Management Support Magazine

18

het veilig beheren van de afdelingskas Het geldkistje van de afdeling met bijbehorend kasboekje, achterhaald of ouderwets?

Nee dus. Het beheer ligt meestal bij de secretaresse van de afdeling. Best een ­lastige klus. En onderschat ook de verantwoordelijkheid

20

improviseren laat los die planning We doen het allemaal: plannen.

Dat geeft ons houvast, duidelijkheid en structuur zodat ­iedereen weet waar hij aan toe is. Maar plannen gaat ook ten koste van de flexibiliteit.

Improviseer eens een keer, dat heeft ook zo z’n voordelen.

maart 2012 | nummer 3 | jaargang 30

31

appladder: overzicht van handige apps Apps zijn helemaal van deze tijd. Intussen zijn er zoveel dat je door de bomen het bos niet meer ziet. En welke zijn nou relevant voor je werk? Daarom in de appladder handige apps waar je in je werk direct mee aan de slag kunt.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Het boeken van accommodaties Voetangels en klemmen

Nagenoeg alle (vergader)accommodaties bieden verblijf en catering aan voor een mooie prijs: all in. Maar boek je er tijdens de meeting een flipover bij of bestel je na afloop van het verblijf tijdens de afsluitingsborrel nog een bittergarnituur, dan kan het zijn dat je je een hoedje schrikt als de rekening op je bureau valt. Je had toch zo’n mooi arrangement afgesloten?

Onthoud één ding: elke locatie geeft een eigen invulling aan een arrangement.

Bij de een zijn beamer, whiteboard, flipover en audio-apparatuur inbegrepen, bij de ander moet voor elk apparaat extra worden bijbetaald. Belangrijk is dan ook dat je als boek(st)er goed beslagen ten ijs komt en niet de fout maakt door te denken ‘dat zien we dan ter plekke wel’.

001-001_MSM03_CVR.indd 1

Realiseer je dat iedere accommodatieaanbieder een eigen boekingsproces heeft, maar geen enkele accommodatie probeert je een poot uit te draaien. Tenminste... daar mag je wel van uitgaan. Toch is het verstandig om de algemene voorwaarden en de kleine lettertjes te lezen. Wij spraken verschillende aanbieders en vroegen naar de voetangels en klemmen. PAGina 8

Management support workshopdagen 2012 Op 24, 25 en 26 april vinden in Utrecht weer de Management Support Workshopdagen plaats. Grote voordeel van deze dagen is dat je zelf het programma samenstelt zodat het aansluit op jouw werksituatie en je persoonlijke leerdoelen. Vergroot je vakbekwaamheid en maak een keuze uit de 29 workshops waaronder acht nieuwe. Het complete programma staat op www.managementsupport.nl/workshops.

Een voorproefje vind je op PAGina 23

23-02-12 15:07

Hé! Waar vergader jij?

Bij óns heb je volop keuze…

Met bijna 40 hotels in Nederland - van economy tot luxe - en ruim 4000 hotels wereldwijd.

All inclusive vergaderarrangementen of oplossingen op maat, jij bepaalt.

Accor Hotels Alles om elke meeting succesvol te laten zijn.

Meer weten? Boeken? accorhotels.com/meetings 020 - 41.202.41

002-040_MSM03_ADV.indd 2 ACCOR_ADV_MEETINGS_A4_V4.indd 1

23-02-12 12:56 15:10 14-02-12

inhoud VOORJAAR De krokussen, narcissen en hyacinten steken hun gekleurde kopjes weer boven de grond uit, de dagen lengen. Het voorjaar begint. Laat de zon maar komen. Na een korte opleving van Koning Winter die zich gretig stortte op treinwissels, sloten en vaarten en voor een heuse elfstedenkoorts zorgde, is het wat ons betreft wel weer klaar. Hoewel... misschien wachten ons nog wel een paar winterse naweeën. Het blijft tenslotte Nederland. In dit uit de klei getrokken landje is het immers maar afwachten wat de seizoenen brengen.

Hitte in het vroege voorjaar, sneeuw in de herfst, herfststormen in de zomer... het kan allemaal. 2011 bewees het: niets zo veranderlijk als het weer. Wél een dankbaar onderwerp trouwens voor praatjes in de lift: collega’s die verhalen uitwisselen over het krabben van autoruiten, de slotontdooier die (lekker praktisch) in de auto lag en glijpartijen op bevroren perrons en treeplanken.

Maar wij - de redactie - wachten met smart op warmere temperaturen.

In dit nummer daarom alvast aandacht voor een tot de verbeelding sprekende locatie voor bijzondere gelegenheden: de Floriade. Deze Wereld Tuinbouw Expo wordt slechts één keer in de tien jaar georganiseerd. In 2002 was de Haarlemmermeer de ‘place to be’. Dit jaar vindt deze mega tentoonstelling plaats in Venlo en is absoluut het bezoeken waard. Vooral als je op zoek bent naar een originele plek voor een evenement. Op 5 april gaan ‘de deuren’ open. Zie pagina 11.

En ben je van plan te boeken voor een vergadering, bedrijfsuitje of ander evenement? Hoed je dan bij het tekenen van de overeenkomst voor de addertjes onder het gras, ofwel: lees de kleine lettertjes. Maar voordat je je handtekening zet: tegenwoordig kun je onderhandelen over (bijna) alles.

Sommige locaties bieden arrangementen aan, bij andere kun je bouwstenen stapelen en zo je eigen arrangement samenstellen. Jacqueline Mahieu bezocht enkele accommodaties en liet haar vertellen waar je op moet letten (pagina 8). En hoe benader jij vervolgens de genodigden? Als je van plan bent dat digitaal te doen is het artikel van Michiel Heemskerk een ware eye-opener.

Hij weet alles van de online tools die je daarbij kunt gebruiken. Zéker als het om een uitnodiging aan externen gaat. Naast Outlook - dat daar overigens (nog) niet perfect in voorziet - blijken er genoeg (andere) oplossingen te zijn, en die zijn nog gratis ook. Het artikel begint op pagina 32. Verder onder andere aandacht voor het enneagram. We starten met een vierdelige serie over dit populaire persoonlijkheidsmodel. De komende maanden legt Roos Woltering uit wat het inhoudt en hoe je het kunt gebruiken om inzicht in je collega’s te krijgen en (vooral) in jezelf. En ook niet onbelangrijk: wat je valkuilen zijn. Als dat duidelijk is, weet je ook waarom je de dingen doet zoals je ze doet. Dat weten wij ook... jawel! De redactie: Vera Bot en Mieke Bloemheuvel

PRAKTISCH 4

Signaal

18 Financiële zaken Het veilig beheren van de afdelingskas 20 Improviseren Laat los die planning 24 Taalkwesties Begrijpelijke brieven schrijven 26 Spelling- en Taaltips Help! Taal leeft!

27 Vreemdetalentips Skypevergaderen over de grens 28 Softwaretips Windows 7 is een raspaardje 29 Werk & Recht Documenten oneindig lang bewaren?

30 Social media ‘We moeten iets met social media’ 29 Werk & Recht Documenten oneindig lang bewaren?

31 Informatiemanagement Appladder 32 Plannen & organiseren Digitaal vergaderverzoek aan externen 35 Digitale veiligheid Social engineering

PROFESSIONEEL 8

Het boeken van accommodaties Voetangels en klemmen

11 Floriade 2012 14 Hoe vergaderen weer leuk wordt

PERSOONLIJK 16 Het enneagram (1) Zelfkennis leidt tot zelfinzicht 36 Op de werkvloer

SERVICE 22 Community 37 Productnieuws 38 Column Huub van Mackelenbergh 38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

003-003_MSM03_INH.indd 3

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 3

24-02-12 08:23

signaal

Zelfroosteren in zwang Steeds meer organisaties gaan aan de slag met zelfroosteren. Dat heeft alles te maken met Het Nieuwe Werken. Bij ‘zelfroosteren’ stellen werknemers in overleg met collega’s de roosters vast. Daardoor krijgen zij meer zeggenschap over hun werktijden zodat werk en privé beter te combineren zijn.

En dat geldt niet alleen voor ‘kantoorwerkers’; ook verpleegkundigen en verzorgenden zouden op die manier kunnen profiteren van Het Nieuwe Werken. En als het aan regeringspartij CDA en oppositiepartij GroenLinks ligt, krijgt iedere werknemer vanaf 2013 het recht op flexibele arbeidstijden. ‘Een goede zaak, mits opgenomen in de cao’, zegt Abvakabo FNV. <

Schoevers... niet alleen opleidingen De geschiedenis van Schoevers begon reeds in 1913. Dat betekent dat dit gerenommeerde instituut volgend jaar 100 jaar bestaat! En wie Schoevers zegt, denkt waarschijnlijk meteen aan een secretariële opleiding. Toch kun je sinds jaar en dag bij Schoevers ook terecht als je op zoek bent naar een (nieuwe) baan.

Schoevers bemiddelt managementondersteunend personeel op de vakgebieden secretarieel, HR, marketing, communicatie, facilitair, sales en juridisch. Shop je nog even verder op de website dan zie je dat je bij Schoevers ook je Ervaringscertificaat kunt halen, (incompany) trainingen kunt volgen en secretariaatsadvies kunt krijgen. Zie www.schoevers.nl. <

Renovatie hotelkamers Woudschoten gereed De renovatie en upgrading van 53 hotelkamers bij Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum is Zeist is een feit. De kamers hebben een sfeervolle en moderne uitstraling gekregen. De wittinten in combinatie met bruin, zilver en chroom zorgen voor een warme uitstraling. Doordat het groen van de natuur op elke kamer naar binnen komt, voelt de gast zich ‘logé’ op een prachtig landgoed midden in de bossen. Zie ook het artikel op pagina 8. <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 4

004-007_MSM03_SIG.indd 4

Bang voor de grote boze wolf?

Niet doen!

Werknemers die gestresst raken door het optreden van hun baas, gaan de directe confrontatie met hem/haar meestal zoveel mogelijk uit de weg, terwijl dat voor het emotioneel welzijn van de ondergeschikte wél de beste oplossing is. Bang voor de grote boze wolf? Niet doen, slecht voor je emotionele welzijn, is de conclusie van een onderzoek van wetenschappers aan de University of Haifa. ‘Er zijn verschillende strategieën om met een bullebak van een baas om te gaan, maar de directe confrontatie, waarbij de meerdere rechtstreeks op zijn manier van communiceren wordt aangesproken, blijkt het minst vaak gehanteerd te worden, terwijl dat wel het beste is, aldus onderzoeksleider Dana Yagil. Liever zoekt men steun bij collega’s, maar ook dat leidt vaak tot negatieve emoties, terwijl uit het onderzoek blijkt dat een rechtstreekse confrontatie met ‘de boze wolf’ meestal wél tot positieve emoties leidt. De onderzoekers wijzen er verder op dat een manager alert zou moeten zijn op werknemers die ontwijkend gedrag vertonen. ‘Dat zou een signaal kunnen zijn dat de medewerkers problemen hebben met zijn gedrag’, voert Yagil aan. <

Over de grens Een op de tien Nederlanders die op zoek is naar een nieuwe baan, vindt deze het liefst in het buitenland. België, Duitsland en de VS zijn favoriet. Vooral hoger opgeleiden, jongeren en ouderen willen weg. Opvallend is het relatief hoge aantal 40-plussers met uitgebreide (management)ervaring die hun heil in het buitenland zoeken. ‘De reden dat ouderen het over de grens zoeken, blijkt deels te maken te hebben met het feit dat zij onvoldoende mogelijkheden krijgen in eigen land’, zegt Jan-Peter Cruiming van Jobbird.com die het onderzoek uitvoerde. Oudere ‘slachtoffers’ van de huidige reorganisatiegolf hebben niet de indruk dat zij een goede nieuwe plek kunnen vinden. Daarmee laat Nederland waardevol potentieel lopen. Aan de andere kant wenst een relatief grote groep juist uit ergernis Nederland te verruilen. Het gaat hier om hoog opgeleiden met een goede baan, die dus geen economische noodzaak hebben om te vertrekken. In beloning, waardering en bewegingsvrijheid zien zij elders meer mogelijkheden. Dit is de echte braindrain die dreigt. Niet een handjevol topwetenschappers, maar een substantieel aantal managers en professionals die het hart en brein van elk personeelsbestand vormen. Dat dit risico tot beleidsmakers en werkgevers ‘moge’ doordringen! <

Zo belandt je cv in de prullenbak Vraag jij je ook wel eens af of jouw cv in een zwart gat terechtgekomen is? Krijg je nooit antwoord op sollicitaties? Dan is de kans groot dat je cv niet door een eerste controleronde is gekomen. Niet omdat iemand vond dat je niet aan de vereisten voldoet, wel omdat je niet door het applicant-tracking systeem (automatische controle) bent geraakt. Zo’n 50 procent van de gescande cv’s doorstaat deze eerste screening niet. Dat komt omdat de software niet de vereiste sleutelwoorden in de cv terugvindt. Hoewel deze applicant-tracking systemen allesbehalve waterdicht zijn, worden ze vanwege bezuinigingen op HR-medewerkers wel steeds populairder. Nice to know: van de 1000 mensen die tegen een vacature op internet aanlopen, beginnen er 200 aan het sollicitatieproces. Daarvan komen er 100 door het applicant-tracking systeem, waarvan er uiteindelijk - na een handmatige selectie door een recruiter - 25 nader worden bestudeerd. 4 à 6 van deze 25 kandidaten krijgen een uitnodiging voor een gesprek dat uiteindelijk 1 tot 3 ‘finalisten’ oplevert. In 80 procent van de gevallen accepteert de laatst overblijvende kandidaat het gedane aanbod. (Bron: express.be)<

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:34

signaal

Geen maagden en geen schorpioenen Een Chinees bedrijf dat cursussen Engels aanbiedt, wil geen mensen aannemen met de sterrenbeelden Schorpioen en Maagd.

Steenbokken, Vissen en Weegschalen daarentegen zijn wel welkom. Dat viel te lezen in de Chinese krant Chutian Metropolis Daily.

Schorpioenen en Maagden zouden te humeurig en te kritisch zijn en veel met collega’s ruziën. Het is overigens niet de eerste keer dat een Chinees bedrijf discrimineert op basis van sterrenbeeld. Zo werd een studente eerder afgewezen voor een baan bij een huwelijksbureau omdat zij een Kreeft is. Watermannen en Schorpioenen zouden voor die baan geschikter zijn. En ergo: in 2004 ontstond controverse rond een andere ongewone eis. Vrouwen die als ambtenaar bij de provincie Hunan solliciteerden, dienden wel over een paar symmetrische borsten te beschikken. (Bron: NUzakelijk) <

‘Deeltijd’-AOW Ouderen die na de AOW-leeftijd meer in deeltijd willen doorwerken, kunnen straks hun AOW-uitkering naar beneden bijstellen om extra staatspensioen voor later op te bouwen. De Tweede Kamer nam daartoe onlangs een voorstel van VVD-politica Helma Lodders aan.

Met het verhogen van de pensioenleeftijd krijgen mensen meer keuzevrijheid over wanneer ze AOW opnemen. Minister Henk Kamp (Sociale Zaken) hoopt zo langer doorwerken aantrekkelijker te maken. Elk jaar dat iemand zijn AOW later laat ingaan dan de penioengerechtigde leeftijd, betekent 6,5 procent extra staatspensioen, met een maximum van vijf jaar. Kamp heeft echter wel geregeld dat wanneer blijkt dat ouderen het in deeltijd doorwerken toch te zwaar vinden, zij alsnog ‘terug’ kunnen en meer AOW kunnen opnemen.

Maar omgekeerd moet ook kunnen, meent Lodders: ouderen die juist meer willen werken, moeten de AOW-uitkering ook kunnen aanpassen. <

Aanhoudend slaap­tekort doet hersenen krimpen Neurobioloog Peter Meerlo en collega Arianne Novati hebben onderzoek gedaan naar de schadelijke gevolgen van slaaptekort op de hersenen. Ze kwamen tot de conclusie dat de hippocampus - van fundamenteel belang bij leerprocessen, geheugen en emoties krimpt bij een chronisch slaaptekort. De twee neurobiologen onderzochten een maand lang de hersenen van laboratoriumratten die in plaats van hun normale 10 uur slaap, nu slechts 4 uur per nacht sliepen. Resultaat? Veranderingen in de hersenstructuur. Uit eerder onderzoek was al gebleken dat een week slaaptekort al ernstige gevolgen heeft voor een rattenbrein. Zo werd het serotoninesysteem, dat stress en emoties stuurt, ontregeld en de gevoeligheid voor de neurotransmitter serotonine nam aanzienlijk af.

‘Bij ratten die een maand lang te weinig hebben geslapen, zien we het hersengebied dat betrokken is bij leerprocessen, geheugen en emoties ongeveer 10 procent kleiner worden. De hippocampus blijkt dus heel gevoelig voor verstoringen zoals slaaptekort’, verklaart Meerlo.

Depressie Een verkleinde hippocampus beïnvloedt niet alleen de leerprestaties, maar ook de gemoedstoestand. ‘Ook bij depressieve patiënten is een verkleining van de hippocampus en een ontregeld serotoninesysteem te meten. Deze resultaten bevestigen dan ook dat slaapproblemen niet alleen tot de symptomen van depressie behoren, maar ook de oorzaak kunnen zijn’, aldus de neurobiologen.

Omkeerbaar?

De vraag of de krimp omkeerbaar is, blijft voorlopig onbeantwoord.

‘Dat is een van de belangrijkste items in ons vervolgonderzoek. We weten alleen dat er een krimp is, maar het mechanisme is nog onduidelijk. Misschien sterven de hersencellen af of vermindert de aanmaak van nieuwe cellen, maar de aanwezige cellen kunnen ook gewoon afnemen in volume’, besluit Meerlo. <

NIEUW: online tool voor accommodaties Management Support heeft per januari 2012 een nieuwe tool voor secretaressen: Management Support Accommodaties. Dit is een online zoek- en boekingsportaal voor accommodaties in samenwerking met het bekende Meetings.nl. Ben je dus op zoek naar een geschikte locatie voor een zakelijke bijeenkomst, dan kun je op de website zelf zoeken in de locatiegids of gratis een aanvraag plaatsen. Binnen de door jou opgegeven tijd ontvang je dan passende en verrassende aanbiedingen van accommodaties in heel Nederland.

Dit alles is kosteloos en vrijblijvend. Laat locaties jou vinden, en regel het dus in drie snelle stappen: locatieaanvraag plaatsen, aanbiedingen ontvangen en meeting boeken! Je vindt de tool onder managementsupport.nl/accommodaties.

Bellen kan natuurlijk ook: (055) 576 96 92. <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

004-007_MSM03_SIG.indd 5

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 5

24-02-12 08:34

signaal

Ongezonde leefstijl reden voor ontslag?

Een ongezonde leefstijl mag reden zijn voor ontslag. Dat zegt tenminste 40 procent van de MKB-werkgevers in een onderzoek in opdracht van Zilveren Kruis Achmea. Werkgevers vinden ook dat zij werknemers mogen aanspreken op een ongezonde leefstijl.

Meer dan de helft van de werkgevers laat in het onderzoek weten dat hun werknemers steeds ongezonder gaan leven. Veel bedrijven maken zich daarom zorgen om het langer doorwerken van hun oudere werknemers. Met een actief gezondheidsbeleid willen de werkgevers helpen de gezondheid van hun werknemers te verbeteren. Bijvoorbeeld door middel van anti-rookprogramma’s en kortingen op sportabonnementen.

(Bron: DeOndernemer) <

Zenuwachtige vrouw solliciteert beter Dat concludeert Justin Feeney, doctoraal kandidaat aan de University of Western Ontario. Feeney en twee collega-onderzoekers inventariseerden hoe zenuwachtig kandidaten waren voorafgaand aan een sollicitatiegesprek. Daarna bekeken ze hoe de gesprekken verliepen. Vrouwen gaven vaker toe zenuwachtig te zijn. Zij namen vervolgens stappen, zoals het lezen van boeken over sollicitatiegesprekken, het zoeken van positieve bevestiging door vrienden en het oefenen van gesprekken. ‘Hierdoor gingen ze het gesprek met meer zelfvertrouwen in’, zegt Feeney in de Kansas City Star. Mannen ontkenden hun zenuwen en maakten er grappen over met vrienden, maar deden het slechter in het gesprek. (Bron: Intermediair)<

Einde aan verlof­ hoofdbrekens Met ingang van 1 januari 2012 is de regelgeving over het opbouwen van vakantiedagen gewijzigd. Naast het feit dat zieke werknemers nu hetzelfde wettelijk minimum aantal vakantiedagen opbouwen dan hun ‘gezonde’ collega’s, krijgen we nu ook te maken met de verdeling wettelijke en bovenwettelijke vakantieuren. Reken jij dan maar eens uit hoeveel vakantieuren iemand opbouwt die op 03-02 in dienst komt, een halfjaarcontract heeft en 24 uur per week werkt. En wat zijn dan de wettelijke en bovenwettelijke vakantieuren? Het antwoord komt van De Verlofberekenaar 2012 van Easy Template. Download (tijdelijk gratis) de laatste versie via www.verlofregistratie.info.<

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 6

004-007_MSM03_SIG.indd 6

Bureauplant van het Jaar 2011 De luchtzuiverende vingerplant is de Bureauplant van het Jaar 2011. Een jury met vertegenwoordigers uit wetenschap en praktijk boog zich over een selectie planten om er één uit te roepen tot Bureauplant van het Jaar. De vingerplant volgt daarmee de Flamingoplant (2010) op. De Vingerplant (Fatsia japonica) dankt haar Nederlandse naam aan het handvormig blad met zeven tot elf ‘groene vingers’. Deskundigen, onder meer afkomstig van Fytagoras Plant Science, het Nationaal Gezondheidsinstituut en Praktijkonderzoek Plant en Omgeving, nomineerden drie luchtzuiverende planten: de Vriesea, de graslelie (Chlorophytum) en de vingerplant (Fatsia japonica). De planten werden twee maanden getest op bureaus in het midden- en kleinbedrijf evenals op thuiswerkplekken. Bij de plantentesters was de vingerplant met z’n frisse, groene kleur en mooie glanzende bladeren veruit favoriet. Én... ook niet onbelangrijk: hij blijft lang mooi! <

Nederland Twitterland Nederlanders zijn ‘s werelds actiefste twitteraars, zo blijkt uit een onderzoek van het Franse onderzoeks- en adviesbureau Semiocast. Bij 33 procent van de Nederlandse accounts werd in de periode tussen 1 september en 30 november tenminste één nieuwe tweet geplaatst. Hiermee voert Nederland de ranglijst aan van landen in de wereld met het hoogste aantal actieve twittergebruikers. Japan en Spanje volgen op gepaste afstand.

Ook als alleen naar activiteit gekeken wordt (dus geen tweets gepost, maar bijvoorbeeld wel aanpassingen aan de account gedaan - een nieuwe foto geplaatst bijvoorbeeld) voert Nederland de ranglijst aan. Wordt gekeken naar het absolute aantal twitteraccounts, dan steekt de VS er met kop en schouders bovenuit (ruim 107 miljoen accounts).

Het wereldwijde twittergemiddelde ligt op 27 procent. Voor het onderzoek analyseerde het bedrijf maar liefst 383 miljoen twitterprofielen (die voor 1-1-2012 waren aangemaakt).Alle beschikbare bronnen en analysemogelijkheden werden benut om te bepalen aan welk land een account toegeschreven mocht worden. Naast de openlijk beschikbare info in de gebruikersprofielen werd onder andere gebruikgemaakt van tijdzones, en in sommige gevallen ook van gps-coördinaten.

(Bron: congreswereld.com) <

Jonge werknemer kiest liever zelf pensioenfonds Twee derde van de jonge werknemers wil zelf zijn pensioenfonds kiezen. Dan zou bijna de helft van de ondervraagden overstappen naar een ander pensioenfonds. 67 procent van de jonge werknemers vindt een verplicht pensioenfonds vreemd in een tijd waarin je wel zelf een zorgverzekering of hypotheek kan kiezen. Dit blijkt uit een onderzoek van het tv-programma Debat op 2 van KRO/NCRV onder ruim 1000 werknemers van 21 tot 40 jaar.

Bijna de helft van de ondervraagden meent dat de huidige problemen bij de pensioenfondsen bewijzen dat mensen beter zelf hun pensioen kunnen opbouwen. Zes op de tien werknemers tot 40 jaar maken zich zorgen over hun pensioen. Zij zouden het liefst nu reeds (een deel) uitgekeerd willen krijgen. De meesten zouden dat dan op een spaarrekening ‘parkeren’. De meeste jonge werknemers weten overigens niet hoeveel premie zij betalen; slechts 8 procent van de ondervraagden weet dat iemand bij een vijfdaagse werkweek één dag in de week voor zijn pensioen werkt. Ruim de helft denkt dat 5 tot 10 procent van het loon naar het pensioenfonds gaat. <

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:34

signaal

Gebruikt of misbruikt Veel mensen willen (altijd) aardig gevonden worden en zijn bang dat ‘nee’ zeggen betekent dat ze onaardig gevonden worden. Maar: mensen die bijna standaard instemmen met datgene wat een ander van hen vraagt, lopen een reëel risico om ‘ge(mis)bruikt’ te worden.

Herken je jezelf hierin? Neem de uitdaging aan en investeer in jezelf.

Assertief gedrag levert je het volgende op: •• Je hebt meer zelfvertrouwen; je hebt een groter zelfrespect en je waardeert jezelf meer.

•• Je hebt een grotere eigen verantwoordelijkheid; je neemt verantwoordelijkheid op basis van je eigen wensen, meningen, gedachten en gedrag. Je geeft de ander niet de schuld en je verontschuldigt jezelf ook niet.

•• Je hebt een grotere zelfbeheersing.

•• Je creëert een grotere kans op ‘win-winsituaties’; je maakt goed gebruik van ieders vaardigheden, meningen en ideeën.

•• Je creëert prettige werkrelaties; mensen werken graag met collega’s die duidelijk zijn over wat ze wel en niet willen, en dat uiteraard op een assertieve manier kenbaar maken. <

Deeltijdvegetariër op de werkvloer Vlees staat bij veel Nederlanders niet meer elke dag op tafel. Meer dan de helft kiest minimaal één dag per week bewust voor een vegetarische optie. Deze tendens zet zich ook door in bedrijfsrestaurants. Vlees boet in aan populariteit. Vis wordt daarentegen vaker gekozen. Dat blijkt uit onderzoek van Eurest, gehouden onder ruim 400 gasten in Nederlandse bedrijfsrestaurants. Maar liefst 57 procent van de respondenten geeft aan één of meerderekeren per week bewust geen vlees of vis te eten. Vooral vlees wordt minder populair. Deze zogenaamde deeltijdvegetariërs kiezen dan voor een vegetarisch alternatief. De meest gehoorde reden om minimaal één dag per week vegetarisch te eten is dat de ondervraagden vinden dat dit beter past in een gezond en gevarieerd menu (40 procent). Een kleine groep eet vegetarisch vanwege gezondheidsredenen (17 procent). Opvallend is dat dierenwelzijn of milieuoverwegingen hierin een minder belangrijke rol spelen. Slechts 10 procent van de respondenten geeft aan dat dit voor hen de belangrijkste redenen zijn om te kiezen voor vegetarische opties. (Bron: managersonline.nl) <

Ultieme vrijheid op de werkvloer hoeft niet zo nodig Ruim driekwart van de Nederlandse werknemers wordt intensiever gecontroleerd door hun managers dan hen lief is. 40 procent voelt zich zelfs voortdurend op de vingers gekeken.

Iets minder dan een kwart is best blij met die controle. Ouderwetse praktijken... of niet?

Vacaturebank Jobbird.com inventariseerde onder 20.000 ingeschrevenen voor een nieuwe functie hun ervaringen met controle op de werkvloer. 40 procent wordt naar eigen zeggen niet al te streng gecontroleerd, maar geeft wel aan wat meer vrijheid te willen terwijl 22 procent zegt juist blij te zijn met controle door de leidinggevende. Al was het alleen maar om de kwaliteit van het werk te waarborgen.

Anders dan vacaturereteksten doen geloven (zelfstandigheid en een open bedrijfscultuur), gaat het er op de Nederlandse werkvloer wat dat betreft nog behoorlijk ouderwets aan toe.

Als dan blijkt dat 22 procent wél blij is met controle van de baas, zit blijkbaar nog niet iedereen te wachten op de ‘ultieme vrijheid op de werkvloer’. <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

004-007_MSM03_SIG.indd 7

Handige links Brother introduceerde onlangs de ­Brother Label App voor facebook ­waarmee je je foto’s online kunt labelen en delen met vrienden op Facebook.

Je vindt de applicatie via www.facebook.com/BrotherNL. < Energie besparen kan op veel manieren.

Slim inkopen is er een van. En daarmee bewijs je niet alleen de natuur een dienst.

En als je dan ook de alledaagse dingen nét even anders doet, bereik je meer dan je denkt. Zie www.hier.nu. < Heb je een kinderwens maar ben je bang dat de omgeving waarin je werkt een ­gezonde zwangerschap in de weg staat?

Moet je eerst eens kijken op www.zwangerwijzer.nl. < Wie genoeg heeft van lange reistijden van en naar het werk en de files al ­helemaal kan missen als kiespijn, kijkt voor een alternatief op www.baanindebuurt.nl < Je wilt draadloos internetten maar wel veilig natuurlijk. Dan is de eerste stap een bezoekje aan www.allesoverdraadloosinternet.nl. < Je kunt je het nu misschien nog niet voorstellen... maar stel dat de temperatuur komende zomer op kantoor naar ongekende hoogte stijgt en jij naar koel, helder water snakt. Neem dan nu alvast je maatregelen. Te beginnen op www.leidingwaterkoeler.nl.< Het jaar is amper twee maanden oud of we snakken alweer naar de zomervakantie. En omdat we allemaal op ‘de kleintjes’ moeten letten maar wel voor een dubbeltje op de eerste rang willen zitten, gaan we kijken en vergelijken op www.inpakkenenwegwezen.nl. < Toevallig uitverkoren om dat congres (mee te helpen) organiseren? De nodige inspiratie daarvoor doe je op via www.commgres.com.. <

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 7

24-02-12 08:34

organiseren

Het boeken van accommodaties

Voetangels en klemmen Je kent het wel: je boekt een (vergader)accommodatie inclusief overnachting en catering voor een mooie prijs. Dan kan het gebeuren dat je er later in je argeloosheid tijdens de meeting iets bijboekt, niet wetende dat aan elke last minute opdracht een prijskaartje hangt. Dat zie je pas als de rekening op je bureau valt. Hoe kan dat nou en hoe berekenen accommodaties zoiets? En - ook niet onbelangrijk - hoe voorkom je de schrik van een gepeperde rekening? Wij gingen op pad en vroegen diverse aanbieders naar de voetangels en klemmen.

Tekst Jacqueline Mahieu

CASE: Nina heeft tot haar genoegen meer verantwoordelijkheden gekregen van haar leidinggevende. Zo mag ze onder andere een vergaderlocatie boeken voor de eerstvolgende aandeelhoudersvergadering.

Nina verheugt zich erop dit klusje te klaren.

Maar wanneer ze haar collega’s hierover vertelt, vliegen de waarschuwingen haar om de oren: weet Nina wel dat alle accommodaties je een poot proberen uit te draaien?

Dat je voor een tweede rondje koffie en thee de hoofdprijs betaalt? Dat je het niet moet wagen om technische assistentie te vragen, omdat je ten eerste zuur wordt aangekeken, en er ten tweede een dik bedrag voor moet betalen? Dat je, kortom, altijd duurder uit bent dan je had gedacht? Nina schrikt hiervan. Wat een eenvoudig klusje leek, lijkt een pad vol voetangels en klemmen. Nina weet echter dat verhalen en anekdotes een heel eigen leven kunnen gaan leiden en dat ze die dus niet voetstoots moet aannemen.

Maar wel is duidelijk dat ze alert moet zijn.

Nina gaat eens rondbellen.

Hans van Pelt, van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist, herkent zich niet in de verhalen. Dat komt onder andere doordat Woudschoten flink geïnvesteerd heeft in de training van de boekingsmedewerkers. Zij zijn er niet alleen om de boeking aan te nemen, maar ook om mee te denken met de klant en suggesties te doen. Hetzelfde geldt voor Regardz, een keten van meeting en events centra, en voor Bilderberg, een hotelketen met vergaderfaciliteiten. ‘Wij willen van de bijeenkomst een beleving maken, die de verwachtingen overtreft’, zegt Arlette Gilbert van Bilderberg. Dat kan alleen als alles klopt en er geen enkele wanklank is. Ook bij Regardz worden de medewerkers intensief getraind, om de boeker de helpende hand te bieden, aldus Ruth van Lieshout.

Kortom, zowel de boeking als de bijeenkomst zouden van een leien dakje moeten gaan. Waarom gaat het dan zo vaak mis?

Volgens Arlette Gilbert heeft dat voor een groot deel te maken met het feit dat de boeker of, vaker, de boekster niet zelf aanwezig

is bij de bijeenkomst. Aan de ene kant weet de boekster dus niet precies wat er nodig is om de bijeenkomst te doen slagen, aan de andere kant weet de dagvoorzitter of spreker niet wat wel en niet in het vergaderarrangement is inbegrepen. Als een spreker aan de locatie vraagt of die zijn voordracht in vijftigvoud wil kopiëren, zal de locatie hem graag ter wille zijn. Wat de spreker echter niet weet, is dat de locatie een meerprijs kan rekenen, omdat het een last minute opdracht is. Als de boekster had doorgegeven dat die kopieën gemaakt dienden te worden, dan was er beschikbaarheid ingepland en hadden de kopieën niet zo duur hoeven zijn. En ook kan een spreker of trainer losjes om een aantal flip-overs vragen voor de verschillende subgroepjes, zonder te beseffen dat die allemaal apart in rekening gebracht gaan worden.

Bilderberg - Orangerie Hotel De Buunderkamp

Orangerie Hotel De Buunderkamp met terras

Regardz - Gekleurde theateropstelling

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 8

008-010_MSM03_ART_3K02.indd 8

De remedie Uit het voorgaande blijkt dat het enorm belangrijk is om te weten om wat voor bijeen-

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-02-12 15:14

organiseren

zaalopstelling: wat is wat De vetgedrukte opstellingen zijn de meest gangbare.

Examen: Carré: Blok: U-vorm: Cabaret: School:

Lagerhuis: Theater: Auditorium: Podium: Receptie:

losse eenpersoonstafels met stoel tafels in een vierkant, met opening in het midden tafels tegen elkaar aan, zonder opening in het midden tafels in een U-vorm, één kant open kleine tafels met vier stoelen, gericht op een podium rijen tafels waar twee of meer mensen achter zitten, gericht op een podium twee rijen stoelen aan beide lange kanten van de zaal podium of katheder aan één korte kant; geen tafels stoelen in rijen, gericht op een podium; geen tafels rijen vaste stoelen in een theater met oplopende vloer, gericht op geen tafels statafels; geen stoelen

komst het gaat en wat de benodigdheden daarvoor zijn. Laat je niet afschepen met een ‘Dat zien we dan wel’. De dagvoorzitter, spreker of trainer moet voor zichzelf duidelijk hebben wat hij of zij gaat doen en wat daarvoor nodig is. Vertel jouw opdrachtgever dat die je moet zeggen wat er nodig is aan technische apparatuur, flip-overs, whiteboards, beamers, laptops, pennen, papier enzovoort. En hoe zit het met secretariële diensten: moeten er kopieën gemaakt worden, hoeveel en wanneer? Druk de opdrachtgever op het hart dat alles wat ter plekke bijbesteld wordt, geld gaat kosten.

Arrangementen of bouwstenen Elke accommodatieaanbieder kiest voor de eigen vorm van het boekingsproces. Bij de één boek je een vast arrangement, waarin diverse dingen zijn inbegrepen, bij de ander bouw je zelf je eigen arrangement met losse bouwstenen. Welke manier voor jou de beste is, bepaal je zelf. Waar je collega de voorkeur geeft aan een kant-en-klaararrangement, kan het zijn dat jij liever voor elk onderdeel apart bepaalt of je het nodig hebt... of niet. Overigens is het in de huidige tijd steeds makkelij-

Regardz - Groene zaal

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

008-010_MSM03_ART_3K02.indd 9

via VPN (Virtueel Particulier Netwerk). In dat geval heb je een grote capaciteit aan MB’s nodig. Dat moet bij de accommodatie worden aangevraagd, als die al beschikbaar is. Hoeven de deelnemers alleen hun mail te checken, dan kan worden volstaan met een kleinere capaciteit. Veel accommodaties bieden gratis WiFi aan. Controleer of de geboden capaciteit tegemoetkomt aan je behoeften. Een te kleine downloadcapaciteit is een van de redenen waarom een bijeenkomst teleurstellend kan verlopen, terwijl dit feitelijk door de boekster gecheckt had moeten worden.

Wifi Een aparte kwestie is WiFi. Bedenk allereerst of WiFi essentieel is voor de bijeenkomst. Misschien wil de spreker gebruikmaken van streaming video, of hebben deelnemers er behoefte aan om voeling met hun bedrijf te houden

Tips •• Wees erop bedacht dat elke locatie een eigen invulling geeft aan een arrangement.

Bij de een zijn beamer, whiteboard, flipover, geluidsinstallatie inbegrepen, bij de andere moet voor elk ‘apparaat’ betaald worden. Vraag dit dus bij elke locatie na.

•• Lees de algemene voorwaarden, dat voorkomt veel narigheid achteraf. Let vooral op de annuleringsvoorwaarden. Als je voor vijftig mensen boekt en met maar vijfentwintig mensen komt opdagen, zal de accommodatie je toch vijftig mensen in rekening brengen. Tenzij je regelmatig het aantal hebt bijgesteld. Bij een evenement met open inschrijving kan dat problematisch zijn. Bespreek dit met de locatie.

Vaak blijkt dat ze dan soepel willen omgaan met de annuleringsvoorwaarden.

Laat dit echter allemaal op papier zetten.

•• Onderhandel. Bedrijven bezuinigen op trainingen en productpresentaties, en besluiten vaker om een bijeenkomst in het eigen gebouw te houden. Daardoor zijn vergaderaccommodaties bereid om water bij de wijn te doen. Er valt over van alles te onderhandelen: de annuleringsvoorwaarden, de betalingsvoorwaarden, de inhoud van het arrangement.

•• Controleer de factuur en zet die af tegen de afspraken die je gemaakt hebt (en contractueel hebt laten vastleggen). Ver-

Woudschoten - Restaurant

Woudschoten - Zaal detail

ker om te onderhandelen. Dus ook bij vaste arrangementen is het bespreekbaar om een bepaald onderdeel uit het arrangement te halen, of om er een onderdeel, tegen een redelijke prijs, aan toe te voegen.

Bellen of klikken?

Er zijn bijzonder veel verzamelsites waarop diverse locaties aangeboden worden. Desgewenst kun je via de site een boeking plaatsen. Je klikt in een formulier je wensen aan en stuurt het op. Doe dit alleen als je al vaker een accommodatie geboekt hebt en precies weet waar je wel en niet behoefte aan hebt. Ook voor ingewikkelde wensen is een dergelijk formulier niet geschikt.

Boek je voor het eerst of zijn je wensen gecompliceerd, overleg dan per telefoon met de locatie. Een goede boekingsmedewerker zal doorvragen en met je meedenken.

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 9

23-02-12 15:14

organiseren

gissen is menselijk en controle is geen wantrouwen.

•• Kijk op managementsupport.nl voor handige checklists. Daar staat waar je allemaal op moet letten. Eye-openers waar je waarschijnlijk nog niet aan gedacht had zoals bijvoorbeeld bewegwijzering naar je evene-

ment of de mogelijkheid om relatiegeschenken te laten bezorgen en opslaan.

Voor de juiste keuze van een zaal, is het voor de accommodatie niet alleen van belang om het aantal deelnemers te weten, maar ook de zaalopstelling. Een examenop-

handige links www.woudschoten.nl - Hotel en Conferentiecentrum, landelijk centraal gelegen. www.regardz.nl - Meeting en events centra verspreid over Nederland; vaak gelegen naast het centraal station van een stad. www.bilderberg.nl - Bijzondere locaties en gebouwen, zoals planetarium, kasteel. www.managementsupport.nl - Checklists locatiekeuze en vergaderlocatie. www.vergaderen.nl - Accommodaties waarbij veel variabelen kunnen worden opgegeven (soort locatie, kwalificatie, ligging, prijscategorie, faciliteiten). www.vergaderlocaties.nl - Accommodaties zoeken op provincie en plaats, aantal deelnemers, type bijeenkomst. www.vergader.nl - Bijzondere accommodaties. www.managementsupport.nl/accommodaties - Uitgebreide tool om accommodaties te vinden en te boeken.

stelling met losse tafeltjes vergt immers veel meer ruimte per persoon dan een receptieopstelling. Je moet dus beslissen welke opstelling voor jouw bijeenkomst het meest geschikt is. De accommodatie kan je hierbij helpen. Zo wordt bij een training vaak een U-vorm gebruikt en bij een productpresentatie een theater- of cabaretopstelling.

Nu Nina dit allemaal heeft uitgezocht, gaat ze toch maar eens praten met de locatie waar voorheen de aandeelhoudersvergadering plaatsvond. Dan blijkt dat haar bedrijf altijd alleen de zaal boekte en pas op de dag van de vergadering om allerlei extra’s vroeg, zoals meer microfoons, grote aantallen kopieën, hapjes en drankjes. Nina inventariseert wat er precies nodig is voor een geslaagde bijeenkomst, onderhandelt hierover met de locatie en weet een goede prijs te bedingen, die contractueel wordt vastgelegd. De locatie heeft een klant behouden, het bedrijf betaalt voortaan niet te veel. Een win-winsituatie bij uitstek. <

Advertentie

ORGANISEER MAAR EENS EEN MANAGER OPLEIDING MANAGEMENT ASSISTENT A EN B Geen organisatie zonder managers. Maar ja, die kunnen ook niet alles. Dus ben jij als Management Assistent goud waard. Jij brengt immers hun ideeën en visies tot leven.

Met een effectievere organisatie als resultaat. Een belangrijke schakel dus. Daarom wil je graag verder werken aan je inzicht, organisatievermogen en krachtige communicatievaardigheden. Kijk rustig even op imkopleidingen.nl/maa. Wedden dat je doorgroeit?

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 10

008-010_MSM03_ART_3K02.indd 10

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-02-12 15:14

organiseren

Gezocht: originele plek voor een evenement

Wel eens aan de Floriade gedacht?

Na jaren van voorbereiding is het bijna zover: op 5 april aanstaande opent de Floriade haar deuren. Voor het eerst in de geschiedenis buiten de Randstad. Maar ook totáál anders dan alle eerdere Floriades, die eens in de tien jaar wordt gehouden. Er is van alles te zien en vooral te beleven op deze Wereld Tuinbouw Expo. Een aanrader voor secretaressen die nog op zoek zijn naar een originele plek voor een evenement of bijeenkomst voor het komende halfjaar. Ook erg leuk voor een origineel dagje teambuilding.

Tekst Marian Vullers

Vanuit de verte doemt hij al op: de Innovatoren, het prestigieuze hoofdgebouw van de Floriade, die nu al de Eiffeltoren van ZuidNederland wordt genoemd. Ook is er vanaf de snelweg een glimp op te vangen van de heen en weer zwevende cabineliften van de meer dan een kilometer lange kabelbaan.

Dat alleen al maakt nieuwsgierig en nodigt uit om een kijkje te gaan nemen op het immens grote terrein, dat is aangelegd vlakbij een kruispunt van de snelwegen A73 en A67 bij het Limburgse Venlo. Voor het eerst sinds 1960 vindt de Floriade niet in de Randstad plaats, maar in het zuiden van het land. Deze Wereld Tuinbouw Expo is absoluut anders dan alle eerdere Floriades. Maar wat moet je je erbij voorstellen?

Beleven, voelen en genieten De een heeft misschien visioenen van velden of kassen met groenten en fruit. Een ander denkt aan een soort Keukenhof met prachtige bloemenvelden. Allemaal leuk voor wie ervan houdt, maar niets is minder waar. Natuurlijk is er veel aandacht voor alles wat groeit en bloeit, maar op een heel bijzondere manier. Er zijn geen grote bloemenvelden, maar wát er aan bloemen en planten wordt tentoongesteld, is ondergebracht in verschillende thema’s verspreid over het glooiende terrein. Het Floriadeterrein zelf is heel apart, want het gebied blijkt sinds duizenden jaren in gebruik te zijn.

Daarvan getuigen prehistorische grafheu-

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

011-013_MSM03_ART_3K03.indd 11

Entree van de Floriade

vels die te bekijken zijn tijdens een cultuurhistorische route over vijfduizend jaar innovatieve landbouw. De nadruk van deze Floriade ligt vooral op het belang van de natuur als basis van onze hele samenleving en als groene motor van de economie, duurzaamheid en innovatie. Dat vertaalt zich in het hele park in bijvoorbeeld hergebruik van materialen en het gebruik van zonne-energie. Het motto is dan ook niet voor niets: ‘Be part of the theatre in nature, get closer to the quality of life.’ De Floriade

heeft dat motto op de meest uiteenlopende manieren vorm proberen te geven. Bezoekers zullen ogen en oren tekort komen, maar het is niet alleen kijken en geïnformeerd worden, maar vooral ook beléven, voelen en genieten. Op die ervaringen mogen ze rekenen in het grote park dat verdeeld is in vijf grote themavelden, die door bosgebied met elkaar verbonden zijn. De thema’s van de verschillende ‘werelden’ zijn Relax & Heal, Education & Innovation, Environment, Green Engine en World Show

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 11

23-02-12 15:35

organiseren

Stage. Er zijn deelnemers uit binnen- en buitenland, die paviljoenen en innovatieve gebouwen hebben neergezet en tuinen hebben aangelegd, met wisselende tentoonstellingen, workshops en bijzondere architectuur. Ook is er volop aandacht voor kunst en cultuur, het hele seizoen door zijn er muzikale optredens en theatershows.

Zakelijke evenementen De entree van de Floriade is op de begane grond van de Innovatoren, waar de te verwachten twee miljoen bezoekers uit binnenen buitenland worden ontvangen. Op de etages van het zeventig meter hoge gebouw dat is ontworpen door de bekende Limburgse architect Jo Coenen, zijn er allerlei mogelijkheden voor de zakelijke bezoeker.

Om een paar voorbeelden te noemen: op de eerste etage het Auditorium voor vergaderingen met plaats voor zo’n 250 mensen, op de vijfde etage nog meer vergaderruimtes, op de tiende een businesslounge waar zakenmensen elkaar kunnen ontmoeten.

Naast de Innovatoren zijn er nog tal van andere vergaderlocaties, zoals het naastgelegen Congrespaviljoen met een grote congreszaal en exporuimte, en de Villa Flora.

De ‘kantoorkas’ Villa Flora is een dertig meter hoog glazen gebouw, waar de innovatie vanaf straalt. In dit gebouw met zijn schuine glazen dak zijn de nieuwste groene technieken verwerkt en wordt optimaal gebruikgemaakt van zonne-energie. Er is ook een grote exporuimte met bloemententoonstellingen. In het hart van het gebouw bevindt zich een theater, waar doorlopend voorstellingen worden gegeven. Dit theater is na vijf uur ’s middags ook beschikbaar voor zakelijke evenementen. Behalve dat er kan worden vergaderd, is er ook ruimte voor diners met grotere groepen. Door het glas is er aan alle kanten uitzicht op de parkachtige omgeving.

Wie zo’n ruimte wil reserveren, kan terecht bij het Floriade Congres Bureau, dat ook geheel complete vergaderarrangementen aanbiedt, inclusief entreeticket, rondleiding en culinair genieten. Deze culinaire invulling kan heel basic zijn, maar kan ook bestaan uit een uitgebreide lunch in de businessclub, een picknick aan het water of een borrel in het zogenaamde Vriendenbos. De rondleiding is voor de zakelijke bezoeker erg leuk, omdat deze een op zijn belangstelling afgestemd programma kan krijgen. Een vlucht met de kabelbaan over het hele park hoort daar natuurlijk bij.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 12

011-013_MSM03_ART_3K03.indd 12

De Innovatoren met daarboven de kabelbaan

Bedrijfsuitje Niet alleen voor meetings of zakelijke evenementen leent de Floriade zich erg goed, maar ook voor teambuilding of een gezellig bedrijfsuitje. Er zijn allerlei activiteiten en workshops. Die lopen uiteen van bloemschikken tot wijnproeven of capoeira dansen. Het is dan wel handig als je je als organisator van zo’n groepsuitje van tevoren even verdiept in de vijf verschillende thema’s, met elk hun eigen programma’s.

Vanuit de hoofdingang loopt het ‘Floriadewinkelstraatje’ richting een centraal plein.

Van daaruit kun je kiezen aan welk van de vijf ‘werelden’ je een bezoek gaat brengen.

Wie zich eens wil onderdompelen in een an-

dere cultuur, vindt het vast leuk om Relax & Heal op het programma te zetten. Deze wereld in Aziatische sferen brengt je volgens de folder van de Floriade ‘in balans met de natuur’. Er is onder meer een Feel Good Garden, waar veel aandacht is voor geneeskrachtige kruiden, en een restaurant met Japanse en Thaise gerechten en gezonde vruchtendranken. Wie het geheel wat zakelijker wil houden kan beginnen met het gebied ‘Green Engine’, waarin de Villa Flora staat, het ‘groenste kantoor van Nederland’.

Hier kun je meer te weten komen over de relatie tussen groen op de werkplek en creativiteit. Wie wist nog niet dat is aangetoond dat groen op kantoor de creativiteit verhoogt

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-02-12 15:35

organiseren

en stress vermindert? Ook de themagebieden Environment en Education and Inno­ vation geven antwoord op veel vragen over de invloed van de natuur op de mens en het dagelijks leven en werken. Bij Education en Innovation is veel aandacht voor de tuinbouw in de kassen, zelfs het restaurant met

Limburgse streekproducten is in een kas gevestigd.

En tenslotte, wat je beslist niet mag missen: de World Show Stage, waar je kennismaakt met andere culturen en waar het bol staat van de kunst, cultuur en entertainment. Er is een wereldkeuken en een groot amfitheater

Informatie Floriade •• •• •• •• •• ••

Dagelijks geopend van 5 april t/m 7 oktober 2012, in de zomer ook ’s avonds.

Tarieven voor groepen groter dan 20 personen http://www.floriade.nl/tickets.

Locatie: Venlo, Noord-Limburg.

Oppervlakte park 66 ha, waarvan 40 ha tentoonstellingsterrein.

Vergaderlocaties in Innovatoren, Congrespaviljoen en Villa Flora.

Boekingen en informatie over tarieven via www.floriade.nl/business.

Bereikbaarheid •• Auto: via A67 (Eindhoven-Maastricht) of A73 (Nijmegen-Venlo), er is voldoende parkeerruimte, ook voor touringcars.

•• Openbaar vervoer: er rijden speciale bussen vanaf station Venlo naar het Floriadeterrein.

•• Luchthavens: bereikbaarheid voor internationale gasten via de nabijgelegen airports Düsseldorf, Eindhoven, Maastricht/Aachen of Weeze net over de grens in Duitsland.

met internationaal entertainment. Hier kunnen bezoekers na een lange dag flaneren over de Floriade Boulevard, aan het water, met uitzicht op de theaterheuvel. Er zijn zestien verschillende kiosken met hapjes uit alle windstreken.

Snel erbij zijn Voor zowel de echte business-arrangementen als groepsuitjes zijn kant-en-klare programma’s voorhanden of er kan in overleg met het congresbureau van de Floriade een programma op maat worden gemaakt.

Het loont in elk geval de moeite om de gewone publiekssite van de Floriade te bezoeken www.floriade.nl of de zakelijke site www.floriade.nl/business. Hier is ook informatie te vinden over de diverse workshops en tarieven. Het loopt trouwens storm, vooral de vergaderlocaties zijn gewild.

Dus secretaressen die op zoek zijn naar een unieke vergaderlocatie moeten haast maken. Een teamuitje organiseren kan natuurlijk altijd nog. En voor wie deze kans gaat missen is er één schrale troost: in 2022 is er weer een nieuwe Floriade… <

ADVERTENTIE

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

011-013_MSM03_ART_3K03.indd 13

10-10-11 11:37

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 13

23-02-12 15:35

vergaderen

Streep door het ‘poldermodel’

Hoe vergaderen (weer) leuk wordt Vind jij vergaderen leuk? Kijk je ernaar uit? Of ben je juist iemand die allerlei redenen bedenkt om er niet bij te hoeven zijn? Of kijk je steeds op je horloge en word je ongeduldig door collega’s die eindeloos aan het woord zijn? Grote kans dat je eerder bij de gefrustreerden hoort dan bij de enthousiastelingen. Waarom doen we het elkaar dan aan om eindeloos over van alles en nog wat te vergaderen terwijl er nog zoveel werk ligt? Blijkbaar doen we iets niet goed. Hier volgen tips om vergaderen weer leuk en nuttig te maken.

Tekst Els Frigge

Nederland heeft een echte vergadercultuur.

Volgens onderzoek van Dr. Wilbert van Vree (zie www.vergaderwijzer.nl) besteden wij Nederlanders gemiddeld een kwart van onze werktijd aan overleg. Volgens Van Vree komt dat vooral door ons poldermodel. We willen dat iedereen een besluit uiteindelijk draagt en zoeken lang naar consensus. Daardoor duren vergaderingen vaak erg lang.

De grootste ergernis is de opvolging van de vergaderingen: notulen komen veel te laat, actielijsten worden niet op tijd afgewerkt en in de wandelgangen wordt de vergadering nog eens dunnetjes en ongenuanceerd overgedaan.

Vergaderingen staan vaak al voor het hele jaar ingepland. Of er nu belangrijke punten zijn of niet, de vergadering gaat door. De agenda staat dan vol met ad-hocpunten, of ter plekke ontstaan onvoorbereide discussies over iets wat één teamlid belangrijk vindt. Vooral punten als de rondvraag of WVTTK zijn funest voor een effectieve vergadering. Communiceren is zéker belangrijk voor een goede samenwerking, maar moet

dat echt zo frequent, zo ad hoc, met zoveel mensen tegelijk en dan ook nog zo lang?

Ik denk het niet.

Vergaderfuncties Er zijn verschillende redenen om met elkaar te vergaderen. We willen geïnformeerd worden maar ook zelf informatie delen. We willen meepraten en meedenken over voor ons belangrijke punten, en we willen graag invloed uitoefenen op belangrijke besluiten.

Toch voelt iedereen van ons zich bij bepaalde punten meer betrokken dan bij andere.

Dat is ook zichtbaar tijdens een vergadering.

Waar de een op het puntje van zijn stoel zit, zit de ander ondertussen e-mailtjes te lezen of te sms’en. Waarom moeten we dan toch overal over meepraten en over meebeslissen? Niet leuk, weinig doelgericht en inefficiënt. Leuker is het om alleen te vergaderen over thema’s waar je je betrokken bij voelt.

Ook het bevorderen van het teamgevoel wordt wel genoemd als functie van een vergadering. Teamleden die elkaar weinig zien ervaren het overleg als een moment van even bijkletsen. Dit kan een vergadering ma-

Overlegvormen Bijkletsen: is eigenlijk geen vergadering dus informeel inplannen tijdens de koffie-/ lunchpauze.

Intervisie: specifieke ervaringen uitdiepen in kleine groep.

Brainstormen: levendige werkvorm kiezen zoals in groepjes met post-its en stickers.

Informatieoverdracht: digitale nieuwsbrief en/of vragenhalfuurtje.

Informeel overleg: ad-hocprobleempjes oplossen.

Overleg in subgroepen: over specifieke thema’s.

Telefonisch groepsoverleg of videoconference: voor kort overleg met kleine groep.

Gezamenlijk vergaderen: alleen over punten die iedereen aangaat!

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 14

014-015_MSM03_ART_3K01.indd 14

ken tot een gezellige bijeenkomst met koekjes en veel gelach. Leuk natuurlijk, maar ook weer weinig doelgericht en inefficiënt. Leuker is het dan om regelmatig samen te lunchen of koffie te drinken. Wat kunnen we nu doen om de vergadercultuur te doorbreken en doelgerichter en efficiënter te overleggen? Laten we beginnen met het opstellen van een team- en vergaderplan en dan kijken naar de structuur van agendapunten.

Vergaderplan We hebben bijna overal jaarplannen voor.

Strategische plannen voor de hele organisatie, afdelingsplannen voor de afdeling en persoonlijke ontwikkelplannen voor de medewerkers. Wat vaak ontbreekt is een teamplan en een overlegplan.

Neem eenmaal per jaar de tijd om met het team een teamplan en vergaderplan te maken. Allereerst brainstorm je met elkaar over wat het team wil bereiken in het komende jaar: wat zijn de verbeterpunten wat betreft de manier van werken en de samenwerking, wat dragen wij bij aan de strategische doelen en afdelingsdoelen en welke prioriteiten halen we hier uit? Doe dit op een levendige manier door te werken in kleine groepjes, en gebruik post-its om de belangrijkste punten op te schrijven. Vervolgens geeft iedereen met stickertjes aan wat de prioriteiten zijn.

Zo definieer je met elkaar de doelen van het team. Als je weet welke doelen je met het team wilt bereiken maak je op basis hiervan met elkaar een actieplan en verdeel je de taken. Dit actieplan is een goede leidraad voor het vergaderplan van het team: wie overlegt met wie en wanneer en hoe communiceer je adviezen en besluiten aan de

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-02-12 15:39

vergaderen

vergadertips •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• •• ••

Met elkaar vergaderregels opstellen.

Agenda en stukken zijn op tijd.

Per agendapunt is helder wat het doel is en hoeveel tijd daarvoor gepland staan.

De beste voorzitter zit voor.

De vergadering goed voorbereiden: stukken lezen en oplossingen voorbereiden.

Op tijd beginnen.

Telefoons en iPads uit.

Geen uitgebreide monologen, herhalingen, onderlinge tweegesprekjes, zijstraatjes etc. accepteren of je nu deelnemer, notulist of voorzitter bent.

Naar je collega’s luisteren en doorvragen.

Niet herhalen wat al gezegd is.

Niets zeggen als het niets toevoegt.

Discussies stoppen over al genomen besluiten.

Discussies stoppen op basis van onvolledige informatie.

Specifieke agendapunten delegeren aan een betrokken klein groepje.

Alleen met iedereen vergaderen als de punten ook voor iedereen van belang zijn.

De rondvraag en wvttk van de agenda verwijderen.

Een procedure afspreken als het team binnen de tijd niet tot een besluit komt.

Niet later eindigen dan de afgesproken tijd.

De actielijst binnen 24 uur na de vergadering verspreiden.

Acties op tijd uitvoeren en elkaar aanspreken als dat niet zo is.

andere teamleden? In dit systeem overleg je dus niet op vaste tijden met het hele team, maar verdeel je belangrijke thema’s over de teamleden die dit thema uitwerken. Je hoeft je dan niet overal in te verdiepen maar geeft de verantwoordelijkheid aan een afvaardiging uit het team. Vergaderingen vinden dan vooral plaats in kleine subgroepjes. Een gezamenlijk teamoverleg is dan alleen nog nodig als het hele team gehoord moet worden of een besluit moet nemen. Het team doet dat op basis van goed voorbereide informatie en voorstellen van collega’s die dat thema onder hun hoede hebben. Wat overblijft is het tussendoor geïnformeerd worden over belangrijke besluiten en ontwikkelingen binnen de organisatie, de afdeling en het team.

Veel van deze informatie kan via een kort en krachtige digitale nieuwsbrief. Voor informatie die meer toelichting vereist en meer vragen oproept, kun je korte (lunch)bijeenkomsten plannen van maximaal een halfuur. Niet om dat punt ter discussie te stellen, maar vooral om vragen te stellen.

Voor alle ad-hocprobleempjes geldt: gewoon oplossen via informeel overleg. Alleen als het echt nodig is, het hele team hierbij betrekken. Maar dan wel op een gestructureerde manier.

Vergaderpunten Is een vergadering echt nodig, voorkom dan dat deze rommelig en langdradig verloopt.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

014-015_MSM03_ART_3K01.indd 15

Een goede voorbereiding en een strakke leiding helpen dit te verbeteren. Het is vooral van belang om het doel per agendapunt en de tijd per punt duidelijk te hebben. In grote lijnen onderscheiden we drie soorten fasen per agendapunt: 1. Meedelen 2. Meepraten 3. Meebeslissen 1. Meedelen Hierbij gaat het om informatie delen die van belang is. Dit zijn meestal punten die al besloten zijn door het managementteam of de directie. Het doel is dat iedereen hetzelfde beeld krijgt van het besluit en de consequenties ervan. We noemen dat Beeldvorming. Omdat het punt al besloten is heeft discussie hierover geen enkele zin. Wel is het van belang dat er ruimte is voor het stellen van vragen, met name om helder te krijgen wat dit besluit voor het team betekent.

2. Meepraten Bij meepraatpunten gaat het om het formuleren van advies. Dit zijn punten waar het team geen besluit over mag nemen maar wel over gehoord wordt. Om mee te kunnen praten moet het team eerst goed geïnformeerd worden over dat punt en een goed beeld krijgen van het probleem of het idee.

Dus ook hier eerst werken aan volledige Beeldvorming door mondeling en/of schriftelijk informatie te geven en ruimte te bieden voor vragen ter verduidelijking. Daarna is er ruimte voor discussie en het formuleren van een advies met argumentatie. Dit laatste noemen we Oordeelsvorming.

3. Meebeslissen Bij meebeslispunten werkt het team toe naar een besluit. Om een besluit te kunnen nemen is volledige Beeldvorming weer van belang en een discussie om te komen tot Oordeelsvorming. Daarna vindt pas de Besluitvorming plaats.

Wil het team een besluit nemen op basis van consensus, dan kan dit heel lang duren.

Het is handig om af te spreken binnen hoeveel tijd een besluit genomen moet worden en hoe de knoop uiteindelijk wordt doorgehakt als de teamleden het niet met elkaar eens worden. Gaan we stemmen of hakt de leidinggevende de knoop door?

Door deze drie fasen strak te hanteren voorkom je herhaling van zetten. Blijkt bijvoorbeeld uit een discussie dat de deelnemers nog onvoldoende zijn geïnformeerd, stop dan de discussie en zorg eerst voor volledige informatie. Dit kan zowel door een deelnemer van de vergadering als door de voorzitter geconstateerd worden. Voorkom ook dat een discussie na het nemen van een besluit opnieuw oplaait. Dat is alleen zinvol als nieuwe informatie beschikbaar komt.

Vergaderen wordt weer leuk als je de oude vergadercultuur doorbreekt, of je nu voorzitter, deelnemer of notulist bent! <

WEETJE Efficiënt vergaderen doe je tussen drie en vijf uur. Dan is het percentage testosteron in het bloed het laagst en dat is goed voor de verbale vaardigheden, blijkt uit onderzoek van de Universiteit van Leeds. Volgens vergaderdeskundige Wilbert van Vree is ook de tweede helft van de ochtend prima: er is dan een ‘natuurlijke eindtijd; iedereen wil na anderhalf of twee uur vergaderen lunchen of naar huis.

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 15

23-02-12 15:39

psychologie

Het enneagram (1)

Zelfkennis leidt tot ­zelfinzicht Misschien heeft iemand wel eens tegen je gezegd: ‘je bent een typische 8’ of ‘je gedraagt je nu echt als een ontzettende 1’. Grote kans dat die persoon verwees naar het ennea­ gram. In deze tijd waarin zelfontplooiing, spiritualiteit en psychologie een steeds belang­ rijkere rol spelen, is het enneagram een populair persoonlijkheidsmodel om meer over je­ zelf en over anderen in je omgeving te weten te komen. En met deze kennis kun je van alles doen. Bijvoorbeeld anderen in je omgeving op een positieve manier beïnvloeden.

Maar ook problemen waar je continu weer tegenaan loopt beter begrijpen of meer hand­ vatten krijgen om hinderlijke patronen van jezelf te doorbreken.

Tekst Roos Woltering

In vier afleveringen zal ik dit model voor je uit de doeken doen. We beginnen deze maand met een algemene uitleg en de beschrijving van de drie centra, de buik, het hoofd en het hart, die elk drie typen onder zich hebben.

Deze drie centra en de negen typen die daarbij horen, bespreek ik vervolgens in de komende drie edities van dit blad. Nog even geduld dus voordat je het hele model kunt gebruiken, maar elke maand zal je meer duidelijk worden over jezelf en de mensen in je omgeving.

Wat is het enneagram?

Het enneagram is een pseudo-wetenschappelijk persoonlijkheidsmodel dat 9 typen en de daarbij behorende gedragspatronen beschrijft. Het enneagram vertelt je over je sterke en je zwakke punten, maar bijvoorbeeld ook over je drijfveren. Het model velt geen oordeel, elk type heeft zo zijn goede en slechte kanten. Type 1 is dus niet beter dan type 6, het kan wel zo zijn dat type 1 beter om kan gaan met sommige situaties en dat je daar als type 6 een boel van kan leren. Ook zegt het enneagram iets over jou en de relaties die je hebt. Doordat het en­ neagram een cirkel is en de verschillende typen in die cirkel met lijnen met elkaar verbonden zijn, worden de patronen duidelijk die onderlinge relaties volgen.

Over de herkomst van het model zijn de meningen verdeeld. Het model zou een paar duizend jaar geleden ontstaan kunnen zijn in

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 16

016-017_MSM03_ART_3K04.indd 16

het Midden-Oosten, maar ook aan het begin van de 20ste eeuw bedacht kunnen zijn door een Armeens filosoof en mysticus, George Gurdjieff. Zeker is dat pas in de jaren ’60 het model in gebruik is genomen voor het beschrijven van menselijk gedrag. Het woord enneagram stamt af van het Griekse woord ennea, dit betekent 9, en grammos, wat betekent ‘iets dat geschreven of getekend is’.

Hoe werkt het enneagram?

Bij iedereen is één type dominant. Je herkent je overigens meestal in meerdere typen, maar er is toch één type dat het beste bij je past. Dit dominante type kan je een verklaring geven waarom jij je op een bepaalde manier gedraagt en hoe jouw kijk op de wereld is. Daarnaast zegt het iets over de manier waarop je problemen benadert. Ik raad je aan een test te doen op het internet om achter je dominante type te komen.

Dit kan bijvoorbeeld op:

www.eclecticenergies.com/nederlands/enneagram/test.php.

Stress- en prestatiepunten Je bent natuurlijk nooit enkel en alleen één type, we zijn per slot van rekening niet zomaar in een hokje te stoppen. Het enneagram is gelukkig dan ook dynamischer dan alleen je dominante type. Volgens dit model ben je ook nog je twee vleugeltypen, je stresspunt en je prestatiepunt. Je vleugeltypen zijn de punten naast je in de cirkel. Als je type 9 bent, dan zijn dus 8 en 1 je vleugeltypen.

Je stresspunt en je prestatiepunt kun je vinden door de lijnen in het model te volgen.

Via deze lijnen verhouden de 9 typen zich tot elkaar. Als iemand ontspannen en effectief is (prestatiepunt) neemt hij de goede eigenschappen van een bepaald ander type ovee. Dat is het type dat je volgt als je tegen de pijlen in gaat (als voorbeeld: type 9, de

Wat kun je met het enneagram?

Meer inzicht krijgen in gedragspatronen van andere mensen, waardoor je meer begrip en acceptatie krijgt.

•• Meer inzicht in hoe mensen op elkaar reageren, dit zorgt ervoor dat mensen beter kunnen leren samenwerken en onderlinge relaties verdiept kunnen worden •• Meer inzicht krijgen in jezelf, je eigen patronen herkennen en je bewust worden van je drijfveren, zodat je leert begrijpen waarom je dingen doet zoals je ze doet. Het geeft je handvatten om je gedrag te veranderen en zo te ontwikkelen en te groeien als persoon.

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:36

psychologie

De 9 typen van het enneagram 1. De Perfectionist: eerlijk, betrouwbaar, ordelijk - oordelend, inflexibel, kritisch.

2. De Gever: zorgzaam, genereus, enthousiast - manipulatief, indirect, bezitterig.

3. De Succesvolle Werker: zelfverzekerd, energiek, gedreven - narcistisch, ijdel, oppervlakkig.

4. De Romanticus: warm, creatief, expressief - depressief, verlegen, koppig.

5. De Waarnemer: analytisch, volhardend, objectief - afstandelijk, negatief, intellectueel-arrogant.

6. De Loyalist: loyaal, zorgzaam, meelevend - dominant, onvoorspelbaar, defensief.

7. De Levensgenieter: spontaan, fantasierijk, nieuwsgierig - impulsief, narcistisch, ongedisciplineerd.

8. De Baas: direct, gezaghebbend, beschermend - dominant, opstandig, egocentrisch.

9. De Bemiddelaar: vriendelijk, geduldig, ruimdenkend - passief, vergeetachtig, koppig.

bemiddelaar, neemt dan de positieve eigenschappen over van type 3, de succesvolle werker). Als iemand zich juist in stressvolle omstandigheden (je stresspunt) begeeft, neemt hij de slechte eigenschappen over van het type dat je krijgt als je met de pijlen meegaat (type 9 krijgt dan de negatieve eigenschappen van de loyalist, type 6) Door het enneagram goed te bestuderen, ontdek je dat je al die punten kunt gebruiken, zowel de sterke als de zwakke kanten van dat type. Ieder mens heeft dus zeker vijf karaktertypen tot zijn of haar beschikking die je kunt onderzoeken en ontwikkelen en die je kunnen helpen om lastige situaties beter in te schatten of zelfs op te lossen.

de baas 8 (lust)

de bemiddelaar (luiheid) 9

de levensgenieter 7 (onmatigheid)

de loyale scepticus 6 (angst) de waarnemer 5 (hebzucht)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

016-017_MSM03_ART_3K04.indd 17

Buik-, hart- en hoofdtypen Daarnaast verdeelt het enneagram de negen typen ook nog in drie centra. Het motorische, emotionele en intellectuele centrum, ook wel buik-, hart- en hoofdtype genoemd.

Elk centrum heeft drie typen onder zich die met elkaar verbonden zijn doordat ze hun aandacht op hetzelfde richten. We hebben uiteraard toegang tot alle drie de centra, maar we hebben vanuit ons dominante type vaak een voorkeur voor een van de drie. Z茅ker als je beide vleugeltypen zich in hetzelfde centrum bevinden (zoals het geval is bij type 9, 3 en 6) is het vaak goed om je aandacht en focus juist eens op de twee andere centra te richten, zodat deze gebieden niet onderbelicht blijven.

1 de perfectionist (woede) 2 de gever (trots)

3 de succesvolle werker (bedrog) 4 de romanticus (afgunst)

De buiktypen, 8, 9 en 1, in het motorische centrum, richten hun aandacht voornamelijk op hun fysieke lichaam. Zij voelen bijvoorbeeld in hun buik hoe ze tegenover een situatie staan. Ze reageren meestal instinctief, snel en direct en worden vaak meegesleept door hun eerste reactie. Het is belangrijk voor het buiktype dat hij zich goed voelt. De energie van deze buiktypen is de energie om ergens stelling tegen te nemen. Deze manifesteert zich bij de 8 in agressiviteit, bij de 9 in koppigheid en in kritisch perfectionisme bij de 1.

De harttypen, 2, 3 en 4, in het emotionele centrum. Zij zijn erg gericht op anderen en worden gedreven door hun gevoelens. Voor hen is het belangrijk anderen te begrijpen en er voor anderen te zijn. Denken en handelen komt bij deze typen vaak op de tweede plaats. Ze zijn meer dan andere typen afhankelijk van de goedkeuring en erkenning van anderen om hun gevoel van eigenwaarde en van geliefd zijn te ondersteunen.

De energie van deze drie typen gaat naar anderen toe om gevoelens te kunnen peilen.

De 2 wil liefde, de 3 bewondering en de 4 wil begrepen worden.

De hoofdtypen, 5, 6 en 7, in het intellectuele centrum, houden ervan om alles eerst te overwegen en in hun hoofd rond te laten gaan. In elke situatie zetten hoofdtypen als het ware een stap terug om na te denken en alles te overzien. Ze moeten zich eerst ori毛nteren en over de dingen nadenken. Pas dan komen voelen en handelen aan de orde. Elk van de drie persoonlijkheden ervaart de wereld af en toe als een overweldigende, angstige of beperkende plaats. Hun energie lijkt zich daardoor soms naar binnen te richten: de 5 isoleert zichzelf in zijn denken, de 6 trekt zich voorzichtig terug voordat hij 贸f ontsnapt aan een mogelijk gevaar 贸f zich er juist instort. De 7 trekt zich - in zijn voortdurende zoektocht naar nieuwe prikkels - terug van huidig commitment en activiteiten.

Lezen?

-- Enneagram Basisboek, Don Richard Riso, Russ Hudson -- Handboek Enneagram, Helen Palmer -- Enneagram voor Dummies, Jeanette van Stijn -- Het enneagram en communicatie op het werk - Marion Nieuwenhuizen <

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 17

24-02-12 08:36

financiele zaken

Het geldkistje en het kasboek

Het veilig beheren van de afdelingskas Het geldkistje van de afdeling met bijbehorend kasboekje: achterhaald en ouderwets?

Geen sprake van. Veel bedrijven hebben een afdelingskas en de reden daarvoor is eigenlijk heel eenvoudig: de Belastingdienst. Die vraagt immers van organisaties hun administratie zó in te richten, dat btw-bedragen duidelijk zijn. Dat geldt ook voor de afdelingskas, voor de aanschaf van kleine dingen die niet op rekening gaan. En het beheer? Dat ligt meestal bij de managementassistent of de secretaresse van de afdeling.

Tekst Leonore Pulleman

Het bijhouden van de afdelingskas is vaak een lastige bijkomende activiteit. Toch is het een hele verantwoordelijkheid om de kleinere uitgaven van de organisatie te beheren. De meeste kasbeheerders bergen het geld op in een geldkist of kluisje met meerdere vakken voor het papier- en muntgeld. De kas kan op slot, of wordt in een afsluitbare kluis gezet. Het is belangrijk vast te leggen welke bedragen er uit de kas betaald mogen worden en wie de aankopen mag doen. Aan wie mag de pinpas meegegeven worden en wat is het bedrag dat mag worden uitgegeven? Je schrijft de aankoop in het kasboek, dat kan een eenvoudig schriftje zijn, maar een digitaal formulier in Excel of een ander spreadsheetprogramma is meer van deze tijd. Een goed beheer betekent: het direct noteren van de aankopen, zodat geen ongewenst kasverschil ontstaat.

TIP: Een afdelingspas met bankrekening en pinpas behoeven weinig administratie. Bovendien is er dan geen contant geld op kantoor aanwezig. Maar daar moet je wel goede afspraken over maken, denk alleen maar aan het gebruik van de pincode.

(Ineke Lint, secretaresse bij Service2Office)

Trap niet in de ‘dat-doe-ik-straks-wel-valkuil’. Voor je het weet, weet je niet meer om welke aankoop het ging. En zo moeilijk is het bijhouden van een kasboek niet, zéker niet als je onderstaand voorbeeld gebruikt. Zo ga je regel voor regel verder en elke maand begin je bijvoorbeeld op een nieuwe bladzijde. Vergeet trouwens niet bij een aankoop voor de afdeling - hoe klein ook - een bonnetje of factuur met vermelding van de btw te vragen. De bonnen en facturen zijn het bewijs, die bewaar je goed.

Uitgangspunten Op de site van de belastingdienst zijn de volgende - overigens niet wettelijk vastgelegde - voorwaarden geformuleerd waaraan een goede kasadministratie moet voldoen: •• alle contante financiële handelingen dienen te worden geboekt; •• de boekingen dienen regelmatig en op de juiste datum plaats te vinden; •• de kasadministratie dient regelmatig te worden ‘afgesloten’ (= bepalen van het administratieve kassaldo); •• de boekingen van met name de uitgaven moeten worden gedekt door bescheiden; •• ontvangen cheques en ideal-betalingen vallen in principe niet onder de kasadministratie.

Jaar 2012 Beginsaldo € 50,Nummer

Datum

Omschrijving

2012/1

2 januari

2012/2

13 januari

Uitgaven zonder btw

BTW

Saldo

Postzegels

10

1,19

38,81

Bloemen Mieke

11,95

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 18

018-019_MSM03_ART_2K02.indd 18

Ontvangsten

2,28

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:37

financiele zaken

De aanpak van jolanda Jolanda van Lente, Business Manager bij Lee Hecht Harrison: ‘Onze kas is een ING-rekening, waar wij af en toe wat geld van opnemen voor in het geldkistje. Ik ben degene die dit kistje beheert, maar we hebben weinig uitgaven. Af en toe voeg ik wat bonnetjes toe van aankopen bij de bakker, of bijvoorbeeld van een gloeilamp. Het geld gaat uit het kistje en het bonnetje erin’, vertelt Jolanda. Noteert ze alle aankopen dan niet meteen?

‘Nee, dat doe ik achteraf. Hooguit één keer per kwartaal kijk ik na of het geld en de bonnen uit de kas en de rekening overeen komen. Daarna maak ik een declaratie bij de bonnetjes en stuur alles naar het hoofdkantoor. Bij het hoofdkantoor storten ze het bedrag dan weer op onze ING-rekening voor de kas.’

Kost het je veel tijd? ‘Nee hoor en het is best leuk om te doen.

Ongeveer vier keer per jaar werk ik de kas bij. Het kasbedrag groeit niet, gaat niet in de min en klopt altijd. En zo hoort het ook!’

Sommige bedrijven werken met formulieren. Iemand die iets wil ­kopen vanuit de afdelingskas, vult een formulier in, eventueel ondertekend door de leidinggevende. Op het formulier staat om welke aankoop het gaat en jij - als kasbeheerder - noteert welk bedrag je meegeeft zodat je na afloop kunt controleren of je het juiste wisselgeld terugontvangt. Qua noteren en het bewaren van de bon geldt weer dezelfde kasboekprocedure.

Veilig alternatief Een veiliger alternatief voor het rondlopen met geldbedragen of pinpassen is betalen met een prepaid creditcard. Dit is sinds kort mogelijk. Het beginsaldo is het prepaidbedrag dat op de kaart gestort wordt. Deze methode werkt hetzelfde als een prepaid mobieltje met dit verschil dat je de prepaid creditcard ook voor hotelboekingen of autoverhuur kunt gebruiken. Het enige dat qua kasbeheer verandert is de kluis met geld. Groot voordeel: je kunt

Handige links Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) is een onafhankelijke stichting die informeert en adviseert over financiën van huishoudens: www.nibud.nl/omgaan-met-geld/overzicht-houden/kasboek.html.

Website Nederlandse Belastingdienst: www.belastingdienst.nl/ zakelijk/ondernemen_administratie/ondernemen_administratie-03.html#P53_5523.

Uitleg Belastingdienst Curacao: http://www.belastingdienst.an/ Ondernemers/Ondernemers/een_administratie_opzetten.htm Artikel uit Administratie: http://financieel.infonu.nl/ administratie/46290-tips-voor-een-goed-kasboek.html.

Lezen Boekhouden voor Dummies Auteur: Marco Steenwinkel Uitgever: Pearson Education Benelux Prijs: 20,95

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

018-019_MSM03_ART_2K02.indd 19

nooit een groter bedrag kwijtraken dan het prepaidbedrag van de kaart. Het is mogelijk om er kleine bedragen op te zetten, die je aanvult als het saldo bijna op is. Het bijhouden van een (al dan niet digitaal) kasboek en het bewaren van de bonnen blijft natuurlijk hetzelfde.

Er zijn verschillende soorten prepaid creditcards. Deze hebben niet allemaal de vorm van een card. Er zijn ook virtuele versies verkrijgbaar. In dat geval ontvang je een code in plaats van een kaart. 3V Cash van Visa-card® is zo’n virtuele variant. Deze bestaat uit een zestiencijferig nummer, een veiligheidscode en een vervaldatum.

Met dit nummer kun je online aankopen doen, terwijl er geen vertrouwelijke, financiële gegevens van jou(w bedrijf) bekend kunnen worden. Er zijn prepaidbedragen van 20, 30, 50, 75, 100 en 150 euro mogelijk.

De MEDIUS Prepaid MasterCard® is ook een oplaadbare creditcard. Dus ook met deze plastic kaart kun je nooit méér opnemen dan het bedrag dat is opgeladen. Qua uiterlijk wijkt deze kaart niet af van de gewone MasterCard. Er zijn verschillende methodes om geld over te maken naar de prepaid card en elke hoofd-card kan uitgebreid worden met drie partnerkaarten. Naar zo’n subcard kan snel en veilig geld worden overgemaakt, bijvoorbeeld naar een werknemer die in het buitenland verblijft.

Een derde mogelijkheid is de Mywirecard MasterCard, die zowel in virtuele als in plastic vorm kan worden besteld. Met deze kaart kun je overal betalen waar MasterCard wordt geaccepteerd. <

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 19

24-02-12 08:37

Plannen

Improviseren

Laat los die planning We doen het allemaal: plannen. Dat geeft ons houvast, duidelijkheid en structuur zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Een agenda voor een vergadering geeft structuur, een jaarplanning geeft overzicht en een prioriteitenlijstje geeft rust. Maar plannen beperkt ook. Het gaan ten koste van de flexibiliteit en vaak ben je er onnodig lang mee bezig; je besteedt er soms zelfs meer tijd aan dan aan de uitvoering. Tóch hoef je niet alles te plannen. Je kunt de dingen ook wel eens gewoon gaan dóen. Improviseren noemen we dat, en dat heeft zo z’n voordelen. nog een keer kort samengevat. Soms is het zelfs niet eens nodig dat mensen bij elkaar gaan zitten. Beslissingen kunnen ook genomen worden als iedereen per mail akkoord geeft. Zo zie je dat je aan een minimale planning genoeg hebt. Scheelt je zeeën van tijd.

Tekst Gijs van Bilsen*

Bij het maken van een planning komt nogal wat kijken. Je moet van tevoren al de beschikking hebben over alle relevante informatie: plan je een vergadering, dan moet je weten wie er zijn, welke onderwerpen besproken gaan worden en hoeveel tijd iedereen heeft. Denk je dat je alles rond hebt, zeggen er weer mensen af of er worden last minute nog een paar onderwerpen aan de agenda toegevoegd waardoor alsnog geïmproviseerd moet worden. Daar gaat je planning! Als je voortaan slechts het hoognodige plant en de rest loslaat, gaat er minder van je kostbare tijd verloren.

Bekijk eens welke dingen echt noodzakelijk zijn en welke dingen je alleen maar plant omdat het zo hoort. Als we bij het voorbeeld van een vergadering blijven, is het alleen noodzakelijk dat de juiste mensen bij elkaar zitten. Een agenda, uitgeschreven notulen van de vorige vergadering en andere stukken die toch niemand leest, zijn vaak niet eens noodzakelijk. De vergaderaars weten toch wel waar ze het over willen hebben; je hebt eigenlijk niet eens een agenda nodig en in plaats van uitgebreide notulen is een besluiten- en actiepuntenlijst genoeg. Als iedereen tijdens de vergadering dan ook nog z’n eigen actiepunten bijhoudt, hoef je die ook niet meer te versturen.

De meeste besproken punten worden tijdens de vergadering toch

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 20

020-021_MSM03_ART_plannen.indd 20

Plannen of voorbereiden Een tweede stap is om helemaal niet meer te plannen, maar alleen nog maar voor te bereiden. Er zit namelijk een subtiel verschil tussen plannen en voorbereiden. Het verschil is dat je, wanneer je iets plant, je iets vastzet. Terwijl je, wanneer je iets voorbereidt, jezelf juist ruimte geeft om op het moment zelf te beslissen wat je doet. Plan je een vergadering of ander evenement waar alles anders kan lopen dan verwacht, maak dan ook ruimte voor de verschillende situaties die zich voor kunnen doen. Maak je geen planning maar bereid je alleen voor, dan gebruik je de voorbereiding om ter plekke het juiste te doen. Voorbereiden doe je door te zorgen dat je de juiste informatie paraat hebt. Waar je die informatie vandaan haalt, verschilt ten opzichte van plannen. De informatie waarmee je je voorbereidt is vaak heel algemeen: het zijn de kennis en de vaardigheden die je toch al hebt. Werk je al langer bij een bedrijf, dan weet je vaak al hoe bijeenkomsten verlopen. Die hoef je helemaal niet meer te plannen. Loopt alles dan toch anders dan verwacht? Daar kun je op inspelen door te improviseren. Daar hoef je niet wakker van te liggen. Een geslaagde improvisatie valt of staat met: •• •• •• •• ••

ervaring andere mensen de situatie oefening zelfvertrouwen

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:38

Plannen

Ervaring Vooral bij terugkerende taken krijg je steeds meer ervaring bij de uitvoering ervan. Je beheerst deze op den duur zo goed dat je op routine draait. Je ervaring kun je dan ook gebruiken wanneer de taak net iets anders is, of als er iets onverwachts gebeurt.

Andere mensen Andere mensen kunnen ook een bron van veiligheid zijn. Als je weet dat mensen om je heen het beste met je voorhebben, kunnen ze je helpen als je het even niet meer weet. Dit is de reden dat er vaak twee mensen naar een gesprek komen of dat we het fijn vinden om te sparren met collega’s. Het mooie van terugvallen op collega’s is dat je hetzelfde voor hen kunt doen. Dat noem ik: ‘Laat de ander schitteren’. Als je dat afspreekt met je collega’s, creëer je veiligheid en vertrouwen.

De situatie Ook de situatie zelf kan een bron van veiligheid zijn. Als de uitkomst van de situatie niet van groot belang is bijvoorbeeld. Of als er een situatie ontstaat waarin je alles mag zeggen. Bij brainstormen geldt bijvoorbeeld dat je niet mag oordelen over de ideeën die opkomen, die ideeën mogen juist lekker gek zijn. Als de begeleider van de brainstorm dit goed doet, ontstaat er een heel veilige sfeer waarin alles gezegd kan worden.

Oefening Practice makes perfect! Veiligheid om te improviseren vind je ook door het gewoon vaak te doen. Het zal je steeds makkelijker afgaan.

Zelfvertrouwen Tot slot de belangrijkste bron van vertrouwen: jijzelf. Zie een ­situatie met zelfvertrouwen tegemoet en je hebt de veiligheid al gecreëerd. Eigenlijk zijn zelfvertrouwen en veiligheid twee kanten aan dezelfde medaille: vertrouwen geeft veiligheid, veiligheid geeft vertrouwen.

Labels printen via het netwerk

Jij bepaalt Uiteindelijk is de keuze aan jou om te gaan improviseren of om iets te plannen. Als je iets gaat doen waar je nog weinig ervaring in hebt of waar je erg onzeker over bent, is het goed om te plannen zodat je die zekerheid krijgt. Als je je al veilig voelt of je veiligheid uit andere bronnen kunt halen, bespaar je jezelf veel tijd door los te laten en te improviseren. < Gijs van Bilsen geeft, vanuit zijn bedrijf ‘de Inspelers’ (www.inspelers.nl), trainingen om organisaties en mensen in organisaties flexibeler en daadkrachtiger te leren reageren op verandering, kansen te grijpen en problemen snel aan te pakken.

Onlangs verscheen van zijn hand in de serie TaalAnker het boekje ‘Inspelen! ­Improviserend communiceren’. Daarnaast verzorgt hij tijdens de Management Support Workshop Driedaagse in april de training ‘Wat doe je als het anders loopt’ - Improviseren communiceren. Kijk voor informatie op: www.managementsupport.nl/workshops.

Uitgever: Kluwer ISBN: 978 90 13 09805 1 Prijs: € 39,95 (Ook als e-book verkrijgbaar)

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, Cd’s en vele andere items met één van de Brother QL labelprinters. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC/Mac, of verbindt deze met uw bestaande netwerk en print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de gratis meegeleverde en zeer gebruiksvriendelijke software kunt u tevens zelf labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

MAART 2012 MANAGEMENTwww.brother.nl SUPPORT 21

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

020-021_MSM03_ART_plannen.indd 21

bro ql580 105x297.indd 1

24-02-12 08:38 07-06-11 08:42

COMMUNITY

KWESTIE Het Nieuwe Samenwerken Het traditionele een op een werken is in veel organisaties al aan het verdwijnen. Dat bewijst dat een secretaresse niet altijd fysiek in de directe nabijheid van haar manager hoeft te verkeren om hem goed te kunnen ondersteunen 25,4% Klinkt mooi, maar werkt niet in de praktijk. Het gaat ten koste van de inhoud en kwaliteit van mijn werk.

Kosteloos de juiste hotel- en vergaderlocatie vinden Op zoek naar een locatie voor jouw zakelijke bijeenkomst? Plaats dan op www.managementsupport.nl/ accommodaties je locatieaanvraag.

Je ontvangt binnen de door jou opgegeven tijd een passend aanbod van diverse locaties in Nederland. Helemaal gratis!

Nieuw! www.managementsupport.nl/ accommodaties

17,2% Ik hoop dat mijn manager dan ook een denkomslag maakt en zich realiseert dat het aantal uren dat ik op mijn werkplek zit, niet meer het criterium is om mij te beoordelen.

57,3% Deze manier van werken is geen bedreiging maar een kans; wie slim is laat zien wat ze waard is.

Opleidingen 29 maart - Utrecht Meer zelfvertrouwen in je werk met NLP Je profileert je op een positieve manier en laat een goede eerste indruk achter.

Deelnemers over de Management Support Workshopdagen: ‘Ik heb veel nieuwe energie en goede richtlijnen gekregen. Complimenten aan de trainer.’

‘Ik ben er volgend jaar zeker weer bij, dan voor de 7e keer.’

‘Geslaagde en motiverende dag.’

5 april - Utrecht Feedback geven en krijgen Je leert hoe je feedback kunt geven en ontvangen, ervaart hoe belangrijk positieve en constructieve boodschappen zijn en ziet het belang van verbale en non-verbale elementen.

Vanaf 5 april – Utrecht Teamleider van het secretariaat Je durft gesprekken aan te gaan, stelt duidelijke doelen, stimuleert, confronteert, coacht en zorgt ervoor dat de sfeer in je team prettig is.

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 22

022-023_MSM03_COMM.indd 22

‘Goed niveau, veel afwisseling, perfecte organisatie. Topdag!’

Meer informatie over de workshopdagen: www.managementsupport.nl/ workshops

Join in! Ga naar www.linkedin.com, selecteer bij het zoekveld ‘groups’ en vul ‘Management Support Groep’ in.

Volg Management Support op Twitter! Ga naar http://twitter.com/ManagemSupport.

Bekijk verslagen van boeken en evenementen op www.managementsupport.nl/tv Meld je ook aan op onze Facebookpagina! Ga naar http://www.facebook.com/managemsupport

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:39

COMMUNITY

COMMUNITY

Ga jij de uitdaging aan?

MANAGEMENT SUPPORT WORKSHOPDAGEN

Workshopdagen 2012 Door nieuwe technologieën en de daarbij horende ontwikkelingen is je vak aan het veranderen. En dan gaat het niet alleen om je werkplek, maar ook om jouw rol. Hoe sta jij tegenover deze veranderingen?

2. Het Nieuwe (samen)Werken; de secretaressepool De innovatieve kracht van HNW zit ‘m in het samenwerken. Leer wat de voordelen en valkuilen zijn van het werken in een secretaressepool.

Eén ding is zeker: als je meebeweegt met de ontwikkelingen, biedt dit jou ook nieuwe kansen en mogelijkheden. Ga jij de uitdaging aan? Laat je dan inspireren tijdens de Management Support Workshopdagen op 24, 25 en 26 april in Utrecht.

3. Personal Branding Waar sta je voor? Hoe zichtbaar ben je?

Hoe onderscheid jij je? Wat voeg je toe en matcht jouw merk met die van je organisatie? Ga op zoek naar de meerwaarde van jouw Personal Brand.

4. Wat doe je als het anders loopt?

Hoe laat je je planning los en hoe maak je het beste van de nieuwe situatie? Door te improviseren. Na afloop van deze workshop kun je ombuigen wat fout gaat en inspringen op kansen die zich voordoen.

5. Social Media Door slim gebruik te maken van social media kun je jezelf beter profileren en nieuwe deuren openen. Je krijgt tips, adviezen, voorbeelden maar maakt ook kennis met de valkuilen en nadelen.

Het grote voordeel is dat je zelf bepaalt op welke en hoeveel onderdelen je bijgeschoold wilt worden. Je stelt dus zelf jouw persoonlijke actieplan en programma samen!

6. Onderhandelen over je prioriteiten Met meer zelfvertrouwen onderhandelen, wie wil dat niet? Leer hoe je voor je eigen belangen, mening en wensen kunt opkomen zonder de relatie met je collega, klant of manager te schaden.

24, 25 en 26 april 2012 Meeting Plaza, Utrecht PRIJZEN

abonnees normale prijs

Workshop 1 Workshop 2 Bonustrack

€ 275,€ 100,€ 25,-

€ 295,€ 100,€ 25,-

Meer informatie over de workshopdagen: www.managementsupport.nl/ workshops

Extra: Bonustrack Word/Excel slechts € 25,-

Leuk als je samen met collega’s komt! Je korting kan dan oplopen tot wel 20%

Een greep uit de workshops: 1. Notuleren in Excel Wil je snel en gemakkelijk notuleren, na afloop je notulen bijna direct af hebben en zorgen dat de andere vergaderaars de informatie snel kunnen filteren? Leer dan notuleren in Excel.

7. Succesvolle resultaten behalen met NLP Mensen die werken en leven vanuit hun eigen invloed zetten betere resultaten neer en hebben meer werkplezier. Ook jij kunt zo’n mens worden!

2e workshop slechts € 100,-

En nog 23 andere onderwerpen!

www.managementsupport.nl/workshops MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

022-023_MSM03_COMM.indd 23

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 23

24-02-12 08:39

TAALKWESTIES

Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

Begrijpelijke brieven schrijven Gelukkig worden de brieven van de overheid en andere instanties de laatste jaren steeds makkelijker. Maar toch kom je nog regelmatig exemplaren tegen die nauwelijks te begrijpen zijn. Waar komt die moeilijke taal vandaan? En hoe kom je ervan af?

Tekst Marlies Wopereis

Eva is secretaresse op de afdeling Sociale Zaken van een middelgrote gemeente. Een van haar taken is het nakijken en versturen van de brieven van haar baas. Vaak zijn dit brieven aan bewoners van de gemeente. De inhoud ervan staat vast. Eva is een kei in spelling, dus de brieven die zij verstuurt, zien er pico bello uit. Toch heeft ze er niet altijd een goed gevoel over. Het taalgebruik van haar baas is ­namelijk wel erg ingewikkeld. Als zij het al niet snapt, hoe zit het dan met de bewoners?

Misschien herken je het verhaal van Eva. Of misschien ook niet.

Maar feit is dat veel organisaties nog steeds brieven versturen die de lezers maar moeilijk kunnen begrijpen. Weliswaar overkomt het me minder vaak dan vroeger, maar toch lees ik nog geregeld zinnen als: De zelfstandige verplaatsingsmogelijkheid bedraagt, ook met het­ ­gebruik van een loophulpmiddel, dan wel een handbewogen rolstoel of een (driewiel)fiets, minder dan vijfhonderd meter.

En: Bij de prolongatiebescheiden ontvangt u eveneens het naverrekeningsformulier voor de definitieve naverrekening van de premie over 2011 en het vaststellen van de voorschotpremie 2012.

Waarom gebruiken organisaties deze moeilijke taal? Welke gevolgen heeft dat? En wat kun je er als secretaresse aan doen? Die vragen probeer ik in dit artikel te beantwoorden.

Het nut van moeilijke taal Organisaties kunnen verschillende redenen hebben om moeilijke taal te gebruiken. Ten eerste kan het een kwestie zijn van status: de schrijvers denken dat ze serieuzer overkomen als ze formele en ingewikkelde woorden gebruiken.

Ten tweede speelt de macht van de gewoonte soms een rol: de brieven worden al jaren op dezelfde manier geschreven en er is geen tijd om het anders te gaan doen.

Ten derde is het niet altijd makkelijk om iets eenvoudig uit te leggen.

Soms moet de schrijver verwijzen naar wetsartikelen of polisvoorwaarden en die zijn meestal opgesteld in juridische taal. Het kopiëren van deze passages gaat een stuk sneller dan het maken van een vertaalslag. En zeker als het om een vervelende boodschap gaat, kan het heel prettig zijn om deze niet zo concreet en helder op te schrijven. Versluierende taal lijkt dan een oplossing.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 24

024-025_MSM03_ART_2K01.indd 24

Tot slot hebben schrijvers soms helemaal niet door dat ze moeilijke taal gebruiken. Als je zelf midden in de materie zit en het jargon door en door kent, verlies je al gauw het zicht op de lezer: wat begrijpt die wel en wat niet? Daarvoor heb je iemand nodig die je een spiegel voorhoudt.

De gevolgen voor de organisatie Als je naar de redenen hierboven kijkt, valt één ding op: het zijn ­allemaal redenen waarin de schrijver centraal staat. Deze schrijver kiest voor moeilijke taal, omdat dat voor hém makkelijker, sneller en vertrouwder is. Maar hoe voelt het voor de lezer als hij een brief ontvangt die hij niet begrijpt? Krijgt hij daardoor echt een betere indruk van de organisatie? Accepteert hij een vervelende boodschap eerder als die versluierd wordt door juridische volzinnen? En voelt hij zich werkelijk serieus genomen? Nee dus!

Moeilijke brieven hebben vaak meer gevolgen voor de organisatie dan je denkt: niet alleen krijgt de klantenservice meer vragen te beantwoorden, maar ook het imago van de organisatie lijdt eronder.

Want formele brieven scheppen een grote afstand en geven de klant of burger de indruk dat hij te maken heeft met een logge, bureaucratische kolos. Een kolos die niet meer past in deze tijd.

Maar wat moet jij hier als secretaresse nu mee? Misschien zie je best, net als Eva, dat de brieven van jouw baas niet erg helder zijn.

Maar mag je er dan wat van zeggen? Uit naam van de lezer vind ik van wel. Misschien is je baas zich helemaal niet zo bewust van zijn taalgebruik en wil hij daar best wat aan doen. Of misschien vindt hij schrijven gewoon moeilijk. In dat geval kun jij hem natuurlijk helpen.

Hoe? Hieronder enkele tips.

1. Zorg dat je de brief eerst zelf goed begrijpt Het is onmogelijk om een tekst goed te herschrijven als je zelf niet helemaal snapt wat er staat. Vraag daarom eerst aan je baas of een collega om je mondeling uit te leggen waar het precies om gaat. Als mensen praten, gebruiken ze nooit zo veel moeilijke woorden als wanneer ze schrijven. Bovendien heb je de kans om vragen te stellen. Verplaats je daarbij steeds in de beoogde lezers van de brief: uit hun naam kun je veel ‘dommere’ vragen stellen dan je uit jezelf misschien durft.

2. Verbeter de opbouw van de brief Om een tekst makkelijk te kunnen bevatten heeft de lezer grip nodig: hij moet het verhaal goed kunnen volgen, de belangrijkste

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:39

TAALKWESTIES

boodschap er snel uit kunnen halen en op een rijtje kunnen zetten wat de argumenten zijn. Dit kan alleen als de brief een heldere opbouw heeft. Om dit te checken kun je het volgende vragenlijstje gebruiken: - Begint de brief met de aanleiding?

- Staat de belangrijkste boodschap (na de aanleiding) bovenaan?

- Is de uitleg logisch geordend, bijvoorbeeld stapsgewijs of per argument?

- Is de structuur helder aangegeven door alinea’s, kopjes en opsommingen?

- Komt duidelijk naar voren wat de lezer kan of moet doen?

- Eindigt de brief met de mogelijkheid om contact op te nemen?

3. Maak lange zinnen korter Een belangrijke reden waarom bijvoorbeeld juridische passages zo moeilijk leesbaar zijn, is de zinslengte. Lange zinnen met veel komma’s en bijzinnen, maken het moeilijk om de essentie eruit te halen. Wat je eraan kunt doen, hangt af van de oorzaak: is de zin te lang doordat er te veel informatie in staat? Splits hem dan in meerdere korte zinnen en zorg dat elke zin één of hooguit twee boodschappen bevat.

Dat kan goed bij de volgende zin:

structie (dient genomen te worden) vervangen is door een actieve constructie (wij moeten nemen). Daarnaast heb ik het eerste zinsdeel naar de volgende zin verplaatst en uit elkaar getrokken.

Hierdoor komt de belangrijkste informatie duidelijker naar voren en staat bij elkaar wat bij elkaar hoort.

5. Gebruik gangbare woorden Mijn laatste tip ligt misschien wel het meest voor de hand: ‘vertaal’ alle moeilijke woorden in de brief in woorden die je normaal ook gebruikt. Judith Winterkamp heeft in dit blad al eens een lijst gepubliceerd met verouderde woorden en hun eigentijdse varianten. Maar je kunt die varianten ook heel makkelijk zelf bedenken.

Je weet immers best dat indien hetzelfde betekent als als, blijkens hetzelfde als volgens en dientengevolge hetzelfde als daardoor. En weet je het niet, gebruik dan het woordenboek.

Tot slot Moeilijke brieven makkelijk maken is een kunst die je leert door het heel vaak te doen. Oefen dus eens op een rustig moment met brieven die niet direct de deur uit moeten. En laat ze lezen door mensen die niets van het onderwerp afweten. Zij zijn je belangrijkste graadmeters. Namens alle lezers alvast hartelijk bedankt! <

Advertentie

Wij hebben uw brief van 3 februari 2012 ontvangen, waarin u in beroep gaat tegen onze beschikking van 27 januari 2012, waarin wij uw verzoek om kwijtschelding hebben afgewezen, omdat u niet aan de criteria voldoet.

Veel makkelijker is: Wij hebben uw brief van 3 februari 2012 ontvangen. Hierin gaat u in beroep tegen onze beschikking van 27 januari 2012. In deze beschikking hebben wij uw verzoek om kwijtschelding afgewezen. De reden hiervoor is dat u niet aan de criteria voldoet.

Is de zin te lang doordat er overbodige woorden in staan?

Schrap die woorden dan. Zo kun je een zin als Het is een feit dat de werkloosheid toeneemt, heel goed inkorten tot De werkloosheid neemt toe. En de zin Ik wil u er graag op wijzen dat u altijd uw paspoort moet laten zien wordt alleen maar sterker als je schrijft: Neem altijd uw paspoort mee.

4. Kies eenvoudige zinsconstructies Naast de zinslengte is ook de zinsformulering van belang.

Ongemerkt komen er in schrijftaal soms lastige constructies tevoorschijn: Ingevolge de voor alle overheden geldende Algemene wet bestuursrecht dient binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag een beslissing op uw aanvraag genomen te worden.

Dat kan natuurlijk veel eenvoudiger: Na de ontvangst van uw aanvraag moeten wij binnen acht weken een beslissing nemen. Dat bepaalt de Algemene wet bestuursrecht, die voor alle overheden geldt.

Je ziet dat deze laatste zin niet alleen makkelijker is, maar ook persoonlijker overkomt. Dat komt doordat de passieve con-

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

024-025_MSM03_ART_2K01.indd 25

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 25

24-02-12 09:18

spelling- en taaltips

Help! Taal leeft!

Taal leeft en dus veranderen de regels met de jaren. Dat kan verwarrend zijn. Een regel die je ooit hebt geleerd, blijkt opeens niet meer op te gaan. Hieronder beantwoord ik twee vragen over veranderde taalregels.

Tekst Judith Winterkamp - Communicatief tekst & training - www.communicatief.info

Is omdat in de zin De vergadering begon wat later omdat de voorzitter vastzat in de file juist? Voor mijn gevoel moet het doordat zijn.

Vroeger werd er een duidelijk verschil gemaakt tussen de voegwoorden omdat en doordat. Omdat gaf altijd een reden aan en na doordat volgde steevast een oorzaak. Maar taal leeft. En dat zien we terug in het gebruik van omdat en doordat. Tegenwoordig houden we ons niet meer zo strikt aan het onderscheid tussen deze voegwoorden. Op www.taaladvies.net staat hierover: ‘Omdat kan nu zowel een reden als een oorzaak aangeven. Doordat kan alleen een oorzaak aangeven.’ De voorbeelden erbij zijn: 1. Het feest kon niet doorgaan omdat (of: doordat) de kok ziek was geworden.

2. Er is een boete verschuldigd omdat de betaling te laat is ­uitgevoerd.

Jan Renkema zegt hierover in de Schrijfwijzer: ‘Het woord doordat blijft gereserveerd voor een oorzaak, maar het woord omdat kan zowel voor een reden als voor een oorzaak worden gebruikt.’

Ook www.onzetaal.nl geeft advies over het gebruik van omdat en doordat. Daar staat: ‘Hoewel er tegenwoordig bij oorzaken een keuzevrijheid bestaat tussen omdat en doordat, zal er wel vaak een voorkeur voor de ene of de andere vorm bestaan. Hiervoor is echter geen algemene richtlijn te geven; zo’n voorkeur kan van zin tot zin en zelfs van persoon tot persoon verschillen. Zo zouden wij in de zin De overstroming ontstond doordat de dijken doorbraken liever niet omdat gebruiken. En in Omdat ieder mens verschillend is, ... gaat onze voorkeur juist wél uit naar het gebruik van omdat.’

Mijn conclusie is dat omdat en doordat beide goed zijn: De vergadering begon wat later omdat/doordat de voorzitter vastzat in de file.

De late verschijning van de voorzitter kun je namelijk als reden zien én als oorzaak voor de vertraging. Ik adviseer je dan ook om op je gevoel af te gaan.

Wat is juist? Dat is een van de oplossingen die is/zijn aangedragen.

De meeste naslagwerken schrijven in dit geval voor dat zijn hier de enige juiste werkwoordsvorm is. Die gaan er namelijk van uit dat die verwijst naar de oplossingen.

Op www.onzetaal.nl staat over het vergelijkbare zinsdeel een van de eersten die de grap doorhad/doorhadden: ‘Er zijn veel taalgebruikers die hier alleen het meervoud juist vinden. Die verwijst volgens hen naar eersten, en omdat dat een meervoud is, moet ook de

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 26

026-026_MSM03_RUB04.indd 26

persoonsvorm doorhadden een meervoud zijn: Ik was een van de eersten die de grap doorhadden.’ In dat geval is Dat is een van de oplossingen die zijn aangedragen de voorkeurszin.

Toch zijn er ook naslagwerken die daar anders over denken, bijvoorbeeld de Algemene Nederlandse Spraakkunst, de dikste grammatica van het Nederlands (ANS, 1997). Hierin staat dat het ook mogelijk is om in dit soort zinnen het enkelvoud te gebruiken: ‘Wie kiest voor het enkelvoud in Ik was een van de eersten die de grap doorhad heeft vooral het individu (de ik) voor ogen. Wie kiest voor het meervoud doorhadden, denkt vooral aan de groep van mensen die probeerden de grap te begrijpen.’ Dit wordt geïllustreerd met de volgende zinnen: 1. Een van hen die het kunnen weten, is Dick. (Lees: de hele groep had het kunnen weten, waaronder Dick.)

2. Een van hen die het kan weten, is Dick. (Lees: Dick is bij uitstek iemand die het had kunnen weten.)

Kortom, beide mogelijkheden zijn juist. Vind je die ene oplossing erboven uitsteken, dan kies je voor is aangedragen. Vind je alle oplossingen even goed, dan kies je voor zijn aangedragen. <

TAALTEST Onze taal leeft en onze spelling is in 1995 veranderd. In deze taaltest staan woorden waarvan de schrijfwijze sinds de Nieuwe Spelling anders is. Weet jij wat juist is? Op pagina 29 vind je de antwoorden.

1. a. insect b. insekt 2. a. witte-wijnglazen b. wittewijnglazen 3. a. op appel gaan b. op appèl gaan 4. a. bureau b. buro 5. a. 3 oktoberfeest b. 3-oktoberfeest 6. a. ramadan en advent b. Ramadan en Advent 7. a. ideeënloos b. ideeëloos

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:40

vreemdetalentips

Skypevergaderen over de grens We krijgen steeds vaker te maken met virtuele teams, waarin we intensief samenwerken zonder elkaar daadwerkelijk te ontmoeten. Naast telefoon en e-mail zijn Skype (al dan niet met videofunctie), PowerPointpresentaties op afstand en samenwerkingssites zoals bijvoorbeel Sharepoint, voor internationale professionals een tweede natuur aan het ­worden. In deze aflevering pakken we een van die nieuwe tools bij de horens: we gaan Skypevergaderen over de grens.

Tekst Sander Schroevers

Een goede internationale Skypevergadering organiseren is niet moeilijker dan een gewone vergadering voorbereiden, maar door de techniek en het interculturele aspect wel anders natuurlijk. Daarnaast is het handig wanneer je de technische termen in het Frans, Duits, Engels en Spaans een beetje onder de knie hebt. Want ga maar eens na hoeveel zinnen je anders nodig hebt om iemand uit te leggen dat je een geluidsprobleem met je headset hebt of dat je je scherm graag wilt delen.

Wat kan Skype?

Skype biedt de mogelijkheid om met maximaal vijfentwintig ­deelnemers gratis telefonisch te vergaderen. Tegen betaling kunnen ook mobiele telefoons of landlijnen deelnemen. Verder kan er ook per video vergaderd worden (zogenaamd ‘groepsvideobellen’), mits één gespreksdeelnemer tenminste een specifiek abonnement heeft.

Wereldwijd zijn er momenteel zo’n zeshonderd miljoen Skypegebruikers. Dus voor je het weet moet je opeens met mensen over Skype kunnen communiceren op een voor hen begrijpelijke manier.

Waarom dan nog chatten?

Wie in een normale vergadering notuleert zal soms een vraag ­stellen door een subtiel signaal, of door een hand omhoog te ­steken, maar bij Skypen werkt zoiets niet. Vandaar de zogenaamde ‘Verstuur chatbericht’-functie, waar je je vraag in kunt typen. Maar pas op: zodra je de Return-toets indrukt, wordt je tekst direct geplaatst, en is dus zichtbaar voor alle deelnemers. Vooral als iemand geen (werkende) microfoon heeft (iets wat ik vaker meemaak dan me lief is) biedt de chatfunctie redding. In die zin dat de voorzitter dan een bijdrage kan voorlezen namens die ‘stomme’ vergaderaar.

Chatberichten hebben trouwens geen nadelige invloed op de kwaliteit van je audioverbinding. En weet je dat je gedurende een vergadering, ook alleen met door jou geselecteerde deelnemers kunt chatten? Zo kun je onderling informatie delen, zonder dat de ­andere partij daar iets van ziet.

Wat het secretariële werk daarnaast makkelijk maakt, is dat je ­chatberichten gewoon kunt kopiëren en opslaan. Daar kun je bij het uitwerken van de notulen baat bij hebben.

Geluidsopname in plaats van verslag Skype heeft een vrij actieve cirkel van derde partijen: bedrijven die allerlei te integreren programmatuur aanbieden, bijvoorbeeld het

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

027-027_MSM03_RUB01.indd 27

Tips •• Maak vooraf een lijstje met specifieke uitdrukkingen in de werktaal.

•• Houd rekening met tijdzones of zomertijd (zie: www.dateandtime.com).

•• Bij een groot aantal deelnemers is het handig om een aparte moderator naast de voorzitter te hebben.

•• Noteer altijd enkele korte maar essentiële techniektips voor Skype bovenaan de agenda.

•• Kopieer vanaf het begin de agenda in de tekstchatbalk van Skype.

•• Bij gebrek aan oogcontact is het verstandig dat iedereen zich telkens kort voorstelt op het moment van spreken, tenzij men natuurlijk elkaars stemmen herkent.

•• Hoewel er bij virtueel vergaderen gemiddeld minder afmeldingen zijn, schijnen veel mensen een Skypevergadering wel makkelijker te vergeten.

•• Onderzoek van het gerenommeerde INSEAD toonde aan dat de videofunctie met name mannen schijnt af te leiden tijdens vergaderingen.

prima programma Pamela om Skypevergaderingen op te nemen.

Hiermee kun je vrij eenvoudig opnames als MP3-bestand aan alle betrokkenen sturen.

Hoewel virtueel samenwerken een beroep doet op nieuwe ­vaardigheden, is het prima te leren. Gewoon oefenen in een veilige omgeving en stap voor stap ervaring en zelfvertrouwen opdoen.

Wie eenmaal de voordelen en extra functionaliteiten van virtueel vergaderen heeft ontdekt, zal het vaak inzetten.

Specifieke technische termen Aangezien maar weinig landen het Nederlands als officiële taal ­voeren, is de kans groot dat je werktaal Engels is, of misschien zelfs Duits, Frans of Spaans. Nu tref je specifieke (technische) termen maar zelden aan in een woordenboek. Daarom heb ik een tabel ­gemaakt. Daarin staan de juiste technische termen voor Skypevergaderingen in vier moderne talen. Je vindt de tabel op managementsupport.nl onder bonuscode 0302. <

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 27

24-02-12 08:41

softwaretips

Windows 7 is een raspaardje Er wordt een hoop tijd verspild aan het zoeken naar bestanden. Daar zijn talloze redenen voor: verschillende netwerkschijven, onduidelijke opbouw van het mappensysteem (afhankelijk van de logica van de maker) en onlogische bestandsnamen (een kreet als ‘notulen’ is bijvoorbeeld te summier), identieke documenten staan her en der verspreid over het netwerk, iedereen wil een kopietje in de eigen map, en vaak weet men niet meer in welke versie men aan het werk is. Herkenbaar? Verder wordt er nog steeds heel wat afgemuisd. Windows 7 omarmt daarom de sneltoetsen. Hoe je snel en handig in Windows 7 je weg vindt.

Tekst Roel Peeters

Snel aan het werk via start Je hebt de muis niet nodig om het startmenu te activeren.

Op je toetsenbord staat een toets met een Windowslogo de Windowstoets. Zo kom je meteen in het Startmenu.

De linkerzijde van het startmenu Klik de rechtermuis op een programma. Kies vervolgens •• aan menu Start vastmaken (=pinnen). Het programma komt dan blijvend bovenaan de lijn te staan. De Engelstalige versie zegt: Pin to Start Menu.

•• aan taakbalk vastmaken of: Pin to Taskbar. Het programma komt dan blijvend onderin de taakbalk staan.

Onder de lijn staan de recent gebruikte bestanden, de zogenaamde jumplist. Staat er een zwart driehoekje achter het programma, ga er dan met je muis heen en er verschijnt een lijst rechts ervan.

Bij ­Officeprogramm’s zie je een lijstje met recente bestanden.

Ook deze kun je ‘pinnen’ zodat ze altijd meteen beschikbaar blijven.

Als je niet ‘muist’ maar met sneltoetsen werkt, gebruik dan de ­pijltjestoetsen om de jumplist te zien!

Het zoekvak van het startmenu Tik op de Windowstoets Een cursor staat al te wachten op actie. Typ de eerste letters van een programma in (bijvoorbeeld ‘wo’ voor Word). Een lijst verschijnt. Met een beetje geluk staat Word al bovenaan en hoef je enkel op ‘enter’ te drukken. Anders even met de pijltjestoets door het lijstje scrollen. Zo kun je ook een bestand zoeken of een Outlookitem. Zodra je de eerste letters van de bestandsnaam typt, gaat Windows al op zoek, bijvoorbeeld naar de rekenmachine.

Snel schakelen tussen actieve programma’s en bestanden Multitasking is overal aan de orde. Je hoeft programma’s niet te ­minimaliseren of te sluiten als je ze nog nodig denkt te hebben. Er zijn tools zodat je snel kunt schakelen.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 28

028-029_MSM03_RUB02.indd 28

Aero Shake Open een aantal programma`s bovenop elkaar en houd er één over door te ‘schudden’. Klik daarvoor met de muis op de titelbalk van een programma, houd de linkermuisknop ingedrukt en schud hem vervolgens heen en weer.

Windows + Tab Als je verschillende programma’s en/of bestanden open hebt staan, schakel je snel door je linkerduim op de Windowstoets te houden en met je linkerwijsvinger op de tabtoets te tikken.

Aero Snap Open een programma, klik de muis bovenaan vast en sleep het programmascherm ver genoeg naar rechts. Op een bepaald moment blijft het rechts uitgelijnd staan. Dit kan ook met de Windowstoets + pijltje rechts.

De taakbalk De verkenner staat op de taakbalk

Klik met de rechtermuis op het icoontje van de Verkenner/Explorer Je ziet nu alle recente mappen. Wil je meteen in de Verkenner, dubbelklik dan, of nog beter: gebruik Windowstoets + E. De Windowsverkenner bestaat al langer. In Windows 7 is deze krachtiger en sneller. Bovenaan rechts staat een zoekvak. Daar kom je ook via Ctrl + F. Hoe meer letters je invult uit de bestandsnaam, hoe nauwkeuriger de lijst met resultaten wordt.

Omdat deze ‘Windows Search Engine’ zo goed en snel is, gaan er stemmen op om het systeem van ‘mappen’ gewoon te verlaten

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:44

softwaretips

WERk & recht

en alles in één map te droppen. Hier is wat voor te zeggen. ­Zeker als we met ‘labels’ en ‘categorieën’ gaan werken. Die kun je toevoegen als je een bestand selecteert in de Verkenner.

Onderin je scherm zie je dan mogelijkheden. Hetzelfde geldt voor de e-mailmappen.

Documenten oneindig lang bewaren?

Programma’s toevoegen aan de taakbalk Het is handig om de meest gebruikte programma’s aan de ­taakbalk toe te voegen. Dan kun je ze snel activeren. Zoek hiervoor het programma op via de Startknop en sleep het pictogram naar de taakbalk.

Op grond van Nederlandse wetgeving bestaan er verplichtingen om bepaalde documenten te bewaren. Om het ‘makkelijk’ te maken, gelden er voor bepaalde documenten afwijkende termijnen.

Dit is onder andere afhankelijk van de branche waarin je werkzaam bent.

Knop bureaublad weergeven Deze vertrouwde knop is verdwenen uit de taakbalk. Houd je muis helemaal rechts onderin je beeldscherm. Je bureaublad wordt weergegeven. Als je erop klikt, wordt het bureaublad ­actief.

De Nederlandse wetgever heeft voor bedrijven en overheden regels gesteld voor het bewaren van bepaalde documenten. Voor particulieren is formeel niets vastgelegd. Het is wel aan te bevelen om als particulier je administratie minimaal vijf jaar te bewaren, want de belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen.

Weg met snelkoppelingen op je bureaublad Algemene conclusie: de Startknop zoekt zo snel naar programma’s en bestanden, dat het niet langer nodig is om snelkoppelingen op je bureaublad te plaatsen. Opgeruimd staat netjes! <

Met eigen ogen alles bekijken?

Ga dan naar het filmpje dat je vindt op managementsupport.nl onder bonuscode 0312.

Oplossing Test Spelling- en Taaltips van pagina 26 1. a. insect 2. b. wittewijnglazen 3. a. op appel gaan 4. a. bureau 5. a. 3-oktoberfeest 6. a. ramadan en advent 7. b. ideeëloos

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

028-029_MSM03_RUB02.indd 29

Administratieplichtig Als ‘administratieplichtig’ merkt de wetgever onder meer aan: natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefenen en natuurlijke personen die inhoudingsplichtige zijn. Als bedrijf moet je rekening houden met een bewaartermijn van zeven jaar. Dit geldt voor het bewaren van jaarrekeningen, winst- en verlies­rekeningen en de grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie. Indien je een rechtspersoon gaat ontbinden geldt eveneens een bewaartermijn van zeven jaar.

Afhankelijk van de branche en het soort documenten bestaan er diverse termijnen voor het bewaren van documenten. Het gaat te ver deze allemaal hier te noemen. Maar hierbij wel een voorbeeld: een bedrijf dat bepaalde subsidies ontvangt, dient de administratie en bescheiden zeven jaar te bewaren (in de betreffende subsidieregeling kan nog wel anders worden bepaald).

Vernietigen Na de verplichte bewaartermijn van documenten is het bijvoorbeeld voor de belastingdienst niet meer noodzakelijk dat je de documenten bewaart. Je kunt in een dergelijk geval de desbetreffende documenten zelf vernietigen of laten vernietigen. Vergeet eventueel niet ze toch nog even digitaal op te slaan, just in case… < Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt.

Informatie: www.declercq.com.

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 29

24-02-12 08:44

social media

‘We moeten iets met social media’ Stap 1. Wij gaan ‘iets’ doen met sociale media.

Stap 2. We proberen zoveel mogelijk volgers te krijgen.

Stap 3. Wij gaan geld verdienen met sociale media.

Sommige bedrijven denken nog steeds dat het zo werkt. Maar helaas, we moeten ze uit de droom helpen. Zo werkt het dus niet...

Tekst Ellen Kleinlangevelsloo - Bind Academie

Veel bedrijven voelen zich onder druk gezet door de aanwezigheid van concurrenten op sociale media. Ze zijn bang dat ze de boot missen en vinden dat ze ‘iets moeten’ met sociale media. Sociale media worden zo een doel op zich en dat is niet de meest effectieve manier om te beginnen. Het bedrijf doet er beter aan om eerst bij zichzelf te rade te gaan. Wat willen we eigenlijk bereiken? Een product of dienst onder de aandacht brengen? Het imago opvijzelen?

Marktonderzoek? En vervolgens is dan de vraag: kunnen sociale media daar een rol in spelen? En zo ja, hoe zet je ze in?

Gebruik het lijntje Dat sociale media veel kansen bieden, is helder. Uiteraard kun je informeren via sociale media. Maar met alleen ‘zenden’ maak je niet optimaal gebruik van de kansen. Er is een groep mensen die de moeite neemt om met je te linken, je te volgen of je te ‘liken’. Je hoeft ze dus niet ongevraagd te bellen of mailen, ze leggen zélf actief een lijntje met de organisatie. Gebruik die lijn dan ook vooral voor dialoog en haal de band aan met je doelgroepen. Sociale media bieden bovendien dé gelegenheid om te vragen hoe (potentiële) klanten en relaties de producten en diensten van een bedrijf beoordelen. Mensen zijn graag bereid mee te denken over hoe je kunt verbeteren. In de LinkedIngroep van Management Support is bijvoorbeeld een discussie te vinden over welke onderwerpen interessant zijn voor dit magazine. Daarbij passeren diverse suggesties de revue. Dat levert nuttige inzichten op voor de makers van dit blad.

Ze komen zo op een heel eenvoudige manier te weten waar de behoefte van de doelgroep ligt.

#Hatsjoe Succes op sociale media wordt in belangrijke mate bepaald door relevantie. Een aansprekend voorbeeld hiervan is de #hatsjoe-actie van Biohorma, het bedrijf achter de homeopathische (genees)middelen van A. Vogel. In de winter zijn veel mensen verkouden. Hét moment waarop de producten voor meer weerstand van A. Vogel relevant worden voor een grote groep mensen. Biohorma speelt daar handig op in door te reageren op iedereen die #hatsjoe twittert. Op hun website laten ze zien hoeveel mensen er dagelijks niezen op Twitter. Op 6 januari waren dat er bijvoorbeeld 240. Deze mensen krijgen allemaal een gratis hot drink aangeboden. Met deze actie bereikt Biohorma niet alleen die 240 personen op een dag. Een dergelijke originele actie verspreidt zich snel via sociale media.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 30

030-030_MSM03_RUB06.indd 30

Luisteren en meepraten Mensen praten over je bedrijf. Dat deden ze altijd al, maar in besloten kring. Sinds de opkomst van sociale media kun je gewoon meeluisteren! Een prachtige kans om te monitoren wat er over het bedrijf wordt gezegd en om hierop te reageren. Zo kun je klachten in behandeling nemen, vragen beantwoorden, tips geven of extra service verlenen. Oftewel, webcare toepassen.

Wil je ons volgen? Alsjeblieft?

Volop kansen dus met sociale media. En dan is het handig om volgers te hebben. En het liefst hebben bedrijven heel veel volgers op Twitter, fans op Facebook en relaties op LinkedIn. Mensen en bedrijven stijgen automatisch in aanzien als ze veel vrienden hebben op sociale media. Maar hoe belangrijk is dat nu eigenlijk? Natuurlijk geeft de hoeveelheid volgers een indicatie van hoe succesvol je bent op sociale media. In potentie is je bereik daardoor aanzienlijk.

Maar het aantal volgers is natuurlijk relatief. Veel belangrijker is het om ‘de juiste’ volgers of vrienden te hebben. Mensen die voor jou relevant zijn. En die bereik je als je voor hen relevant bent: door die informatie te bieden waar zij op dát moment en op díe plek behoefte hebben.

Tot slot is ook de mate van invloed van je relaties een indicatie van je succes op sociale media. Een handig hulpmiddel om dit te meten is de Kloutscore. Deze Kloutscore (www.klout.com) geeft aan hoe invloedrijk je bent, oftewel hoe groot je vermogen is om anderen aan te zetten tot actie. Ook de Kloutscore is niet zaligmakend. Maar de trend is ingezet om mensen met een hoge kloutscore betaald te laten Twitteren en Facebooken over producten en diensten.

Meer verkopen?

‘Wat levert het op?’ is een veelgestelde vraag van bedrijven. Die vraag is niet eenvoudig te beantwoorden. Slechts in een enkel geval leveren sociale media direct cash op. Een opleidingsinstituut dat twittert over haar workshops, ziet bijvoorbeeld het aantal mensen dat zich aanmeldt voor de workshops stijgen. Maar over het algemeen leveren sociale media niet direct een positieve ‘return on investment’. Het draait veel meer om de relatie die je opbouwt met je volgers. Via sociale media krijgen bedrijven waardevolle feedback over hun producten of diensten. Een alerte reactie op een bericht of een correcte afhandeling van een klacht draagt bij aan een positief imago van het bedrijf. En al die tweets en updates op Facebook maken dat je bedrijf eerder ‘top of mind’ is bij potentiële klanten.

En wie weet volgt dan die transactie ook! <

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:45

AAP_Stop_55x125.qxd

26-10-2010

16:36

Advertentie

informatiemanagement

Appladder Spaar Air Miles voor AAP. Dat kost u niets

Ga naar www.aap.nl of bel gratis 0800 - 1118

Hoort u minder?

1. Tablisto | iPad (Gratis) Tablisto is een e-reader met ingebouwde kiosk, waar je interessante managementboeken, vakbladen en tijdschriften kunt vinden, en sinds kort ook de gratis kranten Metro en De Pers. De opzet van de app met Leestafel en Brievenbus is wel even wennen.

2. Dragon Dictation | iPhone, iPad (Gratis) Nuance Communications komt met spraakherkenning voor iPhone en iPad, waarmee je bijvoorbeeld sms’jes en e-mailberichten kunt inspreken, wat vrij goed werkt. Alleen de integratie met andere apps is wat beperkt.

3. ABBYY Business Card Reader | iPhone, ­Android (v.a. € 3,99) Handig hulpje om contactinformatie van visitekaartjes in meer dan 21 talen in te scannen, op basis van een foto die je met de camera maakt. Het is soms nodig enkele correcties te maken, maar de app assisteert je daar goed bij.

4. Note Taker HD | iPad (€ 3,99) Met een smartphone of tablet heb je geen pen en papier meer nodig om notities te maken, zeker niet als je Note Taker HD gebruikt waarmee je notities flexibel kunt organiseren, bijvoorbeeld via tags. Ook handig: je kunt notities verkleinen, zodat tekst wordt verfijnd en je meer informatie kwijt kunt.

5. ReaddleDocs for iPad | iPad (€ 3,99) Uitstekende app voor het lezen van onder meer pdf-bestanden en e-mailbijlagen op je iPad, met de handige voorziening om een mapje van bijvoorbeeld een server of je Dropboxaccount met je iPad te synchroniseren, zodat je overal (ook offline) toegang tot de documenten in die map hebt.

6. BeBuzz | Blackberry (€ 5,50) Het led-lampje op de Blackberry kan talloze kleuren aannemen met verschillende intensiteit. BeBuzz heeft er een handige toepassing voor bedacht: je kunt per contactpersoon of toepassing instellen welke kleur en intensiteit het lampje moet hebben bij een inkomend gesprek of bericht. Er is ook een (beperkte) gratis versie.

Hoorwijzer.nl

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

031-031_MSM03_RUB05.indd 31

7. Things | iPhone (€ 7,99) Van alle toepassingen om takenlijstjes bij te houden behoort Things tot de populairste. Het is heel intuïtief, maar dat gaat niet ten koste van de functionaliteit. Taken zijn draadloos te synchroniseren met de desktopversie, als je die gebruikt. Minpunt is dat de app zich wel een beetje uit de markt prijst.

8. iAnnotate PDF | iPad (€ 7,99) iAnnotate PDF is, net als bijvoorbeeld Good Reader en ReaddleDocs, een erg nuttige app voor het beheer van pdf-bestanden. Sterk zijn met name de uitgebreide mogelijkheden om pdf-bestanden te bewerken en de veelzijdige beheerfunctie waarmee je de iPad tot ‘archiefbak’ omtovert. <

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 31

24-02-12 08:45

organiseren

Digitaal vergaderverzoek aan externen

Handig, snel en tóch ­representatief Het is vaak, zo niet altijd, de taak van een secretaresse om vergaderingen voor te bereiden. Daar hoort ook het uitnodigen van deelnemers bij. Geen punt als die binnen hetzelfde bedrijf werken, maar hoe doe je dat op een snelle, overzichtelijke en vooral representatieve manier als je ook externe relaties wilt uitnodigen?

Tekst Michiel Heemskerk

De agenda’s naast elkaar leggen gaat tegenwoordig heel wat makkelijker dan vroeger, waar de beheerders van die agenda’s daadwerkelijk ter plekke moesten zijn om tijd en datum te prikken. Wie gezegend is met een recente versie van Microsoft Outlook zal de Agendafunctie ‘Nieuw vergaderverzoek’ met plezier gebruiken. Je plant een vergadering in, selecteert genodigden uit je adresboek en voegt desgewenst nog wat tekst toe.

Genodigden krijgen per e-mail een uitnodiging die ze ook direct kunnen bevestigen en in hun eigen of een gedeelde agenda kunnen opnemen.

Het is een soepel draaiende machine, met slechts één minpuntje: het werkt alleen feilloos binnen een netwerkomgeving (intranet) die is voorzien van dezelfde programmatuur, Microsoft Outlook.

Stuur dezelfde uitnodiging naar een externe Outlookgebruiker, en de machine begint te haperen. De uitnodiging komt goed binnen bij de genodigde, en de bevestiging bij de organisator, maar diens Outlook zet de genodigde niet meer automatisch op ‘geaccepteerd’.

Stuur dezelfde uitnodiging naar een ontvanger die gebruikmaakt van bijvoorbeeld het populaire Windows Live Mail (nota bene van Micro-

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 32

032-034_MSM03_ART_2K03.indd 32

soft zelf), en de machine komt knarsend tot stilstand. De uitnodiging komt binnen, maar niet direct op een manier die we bijzonder professioneel zouden durven noemen. Automatisch bevestigen werkt in het geheel niet meer.

De grote grap is dat een externe partij weer wél raad weet met de Outlookuitnodiging, namelijk het gratis Google. Wie een account heeft bij Google - bijvoorbeeld voor Google+ of Gmail - kan ook Google Agenda inschakelen.

Komt de Outlookuitnodiging binnen in Gmail (de webversie) en wordt de uitnodiging geaccepteerd, dan neemt Google Agenda de uitnodiging netjes over. Google geeft daarvan echter geen bevestiging aan de ‘Outlookorganisator’. Schiet ook niet op.

In de Cloud Outlook kunnen we bij deze schrappen, want: te platformafhankelijk.

Wat dan? Eerst nog even verder met Google Agenda. Wie Google Agenda gebruikt - slim in de cloud, overal te benaderen - weet dat hij diverse agenda’s naast elkaar kan gebruiken: werk, privé, kat voeren, Pilates et cetera. Wat is erop tegen om een nieuwe agenda te maken? Juist, niets.

Creëer aldus een nieuwe agenda in Google Agenda en noem deze bijvoorbeeld ‘Groepsafspraken’. Maak vervolgens een afspraak en deel deze met de genodigden. Deze krijgen een prachtig mailtje van Google met daarin de naam van de afspraak, de agenda, de datum

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-02-12 15:29

organiseren

‘een gratis datumprikker’ aan.

Klikken op ‘Nu aanmaken’ en door naar de volgende pagina. Datumprikker draait niet om de hete brei heen. Links in beeld direct ‘Hoe werkt het?’, met daarin in vier beknopte stappen het proces.

1. Afspraak: vul je naam, emailadres en de details van de afspraak in.

2. Data: selecteer een datum en klik op ‘Toevoegen’. Herhaal dit voor alle data die je wilt voorstellen.

3. Deelnemers: vul een naam en e-mailadres in en klik op ‘Toevoegen’. Herhaal dit voor alle personen die je wilt uitnodigen.

4. Versturen: sla de afspraak op en verstuur uitnodigingen via de link in de bevestigingsmail. en tijd en de locatie, waarnaast Google meteen een link naar het eigen Google Maps zet.

Briljant! Reageren kan met ‘Ja’, ‘Misschien’, ‘Nee’ en ‘meer opties’, waarbij die laatste doorklikt naar een webpagina waar opmerkingen kunnen worden ingevoerd, en of je misschien gasten meeneemt. Doordacht! En dan: er zit ook nog een bestandje bij - invite.ics.

Een dubbelklik opent dat bestand in tadáááá... Outlook Agenda! Geniaal! Kan er nu nog iemand beweren dat hij niet wist van de uitnodiging? Dat wordt lastig.

En er is nog meer nieuws. Wie tegenwoordig een afspraak maakt in Google Agenda, kan ook kiezen voor Afspraakeenheden waarmee genodigden zelf weer afspraken kunnen maken binnen de afspraak (vullen van de agenda). Kan van pas komen.

En vergeten we niet dat de hele Google-meuk ook draait op de smartphone (ja, ook iPhone)? Dit alles is dus ook gewoon benaderbaar via het mobieltje. Veel slimmer kunnen ze het niet maken.

Nadelen? Zijn er ook. Alle informatie die aan Google wordt toevertrouwd, wordt eigendom van Google en inzichtelijk voor de Amerikaanse overheid. Meestal geen probleem, maar het moet gezegd.

Daarnaast heeft misschien niet iedereen een Google-account. Maar goed, als je die één keer opent, heb je er alleen nog maar lol van.

Google Agenda heeft als voordelen dat hij betrouwbaar is, en dat iedereen er met een browser mee kan werken.

Via e-mail Een aangeboren afkeer van Google of gewoon geen zin om er externe relaties mee te belasten? Dan blijven de online services over die het allemaal via e-mail regelen, gratis en voor niets.

We plukken datumprikker (www.datumprikker.nl) eruit om de werking te illustreren. Het is allemaal eenvoudig genoeg.

Aangezien we geen lid zijn, maken we

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

032-034_MSM03_ART_2K03.indd 33

Daar zit geen woord Spaans bij. Bij stap 1 valt meer in te vullen. Je kunt bijvoorbeeld het type afspraak wijzigen: ‘Datumprikker’ (één datum voor alle deelnemers), ‘Rooster’ (per datum één of meer deelnemers) en ‘Inschrijving’ (inventariseren van animo voor een nog ongedateerde afspraak). Ook kun je aangeven of je zelf beschikbaar bent op alle aangegeven data, of je via e-mail op de hoogte gehouden wilt worden bij reacties, of je de enige wilt zijn die kan zien wie hoe reageert, en of je een webadres wilt ontvangen waarop geïnteresseerden zich kunnen inschrijven. Dat laatste is natuurlijk vooral handig als je een bijeenkomst organiseert waarvoor je niet-specifieke personen uitnodigt, maar iedereen die wil, kan komen. Het webadres post je dan op de eigen website, in een forum, waar dan ook. Wij houden het even simpel: alleen genodigden.

Bij stap 2 wederom geen geheimen.

Datum en tijd van de afspraak, hoe lang de afspraak duurt, en indien deze herhaald moet worden, wanneer en hoe vaak.

Stap 3 Wie moet er komen? Naam en e-mail gewenst.

Stap 4 Verzenden en klaar? Nee. Er wordt een e-mail verstuurd naar het adres van de organisator en deze moet via een link de afspraak bevestigen om de uitnodigingen te versturen.

En dán kan het feest beginnen.

Wat op een vierstappenplan leek, blijkt meer te omvatten. Het aanklikken van de link opent weer een browservenster waarin wordt bevestigd dat de uitnodigingen met succes zijn

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 33

23-02-12 15:29

organiseren

verstuurd. Voor het eerst verschijnt er reclame in beeld.

Leuke laarzen, dus geen probleem. Tussentijds zijn er echter ook weer twee e-mails in de bus beland. De eerste is gericht aan de organisator om de afspraak te beheren, de tweede aan de organisator als genodigde voor de afspraak, om de afspraak te bekijken.

Deze laatste valt ook bij alle genodigden in de bus. Zij kunnen door het volgen van de link in de e-mail in de browser onder ‘Beschikbaarheid’ aangeven of ze kunnen of niet, in de gradaties ‘Ja’, ‘Nee’, ‘Liever niet’ en ‘Onbekend’ en kunnen daar ook nog opmerkingen aan toevoegen.

Geeft een van de genodigden aan te kunnen (of niet), dan krijgt de organisator daar direct bericht van in de mailbox, en vervolgens op de website van Datumprikker.

Iedereen compleet, dan gaat de vergadering door. En komt er nog wat tussen, dan kunnen alle genodigden tussentijds hun status veranderen, waarbij de organisator de macht heeft om genodigden of data te verwijderen of toe te voegen, extra berichten te versturen of

de hele zaak te cancelen.

Meer moois Datumprikker.nl doet wat het moet doen: het stelt een datum en locatie voor aan de betrokken partijen en houdt netjes bij wie er hoe heeft gereageerd, en wie er dus te verwachten zijn. Bovendien ziet Datumprikker.nl er strak en zakelijk uit. Maar het kán frivoler.

•• Surf naar Afspreken.nl (www.afspreken.nl) en constateer dat daar een hele database met restaurants, vergaderlocaties, vrijgezellenfeesten en avondjes uit klaarstaat, waar in de toekomst meteen gereserveerd kan worden. Niet slecht! Eigen foto’s toevoegen, een Google Mapskaart en routebeschrijving, persoonlijke achtergrond, prettige interface. Voor een zakenrelatie? Kan prima.

•• Op Prikjedatum.nl (www.prikjedatum.nl) vinden we getuigenissen van tevreden gebruikers. ‘Snel je nieuwe Prikje maken’ zegt verder alles.

•• Scheduleonce.nl (www.scheduleonce.nl) is een Amerikaans ding dat in de gratis versie wil dat we registreren met Google of Facebook. Ammehoela. Gratis is gratis. Gratis is niet in ruil voor persoonlijke gegevens. De groeten.

•• BusyBees (www.busybees.nu)... Tja, tja, tja, nee. (Bij twijfel niet doen.)

•• In het Engels is een afspraak een appointment en een afspraakje een date. Dat maakt Sort of Date (www.sortofdate.com) bij voorbaat ongeschikt voor zakelijk gebruik. Voor informele bijeenkomsten lijkt het echter zeer geschikt. <

ADVERTENTIE

Hét

eve

jke

onli

erso

p oor nt v

i! groe lijke ake z n e

1

ide 0 01

A ll

e ën

ve es o

tie-

n

f

Gee

lent je ta

ee nnis

a extr

e en k

st

boo

r He

tN

s an

e ie u w

t en

n rke We

ps

sho

bi Am Voor het laatste nieuws

va

po n ex

ial

Soc

en

ork erw w o P

ia Med

, Café

in

sple

ing ach

Co

ps

sho

k wor d a P is i

rat

g O.a.

Maak werk van je ambitie. Ga mee naar Secretary Business Days 2012. Verrijk je kennis en laat je verrassen door de interactieve stands. Woensdag 28 of donderdag 29 maart is jouw dag! Openingstijden: 09.30 – 16.30 uur.

Meer info en gratis toegang m.b.v. registratiecode SBD 625651 zie www.secretarybusinessdays.nl

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 34

032-034_MSM03_ART_2K03.indd 34

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-02-12 15:29

DIGITALE VEILIGHEID

Social engineering; laat je niet misleiden In januari kwam ik dit politiebericht tegen: ‘Flinke daling in 2011 van het aantal overvallen op winkels, benzinestations en horeca.’ Een mooi resultaat, maar er stond niet bij dat overvallen in privéwoningen juist sterk zijn toegenomen. Er is een duidelijke verschuiving gaande van de ‘traditionele’ overval op winkels naar overvallen op vermogende personen in de privésfeer. En deze criminelen willen graag beschikken over zoveel mogelijk nuttige informatie.

Tekst Wilfred van Roij

Ontplooide de crimineel vroeger zijn activiteiten op de hoek van de straat, tegenwoordig heeft hij die plek verruild voor een plaats achter de computer. Om vertrouwelijke of geheime informatie in bezit te krijgen, gebruikt de crimineel 2.0 vandaag de dag de tactiek van social engineering ofwel: misleiding. Een social engineer beschikt over goede sociale vaardigheden, is vriendelijk en behulpzaam. Hij is charmant, beleefd en aimabel en weet meestal snel het vertrouwen van zijn slachtoffer te winnen.

Secretaresse interessante prooi Waarom zou een social engineer interesse hebben in jou denk je nu misschien? Simpel: voor hem ben je de portal voor cruciale bedrijfsinformatie en privégegevens van de directie en andere medewerkers. Het begint meestal met een onschuldig vriendschapsverzoek via Facebook, een connectie op LinkedIn of een volger op Twitter.

Van hieruit probeert de crimineel een vriendschap op te bouwen waarbij hij steeds meer van jou en - in een later stadium - van het bedrijf waar je werkt te weten komt. Hij maakt er een heuse sport van: eerst kiest hij z’n doelwit zorgvuldig uit, daarna begint de research. Wat voor persoon is dit, wie volgt ze zoal, wat doet ze in haar vrije tijd, wat zou zij allemaal kunnen weten? En vergeet niet: deze crimineel heeft tijd genoeg!

Vanuit deze online vriendschap zal hij proberen de informatie te achterhalen die hij nodig heeft. Hij kan uit zijn op wachtwoorden van het bedrijfsnetwerk, bedrijfsagenda’s of privéinformatie van medewerkers. Dáárom zou jij wel degelijk een interessant doelwit kunnen zijn.

Op jouw positie heb je nu eenmaal te maken met interessante informatiestromen. Met een simpele melding dat de directeur op zakenreis is, of met vakantie, open je mogelijk de deuren voor een overval of inbraak. En vergis je niet: het motto ‘dat overkomt mij niet’ heeft in de praktijk geen enkele waarde. Er zijn er nog véél meer die zo dachten en ze bleken allemaal naïef…

Gedragsregels en bewustwording Iedereen binnen een bedrijf moet er van doordrongen zijn dat er gewetenloze criminelen bestaan die misleiden en psychologisch manipuleren. Zodra een social engineer het voor elkaar krijgt zijn slachtoffer te misleiden en te beïnvloeden zodat deze gevoelige informatie prijsgeeft, is er geen technologie op deze wereld die het bedrijf kan beschermen. De enige effectieve manier om de bedreiging van social engineers te verminderen, is een reeks technologische middelen, in combinatie met beveiligingsprocedures, gedragsregels en protocollen. Plús een goede awareness training en voorlichting voor de werknemers. Alleen getrainde, waakzame en zorgvuldige werknemers kunnen bedrijfsinformatie écht beveiligen.

Zonder getrainde en alerte medewerkers die goede procedures en protocollen naleven, is het dan ook geen kwestie van óf, maar van wannéér een social engineer waardevolle bedrijfsinformatie van een bedrijf in handen weet te krijgen. Wachten op een aanval om pas daarna aan de slag te gaan met procedures en trainingen is geen optie meer!

Hoe staat het in jouw organisatie met een up-to-date internet- en emailprotocol? En heb je recent een security bedrijfstraining gehad...? <

ADVERTENTIE

Snel en efficiënt uw informatie bij de hand!

U kunt bij ons terecht voor: wandvakantieplanner

planlijsten

Ga naar www.samsom.nl/formulieren voor direct bestellen

Samsom Formulieren en Opbergsystemen

vakantiekaarten

jaarplanner in boekvorm

is een onderdeel van

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

035-035_MSM03_RUB03.indd 35

cd-afwezigheidsregistratie

verlofbriefjes in 2vd of 3vd

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 35

24-02-12 08:46

OP DE WERKVLOER

Wilde ganzen Beste Roos, Hoe kan ik het beste met mijn nieuwe, betweterige collega omgaan? José

Beste José, Het is een bekende ergernis: 45 procent van de Nederlanders vindt betweterigheid de meest irritante eigenschap van nieuwe collega’s, blijkt uit onderzoek van de NationaleVacaturebank.nl. Maar je ergeren, daar heb je eigenlijk alleen jezelf mee. Het kost energie en gaat ten koste van je werkplezier. Misschien klinkt het raar, maar het beste wat je bij zo’n collega kunt doen, is meer contact zoeken.

Wanneer je iemand beter leert kennen, ga je iemand vanzelf aardiger vinden, waardoor de irritatie afneemt (ook als er niks aan het gedrag van je collega verandert.) Tevens zal je collega zich waarschijnlijk meer op haar/zijn gemak gaan voelen op de werkvloer.

Grote kans dat hierdoor het gedrag zal afnemen. Veel (onzekere) mensen kunnen hoog van de toren blazen wanneer ze het gevoel hebben dat ze indruk moeten maken in een nieuwe situatie. Eenmaal op hun gemak verdwijnt dit irritante gedrag vaak vanzelf.

Of gooi het over een andere boeg en luister eens goed naar deze nieuwe collega. Misschien heeft hij of zij wel interessante dingen te vertellen. Nieuwe mensen in organisaties, ook wel wilde ganzen genoemd, zijn van onschatbare waarde omdat ze een goed oog hebben voor alle gewoontes die er in de loop der jaren langzaam ingeslepen zijn. Zo’n wilde gans valt het opeens wel op dat de manier van notuleren onhandig gaat of dat vergaderingen wel erg ongestruc-

tureerd verlopen. Dat dit jou wellicht niet opvalt is logisch. Dit heeft namelijk alles te maken met veranderingsdrempels.

De volgende vraag zal dit duidelijk maken: kun je een kikker levend koken zonder dat ‘ie uit de pan springt? Het antwoord is ‘ja’! Zet een kikker in een pan koud water op het vuur en verhoog de temperatuur constant met 0,49 graden Celsius en niet meer. Omdat een kikker een verandering van temperatuur pas opmerkt boven de 0,5 graden, zal hij niet doorhebben dat het water warmer wordt. Oftewel: de veranderingsdrempel van een kikker voor temperatuur is 0,5 graden Celsius. Ook mensen hebben veranderingsdrempels voor van alles en nog wat en als de verandering maar langzaam genoeg gaat (als het ware onder de 0,5 graden blijft) vallen ze ons niet op. Een nieuweling, zo’n wilde gans, heeft deze verandering niet meegemaakt en ziet alles dus scherper.

Koester een betweter dus, ook al moet je af en toe grondig zuchten als je hoort: ‘Doen jullie dit zo? Ik denk dat we dit beter op een heel andere manier kunnen aanpakken...’ Sterkte! <

Roos Woltering is psycholoog en houdt zich als trainer en coach bezig met het ontwikkelen van mensen op de werkvloer. Zij geeft workshops en trainingen en ontwikkelde een coachingsprogramma voor de jonge carrièrevrouw. (www.rooswoltering.nl)

MOOI WERK? Mooi werk!

Droom je er wel eens over een bed and breakfast te beginnen in de Provence, of een hotel in Andalusië? Bijna iedereen heeft wel eens dat knagende gevoel van ontevredenheid. Zit ik hier wel op mijn plek? Wordt het niet eens tijd voor iets anders?

Voor iedereen die dit herkent, en voor wie de stap naar het buitenland of een andere baan een brug te ver is, is er het boek Mooi werk, naar een betere baan zonder weg te gaan. Het is een boek voor mensen die werk willen maken van de baan die ze hebben.

Vrijheidsgraden Het middel? Job crafting, ofwel simpelweg het mooier maken van je werk. Een methode die ervan uitgaat dat elke baan vrijheidsgraden heeft zodat je zelf je werk kunt boetseren, craften. Bijvoorbeeld in de manier waarop je over je werk denkt, de relaties die je wel en niet aangaat en de inhoud van je takenpakket. Met die vrijheidsgraden kun je je baan actief gaan vormgeven, welke taken je bijvoorbeeld oppakt of afstoot.

Mooi Werk krijg je nooit alleen. De ideeën van het boek werken het beste wanneer je het beschouwt als een ‘tweepersoons zelfhulpboek’.

Het kan je namelijk helpen dit boek niet in je eentje te lezen, maar met iemand samen. Samen met een collega die je vertrouwt bijvoorbeeld.

Door samen het boek door te werken breng je elkaar op ideeën over

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 36

036-036_MSM03_CLM02.indd 36

hoe je de aanpassingen in je werk kunt oppakken. En door de oefeningen (die je ook op de computer kunt doen) ga je nadenken over hoe je je baan kunt veranderen en welke plek werk inneemt in je leven. Kortom: je krijgt handvatten om je werk beter te laten aansluiten bij wat jou aanspreekt. Werk mag een manier van leven zijn in plaats van een maandag-tot-vrijdagmanier van doodgaan. Dat is het uitgangspunt van Mooi Werk!

Een kanttekening is op zijn plaats: niet elke rotklus is verleden tijd. In elke baan heb je wel eens corvee. Maar het wordt stúkken leuker!

(VB) < Titel: Mooi werk. Naar een betere baan zonder weg te gaan Auteurs: Mark van Vuuren en Luc Dorenbosch Uitgever: Boom ISBN: 978 9461054784 Prijs: € 24,95

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:47

PRODUCTNIEUWS

DELAMAR THEATER behaalt Green Key certificaat Het DeLaMar Theater in Amsterdam opende eind 2010 haar deuren en is nu reeds in het bezit van het Green Key certificaat. De Green Key is hét internationale keurmerk voor bedrijven die serieus en controleerbaar bezig zijn met de milieuzorg in het theater.

Dat betekent dus dat het DeLaMar Theater meer aan het milieu doet dan de wet- en regelgeving verlangt. Voor theaterbezoekers zijn de Green Key maatregelen niet altijd direct zichtbaar, omdat de toepassing vooral in de werkprocessen binnen het theater plaatsvindt. Door het behalen van de Green Key laat het DeLaMar Theater haar bezoekers zien dat de organisatie maatschappelijk verantwoord onderneemt.

NIEUWE VERGADERSTOEL strakke lijnen en hoog zitcomfort Rohde & Grahl bracht eind vorig jaar een nieuwe vergaderstoel op de markt: de Canto. De Canto heeft een bijzonder strakke vormgeving en een zeer representatieve uitstraling. De zitting en de rugleuning zijn zodanig geconstrueerd dat ook tijdens lange vergaderingen en conferenties comfortabel zitten gegarandeerd is. Het sledeframe geeft de stoel een bepaalde dynamiek mee. Uiteraard is de Canto leverbaar met een bekleding van kwaliteitsleder, maar kan ook met een stoffen bekleding geleverd worden.

Kijk voor meer informatie op www.rohde-grahl.nl.

LEKKER ZEEPJE in een vilten jasje Harde zeep is helemaal terug van weggeweest en verschijnt in de mooiste en meest luxe vormen. Maar in een vilten jasje van zuivere Merino- of Bergschaapwol heeft zeep een hoge aaibaarheidsfactor. Vilt als jasje om de zeep? Jawel! En wordt deze gevilte zeep gebruikt, dan zorgt juist dat vilten jasje voor dat lekkere schuim. Heerlijk tijdens het badderen of douchen. En uniek als cadeautje of relatiegeschenk. Gevilte zeep is dé specialiteit van Zeep&Co. Ziehier het ‘Hollands onderonsje’. De complete collectie is te ‘bewonderen’ op www.zeependeco.nl.

KRATJES ZIJN IN ook voor ‘nieuwe werkers’ Ben jij al toe aan Het Nieuwe Werken of heb je een flexibele werkplek en ben je nogal eens onderweg naar verschillende locaties? Dan is de Fold-N-Roll iets voor jou. Met deze krat heb je al je kantoorbenodigdheden bij de hand en ‘rolt’ ze zo van de ene werkplek naar de andere; hij kan 35 kilo ‘hebben’ en rolt geruisloos achter je aan. Als de krat een poosje buiten gebruik blijft, klap je ‘m in en ‘parkeert’ ‘m naast je bureau. De Fold-N-Roll is leverbaar in twee kleurencombinaties: zwart/grijs en zwart/rood en verkrijgbaar vanaf € 18,95. Vanaf 1000 stuks is ‘ie uit te voeren in elke gewenste PMS huisstijlkleur (prijs op aanvraag). Kijk voor informatie op www.papierklem.nl/vouwkrat-op-wielen.html.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012

037-037_MSM03_PROD02.indd 37

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT 37

24-02-12 08:48

SAMENWERKEN

colofon

Lastige mensen zijn gewoon lastig

Management Support Magazine is al negenentwintig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management­ assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecreta­ resse. Het is een uitgave van Kluwer bv.

Persoonlijk vind ik mezelf niet lastig. Ik ben een vent waar je behoorlijk goed mee kan ­samenwerken. Die aardig is. Energie geeft. Mensen redelijk snel begrijpt. Nieuwsgierig is naar en respect heeft voor de mening van een ander. Bovendien ben ik opgewekt, ­positief, gezellig, zorgzaam, lief, een meedenker én de ideale schoonzoon. Er bestaat geen twijfel over bovenstaande prachtige eigenschappen. Sterker nog: ik kan er nog wel een aantal verzinnen die dicht bij de waarheid komen. Ik kan goed luisteren, ik ben grappig, werelds, collegiaal, empathisch, tactvol en oprecht. Je kunt het je waarschijnlijk niet voorstellen, maar er zijn op deze wereld mensen die een hekel aan me hebben. Die me een vervelende vent vinden en liever met een grote boog om me heen lopen. Natuurlijk ligt dat niet aan mij, maar aan de ander. Ik bezit tenslotte niets waar anderen last van kunnen hebben. Toch is het voor degenen die een hekel aan me hebben, me lastig vinden, niet altijd mogelijk me te ontwijken. Ze zullen moeten leren met me om te gaan, zonder hier zelf veel last van te hebben. Ze moeten zoeken naar wat ze wél aan me hebben.

Kijken naar mijn bedoeling in plaats van de manier waarop ik iets doe. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat ik in hun ogen lomp en tactloos ben. Ik kan wel lomp en tactloos dóen.

Nogmaals: in hun ogen. Wanneer ze dit niet snappen, pas dan kan het zijn dat deze mensen door mij als lastig bestempeld worden. En ik heb een hekel aan lastige mensen.

Daar heb ik niks mee. Lastige mensen moeten uit mijn buurt blijven. Waarom zou ik moeten leren met lastige mensen om te gaan? Laat ze maar leren met míj om te gaan.

Lastige mensen doen dingen die ik niet snap; ze zijn onhandig, vol van eigenbelang, drammerig, negatief. Kortom: lastige mensen zijn gewoon lastig. Mis in dit verband het volgende nummer niet, daarin staat een artikel met tips over hoe je geen ‘last hebt van lastige mensen. (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support ­Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Redactie Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@kluwer.nl Vera Bot - vbot@kluwer.nl Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 07/46 66 17 Fax : (0172) 42 28 04 Aan dit nummer werkten mee Gijs van Bilsen, Maarten van Buuren, Els Frigge, Gertjan Groen, Michiel Heemskerk, Ellen Kleinlangevelsloo, Jacqueline Mahieu.

Roel Peeters, Leonore Pulleman, Wilfred van Roij, Sander Schroevers, Marian Vullers, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Marlies Wopereis, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Senefelder Misset, Doetinchem Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@kluwer.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (0172) 46 63 89 sbosker@kluwer.nl Irene Verhulst Telefoon: (0172) 46 64 78 iverhulst@kluwer.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 87,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen ­kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd bij Kluwer, Customer ­Contact Center, Postbus 23, 7400 GA Deventer. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd.

Met vragen kunt u terecht op www.kluwer.nl/klantenservice Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar geschikt voor tablets.

Meer informatie: www.managementsupport.nl/digitaal Informatie over abonnementen Kluwer legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de ­(abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door ­Kluwer, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. ­Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons ­opnemen. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene ­leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl.

Verzending en facturering Kluwer bv.

Partners Adecco Top Secretaries, Bilderberg Hotels & Restaurants, ­Conferentiecentrum Woudschoten, KPN, Schoevers, VCK Travel.

Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever openbaar worden gemaakt of verveelvuldigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn van toepassing de Standaard- publicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland bv, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam onder nummer 5/2000; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, ­aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 38

038-038_MSM03_WGZ-COL.indd 38

MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-02-12 08:49

SHOP.KLUWER.NL

Alle Kluwer-producten in één shop Download nu gratis de nieuwste apps!

In de Kluwer-shop vindt u alles op uw vakgebied: ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Online producten Boeken / E-books Gratis apps Nieuwsbrieven Tijdschriften Online Opleidingen Evenementen Geen verzendkosten

shop.kluwer.nl

002-040_MSM03_ADV.indd 39

23-02-12 15:10

Win een Pritt Partycheque t.w.v. € 5.000,-

Met de nieuwe Pritt Stick blijf je langer plakken.

Ga naar www.prittpartyoffice.nl of www.prittpartyoffice.be, upload jouw foto in het Pritt Party Office en maak kans op een leuk feestje bij jou op kantoor! Hoe meer collega’s meedoen hoe meer kans jullie maken. De nieuwe Pritt Stick is sterker, efficiënter en duurzamer dan ooit. Die blijft gegarandeerd langer plakken!

1058000005PRI-Adv 210x297 secretaresse.indd 1 002-040_MSM03_ADV.indd 40

n nl prittpartyoffice. be 26-01-2012 12:38:48 23-02-12 15:10