Management Support Magazine

14

Secretariaat leiden Leiderschap hoeft niet per se in je genen te zitten. Je kunt het wel degelijk leren. Volgens Stephen R. Covey, managementgoeroe op het gebied van leiderschap, gaat je dat lukken als je beschikt over bepaalde eigenschappen. In dit artikel lees je welke dat zijn.

17

De opkomst van de VA Working nine till five... Om ­negen uur beginnen en om vijf uur weer naar huis. Hoe efficiënt is deze manier van werken als je alle virtuele mogelijkheden tot je beschikking hebt om het anders te doen? Wie het vak beheerst kan een prima VA zijn. Zó word je er een!

juni 2012 | nummer 6 | jaargang 30

32

Digitale taKENLIJST Als een to-do-list één kenmerk zéker moet hebben, is het wel gebruiksgemak. We hebben namelijk al genoeg te doen.

En dat is nou net de reden dat we er een nodig hebben. Een digitale in dit geval. En die zijn er. Wij zetten ze op een rij, inclusief de voors en de tegens.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Bekwaam zijn en bekwaam blijven Bijblijven in je vak, hoe doe jij dat?

In deze tijden van bezuinigingen kan iedereen geconfronteerd worden met een gedwongen ontslag. Ga dan maar eens op zoek naar iets anders met het gegeven dat de banen niet voor het oprapen liggen. Als je kans wilt maken op deze krappe arbeidsmarkt, zul je van goede huize moeten komen. Werkgevers hebben de kandidaten voor het uitkiezen, en ze ‘nemen’ de beste. Wat voor extra’s heb jij te bieden?

Om je kansen op de arbeidsmarkt te ver­ groten is het continu werken aan je inzetbaarheid een must. Was enkele jaren geleden een ‘goede’ beheersing van de Nederlandse en Engelse taal nog ‘goed ­genoeg’, tegenwoordig kom je daar niet meer mee weg. Het opschroeven van eisen heeft alles te maken met het aanbod op de arbeidsmarkt. Daarnaast wensen werkgevers ook

001-001_MSM06_CVR.indd 1

een perfecte mix aan competenties. Nu is op alle fronten bijblijven in je vak naast een drukke baan voor de meesten onder ons niet te doen. Het vraagt om fulltime surfen, twitteren, lezen, volgen, onderzoeken, ­netwerken en ga zo maar door. Maar je kunt wél doelen stellen, keuzes maken en gericht actie ondernemen. Wij vertellen hoe je dat doet.

PAGina 10

Management support event ‘12 De voorbereidingen voor het Management Support Event ‘12 zijn in volle gang. Blok 8 en/of 9 november dus ­alvast maar weer af in je agenda. Thema dit jaar is Praktisch, Persoonlijk en ­Professioneel. Met deze onderwerpen komen alle facetten van het vak aan bod. Over het hoe en het wat vertellen we nog niets, maar dat het een uiterst verrassend en vernieuwend Event wordt staat vast. Wel lichten we alvast een tipje van de sluier op.

PAGina 22

24-05-12 10:37

Mijn ideale meeting: sfeer, ruimte, inspiratie

Op 20 september 2012 organiseren verschillende topaccommodaties in de provincie Drenthe voor de derde keer een unieke secretaressedag: ’Ster van Drenthe’. Niet alleen maak je kennis met Drenthe als unieke vergader- en congresprovincie, ook kom je thuis met een flinke dosis tips om je werk nog beter te kunnen uitvoeren. En uiteraard word je als een ster ontvangen

Ster van Drenthe 2012 Wil je zelf ervaren wat het is om te vergaderen in Drenthe? Schrijf je dan in voor een unieke secretaressedag op 20 september. drenthe.nl/stervandrenthe

op prachtige locaties!

Wil je meer weten over egostrippen, kleur bekennen of vrouwen aan de macht?

drenthe.nl/stervandrenthe DREN469_Secretaressedag_210x297.indd 1 002-040_MSM06_ADV.indd 2

24-05-12(week21) 10:38 24-05-12 13:30

inhoud GESCHIKT

PRAKTISCH

ONGESCHIKT

Niet iedereen is geschikt voor Het Nieuwe Werken. Vooral niet de mensen die houden van structuur. Een bericht dat de wenkbrauwen doet fronsen, maar dit blijkt uit promotieonderzoek van de Groningse psycholoog Marjette Slijkhuis.

Zij schrijft dat niet elke werknemer profiteert van de voordelen van Het Nieuwe Werken. Meer eigen verantwoordelijkheid, thuiswerken en flexibele werktijden motiveren deze mensen niet extra en ook verbeteren hun creatieve prestaties niet. Deze mensen vinden het juist prettig wanneer hun werk wordt gecontroleerd. En denk niet dat het hier alleen gaat om oudere werknemers. Ook onder bijvoorbeeld studenten bleek een duidelijke groep behoefte te hebben aan een controlerende vorm van feedback. Hoe is dit voor jou?

Weet jij eigenlijk wat voor jou het belangrijkste is in je werk? Is dat de balans tussen werk en privé, of je status van expert op een bepaald vlak? Tevreden je werk doen hangt af van verschillende dingen: je band met collega’s, of je lol kunt maken. En of je qua ambitie aan je trekken komt. Zelfs de fysieke omgeving speelt mee.

Nu ligt de tijd dat secretaressen alleen koffie rondbrachten, brieven uittikten en bezoek ontvingen op kantoor sowieso ver achter ons. Tegenwoordig bevolken assistants en officemanagers de secretariaten. Jullie ‘ontzorgen’ proactief, hands on en stressbestendig de managers en afdelingen. Jullie denken mee, nemen managers het nodige werk uit handen en vormen de steunpilaren van een organisatie. De welbekende duizendpoten of spinnen in het web. Je zou bijna allergisch worden voor die huppelende, ultrapositieve termen. Het lijkt een tegenbeweging in deze tijd van bezuinigingen en ontslagen. Banen verdwijnen, maar het werk moet wel worden gedaan - door minder mensen.

Onmisbaar? No ma’am!

HNW blijft veelbesproken, vooral het combineren van werk en privé en het sturen op output in plaats van aanwezigheid. Maar voor wie? Voor managers, creatievelingen of ook voor secretaressen? ‘Natuurlijk’ roept de een, ‘welnee’ roept een ander. Een mooi voorbeeld is de virtual PA, ofwel VA, die sterk in opkomst is. Zij werkt vrijwel uitsluitend virtueel en verzorgt afgebakende (project)klussen. Het Nieuwe Werken pur sang: het kan. Ook is het logisch dat juist nu het woord ‘employability’ verdacht vaak langskomt… ofwel: je inzetbaarheid, de mate waarin jij je kunt aanpassen en vernieuwen zodat je aantrekkelijk blijft voor de arbeidsmarkt. En dat blijft niet alleen bij af en toe een cursus maar gaat om permanent leren en jezelf zichtbaar maken. Het is jammer dat de nadruk tot nu toe nog vaak ligt op verticaal carrière maken: klimmen. Maar er valt veel te zeggen voor verbreding van je kennis en je hebt natuurlijk allang begrepen dat we daar in deze editie dieper op ingaan. Carrière maken, verdiepen, verbreden of… ‘gewoon’ een fijne loopbaan? Belangrijkste is uiteindelijk: de keuze hebben.

De redactie: Vera Bot en Mieke Bloemheuvel

4

Signaal

24 Social media Solliciteren via social media 25 Spelling- en Taaltips Oppassen!

26 Taalkwesties Struikelblokken bij de gebiedende wijs 28 Interculturele zaken Zo blijf je gezond ‘in’ een internationale job 29 Werk & Recht Negatieve referentie van je oude baas... mag dat?

30 Softwaretips Je inbox leeg en je taken in zicht 32 Werkorganisatie De digitale takenlijst 34 Appladder

PROFESSIONEEL 10 Bijblijven in je vak Hoe doe jij dat?

14 Secretariaat leiden?

Versterk je leiderschap!

17 Kantoorsecretaresse uitstervend ras?

De opkomst van de VA

PERSOONLIJK 8

Interview Jacqueline van de Looy Secretaresse van het Jaar 2012

14 Het enneagram (4) De hoofdtypes uit het intellectuele centrum 35 Op de werkvloer

SERVICE 22 Community 35 Test: digitaal kladblok 38 Column Huub van Mackelenbergh 38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

003-003_MSM06_INH.indd 3

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 3

24-05-12 10:38

signaal

Juridische correctie In het meinummer is in de bijdrage van Maarten van Buuren een fout geslopen.

De redactie plaatste ten onrechte de opmerking dat er vakantieuren worden afgeschreven wanneer je bij ziekte met vakantie gaat. Het is té kort door de bocht om dit in z’n algemeenheid te zeggen. Er hoort het voorbehoud bij dat dit soms het geval kan zijn, bijvoorbeeld als dit met de werknemer wordt afgesproken. Die afspraak kan overigens alleen ten aanzien van bovenwettelijke dagen. <

Baas bespiedt personeel via social media Veel werknemers maken gebruik van social media. Zij moeten er rekening mee houden dat hun baas in veel gevallen meeleest.

Ruim een derde van de ondernemers zegt via social media onderzoek te doen naar het eigen personeel, blijkt uit onderzoek van ARAG. De rechtbijstandverzekeraar denkt dat social media steeds vaker gebruikt zal gaan worden in bewijsvoering tijdens arbeidsconflicten. Een voorbeeld is een werknemer die zich ziek meldt maar op Facebook berichtjes plaatst die wijzen op het tegendeel.

Van de respondenten zegt 10 procent regelmatig accounts van werknemers te controleren en 25 procent soms. Ruim de helft (56 procent) doet dit nooit. <

Bagageregels luchtvaartmaatschappijen leiden tot klachten De sterk uiteenlopende bagageregels die worden gehanteerd door luchtvaartmaatschappijen, leiden tot veel klachten bij zakenreizigers. Vooral het tarief voor extra bagage en overgewicht zorgt vaak voor zeer onaangename financiële verrrassingen. Dit concludeert ATPI, een van de drie grootste zakenreisorganisaties in ons land uit een analyse van haar klachtensysteem. Het onderzoek bracht verder aan het licht dat voor een extra stuk bagage bij de ene maatschappij 100 euro extra moet worden betaald, terwijl de andere maatschappij zonder blikken of blozen 1100 euro rekent. De top drie van klachten door passagiers ziet er in het ATPI-onderzoek als volgt uit: 1. Annuleringen, vertragingen en overboekingen (57 procent) 2. Onduidelijke en uiteenlopende bagageregels en -tarieven (11 procent) 3. Problemen bij het inchecken (6 procent) zoals lange wachttijden, niet werkende online check-in en defecte check-in automaten. <

Ctrl Alt Delete...

ICT-problemen en gebrekkige computerkennis van Nederlandse werknemers kosten bij elkaar zo’n 19 miljard euro per jaar. Dat blijkt uit een onderzoek dat onlangs werd gepresenteerd in Den Haag. Volgens het onderzoek Ctrl Alt Delete, dat is uitgevoerd door de Universiteit Twente, daalt de productiviteit van een werknemer met 8 procent door onkunde of technische problemen met computers. ‘Werkgevers en werknemers zijn zich daar echter nauwelijks van bewust. Je kunt het niet helemaal voorkomen, maar er valt veel winst te behalen op dit gebied. Elk uur dat we op een computer werken, verliezen we per persoon bijna 5 minuten’, zegt onderzoeker Alexander van Deursen. Tel uit je winst! <

Op zoek naar werk?

Zit je zonder werk thuis en stromen de afwijzingen op je sollicitaties binnen? Dan kan de gedachte om het bijltje erbij neer te gooien gooien ineens heel aantrekkelijk zijn. Nooit doen! Duurt het je allemaal te lang?

Met onderstaande tips houd je de moed er wel in.

1. Behoud je werkritme 2. Stel doelen 3. Creëer een opgeruimde (werk)omgeving 4. Leef gezond 5. Blijf jezelf ontwikkelen; kijk welke trainingen of cursussen je wilt volgen.

6. Geef je cv een opknapbeurt; misschien is het wel tijd voor een carrièreswitch!

(Bron: monsterboard.nl) <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 4

004-007_MSM06_SIG.indd 4

Allemaal beestjes...

De gemiddelde computermuis is drie keer zo vuil als een toiletbril. Mannen zijn ook duidelijk minder hygiënisch dan hun vrouwelijke collega’s; bij de heren schuilen er 40 procent meer bacteriën op hun computermuis. Het toetsenbord staat op twee, gevolgd door de telefoon.

En wat denk je van de gemiddelde bureaustoel?

Het Britse Initial Washroom Hygiëne nam stalen van 158 voorwerpen op kantoor, ze vergeleken deze resultaten met toiletattributen als een wc-bril. Op vier van de tien bureaus werden ‘beestjes’ aangetroffen die nou niet zo lekker voor de gezondheid zijn. Manager van Initial Technical Peter Barratt: ‘Veel werknemers eten tegenwoordig aan hun bureau, terwijl ze op het web surfen of typen. Dit laat kruimels en andere etensresten achter op de werkplek, zeker op muizen en toetsenborden, waardoor deze een broeihaard zijn voor bacteriën en andere micro-organismen. Deze toestellen worden niet zo regelmatig gereinigd als andere delen van het kantoor.

Andere ‘verrassende’ plekken die erg onhygiënisch blijken, zijn autosturen, keukenaanrechten, winkelkarretjes, liftknoppen en je kunt er vast zelf ook nog wel een paar verzinnen!

Brrrrr. (Bron: servicemanagement.nl) <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:39

signaal

Kilometerkilo’s Mensen die ver van hun werk wonen, hebben vaker overgewicht en een slechtere conditie dan mensen die dicht bij hun werk wonen.

Dat blijkt uit onderzoek onder bijna 4300 mensen rond de steden Dallas en Austin in de Amerikaanse staat Texas.

Medewerkers die lange tijd naar hun werk moeten rijden, bleken dikkere buiken en een hogere bloeddruk te hebben. Ze zijn ook minder fit. ‘Wie langer reist verbruikt kennelijk minder energie’, zegt onderzoeker Christine Hoehner van de Washington University.

Vanaf 16 kilometer woon- werkverkeer is er verder een verband met hogere bloeddruk, terwijl vanaf 24 kilomerer het overgewicht groeit.

Het is niet duidelijk wat de effecten op de gezondheid zijn wanneer medewerkers vanuit huis werken.

De resultaten zijn gepubliceerd in het American Journal of Preventive Medicine. (Bron: ANP) <

Van Kluwer naar Vakmedianet Kluwer Nederland brengt de producten en activiteiten van HR, Arbo, OR, Facilities en Secretaressen onder bij een nieuwe eigenaar: Vakmedianet uit Bussum. Deze uitgeverij zal de merken Management Support, Gids voor Personeelsmanagement, Arbo, OR Informatie, Facto Magazine, Security Management, Service Management en bijbehorende spin-offs zoals congressen en trainingen, overnemen. Naar verwachting zal de verkoop ten tijde van verschijning van dit magazine reeds afgerond zijn. Vakmedianet voorziet scherp gedefinieerde communities van professionals van relevant nieuws en achtergrondinformatie. De uitgeverij zal de activiteiten vanaf een andere locatie in Alphen aan den Rijn voortzetten. Voor lezers van dit magazine verandert er niets. Het Team van Management Support blijft haar lezers onveranderd op hun wenken bedienen! <

Wel ambitie, geen kans op doorgroei De Nederlandse werknemer mag volop ambitie hebben, de kans dat ‘ie doorgroeit is minder groot. Dat blijkt uit recent onderzoek onder 300.000 werknemers, uitgevoerd door Effectory. Liefst 57 procent van de medewerkers beoordeelt de doorgroeimogelijkheden op hun werk matig tot onvoldoende. ‘Budgetten voor opleiding van medewerkers zijn in veel organisaties noodgedwongen tot een minimum beperkt, terwijl in tijden van economische neergang de wil van medewerkers om alles uit hun huidige werksituatie te halen alleen maar toeneemt. Goede prestaties leveren en uitblinken op je werk zijn belangrijker dan ooit. Hierdoor groeit ook de interesse in ontwikkeling binnen de organisatie waar men werkzaam is’, aldus Guido Heezen, HRM trendwatcher en directeur van Effectory.

Informatie: www.effectory.nl.<

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

004-007_MSM06_SIG.indd 5

Tien ‘killers’ van een effectieve werkdag 1. De hele dag door je e-mail lezen Werk liever in blokken dan dat je steeds door een melding wordt getriggerd. Reserveer liever een halfuur of uur om je mail af te handelen!

2. Je inbox gebruiken als actielijst Je inbox zien als een actielijst is een verlengde van de eerste valkuil. Bepaalt je mail wat je die dag moet doen, of doe je dat zelf?

3. Als het heel druk is: harder werken Het is een illusie om te denken dat je ALLES kunt realiseren door simpelweg harder te werken. Een houthakker met een botte bijl kan beter stoppen en zijn bijl slijpen, ook al denkt hij dat hij daar geen tijd voor heeft.

4. Een vol bureau Misschien kun je feilloos alles vinden wat je zoekt, hoe hoog de stapels ook zijn. Maar is je stijl werkbaar voor collega’s die tijdens jouw afwezigheid ook dingen moeten kunnen vinden?

5. Niet plannen (of onrealistisch plannen) Dingen duren vaak langer dan je denkt. Plan je dag en je week, maar houd ook ‘lucht’. Stel - indien nodig - je planning in de loop van de dag bij.

6. Geen nee (kunnen of willen?) zeggen Dienstverlenend en behulpzaam zijn? Prima, maar voer het niet te ver door; daar heb je niet alleen jezelf mee. Ook anderen hebben daar last van. Iemand die iedereen tevreden wil stellen, stelt uiteindelijk niemand tevreden.

7. Te laat beginnen: uitstelgedrag Werk je beter onder druk? Of stel je die taak uit omdat je er eigenlijk tegenop ziet of omdat je nog twijfelt over wat er precies moet gebeuren?

8. Niet (kunnen of willen?) delegeren Type ‘Laat ik het zelf maar doen, dan gebeurt het tenminste goed’? Je kunt er ook voor kiezen zichtbaar te maken wat er niet goed gaat - dan kan er iets aan worden gedaan. En wees kritisch: moet JIJ dit wel doen? Is het niet logischer om ‘de klus’ elders te beleggen?

9. Perfectionisme Wie weet is degene voor wie je dit doet met veel minder tevreden dan je denkt. Zorgt dat je weet wat de ander verwacht!

10. Alles in één keer willen doen Het is niet nodig om de lat voor jezelf metershoog te leggen; Keulen en Aken zijn ook niet in één dag gebouwd. Soms is het beter een start te maken met een concept en daaraan in de praktijk te schaven dan te wachten op die ene geniale ingeving.

(Door Trudis Baart en Karin Visser) <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 5

24-05-12 10:39

signaal

Top 10 meest populaire leaseauto’s Welke leaseauto’s werden in 2011 het meest besteld? Het blad Fleetmotive geeft een top 40, gerangschikt op model. Drie modellen van VW (Polo, Passat en Golf) domineren de top. Wij houden het bij de top 10. Die ziet er als volgt uit: 1. VW Polo 2. VW Passat 3. VW Golf 4. Seat Ibiza 5. Peugeot 508 6. Renault Megane 7. Skoda Octavia 8. Opel Astra 9. Ford Focus 10. Audi A4

De voordelen van mentoring Als jou gevraagd wordt een collega te ‘mentoren’, is je eerste gedachte misschien dat je het drukker krijgt, maar dat valt mee.

Het succes ervan valt of staat met een doordacht plan. Dat maak je door van tevoren goed na te denken over de meetpunten en over het doel dat bereikt moet worden. Ook hier is een goede voorbereiding het halve werk. En als je het goed doet, heeft het ‘mentoren’ ook voor jou zo z’n voordelen.

•• Je leert managementvaardigheden toe te passen en te ontwikkelen.

•• Je wordt gedwongen na te denken over je eigen manier van werken.

•• Je krijgt meer zicht op de processen binnen de organisatie. <

Bezuinigen op plezierige activiteiten niet leuk 70 procent van werkend Nederland is het niet eens met de bezuinigingen die binnen de eigen organisatie worden doorgevoerd.

In alle sectoren vindt men bezuinigen op ‘plezierige activiteiten’ het slechtste wat een werkgever kan doen. Dat blijkt uit onderzoek van adviesbureau &samhoud onder 500 werkende Nederlanders. Onderstaand de top 5 bezuinigingen waar medewerkers het niet mee eens zijn.

1. Plezierige activiteiten: (uitjes, vieringen) 2. Bureaukosten: (papier, schrijfwerk) 3. Opleiding 4. Loon 5. Aandacht <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 6

004-007_MSM06_SIG.indd 6

Onduidelijkheid over reiskostenvergoeding Twee derde van de werknemers weet nog niet hoeveel ze erop achteruitgaan als de onbelaste reiskostenvergoeding volgend jaar komt te vervallen. Dat blijkt uit een vorige maand gepubliceerd onderzoek van het economisch adviesbureau ING. Een op de negen (11 procent) van de ondervraagden gaat er volgens de onderzoekers in 2013 vaker door thuiswerken. De helft van de ondervraagden vindt dat de overheid moet meebetalen aan het woon-werkverkeer. Volgend jaar vervalt de onbelaste reiskostenvergoeding van 19 cent per kilometer die werkgevers belastingvrij mogen vergoeden.

Straks houden werknemers netto minder over, tenzij de werkgever de vergoeding verhoogt, alsdus ING. Werknemers kunnen volgens de economen een schatting maken hoeveel ze erop achteruitgaan door het bedrag aan onbelaste reiskostenvergoeding op de loonstrook te verminderen met hun hoogste belastingtarief. <

De essentie van ‘De Nieuwe Assistent’ De traditionele rol van de secretaresse staat op losse schroeven. Uitvoerende taken worden vaker buitenshuis uitgevoerd. Binnenshuis komt de nadruk te liggen op meer inhoudelijke taken als communicatie, projectregie en informatie- en kennismanagement. Als gevolg hiervan verplaatst de werving van secretaressen zich naar hogere opleidingsniveaus. Dit stelt Adecco Top Secretaries in een onlangs verschenen studie getiteld: De Essentie van de Nieuwe Assistent - De ruggengraat van de informele organisatie. Drie ontwikkelingen staan centraal in de ‘stille revolutie’ die zich volgens Top Secretaries in het secretaressevak voltrekt: 1. Formele organisatiestructuren gaan op de schop.

2. De vaste werkplek is steeds minder vanzelfsprekend.

3. Smartphones en laptops versnellen de ‘zelfredzaamheid’ van managers.

Een van de gevolgen is dat veel organisaties met steeds minder secretaressen toekunnen. En terwijl de kwantiteit afneemt, worden de kwaliteitseisen naar omhoog bijgesteld. De secretaresse van de toekomst - de Nieuwe Assistent - heeft meer verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden, is ict-vaardig en heeft inzicht in organisatiestructuren en veranderprocessen.

Zij heeft haar eigen in- en externe netwerk, stuurt projecten aan en speelt een cruciale rol in informatie- en kennismanagement.

Young Professional Assistant De secretaressefunctie wordt nu al in toenemende mate gezien als springplank naar specialistische supportfuncties in bijvoorbeeld sales, marketing of finance. In werving & seclectie ligt de focus op hogere opleidingsniveaus. Persoonlijke kwaliteiten als communicatievaardigheid en sociale intelligentie wegen zwaarder mee.

Met een programma, gericht op de Young Professional Assistant (YPA) geeft Top Secretaries praktische invulling aan het beeld van de Assistant 4.0 dat hiermee werkelijkheid is geworden. Informatie www.topsecretaries.nl. <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:39

signaal

Pensioenakkoord in de wacht De Eerste Kamer heeft besloten wetgeving voor uitvoering van het pensioenakkoord in de wacht te zetten. Dat gebeurt op verzoek van demissionair minister Henk Kamp (Sociale Zaken). De VVD-bewindsman had de Senaat begin deze maand gevraagd om aanhouding van zijn wetsvoorstel over onder meer verhoging van de AOW-leeftijd, zoals met werkgevers en de vakbeweging in het pensioenakkoord is afgesproken. Kamp werkt nu met spoed aan een nieuw wetsvoorstel omdat VVD en CDA in een crisisakkoord met D66, GroenLinks en ChristenUnie hebben afgesproken de AOW-leeftijd sneller te verhogen dan met sociale partners is afgesproken. Volgens het akkoord van VVD, CDA, D66, GroenLinks en ChristenUnie stijgt de pensioenleeftijd volgend jaar met 1 maand om daarna in stappen uit te komen op 66 jaar in 2019 en in 2024 op 67 jaar. In het pensioenakkoord met sociale partners gaat de AOW-leeftijd in 2020 van 65 naar 66 jaar en in 2025 naar 67 jaar.

Ouderenbond ANBO betwijfelt of het mogelijk is de wetgeving op korte termijn zo te veranderen dat de AOW-leeftijd al per 2013 omhoog gaat en of het dan ook nog technisch uitgevoerd kan worden. De bond had liever gezien dat het pensioenakkoord vanwege de evenwichtigheid in stand was gebleven. (Bron: ANP) <

Hogerop? Top tien meest gevraagde competenties Wereldwijd vragen organisaties steeds vaker naar specifieke competenties, maar lopen daarbij geregeld tegen een gebrek daarvan aan. Werving- en selectiebureau Hays inventariseerde de vraag naar verschillende competenties en heeft een top tien samengesteld. De top tien wordt aangevoerd door een toenemende vraag naar talenkennis, mensenkennis en teamwork en is opgesplitst in zogenaamde ‘zachte’ en ‘harde’ competenties. De kans op een succesvolle internationale carrière is aanzienlijk groter wanneer een professional deze competenties ontwikkelt.’ De top tien (wereldwijd) ziet er als volgt uit: Zachte competenties Talenkennis: in de wereldeconomie is het Engels de voertaal. Veel Nederlanders beheersen deze taal, maar vergeten steeds vaker een derde, net zo belangrijke taal aan te leren, zoals Duits, Frans of Spaans. Tijdens een sollicitatieprocedure kan talenkennis een doorslaggevende competentie zijn.

Mensenkennis en communicatie: werkgevers zoeken kandidaten met goede presentatievaardigheden, die efficiënt werken in teamverband en relaties kunnen opbouwen.

Teammanagement en leiderschap: op managementniveau is geregeld een gebrek aan leiderschap en teamwork. De oorzaak hiervan kan liggen bij een gebrek aan investeringen in opleidingen en trainingen.

Organiseren: in de huidige economische omstandigheden zoeken werkgevers mensen die hun dag efficiënt in kunnen delen zodat ze de hoogst mogelijke waarde kunnen toevoegen aan het bedrijf.

Harde competenties Finance en budgettering: veel organisaties zoeken naar talent met kennis van financiën en budgetten. In veel landen is een tekort aan lokale kandidaten met deze vaardigheden.

IT: wereldwijd tekort aan kandidaten met specifieke kennis over JAVA, .NET, en C++.

Duurzaamheid: een betrekkelijk nieuw maar groeiend aandachtsgebied met in het bijzonder een wereldwijde vraag naar kennis over groene energie en bouw.

Inkoop en onderhandeling: bedrijven willen professionals die bezuinigingen kunnen realiseren en de beste deals kunnen sluiten.

Research & Development (R&D): grote tekorten aan R&D personeel worden verwacht bij organisaties in technologie, consumentenproducten, en industrie en biowetenschap.

Gezondheidszorg: mensen leven langer; de behoefte aan gezondheidszorg groeit. <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

004-007_MSM06_SIG.indd 7

Handige links De vakanties staan weer voor de deur.

Heb je nog niets geboekt, niets kunnen vinden of geen inspiratie? Moet je eens kijken op www.vindmijnreis.nl. Daar kun je zoeken in alle 1000 reissites tegelijk. Hoe dat kan? Ga maar kijken op deze splinternieuwe zoekmachine. < Je bent beslist wel eens een vacature tegengekomen waarin wordt verteld dat een assessmenttest onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure. Wat dat betekent en hoe je je op zo’n test voorbereidt staat op www.assessmenttest.nl. < Het kan in deze tijd zomaar gebeuren: de organisatie waar je werkt gaat drastisch reorganiseren en jou hangt ontslag boven het hoofd. Dan wil je wél weten wat je rechten en plichten zijn. Steek alvast je licht op via www.ontslagnet.nl. < Voor jezelf beginnen is in geval van ontslag een mooie optie. Op www.kvk.nl/ ondernemen vind je een schat aan informatie. < En als je dan je eigen ‘toko’ bent gestart, let je in het begin natuurlijk heel erg op ‘de kleintjes’. Op www.kasboek.nl staat alles wat je weten moet. < Hulp bij je administratie en boekhouding is in geval van een zzp-schap ook te verkrijgen via www.mijncijfersklaar.nl. < Conflict met je leidinggevende? Dan is een kijkje op www.ruziemetdebaas.nl een goede tip. < Een bloemetje bestellen kan altijd. En dat doe je natuurlijk online.

Via www.fleurop.nl is veel, zo niet alles mogelijk. < Op zoek naar een inspirerende training?

Dan hoef je niet ver te zoeken. Het aanbod op www.managementsupport. nl/opleidingen is ‘mega’! <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 7

24-05-12 10:39

interview

Secretaresse van het Jaar 2012 Jacqueline van de Looy:

‘Met moderne tools alleen red je het niet’ Wintersport en het secretaressevak, wat hebben die twee dingen met elkaar gemeen?

Heel veel, betoogt de nieuwe Secretaresse van het Jaar 2012, Jacqueline van de Looy.

Tijdens haar presentatie bij de Manpower Verkiezing Secretaresse van het Jaar vergeleek ze het secretaressevak met haar grote passie: skiën. Het is leren met vallen en opstaan en je aanpassen aan alle omstandigheden, met steeds modernere middelen.

Tekst Marian Vullers

De afspraak met Jacqueline vindt plaats nét na de verkiezing, het feestje is achter de rug en ze wordt van alle kanten gebeld voor interviews. Aan werken komt ze even nauwelijks toe, maar daar hadden haar collega’s en leidinggevenden al rekening mee gehouden. Zij hebben de afgelopen weken enorm met haar meegeleefd en zijn net zo blij als Jacqueline zelf dat ze zich nu Secretaresse van het Jaar 2012 mag noemen. Extra winst is dat behalve ‘hun’ secretaresse ook hun bedrijf, Coresta Group in Son, volop in de picture staat.

‘Een van de directeuren en een projectmanager hebben mij opgegeven, in samenspraak met mijn andere collega’s’, blikt Jacqueline terug. ‘Het was een grote ver­rassing ik wist echt nergens van.’ Kort na haar aanmelding kreeg ze van Manpower - al jarenlang organisator van deze verkiezing - een telefoontje. Daarmee kwam alles in een stroomversnelling. ‘In héél korte tijd moest ik een profiel invullen en een aantal praktijkcases uitwerken. Kort daarna bleek dat ik één van de drie finalisten was.

Passie De finale vond plaats in het hypermoderne gebouw van Microsoft Nederland. Daar moesten Jacqueline en de twee medefinalisten, Liliana Dusati uit Nieuwegein en Sylvia van Zanten uit Utrecht, een presentatie geven over hun missie als vakambassadeur én

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 8

008-008_MSM06_ART_3K03.indd 8

mogelijk te klaren en welke ict- of communicatietool je daarbij gebruikt.

Jacqueline van de Looy, geflankeerd door Haiko van der Pol van Manpower (links) en door juryvoorzitter Lydia van de Boogaard, voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen.

hun kijk op Het Nieuwe Werken (HNW), dit jaar het thema van de verkiezing. ‘Ik heb mijn passie voor het skiën als metafoor gebruikt voor het secretaressewerk. Als secretaresse leer je omgaan met allerlei situaties, net als bij het skiën. Je hebt moeilijke en makkelijke pistes, zonnige en bewolkte dagen. In alle omstandigheden moet je snel kunnen besluiten welke skills je gebruikt om zo veilig, prettig of mooi mogelijk naar beneden te komen. In het secretaressevak beslis je ook steeds heel bewust welke vaardigheid je inzet om een bepaalde klus zo goed

Het Nieuwe Werken In veel bedrijven is Het Nieuwe Werken al ingevoerd. Toch is deze werkvorm niet voor iedere organisatie geschikt, is Jacquelines mening. ‘Ons bedrijf, de Coresta Group, adviseert organisaties over maatschappelijk vastgoed.

We werken dagelijks met papieren die fysiek aanwezig zijn op kantoor, zoals grote bouwtekeningen. Wij gebruiken wel de nieuwste software, maar HNW zou bij ons niet volledig mogelijk zijn. Ik denk overigens dat het zelfs voor een secretaresse in een organisatie waar HNW wél is ingevoerd, het praktisch blijft om toch vaak zelf op kantoor aanwezig te zijn.’

Ambassadeurschap Hoewel Jacqueline nog geen vaste afspraken heeft staan, zal er heel wat op haar ­afkomen. ‘Nu de hectiek van de verkiezing achter de rug is, ga ik me oriënteren op mijn ambassadeurschap. Ik wil me graag richten op de jonge secretaresse en uitdragen dat het secretaresseberoep écht een vak is. Het draait niet alléén om moderne tools, je moet vooral de vaardigheden in je hebben. Je moet het leuk vinden om te organiseren, proactief zijn, oog hebben voor details en een dienstverlenende houding hebben. En dát ga ik de secretaressen in spe op de ROC’s en andere onderwijsinstellingen aan de hand van presentaties duidelijk maken!’<

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:40

labels maken Eenvoudig professionele P-touch 1290VP beletteringsysteem: Beleef meer plezier aan het ordenen van uw werkomgeving. CreĂŤer snel en eenvoudig kleurrijke en slijtvaste labels voor verschillende items zoals ordners, archiefdozen, bewegwijzering en naamplaatjes. www.brother.nl bro_pt1290vp_koffer_210x145.indd 1 002-040_MSM06_ADV.indd 9

06-10-11 10:11 24-05-12 11:12

carriÈRE

Bekwaam zijn en bekwaam blijven

Bijblijven in je vak, hoe doe jij dat?

Niemand heeft garantie op een baan voor het leven. Integendeel, in deze tijden van bezuinigingen kan iedereen geconfronteerd worden met gedwongen ontslag. En dan? Bij de pakken neerzitten of geloven in jezelf en de arbeidsmarkt op? Maar hoe aantrekkelijk ben jij op deze krappe arbeidsmarkt? Voldoe je aan de hoge eisen die de arbeidsmarkt aan je stelt? Heb je iets extra’s te bieden? Kortom, weet je je te onderscheiden? En hoe zit het met jouw employability? Bekwaam zijn en bekwaam blijven, daar draait het om.

Tekst Els Frigge

Wat is employability?

Op www.mijnwoordenboek.nl komen we verschillende definities tegen van employability: ‘het in staat stellen van werknemers zich aan te passen en te vernieuwen’. Dit is een heel passief beschreven omschrijving, alsof je afhankelijk bent van je werkgever om je te vernieuwen. Mijn voorkeur gaat uit naar de bredere definitie op www.floor.nl: ‘De moderne werknemer moet permanent werken aan zijn professionele ontwikkeling en vooral aan zijn inzetbaarheid, zowel binnen als buiten het bedrijf. Employability wordt daarom ook wel omschreven als empty loyalty’.

Empty loyalty wil zeggen: onafhankelijk van loyaliteit aan je eigen werkgever. Dat klinkt kil, maar wees reëel: als het slecht gaat met je bedrijf is er ook geen loyalty naar jou persoonlijk, ook al heb je je jarenlang grenzeloos ingezet voor het bedrijf. Als het erop aankomt, sta je er echt alleen voor. Het continu werken aan je inzetbaarheid is een persoonlijke verantwoordelijkheid. Niet alleen om je kansen op de arbeidsmarkt te vergroten na ontslag, maar ook om niet vroegtijdig buiten de boot te vallen binnen je eigen organisatie.

Wat vraagt de arbeidsmarkt?

Om deze vraag te beantwoorden is het belangrijk vacatures te blijven volgen. Welke taken en eisen staan daarin? Welke functienamen worden gebruikt voor managementsupportfuncties? Welke ervaring wordt-

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 10

010-013_MSM06_ART_3K05.indd 10

geëist? Welke trends haal je hieruit?

Ik heb de proef op de som genomen.

Na een middagje speuren op internet valt me op dat in steeds meer vacatures ‘hbo denkniveau’ wordt gevraagd en ‘uitstekende’ of ‘perfecte’ beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. ‘MBO/HAVO-niveau’ of een ‘goede’ beheersing van het Engels lijkt niet meer goed genoeg. Het opschroeven van eisen heeft alles te maken met het aanbod op de arbeidsmarkt. Werkgevers kunnen kiezen, dus willen zij ook de beste.

Naast deze eisen wenst de werkgever ook een perfecte mix aan competenties.

Een voorbeeld: je bent communicatief sterk, je kunt je zakelijk en representatief presenteren, je werkt zeer nauwkeurig, bent zeer flexibel en weet goed prioriteiten te stellen.

De ervaringseisen zijn meestal direct gekoppeld aan de sector. Een juridisch bureau vraagt ervaring in de juridische sector, een accountantskantoor in de accountancy sector. En last but not least: wat (nog) niet veel in de eisen voorkomt, is het kunnen werken in een office van de 21ste eeuw.

Niet alleen Het Nieuwe Werken past hierbij, maar ook flexibel willen zijn in tijd en plaats van het werk, diversiteit in arbeidscontracten en nog veel meer ontwikkelingen die te volgen zijn op www.ontsecretaressen.nl.

Dit vraagt de arbeidsmarkt

•• Afgeronde havo-mbo, aangevuld met een secretaresseopleiding •• HBO denk- en werkniveau •• Uitstekende kennis en ervaring van MS-Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook) en social media •• Uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift •• 3-5 jaar werkervaring als managementassistente/(directie)secretaresse •• Ervaring in de communicatie- en/ of reclamebranche Hoe bijblijven in je vak?

Op alle fronten bijblijven in je vak is echt onmenselijk. Het vraagt bijna om fulltime surfen, twitteren, lezen, volgen, reageren, onderzoeken, netwerken en ga zo maar door.

De overweldigende hoeveelheid info maakt dat sommige secretaressen afhaken en al blij zijn hun gewone werk af te krijgen. Voor hen bestaat het reële gevaar ongemerkt op een achterstand te raken ten opzichte van hun collega’s. En uiteraard wreekt zich dat als plotseling ontslag om de hoek komt kijken en je gedwongen wordt te zoeken naar een nieuwe functie.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:41

CARRIÈRE

Maar hoe dan wel? Het antwoord is simpel: stel doelen, maak keuzes, focus je en onderneem gerichte acties op weg naar je doel. Om dit te realiseren vind je hieronder acht basistips: 1. Weet wat de arbeidsmarkt vraagt Plan minimaal één keer per jaar tijd in om vacatures op je vakgebied te analyseren.

Zoek naar de rode draad in de functie-eisen en kijk kritisch naar jezelf: zou je voor deze werkgevers aantrekkelijk zijn? Kun je voorbeelden geven van concrete werksituaties gericht op de competenties die gevraagd worden? Is je kennisniveau goed genoeg? Sluit je ervaring aan op de eisen?

2. Weet wat je kan en wil Na de analyse van de vacatures trek je je conclusie en maak je keuzes. Om dit te kunnen doen moet je weten waar jouw talenten, drijfveren en waarden liggen die jouw motiveren. De vragenlijst loopbaanankers op http://360test.nl helpt je om hier zicht op te krijgen. Op basis van de resultaten van de vragenlijst, maar natuurlijk ook op basis van wat je tot nu toe gehoord hebt in functioneringsgesprekken en van collega’s, maak je een profiel van de functie die goed bij je kwaliteiten, loopbaanankers en motivatie past. Hiervoor gebruik je de meest relevante termen van de vacatures die je hebt bekeken. Zo stel je je eigen vacaturetekst op en focus je je op het doorontwikkelen van die eisen.

3. Volg minimaal eens per jaar een training/workshop/cursus/symposium Maak de keuze voor de training/workshop/cursus/symposium bewust. Doe niet zomaar wat, want besef dat je later bij sollicitaties of als je zelfstandig bent, bij acquisitie gevraagd kan worden wat je motivatie was en wat je daar opgestoken hebt. Dus check steeds: word ik hier echt wijzer van? Sluit het aan bij mijn ambities en mijn eigen vacaturetekst? Is het van meerwaarde voor mijn CV? Maakt het mij aantrekkelijker op de arbeidsmarkt of voor toekomstige opdrachtgevers?

4. Selecteer minimaal twee (online) platforms waarop je actief bent Kies deze net zo bewust als bij punt 3.

Alleen maar passief lid zijn van LinkedIn, de berichten niet lezen en je daar niet profileren, heeft weinig meerwaarde.

Kijk dus goed waar je meerwaarde kunt

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

010-013_MSM06_ART_3K05.indd 11

halen én leveren. Waar vind je de mensen die al doen wat jij wilt doen? Waar zit de informatie die relevant is voor de toekomst? Waar zitten organisaties die voor jou aantrekkelijk zijn? Actief zijn betekent: vragen stellen, discussies starten, kennis delen, relaties leggen. Ga je solliciteren of acquireren, kijk dan eerst of iemand in je groep bij die organisatie werkt. Via deze

LINKEDINGROEPEN •• •• •• •• •• ••

Management Support Groep Personal Assistant and Office Manager #Ontsecretaressen Secretaresse Group Secretaresse 2.0 Secretaresse Club - PA.nl

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 11

24-05-12 10:41

Management Support Event ’12 Praktisch, Persoonlijk en Professioneel

8 en 9 november Jaarbeurs Utrecht

Samsom Formulieren en Opbergsystemen Snel en efficiënt uw informatie bij de hand: ■ Samsom HanGlij-mappen en binnenmappen ■ Samsom Superfile mappen, PZ-file, Medisch Dossier ■ Archiefdozen en -boxen ■ Personeelsformulieren ■ Vakantie- en absentieadministratie

Meld je nu aan voor het Event en ervaar of jij klaar bent voor de toekomst.

Direct bestellen zonder administratie- en verzendkosten via de shop: www.samsom.nl/formulieren

www.managementsupport.nl/event Samsom Formulieren en Opbergsystemen is een onderdeel van

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

002-040_MSM06_ADV.indd 12

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

10-10-11 11:37

24-05-12 11:12

CARRIÈRE

persoon kun je relevante informatie krijgen. Dat geeft je een voorsprong bij het eerste contact.

5. Lees minimaal één (digitaal) vakblad En dat doe je waarschijnlijk al als je dit nu leest. In een vakblad kom je snel veel te weten over ontwikkelingen in je vak en wat de toekomst brengt. Probeer de tips uit die daarin staan om je vaardigheden te vergroten en denk niet te snel ‘mijn manier is toch beter’. Zorg ook dat je nieuwe begrippen in je vakgebied kent, begrijpt en gebruikt.

6. Leer van collega’s en wissel taken uit Zoek collega’s die je zou aannemen voor je eigen ontworpen vacature (punt 2) en leer van hen door regelmatig gesprekken te voeren, bij hen te kijken hoe zij het doen en tips te vragen. Van deze collega’s kun je veel leren en je laat direct zien dat je leergierig bent. Door taakroulatie breid je je ervaring en competenties op een leuke manier uit. Het is geven en nemen, dus schroom niet je kennis en ervaring ook met hen te delen.

7. Maak je CV actueel en solliciteer af en toe Bekijk jaarlijks je CV opnieuw en vul deze aan op basis van punt 3 t/m 6. Welke kennis heb je bijgeleerd? Welke ervaringen heb je opgedaan? Welke competenties heb je (verder) ontwikkeld? Welke ta-

ken heb je je eigen gemaakt? Toets je actuele CV aan je eigen ontworpen vacature (punt 2). Voldoe je aan de eisen?

Om dit te toetsen raad ik je aan af en toe te solliciteren op voor jou aantrekkelijke functies. Ook als je eigenlijk nog niet weg wilt of zelfstandig bent. Solliciteren is een bekwaamheidstoets waar je veel van kunt leren. En misschien blijkt dit ineens de baan die je echt graag wilde. Zo niet, dan kun je je altijd nog terugtrekken.

8. Begin weer bij punt 1 Employability stopt nooit. De arbeidsmarkt verandert zo snel dat je gewoon weer bij punt 1 kunt beginnen. Maar doe het gefocust en verlies je niet in de brij van info die zich aanbiedt.

Hoe maak je je CV aantrekkelijk?

CV toegeschreven naar functie Een standaard CV is te algemeen en niet specifiek gericht op de functie waarop je solliciteert. Bij de selectie kijkt de selecteur altijd eerst naar je CV. Deze moet dus direct aantrekkelijke informatie geven aan de lezer.

Kijk daarom goed naar de vacature-eisen, selecteer uit je CV wat relevant is voor die functie. Laat alle termen uit de functie-eisen duidelijk terugkomen in je CV. Dus als ‘ervaring in projecten’ gevraagd wordt, noem dan concrete projecten waar je in gewerkt hebt, je rol daarin en je taken.

Profielbeschrijving

´Ervaringsdeskundigen´ Greetje van Vroonhoven, PA bij PwC, schrijft op LinkedIn: ‘Ik gebruik LinkedIn vooral als medium om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in ons vak. Een beweging als Ontsecretaressen b.v. zou anders aan mijn aandacht zijn ontsnapt. Om niet te ‘verstoffen’, ga ik geregeld naar informatieavonden, workshops, beurzen, lezingen, bedrijfsbezoeken etc. Natuurlijk blijf ik ook door mijn lidmaatschap van de NVD (Nederlandese Vereniging van Directiesecretaressen. Red.) bij in mijn vak. Verder probeer ik door opleidingen aantrekkelijk te blijven voor mijn werkgever/de arbeidsmarkt. Als 50-plusser vind ik het geen overbodige luxe daar tijd en energie in te steken. En ik vind het ook erg leuk, het geeft me energie!’

Jo Honderd, Executive Secretary International Affairs bij Stenden Hogeschool schrijft op LinkedIn: ‘Via de Management Support Group op LinkedIn zie ik veel nieuwe ontwikkelingen langskomen en ik lees de vakladen (mijn eigen maar ook die van mijn manager). Ik ga bij nieuwe begrippen actief op internet op zoek naar informatie.

Ik ‘knutsel’ veel zelf (leren door doen) en zorg ervoor dat ik van mijn collega’s leer en dat zij van mij kunnen leren. Ik zit in een redelijk grote organisatie dus daar gaat dat mogelijk wat gemakkelijker. Zo nu en dan volg ik een workshop of training om zowel mezelf als mijn vak te blijven ontwikkelen.

Bovendien heb ik het geluk (en soms de pech) dat ik een manager heb die van alle nieuwe ontwikkelingen op de hoogte is en wil blijven; hij sleept mij daar automatisch in mee.’

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

010-013_MSM06_ART_3K05.indd 13

Start je CV met een duidelijke profielbeschrijving waarin je in een paar zinnen aangeeft wat je in huis hebt en waaruit blijkt dat jij voldoet aan de gevraagde eisen. Noem het een geschreven elevator pitch: jezelf krachtig neerzetten in maximaal zes zinnen.

EVC EVC staat voor Eerder Verworven Competenties. Een EVC-ervaringscertificaat is een officieel erkend document waaruit blijkt dat je door ervaring voldoet aan het niveau van de bijbehorende mbo- of hbo-opleiding.

Dit is vooral een optie voor mensen die nooit officieel het vakdiploma hebben gehaald maar door ervaring volledig bekwaam zijn voor dat beroep.

Een erkend ervaringscertificaat moet je officieel aanvragen bij het EVC Centrum Nederland: www.evc-centrum-nederland.nl. Je komt dan in een traject waarin je gaat aantonen dat je voldoet aan de eisen van de betreffende opleiding. Op deze manier kun je een erkenning krijgen voor bijvoorbeeld het HBO Bachelor Managementsupport.

Je professionele pagina op LinkedIn Vaak googelen recruiters je eerst voor ze je uitnodigen. Verwijs daarom in je CV al direct naar je LinkedInpagina of andere relevante pagina’s waar successen van je staan. Zorg dat deze pagina’s aantrekkelijk zijn en niet alleen een saaie opsomming geven van je werkervaring en opleidingen. Kijk ook goed of persoonlijke pagina’s zoals op Facebook afgesloten zijn voor niet-vrienden en googel jezelf ook regelmatig. Je staat verbaasd over wat er allemaal over jou te vinden is. Haal zoveel mogelijk weg wat niet in je voordeel pleit.

Opvallen door…

Een videoboodschap, een pratende collage, een gedicht? Het gebeurt steeds vaker. Besef echter dat niet iedereen daar gecharmeerd van is en dat je ook té veel persoonlijke informatie kunt geven. Dus doe je iets anders om op te willen vallen? Schat dan goed in hoe dat bij die specifieke organisatie zal overkomen.

Ten slotte Bijblijven in je vak is een must. Zorg dat je op elk moment aantrekkelijk genoeg bent en blijft voor de arbeidsmarkt. Je vergroot hiermee je werkzekerheid voor nu en in de toekomst. Succes! <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 13

24-05-12 10:41

persoonlijke ontwikkeling

De zeven eigenschappen van Covey

Secretariaat leiden?

Versterk je leiderschap!

Volgens Stephen R. Covey, de Amerikaanse ‘managementgoeroe’ op gebied van leiderschap, ben je succesvol als je beschikt over zeven eigenschappen. Wat is het voordeel van deze eigenschappen in je rol als leidinggevende? Geef jij geen leiding? Ook dan is kennis van deze materie nooit weg, want ook voor jou kunnen die eigenschappen wel degelijk van ­invloed zijn op het scheppen van mogelijkheden. Als je maar weet hoe je ze moet gebruiken.

Tekst Gunilla Blijsie

Covey’s inzicht Covey beschrijft op een persoonlijke manier hoe hij tot het inzicht kwam dat hij zijn zoon juist onzeker maakte met vaderlijke tips en adviezen. ‘Niet mijn zoon moet veranderen, maar ik als vader.’ Vanaf die dag schonk hij zijn zoon vertrouwen door te luisteren en hem zijn eigen leerproces te gunnen.

Titel: De zeven eigenschappen van effectief leiderschap Auteur: Stephen R. Covey Prijs: € 26,50

Valt leidinggeven te leren?

Voordat je goed kunt leidinggeven, moet je eerst naar jezelf durven kijken. Hoe afhankelijk stel jij je op? Hoe machteloos of moedeloos word je als iets niet lukt? De zeven eigenschappen van Covey geven jou die mogelijkheid. Leiderschap is immers niet iets dat in je genen hoeft te zitten. Je kunt het namelijk leren door je eigen waarden te erkennen, zoals integriteit, respect en emotionele betrokkenheid en niet te vergeten: een behoorlijke dosis zelfdiscipline aan de dag te leggen.

Onafhankelijk De eerste drie eigenschappen hebben tot doel je onafhankelijk te maken van de invloed van anderen. Je werkt aan het versterken van je autonomie. Dat betekent niet dat je je nooit door anderen laat beïnvloeden, maar je weet heel goed waar je zelf staat en wat voor jou belangrijk is. Werken aan je onafhankelijkheid doe je door de volgende drie eigenschappen in jezelf te ontwikkelen.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 14

014-016_MSM06_ART_2K01.indd 14

1. Wat is het verschil tussen ‘ik ga dat proberen te regelen’ en ‘ik ga dat regelen’? Juist, de tweede zin is veel actiever dan de eerste zin. Je kunt echter niet regelen dat donderdag de zon schijnt.

Dat is echt buiten je cirkel van invloed. Je hebt echter wel invloed op de manier waarop jij omgaat met gebeurtenissen.

Dat jij niet kan genieten van je vrije dag omdat het regent, is jouw keuze.

TIP om proactief te zijn Kies een probleem op het werk of privé. Probeer vast te stellen hoe je er (in)direct invloed op hebt. Bepaal de eerste stap om het op te lossen en zet deze stap.

TIP voor leidinggevenden Wanneer je leidinggeeft aan anderen, herken je dan die ‘slachtofferpatronen’? Dat betekent dat ze hun eigen te nemen stappen niet (h)erkennen. Geef je medewerkers de ruimte hun eigen oplossingen te bedenken en geef hun het vertrouwen dat ze de eerste stappen kunnen zetten.

2. Begin met het einde voor ogen Niet zo leuk maar wel effectief: heb je je wel eens voorgesteld wat mensen over je zeggen tijdens je begrafenis? Volgens Covey moet je je dat maar eens lekker gaan zitten voorstellen. Hoe wil jij herinnerd worden? Je zult zien dat je herinnerd wilt worden als mens en niet als degene die veel taken heeft afgerond. Effectieve mensen kunnen relativeren, bijvoorbeeld als iets niet direct lukt.

Ze weten innerlijk dat er belangrijker zaken zijn, zoals respectvol met elkaar omgaan of dankbaar zijn voor resultaten die wel gelukt zijn.

TIP om nu te leven met het einde voor ogen Maak een persoonlijk statuut dat weergeeft wat jij belangrijk vindt in het leven, bijvoorbeeld zinnen als ‘ik ben niet bang om fouten te maken’, ‘mijn huis is een prettige plaats om te leven’, ‘ik sta klaar voor mijn familie’, ‘ik gun mijzelf te genieten van een avondje uit’, ‘ik wil iemand zijn met een warm hart’.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:42

persoonlijke ontwikkeling

TIP voor leidinggevenden Een manager wil de dingen goed doen, een leider wil de juiste dingen doen. Leidinggeven is ook wezenlijk contact hebben met anderen. Voer eens een goed gesprek met je medewerkers over waarden als integriteit of respect. Dit relativeert de werkdruk.

3. Stel prioriteiten Effectieve mensen laten zich niet leiden door de waan van de dag. Zij weten wat belangrijk voor hen is en stellen zichzelf doelen die in lijn liggen met hun prioriteiten. ‘Wat er het minst toe doet, mag nooit ten koste gaan van wat er het meest toe doet’ sprak schrijver Goethe eens.

TIP om prioriteiten te stellen Stop en sta stil. Bekijk welke taken echt belangrijk zijn en welke je kunt en wilt loslaten.

TIP voor leidinggevenden Wees duidelijk over je prioriteiten op het werk. Wat wil je aan het eind van dit kwartaal sowieso hebben gerealiseerd? Het is een valkuil om te doen alsof alles belangrijk is. Voor medewerkers is het prettig te weten wat jouw prioriteiten zijn. Als leidinggevende kun je hen helpen hun eigen (werk)prioriteiten helder te verwoorden.

De volgende drie eigenschappen zijn belangrijk voor het daadwerkelijk samenwerken met je collega’s.

4. Denk in termen van win/win De primaire neiging van ons mensen is om op het mooiste plaatsje in de bus te willen zitten. Dus staan we bij de ingang te dringen om als eerste de bus in te stappen. Als je je wat relaxter

Renee Visser-Bonefaas, coördinator secretariaat (Shared Service Center) op de Erasmus Universiteit Rotterdam. Heeft twaalf jaar leidinggevende ervaring, geeft nu leiding aan een secretariaat van zes medewerkers.

1. Wees proactief. Hoe laat jij je medewerkers proactief zijn?

‘Ik stimuleer altijd dat mijn medewerkers weten waarom ze iets doen én dat zij het aangeven als zij denken dat het anders kan. Ga niet klakkeloos maar taken doen. Voorbeeld: de registratie van de facturen liep niet goed. Daarover werd aan alle kanten geklaagd. Zij bedachten toen hoe het anders kon en dat bespraken we met elkaar. Nu hebben we een beter systeem dat de facturatie veel beter afhandelt.’

2. Begin met het einde voor ogen. Hoe zorg jij dat je medewerkers af en toe hun werk kunnen relativeren?

‘Door regelmatig met elkaar te overleggen. Wat speelt er, waar ben je mee bezig, waar kunnen we elkaar mee helpen? Communicatie is heel belangrijk. Zit je een keer niet lekker in je vel, geef dat aan. Hierdoor voorkom je dat er irritaties ontstaan. Ik heb nu aan het begin van de week een koffiekwartiertje ingesteld om even met elkaar te babbelen en de komende week door te nemen.’

3. Stel prioriteiten. Hoe stuur jij op heldere prioriteiten op het werk?

‘In principe stellen de medewerkers zelf hun prioriteiten, maar soms, als er deadlines door elkaar dreigen te lopen, komen ze bij mij. Dan kijken we hoe we dat aan kunnen pakken en of er een collega kan helpen. Vaak zijn het zaken die we met elkaar oppakken, bulkwerk als een mailing, verzendingen en dergelijke.’

4. Zoek win-win situaties. Hoe zorg jij dat het win-win wordt in plaats van strijd?

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

014-016_MSM06_ART_2K01.indd 15

‘Als coördinator zorg ik ervoor dat we bij een nieuw verzoek aan ons secretariaat niet direct gaan kijken wie dit gaat doen, maar of en hoe we het gaan doen. We hebben een gemeenschappelijk belang. We staan voor dezelfde taak: zo goed mogelijk ondersteunen van de medewerkers van het SSC OO&S. Ik probeer ook duidelijk te maken dat men mét elkaar werkt en niet vóór elkaar.’

5. Eerst begrijpen, om begrepen te worden.

‘Ik wil eerst de reacties, ideeën en angsten van mijn team begrijpen, voordat ik toezeggingen doe aan anderen. Ik heb zelf ook op het secretariaat gewerkt, dus ik weet hoe het werkt. Voor nieuwe dingen probeer ik zoveel mogelijk draagvlak te creëren. Wel heb ik door schade en schande geleerd dat ik duidelijk moet zijn: als we eenmaal besloten hebben, formuleer ik heel duidelijk wat en wanneer het moet gebeuren.’

6. Werk vanuit synergie. Hoe zorg jij dat er een nog betere oplossing komt dan win-win?

‘Ik heb laatst besloten een vacature van 0,6 fte niet op te vullen. Ik heb het opgevangen door het werk te verdelen over twee van mijn dames: door de één tijdelijk uitbreiding van haar aanstelling te geven en het takenpakket van de andere collega aan te passen. Er blijkt winst op twee vlakken: ik houd budget over voor het inhuren van een uitzendkracht als dat echt nodig is, en ik zie dat één van de dames zich nog allrounder kan ontwikkelen en daardoor in aanmerking kan komen voor een hogere salarisschaal.’

7. Houd de zaak scherp. Hoe zorg jij in je team voor de nodige vitaliteit?

‘In principe heb ik een soepele opstelling als het gaat om de werktijden. Het kan voorkomen dat ze door omstandigheden iets later komen of iets eerder weggaan. Als dit in alle redelijkheid gebeurt, hoor je mij er niet over. Ik zie dat het rust geeft en dat ze dit waarderen. Als ik dan een keertje iets extra’s vraag, is het nooit een probleem. Ik probeer er ook voor te zorgen dat ze hun lunchpauze niet op de kamer doorbrengen, maar even naar buiten gaan of aan de gemeenschappelijke tafel lunchen. Dit wordt over het algemeen goed nageleefd. We organiseren af en toe een uitje, een secretaresselunch en er wordt door een aantal dames met collega’s gebowld. Het koffiekwartiertje moet ook ontspannend werken!’

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 15

24-05-12 10:42

persoonlijke ontwikkeling

opstelt en vertrouwen hebt dat het goed komt, blijken er verrassende dingen te gebeuren. Toevallig zit je naast een leuk persoon in de bus. Doordat wij mensen denken in schaarste, krijg je vaak de gekste taferelen in de wereld. Het is echt een kunst om te denken in overvloed; ‘er is genoeg voor iedereen, ook voor mij’.

TIP om te denken in win/win Ken je het verhaal van één sinaasappel en twee mensen? Beiden willen die hebben. Wat nu? Gelukkig blijkt de een de schil nodig te hebben en de ander het sap. Kortom, spreek je eigen belang uit en leef je in in het belang van de ander.

TIP voor leidinggevenden Benoem de voordelen van samenwerken. Creëer een sfeer waarin iedere medewerker beseft dat ‘ie kwaliteiten heeft en dat ‘ie een bijdrage levert aan het geheel. Spreek uit dat je elkaar nodig hebt om een goed resultaat te leveren.

5. Probeer eerst te begrijpen, dan pas begrepen te worden Hoe vaak ben je tijdens een gesprek niet bezig met je eigen gedachten? Je luistert maar half naar wat er aan de andere kant van de tafel wordt gezegd. Hoe lastig is het om je eigen denkbeelden te parkeren? Toch is deze vijfde eigenschap daarop gericht. Het betekent dat je nieuwsgierig bent naar het verhaal van de ander. Want pas als je écht weet wat de ander bedoelt, kun je jouw kant van het verhaal vertellen.

TIP om eerst de ander te begrijpen Parkeer je neiging om met je eigen stokpaardjes te komen. Luister actief en vat het verhaal van de ander in je eigen woorden samen. Zet je eigen verhaal naast dat van de ander.

TIP voor leidinggevenden Wanneer je oprecht luistert naar het verhaal van de ander, zal de ander ontspannen. Je wordt dan even niet belemmerd door je eigen gedachten over de doelen die je wilt bereiken. Dit is heel

lastig voor de resultaatgerichte leidinggevende. Spreek in dat geval met jezelf af dat je je eigen doelen aan de kant en zet twintig minuten in dit gesprek luistert naar wat er aan de hand is.

6. Werk vanuit synergie; de som is meer dan de delen apart Kun je het voor mogelijk houden dat je samen veel meer kunt presteren dan in je eentje? Kijk naar het varen van een groot zeilschip. Dat kan alleen als je met meerdere mensen bent. Deze eigenschap houdt in dat je creatieve samenwerking juist opzoekt, omdat je daar energie van krijgt.

TIP om te werken vanuit synergie Vele handen maken licht werk. Qua energie, plezier en resultaat.

TIP voor leidinggevenden Zie ieders unieke kwaliteit. Creëer een setting van rust waarin je met elkaar de opties bekijkt en waardoor je wordt geïnspireerd om tot mooiere uitkomsten te komen.

7. Houd de zaag scherp! Zorg voor je eigen vitaliteit Om deze zes eigenschappen toe te passen in de praktijk, heb je een vitaal lichaam en heldere geest nodig. Je krijgt dit alleen als je ook goed voor jezelf zorgt en de discipline hebt om je batterij op te laden.

TIP om voor jezelf te zorgen Wissel taken af. Na een uurtje intensief werken, doe je even wat anders om je te ontspannen. Ontdek je eigen oplaadmomenten: rustig naar het toilet lopen, daar één moment je ogen sluiten, diep ademhalen en je kunt weer aan de slag.

TIP voor leidinggevenden Zorg dat je zelf ontspannen blijft. Zo straal je rust uit. Herken stress en spanning bij je mensen. Maak eens een grap, een lach doet wonderen! <

Advertentie

.nl

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 16

014-016_MSM06_ART_2K01.indd 16

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:42

persoonlijke ontwikkeling

Kantoorsecretaresse uitstervend ras?

De opkomst van de VA Gasten ontvangen, bijeenkomsten organiseren, mail verwerken, telefoon opnemen, ­correspondentie voeren, agenda beheren: het is zomaar een greep uit de dagelijkse werkzaamheden van een gemiddelde secretaresse. Meestal begint ze ’s morgens om ­negen uur op kantoor en keert rond de klok van vijven weer huiswaarts. Het klinkt ­eigenlijk heel normaal. Maar hoe efficiënt is haar manier van werken eigenlijk vandaag de dag, met alle virtuele mogelijkheden?

Tekst Marjo van Lijssel

Wie even zoekt op internet komt al snel tot de conclusie dat het aantal VA’s in ons land als paddenstoelen uit de grond schieten.

Marianne Sturman, eigenaar van Moneypenny - een uitzendbureau voor Virtual Assistants - kijkt daar niet van op. ‘Veel secretaressen zijn toe aan een manier van werken die onafhankelijk is van tijd en plaats.’

Thuiswerkende secretaresse ‘Een Virtual Assistent is iemand die zijn of haar taken in principe op afstand verricht voor een opdrachtgever’, legt Marianne Sturman uit. ‘Dat kan variëren van een volwaardige secretaressefunctie tot taakgerichte opdrachten zoals het beantwoorden van e-mail, agendabeheer, organiseren van vergaderingen, uittypen van geluidsbestanden of het onderhouden van socialmediakanalen.’ In Amerika bestaat het fenomeen Virtual Assistant nu ongeveer twintig jaar. Sturman had het eerste uitzendbureau voor VA’s in ons land toen ze twaalf jaar geleden met Moneypenny startte. ‘Ik bedacht het vanuit een persoonlijke behoefte’, vertelt ze. ‘Ik was net moeder en het ‘van-negen-tot-vijfkader’ was te beperkend voor mijn mogelijkheden om te werken. Om me heen zag ik veel jonge moeders deeltijder worden of zelfs helemaal stoppen met hun job. Dat vond ik zo’n onzin. Door mijn eerdere werkervaring in de ICT-branche wist ik dat werken door de komst van internet juist onafhankelijk was geworden van tijd en plaats.’

De term Virtual Assistant viel in eerste instantie helemaal niet in goede aarde.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

017-019_MSM06_ART_3K04.indd 17

‘Klanten begrepen het gewoonweg niet. Ze dachten dat het ging om een computerprogramma in plaats van een mens van vlees en bloed. Bovendien vonden ze een thuiswerkende secretaresse ondenkbaar. Nu is de acceptatiegraad van een Virtual Assistant aan het toenemen merk ik. Door alle ontwikkelingen op het gebied van ICT snappen klanten het beter. Het lijkt zelfs een modetrend te worden! Ik vind het een fantastische ontwikkeling. Bijna iedereen zal daardoor kunnen deelnemen aan het arbeidsproces. Het vergroot de arbeidsparticipatie enorm. Ik wil mensen emanciperen om te werken, waar en wanneer hen dat uitkomt. Tot op de dag van vandaag is dat mijn inspiratie.’

Kleine banen De samenwerking tussen opdrachtgever en Virtual Assistant verloopt vooral op afstand, maar het is niet zo dat ze elkaar nooit zien.

‘Wanneer nodig zijn VA’s ook op locatie beschikbaar, vertelt Marianne Sturman. ‘Bijvoorbeeld om afspraken te maken over de voortgang van hun werk of om bepaalde kantoorgebonden taken uit te voeren zoals het notuleren van vergaderingen. Het inzetten van een VA is in veel gevallen efficiënter en goedkoper dan een secretaresse die alleen op kantoor beschikbaar is. Managers kunnen beter de benodigde capaciteit afstemmen op de werklast. Het aantal uren per week is flexibel en er wordt alleen een beroep gedaan op de Virtual Assistant als het werk er daadwerkelijk is. Ook het delegeren van losse taken is mogelijk. Zo kun je iemand zelfs een halfuur tot een uur per dag voor je laten werken. Dat is ondenkbaar als je naar een kantoor moet

komen. Je kunt dus heel kleine banen creëren, wat weer erg interessant is voor stichtingen en MKB’ers. Een VA werkt bovendien efficiënt. Er is geen tijd of gelegenheid om te kletsen met collega’s of weg te dromen achter je bureau. Vaak blijkt ook dat de feitelijke productieve uren van kantoormedewerkers veel lager zijn dan de uren waarvoor ze worden aangenomen.’

Werken als het nodig is Stichting Kanker in Beeld, een organisatie die landelijk creatieve en beeldende expressie stimuleert voor (ex)-kankerpatiënten,

gouden tips voor een virtual assistant •• Zorg voor een fatsoenlijk thuiskantoor met alle benodigde faciliteiten.

•• Laat je tijdens het werk niet afleiden door thuissituaties.

•• Maak duidelijke afspraken met je opdrachtgever over je taken.

•• Ga proactief te werk.

•• Houd een urenregistratie bij.

•• Deel je tijd goed in.

•• Plan regelmatig fysieke ontmoetingsmomenten.

•• Maak jezelf virtueel zichtbaar voor je opdrachtgever.

•• Kies een arbeidsconstructie die bij je past (zzp of via payroll).

•• Bezoek forums en virtuele netwerkbijeenkomsten voor VA’s.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 17

24-05-12 11:08

persoonlijke ontwikkeling

PIPA Op Secretaressedag, 19 april j.l., lan­ ceerde Secretary Plus een mobiele assistant app voor secretaressen en managementondersteuners. De app, PIPA (Professional International Per­ sonal Assistant) genaamd, zou hun dagelijkse werk een stuk eenvoudiger moeten maken. ‘Een secretaresse kiest dit vak om een manager of een afdeling zo goed mogelijk te onder­ steunen en van dienst te zijn’, zegt Maggie Dobson, Algemeen Directeur van Secretary Plus. ‘Dan wil je geen nee verkopen.’ Het efficiënte van PIPA is volgens de makers dat ze internati­ onaal opereert. Ben je op zoek naar de dichtstbijzijnde betaalautomaat bij een hotel in Parijs? Moet een collega die op reis is in Rome snel naar een ziekenhuis? Heb je nu een taxi nodig in Barcelona? Of wil je manager op het laatste moment een tafel reserve­ ren in een goed restaurant in Londen terwijl jij als secretaresse in Amster­ dam zit? PIPA vindt de betaalauto­ maat, het ziekenhuis, de taxi of de ta­ fel, compleet met kaart en routebeschrijving. Daarnaast checkt PIPA de dagelijkse todolist, beheert een notebook en een premium con­ tactlist met uitgebreide mogelijkhe­ den. PIPA is gratis te downloaden voor iPhone en Android-gebruikers.

Kijk voor meer informatie op: www. pipa-app.com.

maakt ook gebruik van een Virtual Assistant.

‘Onze stichting bestaat dankzij de enorme inzet van vrijwilligers’, vertelt bestuurslid Vin­ cent Van Dantzig. ‘Maar deze mensen heb­ ben naast hun vrijwilligerswerk ook een ei­ gen baan en bezigheden. Dan is het wel prettig om een vast aanspreekpunt te heb­ ben, zowel voor interne als externe contac­ ten. Onze VA zorgt voor secretariële onder­ steuning zoals het beantwoorden van de telefoon, het doorspelen van specifieke vra­ gen naar de betreffende bestuursleden, schrijven en versturen van brieven en uitno­ digingen, aanvragen van fondsen en coördi­ natiewerkzaamheden bij projecten. Uit kos­ tenoverweging zijn we niet in staat een fulltime secretaresse in dienst te nemen.

De VA is voor ons een perfecte oplossing.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 18

017-019_MSM06_ART_3K04.indd 18

Nelly Remmerswaal: ‘Ik heb een huis in het buiten­ land. Als ik daar naartoe ga, neem ik gewoon mijn laptop mee’

Alice Sanders: ‘Op kantoor kon ik mijn ideeën zelden concreet maken, als freelance VA wel’

De kosten zijn laag omdat we haar kunnen inzetten op het moment dat het echt nodig is. Het aantal uren varieert van tien tot twin­ tig per week.’ Virtuele assistenten werken doorgaans als zzp’er of via een payrollcon­ structie. Maar organisaties kunnen zelf ook hun secretariaat ‘virtualiseren’ volgens Mari­ anne Sturman. ‘Een secretariaat dat nu tra­ ditioneel functioneert kun je anders organi­ seren. Bijvoorbeeld door te bepalen welke werkzaamheden kantoorgebonden zijn en welke ook thuis op een ander tijdstip uitge­ voerd kunnen worden. Vervolgens spreek je met elkaar af wie welke dag kantoordienst heeft en wie vanuit huis werkt. Als onderne­ mer kijk je dan veel meer naar taken en niet zozeer naar een functie. Een secretaresse is niet per se gebonden aan een kantoor.’

zen, maakt het werken als Virtual Assistant erg aantrekkelijk. Wel is het noodzakelijk om thuis een fatsoenlijke werkplek te creëren, met alle benodigde faciliteiten. Voordat je start als VA is het ook nuttig om jezelf af te vragen of jouw thuissituatie geschikt is. Je werkt weliswaar vanuit huis, maar dat wil niet zeggen dat je om de haverklap gestoord kunt worden. Verder maakt het niet uit waar ter wereld je zit.’

Fatsoenlijke werkplek Bij Moneypenny staan momenteel ruim 8000 hoogopgeleide VA’s ingeschreven, werkzaam in verschillende beroepsgroepen. Sturman vermoedt dat het aantal virtuele assistenten met secretariële taken de komende jaren sterk zal toenemen. ‘Het grootste voordeel is dat je heel flexibel bent in het indelen van je werktij­ den’, vindt Nelly Remmerswaal, Virtual Assis­ tent via Moneypenny. ‘Je maakt natuurlijk goe­ de afspraken over de taken die binnen een bepaald tijdsbestek geregeld moeten zijn.

Daarnaast ga ik ongeveer een keer per maand naar kantoor voor werkoverleg of een verga­ dering. De vrijheid om zelf je werklocatie te kie­

Ontzorgen Alice Sanders verruilde in 2007 haar kan­ toorbaan als directiesecretaresse voor een nieuw bestaan als freelance Virtual As­ sistant. ‘Ik was eraan toe zelf mijn opdrach­ ten en managers uit te kiezen’, vertelt ze. ‘Ik kreeg als kantoorsecretaresse regelmatig een andere baas omdat er zoveel verschui­ vingen binnen het bedrijf plaatsvonden. Ik moest dus elke keer een nieuwe relatie met een manager opbouwen.’

Alice ziet de functie van een Virtual Assistant vooral als een service voor ondernemers. ‘De meesten hebben het te druk met activiteiten die eigenlijk niet tot hun core business beho­ ren. Mijn slogan is dan ook: de VA ontzorgt ondernemers! Ik help ze met alles waar zij zelf geen tijd voor hebben, variërend van het doen van de boekhouding, uitvoeren van se­ cretariële taken, en bijhouden van social­ mediakanalen tot het organiseren van evene­ menten en het fungeren als sparringpartner.

Ik ben erg blij met mijn keuze om als Virtual Assistent verder te gaan. Ik deel mijn eigen

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 11:08

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

MONEYPENNY Moneypenny is een payrollbureau voor Virtual Assistants. Sinds de start op 1 april 2000 is de organisatie uitgegroeid van pionier in flexibel werken tot vooraanstaand expert op het gebied van Het Nieuwe Werken. Marianne Sturman is de oprichter van Moneypenny. Ze is ervan overtuigd dat flexibele arbeidsoplossingen en het loslaten van het aloude principe ‘werken op kantoor op vaste tijden’ ongekende kansen bieden voor het vergroten van de arbeidsparticipatie.

Informatie: www.moneypenny.nl.

tijd in. Daarnaast ben ik een ondernemend type, altijd in voor nieuwe ontwikkelingen.’

Hoe verleidelijk de functie van Virtual Assistent ook klinkt, niet iedere secretaresse is er geschikt voor. Volgens Marianne Sturman dien je over een aantal kernkwaliteiten te beschikken.

‘Je moet sterke communicatieve vaardigheden hebben en proactief te werk gaan. Ook is

het belangrijk op afstand je zichtbaarheid te managen. Een opdrachtgever wil immers weten waar je mee bezig bent. Maak dus duidelijke afspraken. Zichtbaarheid kun je ook virtueel organiseren. Bijvoorbeeld door elke maandag via Skype een conferencecall met je opdrachtgever te hebben. Probeer ook niet alles per mail af te handelen. Soms is het noodzakelijk om mensen te bellen. Eigenlijk beschouw ik dit als basiscompetenties die horen bij een goede secretaresse. Als een secretaresse haar vak beheerst, kan ze een prima VA zijn’.

Klassieke secretaresse verdwijnt Met al onze technische mogelijkheden is het volgens Marianne Sturman logisch dat we steeds meer werk virtueel gaan doen. ‘Alles wordt flexibeler, dus ook de secretaressefunctie. Natuurlijk duurt het nog wel tien jaar voordat ook het ‘grote bedrijfsleven’ die stap heeft gemaakt. Ik zie het als een evolutie.

Natuurlijk blijven er nog kantoren bestaan en natuurlijk zullen mensen nog bij elkaar op kantoor komen. Maar de traditionele secretaresse is uiteindelijk een uitstervend ras.’ <

HANDIGE LINKS www.postbode.nu (voor het digitaal versturen van fysieke post). www.teamviewer.com/nl/index. aspx (gratis tool om online computerschermen met elkaar te delen). www.pdfjoin.com (hiermee kun je meerdere pdf’s tot één pdf samenvoegen). www.online-stopwatch.com/eggtimer-countdown/full-screen (online timekeeper voor vergaderingen, trainingen of workshops). www.aangetekendbellen.nl (via deze dienst kun je telefoongesprekken opnemen en voor juridische doeleinden gebruiken. www.tungle.me/home (handige tool om online agenda’s met elkaar te delen). www.wetransfer.com (gratis site om grote bestanden te versturen).

ADVERTENTIE

beste @EHP pmreiectings hotels Ziet u een ander, vergelijkbaar hotel met een betere prijs?

Dan neemt EHP hotels deze over en geeft hierop nog eens

5%

korting

Kijk voor de voorwaarden op www.ehphotels.com/bestpricemeetings

C r e a t i v i t e i t e n t e a m s p i r i t. . . b e g i n t b i j e H p H o t e l s

www.ehphotels.com

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

017-019_MSM06_ART_3K04.indd 19

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 19

24-05-12 11:09

psychologie

Het enneagram (4)

De hoofdtypes uit het ­intellectuele centrum Dit is alweer het laatste deel in de serie Enneagram, dus als jij je tot nu toe niet hebt ­herkend, vind je hopelijk ‘jezelf’ tussen de types van vandaag. We gaan kijken naar de waarnemende 5, de loyale 6 en de avontuurlijke 7. Dit zijn de hoofdtypes uit het intellectuele centrum.

Tekst Roos Woltering

We kijken net als de twee voorgaande maanden bij elk type naar de kwaliteiten, de valkuilen en natuurlijk de uitdagingen. Ook besteden we aandacht aan de verschuiving in het enneagram tijdens veilige en stressvolle omstandigheden. Hoe je in een werkrelatie het beste om kan gaan met de waarnemer, de loyalist en de levensgenieter vind je terug op managementsupport.nl onder bonuscode 0612.1.

Zoals reeds beschreven in deel 1 houden de hoofdtypes 5, 6 en 7 in het intellectuele centrum ervan alles eerst te overwegen en in hun hoofd rond te laten gaan. In elke situatie zetten hoofdtypes als het ware eerst een stap terug om na te denken en alles te overzien. Voelen en handelen komen bij deze types pas later.

Hun energie lijkt zich soms naar binnen te richten: de 5 hecht sterk aan zijn privéruimte om te kunnen nadenken, de 6 trekt zich voorzichtig terug voordat hij óf ontsnapt aan een mogelijk gevaar óf zich er juist instort. En de 7 vermijdt in zijn voortdurende zoektocht naar nieuwe prikkels zich te binden.

Type 5 De Waarnemer De 5 houdt van zijn privacy. Zeker na een verblijf onder de mensen snakt hij naar een beetje zelfgekozen eenzaamheid. Ook behoudt hij graag z’n onafhankelijkheid, mede doordat de 5 conflictvermijdend is, is dit een veilige keus. Vanuit hun onafhankelijkheid zullen zij ook niet snel om hulp vragen.

Lisette (61): ‘Mij wordt wel eens verweten dat ik zo zakelijk en ‘to the point’ ben. Ik snap niet wat daar erg aan is. Hierdoor ko-

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 20

020-021_MSM06_ART_3K01.indd 20

de baas 8 (lust)

de bemiddelaar (luiheid) 9

de levensgenieter 7 (onmatigheid)

de loyale scepticus 6 (angst) de waarnemer 5 (hebzucht)

1 de perfectionist (woede) 2 de gever (trots)

3 de succesvolle werker (bedrog) 4 de romanticus (afgunst)

men we tenminste snel tot de kern van de zaak. Maar ik doe het ook omdat ik niet zo goed anders kan. Ik zou best graag wat spontaner en vlotter willen zijn en met gemak een simpel babbeltje willen maken.’

De 5 heeft zijn emoties graag onder controle.

In gezelschap blokkeert hij zijn emoties daarom vaak volledig. Eenmaal alleen komen deze pas weer naar boven. Deze sterke behoefte aan controle kan ervoor zorgen dat de 5 ervaringen maar beperkt beleeft, doordat hij zichzelf de bijbehorende emoties ontzegt.

Lisette: ‘Ik hoor vaak dat ik lastig te peilen ben. Ook krijg ik vaak de vraag of ik het wel naar mijn zin heb. Het kost me moeite mee te gaan in het moment, liever observeer ik de situatie van een afstandje en ik weet dat ik daarbij behoorlijk streng kan kijken. Trekken en duwen helpt beslist niet, dan trek ik me alleen nog maar verder terug. Mijn baas is erg blij met deze eigenschap. Mensen proberen toch vaak via mij in zijn agenda terecht te komen en de afstandelijke indruk die ik maak, houdt mensen bij mij, en dus ook bij hem, uit de buurt.’

Kwaliteiten van de 5 zijn op de werkvloer duidelijk te zien. De 5 heeft vaak het verlangen om precies te weten hoe zaken in elkaar zitten en kan zich vastbijten in het analyseren van problemen of het vinden van logische verbanden. Kennis is per slot van rekening macht.

Als zijn interesse is gewekt, is de 5 een zeer betrokken werknemer. Wel moet ervoor gewaakt worden dat de 5 zich niet terugtrekt in zijn isolement en alleen wat van zich laat horen als hij iets wil weten. Het is belangrijk om met hem te blijven communiceren om op de hoogte te blijven van zijn bedoelingen.

De 5 heeft behoefte aan duidelijkheid en voorspelbaarheid, zo kan hij zich goed voorbereiden. Een valkuil van de 5 is dat hij slecht om kan gaan met onverwachte situaties waarin hij spontaan moet reageren. Ook kan hij zich moeilijk concentreren in bijzijn van anderen.

Uitdaging voor de 5 is manieren te vinden om zichzelf te laten zien, waardoor participeren gemakkelijk wordt. Door meer gevoelens toe te laten is de ervaring mooier.

TIP: accepteer dat het hebben van gevoelens kan leiden tot het ervaren van negatieve gevoelens zoals pijn en verdriet. Bedenk dat de positieve emoties die je ook zal ervaren dit meer dan waard zijn.

Type 6 De Loyalist In het leven van de loyalist draait het om het wel of niet vertrouwen van de wereld om hem heen. De zes is sceptisch en behoedzaam en altijd op zoek naar achterliggende, verborgen bedoelingen. Het lijkt reëler om te twijfelen dan blindelings te geloven in ander-

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:48

psychologie

mans goede bedoelingen. Hij kan zichzelf verliezen in het verzinnen van negatieve scenario’s, hierdoor blokkeren ze en kunnen ze niet meer tot actie komen.

Maarten (36): ‘Ik weet het liefste precies waar ik aan toe ben, maar bij mensen weet je dat eigenlijk nooit. Je weet nooit zeker of ze je niet achter je rug om belachelijk maken. Ook mijn baas vertrouw ik maar half. Ze zegt altijd wel dat ze het echt zegt als er wat is, maar ik hoor haar ook regelmatig roddelen over anderen uit ons team. Wie garandeert mij dat ze dit niet over mij doet?’

De loyalist kan van onschatbare waarde zijn op de werkvloer. Hij is vaak zeer analytisch onderlegd; het is een echte probleemoplosser. Doordat hij zo gewend is om alles in twijfel te trekken, is de 6 vaak buitengewoon scherpzinnig. Hij kijkt veel verder dan het voor de hand liggende logische en komt hierdoor vaak tot briljante en creatieve oplossingen. Zijn kwaliteiten komen ook naar boven in tijden van nood.

Omdat de 6 altijd uitgaat van het slechtste scenario, wordt hij zelden overvallen door een crisis. Dit zijn de momenten dat je juist op hem kan rekenen.

Maarten: ‘Ik ben altijd voorbereid op het ergste, dan kom je ook niet voor verrassingen te staan. Juist op momenten dat alles goed gaat in mijn leven, wapen ik me al voor de klap die kan gaan komen en leef daardoor eigenlijk altijd in angst. Maar als er dan een keer iets gebeurt, kan ik direct overgaan tot actie. Ik ben sinds mijn kindertijd al bang dat er iets met mijn ouders gebeurt, de angst slaat me om het hart als ik er alleen al aan denk. Maar toen mijn vader een beroerte kreeg, was ik eigenlijk heel nuchter en pakte alle regelzaken direct op. Mijn zussen noemden me op dat moment ook hun rots in de branding.’

Grootste valkuil van de 6 is zijn achterdocht.

Dit wordt nog eens versterkt door zijn externe focus. Hij projecteert zijn onzekerheden op anderen en zoekt naar aanwijzingen in zijn omgeving om zijn gevoel te kunnen verklaren, in plaats van te begrijpen dat dit uit hemzelf voortkomt. Zekerheid is ontzettend belangrijk voor de 6. Hij heeft dit nodig om niet vast te komen te zitten in zijn eigen negatieve verhaal.

Uitdaging voor de 6 is dan ook absoluut belangrijk om te leren meer vertrouwen in het leven te hebben.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

020-021_MSM06_ART_3K01.indd 21

TIP: leer je reële en irreële gedachtes van elkaar te scheiden. Onderzoek elke gedachte kritisch: is dit de meest voor de hand liggende verklaring? Zouden er ook nog andere verklaringen kunnen zijn? Wat ook helpt is het meest positieve scenario dat te bedenken is hardop uit te spreken.

Type 7 De Levensgenieter De 7 is het laatste type uit het intellectuele centrum. Dit type is meer op zichzelf dan op anderen gericht, hij heeft weinig aandacht voor andermans behoeften. De 7 is een levenslustig type. Hij ziet uit naar de toekomst en is continu op zoek naar nieuwe kansen en mogelijkheden. Hierbij houdt hij niet van beperkingen, de 7 streeft naar zoveel mogelijk piekervaringen. Deze ervaringen spelen zich voor een groot deel mentaal af. Het plannen en vooruit genieten vergroot voor de 7 de beleving.

Esther (28): ‘Ik ben helemaal weg van sportief bergwandelen. Al weken voordat ik op vakantie ga ben ik hiermee bezig. Op internet zoek ik naar filmpjes van de bestemming en kan dan al helemaal in de mood raken. Ik gebruik het vaak ook als vlucht. Als de muren thuis of op mijn werk op me afkomen of als ik niet lekker in mijn vel zit, duik ik een kwartiertje in dat soort filmpjes en kan er dan weer tegenaan.’

De 7 is een inventief en creatief persoon. Hij is vaak erg populair op de werkvloer door zijn opgewektheid en zijn vermogen nieuwe positieve impulsen te geven. Andere kwaliteiten van de 7 zijn z’n snelheid van werken en zijn goede oog voor verbanden en patronen tussen verschillende soorten informatie, projecten of visies. Doordat de 7 vaak verbaal sterk is, is hij ook nog eens goed in staat deze verbanden op een logische manier over te brengen op anderen.

Esther: ‘Het liefst werk ik aan de beginfase van een nieuw project. Als alles nog onontgonnen gebied is en er vooral heel veel losse eindjes zijn, vind ik het heerlijk om te proberen hier logica in aan te brengen. Tegen de tijd dat alles uitgevoerd moet gaan worden, delegeer ik het graag aan mijn collega’s.’

De 7 kan wegvluchten in zijn mentale wereld van nieuwe keuzemogelijkheden en ideale plannen. Het is een vermijdingsstrategie om lastige situaties uit de weg te gaan en te vervangen door nieuwe uitdagingen. Ratio-

naliseren is zijn verdedigingsmechanisme om geen nare ervaringen te hoeven hebben.

Dit kan een valkuil zijn op het moment dat de 7 merkt dat hij door alle beperkingen te ontvluchten kansen - en hierdoor diepgang en zelfontplooiing - heeft gemist. Ook zijn idee over zichzelf is niet altijd kloppend. De 7 kan narcistische trekjes vertonen en stelt zich boven mensen. Met autoriteiten heeft hij vaak weinig op.

De 7 is daarnaast een optimistisch mens.

Zo optimistisch dat het een uitdaging voor hem is stil te staan bij nare emoties. Ook is het een uitdaging voor de 7 om keuzes te maken. Voor het één kiezen betekent namelijk dat het ander niet meer mogelijk is en dit betekent een beperking, terwijl de 7 het liefst alle opties openhoudt.

TIP: realiseer je dat er op de weg naar succes ook pijnpunten zullen zijn die je moet doormaken om bij de echte winst uit te komen.

Slot Dit was het dan, de enneagramreeks. Hopelijk heb je meer inzicht gekregen in jezelf en in de mensen in je omgeving. Bedenk goed dat jij uiteindelijk degene bent die bepaalt welk type het beste bij je past. Een test is maar een hulpmiddel. Ik kan me voorstellen dat je graag meer zou willen lezen over dit onderwerp. Ik kan je het Handboek Enneagram van Helen Palmer in ieder geval aanraden. In het kader hieronder vind je ook nog een aantal andere interessante boeken. Als je interesse hebt naar nog meer verdieping vind je op www.eclectica-enneagram.nl meer informatie over coaching en cursussen. Heel veel plezier! < Aanbevolen literatuur Handboek Enneagram - Helen Palmer De beste Versie van jezelf - Monique Schouten De kernkwaliteit van het Enneagram Daniel Ofman en Rita van der Weck

BONUS: hoe je in een werkrelatie het beste kunt omgaan met de waarnemer, de loyalist en de levensgenieter lees je op www.managementsupport.nl onder bonuscode 0612.1.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 21

24-05-12 10:48

COMMUNITY

KWESTIE Ik vertrek Als ik de kans zou krijgen om naar het buitenland te gaan om te werken, zou ik die zeker grijpen!

Management Support Event ‘12: Praktisch, Persoonlijk en Professioneel

32,3% Absoluut. Lekker avontuurlijk, en in een ander land heb ik nog meer mogelijkheden.

22,8% Ik moet er niet aan denken.

In Nederland heb ik het naar mijn zin en ik heb hier kansen genoeg.

45% Misschien, je weet nooit wat de toekomst brengt.

8 en 9 november 2012 Jaarbeurs Utrecht, Hal 3

Er hebben in totaal 505 mensen gestemd.

Opleidingen 14 juni - Utrecht NIEUW: Masterclass Word Een echte ‘Master’ in Word: van een mailing maken tot huisstijlsjablonen, alles komt aan bod!

18 juni - Utrecht NIEUW: Effectiever werken met de iPad De iPad, met alle handige apps, kunnen het jou een stuk makkelijker maken. Ontdek de vele mogelijkheden.

19 juni - Utrecht NIEUW: POWERassistant Weet wat je moet veranderen om bij te blijven, staan voor wat je wilt (en niet wilt) en zorgen dat je je doelen ook daadwerkelijk haalt.

26 juni - Utrecht NIEUW: Training Prezi Wil je dat de presentatie die jij geeft beter blijft hangen bij je toehoorders?

Ga dan eens aan de slag met Prezi.

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 22

022-023_MSM06_COMM.indd 22

De organisatie voor het Management Support Event ‘12 op 8 en 9 november, is alweer in volle gang!

Dit jaar is het thema: Praktisch Persoonlijk Professioneel

Via onze Facebook fanpagina besteden we ook aandacht aan het Event. Word lid van deze pagina en blijf op de hoogte van de ontwikkelingen rond het Event: www.facebook.com/managemsupport

Ook dit jaar belooft het Event weer vernieuwender te worden dan ooit.

Naast de vertrouwde gratis inloopsessies en de betaalde workshops, ontvang je een gratis boek van Management Support (Praktisch), zijn er stylisten aanwezig voor een persoonlijk stylingadvies (Persoonlijk) en kun je via een test kijken of jij klaar bent voor de toekomst (Professioneel).

Maar er komt nog veel meer dus houd de website in de gaten.

Meer informatie: www.managementsupport.nl/event

Tip! Kijk op www.managementsupport.nl/opleidingen voor onze nieuwste opleidingen, zoals de trainingen Prezi en Effectief werken met de iPad.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:49

COMMUNITY

Loopbaangesprek voeren

DE MEETLAT 70%... een paar feiten over solliciteren

In een loopbaangesprek bespreek je je ontwikkeling in je werk en binnen de organisatie.

✔ 70% van alle vacatures wordt via-via ingevuld ✔ Je eerste indruk wordt voor 70% bepaald door non-verbale signalen ✔ 70% van de sollicitanten bereidt zich niet of nauwelijks voor op het sollicitatiegesprek

Het gaat, meer nog dan bij een functioneringsgesprek, om: • zelfsturing bij je ontwikkeling in werk en loopbaan; • jouw ontwikkeling op langere termijn; • afstemmen van je talenten en doelen aan de ene kant en de te realiseren doelen en te leveren prestaties binnen de organisatie aan de andere kant.

Bron: E-book Solliciteren… doe je zo!

Kom beslagen ten ijs en bekijk de checklist op je online assistent (www.secretaresseassistent.nl)

BOEKENTIP Gratis e-book solliciteren... doe je zo!

Meerderheid managers checkt referenties en oordeelt snel Nederlandse managers zijn voorzichtig bij het aannemen van nieuwe werknemers. Zo’n 87 procent checkt referenties via de telefoon of met behulp van zakelijke online netwerken zoals LinkedIn.

aan te nemen!

Ben jij actief op sociale netwerken? Dan is het een goed idee om de volgende tips in je oren te knopen.

1. Blijf hoffelijk en bedenk altijd via welk netwerk je contact wilt maken.

2. Wees geen allemansvriend en accepteer niet zomaar alle uitnodigingen.

3. Je manager, je vriend(in)? Het kan, maar houd wel in de gaten wat je met hem of haar deelt.

4. Twitteren moet je leren. Leer de toon, stijl en het spraakgebruik kennen, vraag jezelf af of mensen wel interesse hebben in de informatie die je met hen wilt delen en bedenk wie je waarom wilt volgen.

Bron: Workplace Survey, een onderzoek dat is

Als op de sociale netwerken van goed gekwalificeerde kandidaten negatieve of gênante informatie of foto’s staan, besluit 36 procent de kandidaat niet

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

022-023_MSM06_COMM.indd 23

uitgevoerd door Accountemps, onderdeel van de groep Robert Half International op www.managementsupport.nl.

Dit boek is speciaal toegesneden op secretaressen en andere managementondersteuners. Van gericht zoeken tot onderhandelen, alles komt aan bod.

Ook is er aandacht voor sociale netwerken op internet, het plaatsen van een online cv en er worden do’s en don’ts gegeven om op te vallen tussen al die andere kandidaten.

Gratis downloaden? Ga naar www.managementsupport.nl en klik rechtsonder bij de secretaresseboeken op ‘e-book solliciteren’ (gratis).

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 23

24-05-12 10:49

social media

Solliciteren via social media Op zoek naar een baan? Sociale media helpen je erbij op meerdere manieren. Zo vind je vacatures op Twitter, LinkedIn en Facebook. Bovendien bouw je aan een uitgebreid CV door actief te zijn op sociale media. En een goed netwerk is het halve werk!

Tekst Ellen Kleinlangevelsloo | Bind Academie

Je netwerk kan een grote rol spelen in het vinden van een nieuwe baan. Dat bewijst het verhaal van Marianne Hermans.

Marianne: ‘Op het moment dat duidelijk werd dat mijn toenmalige werkgever failliet zou gaan, heb ik meteen de headline van mijn LinkedInprofiel aangepast in ‘op zoek naar nieuwe uitdaging’.

Een connectie van mij heeft het opgemerkt en zijn directeur - die een managementassistent zocht - erop geattendeerd. Mijn profiel kwam voor hem precies op het juiste moment voorbij. Ik werk sinds januari van dit jaar met heel veel plezier bij milieuadviesbureau Geofox-Lexmond.’

Betrouwbare relaties Het is dus raadzaam je vrienden of connecties te laten weten dat je op zoek bent naar klussen of een nieuwe functie. Zij kunnen heel wat voor je betekenen. Zo deden wij een tijd geleden via Twitter een oproep voor een tekstschrijver. Daar kwamen ontzettend veel reacties op. Niet alleen van tekstschrijvers die zichzelf aanmeld-

vijf tips om een baan te vinden via sociale media 1. Zorg voor een volledig profiel op LinkedIn. Vul vooral ook je summary of samenvatting in. Daar laat je zien wie jij als persoon bent, wat je passies en interesses zijn. Gebruik (zoek)woorden waarop je gevonden wilt worden.

2. Word fan op Facebook van de bedrijven waar je graag wilt werken en volg deze bedrijven op LinkedIn en Twitter.

Zo leer je ze beter kennen en zie je eventuele vacatures op tijd.

3. Vermeld in je Twitterbio dat je op zoek bent naar een nieuwe functie. Wees zo concreet mogelijk.

4. Bouw je netwerk uit. Maak bijvoorbeeld gebruik van de suggesties die LinkedIn geeft (people you may know).

5. Ook als je nu al een goede baan hebt, kun je in je LinkedInprofiel toch aangeven dat je openstaat voor carreer opportunities. Je weet immers maar nooit of iemand jou zoekt voor een droombaan!

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 24

024-024_MSM06_RUB03.indd 24

den, maar ook van relaties die tekstschrijvers aanraadden waar zij zelf goede ervaringen mee hadden. Het feit dat meerdere personen uit ons eigen netwerk dezelfde tekstschrijver noemden, gaf de doorslag in onze keuze. Vermeld dus in je Twitterbio dat je op zoek bent naar een nieuwe functie. Spreek vrienden aan op Facebook en vermeld in je LinkedInaccount dat je klaar bent voor een nieuwe uitdaging.

Zelf actief op zoek Je kunt natuurlijk wachten tot je wordt benaderd voor de baan van je leven - en geloof me, dat overkomt sommige mensen maar je kunt ook zelf actief op zoek gaan. Op Twitter vliegen de vacatures je om de oren. Zoek eens op #vacature, of volg accounts die interessante vacatures twitteren, zoals @Onmissbaar @Officevacatures en @Secretaresse_ok. Ook Sandra van der Nat-van Santen heeft ervaren dat het loont om actief te zijn op sociale media. Sandra: ‘Toen ik te horen kreeg dat mijn contract niet verlengd zou worden, heb ik mijn LinkedInprofiel volledig ingevuld en me aangemeld bij diverse LinkedIngroepen waarin vacatures voor managementassistenten worden gepost. In één van die groepen kwam de vacature voorbij die mij op het lijf geschreven was. Ik heb direct gereageerd en binnen twee weken kon ik aan de slag als managementassistent van de International Board van Exact.’

Ik ben een expert Als je ergens solliciteert, is de kans tegenwoordig zeer groot dat de HR-manager je ‘googelt’. Sociale media zoals LinkedIn, Facebook en Twitter scoren hoog in de zoekmachine. De resultaten die jouw potentiële werkgever vindt, heb je dus voor een groot deel zelf in de hand. Nu is een account op LinkedIn relatief snel te maken, maar een goed online profiel bouw je niet in een paar dagen.

Personal branding of me-marketing is het credo. Het boek ik.nl van Carlijn Postma gaat daarover: ‘Wat werkgevers willen zien, is wie jij echt bent. Hoe sta je in het leven, wat heb je zoal gedaan en wat is je expertise?’ Laat dus zien wie je bent en waar jij goed in bent.

Een manier om je verhaal te vertellen en jezelf als expert op je vakgebied neer te zetten, is door te gaan bloggen. Deel daarnaast relevante informatie en links over jouw vakgebied op Facebook, Twitter en LinkedIn. Reageer op artikelen, fora en discussies. Ook op Twitter kun je je expertise bewijzen door antwoorden te geven op vragen van twitteraars. Zo bouw je gestaag aan een geweldige sollicitatie. <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:49

s e e l over koffie & thee

Steeds minder ‘op de koffie’

Het geheim van een lekker ‘bakkie’ troost

Smaak verleg je

001-001_CB2012_CVR.indd 1

22-05-12 17:17

ENJOY YOUR WORK

Ontdek Nespresso Business Solutions Bezoek ons op www.nespresso.com/pro of bel 0800 024 80 10.

002-008_CB2012_ADV.indd 2

22-05-12 17:17

‘Ik lust geen koffie’ Ik moet jullie iets bekennen: ik ben geen koffiedrinker. Nooit geweest en ik zal het nooit worden. Toen mijn ouders mij koffie wilden ‘leren drinken’ was ik er al klaar mee. Dat is best jammer in een maatschappij die op koffie leeft. Een niet-koffiedrinker heeft het moeilijk.

Iedereen gaat er maar vanuit dat je het zwarte goud lust. Ik herinner me nog een afspraak in het begin van mijn carrière bij een grote klant in Tilburg die ongevraagd een ‘bak koffie’ voor mijn neus zette.

Ja, ik moet bekennen, die heb ik opgedronken. Want ik wilde zakendoen. Maar vanaf dat moment heb ik mezelf plechtig voorgenomen om koffie voortaan beleefd doch resoluut te weigeren en om thee te vragen.

Maar het wordt nog gekker. In mijn jonge jaren hielp ik wel eens in een restaurant. Raad eens wie de lekkerste cappuccino maakte?

Juist… Raad eens wie er thuis altijd koffiezet? Inderdaad…

Colofon

Coördinatie, redactie en eindredactie: Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@kluwer.nl Vormgeving & opmaak: colorscan bv, Voorhout Druk: Senefelder Misset, Doetinchem

En wie is razend enthousiast over de nieuwe bonenmachine thuis?

Je mag nooit meer raden. Ik ben dus razend enthousiast over het onderwerp koffie, maar ik drink het niet. En toen kwam het idee om een special te maken over koffie. En dan in het bijzonder over koffie op de werkplek. En weer werd ik enthousiast. Gaan we doen! Leuk!

Bakkie erbij? Nee dank je. Gelukkig voor mij komt de thee ook nog even aan bod.

Maar wat je ook drinkt, wij wensen je in ieder geval veel leesplezier. Ik pak er nog even een lekker bakkie bij... thee... wel te verstaan!

Cas Wegman, uitgever

Uitgever: Cas Wegman Advertentie-acquisitie: Saskia Bosker - sbosker@kluwer.nl Irene Verhulst - iverhulst@kluwer.nl Coffee BREAK is een uitgave van Management Support en Facto Magazine

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

COFFEE BREAK 2012

003-003_CB2012_Voorwoord.indd 3

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

10-10-11 11:37

3 COFFEE BREAK 2012

22-05-12 17:18

KORT

Steeds minder ‘op de koffie’ Koffiedrinken heeft een sterke sociale functie en staat volgens koffiedrinkers voor ‘genieten’, ‘gezellig’ en ‘ontspannen’. Toch blijkt uit cijfers van het Sociaal en Cultureel Planbureau dat we sinds halverwege de jaren 90 steeds minder bij elkaar over de vloer komen om ‘op de koffie’ te gaan. Het onderhouden van contact via social media als Facebook, Hyves en Twitter heeft daarentegen een grote vlucht genomen.

Vooral de latte-macchiatodrinkers zijn wat dat betreft actief. Zij hebben daarnaast ook een druk sociaal leven en genieten meer van de koffiemomenten dan zwartekoffiedrinkers. Van de zwartekoffiedrinkers doet slechts 1 procent ‘een bakkie’ met vrienden, 27 procent doet dat ook met collega’s en zakenrelaties en 32 procent drinkt de zwarte koffie in z’n eentje, blijkt uit onderzoek van TNS Nipo.

NA EARTH WATER NU OOK EARTH COFFEE! Precies een jaar geleden werd het duurzame koffieconcept Earth Coffee feestelijk in Nederland gelanceerd. Plaats van handeling was de Van Nelle Fabriek in Rotterdam. Earth Coffee is een initiatief van Earth Concepts onder meer bekend van Earth Water. Van ieder kopje Earth Coffee dat gedronken wordt, gaat 100 procent van de nettowinst naar waterprojecten. Een makkelijke manier voor het bedrijfsleven en consumenten om mee te helpen aan de oplossing van het wereldwijde waterprobleem. Het enige dat je hoeft te doen is koffiedrinken. Earth Coffee is een biologische koffiemelange op basis van 100 procent Arabicabonen uit landen als Guatemala, Peru en Nicaragua. De bonen zijn volgens het slow roasted-procedé van de koffiebranderijen van Mocca d’Or in Breda en Zwolle gebrand.

Dagelijks sterven zo’n 6000 mensen door gebrek aan schoon drinkwater.

Earth Concepts levert in samenwerking met de United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCT) een bijdrage aan de oplossing van het wereldwijde tekort aan schoon drinkwater. Met de hulp van diverse partners is Earth Concepts in staat om 100 procent van de nettowinst uit de verkoop van mineraalwater en koffie te doneren aan de waterprojecten. Hiermee heeft de onderneming in haar driejarig bestaan al meer dan € 300.000,- aan waterprojecten kunnen financieren.

Informatie: www.earthwater.nl.

Koffiezetten op het werk De taakverdeling op de arbeidsvloer is volgens de meeste mannen nog niet zo heel slecht. Brits onderzoek heeft uitgewezen dat de meeste mannelijke werknemers zich een ritje naar de koffieautomaat besparen. Op de arbeidsvloer laten zij het zetten van een heerlijk bakkie espresso koffie of thee, over aan de vrouwelijke collega’s.

THEELEUTEN De Nederlander drinkt jaarlijks gemiddeld 100 liter thee. Dat zijn twee kopjes thee per dag.

Voor de Tweede Wereldoorlog was dat nog veel meer.

Thee was toen de populairste drank in Nederland.

Per hoofd van de bevolking dronken we jaarlijks bijna 200 liter thee.

Sindsdien is het gebruik afgenomen; in plaats van thee is men meer koffie en andere dranken gaan gebruiken. Maar het thee-enthousiasme is aan het terugkomen. Want steeds meer mensen ontdekken weer dat thee een drank is die op allerlei momenten van de dag een prima keuze is. De in Nederland meest gedronken thee is ‘zwarte thee’. Hieronder vallen onder andere Engelse melange, Ceylon en Darjeeling thee. Zwarte thee is nog steeds de grootste variant en de basis voor de vruchtentheevarianten. Maar ook groene thee is sterk in opkomst.

Uit onderzoek is gebleken dat vrouwelijke collega’s op de werkvloer wel drie keer vaker koffie en thee verzorgen dan de mannen. 62 procent van de mannen geeft eerlijk toe dat ze in veel gevallen een excuus gebruiken om geen koffie of thee te hoeven verzorgen. Veel gebruikte argumenten zijn onder andere: naderende deadlines, belangrijke telefoontjes en spoedvergaderingen. Daarnaast is het ook nog zo dat mannen er vaak afwijzend tegenover staan omdat ze denken en vinden dat het halen van koffie, cappuccino of thee te veel tijd kost voordat er weliswaar koffie of thee uit het apparaat komt. Vooral het bepalen en het daadwerkelijk halen van koffie en thee kost de meeste tijd. Het koffiezetten op zich duurt maar één minuutje langer.

Om de mannen niet helemaal te kort te doen, werd vermeld dat wanneer zij de warme dranken verzorgen, gemiddeld één kop koffie of thee meer halen dan de vrouwen. Bovendien heeft het er alle schijn van dat vrouwen er juist op aansturen om koffie en thee te mogen halen. 46 procent zou dit juist zien als een geaccepteerde manier om het werk voor enkele minuten te onderbreken. 24 procent greep deze ‘taak’ aan om collega’s te informeren over de laatste nieuwtjes en roddels. Hoewel het in de meeste gevallen alleen gaat om koffiezetten, moeten taakontduikers niet te lichtzinnig denken over de mogelijke gevolgen van hun acties. Namelijk: 24 procent van de 3000 ondervraagden gaf aan dat zij wrok koesteren tegen dit soort ‘luie’ collega’s.

(Bron: koffie & theeplaza.nl)

Leuke site voor theeliefhebbers

COFFEE BREAK 2012is www.thee.info.

4

004-004_CB2012_KORT.indd 4

COFFEE BREAK 2012

22-05-12 17:19

het geheim Nederland is een echt koffieland.

Ruim 80 procent van onze landgenoten drinkt dagelijks gemiddeld tussen de drie en vier kopjes koffie. Op jaarbasis verorberen we er gezamenlijk zelfs ruim 1,5 miljard. Daarmee staan we op de derde plaats in Europa. Alleen ScandinaviĂŤrs en Oostenrijkers drinken meer bakkies troost per hoofd van de bevolking.

Tekst Marian Vullers

005-007_CB2012_Troost.indd 5

22-05-12 17:21

Uit onderzoek van de Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Koffie en Thee blijkt dat ongeveer 70 procent van de Nederlanders hun koffie thuis drinkt. Zo’n 30 procent van de koffieconsumptie vindt dus buitenshuis plaats zoals op school, kantoor of in de horeca. Er is in ons land in het laatste decennium ook een interessante ontwikkeling gaande. We stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van onze koffie.

Vijftien jaar geleden slobberden we nog tevreden een hele avond van onze ‘verse’ koffie, gezet in een tweeliterfilterkoffiemachine. Het maakte niet uit dat de smaak verzwakte naarmate de uren verstreken omdat de koffie ‘lekker warm’ gehouden werd in een thermoskan. Maar met de komst van de Senseo en de Nespressomachine werd het koffiezetten per kop ineens populair. Tussen 2000-2010 steeg het aandeel éénkopsverpakkingen van 0 naar 35 procent. (Bron: Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Koffie en Thee.) Ook de verschillende koffiesmaken zoals Cappuccino, Wiener Melange en Café Latte zijn niet meer weg te denken uit onze koffiecultuur.

KOFFIE MET FRUITSMAKEN ‘Over de kwaliteit ervan valt natuurlijk te twisten’, zegt koffiekenner Esther Maasdam. ‘Maar deze ontwikkelingen hebben ons wel anders leren kijken naar het product koffie.’ Esther is barista, een professioneel opgeleide koffieliefhebber die met veel passie en kennis een kwaliteitskoffie kan serveren. ‘Veel mensen weten het niet, maar uiteindelijk heeft koffie nog meer smaakcomponenten in zich dan wijn’, vervolgt ze. ‘Als koffie goed is gezet, kun je er zelfs een grote diversiteit aan fruit-, citrus- en kruidentonen in proeven. De smaak is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder het land van herkomst, de weersomstandigheden, grondstoffen, oogst, verwerkingswijze van de koffiebonen, zetmethode en natuurlijk de deskundigheid van een professionele barista.’

TOP 10 VAN KOFFIEPRODUCERENDE LANDEN 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Brazilië Colombia Vietnam Indonesië Ivoorkust Mexico Guatemala India Oeganda Ethiopië

Bron: Koninklijke Vereniging voor Koffie en Thee

COFFEE BREAK 2012 6

005-007_CB2012_Troost.indd 6

Koffie legt een lange weg af voordat het in ons kopje belandt. Pas vier jaar na het planten van een koffieplant, verschijnen de eerste rijpe koffiebonen, die per twee stuks in een besje groeien. De twee bekendste soorten koffiebonen zijn de Arabica en de Robusta. Ze bestaan uit honderden verschillende families, die allemaal weer hun typische eigenschappen hebben. De Robusta proeft pittig en krachtig. De smaak van de Arabica varieert van aromatisch, fris en zacht tot vol, zwaar en krachtig. Koffieplanten gedijen het beste op plaatsen waar veel zon is, zoals landen in de buurt van de evenaar. De rijpe bessen worden meestal met de hand geplukt door de lokale bevolking. Het duurt uren voordat ze genoeg bij elkaar gescharreld hebben voor slechts één kopje koffie. De verwerking van de bessen neemt enkele weken in beslag. ‘Na aankomst in ons land worden de koffiebonen gebrand’, vertelt Esther. ‘Direct na dat brandingproces komen de geur en smaakstoffen tot ontwikkeling. En die wil je natuurlijk het liefst zoveel mogelijk in je koffie krijgen. Een week na het branden is de koffie op zijn best.

Maar vanaf dat moment kan er veel verkeerd gaan ten aanzien van de kwaliteit.

Wanneer de bonen bijvoorbeeld worden gemalen tot filterkoffie, is al na vijf minuten de helft van de smaak en geurstoffen verloren gegaan. Daarom geef ik de voorkeur aan verse koffiebonen. Die maal ik dan vlak voor het koffiezetten. De zetmethode heeft ook invloed op de smaak van koffie. Er is nu een trend gaande in espressobars die we ‘slow coffee’ noemen. Hiermee zijn we weer terug in de tijd van onze ouders en grootouders die gewend waren om koffie te zetten volgens de filtermethode. Deze methode hebben we natuurlijk wel in een nieuw jasje gestoken. In de filter leggen we een vooraf bepaalde hoeveelheid versgemalen koffie en vervolgens gieten we daar langzaam het hete water met de

‘Koffie heeft nog meer smaakcomponenten in zich dan wijn’ hand op. We tellen de minuten dat de koffie doorloopt. Dat bepaalt uiteindelijk de intensiteit van de smaken die je proeft.’

KOFFIE OP HET WERK Ook bedrijven kiezen vaker voor een goede kwaliteit koffie. ‘Ongeveer 70 procent van onze klanten in het groot, midden- en kleinbedrijf schaft een machine aan met verse koffiebonen’, zegt Dennis Mulder van KoffieMax, leverancier van koffie en koffiemachines. ‘Hun motieven? Ze vinden het zelf simpelweg lekkerder. Bovendien moeten hun klanten de versgemalen koffie al kunnen ruiken bij binnenkomst.’ Per jaar worden er voor de zakelijke markt ongeveer 60.000 koffieautomaten verkocht in Nederland. De gemiddelde levensduur is 7 jaar. De apparaten variëren qua grootte, vormgeving, mogelijkheden en prijs. ‘Dat maakt het best lastig om een geschikte koffiemachine te kiezen’, weet Mulder.

‘Allereerst is het verstandig om na te denken over de eisen die je stelt aan de apparatuur. Is er bijvoorbeeld tijd om elke dag aandacht te besteden aan reiniging of wil je daar juist zo weinig mogelijk naar omkijken? Weinig onderhoud is een voordeel van de instant koffiemachine. Dat is anders bij een verse bonenmachine. Vanwege het gebruik van verse producten moet dat apparaat elke dag schoongemaakt, geleegd en bijgevuld worden. Ik adviseer niet voor elke werkomgeving een machine met verse koffiebonen. In een productiebedrijf met honderden medewerkers en beperkte pauzes, kan een instant koffiemachine

COFFEE BREAK 2012

22-05-12 17:21

TOP 3 KOFFIEAUTOMATEN VOOR OP HET WERK Bij KoffieMax worden de volgende drie koffieautomaten het meeste verkocht aan bedrijven. juist meer geschikt zijn. Met name vanwege de snelheid. Binnen zeven seconden zet je er een kop koffie mee, waarbij je ook nog kunt kiezen uit verschillende smaken. Een versebonenkoffiemachine is niet zo snel. Die heeft ruim 30 seconden nodig per kopje. Het verschil tussen versebonenkoffie en instantkoffie is ook een kwestie van smaak. Ik ken genoeg mensen die zweren bij hun instantkoffiemachine. Het is persoonlijk waar je de voorkeur aan geeft. Vergeet ook de theedrinkers niet. Theewater uit een koffiemachine kan in de beleving van theeliefhebbers niet goed zijn. Een koffieautomaat dient in elk geval een gescheiden uitgifte van heet water te hebben. Anders ontstaat er een mengsel van heet water, thee en een koffiesmaak. Verder is het budget natuurlijk niet onbelangrijk.

Veel bedrijven maken de fout door alleen naar de aanschafprijs te kijken. Belangrijker zijn echter de prijzen voor ingrediënten. Gemiddeld drinkt een medewerker in Nederland 1000 koppen koffie per jaar op het werk. Een verschil tussen 7 of 10 cent per kopje lijkt niet veel, maar vermenigvuldigd met het aantal medewerkers zijn hiermee juist enorme besparingen te realiseren.’

EEN EIGEN ESPRESSOBAR De allernieuwste trend voor koffie op het werk is de CoffeeQube. Dat is een mobiele, compacte espressobar van 2,5 x 2,5 meter, bedacht door het Nederlandse bedrijf MobiCcino. ’We hebben dit concept speciaal ontwikkeld voor bedrijven die een eigen koffiebarretje willen in hun pand’, vertelt Edward de Roo van MobiCcino met trots. ‘Normaal gesproken kost dat veel geld, alleen al vanwege de verbouwing die plaats moet vinden. De CoffeeQube biedt echter een laagdrempelige oplossing. Deze espressobar is mobiel en kan overal in het pand geplaatst worden. Alleen een stroomaansluiting is nodig. Alle benodigde apparaten, zoals een professionele espressomachine, een koffiemolen en een kassa, zijn erin verwerkt. Desgewenst vullen we dat aan met bijvoorbeeld verschillende soorten koffiebonen, muffins en croissantjes. Het is zelfs mogelijk om een eigen ‘bedrijfsblend’ te ontwikkelen door te kiezen voor een specifieke combinatie van koffiebonen.’ De CoffeeQube kan geleverd worden inclusief barista.

Het bedrijf MobiCcino biedt ook de mogelijkheid van een incompany baristatraining, zodat de klant gebruik kan blijven maken van eigen personeel. ‘Want uiteindelijk kan niets op tegen de meesterhand van een echte koffie-expert’, benadrukt barista Esther Maasdam. In opdracht van het televisieprogramma Kassa testte ze de kwaliteit van cappuccino’s op de treinstations van Utrecht en Amsterdam. ‘Vaak denken mensen dat het bij de cappuccino gaat om het schuim, maar dat is een misverstand. Het is een op koffie gebaseerde drank, dus de espresso moet gewoon goed zijn. Verder zijn de verhoudingen erg belangrijk. Je ziet de cappuccino’s steeds groter worden en dat veroorzaakt een uit zijn verband getrokken smaak. De geschuimde melk moet micro foam zijn. Dat is hele romige schuim met belletjes die je eigenlijk niet ziet. En natuurlijk is een goede vermenging van de ingrediënten van belang. Bij een slok goede cappuccino krijg je zowel koffie, melk als schuim naar binnen. De slechte cappuccino’s herken je aan de enorme laag schuim die er bovenop ligt. Je kunt het er uitlepelen en de koffie moet je onder het schuim door proberen te drinken.’

TEA TIME Voor de Tweede Wereldoorlog was thee onze meest geliefde drank. We dronken toen per hoofd van de bevolking jaarlijks bijna 200 liter thee. (Bron: Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Koffie en Thee.) Nu is dat ongeveer 100 liter. Hoewel koffie op dit moment ‘populairder’ is dan thee, wint de theedrinker steeds meer terrein in Nederland. ‘Logisch, thee past binnen een gezonde levensstijl’, concludeert Richard Schukkink, theesommelier en eigenaar van de International Tea & Coffee Academy. ‘Het bevat geen calorieën en kunstmatige geur, kleur en smaakstoffen. Het is puur natuur.’ Net als het beroep barista zie je ook dat de theesommelier een serieuze positie aan het innemen is op de arbeidsmarkt.

‘Het is een vak apart’, weet Richard Schukkink die zelf mensen opleidt tot theesommelier. ‘Je ziet dat steeds meer restaurants naast een wijnarrangement ookeen theearrangement aanbieden. Een goede theesommelier heeft kennis over alle

COFFEE BREAK 2012

005-007_CB2012_Troost.indd 7

KOFFIEMAX COFFEE ART Voordelen: verse bonenmachine, keuze tussen verse melk of melkpoeder, gescheiden uitgifte van heet water, twee verschillende soorten bonen mogelijk, twee bonenmalers, apparaat met uitstraling, duurzaam en geschikt voor maximaal 70 personen.

KIKKO MAX Voordelen: hoge capaciteit bekers, zowel instant als verse bonenmachine, 18 verschillende keuzes uit koffie, geschikt voor maximaal 35 personen.

KOFFIE MAX TOUCH Voordelen: verse bonenmachine, display met touchscreen voor het communiceren van interne mededelingen en (video)beelden, usbstickaansluiting, geschikt voor maximaal 35 personen. (www.koffiemax.nl)

soorten thee, kan goede van slechte thee onderscheiden, schenkt heerlijke kwaliteitsthee en is in staat om creaties te maken van thee en spijs, zodat de smaken optimaal tot uiting komen.’ Thee werd ontdekt in China. De Chinezen dronken het 5000 jaar geleden al. De theeplant is een tropische plant die net als de koffieplant ruim vier jaar nodig heeft om oogstrijp te worden. ‘Wat mij fascineert aan thee is de enorme diversiteit in smaak’, legt Schukkink uit. ‘Het begint allemaal met hetzelfde theeblaadje, alleen de verwerking van dat blaadje maakt dat je duizenden verschillende smaken kunt creëren.’

‘Een favoriete thee heb ik niet. Dat is hetzelfde als jezelf afvragen van welk kind je het meeste houdt. Het hangt bijvoorbeeld af van mijn stemming of van wat ik eet. Iedereen heeft zijn eigen voorkeur en op elk moment van de dag heb je weer behoefte aan een andere smaak.

Een goede kop thee drinken op het werk is helaas nog een ondergeschoven kindje. Een groot deel van de theedrinkers neemt hun eigen thee mee omdat ze gewoon zoeken naar een beter product. Ze halen hooguit heet water uit de koffieautomaat. Gelukkig zijn er bedrijven bezig om thee op het werk gemakkelijker te maken.

Bij koffie is het vaak een druk op de knop en er komt een kant en klaar product uit. Da Silva and Leaves uit Zaltbommel ontwikkelde een theemachine voor de zakelijke markt met orthodoxe bladthee waarmee je binnen 20 seconden verse kwaliteitsthee maakt. Ik vind het fantastisch dat een product van meer dan 5000 jaar oud nog steeds zo vernieuwend kan zijn. Er zijn heel veel uiterlijke kenmerken waaraan je een goede thee herkent.’

Maar uiteindelijk is het zoals de Engelsen zeggen: ‘the tongue to decide’.

COFFEE BREAK 2012 7

22-05-12 17:21

Kwaliteit en duurzaamheid, van boon tot kopje.

Bij Beyers hebben we alles te danken aan een pareltje van de natuur: de koffieboon. Logisch dus dat we ons boontje willen bijdragen aan het behoud ervan. Daarom ontwikkelen we innoverende producten op een maatschappelijke verantwoorde manier. Producten die u als milieubewuste koffiedrinker steeds 100% tevreden willen stellen. Het meest duurzame voorbeeld van deze aanpak? BénéCafé.

BénéCafé, de beste keuze voor onze planeet, de beste keuze voor uw koffiepauzes.

BénéCafé bestaat uit uitstekende melanges die het resultaat zijn van de beste bonen, verwerkt met heel veel passie en vakmanschap. Elk kopje BénéCafé zorgt zo voor een heerlijke koffiebreak, goed voor u én de planeet! Bij de teelt, de productie én de verpakking gaan we volledig voor de duurzame aanpak, op basis van deze drie beloften: l

BénéCafé is verpakt in een revolutionaire bio-based verpakking

l

BénéCafé is CO2-neutraal geproduceerd

l

BénéCafé bevat 100% Rainforest AllianceTM gecertificeerde koffie

De voordelen van BénéCafé op een rijtje. l

Elk kopje BénéCafé dat in uw bedrijf wordt geschonken zal van absolute topkwaliteit zijn en dus gewoon perfect smaken!

l

Door te kiezen voor BénéCafé als bedrijfskoffie steunt u een product dat op een meer duurzame wijze geproduceerd is, met minder CO2-uitstoot.

l

Uw bedrijf zorgt er mee voor dat ook toekomstige generaties kunnen blijven genieten van een perfect kopje duurzame koffie.

l

Uw bedrijf onderschrijft eens te meer de eigen duurzame ondernemingsfilosofie, wat uw medewerkers en klanten zeker zullen opmerken.

U wilt BénéCafé graag uitproberen?

Stuur een email naar benecafe@beyers.eu , laat u gegevens achter en als kennismaking bezorgen wij u 1kg BénéCafé gemalen gratis.

Heeft u een smartphone? Scan dan snel deze code en laat u inspireren door Bénécafé.

002-008_CB2012_ADV.indd 8

22-05-12 17:17

spelling- en taaltips

Oppassen!

Lezers zijn kritische mensen. Een taalfout is snel gevonden en dat gaat vaak ten koste van je geloofwaardigheid. Oppassen dus!

Tekst Judith Winterkamp - Communicatief tekst & training - www.communicatief.info

Wat denk je, is Alle collega’s, waaronder Dick, hadden het kunnen weten een correcte zin?

Misschien valt het je niet meteen op, maar deze zin klopt niet. Met het woord waaronder kun je namelijk niet verwijzen naar personen.

Hier past wel onder wie. Dus, Alle collega’s, onder wie Dick, hadden het kunnen weten is grammaticaal wel goed.

Dit geldt ook voor woorden als waaraan, waarmee en waarvoor.

Je schrijft dus niet: 1. De jongen waaraan ik de bal teruggaf, is mijn neefje.

2. Dat is de vriend waarmee ik de avondvierdaagse heb gelopen.

3. Wie is de collega waarvoor we het geld hebben ingezameld?

Wel juist is: 1. De jongen aan wie ik de bal teruggaf, is mijn neefje.

2. Dat is de vriend met wie ik de avondvierdaagse heb gelopen.

3. Wie is de collega voor wie we het geld hebben ingezameld?

En voor het verwijzen naar zaken kun je dus waaronder, waarmee en waarvoor gebruiken: 1. We verloten drie prijzen, waaronder een prachtige fiets.

2. Dat is het racket waarmee ik de wedstrijd heb gewonnen.

3. Het goede doel waarvoor ze geld heeft gegeven, is Warchild.

In de aanhef van onze standaardbrieven staat Geachte heer/ mevrouw. Onlangs hoorde ik dat je in plaats van deze schuine streep beter het woord of kunt zetten.

Waarom is dat?

Met de schuine streep, ook wel slash of Duitse komma genoemd, geef je aan dat er een keuzemogelijkheid is. Dat is in deze aanhef natuurlijk het geval en dus is de schuine streep correct.

Toch is het prettiger voor je lezer als je de / vervangt door het woordje of of een komma. De slash is namelijk een opvallend leesteken. Op www.woordenlijst.org staat dan ook: Omdat het een opvallend leesteken is, is het aan te bevelen de schuine streep in lopende tekst alleen te gebruiken in specifieke toepassingen (bijvoorbeeld in de combinatie en/of).

Kortom, is het onbekend of je lezer een man of een vrouw is, schrijf dan liever Geachte heer of mevrouw of Geachte heer, mevrouw.

Dat is rustiger en dus lezersvriendelijker. Bewaar de / voor bijvoorbeeld formulieren waar de lezer een van de opties moet doorstrepen.

Wat betekent de afkorting i.a.a. onder aan een brief?

I.a.a. onder aan een brief betekent in afschrift aan. Dit wil zeggen dat de persoon die achter de afkorting genoemd wordt, een kopie

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

025-025_MSM06_RUB02.indd 25

van de brief ontvangt. Tegenwoordig gebruiken we meestal cc om aan te geven wie een kopie van de brief krijgt. <

Taaltip •• Links en rechts van de / staan in het algemeen geen spaties.

Is het een ingewikkelde tekst, dan kun je voor de duidelijkheid spaties toevoegen.

•• Ontvangen meerdere lezers een kopie van de brief?

Zet ze dan achter cc of i.a.a. in alfabetische volgorde.

Taaltest In de Taalkwesties van dit nummer (pagina 26) behandelt Marlies Wopereis de gebiedende wijs. Daarom een taaltest met lastige werkwoordsvormen. Welke zin is juist?

Kijk op pagina 31 voor de antwoorden.

1. a. Wind u niet zo op! b. Windt u niet zo op! c. Wint u niet zo op!

2. a. Kleed u zich daar maar even aan. b. Kleedt u zich daar maar even aan.

3. a. Hou op! b. Houd op!

4. a. Wees u maar niet bang. b. Weest u maar niet bang.

5. a. Vermijdt het spitsuur, vertrek op tijd. b. Vermijd het spitsuur, vertrek op tijd.

6. a. Wend u tot de conciërge. b. Wendt u tot de conciërge.

7. a. Houd u aan de regels. b. Houdt u aan de regels.

Bronnen: www.onzetaal.nl, www. taaladvies.net, www.woordenlijst.org en www.let.ru.nl/ans.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 25

24-05-12 10:50

taalkwesties

Struikelblokken bij de gebiedende wijs

Kom(t) allen en meld/meldt u aan!

Regelmatig zie je het staan: meldt u aan! met -dt. Het is misschien wel de meest ­gemaakte spelfout in Nederland. Hoog of laag opgeleid, jong of oud, taalliefhebber of ­cijferfanaat… iedereen lijkt hiermee te worstelen. Waar komt die fout vandaan? En waar moet je nog meer op letten bij de gebiedende wijs?

Tekst Marlies Wopereis

Ik herinner het me nog goed: de borrel vorig jaar na het Secretaressedictee. Er kwamen twee deelneemsters naar me toe. Op hoge poten. Want dit kon toch niet: er stond een fout in het finaledictee. En ik, een van de schrijvers, was daar verantwoordelijk voor. De fout stond al in de eerste zin. Die luidde: ‘Meld u nu aan!’, stond er op het fullcolour-pdf’je dat boven op mijn bureautje prijkte. En de vermeende fout zat hem in Meld, want dat zou met -dt moeten zijn.

Ik heb gepraat als Brugman, maar ik weet niet of ik de deelneemsters overtuigd heb. Als je jarenlang hebt gehoord dat je -dt moet gebruiken als het werkwoord met u gepaard gaat, is het moeilijk te geloven dat het soms anders is. Zeker als je het vijf op de tien keer fout ziet staan. Daarom besloot ik dit artikel te schrijven.

Om voor eens en voor altijd een einde te maken aan deze verwarring.

Terug naar de basis De basisregel voor de gebiedende wijs is simpel: gebruik altijd de stam van het werkwoord. Of makkelijker nog: gebruik de ik-vorm.

Bijvoorbeeld: - Kom eens langs!

- Maak altijd een back-up.

Ooit was het zo dat je achter de gebiedende wijs een -t moest plaatsen als je je tot meer dan één persoon richtte. In enkele versteende uitdrukkingen zie je dat nog terug: - Komt allen!

- Bezint eer ge begint!

Maar deze regel geldt allang niet meer. Tegenwoordig gebruik je altijd de ik-vorm, of je nu één persoon toespreekt of honderdduizend.

En of je die personen nu zou tutoyeren of niet. De ik-vorm eindigt nooit op -dt. En dus gebeurt dat bij de gebiedende wijs ook niet.

Daarom is het altijd: - Word lid!

- Houd moed!

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 26

026-027_MSM06_ART_2K02.indd 26

En ook: - Meld u aan!

- Houd u in!

Waar gaat het mis?

De vraag is nu waarom het juist bij die laatste twee zo vaak misgaat.

Dat heeft alles te maken met het woordje u. We zijn gewend dat een werkwoord altijd een -t of -dt krijgt als er u voor of achter staat. Bijvoorbeeld: - Houdt u van chocola?

- Meldt u ook altijd wat u dwars zit?

Het verschil zit hem echter in de functie van u. In de zin Houdt u van chocola? is u het onderwerp van de zin. Dat geldt ook voor het voorbeeld eronder. En als u het onderwerp is, moet het werkwoord inderdaad eindigen op -t of -dt. Maar in de zinnen Meld u aan! en Houd u in! is u geen onderwerp, maar een wederkerend voornaamwoord. Het gaat hier namelijk om de wederkerende werkwoorden zich aanmelden en zich inhouden. En omdat het wederkerend voornaamwoord geen invloed heeft op de vorm van het werkwoord, blijft de gebiedende wijs zoals deze altijd is: de ik-vorm zonder -dt. Precies hetzelfde als bij andere wederkerende werkwoorden, zoals: - Schrijf u in! (zich inschrijven) - Draai u om! (zich omdraaien) Addertje Toch zit er een addertje onder het gras. Want hoe zit het dan met gebiedende zinnen als: - Meldt u zich op tijd aan!

- Houdt u zich alstublieft in!

Ook deze zinnen zijn wederkerend en hebben een u in zich. Waarom is het werkwoord hier dan wel met -dt? Dat komt doordat u in deze zinnen wél het onderwerp is en zich het wederkerend voornaamwoord. En zoals we al eerder zagen, krijgt het werkwoord altijd -t of -dt als u het onderwerp is. De kunst is dus om altijd goed te kijken welke functie het woordje u heeft.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:51

taalkwesties

Daar is een eenvoudig ezelsbruggetje voor: •• Kun je u vervangen door uzelf? Dan is het een wederkerend voornaamwoord en eindigt de gebiedende wijs nooit op -dt.

•• Kun je u niet vervangen door uzelf? Dan is het een onderwerp en eindigt het werkwoord op -t of -dt.

Om bij de genoemde voorbeelden te blijven: •• In Meld u aan! kun je u zonder problemen vervangen door uzelf: Meld uzelf aan! Dat klinkt misschien niet zo mooi, maar het is wel een normale zin. Daaraan kun je zien dat u hier een wederkerend voornaamwoord is. En dus is meld zonder -dt.

•• In Meldt u zich op tijd aan! kun je u niet vervangen door uzelf: de zin Meld uzelf zich op tijd aan! klinkt nergens naar. Daaraan kun je zien dat u het onderwerp moet zijn. En dus is meldt hier met -dt.

De praktijk Een mooi verhaal, maar hoe weet je in de praktijk nu snel wat je precies moet schrijven? Daarvoor kun je twee werkwijzen kiezen. Ik leg ze uit aan de hand van het volgende voorbeeld: Kleed/Kleedt u snel om!

Werkwijze 1: Vervang het werkwoord door een ander wederkerend werkwoord waarvan de stam niet op een -d eindigt. Kies bijvoorbeeld voor zich inschrijven. In het genoemde voorbeeld krijg je dan: Schrijf u snel in!

Hier hoor je geen -t achter schrijft en dus schrijf je ook geen -t achter kleed: Kleed u snel om!

De gebiedende wijs: wanneer gebruik je die?

Je gebruikt de gebiedende wijs vooral om de lezer(s) te stimuleren iets te doen. Daarom zie je hem zo vaak in advertenties en op websites staan. Maar ook in bijvoorbeeld uitnodigingen, verzoekbrieven of adviesteksten kun je de gebiedende wijs goed gebruiken. Daarnaast is de gebiedende wijs heel geschikt als je stapsgewijs een bepaalde werkwijze wilt beschrijven.

Vergelijk de volgende teksten maar eens met elkaar: 1. U moet eerst het formulier downloaden op www.formulieren.nl.

2. Daarna moet u het printen en met een zwarte pen invullen.

3. Het is belangrijk dat u alle bewijsstukken, zoals kassabonnen, bijvoegt.

4. Vervolgens moet u het formulier inleveren bij de administratie.

1. Download het formulier op www.formulieren.nl.

2. Print het en vul het in met een zwarte pen.

Voeg bij het formulier alle bewijsstukken, zoals kassabonnen.

3.

4. Lever het formulier in bij de administratie.

De laatste variant is niet alleen korter, maar ook duidelijker en vriendelijker. Dat komt doordat het woord ‘moeten’ eruit is en de belangrijkste woorden, namelijk de acties vooraan staan.

Gebruik bij instructies dus altijd de gebiedende wijs. Maar dan wel zonder -dt natuurlijk!

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

026-027_MSM06_ART_2K02.indd 27

Werkwijze 2: 1. Vervang u door uzelf.

2. Klinkt de zin acceptabel? Dan is het werkwoord zonder -dt.

3. Klinkt de zin niet acceptabel? Dan eindigt het werkwoord op -dt.

In het voorbeeld wordt de zin na stap 1: Kleed/Kleedt uzelf snel om!

Deze zin klinkt acceptabel en dus is kleed zonder -dt: Kleed u snel om! Zou de zin zijn: Kleed u zich snel om!, dan zou dat met uzelf belachelijk klinken: Kleed/Kleedt uzelf zich snel om! Daarom is kleedt in die zin met -dt: Kleedt u zich snel om!

Wanneer wat?

Eén vraag blijft nog over: wanneer kies je voor Meld u aan! en wanneer voor Meldt u zich aan!? Dat hangt ervan af hoe beleefd je wilt zijn. De gebiedende wijs heeft natuurlijk altijd iets bevelends in zich; Wilt u zich alstublieft aanmelden? klinkt een stuk vriendelijker. Maar de vraag is of je met zo’n vriendelijke zin de lezer echt activeert. Als compromis kun je de constructie met u en zich gebruiken.

Bijvoorbeeld: Wilt u onze nieuwsbrief ontvangen? Meldt u zich dan aan op onze website. Deze zin klinkt net iets vriendelijker dan Meld u aan op onze website, maar is toch krachtig genoeg om de lezer tot actie aan te zetten.

Overigens kent de gebiedende wijs nog een variant, namelijk het hele werkwoord: Vóór 3 oktober aanmelden! Met deze variant zou ik voorzichtig zijn: veel mensen vinden hem onvriendelijker dan Meld u voor 3 oktober aan! Eventueel kun je hem gebruiken in bijvoorbeeld de onderwerpregel van een e-mail aan collega’s. Als je hen al tig keer hebt gewezen op de deadline voor de aanmelding, kan zo’n directe aansporing misschien net het laatste zetje geven. En ook op buttons op websites en nieuwsbrieven werkt Aanmelden of Bestellen prima. Al is het alleen maar omdat je dan niet hoeft te kiezen tussen Meld je aan of Meld u aan.

Ben of wees Een heel specifieke variant die de laatste jaren steeds meer op lijkt te komen, is het gebruik van ben in plaats van wees. Zo hoor je steeds vaker Ben nu even stil! in plaats van Wees nu even stil! En dat is niet zo gek, want de ik-vorm van zijn is ben en eerder meldde ik dat de gebiedende wijs gelijk is aan die ik-vorm. Bovendien is het er bij sommige mensen ingestampt dat je nooit wezen mag gebruiken in plaats van zijn. En dus zou je kunnen denken dat ook wees verboden is.

Dit is echter een misverstand. Want wees is de enige juiste gebiedende wijs van zijn. Ben even stil! is dus echt niet goed. En ook Bent u even stil! moet zijn: Weest u even stil! Zijn is dus het enige werkwoord waarvan de gebiedende wijs niet gelijk is aan de ikvorm. Maar net als voor alle andere werkwoorden geldt ook hier: gebruik nooit -dt in de gebiedende wijs.

Bronnen Jan Renkema; Schrijfwijzer. Sdu Uitgevers, 2005.

ISBN: 9012108543 Eric Tiggeler; Vraagbaak Nederlands. Sdu Uitgevers, 2005.

ISBN: 9012108551 www.onzetaal.nl www.taaladvies.net <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 27

24-05-12 10:51

interculturele zaken

Een internationale job?

Zo blijf je gezond Steeds meer mensen werken tegenwoordig internationaal. Voor velen betekent dat: veel reizen. Was je vroeger ‘onderweg’ van Leeuwarden naar Middelburg, tegenwoordig zijn zakenreizen van Amsterdam naar Mumbai of Sjanghai of uitzendingen naar andere exotische oorden meer regel dan uitzondering. Klinkt goed, zéker. Maar het merendeel van de tijd wordt ook daar gewoon gewerkt. Nou ja, gewoon…

Tekst Drs. Maarten S. Bremer, directeur KIT IMC - www.kit.nl

Bij het internationaal werken liggen een aantal valkuilen op de loer die je gezondheid en energie kunnen beïnvloeden. Wellicht kun jij je manager hiervoor behoeden?

•• Te veel werken Dit klinkt gek, en toch is het een reëel gevaar. Als je voor een kort project of een aantal afspraken naar het buitenland gaat, reis je bijna altijd alleen.

Er is dus geen afleiding van gezin of andere sociale verplichtingen. Veel mensen gebruiken die ‘vrijheid’ om stevig door te werken, vaak met de hoop eerder klaar te zijn of om daarmee vrije tijd thuis te winnen. Want de avonden op een hotelkamer duren vaak lang.

Een paar weken geleden moest ik voor een paar dagen naar New York om een training te geven. Alle tijd die ik beschikbaar had (zowel op het vliegveld en in het vliegtuig, als op de hotelkamer) was mijn laptop open en zat ik te werken. Door het tijdsverschil was ik ’s ochtends al om vijf uur wakker, en begon meteen te werken (eindelijk kon ik die stukken afmaken…). Gelukkig duurde de trip in mijn geval maar drie dagen, maar collega’s die in een buitenlands project werken, doen dit vaak drie maanden of langer. En dan is echt ontspannen (niet met je laptop op schoot) een must, net als een goed ritme. (Overigens kunnen de verleidingen van de hotelbar of daarbuiten ook een gezondheidsrisico vormen…)

•• Andere voedings- en leefpatronen Iedereen is wel eens ziek geworden van buitenlands eten. In Mexico noemen ze de bijbehorende ziekteverschijnselen zoals diarree en overgeven ‘Montezuma’s wraak’, en die kan er stevig inhakken. Maar die patronen verschillen ook op andere punten.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 28

028-028_MSM06_RUB06.indd 28

Een van onze interculturele interim-managers vond het tempo waarmee men in Marokko op straat liep, tijdens zijn eerste bezoek erg traag. Een paar maanden later, toen de temperatuur boven de 40 graden uitkwam, begreep hij dat tempo veel beter en paste zich ook meteen aan. Daarbij geldt dat de een beter tegen warmte of inheems voedsel kan dan de ander. Ken jezelf (of: ken je manager), is dan het advies. En neem jezelf in acht: doe wat bij jou past, ook al eet jouw collega die cavia (een lekkernij in Ecuador en gegrild aan het spit bij straatverkopers te verkrijgen) met veel smaak op. Als je ergens écht onpasselijk van wordt, moet je er gewoon niet zijn.

•• Het ‘rode’ gebied Werken in het buitenland kost de meeste mensen extra energie. Je communiceert in een andere taal, je ziet of hoort steeds dingen die ‘anders zijn dan normaal’, je bent veel meer op je qui-vive. Dat kost energie, en dat vergeten we vaak bij het plannen van buitenlandse zakentrips. Geef je manager de tijd om zijn energieniveau weer op peil te brengen.

Die energie lekt weg op heel onverwachte punten: zo vond een van onze deelnemers het hoogst vervelend dat hij steeds in de rede gevallen werd door zijn Latijns-Amerikaanse collega. Dat vrat energie.

Toen hij in een coachingsgesprek begreep dat in die regio door elkaar praten heel gewoon was, kon hij er iets relaxter mee omgaan.

Daardoor kwam hij minder snel in het ‘rode’ gebied.

Bij het opvoeden van jonge kinderen hanteren we allemaal de 3 R’s: Rust, Reinheid en Regelmaat. Diezelfde 3 R’s kun je je manager ook op het hart drukken: plan voldoende tijd in het reisschema om de accu weer op te laden, let op schoon voedsel (en passende leefpatronen) en werk niet te hard.

En die 3 R’s moet hij toch wel kunnen onthouden ;-) <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:53

Vier met ons mee!

Boek op 6 juni Golden Tulip’s Jubileumdeal!

€r5ka0 mer

pe

werk & recht

Negatieve referentie van je oude baas... mag dat?

Wil je vertrekken bij je werkgever en een nieuwe start maken bij een ander bedrijf, dan is de kans groot dat je potentiële nieuwe baas wil weten wat voor vlees hij in de kuip heeft en zal hij je oude werkgever benaderen voor een referentie. Mag deze zich dan negatief over jou uitlaten? Ja en nee.

Bij je vertrek zet je wellicht je werkgever als referentie op je CV. Als je potentiele nieuwe werkgever contact met hem opneemt, moet deze laatste zich ervan bewust zijn dat het doen van onjuiste negatieve uitlatingen over jou onrechtmatig kan zijn.

Toestemming verplicht Op grond van Nederlandse wetgeving is een nieuwe werkgever die gegevens wil inwinnen bij derden over een sollicitant of werknemer, in beginsel verplicht toestemming te vragen aan de sollicitant of werknemer. Daarnaast bestaan er niet-bindende gedragsregels, waaronder de NVP-sollicitatiecode, waarin de vereisten over de wervings- en selectieprocedure staan. Hierin staat onder meer ook dat, wanneer een nieuwe werkgever inlichtingen over een sollicitant wil inwinnen bij derden en/of andere bronnen, de sollicitant daarvoor vooraf toestemming moet geven. Ook moet de door een nieuwe werkgever verkregen informatie direct verband houden met de te vervullen vacature en mag er geen onevenredige inbreuk worden gemaakt op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant. Deze informatie moet hij, tesamen met de bron, aan de sollicitant meedelen en met je bespreken.

Kom en vier onze verjaardag!

Golden Tulip Hotels, Suites & Resorts wordt dit jaar 50!

Wij willen graag deze bijzondere gelegenheid met u delen en daar hoort natuurlijk een speciale Jubileumdeal bij. Alleen op www.goldentulip.nl/50euro kunt u de speciale Jubileumdeal boeken; iedere eerste woensdag van de maand! € 50 per kamer per nacht inclusief ontbijt. Kom en geniet van een verblijf in één van onze hotels in Nederland, België of Luxemburg!

GoldenTulip.nl/50euro

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

029-029_MSM06_CLM01.indd 29

Onjuist negatief De lijn in de rechtspraak is dat wanneer een potentiële werkgever expliciet bij een ex-werkgever om informatie vraagt, het verstrekken van juiste informatie door een ex-werkgever niet onrechtmatig is, ook al is deze informatie negatief van aard. Een werkgever die zich onjuist negatief uitlaat over een werknemer tegenover potentiële werkgevers, handelt in strijd met haar verplichting zich als goed werkgever te gedragen. De schade die je daardoor lijdt moet door de werkgever worden vergoed.

Bij het beëindigen van de arbeidsrelatie tussen een werkgever en werknemer is het aan te raden om in onderling overleg een vaststellingsovereenkomst op te stellen. Hierin is het gebruikelijk een geheimhoudingsbeding op te nemen waarin staat dat het werkgever en werknemer niet is toegestaan (negatieve) uitspraken over elkaar te doen. Als je werkgever vervolgens tegenover derden negatieve uitlatingen doet over jou, wordt er in strijd met de vaststellingsovereenkomst gehandeld en kan, afhankelijk van de inhoud van het geheimhoudingsbeding, de ex-werkgever je een boete verschuldigd zijn. < Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt.

Informatie: www.declercq.com.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 29

24-05-12 10:56

softwaretips

Je inbox leeg en je taken in zicht Zou dat niet heerlijk zijn: een lege inbox, je mailtjes verdeeld over je mappen en al je ­taken netjes op een rij zodat je altijd weet wat je volgende klus is? Hoe krijg je dat voor elkaar? Simpel: met je takenlijst in Outlook! Hier volgen enkele tips uit mijn eigen werkwijze en ervaring als trainer. Ik richt mij op Outlook 2010. Vaak is 2007 ook van toepassing, soms ook 2003. Let daarbij op dat het ‘spel met vlaggetjes’ in de versie van 2003 ­helemaal anders werkt dan in 2007/2010.

Tekst Roel Peeters

Tweeminutenregel Herlees je vaak dezelfde berichten? Dat kost tijd en energie, omdat je telkens weer moet bedenken wat je ermee moet doen. Beter is om een harde afspraak te maken met jezelf: je checkt je inbox op vooraf geplande tijden. Bij elk bericht beslis je meteen wat je ermee gaat doen. Kun je een mail binnen twee minuten afhandelen, doe dit dan meteen. Heb je er meer werk aan, zet het dan om in een taak. De tijd die je hiermee kwijt bent, win je terug door deze effectieve verwerking.

voltooid. Omdat beide gelinkt zijn maakt dit niet uit. Werk je met dit ‘vlaggenspel’ dan blijft je bericht in je inbox staan. Wil je dit niet (want je wilt je hoofd en inbox leeg), dan lees je verder…

Wat als je bericht een stevige taak voor je bevat?

Mails krijgen betekent: werk. Vaak bevatten ze een vraag om iets te doen. Met een simpele rechtsklik op je bericht kun je ervoor kiezen om deze om te zetten naar een taak. De sneltoets Ctrl+Shift+V werkt ook; zo kom je in een keuzemenu waar je kiest voor >> taken.

Het volledige bericht komt nu als bijlage in de taak én verdwijnt uit je inbox!

Outlookmappen Zoals je merkt gebruik ik weinig mappen in Outlook. Via ‘regels’ worden sommige berichten automatisch uit mijn inbox geplukt en daarin neergezet. Het gaat om info, nieuwsbrieven waarop ik geabonneerd ben en LinkedInberichten. Ik merk altijd wanneer er een nieuw bericht in is gestopt, want dan wordt de mapnaam donker en er komt een cijfer bij. Deze berichten zijn geen topprioriteit en ik lees ze pas als ik tijd heb. Je merkt dat de nieuwsbrieven wat blijven liggen ;-). Een regel maak je het makkelijkst door rechts te klikken op het bericht >> regels. Als ik me abonneer op een RSS-feed op een website, lopen deze feeds automatisch in de map RSS-kanalen. Daar hoef ik niets voor in te stellen.

Vlaggenspel voor reminders Rechtsklik op het vlaggetje naast je bericht om een reminder toe te voegen. Je volgt een van de voorgestelde deadlines of je stelt een concreet tijdstip in via >> aangepast. Het bericht wordt met een vlaggetje gemarkeerd én verschijnt als taak in je takenlijst én komt onderin je agenda in de takenbalk. Aan jou om het later via de takenlijst of via de inbox af te vinken als

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 30

030-031_MSM06_RUB04.indd 30

Taakinformatie toevoegen Je geeft vervolgens, naar keuze, een begin- en einddatum aan waarbinnen je van plan bent om hier aan te werken. De eindtijd is een deadline. Passeer je die, dan wordt de taak rood aangegeven in de lijst. Maak ook eigen categorieën aan zodat je hierop kunt filteren (bellen, acquisitie, klus, schrijven, notulen, rapportage,… ). In een volgend artikel gaan we hier dieper op in.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:57

sofwaretips

Inzicht in je to do’s Taken komen niet alleen in de takenmodule van Outlook maar ook onderin je agenda te staan. Voer je een taak niet uit, dan huppelt deze lekker mee naar de volgende dag. Je komt er niet onderuit!

Taken kun je ook inzichtelijk maken naast je inbox. Zet taakvensters aan via tabblad beeld >> takenbalk.

Vouw deze in of uit via het kleine driehoekige pijtje rechts bovenin de taakvensters.

De zoek-, sorteer- en filteropties in Outlook 2010 zijn zo fantastisch dat je deze takenlijst heel effectief kunt inzetten. Sterker nog, deze stuurt en beheerst al mijn werkzaamheden. Ik heb interessante velden toegevoegd, bovenaan in mijn takenlijst. Soms wil ik alle taken op volgorde van einddatum (deadline) zien, soms per categorie. Om deze laatste toe te voegen klik ik met rechts op de titelbalk van mijn takenlijst >> veldkiezer >> zoek het passende veld en sleep die letterlijk in de titelbalk van de lijst.

Na synchronisatie met mijn mobiel heb ik altijd al mijn taken geprioriteerd op zak! Zo heb ik alle bel-

taken bij elkaar als ik in de auto zit. Op de afbeel ding een stukje takenlijst naast mijn inbox. Je merkt de sortering op deadline, welke categorie het is, of er een herinneringssignaal is ingesteld, picto’s die aangeven of het een e-mail is met reminder of een heuse taak (er zit ook een terugkerende taak bij), privétaken en zakelijke door elkaar, taken worden automatisch rood als ze over de deadline heen gaan en groen als ze een herinnering hebben meegekregen (dus ingepland).

Wil je ook rust en ruimte in hoofd en inbox? Lees dan volgende maand het vervolg en de verdieping op dit artikel. <

Oppassen!

Antwoorden van de Taaltest van pagina 26.

1. a. Wind u niet zo op!

2. b. Kleedt u zich daar maar even aan.

3. a. Hou op!

b. Houd op! (beide goed) 4. b. Weest u maar niet bang.

5. b. Vermijd het spitsuur, vertrek op tijd.

6. a. Wend u tot de conciërge. a. Houd u aan de regels.

7.

Advertentie

De Werelt, Lunteren T (0318) 48 46 41 15 zalen (tot 600 personen) • 127 hotelkamers

Dennenheul, Ermelo T (0341) 56 86 00 3 zalen (tot 90 personen) • 32 hotelkamers

Goed voor elkaar

Graag ontvangen wij u in Lunteren en/of Ermelo. En of u nu met 2 of met 600 personen bijeen wilt komen, wij hebben de geschikte accommodaties. De Werelt en Dennenheul; centraal in het land, goed bereikbaar en gratis parkeerruimte.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

030-031_MSM06_RUB04.indd 31

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 31

24-05-12 10:57

werkorganisatie

De digitale takenlijst

Handiger dan een notitieblok Als een to-do-list één kenmerk zeker moet hebben, is het wel gebruiksgemak. Er is namelijk al genoeg te doen, dat is nu nét de reden dat je überhaupt een to-do-list nodig hebt. Een ­digitale in dit geval. Wij zetten er een aantal op een rij, inclusief de ‘voors’ en de ‘tegens’.

Tekst Michiel Heemskerk

Als dat ouderwetse notitieblok één astronomisch voordeel had, was het wel dat het altijd in het zicht en voor het grijpen lag. Het samenstellen van de welbekende ‘Te doen’-lijst - die tegenwoordig in het Engels to-do-list schijnt te moeten heten - was vroeger de eerste taak van de dag. Taken die gisteren aan het eind van de werkdag nog niet af waren, werden samen met de nieuwe taken gevat in een nieuwe to-do-list, al dan niet opgesteld in volgorde van prioriteit.

De lijst lag altijd in het zicht, je werd er de hele dag mee geconfronteerd en vergat nooit wat.

Het notitieblok was een constante factor, en in een software-oplossing moet je toevallig kijken, of hij moet zo irritant zijn dat ‘ie je voortdurend met allerlei bliepjes overal aan herinnert. Voordeel van een software-oplossing is wel weer dat je een taak nooit twee keer hoeft in te voeren, en dat reeds uitgevoerde taken ook netjes in de lijst blijven staan, zodat je later kunt checken wanneer je een bepaalde taak ook alweer had uitgevoerd. Een laatste, niet te onderschatten voordeel: veel to-do-software werkt volgens het Getting Things Done-principe (GTD) van timemanagementexpert David Allen. Wie daarmee bekend is, kiest liefst een app die daarmee overweg kan.

Outlook!

Wie Microsoft Office ‘draait’ - en wie doet dat niet? - heeft vaak ook de beschikking over de Outlook, tenzij de automatiseringsafdeling heeft voorzien in een tot volstrekt nutteloze proporties dichtgetimmerd mailprogramma als het gevreesde Lotus Notes. Staat Lotus Notes of Outlook echter geheel ‘open’ (dat je dus de beschikking hebt over de volledige functionaliteit), dan ben je al voorzien van alle to-do-software die je nodig hebt. In Outlook is het openklikken van de optie ‘Taken’ voldoende. Outlook biedt zijn takenlijst in zeer verschillende lay-outs, dus er zit altijd wel iets tussen waar je wat aan hebt. Taken voorzien we van een onderwerp, uitgebreide taakinformatie, begin- en einddatum, prioriteit, vorderingspercentage, status (Niet gestart, Wordt uitgevoerd, Voltooid, Wacht op iemand anders, Uitgesteld), herinnering met datum, tijd én waarschuwingssignaal, kleurcode, opvolgmarkering en privéafscherming. Want Outlook is een all-in mail-, contact- en tijdmanagement­systeem dat - indien gewenst - werkt met gedeelde agenda’s, en je wilt niet alles met iedereen delen. Want ja, alles wat je in Outlook Taken invoert, wordt direct opgenomen in Outlook Agenda. Best slim en handig, want andere applicaties zijn stand-alone en werken los van een agenda,

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 32

032-033_MSM06_ART_2K03.indd 32

die je er dus nog los naast zult moeten beheren.

Drie laatste aardige features van Outlook Taken zijn Details, Taak toewijzen en Statusrapport verzenden. Bij de eerste kun je kwijt hoelang je ermee bezig bent geweest, wat de reisafstand was, factuurinformatie en voor welk bedrijf. Bij de tweede kun je de ingevoerde taak delegeren aan een in- of externe medewerker. Niet nodig om alles te dicteren of over te tikken: klik de taak aan, klik op Taak toewijzen, geef de ontvanger op (e-mail), en hij krijgt alle details. Bij de derde feature verzend je dus een statusrapport. Wil je manager weten hoe het ermee staat? Druk op de knop en hij weet alles. Sneller kan niet.

Cloud is beter Nadeel van Outlook is dat het alleen beschikbaar is op de eigen computer, tenzij je zo gelukkig bent te werken met Office 365, dat nauw contact heeft met de cloud. Office 365 heeft voor alle kantoorapplicaties ook online versies beschikbaar - benaderbaar voor elk apparaat met internettoegang - maar daarbij geldt dat ze aanmerkelijk trager werken dan lokaal geïnstalleerde programma’s en minder functionaliteit bieden.

Riep daar iemand cloud? Dan roepen wij Google Apps.

Google heeft daadwerkelijk de optie Google Taken. Goed verstopt, dat dan weer wel. Maar: even inloggen op de Google-account (in de browser), naar Google Agenda en onder ‘Mijn Agenda’s’ ‘Taken’ aanvinken. Voilá, rechts in het scherm verschijnt de taaklijst. Elke taak met een deadline verschijnt net als bij Outlook in de Agenda.

Het is rudimentair, en kan mooier, bijvoorbeeld met GQueues (http:// www.gqueues.com/). Deze gratis plug-in voor Google is misschien wel net zo goed als Outlook, zeker het verkennen waard. Nog één dingetje over Google Taken: het werkt ook samen met Gmail. Gmail heeft de optie om e-mail direct te verplaatsen naar Taken. Best handig als een e-mail een taak bevat.

Externe aanbieders zijn er gelukkig ook, en niet zo’n beetje. Het is niet te doen (geen tijd, haha) om ze allemaal uitgebreid te proberen en er is zeker geen ruimte om dat allemaal op te schrijven, dus doen we het snel. Dat heeft een extra voordeel, want het programma dat we zoeken, is kristalhelder in z’n werking: we moeten er meteen mee aan de slag kunnen en niet eerst een tutorial van honderd pagina’s lezen.

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:57

werkorganisatie

Externe aanbieders Basecamp: online projectmanagement met geïntegreerde to-do, vanaf $ 20 per maand.

Met name bedoeld voor projecten waaraan meerdere mensen samenwerken. (http:// basecamp.com) Evernote: gratis alternatief voor de MS Office datavergaarbak/notitieblok/knipselplakboek OneNote. Niet echt een to-do. Download en ­online. (http://evernote.com) Firetask: Mac only, dus niet gratis ($ 39,99).

Firetask is wel een to-do volgens het GTDprincipe, uit te breiden tot projectmanagement, en dat is net iets anders dan omgekeerd (zie Basecamp). Lijkt niet slecht. (http://firetask.com) Flow: draait online en communiceert ­desgewenst (als je ergens te laat mee bent) via e-mail. Taken kunnen worden voorzien van attachments, zodat je altijd de juiste documenten bij de taak hebt: makkelijk bij delegeren. Ziet er goed en professioneel uit.

Werkt zeer snel en simpel.(www.getflow.com) Nozbe: meer projectmanagement dan to-do, maar wel goed. Vanaf € 7,- per maand een beetje overkill voor alleen to-do. (www.nozbe.com)

Ohja.nl: ‘Je digitale geheugensteuntje’.

Dat klinkt niet bijzonder ambitieus en dat is het ook niet. Ziet er goed uit, maar doet erg weinig. (http://ohja.nl)

OmniFocus: $ 19,99 iPhone, $ 39,99 iPad, $ 79,99 Mac. Probeert echt álles wat je moet onthouden / complete ­weekendboodschappenlijst inclusief de dichtstbijzijnde supermarkt op een plattegrond / van je hersentjes over te nemen en te syncen met al je iDingen. Veel te duur voor alleen de to-do-functie. (www.omnigroup.com) OneNote: zie Evernote, maar dan niet gratis, want Microsoft... (http://office.microsoft.com/nl-nl/onenote) Remember the Milk: compleet, snel en overzichtelijk. Zeer uitgebreide mogelijkheden tot samenwerking met e-mail- en smartphonediensten (zelfs stemherkenning) / programmeren, syncen, uitlezen / te danken aan open API (application programming interface). (www.rememberthemilk.com)

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

032-033_MSM06_ART_2K03.indd 33

Springpad: de anti-to-do, verandert een lege agenda in een ­uitpuilende chaos.

Task2Gather: no-nonsense, zeer snelle webapplicatie met net genoeg toeters en bellen, waaronder export naar Outlook.

Werkt samen met iCal. Niet slecht. (http:// task2gather.com) TaskPaper: voor de Mac, maar niet typisch Mac, want wars van uiterlijk vertoon en razend logisch. Het ziet eruit als een simpele tekstverwerker, maar zit bomvol slimme codes. Komt het dichtst in de buurt van een to-do-lijst in bijvoorbeeld Word, maar kan véél meer. Aanrader voor liefhebbers van het toetsenbord.(www.hogbaysoftware.com/products/ taskpaper) TeuxDeux: zegt to-do te zijn, is gewoon een agenda, en nog een slechte ook. iApp niet gratis. (http://teuxdeux.com) Things: heel erg Mac (grafisch dus), maar dan functioneel. Voor GTD-aanhangers vermoedelijk de beste to-dooplossing voor Apple-dingen. Vanaf $ 9,99 voor de iPhone en iPod touch, $19.99 voor de iPad, vanaf € 39,99 voor de Mac. (http://culturecode.com/ things) Toodledo: in de browser geen franje, maar da’s uiterlijke schijn. Toodledo is geheel te pimpen naar eigen wens, inclusief data-upload, syncen met Google Agenda, iCal, delen op Facebook en Twitter. Wegens een open API uit te lezen en te bewerken in dik zestig (!) verschillende applicaties voor pc, Mac, smartphone en tablet. Dé tool voor creatieve whizkids! Voor volledige functionaliteit helaas wel $ 29,95 per jaar (= € 1,90 per maand). (www.toodledo.com) Workflowy: als TaskPaper, maar dan in een browser en dus voor alle platforms geschikt. (https://workflowy.com) Wunderlist: Menu’s en uiterlijk: 10.

Mogelijkheden: 0. (www.6wunderkinder.com/wunderlist)

Welke de beste is? Niet te zeggen.

Net wat je nuttig vindt, hoe mobiel je bent, hoeveel franje je wilt, hoe handig je bent met software, of je een knoppenbonker of muizenschuiver bent, arm en praktisch of rijk en Apple… <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 33

24-05-12 10:57

informatiemanagement

Appladder 1. iMission | iPhone (Gratis) iMission van Remco Claassen helpt je bij het ontdekken van je drijfveren, het formuleren van je mission statement en het ontwerpen van je leefregels en doelen. De app komt voort uit zijn succesvolle boeken, maar ook zonder die boeken heb je baat bij de app.

2. Adobe Reader | Android (Gratis) De officiële Adobe Reader-app voor het lezen van pdf’jes op je Androidtoestel heeft een update gekregen waarmee je vanaf nu ook documenten kunt bewerken. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van notities of het plaatsen van je handtekening onder een document.

3. My Wonderful Day | iPhone, iPad (€ 1,59) My Wonderful Day is een soort dagboek waarin je dagelijks kunt noteren hoe je dag is geweest. Dat kan je helpen bij je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt de notities voorzien van foto’s, synchroniseren via iCloud en toegang tot je notities afschermen door middel van een code.

4. LinkedIn | iPhone (Gratis) LinkedIn, hét zakelijke sociale netwerk, heeft een handige en gebruiksvriendelijke app ontwikkeld. Weliswaar is deze niet zo functioneel als de site, maar het geeft wel snel toegang tot contacten in je netwerk, updates van contacten, persoonlijke berichten en groepen waar je lid van bent.

5. AllSync | iPhone ( € 1,59) Maak je vaak gebruik van sociale netwerken zoals Facebook, Twitter of LinkedIn dan kan AllSync goed van pas komen. Gegevens van contactpersonen op je telefoon worden met deze tool automatisch bijgewerkt met gegevens die in het sociale netwerk bekend zijn, zoals een contactfoto, verjaardag of Twitter-adres.

6. Paint for WhatsApp | Android (Gratis) WhatsApp wordt steeds vaker ingezet als communicatiemiddel voor zakelijke doeleinden. Een grappige uitbreiding is Paint for WhatsApp, waarmee je schetsjes kunt maken en versturen naar je contacten. Een soort whiteboard, al zijn de verdere functies wat beperkt.

7. TXTLater | Blackberry (€ 2,50) Wil je zeker niet vergeten om een persoon op een bepaalde tijd en dag te bellen of sms’en dan kan TXTLater voor Blackberry goed van pas komen. Hiermee kun je dergelijke handelingen inplannen.

En met de laatste versie 3.0 kun je ook updates in Facebook en Twitter vooruitplannen.

8. Priority Matrix | iPad (€ 2,99) Bewaar het overzicht van je dagelijkse taken met deze app, die je taken laat ordenen in vier kwadranten, afhankelijk van hoe belangrijk of dringend die taak is. Een concept dat beroemd is geworden door Covey. Handig om bijvoorbeeld werkafspraken uit overleggen vast te leggen. <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 34

034-034_MSM06_RUB05.indd 34

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 10:58

OP DE WERKVLOER

Schattig?

Beste Roos, Na zes jaar als afdelingssecretaresse gewerkt te hebben, wil ik nu de kans grijpen om ons secretariaat te gaan leiden. Mijn collega vertrekt en ik heb al voorzichtig aangegeven dat ik haar wil opvolgen. Volgens mij kan ik het, nu nog de mensen om me heen overtuigen. Ik ben nogal klein van stuk en schijn het etiketje ‘schattig’ te dragen…

Hoe kom ik daarvan af? Nienke Beste Nienke, Wat goed van je dat je deze stap wilt gaan zetten! Na zes jaar kan ik me voorstellen dat je toe bent aan een nieuwe uitdaging. Lastig dat je het gevoel hebt dat je de mensen om je heen moet overtuigen van je geschiktheid.

Even een check: weet je dit zeker of is dit enkel een aanname van je? Vaak sijpelen onze eigen ideeën over onszelf door en gaan we ervan uit dat anderen dit ook wel zullen vinden, terwijl dit waarschijnlijk helemaal niet het geval is! Ik wil je graag een paar tips geven om af te komen van het schattige imago dat je hebt.

Het klopt dat lengte en autoriteit hand in hand met elkaar gaan. Lange mensen hebben automatisch meer autoriteit dan kleinere mensen. Ik weet niet of je wel eens hakken draagt, maar het scheelt zo een paar centimeter. Ook kleding kan een boel voor je doen. Draag niet te veel contrasterende kleuren en wilde dessins, van een pakje in één kleur word je optisch langer. Ook goed passende kleren zijn heel belangrijk, zorg voor een mooi sluitende taille, zodat je niet verdwijnt.

Andere tips: - Als je met iemand staat te praten die veel langer is dan jij en je hebt het gevoel dat je omhoog moet kijken, zet dan een paar passen achteruit. Afstand zorgt ervoor dat je gevoelsmatig meer op dezelfde hoogte komt.

- Nette, donkere kleren zorgen voor meer autoriteit. Jasjes in grijs, blauw of zwart zijn heel geschikt. Draag daaronder een felrode blouse of t-shirt. Vermijd pastelkleuren.

- Met behulp van je stem kun je ook veel autoriteit uitstralen. Als je een hoge stem hebt, probeer deze dan lager te maken door op zoek te gaan naar je buikademhaling. Ook helpt het om meer rust in je stem te leggen.

- Let op je taalgebruik. Je kunt meer kracht in je boodschap leggen door geen verkleinwoordjes te gebruiken (beetje, vraagje). Ook afzwakwoorden moet je vermijden (misschien, eigenlijk, op zich).

En misschien nog wel de belangrijkste tip: straal uit dat je dit kan! Geloof in jezelf!

Vertel jezelf elke dag dat jij dé vrouw voor die baan bent en dat het je gaat lukken ook!

Heel veel succes! < Roos Woltering is psycholoog en houdt zich als trainer en coach bezig met het ontwikkelen van mensen op de werkvloer.

Zij geeft workshops en trainingen en ontwikkelde een coachchingsprogramma voor de jonge carrièrevrouw. (www.rooswoltering.nl)

GETEST

BOOGIE BOARD Digitaal kladblok Wel eens van de ‘Boogie Board’ gehoord?

Boogie Board is een 8,5 inch lcd-scherm waar je notities op kunt maken. Een digitaal kladblok eigenlijk. Niets meer en niets minder. Komt hiermee een einde aan de ‘gele briefjes’ en is het de volgende stap naar het papierloze kantoor? Wie zal het zeggen!

Hoe dan ook, wij gingen ermee aan de slag.

De Boogie Board heeft een lcd-scherm waar je op kunt schrijven of tekenen met de bijgeleverde pen of welk ander hard voorwerp dan ook. Hoe harder je drukt, hoe dikker de lijn. De Boogie Board werkt op een niet-verwisselbare batterij, maar dat is ook niet nodig; hij verbruikt alleen energie bij het wissen van het scherm, terwijl je notities altijd zichtbaar zijn. Je kunt het lcd-scherm 50.000 keer wissen, dat is bij 10 keer wissen per dag in een vijfdaagse werkweek toch meer dan 20 jaar gebruik! Dat is waarschijnlijk meer dan de technische of praktische levensduur van dit product.

Tijdens het gebruik vielen ons een aantal zaken op. Ten eerste is het lcd-scherm niet

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012

035-035_MSM06_PROD01.indd 35

verlicht. Dat is in het kader van energiebesparing natuurlijk logisch, maar je kunt de Boogie Board dus alleen gebruiken in goed verlichte ruimtes. Het schermje zelf is ook erg donker. Wat ons betreft had het contrast beter gemogen. Tweede minpuntje is dat dit model geen exportmogelijkheid bevat; je krabbels kun je dus niet bewaren.

Een duurder model heeft die mogelijkheid wel, maar dat vraagt weer om aansluiten op de computer. Beetje omslachtig dus.

En tja... papierloos... De fabrikant claimt dat je heel wat bomen bespaart door de Boogie Board te gebruiken. Kan best zijn, maar ons is niet duidelijk hoe dit in verhouding staat tot de productie van deze gadget.

Dan is de vraag: is de Boogie Board iets voor op het secretariaat? Wij hebben zo onze twijfels en grijpen nog net zo makkelijk naar een papiertje, maar dat kan ook aan ons liggen. Ook tijdens vergaderingen zal het weinig voor je doen. Ten eerste loop je weer met een apparaat te sjouwen, ten tweede pak je waarschijnlik net zo makkelijk de iPad. Het voordeel is alleen dat je niet

aan een computer gebonden bent.

Vooralsnog is onze conclusie dat de Boogie Board handig is naast de telefoon of als boodschappenlijstje, en best een leuke gadget, maar met een prijs van 40 euro in onze ogen toch een prijzig ‘hebbeding’. <

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 35

24-05-12 10:59

advertorial

PLANET 21

MVO-strategie Accor Hotels op ongekend hoog niveau Het ‘best bewaarde geheim’. Zo omschrijft Accor Hotels de status van haar MVO-beleid, dat in 1994 al invulling kreeg door de oprichting van een milieuafdeling. Het eerste concrete milieubeleid werd in 1998 vastgesteld, waarna diverse programma’s elkaar opvolgden.

Het laatste programma, Earth Guest, krijgt nu de ultieme opvolging met PLANET 21, waarbij de expansie van Accor Hotels nog meer in harmonie zal gaan met duurzaamheid, respect voor het milieu en de lokale gemeenschap. De keuze voor verantwoorde groei blijft, in tegenstelling tot het verleden, nu meer niet binnenskamers.

Accor Hotels gaat naast medewerkers en relaties ook de gasten nadrukkelijker betrekken bij haar nieuwe MVO-strategie.

netwerk van Accor Hotels en de variëteit aan locaties werken in dit geval natuurlijk in ons voordeel. Op het gebied van HNW zijn we trouwens alweer fase 2 ingegaan. HNW is volgens eigen onderzoek aan verandering onderhevig en daar stemmen we onze locaties natuurlijk weer op af.“ ibis “Maar we investeren niet alleen in locaties, we kijken ook hoe we de formules nog beter op elkaar kunnen afstemmen en de herkenbaarheid van ons aanbod nog beter kunnen positioneren. Zo gaan we, om de krachten te bundelen, het economy segment de komende tijd hervormen. Het huidige ibis krijgt een nieuwe huisstijl en de formules Etap en all seasons gaan op in respectievelijk ibis Budget en ibis Styles.

Voor Nederland zal met name de nieuwe uitstraling van ibis opvallen, daar de overige formules in Nederland amper een rol van betekenis spelen.”

MVO De afgelopen periode stond binnen Accor Hotels in Nederland het vergaderaanbod centraal. Mitch Huysman: “We hebben met een opvallende campagne naar buiten willen uitdragen dat we veel tijd, geld en energie gestoken hebben in onze vergaderfaciliteiten. Voor elke portemonnee kunnen we goede faciliteiten bieden. Het is goed dat klanten ons zien als degelijk en solide, maar wij wilden juist dat zij ons gingen associëren met een organisatie die een bijzonder en veelzijdig aanbod heeft. Ik denk dat de campagne daar zeker aan bijdraagt.

We hebben de bescheidenheid van ons afgegooid.”

De groei van Accor Hotels, waar onder andere de merken ibis, Mercure, Novotel, Pullman en Sofitel onderdeel van uitmaken, zit er ondanks de economische situatie goed in. Zo is het afgelopen jaar het aanbod van hotels met vierhonderd gegroeid tot 4.400 met een capaciteit van 530.000 kamers. Dit alles wordt gerund met ruim 180.000 medewerkers, die ervoor zorgen dat het niemand aan iets ontbreekt.

QM0396_AccorAdvertorial_MSM_d.indd 2 002-040_MSM06_ADV.indd 36

Niet alleen groei kenmerkt de organisatie.

Mitch Huysman, Director of Sales Meetings & Events, Leisure and Distribution bij Accor Hospitality: “Wij investeren jaarlijks vele miljoenen om onze faciliteiten state-ofthe-art te houden, waarbij we natuurlijk rekening houden met marktontwikkelingen, zoals Het Nieuwe Werken (HNW). Het faciliteren van het zakelijk verkeer staat bij ons al lang hoog op de agenda. Het landelijk

“Dat laatste gaan we nu ook doen op het gebied van Maatschappelijk en Verantwoord Ondernemen. Naar buiten toe is ons beleid het best bewaarde geheim, terwijl het intern al sinds 1994 op de agenda staat. Ik durf echt te stellen dat Accor als hotelketen de eerste was die een MVO-strategie ging voeren en dat wij nog steeds een enorme voorsprong hebben ten opzichte van de concurrentie. Deze voorsprong gaan we trouwens nog verder uitbouwen met het in

21-05-12 13:03 24-05-12 11:12

“Het zal onze gasten straks niet ontgaan dat we de meest duurzame hotelketen van de wereld zijn.” april gelanceerde concept PLANET 21, dat als opvolger van Earth Guest nu wereldwijd wordt uitgerold. PLANET 21 is een compleet nieuw programma waarbij niet alleen onze medewerkers en toeleveranciers aan bijdragen, maar waarbij we ook nadrukkelijk onze gasten gaan betrekken.

We maken hierbij dus niet alleen zichtbaar wat onze inspanningen zijn, maar vragen bijvoorbeeld ook om afval in de kamers of openbare ruimtes te scheiden. Eén van de doelstellingen is namelijk dat 85% van de hotels al het afval recyclet.”

bijvoorbeeld op het gebied van werkgelegenheid onze medewerkers getraind op onder meer het gebied van milieubewustzijn en gaan we op het punt van innovatie in gesprek met het bedrijfsleven om, middels innovatieve concepten, de reis en het verblijf van gasten nog milieuvriendelijker te maken. Wij zijn immers niet alleen een verblijfplaats, maar maken onderdeel uit van een mobiliteitsketen. Accor Hotels kijkt dus ook buiten de muren van het hotel om het reizen te verduurzamen.”

PLANET 21 PLANET 21 bestaat uit 21 beloften en eenzelfde aantal gekwantificeerde doelen.

Mitch Huysman: “Deze doelstellingen gelden trouwens voor Accor wereldwijd. Het is een ambitieus programma waarmee we in 2015 al aantoonbaar kunnen maken dat we uitstekend groei met duurzaamheid

“Binnen de muren zal het onze gasten straks niet ontgaan dat we de meest duurzame hotelketen van de wereld zijn.

Vanaf de reservering van een kamer en tijdens het verblijf in het hotel informeren wij onze gasten over ons beleid en zullen we ze stimuleren om ook actief een bijdrage te leveren. Naast voorlichting zullen we trouwens in ieder hotel ook laten zien wat we het afgelopen jaar bereikt hebben.”

kunnen combineren. Het gaat te ver om alle punten uit het programma op te sommen, maar je moet denken aan bijvoorbeeld het verminderen van het water- en energieverbruik met respectievelijk 15% en 10%, het gebruik van producten met eco-label in 85% van de hotels, 60% van de hotels zal deelnemen aan het herbebossingproject Plant for the Planet en 10% van de hotels zal gebruik maken van duurzame energie.”

Accor Hotel als maatschappelijk betrokken organisatie De maatschappelijke betrokkenheid van Accor Hotels gaat verder dan alleen duurzaamheid. Mitch Huysman: “Zo hebben in april honderd medewerkers, in het kader van PLANET 21 Day, deelgenomen aan een bootcamp in Amsterdam, waar de deelnemers, die zich konden laten sponsoren, zevenduizend euro hebben opgehaald. Dit bedrag is door de Accor-directie verdubbeld en zal worden overgemaakt aan de Stichting Kinderpostzegels, die het ten goede laat komen aan de vakantiekampen van de door Kinderpostzegels geselecteerde scholen.

Ook het Wereld Natuur Fonds wordt door Accor ondersteund. Zo gaan de opbrengsten van de Kapla bouw- en speelmiddagtour naar deze organisatie.”

“Bij de bepaling van alle punten uit het programma hebben we gekeken naar zeven hoofdthema’s, te weten: Gezondheid, CO2uitstoot, Natuur, Innovatie, Dichtbij huis, Werkgelegenheid en Dialoog. Zo worden

“Naast belangenorganisaties ondersteunen wij ook de culturele sector in Nederland.

Dit is met name ingegeven door het feit dat de overheid zich steeds verder aan het terugtrekken is en wij als organisatie

QM0396_AccorAdvertorial_MSM_d.indd 3 002-040_MSM06_ADV.indd 37

de verantwoordelijkheid voelen om bepaalde evenementen en organisaties te ondersteunen. De Mercure Cultuurprijs is in dit kader ons uithangbord. Afgelopen jaar hebben we de prijs gekoppeld aan een ontwerpwedstrijd voor een tafelconcept voor de Mercure hotels. Het winnende concept van Mieke Cuppen is trouwens binnenkort in alle Mercure hotels terug te zien.”

Communicatie Met name de activiteiten op het gebied van MVO zullen in de communicatie naar buiten toe een steeds prominentere rol gaan spelen. Mitch Huysman: “MVO-beleid staat bij ons al zo lang op de agenda dat het bijna een vanzelfsprekendheid is geworden.

We hebben er in onze communicatie te weinig aandacht aan gegeven, terwijl het binnen onze organisatie zo’n ingeslepen kernwaarde is. Wij vinden dat het nu tijd is om te laten zien hoe ver we ten opzichte van onze collega’s staan. We doen het dus niet alleen omdat het steeds vaker vanuit de markt wordt opgelegd, maar omdat we trots zijn op wat we in al die jaren hebben bereikt en met PLANET 21 nog voor ogen hebben. Samen met onze medewerkers, leveranciers en gasten gaan we de komende jaren deze duurzame uitdaging vol enthousiasme verder uitwerken, uitbouwen en communiceren!”

Accor Nederland B.V. Stationsplein- 981 | 1117 CE Schiphol T: 020 522 1678 | w: accorhotels.com

21-05-12 13:03 24-05-12 11:12

CARRIÈRE

colofon

Leidinggeven

Management Support Magazine is al achtentwintig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management­ assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecreta­ resse. Het is een uitgave van Kluwer bv.

Het is een ingewikkeld begrip. Een dynamische discipline. Voor de één een wens, voor de ander een gruwel: leidinggeven. Wat is effectief leidinggeven? 1000 verschillende meningen. Wat is leuk aan leidinggeven? 100 meningen. Wat zijn goede leidinggevenden? 10 meningen. Heb je wel eens met een slechte leidinggevende te maken gehad? 1 mening. Dit maakt het begrip leidinggeven meteen heel erg lastig.

Iedereen heeft wel iets op en aan te merken op zijn leidinggevende. Een leidinggevende doet het nooit 100 procent goed. Er worden altijd fouten gemaakt. Niet alleen door de leidinggevende, maar ook door de medewerkers die op hun beurt weer slecht tegen kritiek of feedback kunnen. Dit houdt het spanningsveld tussen ‘baas en medewerker’ in stand. Een gezonde spanning als je er professioneel mee om durft te gaan. Maar kinderachtig geneuzel, gebrek aan inlevingsvermogen en de drang om elkaar af te vallen, maakt dat een professionele houding vaak ontbreekt met als ­ gevolg: mopperen op elkaar!

Ik heb ooit een leidinggevende gehad met wie ik totaal niet door één deur kon.

Zij vond mij niet leuk en ik vond haar niet leuk. Ik snapte absoluut haar drijfveren niet en zij snapte mijn werkwijze niet. Op den duur was alles wat zij zei verkeerd en alles wat ik deed niet in orde. Op mijn afscheidsborrel hield mijn ‘lieve bazin’ een historisch afscheidswoord waarin ze nog eens fijn bevestigde wat voor vervelende jongen ik ­eigenlijk ben. Ik schonk de wijn nog eens in en liet de ‘complimenten’ heerlijk van me af glijden.

Leidinggeven is een vak, een ambacht. Je moet de intentie hebben om lief en leed met je medewerkers te delen, geneuzel te zien als serieuze vraagstukken.

Leidinggeven om macht te verkrijgen is een verkeerde motivatie. Leidinggeven in totale dienst van je medewerkers heeft niets met macht te maken. Het heeft te ­maken met de wil om de ander te laten floreren. Niets meer en niets minder. ‘Ik ben je leidinggevende en ben er altijd voor je. Ik luister naar je, pak je problemen serieus op en zorg ervoor dat je de tijd, ruimte en middelen krijgt om je vak optimaal uit te kunnen oefenen. Oké?’

Niks meer, niks minder. (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Redactie Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@kluwer.nl Vera Bot - vbot@kluwer.nl Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 07/46 66 17 Fax : (0172) 42 28 04 Aan dit nummer werkten mee Gunilla Blijsie, Maarten Bremer, Maarten van Buuren, Els Frigge, Gertjan Groen, Michiel Heemskerk, Ellen Kleinlangevelsloo, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Marian Vullers, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Marlies Wopereis, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Senefelder Misset, Doetinchem Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@kluwer.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (0172) 46 63 89 sbosker@kluwer.nl Irene Verhulst Telefoon: (0172) 46 64 78 iverhulst@kluwer.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 89,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen ­kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd bij Kluwer, Customer ­Contact Center, Postbus 23, 7400 GA Deventer. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd.

Met vragen kunt u terecht op www.kluwer.nl/klantenservice Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar.

Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl-digitaal. asp?

Informatie over abonnementen Kluwer legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de ­(abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door ­Kluwer, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. ­Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons ­opnemen. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene ­leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl.

Verzending en facturering Kluwer bv.

Partners ­ ilderberg Hotels & Restaurants, Conferentiecentrum WoudB schoten, KPN, Nespresso, Schoevers en VCK Travel.

Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever openbaar worden gemaakt of verveelvuldigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn van toepassing de Standaard- publicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland bv, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam onder nummer 5/2000; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, ­aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 38

038-038_MSM06_WGZ-COL.indd 38

JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

24-05-12 11:00

Zelf boeken of uitbesteden?

Online zakenreizen boeken tegen de laagste kosten

› Lage transactiefee › Optie- en wachtlijstboekingen › Boeken lowcost carriers › Geconsolideerde rapportages › Eén overzicht voor alle treinreserveringen, vliegtickets, hotels en auto’s

VCK Travel biedt een selfbooking tool die met één zoekopdracht een helder overzicht geeft van vliegtarieven, waaronder Easyjet en Transavia. Een groot voordeel is dat u ook opties kunt boeken en op rekening kunt betalen. Zoekresultaten zijn bovendien af te stemmen op het reisbeleid van een bedrijf.

Maximale controle bij elke boeking Uniek is de wijze waarop deze web-based booking tool is aangepast aan onze Full Service dienstverlening. Wanneer u elders online boekt bent u zelf verantwoordelijk voor uw vlucht-, hotel- en autoreserveringen. Als u tijdens een boeking niet verder kunt of u wilt ondersteuning in geval van stakingen, annuleringen of calamiteiten, kan VCK Travel de boeking direct van u overnemen.

Vrijblijvend advies Op basis van onze ervaring en expertise kunnen wij u snel doelgerichte boekings- en besparingsmogelijkheden adviseren. Maak een afspraak voor een online demo.

Bel 020 - 6 800 802, stuur een e-mail naar contact@vcktravel.nl of ga naar

www.vcktravel.nl/airgo Member of the vckgroup 002-040_MSM06_ADV.indd 39

24-05-12 11:12

Organisatie, creatie en uitvoering van congressen, workshops en andere zakelijke bijeenkomsten

dra

Jij bepaalt sta nd n h n locloc stelle platteg umdake nndoje rond ero a wat zelf doet ae n k t a e t i mdla rs b teeng am t m ie ine inr k n p o a s gr eg ric icht hte ep latte ele ids n g s n ide en wat Cocon e r n t ng g b o eingrot a r c n a i in e r g blleew t n ca akenreta te organiseert telle s s p o ec op ten

aib

oe

km

en

glijs

ak

ilin ma

pre

locgali ti

sen

tatei n es v

lin adi

s

n

e jst

e zoek e

n en sa t

me

el nst

len

m e js eln rsli em g e are e enres m n ent m rs b l n l i i e j e ste ta ek eken de nesnter ter zo spr it z r a o o me dagv n

id ele

erg

ste

llen

De juiste benodigdheden voor een zakelijk evenement? ctie colle e z n O teld nges e m nge is sa renla a j e z on et door g in h n i r a v n er en va niser a g r n o nte . eme n e v e

002-040_MSM06_ADV.indd 40

Bekijk onze webshop www.coconshop.nl voor meer inspiratie!

24-05-12 11:12