12
onderhandelen Onderhandelen is een vaardigheid die je niet zomaar onder de knie krijgt. En al helemaal niet als het om je salaris gaat, terwijl er misschien best mogelijkheden zijn om meer te gaan verdienen. Dit artikel biedt argumenten en tips om dát bespreekbaar te maken.
18
functieprofielen Directiesecretaresse, managementassistent, afdelingssecretaresse, personal assistant, officemanager... In secretaresseland zijn tientallen functiebenamingen in omloop. Hoe zit het eigenlijk met die functieprofielen en -waarderingen? Dit artikel schept duidelijkheid.
december 2012 | nummer 12 | jaargang 30
Vakblad voor de professionele secretaresse
Uitkomsten Salarisonderzoek 2012 Verdien jij genoeg? Grappenmakers zouden antwoorden: ‘Ik verdien veel, ik krijg het alleen niet…’ Maar wij bedoelen: krijg je wat je collega’s ook verdienen? Is jouw salaris dus marktconform? En wat heb je te besteden met je salaris in deze pruttelende economie? Helaas hebben we geen goed nieuws… Gemiddeld heb je namelijk 0,75 procent aan koopkracht ingeleverd. De economische crisis is de verklaring voor het uitblijven van de salarisstijgingen waaraan velen van ons in de loop der tijd gewend zijn geraakt. Daarbij steeg de consumentenprijzenindex, waardoor een eventuele (kleine) salarisstijging al gauw teniet gedaan wordt. En dat geeft pijn aan de portemonnee. Inmiddels is iedereen doordrongen van de ernst van de crisis en zijn
001-001_MSM12_CVR.indd 1
26
taalkwesties Contextuele kenmerken, duurzame dynamiek. Grote uitdagingen en een herstelbeleid met een hoog ambitieniveau... Uitdrukkingen die er mooi uitzien, weinig zeggen, maar de werkelijkheid echt niet mooier maken dan hij is. Dat vraagt om uitleg!
de verwachtingen bijgesteld. Dat is goed te zien in jullie verwachtingen voor 2013. Jullie zijn net als de rest van Nederland niet zo positief. En het lijkt erop dat een vast contract belangrijker wordt dan een hoog salaris. Lees verder voor het goede nieuws, de grootste stijgers en dalers, in welke sector je het meest verdient en jullie mening over jullie arbeidsmarktpositie. PAGina 8
Vast contract belangrijker dan hoog salaris programma management support opleidingen 2013 De veranderingen op het gebied van werken staan niet stil. Zéker niet op het secretariaat; jouw functie verandert, en jij verandert mee. Maar ook wij veranderen mee: met een actueel aanbod aan trainingen, waaronder 16 nieuwe. Bij deze editie van Management Support Magazine vind je de uitgebreide brochure met het complete opleidingenprogramma 2013. Brochure gemist? Kijk op www.managementsupport.nl/opleidingen.
22-11-12 16:38
N E E R E D IE P O T N E K RE S R E V E O SCH VERS.NL W W W.SCHOE
Iedereen kan rekenen op Schoevers: projectassistenten, officemanagers, secretaressen en managementassistenten. Maar wist je dat Schoevers meer is dan een opleider? Op welk punt van je loopbaan je ook staat, met het totaalpakket van opleidingen, advies en baanbemiddeling helpt Schoevers je de volgende carrièrestap te zetten. Het is al 100 jaar een feit: met Schoevers ben je meer waard.
OPLEIDINGEN - ADVIES - BAANBEMIDDELING
MET SCHOEVERS BEN JE MEER WAARD SCH 71 ADV iedereen rekent.indd 1 002-040_MSM12_ADV.indd 2
13-11-2012 11:56:27 22-11-12 16:39
inhoud MONEY, MONEY, MONEY ‘Als je jezelf maar kan bedruipen’, sprak mijn vader toen ik tien was, ‘dan mag je alles worden wat je maar wilt, al word je vuilnisman.’ Ik twijfelde in die tijd nog tussen dierenarts, lerares, paardeninstructrice en schrijfster - vuilnisman was nooit bij me opgekomen. Niet (buitenshuis) werken ook niet trouwens. Later, op de middelbare school, was er het motto ‘een slimme meid is op haar toekomst voorbereid’, vooral bedoeld om meer meisjes naar de exacte vakken te trekken: wis- en natuurkunde. Die vakken lagen me niet. Waar een wiskundeknobbel had moeten zitten, heb ik een deuk. Zelf je geld verdienen, dat was belangrijk, kreeg ik mee. Dus doe ik dat. Gelukkig voegde mijn vader er nog wel aan toe: ‘Iets wat je gelukkig maakt.’ Ik bleek geen held met paarden of andere dieren. De plek waar ik nu zit: een uitgeverij waar we in ons team een blad samenstellen, zit me als een jas die op maat is gemaakt. Want net zo belangrijk als enkel en alleen de harde euro’s die je verdient met je baan, is: doe je iets wat je leuk vindt en waar je goed in bent? Want die twee zaken vallen vaak met elkaar samen. Ben je een kei in schrijven en samenvatten en heb je als competentie je nauwkeurigheid, dan is notuleren je op het lijf geschreven. Ben je verbaal sterk, assertief en tuk op spannend getouwtrek, dan is inkopen en onderhandelen iets voor jou. En hou je van puzzelen, perfectie en service, dan maakt het je gelukkig om met meerdere planningen en agenda’s te werken. Niet zo gek dus dat een eenduidige functieomschrijving voor ‘de’ secretaresse niet bestaat. Elke managementondersteunende functie krijgt per bedrijf en per persoon een andere invulling. Dit hangt af van competenties en vaardigheden maar ook van soft skills als flexibiliteit en creativiteit. Geen eenduidigheid dus, wél de mogelijkheid om een functie tot zekere hoogte zelf invulling te geven. Met ‘job crafting’: het middel om je baan leuker te maken. Over harde euro’s gesproken: ‘I work all night, I work all day, to pay the bills I have to pay, ain’t it sad’ kweelde ABBA al. En Jessie J. zingt ‘Money can’t buy us happiness […] Forget about the price tag’. Right! Maar geld maakt het wél makkelijker om te doen wat je wilt doen: je hypotheek betalen, broodbeleg, benzine. Sinterklaascadeaus. Een kerstboom. Hoeveel kun je doen met je salaris, in deze stotterende economie? Een tipje van de sluier: het Salarisonderzoek 2012 pakte niet al te positief voor jullie uit. Eén troost: het gaat vrijwel niemand voor de wind... En wie weet wat 2013 gaat brengen? Inmiddels staat Koning Winter voor de deur en wie weet wat hij in petto heeft: blizzards, ijsnachten of regen en ijzel? Hoe dan ook, we wensen je veel plezier met dit decembernummer, op kantoor, of op de bank met kaarsen en warme choco. Fijne feestdagen en een gelukkig Nieuwjaar! De redactie: Vera Bot & Mieke Bloemheuvel
PRAKTISCH 4
Signaal
26 Taalkwesties Containerbegrippen, eufemismen en andere vage taal 29 Spelling- en Taaltips Goed of fout? 30 Vreemdetalentips Business English 32 Softwaretips De waarde van je Outlookcontactpersonen 34 Appladder 35 Werkorganisatie Eindejaarsschoonmaak
PROFESSIONEEL 8
Uitkomsten Salarisonderzoek 2012
12 Onderhandelen over je salaris Trek de stoute schoenen aan 15 Job crafting Hoe je je baan leuk(er) maakt 18 Functieprofielen anno 2013 Wat voor secretaresse ben jij? 20 Virtuele verbinder Secretaresse wordt Community Manager
PERSOONLIJK 22 Psychologie Gezocht: betrouwbare, valide test voor zelfontplooiing en loopbaanontwikkeling
SERVICE 24 Community 36 Op de werkvloer 36 Werk & Recht 37 Productnieuws 38 Column Huub van Mackelenbergh 38 Colofon
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
003-003_MSM12_INH.indd 3
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 3
22-11-12 16:40
signaal
Bijna 4 uur per dag achter een beeldscherm
Stamptochten en Snertvaarten
Nederlandse werknemers zitten op een werk dag gemiddeld 3,9 uur achter een beeld scherm, meldde het CBS onlangs. Werkne mers tussen de 25 en 35 jaar spannen daarbij met een gemiddelde van 4,6 uur de kroon. De jongste categorie werkenden (15 > 25 jaar) doet dat 1,9 uur. De oudste groep 55 > 65 jaar zit gemiddeld 3,8 uur per dag achter de pc. Sinds 2005 zijn werk nemers elk jaar meer beeldschermwerk gaan doen. Alleen al in de jong ste groep liep het aantal uren achter de computer op met 2,5, daarna nam het aantal uren af. (Bron: ANP) <
Voel jij je in deze tijd van het jaar ook een beetje een mol? Als je naar je werk gaat is het nog donker, en om vijf uur kan de lamp alweer aan. Maar dat hoeft natuurlijk niet te betekenen dat je er niet met je team opuit zou kunnen gaan. Wat dacht je bijvoorbeeld van een sfeer volle winterse wandeling, warme chocolademelk en een stevige stamppot tijdens een gezel lig groepsuitje. Groepswijzer.nl haalde namelijk de ‘winteruitjes’ weer van stal. Nee... geen uien, maar stadswandelingen in Leiden, Den Haag, Haarlem of Delft: Stamptochten. Dat be tekent: na een stevige maaltijd onder begeleiding wandelen door schaars verlichte steegjes, langs de weerspiegeling van de grachten en over glimmende kinderhoofdjes - kasseien zeggen ze in België. Aan het einde van de wandeling wacht je een warme kop chocolade melk. Ben je niet zo van het wandelen? Verken dan de stad vanuit een verwarmde boot en ‘scheep je in’ voor de Leidse Snertvaart. Zoals de naam al zegt is een smakelijke erwten soep onderdeel van dit uitje. Voor de mensen met sterke zenuwen is er ‘Misdadige Winter verhalen’ in Leiden. Deze tocht voert naar duistere plekken in Leiden waar Goeie Mie haar kwade werk deed en waar de misdadigers werden onthoofd. Trek gekregen? Kijk voor alle winterarrangementen op www.groepswijzer.nl. <
Nieuwe baan... of niet
De ideale collega bestaat niet
Bijna 40 procent van de Nederlandse werk nemers denkt binnen nu en twee jaar mak kelijk een nieuwe baan te vinden en nog wel in een hogere functie dan de huidige. Dat blijkt uit onderzoek van zakelijk dienst verlener Brunel. Van de bijna 1700 respon denten is 60 procent actief op zoek naar een (nieuwe) baan. Slechts 260 responden ten geven aan over twee jaar waarschijnlijk nog steeds dezelfde functie te bekleden bij dezelfde werkgever. De rest verwacht door te groeien bij de huidige werkgever of in eenzelfde soort functie maar bij een andere baas. 315 respondenten willen graag in het buitenland werken. Wie liever in Nederland blijft wil het liefst re latief dicht bij huis werken, echter... meer dan een uur reistijd is voor bijna de helft geen optie. <
Voor elk wat wils: Beurs facilitair Ben jij als secretaresse belast met huishou delijke zaken, ofwel facilitair management? Dan is de Beurs Facilitair iets voor jou. Op 16, 17 en 18 januari staan de Brabant hallen in Den Bosch voor de 15e keer in het teken van onder andere duurzaam recyclen, beplanting, kerstpakketten, schrijfwaren en stoelenreiniging. Welke bedrijven zich nu al ingeschreven hebben voor de vakbeurs, is te zien op www.vakbeursfacilitair.nl. Daar kun je ook terecht voor de voorlopige standhou derslijst, de plattegrond én de (gratis) voorin schrijving. <
Met je collega’s breng je in de regel meer tijd door dan met je partner of je vrienden. Het ver schil is alleen dat je je collega’s niet kiest; je krijgt ze cadeau bij je baan. En hoe leuk dat ca deau is, heb je voor een groot deel zelf in de hand. Wanneer jij bijvoorbeeld je sores oever loos op de werkvloer bespreekt, legt dat een druk op het hele team. Collegialiteit is immers iets heel anders dan vriendschap. Van collega’s kun en mag je dus niet verwachten dat ze eindeloos met je meeleven wanneer je voor de zoveelste keer uitweidt over je relatieproble men, je kwaaltjes of je kinderen. Uit onderzoek van Nationale Vacaturebank onder ruim 1000 respondenten blijkt dat 73 pro cent van de ondervraagden zich stoort aan de persoonlijke verhalen van collega’s. Uitgebrei de verhalen over lichamelijke kwaaltjes spannen daarbij de kroon, gevolgd door anekdotes over de kinderen om nog maar te zwijgen over het bespreken van relatieproblemen of va kantieverhalen. Natuurlijk is een goed contact met collega’s belangrijk en essentieel voor de werksfeer. En natuurlijk is het goed om af en toe je hart eens lekker te luchten of de laatste kantoorroddels uit te wisselen. Maar onthoud: hoe ‘fantastisch’ een collega ook is, de ideale collega met dagelijks een luisterend oor bestaat niet! <
Solliciteren: 10 afhaakfactoren Waarop knapt iemand af tijdens een sollicitatieprocedure? Volgens Intelligence Group zijn de belangrijkste afhaakfactoren het ontbreken van een goed gevoel bij de werksfeer, op de voet gevolgd door een lange reistijd en (een minder dan marktconform) salaris. De resultaten ko men uit het Arbeidsmarkt GedragsOnderzoek (AGO). Daaruit blijkt bijvoorbeeld dat mannen vaker afhaken op een typisch Amerikaans beleid: iedereen eruit als het slecht gaat. Vrouwen haken eerder af door lange reistijd en het ontbreken van parttimemogelijkheden. De Top 10 afhaakfactoren ziet er als volgt uit: 1. Geen goed gevoel bij de werksfeer 2. Lange reistijd 3. Salaris (minder dan marktconform) 4. Vervelende baas/leidinggevende 5. Geen goede eerste indruk (Bron: Gidsonline) <
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 4
004-007_MSM12_SIG.indd 4
6. Negatieve verhalen uit netwerk 7. Amerikaans beleid 8. Geen goede naam/imago in de markt 9. Geen parttimemogelijkheden 10. Geschonden afspraken
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:41
signaal
(N)iets te klagen
Uitstelgedrag te lijf
Nederlandse werknemers horen bij de hekkensluiters als het gaat om het aantal daadwerkelijk gewerkte uren. Gemiddeld werken we 1379 uur per jaar. Ter vergelijking: de Mexicanen komen met hun 2250 uur bijna op het dubbele. Dat blijkt uit cijfers van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO). De Mexicanen voeren de ranglijst van harde werkers aan, gevolgd door Korea en Chili. Grieken staan op de vierde plaats en zijn daarmee de Europeanen die de meeste uren op het werk doorbrengen. In alle landen is het aantal daadwerkelijk gewerkte uren sinds 2000 gestaag teruggelopen. Nederlanders werkten twaalf jaar geleden nog 1435 uur. Nu is Nederland het enige land in de lijst dat onder de grens van 1400 uur is gezakt. Duitsers werken 1413 uur per jaar. Alleen als het voormalig West-Duitsland apart wordt genomen, tonen de oosterburen eenzelfde gebrek aan ijver als de Nederlanders, en blijft de teller steken op 1399 uur per jaar. (Bron: PW) <
Schuif jij ook bepaalde klussen almaar voor je uit? Dan zie je ze ook als een boemerang steeds terugkomen. Je weet het wel... je móet het doen, maar om de een of andere reden weet je altijd een excuus te bedenken waarom je het nu niet zou doen: ‘Morgen begin ik aan die klus… of … ik wacht nog even op inspiratie of zin.’ Herkenbaar? Dan zijn de volgende 10 tips de moeite van het uitproberen waard.
Made in Holland Heb jij een vinger in de pap bij de aanschaf van de kerstpakketten. Dan ben je niet te benijden; je doet het namelijk nooit goed. Er heeft altijd wel iemand iets te mekkeren. Ben je nu aan de late kant en moet jij op de valreep nog ‘iets regelen’? Een paar dingen om rekening mee te houden: 1. Het pakket bevat bruikbare spullen; geen dingen waarvan de ontvanger zegt: wat moet ik hier nu weer mee? 2. Het bedrag; bedrijven besteden min of meer hetzelfde dan voorgaande jaren, te weten: 35 tot 40 euro per pakket. 3. Organisaties beslissen steeds later; (vermoedelijke redenen: financiële crisis en de komst van de digitale snelweg). 4. Het pakket bevat; liever meerdere kleine producten dan één groot product). 5. Puur Hollandse inhoud; lekker chauvinistisch.
1. Maak een duidelijk plan voor jezelf waarin al je klussen, opdrachten, taken en voornemens een plek hebben. Een lange to-do-list dus. 2. Stel prioriteiten. 3. Kijk goed hoeveel tijd je hebt en hoeveel tijd een bepaalde klus je kost. Maak daarna een realistische tijdsplanning. 4. Ken je sterke en zwakke punten en je prestaties: wat werkt? Doe daar meer mee en wring je niet in bochten om werkzaamheden waarvan je op voorhand weet dat je ze niet kunt, toch wilt uitvoeren. Het is verstandiger om hulp te vragen. 5. Bouw zelfvertrouwen op door taken te doen die je goed kan. Vier je succes en bouw erop voort. 6. Zet je voornemen om in een feitelijke start met je taak. Je zult trots op jezelf zijn! 7. Maak een start, hoe je je daarbij ook voelt. 8. Als er zaken niet goed gaan, leer ervan en doe het de volgende keer beter. Fouten maken mag. 9. Doorbreek vermijding en ga aan de slag. Ervaar dat de spanning daardoor afneemt en je aan het werk kunt gaan. 10. Beloon jezelf als je die ‘rotklus’ toch aanpakt en je op de goede weg bent.
Geen oog voor schulden werknemer Het aantal schuldgevallen in Nederland stijgt snel; in sommige bedrijven krijgt een op de vier werknemers een deurwaarder op bezoek die beslag legt op het loon. Werkgevers zijn daar niet op voorbereid, terwijl loonbeslag grote gevolgen heeft op de werkvloer, zegt Joke de Kock, voorzitter van de vereniging voor schuldhulpverlening NVVK. ‘Je ziet dat mensen niet meer slapen, zich slecht kunnen concentreren en letterlijk ziek worden. Als de werknemer zich dan ziek meldt, wordt vooral gevraagd naar lichamelijke klachten.’ Bedrijven moeten medewerkers helpen die in de schulden zitten. Op die manier kan het ziekteverzuim onder mensen met financiële problemen flink worden teruggebracht, aldus de NVVK. (Bron: advisie) <
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
004-007_MSM12_SIG.indd 5
Door Trudis Baart. Trudis Baart is werkplektrainer en -coach en leert mensen op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Vanuit haar bedrijf all-in-control geeft ze sinds 2007 coaching, training en workshops over effectiever en efficiënter werken. Haar expertise wordt daarnaast ook ingezet bij de implementatie van Het Nieuwe Werken in organisaties. Trudis is lid van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) en trainer bij Vakmedianet. Daarnaast schrijft ze regelmatig artikelen voor Management Support. (www.all-in-control.nl) <
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 5
22-11-12 16:41
signaal
Defibrillatoren defect Door achterstallig onderhoud hangen op veel plaatsen AED’s (hartreanimatie-apparaten) die niet werken. Dat schrijft De Telegraaf. Vrieskou is vaak een oorzaak voor haperingen, weet de krant. De defecten komen meestal pas aan het licht bij een poging om een patiënt met een hartstilstand te redden. In de regio Twente ging het deze zomer twee keer mis toen slachtoffers niet konden worden gereanimeerd omdat de apparatuur haperde. Beiden overleefden de hartstilstand niet, meldt De Telegraaf. De Hartstichting bevestigt dat er klachten zijn over haperende AED’s, aldus De Telegraaf. (Bron: ANP Mediawatch) <
Werken tot je 67ste? ‘Mij niet gezien...’ Van de werknemers van 50 jaar en ouder ziet slechts een op de vijf zichzelf tot zijn 67ste werken. Bovendien geeft een meerderheid aan een leeftijdsbewust personeelsbeleid te missen binnen hun bedrijf. Dat blijkt uit onderzoek van televisieprogramma EenVandaag onder ruim 5400 werknemers van 50 jaar en ouder. Driekwart is niet van plan door te werken tot het 67ste levensjaar. Bijna de helft verwacht overigens niet dat hun werkgever hen zo lang in dienst houdt. EenVandaag ondervroeg ook ruim 750 werkgevers. Twee derde gaf aan geen leeftijdsbewust personeelsbeleid te voeren. Iets meer dan de helft zegt hier geen tijd in te steken. (Bron: ANP) <
Onverzekerd op reis Hoewel ruim de helft van de zakenreizigers een doorlopende reisverzekering heeft, gaat nog altijd één op de vijf zakenreizigers op reis zonder enige vorm van verzekering en 11 procent zegt niet op de hoogte te zijn over de wijze van verzekering. In totaal vertrekt dus maar liefst een op de drie zakenreizigers onwetend of onverzekerd op reis, blijkt uit onderzoek van NBCT-NIPO Research en BCD Travel. Veel zakenreizigers gaan ervan uit dat ze privé verzekerd zijn of dat hun werkgever een reisverzekering en/of annuleringsverzekering heeft afgesloten. Dat is echter niet altijd het geval. ‘Bovendien vallen zakenreizen níet onder de particuliere reisverzekering’, benadrukt Diederik Banken van BCD Travel. Altijd even navragen dus! <
Vrienden zijn altijd dichtbij Vrienden zijn altijd dichtbij... ook onder werktijd. Bijna de helft van de jonge werknemers heeft onder werktijd regelmatig contact met vrienden via sms of sociale media, blijkt uit Brits onderzoek. Ongeveer tweeduizend Britten van 18 tot 25 jaar namen deel aan het onderzoek dat werd uitgevoerd in opdracht van Docmail. 45 procent van de deelnemers gaf toe regelmatig contact te hebben met vrienden als ze aan het werk waren. Een op de drie heeft minstens een keer per uur contact met vrienden via sms of sociale media, zo meldt het Chartered Management Institute (CMI). De telefoon blijkt als communicatiemiddel uit de gratie te zijn. 45 procent van de respondenten heeft er een hekel aan om een telefoongesprek te voeren, ongeacht of dat voor werk is of privé. Uit eerder - eveneens Brits - onderzoek bleek dat 53 procent van de kantoormedewerkers liever zaken doet via e-mail dan via de telefoon. (Bron: Intermediairpw.nl) <
Nederland komt massaal tijd tekort Werkende Nederlanders gaan in hoge mate gebukt onder werk- en tijdstress. Zeker 93 procent geeft aan tijd tekort te hebben. Ongeveer de helft van werkend Nederland (47 procent) ziet Het Nieuwe Werken als oplossing tegen deze stress. Dat komt naar voren uit een onderzoek van Motivaction onder ruim 800 werkenden. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van stichting Natuur & Milieu en het Platform Slim Werken Slim Reizen. Volgens de ondervraagden zijn de belangrijkste oplossingen tegen stress thuiswerken en flexibele werktijden. Invloed op het werkrooster helpt om meer grip te krijgen op de eigen tijd en voorkomt stress op het werk. Slechts 27 procent heeft momenteel invloed op het werk rooster. Werkende vrouwen ervaren in het dagelijks leven meer tijdstress dan mannen. Volgens mannen is Het Nieuwe Werken beter bespreekbaar met hun werkgever dan volgens vrouwen. Hoger opgeleiden, werkenden tot 45 jaar en mensen die in het onderwijs werken, ervaren de meeste tijdstress. Het onderzoek werd verricht in het kader van de Week van Het Nieuwe Werken (16 t/m 12 november jl.) (Bron: Het Nieuwe Werken Doe Je Zelf ) <
Weinig kennis gedeeld op de werkvloer Werknemers hebben niet continu inzicht in elkaars werkzaamheden en er wordt weinig kennis gedeeld op de werkvloer. En als Pietje niet weet wat Jantje doet, kan van efficiency geen sprake zijn. Bijna een kwart van de werkgevers geeft aan dat collega’s minimaal of zelfs geen inzicht hebben in de status van hun werkzaamheden. Dit blijkt uit een onderzoek van VDD IQware onder medewerkers van uiteenlopende sectoren. Bijna 30 procent van de respondenten meldt dat leidinggevenden minimaal tot geen inzicht hebben in de status van de dagelijkse taken van hun medewerkers. Wel geeft 53 procent van de ondervraagden aan dat zij afspraken hebben om de voortgang te bespreken. Het hebben van digitaal, real-time inzicht is belangrijk, want de stijgende kosten, lagere marges en veeleisende klanten zorgen ervoor dat organisaties efficiënter moeten werken. ‘Optimale digitale kennisdeling zorgt voor meer transparantie en regie over de informatievoorziening. Dit leidt tot een efficiënte werkwijze en samenwerking tussen collega’s, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening verbetert’, aldus Serge Leclercq, commercieel directeur van VDD IQware. (Bron: hrpraktijk.nl) <
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 6
004-007_MSM12_SIG.indd 6
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:41
signaal
Handige links
Waar is de nooduitgang? Flexwerken mag dan door veel organisaties worden gepromoot; het leidt wél tot extra bedrijfsrisico’s. En dat wordt nogal eens vergeten. Beveiligingsorganisatie Securitas maakte een top 5 van bedrijfsrisico’s die ontstaan door flexwerken. 1. Onbekende vluchtroute; instrueer werknemers bij veranderingen in hun werkomgeving opnieuw waar zich op elke verdieping de blusapparatuur en nooduitgangen bevinden. 2. Onvoldoende bhv-ers aanwezig; elk bedrijf moet een minimum aantal bhv-ers beschikbaar hebben. Werken veel werknemers thuis? Houd ook dan met rekening met het wettelijk verplicht gestelde aantal bhv-ers. 3. Onveilige opbergmogelijkheden; veel opbergmogelijkheden zijn van onvoldoende kwaliteit. Maak het dieven niet gemakkelijk en investeer in degelijk materiaal. 4. Ontbrekende kantoorartikelen; zorg voor een vaste opbergplek. 5. Laptops die voor het grijpen liggen; remedie? Laat werknemers bij ontvangst van hun laptop een contract ondertekenen waarin de risico’s en afspraken zijn opgenomen. <
Is jouw inspiratie voor het zoeken van een locatie ver te zoeken? Verrassende en (vaak) onbekende locaties vind je via www.inspiratieoplocatie.nl. <
Onder het bureau van de generaal... Voormalig viersterrengeneraal en directeur van de CIA David Petraeus moest op 9 november jl. ontslag nemen ten gevolge van een buitenechtelijke affaire met zijn biografe. Op Businessweek stelde Arianne Cohen - auteur van het boek ‘The Sex Diaries Project: What We’re Saying About What We’re Doing’ - dat Petraeus daarmee bewijst zowel een typische als een atypische man te zijn. Volgens de media had Petraeus buitenechtelijke geslachtsgemeenschap op het hoofdkwartier van de CIA. Onder het bureau van de generaal nog wel. De werkvloer is de meest voor de hand liggende plek om een nieuwe partner te ontmoeten, maar bitter weinig mensen hebben effectief seks op kantoor. Van de 3500 kantooraffaires die Cohen onderzocht, vonden er slechts 11 plaats op de werkvloer zelf. Immers: open kantoorruimtes, glazen muren en veiligheidscamera’s maken dat de meeste mensen gewoon onvoldoende privacy op het werk hebben om vol overgave van een kantooraffaire te genieten. Petraeus daarentegen kon zich die luxe wel veroorloven. Zijn kantoor was veilig en cameravrij. En zijn baas? Die was druk met zijn herverkiezingscampagne. <l
Geen zicht facility op kwaliteit thuiswerkplek Als het om de werkplekinrichting gaat, neemt in veel organisaties de facilitaire afdeling dit voor zijn rekening. Maar als het gaat om de thuiswerkplek, wordt het een ander verhaal, blijkt uit onderzoek van HNW-specialist ErgoDirect International en adviesbureau Veldhoen+Company. Meer dan de helft van de afdelingen facility (57 procent) heeft geen enkel zicht op de kwaliteit van de thuiswerkplek. En is dat wel het geval, dan beoordeelt slechts een op de acht deze werkplek als ‘goed’. Toch vindt een grote meerderheid (59 procent) dat een thuiswerkplek aan dezelfde eisen behoort te voldoen als een werkplek op kantoor. Op dit punt valt mogelijk dus nog veel eer te behalen als wordt gezorgd voor een comfortabele en ergonomische werkplek. Interessant is echter dat ongeveer de helft (52 procent) wel vindt dat thuiswerkers productiever zijn dan mensen die op kantoor werken. Dit ondanks het feit dat inzicht in de thuiswerksituatie grotendeels ontbreekt. Het onderzoek werd uitgevoerd onder ruim vierhonderd HR-, ICT- en facilityprofessionals. (Bron: ErgoDirect International) <
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
004-007_MSM12_SIG.indd 7
Hoe organiseer je een evenement dat niemand wil missen? Dat wil jij natuurlijk ook wel eens weten. Kijk daarvoor op www.acteur.nl/workshop.html. Ahaaaha! the Actor Factory zette de concrete tips rond uitnodigen, interactie, ontmoeten/netwerken en natraject op een rij. Je mag ze downloaden! <
Op de kleintjes letten? Ook in de categorie kantoor- en werkplekmeubilair valt heel wat te besparen. Kijk maar eens op www.2dehands.nl dus niet alleen privé. < Wat draag ik bij welke gelegenheid? En wat wordt bedoeld als gevraagd wordt in ‘jachtkleding’ te verschijnen? Op www.etiquette.pagina.nl vind je alles wat met etiquette te maken heeft. < Kun je een bedrijf telefonisch niet bereiken en ben je op zoek naar het e-mailadres? Je vindt wat je zoekt als je kijkt op www.e-mailgids.com, mits de ‘gezochte’ zich bij de gids heeft aangemeld natuurlijk. < Heb je vrije dagen voor de boeg en ben je van plan deze eens educatief ‘te besteden’? Werp dan een blik op www.museumserver.nl/agenda. Hier vind je een overzicht van alle tentoonstellingen en evenementen in Nederlandse musea en andere culturele instellingen. < De ontwikkelingen in je vakgebied bijhouden is een must, werken aan je persoonlijke ontwikkeling ook. Management Support heeft voor 2013 weer een uitgebreid programma samengesteld. Zie www.managementsupport.nl/ opleidingen. <
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 7
22-11-12 16:41
salarisonderzoek
Uitkomsten Salarisonderzoek 2012
Vast contract belangrijker dan hoog salaris De economische crisis is de verklaring voor het uitblijven van de salarisstijgingen waaraan we in de loop der tijd gewend waren geraakt. Inmiddels zijn we doordrongen van de ernst van de crisis en hebben onze verwachtingen bijgesteld. Dat is goed te zien in jullie verwachtingen voor volgend jaar. Jullie zijn net als de rest van Nederland niet zo positief. En het lijkt erop dat een vast contract belangrijker wordt dan een hoog salaris. Tekst Johan van Dam
De afgelopen jaren waren jullie voorspellingen ten aanzien van de loonstijging redelijk accuraat. Maar helaasâ&#x20AC;Ś nu is dat niet het geval. Jullie verwachtten in 2011 namelijk een salarisstijging van 1,8 procent in 2012. Helaas blijkt dit in de praktijk 1,5 procent te zijn. Jullie verwachten voor 2013 een beloningsstijging van slechts 1,3 procent. De personal assistants hebben de hoogste stijging gekregen (2,1 procent) en deze functiegroep is ook optimistisch gestemd over volgend jaar (1,5 procent). De afdelingssecretaresse heeft de laagste salarisverhoging gekregen met 1,1 procent en is ook het meest negatief over volgend jaar (1 procent). Jullie staan hierin niet alleen, blijkt uit andere onderzoeken. Ook andere medewerkers in Nederland hebben met deze dalende trend te maken. Arbeidsmarktpositie Een kleine 23 procent is van mening dat hun positie op de arbeidsmarkt is verslechterd. De belangrijkste reden is (net als voorgaande jaren) je leeftijd. Daarnaast ligt het volgens jullie aan het feit dat het niet mogelijk is om een baan te vinden waarin je hetzelfde verdient als nu in je huidige functie. De arbeidsmarkt lijkt voor veel van jullie niet zo goed te zijn. Positie op de arbeidsmarkt Beter
Slechter
Gelijk
11%
23%
66%
Heb je aangegeven dat je positie is verbeterd? Dan is de kans groot dat je een extra opleiding hebt gevolgd. Dat maakt je beter inzetbaar voor een werkgever, maar is helaas in deze tijd natuurlijk nog geen garantie op blijvend werk. Vakbonden gaan voor vast contract Als de looneis van de FNV in 2013 (maximaal 2,5 procent loonstijging) volgend jaar wordt ingewilligd bij alle werkgevers, en het CPB
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 8
008-011_MSM12_ART_2K04.indd 8
een inflatie van 2,25 procent verwacht, dan gaan jullie er effectief op vooruit. Maar dergelijke looneisen worden niet zomaar ingewilligd en de invloed van de vakbonden op de lonen verschilt sterk per bedrijf. Daarnaast zijn vakbonden steeds meer gericht op vaste contracten en het terugdringen van tijdelijke contracten. En dat is niet zo gek. Want een vast contract betekent niet alleen meer zekerheid. Het maakt ook pensioenopbouw makkelijker en voorspelbaarder, en het zorgt voor bijvoorbeeld meer rust op de huizenmarkt. Daartegenover staat dat werkgevers ook in een lastig parket zitten; zij willen graag flexibiliteit in hun personeelsbestand. De regering gaat hierin waarschijnlijk keuzes maken, maar tot die tijd worden de
heT ONDERZOEK Jaarsalaris In het onderzoek maken we onderscheid tussen vast jaarsalaris (VJS) en totaal jaarsalaris (TJS). Het totale jaarsalaris is inclusief bonussen en andere variabele beloningen en is gebaseerd op een 40-urige werkweek. Alle percentages zijn gebaseerd op het totale jaarsalaris, om de vergelijking met vorige jaren mogelijk te maken. Respondenten Het aantal deelnemers aan het onderzoek is hoger dan vorig jaar. Er hebben namelijk 30 procent meer secretaressen meegedaan! Dank daarvoor. In totaal hebben 1200 secretaressen meegedaan aan het salarisonderzoek. Net als vorig jaar is 2 procent man. De gemiddelde leeftijd van de respondenten lag vorig jaar op 41 jaar. Dit jaar op 43 jaar. Jullie werken gemiddeld 8,8 jaar voor de huidige werkgever. De respondenten zijn hoger opgeleid dan vorig jaar. De hoogst genoten opleiding is voor de meesten hbo (38 procent), gevolgd door mbo (35 procent) en havo (13 procent).
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:42
salarisonderzoek
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
008-011_MSM12_ART_2K04.indd 9
60,7%
Welke sector biedt de best betaalde mogelijkheden? Waar is het meeste te verdienen? Werk in de Publiekrechtelijke Instellingen (instellingen die een wettelijke taak uitvoeren) wordt het beste beloond. Daar verdien je gemiddeld € 44.800,-. In de sector onderwijs en wetenschappen wordt gemiddeld het minste verdiend, namelijk € 38.900,-. Dit is het gemiddelde per sector. Maar het salaris hangt natuurlijk ook samen met de zwaarte van de functie. Daarom geven we per functie een terugkoppeling van de salarissen in alle sectoren (zie de grafiekjes per functie). We benoemen de sector waar het meest wordt verdiend voor die functie. In sommige sectoren is er onvoldoende informatie over die specifieke functie. Dan kunnen we dus ook geen uitspraak doen over het salaris. Secretaresse van de Voorzitter van de Raad van Bestuur (RvB) Als secretaresse van de RvB is de zakelijke dienstverlening de beste omgeving. De marktconforme beloning in dit onderzoek is daar € 55.000,-.
Secretaresse Vz RvB € 60.000 € 50.000 € 40.000 € 30.000 € 20.000 € 10.000 .. en . ijn
ns po
Tr a
W elz
...
tie
ea cr
Re
rt
€0 jke
De stijgers Met een stijging van 7,1 procent is de personal assistant de grote winnaar. De managementassistent volgt met een stijging van 6,3 procent. Daarna volgt de directiesecretaresse met een stijging van 5,9 procent. Maar kennelijk is een salarisstijging geen goede indicatie voor een verbeterde positie op de arbeidsmarkt. Want uit jullie antwoorden blijkt dat de stijgers (groen) het meest negatief zijn over hun arbeidsmarktpositie (ruim 26 procent is van mening dat de arbeidsmarktpositie slechter is geworden) en de sterkste daler is juist het meest positief (lichtpaars), namelijk ruim 13 procent is van
68,1%
26,8%
id
De secretaressen van een Lid van de RvB verwachten dat hun beloning volgend jaar verbetert. Zij menen dat een stijging van 1,3 procent mogelijk is. De afdelingssecretaressen verwachten een salarisstijging van slechts 1 procent. Meer salaris blijft de belangrijkste arbeidsvoorwaarde waarin jullie verbetering willen zien (33 procent), maar een vaste baan wordt ook voor jullie steeds belangrijker.
19,9%
12,5%
eli
De dalers Dit jaar is de secretaresse van een Lid van de Raad van Bestuur (RvB) er met een daling van 7,8 procent het meest op achteruit gegaan. Bij haar is vooral het variabele deel van de beloning gedaald. Ook de afdelingssecretaresse is er met een daling van 5,5 procent op achteruitgegaan. Bij haar is vooral de vaste beloning gedaald.
12,0%
Personal Assistant
ht
Voor het gemak hebben we de resultaten van vorig jaar, vergeleken met die van dit jaar. De functies die zijn gedaald hebben we lichtpaars gemarkeerd. Verdien je nu meer of minder?
Officemanager
iek re c
€ 48.100
61,5%
en ...
€ 46.400
26,4%
rh e
Personal Assistant
12,2%
ve
€ 43.500
Managementassistent
O
€ 42.500
71,4%
ig
er
Ov
Pu bl
Officemanager
69,7%
22,1%
rie
€ 37.300 € 41.900
19,2%
6,5%
ijs
€ 36.600 € 40.500
11,1%
Secretaresse
nd er w
Secretaresse Managementassistent
Afdelingssecretaresse
O
€ 37.600
66,8%
el
€ 36.000
22,3%
st
Afdelingssecretaresse
10,9%
du
€ 44.300
Directiesecretaresse
In
€ 42.800
68,2%
n
Directiesecretaresse
18,2%
nd
€ 48.500
13,6%
Ha
€ 47.600
Secretaresse Lid Raad van Bestuur
g
Secretaresse Lid Raad van Bestuur
73,8%
do ele
€ 47.200
19,0%
nin
€ 45.400
7,1%
de
Secretaresse Voorzitter Raad van Bestuur
Gelijk
rle
TJS
Slechter
ve
VJS
Beter Secretaresse Voorzitter Raad van Bestuur
G oe
De resultaten
Positie op de arbeidsmarkt:
st
Besteding Maar wat kun je nu eigenlijk van je salaris betalen? Kun je je meer of juist minder veroorloven? Daarvoor kijken we naar de consumentenprijzenindex. Deze is 2,25 procent in 2012. Je kunt dus 2,25 procent van de salarisstijging of -daling aftrekken. Afgezet tegen een gemiddelde loonstijging van 1,5 procent betekent dit dat je dit jaar gemiddeld 0,75 procent aan koopkracht hebt ingeleverd1. Het goede nieuws is dat het CPB (Centraal Plan Bureau) positiever is over volgend jaar. Dat verwacht dat de loonstijging in 2013 hoger zal zijn dan het afgelopen jaar.
mening dat de arbeidsmarktpositie verbeterd is. Managementassistenten en personal assistants menen dat zij een verbeterde arbeidsmarktpositie hebben, omdat zij een opleiding hebben gevolgd of omdat zij een zwaardere functie hebben gekregen.
Di en
beloningsverschillen, opbouw van pensioen en de zekerheid van een huis tussen de mensen met een vast contract en die met een tijdelijk contract steeds groter. Ten tijde van het schrijven van dit artikel was er sprake van het nemen van initiatief tot het meer in balans brengen van de verschillen tussen vaste en tijdelijke contracten.
Er zijn onvoldoende waarnemingen in de individuele sectoren voor de secretaresse van een Lid van de RvB om goede uitspraken te doen over het loon.
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 9
22-11-12 16:42
salarisonderzoek
Directiesecretaresse De directiesecretaresse verdient met € 46.200,- het meeste in de handelssector.
Managementassistent Als managementassistent kun je het beste werkzaam zijn in de publiekrechtelijke sector. Daar is de marktconforme beloning voor deze functie € 45.000,-.
Directiesecretaresse
Management Assistent
€ 48.000
de oe G
€ 48.000 € 46.000 € 44.000 € 42.000 € 40.000
rig
.. W elz i
O
ve
en . jn
rt
Pu
bl
O
iek
Tr a
ns po
...
id
eli jke
rh e
ht
ve O
nd
re c
en ...
e
er w
ijs
us
tri
el nd
In d
G oe
de
Ha
do
rle ve en st
O
Di
ve
rig
... en jn
W elz i
Tr a
ve
tie
ea cr
Re
Pu b
O
ijs rw
nd e
rt
ea cr
Re
ns po
... rh lie eid kr ec ht eli jke ...
tie
en
e tri
l nd e
In
du s
ele
Ha
e
O
Di
G
oe d
en st v
er
do
len
ing
n
nin
ele
g
n
€ 38.000
Secretaresse Als secretaresse kun je dit jaar het beste werken bij de overheid. Die verdient marktconform een beloning van € 39.300,-.
Personal assistant Het aantal respondenten voor de functiegroep personal assistant stijgt gestaag. Deze functiegroep komt voor in de marktsector en vooral in de zakelijke dienstverlening. Daar is het marktconforme loon ook het hoogst met € 54.400,-.
Secretaresse
Personal Assistant
€ 40.000 € 39.000 € 38.000 € 37.000 € 36.000 € 35.000 € 34.000
€ 56.000 € 54.000 € 52.000 € 50.000 € 48.000
€ 33.000 € 32.000
008-011_MSM12_ART_2K04.indd 10
rig
O ve
.. en .
W elz
ijn
t or
Tr a
ns p
... jke eli
rh e
ht
tie
a re
c Re
Pu
bl
iek
re c
ve O
ijs w er
nd
id
... en
e tri us
l nd e
In d
Ha
O
G
oe d
e
do
ele
g nin rle ve st Di
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 10
n
€ 44.000
en
rig
O ve
... en jn
rt po ns
Tr a
W elz i
e. ..
kr ec
ht e
lijk
eid
...
ve
Re
bl ie
O
tie
ea cr
Pu
er nd O
rh
en
rie
w
ijs
st
l
du
In
Ha nd e
ele
G oe
de
rle
do
nin
g
n
€ 46.000
ve st
ve rig
€ 50.000
€ 40.000 € 39.000 € 38.000 € 37.000 € 36.000 € 35.000 € 34.000 € 33.000 € 32.000 € 31.000
en
en ...
Officemanager De officemanager kan het beste solliciteren naar een functie in de onderwijs- en wetenschappensector. Daar wordt gemiddeld € 49.000,- verdiend.
Office Manager
Afdelingssecretaresse
Di
O
Re
ijn
g
do e
nin rle st ve en Di
Afdelingssecretaresse Een afdelingssecretaresse scoort het hoogste in de categorie ‘overig’ met € 39.400,-. Er is geen specifieke definitie voor deze sector. Daarom benoemen we de nummer 2, namelijk de sector Welzijn en Gezondheidszorg. Daar kan de afdelingssecretaresse € 38.800,verdienen.
tie
ea cr
po rt
ve rig
en ...
O
ijn
W elz
Tr an s
po rt
a re
c Re
Ha
de oe
tie
nd el In du st O rie nd er w ijs en ... O Pu ve rh bl eid iek re ch te lijk e. ..
Di
G
en
st ve
rle
do e
nin
g
len
€ 36.000
Tr an s
€ 38.000
W elz
€ 40.000
nd el In du st O rie nd er w ijs en ... O Pu ve rh bl eid iek re ch te lijk e. ..
€ 42.000
len
€ 44.000
€ 46.000 € 45.000 € 44.000 € 43.000 € 42.000 € 41.000 € 40.000 € 39.000 € 38.000 € 37.000 € 36.000 € 35.000 Ha
€ 46.000
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:42
salarisonderzoek
Onderhandelen Meestal wordt je loon gebaseerd op de inhoud van de functie. Deze wordt geanalyseerd op zwaarte. De zwaarte van de functie wordt onder andere bepaald door hoe ingewikkeld je werk is, hoeveel invloed je hebt op de resultaten van de afdeling of organisatie, of over hoe inhoudelijk je werk is. Hierna volgt automatisch een indeling in een bepaalde schaal. Als je organisatie geen salarisstructuur heeft, kun je makkelijker onderhandelen over het individuele salaris. Het kan ook zijn dat de salarisstructuur van de gehele organisatie onder marktconform is. Je kunt dan via de ondernemingsraad of via de HR-afdeling vragen naar een beloningsonderzoek voor alle functies in de organisatie.
lleen een auto te bieden als deze echt noodzakelijk is. De cataloa guswaarde van de leaseauto bedraagt meestal € 22.500,-. Officemanagers in de zakelijke dienstverlening maken de grootste kans om daarvoor in aanmerking te komen (5 procent). Net als vorig jaar is dit aantal laag. Leidinggeven Een behoorlijk aantal van jullie geeft leiding: ruim een kwart van de geënquêteerden. Leidinggevenden verdienen gemiddeld € 3200,bruto per jaar meer dan hun niet-leidinggevende collega’s.
Vast contract Een vast contact hebben wordt voor jullie echter steeds belangrijker. Je hebt dit niet alleen nodig omdat er dan meer zekerheid is in het werk. Een vast contract is ook nodig voor een hypotheek. Een vast contract kun je niet zomaar afdwingen. En het is soms lastig in te schatten wanneer je erom kunt vragen. Voor een organisatie is het belangrijk dat ze voldoende omzet of budget verwachten de komende jaren. Daar kun je om vragen. Op die manier krijg je wat meer informatie of je kunt rekenen op een vaste baan.
Tot slot De respons op dit onderzoek wordt steeds hoger. We hebben bijna weer de aantallen van vóór de crisis. Daar zijn we blij mee. Toch hebben we nog relatief weinig respondenten in de sectoren goede doelen, transport, publiekrechtelijke instellingen en de recreatie. Mocht jij, of iemand die je kent in deze sector als secretaresse werken, dan nodigen wij jullie van harte uit om volgend jaar ook mee te doen. Het onderzoek wordt namelijk met meer respondenten steeds beter. Hoe meer managementondersteuners meedoen, hoe nauwkeuriger wij kunnen vertellen wat je verdient of waar je recht op hebt. Gunstig voor jou en je toekomst!
Vakantie Een secretaresse heeft gemiddeld 24 vakantiedagen. Als je voor vrije tijd gaat, kun je het beste in de sector onderwijs en wetenschappen werken. Dat is goed voor 34 vakantiedagen. In de goededoelensector krijg je het minste, namelijk 21 vakantiedagen. Sommige organisaties betalen de overuren uit in tijd (ADV/ATV). Dan is het mogelijk om meer vakantiedagen op te nemen. Gemiddeld over alle sectoren gaat het om zo’n 4 dagen.
NB: voor de leesbaarheid gebruiken we in de tekst het woord ‘gemiddelde’. Voor de berekening van alle beloningen maken we gebruik van een mediaan rekenmethode. Een mediaan is de middelste waarneming. In het algemeen geeft dit beter weer wat de marktconforme beloning van een functie is. Heel hoge en heel lage waarnemingen hebben hierdoor minder invloed op de resultaten. En dat is maar goed ook. Want als een enkeling invult dat ze meer dan een miljoen euro krijgt, heeft dat erg veel invloed op het gemiddelde.
Variabel inkomen Ruim 21,3 procent van jullie heeft een bonus ontvangen. Dat is 5 procent hoger dan vorig jaar. De gemiddelde bonus is ook hoger dan vorig jaar. Dit jaar is het gemiddelde € 2300,- terwijl dat vorig jaar nog € 2090,- bedroeg. 4,7 procent van de respondenten heeft een gratificatie ontvangen. Gemiddeld bedraagt deze € 920,-. 11,1 procent heeft een winstuitkering gekregen. Die bedroeg gemiddeld € 1200,-. Respondenten hebben gemiddeld € 500,- minder gekregen dan vorig jaar. Hierdoor komt de uitkering op het niveau van 2009.
Krijg je niet wat je zou moeten verdienen? Kaart het aan bij je leidinggevende. In het artikel over salarisonderhandelingen op pagina 12 vind je wat dat betreft de relevante tips! < 1 Bron: www.statline.cbs, dd. 12-10-2011
12,1 procent van de respondenten ontvangt een onkostenvergoeding. Gemiddeld keert een organisatie daar € 960,- aan uit. Veel werkgevers gaan in 2013 over op de werkkostenregeling. Dit heeft invloed op de hoogte van je onkostenvergoeding (en andere geldelijk te maken vergoedingen). De werkgever mag vanaf volgend jaar een bepaald percentage van de loonsom belastingvrij toekennen aan de medewerkers. Je werkgever zal dus goed gaan nadenken over de vergoedingen die hij nog wel toekent, zodat hij onder die belastingvrije grens blijft. Auto van de zaak 2,8 procent van de geënquêteerden heeft een auto van de zaak. Dit percentage wordt elk jaar lager. Een auto kost namelijk voor de werkgever vrij veel, waardoor veel organisaties ervoor kiezen om
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
008-011_MSM12_ART_2K04.indd 11
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 11
22-11-12 16:42
onderhandelen
Onderhandelen over je salaris
Trek de stoute schoenen aan In deze tijd mag je blij zijn dat je een baan hebt en houdt, dus een voorstel doen voor salarisverhoging is niet zo slim, laat staan dat je in onderhandeling gaat. Toch? Of… niet? Als het wél mogelijk is in je huidige secretaressefunctie meer te gaan verdienen, hoe maak je dat dan bespreekbaar? Inderdaad... door gewoon de stoute schoenen aan te trekken! Tekst Vera Bot
Onderhandelen is een vaardigheid die voor velen lastig onder de knie te krijgen is. Zéker als het gaat om eigenbelang: opkomen voor jezelf en je salaris is spannend. Je zet met je vraag of eis iets op het spel: je kunt een afwijzing krijgen, een keiharde ‘nee’. En wat doe je dan? Afdruipen en zitten mokken? Op zoek naar een andere baan? Terugvechten? Of het gesprek blijven voeren? Onderhandelen is feitelijk een spel, niets meer, niets minder. Een proces waarin je van mening verschilt met je gesprekspartner en met wie je overeenstemming wilt bereiken. Het is geen strijd die je per se moet winnen of een vete die je uitvecht. En krijg je in eerste instantie ‘nee’ te horen, bedenk dan dat dit pas het startpunt van de onderhandeling is, niet het einde. Met de volgende tips ga je met vertrouwen het gesprek in, in plaats van met klotsende oksels en bied je het hoofd aan kritische bazen en onwillige leidinggevenden. Voor kans van slagen zorg je dat je in elk geval één van deze redenen hebt én goede argumenten: 1. Je hebt goede resultaten behaald (verleden) 2. Je hebt aangepaste functie-eisen (heden) 3. Je verwacht hogere eisen (toekomst) Resultaten uit het verleden Handig: je hebt bewijs! Deze resultaten bieden zeker wel garantie voor de toekomst. Je vraagt waardering (loon) voor wat je al hebt bijgedragen. Zorg dus dat je zaken bewaart als: positieve beoordelingen, behaalde resultaten, opgeloste klachten, innovaties, collegiale inzet, mails met complimenten, overwerk. Dit is je ‘portfolio’ waarop je kunt terugvallen. Het ondersteunt je verzoek, en
in slechte tijden kun je aantonen dat je goed gefunctioneerd hebt. Huidige eisen Je vindt dat je huidige functie, of de nieuwe die je gaat invullen, een hogere waardering moet krijgen? Zorg dan dat je ankers hebt voor je salariseis, ofwel: argumenten. Vergelijk je salaris met anderen. Wat verdienen anderen in een vergelijkbare functie bij andere bedrijven? Betrek je gehele arbeidsvoorwaardenpakket erbij, dus ook je vrije dagen bijvoorbeeld, en het aantal uren dat je werkt. Hoe zijn de salarisschalen ingedeeld in jouw organisatie en is er een CAO waarop je kunt terugvallen? Natuurlijk lees je het artikel over het Salarisonderzoek van Management Support en Berenschot, maar je kunt daarnaast een salariskompas op internet raadplegen, zoals de Salariswijzer. Overleg met de interne of externe HR-adviseur. Je kunt vacatures bekijken: wat zijn de eisen en welk salaris staat daar tegenover? Ook bij een vakbond, de OR of de NVD (Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen) kun je navraag doen. Verwachtingen Je bent toe aan een nieuwe uitdaging, wil je meer gaan inzetten en je voornemens verzilverd zien. Dan is het zaak dat je met je leidinggevende vaststelt welke inzet van jou inderdaad méér is dan de gebruikelijke. Deze doelen moeten concreet en meetbaar zijn. Je spreekt samen doelen af, zoals bijdragen aan de cultuur (wekelijkse afdelingsnieuwsbrief samenstellen), innovatie (nieuw systeem gebruiken), kostenverlaging (goedkoper inkopen), professionalisering (stroomlijnen van processen op het secretariaat), nieuwe klanten werven enzovoort.
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 12
012-014_MSM12_ART_3K01.indd 12
Je leidinggevende coacht en ondersteunt je en jíj houdt hem of haar op de hoogte. Stel een moment van officiële beoordeling vast en bespreek dan de concrete vorderingen. Stel ook van tevoren samen de beloning vast. Wat krijg je voor je prestaties? Johan van Dam, werkzaam bij Berenschot en uitvoerder van het Salarisonderzoek, maakt hier nog een kanttekening bij: ‘Wat vraagt deze promotie van je? Bedenk goed of je dat wilt en aankunt. Promotie is niet alleen maar fijn en een erkenning. Het is vaak ook harder werken. Wil je dat wel? Vergeet niet dat een leidinggevende niet alleen blij is met iemand die continu beter wordt en groeit, maar ook met een stabiele werknemer die waarmaakt wat van hem/haar wordt verwacht.’ Het gesprek
Trainer en HR-adviseur Els Frigge heeft tips voor het gesprek zelf. ‘Het belangrijkste is natuurlijk dat je goed beslagen ten ijs komt. Dat betekent dat je je functieprofiel hebt bekeken en precies weet wat je doet, vooral ook de taken en verantwoordelijkheden die niet in je profiel staan. Nieuwe taken en
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:43
onderhandelen
deur’ een compliment aan jouw adres maakt, tegen je leidinggevende, liefst vóór jouw gesprek. Dat is een mooie binnenkomer. Dat is niet gelijk aan ‘jezelf op de borst slaan’, maar aan ‘jezelf zichtbaar maken’.’
Do’s 1. Durf je wensen te uiten. Wees dus niet bij voorbaat bang dat je ‘nee’ te horen krijgt. Immers, als je je wensen niet uitspreekt, kan een ander ze ook niet vervullen. 2. Wees vasthoudend, bewaak je eigen grenzen. Neem geen genoegen met vage toezeggingen en blijf tactvol, je wilt immers de relatie goed houden. 3. Blijf scherp, houd rekening met onverwachte wendingen in het gesprek.
Nee Krijg je een ‘nee’ te horen? Druip dan niet af, schrik er niet van en accepteer het dus ook niet meteen. Onthoud ook dat die ‘nee’ niet tegen jou als persoon is, alleen tegen je vraag of eis. En laat je niet met een kluitje in het riet sturen. Je baas kan verschillende dingen zeggen: ‘Daar heb ik geen budget voor’ of ‘Als ik jou een verhoging geef, moet ik dat bij de anderen ook doen’. Blijf dan in gesprek, stel vragen. Is hij tevreden? Waarmee dan? Hoe doe je het? Zijn er groeipunten? Houd vol, blijf vragen stellen: hoe zit dat dan? Hoe werken deze salarisschalen? Wat kan ik doen om die verhoging wél te verdienen? Stel dat je salaris echt onder het gemiddelde zit, zeg dat dan ook en vraag om meer. Durf de discussie aan te gaan. Je kunt ook vragen wanneer het dan wél kan: wanneer het wél in het budget kan worden opgenomen. Spreek een termijn af en een bedrag; over een halfjaar krijg ik er een x bedrag bij. Stuur na het gesprek een bevestigingsmail met daarin de afspraak.
Don’ts 1. De onderhandeling zien als een persoonlijke strijd die je moet winnen. 2. Oude koeien uit de sloot halen. Ga niet in het verleden wroeten; dat verkleint de kans op een oplossing. 3. Te snel reageren vanuit emoties: verontwaardiging, boosheid. Probeer bij frustratie afstand te nemen van de situatie; neem een time-out en raap jezelf bij elkaar. Vervolg het gesprek eventueel op een andere dag. 4. Een beslissing nemen als je onder druk wordt gezet.
meer verantwoordelijkheid kunnen in de loop der jaren vanzelf groeien zonder dat je dit terugziet in functietitel en beloning. Dit is de basis van waaruit je je onderhandeling start.’ Maar naast een goede voorbereiding zijn nog meer zaken van belang: ‘Géén emotioneel gedrag bij tegenslag: niet boos worden als je ‘nee’ te horen krijgt en niet in tranen uitbarsten. Begin het gesprek niet vanuit het standpunt: ‘Maar ik heb er recht op!’ Ga het gesprek in vanuit rust en houd het zakelijk. Loopt het gesprek vast? Neem dan een time-out. Zeg: ‘Ik merk dat we vastlopen en niet nader tot elkaar komen. Zullen we op een ander tijdstip verder gaan’?’ Bedrag Neem een bandbreedte in gedachte, zegt Frigge: ‘Weet je streefwaarde en de ondergrens, het bedrag waar je uiteindelijk ook tevreden mee bent. Zet niet té hoog in, wees reëel. Weet wat de salarissen zijn voor jouw functie, in je eigen organisatie maar ook daarbuiten. Ga niet overvragen, daarmee maak je je niet geloofwaardig.’
Jeanette de Haas, van De onderhandelcoach.com, geeft het advies vooral niet te bescheiden te zijn. ‘Dat is de valkuil van veel vrouwen. Vrouwen hebben meer moeite met salarisonderhandelingen. Ze druipen eerder af. Een ‘nee’ vatten ze ook vaak op als afwijzing van hun persoon, maar het is simpelweg een ‘nee’ tegen hun vraag of eis. Vat het vooral niet persoonlijk op!’ Ze heeft nog een tip: ‘Zorg dat een ‘ambassa-
Schalenstructuur Zit je aan de top van je salarisschaal? Johan van Dam meent dat je ook dan kunt praten over een hogere beloning: ‘Je kunt bijvoorbeeld een eenmalige extra beloning vragen als je een nuttig project met succes hebt afgerond. Zeker als het niet behoort tot het normale takenpakket. Zorg ervoor dat je hierover van tevoren afspraken maakt, in plaats van achteraf vragen om een extra beloning. Jij wilt graag dat je leidinggevende voorspelbaar is in het oordeel. Andersom is
tips Tijdens de onderhandeling •• Wees stellig. •• Vermijd verzwakkende woorden en zinnen als ‘toch?’, ‘misschien’ en ‘denk je niet?’ •• Verontschuldig je niet voor wat je wilt zeggen. Dus niet: ‘Sorry, maar ik vind dat…’ •• Vermijd een vragende toon. Buig het einde van je zinnen naar beneden in plaats van naar boven, anders lijkt het alsof je constant om bevestiging vraagt. Wees kort, direct en houd het zakelijk •• Verlies je niet in allerlei details. Houd de hoofdlijn in gedachte zodat je gesprekspartner zijn concentratie niet verliest.
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
012-014_MSM12_ART_3K01.indd 13
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 13
22-11-12 16:43
onderhandelen
het ook zo dat een leidinggevende graag wil weten wat je nu zelf verwacht en wenst. Wees daarin reëel, maar niet onderdanig.’ Denk ook eens aan eigenschappen als zorgzaamheid, ordelijkheid en vooruitdenken die gewaardeerd worden in het vak van ondersteuner. Van Dam: ‘Het zijn moeilijk te meten begrippen, maar zorg ervoor dat er meer dan één keer per jaar wordt geëvalueerd of je juist daarin uitblinkt.’ Onderhandelcoach De Haas: ‘Of oriënteer je op andere banen binnen het bedrijf. Ga in gesprek met de personeelsfunctionaris en kijk of je een andere functie kunt gaan doen met meer verantwoordelijkheid, tegen een hogere beloning. Als de organisatie je niet kwijt wil, is men vast bereid samen met jou een andere functie te vinden.’ Van Dam benadrukt: ‘Bij dit alles geldt: maak afspraken en zet deze op papier. Dan is het voor alle partijen helder. Heb je ooit in het verleden te vage afspraken gemaakt, of zijn ze nooit vastgelegd, sta er dan op dat dit verbetert en vraag om opheldering. Je hebt het recht om te weten wanneer je het goed doet, en wanneer niet.’ Andere voorwaarden Is salarisverhoging echt niet mogelijk, dan zijn er meerdere opties. Betrek bijvoorbeeld de secundaire arbeidsvoorwaarden erbij. Denk aan: •• Training, opleiding, coaching of loopbaantraject •• Kilometervergoeding
•• minimaal aantal vakantiedagen •• atv-dagen •• mogelijkheid tot thuiswerken Veronderstelde wensen van de ander •• gemotiveerde medewerker •• goed opgeleide medewerker •• flexibele medewerker •• medewerker met kennis van zaken •• bereidheid tot jobrotation •• enthousiasme voor de organisatie Catharina Blaauw operationeel manager bij Schoevers Professional (schoevers.nl) geeft de tip om van de onderhandeling een win-winsituatie te maken, zodat beide partijen erop vooruitgaan. De stappen hieronder laten je zien hoe je je eisen en wisselgeld in kaart brengt. Je wisselgeld is datgene wat je bereid bent op te geven om je doel te bereiken.
Wat heb ik de ander te bieden •• opleiding/training volgen in eigen tijd •• flexibiliteit in overwerken •• deelnemen aan commissies •• kennis en kunde om indien nodig werk van collega’s over te nemen
STAP 1 Mijn wensen zijn •• bepaald minimaal salaris •• winstuitkering •• opleidingsmogelijkheden
•• Representatiekosten •• Bijdragen in kosten kinderopvang •• Bijdragen in abonnementen, lidmaatschappen •• Bijdragen in pensioen •• Bijdragen in ziektekosten en levensloop-
HET VERHAAL VAN... ... Aniek Wouters, coördinator officemanagement ‘Na jaren goede beoordelingen op basis van mijn functioneren zonder noemenswaardige salarisverhoging, heb ik de stoute schoenen aangetrokken. Ik zette mijn bescheidenheid opzij en vroeg mijn manager wat ik moest doen voor een ‘zeer goede’ beoordeling. Slechts 5 procent van het personeel kreeg zo’n beoordeling. Ze schrok ervan! Mijn sterke punten zijn dat ik een bruggenbouwer ben, ik ben creatief, communicatief sterk en ik heb oog voor organisatiebrede behoeftes. We hebben toen aan het begin van het nieuwe jaar resultaatgerichte afspraken gemaakt: de aankleding van het gebouw kwam op mijn bordje. Voortvarend ging ik aan de slag met de afdelingen Facility, Communicatie en Inkoop. Resultaat: kleurrijke bestickering. Op tijd. En binnen het budget. Omdat ik al hoog in de salarisschaal zat, ben ik akkoord gegaan met een loopbaantraject als alternatieve beloning. Mijn tip? Maak inzichtelijk wat je werkzaamheden zijn. Mijn ervaring is dat managers een ‘verkeerd’ beeld hebben van wat ons vak inhoudt. Sommige zaken, zoals bijeenkomsten organiseren, zijn complexer en tijdrovender dan ze lijken. Vertel dus dagelijks kort over de stand van zaken, zo kweek je begrip, dit komt de efficiëntie ten goede. En je manager kan jou beter beoordelen!’
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 14
012-014_MSM12_ART_3K01.indd 14
STAP 2 Wat kan de ander mij bieden •• carrièremogelijkheden •• steun van de organisatie bij opleiding en training: investering in tijd •• financiële vergoeding voor opleiding •• investering in werkplek thuis: laptop, I-pad, smartphone
regelingen •• Bijdragen in spaarregelingen •• Telefoon- en internetvergoeding Geloofwaardigheid Lopen al je pogingen op niets uit, ook al praat je als Brugman, dreig dan niet met opstappen. Zeg alleen dat je om je heen gaat kijken naar ander werk als je dat écht van plan bent, en daadwerkelijk opstapt als je iets beters vindt. Anders zit je over een jaar wéér bij dit gesprek, en dat doet je geloofwaardigheid geen goed. Daarbij kan de relatie met je leidinggevende verstoord raken. Wat je wel kunt doen is solliciteren, puur om uit te vinden welk salaris je dan kunt verdienen, en hoe je in de markt ligt. Daarnaast is het een goede oefening: een brief en cv schrijven, een gesprek voeren en jezelf presenteren (lees: verkopen). Wie weet waar dat op uitloopt? Meer weten? Gericht onderhandelen, Arjan Broere Salarisonderhandelen, Robert Castermans Onderhandelen over je prioriteiten (training Management Support) <
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:43
persoonlijke ontwikkeling
Job crafting
Hoe je je baan leuk(er) maakt Hoe ga jij elke dag naar je werk? Heb je zin in de nieuwe dag? Vind je het leuk om met je collega’s samen te werken? Heb je zin in die klus die vandaag af moet? Of kom je met moeite je bed uit en merk je dat je energie wegvloeit door alle routine die in je werk is geslopen? Wanneer je de uren telt tot je weer naar huis mag wordt het tijd actie te ondernemen en je energie te stoppen in job crafting, ofwel: het upgraden van je baan. Tekst Els Frigge
Job crafting betekent ‘je functie herstructu reren’. Wrzesniewski en Dutton introduceer den de term al in 2001. Zij deden onderzoek naar het actief vormgeven van je baan. (http://webuser.bus.umich.edu/janedut/ POS/craftingajob.pdf.) De mensen die dit doen zijn diegenen die zelf zorgen dat ze gemotiveerd en bevlogen blijven. En dat is best handig in deze tijd. Je kunt natuurlijk op zoek naar een nieuwe job als je niet meer gemotiveerd bent, maar in deze tijd van economische crisis is het lastig om de baan van je dromen te vinden en te krijgen. Daar om is job crafting nu een actueel thema ge worden. In plaats van wanhopig te sollicite ren, kun je positieve energie stoppen in je huidige baan en deze interessanter, uitda gender of gewoon leuker maken.
Invloed Voel je je niet zo happy in je werk? Dan kunnen deze redenen meespelen: •• Je ziet geen ruimte voor zelforganisatie van je werk. •• Je hebt het gevoel dat jij of je mening er niet toe doet. •• Je voelt je niet gezien of gewaardeerd •• Je draait te veel op routine en ervaart geen uitdaging. •• Je hebt te weinig sociale contacten. Deze negatieve gevoelens en ervaringen kunnen leiden tot stress en de oplopende psychische druk die daaruit voortkomt kan zelfs ziekmakend zijn. Maar niet iedereen heeft hier last van. Uit onderzoek blijkt dat mensen die in staat zijn deze stress om te
zetten in positieve actie die druk veel minder ervaren. Als vanzelfsprekend en vaak onbe wust doen zij aan jobcrafting: zij nemen het heft in eigen hand en weten hun werk daar door zinvoller te maken. Dat leidt tot meer plezier in het werk, meer waardering en daardoor meer motivatie. Met job crafting oefen je dus invloed uit op je baan en de zin van je werk. Voor job craf ters is werk belangrijk voor het ontwikkelen van een positief zelfbeeld en het hebben van sociale contacten. Door deze houding zijn zij eerder geneigd hun functie zó uit te oefenen dat deze voldoet aan hun behoeften. Doorbreek negatieve spiraal Als je jezelf af en toe betrapt op negatieve gedachten over je werk, kun je daar nu se
Voorbeelden van job crafting Mia, 45: ‘Ik heb eenmalig in een project meegewerkt en had daar zoveel plezier in! Daarna miste ik het werken in zo’n team. Ik heb op eigen initiatief andere actieve secretaressen opgezocht en voorgesteld een verbeterproject te starten voor het secretariaat. Het management reageerde blij verrast op dit voorstel en we kregen toestemming én tijd om het project uit te voeren. Het leverde me veel waardering op én meer plezier in mijn werk!’ Ellen, 34: ‘Ik haal ongelooflijk veel voldoening uit het maken van (bijna) perfecte PowerPointpresentaties. Helaas gaf mijn manager maar weinig presentaties. In een teamtraining met het secretaresseteam bracht ik dit naar voren en collega’s reageerden verrast: ‘Dat meen je niet, ik vind het vreselijk’ en ‘Dat wist ik helemaal niet’. We spraken af dat mijn collega’s presentaties aan me zouden doorgeven, onder voorwaarde dat zij op dat moment wat werk van mij zouden overnemen. Resultaat: ik voel me gewaardeerd en ik word steeds beter in het maken van de presentaties. Het levert me nog meer waardering op.’ Nog een persoonlijk voorbeeld: laatst was ik in een ziekenhuis en moest een aantal vervolgafspraken maken. Vanwege mijn onregelmatige werk valt dat niet mee. De assistente maakte er een buitensporige sport van om alle afspraken helemaal volgens mijn wensen in te plannen en dat was echt niet makkelijk. Ze beet zich erin vast met een lach en met een ‘het-zal-me-lukken-mentaliteit’. Dit had ik nog nooit meegemaakt! Ze haalde duidelijk voldoening uit het uiteindelijke succesvolle resultaat en mijn waardering hiervoor.
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
015-017_MSM12_ART_3K02.indd 15
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 15
22-11-12 16:44
persoonlijke ontwikkeling
Gevolg: je inzet en motivatie kelderen, de kwaliteit van je werk neemt af, daardoor krijg je nog minder waardering en wordt je motivatie nog minder. Je vond het allemaal al niet erg leuk meer, maar door je eigen houding wordt het allemaal nog minder leuk. De kunst is deze negatieve spiraal te doorbreken en weer bevlogen te raken. Het leuke is dat je dan vanzelf weer meer waardering krijgt en daardoor gemotiveerd raakt. Bevlogenheid Laten we eerst eens kijken waar bevlogenheid vandaan komt. Al in 2003 schreef A.B. Bakker, nu professor aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam, een verhelderend essay met de titel: ‘Bevlogen aan het werk’. www.beanmanaged.eu/ pdf/articles/arnoldbakker/article_arnold_bakker_98.pdf.) Bakker vraagt zich in zijn essay af: ‘Wat maakt dat mensen ondanks een hoge werkdruk, lange werkdagen en met buitengewoon veel inspanning niet opbranden? Waarom hebben ze juist bijzonder veel plezier in hun werk en voelen ze zich fit en kiplekker?’ Het antwoord hierop is verrassend simpel: als je nergens energie uit kunt halen, lukt het bijna niet om de negatieve aspecten (stressoren) van hoge taakeisen aan te kunnen. In iedere baan kom je wel negatieve aspecten tegen zoals: te hoge werkdruk, veeleisende klanten, een onplezierige werkomgeving of conflicten. Als daar tegenover geen positieve energiebronnen staan, kun je cynisch of apathisch worden of zelfs een burn-out krijgen.
Hoog
Kun je je voorstellen dat je in een negatieve spiraal terechtkomt als je: -- onvoldoende energie van je taken krijgt -- én onvoldoende energie van de relaties op je werk -- én je werk als onvoldoende zinvol ervaart -- én onvoldoende waardering ervaart?
Voor jong én oud En zeg ook niet: dit gaat alleen op voor jonge mensen. Een onderzoek van TNO (www.tno.nl/downloads/0609_tno_special_ peter_smulders.pdf) zegt iets anders: ‘Bevlogenheid voor het werk neemt toe met het ouder worden. Ouderen zijn zelfs bevlogener dan jongeren. Aarzelingen van werkgevers om oudere werknemers te behouden hebben dus geen grond. Ouderen die willen werken zijn gemotiveerde en gecommitteerde mensen, die verdienen te werken’, aldus het onderzoek.
Bevlogen Stappenplan Nu je weet dat het plezier in je werk sterk samenhangt met te hoge of te lage taakeisen en de energiebronnen waaruit je kunt putten kun je echt aan de slag met jobcrafting:
Apathie
Verveling
Stap 1. Inventariseer de taakeisen die je als te hoog ervaart; de stressoren in je werk. Stap 2. Inventariseer de taakeisen die je als te laag ervaart; die verveling veroorzaken.
Hoog Laag Energiebronnen Naast de mate van stressoren in de taakeisen en de aanwezigheid van energiebronnen spelen persoonskenmerken, competenties en lichamelijke conditie natuurlijk ook een rol bij het wel of niet bevlogen kunnen zijn. Toch is het zinvol om voor jezelf te na te gaan wat je kunt doen aan je werkomstandigheden om je baan weer leuk te gaan vinden.
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 16
015-017_MSM12_ART_3K02.indd 16
Stress
Taakeisen
1. Van welke taken krijg je energie en van welke juist niet? 2. Van welke relaties op je werk krijg je energie en van welke niet? 3. Ervaar je je werk als zinvol of juist niet? 4. Ervaar je waardering voor wat je doet of juist niet?
Positieve energiebronnen zijn: loopbaanmogelijkheden, zekerheid van een baan, steun en waardering van collega’s en leidinggevende, vrijheid, feedback en mee kunnen beslissen. Maar andersom werkt het ook: ook al zijn er veel positieve energiebronnen, dan werkt dit niet bij te lage taakeisen. Dat leidt weer tot verveling. Zowel taakeisen als energiebronnen zijn dus van invloed op je bevlogenheid (zie onderstaand schema).
Laag
rieus korte metten mee maken. Begin eerst kritisch naar je eigen werksituatie te kijken en het gevoel dat je werk je geeft:
Voorbeelden stressoren
Werkdruk Te veel routinewerk Te veel adhoc werk Te hoge taakeisen Te lage taakeisen Weinig invloed Weinig waardering Weinig uitdaging Weinig contacten Onduidelijk beleid Onduidelijke werkverdeling Negatieve werksfeer Geen ontwikkelmogelijkheden Gevoel van zinloos werk Tegenstrijdige opdrachten Eenzaam voelen Voorbijgelopen voelen
Stap 3. Inventariseer de energiebronnen die jij nodig hebt. Let wel, dit is heel individueel. De een wil graag meer sturing als energiebron terwijl de ander juist meer zelfstandigheid wil. Veranderingen Na deze stappen kun je conclusies trekken over wat je veranderen wilt in je baan. Wil je iets doen aan de te hoge of lage taakeisen,
Voorbeelden energiebronnen Steun van leidinggevende Steun van collega’s Waardering Zinvol werk doen Uitdagend werk doen Afwisselend werk Vrijheid om werk in te delen Vrijheid om initiatieven te nemen Eigen verantwoordelijkheden Positieve werksfeer Persoonlijke contacten Je gehoord voelen Inspraak, meebeslissen Invloed op beleid Ontwikkelmogelijkheden Mogen experimenteren Samenwerken
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:44
persoonlijke ontwikkeling
het aantal energiebronnen, of is het een mix van alle drie? Vervolgens kijk je wat je zelf kunt veranderen en waar je hulp van collega’s of je leidinggevende voor nodig hebt. Denk bij te lage taakeisen aan: zelf meer initiatief nemen om voor jou interessante taken naar je toe te trekken. Bied bijvoorbeeld je hulp aan aan anderen, regel een interne stage, ga in de OR, ga in een projectteam meedraaien of start zelf een project. Bij te hoge taakeisen kun je een gesprek aangaan met je leidinggevende om die eisen die stress geven naar beneden te krijgen, maar kijk ook zelf hoe je daar op een positieve manier invloed op uit kunt oefenen. Misschien moet je je eigen gedrag wel aanpassen en minder chaotisch werken, minder perfectionistisch willen zijn, ophouden je
TEST JE BEVLOGENHEID Op www.managementsupport.nl staat een leuk ‘bevlogenheidstest’. Je vindt ‘m onder bonuscode 1212.1
overal mee te bemoeien of te laten afleiden. Ook dat kan helpen de stressoren in je werk weer op normaal niveau te krijgen. Constateer je te weinig energiebronnen in je werk, ga daar dan actief naar op zoek. Afhankelijk van wat je nodig hebt kun je bijvoorbeeld leuke cursussen doen, collega’s opzoeken waar je energie van krijgt, zelf om feedback vragen, gewoon rondlopen in je organisatie en een praatje maken met klanten. En vertel ook je leidinggevende wat je behoeften zijn. Gedachten lezen kan niemand, dus wees duidelijk in je wensen. Durf je uit te spreken. Kijken met een nieuwe bril Wanneer je al lang in een organisatie werkt, zit je zelf ook vast in negatieve patronen: ‘Daar heb je die rommelige manager weer die niets kan vinden’, ‘Weer een nieuwe die ik in moet werken’, ‘Ik krijg nooit eens waardering voor wat ik doe’. Denk eens vanuit een ander standpunt: ‘Daar heb je die rommelige manager weer,
fijn dat ik hem kan helpen meer structuur aan te brengen zodat hij zijn werk goed kan doen’, ‘Leuk een nieuwe collega, ik ga zorgen dat ze snel en goed ingewerkt wordt. Daar kan ik straks veel plezier van hebben’. En wat die waardering betreft, je moet het ook zíen. Niet alles wordt geuit in woorden maar de waardering is vaak verpakt in ‘doetaal’: de manager die ongevraagd koffie voor je inschenkt, de collega die aanbiedt je werk over te nemen als jij een vrije middag wil, de klant die je vrolijk begroet en… vul maar in. Met een nieuwe bril op, het aanpakken van te hoge of te lage taakeisen en met het uitbreiden van je energiebronnen, ben je echt met job crafting begonnen. Succes! Zie ook: Boek Mooi werk, Mark van Vuuren en Luc Dorenbosch (specifiek over jobcrafting) (www.uitgeverijboom.nl/boeken/psychologie/mooi_werk_9789461054784). En/of: www.tno.nl/downloads/Praktijkboek%20Job%20Crafting%202011.pdf. <
Advertentie
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
015-017_MSM12_ART_3K02.indd 17
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 17
22-11-12 16:44
persoonlijke ontwikkeling
Functieprofielen anno 2013
Wat voor secretaresse ben jij? Directiesecretaresse, managementassistent, afdelingssecretaresse, personal assistent, secretariaatsmedewerker, junior secretaresse, officemanager. Hoe wordt jouw functie eigenlijk genoemd? In secretaresseland zijn tientallen functiebenamingen in omloop. Best verwarrend, want dat maakt het onderscheid tussen functieprofielen en de daarbij behorende functiewaarderingen niet gemakkelijk. Tekst Marjo van Lijssel
Zoveel secretaressen, zoveel functieprofielen Marja van Veen, werkzaam bij een zorgverzekeraar, heeft in de loop der jaren al verschillende secretaressefuncties vervult. ‘Bij elke baan kreeg ik een andere functienaam’, vertelt ze. ‘Variërend van managementassistent en secretaresse tot administrative coördinator. Qua kerntaken verschilden de functies echter niet zo veel.’ Nu is Marja Secretaresse Raad van Bestuur, samen met nog twee collega’s. ‘Hoewel onze functienaam contractueel vastligt, noemt mijn ene collega zich managementassistent en de andere personal assistant, heel typisch. Secretaressen hebben kennelijk ook de behoefte zich te onderscheiden qua functienaam. Persoonlijk heb ik een andere definitie voor een personal assistant. Ik ben het zelf geweest bij een organisatie en kon het geen secretaressefunctie noemen. Sterker nog, ik had mijn eigen secretaresse en hield me alleen bezig met inhoudelijke zaken op managementniveau. In mijn loopbaan heb ik gemerkt dat de manier waarop invulling wordt gegeven aan een functie, sterk organisatie- en brancheafhankelijk is. Ook je manager speelt een be-
langrijke rol; hoeveel vrijheid geeft hij jou, hoeveel vertrouwen heeft hij in jouw capaciteiten? Ziet hij je ook als volwaardig sparringpartner of uitsluitend als uitvoerend ondersteuner? En niet te vergeten jijzelf; wat zijn jouw competenties, wat wil je bereiken? In mijn huidige functie werk ik zelfstandig. Van mijn werkgever krijg ik gelukkig alle vrijheid. Ik creëer veel uitdagingen zoals het organiseren van grote evenementen en bijeenkomsten, en ondersteun mijn manager proactief. Het is een gevarieerde baan. Bepaalde taken zoals agendabeheer, mailverkeer en correspondentie, zie je natuurlijk terug in elke secretaressefunctie. Het is helemaal afhankelijk van de organisatie, je manager, je positie in de organisatie, je competenties en ambities en de manier waarop de functie ingevuld kan worden. Kortom een eenduidige functienaam of functieomschrijving bestaat mijns inziens niet. Prijskaartje Elke werkgever is vrij om een functie een naam te geven en er een eigen omschrijving aan te koppelen. Daar zijn geen richtlijnen voor. ‘Binnen het erkende onderwijs is dat anders geregeld’, volgens Joyce Steenveld, algemeen directeur van Schoevers-Groep. ‘De opleidingsprofielen van onze mbo- en hboopleidingen zijn wettelijk vastgelegd door de overheid, Ecabo en de NVAO. Daar is een curriculum ofwel vakkenpakket aan gekoppeld met een vereist eindresultaat. De niveaus variëren van MBO 3-secretaresse en MBO 4-directiesecretaresse tot HBO Associate Degree Officemanagement. Ik kan me goed voorstellen dat het voor secretaressen
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 18
018-019_MSM12_ART_3K03.indd 18
soms verwarrend is om, eenmaal op de arbeidsmarkt, geconfronteerd te worden met zoveel verschillende functienamen en profielen’, vervolgt Joyce Steenveld. ‘Het is daarom belangrijk dat je als secretaresse je functieprofiel goed doorneemt. Want soms is een managementassistent iemand die op hbo-niveau moet werken en soms ook niet. Schoevers Professionals, onze businessline
FOTOGRAFIE SANNEKE VISSER
‘Er zijn ook zóveel verschillende manieren om dit vak uit te oefenen’, verklaart Gunilla Blijsie, managementcoach en auteur van het vorige maand verschenen boek Managementassistent & manager, speel open kaart... en versterk de samenwerking. ‘Een eenduidige functiebeschrijving bestaat simpelweg niet. Het takenpakket van een secretaresse kan breed, maar ook erg smal zijn. Het hangt bijvoorbeeld af van wat op dat moment in het samenspel met je manager belangrijk is en hoe je eigen rolopvatting is.’
Joyce Steenveld: ‘Het is belangrijk dat je je functieprofiel goed doorneemt´
arbeidsbemiddeling, krijgt regelmatig vragen van bedrijven over hoe ze een bepaalde secretaressefunctie moeten waarderen, vooral vanuit het MKB. Vaak schrijven wij voor hen een functieprofiel en geven advies over de functiewaardering. Daarbij houden we niet alleen rekening met de gewenste competenties en vaardigheden, maar ook met soft skills zoals proactiviteit, creativiteit, beschikbaarheid en flexibiliteit. Is het de bedoeling dat de secretaresse vaak ’s avonds op pad moet met de manager, gaat ze mee op zakenreis, wordt een 24/7 bereikbaarheid ver-
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:46
persoonlijke ontwikkeling
wacht? Zo’n profiel heeft een ander prijskaartje dan een ingekaderde, uitvoerende 9-till-5-job.’ ‘Karakterprofiel het allerbelangrijkste’ ‘Vergeleken met tien jaar geleden is de secretaressefunctie duidelijk veranderd. De belangrijkste verschuiving is meer gelijkwaardigheid. Steeds vaker willen managers sparren met hun managementondersteuners. Bijvoorbeeld over het beleid of het effect van hun gedrag op medewerkers. Ook de uitvoerende secretaresse is zelfstandiger geworden. In 2005 was er nog een duidelijk onderscheid in uitvoerende, faciliterende, adviserende en leidinggevende secretariële functies. Nu zie je een samenvoeging van deze functieprofielen. Puur uitvoerende secretaressen bestaan bijna niet meer. In ons aanbod van opleidingen houden we rekening met deze ontwikkeling. De MBO 3-secretaresse wordt ook faciliterend opgeleid, MBO 4 is een pittige opleiding tot directiesecretaresse waarbij de nadruk ligt op een coördinerende en faciliterende rol. Onze hbo-opleiding levert managementondersteuners die een adviserende en leidinggevende secretariële positie kunnen vervullen, de co-manager.’ Momentopname Een functieprofiel is belangrijk omdat het een kader aangeeft van de functie-inhoud. Toch blijft het volgens Joyce Steenveld een momentopname. Organisaties moeten snel inspelen op economische, technologische en organisatorische ontwikkelingen. ‘Bij secretaressen wordt daardoor steeds meer een beroep gedaan op een verbreding van kennis en kunde. Dat maakt gespecialiseerde opleidingen zo gewild op bijvoorbeeld het gebied van personeels en facility management, PR en eventmanagement of marketing, economie en recht. Daarmee faciliteren we secretaressen om die functieverbreding op een professionele manier te realiseren. Want naast al die verschillende functieprofielen is je eigen karakterprofiel eigenlijk het allerbelangrijkste. Wanneer je creatief, ondernemend en zelfstandig bent, zijn er veel kansen in het secretaressevak. Die moet je wel zelf zien en pakken. Jezelf blijven ontwikkelen is noodzaak om marktconform te blijven. Begin 2013 start onze nieuwe leerlijn: Secretary Next. Deze hebben we speciaal ontwikkeld voor secretaressen die al enige tijd werkzaam zijn, maar hun kennis en vaardigheden zien verouderen door alle veranderingen. In deze leergang komen modules aan bod waar het gaat om de
nieuwste technologieën, digitale communicatie, projectmanagement, Het Nieuwe Werken, timemanagement en geweldloos oftewel effectief communiceren. De opleiding kan in aparte modules gevolgd worden.’ (Zie www.schoevers.nl/secretary-next.) ‘Helaas zien sommige managers de functie van hun secretaresse nog als operationeel. Secretaressen vinden het daarentegen best moeilijk zichzelf te ‘upgraden’ tot sparringpartner volgens Gunilla Blijsie, coach voor managers en managementondersteuners. Op 1 november jl. verscheen haar boek Managementassistent & manager; speel open kaart... en versterk de samenwerking. Daarin zet ze de vier hedendaagse rollen van de secretaresse uiteen; die van timemanager, bureaumanager, emotiemanager en sparringpartner.
Gunilla Blijsie: ‘Mensen vinden emoties laten zien op het werk wel eens lastig’
‘Sommige secretaressen vervullen al deze rollen, anderen vervullen er een of twee’, onderbouwt ze. ‘Het op gelijkwaardig niveau met je manager sparren over inhoudelijke zaken waarbij je ook je eigen visie mag delen is vrij nieuw. Het doel is om samen tot ideeën te komen. Op die manier kan een co-creatie ontstaan die iemand in zijn eentje nooit had kunnen realiseren.’ Er bestaan volgens Blijsie vier ingrediënten voor een krachtige samenwerking tussen manager en managementondersteuner. ‘Wederzijds vertrouwen is de lastigste, want dat is niet meteen concreet. Het moet groeien. De toegevoegde waarde van elkaar zien binnen de organisatie helpt dat proces te versnellen. Ook het ervaren van steun is belangrijk. Juist op momenten dat een van beiden een fout heeft gemaakt. Goed met elkaar overweg kunnen is natuurlijk fijn, maar als daar geen acties uit voortvloeien heeft het weinig zin.’
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
018-019_MSM12_ART_3K03.indd 19
‘Laat je niet uit het veld slaan’ ‘Het tweede ingrediënt is concrete afspraken maken en tot actie overgaan. Erkennen van elkaars emoties en kwaliteiten vind ik een derde voorwaarde voor een krachtige samenwerking tussen manager en managementondersteuner. We zijn geen robots. Iedereen heeft zijn dag wel eens niet. Tijdens coachinggesprekken hoor ik managementondersteuners wel eens zeggen: ‘Gelukkig ben ik niet gaan huilen. Dat vind ik van mezelf dan zo zwak!’ Maar is dat nou echt zo? Het is logisch dat je kunt gaan huilen wanneer iets je echt raakt. Onbedaarlijk huilen kan beter thuis, maar een snik of een traan mag best. Mensen vinden emoties laten zien op het werk nog wel eens lastig. Een goed team daarentegen erkent elkaars emoties. Laat iemand toch eens lekker boos zijn. Morgen is er weer een nieuwe dag. Erken en benut ook elkaars kwaliteiten. Mensen hebben de neiging elkaar op te zoeken omdat ze op elkaar lijken. Maar juist verschillen kunnen je als team sterker maken.’ ‘Het laatste ingrediënt is de professionele dialoog. Ga in alle rust een gesprek aan met je manager. Laat merken dat je geïnteresseerd bent in beleidsmatige kwesties of goede ideeën hebt over bijvoorbeeld het organiseren van een event. Spreek je op een tactische en relationele manier uit, durf een tegengeluid te laten horen en luister goed. Stimuleer elkaar om tijdens een dialoog ook eens ‘out of the box’ te denken, want dat leidt vaak tot innovatieve ideeën. Laat je niet zo snel uit het veld slaan door een mogelijk negatieve reactie van je manager. Probeer het gewoon op een ander moment nog eens.’ <
Titel: Managementassistent & Manager Speel open kaart en... versterk de samenwerking Auteur: Gunilla Blijsie Uitgever: Vakmedianet ISBN: 978 94 6215 041 6 Prijs: € 23,95 Bestellen: www.managementsupport.nl/shop.
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 19
22-11-12 16:46
PERSOONLIJKE ONTWIKKELING
Virtuele verbinder
Secretaresse wordt Community Manager Steno is uit secretaresseland verdwenen en notuleren op de laptop gemeengoed. Wijzigingen in de manier waarop werk wordt uitgevoerd zijn er altijd geweest maar nooit eerder volgden ze elkaar zo snel op als nu en hadden ze zo’n grote invloed op staffuncties. Voel je vooral niet bedreigd door deze veranderingen, maar zie ze als een mooie kans om virtuele verbinder te zijn; de secretaresse als community manager. Een pleidooi. Tekst Léontine de Koning
De secretaresse die zich blijft ontwikkelen is goud waard voor een organisatie. Natuurlijk kun je weerstand voelen bij verandering. Dat is heel begrijpelijk en menselijk. Het ene verandertraject is nog niet afgerond of het volgende wordt gestart en alles moet wéér anders. Maar het verdwijnen van specialistische secretariële taken kun je juist zien als een kans; een kans omdat er met het wegvallen van werkzaamheden en de veranderende werkwijzen ruimte ontstaat voor een nieuwe, vaak zelfs veel leukere dagindeling. En een nieuwe rol. Social media Door social media verandert de manier waarop we communiceren, adverteren en informeren. En de beschikbare online informatie die elke dag op ons afkomt is enorm groot. Zo groot dat deze gefilterd moet worden. Rondom onderwerpen, personen en bedrijven ontstaan online communities. Hierbinnen zal de wirwar aan informatie gestroomlijnd moeten worden. Hierin kan een rol voor jou liggen. Waarom een online community? Talloze bedrijven vinden al via een community en social media nieuwe collega’s, ideeën, klanten en kennis. Diverse onderzoeken wijzen uit dat een goed werkende community kostenbesparend werkt op gebieden als HR, klantenservice en marktonderzoek. Een actieve community zorgt voor een sterkere klantenbinding en werkt stimulerend en innoverend. Er ontstaat tussen bedrijven en tussen individuen een gezonde concurrentie. In het mooiste ge-
val zijn zowel klanten, medewerkers als andere bedrijven actief op social media en delen ze kennis en kunde om van elkaar te leren. Er zijn genoeg succesverhalen. De tegelactie van KLM bijvoorbeeld met de oproep voor een ontwerp van een oud-Hollands tegeltje om daarmee uiteindelijk een vliegtuig te bekleden. Of mijn persoonlijke succes met #ONTSECRETARESSEN™ dat ik volledig heb opgebouwd met en te danken heb aan social media. Door te observeren en
De rol van de secretaresse als gatekeeper en agendabeheerder is aan het vervagen het gewoon te doen, leren we wat wel en wat niet werkt. En fouten maken mag. Impact De veranderingen die het zakelijk gebruik van social media met zich meebrengen hebben een impact op het vak van managementondersteuning. Managers en directeuren zijn veel toegankelijker geworden en handelen WhatsApp-, LinkedIn- en Twitterberichtjes eenvoudig en snel zelf af met een smartphone. De extra schakel van een secretaresse in de afhandeling van e-mail en agendaverzoeken werkt tegenwoordig eerder vertragend dan versnellend. Het Nieuwe Werken, de veranderende werkomgeving en organisatiestructuren zijn een kans voor secretaressen om zich te ontplooien en te profileren op de gebieden waar hun talenten én interesses liggen.
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 20
020-021_MSM12_ART_3K04.indd 20
Extra schakel maakt zwak Voorbeelden van de verwarring die de extra schakel van een secretaresse kan veroorzaken zijn legio en heb ik zelf onlangs weer eens aan den lijve mogen ondervinden tijdens het inplannen van een afspraak met drie directeuren. Een secretaresse belde me op naar aanleiding van de e-mail die ik naar de directeur had gestuurd en zij bood haar hulp aan bij het maken van deze afspraak. Uit ervaring weet ik dat het lastig is om in de agenda van drie di-
recteuren een moment te prikken. Hulp van een secretaresse is dan zeker geen overbodige luxe. Ik vond het dan ook heel aardig van haar. Wat zij echter niet wist, was dat deze afspraak dankzij een sms en een WhatsApp al was gemaakt en zij dus eigenlijk met verouderde informatie uit de inbox van haar directeur aan de slag was gegaan. Na mijn uitleg dat de afspraak al stond, bleek de secretaresse daar niet van op de hoogte te zijn en moest er echt naar een ander moment worden uitgekeken. Met veel schuiven van afspraken en heen en weer mailen kreeg ik uiteindelijk een nieuw agendaverzoek met een nieuw tijdstip. Even later belde de directeur van deze secretaresse dat hij had gezien dat de afspraak was verzet en vroeg me waarom dat was. Ik schoot in de lach en zei dat dit nu
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:47
persoonlijke ontwikkeling
precies de reden was dat ik begin 2011 met #ONTSECRETARESSEN™ was gestart. Secretaressedag wordt Community Managersdag Yammer, MSN Messenger, GroupMe, WhatsApp, Twitter, LinkedIn, Facebook en vele andere social media worden al wel zakelijk gebruikt maar het stroomlijnen van data gebeurt nog te weinig en vaak is er niemand voor verantwoordelijk. Social media wordt er een beetje bij gedaan terwijl het een volwaardige positie binnen elke organisatie verdient. Het profiel van een secretaresse vertoont veel overeenkomsten met het vak van community manager. De informerende en signalerende rol blijft bestaan, alleen wordt deze meer digitaal. Er is zelfs al een jaarlijkse Community Managersdag op de 4e maandag in januari waarop community managers in het zonnetje worden gezet. Het concept blijft overeind Al in 2006 beschreef Jeremiah Owyang, social media specialist, de rol van community manager waarbij de kerneigenschappen luisteren, verzamelen, informeren en antwoorden te onderscheiden zijn. De rol is inmiddels
Léontine de Koning is bedenker en eigenaar van #ONTSECRETARESSEN™, een online magazine voor de innovatieve secretaresse. Meer informatie: www.ontsecretaressen.nl.
complexer en uitgebreider geworden maar is in essentie onveranderd gebleven. Het concept is hetzelfde. De bufferfunctie en de signalerende rol van de secretaresse komt hier volledig in terug. De secretaresse als virtuele spin in het web managet met een dashboard een of meerdere communities en is community manager geworden. Een rol buiten de bestaande kaders De rol van een secretaresse als gatekeeper en agendabeheerder is aan het vervagen waardoor er andere werkzaamheden kunnen worden opgepakt. De secretaresse heeft al aan terrein gewonnen als projectondersteuner, personal en executive assistant maar daarmee zijn nog lang niet alle mogelijkheden benoemd. Gelukkig, want er zijn te veel secretaressen op de arbeidsmarkt om allemaal PA van een CEO te zijn. Secretaressen gaan actief op zoek naar een rol buiten de bestaande kaders. De kernvraag die deze groep secretaressen zichzelf continu stelt, is hoe ze van toegevoegde waarde voor een organisatie kan zijn. Secretaressen sluiten zich aan bij de juiste netwerken en maken zich nieuwe skills eigen. Het is tijd voor een nieuwe rol. <
De zakelijke inzet van social media door een secretaresse is een nog onontgonnen gebied. Ben je nieuwsgierig geworden naar jouw mogelijke toekomst in community management en hoe dat in zijn werk gaat? Kijk dan eens op ontsecretaressen.nl/workshop-Communitymanager voor meer informatie over deze specifieke workshop. Per september 2012 is Léontine werkzaam als Manager Social Sales bij NEXOR B.V. In deze rol houdt ze zich bezig met Social Business, Social media strategie en advies, de ontwikkeling van diverse trainingen en Community Management. Kijk voor meer informatie over NEXOR op www.nexor.nl
Advertentie
nice to meet! Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.
Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444
WS_adv_185x130_MSM.indd 1
E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
020-021_MSM12_ART_3K04.indd 21
10-10-11 11:37
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 21
22-11-12 16:47
PSYCHOLOGIE
Gezocht: betrouwbare, valide test voor zelfontplooiing en loopbaanontwikkeling Het draait deze maand in Management Support Magazine om het Salarisonderzoek. Wil je als secretaresse de onderhandeling aangaan over je beloning, of ga je solliciteren, dan wil je natuurlijk wel weten hoe je in de markt ligt, wat je goede kanten zijn en je ontwikkelpunten, eigenschappen en competenties. Je kunt het zo gek niet bedenken of er is wel een test voor. Maar… heb je er eigenlijk écht iets aan? Tekst Roos Woltering
Na een rondvraag (op LinkedIn en tijdens een workshop voor secretaressen, in totaal zo’n twintig personen) blijkt dat veel secretaressen nog niet veel vertrouwen hebben in tests op het internet. Überhaupt het idee van psychologische tests spreekt een aantal van jullie niet aan. ‘Het blijven toch geautomatiseerde processen die niet alle facetten kunnen raken’ en ‘Je wordt zo in hokjes geplaatst, terwijl elk mens toch uniek is’ zijn reacties die ik terugkreeg. Er zijn ook secretaressen voor wie de tests wél hun nut bewezen hebben. ‘Zeker in de tijd dat ik twijfelde of ik op mijn plek zat bij mijn werkgever, heb ik veel testjes gedaan, van drijfveren tot beroepskeuzetests. Het gaf mij een beter beeld van wie ik ben en wat ik leuk vind.’ Wat vooral naar voren komt is dat de testjes leuk zijn om in te vullen, maar dat jullie niet te veel waarde hechten aan de uitslag.
domme-blondjes-test’ of ben je sensitief, sportief, avontuurlijk, liefdevol, competitief of hooggevoelig? Voor bijna alles is op internet wel een (gratis) test te vinden. Maar hoe scheid je nou het kaf van het koren? Ik bel met Sylvain Engelen, medeoprichter en eigenaar van 123 test BV (een van de grootste aanbieders van gratis en betaalde tests op internet) en vraag of hij mij wegwijs kan maken. Sylvain schept direct duidelijkheid:
Psychodiagnostiek De psychologische tests waarover we het in dit artikel hebben, zijn ontstaan vanuit de psychodiagnostiek, dit is de leer van het stellen van een diagnose op het gebied van de psychologie. In eerste instantie is de psychodiagnostiek ontwikkeld om menselijk gedrag te kunnen voorspellen. Al snel bewees de test zijn economisch nut toen het Amerikaanse leger en het bedrijfsleven ze vanaf de jaren ‘30 van de vorige eeuw inzetten voor het selecteren van de juiste man op de juiste plaats. Tegenwoordig worden tests nog steeds veelvuldig gebruikt in sollicitatieprocedures, dit wordt dan een assessmentcenter of gewoon een assessment genoemd. Door de opkomst van internet zijn er veel meer mogelijkheden gekomen om tests te gebruiken. Van ‘Hoeveel uitstraling heb jij?’ tot ‘De-
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 22
022-023_MSM12_ART_3K05.indd 22
‘Van de tests die je op internet kunt doen, zijn er negen van de tien kwalitatief niks waard. Best leuk om te doen, maar je moet de uitslag van zo’n test met een flinke korrel zout nemen. Maar de tests die wel kwalitatief goed zijn, kunnen zeer nuttig zijn om te doen.’ Feit is dat het doen van tests ontzettend populair is. ‘Alleen 123test.nl heeft al 10.000 bezoekers per dag en op jaarbasis worden er 2,5 miljoen tests afgenomen’, aldus Sylvain.
kwaliteit van de test Validiteit Meet de test wat deze zegt te meten. Bijvoorbeeld: meet een thermometer daadwerkelijk hoe warm het is in graden Celsius of doet hij dat in Fahrenheit? Dus meet een test over loopbaankeuze daadwerkelijk welke baan goed bij jou zou passen en bijvoorbeeld niet wat je in je vrije tijd het liefste zou doen? Betrouwbaarheid Is de test betrouwbaar? Ofwel, geeft de test iedere keer dat je deze doet, ongeveer dezelfde uitslag? Om bij het voorbeeld van de thermometer te blijven: als je een thermometer in badwater van 38 graden hangt, moet hij 38 graden aangeven en niet de ene keer 35 en de andere keer 40 graden. Bij bijvoorbeeld een Big Five betekent dit dat je scores elke keer ongeveer hetzelfde moeten zijn, de basis van jouw persoonlijkheid wisselt per slot van rekening ook niet van dag tot dag. Normering Een testresultaat zegt pas iets als je weet hoe jouw score zich verhoudt tot de score van andere mensen. Het beste kun je vergeleken worden met mensen die veel op je lijken. Als je een Nederlandse vrouw van 45 jaar met een mbo-opleiding bent en een assertiviteitstest hebt gedaan, kun je het beste vergeleken worden met een normgroep (die dezelfde test al eerder gemaakt heeft) waarin vrouwen zitten tussen de 40 en 50 jaar met een mbo-opleiding. Dan weet je zeker dat verschil in cultuur, opleiding of leeftijd geen invloed heeft op de score. Pas dan kun je iets zeggen over jouw gedrag in vergelijking met dat van anderen uit de normgroep. Helaas is het zo dat er op internet veel gratis tests worden aangeboden die geen resultaat geven op basis van een vergelijking tussen jou en een normgroep. De maker van de test heeft dan zelf bedacht wat een hoge of lage score is omdat het bepalen van een normscore nogal tijdrovend en duur is.
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:47
PSYCHOLOGIE
Populariteit Redenen te over voor mensen om een test te doen. Volgens Sylvain is het doen van tests een laagdrempelige manier om meer over jezelf te weten te komen en om een beter beeld van je kwaliteiten, voorkeuren en drijfveren te krijgen. Het helpt je naar jezelf te kijken en het levert regelmatig een aha-erlebnis op als je opeens ontdekt waarom je elke keer weer tegen dezelfde zaken aanloopt. Ook kan het je net dat duwtje in de rug geven, bijvoorbeeld als je op zoek gaat naar een baan in een ander werkveld. Vaak is het een bevestiging van wat je zelf al weet, maar soms hebben we die bevestiging nodig om de stap in de juiste richting te durven zetten. Hoewel het misschien op het eerste gezicht een nadeel lijkt, noemt Sylvain als tweede reden van de populariteit van de tests dat deze sterk categoriseren: ‘Mensen hebben nu eenmaal de behoefte zichzelf te vergelijken met anderen. We checken daarmee hoe normaal we zijn. Iedereen wil namelijk graag normaal zijn. Of eigenlijk... net iets afwijken van het gemiddelde naar de positieve kant, zodat we een goed gevoel over onszelf krijgen, maar we willen vooral niet té anders zijn. We vergelijken onszelf continu met anderen en met tests kun je dat in alle anonimiteit gemakkelijk doen. Ik denk dat dit ook de kern is van de populariteit van tests op internet, we krijgen op een gemakkelijk manier een scan van hoe wij zijn ten opzichte van anderen.’ Nadelen We kunnen dus meer over onszelf te weten komen en blijkbaar vinden we het ook nog fijn om in hokjes geplaatst te worden. Zijn er ook nog nadelen? Sylvain: ‘Jazeker, het grootste risico is dat mensen de uitkomst gaan zien als absolute waarheid, terwijl dit zeker niet het geval is. Hoe professioneler de test, hoe meer waarde je aan de uitkomst kunt hechten, maar dit is zeker niet het geval bij alle gratis tests op internet. Wat je dus vooral niet moet doen, is iets wel of niet doen omdat de test zegt dat je dat wel of niet goed kan. Als de uitslag niet passend voelt, leg hem dan naast je neer.’ Betrouwbaar en valide Maar genoeg reden om wel een keer zo’n testpagina af te struinen. Alleen, hoe weet je of deze kwalitatief een beetje goed is? Stelregel die je kunt hanteren is dat als het te mooi is om waar te zijn, het waarschijnlijk ook zo is. In het geval van tests zit er meestal een
Wie ben je, wat wil je, wat kun je? Als je bezig bent met je loopbaan en hoe je hierin te ontwikkelen, kunnen tests helpen hier een goed beeld van te krijgen. Wil je dit een keer uitproberen? Op internet staan vragen die je als leidraad kunt nemen! 1. Wie ben ik? Per slot van rekening is je persoonlijkheid erg belangrijk voor de keuzes die je maakt in je werk. Je zou een aantal persoonlijkheidstests kunnen doen zoals bijvoorbeeld de Big Five persoonlijkheidstest www.123test.nl/bigfive en een persoonlijke SWOT-test om achter je sterke en minder sterke kanten te komen www.123test.nl/kerntypering (de laatste tegen betaling). Een test naar je drijfveren zullen je meer inzicht geven in je motivatie, houding, voorkeur en waarden en kun je doen op http://tests.psychologiemagazine.nl/Persoonlijkheid/Test%20Drijfveren. 2. Wat wil ik? Als je een goed beeld hebt van je persoonlijke voorkeuren is het tijd om je beroepskeuze en loopbaan goed onder de loep te nemen. Op www.werksite.nl/beroepskeuzetest kun je een uitgebreide beroepskeuzetest doen, maar pas op: aan het eind wordt om je persoonlijke gegevens gevraagd zodat ze je de uitslag kunnen toesturen. Op www.123test.nl/beroepentest vind je zowel een gratis snelle beroepentest als meer uitgebreide tests tegen betaling. Op de site van Intermediair kun je je arbeidstevredenheid, de rol die je aanneemt binnen een team en je leiderschapsstijl testen. En ook op www.psychologiemagazine.nl/web/Tests/Tonen-op-Tests/Hoe-tevreden-bent-u-metuw-werk.htm vind je tests die de tevredenheid in je werk meten. 3. Wat kan ik? Ten slotte is het goed om te onderzoeken of je cognitieve capaciteiten en vaardigheden passen bij de ontwikkeling die je graag ziet in je loopbaan. De IQ-test is de bekendste cognitieve capaciteitentest en stamt uit het begin van de 20ste eeuw. Je vindt op het internet een heleboel gratis IQ-tests, maar de meeste daarvan leveren niet echt betrouwbare resultaten op. Ze zijn wel nuttig ter oefening en voorbereiding op bijvoorbeeld een assessment, maar reken niet op een ‘echt’ IQ-cijfer. Om een IQ goed te kunnen meten heb je minstens 30 serieuze vragen nodig. Op www.123test.nl/iq vind je een echte (betaalde) test en een aantal gratis tests, die ook gaan over andere capaciteiten zoals logisch redeneren en analogieën. Ook op de site van de Mensa (de Nederlandse slimmemensenclub) vind je een prima online IQ-test: www.mensa.nl/lid-worden/doe-de-thuistest.
addertje onder het gras als je een uitgebreide test krijgt aangeboden waar je niet voor hoeft te betalen. Sylvain: ‘Vaak stuit je dan bij het einde van zo’n test op de vraag je e-mailadres in te vullen zodat je de uitkomst toegestuurd krijgt. Zo’n test is dan helemaal niet gratis, je betaalt namelijk met je privégegevens.’ Waar je ook op kunt letten is de eigenaar van een test. Een test over ‘gezond leven’ door Activia of Optimel zal met zijn uitkomst ongetwijfeld in de richting van hun eigen product sturen. Daarnaast zegt de lengte van de test ook iets over de kwaliteit. In tien vragen kun je nooit een volledig persoonlijkheidsprofiel van iemand samenstellen. Met gezond verstand kom je meestal al een heel eind om te bepalen of een test ‘goed’ is. Volgens Sylvain is het grootste nadeel van de meeste tests vooral dat ze niet genormeerd
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
022-023_MSM12_ART_3K05.indd 23
en niet betrouwbaar zijn en een slechte validiteit hebben. Wat kun je met zo’n goede test? Gelukkig zijn er internetpagina’s met kwalitatief goede tests te over, bijvoorbeeld de tests van Intermediair. Deze helpt je, volgens de website, verder bij je zoektocht naar een nieuwe baan of de verdere ontwikkeling van je loopbaan. De tests geven je inzicht in wie je bent, wat je wilt en wat bij je past. Ze helpen je bij je sollicitatievoorbereiding of behandelen een werk-specifieke situatie. Als je behoefte hebt meer te weten te komen over ‘soft skills’ kun je op de pagina van Psychologie Magazine goed terecht. Dat belooft dat je jezelf nog beter leert kennen met hun tests en dat als je je sterke en zwakke kanten kent en herkent je een gelukkiger leven zult leiden. <
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 23
22-11-12 16:47
COMMUNITY
Praktisch... Persoonlijk... Professioneel
Event ‘12
Secretaresse klaar voor de toekomst Donderdag 8 en vrijdag 9 november stroomde hal 3 van de Jaarbeurs Utrecht weer vol met enthousiaste managementondersteuners voor ons jaarlijkse Management Support Event. Het thema dit jaar was niet voor niets ‘PPP’, want je kwam terecht in een smeltkroes van Praktische informatie, Persoonlijke aandacht en Professionele inspiratie. Het Event is voorbij, maar… gelukkig hebben we de foto’s nog! Bekijk de uitgebreide fotoreportage én de video op managementsupport.nl.
‘Gefeliciteerd team met de perfecte organisatie en het hoogwaardige publiek! Het was een feest en the best is yet to come! Another day...’ - Herma
‘Ik vond het Event ontzettend leuk, van alles te zien, veel nuttige informatie gevonden, meegedaan met de minisessies, complimenten voor de organisatie!’ - Chantal at ie’ ‘Nu t tige inform
‘D rukte in he t PPP Paviljoe n’
toe komst?’ ‘Klaar voor de
Bekijk alle foto’s op managementsupport.nl of scan deze QR-code
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 24
024-025_MSM12_COMM.indd 24
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:49
COMMUNITY
Nieuw dit jaar
KWESTIE Slagzinactie M. Hofland, Hagaziekenhuis Den Haag wint een weekend weg in het Hilton Soestduinen met haar slagzin:
Test ‘Ben jij klaar voor de toekomst?’ Honderden bezoekers testten of ze aanpakker, criticus, analyticus of idealist zijn wat betreft Het Nieuwe Werken én of ze klaar zijn voor de toekomst. Uitslag: er zijn verrassend veel idealisten onder jullie! Eén van de reacties: ‘Ík ben wel klaar voor Het Nieuwe Werken, maar m’n baas nog niet...’
Ik zie Het Nieuwe Werken als een belangrijk middel om de doelen in mijn werk beter te kunnen realiseren. Eens 73% Oneens 21% Neutraal 6%
‘Met Management Support ben ik klaar voor de toekomst omdat zij de toekomst supporten waardoor ik het management weer kan supporten in de toekomst.’ Gefeliciteerd! Enkele andere slagzinnen Met Management Support ben ik klaar voor de toekomst omdat:
‘L ek ke r ba kk ie tusse nd oor ’
‘...zij de eerste stap voor mij naar papierloos en het nieuwe werken hebben gezet.’ - Suzan ‘...als je geen doel hebt, kun je niet scoren, als je geen Management Support hebt, ben je in de toekomst verloren.’ - Tessa
‘One Happy Stan dhouder’
50% van de standhouders was nieuw dit jaar. Populaire trekker: de flight tour over de beursvloer die elk halfuur vertrok mét piloot en stewardess.
ke of f’ ‘R ea dy for Ta
‘Even pa uz e’
‘Ke nnismak en
‘...ze mij met allerlei tools praktisch, persoonlijk en professioneel vooruit helpen.’ - Marieke ‘...ik op allerlei gebieden wordt gemotiveerd om me als secretaresse te verbeteren en in te spelen op deze tijd.’ - M.
& ne twer ke n’
’ ‘Be urs Spec ial
‘Het MS Event was enorm leuk en inspirerend. We komen volgend jaar zeker weer hoor!’
FEITEN EN CIJFERS 3620 bezoekers in totaal 600 bezoekers downloadden de Event-app 3950 pageviews via de Event-app 400 bezoekers deden mee aan de flight tours 450 deelnemers aan de miniopleidingen 400 deelnemers aan de workshops 400 bezoekers kregen een stylingen make-upadvies én een sjawl 300 bezoekers vulden de klaar-voorde-toekomst-test in
‘De gratis workshop over de vierde P was echt fantastisch! Geert bedankt voor de ontzettend leuke presentatie... passie, power en plezier.’ - Cynthia ‘Mijn complimenten voor de workshops, ze waren toppie!’- Iris
‘M mmmm...’ ‘K lod de
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
024-025_MSM12_COMM.indd 25
r tje ro z e h ie r. ..’
‘Opre ch te int er esse’
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 25
22-11-12 16:49
taalkwesties
Containerbegrippen, eufemismen en andere vage taal
Wat bedoel je nou precies? Contextuele kenmerken, duurzame dynamiek, grote uitdagingen en een herstelbeleid met een hoog ambitieniveau… De Vaagtaalverkiezing 2012 stond er weer vol mee: containerbegrippen, modewoorden, eufemismen en andere uitdrukkingen die er mooi uitzien, maar weinig zeggen. Natuurlijk gebruik jij die woorden niet. Of toch wel? Tekst Marlies Wopereis | lopendeteksten.nl
Als het gaat om woordkeus, geven trainers en schrijfboeken vaak het advies om geen moeilijke, verouderde of ‘dure’ woorden te gebruiken, zoals assumptie, abusievelijk of gaarne. Dat is een prima advies, want veel lezers begrijpen die woorden niet of voelen zich hierdoor niet aangesproken. Maar wat denk je van woorden als dynamische werkomgeving, prijsverandering of feestgebeuren? Op het eerste gezicht denk je dat je deze woorden wel begrijpt. Maar als iemand je vraagt wat er nou werkelijk staat, blijkt dat toch lastig. Want gaat het bij een dynamische werkomgeving nou om een organisatie waar lekker veel gebeurt of om een bedrijf waarvan het personeelsbestand maandelijks wisselt (en waar je dus zomaar ontslagen kunt worden)? En is een prijsverandering iets om blij mee te zijn, namelijk een prijsverlaging, of juist niet: een prijsverhoging? En dat feestgebeuren? Is dat het feest zelf of de organisatie vooraf? Ook best handig om te weten als je wordt uitgenodigd om mee te doen. Al dit soort vage woorden kom je regelmatig tegen in teksten. En ik denk dat we ze zelf ook allemaal wel eens gebruiken. Ze zijn niet fout, en soms zelfs nuttig. Maar wil je een glasheldere tekst schrijven, dan is het goed om eens op deze begrippen te letten. Ze zijn te verdelen in een paar categorieën. Containerbegrippen Een containerbegrip is volgens de Van Dale ‘een begrip zonder scherp afgebakende betekenis, waaraan de taalgebruiker zelf nader invulling kan geven’. Het is dus een woord dat veel betekenissen kan hebben, zoals ding, aspect of element. Je gebruikt zo’n woord bijvoorbeeld als je even geen concreter woord weet. En dat is ook niet erg, zolang je het in de volgende zin maar uitwerkt. Zo is een zin als Dit besluit heeft verschillende aspecten erg vaag en dus frustrerend voor de lezer. Maar schrijf je erachter Aan de ene kant levert het veel geld op; aan de andere kant kost het tientallen banen, dan stoort het woord aspecten al een stuk minder. Gebruik je een containerbegrip, bedenk dan dus altijd welke vragen het oproept en beantwoord die. Maar er is ook nog een ander soort containerbegrippen. Denk aan duurzaamheid, het nieuwe werken of web 2.0. Dit
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 26
026-027_MSM12_ART_2K02.indd 26
zijn woorden waar iedereen zijn eigen betekenis op plakt. Ze zijn ooit bedacht door iemand, die er vast wel een duidelijke definitie voor had. Maar ze zijn hun eigen leven gaan leiden, doordat niemand die oorspronkelijke definitie kent. Daarom is het belangrijk om bij containerbegrippen altijd uit te leggen wat je er precies mee bedoelt. En om uitleg te vragen als een ander zo’n begrip gebruikt. Onder de containerbegrippen bevinden zich veel modewoorden: woorden die een tijd lang veel worden gebruikt en daarna weer verdwijnen óf ingeburgerd raken. Je vindt ze veel in beleidstaal, zoals opstarten, aanvliegen, handen en voeten geven en een stip op de horizon zetten. Maar ook in gewone taal, zoals je ding doen, ik heb zoiets van en in je kracht zitten. Iedereen snapt wel zo’n beetje wat deze woorden betekenen, maar net als voor containerbegrippen geldt, dat niemand de betekenis exact kent. Bovendien zijn veel mensen allergisch voor modewoorden. Mijn advies is daarom om liever wat traditionelere termen te gebruiken, zoals beginnen (opstarten), doen wat je wilt (je ding doen) en ik denk (ik heb zoiets van). Eufemismen Eufemismen zijn woorden die de werkelijkheid mooier maken dan hij is. Politici zijn er dol op. Ze maken zich immers niet populair als ze
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:50
taalkwesties
spreken over bezuinigingen, achterbuurten of werklozen. Daarom hebben ze het liever over het bijstellen van de uitgaven, krachtwijken en arbeidsreserve. Maar eufemismen kom je overal tegen: van creatief boekhouden in plaats van knoeien met de cijfers, tot uitdaging in plaats van onmogelijke taak. Wie helder en eerlijk wil zijn, kan ze beter niet gebruiken, want je houdt je lezers simpelweg voor de gek. Als ze erin trappen, heb je in eerste instantie geluk. Maar achteraf, of als ze het eufemisme direct al doorzien, voelen ze zich niet serieus genomen en dat werkt altijd tegen je. Toch zijn eufemismen soms ook nuttig. Want het is niet altijd fijn om de waarheid keihard in je gezicht te krijgen. Als jouw kat ziek is, hoor je liever dat de dierenarts hem laat inslapen, dan dat hij hem afmaakt. En als jij iemand feedback geeft, zal hij dat eerder accepteren als je het hebt over verbeterpunten, dan over fouten. Eufemismen kunnen dus helpen om een moeilijke boodschap zachter te brengen, waardoor de ontvanger deze makkelijker tot zich kan nemen. Maar pas op: ga je te ver in je eufemismen, waardoor je de lezer misleidt, dan schiet je je doel voorbij. Treinreizigers worden eerder boos dan gerustgesteld als de NS het heeft over een kleine vertraging, terwijl zij al een uur staan te wachten. En als je een onherstelbare vergissing hebt begaan, kun je beter toegeven dat je een grote fout hebt gemaakt, dan zeggen dat je wat onzorgvuldig was. Verzwakkers Het Nederlands kent veel woorden die de betekenis van een zin kunnen verzwakken. Denk aan waarschijnlijk, mogelijk, in principe, in zijn algemeenheid, tot op zekere hoogte, als het ware, enigszins of eigenlijk. Natuurlijk heb je deze woorden soms nodig, omdat je niet alles met een stellige zekerheid kunt zeggen. Maar gebruik je veel van deze woorden, dan haken lezers al snel af. Want wat schieten ze op met jouw informatie, als toch niets zeker is? Kijk daarom altijd kritisch of je deze woorden niet weg kunt laten. Woorden als in principe en eigenlijk worden vaak als onnodige stoplap gebruikt. En als je overtuigd bent van je eigen mening, waarom zou je die dan afzwakken?
het Handboek stijl staat een interessant onderzoekje van een huisarts die zijn collega’s vroeg wat ze bedoelen als ze tegen hun patiënt zeggen dat een huidtumor niet altijd terugkomt. Daaruit bleek dat de een het dan heeft over 30 procent van de gevallen, terwijl de ander 90 procent bedoelt. Dat is nogal een verschil! Cijfers zeggen in dit geval dus veel meer dan woorden. Natuurlijk is het soms lastig om cijfers te noemen, bijvoorbeeld omdat je ze niet voorhanden hebt. Probeer je in dat geval bewust te zijn van wat je zelf met een aanduiding als aanzienlijk bedrag, een groot deel of spoedig bedoelt. Misschien komt er dan geen exact getal uit, maar wel iets als: enkele duizenden euro’s, meer dan twee derde of binnen 3 tot 5 dagen. Dat is altijd concreter dan wat je eerst had. Einde van de Vaagtaalverkiezing Hoe leuk de jaarlijkse Vaagtaalverkiezing ook is, het zou mooier zijn als hij niet meer nodig is. Als iedereen de adviezen uit dit artikel opvolgt, komen we een heel eind. Of beter gezegd: minstens 1000 kilometer! Bronnen: Jan Renkema; Schrijfwijzer. Sdu Uitgevers, 2005. ISBN: 9012108543 Peter Burger en Jaap de Jong; Handboek stijl. Noordhoff Uitgevers, 2009. ISBN: 9789001709655 http://vaagtaal.nl www.administratievecommunicatie.nl www.taaladvies.net < Advertentie Veilig Eenvoudig Flexibel
DÉ VERGADER
APP VAN 2012!
"HET NIEUWE VERGADEREN" begint met
��
JEFF�MEETINGS...
Kom je toch niet onder die waarschijnlijkheid uit, probeer deze dan concreter te maken. Schrijf niet: Er komen waarschijnlijk 100 mensen. Maar liever: Er komen in ieder geval 80 mensen en als vergadering X op tijd is afgelopen, komen er nog 20 mensen bij. En schrijf niet: Tot op zekere hoogte ga ik akkoord. Maar: Ik ga akkoord met de prijsverhoging, maar alleen als de levertijd 1 dag korter wordt. Vage hoeveelheden Een aanzienlijk bedrag, een behoorlijk aantal, in veel gevallen, in zekere mate, grotendeels… er zijn nogal wat manieren om een hoeveelheid aan te duiden. Maar al deze voorbeelden roepen dezelfde vraag op: hoeveel dan precies? Die onduidelijkheid zie je ook terug bij tijdsaanduidingen als te zijner tijd, spoedig of zo snel mogelijk. Want op welke datum is dat dan? En hoe zit het met woorden als meestal, niet zelden, geregeld of weleens? Hoe vaak denk je dat dat is? Woorden die een hoeveelheid aangeven, gebruik je om je verhaal kracht bij te zetten. Het klinkt immers interessanter als je zegt: Er is een aanzienlijk bedrag gestolen, dan: Er is een bedrag gestolen. Maar je zet je verhaal nog meer kracht bij als je benoemt hoe groot dat bedrag is. En als je aangeeft hoeveel procent grotendeels is. In
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
026-027_MSM12_ART_2K02.indd 27
Beperk de vergadertijd, beperk het gebruik van e-mail, werk tijd- en locatie onafhankelijk en bespaar op printkosten. Dat is JEFF MEETINGS! Probeer het zelf GRATIS! Kijk op www.jeffmeetings.nl IS RAT et G m jk ij d e li S Y B O X ! l/ Nu t gs.n S e e t in GLO . je f f m w w x op w s y b o 2102 K ij k g lo s UP Jouw
code
N : MA
S
Bezoek ook onze stand (M2) op Management Support Event
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 27
22-11-12 16:50
Organisatie, creatie en uitvoering van congressen, workshops en andere zakelijke bijeenkomsten
dra
Jij bepaalt sta nd n h n locloc stelle platteg umdake nndoje rond ero a wat zelf doet ae n k t a e t i mdla rs b teeng am t m ie ine inr k n p o a s gr eg ric icht hte ep latte ele ids n g s n ide en wat Cocon e r n t ng g b o eingrot a r c n a i in e r g blleew t n ca akenreta te organiseert telle s s p o ec op ten
aib
oe
km
en
glijs
ak
ilin ma
pre
locgali ti
sen
tatei n es v
lin adi
s
n
e jst
e zoek e
n en sa t
me
el nst
len
m e js eln rsli em g e are e enres m n ent m rs b l n l i i e j e ste ta ek eken de nesnter ter zo spr it z r a o o me dagv n
id ele
erg
ste
llen
De juiste benodigdheden voor een zakelijk evenement? ctie colle e z n O teld nges e m nge is sa renla a j e z on et door g in h n i r a v n er en va niser a g r n o nte . eme n e v e
002-040_MSM12_ADV.indd 28
Bekijk onze webshop www.coconshop.nl voor meer inspiratie!
22-11-12 16:39
spelling- en taaltips
Goed of fout? Er wordt op het werk flink gediscussieerd over onze taal. Heel begrijpelijk. Als je geleerd hebt dat een zinsconstructie fout is, en je collega gebruikt die, dan reageren jouw hersenen direct: dit is fout! Maar pas op, taal verandert. En misschien is iets wat eerst niet goed was inmiddels wel ingeburgerd. Tekst Judith Winterkamp | www.communicatief.info
We hebben op onze afdeling een permanente discussie: volgens de ene helft zit je achter je beeldscherm en de andere helft is ervan overtuigd dat je voor je beeldscherm zit. Ik zou het fijn vinden als we eindelijk eens weten hoe het echt moet. Eigenlijk hebben jullie allemaal gelijk. Beide zinnen zijn namelijk juist. Dat geldt ook voor de volgende zinnen: Suzan zit voor de computer, het meisje zit voor de tv, de jongen zit voor de piano en de directeur zit voor het bureau. Vervang je voor door achter dan krijg je: Suzan zit achter de computer, het meisje zit achter de tv, de jongen zit achter de piano, en de directeur zit achter het bureau. Al deze voorbeelden zijn correcte zinnen, maar de betekenis is wel anders. Wat is het verschil? Voor alle zinnen hiervoor geldt dat het voorzetsel achter op een activiteit duidt. Wie achter z’n computer zit, zit daar te werken. Zit je achter de tv, dan ben je een programma aan het kijken en achter de piano zit je te spelen. Het voorzetsel achter gebruik je dus als er sprake is van activiteit. Bij voor is dat niet zo. We spreken dan van inactiviteit. Wat betekent dit voor de discussie op jullie werk? Zoals gezegd, beide zinnen zijn juist. Maar ik vermoed dat jullie nu bij voorkeur de constructie met achter hebben, dus ik zit achter m’n beeldscherm! Wat is juist: dit keer of deze keer? Of kan het allebei? Het meest voor de hand liggend is deze keer. Keer is namelijk een de-woord. Woorden met het lidwoord de krijgen het verwijswoord deze. Dit geldt ook voor: de actie de computer de vergaderzaal de notulen
deze actie deze computer deze vergaderzaal deze notulen
Dat geldt niet voor een het-woord. Naar het-woorden verwijs je met dit: het besluit het verslag het team het huis
dit besluit dit verslag dit team dit huis
Hoewel deze keer taalkundig de voorkeur heeft, keurt Jan Renkema in de Schrijfwijzer dit keer ook goed. Dit keer is namelijk een ingeburgerde constructie. Je kunt dus beide vormen gebruiken.
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
029-029_MSM12_RUB01.indd 29
Ik heb vroeger geleerd dat Ik bedenk me dat ik Klaas nog moet bellen fout is. Mijn lerares zei dat bedenken geen wederkerend voornaamwoord heeft. Toch hoor ik het regelmatig. Is het nou wel of niet goed? Volgens www.taaluniversum.nl is bedenken (zonder een wederkerend voornaamwoord) in Nederland en België standaardtaal voor beseffen en zich realiseren: Tijdens de lunch bedacht ik dat ik Marieke nog niet had gezien en Ik bedenk opeens dat je nog vijf euro van me krijgt. Tegenwoordig gebruiken we in deze zinnen steeds vaker het wederkerend voornaamwoord. Dus: tijdens de lunch bedacht ik me dat ik Marieke nog niet had gezien en Ik bedenk me opeens dat je nog vijf euro van me krijgt. Volgens de Nederlandse Taalunie is bedenken met een wederkerend voornaamwoord standaardtaal in Nederland. Bedenken met me is dus een correcte zin. Tot slot nog even dit: het werkwoord zich bedenken heeft ook nog een andere betekenis, namelijk van mening veranderen of op zijn mening terugkomen. In deze betekenis is zich bedenken zowel in België als in Nederland standaardtaal. <
Taaltest Goed of fout? Ga bij je keuze uit van het Groene Boekje. Kijk op pagina 36 voor de antwoorden. 1. achterzij/achterzijde 2. almaar/alsmaar 3. bakpoeder/ bakpoeier 4. geluidswerend/ geluidwerend 5. hiv-virus/ hivvirus 6. klaaglijk/ klagelijk 7. maïs/ mais 8. pais en vree/ peis en vree 9. sambal/ sambel 10. toename/ toeneming Bronnen: www.onzetaal.nl www.taalunieversum.org Schrijfwijzer (Jan Renkema, 2012) Vraagbaak Nederlands (Eric Tiggeler, 2005)
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 29
22-11-12 16:50
VREEMDETALENTIPS
Business English Engels is de verbindende taal voor wie actief is over de grens. En omdat de meesten van ons vrijwel alles in het Engels kunnen zeggen of verstaan, wordt vaak minder aandacht besteed aan de kwaliteit van ons zakelijk Engels. Daaraan valt nog veel te verbeteren. Werk aan de winkel dus... dat loont! Tekst Sander Schroevers
Maar liefst 87 procent van de Nederlanders spreekt heel behoorlijk Engels. Dat is ons van jongs af op school geleerd. Ook de niet-nagesynchroniseerde televisieprogramma’s en films geven ons dagelijks het goede voorbeeld qua uitspraak. Nu gebruiken wereldwijd zo’n 1,6 miljard mensen het Engels om te communiceren. Daarvan spreken slechts 380 miljoen mensen het Engels ook daadwerkelijk als moedertaal. Om nu als niet-native speaker indruk te maken op de native-speaker zijn er een paar dingen waar je op moet letten: • het meenemen van specifiek Nederlandse taalgewoonten (interferentie) • verschillen in uitspraak • vormen van kruisbestuiving tussen het Engels en het Nederlands (Dutchisms) • betekenisverschillen tussen vrijwel identieke woorden in beide talen (false friends) • het vermengen van verschillende Engelse taalvarianten. Interferentie Interferentie is het projecteren van Nederlandse taalgebruiken op de andere taal. Het bekendste voorbeeld is het continentale gebruik van komma’s en punten in bedragen. Dat is in Engelstalige landen precies omgekeerd is. Die gebruiken namelijk vóór decimalen een punt in plaats van een komma. Bijvoorbeeld: £ 2,500.00 tegenover: € 2.500,-. Een ander veelvoorkomende fout is het aaneenschrijven van zelfstandige naamwoorden. Het Engels trekt namelijk vrijwel alle zelfstandige naamwoorden uit elkaar. Maar interferentie kan ook grammaticaal van aard zijn. In het Engels staat de belangrijkste informatie doorgaans aan het eind van een zin. Veel Nederlanders vertalen delen van de zin, maar houden vast aan de eigen volgorde, ook dat is dus interferentie. TIP: twijfel je aan de kwaliteit van (belangrijke) teksten, schakel dan iemand met kennis van zaken in. Die vind je via bijvoorbeeld de Society of English Native Speaking Editors. Verschillen in uitspraak De uitspraak van Nederlanders is - in vergelijking met andere nationaliteiten - zéker niet slecht. Niettemin blijkt uit onderzoek van taal-
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 30
030-031_MSM12_RUB02.indd 30
wetenschappers dat wij Nederlanders een aantal typische fouten maken. Zo laten veel mensen de ‘d’ aan het eind van een woord klinken als een ‘t’ (preglotalisatie), waardoor een Engelsman een woord als ‘dead’ al snel verstaat als ‘debt’. Ook houden veel mensen klinkers wat langer aan, waardoor ‘ice’ voor de native speaker al snel als ‘eyes’ klinkt. En de klassieke lastpak is natuurlijk de ‘th’. Veel mensen spreken ‘thin’ onjuist uit, met ‘s’ [sin], of ‘feather’ met een ‘d’ [fedder]. Gericht oefenen op dergelijke specifieke Nederlandse uitspraakdeviaties loont dus absoluut de moeite. Dutchisms: tulpen-Engels Sinds het succes van het boekje ‘I always get my sin’ zijn er diverse Dutchisms sites met foto’s en bloemlezingen. Vooral expats blijken fervente verzamelaars en commentators van zegswijzen of aanduidingen in het ‘steenkolen-Engels’: ‘Can I get a rape of chocolate please’. ‘To bi or not to bi ‘that’s the ham question’ Ook verraste de voor de Engelse televisie als voetbalcommentator ingehuurde Ruud Gullit zijn tafelgenoten met: ‘I don’t want to take old cows out of the ditch’. False friends: valse vrienden Omdat het Nederlands en het Engels verwante talen zijn, hebben ze veel woorden met elkaar gemeen, maar met de zogenaamde ‘valse vrienden’ is het oppassen geblazen. Valse vrienden zijn woorden die vrijwel identiek gespeld worden, maar een tamelijk eigen betekenis hebben in elke taal. Zo betekent het Engelse eventually ‘uiteindelijk, ten slotte’, terwijl het Nederlandse ‘eventueel’ staat voor: (if) any, possible, possibly. Maar er zijn er nog meer, kijk maar eens naar de ‘valsevirendentabel’ in het kader op de volgende pagina. Engelse taalvarianten Voor een Nederlander is Engels kort gezegd ‘Engels’. Een Brit daarentegen zal het wel degelijk opvallen als je Amerikaans-Engels (AE) afwisselt met Brits-Engels (BE). Dat doe je sneller dan je denkt. Zo hebben de meeste mensen hun spellingcontrole op AE staan. Dat is nogal een verschil, kijk maar: - colour (BE) - color (AE) - kilometre (BE) - kilometer (AE) - traveller (BE) - traveler (AE). Maar ook als je een afspraak maakt is het oppassen geblazen:
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:51
vreemdetalentips
9/11 staat voor ‘November 9’ (BE) of juist ‘September 11’(AE). En in Amerikaans-Engels plaats je een punt achter een afkorting, in Brits-Engels juist niet. Ik durf te wedden dat je in je laatst verstuurde Engelstalige mailbericht, Dear Mr. X, met een punt heb geschreven!
Troost je... ook ik ga nog wel eens de mist in. Zo moest ik onlangs een paragraaf tekst aanleveren voor een aanvraag richting Brussel. Ik ging meteen aan de slag om die paragraaf zo snel mogelijk te schrijven. Blijkt men alleen een ‘alinea’ te willen hebben, geen ‘paragraaf’...! <
Valse vrienden Valse vrienden zijn woorden die vrijwel identiek gespeld worden in beide talen maar een geheel eigen betekenis hebben. In onderstaande tabel een aantal ‘onvervalste’ valse vrienden. Nederlands actueel alinea concept controleren dus eventueel incidenteel kopie overzicht ordinair paragraaf tien dagen ruzie chef dus worden * Vlaams
Engels current, topical paragraph draft to check so, therefore possible, any occasional, rare photocopy (over)view vulgar section decade argument manager so to become
Valse vriend actual section concept to control thus eventual incidental copy oversight ordinary paragraph decade argument chef thus bekomen*
Vertaling eigenlijk, feitelijk paragraaf begrip, denkbeeld beheersen op die manier uiteindelijk bijkomend exemplaar toezicht gewoon alinea tien jaar point chef-kok aldus, zo to receive
Advertentie
Samsom Formulieren Samsom en Formulieren Opbergsystemen en Opbergsystemen Snel en efficiënt uw informatie bij de hand: ■ Samsom HanGlij-mappen en binnenmappen Snel en efficiënt uw informatie bij de hand: ■ Samsom Superfile mappen, PZ-file, Medisch Dossier ■ Samsom HanGlij-mappen en binnenmappen ■ Archiefdozen en -boxen ■ Superfile mappen, PZ-file, Medisch Dossier ■ Samsom Personeelsformulieren ■ en -boxen ■ Archiefdozen Vakantie- en absentieadministratie ■ Personeelsformulieren ■ Vakantie- en absentieadministratie Direct bestellen zonder administratie- en verzendkosten via de shop: Direct bestellen zonder administratie- en www.samsom.nl/formulieren verzendkosten via de shop: www.samsom.nl/formulieren Samsom Formulieren en Opbergsystemen is een onderdeel van Samsom Formulieren en Opbergsystemen is een onderdeel van
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
030-031_MSM12_RUB02.indd 31
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 31
22-11-12 16:51
softwaretips
De waarde van je Outlookcontactpersonen In mijn een-op-een-trainingen Outlook aan managementassistenten zie ik heel vaak een lege lijst met contactpersonen. Wellicht is het niet duidelijk wat de meerwaarde is van een gevulde persoonlijke contactpersonenlijst naast het adresboek. Daar wil ik in dit artikel iets aan doen. Tekst Roel Peeters
Het adresboek met de algemene adreslijst is opgesteld en wordt beheerd door systeembeheer. Het bevat alleen de medewerkers van het bedrijf. De lijst met contactpersonen is van jou en moet door jou gevuld worden. Deze is makkelijk bereikbaar via de module ‘contactpersonen’, linksonder in je Outlookvenster. Deze lijst biedt een aantal voordelen. Maar eerst wat tips om deze snel aan te maken. Contactpersonen verzamelen Vanaf Outlook 2010 worden alle geadresseerden die je nog niet hebt opgeslagen, automatisch in een map ‘voorgestelde contactpersonen’ opgeslagen.
Van elk gekoppeld account wordt een map gemaakt. Je hoeft ze er maar uit te plukken en naar je ‘contactpersonen’ te slepen. Heb je Outlook 2010 gekoppeld aan LinkedIn, dan zie je niet alleen alle updates van de afzender binnenkomen mét ieder bericht, de afzender komt ook automatisch in een map LinkedIn-contactpersonen. Ook deze hoef je slechts naar je contactpersonenmap te slepen als je daar behoefte aan hebt. Had je deze contactpersoon al, dan krijg je een update met de nieuwe gegevens. Het leuke hiervan is dat ook de profielfoto erbij staat. Omdat Outlook met mijn mobiel synchroniseert zie ik daarop meteen ook de profielfoto. Leuk én handig. Krijg je een bericht en wil je de afzender meteen toevoegen aan je contactpersonen, dan kun je dit doen door over de naam van de afzender ‘te zweven’ of rechtsklikken met de muis.
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 32
032-033_MSM12_RUB03.indd 32
Het is ook mogelijk om je hele adreslijst (met alle medewerkers in je bedrijf) in één keer te kopiëren naar je lijst met contactpersonen. Klik daarvoor op het adresboek in het lint >> zoek de algemene adreslijst (vaak staat die al meteen open) >> selecteer de personen die je wilt kopiëren >> klik in het menuutje van dit scherm op ‘bestand’ >> klik op ‘toevoegen aan lijst met contactpersonen’. Bedenk dat deze lijst niet synchroniseert. Als een medewerker het bedrijf verlaat, blijft deze wel in je eigen lijst met contactpersonen staan.
Welke contactgegevens zijn interessant? Hoe meer gegevens je van een contactpersoon hebt, hoe meer zoekfilters je later kunt creëren. Je kunt de contactpersonenlijst dan bijvoorbeeld filteren of sorteren op bedrijf of provincie. Houd je allerlei info bij in het notitievak, dan kun je ook daar op zoeken (bijvoorbeeld afspraken over tarieven en voorwaarden van een vergaderlocatie kun je bij deze contactpersoon schrijven). Telefoonnummers schrijf je meteen internationaal +31593322570 (+ staat voor 00) zodat het nummer ook met een gesynchroniseerd mobieltje in het buitenland gebeld kan worden. Voordelen van de lijst met contactpersonen Wist je dat alle Outlookacties, verbonden aan een contactpersoon, bewaard worden? Klik eens een contactpersoon open en klik op ‘activiteiten’ in de groep ‘weergeven’. Alle afspraken, taken en email van en naar deze persoon kun je hier zien. Een superhandig overzicht als je gevraagd wordt een mail of vergaderverzoek te zoeken die hij/zij je heeft gestuurd.
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:52
softwaretips
Eenvoudig en snel labels printen via het draadloze netwerk Visitekaartjes Deze worden automatisch gemaakt. Kies ‘gewoon’ in de weergave voor visitekaartjes. Je mag bepalen welke inhoud daarin moet staan en welke niet en je kunt zelfs wat aan de opmaak doen.
Klik daarvoor een contactpersoon open >> klik met de rechtermuis op het afgebeelde visitekaartje >> kies visitekaartje bewerken. Deze geven niet alleen een leukere weergave van je contactpersonen; je kunt ze ook toevoegen aan berichten en vergaderverzoeken. Vooral als personen elkaar niet kennen is dit een sympathieke service. Deze toegevoegde v-cards kan de ontvanger dan weer met een rechtermuisklik toevoegen aan zijn contactpersonenlijst. Let daarbij op het verschil met het ‘invoegen van een Outlookitem’. Als je hier kiest voor een bepaalde contactpersoon, komen alle gegevens die je daaraan hebt toegevoegd (ook de notities) in de bijlage te staan. Dit wil je niet. Met het toevoegen van een visitekaartje is dit probleem van de baan. Wil je meer gegevens zien in de lijst met contactpersonen? Klik met de rechtermuisknop in de rij met kolomkoppen >> kies veldkiezer >> sleep velden naar de kolomkoppen en laat deze los.
Mijn contactpersonen hebben één of meerdere categorieën. Van ‘klanten’ en ‘relaties’ tot ‘ondernemersclub’, ‘vergaderlocatie’, ‘projecten’ enzovoort. Je kunt er eindeloos bijmaken, wijzigen en een kleurtje geven. Vervolgens bewijst het nut zich in het makkelijk groeperen op categorie. Het is nuttig als je de groepen allemaal dichtvouwt met de rechtermuisknop op het witte driehoekje naast de categorienaam. Het is ook mogelijk om QR-codes van je contactpersonen te laten maken door Outlook. Daarvoor download je een invoegtoepassing op www.hybing.com/QR-Coder-2010.html. Van iedere contactpersoon kun je vervolgens een QR-code maken. Plak hem meteen in het notitievak van de contactpersoon en verzend deze als ‘relatiegeschenkje’. Meer vragen of toepassingen op contactpersonen in Outlook? Post een discussie in de LinkedIngroep van Management Support. Grote kans dat Roel Peeters zich mengt in de discussie… <
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
032-033_MSM12_RUB03.indd 33
Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-710W labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC/Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk en print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de ingebouwde software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen, zonder dat u vooraf drivers of aparte software hoeft te installeren.
www.brother.nl DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:52
INFORMATIEMANAGEMENT
Appladder 1. Quora | Android (Gratis) Quora kun je zien als een community waar gebruikers, een beetje in de stijl van Yahoo Answers, vragen kunnen stellen en beantwoorden, en daarbij ook aan hun eigen reputatie werken. Opvallend is het hoge niveau van de deelnemers, wat het ook zakelijk interessant maakt om kennis te vergaren. Deze app is ideaal om van alles op de hoogte te blijven. 2. Echofon | Android (Gratis) Echofon, een van de bekendste Twitter-apps op de iPhone, heeft inmiddels ook zijn weg naar Android gevonden, al is het nog een vroege versie. De app werkt niettemin snel en soepel, en biedt alle belangrijke functies om ook fanatieke gebruikers te plezieren. 3. SmartSpotter | iPhone (Gratis) SmartSpotter kun je, net als het eerder gelanceerde Roamler, zien als een geheel nieuwe vorm van marktonderzoek. Gebruikers, die zich regionaal hebben aangesloten, worden via deze app tegen betaling (veelal zo’n 2,50 tot 4 euro) ingezet om opdrachten te vervullen, zoals het maken van foto’s in winkels of het beoordelen van personeel.
Management Support Magazine Digitaal
4. Calendar | Android (Gratis) Google biedt de officiële Agenda-app nu los aan in de App Store. Tot op heden was dit een ‘vastgebakken’ onderdeel van de Androidsoftware. Het grote voordeel is dat je, ook op een ouder toestel, altijd over de nieuwste versie van de agendasoftware kunt beschikken. De versie die Google heeft uitgebracht komt grotendeels overeen met de agenda in de allerlaatste Androidversie, met een paar kleine extra’s. 5. Notif | Android (Gratis) Notificaties zijn handige berichtjes die zich in de notificatiebalk nestelen en je ergens op attenderen of om actie vragen. Notif is een handige app waarmee je eenvoudig en doeltreffend zelf willekeurige notificaties kunt instellen, waarbij je naast tekst ook bijvoorbeeld een lijst of foto kunt toevoegen.
6. TomTom | Android (vanaf € 35,-) TomTom is al jaren beschikbaar op de iPhone. De versie voor Android is nu ook een feit, zij het opmerkelijk laat. De app is bovendien nog niet helemaal af, en werkt bijvoorbeeld niet op moderne toestellen met hoge resolutie. Verder werkt alles als vertrouwd, en heb je dankzij de handige dienst HD Traffic, grote kans de files te omzeilen.
Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm! De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?
7. Tab App | iPhone, iPad (Gratis) Leen je wel eens geld uit aan collega’s of vrienden, dan helpt Tab App hier zicht op te houden. Je kunt transacties toevoegen en ziet aan de onderlinge balans direct wie er bij jou ‘in het rood’ staat, zodat je hem of haar de volgende keer de rekening kunt laten betalen om het verschil weer geheel of gedeeltelijk te ‘vereffenen’. 8. SkyDrive | Android (Gratis) De software van Microsoft, in het bijzonder Office, leunt steeds sterker op online opslag bij haar eigen dienst SkyDrive. Ook vanaf je Android-smartphone heb je inmiddels toegang tot je online opgeslagen documenten en kun je mappen en bestanden beheren. <
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 34
034-034_MSM12_ART_2K03.indd 34
Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:52
werkorganisatie
Eindejaarsschoonmaak
Opgeruimd staat netjes Er bestaan allerlei ‘grappige’ uitspraken over opgeruimde werkplekken. Bijvoorbeeld dat mensen met een keurig net bureau gewoon te lui zijn om naar dingen te zoeken. Of dat een opgeruimd bureau zelfs een teken zou zijn van een gestoorde geest. Allemaal onzin, hoogstens goed voor het magneetbord in de koffiecorner… Wat is er dan wel positief aan opruimen en hoe je dat zo makkelijk? Vijf tips. Tekst Karen Visser
1. Bepaal jouw niveau van ‘netjes’ Iedereen is anders en iedereen werkt dus ook anders. Hoe netjes jij prettig vindt, is aan jou. Al heeft je organisatie misschien een cleandeskbeleid, toch kun je overdag vast zelf bepalen wat er op je werkplek ligt. (Ik ga er hierbij vanuit dat je niet veel wisselt van werkplek. In dat geval is je flexibiliteit beperkt.) Kom je daar niet uit, dan is een goede vuistregel: leg op je bureau waar je op dat moment mee bezig bent, en leg andere zaken uit het zicht. Zéker in jouw functie kom je vast veel ad-hoctaken tegen, waardoor de focus houden toch al lastiger is. 2. Voorkom de ‘GGD-fase’ De GGD komt in huizen die onleefbaar zijn geworden, niet op werkplekken… Maar je snapt de vergelijking vast wel. Net als thuis opruimen een kwestie is van bijhouden, zo is het ook met je bureau. Is het een bende? Dan ga je er één keer (in de kerstvakantie?) goed doorheen en daarna zorg je dat je dagelijks en wekelijks onderhoud pleegt. Zet dat onderhoud desnoods in je agenda; kies er een moment voor waarvan je zelf weet dat je niet zo productief bent. Bijvoorbeeld vrijdagochtend als eerste taak; ga een halfuur kritisch overal doorheen. Zo begin je op maandag met een fijner gevoel! 3. Zorg dat alles een plek heeft Kijk met afstand naar je werkproces. Wat komt er allemaal over jouw bureau gekropen? Nieuwe post die nog niet is geopend, uit te werken notulen, standaardformulieren… Zorg dat alles een eigen plek heeft. Dat betekent niet dat je los moet gaan in de kantoorartikelencatalogus en 36 bakjes moet bestellen. Wél dat je kijkt wat een plaats op je werkplek verdient en wat de handigste manier is om dat te bewaren of op te vangen.
kaal moet zijn, of dat je geen persoonlijke items zou mogen neerzetten - even gesteld dat dat voor je organisatie ook geen issue is. Wees wel kritisch: hoe vaak gebruik ik dit? Hoe vaak kijk ik hiernaar? Haal alles van je plek weg en richt hem dan beetje bij beetje weer in. 5. Stop met een angsthaas te zijn Statistieken genoeg die aantonen dat in organisaties veel te veel papier wordt bewaard. Papier dat allang weg kan, omdat de inhoud digitaal beschikbaar is. Of nog erger: papier waarvan de inhoud digitaal wordt bewaard, maar waarbij toch minstens vier collega’s een map hebben met alle agenda’s en notulen van een bepaald overleg. Wees niet bang om weg te gooien. Natuurlijk is het zaak om te checken of het weg mag, maar jij hoeft niet de fysieke versie van de afdelingsschijf te zijn. Collega’s die het zo fijn vinden om in jouw map te grasduinen naar de laatste notulen - hartstikke leuk, maar daar is de afdelingsschijf voor. De afspraken die je hier met je manager over maakt zijn natuurlijk iets tussen jullie samen, maar bespaar jezelf werk (en je organisatie m²!) door zoveel mogelijk papier te lozen waar dat kan. Vind je het lastig om je werkplek op te ruimen? Maak dan eens afspraken om dat samen met een collega te doen. Andermans ogen zien soms wat jij niet (meer) ziet. Succes! <
4. Beschouw je werkplek als een cockpit Werkplekken te over waar een grote perforator pal naast de telefoon staat te verstoffen, terwijl een schrijfblok moeite moet doen om voet aan de grond te krijgen. Hoe vaker je het gebruikt, hoe dichterbij het staat en vice versa. Een piloot heeft ook geen assortiment aan grappige koffiemokken, doosjes thee, foto’s in een lijstje of grote pennenbakken die de komende drie jaar in elk geval niet leeggeschreven raken. Dat wil niet zeggen dat je bureau
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
035-035_MSM12_ART_2K01.indd 35
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 35
22-11-12 16:53
op de werkvloer
werk & recht
Vechten of samenwerken
Is een mailbox privé?
Beste Barbara, Ik werk op onze HR-afdeling samen met een streberige collega. Samen doen we de personeelsadministratie voor 300 medewerkers. Mijn collega is snel gestrest en argwanend. Ik heb gemerkt dat ze mijn mail uitpluist, ook de verzonden en verwijderde items. Soms mail ik wel eens privé, of met andere collega’s, en ik vind het onprettig dat zij die mails ook ziet. Ik heb haar er al op aangesproken maar zij vindt dat we elkaars mailbox ‘goed’ in de gaten moeten houden. Maar ik vind dat ze te ver gaat. Wat moet ik doen? Groet Shandy
Het gebruik van e-mail in bedrijven is de afgelopen jaren flink gestegen en voor veel werknemers is de computer op het werk een verlengstuk van de computer thuis geworden. Privé mails versturen onder werktijd is tegenwoordig de gewoonste zaak van de wereld. Maar mag je wel privé mailen vanaf je werkplek en mag je werkgever wel in je mailbox kijken?
Beste Shandy, Een collega die verzonden en verwijderde items uitpluist? Ik kan me voorstellen dat je dit speurwerk niet altijd even prettig vindt. Heel goed dat je haar daarop hebt aangesproken. De uitkomst van dit gesprek leverde echter een meningsverschil op. Dit betekent dat je opnieuw met haar in gesprek zult moeten gaan over dit onderwerp. Bij een meningsverschil zijn er verschillende strategieën die je kunt inzetten: aanpassen, vermijden, vechten, samenwerken of onderhandelen. Aanpassen doe je als je de relatie belangrijker vindt dan de kwestie. Maar in dit geval is de kwestie zeker zo belangrijk: niet aanpassen dus. Vermijden heeft als voordeel dat je niks hoeft te doen, maar het probleem los je er ook niet mee op. Dat is nu ook geen optie. Bij vechten is het zo dat je gaat strijden voor je belang, maar vaak leidt het niet tot een win-winsituatie en gaat het ten koste van de relatie. Aangezien jullie samen de personeelsadministratie doen is het van belang dat jullie relatie goed blijft. Blijft over: de strategie van samenwerken of onderhandelen. Bij samenwerken moet je je eigen belangen loslaten en ga je op zoek naar het gezamenlijke belang. Dat is hier ook niet de beste strategie, aangezien je jouw belang niet los wilt laten. Bij onderhandelen zul je beiden concessies moeten doen om tot een geschikte, wederzijds acceptabele oplossing te komen. Je houdt dus wel vast aan je eigen belang, en zet van daaruit stappen naar elkaar toe. Wat je dus kunt doen, is nóg een keer met je collega in gesprek gaan en daarbij de feedbackregels hanteren. Je zegt wat je ziet of bemerkt, je geeft aan wat het effect daarvan op jou is en je biedt een alternatief voor de toekomst. Observeer: ‘Ik merk dat je zo nu en dan de door mij afgehandelde mails bekijkt, klopt dat?’ Effect op jou: ‘Dit geeft mij het gevoel dat je mij en mijn handelen niet vertrouwt. Ik vind dat niet zo prettig.’ Alternatief aanbieden: ‘In het kader van een goede samenwerking, waarin we op elkaar kunnen bouwen, vind ik het prettig als je voortaan vertrouwt dat de mails die ik heb afgehandeld, goed zijn afgehandeld. Je hoeft ze dus niet meer te bekijken en te achterhalen. Als je het prettig vindt zal ik vaker overleg met je plegen, zodat we beiden weten wat de status quo is. Is dat een deal?’ < Barbara Schure is psycholoog, NLP Master Coach en Heartmath Licentiehouder voor het Stress Reductie Programma. (www. mindtoday.nl)
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 36
036-036_MSM12_CLM01.indd 36
Bij het gebruik van e-mail op de werkvloer kunnen de belangen van de werkgever botsen met die van de werknemers. Werkgevers willen het gebruik van e-mail graag controleren, terwijl werknemers dit al snel beschouwen als een inbreuk op hun privacy. De werknemer heeft in beginsel ook recht op privacy op het werk, zodat de werkgever in principe geen toegang heeft tot de e-mails van de werknemer. Dat betekent echter niet dat de werkgever dat nooit zou mogen. In sommige situaties kan het belang van de werkgever om een mailbox te openen, zwaarder wegen dan de privacy van de werknemer. Voorwaarde is wel dat de werknemer weet dat zijn mailbox kan worden gecontroleerd. De werkgever mag de mailbox van een werknemer pas inzien als hij een gerechtvaardigd vermoeden heeft dat de werknemer onrechtmatig handelt en hij dat vermoeden niet op een andere, voor de werknemer minder belastende manier, kan toetsen. Ook kan het noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering dat een werkgever bij ziekte van een werknemer diens mailbox opent. Om te voorkomen dat dan per ongeluk privémails worden geopend, is het verstandig om deze e-mails in een aparte map op te slaan. Ter voorkoming van misverstanden is het zeer aan te raden als bedrijf een e-mailprotocol op te stellen. Hierin staan duidelijke afspraken over het gebruik van e-mail door de werknemer en de controle daarop door de werkgever. Bij het vaststellen van een dergelijk protocol speelt de ondernemingsraad een belangrijke rol. Zo heeft de Kantonrechter in Amsterdam onlangs geoordeeld dat een besluit van de werkgever om werknemers te verplichten collega’s en leidinggevenden te machtigen tot inzage in hun mailbox, onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad valt. Of een werkgever de e-mail van zijn werknemers mag inzien, hangt dus af van de omstandigheden. Indien daar een goede reden voor bestaat, zal het - mits het op een zorgvuldige manier gebeurt - in veel gevallen zijn toegestaan. < Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt. Informatie: www.declercq.com. Uitwerking Taaltest van pagina 29. Volgens het Groene Boekje zijn van al deze woorden beide varianten goed. De vetgedrukte woorden worden het meest gebruikt. 1. achterzij/achterzijde 2. almaar/alsmaar 3. bakpoeder/ bakpoeier 4. geluidswerend/ geluidwerend 5. hiv-virus/ hivvirus
6. klaaglijk/ klagelijk 7. maïs/ mais 8. pais en vree/ peis en vree 9. sambal/ sambel 10. toename/ toeneming
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:54
productnieuws
pagehuis Vergaderen in de werkkamer van Prins Hendrik Aan het Lange Voorhout in het centrum van Den Haag ligt het Pagehuis. De locatie dateert uit 1625 en valt vooral op door de voorgevel. Sinds kort is het gebouw te huur voor evenementen. Denk aan een vergadering, lunch en/of diner. De werkkamer van Prins Hendrik staat tot je beschikking, maar ook de zogenaamde Ridderzaal, een mooie ruimte die in ‘oud-Hollandse’ stijl is ingericht. Samen met Diner Thuis beleef je een onvergetelijke middag en/of avond in het Pagehuis’, belooft Joost de Boer van Diner Thuis. Ga er maar eens kijken! <
Lachen, dansen, zingen en swingen Nieuwe workshops Corpus Congress Centre Onlangs heeft Corpus Congress Centre in Leiden enkele nieuwe workshops aan het aanbod bedrijfs- en teamuitjes toegevoegd. Naast Brainstormen tussen Brains kunnen nu ook workshops Lachen, Zumba of Gospel worden gevolgd. Alle nieuwe arrangementen hebben een link met het menselijk lichaam en de kernwaarden van Corpus: veel bewegen, verantwoord eten en gezond leven. Zo heeft de workshop Lachen een gezondheidsaspect, Zumba illustreert de kernwaarde ‘veel bewegen’ en bij Gospel kun je je longen uit je lijf zingen. De workshops zijn te boeken via de afdeling Congressen en Evenementen van Corpus. Informatie: www.corpusexperience.nl. <
De Parel van de provincie utrecht Anafora Parkrestaurant Anafora Parkrestaurant ligt in het hart van het Máximapark in Utrecht, centraal in het land en goed bereikbaar via de A2. Midden in de natuur geeft Anafora rust en ruimte en biedt daardoor een inspirerende omgeving. Er zijn mogelijkheden voor boardvergaderingen, brainstormsessies en teambijeenkomsten op een groene A-locatie. Anafora biedt complete zakelijke arrangementen, met alles erop en eraan. Laat je verrassen door de groene en waterrijke omgeving, de bijzondere architectuur van Pierre Cuypers (o.a. Rijksmuseum en Amsterdam CS) en het heerlijke huisgemaakte en biologische eten. En... met de feestdagen voor de deur: ook voor de kerst-, nieuwsjaarborrel of -ontbijt leent Anafora zich uitstekend! Boek om het te ervaren: welkom@anafora.nl. <
Het Nieuwe Vergaderen De paden op de lanen in... Elk bedrijf heeft te maken met processen die inzicht en ideeën vragen. Doe die ideeën eens op via Het Nieuwe Vergaderen: ga naar buiten, de natuur in, letterlijk de paden op de lanen in! Geen lokaal met vier muren en een deur, beamer en zitten in een U-vorm. Het Nieuwe Vergaderen is spiegelen, doen, ervaren, je zintuigen gebruiken, je natuurlijke kompas aanspreken en vooral mens zijn in je eigen natuurlijke omgeving. Ervaar dat het bos net zo veranderlijk is als een organisatie. Je gaat niet alleen naar huis met conclusies, maar ook met beleving en bewustwording. Zweverig? Geen sprake van! ‘Gewoon’ de natuur in terwijl je ‘gewoon’ doorvergadert. Neem voor nadere informatie contact op met het Nederlands Watermuseum. Daar weten ze er alles van: (026) 35 51 240. <
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012
037-037_MSM12_PROD02+.indd 37
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 37
22-11-12 16:54
PERSOONLIJKE ONTWIKKELING
colofon
Geld, geld, geld
Management Support Magazine is al negenentwintig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecreta resse. Het is een uitgave van Vakmedianet
De mens is gewend aan het ontvangen van geld. Het is niet anders. We kunnen het niet meer terugdraaien. Geld moet rollen. Geld brandt in onze handpalm. Van kind af hebben we dit gevoel. Als kind ben ik al geconditioneerd. En… als vader ben ik op dit moment hard bezig mijn kinderen dezelfde richting op te duwen. Ze zijn zeven en negen en vinden dat ze recht hebben op zakgeld. ‘Pap, mam, iedereen krijgt zakgeld bij ons in de klas, en wij niet. Dat is niet eerlijk.’ ‘Oké, oké. Waar denk je dan aan?’ Gelukkig kreeg ik een bescheiden antwoord: € 1,- per week bleek meer dan voldoende. Een bedrag waar ik meteen mee instemde. Blijkbaar ging het ze vooral om het uitspreken dat ze recht hebben op zakgeld, want ze vragen er nooit om. Dus vergeet ik het ook altijd te geven. Wat gebeurde er vorige week? Mijn zoon wees me op het feit dat ze al zes weken geen zakgeld ontvangen hadden. Of ik even wilde afrekenen. € 12,- alstublieft. Dat voelt ineens wel wat pittiger dan € 2,- op zondagavond. Zakgeld is het begin. Geld omdat er tanden gewisseld worden, kleedgeld, rapportgeld, vakantiegeld, kermisgeld, verjaardagsgeld. Geld, geld, geld. Bijbaantjes, krantenwijk, vakantiewerk. Ze brengen ons het eerste salaris. En elk jaar hebben we meer salaris nodig. Naar Renesse op vakantie is niet meer voldoende. Malgrat de Mar, Rimini, Alanya. Op ons zestiende. Leve de lol. Werken zullen we. Werken om geld te verdienen, om te leven. Bij beoordelingsgesprekken zetten we in op salarisverhoging, want we willen graag een nieuw huis. Groter en beter. Omdat we een gezin gaan worden. We willen meer geld, want we moeten ons gezin onderhouden. Brood op de plank. Meer geld voor onze kinderen, want die willen zakgeld. Steeds meer zakgeld. Dus bazen… wees gul tijdens de beoordelingen. Trek de portemonnee, want het leven is duur. Een beetje meer is al genoeg. Ik blijf tenslotte bescheiden. Dat leer ik van mijn kinderen… (Huub van Mackelenbergh)
In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager. Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Hoofdredacteur Vera Bot - vbot@vakmedianet-alphen.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@vakmedianet-alphen.nl Redactieadres Postbus 448 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon (088) 584 09 43 / 44 Aan dit nummer werkten mee Trudis Baart, Maarten van Buuren, Johan van Dam, Els Frigge, Gertjan Groen, Marjo van Lijssel, Léontine de Koning, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Sander Schroevers, Barbara Schure, Karen Visser, Judith Winterkamp, Marlies Wopereis, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Senefelder Misset, Doetinchem Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@vakmedianet-alphen.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (06) 51 68 17 07 sbosker@vakmedianet-alphen.nl Irene Verhulst Telefoon: (06) 51 37 89 71 iverhulst@vakmedianet-alphen.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 89,- (excl. 6% btw, incl. verzending). Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd. Informatie: klantenservice@vakmedianet.nl. Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar. Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/digitaal. asp? Informatie over abonnementen Vakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl Verzending en facturering Vakmedianet Partners Bilderberg Hotels & Restaurants, Conferentiecentrum Woudschoten, KPN, Schoevers en VCK Travel.
Algemene voorwaarden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.
MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 38
038-038_MSM12_WGZ-COL.indd 38
DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT
22-11-12 16:55
KPN zet telefonisch vergaderen op de agenda
1
Aanvragen
De voordelen: • Snel geregeld, dus u houdt tijd over voor andere activiteiten
• Boeken kan tot 15 minuten voor aanvang • U ontvangt altijd een reserveringsbevestiging • Operator assistentie mogelijk tijdens de
2 Bevestigen
3 Uitnodigen
Waarom KPN: • Dan weet u zeker dat u gebruik maakt van een betrouwbaar netwerk.
• Onze uitstekende service garandeert dat u altijd zorgeloos kunt bellen, zonder te veel te betalen
vergadering
• Geen investering nodig • Uw telefonische vergadering via KPN is besloten en alleen toegankelijk voor genodigden
Kijk voor meer informatie op kpnconferencing.nl of bel 0800-0156
Telefonisch vergaderen, dat spreekt voor zich.
20111304 KPN Tel vergaderen ad A4 nw.indd 1 002-040_MSM12_ADV.indd 39
15-03-2011 14:39:33 22-11-12 16:39
AirGo-M, your mobile booking solution
3G
3G
4:08 PM
3G
4:08 PM
4:08 PM
Camera
Settings
Calculator Calcul alculator or
Chat
Camera
Settings
Calculator Calcul alculator or
Chat
Camera
Settings
Calculator Calcul alculator or
Chat
iCal
Skype
Youtube Y
Gmail
iCal
Skype
Youtube Y
Gmail
iCal
Skype
Youtube Y
Gmail
Notes
Maps
iTunes
Notes
Maps
iTunes
Notes
Maps
iTunes
Weather Wea ather
Weather Wea ather
Weather Wea ather
Zelf snel en makkelijk vluchten boeken wanneer het u uitkomt. Uw reisschema raadplegen en op de hoogte blijven van de status van uw vlucht. Met AirGo-M, de mobiele app van VCK Travel, helpen wij u om de controle te houden over uw boekingen. Dรกt noemen wij de Personal Touch. AirGo-M is de mobiele versie van de zelfboekingtool AirGo. Inclusief reisbeleid, MIS en 24-uurs service.
Lees alles over AirGo-M op de speciale site www.airgo-m.nl
Member of the VCKGROUP 002-040_MSM12_ADV.indd 40
22-11-12 16:39