc en in het woon-werkverkeer. Brrrr… de kou is buiten, en daar moet ‘ie wat ons betreft maar blijven ook!

Voor je ligt in ieder geval weer een magazine vol praktische informatie waar je op je werkplek direct mee uit de voeten kunt. Jaargang 30 alweer en goed voor een feestje in oktober. Maar hoe of wat? Dat is nog een verrassing!

De redactie, Vera Bot en Mieke Bloemheuvel

Signaal

De iPad en vergaderen Hip speeltje of handig hulpmiddel

10 Apps en Het Nieuwe Werken 14 Bedrijfshulpverlening Goede BHV’er is goud waard 16 Psychologie Het ‘bystander effect’ 18 Werk & Gezondheid Werken met chronische pijn

PERSOONLIJK 20 Computerzaken Een toetsenbord kiezen doe je zelf

SERVICE 22 Community 34 Boeken 35 Productnieuws 36 Index verschenen artikelen 2011 38 Column Huub van Mackelenbergh 38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

003-003_MSM0102_INH 3

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 3

26-01-2012 09:23:05

signaal

Slecht presteren loont Wie wordt ontslagen wegens disfunctioneren krijgt vaak meer geld mee dan je op grond van de kantonrechterformule zou verwachten; gemiddeld 46 procent.

Dat concludeert adviesbureau ontslagspecia­list op basis van 500 recente ontslagdossiers. Die vergoeding valt zo hoog uit omdat werkgevers dikwijls geen dossier opbouwen en daardoor niet sterk staan bij de rechter. Maar werknemers die het veld moeten ruimen wegens bedrijfseconomische redenen zitten gemiddeld 23 procent onder het bedrag dat in hun geval uit de formule hoort te rollen! Dat komt omdat verliesgevende bedrijven vaak kiezen voor ontslag via het UWV waarbij ze geen ontslagvergoeding hoeven te betalen.

(Bron: Intermediair) <

Flauwekulexcuus Onder het motto ‘flauwekulexcuus’ heeft de Commissie Gelijke Behandeling eind 2011 een campagne gelanceerd tegen discriminatie van vrouwen op de werkvloer. Dat gebeurt vaak met een excuus dat ‘niet alleen flauwekul is, maar ook onwettig’, aldus de commissie.

Vrouwen verdienen nog vaak minder dan mannen die hetzelfde werk doen. Hun carrièrekansen zijn beperkter en bij sollicitaties krijgen zij vaak de vraag hoe zij werk en gezin denken te combineren. Zijn ze zwanger, dan kan het gebeuren dat hun arbeidscontract niet wordt verlengd. Met de campagne hoopt de commissie vrouwen ervan bewust te maken dat niet alles mag. Heb jij hier ook ervaring mee? Op www. flauwekulexcuus.nl kun je aangeven welk ‘excuus’ jouw baas had om zo te handelen. <

Steeds meer slimme mobieltjes De verkoop van smartphones in Nederland is vorig jaar fors gestegen ten opzichte van 2012. Dat blijkt uit cijfers van marktonderzoekbureau GfK Retail & Technology.

Vorig jaar werden in totaal 3,2 miljoen smartphones verkocht, tegen 2,1 miljoen het jaar daarvoor. De verkoop van ‘gewone’ mobiele telefoons nam af. Daar gingen er 2,8 miljoen van over de toonbank, tegen 3,8 miljoen in 2010. Het is de eerste keer dat er meer smartphones dan gewone mobieltjes zijn verkocht, maar ook een totaal van 6 miljoen is een record! <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 4

004-007_MSM0102_SIG 4

Tevredenheid werknemers bereikt dieptepunt Een nieuwe golf van bezuinigingen en reorganisaties veroorzaakt angst en ontevredenheid bij Nederlandse werknemers. Vooral het gedaalde vertrouwen in de baanzekerheid en de carrièrekansen dragen daaraan bij. Dit blijkt uit het jaarlijkse Incompany 200-onderzoek naar medewerkertevredenheid onder 5857 werknemers. Werknemers zagen de reorganisatiegolf niet aankomen en schrikken zich rot. Vooral binnen de overheid slaat het sentiment om.

Waren ambtenaren in 2009 en 2010 opvallend tevreden over hun werkgever, nu komen ze daarop terug. Maar de grootste verliezers van deze crisis zijn de werknemers binnen de zakelijke dienstverlening en de ICT. Toch gaan niet alle organisaties gebukt onder de gevolgen van de crisis. In de financiële sector verbetert de tevredenheid van werknemers zelfs voor het tweede opeenvolgende jaar. Medewerkers van banken en verzekeraars bijvoorbeeld zijn ook in crisistijd duidelijk het meest tevreden. Zo krijgt de crisis geen grip op medewerkers van onder andere Rabobank, ASML, APG en Siemens.De ranglijst wordt aangevoerd door Sogetie, dat ook in 2009 en 2010 als beste werkgever uit het onderzoek naar voren kwam. <

Werkkostenregeling nog niet populair bij werkgevers De meeste werkgevers zijn nog niet van plan om over te stappen op de werkkostenregeling.

Dit komt naar voren in een onderzoek, uitgevoerd door HRpraktijk onder bijna 200 organisaties. De werkkostenregeling (WKR) is een nieuwe systematiek voor het al dan niet belasten van vergoedingen en verstrekkingen. Werkgevers kunnen met ingang van dit jaar gebruikmaken van deze regeling in plaats van de ‘oude’ fiscale vergoedingsregels.

Maar liefst 58 procent van de respondenten weet nog niet wanneer zij overstappen op de WKR. Van de in totaal 198 personeelsmanagers die meededen aan het onderzoek geven er 8 aan zelfs later dan 1 januari 2014 te zullen overstappen, terwijl ze dan wettelijk verplicht zijn zich aan de WKR te houden. Verder werd aan dezelfde groep gevraagd of zij overwegen eigenrisicodrager te worden voor de WGA ((Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten). Afhankelijk van de hoogte van het ziekteverzuim kan het voor werkgevers aantrekkelijk zijn al dan niet te kiezen voor private in plaats van publieke verzekering voor de WGA. Bijna een kwart van de respondenten overweegt volgend jaar de stap naar de WGA eigenrisicodragerschap; 39 procent verkiest de publieke verzekering; 34 procent weet het nog niet. <

ZieSO

Judith Bukman-­ Vollering:

In het decembernummer van Management Support stond een interview over het secretaressenetwerk van de TU Delft, genaamd ZieSO (pagina’s 16 en 17). Per abuis zijn de foto’s van Judith ­Bukman en Laura Carta met elkaar verwisseld.

Bij deze de juiste dames bij de juiste foto.

ZieSO organiseert jaarlijks een groot evenement voor alle secretaressen van de TU Delft.

Wie een korte impressie wil zien, kan kijken op www.youtube.com/watch?v=5QnUs9lHHn4.

Wil je meer weten over ZieSO en wat een secretaressenetwerk voor jouw organisatie kan betekenen? Stuur een mail naar zieso-tud@tudelft.nl. ­Judith en Laura kunnen je er alles over vertellen. <

‘Het ZieSO-intranet draait om halen en brengen’

Laura Carta: ‘Het netwerk draagt flink bij aan de branding van onze vakgroep binnnen de TU Delft’

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 09:55:12

signaal

Papier? We kunnen Event Call organiseren? nog steeds niet zonder Zo doe je dat Uit onderzoek van Careerbuilder. com blijkt dat bij 38 procent van de werknemers het bureau nog altijd voor de helft bezaaid ligt met papier. 16 procent ziet door het papier zo’n beetje driekwart van z’n bureau niet meer. Ondanks dat bedrijven blijven streven naar een papiervrij kantoor, houden veel werknemers het papiergebruik nog hardnekkig in stand. En nu komt het: een derde van de werkgevers zegt in het onderzoek dat deze papierverzamelaars minder snel promotie krijgen!

Werkgever houdt geen rekening met diabeet Werkgevers houden te weinig rekening met werknemers met diabetes. Dat meldde onderzoekster Liset van Dijk afgelopen woensdag op een bijeenkomst van Nivel, het Nederlands Instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg. Volgens Van Dijk weten veel werkgevers niet hoeveel mensen met diabetes er in dienst zijn en of zij problemen ervaren tijdens hun werk. ‘Bedrijven doen er verstandig aan beleid te gaan voeren op diabetes’, aldus Van Dijk. Maatregelen die genomen kunnen worden, zijn regelmatige werktijden, weinig tot geen nachtdiensten, voldoende pauzes en thuiswerken. Vaak is de ziekte bij leidinggevenden en directe collega’s wel bekend, alleen op de afdeling personeelszaken is dat vaak niet het geval. Terwijl zij er juist beleid op moeten maken. Het is daarom zaak proactief naar het probleem te kijken. Onder meer de bedrijfsarts zou meer moeten worden ingeschakeld om werkgevers gezond te houden.’ <

Je kent het vast wel: je manager wil een presentatie geven en jij mag het regelen. Dan is... de zaal die je wilt reserveren reeds geboekt door een collega, ook de beamer is niet beschikbaar. Het alternatief is een andere zaal, waar tot overmaat van ramp op de dag zelf blijkt dat die verkeerd is ingericht, de koffie niet besteld is en de toehoorders in de file staan zodat er slechts een handejevol publiek aanwezig is. Waarom heb je niet gedacht aan een conference call. Voor meer dan 20 personen is een ‘Event Call’ zó geregeld. Je hoeft niet meer achter ‘een zaaltje’ aan, niemand hoeft te reizen en je manager houdt z’n presentatie waar hij maar wil. Dit levert je niet alleen tijdwinst op, het bespaart je ook de nodige stress. Met één telefoontje regel je alles!

1. Je belt (0800) 01 56 en geeft aan dat je een Event Call wilt organiseren.

Werknemers steeds later met pensioen De leeftijd waarop werknemers met pensioen gaan is vorig jaar opgelopen tot ruim 63 jaar. Tussen 2000 en 2006 stopten mensen gemiddeld op hun 61ste met werken. Vanaf 2007 zien we onder invloed van wetswijzigingen en regels die de mogelijkheden voor vervroegd met pensioen inperken, de pensioenleeftijd stijgen. Zo lag in 2011 de gemiddelde pensioenleeftijd op 63,1 jaar. Steeds meer werknemers werken door tot hun 65ste, zo blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de statistiek. De afgelopen vijf jaar is het percentage werknemers dat bij pensionering 65 jaar of ouder was opgelopen van 15 procent in 2006 tot 30 procent in 2011.

In de bouw en het openbaar bestuur is de pensioenleeftijd met gemiddeld 62,2 jaar het laagst. In de sectoren landbouw en visserij, cultuur en overige dienstverlening was de gemiddelde pensioenleeftijd met ruim 64,5 jaar het hoogst.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

004-007_MSM0102_SIG 5

2. Je wordt doorverbonden of teruggebeld door een Conferencing Specialist. Zij neemt de wensen met je door en geeft je deskundig advies.

3. Je ontvangt een standaard e-mail met de uitnodiging. Die verstuur je naar alle deelnemers. Klaar!

Meer weten? Kijk eens op webconferencing@kpn.com of bel naar (0800) 01 56. <

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 5

26-01-2012 09:55:13

signaal

Hard werken langer leven In tegenstelling tot wat veel mensen denken staat stress een gezond, gelukkig en lang leven niet per se in de weg. Hard werken, sociale uitdagingen en een veeleisende loopbaan kunnen weliswaar stress veroorzaken, maar dat is welbeschouwd niet verkeerd. Uit het onderzoek ‘The Longevity Project’ van Howard Friedman blijkt namelijk dat mensen die het hardst werken, ook het langst leven. Friedman komt in zijn onderzoek tot de conclusie dat professionele toewijding en prestatiegerichtheid zeer gezond zijn. Mensen die op een evenwichtige en succesvolle manier met hun carrière bezig zijn, leven lang, gezond en gelukkig, vooral wanneer hun passie zich op andere mensen richt en ze anderen kunnen helpen.

Duitse werkgevers willen ­totaalverbod op rookpauzes Het roken tijdens de werkuren moet helemaal worden verboden. Rookpauzes hebben immers een negatieve impact op de productiviteit en kosten het bedrijfsleven veel geld. Dat hebben de Duitse werkgeversorganisaties Bundesverband Mittelständische Wirtschaft (BVMW) en Unternehmerverband Mittelständische Wirtschaft (UMW) gezegd ‘Rookpauzes tijdens de werkuren kunnen niet langer worden getolereerd’, zegt Mario Ohoven, president van het Bundesverband Mittelständische Wirtschaft, tegenover het magazine Bild. ‘Rookpauzes kosten de bedrijven veel geld en verstoren het normale verloop van de werkdag. Een rookpauze zou een werkgever per werknemer 2000 euro per jaar kosten.

Ursula Frerichs, woordvoerder van het Unternehmerverband Mittelständische Wirtschaft, zegt dat niet-rokende werknemers onterecht worden benadeeld door collega’s toe te laten het werk voor een rookpauze te onderbreken. De oproep van de werkgeversorganisaties stuitte echter meteen op zware kritiek. De Duitse horeca-organisatie Verein zum Erhalt der Bayerischen Wirtshauskultur (VEBWK) heeft het over een kortzichtig standpunt. De organisatie voert aan dat dergelijke kleine pauzes de productiviteit juist verhogen. <

Weg met de brainstorm Je kent het wel: brainstormsessies waar met flipovers, whiteboards en viltstiften geprobeerd wordt de creatieve aders van de deelnemers aan te boren. Je mag roepen wat er in je opkomt, en daar kan dan zomaar een goed idee bij zitten... Maar werkt het? De Universiteit van Texas deed onderzoek en kwam tot de conclusie dat deelnemers aan gemeenschappelijke brainstormsessies grote kans hebben last te krijgen van cognitieve fixatie. Wie wordt blootgesteld aan de ideeën van anderen, focust zich daar doorgaans zó op, dat hij niet meer in staat is zelf nog iets anders te bedenken. Het is daarom productiever mensen eerst afzonderlijk ideeën te laten genereren, en die met elkaar te combineren. En dát kan wel in groepsverband. Goed idee? <

Bacterievrij toetsenbord Het Amerikaanse VioGuard lanceerde onlangs een zelfreinigend toetsenbord. Het toetsenbord wordt na een bepaalde gebruiksduur (of op elk moment waarop de gebruiker dat wil) een kast binnengetrokken voor reiniging met UV-licht. Het effect: 99,9 procent van de bacteriën wordt gedood, aldus VioGuard. Deze claim staat overigens wel ter discussie. In een studie gepubliceerd in het American Journal of Infection - constateren de onderzoekers bijvoorbeeld dat ultraviolet licht in ziekenhuisomstandigheden gemiddeld maar 67 procent van de bacteriën doodt. Plus... het is een behoorlijke doos op je bureau waar een prijskaartje van 900 dollar aanhangt!

(Bron: AutomatiseringGids) <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 6

004-007_MSM0102_SIG 6

Geplaagd door chronische verveling Ongeveer een kwart van de kantoormedewerkers wordt op de werkvloer geplaagd door chronische verveling, wat niet alleen een negatieve impact kan hebben op hun professionele kwaliteit, maar ook op hun fysieke en mentale gezondheid. Dat is de conclusie van een onderzoek van wetenschappers aan de University of Central Lancashire. De Britse onderzoekers merken op dat medewerkers op die verveling vaak reageren met een hogere consumptie van chocolade en koffie. Ook bleken verveelde medewerkers vaker geneigd te zijn op het einde van de werkdag naar alcohol te grijpen. ‘Verveling heeft een belangrijke impact op de productiviteit’, aldus de onderzoekers. Bijna 80 procent van de getroffen werknemers zegt door de verveling zijn concentratie verloren te hebben, mede als gevolg van ‘niet uitdagend’ werk. <

(Tijd)bespaartip: maak notulen tíjdens de vergadering Het uitwerken van notulen kost je vaak meer tijd dan je lief is. Heb je wel eens geprobeerd te notuleren op de laptop en datgene wat je noteert direct te projecteren zodat de deelnemers aan de vergadering direct kunnen aanvullen en - indien nodig - kunnen corrigeren? Moet je eens doen, scheelt je zeeën aan tijd. De notulen zijn aan het eind van de vergadering klaar, inclusief de actie en besluitenlijst. Na de vergadering kan iedereen meteen beginnen met de taken die hij of zij heeft toegezegd te zullen doen. Wachten met uitvoeren tot de notulen een keer zijn uitgereikt hoeft immers niet meer. Ander voordeel is: tijdens de volgende vergadering kan het agendapunt ‘Notulen vorige vergadering’ van de agenda geschrapt worden.

Er is tijdens de betreffende vergadering namelijk al over de notulen gesproken.

(Bron: www.vergaderendoejezo.nl) <

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 09:55:13

signaal

Gezonde lunch de norm Veneca, de vereniging van Nederlandse cateraars bracht afgelopen najaar de lunchgewoontes van bezoekers van bedrijfsrestaurants in kaart. Daarbij ging het met name om de prijskwaliteitverhouding van de gezonde lunch. Aan het onderzoek hebben zo’n 400 mensen meegedaan die geregeld gebruikmaken van het bedrijfsrestaurant. En een gezonde lunch mag wat kosten blijkt, hoewel de samenstelling van de lunch tussen mannen en vrouwen nogal verschilt. Zo gaan mannen graag voor een gebakken visje en een warme maaltijd, terwijl vrouwen liever een bruin broodje met hartig beleg en/of een salade verorberen.

Verder is 23 procent van de mannelijke bezoekers van bedrijfsrestaurants bereid vier tot zes euro voor een gezonde lunch neer te tellen. Bij de vrouwen ligt dat percentage op 10.

De gezonde lunch top vijf bestaat uit: bruin brood, fruit, salades, hartig beleg en melk.

Meer dan de helft van de 400 deelnemers aan het onderzoek vindt overigens het aanbieden van gezonde lunches de verantwoordelijkheid van de werkgever!

Handige links (Langdurig) ziek geweest en weer aan het werk? www.regelhulp.nl is een digitale wegwijzer van de overheid voor iedereen die op zoek is naar zorg of ondersteuning, ook voor op het werk of terugkeer naar werk. < Op www.diabetesfonds.nl vind je veel informatie over diabetes en werk. En als jij een goede tip hebt over werken met diabetes, kun je die daar ook ‘droppen’. <

Pesten op het werk leidt tot vertrek, ontslag en stress

www.veiligengezondwerken.nl is een arbo-website van het CNV. Je vindt er alles over veiligheid en gezondheid als het over werken gaat. <

We zijn heus niet altijd even aardig voor onze collega’s, maar wanneer wordt een geintje pesterij?

Vervelend gedrag op de werkvloer wordt immers niet altijd als pesten ervaren. Voor de een zullen de onaardige opmerkingen die collega’s achter z’n rug maken niet worden ervaren als pesten. Voor iemand die zich daardoor wél gepest voelt, heeft dat serieuze gevolgen. Dat blijkt uit onderzoek van Intermediair onder 530 hoogopgeleiden. En als het gepest niet vanzelf ophoudt, zit er voor de gepeste vaak niet veel anders op dan te vertrekken. Zo veranderde 7 procent van de respondenten die met pesterijen te maken heeft gehad van functie in hetzelfde bedrijf, terwijl 12 procent naar een andere werkgever vertrok. Slechts in 4 procent van de gevallen werd de pester overgeplaatst! 33 procent ondernam geen actie als hij gepest werd. De meesten vonden het niet erg genoeg of wilden zich niet laten kennen! Slechts 12 van de 530 respondenten hebben als gevolg van pesten enige tijd ziek thuis gezeten. Eén van de deelnemers aan het onderzoek echter had een ‘straffe’ oplossing. Hij gaf de pester een tik. ‘Die doet het dus nooit meer’, was z’n stellige overtuiging! <

Wil je weten wat het functioneren van personen en het managen/leiden van paarden met elkaar te maken hebben?

Eye-opener in dat geval is www.paardentrainingen.nl .<

Bilderbergmedewerkers ‘aangekleed’ door Mart Visser De juiste bedrijfskleding draagt bij aan de binding van medewerkers met hun organisatie. Het komt dan ook steeds vaker voor dat bedrijven voor het ontwerpen van bedrijfskleding kiezen voor een bekende couturier. De directie van Bilderberg deed dat dus ook. Als je vanaf volgende maand voor het boeken van een vergadering een willekeurig Bilderberghotel binnenstapt, begroet de receptioniste je in een compleet nieuwe outfit, komt de restaurantmanager je in z’n nieuwe pak vragen of alles naar wens is en word je door een strak in het pak zittende Maître B op je wenken bediend.

Alle 1400 medewerkers van Bilderberg lopen er vanaf volgende maand namelijk weer picobello bij in de nieuwe kleding, ontworpen door topcouturier Mart Visser. De ‘brigade’ ziet er fantastisch mooi uit in hun overwegend zwarte en ‘off-white’ kleding met oranje accenten. Andries van der Vossen, algemeen directeur van Bilderberg: ‘Wij willen dat onze medewerkers trots zijn op hun werk en daar draagt deze kleding van een van Nederlands bekendste ontwerpers zeker aan bij.’

Mart Visser: ‘Uit ervaring weet ik dat de juiste bedrijfskleding bijdraagt aan de binding van medewerkers met hun organisatie: hun trots, motivatie en inzet nemen toe.’ Waarvan akte! <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

004-007_MSM0102_SIG 7

De werkkostenregeling maakt het voor bedrijven aantrekkelijker om bedrijfssport in te voeren. Maak je manager maar attent op www.hollandfit.nl daar leest ‘ie er alles over. < Als werken voor jou het synoniem is van stress, is dat een slechte zaak. Omdat voorkomen nog altijd beter dan genezen is, raden we je aan te kijken op www.stepstone.nl. Dáár vind je de tips om dát te voorkomen! < Fit en ‘in shape’ blijf je ook door een lekkere lunchwandeling. En niet alleen als het mooi weer is natuurlijk! De goede ideeën om zo’n wandeling ‘in te vullen’vind je op www.lunchwandelen.nl. < Blijf je liever binnen om een spelletje te spelen? Bureau Play ontwikkelde een set speelkaarten om samen met collega’s even uit de dagelijkse routine te breken.

De kaarten bevatten allerlei ‘ontregelende’ opdrachten. Hoe creatief ben jij in dat geval? Kijk op www.speelregels.nl. <

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 7

26-01-2012 09:55:14

informatiemanagement

De iPad en vergaderen

Hip speeltje of handig hulpmiddel

De iPad verovert niet alleen de consumentenmarkt; ook tijdens de directievergadering en het managementoverleg ligt ‘ie op tafel. Minder papier, efficiënter informatie uitwisselen en overal toegang tot je vergaderarchief. Daarmee lijkt de iPad ook voor jou een effectief hulpmiddel. Of ben je nog niet zover? Moet je toch eens verder lezen.

Tekst Marianne Kalkman

Na de introductie van de iPad in de Verenigde Staten waren er mensen die het apparaat speciaal lieten overvliegen, omdat het in Nederland pas in de zomer te koop zou zijn.

Een jaar later, mei 2011, stonden de kopers opnieuw in de rij, maar nu voor de iPad 2.

Het apparaat is in opmars, zowel privé als in bedrijven. Zelfs de leden van de Eerste Kamer gebruiken ‘m sinds september in hun vergaderingen. Vooral bij de voorbereiding en invulling van vergaderingen bewijst het ‘apparaat’ z’n diensten en is daarmee ook voor mening secretaresse een effectief hulpmiddel. Bellen via internet, mailen, internetten, tekstverwerken, fotograferen: de tablet-pc van fabrikant Apple combineert de eigenschappen van een mobieltje handig met die van een laptop. Met zijn 9,7 inch beeldscherm is het apparaat ongeveer zo groot als een A4-tje. Typen doe je op een virtueel toetsenbord dat - waar nodig - op het scherm verschijnt. Met de iPad kun je tijdens de vergadering aantekeningen maken, afspraken en actielijsten bijhouden, foto’s van flipovers of geluidsopnamen van de presentaties kop-

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 8

008-009_MSM0102_ART_2K05 8

pelen aan het vergaderverslag. Snel schakelen tussen allerlei slimme programma’s (apps) en alles delen met anderen via WiFi of een (3G) internetverbinding.

Nooit meer sjouwen Emese ­Simon, managementassistent bij Saxion Hogeschool in Enschede, is blij met haar iPad. Ze gebruikt ‘m nu ongeveer een halfjaar voor de vergaderingen van het managementteam. ‘Deze worden afwisselend in Deventer en Enschede gehouden. Niemand neemt nu meer papier mee naar vergaderingen: de vergaderstukken staan op de iPad. Ik maak de agenda aan in Word en kopieer deze in een mail naar de deelnemers. De vergaderstukken geef ik dezelfde naam als de agendapunten. Die voeg ik volgens agen-

davolgorde toe als bijlagen. De deelnemers openen de stukken via hun iPad. Om ze te delen gebruiken wij Dropbox; een programma waarmee je via internet (in the cloud) documenten uitwisselt en synchroniseert. Aantekeningen tijdens de vergadering, op een whiteboard bijvoorbeeld, kun je met de iPad fotograferen en opslaan. Een ander voordeel is dat je via de iPad de agenda kunt inzien en meteen vervolgafspraken kunt inplannen.

Thuis gebruik ik mijn tablet meestal voor mijn mailbox; gaat sneller dan via de laptop.’

Efficiënt Papier besparen en tegelijkertijd efficiënter werken, dat was het doel van een pilot bij het ROC van Twente.

Anita ­Companjen, secretaresse van het College van Be-

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 09:57:26

informatiemanagement

voordelen Vergaderen met de iPad

•• •• •• •• •• ••

Alle documenten digitaal bij de hand Digitaal aantekeningen maken (bijvoorbeeld Goodreader, iAnnotate, Notities of Notebook) Steeds meer handige apps (programma’s) Foto’s of geluidsopnamen koppelen aan vergaderstukken Snel schakelen tussen programma’s Documenten delen via (3G) internetverbinding en digitale ‘werkruimtes’ zoals Dropbox.

stuur, nam deel vanuit de ondersteuning.

‘Vanaf juni 2011 heb ik voor bestuursvergaderingen geen papier meer gebruikt. Wij zijn van het ene op het andere moment overgestapt. De eerste keer was het hooguit even zoeken waar alles stond, maar daarna was iedereen eraan gewend. De managers zijn heel tevreden met deze manier van werken.

Zij hebben alle informatie meteen bij de hand via internet (Dropbox). Of, wanneer ze iets uit een vorige vergadering willen terughalen, kunnen ze direct bij het digitale archief.’

Papierloos werken met de iPad heeft grote voordelen voor het secretariaat. Anita: ‘Kopiëren, verzamelen en verzendklaar maken; alles moest op vrijdagmiddag al op de post. Dat was altijd weer stressen om dat op tijd af te krijgen. Nu zet ik alle documenten op Dropbox.

Afgelopen weekend kon ik daardoor een nagekomen stuk ook nog even toevoegen.’ Maar de voordelen mogen dan legio zijn; helemaal vlekkeloos verloopt het nog niet. ‘Soms lopen we tegen beperkingen in de ICT-structuur en veiligheidsregels aan’, vertelt Anita, ‘maar volgend jaar stappen we over op Sharepoint. Dan wordt het werken met de iPad pas echt makkelijk en snel. Nu schrijven we documenten bijvoorbeeld nog weg in ons eigen domein op de gezamenlijke schijf en plaatsen ze vervolgens door naar Dropbox. Straks staat alles in één gezamenlijk archief. Ook het beheren van de machtigingen wordt dan veel overzichtelijker.’

Cultuur ‘De iPad maakt mijn werk als secretaresse sneller en efficiënter, vertelt Christel Weber, directiesecretaresse bij ­Rabobank De Langstraat in Kaatsheuvel.

De directie startte vorig jaar een try-out met de iPad en

sinds april dit jaar werken ook het College van Bestuur en het managementteam ermee.

Christel: ‘Nu werken we dus helemaal digitaal en daar proberen we ook de cultuur van te maken. Als iedereen zijn documenten en vergaderstukken omzet in een pdf, zijn die voor anderen niet alleen te lezen, maar ook te bewerken. Bij de voorbereiding van de vergadering mailen wij alles als zip-file naar de deelnemers. Het programma Goodreader op onze iPad leest alle files automatisch in en zet de vergaderstukken netjes op een rij. Onze directeur loopt niet langer met zijn kladblokje door het bedrijf, maar neemt zijn aantekeningen digitaal mee. Zo heeft hij zijn vergaderarchief steeds bij de hand. En ik heb nu mijn iPad naast me op tafel, in plaats van stapels papier: de vergaderstukken staan open op het scherm van mijn tablet. Notuleren doe ik op de laptop vanwege het toetsenbord. Dat werkt prettiger. Bij vergaderingen die we niet notuleren, maak ik aantekeningen in het programma Notes. Die kun je naar jezelf mailen, zodat ze weer digitaal te gebruiken zijn in Officeprogramma’s zoals Word. De tijd die wij op het secretariaat besparen door te werken met de iPad, kunnen we nu besteden aan ander werk; aan meer proactiviteit en diepgang. Bovendien vergroot de iPad mijn bereikbaarheid: eerst moest ik wachten tot mijn laptop of pc was opgestart en dan inloggen op mijn telewerkportaal. Met de iPad kan ik mijn mail in een handomdraai afhandelen. Ook op de dagen dat ik niet op mijn werk ben. Op deze manier maken we ook een flinke slag met Het Nieuwe Werken, want dát is ons volgende project.’

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

008-009_MSM0102_ART_2K05 9

Omslag ‘Of je nu een iPad, een tablet-pc van een ander merk, of een laptop gebruikt, maakt niet eens zoveel uit, vindt Hanneke Steenbekkers, trainer bij Secretary Management Institute. ‘Digitalisering van het werk van de secretaresse is de belangrijkste omslag. Al heeft de iPad wel voordelen, omdat er steeds meer handige programma’s beschikbaar zijn. Zeker als je mobiel bent in je werk, is dit apparaat een goed alternatief voor de laptop. Doordat je niet langer met papier werkt, bespaar je als secretaresse zeeën van tijd’, vindt Hanneke, die communicatie, bedrijfskunde en timemanagement doceert. ‘Geen stapels vergaderstukken meer kopiëren en versturen. Met een internetverbinding synchroniseer je eenvoudig al je mappen met je baas of je collega’s. Het antwoord op vragen zoek je meteen op internet en met een apart toetsenbordje erbij, is ook notuleren geen punt. Je kunt vier mailboxen instellen op het apparaat, zodat je behalve je eigen mail ook die van twee of drie managers kunt bijhouden.’

De iPad invoeren in vergaderingen is makkelijk, aldus Hanneke: ‘Je zet het apparaat aan, installeert je mailfunctie en kunt meteen aan de slag. Méér is het niet. Het Apple-platform is gebruiksvriendelijk en vergt weinig training.

Beschik je niet over een intern netwerk, dan installeer je het uitwisselingsprogramma Dropbox. Soms gebruik ik mijn iPhone als WiFi.’ (Hotspot aanvinken in de instellingen.)

‘Het lastigste is vaak nog om die manager over de streep te trekken om ook écht digitaal te gaan en afstand te doen van papier of fysieke aanwezigheid’, weet Hanneke.

‘De secretaresse vervult een belangrijke rol bij de invoering van Het Nieuwe Werken.

Daarbij komt de iPad heel goed van pas!’ <

Handige links •• Nieuws over de iPad: www.ipadclub.nl •• Vragen? Stel ze op: http://forum.iculture.nl/ •• Filmpje: op Youtube vind je diverse instructiefilmpjes over werken met Dropbox en annoteren in Goodreader.

•• Lezen: www.bijgespijkerd.nl/bijgespijkerd/stop-inefficient-en-saai-vergaderen-gebruik-de-ipad www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-gemeenteraden/

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 9

26-01-2012 09:57:27

informatiemanagement

Apps en Het Nieuwe Werken Met een smartphone of tablet beschik je natuurlijk al standaard over talloze nuttige toepassingen, zoals e-mail, notities, een agenda, browser en niet te vergeten de belfunctie.

Heb je meer of juist andere functionaliteiten nodig, dan kun je uit talloze praktische apps kiezen voor alle belangrijke platforms, in het bijzonder Android, iOS en Blackberry. De apps zijn vaak tegen een lage prijs beschikbaar, om de aanschafdrempel zo laag mogelijk te houden, maar dat betekent niet dat je een uitgeklede app krijgt. Integendeel.

Een greep uit het aanbod.

Tekst Gertjan Groen Creative Whack Pack: creatief denken Het ‘out of the box’ denken is op zich niets nieuws. De Amerikaanse creativiteitsgoeroe Roger von Oech stimuleert mensen al sinds de jaren ‘70 om creatief en innovatief te denken. Hij is vooral bekend van het boek A Whack on the Side of the Head en het kaartenpakket Creative Whack Pack, dat hij zo’n twintig jaar geleden ontwikkelde.

Daar is nu, in de vorm van deze app voor iPhone en iPad, een moderne en, inderdaad, creatieve twist aan gegeven. De kaartjes staan uiteraard centraal, met aan de voorzijde een korte opdracht zoals ‘Slay A Dragon’, ‘Be Persistent’ of ‘Look for the Second Right Answer’ met illustratie, en op de achterzijde een uitgebreide omschrijving die je helpt om creatieve ideeën op te doen. Om een idee te krijgen kun je de ‘Whack of the Day’ bekijken op http://creativethink.com. Er zijn nog meer mogelijkheden, zoals het delen van kaartjes via e-mail, Facebook en Twitter. Een koopje, en leuk om inspiratie op te doen.

Platforms: iPhone, iPad | € 1,59 Documents To Go: documenten bewerken De meeste smartphones en tablets zijn prima in staat om Office­ documenten weer te geven, maar het bewerken daarvoor is vaak een stap te ver. Documents To Go is hier echter een uitstekende oplossing voor. Met de normale uitvoering kun je Word- en Excelbestanden bekijken, bewerken en creëren. Andere documenten (zoals PowerPointen pdf-bestanden) kun je alleen bekijken. Om bestanden uit te wisselen met je computer is desktopsoftware beschikbaar. Een minpunt is dat de bewuste computer daarvoor wel met het WiFi-netwerk verbonden moet zijn. Premium voegt twee belangrijke functies toe: het bewerken

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 10

010-011_MSM0102_RUB02 10

en creëren van PowerPoint­bestanden en het synchroniseren van bestanden met online opslag, zoals Google Docs, Dropbox en SugarSync. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om documenten op je iPhone of iPad te openen. De normale versie kun je naderhand tegen bijbetaling (€ 5,99) upgraden naar Premium. Een mooi pakket, maar met stevige concurrentie van Apple’s iWork (Pages, Numbers en Keynote) en Quickoffice.

Platforms: iPhone, iPad | € 7,99 (of € 13,99 voor Premium) Captio: notities maken Captio is een app voor iPhone en iPad, die eigenlijk nauwelijks uitleg behoeft. Hiermee kun je snel en eenvoudig een notitie naar je eigen e-mailadres sturen. Als je geen internetverbinding hebt, wordt de notitie tijdelijk op je apparaat opgeslagen. Het is weliswaar een van de meest eenvoudige apps in zijn soort, maar de snelheid waarmee je een notitie kunt maken vergoedt veel. Het is een handige tool om snel je hoofd leeg te maken. De iPhone en iPad hebben uiteraard ook een ingebouwde app voor het maken van notities, met de mogelijkheid deze per e-mail te versturen, maar Captio is net wat sneller in het gebruik. Als je meer mogelijkheden wenst kun je Evernote overwegen, dat veel extra’s biedt bij het maken van notities. Uiteraard kun je ook uit talloze apps voor het bijhouden van takenlijstjes kiezen, waaronder Things, Wunderlist en Remember The Milk.

Platforms: iPhone, iPad | € 1,59 Skype: gratis bellen Skype staat bijna synoniem voor gratis bellen via internet. Het bedrijf, dat inmiddels in handen van Microsoft is, ontwikkelt naast de bekende desktopsoftware ook al heel langs apps voor diverse platforms, waaronder iOS en Android. Skype biedt naast bellen ook een chat- en videobelfunctie. Videobellen lukt niet alleen via de desktopsoftware maar ook met de meeste smartphones en tablets, als ze tenminste over een camera aan de voorzijde beschikken. Dat is bij veel Android-apparaten het geval, maar ook de iPhone 4 (en 4S) en iPad 2 (maar niet de eerste iPad) beschikken hierover. Gesprekken van Skype naar Skype zijn

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:00:48

informatiemanagement

altijd gratis. Je kunt daarnaast besparen op gesprekken en sms-berichten versturen naar ‘gewone’ nummers wereldwijd. Behalve via WiFi, kun je ook onderweg via het mobiele netwerk bellen, al is uiteraard wel dataverkeer nodig, waar je zeker in het buitenland veelal extra voor moet betalen. Voor iPhone en iPad is overigens geen universele app uitgebracht, het zijn twee aparte apps. Verder is hij voor Android en Blackberry beschikbaar.

Platforms: iPhone, iPad, Android, Blackberry | Gratis iThoughtsHD: mindmappen iThoughtsHD is een app voor mindmapping, een krachtige techniek die je kan helpen bij bijvoorbeeld het plannen van grote projecten.

Zoals de term HD al doet vermoeden is deze app ontwikkeld voor de iPad, al is er ook een aparte versie voor de iPhone die ongeveer op dezelfde wijze werkt. Het is niet de meest intuïtieve app voor het maken van mindmaps, maar hij heeft krachtige functies die eenvoudig te leren zijn. Je begint uiteraard met een projecttitel, het centrale punt voor je mindmap, en kunt hier gemakkelijk onderwerpen aan verbinden. Daarbij kun je ook uit meer dan 90 iconen en 46 cliparts kiezen.

Wat het bedieningsgemak vergroot is de menubalk aan de bovenzijde van het scherm waarmee je snel alle functies kunt bereiken. Sterk is ook de mogelijkheid om mindmaps van populaire desktopsoftware te importeren, of in te lezen als bijlage bij een e-mailbericht. Het ondersteunt onder meer MindManager, XMind, Novamind en Mindview. Uiteraard kun je je mindmap ook exporteren, bijvoorbeeld als een pdf-bestand.

Platforms: iPad | € 7,99 Flipboard: al je netwerken bij elkaar Er wordt steeds meer kennis gedeeld via sociale netwerken als Twitter, LinkedIn, Facebook en Google Reader, maar bij het ‘consumeren’ van al deze nieuwsstromen kun je al snel het overzicht verliezen. Flipboard probeert alles wat voor jou belangrijk is samen te brengen. Facebook en Twitter staan hierbij centraal, maar je kunt ook andere accounts toevoegen, zoals LinkedIn. De samengebrachte informatie van deze netwerken kun je, overigens gescheiden per netwerk, als een soort tijdschrift bekijken. De informatie beperkt zich zéker niet tot de korte statusupdates die de meeste gebruikers plaatsen. Er worden uitgebreide artikelen getoond met opvallend veel foto’s,

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

010-011_MSM0102_RUB02 11

waardoor het nog meer uitnodigt om te lezen. Hoe zakelijk deze informatie is, hangt uiteraard vooral af van de manier waarop je het account gebruikt. Met Pulse bestaat er een aardig alternatief, meer gericht op nieuwsbronnen. Google werkt voor Android aan een alternatief voor Flipboard.

Platforms: iPad | Gratis Week Calendar: uitgebreide agenda De agenda is natuurlijk een van de belangrijkste tools bij het plannen, en dankzij een smartphone of tablet heb je hem altijd bij de hand. De standaard agenda op de iPhone en iPad is al behoorlijk uitgebreid. Het nieuwe iOS 5 biedt bovendien enkele nuttige extra’s, zoals het gemakkelijk verschuiven van afspraken of aanpassen van de begin- en eindtijd. Qua mogelijkheden en overzicht komt het echter nog niet in de buurt van Week Calender, al jaren één van de populairste apps voor dit platform. Het biedt een overzichtelijke weergave, bijvoorbeeld per dag, week, maand of jaar, ondersteunt verschillende kleuren en je kunt afspraken gemakkelijk verschuiven maar ook kopiëren, plakken of delen. De app ondersteunt alle agenda’s die door het besturingssysteem worden ondersteund. Voor de iPad is recent een losse versie uitgebracht genaamd Week Calendar HD (€ 2,39), die ook zéker de moeite waard is.

Platforms: iPhone | € 1,59 Viber: makkelijk gratis bellen Viber is net als Skype bedoeld om gratis te bellen via internet, en werkt zowel via het mobiele netwerk als via WiFi. Het is weliswaar lang niet zo bekend, maar opvallend genoeg wel bijna net zo populair, zeker op de iPhone. Dat komt vooral door het enorme gebruiksgemak: de lijst met contacten wordt automatisch gevuld met alle contacten die op je smartphone staan. Achter de naam verschijnt het Viber-icoontje als die persoon ook deze toepassing heeft geïnstalleerd. Je kunt andere contactpersonen eventueel op de ‘normale’ manier bellen, of uitnodigen om Viber te gaan gebruiken. Net als Skype werkt de app op de achtergrond en is altijd klaar om gesprekken te ontvangen. Bij gemiste gesprekken ontvang je een notificatie, ook als de telefoon heeft uit gestaan. De app was aanvankelijk alleen voor iPhonegebruikers beschikbaar, maar is inmiddels ook uitgebracht voor Android zodat de gebruikersgroep alleen maar groter wordt. Daarnaast kun je naast bellen ook tekstberichten versturen, eventueel met foto’s, in de stijl van WhatsApp. < Platforms: iPhone, ­Android | Gratis

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 11

26-01-2012 10:00:49

Advertorial

Gastgerichtheid tegen de juiste prijs in een groene omgeving

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum heeft na renovatie compleet aanbod De afgelopen jaren heeft Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum een ingrijpende transformatie doorgemaakt. De accommodatie is grondig gerenoveerd, waarmee het aanbod een upgrade heeft gekregen die naadloos aansluit bij de wensen van de moderne gast. Zo is er recent, in december, een volledige kamervleugel gerenoveerd. De monumentale villa Woudschoten, gelegen op het gelijknamige landgoed, is het hart van een moderne locatie voor vergaderingen, trainingen en congressen waar gastgerichtheid voorop staat.

“De economische situatie heeft geleid tot een gevoel van realisme”, aldus directeur Hans van Pelt. “Veel klanten en bedrijven zijn in onze branche op zoek naar de juiste prijskwaliteitsverhouding, naar een goed en eerlijk product èn een hoge mate van gastgerichtheid. Dit sluit aan bij de lange termijn–visie die met name grotere bedrijven de afgelopen jaren hebben ontwikkeld. Zij zijn op zoek naar business partners die aansluiten bij dat realisme en rationalisme.”

Persoonlijke gastgerichtheid Die input heeft zich vertaald naar de nieuwe visie van Woudschoten, waarin persoonlijke gastgerichtheid, een helder prijsbeleid en een groene locatie centraal staan.

Van Pelt: “Zo bieden we een compleet product aan, dat geschikt is voor meerdere markten: vergaderen en trainen,

QM0347_MSM_Woudschoten_hr.indd 2 2-1 A3.indd 14 002-040_MSM0102_ADV 12

middelgrote congressen en privé. Om dit te onderstrepen hebben we eind vorig jaar de naam veranderd in Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum. Dit illustreert het complete product, inclusief hotel. Het is tevens een kwaliteitsstempel dat aangeeft dat wij dezelfde hoge mate van gastgerichtheid hebben als in een regulier hotel. Veel conferentiecentra schieten juist op dat terrein tekort, omdat zij door een procesmatige manier van werken te weinig oog hebben voor het individu.”

“Wij zijn de afgelopen jaren naar die positie toegegroeid. Veel van onze nieuwe klanten zijn grote bedrijven, bijvoorbeeld uit de consultancy en de bouwsector. Dergelijke bedrijven nemen dat realisme en rationalisme in hun beleid serieus, en zij verwachten dat wij aansluiten bij hun strategie en

12-01-12 19-01-12 13:05 16:14 26-01-2012 09:21:48

QM0347_

ADvertoriAl

1-12 13:05

hun visie. In die herijking van het business model zijn we in gesprek gegaan met onze klanten, in de meest brede zin va het woord: dus zowel de gasten en de trainers als de mensen die bij ons boeken.”

Bij deze visie hoort ook maatschappelijk verantwoord ondernemen. “We hebben een Green Key-certificaat, dat onder meer voortkomt uit de ideologische doelstellingen van Woudschoten. Maar we doen meer dan alleen Green Key. Wij willen een goede business-partner zijn voor onze klanten, en daar hoort groen bij. Wij vragen het van onze leveranciers, en onze klanten vragen het van ons. Zij willen zaken doen met een groene business partner. Vooral grote klanten vinden MvO enorm belangrijk, dus zij gaan niet naar een locatie die niet duurzaam is.”

In het verlengde van duurzaamheid ligt bereikbaarheid.

“Veel planners en boekers werken met een logistiek budget bij het organiseren van trainingen en vergaderen. Zij kijken naar de kosten die gemaakt worden bij het reizen van en naar een locatie. Een centrale locatie is bepalend voor het budget. Bovendien is ons prijsbeleid helder, er zitten geen verborgen kosten in de offerte. Je krijgt geen verrassingen achteraf, het is één prijs voor het totaalproduct.”

Vaste contactpersoon Maar de begeleiding van boekingen gaat verder dan dat.

“We hebben een aparte reserveringsafdeling. Onze klanten krijgen een vaste contactpersoon, wat betekent dat de ervaring die ze hebben en de feedback die ze teruggeven weer wordt meegenomen in het doorontwikkelen van de samenwerking. Bovendien hebben de mensen op locatie ook één vast aanspreekpunt. Deze medewerkers zijn onderdeel van een team dat zich uitsluitend bezig houdt met de logistiek van de zalen.”

Gasten hoeven dus niet steeds de receptie te bellen, ze hebben één persoon aan wie ze alle vragen kwijt kunnen.

“We hebben bijvoorbeeld weinig bordjes hangen, we staan steeds in persoonlijk contact met de klant. Dat is een veel persoonlijkere benadering. En vervolgens nemen we achteraf altijd contact op met zowel de persoon die op locatie is geweest, als met de boekster.”

Woudschoten beschikt over 140 hotelkamers en 30 conferentiezalen. Bijzonder aan de locatie is dat het complex

QM0347_MSM_Woudschoten_hr.indd 3 2-1 A3.indd 15 002-040_MSM0102_ADV 13

uit drie vleugels bestaat, waarbij één vleugel volledig kan worden ingericht voor middelgrote congressen, tot zo’n 350 mensen. Ook bijzonder is dat een groot deel van de zalen een ruimte heeft van 60 tot 80 vierkante meter, precies de meest populaire omvang voor trainingen en vergaderingen. Daarom wordt veel geboekt voor learning en development, en door coachings- en trainingsbureaus.

Wandelmogelijkheden Het concept is uniek omdat Woudschoten drie separate ontvangstruimtes heeft die allemaal grenzen aan tien conferentiezalen. Ook aan de schijnbaar kleine dingen is gedacht. “In die ontvangstruimtes hebben we goede koffiecorners. Want naast alle andere voorzieningen zijn goede koffie en goed eten uitermate belangrijk voor de gasten. Dat klinkt basaal, maar dat is wel wat mensen heel belangrijk vinden. We hebben daarnaast een à la carte restaurant voor grote groepen, en omdat we midden in een bos liggen, op een landgoed van 45 hectare, heeft iedere zaal uitzicht op het bos. Door die ligging zijn er ter ontspanning volop wandelmogelijkheden.”

Persoonlijke gastgericht blijkt uit kleine dingen, zoals een trainersparkeerplaats of parkeerplaatsen speciaal voor vrouwen dicht bij de ingang van het gebouw. “Het is een compleet product omdat we geïnvesteerd hebben in alle ruimtes, het zijn allemaal moderne en sfeervolle ruimtes die aansluiten bij de behoefte van de gasten. Je komt hier dus weinig ‘tijdzones’ tegen. Omdat we de mogelijkheid hebben voortdurend te investeren kunnen we blijven inspelen op de behoefte van de klanten met een evenwicht in prijs en kwaliteit, en een hoog serviceniveau.” << www.woudschoten.nl

12-01-12 19-01-12 13:06 16:16 26-01-2012 09:21:49

bedrijfshulpverlening

Communiceren moet je oefenen

Goede bhv’er is goud waard Een goede bhv-er is goud waard, die kan immers levens redden bij brand of andere calamiteiten op kantoor. Maar je kunt nóg zoveel gekwalificeerde bhv’ers in huis hebben, als het vluchtplan en de onderlinge communicatie op het moment suprême niet 100 procent in orde zijn, ben je nergens. Oefenen is het toverwoord, maar dan moet het wél serieus worden genomen.

Tekst Marian Vullers

Wie kent het niet: het alarm gaat af... iedereen kijkt elkaar aan en denkt: ‘o, nee, zeker weer een oefening.’ Het vriest buiten, dus jassen worden nog rustig van de kapstok gehaald. Tassen worden nog meegegrist en ook die dure laptop kan écht niet onbeheerd op kantoor blijven staan. Er zijn zelfs mensen die het presteren nog even snel een bekertje koffie uit de automaat halen. Lekker warm toch, als je straks een uur in de kou staat? Of nog erger: medewerkers willen helemáál niet naar buiten, want er is een belangrijke vergadering, er moet nog snel iets doorgemaild worden, of er is net een belangrijke klant aan de telefoon.

Die fouten vallen allemaal onder de categorie: het niet serieus nemen van een oefening. Stel dat er echt brand is, dan kan het meenemen van spullen, hoe klein ook, levensgevaarlijk zijn. Dat kost tijd en bovendien verandert een trappenhuis bij een calamiteit in een vluchtgang, waar soms honderden mensen tegelijk doorheen moeten. Losse tassen en jassen kunnen in een noodsituatie obstakels zijn, om

BONUS Hoe mooi een bhv-plan ook in elkaar zit: iedereen moet wél op de hoogte zijn. Een secretaresse kan daarbij ondersteunen, ook als ze zelf geen bhv’er is. Zij kan - in samenspraak met de bhv’er - alle collega’s informeren over het noodplan. Welke onderwerpen je daarbij beslist niet over het hoofd mag zien staat in de checklist op managementsupport.nl. Je vindt ‘m onder ­bonuscode 0212.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 14

014-015_MSM0102_ART_3K02 14

nog maar niet te spreken over wat er kan gebeuren met een gloeiend hete vloeistof als koffie of thee. Het streven is dat iedereen binnen drie minuten buiten staat. Brand kan snel om zich heenslaan en rookontwikkeling kan het zicht totaal belemmeren.

Leren van oefening Het oefenen van een ontruimingsplan is van levensbelang, dat zou iedereen zich moeten realiseren, ook al kost dat tijd en geld. Je leert er enorm veel van, weet directiesecretaresse Wilma Hartman uit eigen ervaring. Zij werkt bij de Stichting Mee in Utrecht, gevestigd in een pand met twee verdiepingen. Zij is zelf ehbo’er en kan in geval van calamiteiten als ontruimer worden ingezet. ‘Wij oefenen ons vluchtplan twee tot drie keer per jaar.

Dan komen toch dingen boven water die beter kunnen of waarover je na moet denken.’

De stichting waar Wilma werkt, ondersteunt mensen met een beperking om hen zo zelfstandig mogelijk mee te laten doen in de samenleving. ‘Deze cliënten zijn door hun handicap vaak niet zo mobiel. We ontvangen hen vooral op de begane grond, maar ook op de eerste verdieping bevinden zich mensen die een rollator of zelfs een scootmobiel bij zich hebben. In geval van een calamiteit kan de lift niet worden gebruikt. Hoe komen zij dan beneden? Er is wel een traplift, maar tijdens zo’n oefening blijkt dat niet iedereen weet hoe die moet worden bediend. En als ze eenmaal beneden zijn, wat dan? Zij kunnen moeilijk buiten gaan staan. Tegen dat soort dingen loop je tijdens een oefening aan.’

Stichting Mee werkt volgens het principe van Het Nieuwe Werken; er zijn dus geen vaste werkplekken. Een aanwezigheidsregistratie is

er niet, bij de receptie hangt alleen een bord met de namen van bhv’ers die op dat moment in huis zijn. ‘In geval van alarm komen alle bhv’ers en ehbo’ers op één punt bij elkaar. Daar krijgt ieder zijn of haar eigen taak

de bhv’er Een bhv-er moet eerste hulp kunnen verlenen, kunnen reanimeren, brand kunnen bestrijden, kunnen alarmeren en collega’s evacueren. Cursussen worden aangeboden door onder andere Arbodiensten, het MKB en gecertificeerde organisaties als BHV Nederland.

Sinds 1994 is een bedrijf via de Arbowet verplicht een bhv’er in huis te hebben. Hoevéél bhv’ers nodig zijn in een bedrijf hangt af van de grootte en het risicoprofiel. Het ‘in huis hebben’ van een ehbo’er daarentegen is niet verplicht.

Eerste hulp Een bhv’er leert reanimeren en eerste hulp verlenen, maar hoeft geen examen te doen. Heb je een ehbo-diploma dan is de stap naar de bhv een makkelijke, simpelweg door je ook te specialiseren in brandbestrijding. Voor iedereen geldt: elk jaar een herhalingstraining volgen.

Het bhv-plan Is er nog geen goed bhv-plan? BHVopleidingsinstituten komen vaak ter plaatse kijken wat nodig is. Ook Arbodienst en brandweer kunnen daarbij worden betrokken.

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:02:40

bedrijfshulpverlening

Van je collega’s moet je het hebben Het kantoor waar Ellen werkt, bestaat uit drie naast elkaar gelegen panden. Gezellig, zo kun je ook nog eens zwaaien naar collega’s aan de overkant. Op een maandagmorgen echter keek Ellen toevallig naar ‘de overkant’ en zag tot haar grote schrik een collega onwel worden. Hij schoof zo van z’n stoel op de grond. Op haar angstkreet snelden de collega’s van haar afdeling naar het raam en bleven met open monden staren naar hetgeen zich aan de overkant afspeelde. Er was inmiddels iemand toegesneld die het slachtoffer zo goed en zo kwaad als het ging ondersteunde. De enige actie die de ‘kijkers’ die zich voor het raam verzameld hadden ondernamen, was roepen dat er snel hulp moest komen, misschien had de man wel een hartstilstand. Waar is Monique werd er geroepen, van haar wist iedereen zeker dat ze bhv’er was. Monique was echter in geen velden of wegen te bekennen en niemand wist hoe haar te bereiken. Aan de consternatie kwam na een halfuur een einde toen Monique haar collega’s kwam vertellen dat het jawel... om een oefening ging. Gelukkig maar. Zij wees iedereen fijntjes op de sticker op hun telefoon waar overduidelijk in rode vetgedrukte cijfers het alarmnummer prijkt dat gebeld moet worden bij brand, ongeval of calamiteiten! Want in zo’n geval moet je het in eerste instantie toch écht van je collega’s hebben!!

bij de ontruiming toebedeeld.’ Dat goede communicatie daarbij een must is, bleek tijdens de laatste oefening. Wilma: ‘We hebben achter in het gebouw een soort concentratiewerkplek, waar ook nog medewerkers bleken te zitten. Die waren we gewoon vergeten. Dat is dus iets waar je een volgende keer extra goed op moet letten.’

Grootste knelpunt is communicatie Iedere organisatie en ieder pand heeft zijn eigen knelpunten, Een op maat gesneden bhv-plan is dus geen overbodige luxe. Uit navraag bij verschillende secretaressen in diverse organisaties, blijken die knelpunten zelden te liggen bij de kennis en kunde van bhv’ers; het manko ligt in negen van de tien gevallen aan de manier van communiceren.

Sonja Stoel, assistente bedrijfsbureau bij Nederlandse Patiënten Consumenten Federatie NPCF in Utrecht, is nog niet zo lang bhv’er, maar heeft al vaker oefeningen meegemaakt in het gebouw waar ze werkt.

Sonja: ‘We zitten in een pand met 19 verdiepingen, dus als er écht iets gebeurt, moet alles heel goed geregeld zijn. Er ligt een ontruimingsplan dat geldt voor het hele gebouw. De bhv’ers die bij mij op de etage werken, hebben nog extra informatiebordjes gemaakt met bijvoorbeeld alarmnummers, interne nummers van bhv’ers en de receptie. Superhandig. Wij als bhv’er hebben allemaal een heuptasje bij het bureau liggen met daarin onder meer veiligheidsvestjes en gekleurde memo’s die we tijdens een ontruiming op de kantoren plakken die gecontroleerd zijn.’ Per afdeling wordt bijge-

houden wie aanwezig is en gasten moeten zich bij binnenkomst melden bij de receptie. Áls er dan iets gebeurt is in ieder geval bekend welke personen in het gebouw aanwezig zijn. Bij een ontruiming moet iedereen op één plaats samenkomen, zodat na te gaan is of iedereen buiten is. ‘Ik heb ooit bij een oefening met een paar collega’s buiten gestaan, maar wél op de verkeerde plaats.

We wisten niet waar we bij elkaar moesten komen en we zagen geen bhv’ers,’ vertelt Sonja. ‘En dat zijn nou precies de dingen die na een oefening worden geëvalueerd en verbeterd.’

Secretaresse als bhv’er Communicatie én bereikbaarheid zijn cruciaal. Want wat als er brand uitbreekt en er is geen bhv’er te vinden? Of als iemand een hartinfarct krijgt en er is niemand te bereiken die kan reanimeren? Agenda’s op elkaar afstemmen is dus van groot belang. Zowel Wilma Hartman als Sonja Stoel hebben gemerkt dat het op de woensdagen en vrijdagen vaak een probleem is om voldoende

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

014-015_MSM0102_ART_3K02 15

bhv’ers in het pand te hebben. Veel medewerkers zijn dan vrij. Wilma: ‘Wij zijn nu bijvoorbeeld op zoek naar een nieuwe bhv’er en selecteren daarom in eerste instantie op kandidaten die juist op díe dagen beschikbaar zijn.’ Sonja voegt daaraan toe: ‘Dat was ook een van de redenen waarom ik de cursus ben gaan doen. Ik werk wél op vrijdag.’ In de praktijk blijkt dat voldoende bezetting van bhv’ers lastig is. Daarom zou het goed zijn als meer secretaressen bhv’er zouden worden, is Sonja’s mening. ‘Het is toch een beroepsgroep die veel op kantoor is. Managers of beleidsmedewerkers zijn vaker op reis of hebben vergaderingen buiten de deur. Een secretaresse zit ook wel eens in een vergadering, maar is wel altijd bereikbaar.’ Wilma voert nog meer redenen aan waarom juist secretaressen zeer geschikt zijn als bhv’er: ‘Secretaressen zijn goed op de hoogte van situaties in de organisatie.

Snel schakelen is een eigenschap die hun op het lijf geschreven is. Bovendien hebben zij de ‘gave’ om in stressvolle situaties hun kalmte te bewaren. Tijdens een ontruiming gebeuren zoveel onverwachte dingen, dus secretaressen zijn bij uitstek geschikt is om mensen in noodsituaties op een rustige manier naar buiten te begeleiden.’ <

Handige links www.nibhv.nl Nederlands Instituut voor Bedrijfshulpverlening, verleent keurmerken aan opleidingsinstituten www.bhvnederland.nl BHV Nederland, voor allerlei cursussen, informatieve site www.mkbct.nl/Cursussen MKB cursussen www.6minutenzone.nl van de Hartstichting over opzetten van een doeltreffend actieplan bij hartstilstand, oner andere reanimeren, aanwezigheid van defibrillators (AED’s) www.ehbo.nl

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 15

27-01-2012 08:44:16

PSYCHOLOGIE

Het ‘bystander effect’

Ik stond erbij en ik keek ­ernaar Iemand is aan het verdrinken in zee, maar niemand op het strand komt in actie. Een jongen wordt aangereden door twee auto’s in een drukke winkelstraat en blijft gewond achter (zie voor de schokkende beelden: www.cbsnews.com/video/watch/?id=4158880n).

Niemand die een hand uitsteekt. Iemand wordt onwel op kantoor en iedereen wacht op de bhv’er die op dat moment onvindbaar is... Herkenbaar?

Tekst Roos Woltering

Vaker dan ons lief is worden we opgeschrikt door dit soort verhalen. Situaties waarin ie­ mand in nood verkeert en waarbij geen mens actie onderneemt: ik stond erbij en ik keek ernaar! Dit wordt ook wel het ‘by­ stander effect’ of ‘genovese syndrome’ ge­ noemd. Over het algemeen voelen we ons veiliger als er flink wat mensen om ons heen zijn, maar dit gevoel blijkt niet juist; het te­ gendeel is waar. Hoe meer mensen bij een ongeval, verdrinking of andere dramatische gebeurtenis aanwezig zijn, hoe minder men­ sen zich geroepen voelen om hulp te bie­ den. Maar ook de tijd die verstrijkt voordat omstanders in actie komen, is niet om over naar huis te schrijven. Hoe dat komt?

Sociale bewijskracht Er zijn verschillende redenen waarom je ie­ mand wel of niet te hulp schiet. Op het mo­ ment dat je ziet dat er iets aan de hand is, worden er in je hoofd een paar belangrijke

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 16

016-017_MSM0102_ART_3K03 16

beslissingen genomen. Op de eerste plaats besluit je of er iets ongewoons aan de hand is... of er sprake is van een noodgeval.

Mensen baseren hun keus hierin voorname­ lijk op de reactie van de mensen om zich heen. Zo stelt het principe van sociale be­ wijskracht dat mensen bepalen wat ze moe­ ten denken of doen in een situatie, door te kijken naar wat andere mensen denken en doen in die situatie, om dit gedrag vervol­ gens te imiteren. Dit doen we voornamelijk omdat we ervan uitgaan dat als veel ande­ ren bepaald gedrag vertonen, dit gedrag wel juist zal zijn. En aangezien dit meestal ook het geval is, vertrouwen we hier sterk op.

Helemaal als de situatie waarin we ons be­ vinden buiten onze comfortzone ligt.

Als mensen onzeker zijn of als de situatie onduidelijk is, gaan ze beter letten op hoe andere mensen het doen. Bij een noodgeval kijken we dus naar elkaar om te bepalen of er hulp geboden moet worden. Als niemand

tot actie over gaat, zijn we al snel geneigd om te denken ‘dat het wel mee zal vallen’, we ‘het vast verkeerd zien’, ‘het wel wat anders zal zijn’; ook als we zien dat er wel de­ gelijk iets aan de hand is. Daarnaast vinden we het belangrijk dat iemand niet zelf ver­ antwoordelijk is voor de situatie waarin hij zit. Een dronken zwerver met een hoofd­ wond laten we gemakkelijker links liggen dan een oud omaatje.

Verantwoordelijkheidsverwarring Vervolgens besluiten we of het onze verantwoordelijkheid is om te helpen. Op het moment dat er veel mensen aanwezig zijn, kan er diffusion of responsibility ontstaan: mensen zijn minder geneigd verantwoorde­ lijkheid te nemen op het moment dat er ook anderen aanwezig zijn. Er is dan sprake van een attributiefout: we gaan ervan uit dat ie­ mand anders meer verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie dan wij (‘dit is

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:03:36

PSYCHOLOGIE

Het genovese syndrome Het Genovese Syndrome is genoemd naar de New Yorkse Kitty Genovese. Zij werd op 13 maart 1964 vlakbij haar huis in Queens doodgestoken. De omstandigheden van de moord en vooral het uitblijven van reacties van de buren, werd na twee weken breed uitgemeten in de pers. Hoe kon het gebeuren dat niemand Kitty te hulp schoot, ondanks het feit dat de buren zich volledig bewust waren van het verschrikkelijke dat zich vlakbij hun huis voltrok? We weten nu dat zowel het bystander effect, en vooral diffusion of responsibility hier een belangrijke bijdrage aan hebben geleverd.

een zaak van de politie’) of nemen aan dat iemand anders al actie ondernomen heeft (‘112 is vast al gebeld’). Deze diffusion treedt vooral op als de groep groter is dan drie. Als we de enige ‘toeschouwer’ zijn, voelen we ons meestal wél verantwoordelijk en hebben van diffusion geen last.

Je ziet deze verantwoordelijkheidsverwarring ook ontstaan in hechte groepen mensen die nauw samenwerken en daarbij waarde hechten aan een unanieme mening.

Groupthink - groepsdenken - neemt dan de plaats in van een kritische rationele instelling, waardoor overeenstemming belangrijker wordt dan de feiten.

Doelloos toekijken Ten slotte bepalen we of we vinden dat we de kennis en vaardigheden bezitten om te gaan helpen. Ook hier besluiten we vaak dat iemand anders beter opgeleid en uitgerust is om hulp te verlenen (‘er is vast wel iemand met een ehbo-diploma’, ‘de arts zal zo wel komen en die wil ik niet in de weg lopen’, ‘hier hebben we toch een bhv-er voor?’), waardoor we niet tot actie overgaan.

Abileneparadox Dat groepen rare dingen doen met mensen zagen we bijvoorbeeld in het artikel over Het bedrijfsuitje To go or not to go! (april 2011, nummer 4, jaargang 29). Daar besprak ik de Abileneparadox van managementexpert Harvey: iedereen stemde toe met het plan om naar Abilene (Texas) te rijden op een bloedhete dag, terwijl niemand zin had, omdat iedereen het idee had dat de rest wel zin had. Ook de experimenten van Asch tonen aan dat de sociale beïnvloeding en de behoefte van mensen zich te conformeren aan een groep zo groot is, dat ze hun bezwaren niet durven uitspreken, zelfs als ze zeker weten dat de rest van de groep ongelijk heeft.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

016-017_MSM0102_ART_3K03 17

Live Ook de overheid heeft dit probleem gesignaleerd en is een campagne gestart om burgers bewuster te maken van hun taak op straat. De campagne houdt mensen een spiegel voor en maakt ze bewust van het effect van een passieve reactie op geweld.

Dit gebeurt op een wel heel bijzondere manier: via een live interactief billboard worden mensen geconfronteerd met een situatie waarin ambulancebroeders worden aangevallen. Passanten die blijven staan om naar dit billboard te kijken, worden op hetzelfde moment gefilmd. Zij zien zichzelf live in de situatie op het billboard geplaatst... als stille getuigen van de vechtpartij.

De campagne ‘loopt’ in Amsterdam en Rotterdam. Hoe het ‘werkt’kun je zien op www.nederlandveilig.nl/veiligheidopstraat/ campagne. <

TIPs 1. Als je intuïtie zegt dat er iets niet klopt, luister hier dan naar. Grote kans dat je het bij het rechte eind hebt.

2. Bedenk dat er altijd iets is wat je kunt doen, ook als je geen ehbo-diploma hebt (zoals voorbijgangers om hulp vragen of op afstand houden, de politie te woord staan, het slachtoffer ‘gezelschap’ houden tot er echte hulp is).

3. Bel altijd naar 112, beter tien telefoontjes met dezelfde melding, dan geen.

4. Bespreek met de omstanders wie de leiding op zich neemt. Zorg ervoor dat er altijd iemand is die weet wat er gebeurd is, bij het slachtoffer blijft en de politie te woord kan staan.

5. Realiseer je eens wat jij wilt dat anderen doen wanneer jij (of je partner, kind, ouder) in nood verkeert. Nou? Vind je het dan nog zo moeilijk om te bedenken wat jij zou doen voor een ander?

Tips van de politie •• Vraag anderen om hulp en spreek met elkaar de eventuele dader aan.

•• Bel 112.

•• Blijf bij het slachtoffer.

•• Maak foto’s of video’s voor de politie en meld je als getuige.

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 17

26-01-2012 10:03:38

werk & gezondheid

Werken met chronische pijn

Als pijn een ziekte wordt We hebben allemaal wel eens hoofdpijn, of kiespijn. Heel vervelend, maar we weten ook dat het weer over gaat. Pijn die niet meer verdwijnt en chronisch wordt, is een ander verhaal. Terwijl het overheidsbeleid gericht is op zolang mogelijk doorwerken, neemt het aantal mensen dat aan die ‘ziekte’ lijdt alleen maar toe. Werken en lijden aan chronische pijn of aan een chronische ziekte, gaat dat eigenlijk wel samen?

Tekst Leonore Pulleman

Wanneer pijn niet meer verdwijnt en niet goed te bestrijden is, kun je spreken van chronische pijn. Die kan ontstaan door bijvoorbeeld repeterende handelingen die op de werkvloer worden verricht.

Als we kijken naar het ‘werkveld’ van een managementondersteuner, is RSI wel een van de bekendste aandoeningen die een goede uitvoering van je werk in de weg kan staan. Daarnaast kun je een ziekte die langdurig van aard is (meer dan drie maanden) ook onder de noemer ‘chronisch’ onderbrengen. Zo stelde voormalig minister van VWS Els Borst - als bijlage bij een besluit Zorgverzekeringswet - een lijst van aandoeningen samen, met daarop onder meer multiple sclerose (MS), spierziekte, reuma, whiplash, verschillende hart- en longaandoeningen, tumoren en sinds 2010 ook het chronisch vermoeidheidssyndroom (CVS, ME).

Feiten en cijfers Volgens onderzoeksinstituut RIVM hadden tussen 2003 en 2007 4,5 miljoen Nederlan-

Checklist kanker en werk •• Een op de drie personen krijgt kanker. De kans is groot dat er binnen het bedrijf waar je werkt medewerkers met kanker zijn of komen.

•• Handig als medewerkers weten wat dat voor het werk betekent, op welke steun de betreffende collega kan rekenen en waar hij/zij met vragen of dilemma’s terecht kan.

•• Veel werknemers kunnen (eventueel met enkele werkaanpassingen) na de behandeling weer aan het werk.

Als iemand een chemobehandeling krijgt en aan het werk is, kan er besmettingsgevaar voor andere collega’s zijn. Denk hierbij aan gezamelijk toiletgebruik; gebruikte geneesmiddelen kunnen radioactieve stoffen bevatten. Een apart toilet voor de betreffende collega kan een oplossing zijn, in de praktijk is dat echter niet altijd mogelijk. Een optie is - als dat tot de mogelijkheden behoort - tijdelijk thuiswerken zodat de collega toch ‘in de running’ blijft en betrokken bij de werkvloer. (Bron: www.arboonline.nl)

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 18

018-019_MSM0102_ART_3K01 18

ders last van meer dan één chronische ziekte. Hoe hoger de leeftijd, hoe groter de kans op chronische pijn of een chronische ziekte zou je denken. Niets is minder waar: ‘Een op de acht werknemers tussen de 15 en 64 jaar heeft een chronische ziekte’, zegt Master of Science Raaijmakers (2011). Overigens is chronisch ziek iets anders dan arbeidsgehandicapt, waarbij iemand vanwege een langdurige aandoening belemmerd wordt in het uitvoeren of verkrijgen van werk. Volgens Raaijmakers heeft 37 procent van de mensen met een chronische ziekte betaald werk voor meer dan 12 uur per week en 34 procent is arbeidsongeschikt.

Kanker en werk Ook kanker wordt steeds meer tot de chronische ziekten gerekend. Als je alleen al bedenkt dat een op de acht vrouwen borstkanker krijgt, is dat zo gek nog niet. Maar door verbeterde diagnostiek en behandel-

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:04:58

werk & gezondheid

Goede raad •• Realiseer je dat je écht niet de enige bent: een op de acht werknemers heeft een chronische ziekte.

•• Leg uit aan welke aandoening je lijdt, dat leidt tot meer begrip onder je collega’s.

•• Schroom niet om hulp te vragen als iets je niet lukt, zoals bijvoorbeeld het openen van een verpakking of iets dergelijks.

•• Als je moeizaam opstart, kijk dan of het mogelijk is de werktijden te wijzigen.

•• Ga je solliciteren: denk goed na of je je aandoening verzwijgt... of niet; je hóeft het niet te vertellen - tenzij er directe gevolgen zijn voor het uitvoeren van het werk.

methoden, neemt de overlevingskans bij bepaalde soorten kanker gelukkig wél toe. En met een toenemende overlevingskans neemt ook het aantal mensen dat terugkeert op de werkvloer toe. De mate en het tempo van ‘werk hervatten’ hangen onder meer samen met het type behandeling. Behandelingen met chemotherapie verminderen de kans op een spoedige werkhervatting. Door de bijwerkingen beïnvloedt chemotherapie meer dan andere typen behandelingen de mate waarin iemand fysiek in staat is te werken. Factoren als vermoeidheid, misselijkheid en concentratieproblemen spelen daarbij de grootste rol. Toch komt het steeds vaker voor dat mensen - als het maar even kan - tijdens de behandelingen gewoon aan het werk gaan. De aandacht voor deze ziekte in relatie met werk is dan ook nodig. Om die reden zijn er allerlei initiatieven gericht op kanker en werk. Zo zijn er voor werkgevers

folders over kanker en werk van de zes meest voorkomende kankersoorten in de werkende leeftijd: www.kank­erenwerk.nl.

Openheid ‘werkt’ Wettelijk gezien hoeft een werknemer een chronische ziekte niet te melden op het werk, tenzij het direct gevolgen heeft voor het uitoefenen van de functie. Uit de praktijk blijkt echter dat openheid meestal goed uitpakt: er kan meer rekening gehouden worden met de ziekte. Het werk kan - als het minder ernstige gevallen betreft - vaak met een paar kleine aanpassingen redelijk ‘normaal’ verricht worden. Denk hierbij aan een aangepaste bureaustoel, arm- en polssteunen, documenthouder of zelfs een braille­ leesregel, of aan werktijden en rustmomenten. Als bepaald werk lastig is, zou je kunnen kijken of er ander, passend werk, binnen de organisatie te vinden is. Belangrijk

Het verhaal van... ...Manuela Westerholt: ‘Het begon met een gewricht aan mijn pink dat niet goed bewoog. Dat werd in eerste instantie niet serieus genomen door de huisarts, tot ik op vakantie in Portugal zo veel pijn had dat mijn klachten ter plekke werden onderzocht. ’s Zomers voel ik me beter dan ’s winters. Bij lage temperaturen heb ik een zeurende pijn in mijn gewrichten en levert elke beweging een pijnscheut op. Toch zit ik níet bij de pakken neer en werk op dit moment via Secretary Plus fulltime als managementassistente bij ICT-dienstverlener Icento.’

Hoe doe je dat, werken ondanks een chronische ziekte? Manuela: ‘Gewoon, volhouden. Accepteren dat je een aandoening hebt en je vooral richten op wat je nog wel kan.

Hulp durven vragen van collega’s, dat is ook belangrijk. Jezelf niet heel zielig vinden als je een fles niet kunt openen, maar vragen of iemand anders het voor je doet. Dozen tillen bijvoorbeeld doe ik niet meer.

Manuela heeft haar ziekte nooit gemeld bij sollicitaties. ‘Dat hoeft niet en ik vind het ook niet nodig, want het belemmert me niet echt in het werk dat ik doe. Mocht ik eens een slechte ochtend hebben en wat later beginnen, dan compenseer ik dat weer op een ander tijdstip. Ik werkte ook eens - met veel plezier - in een keet buiten op een bouwterrein. Dat ging prima!’

Ze voegt toe dat de reuma lastig is. ‘Soms wil je jezelf voor 100 procent geven en je kunt maar tot 75 procent. Ik werk graag. Zonder werk zou ik me thuis alleen maar zielig gaan zitten vinden. Ik maak er het beste van. Als dat wordt gewaardeerd, krijg ik een extra energieboost!’

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

018-019_MSM0102_ART_3K01 19

in dit kader is de wet van de Commissie Gelijke Behandeling die op gehandicapten én op chronisch zieken van toepassing is: een werkgever mag een werknemer met een handicap niet anders behandelen dan collega’s die niet gehandicapt zijn. Dit geldt bij zowel de sollicitatie, aanstelling, arbeidsvoorwaarden, opleidingsmogelijkheden, promotie, arbeidsomstandigheden en ontslag.

Onbegrip Desalniettemin ervaren veel mensen met een chronische ziekte het als lastig om aan prettig werk te komen en om aan het werk te blijven. Vaak leidt de aandoening tot beperkte energie, vermoeidheid, minder concentratie door medicijngebruik, of tot het minder of zelfs niet meer kunnen uitvoeren van sommige taken, en dan hebben we het nog niet eens over het onbegrip van collega’s. Managementassistente Jolanda: ‘Als je been in het gips zit, houden anderen rekening met je. Aan mij is niet te zien dat ik pijn heb. Daarom vind ik het belangrijk om goed en duidelijk uitleg te geven over mijn ziekte.

Collega’s mogen me vragen stellen, want als ze zich er iets bij kunnen voorstellen, dan ontstaat vanzelf ook meer begrip.’

TIP voor collega’s: begrijp je niet goed waarom een collega soms iets minder functioneert? Vraag of hij/zij erover wil vertellen, dat maakt veel duidelijk waarmee ergernis wordt voorkomen!

Bronnen: Bakker H., Zwart de SI, Beerepoot R., Meeuwissen S. (2010) Two Ticks, Positief over beperkingen. Een voorbeeld voor Nederland? Utrecht: Berenschot.

Raaijmakers T. (2011) OR en chronisch zieke werknemers. Kluwer, Alphen aan den Rijn.

RIVM, Nationaal Kompas: www.nationaalkompas.nl. <

BONUS Een werkgever die een werknemer in dienst heeft met de status Structureel Functioneel Beperkt heeft mogelijk recht op een tegemoetkoming. Over het hoe en wat lees je op www.managementsupport.nl onder bonuscode 0112. Je vindt er ook een aantal informatieve links waarmee zowel werknemer als werkgever hun voordeel kunnen doen.

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 19

26-01-2012 10:04:59

computerzaken

Een toetsenbord kiezen doe je zelf!

Het toetsenbord is het meest gebruikte kantoorartikel, maar het meest geschikte toetsenbord is een zeer persoonlijke keuze. Toch worden dit soort kantoorartikelen in veel organisaties aangekocht door een andere afdeling - Facilitaire zaken bijvoorbeeld - en hebben gebruikers niets ‘in de melk te brokkelen’, maar het loont wél de moeite te zien dat je meer invloed krijgt op de keuze van het meest geschikte product. Goed materiaal is immers een must als het gaat om een goede werkhouding en om het voorkomen van gezondheidsklachten.

Tekst Nicoline van der Lugt

In Nederland worden meestal toetsenborden met de Amerikaanse (American International) indeling verkocht. Dit is een van de zogenaamde QWERTY-indelingen, genoemd naar de eerste zes letters van de bovenste lettertoetsenrij. Moderne toetsenborden hebben meestal ook nog allerlei extra multimediaknoppen, waarmee je bijvoorbeeld direct een muziekspeler of een webbrowser kan starten.

Handig? Als je ze gebruikt wel, als je er niets mee doet zonde van het geld. En over geld gesproken: van een toetsenbord dat nog geen tientje kost, mag je geen kwaliteit verwachten, maar voor het dubbele mag je over de kwaliteit niet mopperen.

De echt dure toetsenborden rechtvaardigen de meerprijs door extra functies, draadloos gebruik of alternatieve indelingen, niet zozeer door gebruiksgemak. Belangrijk aspect bij die extra functies is de plek van de toetsen, zoals de Windows-toets en de Fn-toets. Handig als je dat bij aanschaf van een nieuw toetsenbord even checkt.

Het is immers lastig werken als je continu de verkeerde toets intikt omdat die op je ‘oude’ toetsenbord op een andere plek zat.

Daarnaast is het belangrijk dat je de afzonderlijke toetsen goed kunt voelen, vooral als je ‘blind’ typt. En hoe is jouw aanslag? Hard of zacht? Ook dat is een aspect dat bij de aanschaf van een ‘nieuw’ toetsenbord nogal eens vergeten wordt.

Hard of zacht Aan de verschillen in de aanslag liggen twee factoren ten grondslag: de gebruikte techniek en het gebruikte materiaal. Met de gebruikte techniek wordt het mechanisme van de toetsen bedoeld. De domeschakelaar werkt met een rubber of plastic balletje onder de toets, maakt daardoor minder geluid maar heeft een wat stugge aanslag. De scissors-schakelaar heeft een scharend mechanisme met veertjes. Die maken het toetsenbord superstil. Ideaal in een kantoortuin; niets is zo irritant als de hele dag naar het harde geklik van toetsen te moeten luisteren. En dan is er nog de categorie ‘gebruikers’ die zweert bij het ouderwetse, lichtgrijze toetsenbord van IBM, met de buckling springs, de harde klik. Die borden zijn echter alleen nog tweedehands verkrijgbaar en tegen een pittige prijs, maar ze zijn niet stuk te krijgen!

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 20

Hygiëne Ook zo iets: is het toetsenbord makkelijk schoon te maken? Je wilt niet weten hoeveel viezigheid er tussen de toetsen belandt. Een regelmatige reinigingsbeurt is aan te raden. Daarbij is het wel handig dat je geen uren hoeft te poetsen of met een satéprikker de kruimels tussen de toetsen uit moet vissen. Het bord op z’n kop houden en even flink schudden wil overigens ook nog wel eens helpen, maar geen optie als je je werkplek deelt met collega’s, een flexplek dus. Schaf dan lekker je eigen toetsenbord (en muis) aan. Die dingen zijn makkelijk aan te sluiten op je desktop. Je slaat dan twee vliegen in één klap: je hebt het toetsenbord dat je graag wilt en het is nog hygiënisch ook! En als je dan toch zelf een toetsenbord gaat aanschaffen: vraag een proefmodel en probeer ‘m eerst een paar dagen uit. Helemaal mooi is natuurlijk als je de afdeling ‘Facilitaire zaken’ of ‘Inkoop’ zover krijgt dat er ergens in het pand een proefopstelling gerealiseerd wordt, zodat medewerkers zelf kunnen aangeven wat ze prettig vinden. Dat voorkomt later ook gezondheidsklachten.

Zonnecellen De nieuwste uitvinding is een draadloos toetsenbord op zonneenergie. Je kunt er tijdens daglicht en bij kunstlicht mee werken. Er zit geen snoer in de weg en je hoeft je ook geen zorgen meer te maken over de status van de batterij. Een smalle strook boven de toetsen is voorzien van zonnecellen die voldoende stroom leveren om een batterij overbodig te maken.

Ergonomie Met een goede ergonomische bouw van een toetsenbord kan het aantal gemaakte typefouten worden geminimaliseerd.

Belangrijke aspecten bij de keuze van een toetsenbord zijn: •• toetsgrootte en toetsplaatsing •• hoogte van het toetsenbord en hellingshoek ten opzichte van het bureaublad (enigszins instelbaar met de pootjes aan de onderzijde van het bord) •• benodigde kracht om een toets in te drukken

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

E

P B ee ar

bro_pt129 020-021_MSM0102_RUB05 20

26-01-2012 10:05:32

computerzaken

•• duidelijk voelbare ‘klik’ bij het indrukken •• polssteun •• verlichting van de toetsen als je op een donkere plek werkt

•• de hoogte van het toetsenbord ter hoogte van de rij niet meer dan 3 cm mag bedragen.

Pootjes in of pootjes uit?

Een vaak aan ergonomen gestelde vraag is: ‘Moet ik de pootjes van mijn toetsenbord inklappen of niet?’

Hugo Bos, manager ergonomie bij BakkerElkhuizen zegt er het volgende over:

Wat zijn nu de voor- en nadelen van het uitklappen van de pootjes?

‘Hierbij is het belangrijk een onderscheid te maken in personen die ‘blind’ kunnen typen en in personen die ‘niet blind’ kunnen typen (met twee vingers).

Voor de niet-blindtypers is het voordeel van uitgeklapte pootjes dat ze de toetsen beter kunnen zien.

Nadelen heeft het uitklappen van de pootjes voor hen niet.

‘Sinds begin jaren tachtig zijn de pootjes onder een toetsenbord verplicht. In de ISO norm (ISO 9241-410) is vastgelegd dat het toetsenbord aan de achterkant in hoogte verstelbaar moet zijn. De reden in die tijd was waarschijnlijk dat men gewend was om op hoogte te typen, zoals bij tyemachines. sindsdien worden de meeste toetsenborden met pootjes uitgevoerd. Het in- of uitklappen van die pootjes is geen cruciaal aspect om een goede ergonomische werkplek te creëren. Veel belangrijker is de zithouding, afdoende afwisseling en voldoende beweging.’

De eerder genoemde ISO norm geeft aan dat...

Bij personen die blind typen ligt dat anders; zij kijken tijdens het typen niet naar de toetsen. De pootjes hoeven hiervoor niet uitgeklapt te worden. Bij uitgeklapte pootjes bestaat het gevaar dat de polsen te ver achterover gekanteld worden. Daarom kunnen zij de pootjes het beste ingeklapt houden en een realief dun toetsenbord gebruiken. Er zijn zelfs diverse onderzoeken gedaan waarbij een positief effect gemeten is wanneer het toetsenbord achterover gekanteld wordt (negatieve neiging).’

•• de achterkant van het toetsenbord instelbaar moet zijn, de daardoor verkregen hellingshoek tussen de 0 en 15° ligt, een ligging tussen de 5 en 12° wordt aanbevolen

Conclusie •• Niet-blindtypers: eventueel uitklappen, maar ervoor zorgen dat de hellinghoek niet groter is dan 15 graden.

•• Blindtypers kunnen de pootjes het beste ingeklapt laten. <

Advertentie

labels maken Eenvoudig professionele P-touch 1290VP beletteringsysteem: Beleef meer plezier aan het ordenen van uw werkomgeving. Creëer snel en eenvoudig kleurrijke en slijtvaste labels voor verschillende items zoals ordners, archiefdozen, bewegwijzering en naamplaatjes. www.brother.nl bro_pt1290vp_koffer_210x145.indd 1 020-021_MSM0102_RUB05 21

06-10-11 10:11 26-01-2012 10:05:32

COMMUNITY

KWESTIE Als het brandalarm in het pand waar ik werk afgaat, voel ik me als secretaresse geroepen alle collega’s te manen naar buiten te gaan. Ook als ik weet dat het om een oefening gaat.

Meedenken, adviseren en beïnvloeden Door alle technologische en organisatorische ontwikkelingen is er anno nu behoefte aan een ander type secretaresse. Niet meer dienend of uitvoerend, wél sturend en faciliterend.

49,6% Nee hoor, dat is een taak van de BHV’er 10,3% Voor onwillige collega’s voel ik me niet verantwoordelijk 40,1% Zeker wel, de veiligheid van m’n collega’s gaat ook mij aan

Maar hoe onderscheid een facilitator zich? Een paar kenmerken: Een facilitator • gaat uit van de groepscapaciteit.

• weet hoe ieders kennis benut kan worden.

• concentreert zich op het hoe.

• zoekt naar een beslissing die genomen is door diverse mensen en die daarom resultaat zal opleveren.

• weet vele goede vragen te stellen.

TIP: wie wil weten hoe je dit in praktijk brengt volgt de training ‘De secretaresse als facilitator’.

Opleidingen 6 maart, Utrecht NIEUW! Het Nieuwe Werken; hoe ga je om met de verandering?

Het Nieuwe Werken is absoluut van invloed op je werk als managementondersteuner en op je positie binnen het team. Hoe maak je van deze verandering een kans?

8 maart, Utrecht NIEUW! Effectief beïnvloeden Je hebt op je werk meer (informele) macht dan je denkt, maar om zaken sneller voor elkaar te krijgen, zul je over de juiste beïnvloedingswapens moeten beschikken. Welke ‘wapens’ dat zijn en hoe je die vervolgens inzet, leer je in de training Effectief beïnvloeden.

Meer informatie: www.managementsupport.nl/opleidingen

Vanaf welk aantal medewerkers is een BHV’er verplicht?

De Arbowet verplicht ieder bedrijf, winkel of instelling om de Bedrijfshulpverlening (BHV) conform de wet te organiseren.

voldoen aan de wettelijke eisen (opleiding e.d.). Verder is de norm: één BHV’er per 50 werknemers. Gaat het echter om een 250+ -bedrijf; dan zijn 5 BHV’ers genoeg.

Een bedrijf moet altijd een BHV’er in huis hebben. Telt het bedrijf echter minder dan 15 werknemers, dan mag de werkgever die rol zelf vervullen. Hij moet dan wel

Bron: www.secretaresseassistent.nl.

Hier vind je nog meer Arbogerelateerde informatie.

Startdag 13 maart (2 dagen), Utrecht NIEUW! Optimaal communiceren voor een vlekkeloze samenwerking Wanneer je weet hoe je gedrag om kunt buigen en in kunt zetten, zal dit de communicatie aanzienlijk vergemakkelijken, met een vlekkeloze samenwerking als resultaat!

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 22

022-023_MSM0102_COMM 22

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:06:58

COMMUNITY

COMMUNITY

Gratis informatie over arbeidsomstandigheden, veiligheid en preventie Arbo Online is een onafhankelijk platform voor veiligheid en preventie.

Wil je meer informatie over arbeidsomstandigheden, dan vind je daar verschillende gratis mogelijkheden.

Thuiswerken Uit onderzoek blijkt: 22% ‘doet het’ meer dan 1 dag 46% 1 dag of minder 32% nooit 35% heeft zijn planningsafspraken samen met de leidinggevende aangepast aan flexibel werken.

www.arboonline.nl De website is opgebouwd uit specifieke thema’s, met checklists, relevante wetgeving, een gratis app en vraagbaak.

Gratis e-mailnieuwsbrief Wekelijks het laatste nieuws en ontwikkelingen over arbeidsomstandigheden in je mailbox. Met een kort overzicht van recente wet- en regelgeving, tips, trends, producten en opleidingen. Aanmelden kan via www.arboonline.nl/nieuwsbrieven

DE MEETLAT

Bron: www.ohnw.nl

Arbo>> Het vakmagazine dat kennis van alles dat met arbo te maken heeft op een toegankelijke en praktische manier brengt. Wil je kennismaken met het vakblad? Je kunt nu een gratis proefabonnement aanvragen: www.arboonline.nl/proefabonnement.

BOEKENTIP

Yoga achter het bureau Yoga houdt lichaam en geest gezond.

Zelfs als je achter je bureau zit, kun je de oefeningen in dit boek direct toepassen. Denk hierbij aan het aanpakken van stress, het voorbereiden van een presentatie, de middagdip te lijf gaan en je kalmte bewaren in lastige situaties. Je kunt voortaan geconcentreerder werken en allerlei lichamelijke klachten (RSI, rugproblemen, hoofdpijn) voorkomen.

Join in! Ga naar www.linkedin.com, selecteer bij het zoekveld ‘groups’ en vul ‘Management Support Groep’ in.

Volg Management Support op Twitter! Ga naar http://twitter.com/ManagemSupport.

Bekijk verslagen van boeken en evenementen op www.managementsupport.nl/tv Meld je ook aan op onze Facbookpagina! Ga naar http://www.facebook.com/managemsupport

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

022-023_MSM0102_COMM 23

ISBN: 9789013049671 Prijs: €39,95 Meer informatie en bestellen: www.managementsupport.nl/shop

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 23

27-01-2012 08:45:41

taalkwesties

Iets te klagen?

Zo schrijf je een klachtenbrief Je bent het niet eens met de hoogte van een factuur, of je vindt dat iemand zich niet aan de afspraken heeft gehouden, of... of... ofwel... je hebt een klacht. Dus je besluit een klachtenbrief te schrijven. Of je krijgt zelf een klachtenbrief die je wilt beantwoorden. Hoe pak je dat aan? Een handig hulpmiddel voor deze brieven is een tekstschema. Hoe zo’n schema eruitziet en hoe je ermee werkt, lees je in deze Taalkwesties.

Tekst Judith Winterkamp

Heb je ergens een klacht over, dan is de neiging misschien groot om een boze brief te schrijven. Toch raad ik je aan in dat geval eerst even tot tien te tellen. Krijgen de emoties de overhand, dan loop je namelijk grote kans dat je lezer ook boos wordt. In plaats van een oplossing, ontstaat er dan een ruzie en daar heb je uiteindelijk niet zoveel aan. Probeer je brief dus zoveel mogelijk zakelijk en neutraal te houden.

Om een klachtenbrief te schrijven kun je het volgende schema gebruiken: Inleiding -- aanleiding en onderwerp: situatie waar je een klacht over hebt -- doel: je klacht voorleggen Kern -----

beschrijving van de klacht (inclusief alle relevante feiten) conclusie en argumentatie gewenste oplossing eventuele ‘sanctie’ (als er niets met de klacht gebeurt)

Reactie op een klacht Zie een klacht als een kans, heb je misschien wel eens gehoord.

Wanneer iemand een klacht uit, kun je er immers ook wat aan doen.

Toch is de afhandeling van een klacht vaak een lastige brief om te schrijven. De lezer is al geïrriteerd en daardoor snel geneigd een woord of zin verkeerd op te vatten.

De toon van dit soort brieven is dus erg belangrijk. Vermijd daarom woorden met een negatieve lading en formuleer je zinnen zo neutraal mogelijk.

Vervang het woord klacht dan ook liever door het woord vraag of reactie en bedank de klant daar ook voor. Het belangrijkste uitgangspunt is dat je de klacht serieus neemt.

Er zijn twee typen reacties op een klacht. Bij het eerste type geef je de klant gelijk en wijs je de klacht toe. Bij het tweede type ben je het niet eens met de klacht en wijs je hem af. Geef je de klant gelijk, ga dan niet te diep in op de oorzaken van de fout. Leg de nadruk op wat je eraan gedaan hebt of wat je nog gaat doen. Daarmee geef je de brief een positieve lading en belast je de klant niet met interne problemen.

Slot -- gewenste acties van de lezer (wees concreet!)

-- (eventuele) acties van jouw organisatie -- uitnodiging om te bellen voor extra informatie

Wijs je de klacht af, dan is de argumentatie erg belangrijk. Geef duidelijk aan dat je de zaak goed onderzocht hebt en dat je op basis van de feiten niet anders kunt beslissen.

Door je brief te schrijven aan de hand van een schema, voorkom je dat er overbodige informatie in je brief terechtkomt of dat je zaken herhaalt. Bovendien helpt zo’n schema je te focussen op de feiten en de emoties achterwege te laten.

Probeer ook altijd alternatieven aan te dragen: welke mogelijkheden zijn er nog wel om het probleem eventueel op te lossen of te verzachten? Op die manier eindig je de brief toch nog enigszins positief.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 24

024-025_MSM0102_ART_2K02 24

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:22:18

taalkwesties

Als je de klacht toewijst, kun je uitgaan van onderstaand briefmodel: Inleiding -- aanleiding en onderwerp: korte, neutrale samenvatting van de klacht -- doel: klacht behandelen Kern -- beschrijving en erkenning van de klacht -- uiting van medeleven en excuses -- beschrijving van wat je al hebt gedaan om het probleem op te lossen en/of -- voorstel voor de (verdere) oplossing van het probleem Slot -- concrete vervolgacties van jouw organisatie -- (eventueel) gewenste acties van de lezer -- uitnodiging om te bellen voor extra informatie Wijs je de klacht af, dan kun je dit schema gebruiken: Inleiding -- aanleiding en onderwerp: korte, neutrale samenvatting van de klacht -- doel: klacht behandelen

Kern -----

beschrijving van de klacht uiting van medeleven afwijzing van de klacht argumentatie (gebaseerd op feiten en onderzoek) -- alternatieve oplossing of advies

Slot -- (eventuele) acties van jouw organisatie -- (eventueel) gewenste acties van de lezer -- uitnodiging om te bellen voor extra informatie Geen keursliijf Briefschema’s zijn natuurlijk geen keurslijf. Zo nodig kun je informatie toevoegen of weglaten.

Eventueel kun je ook de volgorde van de onderwerpen aanpassen.

Maar onthoud altijd: laat de emoties achterwege! <

Advertentie

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

024-025_MSM0102_ART_2K02 25

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

10-10-11 11:37

26-01-2012 10:22:18

E C I F OF S R E G A N MA P O N E N E REK S R E V E O SCH S.NL R E V E O H C S .

WWW

Officemanagers, secretaresses en managementondersteuners kunnen rekenen op de opleidingen van Schoevers. Maar wist je dat Schoevers meer is dan een opleider?

Op welk punt van je loopbaan je ook staat, met het totaalpakket van opleidingen, advies en baanbemiddeling helpt Schoevers je de volgende carrièrestap te zetten.

Het is al 100 jaar een feit: met Schoevers ben je meer waard.

OPLEIDINGEN - ADVIES - BAANBEMIDDELING

MET SCHOEVERS BEN JE MEER WAARD SCH_120016_Adv_Management Support.indd 1 002-040_MSM0102_ADV 26

18-01-12 14:20 26-01-2012 09:21:50

spelling- en taaltips

Vaste voorzetsels Werkwoorden met vaste voorzetsels kunnen het de taalgebruiker flink lastig maken.

Want, wat is nou ook alweer het juiste voorzetsel en hoe gebruik je dat? In deze Spellingen Taaltips staan vragen over de vaste voorzetsels centraal.

Wat is juist: Je moet de garage via de zuidkant inrijden of Je moet de garage via de zuidkant in rijden?

Je schrijft een voorzetsel aan het werkwoord vast als het werkwoord hierdoor een eigen betekenis krijgt. Inrijden betekent volgens Van Dale beginnen te gebruiken, door er (voorzichtig) mee te rijden geschikt maken voor het (volle) gebruik. Dat is een andere betekenis dan rijden in, zoals in de zin Je moet de garage via de zuidkant in rijden. Mijn advies is dan ook om in deze zin het voorzetsel in los te schrijven van het werkwoord rijden.

In de zin Vroeger moesten we een nieuwe auto wel een paar weken inrijden heeft inrijden wel die eigen betekenis. Vandaar dat in dit geval in vast komt te staan aan rijden.

Soms is het lastig om te bepalen of een werkwoord met het voorzetsel eraan vast een eigen betekenis heeft. Je kunt dan het beste een woordenboek pakken en controleren of het werkwoord met het voorzetsel erin staat. Als dat zo is, kun je checken of het die eigen betekenis heeft. Maar helaas geeft ook het woordenboek niet altijd duidelijkheid. Volgens Van Dale betekent inrijden zowel de straat inrijden als beginnen te gebruiken. Dat zou voor jouw zin betekenen dat in aan rijden vast komt te staan. Toch adviseert Onze Taal ook om in los te schrijven als je ergens in rijden bedoelt.

Wat is juist: Ik begin vanmiddag met het uitwerken van de notulen of Ik begin vanmiddag aan het uitwerken van de notulen?

Volgens Van Dale gebruik je beginnen met als je het allereerste deel van een handeling, of van een reeks samenhangende handelingen bedoelt. Wil je zeggen dat je ergens aan gaat werken, dan gebruiken we bij voorkeur het voorzetsel aan. Mijn advies is dan ook om Ik begin vanmiddag aan het uitwerken van de notulen te schrijven.

Volgens mij is de zin De minister ging vergezeld van de staatssecretaris naar de bijeenkomst juist. Maar mijn collega zegt dat deze zin fout is. Is dat waar en wat is er dan mis mee?

Vergezeld gaan van wil zeggen dat iets gepaard gaat met. Dit kun je natuurlijk niet zeggen van personen, dus ook niet van een minister. Dat is de reden dat de zin De minister ging vergezeld van de staatssecretaris naar de bijeenkomst niet mogelijk is. Een alternatief is De staatssecretaris vergezelde de minister naar de bijeenkomst. Ook zou je kunnen zeggen: Het bezoek van de minister en de staatssecretaris aan de bijeenkomst ging vergezeld van veel journalistieke aandacht.

Een ander voorbeeld van een zin met vergezellen van is: Het instorten van de toren ging vergezeld van veel kabaal. Overigens is hier het voorzetsel met ook juist: Het instorten van de toren ging vergezeld met veel kabaal.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

027-027_MSM0102_RUB01 27

Wat is juist: super aardig of superaardig?

Super is van oorsprong een Latijns voorzetsel. Het betekent over, boven, zeer. In het Nederlands is super altijd een onderdeel van de samenstelling. Je schrijft super dus vast aan het woord dat erop volgt: superleuk, superaardig of supercollegiaal. Natuurlijk doe je dat niet als je daarmee bedoelt dat je super tankt. <

Taaltest Welke zin is de juiste? Op pagina 28 vind je de antwoorden.

1. a. Alle hoop werd de bodem ingeslagen. b. Alle hoop werd de bodem in geslagen.

2. a. Vergezeld van haar collegaâ&#x20AC;&#x2122;s stapte ze het restaurant binnen. b. Vergezeld met haar collegaâ&#x20AC;&#x2122;s stapte ze het restaurant binnen.

3. a. De spijker werd de muur in geslagen. b. De spijker werd de muur ingeslagen.

4. a. De hond werd in de tuin uitgelaten. b. De hond werd in de tuin uit gelaten.

5. a. Het ongeluk ging vergezeld van een harde knal. b. Het ongeluk ging vergezeld met een harde knal.

6. a. De medewerker werd de laan uit gestuurd. b. De medewerker werd de laan uitgestuurd.

Geraadpleegde bronnen: www.onzetaal.nl, Groene Boekje, de Schrijfwijzer en Vraagbaak Nederlands.

Judith Winterkamp is trainer van Communicatief tekst & training. Zij geeft trainingen op het gebied van schriftelijke communicatie zoals Brieven en e-mails schrijven, Creatief zakelijk schrijven, Snellezen en Spelling en Taaltips.

Informatie: www.communicatief.info.

Fotografie Monique Kooijmans

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 27

26-01-2012 10:23:29

interculturele zaken

Een blik in de spiegel Door globalisering, immigratie en individualisering neemt de diversiteit aan levensstijlen en gedragspatronen in de Nederlandse samenleving toe. Daardoor wordt ook de kans op miscommunicatie, interpretatieverschillen en identiteitsconfliten vergroot. Aan de andere kant biedt het de mogelijkheid te leren en geïnspireerd te raken door die verschillen. Sta je hiervoor open, dan kan het geen kwaad regelmatig een blik in de spiegel te werpen.

Veel mensen tonen hun goede wil door mensen uit andere culturen bijvoorbeeld naar recepten te vragen. Of te informeren naar de do’s & dont’s en tips & trics om met hun bevolkingsgroep om te kunnen gaan en de kans op misverstanden te verkleinen. Inspiratie halen zij uit het leren over de ander. Maar voor een respectvolle samenleving is dit niet genoeg. Er is meer nodig om met elkaar te kunnen samenleven en te werken.

Achtergronden en referentiekaders Om te beginnen is het belangrijk rekening te houden met ‘interculturele communicatie’. Dit is niet, zoals je waarschijnlijk denkt, de communicatie tussen culturen. Nee, het is de communicatie tussen mensen (!) met verschillende culturele achtergronden en daarmee ook verschillende referentiekaders. Ze gedragen zich niet volgens jouw lijstje met tien bulletpoints. Ze gedragen zich wél als individu.

Kun jij openstaan voor de verschillen tussen mensen, zonder te stereotyperen? Ben jij in staat om mensen ‘out of the box’ te plaatsen?

Het is niet zinloos om patronen van culturele verschillen te ontdekken in menselijk gedrag. Het lastige is alleen dat die patronen continu in ontwikkeling zijn. Zeker in een multiculturele omgeving beïnvloeden mensen elkaar voortdurend. Kennis over culturele patronen kan daardoor snel verouderen. Denk maar eens aan de Nederlandse cultuur van een paar decennia geleden, met zijn zuilen en zuinigheid. We vinden het logisch dat de Nederlandse cultuur zich steeds vernieuwt. Hetzelfde geldt voor andere culturen. Alleen hebben wij de neiging om zaken eenvoudig te houden, en ervan uit te gaan dat er bij anderen weinig verandert.

Gewoon versus buitengewoon Omdat je jezelf als ‘gewoon’ beschouwt met de emoties en belangen die je van jezelf kent, vergelijk je anderen met jouw normen en waarden. De gewoonten van een ander individu uit een andere cultuur zijn dan al gauw ‘buitengewoon’. Blijf je vasthouden aan je lijstje waaraan de ander moet voldoen, dan staat dat inlevingsvermogen Oplossing test Spelling- en Taaltips van ­pagina 27 1. a.

Alle hoop werd de bodem ingeslagen.

2. a. en b. Beide fout 3. a.

De spijker werd de muur ingeslagen.

4. a.

De hond werd in de tuin uitgelaten.

5. a. en b. Beide goed 6. a.

De medewerker werd de laan uit gestuurd.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 28

028-028_MSM0102_RUB03 28

en verbinding in de weg. Vooruitgang zit er in dat geval niet in.

De verschillen in mensen zorgen voor het leggen van uiteeenlopende prioriteiten en accenten. Zij geven zaken op een andere manier vorm. Maar uiteindelijk gaan er onder die verschillen veel overeenkomsten schuil. Ook binnen andere culturen worden mensen gemotiveerd door menselijke behoeftes, door angst voor verlies en verandering, door zelfbescherming en de behoefte aan een positief zelfbeeld. En ook door de behoefte geaccepteerd te worden door een groep en toch de eigen weg te volgen. Als je dat herkent en de neiging kunt weerstaan ‘ander’ gedrag onlogisch en onredelijk te vinden, zorg je voor verdraagzaamheid en respect.

De kern van de zaak Door jezelf figuurlijk een spiegel voor te houden, kun je je eigen veronderstellingen, voorkeuren en communicatie- en gedragsstijlen kritisch bekijken. Dan zie je ook waar ruimte is om flexibel om te gaan met andere gezichtspunten, waar die ruimte ophoudt en waar dus je grenzen liggen. Als je weet hoeveel behoefte je zelf hebt aan relatieopbouw en veiligheid in een gesprek, is het makkelijker je smalltalk uit te bouwen voor mensen die daar meer behoefte aan hebben. Met de voorgehouden spiegel krijg je ook inzicht in de mate van je geduld en het moment waarop je tot de kern van de zaak komt. Het maakt het makkelijker om jezelf te herkennen in een ander.

Diversiteit biedt inspiratie en een manier om jezelf scherp te houden.

Wat kun je leren van anderen? De manier waarop je tegen dingen aankijkt hoeft niet overboord, maar je kunt wel openstaan voor andere perspectieven. Juist van de mensen die anders zijn dan jijzelf, kun je veel leren. Uiteraard help het als ook die ander af en toe in de spiegel kijkt, maar dat heb je niet in de hand. Hoeveel je zelf bereid bent te leren, daar heb je invoed op. <

Arjen Verdooren Intercultureel trainer/ adviseur bij KIT IMC (www.kit.nl/imc)

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:41:27

FINANCIELE ZAKEN

Financiële problemen op de werkvloer

Loonbeslag... wat nu?

Als secretaresse ben je vaak op de hoogte van personele aangelegenheden, zeker als je ook HR-taken hebt. Toch komt een loonbeslag bij een collega meestal onverwacht. Mensen praten nu eenmaal niet makkelijk over hun financiële situatie en al helemaal niet als die niet goed is. Hoe maak je het loonbeslag bespreekbaar én wat kun je doen om te helpen?

Tekst Micha Aarts*

Steeds meer mensen zitten in een financieel kwetsbare positie. Ze verliezen hun baan, hebben dubbele lasten door een nog niet verkochte woning, of gaan scheiden. Praten over hun financiële situatie doen zij zelden, zéker niet met hun werkgever. Dan komt de deurwaarder bij je op kantoor en overhandigt het exploot (schriftelijk bewijs) voor een loonbeslag. Een duidelijk signaal dat een collega zijn financiën niet meer onder controle heeft.

Wat is een loonbeslag?

Een loonbeslag is de laatste optie voor een schuldeiser. Er is al een traject van herinneringen en aanmaningen geweest. Een collega moet bij een loonbeslag een zo groot mogelijk deel van zijn inkomen afdragen aan aflossing van zijn schuld. De werkgever is verplicht mee te werken aan de verwerking van het loonbeslag. Pas als de totale schuld is afgelost wordt het loonbeslag opgeheven.

Omgaan met loonbeslag 10 tips

1. Controleer of de aankondiging tot loonbeslag een exploot van de rechtbank bevat.

2. Ligt er al een ander loonbeslag? Verwijs de deurwaarder naar de andere beslaglegger.

3. Stuur de ingevulde vragenlijst bij het loonbeslag naar de deurwaarder.

4. Laat je collega zo snel mogelijk gegevens over gezinssituatie, woonlasten en zorgverzekering aanleveren bij de deurwaarder om de juiste beslagvrije voet te berekenen.

5. Twijfel je over de hoogte van de beslagvrije voet? Laat deze dan controleren. Dit kan bijvoorbeeld via saldosupport.nl of find-us.nu.

6. Let op: het komt voor dat de werkgever de aankondiging voor het loonbeslag al heeft ontvangen, terwijl de medewerker nog van niets weet. Communiceer zorgvuldig.

7. Maak het loonbeslag bespreekbaar.

8. Zorg voor organisatiebreed beleid voor financiële problemen van medewerkers.

9. Stel jezelf de vraag: welke hulp wil je je collega nog meer bieden?

10. Verwijs je collega naar de gemeentelijke schuldhulpverlening als er achterstanden zijn in de huur/ hypotheek, energie of zorgverzekering.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

029-029_MSM0102_ART_2K01 29

Inkomen op bijstandsniveau Wettelijk gezien moet iemand voldoende inkomen overhouden om de vaste lasten - huur of hypotheek, zorgverzekering en gas, water, licht - te kunnen betalen en boodschappen te kunnen doen. Dit deel van het inkomen vormt de beslagvrije voet en die bedraagt in beginsel 90 procent van de bijstandsnorm.

Een voorbeeld Een collega heeft een netto inkomen van € 1500,- per maand. In het exploot van de deurwaarder staat dat er een beslagvrije voet geldt van € 1050,- per maand. De hoogte van het loonbeslag is daarmee € 450,- per maand. Ook extra inkomen uit overwerk of vakantiegeld gaat naar het loonbeslag. Hoe hoger het salaris, hoe hoger het loonbeslag, want de bijstandsnorm geldt als basis voor de beslagvrije voet. Iemand met een hoger inkomen heeft meestal ook hogere vaste lasten. Met een inkomen op bijstandsnorm zouden deze niet betaald kunnen worden, daarom gelden er een aantal wettelijke verhogingen (correcties).

Berekenen beslagvrije voet gaat regelmatig mis Om de juiste beslagvrije voet met eventuele correcties te berekenen, moet de collega bij de deurwaarder een aantal gegevens aanleveren. Die gegevens zijn burgerlijke staat, woonlasten en zorgverzekeringspremie. Maar de juridische taal in het loonbeslag kan ervoor zorgen dat je collega die niet goed leest of niet alles begrijpt, waardoor hij niet de juiste gegevens aanlevert en er te weinig inkomen overblijft. Gelukkig kun je dit met terugwerkende kracht laten corrigeren.

Maak het bespreekbaar Op geldzaken rust nog altijd een taboe, maar juist bij een loonbeslag geldt: maak het bespreekbaar. Als iemand geen hulp vraagt, wil dat niet zeggen dat hij geen hulp wil. Schaamte en moeite met hulp vragen, blijken hoge drempels.

Als je je niet wilt mengen in de privézaken van een collega, kun je ook de hulp van een financieel coach inschakelen om je collega de grip op zijn financiën terug te geven. Hulp bieden levert je sowieso een dankbare en loyale collega op. < *Micha Aarts is financieel coach bij Saldosupport. Zij begeleidt werknemers bij het verbeteren van hun financiële situatie en geeft trainingen aan HRM en management, waaronder ‘Geld en functioneren’ en ‘Eerste hulp bij financiële problemen’.

Informatie: www.saldosupport.nl.

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 29

26-01-2012 10:42:06

werk & recht

“Maak jij dan even een draaiboek?”

Registratie van bezoekers niet vrijblijvend De onderneming waar jij werkt houdt vrijwel zeker bij, welke personen de onderneming bezoeken. Waarschijnlijk wordt daartoe een kopie gemaakt van paspoort of rijbewijs van die bezoeker.

Die kopie wordt vervolgens bewaard. Bedrijven registreren op deze manier, vaak zonder zich hiervan bewust te zijn, persoonsgegevens. Dit betekent: naleven van de toepasselijke wet- en regelgeving.

Verwerking van die persoonsgegevens gebeurt meestal door het scannen van een identiteitsbewijs en bewaren van een kopie. Dit mag in beginsel slechts gebeuren wanneer een persoon daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. En dat is niet altijd het geval.

Een identiteitsbewijs is... ...een geldig reisdocument (paspoort), een document waarover een vreemdeling dient te beschikken ter vaststelling van zijn identiteit, nationaliteit of verblijfsrechtelijke positie, een identiteitsbewijs of een geldig rijbewijs. Voor personen die jouw bedrijf hebben bezocht, bestaat voor de verwerking van persoonsgegevens een wettelijke vrijstelling. Verwerking mag in een dergelijk geval alleen geschieden voor intern beheer en bedrijfsbeveiliging. Dus bijvoorbeeld niet voor het sturen van mailings of ander promotiemateriaal. De persoonsgegevens die mogen worden verwerkt, betreffen onder meer de gegevens over het identiteitsbewijs van een persoon, evenals de gegevens die betrekking hebben op de datum en het tijdstip van de aankomst en het vertrek van de bezoeker.

De persoonsgegevens moeten uiterlijk zes maanden na beëindiging van het bezoek worden verwijderd.

Met klamme handen zoek je ‘draaiboek’ op Google… Je ondersteunt steeds vaker de communicatieafdeling: leuk om te doen maar een goede basis ontbreekt… Je weet niet zo goed hoe je de dingen moet aanpakken…

Herken je jezelf? Volg dan de opleiding Assistent Communicatiemedewerker. In 3 maanden tijd leer je van alles over communicatie: van perscontacten, het corrigeren van teksten tot het maken van draaiboeken. Google eat your heart out!

Opleiding Assistent Communicatiemedewerker Start: 13 februari 2012 Prijs: € 1.595,-

Meer weten?

Bel 033 450 50 00 of mail: info@hilst.nl www.hilst.nl

QM0264_kwartstaand_Kluwer_MSM_Coffee_2012_hr.pdf

1

23-01-12

13:58

Coffee & Tea Break

Ieder die de leeftijd van veertien jaar heeft bereikt, is verplicht een identiteitsbewijs ter inzage aan te bieden aan een ambtenaar/toezichthouder wanneer daarom wordt verzocht (de ‘identificatieplicht’). Het in bewaring nemen van zo’n identiteitsbewijs ten tijde van het bedrijfsbezoek, is wettelijk niet toegestaan.

Paspoortwet Tot slot is in de Paspoortwet (jawel) opgenomen dat een paspoort ook niet zomaar mag worden ingehouden (en dus ook afgegeven). Hiertoe zijn uitsluitend bevoegd de politie, de marechaussee, de ambtenaren belast met het toezicht op vreemdelingen en de autoriteiten die ook bevoegd zijn tot het in ontvangst nemen van een aanvraag voor reisdocumenten (gemeenten). Het begrip inhouding is het feitelijk aan de beschikking van een houder onttrekken van een op zijn naam gesteld reisdocument. Voor jouw onderneming bestaat aldus geen wettelijke grond tot het inhouden van een reisdocument. < Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt.

Informatie: www.declercq.com.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 30

030-030_MSM0102_CLM02 30

In maart verschijnt de speciale uitgave van Management Support Magazine over koffie en thee.

In deze uitgave alles over smaak, beleving en de mogelijkheden van koffie en thee.

Voor u een uitstekende gelegenheid om uw boodschap te communiceren.

SPECI

AL

Voor commerciële mogelijkheden neem contact op met: Irene Verhulst Saskia Bosker (0172) 466 478 (0172) 466 389 iverhulst@kluwer.nl sbosker@kluwer.nl

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:42:47

softwaretips

PowerPoint 2007

Tien gouden tips Dit is de laatste aflevering in de serie ‘Gouden tips’ voor MS Office 2007. Wij sluiten de serie af met handige tips voor PowerPoint 2007 zodat je nóg handiger en efficiënter met dit programma aan de slag kunt.

Tekst Bouke van Kleef en Niels van Aken

1 Gebruik sneltoetsen

6 Afbeeldingen bijsnijden

Om je presentatie te starten vanaf de eerste dia gebruik je functietoets F5. De presentatie starten vanaf de actieve dia doe je via de sneltoetsen Shift+F5. Tijdens de presentatie kun je het scherm op zwart (of wit) zetten zodat de focus zich niet meer op de presentatie maar op jou als spreker richt. Druk op de Z-toets voor een zwart scherm (of op de W voor wit).

Om in je presentatie een deel van een afbeelding te gebruiken kun je deze ‘bijsnijden’. Selecteer de afbeelding en ga naar de tab Opmaak van Hulpmiddelen voor afbeelding. Klik op Afbeelding bijsnijden. Er verschijnt een kader om de afbeelding met zwarte blokjes. Door deze te verslepen snijd je delen van de afbeelding af. Je kunt dit herhalen, maar ook weer herstellen.

2 Professioneel tijdens de presentatie

7 Aangepaste Animaties

Handig tijdens de presentatie is het rechtermuisknopmenu!

Klik tijdens de presentatie op de rechtermuisknop en navigeer rechtstreeks naar een andere dia. Of gebruik Aanwijzeropties; hiermee kun je tijdens de presentatie iets tekenen of benadrukken.

Via ‘animaties’ kun je teksten in een dia laten ‘opkomen’ op het moment dat jij dat wilt. Klik in de tab Animatie op de knop Aangepaste animatie. Het deelvenster verschijnt. Hier kun je animaties toevoegen en bewerken. Selecteer het tekstvak of object in de dia en klik op de knop Effect toevoegen. Kies een animatie en stel de voorwaarden in (Begin, Richting, Snelheid). Klik rechts op het pijltje naast een ingestelde animatie in het deelvenster en kies Effectopties voor meer opties. Pas de volgorde van de animaties aan door deze in het deelvenster naar een andere positie te slepen.

3 Sprekersnotities en hand-outs in Word Maak hand-outs voor jezelf en voor de aanwezigen. Op je persoonlijke hand-out kun je opmerkingen afdrukken als geheugensteuntje.

Deze typ je in het kader onder de dia’s. De hand-outs worden gepubliceerd in Word zodat je deze verder kunt opmaken en bewerken.

Klik in PowerPoint op de Officeknop en kies Publiceren - Hand-outs maken in MS Word. Kies voor een indeling met of zonder opmerkingen. Vink onderin het scherm ‘koppeling plakken’ aan. Door de koppeling worden wijzigingen automatisch doorgevoerd in Word.

4 Leg dia-indeling met logo vast (Diamodel) Als je op elke dia dezelfde indeling (met logo) wilt gebruiken, kun je deze het beste vastleggen in het Diamodel. Alle opmaak en afbeeldingen die je in het Diamodel zet worden standaard op iedere dia weergegeven. Klik op de tab Beeld in het lint en kies Diamodel. De eerst getoonde dia is het hoofddiamodel dat als basis dient voor de overige dia’s in het model. Plaats via de tab Invoegen, Afbeelding het logo in deze eerste dia. Klik vervolgens in de tab Diamodel op de knop Diamodel sluiten. Het logo staat nu op elke dia in de presentatie op dezelfde plaats.

5 SmartArt invoegen SmartArt-afbeeldingen vergemakkelijken het visueel overbrengen van informatie. Klik in de tab Invoegen op de knop SmartArt en kies de gewenste vorm. De vorm wordt ingevoegd in de dia. Je kunt deze groter of kleiner maken door met de muis het grijze kader om de afbeelding groter of kleiner te ‘slepen’. Bewerk de inhoud door op de woorden Tekst te klikken in de verschillende vormen. Of gebruik het ‘uitvouwbare’ menu aan de linkerzijde van het SmartArt- venster.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

031-031_MSM0102_RUB04 31

8 Koppeling van Excel Grafiek of Tabel Een grafiek of tabel die in Excel is gemaakt als koppeling in PowerPoint plakken is ‘een fluitje van een cent’. De wijzigingen die je in Excel aanbrengt worden automatisch doorgevoerd in PowerPoint (telkens als je de presentatie opent). Selecteer in Excel de grafiek/tabel en klik op Kopiëren (CTRL+C). Ga vervolgens in PowerPoint naar de gewenste dia en klik op het pijltje onder de knop Plakken en kies Plakken speciaal. Vink de optie Koppeling plakken aan en klik op OK.

9 Snel een nieuwe professionele presentatie Een presentatie over een bepaald thema, inclusief afbeeldingen, animaties en smart-Art, is zó gemaakt. Klik op de Officeknop en kies Nieuw. Je kunt kiezen uit diverse sjablonen. Wil je meer? Download ze dan via Microsoft Office Online.

10

Hyperlinks Een hyperlink kan naast webpagina’s ook verwijzen naar een bestand op het netwerk. Je opent de documenten rechtstreeks vanuit je presentatie door op de hyperlink te klikken. Bedenk wel dat wanneer je de presentatie op een andere pc of laptop gaat geven, je toegang moet hebben tot het netwerk. Selecteer de tekst of een object en klik in de tab Invoegen klik op de knop Hyperlink. Navigeer naar het bestand en klik op OK. Maar let op: deze hyperlink werkt alleen tíjdens de presentatie! <

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 31

26-01-2012 10:43:21

‘‘

RivierenlandZakelijk_AdvA4staand.indd 1 002-040_MSM0102_ADV 32

www.rivierenlandzakelijk.nl

16-1-2012 12:04:24 26-01-2012 09:21:51

social media

Google Plus

Zorg dat je erbij komt...

Ja hoor… je hebt net je LinkedInprofiel bijgewerkt, je twittert regelmatig en je Hyves­ account heb je onlangs ingeruild voor een profiel op Facebook... komt Google in de zo­ mer van 2011 ook nog eens met Google Plus! Het lijkt niet óp te kunnen met de ontwik­ kelingen op het gebied van sociale media. De grote vraag is alleen… Google Plus: moet je erbij zijn, of laat je het links liggen?

Tekst Ellen Kleinlangevelsloo - Bind Academie

Je maakt een account aan, vult je profiel in en gaat op zoek naar mensen die voor jou interessant zijn. Tot zover verschilt Google Plus niet veel van andere sociale media. Net als bij Facebook deel je updates, foto’s en video’s met mensen en laat je weten op welke locatie je je bevindt. Ook daar niets nieuws onder de zon. Veel overeenkomsten dus, met name met Facebook. Maar er zijn ook andere, nieuwe functionaliteiten die Google Plus wel degelijk vernieuwend en dus interessant kunnen maken.

Gericht delen Een wezenlijk verschil met Facebook is dat je bij Google+ je contacten indeelt in kringen, of circles. Vervolgens deel je relevante inhoud heel gericht met die mensen voor wie de informatie relevant is. Wil je bijvoorbeeld een interessant, werkgerelateerd artikel delen, dan post je dat in de kring collega’s en in de kring die je bijvoorbeeld zakenrelaties hebt genoemd. Als het voor je vrienden niet relevant is, laat je deze kring achterwege. Het prettige is dat de mensen die je toevoegt aan een kring, zelf niet weten in welke kring je ze indeelt. Dit in tegenstelling tot de groepen bij Facebook en de lijsten bij LinkedIn, die wel openbaar zijn. Je kunt bij wijze van spreken mensen gerust indelen in de categorie ‘heimelijke liefdes’.

Niemand die het te weten komt!

Chillen in de hangout en informatie bewaren met sparks Een andere toevoeging van Google Plus is de hangout. Dat is de hippe benaming voor een groepsvideochat. In zo’n hangout kun je met maar liefst tien personen een videochat voeren. Aardig extraatje is dat je tijdens zo’n hangout ook Youtubefilmpjes kunt bekijken.

Een account aanmaken Onlangs is Google Plus de beta-fase ontstegen. Je hebt nu geen uitnodiging meer nodig om deel uit te maken van het sociale medium. Om een Google Plus-account aan te maken, heb je eerst een account bij Google nodig. Die maak je aan op accounts. google.com. Met zo’n Google-account heb je toegang tot alle producten van Google, zoals Picasa, YouTube en AdWords. Zodra je een Google-account hebt, ga je naar plus.google.com om een Google Plus-account te verkrijgen. Weet je even niet hoe het verder moet? Dan biedt support.google.com/plus uitkomst.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

033-033_MSM0102_ART_2K03 33

En het is even zoeken, maar ook de sparks zijn de moeite waard.

Met sparks kun je jouw interessegebieden doorzoeken. De lijst met resultaten deel je met je contacten. En je kunt de zoekopdrachten ook bewaren. Zo blijf je bijvoorbeeld eenvoudig op de hoogte van alle informatie die wordt gepubliceerd over de organisatie waar je werkt.

Google Plus realiseert steeds nieuwe functies. Zo kun je sinds kort chatten met de mensen in je kringen (die jou ook in hun kringen hebben). De verwachting is dat Google+ in de komende jaren zijn functionaliteiten flink zal uitbreiden. Denk aan het opslaan van de hangoutsessies (videochats) en het delen ervan. +1=like De likebutton bij Facebook heet bij Google ‘plus one’. Naast deze button van Facebook, het vogeltje van Twitter en de letters ‘in’ van LinkedIn, tref je nu ook regelmatig +1 aan bij diverse blogs en artikelen op internet. Door op deze plus one button te klikken, geef je aan dat je het betreffende artikel waardeert. Je contacten op Google Plus kunnen dit zien. En bij de +1 komt een belangrijk voordeel van Google Plus om de hoek kijken: de koppeling met de belangrijkste zoekmachine ter wereld, Google. Artikelen, blogs en foto’s die gewaardeerd worden met +1 worden vanzelf relevanter in de zoekresultaten die Google toont. Wil je dus gevonden worden in Google?

Geef je eigen artikelen, foto’s en blogs dan veel plusjes.

Aan de slag Het succes van een sociaal medium staat of valt met de aanwezigheid van mensen. Zitten jouw vrienden of (toekomstige) zakelijke relaties op Google+? Dan is de kans groot dat een account voor jou heel leuk of interessant kan zijn. Experimenteer er vooral mee. Bevalt het niet? Dan biedt Google Plus nog een ander voordeel. Want, in tegenstelling tot een aantal andere sociale media, kun je bij Google+ wél heel eenvoudig je account verwijderen.

Op zoek naar ervaringen van secretaressen met Google Plus, kreeg de auteur van dit artikel nul op rekest. Tijdens haar zoektocht naar ‘aanhangers’ stuitte zij op slechts één reactie. Die kwam van Léontine de Koning, kracht achter ‘Ontsecretaressen’, de beweging die zich voorbereidt op de veranderende rol van de secretaresse sinds Het Nieuwe Werken. Haar bevindingen staan op www.managementsupport.nl onder bonuscode 0312. <

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 33

26-01-2012 10:43:55

BOEKEN

MAAK ER WERK VAN Ontslag als stap in je loopbaan Het afgelopen jaar viel het ene na het andere bedrijf om. Het kan dan ook niet anders dat ook jij in je omgeving mensen kent die met ontslag te maken hebben. Ontslag lijkt daarmee welhaast onderdeel van ons bestaan te worden. Het kan iedereen overkomen en hoeft niets te maken te hebben met je functioneren op kantoor. Het is crisis weet je wel. Toch is ontslag ook nu voor de meeste mensen een pijnlijke gebeurtenis. Daarbij maakt het niets uit of je nu de enige bent die z’n tas kan pakken of dat je met 350 collega’s in het bedrijfsrestaurant te horen krijgt dat jullie allemaal naar huis kunnen omdat het bedrijf wordt gesloten, failliet is of wordt verplaatst naar China ofzo.

De ervaring blijft net zo pijnlijk, met dit verschil: jullie zitten allemaal in hetzelfde schuitje. Dat schept een band, al is dat een schrale troost.

Tóch is er leven na ontslag. Het is hét moment waarop je gedwongen wordt serieus na te denken over hoe je je weg verder wilt vervolgen. In dit boekje vind je de handvatten; andere invalshoeken en tips die je verder helpen.

Aan bod komen onder andere: • • • • • • • • •

teurs met de woorden van Karin Bloemen de spijker op z’n kop:

Het ontslaggesprek De eerste reactie De sociale omgeving Afscheid nemen De praktische en zakelijke gevolgen De dagelijkse structuur De betekenins van werk De toekomst Aan de slag met solliciteren

‘Iedere dag heb je opnieuw de keus Ren je door of gooi je rigoureus Je bestaan overhoop tegen de onzin, het gejaag en het gedoe Heb je het lef, dan is het nooit te laat Om te beseffen dat het zo niet gaat Reik niet naar de hemel maar haal hem naar je toe.’ <

In chronologische volgorde en absoluut herkenbaar als je in die malaise zit. Er komen mensen aan het woord die hetzelfde hebben meegemaakt. Zij vertellen over het proces van verwerken.

Ieder hoofdstuk eindigt met een serie praktische tips. Achterin het boek vind je een lijst met relevante websites en titels van interessante boeken op loopbaangebied, van solliciteren tot gericht onderhandelen. En in het hoofstuk ‘Blik op de toekomst’ slaan de au-

Titel: Maak er werk van / Ontslag als stap in je loopbaan Auteurs: Ciska Pittie en Caroline Harder Uitgever: Spectrum ISBN: 978 90 00 30043 3 Prijs: € 14,99

Advertentie

ORGANISEER MAAR EENS EEN MANAGER OPLEIDING MANAGEMENT ASSISTENT A EN B Geen organisatie zonder managers. Maar ja, die kunnen ook niet alles. Dus ben jij als Management Assistent goud waard. Jij brengt immers hun ideeën en visies tot leven.

Met een effectievere organisatie als resultaat. Een belangrijke schakel dus. Daarom wil je graag verder werken aan je inzicht, organisatievermogen en krachtige communicatievaardigheden. Kijk rustig even op imkopleidingen.nl/maa. Wedden dat je doorgroeit?

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 34

034-034_MSM0102_PROD01 34

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:44:53

PRODUCTNIEUWS

DURACELL PORTABLE USB CHARGER Nooit meer een lege batterij Sinds kort ligt de mobiele usb-lader van Duracell in de winkels. Met dit ‘designstuk’ en bijgeleverde kabels kun je een breed scala aan mobiele apparatuur opladen zoals je smartphone, mp4-speler en e-reader. Vooral voor de ‘heavy users’ van de smartphone een uitkomst. Je staat namelijk nooit meer met lege handen - ik bedoel - met een toestel dat dienst weigert omdat de batterij weer eens leeg is. De ‘lader’ is voorzien van usb-, micro usb- en mini usb-poort. Dit compacte ‘hebbeding’ wordt opgeladen door hem aan te sluiten op een pc of andere compatible usb 2.0-poort. We moeten er wel bij vertellen dat het resultaat per apparaat verschilt. Zo kan een smartphone tot drie uur langer ‘mee’, maar met de e-reader lees je zo’n vijftien uur weg. Wél een superhandig en praktisch mechaniek voor wie langdurig onderweg is. Voor € 29,99 is ‘ie voor jou, maar leg je er een tientje bij, dan heb je er een die twee toestellen tegelijk oplaadt! Kijk voor de details op www.duracell.nl. (MB) <

FRIXION Pen met een ‘gummetje’ Ik kreeg onlangs van iemand een pen in m’n handen gedrukt met een gummetje ‘op z’n kop’. Je weet wel, zoals bij de potloden met een gummetje. Maar hier gaat het om een prachtige pen; een moderne rollerball, gevuld met thermische inkt. Deze inkt zorgt ervoor dat je alles wat je ermee schrijft of tekent zó weer uitwist door er met de achterkant van de pen overheen te wrijven. Ideaal als je nog wat wilt wijzigen of corrigeren in je handgeschreven tekst. De pen is verkrijgbaar in 11 verschillende uitvoeringen en de kleur van de pen verraadt de kleur van de inkt: roze is roze, oranje is oranje, paars is paars enzovoort. Je mag best gezien worden met zo’n pen, want hij ziet er prachtig uit. Kijk maar eens op www.pilotpen-shop.nl. Je kunt daar meteen een setje bestellen. Voor de prijs hoef je het niet te laten; je hebt er drie voor een tientje en ontvangt er één gratis! Te koop bij de kantoorvakhandel. (MB) <

FOLD-N-ROLL Hippe krat voor ‘nieuwe’ werkers Ben jij al toe aan Het Nieuwe Werken of heb je een flexibele werkplek en ben je nogal eens onderweg naar verschillende locaties? Dan is de Fold-N-Roll iets voor jou. Met deze ‘krat’ heb je al je kantoorbenodigdheden bij de hand en ‘rolt’ ze zó van de ene werkpek naar de andere. Je neemt je laptop, iPad, dossiers, mappen of andere paperassen in één keer mee en trekt ‘m (tot maximaal 35 kg) soepeltjes en geruisloos achter je aan. En dat komt weer door z’n rubberen wieltjes. Heb je de krat even niet nodig? Je klapt ‘m in een handomdraai in en ‘parkeert’ ‘m naast je bureau. De Fold-N-Roll is leverbaar in twee kleurencombinaties: zwart/grijs en zwart/rood. Een dekstel of katoenen hoes met opbergvakken zijn apart verkrijgbaar. Een mooi ‘ding’ dat een bedrijf met het oog op ‘Het Nieuwe Werken’ aan iedere medewerker cadeau zou kunnen doen... bijvoorbeeld! Vanaf 1000 stuks heb je ‘m al voor € 18,95 (excl. BTW). Enne... een kratje is ‘in’! Zie www.papierklem.nl/vouwkrat-op-wielen.html. <

VERGADERCALCULATOR Supersimpele boekingshulp Was je toevallig van plan een zakelijke bijeenkomst in GelreDome te beleggen?

Dan is de Vergadercalculator een handig hulpmiddel bij het boeken van de zaal.

Je vind ‘m op www.gelredome.nl/vergaderen. Supersimpel: je voert het aantal personen en de dagdelen in, maakt een keuze uit de cateringmogelijkheden, selecteert een van de audiovisuele middelen die je in GelreDome ter beschikking staan en vindt vervolgens ‘onderaan de streep’ de totale kosten. Met één druk op de knop verstuur je je aanvraag naar GelreDome waarna zij contact met je opnemen voor de details. Meer weten of de Vergadercalculator eerst eens uitproberen? Kijk op www.gelredome.nl/vergaderen of bel naar (026) 880 70 45. <

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

035-035_MSM0102_PROD02 35

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 35

26-01-2012 10:55:52

service

Index verschenen artikelen 2011 PRAKTISCH Computerzaken Spraakherkenningsprogramma’s / Test Grote bestanden versturen Internetten / Veilig en betrouwbaar ‘surfen’ Cloud computing / Voordelen en gevaren Office 365 / Van desktop naar cloud

EDITIE PAGINA

Beelden in plaats van woorden Outlook-tips Afbeeldingen in Word Werken in MS Office Excel Velden in Word Word 2007/Tien gouden tips Outlook 2007 / Tien gouden tips

7/8 9 10 10 11 11 12

30 38 48 50 24 26 38

Spelling- en Taaltips Foutloos Nederlands?

Kritische lezers Vraag en antwoord Spelling en media Lange samenstellingen Graag direct antwoord!

Lastige spellingvragen Niet moeilijk, wel lastig Lastige regels Cijfers en letters

1/2 3 4 5 6 7/8 9 10 11 12

26 22 32 32 38 28 35 45 21 35

1/2 3 5 11 12

32 26 14 28 36

5 6 10 11 12

17 43 54 33 31

7/8 12

32 28

Interculturele zaken Geen chef die echt de baas is Zakendoen in BRIC Samenwerken met Amerikanen ‘Bazig’ Buitenlands bezoek

3 4 5 9 11

23 33 34 37 23

Persoonlijke ontwikkeling Snellezen: hoe doe je dat?

Snellezen: hoe doe je dat? (2 ) Snellezen: hoe doe je dat? (3)

Taalkwesties Lectori Salutem Brieven schrijven / Help, hoe begin ik?

Het geheim van de komma Structuur in brieven De kracht van leestekens

1/2 4 10 11 12

24 30 42 18 32

5 6 7/8

31 37 26

Social media Internetmonitoring (1) Internetmonitoring (2) LinkedIn / Afspraken voorbereiden Zet jezelf op de kaart!

Nieuwemediataal Relatiemanagement Wat kun jij met Twitter?

Yammeren in de interne cloud Richtlijnen voor social media

3 4 5 6 7/8 9 10 11 12

29 39 40 36 23 41 52 32 26

Vreemdetalentips ‘If or when’?

Telefoneren in het Duits Les faux amis Is your school English good enough?

4 5 7/8 10

35 33 29 47

Werk & Recht Loon tijdens ziekte Vlucht vertraagd of geannuleerd Over socialmediabeleid en privacy Over bewaar- en verwijderplicht E-mail en e-commerce E-rechtsgeldig?

Relatiemanagement en Privacy Vergaderen: juridische perikelen

1/2 4 5 6 7/8 9 10

30 38 35 42 27 23 33

Softwaretips Ergonomie Kennismaking met OneNote Tips voor evenementen en zakenreizen Office 2010 Screenshots

1/2 3 4 5 6

3 24 36 36 40

Digitale veiligheid Wat is ‘uw’ wachtwoord?

Opgeruimd staat netjes, of toch niet?

Bestanden versleutelen met Truecript Smartphones, een duivels dilemma Wat te doen met je oude usb-stick?

Informatiemanagement Weg met de muis / Sneltoetsen in Outlook Apps on the job / Van Angry Birds tot Appie

14

telewerken: wie betaalt je werkplek Werk jij wel eens thuis en beschik je over een werkkamer met alles erop en eraan? Dan ‘zit je goed’; ook thuis moet je werkplek aan bepaalde eisen voldoen. Hamvraag is nu: betaal jij die werkplek, of mag je werkgever in de buidel tasten?

22

De kunst van het relativeren Hoe druk maak jij je om de problemen op je werk? Lig je daar ‘s nachts wakker van?

Tijd om je te verdiepen in de kunst van het relativeren.

Wat Yin en Yang daarmee te maken hebben lees je op pagina 22.

februari 2011 | nummer 1/2 | jaargang 29

32

spraakherkenningsprogramma’s: test Het heeft iets magisch: je praat tegen je computer en de tekst verschijnt in beeld. Maar is het ook praktisch? Houdt spraakherkenning RSI buiten de deur? Ervaringen van gebruikers en waarom arbodiensten er nog weinig mee doen.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Werkstress onder controle Tips voor een eigen aanpak

12

zelf je werkplek inrichten? lucky you!

Een eigen werkplek, familiekiekjes om ons heen, plantjes en andere prullaria... nou nee, dat hoeft ook weer niet. Maar we willen ons stekkie op kantoor wél zelf inrichten, daar worden we gelukkig van, blijkt uit onderzoek!

14

worstelen met tijd en taken Inkomende mail, sms’jes, twitterberichten, collega’s die van alles van je willen en een rapport dat gisteren af moest terwijl een dag maar 24 uur heeft! Troost je; ook Benedictus had er last. Denise Hulst legt uit hoe hij dat oploste.

maart 2011 | nummer 3 | jaargang 29

30

informatiestromen de baas Vroegen we ons tien jaar geleden nog af hóe we zoveel mogelijk informatie moesten opslaan, anno nu vragen we ons af hóe we het weer terug kunnen vinden. Met een efficiënt documentbeheer liggen de voordelen voor het oprapen.

Vakblad voor de professionele secretaresse

12

feesten tussen groen en bloem Zakelijke evenementen mogen dan tijdens de zomervakanties een beetje op z’n gat liggen; voor en na de ‘zomerstop’ blijven er nog genoeg weken over om je bedrijfsfeestje in een zonnige setting te vieren!

Haak aan op het mooie weer!

PROFESSIONEEL EDITIE PAGINA Communiceren Internet en intranet / Schrijven voor scannende lezers 4 28 De personeelsadvertentie / Schrijf jij ‘m even?

6 34 Bedrijfswebsite is uithangbord van je organisatie 7/8 21 Uitspreken en aanpreken 10 35

20

You speak english? het nut van een tolk Tijdens bedrijfsbezoeken uit of naar een ver buitenland, kunnen taalbarrières en cultuurverschillen een goede relatie de das omdoen. Het inschakelen van een tolk kan uitkomst bieden en dat zal je bedrijf geen windeieren leggen.

april 2011 | nummer 4 | jaargang 29

26

secretarieel shared service center De afgelopen jaren is bij menige organisatie een Shared Service Center (SSC) opgezet voor ondersteunende afdelingen. Zo ook bij Accenture.

Daar draait het SSC op volle toeren. ‘En met succes’ vertelt Charlotte Wittouck.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Getting Things Done

18

Toneelspelen op kanToor Speel jij wel eens toneel?

Dan weet je dat je een werkelijkheid neerzet die er niet is.

Ook op kantoor spelen mensen soms een rol en handelen volgens een script. Maar dát spel is niet altijd bedoeld als vertier. Oppassen dus!

24

psychologie geluk is... ... een duurzame gemoedstoestand met pieken en dalen.

Geluk maakt je sterker en mooier. Geluk heb je zelf in de hand, ook op je werk; het geeft energie en activiteit.

Het lijkt zo logisch als wat, maar is het echt zo simpel?

mei 2011 | nummer 5 | jaargang 29

38

sociale neTwerken voor je werk Sociale netwerken zijn bijna niet meer weg te denken en vooral bedoeld om contacten te onderhouden en te netwerken. Alles wat je op een sociale netwerksite zet, is makkelijk vindbaar en (deels) openbaar.

Bezint dus, eer ge begint!

Vakblad voor de professionele secretaresse

Stelen van de baas

In vijf stappen van chaos naar orde

Evenementen organiseren

12

de secretaresse van de toekomst Niet alleen het secretaressevak verandert, ook de functie is aan ‘slijtage’ onderhevig; competenties moeten aan de basis worden aangepast. Dát begint bij het onderwijs. Het signalement van de secretaresse van de toekomst luidt...

14

IntegrIteIt bIj sollIcIteren Als je solliciteert op een functie heb je grote kans dat je wordt ‘nagetrokken’ en ‘doorgelicht’.

Dat kan je een ongemakkelijk gevoel geven. Toch is niet alles geoorloofd bij het screenen van sollicitanten. Er zijn grenzen en dit zijn de regels...

juni 2011 | nummer 6 | jaargang 29

32

de veranderende organIsatIe Organisaties zijn continu in beweging. Dat vraagt ook van jou en je collega’s om aanpassing. Daar staat niet iedereen om te springen. Hoe je dat managet lees je in het artikel ‘De veranderende organisatie - Vijf stijlen - vijf kleuren’.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Versterken, verdiepen, verbreden of veranderen...

Doe jij het wel eens?

Je loopbaan sturen doe je zelf!

Zelf doen of uitbesteden?

Wegen kosten en tijd tegen elkaar op?

uit onderzoek dat arbo unie onder 300 secretaressen heeft verricht, is gebleken dat ruim 53 procent het risico loopt uit te vallen vanwege stress. Daarmee is secretaresse het meest stressvolle beroep. Dat komt niet alleen door druk... druk... druk... het is vooral de combinatie gebrek aan assertiviteit en een hoge mate van perfectionisme die ‘t hem doen.

Management Support sprak met stressmanager dr. Lucas van Gerwen. Ook hij is van mening dat het niet primair de werkplek is die voor spanning zorgt en gaat daar in z’n verhaal dieper op in. Daarnaast legt hij uit hoe je de symptomen van stress herkent, wat het doet met je lichaam en hoe je daarmee om moet gaan. Als stress langere tijd aanhoudt en structureel wordt, gaat je

gezondheid eronder lijden, met alle gevolgen van dien. En er is geen manager die op een overspannen secretaresse zit te wachten.

In aanvulling op het interview met Lucas van Gerwen, beschrijft psycholoog en specialist in stressreductie Barbara Schure, een stappenplan - speciaal voor secretaressen - dat je helpt je werkstress onder controle te krijgen.

PAGinA 8

management support is vernieuwD Management Support gaat met z’n tijd mee, en is toe aan vernieuwing.

Voor je ligt nu een Management Support anno 2011: strak, zakelijk en nóg praktischer. En dat geldt niet alleen voor de buitenkant! Ook de binnenkant is langs de meetlat gelegd en waar nodig aangepast, uitgebreid of ingekort.

Over het hoe en het waarom, hoe de redactie eruitziet en wat die deze maand voor jou in petto heeft, lees je op PAGinA 3

stel je eens voor: je komt terug van vakantie en op je eerste werkdag heb je binnen twee uur je bureau met de stapels post en je inbox met 171 e-mailtjes helemaal op orde. dan hou je nóg tijd over om op je gemak koffie te drinken met je collega’s, om even bij te praten en om vakantieverhalen uit te wisselen. klinkt relaxed, toch? maar het kán wel! tenminste... ... als je volgens het Getting Things Done systeem werkt, belooft bedenker David Allen. Getting Things Done (GTD) is de meest gebruikte methode om slimmer en efficiënter de dagelijkse informatiestroom te verwerken. Van het boek met dezelfde titel zijn wereldwijd meer dan een miljoen exemplaren verkocht. Je functioneert pas efficiënt door alle klussen die niet in je agenda thuis-

horen niet te onthouden, maar ze buiten je hoofd te ‘parkeren’, is de visie van Allen.

In slechts vijf stappen hol je nooit meer achter de feiten aan.

Taco Oosterkamp introduceerde het systeem in Nederland en implementeerde het in Outlook waardoor het mogelijk is elke dag je mailbox leeg te krijgen en daarbij ook je hoofd!

PAGInA 8

management support workshop driedaagse Op 19, 20 en 21 april krijg je de kans weer eens flink aan je ontwikkeling te werken om bij te blijven op je vakgebied.

En op welk onderdeel, bepaal je helemaal zelf; je stelt het programma zo samen dat het aansluit op jouw werksituatie en op je persoonlijke leerdoelen.

Je kunt kiezen uit maar liefst 34 verschillende workshops waaronder ook dit jaar een aantal nieuwe. Het programma is zó samengesteld dat je makkelijk kunt combineren. Meer info op PAGInA 18

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 36

036-037_MSM0102_ART_2K06 36

een evenement organiseren is een leuke bijkomstigheid in je werk als secretaresse. tóch is het een vak apart waarin je van nog meer markten thuis moet zijn dan je al bent. schakel je ondersteuning in? heel slim! doe je het helemaal zelf? petje af! en wegen de kosten van uitbesteden op tegen de tijd die jij eraan kwijt bent? dit artikel helpt je het antwoord te vinden.

De keuze om de organisatie van een evenement zelf te doen of uit te besteden, hangt af van meerdere factoren. Hoe complex is jouw evenement bijvoorbeeld? Voor het afscheidsfeestje van een collega die na veertig jaar trouwe dienst (als dat anno 2011 nog voorkomt) het bedrijf verlaat, zul je je hand niet omdraaien, maar een megabijeenkomst organiseren voor belangrijke

klanten en relaties van je bedrijf, is van een andere orde. En dan nog: een evenement organiseren kost tijd... veel tijd! Heb jij daar voldoende van? Als je met een kritisch oog naar die vragen kijkt, zal het antwoord op de vraag ‘Zelf doen of uitbesteden’ niet zo moeilijk zijn. Het interview met deskundigen en collega-secretaressen doet je de ogen openen.

PAGINA 8

powersecretaresse naar groningen en eindhoven Op dit moment hebben al meer dan 1000 secretaressen de training POWER­ secretaresse! gevolgd. De belangstelling is enorm. Uitbreiding kon dan ook niet uitblijven: de training is nu ook in Eindho­ ven en Groningen te volgen. In één dag slimme technieken leren om grote hoe­ veelheden werk snel en zonder stress af te ronden... meer dan 500 woorden per minuut lezen... slimmer worden...

Het kán echt, en de kritieken liegen er niet om.

PAGINA 25

Zou het werkelijk zo zijn dat je op staande voet ontslagen kunt worden omdat je een paar suikerzakjes uit de afdelingskeuken hebt meegenomen, of wel eens een paar privékopietjes op je werk maakt? als je nou een greep uit de kas neemt of bewust fraudeert, kunnen we ons daar nog wel iets bij voorstellen, maar een gummetje, pennetje of rolletje plakband meenemen moet kunnen... toch?

Nou nee! ‘Stelen van de baas begint altijd ‘in het klein’, vertelt Richard Franken, directeur van recherchebureau Hoffmann BV. ‘En het komt veel vaker voor dan we denken, in alle geledingen en in alle beroepsgroepen. Let maar eens op wat er gebeurt in magazijnen, vlak voor een vakantieperiode; je ziet het verbruik van koffie, toiletpapier, bestek, plastic bekertjes en soep

enorm stijgen.’ Bedrijven die voor dit soort ‘delicten’ de ogen sluiten, worden op een later tijdstip met steeds ernstigere zaken geconfronteerd. En dan hebben het over échte bedrijfscriminaliteit, een probleem van een hele andere orde; die aardige, joviale collega, die de organisatie voor enkele tonnen heeft opgelicht bijvoorbeeld... Of nog erger: als het je baas is! PAGinA 8

innovaTie op heT secreTariaaT Ofwel: hoe het secretariaat digitaal gaat.

Je kunt haast geen blad openslaan, geen site meer bezoeken en geen discussieplatform meer bekijken of Het Nieuwe Werken wordt belicht. Je mailbox puilt uit met uitnodigingen voor trainingen, congressen, workshops en leergangen.

Het Nieuwe Werken is Hot! Plaats- en tijdonafhankelijk werken, ook op het secretariaat! Dat dit een enorme mentaliteitsverandering teweeg moet brengen kun je lezen op PAGinA 3

In de huidige tijd is er geen enkele baan die nog garantie geeft ‘voor het leven’. maar niet alleen organisaties veranderen, de werkende mens verandert net zo hard mee; werk is tegenwoordig méér dan geld verdienen alleen. Het draait ook om afwisseling in taken, uitdagingen, waardering. en als je toch moet werken tot je 67ste, zorg dan dat je leuk werk hebt, dat leuk blijft en bij je past!

Makkelijker gezegd dan gedaan, zul je denken. Want hoe weet ik nou of het werk dat ik nu doe bij me past? En hoe kom ik erachter of ik nog wel op de juiste plek zit?

En m’n loopbaan sturen... hoe dan?

Op deze vragen weet alleen jij het antwoord. Kijk daarbij niet alleen naar het nú, waarin andere factoren misschien belangrijker voor je zijn dan loopbaanperspectieven.

Want ook als je parttime werkt, hoeft je ontwikkeling niet stil te staan en is het verstandig om te kijken of je nog vindt in je werk wat je zoekt. Is je passie ver te zoeken, blijf dan niet zitten waar je zit maar ga voortvarend aan de slag. Houd je functie en je taken tegen het licht. Neem negatieve signalen serieus en doe er iets aan.

Hoe je dat aanpakt lees je op PAGinA 8

secretaressedIctee 2011 doe mee Taal blijft een uitdaging! Daarom organiseert Management Support - in samenwerking met Bilderberg - weer het Secretaressedictee. Vorig jaar namen maar liefst 6200 secretaressen deel aan de voorronden. Ook dit jaar staan er weer vijf pittige geluidsfragmenten online.

De samenstellers van het dictee hebben weer geen valkuil vermeden! Ga jij de uitdaging aan en mogen we jou straks (misschien) tijdens de finale begroeten?

Lees dan verder op PAGinA 23

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:56:49

service

Een misverstand zit in een klein hoekje Stemtaal / De non-verbale taal van de stem

10 11

37 14

3 4 5 5

11 26 11 26

Persoonlijke ontwikkeling Branding / Laten zien wat je waard bent 7/8 Provincie Noord-Brabant / Operatie secretaresse 2.0 9 Out of the box / Lenig denken met Disney 10 Ben jij al aan het ‘ontsecretaressen’?

11 Effectief samenwerken / Hoe overleef ik mijn baas? 10 De meerwaarde van een Talenten Motivatie Assessment 12 Netwerken / Secretaressenetwerk TU Delft 12 Het jaarverslag / Achter de cijfers van de balans 12

14 28 41 8 11 14 16 18

Psychologie Afgunst op de werkvloer Geluk is...

Van perfectionist naar optimist De kracht van mindfulness

21 18 28 12

Officemanagement Duurzaam kantoor Wat is een Secretarieel Shared Service Center?

Topdrukte? / Bel een freelance secretaresse Hoe het secretariaat digitaal gaat

3 5 6 7/8

Samenwerken De kunst van het relativeren

1/2

22

Sociale vaardigheden Doe jij het wel eens? Stelen van de baas Toneelspelen op kantoor Intimiteiten op het werk / Genieten of afzien?

5 5 7/8

8 18 8

Werk & Gezondheid Stesspreventie / Van stress naar succes Stresshantering / Stress bestrijden via ademhaling Telewerken / Wie betaalt je werkplek?

1/2 1/2 1/2

12

mindfulness & werk Mindfulness staat voor ‘leven met aandacht’. Het betekent ‘opmerkzaamheid’ en het is het tegenovergestelde van steeds maar doorrennen op de automatische piloot. Hoe heerlijk zou het zijn als we dat nou eens onder de knie kregen... op kantoor!

14

zo verkoop je jezelf De wereld die kantoor heet, verandert sneller dan je denkt.

Als je mee wilt blijven draaien, zul je moeten laten zien wat je waard bent. Met andere woorden: je zult jezelf moeten gaan verkopen. Maar dan moet je wél weten wát je verkoopt. En dát weet je als je je ‘brandt’.

juli / augustus 2011 | nummer 7/8 | jaargang 29

24

notuleren in excel Voor veel secretaressen is notuleren een tijdrovende klus, maar niet voor de secretaressen van het LUMC. Die notuleren in Excel. Zij vertellen hoe dat in z’n werk gaat en wat de voordelen zijn ten opzichte van een traditioneel verslag.

‘Hoort zegt het voort!’

Vakblad voor de professionele secretaresse

31 24

Carrière Je loopbaan sturen doe je zelf De secretaresse van de toekomst Integriteit bij solliciteren Voor jezelf beginnen Combinatie werk en mantelzorg

6 6 6 6 6

8 12 14 17 20

Relatiemanagement Goede secretaresse is geboren relatiemanager Relatiegeschenken / Wat kost het en wat levert het op?

Aannemen relatiegeschenken voer voor discussie?

Het kerstpakket 2011 / Traditie als inspiratiebron

9 9 9 9

9 12 14 17

Vergaderen en accommodaties Nederland vergadert vierkant verkeerd Zo kies je de juiste locatie Internationaal vergaderen Mindmappen op de laptop Keurmerken / De waarde van een erkenning

10 10 10 10 10

8 13 17 20 23

Management Support Event ‘11 Beursplattegrond en exposantenoverzicht

11

41

EDITIE PAGINA

14

relatiegeschenken Relatiegeschenken zijn vaak de leuke extraatjes van je werk. Neem je ze aan of toch maar niet? Krijgt de ene collega alles en de ander niets?

Hoe lossen anderen dat op?

Wij vroegen vier secretaressen naar hun ervaringen.

Over protocollen en loterijen.

september 2011 | nummer 9 | jaargang 29

28

secretaresse 2.0 Bij ‘Het Nieuwe Werken’ hoort ‘Een Nieuwe Secretaresse’.

De Provincie Noord-Brabant anticipeert daarop met een leer- en ontwikkelteam dat 18 secretaressen klaarstoomt voor de toekomst: slimmer werken en zich social media eigen maken.

31

timemanagement is...... ...kwestie van plannen. En dat lijkt een theoretische en vooral saaie bezigheid. Toch is het een onmisbare schakel tussen ‘wat en wanneer’ en tussen ‘willen en doen’. En weet je: elke minuut die je effectief aan planning besteedt, levert drie minuten tijdwinst op.

Vakblad voor de professionele secretaresse

SPECIALS

19 33 41

13

regel jij een zaaltje?

Als je regelmatig een locatieboekt, weet je dat je het niet iedereen naar de zin kunt maken. Er heeft altijd wel iemand iets te mopperen. Toch blijf je je best doen om irritaties te voorkomen. En dat gaat je lukken ook! Een stappenplan en een handige checklist!

40

Inspiratie - april en oktober Business Break - mei

lenig denken met disney Hoe ga je soepel om met vraagstukken in je werk en in je privéleven, hoe vind je ruimte voor persoonlijke groei en... hoe houd je de lol erin? Wie lenig kan denken vindt zelf de antwoorden. Rek je denkvermogen op en denk ‘out of the box’. Een plan van aanpak.

oktober 2011 | nummer 10 | jaargang 29

50

ms Office excel Je zult MS Office Excel waarschijnlijk niet zo veel gebruiken. Toch kan het in je werk een onmisbaar hulpmiddel zijn. Maar als je het een tijdje niet gebruikt, vervaagt je kennis. Probeer dus regelmatig te werken met MS Office Excel.

Hoe je dat doet? 10 Tips!

Vakblad voor de professionele secretaresse

11

effectief samenwerken Ieder mens is uniek en heeft zo z’n eigenaardigheden. Leven en laten leven is het motto.

Tóch kan een ander ons mateloos irriteren. Jammer, want samen met je collega’s kun je een geweldig team vormen. De weg naar een effectieve samenwerking begint op pagina 11.

28

november 2011 | nummer 11 | jaargang 29

cloud computing Wel de klok horen luiden maar niet weten waar de klepel hangt... het overkomt ons allemaal wel eens. Nu kun je prima uit de voeten met de gangbare Officepakketten, krijg je ineens te maken met cloud computing. Wat is het en hoe werkt het?

30

agendabeheer Jouw houvast en dat van je manager: de agenda. Prima, prachtig! De kunst is alleen er effeciënt mee om te gaan, zonder alle dagen dicht te timmeren. En zonder een manager die vrolijk zelf z’n afspraken plant. Tips & trucs voor slimmer agendabeheer.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Nederland vergadert vierkant verkeerd

Intimiteiten op het werk Genieten of afzien?

41 44 35 43 34 43

THEMA’S EDITIE PAGINA Evenementen & Zakenreizen Evenementen organiseren / Zelf doen of uitbesteden? 4 8 Feesten tussen groen en bloem 4 12 Hét bedrijfsuitje / to go or not to go!

4 14 De nieuwe zakenreiziger reist via social media 4 16 Zakenreis per trein 4 19 Het nut van een tolk 4 20 Betekent Prezi het einde van PowerPoint-presentaties? 4 22

8 12 14 30 24

1/2 3 4

5 6 7/8 9 11 12

SERVICE EDITIE PAGINA Index verschenen artikelen 2010 1/2 36 Salarisonderzoek 2011 12 9 Impressie Management Support Golf Challenge 6 24 Impressie Management Support Secretaressdictee 10 28 Impressie Management Support Event ‘11 12 22

8 12 14

Werkorganisatie In vijf stappen van chaos naar orde 3 Mag jij je eigen werkplek inrichten? / Lucky you!

3 Benedictijns timemanagement 3 Presteren is méér dan werk uitvoeren / Laat je zien!

6 Notuleren in Excel 7/8 De veranderende organisatie / Vijf kleuren, vijf stijlen 32 Timemanagement is... kwestie van plannen 9 Efficiënter notuleren 12 PERSOONLIJK Op de werkvloer Lekker fris...

Een storm aan geluid En... uitbal!

Ik wacht je wel op...

Miss Perfect Kat in ‘t nauw Gelijke monniken?

Geen klik Het Moeilijkere Werken

14

TalenTen moTivaTie assessmenT (Tma) Vraag je jezelf wel eens af of je nog wel op de juiste plek zit, of wil je weten waar je goed in bent en waar je kansen liggen? Dan is een TMA iets voor jou. De test geeft naast een beeld van je talenten ook inzicht in je valkuilen.

28

december 2011 | nummer 12 | jaargang 29

apps on The job; van angry birds ToT appie De smartphone is niet meer weg te denken uit je handtas.

Dat geldt dus ook voor de apps die erop staan. Zijn dat er inmiddels zoveel dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Kijk dan naar de selectie die wij voor je maakten.

38

ouTlook 2007: Tien gouden Tips Outlook is het informatie- en e-mailmanagementprogramma van Microsoft Office. Het helpt je je werk te plannen en te communiceren met anderen. Tien gouden tips om er nog handiger en efficiënter mee te werken.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Salarisonderzoek

Opgaande lijn ongedaan gemaakt door inflatie

Thema: Vergaderen en accommodaties

Ben jij al aan het ontsecretaressen?

Thema Relatiemanagement

Secretaressen... wakker worden!

Goede secretaresse is geboren relatiemanager of we het nu leuk vinden of niet, de scheidslijn tussen werk en privé bestaat allang niet meer. en alle suggesties dat werk ‘slechts zakelijk’ is en er dus geen intimiteit op de werkvloer zou plaatsvinden ten spijt; mensen doen hun gevoelsjasje echt niet uit als ze het kantoor binnenstappen. ‘vriendschap, liefde en erotiek zijn niet meer exclusief verbonden aan thuis, mits gewenst natuurlijk...’ ... aldus Iteke Weeda, sociologe, emeritus hoogleraar emancipatievraagstukken en auteur van het boek Intiem op het werk.

Zij deed in de jaren negentig onderzoek naar intimiteiten op de werkvloer. Anno 2011 is er niet zo heel veel veranderd. Er speelt zich volgens Weeda nog veel af achter gesloten deuren, met roddel en achterklap als gevolg, terwijl het heel gezond is

om eens openlijk te discussiëren over hoe intimiteit op het werk wordt ervaren. Lijfelijk contact op de werkvloer wordt immers vaak in verband gebracht met seksualiteit.

Maar er zijn zoveel verschillen in sfeer, belevingen, opvattingen en culturen tussen mensen, branches, organisaties en bedrijven. Dat maakt het allemaal zo complex.

En waar de grens ligt...?

PAGinA 8

salarisonderzoek 2011 staat online Wil je weten of je krijgt wat je verdient? Doe dan mee aan het Management Support - Berenschot Salarisonderzoek 2011 en kijk of de klap van de crisis nog nadendert op je salarisstrook. Vorig jaar bleek immers dat dat goed te voelen was; het salaris van secretaressen daalde met 0,3 procent. Maar met een verwachte salarisstijging van 1,7 procent bleven jullie wél positief. Of dat uitgekomen is, weten we alleen als je meedoet met het salarisonderzoek 2011.

Hoe dat werkt, lees je op PAGinA 6

elk mens wil gezien worden; of het nu de machtige directeur van een multinational is, een medewerker van de binnendienst of een klant. aandacht is een basisbehoefte. toch blijkt uit onderzoek van de consumentenbond dat organisaties nog veel winst kunnen behalen uit een goed ‘relatiemanagement’. en dat betekent meer dan visitekaartjes uitdelen en afspraken maken.

Ook jij bent als secretaresse dagelijks bezig met relatiemanagement. Je hebt immers voortdurend contact met verschillende relaties zoals klanten en leveranciers of je fungeert als schakel tussen je collega’s en je baas. Vanuit jouw positie en menselijke eigenschappen ben juist jíj in staat om verbondenheid en openheid te creëren, zowel binnen als buiten de organisatie waar je

werkt. Daarmee kun je jezelf als secretaresse onderscheiden. Je functie wordt er alleen maar leuker door; zet je voelsprieten uit, niet alleen intern, ook extern. Als secretaresse ben je bij uitstek geschikt als relatiemanager. En goed relatiemanagement ‘werkt’; oprechte aandacht maakt dat mensen zich welkom voelen. Zo wordt zelfs de grootste klager een fan.

PAGinA 9

management support event ‘11 Tijdens het Management Support Event op 10 en 11 november a.s. kun je deelnemen aan de meest populaire workshops van Management Support.

Zo kun je informatie vergaren moeiteloos combineren met kennis vergaren.

De vakbeurs is dit jaar vernieuwender dan ooit met onder andere Het Nieuwe Werken Paviljoen en het Kenniscafé.

Update jezelf en begin alvast met het bekijken van de uitgebreide informatie over de workshops op PAGinA 26

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012

036-037_MSM0102_ART_2K06 37

slaapverwekkende en eindeloze discussies, ongeïnteresseerde deelnemers, afgaande mobiele telefoons, telaatkomers en opgeblazen ego’s die zoals altijd weer hun zegje moeten doen. Hoe houd je vergaderen boeiend en nuttig? en wat kan jij daar als secretaresse aan doen?

In Nederland wordt flink vergaderd; we doen het elke dag. Het heeft zich verspreid over alle lagen van de Nederlandse bevolking. Sterker nog... als je het niet doet, is er iets mis met je. En dat vergaderen kost ons land jaarlijks zo’n 60 miljard euro aan brutoloon! Jammer van al dat geld, want zeker de helft van alle vergaderingen is niet efficient volgens Wilbert van Vree, socioloog en

vergadercoach. Toch valt er met een paar simpele spelregels heel wat te besparen als we Van Vree mogen geloven. Je kunt je bovendien afvragen of de vergaderrituelen die wij kennen nog wel nodig zijn: mededelingen, notulen... Hebben die vandaag de dag nog een functie? Maar dat is niet het enige.

Er zijn nog meer zaken die van invloed zijn op het vergaderproces.

PAGinA 8

management suppOrt secretaressedictee 2011 Op 15 september bogen de 50 finalisten van het Secretaressedictee zich over zes pittige tekstfragmenten: het finaledictee.

‘De makers van het dictee zijn er absoluut van uitgegaan dat ze te maken hebben met mensen die op hoog niveau presteren’. Met deze woorden sloeg presentator Philip Freriks de spijker op z’n kop! En natuurlijk... er konden slechts drie winnaars zijn. Toch ging niemand met lege handen naar huis.

Je leest er alles over op PAGinA 3

dat het vak van secretaresse verandert en meegaat met de tijd, is niets nieuws. niets aan de hand, in bijna alle fucties vindt wel een verschuiving plaats. maar nu waart er een nieuw woord door nederland: ‘ontsecretaressen’. betekent dat dat de secretaressefunctie straks écht exit is? misschien nog niet overal, maar de ontwikkelingen gaan razendsnel.

‘Ontsecretaressen’ betekent afscheid nemen van de oude manier van werken, niets meer en niets minder. Daar zijn we al druk mee bezig zou je kunnen zeggen. Veel zecretaressen merken nu al dat hun takenpakket verandert. Door de digitalisering is immers al veel van het klassieke secretaressewerk verdwenen. En dat proces zet zich nog wel even voort. Is dat erg? Níet als

je erop anticipeert en actie onderneemt.

Wél als je af gaat zitten wachten wat er aan werk voor jou overblijft. En dat is nou precies waar het in dit artikel over gaat. Zelf het heft in handen nemen en nadenken over je competenties, mogelijkheden en ambities. Léontine de Koning, bedenkster van het woord ‘ontsecretaressen’ heeft dat namelijk ook gedaan!

PAGinA 8

management support event ‘11 Donderdag 10 en vrijdag 11 november a.s. is hal 8 in de Jaarbeurs Utrecht weer ‘the place to be’ voor alle managementondersteuners van Nederland. Achter in deze editie vind je een zo compleet mogelijk overzicht van de standhouders die de vakbeurs ‘bevolken’. Het zijn er meer, want op het moment van het ter perse gaan van deze editie meldden zich nog steeds standhouders aan. Reken er dus maar op dat je nog voor (leuke) verrassingen komt te staan! PAGinA 41

als we al dachten dat we weer adem konden halen en dat de crisis voorbij was, mogen we nu weer met beide benen op de grond. er is geen krant of geen journaal dat niet over de economische toestand in europa gaat, en die ziet er niet rooskleurig uit. de uitkomsten uit de salarisenquête mogen dan een stijgende lijn in de beloningen laten zien. of de broekriem losser kan is nog maar de vraag.

De salarisenquête van vorig jaar liet zien dat de respondenten behoorlijk wat last hadden van de crisis. Dit jaar is dat anders; de secretaressesalarissen lieten het afgelopen jaar een stijging van 1,7 procent zien. Voor 2012 verwachten jullie zelfs een stijging van circa 1,8 procent. Echter... nu op dit moment de discussies over onder andere Griekenland en Italië op volle toeren draai-

en, mag je rekening houden met een ander perspectief. Als de looneis van de FNV in 2010 (2 procent loonstijging) volgend jaar weer wordt neergelegd en het CBP een inflatie van 2 procent verwacht, zullen jullie er effectief niet op vooruit gaan. Hoe dan ook.

Dit artikel geeft je in ieder geval voldoende handvatten om met je leidinggevende over je salaris in gesprek te gaan. PAGinA 9

programma managemenT supporT opleidingen 2012 Of je het nu wilt of niet: Het Nieuwe Werken heeft veel invloed op je werk en je positie als managementondersteuner.

Hoe sta jij daarin? Zie je kansen of zie je beren op de weg? Bij Management Support staat een team van ervaren trainers klaar die je vertellen hoe jíj het verschil kunt maken. En niet alleen in je nieuwe rol of functie; ook al je andere taakgebieden komen in het opleidingenprogramma aan bod. De brochure 2012 is uit, dubbeldik en bijgesloten bij deze editie.

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 37

26-01-2012 10:56:55

KLANTVRIENDELIJKHEID

colofon

Kaas

Management Support Magazine is al achtentwintig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management­ assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecreta­ resse. Het is een uitgave van Kluwer bv.

Een paar weken geleden was ik voor zaken in Amsterdam. Dit combineerde ik met een middag struinen door de stad samen met mijn vrouw: ’s avonds een heerlijk diner en daarna een rustige nacht in een hotel. Hoe goed kan een mens het hebben? Beter.

Overdag liepen we namelijk in de Jordaan en troffen we Kaashuis Tromp aan. Ik werd naar binnen getrokken door de fijne geur, de open uitstraling en een verbluffende kazencollectie. Er stond een uitermate enthousiaste verkoopster: betrokken, kundig en bezeten van kaas. Ze vroeg of ze ons kon helpen en ik maakte haar snel duidelijk dat ik niets kwam kopen omdat ik nog even in Amsterdam bleef en de kaas niet koud kon leggen, maar dat ik wel onder de indruk was van de zaak. Het maakte haar geen donder uit. Ze toverde allerlei heerlijke kazen tevoorschijn die bij rode port paste. Kazen die prima als dessert dienden. Kazen voor op het brood, kazen voor in de pasta en kazen voor tussendoor. Vijfentwintig minuten later verlieten we de zaak. Zonder kaas maar met een verpletterende indruk. Geholpen terwijl we niet geholpen hoefden te worden. Overtroffen verwachtingen. Besmet met het kaasvirus. Klantgerichtheid tot in de puntjes. Geen wassen neus van een iets te gladde verkoper met eigenbelang, geen fopspeen van een marketeer die me tijdens mijn avondeten lastigvalt met vervelende aanbiedingen, zo mijn avondeten verpest en dan nog het lef heeft me ‘een fijne avond’ te wensen. Geen secretaresse die me uit alle macht weigert door te verbinden met haar directeur, alleen maar omdat ik het wachtwoord niet heb. Ja dames (en zeldzame heer), hier ligt een behoorlijke uitdaging. Jullie worden nogal eens ervaren als een lastig te nemen horde, een obstakel, een onneembare vesting, een stok voor de deur. Dienstbaar voor je leidinggevende, duidelijk, direct en soms een tikkeltje bot voor de externe relatie. Terwijl jullie allemaal zulke aardige, hardwerkende, lieve en hulpverlenende mensen zijn. De vraag is: kan het anders? (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Redactie Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@kluwer.nl Vera Bot - vbot@kluwer.nl Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 07/46 66 17 Fax : (0172) 42 28 04 Aan dit nummer werkten mee Micha Aarts, Niels van Aken, Maarten van Buuren, Gertjan Groen, Marianne Kalkman, Bouke van Kleef, Ellen Kleinlangevelsloo, Huub van Mackelenbergh, Leonore Pulleman, Marian Vullers, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Senefelder Misset, Doetinchem Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@kluwer.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (0172) 46 63 89 sbosker@kluwer.nl Irene Verhulst Telefoon: (0172) 46 64 78 iverhulst@kluwer.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990’ Abonnementen Jaarabonnement € 89,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen ­kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd bij Kluwer, Customer ­Contact Center, Postbus 23, 7400 GA Deventer. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd.

Met vragen kunt u terecht op www.kluwer.nl/klantenservice Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar.

Meer informatie: www.managementsupport.nl/digitaal Informatie over abonnementen Kluwer legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de ­(abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door ­Kluwer, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. ­Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons ­opnemen. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene ­leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl.

Verzending en facturering Kluwer bv.

Partners Adecco Top Secretaries, Bilderberg Hotels & Restaurants, ­Conferentiecentrum Woudschoten, KLM CityJet, KPN, Leitz, Tintelingen en VCK Travel.

Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever openbaar worden gemaakt of verveelvuldigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn van toepassing de Standaard- publicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland bv, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam onder nummer 5/2000; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, ­aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 38

038-038_MSM0102_WGZ-COL 38

FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-01-2012 10:58:04

Reizen is een belevenis op zich

Hoe je de bestemming bereikt, is minstens zo belangr캐k als de plek waar je naar toe gaat.

KLM doet er alles aan om uw reis tot een b캐zondere ervaring te maken, van het moment dat u uw ticket boekt tot het moment dat u aankomt.

WWW.KLM.NL

KLM2-010_01 Kickoff JOI NL 002-040_MSM0102_ADV 39210x297.indd 1

10-01-12 11:37 26-01-2012 09:21:53

“Hiep hiep hoera!”

Zakelijk hoeft niet onpersoonlijk te zijn.

Bij Bilderberg werken mensen met passie voor gastvrijheid. Ons motto is “een genietende gast is de kroon op ons werk”.

Daarom verdient elke gast mijn voorkeursbehandeling. Dat vind ik belangrijk. Verder kijken dan uw vergadering lang is.

Als Maître B’ voel ik precies aan welke attenties het verschil kunnen maken bij een meeting. Bijvoorbeeld bij de verjaardag van één van de gasten. Zo is er zelfs in de meest formele setting ruimte voor een persoonlijk accent.

Frank van Wijk, Maître B’ bij Bilderberg.

Maak vast kennis met uw Maître B’ op www.bilderberg.nl/business

18800064 Adv Business Verjaardag 210x297.indd 1 002-040_MSM0102_ADV 40

07-11-11 15:21 26-01-2012 09:21:55