POWER OR Digitaal by VMN Media

POWER OR Digitaal OPLEIDINGEN

2018

ontvouw je talent.. WWW.ORNET.NL/OPLEIDINGEN 0178_Opleidingenbrochure_OR_2018_V3.indd 1

16-10-17 08:15

POWER OR digitaal

POWER OR DIGITAAL W E L K O M !! #PORdigitaal

Bouke van Kleef: @boukevankleef

Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook Niets ontglipt meer aan uw aandacht! Slim > Praktisch > Snel > Leuk Bouke van Kleef > @boukevankleef

Outlook

pagina 1

POWER OR digitaal

Even voorstellenâ&#x20AC;Ś â&#x20AC;˘ Bouke van Kleef trainer, innovatie coach, eigenaar van een trainingsbureau

15 jaar geleden

Nu ! AVK | Innovatie > Training > Advies

Outlook

www.avk.nl

pagina 2

POWER OR digitaal

E-mailbeheersing…

Visie

Kennis

(hoe pak ik het aan?)

(hoe voer ik het uit?)

e-mail beheersing Beleid

Discipline

(e-etiquette & archivering)

(DOEN !)

E-mailbeheer bedrijven complete chaos Artikel

Onderzoek toont aan: E-mailbeheer bedrijven complete chaos 22 september 2006 - Meer dan een derde van de grote Britse ondernemingen geeft toe dat hun emailbeheer in ‘complete chaos’ verkeert en dat ze niet weten hoe ze hun elektronische informatie effectief moeten opslaan en beschermen. Uit onderzoek van CMS-expert AIIM bleek dat evenveel ondernemingen geen beleid voeren op het gebied van e-mailbeheer of niet weten wat dit beleid inhoudt. Eveneens een derde van de bedrijven heeft geen duidelijk beleid en/of procedures op het gebied van autorisatiekwesties, vooral waar het oude gegevens betreft. Tweederde geeft aan net begonnen te zijn met de ontwikkeling van procedures met betrekking tot het opslaan en archiveren van gegevens, maar een derde is daar nog helemaal niet mee bezig.

E-mail is zonder structuur en kennis binnen een mum van tijd

chaos

Chaos Zeven van de tien respondenten geven toe dat content die gecreëerd is door werknemers die alweer vertrokken zijn niet actief herzien of goed gearchiveerd is. Bijna 60 procent weet niet precies wat elektronische gegevens zijn en hoe ze opgehaald moeten worden. Slechts 27 procent archiveert e-mail buiten Outlook op een manier waarop de informatie makkelijk teruggevonden kan worden. Ongeveer zestien procent creëert een papieren archief door belangrijke e-mails uit te printen en zo te bewaren. Eveneens zeven procent verwijdert alle e-mails na drie maanden en vertrouwt volledig op elektronische back-up bestanden.

Outlook

pagina 3

POWER OR digitaal

Korte multitask test • Schrijf letter voor letter op • Schrijf na elke losse letter het volgnummer op van die letter –Multitasken is een utopie

– M 1 U 2 L 3 … etc

Deel 2 multitask oefening • Doe nu het zelfde, maar zonder te multitasken • Dus schrijf op: – multitasken is een utopie – De cijfers 1 tm 21

Outlook

pagina 4

POWER OR digitaal

Effecten multitasken • Duurt vrijwel altijd langer!!! • Mindere kwaliteit (meer fouten etc.) • Slecht onthouden

De werkdag in 3 delen

Routine • Lezen • Administratie • Plannen • … etc

Gepland • Concentratie • Denkwerk • Aandacht

Ad-hoc • Afleiding • NU!?

Outlook

pagina 5

POWER OR digitaal

Effecten van e-mail • Verwachtingen van zenders veranderd: – Radicale versnelling: direct (ad-hoc) reageren!

• Formaliteit is losgelaten – – – – –

Versturen zonder controle Informelere aanspreekvormen Spelling soms onnauwkeurig Ongestructureerde teksten Discussie via de e-mail

• Overload aan informatie – Steeds meer cc – Inhoudsloze e-mails – Open einde communicatie

• (Mobiele) telefoon + voicemail

Mappenstructuur Actiemappen

Voorbeeld actiemappen

1. EVA: Eerstvolgende actie 2. Wachten op… (inclusief gedelegeerde zaken die u wilt volgen) 3. Misschien ooit (eventueel met vlag reminder) 4. Nog Lezen en CC 5. Kort archief … TaDaaaa… persoonlijk archief … Nog X maanden bewaren (ik ‘kan’ / ‘wil’ het nog niet weggooien)

Outlook

pagina 6

POWER OR digitaal

Samengevat • • • • • • • •

Cleaninbox dus geen verzamel-brievenbus 2 minutenregel S&P Directe celbewerking Automatische opmaak Regels / Snelle stappen Sneltoetsen Dagen naast elkaar en willekeurig terugkeerpatroon

Bedankt voor uw aandacht Naslagwerk is als PDF beschikbaar. Vragen? gebruik CTRL+F Voor hen die geen digitale aantekeningen kunnen maken en wel aantekeningen willen maken is er ook een papieren variant beschikbaar

Outlook

pagina 7

Toveren met Outlook Effectief omgaan met veel e-mail Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoor- en bedrijfsinnovatie www.avk.nl > info@avk.nl > 013-4638648 pagina 1 van 38

Inhoud 1 2

Inleiding in omgaan met veel e-mail................................................................... 4 Minderen e-mailen ........................................................................................... 5 2.1 2.2 2.3 2.4

Kan e-mail nog wel? .................................................................................. 6 E-mail verslavend? .................................................................................... 7 Wanneer niet e-mailen? ............................................................................. 8 Checklist e-mail etiquette ........................................................................... 9

Praktisch timemanagement toepassen ................................................................ 9 3.1 3.2 3.3

Structuur in je werk ................................................................................. 10 Eet op die kikker ..................................................................................... 12 Gewoon DOTAH (Dingen Op Tijd Af Hebben) ............................................... 12 Vaste e-mail momenten ..................................................................... 12 De kracht van een “clean inbox” ......................................................... 13

Tips en tricks in Outlook ................................................................................. 16 4.1 4.2 4.3

Sneltoetsen ............................................................................................ 16 Pop-up uitzetten ..................................................................................... 16 Slepen van e-mails .................................................................................. 17 Slepen met de linkermuisknop ............................................................ 17 E-mail als bijlage opnemen in afspraak of taak ..................................... 18

4.4

Onderwerp wijzigen ................................................................................. 18 Onderwerp aanpassen zonder directe celbewerking: .............................. 18 Onderwerp aanpassen met directe celbewerking: .................................. 19 Machtigingen instellen ....................................................................... 20

4.5 4.6

Openen van meerdere vensters................................................................. 20 Categorieën ............................................................................................ 21 Nieuwe Categorieën aanmaken ........................................................... 21 Categorieën wijzigen ......................................................................... 21 Categoriseren van items .................................................................... 21

4.7

Vlag voor opvolgen .................................................................................. 22 E-mail markeren voor opvolging: ........................................................ 22 Herinnering toevoegen ....................................................................... 22 Herinnering toevoegen bij de ontvanger ............................................... 23

4.8 4.9

E-mail Ongelezen laten (ook in leesvenster) ............................................... 24 Zoeken naar items in Outlook ................................................................... 24 Zoeken in e-mail ............................................................................... 24

4.10 4.11 4.12 4.13

Zoeken in contactpersonen ....................................................................... Zoeken in taken ...................................................................................... Achteraf bewerken van reeds ontvangen berichten ...................................... Regels en waarschuwingen .......................................................................

25 25 25 26

E-mails automatisch ordenen, bijv. verplaatsen .................................... 26 5

Slim e-mailen van chaos naar clean inbox ......................................................... 27 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

Stappenplan schone mailbox..................................................................... TIP: Vaste e-mail momenten .................................................................... Maak een einde aan zinloze e-mails ........................................................... Communicatie in de e-mail ....................................................................... Mappenstructuur ..................................................................................... Stel slimme regels in: e-mails die op antwoord wachten ............................... Stel slimme regels in: CC e-mails automatisch verplaatsen ........................... Ga aan de slag met de eerder vermelde tips ...............................................

Outlook

27 27 28 28 29 30 32 33

pagina 2 van 38

5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 6

Snelle stappen: Zelf snelstap menu-knop maken ......................................... Herinneren ............................................................................................. Willekeurige dagen naast elkaar zetten ...................................................... Snel bladeren door maanden .................................................................... KopiĂŤren van vergaderverzoeken .............................................................. Archiveren in Outlook ..............................................................................

34 35 36 36 37 37

Vragen? ........................................................................................................ 38

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

Outlook

pagina 3 van 38

Inleiding in omgaan met veel e-mail

Helderheid en duidelijkheid. Dat is wat iedereen in ieder geval vraagt in de samenwerking met elkaar, en dat lijkt zo eenvoudig. Niets is echter minder waar. Juist helderheid en duidelijkheid is wat we niet hebben in de huidige werkomgeving. We hebben immers héél veel manieren om met elkaar in contact te treden, nog meer plaatsen waar we onze digitale informatie kunnen vastleggen om over de informele contacten maar niet te spreken. Uit het Nationaal E-mailonderzoek 2013 blijkt dat we onze digitale dag vooral beginnen met e-mail. Maar liefst 48% van de respondenten doet dit zo. Jij misschien ook wel? Maar is dit wel de beste start van je werkdag? Kun je je werk wellicht slimmer organiseren door eerst kritisch te kijken welke activiteiten je die dag moet uitvoeren, daarvoor dan de best passende werkplek te kiezen en de tools te gebruiken die jouw werk het best ondersteunen? Zo je werk organiseren levert een enorme bijdrage aan je effectiviteit, en daarmee aan je werkplezier. Om nog maar te zwijgen van de tijdwinst die je creëert. Zet dit je aan het denken? Dat is nu ook precies de bedoeling van deze training! Kijk bijvoorbeeld ook eens naar de manier waarop je je e-mail gebruikt. Het vragen om advies doe je bij voorkeur niet via de mail. Scan nu eens de mails die je ontvangt. In veel gevallen zal je merken dat het juist wél gaat om adviesverzoeken. Formuleringen als ‘wat vind jij hiervan’; ‘hoe kijk jij hier tegenaan’, ‘mag ik je advies over ….’ tref je frequent aan. Zaak om in contact te treden met de afzender van dergelijke mails en hen te verzoeken om op een andere wijze om advies te vragen. Per telefoon bijvoorbeeld, maar niet per mail. Als opsteller van de mail immers besteed je veel tijd aan een zorgvuldige formulering opdat de ontvanger van de mail jouw bericht niet op een andere wijze kan interpreteren. Andersom zal jij dat ook doen als je de mail moet beantwoorden. Terwijl in ongeveer een derde van de benodigde tijd je al een antwoord hebt gekregen als je de telefoon had gepakt en je verzoek had besproken. Dát is de manier waarop wij met e-mail zouden willen omgaan. Efficiënt én effectief. Alleen dán inzetten wanneer e-mail het meest optimale hulpmiddel is. Hóe je Outlook dan slim kunt gebruiken, daar staan we natuurlijk ook bij stil. Want zo maken wij jouw werk slimmer, sneller én leuker!

Outlook

pagina 4 van 38

2 Minderen e-mailen Allereerst, ik heb geen hekel aan e-mail, sterker nog het is een ijzersterk medium. Ik kan er alleen minder goed tegen hoe het medium wordt gebruikt (misbruikt) en hoe we met elkaar ineffectief kunnen communiceren. Anders gezegd, er is niets mis met de tool Outlook, maar veel mensen gebruiken Outlook ondoordacht of zelfs verkeerd. Kun jij het ook niet laten om steeds maar weer je mail te checken op ieder willekeurig apparaat? Het lijkt wel of we verslaafd zijn aan e-mail. Uit het Nationaal E-mailonderzoek 2013 blijkt dat 48% van de respondenten de werkdag start met het lezen van e-mail. Op de tweede plaats staat WhatsApp, dat gemiddeld door 25% als eerste wordt geopend. Intussen alweer meer dan 15 jaar geleden vonden we het fantastisch en leuk om een nieuwe e-mail te krijgen op bijvoorbeeld ons hotmail of freeler mail adres. Je hoorde er bij als je e-mail had en kreeg. Tegenwoordig is vaak het tegenovergestelde waar, we hebben elke dag weer veel ongelezen e-mails in onze inbox en elke dag zijn we bezig met het opruimen van de rommel in de inbox, soms met tegenzin. Inmiddels leven we dus in een tijd dat vrijwel niemand e-mail de kwalificatie “LEUK” mee geeft. E-mail is een noodzakelijk kwaad om te communiceren met je collega’s en met de buitenwereld, zoals je klanten en leveranciers.

15 jaar geleden

Nu ! E-mail is een typisch ‘over de schutting’ medium. Ik krijg een e-mail en ik ben diegene die er iets mee moet doen. Zodra ik geantwoord heb is de taak pas weer terug bij de verzender en van mijn lijst af. Het is zonde dat we zoveel bezig zijn met het lezen, organiseren en behandelen van e-mail. Vooral wanneer je jouw eigen acties (wat je vandaag gaat doen) laat afleiden door wat er in je Postvak In staat, is dat veelal niet effectief.

Een bekende uitspraak is dan ook:

Outlook

pagina 5 van 38

“ Als je je eigen werkzaamheden uitstelt door altijd snel te reageren op wat er staat in je Postvak-In, ben je bezig met de prioriteiten van anderen en niet met die van jezelf”. Daarnaast kun je stellen dat e-mail ondertussen een beetje ouderwets is geworden. Eén op één communicatie vanuit individuele mailboxen, over de schutting en met veel risico dat de boodschap verkeerd wordt begrepen. Het tijdperk komt er aan waarin we e-mail als verouderd communicatiemiddel gaan zien. Tot het werkelijk zover is, hebben we in dit boek vele tips geschreven om efficiënter om te gaan met je e-mail.

2.1 Kan e-mail nog wel? E-mail blijft een belangrijk communicatiemedium. Voor effectieve interne communicatie heeft e-mail zijn langste tijd wel gehad. Echter voor het ad-hoc communiceren met externen is e-mail eigenlijk het enige echte alternatief. Als basis stelregel kan je zeggen dat e-mail in enige mate geschikt is voor: 1. Informatie verstrekken 2. Gesloten vragen stellen 3. Afspraken bevestigen (“zwart op wit” zetten van afspraken) Iets specifieker kom ik dan uit op onderstaande e-mail uitzonderingen:  Bevestiging van gemaakte afspraken  Eenvoudige vraag/informatie inwinnen  Een niet urgente vraag  Antwoord op eenvoudige vraag  Mededeling voor meerdere personen  Iemand bereiken die lastig bereikbaar is  Communicatie met personen in andere tijdzone  Communicatie met personen die niet aangesloten zijn op de eerder vermelde SC-tools of andere interne systemen. Om het werken met e-mail tot een succes te maken kun je onderstaande vier aandachtspunten gebruiken.

Je hebt een visie nodig; welke rol heeft e-mail in je manieren van communiceren en hoe ga je met dit medium om. Bij je persoonlijke visie hoort bijvoorbeeld;  Hoe vaak lees ik e-mail? Ons advies is maximaal vier keer per dag.  Gebruik ik e-mail/Outlook om in te archiveren? Ons advies, gebruik Outlook niet om zaken in te archiveren.

Outlook

pagina 6 van 38

 

Hoeveel mappen gebruik ik? Ons advies, maximaal 10 mappen. Wanneer gebruik ik e-mail, maar vooral, wanneer gebruik ik e-mail NIET?

Naast de visie heb je ook enkele vaak eenvoudige afspraken nodig. In bovenstaande illustratie wordt dit aangeduid als “beleid”. Denk hierbij bijvoorbeeld over afspraken als:  Waarvoor gebruiken we CC en welke verwachtingen zijn er als iemand in CC wordt opgenomen?  Welke e-mails zijn archiefwaardig?  Waar en hoe bewaren we onze e-mails?  Wie is verantwoordelijk voor het archiveren van belangrijke e-mails?  Hoe spreken we elkaar en bijvoorbeeld klanten aan?  Gebruiken we een uniform systeem om e-mail af te handelen? En zo ja, welk systeem is dat; Wat zijn de afspraken die je met elkaar maakt? Zeker in gedeelde mailboxen is het gebruik van een uniform afhandelsysteem vereist.  Spreek een redelijke behandeltermijn af.  Hoe gaan we om met urgente kwesties? Ons advies is om geen urgente kwesties in de e-mail zetten zonder de ontvangers separaat te informeren.  Schrijf heldere taal en stel je vragen to-the-point. Wanneer de visie en de afspraken helder zijn geformuleerd, is het zaak om de juiste kennis te hebben. Jij en je collega’s dienen in eerste instantie op de hoogte te zijn van de visie en de afspraken. Daarnaast is het belangrijk om de tijdbesparende tips te kennen (zie hoofdstuk 9). Iemand die Outlook zelf heeft geleerd, haalt zelden alles uit de software. Je hoeft natuurlijk niet alles te weten, maar het programma biedt veel opties om je werkzaamheden een stuk makkelijker en sneller te maken! Het laatste vlak blijkt echter een bottleneck als het gaat om e-mail beheersing, namelijk de Discipline om een en ander toe te passen en consequent toe te blijven passen. Zie ook het hoofdstuk over werkmethodes.

2.2 E-mail verslavend? Ondanks dat we e-mailen niet leuk vinden, vertonen we steeds meer echte verslavingsverschijnselen als het gaat om het omgaan met e-mails. Zeker mensen met een smartphone of tablet vertonen typische verslavingssymptomen. Laat ik het zo zeggen, we zijn urgentiejunkies en informatie-addicts. We willen niets missen en kijken om de haverklap op onze telefoon of er al nieuwe e-mails, tweets of facebook meldingen zijn. Zelf schrok ik vooral van mijn eigen gedrag toen ik er bewust op ging letten. Hoe vaak kijk jij op je telefoon per dag? Checklist Stel jezelf eens kritisch de onderstaande vragen:  Voel jij wel eens de neiging om je e-mails te checken, terwijl je dat eigenlijk kort daarvoor ook al hebt gedaan?  Bekijk jij elke mail meteen als deze binnenkomt, bijvoorbeeld door te klikken op pop-up meldingen?  Bevredig jij je nieuwsgierigheid door te kijken naar wat er nieuw is in je Postvak In?  Voel jij je wel eens ongemakkelijk of onrustig als je een dag geen e-mail kan kijken?  Denk je dat je e-mail nodig hebt om überhaupt je werk te kunnen doen?  Stoor jij je er aan als er ongelezen berichten staan te wachten? Bijvoorbeeld doordat je op je telefoon of tablet steeds het icoontje ziet van ongelezen e-mail.  Reageer jij graag snel op binnengekomen e-mail?  Bekijk je e-mail zelfs op ongebruikelijk plekken, zoals op het toilet?  Zeg je regelmatig tegen je collega’s of klanten: “zet het maar even op de mail voor me?”

Outlook

pagina 7 van 38



Gebruik jij je e-mail als takenlijst? Kijk jij, om te bepalen wat je vandaag gaat doen, eerst in je inbox?

Als je veel van deze vragen positief hebt beantwoord is er maar 1 conclusie: je bent verslaafd! Dus: Afkicken geblazen!!! Maak wellicht de ontdekking dat je verslaafd bent en dus langzaam maar zeker bewust wordt van je verslaving. Maak dan eens een schets of liever nog, een MindMap met als centraal thema “e-mail-onder-controle.” Stel je tijdens het maken van de MindMap een wereld voor waarbij je je e-mail gedrag 100% onder controle hebt. Wat zou je anders doen en wat voor een impact heeft dat op je directe omgeving (collega’s en bijvoorbeeld klanten)?

2.3 Wanneer niet e-mailen? In klassieke organisaties zag (en zie je soms nog steeds) de “manager by walking around.” Deze manager loopt over de vloer en kijkt over de schouders van de collega’s mee of iedereen wel hard aan het werk is. Een nieuwere versie van deze managementstijl is “managing by mailing around.” Deze veel geziene stijl waarop hele bedrijven en afdelingen worden gerund, laat zien dat e-mail op verkeerde wijze wordt gebruikt. Waar ik in veel situaties de rondlopende manager achterhaald vind, is de mailing around manager eigenlijk nog fouter. De asynchrone misschien zelfs wel asociale manier van aansturen past naar mijn mening niet meer bij deze tijd. Als je het van een afstand bekijkt, is het ook vreemd waar we e-mail allemaal voor gebruiken. We gebruiken e-mail voor bijvoorbeeld:  Goedkeuringsprocessen, vb; graag je akkoord op deze order  Documentmanagement en versiebeheer, vb; wanneer had je me dat rapport ook al weer gemaild?  Projectmanagement, vb we hebben voor projecten die we uitvoeren mappen in Outlook gemaakt om de mails over dat project in die map op te kunnen slaan. Echter heeft mijn projectcollega die projectmap ook in zijn/haar mailbox aangemaakt en zijn we continue bezig met zaken dubbel op te slaan.  Taakmanagement Onze inbox is zo belangrijk in onze dagelijkse werkzaamheden dat we regelmatig het gevoel van overload krijgen. Is e-mail hiervoor geschikt ? Of beter gezegd, kan het niet veel slimmer? Uit het eerder aangehaalde Nationaal E-mailonderzoek blijkt dat er grote verschillen bestaan in de hoeveelheid e-mail die we ontvangen per leeftijdscategorie. De jongeren ontvangen veel minder e-mails dan de ouderen. De laatste ongeveer 2,5 keer zoveel. Schokkender is dat uit eerder onderzoek van Carp blijkt dat 30% van die berichten inhoudsloos blijken. E-mails zoals “bedankt” of “gaan we doen”, of “pakken jullie het op” zonder aan te geven van wie wat wanneer wordt verwacht. Uitgangspunten wanneer e-mail NIET geschikt voor is op een rij:  Bij zaken die iemand persoonlijk raken of slecht nieuws. Wanneer je slecht nieuws communiceert per e-mail zal de ontvanger het juist te rooskleurig opvatten of juist te negatief interpreteren. Feit is in ieder geval dat verzonden = verzonden. In een persoonlijk gesprek kun je nuanceren en toelichten.  Open vragen of complexe vragen waarbij bijvoorbeeld de primaire reactie van de ontvanger belangrijk is. Houd er rekening mee dat de ontvanger van een e-mail jouw toonzetting alleen maar kan interpreteren aan jouw schrijfstijl en niet ziet welke mimiek je gebruikte bij het opstellen van een e-mail.

Outlook

pagina 8 van 38

       

Enige vorm van emotie tenzij die alleen maar positief is en als zodanig ook door iedereen als positief wordt ervaren. Meningsverschil Interne kennisdeling (denk aan afstemming over documenten of projecten) Zeer vertrouwelijke informatie uitwisselen Als er een probleem is/ontstaat Als je veel vragen hebt Als je direct antwoord wilt Urgente mededelingen <24u

Youtube tip: Business Practices That Refuse To Die #44: Email Trees http://www.youtube.com/watch?v=QIqA_YKeboc

2.4 Checklist e-mail etiquette 1. Beschouw e-mail als een “andere” vorm van post. Je papieren post doe je ook niet de hele dag door open, maar behandel je in één keer. Kijk niet meer dan drie keer per dag in je Postvak In. 2. Beperk het gebruik van e-mail tot één uur per dag. Besteed de andere uren aan werk dat niet rechtstreeks door nieuwe binnenkomende e-mail wordt gestuurd. 3. Gebruik e-mail uitsluitend voor berichten die niet urgent zijn, dus alleen wanneer een antwoord binnen 24 uur niet noodzakelijk is. 4. E-mail dient uitsluitend om informatie met elkaar te delen. Gebruik e-mail nooit voor één-op- één-gesprekken, discussies, meningsverschillen of emotioneel geladen boodschappen. 5. Rechtstreekse face-to-face-communicatie en telefonisch contact verdient de voorkeur boven e-mail. Dit geldt zeker bij dringende e-mails of complexe taken, zaken of vragen. 6. Respecteer de privacy van de afzender. Behandel vertrouwelijke e-mails voorzichtig. Stuur persoonlijk geladen boodschappen nooit door. 7. Stuur uitsluitend kopieën van berichten naar wie echt op de hoogte moet zijn of wie er expliciet om gevraagd heeft. Stuur geen cc’s naar verantwoordelijken om je vragen kracht bij te zetten. 8. Het gebruik van Bcc en Reply to all is verboden, tenzij je dat expliciet hebt afgesproken te gebruiken in specifieke situaties of met specifieke personen. 9. Forward berichten nooit meer dan twee keer. Forward nooit confidentiële informatie. Forward nooit berichten van collega’s naar externen. 10. Stuur geen bedankmails achteraf, maar bedank vooraf. 11. Kettingmails doorsturen is verboden. Sociale mails naar meer dan één persoon eveneens. 12. Beperk elke e-mail tot maximum 150 woorden. 13. Gebruik uw professionele mailadres uitsluitend voor professionele doeleinden. Om spam te vermijden mag het niet worden gepubliceerd op sites van derden. 14. Beperk het schrijven of beantwoorden van e-mails buiten de werkuren, tijdens weekends of vakanties.

Praktisch timemanagement toepassen

Er zijn ontelbare manieren om zicht te houden op je informatiestromen en e-mail. Sommige manieren zijn gebaseerd op een methode of uitgewerkte systemen. In de praktijk zie je echter dat of de meeste mensen werkwijzen zelf hebben aangeleerd en daarvoor putten uit hun eigen ervaringen. Dit wordt Ook wel de JBF methode (Jan Boeren Fluitjes methode). Niet dat de JBF-methode per definitie slecht is. JBF is een methode die je veelal op autodidactische wijze hebt geleerd en daar af en toe aan schaaft om het werkbaar te houden. Zelden of nooit gooi je de gehele werkwijze rigoureus om. En niet voor niets, want omgooien wil zeggen dat je weer helemaal moet © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

Outlook

pagina 9 van 38

wennen aan een nieuwe systeem, ook al is die slimmer en sneller. In het begin blijft het wennen en lijkt het al snel dat het met je oude methode ook snel ging, misschien wel net zo snel. Als je jouw eigen e-mail gedrag wilt veranderen en de discipline wilt hebben om dat ook vol te houden. Ofwel je wilt je routine veranderen! zorg er dan voor dat je helemaal achter je nieuwe werkwijze staat en help jezelf door de eerste 21 dagen heen. De ervaring leert dat om een routine of gewoonte te veranderen je namelijk 21 werkdagen nodig hebt om aan die verandering te wennen. Vrijwel iedereen werkt namelijk prettig vanuit zijn of haar “oude” routine. Het los laten van een routine kun je plat gezegd zien als een rouwproces. Je gaat langzaam wennen aan je nieuwe handelingen en die handelingen worden vanzelf weer routine als je ze gaat herhalen. In aanvang is het zaak jezelf te herinneren aan waarom je het doet en dat je het toch echt wel anders wilde doen, althans in vergelijking met je oude routine.

3.1 Structuur in je werk Als je je werkdag en werkweek globaal op zou delen in drie stukken, ben elke week en veelal ook elke dag bezig met  Routinematige handelingen.  Geplande werkzaamheden waar concentratie en denkwerk voor nodig is  Ad-hoc werkzaamheden. De werkzaamheden die je verricht op basis van je routine doe je vrijwel altijd foutloos. Je kan die werkzaamheden, je hebt ze vaker gedaan of zelfs zo vaak dat je er totaal niet bij na hoeft te denken. Rijden naar je werk, wat dagelijkse administratie doen wellicht. Voor iedereen zijn de routinematige werkzaamheden andere werkzaamheden. Voor de ene is het organiseren van een vergadering de routine, voor de andere is juist deelnemen aan de vergadering de routine. Het is voor iedereen die kantoor werk doet onvermijdelijk ook enkele routinematige werkzaamheden uit te voeren en begrijp me goed, het is ook niet erg om routine werk uit te voeren. Waar ik me wel druk om kan maken is het moment waarop je routinewerkzaamheden uitvoert… Geplande werkzaamheden zijn werkzaamheden waar je concentratie voor nodig hebt. Veelal zien mensen op tegen deze werkzaamheden. Je bent dan geneigd de werkzaamheden uit te stellen. Bijvoorbeeld omdat dit voor je gevoel niet het beste moment is om er aan te beginnen. Dan heb je natuurlijk ook nog je ad-hoc werkzaamheden. Als secretaresse is dat natuurlijk een redelijk groot dele van je werk, althans als je die collega adje-hoc niet in toom kan houden. Natuurlijk is het zo dat je ad-hoc niet zelf bepaald, maar hoeveel tijd en energie je steekt in ad-hoc weer wel voor een deel. Geef ad-hoc in ieder geval niet je beste/scherpste moment. Ikzelf ben een ochtendmens en doe mijn beste werk in de ochtend. Terugkijkend op voorgaande opmerkingen mag ik dus op mijn beste momenten GEEN routineklussen gaan doen en al helemaal geen ad-hoc werk. De HGR (Hele Goede Vraag) is dan ook: Waarom geven we onze beste momenten weg aan ad-hoc en routineklussen. In je met theoretisch het meeste productieve uren moet je ook je moeilijkste werk doen toch? Tip: Maak een week plan, wat zijn jouw scherpe momenten in de week en zorg er voor dat die tijden heilig zijn voor het uitvoeren van je geplande werk! Zorg er voor dat je collega’s weten dat je in die tijdslots niet of minder goed bereikbaar bent. Regel desnoods dat iemand anders de telefoon voor je kan beantwoorden op die specifieke momenten. Je creëert voor jezelf dan “exclusieve tijd”.

Outlook

pagina 10 van 38

Uit de praktijk blijkt veelal dat het werk van de secretaresse namelijk voor circa 60% te plannen is. Althans mits je goed overzicht hebt over je activiteiten en ervaring hebt met het op een leuke manier pareren van ad-hoc klussen die eigenlijk niet voor jou zijn.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

Outlook

pagina 11 van 38

3.2 Eet op die kikker Een leuk YouTube filmpje om te kijken over deze problematiek is het filmpje “Eat That Frog! by Brian Tracy” http://www.youtube.com/watch?v=0W7GB5Fh2XM Er is tevens een audioboek over beschikbaar, hieronder heb ik een en ander kort samengevat. Uitstelgedrag werkt verlammend op onze productiviteit. Hoe vaak stel jij dingen uit? Stel je hebt een flinke klus te doen, maar je hebt nog tijd genoeg, dan kan ik prima zeggen tegen mezelf “dat doe ik later, prima toch? Een bekend succesboek gepubliceerd in America heet “Eat that Frog”. Het is een metafoor om dingen gedaan te krijgen die je niet echt graag doet. Een levende kikker opeten is de metafoor die de auteur gebruikt. Niet echt een leuke klus waar je naar uit kijkt om te gaan doen. Maar uitstellen betekend in feite de last van het eten meeslepen bij alle dingen die je gaat doen. Continue speelt in je achterhoofd dat je nog die levende kikker op moet eten. Dus hoe sneller je die kikker opgegeten hebt, hoe sneller je tijd hebt om de echt leuke dingen te gaan doen. Daar tegenover staat, hoe langer je die kikker laat wachten, hoe meer je er tegen op gaat zien en dus hoe slechter hij zal smaken. Kortom; door taken die relatief makkelijk zijn toch uit te stellen, maak je ze belangrijker en moeilijker dan ze echt zijn en vreten ze je energie in feiten op. Tot je die dingen hebt gedaan waar je zo tegen op ziet, zullen ze je bezig houden, ook op de meest onverwachte momenten. Bijvoorbeeld als je wil gaan slapen. Daar tegenover staat, dat wanneer je niet uitstelt maar het gewoon doet, blijkt veelal dat je daar energie van krijgt. Conclusie: Als je die klussen niet uitstelt maar doet, heb je meer energie om de belangrijkste en meest productieve taken te doen. Een goede manieren om je uitstelgedrag te overwinnen is: Maak aan het begin van je dag een beknopte takenlijstje (mag maar hoeft zeker niet in Outlook). Zet daar alleen taken op die je deze ene dag wilt/moet doen. Het belangrijkste verschil maak je door voor jezelf te beslissen om de vervelende klusjes eerst van je bord te krijgen. Omcirkel of arceer dus die klus die je als “de kikker” klus beschouwt. Doe die klus eerst. Zodoende kan je met extra energie en zonder afleiding op belangrijkere zaken focussen. Zorg er daarnaast ook voor dat taken die je begint, dat je die ook af maakt. Zorg er wel voor dat je takenlijst voor die dag realistisch is. En onthoud! Als er een kikker te eten is, eet hem op zonder uitstel gedrag te vertonen!

3.3 Gewoon DOTAH (Dingen Op Tijd Af Hebben) Het gemiddelde postvak in bevat best wel wat items en het gebeurt al helemaal nooit dat postvak in helemaal leeg is met nul items in postvak in. Stel je eens voor, een situatie waarbij je dagelijks een helemaal leeg postvak in hebt. Dat voelt als een opluchting toch? Zoals ook eerder gezegd, e-mail is voor best wel veel mensen een stressvol medium. Om de stress er uit te halen is een goed begin wat meer gestructureerd om te gaan met email. Vaste e-mail momenten

Outlook

pagina 12 van 38

Over het algemeen heeft e-mail een betrekkelijk groot ad-hoc karakter. Om daar vanaf te kunnen stappen heb je een methode of structuur nodig waarbinnen je kan werken. Het eerder vermelde weekplan is daar een middel voor. Een tip die ook helpt is het uitzetten van je pop-up (zie het hoofdstuk slim e-mailen). Je kan dan gemakkelijker en beter overstappen naar een structuur waar je slechts enkele keren per dag je e-mail checkt. Ikzelf denk dat voor de secretaresse een maximum van 4 e-mail momenten per dag haalbaar en realistisch is. Bijvoorbeeld twee e-mail momenten in de ochtend, twee e-mail momenten in de middag. In plaats van elke 4 en een halve minuut kijken of er iets nieuws is. En al helemaal niet elke nieuwe e-mail die nieuw binnenkomt meteen behandelen, bijvoorbeeld om dat je e-mail pop-up aan staat. Ik hoor vaak van secretaresses die nog werken op basis van vele mail momenten op een dag dat in het vak van de secretaresse het niet mogelijk is om slechts enkele momenten per dag e-mail te bekijken. Echter wanneer de secretaresse het toch gaat doen, de popup voor nieuwe e-mail uit en 4 vaste mailmomenten op een dag, dat blijkt dat het werk als een stuk prettiger en gestructureerd uitgevoerd kan worden. Je krijgt dingen weer af en wordt minder geleid door de waan van de dag. Nu nog er voor zorgen dat jij zelf er klaar voor bent en je manager en of team weet hoe jij met je e-mail omgaat in je nieuwe methode. De verwachtingen van sommige collega’s is dat de secretaresse e-mail altijd meteen leest. In extremere gevallen hoor ik de situatie schets dat de manager een e-mail stuurt aan de secretaresse dat de koffie op is. Het eigenlijk te idioot voor woorden dat we elkaar e-mails sturen terwijl we vlak bij elkaar zitten. Als van jou wordt verwacht dat je elke seconde kijkt in de e-mail kan je dus ook niet meer geconcentreerd ergens aan werken. En er zijn ook dagen dat je niet aan het werk bent toch? Bijvoorbeeld als je een parttime dag hebt, of een training aan het volgen bent bijvoorbeeld. Wanneer je een e-mail krijgt van een collega en circa 5 minuten laten een telefoontje, “heb je mijn e-mailtje nog niet gelezen?”. In die situatie is er duidelijk iets mis met het verwachtingspatroon van de verzender (je collega) en niet jouw werkwijze. We weten intussen dat als het dringend en urgent en belangrijk is dat je bijvoorbeeld even vooraf belt, binnenloopt of wellicht een tekst bericht stuurt (Lync, WhatsApp, SMS). En als je bij jezelf het idee hebt “Dat gaat mijn manager nooit goedvinden”, is het aan jou om zijn/haar beeld daarin te veranderen. Het is namelijk gebleken dat je meer werk kan doen met meer plezier als je zelf wat meer de touwtjes in handen hebt welke activiteiten wanneer worden uitgevoerd. Zorg er voor dat je duidelijk aangeeft wat je plan is. Want zeg nou zelf, als je 2 keer in de ochtend je e-mail checkt, kan een het eigenlijk niet gebeuren dat een e-mail ouder is dan 90 minuten alvorens je die ziet. Wanneer je manager nog steeds sceptisch is ondanks al je overtuigingskracht is mijn advies een proefperiode voor te stellen. In die periode is het aan jou om te bewijzen dat het werken veel meer voordelen biedt dan nadelen. De kracht van een “clean inbox” Kan je het je nog herinneren dat e-mail nog niet bestond en we alleen maar post en faxen kregen? Toen ging je toch ook niet elke 4 minuten kijken of er al nieuwe post was. Dat deed je ook op gezette tijden. Enkele of misschien zelfs maar één vast(e) moment(en) op de dag. Wanneer je de post uit je bakje ging halen, liet je dat bakje ook leeg achter. Met een flinke stapel op je bureau ging je aan de slag, althans je ging kijken wat je binnen had gekregen. En daarna maakte je een afgewogen keuze wat je ging doen. Het leeg achterlaten van je postbakje kan je ook toepassen op je postvak in Outlook. Sterker nog wanneer je start met het leeg maken van je inbox en je inbox is ECHT leeg (nul items), voelt het alsof er een last van je schouders afvalt ! Dat gevoel is een belangrijke energie gever in mijn ogen. Je leest dat ook terug in bijvoorbeeld de methode Getting Things Done (GTD) van David Allen. Het huidige hoofdstuk is dan ook deels © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

Outlook

pagina 13 van 38

geïnspireerd op GTD. Althans we hebben uit de GTD methode enkele sterke punten bekeken en vertaald naar een slimme werkwijze. Terug naar het “clean inbox” principe. Het uitgangspunt is net als bij post, als je een email moment hebt, 1 van die 4 momenten op de dag, dan zorg je er voor dat je de nieuw binnengekomen e-mails leest en beslist of je iets gaat/moet doen en zo ja wat je gaat doen. Feitelijk stel je jezelf de volgende vier vragen: 1. Wat is dit eigenlijk? 2. Moet de e-mail bewaart worden voor de langer termijn? 3. Moet ik hier snel iets mee doen? 4. Wat is het dan wat ik moet doen? Bij elke e-mail stel je jezelf deze vier vragen, en neem van mij aan, dat gaat vanzelf als je dit routine hebt gemaakt in 21 dagen toch? Nu het stappen plan. 1. Allereerst, als je de e-mail en of bijlagen voor langere termijn moet bewaren, is het eerst zaak de e-mail te archiveren (buiten Outlook, zie ook volgende paragraaf). Feitelijk stel je jezelf de vraag: Is dit stuk zo belangrijk dat ik het in het lange archief moet opbergen? Zo ja eerst “Archiveren” en verder werken met een “werk kopie” (ook wel schaduw archief). Zie ook de tip “Archiveren in Outlook?” in het hoofdstuk slim e-mailen. 2. In de situatie dat je een e-mail leest waar je maar een heel kleine actie uit hoeft te voeren, doe je die actie meteen. Denk aan acties van +/- 2 of 3 minuten. Je past dat het principe toe “DOE HET METEEN”. Wanneer je dergelijke kleine klussen uitstelt, kosten ze je namelijk meer energie en tijd om te plannen en het niet te vergeten. Dus fijn om meteen af te kunnen strepen! In plaats van uitstellen. Wanneer je een taak uitstelt omdat je er niet zo veel zin in hebt, is de kans niet heel erg groot dat je over een uur of wat er ineens wel zin in hebt toch? 3. Wanneer je de e-mail hebt gelezen en er zit een actie aan voor jou, maar die actie kost je meer dan 3 tot 4 minuten, doe de actie dan NIET meteen. a. Als het op korte termijn (binnen circa 1 week) gerealiseerd of beantwoord moet worden, neem dan twee stappen: één pas het onderwerp aan zodat je aan het onderwerp van de e-mail ziet wat er in staat en wat jouw actie is. Twee sleep de e-mail dan naar bijvoorbeeld een map Actie, Doen, of zoals bij GTD “Eerst volgende actie”, dat mag een e-mail map zijn, of als je daar graag mee werkt, je takenlijst in Outlook. Voor de duidelijkheid; JA je verplaatst je werk van postvak in naar deze actielijst. Echter heb je wel je actie er aan gekoppeld, dus je weet wat je moet doen b. Indien het en actie is die uitgevoerd moet worden op lange termijn, zet deze dan bijvoorbeeld in je agenda, op een moment dat je herinnerd wilt worden. Gebruik daar wel een “standaard herinner tijd voor”. Ikzelf zet die herinneringen / kattenbelletjes om 08:00 uur in mijn agenda, of aan het einde van een dag zodat de kattenbelletjes niet in de weg staan voor eventuele afspraken. 4. Indien er wel een actie volgt uit de e-mail, maar jij kan die actie pas uitvoeren wanneer iemand anders eerst iets heeft gedaan, of de e-mail bevat een actie die niet voor jou is bestemd, maar jij wilt die actie wel volgen of delegeren. Plaats de e-mail dan op je wachten lijst. Bij mijzelf is dat een e-mail map onder postvak in genaamd “Wachten op”. In het onderwerp geef ik duidelijk aan op wie en waarop ik wacht. Gemiddeld twee keer per week check ik mijn wachten op lijst om bijvoorbeeld reminders te sturen even te bellen of langs te lopen bij die persoon. Voor een slimme tip om je wachten op makkelijk te managen, zie het hoofdstuk “Slim e-mailen” paragraaf “Stel slimme regels in: e-mails die op antwoord wachten” 5. Wanneer er geen actie is voor jou, stel jezelf dan eerst de vraag “Kan ik het weggooien?”. Zo nee, berg het op in je archief. Vraag jezelf daarbij af, wil ik het bewaren voor mijzelf of voor de organisatie waarvoor ik werk. In dat laatste geval © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

Outlook

pagina 14 van 38

archiveer je namelijk waarschijnlijk de e-mail niet in Outlook toch? Lees meer hierover in de volgende paragraaf “Archiveren”. Bovenstaande tekst hebben we uitgewerkt in onderstaande schematische afbeelding. Een afgeleide van het diagram van GTD van David Allen1

Bron: http://www.davidco.com/

Outlook

pagina 15 van 38

4 Tips en tricks in Outlook 4.1 Sneltoetsen Door sneltoetsen te gebruiken kun je een hoop tijd besparen. Uit onderzoek blijkt dat het werken met sneltoetsen bij een X-hoeveelheid e-mail handelingen de volgende tijdwinst oplevert

Sneltoetsen zijn niet alleen sneller dan de meeste muishandelingen, ze zijn ook leuker en gezonder. Zo is het bijvoorbeeld meer ergonomisch verantwoord om te werken achter een toetsenbord dan met een muis in de hand. Zie voor een verder overzicht van sneltoetsen www.avk.nl/snel Ctrl+Shift+ I

Ga naar postvak in

Ctrl+Shift+ A

Nieuwe afspraak maken

Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ N

Nieuwe e-mail Nieuwe contactpersoon Nieuwe taak Ga naar postvak in Nieuwe afspraak maken Nieuwe e-mail Nieuwe afspraak/mailbericht/taak Ga naar datum (in agenda) Beantwoorden e-mail Verzenden e-mail

M C K I A M

Ctrl+ G Ctrl+ R Ctrl+ enter

Ctrl + 1

Inbox

Ctrl + 2 Ctrl + 3 Ctrl + 4

Agenda Contactpersonen Taken

Ctrl + 5 Ctrl + 6

Notities Geef de mappenlijst weer Logboek

Ctrl + 8

4.2 Pop-up uitzetten Zet de pop-up, die aangeeft dat er een nieuwe e-mail is binnengekomen, uit. Dit bespaart tijd, omdat je zo niet constant wordt afgeleid door het binnenkomen van nieuwe berichten. Bovendien kan gesteld worden dat een e-mail niet dringend kan zijn, omdat de zender niet kan bepalen wanneer de ontvanger deze leest. Voor dringende communicatieboodschappen is e-mail dan ook niet geschikt.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

Outlook

pagina 16 van 38

   

Ga naar menu Bestand (File) Klik op de knop Opties (Options) Kies het tabblad E-mail (Email) Scroll naar beneden en zet de vinkjes uit bij geluid afspelen en waarschuwing nieuwe e-mail op bureaublad

4.3 Slepen van e-mails Het slepen van e-mails is geschikt om snel een taak of agendapunt aan te maken. Hierdoor kun je snel e-mails die een taak of agendapunt bevatten, snel omzetten.

   

Slepen met de linkermuisknop Sleep de mail vanuit de inbox naar de takenlijst of de Agenda. Een nieuwe Taak of Afspraak wordt aangemaakt. De tekst uit de mail wordt daarin overgenomen. Pas eventueel datum en tijd aan en klik op Opslaan & Sluiten. Vervolgens kun je de mail uit de inbox wissen of verplaatsen naar een specifieke map.

Outlook

pagina 17 van 38

E-mail als bijlage opnemen in afspraak of taak In plaats van alleen de tekst uit de mail over te nemen, kun je ook de gehele mail (incl. bijlagen) als bijlage bij een taak of afspraak plaatsen.      

Sleep de mail met de RECHTER muisknop naar de Agenda of Takenlijst. Laat de rechter muisknop los Kies nu om de mail te verplaatsen of te kopiëren als bijlage, snelkoppeling of vergaderverzoek. Een nieuwe afspraak of taak opent met de mail als bijlage. Pas eventueel datum en tijd aan. Klik op Opslaan & Verzenden.

4.4 Onderwerp wijzigen Als je een E-mail archiveert of gebruikt in de takenlijst of agenda, kan het wenselijk zijn om het onderwerp aan te passen. Redenen om het onderwerp aan te passen:  Houd onderwerp relevant  Geeft aan wat je met de mail hebt gedaan  Geeft aan wat je nog met de mail moet doen  Geeft aan wie iets met de mail moet doen als het een gedeelde mailbox is (kan eventueel ook met categorieën of de vlag) Onderwerp aanpassen zonder directe celbewerking: Het aanpassen van een onderwerpregel in een e-mailbericht kan wanneer deze is geopend.    

Open het E-mailbericht (Email) Klik met de muis op het Onderwerp (Subject) Pas de tekst aan Sla het bericht op door op het opslaan icoontje te klikken links boven (of via Bestand - Opslaan) (File – Save)

Outlook

pagina 18 van 38

Onderwerp aanpassen met directe celbewerking:     

Ga naar Postvak in Ga naar de menutab Beeld (View) Klik op de knop: Weergave instellingen (View settings) Kies Overige instellingen (Other settings) Schakel het selectievakje Directe celbewerking toestaan in

Berichten in jouw Postvak In worden nu weergegeven in een tabel met de kolommen afzender, onderwerp, ontvangstdatum en categorie in een aparte cel. Deze cellen zijn direct te wijzigen door er in te klikken. Je kunt de vorige weergave weer herstellen door in menu Beeld te klikken op de knop Weergave herstellen.

Outlook

pagina 19 van 38

Machtigingen instellen In het vorig kopje is aangegeven dat je het onderwerp handmatig kunt veranderen, door een aanpassing in een instelling te doen. Dit kan elke gebruiker met zijn/haar eigen account instellen. Als je bijvoorbeeld jouw Postvak In map in beheer hebt maar een ander persoon hier ook voor gemachtigd is, is het belangrijk om te weten dat dit een map instelling betreft. Met andere woorden: Als deze map instelling activeert kunnen alle gemachtigden van deze map ook het onderwerp van de E-mails veranderen. LET OP: Het wijzigen van E-mailonderwerpen is dus een Map instelling en geen persoonlijke instelling.

4.5 Openen van meerdere vensters Het is in Outlook 2010 mogelijk om meerdere vensters te openen. Dit kan handig zijn als je vaak schakelt tussen de Agenda en de Inbox.  



Ga naar het Postvak In Klik linksonder met rechtermuisknop op het item dat je in een extra venster wilt openen (bv. Agenda) Kies: Openen in nieuw venster (Open in new window)

Sluit Outlook nu als volgt af:  Kijk naar de startbalk. U ziet hier de openstaande Outlook vensters.  Sluit eerst het hoofdvenster (met het Outlook logo)  Sluit als laatste het extra venster (in dit geval met het Agenda icoon) De volgende keer dat je Outlook opent, wordt het extra scherm ook geopend. LET OP: Je moet iedere keer als je Outlook afsluit deze volgorde van afsluiten aanhouden, anders opent de volgende keer alleen het hoofd venster.

Outlook

pagina 20 van 38

4.6 Categorieën Door items te categoriseren kun je gegevens op een andere wijze structureren. Het is daarom de oplossing voor het maken van indelingen bij grote hoeveelheden of bij het zoeken naar bepaalde items. Een andere oplossing dan categoriseren is het aanbrengen van een mappenstructuur. Het is goed om te bepalen welke methode beter werkt in jouw omgeving. Nieuwe Categorieën aanmaken 



  



   

Klik in menu Start op de knop Categoriseren (Home – Categorize) Klik vervolgens op Alle categorieën (All categories) Klik op de knop Nieuw Geef de categorie de gewenste naam en kleur (max. 25 verschillende kleuren) Categorieën wijzigen Klik in menu Start op de knop Categoriseren (Home – Categorize) Klik vervolgens op Alle categorieën (All categories) Selecteer een categorie en klik op de knop Naam wijzigen Geef de categorie de gewenste naam Pas eventueel de kleur aan

Let op: Wanneer je de naam van een reeds gebruikte categorie aanpast, is deze wijziging van naam ook doorgevoerd in alle eerder gecategoriseerde items. Het kan dus zijn dat het verstandiger is de categorie te verwijderen en daarna een nieuwe aan te maken met een andere naam. Categoriseren van items In Outlook is de functie Categorieën in elk itemsoort (e-mails in je postvak, afspraken in de agenda, taken in de takenlijst, Contactpersonen, logboek items en notities) opgenomen. In onderstaand voorbeeld wordt een afspraak gecategoriseerd. Echter werkt het categoriseren voor ieder item hetzelfde, met het belangrijke verschil dat je naar het betreffende venster (agenda, e-mail, contactpersonen of taken) moet gaan. Selecteer of open de afspraak  Klik in het menu Start op de knop Categoriseren (Home – Categorize)  Kies de gewenste categorie  Herhaal dit om meerdere categorieën toe te wijzen.

Outlook

pagina 21 van 38

Let Op: Je kunt meerdere categorieën tegelijk aan een agendapunt toewijzen. De categorie die je het laatst selecteert wordt gezien als hoofdcategorie en bepaalt de kleur van de afspraak. De overige categorieën worden met kleine blokjes aangegeven. Tot slot kun je gebruik maken van de standaard benoemde categorieën in Outlook maar ook eigen benamingen aan categorieën geven zoals bijvoorbeeld 'Nog te doen' of 'Wacht op bevestiging'.

4.7 Vlag voor opvolgen Door middels een vlag een item op te volgen maakt Outlook er automatisch een taak van. De optie ‘opvolgen’ is op te delen in drie onderdelen: 1. E-mail met vlag markeren en in takenlijst zetten, 2. Herinnering instellen en 3. Herinnering voor de ontvanger.

  

E-mail markeren voor opvolging: Klik rechts op het grijze vlaggetje naast het bericht in uw Postvak Selecteer het gewenste vlaggetje Of: selecteer de taak en klik in menu Start op de knop 'Opvolgen' (Home – Follow Up)

Outlook maakt van de e-mail een taak en zet deze in de takenlijst. De kleurintensiteit van de vlag verandert automatisch naar mate de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd dichterbij komt.

    

Herinnering toevoegen Klik rechts op het opvolgvlaggetje achter het bericht in de mailbox Kies Herinnering toevoegen. (Reminder) U kunt nu een datum, tijdstip en meldingstekst instellen voor de herinnering. Zet het vinkje aan bij Herinnering Klik op OK

Outlook

pagina 22 van 38

Je krijgt nu een herinnering / melding op het opgegeven tijdstip.

Herinnering toevoegen bij de ontvanger Stel een opvolgingsactie en herinnering (reminder) in bij het verzenden van een e-mail. De ontvanger krijgt dan automatisch een opvolgingsvlag en taak in beeld. Bij meerdere ontvangers van de mail kun je zelf aangeven wie automatisch een opvolging/herinnering krijgt. LET OP: Dit werkt vooralsnog alleen voor accounts die gebruik maken van dezelfde server (dus alleen intern). Microsoft is bezig de functie werkzaam te maken voor alle Outlook, Windows Live en Hotmail accounts. Standaard opvolging instellen:  Ga in het bericht naar menu-tab Bericht.  Klik op de knop Opvolgen. (Follow Up)  Kies het gewenste vlaggetje. Na het verstrijken van de opvolgdatum wordt het bericht in de mailbox van de ontvanger rood gekleurd. Herinnering instellen en bepalen wie deze krijgt  Ga in het bericht naar menu-tab Bericht.  Klik op de knop Opvolgen. (Follow Up)  Kies: Herinnering toevoegen. (Reminder)  Zet het vinkje aan bij Markeren voor geadresseerden.  Kies een standaardoptie of vul een eigen tekst in bij Markeren voor.  Zet het vinkje aan bij Herinnering. (Remidner)  Vul datum en tijdstip van de herinnering in.

Outlook

pagina 23 van 38

4.8 E-mail Ongelezen laten (ook in leesvenster) Stel in dat e-mails in jouw mailbox standaard gemarkeerd blijven als ongelezen.    

Ga naar menu Bestand (File) Kies voor ‘Opties’ en daarna ‘Geavanceerd’ (Options – Advanced) Klik op ‘Leesvenster’ (Reading Pane) Vink het eerste hokje uit (Berichten markeren als…) of zet de tijd op b.v. 300 seconden. (Mark items as read when viewed in the reading pane)

4.9 Zoeken naar items in Outlook Outlook heeft uitgebreide zoekopties in het lint Hulpmiddelen voor zoeken. In de mailbox, agenda, takenlijst en contactpersonen wordt standaard een zoekvenster weergegeven.

   

Zoeken in e-mail Ga binnen het venster e-mail naar de map waarin je wilt zoeken Klik in het zoekvenster en typ een woord waarop je wilt zoeken Het lint 'Hulpmiddelen voor zoeken' verschijnt. (Search Tools) Hiermee kun je de zoekopdracht verfijnen.

TIP: De sneltoets voor zoeken in Outlook is CTRL + E of F3.

Gebruik de Zoekmappen onderaan in de mappenlijst (eerst de volledige mappenlijst weergeven) om:  Grote berichten snel te selecteren.  Berichten met opvolgmarkering in een oogopslag in te zien.

Outlook

pagina 24 van 38



Zelf een eigen zoekmap aan te maken (rechtsklikken op de map ‘Zoekmappen’).

4.10 Zoeken in contactpersonen    

Ga naar het venster contactpersonen. Klik in het zoekvenster en typ een naam waarop je wilt zoeken. Het lint 'Hulpmiddelen voor zoeken' verschijnt. (Search Tools) Hiermee kun je de zoekopdracht verfijnen.

TIP: Door linksonder met de muis op Contactpersonen te gaan staan (niet klikken) verschijnt een venster waarin je ook de optie krijgt om personen te zoeken.

4.11 Zoeken in taken    

Ga naar de takenlijst. Klik in het zoekvenster en typ een woord waarop je wilt zoeken. Het lint 'Hulpmiddelen voor zoeken' verschijnt. Hiermee kun je de zoekopdracht verfijnen.

4.12 Achteraf bewerken van reeds ontvangen berichten

Na ontvangst van een e-mail is er de optie om een bericht nog bewerken. Voor belangrijke e-mails met afspraken en bevestigingen er in met een juridisch karakter bevelen we dit niet aan. Echter kan het in sommige situaties wel handig zijn informatie toe te voegen aan een reeds ontvangen bericht. Ga als volgt te werk  Open het te bewerken bericht.  Klik op de knop acties in de groep Verplaatsen. (Actions)  Kies voor Bericht bewerken. (Modify Message) Nu kan het bericht bewerkt worden, bijvoorbeeld door tekst er bij te typen of zelfs stukken tekst met afbeeldingen uit andere stukken er in te kopiëren of plakken.

Outlook

pagina 25 van 38

4.13 Regels en waarschuwingen Door gebruik te maken van regels kun je processen automatiseren. Zo is het mogelijk om automatisch binnenkomende e-mails te verplaatsen naar een desgewenste map (bijvoorbeeld handig bij nieuwsbrieven of sollicitaties). Het maken en bewerken van regels wordt hieronder toegelicht. E-mails automatisch ordenen, bijv. verplaatsen Met de Wizard Regels is het mogelijk mailtjes automatisch te verplaatsen, door te sturen, verwijderen etc. In het voorbeeld hieronder gaan we een nieuwsbrief automatisch verplaatsen naar de map Notities. (Hiervoor moet de map nieuwsbrieven eerst worden gemaakt) VOORBEELD: Verplaats nieuwsbrieven automatisch naar de map Notities Ga naar het menu Bestand - Info en klik op de knop Regels en waarschuwingen beheren. (File – Info – Rules and warnings)  



Een pop-up venster opent. Klik op de knop Nieuwe regel (New Rule) Selecteer met de muis de 2e optie: Berichten met bepaalde woorden in het onderwerp naar een map verplaatsen



Bij Stap 2 klik je op de onderstreepte woorden: specifieke tekst.



Er verschijnt een nieuwe pop-up waarin je de woorden (de criteria) aan kunt geven die Outlook scant om de regel te activeren. In dit voorbeeld dus: nieuwsbrief Klik op de knop Toevoegen en vervolgens op OK. (Add) Klik op de onderstreepte woorden: naam map.

 

  

Selecteer de map waarnaar de mail moet worden verplaatst (in dit voorbeeld: Notities). Klik op de knop Volgende indien u meerdere voorwaarden aan het verplaatsen van de mail wilt verbinden of bijvoorbeeld bepaalde afzenders wilt uitsluiten. Klik op Voltooien.

Outlook

pagina 26 van 38

Slim e-mailen van chaos naar clean inbox

Wij kunnen vele tips in Outlook geven, meer dan je wilt gaan gebruiken. In dit hoofdstuk hebben wij ons best gedaan de beste tips op een rij te zetten die de je helpt in de functie uitoefening. Alle tips in dit hoofdstuk zijn zowel voor Outlook 2010 als Outlook 2013 geschikt al dan niet in combinatie met Office 365. In dit         

hoofdstuk onder meer de volgende tips: Tips om efficiënter te mailen: Maak je inbox helemaal leeg (gooi oude rommel weg). Zet alle meldingen (pop-ups) en verstoringen uit (ook op tablet en telefoon)! Ga bewuster communiceren; stuur geen onnodige mails. Probeer discussies via e-mail te vermijden; handel de mail af of zet het op je takenlijst. Zorg dat je een lege inbox hebt na het checken van je e-mail. Bouw vaste momenten in waarop je je e-mail checkt. Maak afspraken met collega's over hoe je minder intern kunt mailen. Bijvoorbeeld door het gebruik van interne social media. Gebruik zinnen als: zonder tegenbericht ga ik er van uit dat...

5.1 Stappenplan schone mailbox Gefeliciteerd … je hebt de eerste stap gezet naar een lege inbox. Het doel van deze reeks tips is jou stapsgewijs over te laten stappen van een volle naar een lege inbox.

5.2 TIP: Vaste e-mail momenten Behandel e-mail op vaste momenten/tijdstippen van de dag. Drie keer per dag is het beste uitgangspunt, vier keer per dag is in onze ogen het absolute maximum. Dit is zeker ook van toepassing op de manager met de smartphone en de secretaresse die de mail van de manager meeleest. STOP MET METEEN LEZEN. Zet de pop-up uit voor nieuwe e-mails Zet de melding dat u een nieuwe E-mail heeft ontvangen uit in het volgende Outlook 2010/2010 menu.    

Ga naar menu ‘Bestand’ (File) Klik op de knop ‘Opties’ (Options) Kies het tabblad ‘E-mail’ (Mail) Scrol iets naar beneden en zet de vinkjes uit bij ‘geluid afspelen’ en ‘waarschuwing nieuwe e-mail op bureaublad’ (Play a sound, Display a desktop alert)

Outlook

pagina 27 van 38

5.3 Maak een einde aan zinloze e-mails Nieuwsbrieven, aanbiedingen en acties: we zijn er dol op. Hoeveel nieuwsbrieven krijg jij in een doorsnee week? Veelal zijn dit er al snel een stuk of tien. Daarnaast zijn er vast ook collega’s die dol zijn op zinloze e-mails. Chipfabrikant Intel becijferde in 2008 dat de gemiddelde werknemer wekelijks 350 mailtjes verwerkt (ontvangen + verzenden). Aan het lezen van en het reageren op elke mail wordt 210 seconden besteed. De 100.000 werknemers van Intel waren zodoende 20 uur per week zoet met e-mail. Als het nuttige en arbeidsrelevante mail betreft is er niet zo veel aan de hand. Dertig procent van de berichten bleek echter inhoudsloos te zijn. Het betreft berichten in de trant van 'doen we' en 'bedankt voor je bericht'. Als je een schone en lege inbox wilt, kun je vaak het makkelijkste beginnen met inhoudsloze e-mails de nek om te draaien. TIP: Inventariseer wat voor een mail je krijgt. Onder het motto meten is weten is het handig een week eens kritisch te kijken naar wat je ontvangt en verzendt. Doe dat bijvoorbeeld op een notitieblok, of misschien in Word. Houd de volgende gegevens bij:   

 

Noteer de nieuwsbrieven die je ontvangt en geef ze meteen een rapportcijfer: alle nieuwsbrieven met een rapportcijfer onder 7,5 kunnen toch weg ? Dus schrijf je dan maar meteen uit! Maak een lijstje met namen van personen die jou vaak een mail sturen en turf het aantal. o Omcirkel de geturfde mails als ze inhoudsloos zijn, of wanneer de communicatie in die mail niet duidelijk was (bijvoorbeeld jij bent 1 van de 5 personen in de AAN en er was niet duidelijk wie wat gaat doen) Tel aan het einde van de dag hoeveel e-mail je hebt verzonden. Het resultaat van deze actie spreekt boekdelen. Je nieuwsbrieven worden minder, de “probleemveroorzakers” kun je eens confronteren met hun gedrag en concreet vragen hoe jullie het aantal mails aan elkaar kunnen verlagen. Mail kost tijd, een inhoudsloze mail verspilt tijd!

Nogmaals: ik wil jou helpen naar een leeg Postvak In! Ik vraag één ding van je: Ik weet dat je denkt dat je morgen ook wel kunt beginnen met het opruimen. Geef daar niet aan toe! Doe het nu. De tijd die je nu investeert, verdien je makkelijk morgen terug door alle nieuwsbrieven die je niet hoeft te verwijderen.

5.4 Communicatie in de e-mail Communicatie tussen mensen wordt vaak overschat. Het is best moeilijk te zeggen wat je bedoelt. Mensen kijken / luisteren bewust of vaak onbewust ook naar gezichtsuitdrukkingen en tonatie. Laat staan communicatie via de mail waar die aspecten totaal niet aanwezig zijn! 

Reageer niet onmiddellijk op e-mails. Een prikkelende uitspraak is bijvoorbeeld: “een e-mail na 16:00 uur is nooit meer voor dezelfde dag”



Stel indien mogelijk zoveel mogelijk gesloten vragen en zo min mogelijk open vragen

Outlook

pagina 28 van 38



Als iets ter informatie is, is een reactie niet vereist; communiceer dat dan ook. Gebruik de term: ‘zonder tegenbericht’ ‘ik wil je bij voorbaat danken voor je moeite, dat scheelt ons beiden weer een mailtje achteraf’



Gebruik deadlines of communiceer een reactietermijn.



Gebruik bij voorkeur NIET je ‘leesbevestiging.’



Druk eens wat minder vaak op de knop nieuwe e-mail, loop eens binnen bij je collega in plaats van op reply te drukken.

5.5 Mappenstructuur Een Outlook map is zo aangemaakt. Sterker nog, waarschijnlijk heb je teveel mappen. Mappenstructuren in Outlook kun je maken op dezelfde manier als op je netwerkschijf. Echter een complexe mappenstructuur in Outlook komt je productiviteit niet ten goede. Ter illustratie, als je een mail sleept en je moet eerst je map in beeld brengen door te scrollen en je kan daarna pas de mail plaatsen in de map, dan kun je gerust zeggen dat je tijd kan besparen. Als je mappen maakt kun je die maken op basis van bijvoorbeeld de volgende indelingen: 

Per periode: Jaar/kwartaal/maand/week/dag mappen



Onderwerpsmappen ook wel thema mappen, zoals HRM, Project Delta, Financiën, Planning, MKB klanten



Mappen per persoon/leverancier/opdrachtgever/klant



Geen mappen, maar vergaarbakken zoals alles in Postvak In en alles in Verzonden items.



De Ad-Hoc map om items in te plaatsen die je “niet kwijt kan” in je bestaande mappenstructuur, veelal bevatten deze mappen maar een paar mails



Een combinatie van bovenstaande.

Het probleem van deze bekende methoden van mappenstructuren is dat deze niet eindig zijn. Daarnaast zal de structuur altijd blijven groeien. Ook het opbergen en terugzoeken zal steeds meer tijd in beslag nemen. Tot slot sluit de ene map de ander niet uit, het is een mail over een persoon, over een project, uit een bepaalde periode en hoort ook nog eens bij een specifieke klant en of leverancier. We adviseren dan ook een eenvoudige mappenstructuur met niet meer dan tien mappen naast postvak in en verzonden items. Met onze jarenlange ervaring met het medium email en coaching van duizenden secretaresses, managers en kenniswerkers in het gebruik van e-mail hebben we een conclusie getrokken. Deze conclusie is eigenlijk: Neem afscheid van de bovenvermelde structureringsmethoden en ga e-mail weer afhandelen zoals je ook post afhandelde “vroeger”. 1. 2. 3. 4.

Op vaste momenten van de dag Kijk naar een mail zoals je ook keek naar een poststuk. Bepaal of het voor lange termijn bewaard moet worden Bepaal of jij iets moet doen en zo ja, wanneer

Outlook

pagina 29 van 38

Onderstaande voorbeeld mappenstructuur is hierbij de laatste mappen structuur die je hebt gemaakt in Outlook.

5.6 Stel slimme regels in: e-mails die op antwoord wachten Stel een automatische regel in als je via de mail iets delegeert of een vraag stelt en nog op antwoord wacht. Door een aparte map te maken met de titel 'Wacht op antwoord' of ‘Wachten op’ kun je eenvoudig monitoren op welke (verzonden) e-mails je al antwoord hebt gehad en waar je dus mee verder kunt. Een methode om deze regel in te stellen is door jezelf te CC’en en een regel in te stellen dat deze e-mail automatisch wordt verplaatst naar de map “Wachten op”. A: Maak een map 'Wacht op antwoord' aan  Toets Ctrl+Shift+E om een nieuwe map aan te maken in Postvak In. Een pop-up venster opent.  Geef de map de naam 'Wacht op antwoord'  Kies bij 'Map bevat' voor 'E-mail en postitems'  Selecteer met de muis jouw Postvak In  Klik op 'OK' B: Voeg een regel toe om inkomende mails waarin je zelf in de CC staat en die afkomstig zijn van jezelf te verplaatsen naar de map 'Wacht op antwoord'  Ga naar het menu Extra en klik op de optie ‘Regels en waarschuwingen' (Extra – Rules and warnings)

   

 

Een pop-up venster opent. Klik op de knop ‘Nieuwe regel’ (New rule) Selecteer de optie beginnen met een lege regel Selecteer de optie 'Regel toepassen op berichten die ik ontvang’ (

Klik op de knop 'Volgende' Selecteer de twee opties:

Outlook

pagina 30 van 38

Afkomstig van personen of openbare groep en selecteer onderin het venster jezelf in de adressenlijst. o 'met mijn naam in het vak CC' Zie onderstaande voorbeeld o

 

Klik op de knop 'Volgende' Selecteer de optie: 'Verplaats het bericht naar naam map'

  

Klik onderaan bij Stap 2 op de onderstreepte woorden 'naam map' Een pop-up venster opent waar je de map 'Wacht op antwoord' kunt selecteren. Klik op 'OK'. Stap 2 toont nu de volgende regel:

Outlook

pagina 31 van 38



Klik op 'Voltooien'

C: Test de zojuist aangemaakte regel  Maak een nieuw mailbericht aan (Ctrl+Shift+M)  Stuur de mail met jezelf in de CC  Klik op 'Verzenden'  Zodra de mail is binnengekomen zie je in de map "Wacht op antwoord' dat het bericht direct in die map is geplaatst.  Verwijder de test-mail uit jouw Postvak In en uit de map 'Wacht op antwoord' Verzonden mails waarvan je de antwoorden wilt monitoren ga je vanaf nu dus jezelf cc’en. Zodra je de antwoord-mails hebt behandeld, kun je deze verwijderen uit de map 'Wachten op'. Ze staan immers ook al in de map ‘verzonden items.’

5.7 Stel slimme regels in: CC e-mails automatisch verplaatsen Stel een regel in waarin je, als je in een e-mail in de CC staat, deze automatische verplaatst naar de map ‘CC e-mail.’ A: Maak een map 'CC e-mail' aan  Toets Ctrl+Shift+E om een nieuwe map aan te maken in jouw Postvak In. Een pop-up venster opent.  Geef de map de naam 'CC e-mail'  Kies bij 'Map bevat' voor 'E-mail en postitems'  Selecteer met de muis jouw ‘Postvak In’  Klik op 'OK' B: Voeg een regel toe om inkomende mails waarin je in de CC staat te verplaatsen naar de map ‘CC e-mail'  Ga naar het menu Extra en klik op de optie ‘Regels en waarschuwingen'

 

Een pop-up venster opent. Klik op de knop ‘Nieuwe regel’ (New rule) Selecteer de optie beginnen met een lege regel Selecteer de optie 'Regel toepassen op berichten die ik ontvang’

 

Klik op de knop 'Volgende' Selecteer de optie: 'met mijn naam in het vak CC'

 

Klik op de knop 'Volgende' Selecteer de optie: 'Verplaats het bericht naar naam map'

 

Outlook

pagina 32 van 38

    

Klik onderaan bij Stap 2 op de onderstreepte woorden 'naam map' Een pop-up venster opent waar je de map ‘CC e-mail’ kunt selecteren. Klik op 'OK'. Klik op Volgende In het venster dat je nu ziet kun je uitzonderingen instellen. Stel, indien je ook gebruik maakt van de regel ‘Wachten op,’ in ieder geval de uitzondering in. Behalve als het afkomstig is van ‘Persoon of openbare groep’ o Vink de optie aan “Behalve als het afkomstig is van Persoon of openbare groep o Onder in het scherm klik je op de tekst Persoon of openbare groep. Selecteer je eigen naam en eventueel andere personen die je wilt uitsluiten in deze regel, zoals je direct leidinggevende of bijvoorbeeld de directeur.

 

Klik op Volgende Vink eventueel aan dat de regel toegepast moet worden op reeds eerder ontvangen e-mails, die nog staan in Postvak in. Klik op 'Voltooien'



5.8 Ga aan de slag met de eerder vermelde tips Uw werkwijze ofwel e-mailgedrag is niet gemakkelijk te wijzigen. We zijn nu een aantal TIPS verder.

Outlook

pagina 33 van 38

Ik vraag me af, hoe gaat het? Voor je verder leest en dus verder gaat met nog meer tips willen we terugkijken of je de afgelopen tips al beheerst en gebruikt.  Stop met METEEN lezen; zet de pop-up uit, behandel je mail op vaste tijden  Inventariseer wat voor een mail je krijgt. Nieuwsbrieven onder 7,5 afzeggen.  Sneltoetsen. (Ctrl-1, Ctrl-2, Ctrl-3 enz..., Ctrl-Shift-M, Ctrl-Shift-A enz...)  Gebruik deadlines of communiceer een reactietermijn  Automatische Regels. Laat de mail voor u regelen... Hierbij Tips om je mailgedrag te kunnen veranderen:     

Voer de tips die je van ons ontvangt meteen uit. ( je weet dan hoe het gaat) Schrijf in jouw eigen woorden de tips op en leg deze naast de Pc/laptop. Lees elke dag de Tip totdat je deze beheerst en ook zo werkt. Help collega’s die het niet lukt de Tip uit te voeren. Als je iemand helpt, onthoud je het zelf ook beter! Wij gaan natuurlijk door met nog meer tips, denk aan bovenstaande Tips!!

5.9 Snelle stappen: Zelf snelstap menu-knop maken Maak zelf knoppen aan voor veelgebruikte taken met meerdere stappen om deze met 1 klik uit te voeren. Maak een eigen snelstap (quickstep) voor veelgebruikte combinatiehandelingen zoals: - Mail doorsturen naar manager - Mail verplaatsen naar map ‘manager’ - Een groep collega's tegelijk een mail sturen De volgende stappen zijn nodig om eigen snelstappen aan te maken:  

 

Ga naar menu Start (Home) Klik op het pijltje naast het vak met de snelstap-knoppen

Kies Nieuwe snelle stap (Quick Step) Selecteer de soort knop die u wilt maken

Outlook

pagina 34 van 38

Een pop-up venster opent waarin je de knop kunt programmeren en een naam kunt geven.

5.10 Herinneren In je Agenda is het gebruikelijk om een afspraak te voorzien van een Herinnering. Dat is een melding in een pop-up venster die je tijdig herinnert aan een aanstaande afspraak. Je kunt ook een binnengekomen e-mailbericht EN zelfs een e-mail die je nog niet hebt verzonden voorzien van een waarschuwing. Zo word je later herinnerd aan een bericht om daar wellicht een actie op te laten volgen.



Rechtsklik op het onderwerp van het bericht, kies ‘Opvolgen > Herinnering toevoegen..’ ,

 Rechtsklik op de markeringsstatus (de vlag) en kies ‘Herinnering toevoegen...’ . OF, bij een nog niet verzonden e-mail die je aan het opstellen bent  Klik in het lint tab Start op de vlag ‘Opvolgen’ en kies voor ‘Herinnering toevoegen…’  Schakel in het dialoogvenster Aangepast het selectievakje Herinnering in en geef de datum en tijd op waarop je de herinnering wilt laten verschijnen.  Voor geavanceerde gebruikers kun je ook het woord aanpassen aan de juiste actie, zodat jij (en jouw manager) niet alleen zien dat er iets moet gebeuren, maar ook wat er moet gebeuren.  Klik op OK Deze methode kan overigens net zo goed worden toegepast op taken of contactpersoonitems. © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

Outlook

pagina 35 van 38

5.11 Willekeurige dagen naast elkaar zetten Wil je diverse niet opeenvolgende dagen met elkaar vergelijken, dan kunnen deze dagen naast elkaar worden weergegeven. Hiervoor zijn een aantal stappen nodig.   



Ga naar de agenda. Kies voor de dagweergave met de knop "Dag" in het lint start Ga naar de datumnavigator (Dit is het scherm met alle datums van de maand/maanden) Houd de CTRL toets ingedrukt en klik op de gewenste data die je in beeld wilt hebben.

Let op: Je kunt maximaal 12 dagen weergeven.

5.12 Snel bladeren door maanden Klik op de naam van de maand in de datumnavigator om snel te navigeren naar een andere maand Gebruik de sneltoets CTRL+G voor het navigeren naar  Een specifieke maand  Typ in:  1 5 voor de eerst volgende 1 mei  Volgende week  Drie dagen voor kerst  Etc.

Outlook

pagina 36 van 38

5.13 Kopiëren van vergaderverzoeken Het kopiëren van een vergaderverzoek naar een andere dag en/of een ander tijdstip kan ook zonder het terugkeerpatroon. We noemen deze tip het willekeurige terugkeerpatroon. Om de invoer van een willekeurige vergaderreeks iets gemakkelijker te maken is de onderstaande handleiding geschreven. Kopiëren en plakken van het vergaderverzoek.

      

Stap 1 Maak een afspraak op eerste datum, voer datum/tijd/locatie/genodigden/categorie in etc Klik op verzenden (en sluit het vergaderverzoek). Stap 2 Selecteer de zojuist gemaakte afspraak (niet openen) Kopieer de afspraak met de sneltoets Ctrl + C. Ga naar de eerstvolgende nieuwe datum en selecteer het juiste tijdstip. Plak het vergaderverzoek met de sneltoets Ctrl + V. Stap 3 Open het geplakte vergaderverzoek en verzend deze (anders hebben de deelnemers geen uitnodiging ontvangen). Zo kan je dus eenvoudig vergaderverzoeken met wisselende datums/tijdintervallen slechts éénmalig intypen.

5.14 Archiveren in Outlook Kantoormedewerkers bewaren vrijwel alles in de mail en hebben mails van soms meer dan tien jaar geleden nog gewoon toegankelijk. Echter wanneer je na gaat denken, is dat helemaal niet logisch. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met je mailbox als je een nieuwe baan vindt bij een andere werkgever; je mailbox wordt veelal zonder pardon door ICT verwijderd. Ook is het voor de dossiervorming een regelrechte ramp. Vroeger waren dossiers op papier en als er bijvoorbeeld een brief binnenkwam, werd deze in het dossier opgeborgen. Tegenwoordig is correspondentie via bijvoorbeeld de e-mail versnippert over alle mailboxen of nog erger, is dezelfde e-mail in meer dan 1 mailbox binnen dezelfde organisatie opgeslagen. Bijvoorbeeld, een collega stuurt jou en vijf andere collega’s de notulen van de vergadering. De verzender EN de in totaal zes ontvangers slaan de mail allemaal op in hun Outlook in het daarvoor bestemde mapje. Als je met elkaar afspreekt dat de opsteller de notulen in dossier "buiten Outlook" plaatst en de opsteller stuurt niet een bijlage, maar een hyperlink naar de documenten op jullie server dan is dat veel beter! Een mailbox is namelijk persoonlijk.

Outlook

pagina 37 van 38

Kijk na vandaag eens anders naar de e-mails die je ontvangt. Stel na het ontvangen en lezen eens de vraag: “Is dit stuk zo belangrijk dat ik het in het lange archief moet opbergen?” Zo ja eerst “Archiveren” in het juiste dossier BUITEN Outlook en verder werken met een “werkkopie” in Outlook. Je maakt van Outlook hierdoor ook wel een ‘schaduwarchief.’ Het resultaat is dat jouw dossier op orde blijft. U kunt hierdoor, wanneer u de staatsloterij wint, met een gerust hart een sabbatical opnemen. BUITEN Outlook? Wanneer je een mail compleet met bijlagen en header (verzend en ontvangst info) wilt archiveren, en je beschikt niet over een formeel document management systeem zoals Corsa, Decos, SharePoint, kun je het bericht opslaan als MSG bestand (Outlook berichtindeling unicode) op bijvoorbeeld de netwerkschijf. Methode 1: (snel)  Ga op mailbericht staan, of open de e-mail  Kies bestand, opslaan als …  Kies bij opslaan als de optie Outlookbericht indeling unicode (*.MSG) Methode 2: (sneller)  Je kunt ook zowel Outlook als de verkenner in beeld zetten en de betreffende mailtjes "slepen" met de linkermuisknop (ze worden dan gekopieerd) ingedrukt naar de juiste map in de verkenner. Methode 3 (snelst)  Selecteer de e-mail in Outlook (open deze niet).  Druk op CTRL+C (Kopiëren)  Ga naar de juiste netwerkmap in verkenner waar je de e-mail wilt opslaan.  Druk op CTRL+V (Plakken)

Vragen?

Stuur je Outlook vragen naar info@avk.nl we reageren altijd, echt niet onmiddellijk. Uw vraag helpt ons wellicht weer aan nieuwe trainingsonderwerpen.

Outlook

pagina 38 van 38

POWER OR digitaal

De beste tips voor de iPad

Samengevat • Papierloos vergaderen • Annotateren • Office Apps • MindMappen • Notitie tips

iPad tips – © AVK

• • • • • •

Autocorrectie Zoeken Screenshots Siri Aantekeningen Online meetings

pagina 1

POWER OR digitaal

Papierloos werken

Papierloos vergaderen is een mindset waar ook kennis en techniek voor nodig is!

Do’s en Dont’s Do

Don’t

•

Regelmatig schoonmaken met een microvezeldoekje Regelmatig opladen

•

(tijdens de vergadering opladen is niet handig)

•

Gebruik de kracht van de iPad lezen, annoteren, ga dus ook minder printen

• • •

•

Houd het aantal persoonlijke Apps beperkt Zorg voor een acceptabele en liefst donkere achtergrondfoto of kleur Bespaar stroom door de helderheid regelmatig aan te passen (naar beneden ± 40%) Maak als dat mag een back-up in de iCloud?

iPad tips – © AVK

• •

• • •

Schoonmaken met vloeistof, of reinigingsmiddel Stel je verwachtingspatroon bij: de iPad is geen PC! Let op je werkhouding met de iPad, nekklachten zijn vaak gehoord Reduceer typen en invoeren dat is sneller en makkelijker achter de PC Neem je iPad niet mee de slaapkamer in Geef je iPad NIET aan een ander, ze kunnen meteen overal bij ! Geluidsinstellingen bij acties uitzetten (typen met geluid, geluid bij mail verzenden etc.)

pagina 2

POWER OR digitaal

Papierloos vergaderen Initiatie

Besluiten notulen

Plannen & organiseren

Vergaderen

Documenten op de Tablet

Voorbereiden

Papierloos vergaderen

iPad tips â&#x20AC;&#x201C; ÂŠ AVK

pagina 3

POWER OR digitaal

Vergaderen met iPad • Vergaderdocumenten mailen of via centrale server (losse documenten) • Gecombineerde vergaderapp • Apps om documenten te openen / raadplegen • Apps om documenten te bewerken / annoteren

Wat veelal niet lukt • Bestanden 1 op 1 raadplegen vanaf de iPad die op de server staan. • Bijlagen in een afspraak of vergaderverzoek zijn niet zichtbaar op de iPad.

iPad tips – © AVK

pagina 4

POWER OR digitaal

Bestanden overzetten • SharePoint • FileBrowser • Gehoste server (bijvoorbeeld WebDav, teamdrive) • Gekochte of gehuurde “All-in-one” Vergader apps zoals • Per mail versturen met bijlagen of met ZIP • ? Google Docs / OneDrive • ? Dropbox / Box.net

Documenten op de iPad

Openen

Bewerken

(terug)

Opslaan

iPad tips – © AVK

• Vanuit elke app mogelijk • Apps kunnen niet bij elkaar kijken (Sandbox)

• Alleen met specifieke apps • Annoteren (pdf’s) • Bewerken (Office documenten, docx, xlsx, pptx)

• Opslaan kan standaard alleen op de iPad in de app • Veelal is “terugmailen” de enige beschikbare oplossing

pagina 5

POWER OR digitaal

Eigen oplossing, 2 apps • De eerste app om documenten ter beschikbaar te stellen: – De app SharePlus i.c.m. SharePoint of de app FileBrowser om verbinding te maken met uw netwerkschijf op de iPad

• De tweede app om annotaties te maken (documenten te bewerken) – Zoals PDF Expert, iAnnotatePDF en GoodReader • U vraagt dan van gebruikers dat zij voor ieder vergaderstuk, deze apart downloaden en kiezen voor Openen in…

Vergaderen met iPad Gecombineerde vergader apps • • • •

•

iBabs: Zeer complete vergaderapp met onder andere automatisch omzetten naar PDF documenten, annotaties delen en notuleren. Papierloosvergaderen.nl: Aantekeningen, annotaties en opmerkingen delen. Notubox: Bedoeld voor politiek papierloos vergaderen met mogelijkheden voor het delen van aantekeningen. Point2Share: Zeer complete App en heeft als grote pré dat het geen abonnement service is en voortborduurt op een bestaande SharePoint omgeving. Nadeel: lokale annotaties. ViaDesk en EFFACTS: Vooral handig als je graag gebruik maakt van bestaande apps om te annoteren.

iPad tips – © AVK

pagina 6

POWER OR digitaal

PDF documenten • PDF documenten (op een PC)

• De iPad apps voor PDF bewerken (annoteren)

– Openen gaat automatisch en is ook voor de gebruiker vanzelfsprekend. – Bewerken kan veelal niet omdat de juiste software niet is geïnstalleerd en/of deze functies niet bekend zijn

– Alle drie de apps zijn geschikt voor het lezen en het maken van aantekeningen op de iPad, er zijn wel verschillen:

Onze bevindingen

iPad tips – © AVK

pagina 7

POWER OR digitaal

Office apps op de iPad • •

• • • •

In combinatie met Office 365 kan gewerkt worden met Word, Excel en PowerPoint. iWorks van Apple, gratis als je iPad gekocht is na sept 2013. De minst slechte Office app voor de iPad – Pages (Word) – Numbers (Excel) – Keynote (PowerPoint) QuickOffice (van Google), ook een prima (gratis) app DocsToGo: matige interface, wel handig dat als je het koopt je een tekstverwerker, Spreadsheet en presentatie app hebt in 1 app en meteen voor de iPad en iPhone Cloud-On (gratis) maar alleen maar in combinatie met cloudoplossing zoals DropBox. Werkt dus niet zonder internet verbinding Office2HD, ook een prima app, alleen wat duur in vergelijking met het gratis QuickOffice van Google

.doc .xls .ppt(x) openen op de iPad • Office documenten (op PC) – Openen gaat automatisch en is ook voor de gebruiker vanzelfsprekend.

iPad tips – © AVK

• Office Documenten (iPad) – Openen of alleen lezen kan met diverse apps. – Weergave is veelal niet het zelfde als op de PC – Gespecialiseerde apps kunnen documenten bewerken – Er zijn diverse “onmogelijkheden” in deze apps, zoals; wijzigingen bijhouden, pagina-einde’s, opmaak- en objectbeperkingen

pagina 8

POWER OR digitaal

Bewaren op de iPad • • • •

Wat bewaar je op de iPad (voor onderweg) Waar op de iPad bewaar je het (in een app) Structuur maken in apps en documenten in apps Wanneer kan het van de iPad af ?

Structuur op de iPad • Documenten die je opent buiten de viewer app (zoals mail en FB) op je iPad worden lokaal opgeslagen in de app wanneer u kiest voor “Openen in …” of voor “Open in …” • Wanneer u lokaal een document wilt kunnen openen zonder internet verbinding zult u het document dus moeten openen in bijvoorbeeld de app iAnnotate. • Het is verstandig datum/week/maand mapjes te maken in bijvoorbeeld iAnnotate, om later weer gemakkelijk weg te kunnen gooien.

iPad tips – © AVK

pagina 9

POWER OR digitaal

Mindmappen • • • • • •

Techniek om informatie helder te noteren Blanco papier (zorgt voor minder aantekeningen) Onderwerp in het midden Pijlen naar thema’s in kernwoorden Geen zinnen maar werkwoorden en zelfstandig naamwoorden Aanleiding – Doel – Afronding

• Kortere vergadertijd (tot 30%) • Betere voorbereiding t.o.v. tekstuele notulen

Structuur aanmaken met een mindmap

iPad tips – © AVK

pagina 10

POWER OR digitaal

Mogelijkheden mindmappen

iPad

iThoughtsHD iMindMap HD (gratis met beperkte functies) Mindmeister (bij registratie kies gratis variant)

iMindmap Mindjet FreeMind

Co-creatie met mindmap

iPad tips â&#x20AC;&#x201C; ÂŠ AVK

pagina 11

POWER OR digitaal

Bedieningstips • Handige tips voor een sneller en efficiënter gebruik van de iPad

Bedieningstip • 1 vinger = vegen (“swipen”) en pointen 1 x tap = opties oproepen

iPad tips – © AVK

pagina 12

POWER OR digitaal

Bedieningstip

Bedieningstip • 1 vinger langer pointen: Loepje oproepen om de cursor nauwkeurig te plaatsen

iPad tips – © AVK

pagina 13

POWER OR digitaal

Bedieningstip • Letter langer ingedrukt houden op toetsenbord: extra letters oproepen.

Bedieningstip • Wereldbolletje is toetsenbordkeuze alleen wanneer er meerdere toetsenbord zijn geïnstalleerd.

iPad tips – © AVK

pagina 14

POWER OR digitaal

Bedieningstip • Na toevoegen van het toetsenbord “Emoji” komt onderstaand toetsenbord er bij. • Instellingen, Algemeen, Toetsenbord, Toetsenborden, Voeg toetsenbord toe, Emoji

Pinchen uit elkaar bewegen = inzoomen

naar elkaar toe bewegen = uitzoomen

Veelal gebruikt bij Foto’s en PDF bestanden. Maar ook op webpagina’s e-mail en Google maps

iPad tips – © AVK

pagina 15

POWER OR digitaal

Speciale tekens • Om een haakje of apenstaartje in te voegen gebruik je de “123” toets • Druk je op de 123 toets en swipe je zonder los te laten naar het gewenste speciale teken kan je in 1 speciaal teken invoegen en meteen terugkeren naar het normale toetsenbord.

Toetsenbord splitsen • Spatiebalk uit elkaar bewegen: splitsen • Vaak handig bij het gebruik van invulvelden op een webpagina.

iPad tips – © AVK

pagina 16

POWER OR digitaal

Notities in Exchange • Vanaf de introductie van iOS7 is het mogelijk de notities op je iPad in de notitie app op te slaan in je Exchange account. Deze functie is alleen beschikbaar voor organisaties die gebruik maken van Exchange versie 2010 of hoger. • Je kan herkennen of de functie wordt ondersteund door in je Notitie app linksbovenin op Accounts te tikken en controleren of Exchange in de lijst staat vermeld.

Schakelen tussen apps • Op een PC kan je makkelijk schakelen tussen de openstaande programma’s bijvoorbeeld met de sneltoets ALT+TAB. Op de iPad werkt dat net iets anders. De onderstaande mogelijkheden zorgt er voor dat je nog sneller kunt schakelen tussen de diverse apps. • “Swipe” met vier vingers tegelijk horizontaal over je beeld. Je “schakelt” dan tussen de actieve apps.

iPad tips – © AVK

pagina 17

POWER OR digitaal

Schakelen tussen actieve apps Door te “dubbelklikken” op de ronde “home” knop, toont de iPad de apps die actief zijn. Selecteer de app die je wilt openen en tik die aan.

Stoppen van apps Wanneer je de app van onder naar boven het beeld uit schuift, stop je de app. Als je met gespreide vingers twee apps tegelijkertijd naar boven schuift kan je ze beiden tegelijk stoppen.

iPad tips – © AVK

pagina 18

POWER OR digitaal

E-mail app • Mail lezen, verwijderen, doorsturen, beantwoorden • Mail opstellen, geadresseerden toevoegen (aan/cc), vergeet het onderwerp niet • Mail markeren als ongelezen • Mail markeren voor opvolgen (Vlag) • Mail verplaatsen • Mail mappen doorbladeren

Agenda app • • • •

Instellingen (melding, synchronisatie duur) Bladeren en weergaven Afspraken maken Afspraken verzetten

iPad tips – © AVK

pagina 19

POWER OR digitaal

Contactpersonen app • Groepen en mappen • Contactpersoon toevoegen • Zoeken

Contactpersonen app • Winkel: koop nieuwe boeken (ook genoeg gratis boeken) • Collecties: groepjes die je zelf kan beheren

iPad tips – © AVK

pagina 20

POWER OR digitaal

Handige instellingen • Autocorrectie – Algemeen, Toetsenbord, Autocorrectie uit / aan • Trefwoorden instellen (snelwoorden) – Algemeen, Toetsenbord, Nieuw trefwoord… • Geluiden instellen – Algemeen, Geluiden • Multitask gebaren

Screenshots Screenshot maken: Een foto maken van wat je ziet op je iPad scherm is eenvoudig. Druk tegelijkertijd op de “home” knop EN op de “aan/uitknop” aan de bovenkant. Je hoort en ziet dat er een foto gemaakt is. Ga naar je Foto app om het resultaat te bekijken. Wanneer je Fotostream aan hebt staan op je iPad wordt de foto automatisch gesynchroniseerd wanneer je bent verbonden met Wi-Fi.

iPad tips – © AVK

pagina 21

POWER OR digitaal

App mapjes maken Docken • App-Mapjes: Wanneer u veel apps heeft op uw iPad is het al snel aan te bevelen mapjes te maken met apps. • Zet eerst de bewerkmodus aan van uw beginscherm door een app ingedrukt te houden • Een app mapje docken

Zoeken op de iPad U kunt eenvoudig: alle inhoud op uw iPad doorzoeken. Ga naar het beginscherm en swipe vanuit het midden naar beneden. Het zoekvenster verschijnt. Type het zoekcriterium in en alle resultaten worden getoond. De zoekfunctie zoekt door alle teksten heen, dus ook de inhoud van een document, contactpersonen, afspraken, enz

iPad tips – © AVK

pagina 22

POWER OR digitaal

Annoteren Annoteren is het bewerken van PDF-documenten, dus het voorzien van aantekeningen, markeringen, teksten etc. • iAnnotatePDF • Goodreader • PDF Expert

Annoteren - iAnnotate Library weergave • Gebruik de iconview en de list view (rechtsboven) • Maak mapjes met de functie Create folder in het menu +Add • Sleep documenten naar zelf gemaakte mapjes (pak het document aan het icoontje) • Documenten uit andere apps staan in de map: “Imported documents” • Open een document om de library weergave te sluiten

iPad tips – © AVK

Document weergave • Meerdere documenten geopend, deze worden in tabbladen bovenaan getoond • Tap op het scherm om de tabs en libary te verbergen • Links bovenin kunt u terug naar de library

pagina 23

POWER OR digitaal

Annoteren - iAnnotate

Annoteren - iAnnotate •

•

Druk rechtsboven in de werkbalk op het plus teken om een werkbalk toe te voegen of een bestaande werkbalk te bewerken Functies kunnen gesleept worden van en naar de werkbalk Tik op “Add Toolbar” om een nieuwe werkbalk toe te voegen

iPad tips – © AVK

pagina 24

POWER OR digitaal

Annoteren - iAnnotate • Blader door het document van boven naar beneden • Tik links in het midden op je scherm om op de pijlen om de navigatiebalk te openen

Annoteren - iAnnotate • Blader door je aantekeningen “Annotations”, tik op een annotatie om snel naar de pagina te bladeren waar de aantekening staat.

iPad tips – © AVK

pagina 25

POWER OR digitaal

Annoteren - iAnnotate • Wanneer u in de adresbalk van Safari (de internetbrowser op de iPad) een “a” typt voor het web adres, wordt de PDF of het document geopend in de iAnnotatePDF App. • Het document wordt opgeslagen in de map “web downloads” in iAnnotatePDF

Annoteren - iAnnotate Contextmenu’s raadplegen kan door: Tap en vasthouden of door “dubbel tap” • Op een bestandstabblad enkele tap • In een document Tap en vasthouden voor het contextmenu • In een tekst Tap en vasthouden voor het contextmenu met tekst hulpmiddelen • In een document korte Tap, toont de recente tools

iPad tips – © AVK

pagina 26

POWER OR digitaal

FileBrowser • •

De app FileBrowser is een veel gebruikte oplossing om je iPad te verbinden met de kantoorserver (netwerkschijf), bijvoorbeeld de Q schijf. De app kan – Wijzigen: mappen en bestanden maken, verplaatsen en verwijderen – Openen: previews van documenten tonen zonder deze te downloaden en doorsturen per mail – Downloaden: Bestanden downloaden en lokaal laten openen in andere apps – Bookmarken: Locaties en documenten toevoegen aan een favorietenlijstje in de app

Siri - spraakopdrachten • Alleen Engelstalig – iOS 5 en hoger en iPhone 4S, iPad 3 en hoger – Goed voor spraak commando’s niet voor tekst herkenning • Gebruik van Siri – Eerst aanzetten: Instellingen – Algemeen - Siri – Druk op de Home knop en houd deze 2 tellen vast – Je kunt vragen stellen in volle zinnen

iPad tips – © AVK

pagina 27

POWER OR digitaal

Wat kunt u met Siri? • • • • • • • • • • • • • • • •

Mensen opbellen Muzieknummers afspelen Berichten sturen naar contactpersonen Afspraken inplannen in agenda Herinneringen instellen Locaties opvragen E-mail versturen naar contactpersonen Aandelenkoersen opvragen Weerbericht opvragen Wekker instellen Zoeken op het web Notities maken Adresboek bekijken Algemene vragen stellen Apps opstarten Instellingen aanpassen

Dicteren • Sinds iOS8 kan de iPad ook gebruikt worden om gesproken tekst te dicteren. • De iPad analyseert je spraak in de cloud en zet deze live om naar geschreven tekst in de gewenste app • Ga naar: – – – –

iPad tips – © AVK

Instellingen Algemeen Toetsenbord Schakel dicteren in (groen/vinkje aan)

pagina 28

POWER OR digitaal

Dicteren (2) • Om dicteren te gebruiken, – ga naar de gewenste app (bijv mail of notities), – Zorg er voor dat het toetsenbord actief is – Tik op het microfoon icoon links naast de spatiebalk en spreek je tekst in, druk op Gereed als je klaar bent met spreken

Voorlezen • De iPad is sinds iOS 8 in staat teksten voor te lezen die in beeld staan. • Na instellen/activeren kan je voorlezen activeren door met twee vingers te Swipen vanaf de klok bovenaan.

iPad tips – © AVK

pagina 29

POWER OR digitaal

Spraak: Instellen

Uitspreken: Selecteer de uit te spreken tekst, of swipe met twee vingers naar beneden bij de klok

iPad tips – © AVK

pagina 30

POWER OR digitaal

App voor (aan)tekeningen Er zijn verschillende apps om aantekeningen in te maken met tekst, tekeningen en/of koppelingen met internet. • • • • •

OneNote Evernote NotesPlus Note taker Bamboo

OneNote • Informatie kan met behulp van een OneNote notitieblok eenvoudig centraal worden bijgehouden. – Stukken kunnen in OneNote gepubliceerd en gedeeld worden – Deelnemers kunnen aantekeningen maken in hun OneNote notitieblok – Vergaderstukken en agenda’s staan centraal in de OneNote notitie – Besluiten, actielijsten en besproken punten kunnen eenvoudig worden bijgehouden in OneNote, ideaal om te presenteren op een beamer

iPad tips – © AVK

pagina 31

POWER OR digitaal

NotesPlus

iPad tips – © AVK

pagina 32

POWER OR digitaal

NotesPlus

iPad tips – © AVK

pagina 33

POWER OR digitaal

Apps voor notities incl audio-fragmenten • Notability • SoundNote • SuperNote

Online vergaderen Er zijn verschillende mogelijkheden om online te vergaderen. • Lync • Skype • Google Hangout

iPad tips – © AVK

pagina 34

POWER OR digitaal

Lync • Open Outlook • Maak een vergaderverzoek aan • Klik op de knop Online vergadering • Het vergaderverzoek wordt gekoppeld aan een online vergaderruimte en de instructie tekst wordt weergegeven.

Lync

iPad tips – © AVK

pagina 35

POWER OR digitaal

Lync De Lync Webapp werkt het beste met de browsers: • Internet Explorer • Chrome en FireFox

Skype • • • • •

• •

Skype is een tool voor online bellen (VOIP = Voice Over IP) chats, bestanden versturen en status updates Bellen van een Skype nummer naar een ander Skype nummer is gratis Bellen naar vast en naar mobiel is tegen betaling (prepaid of met abonnement) Skype Videoconference is 1 op 1 gratis Bellen met groepen tot 20 personen is zonder opslag, je betaald alleen daadwerkelijke “telefoontikken” naar vaste en mobiele nummers, skype nummers zijn gratis Audiokwaliteit is veelal redelijk In laptops ingebouwde microfoon en luidsprekers zijn veelal van onvoldoende kwaliteit, headset is veelal vereist. Het voordeel is dan meteen dat ook handen vrij blijven

iPad tips – © AVK

pagina 36

POWER OR digitaal

Google Hangout •

Google Hangout als onderdeel van Google+ – Werkt op vrijwel alle apparaten – Videoconference tot 10 personen – Ook geschikt voor live uitzendingen – Live bestanden bewerken die staan op Google Drive – Werkt al vanuit de browser, geen installaties nodig dus – Nadelen • Geen hangout “leider” • Geen log • Vereist een google+ account • Heeft met name een “privé / particulier” tintje

Todaysmeet • Tijdens een vergadering of training • http://todaysmeet.com/ • Iedereen met een smartphone kan interactief meepraten/meetypen in dit tijdelijke klaslokaal • Geen Twitter noodzakelijk en alles wordt gewist na afsluiten of een bepaalde periode

iPad tips – © AVK

pagina 37

POWER OR digitaal

Moderne tools • Creëren zonder typen: – spraakherkenning • b.v. Dragon Naturally Speaking; • http://www.youtube.com/watch?v=u4H9B5vu_eY

Moderne tools – Intelligente pennen b.v. Livescribe • Smartpen een unieke voice recorder. • Dé oplossing voor het snel en efficiënt opnemen, opslaan en uitwerken van gesprekken. • Koppeling van opgenomen gesprekken aan handgeschreven notities. • Het uitschrijven van hele gesprekken is op deze manier niet meer nodig waardoor je flink wat tijd bespaard.

• http://www.schrijfopshop.nl/

iPad tips – © AVK

pagina 38

POWER OR digitaal

Tip van de dag

• Dagelijks een gratis app via ´App van de dag´

Samengevat • • • • •

Papierloos vergaderen Annotateren Office Apps MindMappen op de iPad Notitie tips (typen, selecteren, precisie, speciale tekens, snelle tekens, toetsenbord splitsten)

iPad tips – © AVK

• • • • •

Autocorrectie Zoeken Screenshots Siri Aantekeningen (OneNote, Evernote, Notesplus, Note Taker, Bamboo) • Online meeting (Lync, Skype, Hangout, GoToMeeting, TodaysMeet)

pagina 39

POWER OR digitaal

Vragen?

iPad tips – © AVK

pagina 40

POWER OR digitaal

Digitaal archiveren In iets meer dan een uur een perfecte digitale structuur

Digitaal Archiveren

pagina 1

POWER OR digitaal

Digitaal archiveren begint met classificeren Opruimen ipv hamsteren

Classificeren Het aanbrengen van samenhang tussen documenten afzonderlijk en groepen van documenten

Digitaal Archiveren

pagina 2

POWER OR digitaal

Ontsluitingsknelpunten • Plaatsbepaling • Onvolledige dossiers • Verkeerd gearchiveerd – Onduidelijke classificatie en codering • Tip: Classificeren in kleur, bijvoorbeeld personeel in groen, financien in rood klanten in blauw etcetera

Workshop: Bouw je eigen DDD digitaal duurzaam depot

• Maak een overzichtelijke classificatie • Maximaal drie niveau’s • Maximaal 10 mappen per niveau – Niveau 1: • hoofdrubriek

– Niveau 2: • rubrieken

– Niveau 3: • subrubrieken

Digitaal Archiveren

pagina 3

POWER OR digitaal

De zeven geheimen van een digitaal archief 1. Maximaal 10 hoofdmappen 2. Namen van hoofdmappen zijn onderscheidend benoemd 3. Iedere hoofdmap heeft maximaal 10 submappen • Submappen zijn een detaillering van de hoofdmap • Submappen zijn onderscheidend benoemd

De zeven geheimen van een digitaal archief 4. Hou vergadermappen altijd compleet 5. Geen mappen: algemeen/diversen/correspondentie 6. Archiveer op (bij voorkeur) één plek: kantoorserver 7. Regelmatige herziening nodig – Actualiteit bepaalt bruikbaarheid 8

Digitaal Archiveren

pagina 4

POWER OR digitaal

Tips In drie muisklikken naar het juiste document

• Kies logische ingangsdatum • Zet bestaande/oude mappen op ‘alleen lezen’ • Regel het beheer van je mappenstructuur!!

Veel succes, geniet van je baan en dank voor je aandacht! www.vakmedianet.nl

Digitaal Archiveren

pagina 5

CASE DIGITAAL ARCHIVEREN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49.

Ruilverkaveling Algemeen Opleiding personeel Z.W. Ziektewet Opruimingen en uitverkopen Algemene aangelegenheden Consumentenaangelegenheden Opbouw en instandhouding van de eigen organisatie Opbouw pensioenen Exportbevordering Bodemverontreiniging Bestuur, algemeen beheer Informatieve dienstverlening t.b.v. klanten Ruimtelijke ordening Sociale en personele aangelegenheden Secretariële en administratieve begeleiding van organisaties Watervoorziening Handelsregisterwet Belastingaangelegenheden Beleggingen in hypotheken Personeelsvoorziening A.W.W. Algemene Weduwen- en Wezenwet Ondernemingsraden Huisvesting van organisaties Materiële (CAO-)voorwaarden; vaststelling en toepassing; afvloeiingsregelingen Verzorgen van huisvesting Public relations Informatieve dienstverlening door de archiefdienst Handels- en marktaangelegenheden Research Financieel beheer Uitkering pensioenen Afzetbevordering Arbeidsvoorwaardenbeleid en algemene personele aangelegenheden Productiviteit, industriële ontwikkeling, research, productie Ruimtelijke ordening, economische- en infrastructuur Bestuur, samenstelling, vergaderingen Werving en selectie van personeel Milieu-aangelegenheden Pensioenvoorziening (Opvoering) productiviteit, productie Overheidssteun; subsidiëring Financieel-economische beleidsvorming en -aangelegenheden Medezeggenschap werknemers; vakbondswerk Sociale verzekeringswetten; uitvoering en toepassing Secretariaatsvoering t.b.v. klanten (Wettelijke) regeling van handels- en marktaangelegenheden binnen Nederland Water- en energievoorziening Beleggingen

Adviesgroep Voor Kantoor- en bedrijfsinnovatie BV http://www.avk.nl

POWER OR digitaal

Digitaal vergaderen en Notuleren Word digitaal vergader expert en behaal tijdswinst

?Afstemmen? anno 2015 â&#x20AC;˘ vergaderen

Digitaal Vergaderen en Notuleren

â&#x20AC;˘ e-mailen

pagina 1

POWER OR digitaal

KORTE WORKSHOP KOM UIT JE DIP-TIP Een vergadering moet energie geven ipv energie kosten, wat is jouw tip voor vergaderen met meer energie? Kortom: Maak je eigen MindMap met jouw vergader/notuleer tips in een groepje van 4

Vraag?

WAT KAN ER MIS GAAN BIJ VERGADEREN?

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 2

POWER OR digitaal

Voors en tegens van vergaderen • Voordelen –…

• Nadelen –…

Vergaderen anders benaderen

1/3!!

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 3

POWER OR digitaal

Het ‘oude’ samenwerken Kenmerken: • Gericht op coördinatie of consultatie – Coördinatie in vergaderingen • Deelnemers voeren taken uit – Consultatie door fysiek ontmoeten • Allemaal op een plek – het kantoor •

Observatie: – Vaste patronen – Hiërarchische kaders – Besluitvorming stroperig – Manipulatie door onvolledig te informeren

Trends in kantoorwerk • Van papier naar digitaal • Van samenwerken op fysieke plek naar samenwerken in virtuele ruimte • Van management naar leiderschap • Van plaatsen tijdgebonden naar plaatsen tijd-ongebonden • Van hiërarchie en controle naar rentmeesterschap en vertrouwen • Globalisering

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 4

POWER OR digitaal

Hoeveel tijd besteed je aan vergaderingen? I.

II.

Minder dan 1 vergadering per week

1 vergadering per week

III.

IV.

1â&#x20AC;&#x201C;3 vergaderingen per week

4 of meer vergaderingen per week

Vergaderen anders benaderen

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 5

POWER OR digitaal

Vergaderen anders benaderen • Uitgangspunt: max 30 min per overleg! -

Hoge effectiviteit Geen afleiding Snelle acties

• Of van fysiek naar digitaal communiceren -

Lync / Yammer Telefonisch vergaderen Video vergaderen

Welke vorm vergaderen?

• Digitaal als het kan • Fysiek als het moet

Strange meeting http://youtu.be/JxftZaK7nLw

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 6

POWER OR digitaal

Vergaderbeslisboom •

Informatie geven – – – –

•

Fysiek Digitaal Digitaal Digitaal

Informatie uitwisselen – – – –

•

Persconferentie Informatiebijeenkomst Presentatie College Voortgangsbespreking Hoorzitting Werkoverleg Training

Digitaal Fysiek Digitaal Fysiek en digitaal

Mening vormen – – – –

Discussiebijeenkomst Evaluatiegesprek Selectievergadering Onderhandeling

Digitaal Digitaal Fysiek Fysiek

Vergaderbeslisboom •

Ideeën ontwikkelen – Brainstorm – Probleemoplossing – Ideeën-keuze

•

Besluit nemen – – – –

•

Digitaal Digitaal Digitaal

Standpunt innemen Keus maken Voorstel aannemen/verwerpen Onderhandelingsresultaat bereiken

Digitaal Digitaal Fysiek Digitaal

Activiteiten plannen – – – –

Ideeën uitwerken Activiteiten structureren Werkplanning Werkafspraken

Digitaal Vergaderen en Notuleren

Digitaal Digitaal Digitaal Digitaal

pagina 7

POWER OR digitaal

Welk communicatiemiddel? • Korte vragen: – Yammer, Lync

• Verzoek om advies: – telefoon

• (Kort) overleg met meerdere personen: ‒ Digitaal vergaderen (Lync, OneNote, iPhone, iPad, Skype, GoToMeeting, Appear.in)

• Urgente oproep: sms, whatsapp • Zijn er nog andere alternatieven? ‒

BlueKiwi, Yammer, Viadesk, SharePoint etc

• Dan pas email!

Voordelen van nieuw vergaderen • Productiviteitsverhogend – Geen reistijd – Kortere vergaderduur

• Besparing op reis- en verblijfkosten – € 1,5 miljard/jaar aan – binnenlandse zakenreizen • (Bron: ContinuZakenreisonderzoek NBTC NIPO Research)

• Efficiencyverbetering – Minder mailverkeer – Vermindert misverstanden

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 8

POWER OR digitaal

Voordelen van digitaal vergaderen • Versterkt interne communicatie – Eenvoudig inloggen • Ideeën aandragen • Feedback vragen etc

• Verbetert balans werk/privé • Verhoogt deelnemersbeschikbaarheid • Duurzaam – Verlaagt filedruk – Vermindering CO2-uitstoot

Voordelen van digitaal vergaderen • Alle relevante documenten direct paraat • Altijd de juiste versie van het document paraat (mits de DIV op orde) • Het bespaart veel papier en kopieerwerk • Geen zware tas vol met stukken

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 9

POWER OR digitaal

Aandachtspunten â&#x20AC;˘ Aard van overleg bepaalt. - Stel vergaderbeslisboom op

â&#x20AC;˘ Agendapunten die niet bijdragen aan het doel worden niet behandeld. - Dubbel effectief

Wetten van klets

TIJD WORDT GEVULD

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 10

POWER OR digitaal

Wetten van klets

IEDEREEN WIL ZIJN/HAAR PLASJE DOEN

Wetten van klets

VERGADER-ACCEPTATIE-SYNDROOM

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 11

POWER OR digitaal

De wetten van KLETS doorbreken • De tijd die je reserveert voor een overleg wordt altijd geheel opgevuld • Vrijwel elke deelnemer wil ieder agendapunt zijn/haar toegevoegde waarde tonen • Vrijwel iedereen accepteert een toegezonden vergaderverzoek als er ruimte is de agenda op dat moment

Tips • Organiseer ‘vergadervrije’ week – Max ½ uur per keer met collega overleggen

• Werkoverleg: bespreek alleen zaken waarvoor collega’s nodig zijn om verder te komen – Max 1x per week; duur variabel – Maak agenda bij binnenkomst

• Maak het overleg visueel – Gebruik tools

• Varieer in werkvorm • Start met rondvraag – Bevordert actieve deelname

• Zorg dat het overleg waardevol is

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 12

POWER OR digitaal

Tips • Maak business case – – – – – –

Aantal vergaderingen Gemiddelde reisafstand Gemiddelde duur Aantal deelnemers (op kantoor en op afstand) Reiskosten en reistijd Besparing duur vergadering

• COMA – Cost of Meeting App • Aantal deelnemers • Gemiddelde uurtarief

Tips • Voorkom extra werk • Onderzoek efficiency documentstromen – SharePoint (platform van Microsoft)

• Digitaal notuleren, notulen zijn af na de vergadering – – – –

In OneNote Met Excel Stap over op mindmaps In Word

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 13

POWER OR digitaal

Notuleren? Dan eerst deze vragen … • Wat is het doel van de vergadering? Wat is het doel van de notulen? Voor wie notuleert u? • Wat voor soort verslag past hierbij? Wil de vergadering een uitgebreid verslag, een samenvattend verslag of is een besluitenlijst voldoende? Of moet het woordelijk uitgewerkt worden en krijgt u een band waarop de vergadering opgenomen is? • Is het belangrijk dat u notuleert wie wat zegt? Of is een beschrijving van de discussie, de besluitvorming en het besluit beter? • Gebruikt u voornamen of achternamen?

Modern notuleren Op laptop, iPad of op PC • In OneNote • In een Excel-vergadersjabloon • In een Mindmap • In Word

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 14

POWER OR digitaal

Notuleren in OneNote • Een vergadering kan met behulp van een OneNote notitieblok eenvoudig centraal worden bijgehouden. – Stukken kunnen in OneNote gepubliceerd worden – Deelnemers kunnen aantekeningen maken in hun OneNote notitieblok – Vergaderstukken en agenda’s staan centraal in de OneNote notitie – Besluiten, actielijsten en besproken punten kunnen eenvoudig worden bijgehouden in OneNote, ideaal om te presenteren op een beamer

Vergaderen met OneNote

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 15

POWER OR digitaal

Excel vergadersjabloon • • • • •

Gebruik het Excel vergadersjabloon Voer vaste vergadergegevens in Gebruik het standaard sjabloon en pas dit aan Maak agenda en notulen in één bestand Snel, efficiënt en overzichtelijk

Excel vergadersjabloon

Vaste gegevens voor het vergader sjabloon Gebruik de blauwe winkelhaken rechts onder de losse tabellen om meerdere rijen eenvoudig toe te voegen Gebruikt de sneltoets CTRL+ (CTRL PLUS teken) om snel een rij toe te voegen Deelnemers Naam Telefoonnummer e-mail Agendapunten soort resultaat Bouke van Kleef 013-4638648 bvkleef@avk.nl Opening besluit Marianne Smits 013-4638648 msmits@avk.nl Openstaande actiesactie Ed Hartskeerl 013-4638648 eha@avk.nl Vaststellen notulenniet afgesloten Miranda Meijners 013-4638648 mme@avk.nl agenda punt 1 afgerond Marija Josipovic 013-4638648 mjo@avk.nl agenda punt 2 Niels van Aken 013-4638648 nvaken@avk.nl agenda punt 3 agenda punt 4 Sluiting

Digitaal Vergaderen en Notuleren

Vaste gegevens Vaste gegevens Locatie Vergaderdag Vaste start tijd Organisator Voorzitter Notulist

Uw invoer Tilburg 5026RM11, ruimte 0.01 - geel vrijdagen op de oneven weken 9:00 Miranda Meijners Bouke van Kleef Marija Josipovic

pagina 16

POWER OR digitaal

Excel vergadersjabloon Notulen in Excel sjabloon CTRL+; (sneltoets datum van Datum vandaag) Geplande aanvangstijd 9:00 Geplande duur CTRL+SHIFT+; (sneltoets de huidige Werkelijke aanvangstijd tijd) Werkelijke duur Locatie Tilburg 5026RM11, ruimte 0.01 - geel Voorzitter Bouke van Kleef Organisator Miranda Meijners Notulist Marija Josipovic Benodigde faciliteiten Doel Notities

aanwezige deelnemers

Miranda Meijners Marija Josipovic Niels van Aken

Gebruikt de sneltoets CTRL+ (CTRL PLUS teken) om snel een rij toe te voegen

agendapunt Voorbereiding 0 Opening 1 Openstaande acties 2 Vaststellen notulen 3 agenda punt 1 4 agenda punt 2 5 agenda punt 3 6 agenda punt 4 7 Sluiting

afwezige deelnemers

Bouke van Kleef Marianne Smits Ed Hartskeerl

Discussie

Voeg zelf kolommen Gebruik de filters achter de kolom namen toe om de gehele tabel te filteren op alleen zoals : actie door, Acties of besluiten weergeven etc. deadline etc.--> soort resultaat (besluit / actie / niet Resultaat afgesloten)

Excel vergadersjabloon Notulen in Excel sjabloon Datum 23-12-2013 Geplande aanvangstijd 9:00 Geplande duur 1 uur Werkelijke aanvangstijd 9:02 Werkelijke duur 45 minuten Locatie Tilburg 5026RM11, ruimte 0.01 - geel Voorzitter Bouke van Kleef Organisator Miranda Meijners Notulist Marija Josipovic Benodigde faciliteiten Koffie, thee, beamer, flipover Doel Kickoff blueKiwi Social Colaboration Notities

aanwezige deelnemers Bouke van Kleef Marianne Smits Ed Hartskeerl Miranda Meijners Marija Josipovic

Gebruikt de sneltoets CTRL+ (CTRL PLUS teken) om snel een rij toe te voegen

agendapunt 0 Opening

Voorbereiding

Discussie

afwezige deelnemers Niels van Aken

geen acties uit voorgaande 1 Openstaande actiesvergaderingen 2 Vaststellen notulen

afgerond vastgesteld besluit wat is blueKiwi, waarom gebruiken, Collega's moeten Aanmelden op wat is de toegevoegde waarde tov 3 Intro in blueKiwi bluekiwi.net Outlook, Lync en SharePoint overdracht heeft plaatsgevonden afgerond Weer een systeem er bij, vervangt het ook echt e-mails intern, is het wel sneller dan e-mail, levert het tijdwinst Lees de interne bK handleiding voor op. Diverse vragen zijn beantwoord Er is afgesproken dat intern niet 4 Geen interne e-mail AVK naar tevredenheid meerper e-mail wordt gecommuniceerd besluit

5 Sluiting

Digitaal Vergaderen en Notuleren

vergadering is gesloten, eerst volgende vergadering is op 7-1-2014 om 10:00 uur afgerond

pagina 17

POWER OR digitaal

Mindmappen • • • • • •

• Kortere vergadertijd (tot 30%) • Betere voorbereiding t.o.v. tekstuele notulen

Mogelijkheden mindmappen

iPad

iThoughtsHD iMindMap HD (gratis met beperkte functies) Mindmeister (bij registratie kies gratis variant) Mindjet Maps MindNode

iMindmap Mindjet FreeMind Mind42 (eenvoudig tegelijk samenwerken, onbeveiligd) XMind

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 18

POWER OR digitaal

Mindmap notulen

Co-creatie met mindmap

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 19

POWER OR digitaal

Vergaderen met iPad Gecombineerde vergader apps • • • •

•

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 20

POWER OR digitaal

Moderne tools • Creëren zonder typen: – spraakherkenning • b.v. Dragon Naturally Speaking; • http://www.youtube.com/watch?v=u4H9B5vu_eY

• http://www.schrijfopshop.nl/

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 21

POWER OR digitaal

Vragen?

Digitaal Vergaderen en Notuleren

pagina 22

POWER OR digitaal

POWER OR DIGITAAL W E L K O M !! #PAdigitaal

Bouke van Kleef: @boukevankleef

Van Blocnote naar OneNote

OneNote

pagina 1

POWER OR digitaal

Inhoud: • • • • •

OneNote: net papier, maar dan beter Tekst, beeld en geluid in één document Van OneNote naar Outlook en vice versa Productiever en creatiever met OneNote De 10 belangrijkste voordelen en toepassingen • Meteen aan de slag

OneNote

pagina 2

OneNote 2010/2013

Â© AVK > Adviesgroep Voor Kantoor- en bedrijfsinnovatie www.avk.nl > info@avk.nl > 013-4638648 pagina 1 van 93

Inhoud 1.

Inleiding OneNote 2013 ................................................................................ 6

1.1

Je informatie beheren met OneNote ............................................................. 6

1.2

Wat is OneNote? ....................................................................................... 6

1.2.1

Houd bij wat u doet ............................................................................. 7

1.2.2

Kenmerken......................................................................................... 7

1.2.3

Systeem benodigdheden ...................................................................... 8

1.3

OneNote voor persoonlijk gebruik ................................................................ 8

1.4

Het Papierloze Kantoor............................................................................... 9

1.5

Hoe kom ik aan OneNote? ........................................................................ 10

Hoe gebruik ik OneNote? ................................................................................ 10 2.1

Een globaal overzicht van OneNote. ........................................................... 10

2.2

Hoe ziet een OneNote bestand er uit? ........................................................ 11

2.3

Uw werk opslaan ..................................................................................... 12

2.3.1

Een notitieblok opslaan ...................................................................... 12

2.3.2

Bestandsformaat ............................................................................... 12

2.3.3

Gewijzigde bestandsindeling in OneNote 2013 ...................................... 13

2.3.4

OneNote 2013 documenten opslaan in verschillende bestandsindelingen .. 15

2.4 3

Eerste gebruik OneNote 2013 .......................................................................... 19 3.1.1

OneNote starten................................................................................ 19

3.1.2

Wat u de eerste keer ziet ................................................................... 20

3.1.3

Het lint ('ribbon') van OneNote 2013 ................................................... 21

3.1.4

Het Lint: Doe meer met de verbeterde gebruikersinterface ..................... 21

3.1.5

Weergave Backstage van Microsoft Office ............................................. 22

3.1.6

Taalinstellingen ................................................................................. 22

3.1.7

Het venster van OneNote ................................................................... 22

3.2

Pagina versies......................................................................................... 17

Kennismaken met OneNote (Op uw PC) ..................................................... 23

3.2.1

Net een archiefkast, maar dan beter .................................................... 23

3.2.2

Sluit naadloos aan op verschillende toepassingen. ................................. 25

3.2.3

Archiveer informatie snel op de juiste plaatsen. .................................... 25

3.2.4

Zoeken: Direct toegang tot uw informatie. ........................................... 26

Basistaken in OneNote 2013 ............................................................................ 26 4.1

Het aanmaken van een notitieblok ............................................................. 27

4.1.1

Een nieuw Notitieblok maken .............................................................. 27

4.1.2

Waar sla ik een OneNote bestand op? .................................................. 27

4.1.3

Notitieblok opslaan op het Netwerk ..................................................... 28

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 2 van 93

4.1.4

Een nieuwe sectie maken ................................................................... 29

4.1.5

Een sectiegroep maken ...................................................................... 31

4.1.6

Een nieuwe Pagina maken .................................................................. 32

4.1.7

Werken met Sub paginaâ&#x20AC;&#x2122;s ................................................................... 33

4.2

Het toevoegen van Notities ....................................................................... 34

4.2.1

Notities op een pagina typen .............................................................. 34

4.2.2

Tekeningen maken/Inkt naar tekst ...................................................... 34

4.2.3

Notities met de elektronische pen........................................................ 35

4.2.4

Objecten invoegen ............................................................................ 35

4.2.5

Gegevens van bestanden of webpagina's.............................................. 35

4.2.6

Print screen functie in OneNote ........................................................... 36

4.2.7

Losse notities: Snel aantekeningen maken ........................................... 37

4.3

Afdrukken .............................................................................................. 38

4.3.1 4.4

Een pagina afdrukken ........................................................................ 38

Andere weergaven van uw OneNote .......................................................... 39

4.4.1

Volledig scherm ................................................................................ 39

4.4.2

OneNote Dokken op bureaublad .......................................................... 39

4.5

De opmaak van Pagina's en Notities wijzigen .............................................. 40

4.5.1

Een Pagina-sjabloon toepassen ........................................................... 40

4.5.2

Uw notities een opmaak geven ........................................................... 41

4.5.3

Een afbeelding als achtergrond op uw pagina........................................ 42

4.5.4

Pas snel stijlen toe op uw tekst. .......................................................... 43

4.5.5

Verbeteringen bewerken .................................................................... 43

4.6

Werken met afbeeldingen, tekeningen en multimedia .................................. 44

4.6.1

Een afbeelding invoegen .................................................................... 44

4.6.2

Tekstherkenning (OCR) ...................................................................... 44

4.6.3

Tekeningen of inktpen-aantekeningen.................................................. 46

4.6.4

Audio, video en andere bestandstypen ................................................. 47

4.7

Samenwerken met anderen ...................................................................... 48

4.7.1

Een nieuw gedeeld notitieblok maken .................................................. 48

4.7.2

Een bestaand notitieblok delen ........................................................... 50

4.7.3

Notitieblokken delen in OneNote 2013 ................................................. 51

4.7.4

Samenwerken met anderen. ............................................................... 54

4.7.5

Naar een gedeelde locatie publiceren ................................................... 55

4.7.6

Blijf op de hoogte van wijzigingen in groepsprojecten. ........................... 56

4.8

Geavanceerd zoeken................................................................................ 56

4.8.1

Vind snel wat u nodig hebt ................................................................. 56

4.8.2

Zoeken Algemeen ............................................................................. 57

4.8.3

Markeringen ..................................................................................... 57

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 3 van 93

4.8.4

Een notitie markeren ......................................................................... 58

4.8.5

Een markering weghalen .................................................................... 59

4.8.6

Het maken van een eigen label. .......................................................... 59

4.8.7

Volgorde labels ................................................................................. 61

4.8.8

Gemarkeerde notities zoeken.............................................................. 61

4.9

Samenwerking met andere programma’s ................................................... 64

4.9.1

Snel archiveren ................................................................................. 64

4.9.2

Microsoft Word & OneNote ................................................................. 65

4.9.3

Verzenden naar OneNote ................................................................... 66

4.9.4

Uitvoeren naar andere programma’s .................................................... 66

4.9.5

OneNote en Outlook .......................................................................... 66

4.9.6

Microsoft Lync en OneNote ................................................................. 70

4.10

Gekoppelde notities maken....................................................................... 70

4.10.1

Gekoppelde Notities maken ................................................................ 70

4.10.2

Een sessie met gekoppelde notities starten .......................................... 71

4.10.3

Notitiekoppelingen weergeven of verwijderen ....................................... 71

4.10.4

Gekoppelde notities uitschakelen......................................................... 72

4.10.5

Wiki-koppelingen .............................................................................. 72

Snelzoekkaart 'Overstappen naar OneNote 2013' ............................................... 73

Gebruik OneNote overal .................................................................................. 79 6.1

Overal toegang tot uw notitieblokken ......................................................... 79

6.2

Office Web Apps ...................................................................................... 80

6.3

Op uw telefoon ....................................................................................... 82

6.3.1

Windows Phone ................................................................................. 82

6.3.2

OneNote en IPhone ........................................................................... 87

6.4

Tablet .................................................................................................... 87

6.4.1

Pen-enabled Tablet-Pc’s ..................................................................... 87

6.4.2

Ondersteuning voor aanraking ............................................................ 87

Snel toetsen voor OneNote .............................................................................. 88 7.1

Algemeen ............................................................................................... 88

7.2

Notities opmaken .................................................................................... 88

7.3

Items aan een pagina toevoegen ............................................................... 89

7.4

Alle items op de huidige pagina selecteren. ................................................ 89

7.5

Notities markeren .................................................................................... 89

7.6

Overzichten gebruiken ............................................................................. 90

7.7

Taalinstellingen opgeven .......................................................................... 90

7.8

Notitieblokken ordenen en beheren ........................................................... 90

7.9

Alle items selecteren ................................................................................ 90

7.10

Wijzigingen opslaan ................................................................................. 91

OneNote

Pagina 4 van 93

7.11

Werken met notitieblokken en secties ........................................................ 91

7.12

Notities zoeken ....................................................................................... 91

7.13

Alleen op de huidige pagina zoeken ........................................................... 91

7.14

Notities delen.......................................................................................... 91

7.15

Notities delen met andere programma's ..................................................... 91

7.16

Power tips! ............................................................................................. 93

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 5 van 93

1. Inleiding OneNote 2013 1.1 Je informatie beheren met OneNote We leven in een informatiemaatschappij. We nemen dagelijks zoveel informatie tot ons dat we bijna bezwijken onder een informatie-overload. Dat kan veel slimmer: met OneNote! OneNote is een hulpmiddel waarmee je gemakkelijk informatie kunt bewaren, ordenen en vindbaar maken. In het Engels spreken ze over een PIM (Personal Information Manager). In het Nederlands zou ik het een knipselmap of notitieprogramma noemen. Wat je ook ziet of wat je ook hoort, de kans is groot dat OneNote jou kan helpen om het te onthouden. Of het nu post-it geeltje is waarop je hebt geschreven, een foto die je ziet, een poster waar je langs loopt, of een website die je bekijkt. OneNote kan het voor je opslaan. Alles wat je met OneNote vastlegt, wordt automatisch verwerkt en opgeslagen. Als je wilt kun je de informatie opslaan in aparte notitieblokken. De informatie kan op allerlei manieren worden teruggezocht. Het bijzonder van OneNote is dat handgeschreven teksten door middel van OCR worden vertaald naar computertekst en dat teksten op foto’s ook herkend worden en worden verwerkt tot computertekst. Dat maakt terugzoeken bijzonder eenvoudig! OneNote is interessant:  Als je voor een project veel informatie moet verzamelen. Denk aan het voorbereiden van een artikel, een jaarwerk voor school, een thesis, …  Als je geregeld documenten niet terugvindt omdat je niet meer weet waar je ze gelegd hebt of waar ze zitten op je computer.  Als je je informatie overal bij je wil hebben : op je pc, je mobiele telefoon, online, …  Als je niet houdt van het klasseren en sorteren van papieren documenten, maar verlangt naar een kantoor zonder papier. Met OneNote kun je op een meer efficiënte manier omgaan met informatie:  Bij een groot project blijf je de bomen zien door het bos aan informatie.  Al je informatie vind je gemakkelijk terug.  Waar je ook bent, heb je je informatie bij de hand.  Goede ideeën heb je snel genoteerd en raak je niet meer kwijt.

1.2 Wat is OneNote? OneNote 2013 is een digitaal notitieblok dat u één plaats biedt voor al uw notities en informatie, met het bijkomende voordeel van krachtige zoekfuncties om snel te vinden waar u naar zocht en eenvoudig te gebruiken gedeelde notitieblokken zodat u de overbodige informatie kunt beperken en effectiever met anderen kunt samenwerken. In tegenstelling tot systemen die op papier zijn gebaseerd, tekstverwerkingsprogramma's, e-mailsystemen en andere productiviteitsprogramma's, biedt OneNote u de flexibiliteit om tekst, afbeeldingen, handgeschreven, digitale tekst, audio- en video-opnamen en veel meer te verzamelen en te ordenen en dit allemaal in één digitaal notitieblok op uw computer. OneNote kan u helpen om productiever te worden, door de informatie die u nodig hebt onder handbereik te houden en de tijd te beperken die u verspilt met het zoeken naar allerlei informatie in e-mailberichten, papieren notitieblokken, bestandsmappen en afdrukken.

OneNote

Pagina 6 van 93

Eén plek voor al uw notities, ideeën en onderzoek. Krachtiger dan het geheugen, beter doorzoekbaar dan een stapel documenten– OneNote 2013 geeft u een plek om uw gegevens te beheren. Nog beter, ga aan de slag met uw team. Dankzij gedeelde “notitieblokken” wordt OneNote een plek waar u snel en eenvoudig informatie kunt uitwisselen en de groep op het juiste spoor kunt houden. Gebruikers kunnen notities (handgeschreven of getypte), tekeningen, schermopnamen en audio commentaren verzamelen en via het Internet delen met andere gebruikers van OneNote. Op uw PC of op internet: OneNote is overal. 1.2.1 Houd bij wat u doet Met Microsoft OneNote 2013 kunt u alles bijeenbrengen en indelen wat u nodig hebt, zoals notities, foto's, video's en internetkoppelingen, voor een project waaraan u werkt. OneNote houdt alle informatie die u nodig hebt binnen handbereik, en met krachtige zoekmogelijkheden kunt u gemakkelijke datgene vinden waarnaar u op zoek bent. Gooi de papieren notitieblokken maar in de prullenbak. U hebt u een digitaal notitieblok!

1.2.2 Kenmerken       



Verken en organiseer effectiever uw notitieblokken met een uitgebreidere navigatiebalk voor notitieblokken, verbeterde hulpprogramma’s voor het beheer van secties en nieuwe gelaagde paginagroepen Leg snel inhoud vast vanuit meerdere toepassingen voor een gemakkelijke toegang en organisatie Maakt u zich geen zorgen over het opslaan van uw werk, OneNote bewaart de inhoud automatisch als u het toevoegt aan uw notitieblokken Zoek onmiddellijk en gelijktijdig in al uw notitieblokken. OneNote vindt uw zoektermen zelfs in afbeeldingen en audio Stuur een kopie van de inhoud uit documenten, webpagina’s, e-mailberichten of bijna ieder programma naar de precieze locatie die u wilt in uw OneNote met behulp van de nieuwe snelarchieffunctie Sla uw OneNote-notitieblokken online op, en open, bewerk en deel ze dan vanaf bijna elke computer met een internetverbinding OneNote ondersteunt gelijktijdige bewerking zonder vergrendeling van gedeelde OneNote documenten door meerdere gebruikers, wanneer het document wordt opgeslagen in een gedeelde map, Windows Live Mesh, Windows Live OneDrive of Dropbox. Verbeter de kwaliteit van opgeslagen notities met nieuwe opmaakfuncties, waaronder ondersteuning voor stijlen en thema’s, een opmaakkwast en verbeterde lijsten met opsommingstekens, zodat u de informatie met een gerust hart met anderen kunt delen zonder tijd aan de opmaak te hoeven besteden

OneNote

Pagina 7 van 93



1.2.3      

 

Druk uw notitieblokken eenvoudig af, deel ze en beheer ze en pas uw OneNote 2013-ervaring aan met de nieuwe weergave Backstage

Systeem benodigdheden Browser Microsoft Internet Explorer 6 of later, alleen 32-bit browser Verbinding Voor internetfunctionaliteit is een internetverbinding noodzakelijk Hard Disk 1,5 GB beschikbare schijfruimte Geheugen 256 MB RAM; 512 MB aanbevolen voor bepaalde geavanceerde functionaliteit Operating System Windows 7, Windows Vista met SP1, Windows XP (moet SP3 hebben) (32-bit), Windows Server 2008, Windows Server 2003 met SP2 en MSXML 6.0, of later 32- of 64-bit besturingssysteem Voor bepaalde functies is Windows Desktop Search 3.0, Windows Media Player 9, Microsoft ActiveSync 4.1, een microfoon, een audio-uitvoerapparaat, videoopnameapparaat, een TWAIN-compatibele digitale camera of scanner nodig; om notitieblokken te kunnen delen, moeten gebruikers zich in hetzelfde netwerk bevinden. Voor de functie Multi-aanraking is Windows 7 en een aanrakingsapparaat noodzakelijk. De functie Desktopervaring moet zijn ingeschakeld voordat u OneNote op Windows Server 2008 of later kunt gebruiken. Voor de printerdriver Verzenden naar OneNote zijn Microsoft .NET Framework 3.0 en Windows XPS-functies noodzakelijk. Processor 500 MHz of snellere processor 2 GHz processor of sneller en 1 GB RAM of meer aanbevolen voor OneNote audio zoeken. Een goede microfoon is noodzakelijk. Audio zoeken is niet beschikbaar in alle talen. Internet Fax is niet beschikbaar op Windows Vista Starter, Windows Vista Home Basic of Windows Vista Home Premium. Voor bepaalde online functionaliteit is een Windows Live-id noodzakelijk De productfunctionaliteit en graphics kunnen verschillen, afhankelijk van uw systeemconfiguratie. Voor sommige functies is extra of geavanceerde hardware of serverconnectiviteit noodzakelijk; www.office.com/products. Display Monitor met 1024 x 576 of hogere resolutie

Microsoft OneNote is ook beschikbaar voor mobiele telefoons. Een mobiele versie van OneNote is opgenomen in de Office Hub op Windows Phone 7 . Deze versie ondersteunt notebooks die lokaal zijn opgeslagen op de telefoon, of gesynchroniseerd met een externe kopie op Windows Live OneDrive of Microsoft SharePoint. Microsoft OneNote Mobile is ook ingebouwd in Windows Mobile Professional 6.1 . Microsoft heeft een standalone OneNote App voor Apple iOS. Het is verkrijgbaar bij de App Store. Er zijn aparte versies voor de iPhone, iPad en Android.

1.3 OneNote voor persoonlijk gebruik Ook voor thuisgebruik en studenten kan OneNote nuttig zijn. Als desktopprogramma heeft u aan OneNote één eenvoudig, flexibel, krachtig hulpprogramma om het maken van huiswerk en het afhandelen van huishoudelijke taken te versnellen.

OneNote

Pagina 8 van 93

Voor persoonlijk gebruik heeft Microsoft een aparte versie uitgebracht met de naam OneNote 2013 voor Thuisgebruik en Studenten, met een licentie om op 3 computers te installeren. Waarom zou je voor bv. een grote schoolopdracht OneNote gebruiken in plaats van een tekstverwerkingsprogramma als bv. Word? We zetten enkele voor- en nadelen op een rijtje. Wat blijft hetzelfde?  Je schrijft tekst in een tekstverwerkingsomgeving, zoals je dat gewoon bent.  Je vindt je materiaal terug in mappen, zoals je dat gewoon bent.  Je materiaal kun je meenemen op een memory-stick om er elders aan verder te werken. Wat win je?  Kopieën, handgeschreven notities, … zijn digitaal werkmateriaal geworden nadat je ze hebt in gescand en OneNote ze heeft geïndexeerd.  Vind je materiaal op internet, dan onthoudt OneNote automatisch het internetadres. Dat kun je later gebruiken om je bronnenlijst samen te stellen.  Je bronmateriaal (denk aan: internetpagina’s, afbeeldingen, pdf-bestanden, Kopieën, handgeschreven notities, …) is gemakkelijk toegankelijk: het zit bijeen en is doorzoekbaar.  Je vindt stukjes info gemakkelijk terug doordat je al je materiaal in één keer kunt doorzoeken. Dat hoef je niet te herhalen voor elk apart document.  Als je trefwoorden slim gebruikt, krijg je juist die selectie van notities (documenten) voor je die je nodig hebt.  Je kunt je werk verder zetten op elke pc met internettoegang. Werk je op twee pc’s, dan vind je op alle twee dezelfde notities. Dat gaat automatisch.  Je kunt anderen toelating geven om je tekst online te lezen en te bewerken. Wat verlies je?  Werken met opmaakprofielen, kolommen, koptekst, voettekst, …  Maken van een inhoudsopgave, index, voetnoten, eindnoten, …  Spellingcontrole Uit het lijstje blijkt dat Word veel sterker is in opmaak. Bij het maken van een werkstuk hoort opmaak tot de afwerking. Je kunt dan ook beter je werkstuk voorbereiden in OneNote en afwerken in Word.

1.4 Het Papierloze Kantoor Met OneNote is het kantoor zonder papier binnen handbereik. Hoe pak je het aan?  Papieren documenten scan je in. Programmeer je scanner zó dat gescande documenten in je importeermap terecht komen. Gooi je papieren documenten nadien in de papiermand.  Digitale documenten (een mail, een attachment bij een mail, een ontvangen pdf of foto, …) sla je consequent op in OneNote. Word-documenten kopieer je en plak je in een nieuwe notitie.  Internetpagina’s sla je op in OneNote. Wis de rommel in de tekst en laat staan wat het lezen waard is.  Stop met het overschrijven van informatie. Maak er een foto van en plaats die in OneNote.  Bij elke nieuwe notitie noteer je consequent passende trefwoorden. Om het doorzoekbaar te maken.  OneNote is uitermate geschikt voor laptop- en desktopgebruik in combinatie met Microsoft Office.

OneNote

Pagina 9 van 93

1.5 Hoe kom ik aan OneNote? OneNote 2013 is een geïntegreerd onderdeel van Microsoft Office 2013. U krijgt OneNote 2013 wanneer u Office 2013 installeert.

2 Hoe gebruik ik OneNote? OneNote 2013 is een geïntegreerd onderdeel van Microsoft Office 2013, waardoor het eenvoudiger is om uw notities en informatie efficiënter en effectiever te verzamelen, ordenen, zoeken en delen. Dankzij krachtige zoekfuncties kunt u informatie vinden in tekst in afbeeldingen en in gesproken tekst in audio- en video-opnamen. Dankzij gebruiksvriendelijke hulpmiddelen kunnen teams, zowel online als offline, beter samenwerken door gebruik te maken van al deze informatie in gedeelde notitieblokken. Doordat u alle informatie onder handbereik hebt, biedt OneNote u een oplossing voor de overvloed aan informatie, stelt het u in staat om effectiever samen te werken met anderen en helpt het u om taken, planningen en teaminformatie beter te verwerken. Het vertrouwde uiterlijk van het Microsoft Office-systeem maken het mogelijk om het programma direct te gaan gebruiken.

2.1 Een globaal overzicht van OneNote. In OneNote 2013 kunt u notitieblokken delen en op een andere computer of op het web gebruiken, zodat u samen met anderen aan die notitieblokken kunt werken. Het maken van notities als een groep is een vorm van samenwerking. OneNote past daar perfect bij en is meer dan een programma voor het alleen maar per e-mail verzenden van statische notitieblokpagina's. Gegevens in OneNote zijn opgeslagen in pagina's, die onderdeel zijn van secties binnen Notitieblokken ('Notebooks'). De interface van OneNote is een elektronische versie van de bekende met tabbladen gevulde ringband die rechtstreeks voor het maken van notities, maar ook voor het verzamelen van materiaal verkregen uit andere toepassingen kan worden gebruikt. OneNote is ontworpen voor het verzamelen, organiseren en delen van eventueel ongepolijste materiaal, terwijl tekstverwerkers en wiki's meestal op een bepaalde manier van publiceren gericht zijn. Op pagina's kunnen willekeurig grote bitmapafbeeldingen worden geplakt zonder kwaliteitsverlies; Er is geen ondersteuning voor de handhaving van een uniforme paginaindeling of structuur. Pagina's kunnen binnen de binder worden verplaatst en van aantekeningen voorzien met een pen of tekstverwerking of tekengereedschappen. Gebruikers kunnen ingesloten multimedia opnamen en web koppelingen toevoegen. Hoewel OneNote meestal op laptoppen of desktop-Pc’s gebruikt wordt, heeft het voorzieningen voor gebruik op pen-enabled Tablet Pc’s in omgevingen waar pen, audioof videonotities beter geschikt zijn dan een intensief gebruik van toetsenbord. OneNote biedt integratie van zoekfuncties en indexering in een vrije-vorm graphics en audio archief. Afbeeldingen (bijvoorbeeld screen captures, ingesloten document scans, of foto's) kunnen worden gezocht op de inhoud van de ingesloten tekst. Aantekeningen in inkt kunnen ook als tekst worden gezocht. Audio-opnames ook fonetisch door het geven van een tekst sleutel worden doorzocht, en kunnen gelijktijdig met de notities opgenomen tijdens de opname worden afgespeeld. Notitieblokken voor meerdere gebruikers kunt off line bewerken en later synchroniseren en samenvoegen. Dit maakt het een instrument voor werkgroepen die samenwerken aan onderzoek waarvan de leden niet altijd on line zijn. OneNote is ontworpen als een

OneNote

Pagina 10 van 93

gezamenlijke instrument en kan meer dan één persoon laten werken op de zelfde pagina op hetzelfde moment.

2.2 Hoe ziet een OneNote bestand er uit? OneNote is ingedeeld als een traditioneel notitieblok, maar heeft veel meer ruimte. U kunt OneNote beschouwen als een grote container die bestaat uit elektronische notitieblokken, secties en pagina's. U kunt er hiervan zo veel van toevoegen als u maar wilt, of ze verwijderen, of ze verplaatsen, of ze met een kleur coderen, of ze samenvoegen. Misschien wilt u slechts één notitieblok voor al uw zakelijke klanten, of één notitieblok met verschillende secties voor elke klant. U stelt iets op een bepaalde manier in en kunt dit altijd weer wijzigen indien dat nodig is. U hoeft geen pagina's meer uit uw notitieblok te scheuren of een nieuw notitieblok te kopen. Met de nieuwe en verbeterde navigatiehulpmiddelen van OneNote 2013 bladert u gemakkelijk door uw notitieblokken, pagina's en secties. In de verbeterde notitiebloknavigatie vindt u grepen waarmee u gemakkelijk alle notitieblokken of alle secties in een notitieblok kunt zien en openen:

Werk eenvoudig met secties via het snelmenu:

Op de flexibele paginatabs ziet u twee niveaus met sub pagina’s. De namen van deze pagina's zijn ingesprongen om de indeling te vergemakkelijken. U kunt slepen en neerzetten om nieuwe sub pagina’s te maken.

OneNote

Pagina 11 van 93

2.3 Uw werk opslaan Maakt u zich geen zorgen over het opslaan van uw werk, OneNote bewaart de inhoud automatisch als u het toevoegt aan uw notitieblokken. Terwijl je notities maakt en je gaat naar een andere pagina of sectie of notitieblokken afsluit wordt het werk automatisch en voortdurend in OneNote opgeslagen. Je hoeft dus jouw notities niet handmatig op te slaan, ook niet wanneer je ze afsluit.

2.3.1 Een notitieblok opslaan Als u een kopie van een sectie van notities op een andere locatie wilt opslaan, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opslaan als. 2. Voer onder Huidige opslaan een van de volgende handelingen uit:  Als u alleen de huidige, geopende pagina uit uw notitieblok wilt opslaan, klikt u op Pagina.  Als u alleen de huidige, geopende sectie uit uw notitieblok wilt opslaan klikt u op Sectie.  Als u het huidige, geopende notitieblok wilt opslaan, klikt u op Notitieblok. 3. Klik onder Indeling selecteren op de gewenste bestandsindeling. 4. Klik op Opslaan als. 5. Navigeer in het dialoogvenster Opslaan als naar de map waarin u het bestand wilt opslaan. 6. Voer een naam in voor het notitieblok in het vak Bestandsnaam. 7. Klik op Opslaan.

2.3.2 Bestandsformaat Bestandsindeling

OneNote

Pagina 12 van 93

Microsoft OneNote-bestanden zijn voorzien van de extensie .one , een eigen bestandsindeling die wordt gebruikt in eerdere versies van OneNote. Nochtans kreeg de bestandsindeling twee keer een upgrade na de introductie in OneNote 2003: Eens in OneNote 2007 en een andere keer in OneNote 2013. OneNote 2003-bestanden kunnen worden geopend door zowel OneNote 2007 en OneNote 2013 in alleen-lezen modus, en vervolgens een upgrade krijgen naar de latere versies van de bestandsindeling. OneNote 2013 kan lezen en schrijven met OneNote 2007-bestandsindelingen. Het kan ook heen en weer omzetten tussen de 2013 en de 2007-indeling. Microsoft OneNote 2013 maakt gebruik van een Open XML-gebaseerde bestandsindeling, vergelijkbaar met Office Open XML-bestandsindelingen. 2.3.3 Gewijzigde bestandsindeling in OneNote 2013 Dit artikel bevat belangrijke informatie voor gebruikers van OneNote 2007 die een upgrade hebben uitgevoerd naar Microsoft OneNote 2013 en voor gebruikers van OneNote 2013 die notitieblokken willen blijven gebruiken en delen die zijn opgeslagen in de oudere OneNote 2007-indeling. U vindt hier ook informatie voor gebruikers van OneNote 2003 die rechtstreeks een upgrade hebben uitgevoerd naar OneNote 2013. In dit artikel   

De bestandsindeling van OneNote 2013 Bestandsindelingen van notitieblokken handmatig converteren Een upgrade uitvoeren vanaf OneNote 2003

De bestandsindeling van OneNote 2013 In Microsoft OneNote 2013 wordt een nieuwere bestandsindeling voor het opslaan van notitieblokken gebruikt dan in vorige versies van OneNote. De bestandsindeling van OneNote 2007 kan echter wel worden gebruikt in OneNote 2013. Notitieblokken die in de oudere indeling zijn opgeslagen, kunnen dus nog steeds worden gedeeld tussen auteurs die met elkaar samenwerken en verschillende versies van OneNote gebruiken. Nieuwe notitieblokken maken in OneNote 2013 Als u in OneNote 2013 een nieuw notitieblok maakt, wordt dit automatisch opgeslagen in de nieuwe bestandsindeling van OneNote 2013. Deze indeling is vereist om te kunnen werken met veel van de nieuwe functies in OneNote 2013, waaronder wiskundige vergelijkingen, gekoppelde notities, sub pagina’s met meerdere niveaus en de prullenbak. Als u de notitieblokindeling van OneNote 2013 gebruikt, kunt u notitieblokken ook delen op het web, zodat ze in een webbrowser kunnen worden weergegeven en bewerkt. OneNote 2007-notitieblokken naar OneNote 2013 converteren In OneNote 2007 kunnen geen notitieblokken worden geopend en gebruikt die zijn opgeslagen in de nieuwere bestandsindeling van OneNote 2013. In OneNote 2013 kunt u echter wel OneNote 2007-notitieblokbestanden openen, weergeven en bewerken. Als u een upgrade uitvoert van OneNote 2007 naar OneNote 2013, worden de bestaande notitieblokken in de OneNote 2007-indeling niet automatisch geconverteerd. Op deze manier kunt u OneNote 2013 gebruiken zowel voor al uw eigen notitieblokken als voor gedeelde notitieblokken waarin u samenwerkt met mensen die nog steeds OneNote 2007 gebruiken. Als u wilt controleren in welke bestandsindeling een notitieblok is opgeslagen, voert u een van de volgende handelingen uit:  Open een notitieblok in OneNote 210 en kijk naar de titelbalk van het toepassingsvenster van OneNote. Als naast de naam van het notitieblok [Compatibiliteitsmodus] wordt weergegeven, is het notitieblok opgeslagen in de oudere OneNote 2007-indeling.

OneNote

Pagina 13 van 93



Klik in OneNote 2013 met de rechtermuisknop op het pictogram van het notitieblok op de navigatiebalk en klik vervolgens op Eigenschappen. Controleer in het dialoogvenster Eigenschappen voor notitieblok welke notitieblokindeling wordt vermeld bij Standaardindeling. Tip Als het delen van notities met anderen die een eerdere versie van OneNote gebruiken, voor u niet van belang is, kunt u uw bestaande notitieblokken het beste converteren naar de nieuwe OneNote 2013-indeling. U kunt dan gebruikmaken van alle nieuwe functies van de nieuwe versie. Bestandsindelingen van notitieblokken handmatig converteren Als u in OneNote 2013 een nieuw notitieblok maakt, wordt dit standaard automatisch opgeslagen in de nieuwe bestandsindeling van OneNote 2013. OneNote 2013 beschikt echter ook over een conversieprogramma waarmee u elk bestaand notitieblok eenvoudig kunt omzetten van de ene indeling naar de andere. Dat is handig wanneer u een OneNote 2013-notitieblok wilt delen met mensen die nog steeds gebruikmaken van OneNote 2007, of wanneer u een OneNote 2007-notitieblok niet meer deelt en gebruik wilt kunnen maken van alle functies van OneNote 2013. Als u een bestaand notitieblok handmatig wilt converteren naar een door u gewenste indeling, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de navigatiebalk in OneNote 2013 met de rechtermuisknop op het pictogram van het notitieblok dat u wilt converteren en klik vervolgens op Eigenschappen. 2. Controleer in het dialoogvenster Eigenschappen voor notitieblok welke notitieblokindeling wordt vermeld bij Standaardindeling. Voer daarna een van de volgende handelingen uit:  Klik op Converteren naar 2013 als u een OneNote 2007-notitieblok wilt converteren naar de nieuwere OneNote 2013-indeling.  Klik op Converteren naar 2007 als u een OneNote 2013-notitieblok wilt converteren naar de oudere OneNote 2007-indeling. Als u een notitieblok converteert naar de oudere 2007-indeling, worden verschillende functies van OneNote 2013 uitgeschakeld, waaronder wiskundige vergelijkingen, gekoppelde notities, versiebeheer, sub pagina’s met meerdere niveaus, de prullenbak en bewerken via het web. Dit kan van invloed zijn op de inhoud van notitieblokken die met behulp van deze functies is gemaakt. De desbetreffende inhoud wordt mogelijk uitgeschakeld. Wiskundige vergelijkingen worden geconverteerd naar statische afbeeldingen en gegevens met betrekking tot contextkoppelingen, versiegeschiedenis en de prullenbak, worden permanent uit het notitieblok verwijderd. Als u een OneNote 2013-notitieblok naar de oudere OneNote 2007-indeling converteert, is het dus verstandig om er eerst een back-up van te maken. Als een notitieblok individuele notitiebloksecties bevat die zijn opgeslagen in de oudere OneNote 2007-indeling, wordt boven aan elke pagina een informatiebalk weergegeven. U kunt op deze balk klikken en ervoor kiezen om de desbetreffende sectie of het gehele notitieblok te converteren. Als u een pagina of sectie vanaf een notitieblok in de ene indeling verplaatst naar een notitieblok in de andere indeling, wordt in OneNote 2013 een waarschuwing weergegeven voordat u probeert de indeling te converteren. Opmerking De bestandsindeling van OneNote 2013 kan niet worden gebruikt in OneNote 2007. Als u een notitieblok inmiddels hebt geconverteerd naar de OneNote 2013-indeling en u moet het notitieblok terug converteren naar de oudere indeling, volgt u opnieuw de hiervoor vermelde stappen. Een upgrade uitvoeren vanaf OneNote 2003 In OneNote 2013 kunt u notitieblokken openen en bewerken die zijn opgeslagen in de bestandsindelingen van OneNote 2013 en OneNote 2007. De OneNote 2003-indeling kan echter alleen worden gelezen. Als u een upgrade uitvoert van OneNote 2003 naar OneNote 2013 en u wilt uw bestaande notities kunnen bewerken, moet u uw notitieblok upgraden naar de indeling © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 14 van 93

van OneNote 2013 of OneNote 2007. Dit doet u als volgt: open het notitieblok in OneNote 2013 en klik vervolgens op de informatiebalk die boven aan elke pagina van uw OneNote 2003-notitieblok wordt weergegeven. Opmerking Als u uw OneNote 2003-notitieblok bijwerkt naar de indeling van OneNote 2007, zijn verschillende functies van OneNote 2013 niet beschikbaar, waaronder wiskundige vergelijkingen, gekoppelde notities, sub pagina’s met meerdere niveaus, versiebeheer en de prullenbak. Het is in dat geval ook niet mogelijk om het notitieblok via het web weer te geven, te bewerken of te delen. OneNote 2013-notitieblokbestanden kunnen niet worden gelezen in OneNote 2003. Als uw OneNote 2003-notitieblok eenmaal naar een nieuwere indeling is geconverteerd, kan deze conversie niet meer worden teruggedraaid. Als u een OneNote 2003-notitieblok naar een nieuwere indeling converteert, is het dus verstandig om er eerst een back-up van te maken. 2.3.4 OneNote 2013 documenten opslaan in verschillende bestandsindelingen OneNote is een grote App voor het beheren van uw notities bij vergaderingen of in de klas, maar soms moet u mogelijk hen omzetten in verschillende formaten om te delen met anderen. Hier is een snelle blik op hoe het gebeurd. Klik op het tabblad bestand als u wilt toegang krijgen tot Backstage weergave en selecteer Opslaan als met OneNote geopend. Selecteer nu als u wilt opslaan van de huidige pagina, de sectie of het hele notitieblok.

Afhankelijk van wat u wilt opslaan zal bepalen welke bestandstypen zijn beschikbaar. Voorbeeld als u wilt dat alleen een pagina op te slaan kunt u deze opslaan in Word-, PDF-, XPS- of webpagina van één bestand formaat.

OneNote

Pagina 15 van 93

Een sectie opslaan geeft u ook de zelfde bestandstypen opslaan als.

Als u een hele notitieblok opslaan wilt, de bestandstypen zijn meer beperkt en alleen zijn OneNote-pakket, PDF en XPS.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 16 van 93

In dit voorbeeld die hebben we besloten om een notitieblok opslaan in Pdf-formaat, dus selecteer PDF en klik op de knop Opslaan als. Blader naar de map die u wilt opslaan en klik op opslaan.

2.4 Pagina versies Alle aantekeningen die je maakt worden direct opgeslagen. Om gegevens verlies te voorkomen, bewaart OneNote vorige versies van paginaâ&#x20AC;&#x2122;s. Klik je rechts op een pagina dan verschijnt het volgende menu.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 17 van 93

Klikken we nu op Paginaversies weergeven dan verschijnen (afhankelijk van hoe vaak je de pagina hebt aangepast) er vorige versies van de pagina, met datum en de naam van de auteur (handig zodat je weet, als je het notitieblok hebt gedeeld, wie wanneer aanpassingen heeft verricht).

Als je rechts klikt op een vorige versie dan verschijnt het volgende menu:

Je kunt een vorige versie terughalen door te klikken op versie herstellen. De huidige versie wordt dan vervangen door de gekozen vorige versie. Kijk dan of je de vorige versies wilt bewaren of weg wil doen.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 18 van 93

In het lint onder het tabblad Geschiedenis staan ook een aantal opties voor het bewerken van vorige versies.

Klikken we nu op de opties Recente wijzigingen dan krijgen we er een aantal leuke opties bij.

Met de knop Prullenbak voor notitie kun je het bijhouden van de geschiedenis voor het hele notitieblok aan- en uitschakelen.

3 Eerste gebruik OneNote 2013 3.1.1 OneNote starten Het starten van OneNote op je computer gaat als volgt: Open het Windows Start menu en ga naar Alle programmaâ&#x20AC;&#x2122;s. Open de map Microsoft Office en klik op de koppeling OneNote 2013. In Windows XP:

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 19 van 93

In Windows 7:

In Windows 8:

3.1.2 Wat u de eerste keer ziet Wanneer u OneNote 2013 voor het eerst start, krijgt u een voorbeeld van de notitieblokje met wat informatie en voorbeelden over hoe u het kunt gebruiken.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 20 van 93

Dit is het openingsscherm van OneNote 2013. 3.1.3 Het lint ('ribbon') van OneNote 2013 De gebruikersinterface lijkt in alles op wat u al kent uit de andere programma's van Office 2013. Net als in Word 2013, Outlook 2013 en Excel 2013 maakt OneNote 2013 gebruik van het lint (de 'ribbon') aan de bovenkant van het venster. Het lint is standaard niet geactiveerd. Deze kunnen we activeren door op het pijltje te klikken wat rechtsboven naast het vraagteken staat. Klikken we nu op het pijltje dan verschijnt het lint.

We zien de knop Bestand, die altijd zichtbaar blijft. Daarnaast de 6 tabbladen, resp. Start, Invoegen, Tekenen, Geschiedenis, Controleren en Beeld.

3.1.4 Het Lint: Doe meer met de verbeterde gebruikersinterface Zoals de overige Microsoft Office 2013-programma's bevat OneNote 2013 de Fluentâ&#x201E;˘interface, die bestaat uit een volledig aanpasbaar visueel systeem van hulpmiddelen en opdrachten. Toegang tot het lint Het lint biedt eenvoudig toegang tot de hulpmiddelen en opdrachten in OneNote. Het vervangt de werkbalken uit eerdere versies van Microsoft Office-programma's. Het lint in OneNote is ontworpen om belangrijke scenario's voor het maken van notities te optimaliseren, zodat deze eenvoudiger kunnen worden gebruikt. Het lint biedt sneller toegang tot alle opdrachten in OneNote 2013 zodat toevoegingen en aanpassingen in de toekomst eenvoudiger kunnen worden doorgevoerd. Als u een optimale ruimte voor het ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 21 van 93

maken van notities wilt creëren, kunt u het lint verbergen tijdens het schrijven en alleen waar nodig weergeven. Aanpassing van lint U kunt aanpassingen gebruiken om het lint in OneNote 2013 te personaliseren met de hulpmiddelen en opdrachten die u het vaakst gebruikt. U kunt ook aangepaste tabbladen en groepen met snelkoppelingen naar uw meest gebruikte opdrachten maken. 3.1.5 Weergave Backstage van Microsoft Office De weergave Backstage, die nieuw is toegevoegd aan Microsoft Office 2013programma's, is de meest recente innovatie in de Microsoft Office Fluentgebruikersinterface en vormt een aanvulling op het lint. In de weergave Backstage kunt u bestanden beheren en opties voor programma's en notitieblokken instellen. De Microsoft Office Backstage™-weergave vervangt het traditionele bestandsmenu en maakt het mogelijk uw notities met slechts een paar muisklikken te delen, af te drukken en te publiceren. Met het verbeterde lint, nieuw in OneNote 2013, hebt u snel toegang tot uw favoriete opdrachten en door tabbladen aan te passen of zelf te maken, kunt u de interface aan uw manier van werken aanpassen. 3.1.6 Taalinstellingen OneNote 2013 maakt het mogelijk te werken en te communiceren in verschillende talen. Plaats de aanwijzer op een woord voor een ogenblikkelijke vertaling of vertaal geselecteerde tekst met enkele muisklikken. U kunt ook afzonderlijke taalinstellingen selecteren voor het bewerken van Help-weergave en Scherminfo. De vertaalfuncties zijn gratis. Hiervoor zijn geen invoegtoepassingen vereist. De tweetalige woordenlijst wordt standaard meegeleverd (downloaden overbodig) en de beschikbare talen zijn afhankelijk van de SKU-versie van uw Office 2013-toepassing. Voor het automatisch vertalen is een internetservice vereist en de beschikbare talen variëren per aanbieder. De gebruikte service wordt bepaald op basis van uw selectie. Meertalige gebruikers kunnen eenvoudig één dialoogvenster openen in OneNote 2013, waar ze taalvoorkeuren kunnen instellen voor bewerkingen, weergave, scherminfo en de Help. Als u niet de benodigde software of toetsenbordindeling hebt geïnstalleerd, wordt u hiervan op de hoogte gesteld. Vervolgens worden koppelingen weergegeven zodat u dergelijke problemen eenvoudiger kunt oplossen.

3.1.7 Het venster van OneNote OneNote ordent uw gegevens in notitieblokken. Dat kunnen er meer dan één zijn. Een notitieblok bestaat uit één of meerdere secties (al dan niet verzameld in groepen). Iedere sectie bestaat uit één of meerdere pagina’s (al dan niet verzameld in groepen). Hieronder ziet u een afbeelding van het venster van OneNote 2013.

OneNote

Pagina 22 van 93

(1) (deelvenster links) U ziet hier een overzicht van beschikbare notitieblokken. In dit voorbeeld zijn dat de notitieblokken: Persoonlijk, Word 2013, OneNote 2013 en Windows 7. U activeert een notitieblok door op de naam te klikken. (Als extra navigatiemogelijkheid ziet u naast de naam van het notitieblok ook de knop  om de weergave uit te vouwen, als u de namen van de secties erbij wilt weergeven.) (2) (tabbladen bovenaan) U ziet hier de secties van het actieve notitieblok, weergegeven als tabbladen. In dit voorbeeld (het notitieblok Persoonlijk is actief) zijn dat de secties: Algemeen, Losse notities en Nieuwe secti0 1. U activeert een sectie door op de naam te klikken. (U heeft de mogelijkheid om de tabbladen in te delen in groepen; die ziet u dan als sectiegroepen naast elkaar staan. Zelfs groepen binnen groepen zijn mogelijk.) (3) (deelvenster rechts) U ziet hier de pagina's waaruit de sectie bestaat. In dit voorbeeld (de sectie Algemeen is actief) zijn dat de pagina's: OneNote houdt alles bij op, Basisprincipes van OneNote, Bovenste gebruikt en Wat is nieuw. U activeert een pagina door op de naam te klikken. Samengevat: OneNote organiseert uw notities in notitieblokken, die elk zijn onderverdeeld in secties en wellicht meerdere pagina's. Uw notitieblokken zijn gelegen op de linker kant, met secties op de bovenkant als tabbladen, en pagina's weergegeven op de rechterkant. Zo hebt u in één scherm een overzicht van al uw informatie.

3.2 Kennismaken met OneNote (Op uw PC) OneNote is een krachtige applicatie die je helpt zaken beter te organiseren. Naast het maken van aantekeningen voeg je eenvoudig video's, foto's en geluiden toe aan je notities. Deze notities versleep je naar een project en je past ze eenvoudig aan. Door koppelingen te maken tussen verschillende notities maak je er desgewenst een geheel nieuw project van. 3.2.1 Net een archiefkast, maar dan beter U kunt elk stuk informatie dat u nodig hebt (koppelingen, afbeeldingen, tekst) van internet, een andere softwaretoepassing, een e-mailbericht (bijna elke elektronische bron) neerzetten in uw OneNote-pagina. © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 23 van 93

Wilt u een lezing van uw geschiedenisdocent opnemen (met zijn toestemming, vanzelfsprekend)? Dat kan heel gemakkelijk in OneNote. De audio bevindt zich dan in uw notitieblok, ter ondersteuning van de notities die u hebt gemaakt. Met OneNote kunt u notities typen of ze met de hand schrijven (als u een apparaat met een inktfunctie hebt). Werkt u aan een Word-document of een PowerPointpresentatie? Veranker OneNote aan de zijkant van uw scherm, en houd notities, actie-items en follow-up-vragen op één plaats bij elkaar. In OneNote vindt u een klikbaar pictogram in de marge naast uw gekoppelde notities zodat u later het bronbestand kunt openen en rechtstreeks naar de paragraaf, de dia of de webpagina kunt springen waaraan u werkte toen u de notitie maakte.

Wat te doen als u een project hebt met veel onderdelen, zoals een Word-document, webpagina's, afbeeldingen en dia's? Hoe kunt u dit allemaal indelen? Met Snel archiveren kunt u uw gegevens snel naar de juiste plaats sturen. Wanneer u een schermopname maakt in OneNote, een Outlook-e-mailbericht stuurt naar OneNote, een gekoppelde notitiesectie start (zoals hierboven is beschreven), of iets naar OneNote vanuit een document zendt, kunt u met Snel archiveren de locatie voor die inhoud kiezen.

OneNote

Pagina 24 van 93

3.2.2 Sluit naadloos aan op verschillende toepassingen. U kunt OneNote nu in de marge van het scherm plaatsen, zodat u het altijd bij de hand hebt ter referentie of om aantekeningen te maken terwijl u onderzoek doet op het web in Windows Internet Explorer, een document bekijkt in Microsoft Word 2013 of een dia maakt in Microsoft PowerPoint 2013. Wanneer u wilt weten waar uw ideeën vandaan komen, kunt u met de functie Gekoppelde notities met één muisklik rechtstreeks naar de bron van uw informatie springen.

3.2.3 Archiveer informatie snel op de juiste plaatsen. Met OneNote 2013 kunt u tijd besparen. U hoeft de informatie namelijk achteraf niet nog eens in te delen. Met de snelle archiveringsfunctie kunt u snel het notitieblok selecteren waarin u uw notities wilt opnemen die afkomstig zijn uit meerdere bronnen, waaronder documenten, webpagina's en e-mailberichten.

OneNote

Pagina 25 van 93

3.2.4 Zoeken: Direct toegang tot uw informatie. Met de verbeterde zoekfunctie in OneNote 2013 worden de zoekresultaten weergegeven terwijl u typt. Daarnaast zorgt een nieuw, zelf lerend classificatiesysteem ervoor dat prioriteiten worden toegekend aan notities, pagina's, paginatitels en recente selecties, zodat u de juiste informatie sneller en makkelijker kunt vinden.

4 Basistaken in OneNote 2013 Hebt u OneNote nog nooit gebruikt? Met de volgende basistaken leert u hoe u gebruik kunt maken van Microsoft OneNote 2013.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 26 van 93

4.1 Het aanmaken van een notitieblok 4.1.1 Een nieuw Notitieblok maken Werkwijze: 1. Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Nieuw. 2. Selecteer onder Notitieblok opslaan op een plaats waar u het notitieblok wilt opslaan. 3. Voer in het vak Naam een naam voor het nieuwe notitieblok in (bijvoorbeeld "Excel 2013"). 4. Typ in het vak Locatie de locatie waar uw notitieblok wordt opgeslagen of blader naar de gewenste locatie. 5. Klik op Notitieblok maken. Is dit gebeurd dan zie je in het linker deelvenster van OneNote dat er een notitieblok bij is gekomen. Met een sleepbeweging kunt u de volgorde waarin de notitieblokken in het linker deelvenster wordt weergegeven zelf bepalen.

4.1.2 Waar sla ik een OneNote bestand op? Bij Notitieblok opslaan op krijgt u drie mogelijkheden aangeboden om het notitieblok op te slaan.

ď&#x201A;ˇ

Web. Het notitieblok wordt dan online opgeslagen in de Office-web toepassingen zodat u

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 27 van 93



toegang heeft tot het notitieblok vanaf elke locatie en kunt delen met anderen. Dit kan als je een Windows Live-ID hebt. Netwerk. Deze optie is in een organisatie/bedrijfsomgeving de meest waarschijnlijke. Opslaan op het netwerk betekent o.a. ook dat er back-uppen van gemaakt worden. Voor meer informatie over de betekenis van deze optie, zie koppeling. Mijn computer. Wanneer u een notitieblok alleen op uw computer opgeslagen hebben kiest u deze optie. U kunt er dan alleen bij wanneer u werkt op uw computer, delen met anderen is dan niet mogelijk, maar kan prettig zijn voor persoonlijk gebruik.

4.1.3 Notitieblok opslaan op het Netwerk Bij het maken van een nieuw notitieblok heeft u de mogelijkheid om het notitieblok op te slaan op het netwerk van uw organisatie/bedrijf. Het notitieblok wordt opgeslagen op het netwerk van uw organisatie, zodat iedereen die toegang heeft tot het netwerk, de mogelijkheid heeft uw notitieblok te gebruiken. Zo kunt u gemakkelijk informatie uitwisselen en delen met anderen. Opslaan op het netwerk betekent (normaal gesproken) o.a. ook dat er back-uppen van gemaakt worden. Wanneer u bij Notitieblok opslaan op kiest voor de optie Netwerk dan verschijnt het volgende menu:

U ziet aan het menu dat het notitieblok wordt opgeslagen op het netwerk. De naam van het notitieblok in de afbeelding is Excel 2013. Het notitieblok wordt opgeslagen in de map gedeelde documenten. Na geklikt te hebben op Notitieblok maken verschijnt de volgende melding:

OneNote

Pagina 28 van 93

U heeft nu de mogelijkheid een koppeling te verzenden via e-mail naar personen die toegang moeten hebben naar het notitieblok. Wanneer je op de knop Een koppeling verzenden via E-mail klikt, verschijnt het volgende scherm:

In het bericht wordt een link geplaatst naar het notitieblok. De ontvangers van het e-mailbericht kunnen vanuit het bericht met één muisklik het notitieblok op het netwerk openen en eventueel hun notities toevoegen.

4.1.4 Een nieuwe sectie maken U ziet de secties van het actieve notitieblok, weergegeven als tabbladen aan de bovenkant van uw OneNote venster. U kunt als volgt een nieuwe sectie toevoegen: 1. Klik op het kleine tabblad met de ster aan de rechterkant (of rechtsklik op een aanwezige tab, en kies de optie Nieuwe sectie.). 2. Typ de naam die u aan de nieuwe sectie wilt geven en toets <Enter>.

De nieuwe sectie is nu gemaakt. De sectie bevat al een (naamloze) lege pagina waarop notities kunnen worden geplaatst. Met een sleepbeweging kunt u de volgorde van de sectie-tabs zelf bepalen. Een sectie aanpassen: Rechtsklik op een sectie-tab als u een sectie wilt aanpassen  om de naam van de sectie te wijzigen;  als u de tab kleur (sectiekleur) wilt wijzigen;  of als u de sectie wilt verwijderen.

OneNote

Pagina 29 van 93

U kunt op deze manier heel veel secties toevoegen.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 30 van 93

4.1.5 Een sectiegroep maken U heeft de mogelijkheid om secties te groeperen, dat wil zeggen: de tabbladen in te delen in groepen; die ziet u dan als sectiegroepen naast elkaar staan. Zelfs groepen binnen groepen zijn mogelijk. Een sectiegroep maken 1. Rechtsklik op een sectie-tab 2. In het snelmenu kiest u de optie Nieuwe sectiegroep 3. Typ de naam die u aan de sectiegroep wilt geven en toets <Enter>. De sectiegroep is nu gemaakt. De naam verschijnt als een groep tab naast de andere tabs bovenaan. De groep bevat nog geen secties. U kunt deze nu zelf toevoegen, of u kunt een reeds bestaande sectie met een sleepbeweging toevoegen aan deze groep.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 31 van 93

4.1.6 Een nieuwe Pagina maken Iedere sectie bestaat uit één of meerdere pagina's. In een sectie kunt u in principe zoveel pagina’s maken als u wilt. De pagina's van de actieve sectie worden weergegeven in het pagina-overzicht in het rechter deelvenster van OneNote. Wanneer u zojuist een nieuwe sectie heeft gemaakt, is in die sectie al een pagina aanwezig. Deze is nog leeg en is naamloos. Een nieuwe pagina toevoegen: 1. Open het notitieblok of de sectie waar u een pagina wilt invoegen. 2. Klik in het rechter deelvenster op de knop 'Nieuwe pagina' (of rechtsklik op een aanwezige pagina, en kies de optie Nieuwe pagina). Er is nu een nieuwe pagina toegevoegd, naamloos. 3. Typ de naam die u aan de pagina wilt geven in het tekst vak, bovenaan op de pagina. De naam verschijnt nu ook in het pagina-overzicht rechts. Als u later de naam wilt aanpassen klikt u op de pagina in het naam vak en wijzigt u de naam.

U kunt de pagina's in de lijst ordenen zoals u wilt, eenvoudig door de paginanamen te verslepen in het rechter deelvenster van het pagina-overzicht.

Klikt u met de rechtermuistoets op een paginanaam, dan verschijnt het volgende snelmenu:

Met dit snelmenu kunt u ook gemakkelijk nieuwe pagina’s maken. Bedenk dat dit ook snel kan met de toets combinatie Ctrl + N. U kunt vanuit dit snelmenu ook pagina’s verwijderen.

OneNote

Pagina 32 van 93

4.1.7 Werken met Sub pagina’s In een sectie kunt u in principe zoveel pagina’s maken als u wilt. In plaats van een hele reeks van pagina's kunt u groepen van pagina's bij elkaar laten horen door deze als sub pagina’s deel te laten zijn van een (hoofd)pagina. Een sub pagina maken:  Een nieuwe sub pagina maken: Klik in het rechter deelvenster op het kleine pijltje naast het opschrift 'Nieuwe pagina' (of rechtsklik op de knop zelf), en kies de optie Nieuwe sub pagina). Er is nu een nieuwe sub pagina toegevoegd, naamloos.  Van een bestaande pagina een sub pagina maken: Rechtsklik op de naam van de pagina, en kies de optie Sub pagina maken. Daarmee maakt u van de pagina een sub pagina en heeft u het niveau verlaagd.



Andersom kunt u, van een sub pagina een pagina maken: Rechtsklik op de naam van de sub pagina, en kies de optie Niveau van sub pagina verhogen.

Een indeling met (hoofd)pagina's en sub pagina’s biedt een extra manier om pagina's van elkaar te kunnen onderscheiden. Heel handig voor het overzicht is dat u groepen sub pagina’s kunt open-/samenvouwen. Zo houdt u uw gegevens netjes georganiseerd bij elkaar.

OneNote

Pagina 33 van 93

4.2 Het toevoegen van Notities Wanneer u een notitieblok, secties en pagina's heeft gemaakt, wordt het tijd om de pagina's te vullen. Dat doet u door notities toe te voegen. Notities kunnen zijn:  Ingetypte fragmenten tekst  Tekeningen, Aantekeningen 'in inkt'  Pen geschreven aantekeningen  Tabellen, Afbeeldingen, Schermopnames  Geluidfragmenten  Videofragmenten  etc. U kunt tekst, afbeeldingen en meer overal op een pagina invoeren. Alles wat u invoert, wordt automatisch opgenomen in een container die u op de pagina navigeren kunt, waardoor het gemakkelijk te organiseren uw notities. 4.2.1 Notities op een pagina typen Als u getypte notities wilt maken, klikt u op een willekeurige plaats op de pagina waar u de notities wilt weergeven en begint u vervolgens te typen. OneNote maakt een notitiecontainer aan voor elk stuk tekst dat u typt of schrijft. Met gebruikmaking van de knoppen op het tabblad Start van het lint, kunt u geselecteerde tekst in notities van aangepaste opmaak voorzien.

Zo kunt u lijsten van opsommingstekens en nummering voorzien.

4.2.2 Tekeningen maken/Inkt naar tekst Met gebruikmaking van het tekengereedschap op het lint kunt u zelf tekeningen maken.

Wanneer u tekst tekent, door met de muis letters op de pagina te schrijven, kunt u deze laten converteren naar tekstformaat. OneNote heeft ook een OCR (Optical Character © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 34 van 93

Recognition)-faciliteit waarmee een gebruiker de getekende tekst kan converteren naar tekst formaat. Selecteer het notitie vak, klik in het lint op het tabblad Tekenen op de knop Inkt naar tekst.

Wanneer u handgeschreven wiskunde-formules heeft gemaakt, kunt u deze op soortgelijke wijze converteren, met de knop Inkt naar wiskunde. 4.2.3 Notities met de elektronische pen Terwijl OneNote het meest wordt gebruikt op laptoppen of desktop-pc's, het heeft extra functies voor gebruik op 'pen-enabled tablet-pc's'. Als u een Touch screen of tekentablet hebt, kunt u inkt notities in OneNote, te maken. Als u een tablet-PC bezit, die gebruik van de elektronische schrijfpen mogelijk maakt, kunnen handgeschreven notities rechtstreeks op de pagina worden gedaan. Dat komt van pas met name in omgevingen waar pen-, audioof videonotities meer geschikt zijn dan een intensief gebruik van het toetsenbord. OneNote heeft ook een OCR (Optical Character Recognition)-faciliteit waarmee een gebruiker de tekst uit objecten zoals afbeeldingen, elders in een tekst formaat kan gebruiken.

4.2.4 Objecten invoegen Bij notities hoeft het echt niet alleen te gaan om tekst of tekeningen. Op het tabblad Invoegen in het lint, ziet u een grote verscheidenheid aan soorten objecten die als notitie op een pagina kunnen worden ingevoegd.

U kunt allerlei soorten objecten als notitie invoegen, zoals bijvoorbeeld tabellen, afbeeldingen, bestanden, audio/video-opnamen en schermopnamen. 4.2.5 Gegevens van bestanden of webpagina's Gegevens die u in een bestand of in uw webbrowser selecteert en kopieert, kunt u op de gebruikelijke wijze plakken op uw pagina in OneNote. Of dat nu een gegevensreeks uit ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 35 van 93

Excel, een stuk tekst uit een Word document, of een fragment van een webpagina op het internet is, met de plakopties van OneNote kunt u de gegevens als notitie op uw pagina plaatsen.

4.2.6 Print screen functie in OneNote OneNote beschikt over een print screen functie, in OneNote heet dat een schermopname. Wilt u snel even een gedeelte van uw beeldscherm bewaren, gebruik dan de knop schermopname. De opdracht vind je in het lint op het tabblad Invoegen.

De knop schermopname is zeer nuttig; u gebruikt deze om een 'screendump' te maken van het beeldscherm of een gedeelte daarvan. Klik op de knop Schermopname of gebruik de toets combinatie Win + S om uw schermbeeld vast te leggen en toe te voegen aan een notitieblok. Maakt u een schermopname, dan wordt het scherm mistig wit zodat de achtergrond er wazig uit ziet. Met de linkermuistoets ingedrukt trekt u nu een kader om het venstergedeelte vast te leggen. Wanneer u de muistoets loslaat, krijgt vanzelf de gelegenheid om de afbeelding te bewaren op een door u te kiezen pagina in uw OneNote, of om de afbeelding op het klembord te zetten. Kiest u de optie Verzenden naar geselecteerde locatie, dan wordt in de geselecteerde sectie een nieuwe pagina aangemaakt waar de afbeelding in gezet is. Kiest u de optie Naar klembord kopiëren dan kunt u de afbeelding plakken waar u wilt, in OneNote maar bijvoorbeeld ook in Word of PowerPoint.

Als OneNote is afgesloten, dan blijft in het systeem vak, rechtsonder, de snelle notitieoptie actief, zodat je te allen tijde een print screen kan maken (met Win + S ), maar ook snelle notities (met Win + N ). Tip: De toets combinatie Win + S om uw schermbeeld vast te leggen, werkt dus ook als OneNote niet geopend is. Tip: Bij het maken van vensteropnames kun je instellen dat de selectie altijd op het klembord moet worden geplaatst. Vink dan de optie Niet opnieuw vragen en altijd de volgende handelingen uitvoeren aan en klik daarna op Naar klembord kopiëren. © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 36 van 93

4.2.7 Losse notities: Snel aantekeningen maken Ook zonder een notitieblok te kiezen kunt u snel van start met OneNote. Wilt u snel even een losse aantekening maken druk dan op de toets combinatie Win + N. Het is dan niet eens nodig dat u daarvoor eerst OneNote zou moeten openen. Met de toets combinatie Win + N start OneNote op in een venster met minimale opties. (schakel desgewenst met functietoets F11 naar de normale weergave.)

In dit venster maakt u uw notitie, op de gebruikelijke manier. De eerste tekst bovenin de pagina wordt paginatitel. Ben je klaar met je aantekeningen, dan klik je eenvoudig het venster weg. De losse notities worden automatisch opgeslagen. Na het wegklikken van het venster verschijnt rechtsonder in een melding:

In OneNote vindt u uw zojuist gemaakte notitie terug in de sectie Losse notities. De sectie Losse notities is geopend als je OneNote daarna opent. Let daarbij op de namen van de pagina's in het pagina-overzicht rechts, want er kunnen vele 'losse notities' gemaakt zijn.

U kunt de losse notities naar een andere pagina of andere sectie verplaatsen of kopiĂŤren.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 37 van 93

4.3 Afdrukken Uw notities kunt u afdrukken door de pagina af te drukken.

4.3.1 Een pagina afdrukken 1. Klik op het tabblad Bestand in het lint, en klik vervolgens op Afdrukken.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:  Als u het bestand wilt afdrukken of als u de eigenschappen van de printer wilt wijzigen, klikt u op Afdrukken.  Als u eerst een voorbeeld van de pagina wilt zien, klikt u op Afdrukvoorbeeld. In het venster Afdrukvoorbeeld kunt u nog enkele afdrukopties instellen, zoals bijvoorbeeld de Afdrukstand Staand/Liggend, de voettekst met of zonder paginanummering en het afdrukbereik. Om een paginagroep af te drukken, of de hele sectie, kiest u een bijbehorend afdrukbereik.

OneNote

Pagina 38 van 93

4.4 Andere weergaven van uw OneNote Klik in het lint op het tabblad Beeld. U ziet links de knoppen voor drie manieren van weergeven: de Normale weergave, de weergave Volledige pagina, en de weergave Dokken op bureaublad.

4.4.1 Volledig scherm Met de knop Volledige pagina, schakelt u naar de weergave om de pagina weer te geven in de modus Volledig scherm. U schakelt weer teug met de knop Normale weergave.

Dezelfde knop ziet u boven het lint in de werkbalk Snelle toegang: Tip: Met de functietoets F11 op uw toetsenbord kunt u ook heen-en-weer schakelen tussen de weergaven Volledig scherm en Normale weergave. 4.4.2 OneNote Dokken op bureaublad Met de knop Dokken op bureaublad, schakelt u naar de weergave om de pagina weer te geven in een smalle strook aan de rechterkant van uw beeldscherm. Deze opdracht ziet u boven het lint in de werkbalk Snelle toegang: Klik nog een keer op dezelfde knop om dokken uit te zetten. Dokken houdt in dat het lint van OneNote geminimaliseerd wordt en de huidige pagina in OneNote gedeeltelijk zichtbaar is in een strook aan de rechterzijkant op uw beeldscherm. De geopende vensters van andere programma's ziet u dan in een iets kleinere ruimte op uw beeldscherm, omdat OneNote de rechterstrook voor zichzelf reserveert. Zo zet u OneNote als een soort 'whiteboard' aan de zijkant van uw scherm om gemakkelijk notities te maken wanneer u iets interessants tegenkomt in uw andere vensters. U kunt nu bijvoorbeeld gedeeltes uit uw documenten selecteren en met een eenvoudige sleepbeweging als notitie op uw pagina plaatsen.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 39 van 93

4.5 De opmaak van Pagina's en Notities wijzigen In OneNote 2013 kunt u ingebouwde sjablonen toepassen, uw eigen aangepaste sjablonen gebruiken en zoeken in een grote verzameling OneNote-sjablonen op Office.com (waaronder notitieblokken, pagina's en sectiesjablonen). 4.5.1 Een Pagina-sjabloon toepassen U kunt de opmaak van een nieuwe pagina (of sub pagina) kiezen, door bij het maken van de pagina een sjabloon toe te passen. Voor elke nieuwe pagina is het mogelijk een sjabloon te kiezen. Voor een bestaande pagina is dit niet meer mogelijk. Een sjabloon kiezen voor de Pagina: 1. Open het notitieblok of de sectie waaraan u een pagina wilt toevoegen. 2. Klik in het pagina-overzicht, op de pijl naast de knop Nieuwe pagina. De optie Nieuwe pagina en Nieuwe sub pagina geven je een nieuwe lege pagina. Met de opties daaronder, kunt u een opmaak aan de pagina geven.

Voorbeeld van een pagina met opmaak: 3. Klik op een opmaakstijl in de lijst. U heeft nu een nieuwe pagina, met de gekozen opmaak. Zo kunt u bijvoorbeeld per categorie een eigen sjabloon gebruiken zodat je aan het uiterlijk ziet waar je zit. Nog meer Paginasjablonen… 4. Wanneer u in het snelmenu klikt op Paginasjablonen… (de optie onderaan), dan verschijnt een taakvenster met een nog uitgebreidere verzameling van beschikbare sjablonen.

OneNote

Pagina 40 van 93

5. Voer een van de volgende handelingen uit in het taakvenster Sjablonen:  Als u een van de ingebouwde paginasjablonen wilt gebruiken, vouwt u de gewenste categorie uit en klikt u op de gewenste sjabloon.  Als u een sjabloon wilt gebruiken die u eerder hebt gemaakt, vouwt u Mijn sjablonen uit en klikt u op de gewenste sjabloon.  Als u een sjabloon zoekt op Office.com, klikt u op Sjablonen op Office.com. Op Office.com, klikt u op een sjablooncategorie, selecteert u de gewenste sjabloon en klikt u vervolgens op Downloaden om de sjabloon naar uw computer te downloaden. 4.5.2 Uw notities een opmaak geven Standaard zal een nieuwe notitie in OneNote een effen witte achtergrond krijgen. Dit kan gaan vervelen na een tijdje. Hier zijn wat manieren om de notities in OneNote 2013 een andere achtergrond te geven. Uw Notities een achtergrondkleur geven  Klik in het lint op het tabblad Beeld.  Klik op de knop Paginakleur en kies een van de beschikbare kleuren. (Ze zien er allemaal uit in de gebruikelijke pastelkleuren van de typische kantoornotitieblaadjes.) 

U kunt ook regellijnen of rasterpatronen aanbrengen.  Klik in het lint op het tabblad Beeld.  Klik op de knop Regellijnen en kies een van de beschikbare patronen. (De achtergrond ziet er nu uit als gelinieerd papier of grafiek papier.) Bijvoorbeeld:

OneNote

Pagina 41 van 93

De OneNote webapp ondersteunt helaas geen achtergrondkleuren en lijnen, dus als u uw notities online bewerkt, blijven ze er gewoon wit uit zien. 4.5.3 Een afbeelding als achtergrond op uw pagina U kunt ook een afbeelding instellen als achtergrond van een pagina. Om dit te doen, voegt u eerst een afbeelding in uw notitie. Zorg ervoor dat u een grote afbeelding gebruikt, bij voorkeur de grootte die u voor een desktop wallpaper zou gebruiken, aangezien u de afbeelding als achtergrond gaat instellen voor de hele pagina.

Met de volgende stappen plaats u een afbeelding als achtergrond op de pagina: 1. Klik in het lint op het tabblad Invoegen. 2. Klik op de knop Afbeelding, zoek de gewenste afbeelding en klik Openen. Standaard wordt de afbeelding ingevoegd in een nieuw notitie vak. 3. Selecteer de afbeelding en sleep uit het notitie vak, zodat deze los van het notitie vak op de pagina staat. 4. Vergroot de afbeelding tot het formaat van uw venster. 5. Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en selecteer Afbeelding instellen als achtergrond.

Hoewel de OneNote webapp niet met achtergrondkleuren en -lijnen werkt, toont het verrassend de achtergrondafbeeldingen wel goed. Dus zullen uw nieuwe elegante notities er hetzelfde uit zien op het bureaublad of in de Cloud!

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 42 van 93

4.5.4 Pas snel stijlen toe op uw tekst. Met nieuwe tekststijlen hebt u meer opmaakopties om uw gedachten te structureren of te ordenen. Bespaar tijd door voor de basisopmaak van tekst dezelfde snel toetsen te gebruiken als in Word 2013. Of gebruik de nieuwe OneNote-functie voor het kopiëren en plakken van opmaak, om opmaak naar andere alinea's te kopiëren. 4.5.5 Verbeteringen bewerken Net zoals de organisatiefuncties van OneNote spelen de mogelijkheden voor bewerking ook een belangrijke rol. OneNote 2013 bevat ook op dit gebied diverse verbeteringen.  Galerie met basisstijlen OneNote 2013 bevat een snelle galerie met basisstijlen voor het maken van notities, zoals Koptekst 1, 2, 3. Hoewel het niet de bedoeling is om een complexe stijlengalerie van een tekstverwerker te benaderen, bieden deze basisstijlen een snelle en eenvoudige manier om een consistente structuur en opmaak toe te passen op terugkerende notitietypen (zoals aantekeningen in de klas of notulen).  Verbeterde lijsten met opsommingstekens Een eenvoudige, maar veelgevraagde wijziging: het inspringen van items met opsommingstekens op het eerste niveau in een lijst komt voortaan precies overeen met het inspringen van de vorige tekst.  Wiskundige vergelijkingen In OneNote 2013 kunnen vergelijkingen worden toegevoegd. Dit is handig voor studenten of iedereen die wiskundige berekeningen wil kunnen invoeren als onderdeel van notities. Deze functie is verder verbeterd op Tablet Pc’s met Windows 7, waarop in OneNote naast getypte vergelijkingen handgeschreven wiskundige vergelijkingen kunnen worden herkend en geconverteerd.  Minivertaler Met een nieuwe minivertaler in OneNote 2013 kunt u de muisaanwijzer boven een woord of zin in een andere taal houden, waarna de vertaling in uw eigen taal wordt weergegeven in een klein venster. Dit is handig voor taalstudenten of iedereen die in een twee- of meertalige omgeving werkt en wil weten wat een woord of zin betekent (bijvoorbeeld tekst in een gedeeld notitieblok of afgekapte web inhoud). De minivertaler bevat de knop Afspelen zodat u kunt luisteren naar de uitspraak van het woord of de zin. Met de knop Kopiëren kunt u de vertaling elders in het notitieblok plakken. U hoeft geen taalpakketten, -interfacepakketten of -programma's te installeren op de computer als u deze functie wilt gebruiken.

OneNote

Pagina 43 van 93

4.6 Werken met afbeeldingen, tekeningen en multimedia 4.6.1 Een afbeelding invoegen Het invoegen van een afbeelding gaat op dezelfde wijze als in de andere programma’s van Microsoft office. Een afbeelding invoegen: 1. Klik in het lint op het tabblad Invoegen. 2. Klik op de knop Afbeelding, zoek de gewenste afbeelding en klik Openen. Standaard wordt de afbeelding ingevoegd in een nieuw notitie vak.

4.6.2 Tekstherkenning (OCR) OneNote kan tekst uit afbeeldingen herkennen. OneNote heeft de ingebouwde techniek, afgekort met de term OCR, om een afbeelding te doorzoeken op aanwezigheid van tekst, en deze om te zetten naar bewerkbare tekstindeling. Als een afbeelding leesbare tekst bevat, kunt u de tekst kopiëren of doorzoekbaar maken.

Tekst herkennen uit afbeeldingen 1. Klik met de rechter muistoets op de afbeelding Het volgende snelmenu verschijnt:

2. In het snelmenu kiest u de optie 

Tekst kopiëren van afbeelding, als u de tekst uit de afbeelding op het klembord wilt plaatsen, om deze ergens anders te plakken, bijvoorbeeld in een Word document;

OneNote

Pagina 44 van 93



Alt-tekst bewerken, als u de tekst in een apart venster wilt bekijken. U kunt deze tekst vervolgens selecteren, kopiëren en ergens anders plakken. Misschien is het hiervoor nodig om de tekst in de afbeelding eerst doorzoekbaar te maken;



Tekst in afbeelding doorzoekbaar maken, als u wilt dat aanwezige tekst in de afbeelding al dan niet met een zoekopdracht gevonden moet kunnen worden.

De techniek van OCR-tekstherkenning maakt het mogelijk om bijvoorbeeld foto’s of documentscans of krantenknipsels die u op allerlei verschillende pagina’s in uw notitieblok heeft geplaatst, met een zoekopdracht weer terug te vinden. De kwaliteit van de tekstconversie hangt, vanzelfsprekend, af van de herkenbaarheid in de afbeelding.

OneNote

Pagina 45 van 93

4.6.3 Tekeningen of inktpen-aantekeningen In OneNote kun je vrij tekenen met inktpennen en de andere knoppen onder het tabblad Tekenen.

Al je inktpen aantekeningen en tekeningen, kun je, net als tekst, verplaatsen en van formaat wijzigen. Verplaats een tekening met behulp van de pijl met vier punten (selecteer dan eerst de tekening). Ga je met de muis over de tekening dan verschijnt er aan de linkerkant een pijltje.

Klik je nu op dat blauwe pijltje dan is de tekening geselecteerd.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 46 van 93

Als je de tekening hebt geselecteerd verschijnt er een vierkante pijl als cursor. Zo kun je de tekening verslepen als je de linkermuisknop ingedrukt houdt. Het formaat kun je wijzigen door de muis op een hoek te zetten en dan te vergroten of verkleinen door de linkermuisknop knop ingedrukt te houden. Om verschillende getekende objecten te selecteren gebruik je de optie Lasso selecteren.

Er zijn een hoop leuke dingen mogelijk. 4.6.4 Audio, video en andere bestandstypen Audio- en videobestanden voeg je op een OneNote-pagina in met de opdracht Bestand invoegen via de optie Bestand invoegen in het tabblad Invoegen.

Ook andere bestanden kun je zo invoegen. Er wordt een kopie van het bestand gemaakt en op de pagina getoond in de vorm van

een pictogram. Klik erop en het bestand wordt geopend. Bij bijvoorbeeld pdfâ&#x20AC;&#x2122;s kun je met een rechtsklik nog kiezen voor invoegen als afdruk.

De knoppen Audio opnemen en Video opnemen in het lint bij Invoegen schakelen de microfoon en de camera van je eigen PC in. Je maakt dan direct opnames die in OneNote opgenomen worden op de plek van de cursor. Je moet dan wel een digitale camera aansluiten op de PC anders krijg je deze melding:

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 47 van 93

4.7 Samenwerken met anderen Wanneer collega’s in groepsverband notities maken, is er sprake van een samenwerkingsproces. OneNote is een hulpprogramma voor samenwerking, waarmee je veel meer kunt doen dan het verzenden van statische notitieblokpagina's via e-mail. Afhankelijk van de aard van jouw werkzaamheden kun je via OneNote met anderen brainstormen tijdens vergaderingen, kun je de notitieblokpagina's gebruiken als virtueel whiteboard en kun je gedeelde notitieblokken instellen waarin iedereen informatie kan bekijken, toevoegen en bewerken. In andere programma's worden bestanden vergrendeld, zodat ze slechts door één persoon tegelijkertijd kunnen worden bewerkt. Maar in OneNote 2013 is een gedeeld notitieblok toegankelijk voor meerdere auteurs tegelijk. Telkens wanneer iemand de pagina's of secties van een gedeeld notitieblok bewerkt, worden de wijzigingen automatisch gesynchroniseerd, zodat het notitieblok altijd voor iedereen up-to-date is. Verder wordt op de computer van elke gebruiker een aparte offlinekopie van de notities bewaard. Op deze manier kunnen deelnemers van het gedeelde notitieblok de notities lokaal blijven bewerken, zelfs wanneer ze tijdelijk geen verbinding met het netwerk hebben. De volgende keer dat ze verbinding maken met het gedeelde notitieblok, worden hun wijzigingen automatisch samengevoegd met de wijzigingen van alle andere deelnemers. 4.7.1 Een nieuw gedeeld notitieblok maken Klik in het menu Bestand op Nieuw

Kies onder Notitieblok opslaan op waar je het nieuwe notitieblok wilt opslaan: Klik op Web als je het notitieblok vanaf elke computer of via een webbrowser wilt kunnen gebruiken. Je moet je aanmelden of registreren voor een account, waarna je kunt opgeven of het notitieblok alleen toegankelijk is voor jezelf of ook voor anderen. Klik op Netwerk als je het nieuwe notitieblok wilt delen met anderen op hetzelfde netwerk of via een SharePoint-site. Voer in het vak Naam een beschrijvende titel in voor het onderwerp van het nieuwe notitieblok. Voer in het veld Netwerklocatie een van de volgende handelingen uit: Geef een netwerklocatie op. Als je het notitieblok gaat delen met anderen, selecteer je een gedeelde map, die ook toegankelijk is voor anderen.

OneNote

Pagina 48 van 93

Voer het volledige pad van een netwerkbestandsshare of toegewezen netwerkstation in of plak het volledige adres van een SharePoint-documentbibliotheek, waar je het gedeelde notitieblok wilt maken. Indien beschikbaar kun je ook een van de recente SharePoint-locaties selecteren. Denk eraan dat het notitieblok toegankelijk is voor iedereen die machtigingen heeft voor deze netwerklocatie of SharePoint-site.

Klik op Notitieblok maken.

De volgende melding verschijnt:

Klik op Een koppeling verzenden via E-mail. Outlook wordt geopend.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 49 van 93

4.7.2 Een bestaand notitieblok delen Klik in het menu Bestand op Delen. Selecteer onder Notitieblok selecteren een bestaand notitieblok dat je wilt delen met andere personen of dat je wilt delen met andere computers die je gebruikt.

Kies onder Delen op waar het notitieblok moet worden gedeeld:

Met de link naar Outlook kun je de mensen mailen dat zij toegang hebben tot het notitieblok. Opmerking: Als wordt aangegeven dat de netwerklocatie, die je wilt gebruiken, niet beschikbaar is, controleer dan of je met het netwerk bent verbonden. En of je beschikt over de benodigde machtigingen, voordat je probeert notitieblokken op dergelijke locaties op te slaan en te gebruiken.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 50 van 93

Opmerking: Ontvangers van het e-mailbericht die nog geen machtigingen hebben voor de gedeelde notitiebloklocatie, kunnen het gedeelde notitieblok niet gebruiken. De koppeling in het e-mailbericht verwijst alleen naar de locatie, maar biedt niet automatisch toegang. Als je het notitieblok niet deelt met anderen, maar wilt gebruiken op meerdere computers, kun je de mail verzenden naar jouw eigen web-e-mailaccount verzenden. Op deze manier kun je het gedeelde notitieblok eenvoudig openen vanaf een andere computer. 4.7.3 Notitieblokken delen in OneNote 2013 Manieren om notitieblokken te delen in OneNote In Microsoft OneNote 2013 kunt u een notitieblok delen, zodat u het notitieblok op een andere computer of op het web kunt openen, of zodat u hierin met anderen kunt samenwerken. Wanneer mensen in groepsverband notities maken, is er sprake van een samenwerkingsproces. OneNote is een hulpprogramma voor samenwerking, waarmee u veel meer kunt doen dan het verzenden van statische notitieblokpagina's via e-mail. Afhankelijk van de aard van uw projecten kunt u via OneNote met anderen brainstormen tijdens vergaderingen, kunt u de notitieblokpagina's gebruiken als virtueel whiteboard en kunt u gedeelde notitieblokken instellen waarin iedereen informatie kan bekijken, toevoegen en bewerken. In andere programma's worden bestanden vergrendeld, zodat ze slechts door één persoon tegelijkertijd kunnen worden bewerkt. Maar in OneNote 2013 is een gedeeld notitieblok toegankelijk voor meerdere auteurs tegelijk. Telkens wanneer iemand de pagina's of secties van een gedeeld notitieblok bewerkt, worden de wijzigingen automatisch gesynchroniseerd, zodat het notitieblok altijd voor iedereen up-to-date is. Verder wordt op de computer van elke gebruiker een aparte offlinekopie van de notities bewaard. Op deze manier kunnen deelnemers van het gedeelde notitieblok de notities lokaal blijven bewerken, zelfs wanneer ze tijdelijk geen verbinding met het netwerk hebben. De volgende keer dat ze verbinding maken met het gedeelde notitieblok, worden hun wijzigingen automatisch samengevoegd met de wijzigingen van alle andere deelnemers. Een nieuw gedeeld notitieblok maken 1. Klik in het menu Bestand op Nieuw. 2. Kies onder Notitieblok opslaan op waar u het nieuwe notitieblok wilt opslaan:  Klik op Web als u het notitieblok vanaf elke computer of via een webbrowser wilt kunnen gebruiken. U moet zich aanmelden of registreren bij een account, waarna u kunt opgeven of het notitieblok alleen toegankelijk is voor uzelf of ook voor anderen.  Klik op Netwerk als u het nieuwe notitieblok wilt delen met anderen op hetzelfde computernetwerk of via een SharePoint-site (bijvoorbeeld op het werk of op school). 3. Voer in het vak Naam een beschrijvende titel in voor het onderwerp van het nieuwe notitieblok (bijvoorbeeld Teamnotities). 4. Voer in het veld Weblocatie of Netwerklocatie een van de volgende handelingen uit:  Geef een weblocatie op Als de web service beschikbaar is, meld u dan aan met een bestaand account (zoals Windows Live) of registreer u voor een nieuw account. Wanneer u bent aangemeld, wordt er een lijst met web mappen weergegeven die u kunt gebruiken voor gedeelde notitieblokken. Als u het notitieblok niet deelt met anderen, selecteert u een van de persoonlijke mappen. Als u het notitieblok moet delen met anderen, selecteert u een gedeelde map, die ook toegankelijk is voor anderen. De © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 51 van 93

webbrowser wordt gestart, zodat u sharemachtigingen voor nieuwe en bestaande mappen kunt instellen en het maken van de nieuwe map voor het notitieblok kunt voltooien. Ga terug naar OneNote, vernieuw de mappenlijst in het veld Weblocatie en controleer of de map die u zojuist hebt gemaakt, wordt weergegeven. Selecteer deze map en ga verder met stap 5 hieronder.  Geef een netwerklocatie op Voer het volledige pad van een netwerkbestandsshare of toegewezen netwerkstation in of plak het volledige adres van een SharePoint-documentbibliotheek, waar u het gedeelde notitieblok wilt maken. Indien beschikbaar kunt u ook een van de recente SharePoint-locaties selecteren. Denk eraan dat het notitieblok toegankelijk is voor iedereen die machtigingen heeft voor deze netwerklocatie of SharePoint-site. 5. Klik op Notitieblok maken. Een bestaand notitieblok delen 1. Klik in het menu Bestand op Delen. 2. Selecteer onder Notitieblok selecteren een bestaand notitieblok dat u wilt delen met andere personen of dat u wilt delen met andere computers die u gebruikt. 3. Kies onder Delen op waar het notitieblok moet worden gedeeld:  Klik op Web als u het notitieblok vanaf elke computer of via een webbrowser wilt kunnen gebruiken.  Klik op Netwerk als u het nieuwe notitieblok wilt delen met andere personen of computers op hetzelfde netwerk of via een SharePoint-site (bijvoorbeeld op het werk of op school). 4. Voer in het veld Weblocatie of Netwerklocatie een van de volgende handelingen uit:  Geef een weblocatie op Als de web service beschikbaar is, meld u dan aan met een bestaand account (zoals Windows Live) of registreer u voor een nieuw account. Wanneer u bent aangemeld, wordt er een lijst met web mappen weergegeven die u kunt gebruiken voor gedeelde notitieblokken. Als u het notitieblok niet deelt met anderen, selecteert u een van de persoonlijke mappen. Als u het notitieblok moet delen met anderen, selecteert u een gedeelde map, die ook toegankelijk is voor anderen. De webbrowser wordt gestart, zodat u sharemachtigingen voor nieuwe en bestaande mappen kunt instellen en het maken van de nieuwe map voor het notitieblok kunt voltooien. Ga terug naar OneNote, vernieuw de mappenlijst in het veld Weblocatie en controleer of de map die u zojuist hebt gemaakt, wordt weergegeven. Selecteer deze map en ga verder met stap 5 hieronder.  Geef een netwerklocatie op Voer het volledige pad van een netwerkbestandsshare of toegewezen netwerkstation in of plak het volledige adres van een SharePoint-documentbibliotheek, waar u het gedeelde notitieblok wilt maken. Indien beschikbaar kunt u ook een van de recente SharePoint-locaties selecteren. Denk eraan dat het notitieblok toegankelijk is voor iedereen die machtigingen heeft voor deze netwerklocatie of SharePoint-site. 5. Klik op Notitieblok delen. Opmerking Als wordt aangegeven dat een web- of netwerklocatie die u wilt gebruiken, niet beschikbaar is, controleer dan of u met internet of het netwerk bent verbonden en of u beschikt over de benodigde machtigingen, voordat u probeert notitieblokken op dergelijke locaties op te slaan en te gebruiken. Voor uzelf of anderen een e-mailbericht maken met een koppeling naar het gedeelde notitieblok Nadat u een notitieblok hebt gemaakt of gedeeld, wordt u gevraagd of u een emailbericht wilt maken met een koppeling naar het gedeelde notitieblok. © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 52 van 93

Als u het notitieblok met anderen deelt, klikt u op Een koppeling per e-mail verzenden om een e-mailbericht voor uw geadresseerden op te stellen. Dit bericht bevat een koppeling naar het gedeelde notitieblok, waar de ontvangers van het bericht op kunnen klikken om het gedeelde notitieblok op hun computer te openen. Opmerking Ontvangers van het e-mailbericht die nog geen machtigingen hebben voor de gedeelde notitiebloklocatie, kunnen het gedeelde notitieblok niet gebruiken. De koppeling in het e-mailbericht verwijst alleen naar de locatie, maar biedt niet automatisch toegang. Als u het notitieblok niet deelt met anderen, maar wilt gebruiken op meerdere computers, kunt u op Een koppeling per e-mail verzenden klikken en vervolgens een e-mailbericht met de koppeling naar uw eigen web-e-mailaccount verzenden. Op deze manier kunt u het gedeelde notitieblok eenvoudig openen vanaf een andere computer.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 53 van 93

4.7.4 Samenwerken met anderen. Wanneer je met een groep mensen samenwerkt aan een project, is OneNote ideaal om projectgegevens in bij te houden. Met gedeelde notitieblokken die opgeslagen kunnen worden op een SharePoint-server of op het web kun je communicatie- en coördinatieproblemen te lijf gaan die ontstaan wanneer communicatie per e-mail verloopt en iedereen eigen gegevens opslaat in statische documenten. Omdat OneNote automatisch versiebeheer heeft, is altijd terug te zien wie wanneer welke wijzigingen heef gedaan. Je hoeft dus niet handmatig versies bij te houden of wijzigingen uploaden naar een hoofddocument of iets dergelijks. Beter delen en samenwerken In OneNote 2013 kunnen notitieblokken tegelijkertijd worden bewerkt door meerdere gebruikers. Dit is handig als u tegelijkertijd hetzelfde notitieblok wilt gebruiken zonder het bestand te vergrendelen, maar is zelfs nog waardevoller voor groepen en teams die een notitieblok delen om bijvoorbeeld te brainstormen, ideeën te plannen en gegevens tijdens vergaderingen vast te leggen. Gedeelde notitieblokken zijn ook handig voor gezinnen om bijvoorbeeld verbouwingen, tuinen, recepten, huwelijksfeesten en gebeurtenissen te plannen.  Markering van ongelezen notities Als iemand van uw afdeling of team inhoud in een gedeeld notitieblok heeft gewijzigd of toegevoegd sinds u dit voor het laatst hebt bekeken, worden deze wijzigingen automatisch gemarkeerd zodat u snel kunt zien wat nieuw is. Notitieblokvensters, sectietabbladen en paginatabbladen met nieuwe inhoud worden vet weergegeven zodat u snel hiernaar kunt navigeren.  Gegevens over auteurs Inhoud die in een gedeeld notitieblok is toegevoegd of gewijzigd door iemand anders, wordt voortaan aangegeven met een kleine, gekleurde balk met de initialen van de auteur. U kunt zo eenvoudig zien wie de nieuwe gegevens heeft toegevoegd. U kunt nu eenvoudig zien wie de nieuwe informatie heeft toegevoegd en op welke locatie.  Ondersteuning van versiebeheer U kunt nu snel eerdere versies van elke pagina weergeven, inclusief wie de pagina heeft geschreven en wanneer. Wijzigingen in verband met eerdere paginaversies worden automatisch gemarkeerd.  Snellere synchronisatie van pagina's Wanneer meerdere personen tegelijkertijd dezelfde pagina bewerken, wordt deze pagina sneller gesynchroniseerd zodat alle auteurs wijzigingen vrijwel in realtime te zien krijgen.

Deel uw informatie en werk samen met anderen Met OneNote kunt u gemakkelijk samenwerken met anderen en uw notitieblok delen. U weet hoe lastig het kan zijn om te vertellen wie wat moet doen wanneer u aan een gemeenschappelijk project werkt. In OneNote wordt die verwarring tot een minimum beperkt: in uw gedeelde OneNote 2013-notitieblokken worden recente wijzigingen gemarkeerd en ziet u wie de wijzigingen heeft aangebracht.

OneNote

Pagina 54 van 93

Net als u met iedereen kunt werken, kunt u overal werken wanneer dat nodig is. Hebt u geen computer bij u? Gebruik OneNote Web App om uw notities online op te slaan en werk ermee op computers die een internetverbinding hebben, net als u dat op uw eigen computer doet. U hebt geen enkele computer bij de hand? Pak uw Windows Mobile-telefoon en gebruik OneNote Mobile om uw notities te bekijken en te bewerken, en audioclips of afbeeldingen in te voegen. U kunt zelfs een foto maken met uw telefoon en de foto aan uw notities toevoegen.

4.7.5 Naar een gedeelde locatie publiceren Publiceer een kopie van een bestand notitieblok op een gedeelde locatie. Dit kan prima op een SharePoint-server, zodat iedereen er bij kan komen die uitgenodigd is, ook voor personen die geen OneNote hebben. Voor het publiceren op het web heeft iedere deelnemer een Windows Live ID nodig. Dit is een leuke optie voor thuis. Denk bijvoorbeeld aan verenigingswerk, vrijwilligerswerk, etc.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 55 van 93

4.7.6 Blijf op de hoogte van wijzigingen in groepsprojecten. Wanneer u met meerdere gebruikers aan een gedeeld notitieblok werkt, worden de wijzigingen die zijn aangebracht sinds de laatste keer dat u het notitieblok hebt geopend, automatisch in OneNote 2013 gemarkeerd. Daarnaast wordt met de nieuwe functie voor paginaversies een versiegeschiedenis bijgehouden op datum en auteur. Als iemand per ongeluk inhoud wijzigt, kunt u gewoon klikken om een eerdere versie van de pagina te herstellen. Net als alle bewerkingen in uw gedeelde notitieblokken, worden wijzigingen automatisch gesynchroniseerd wanneer u online bent.

4.8 Geavanceerd zoeken Snel zoeken voor eenvoudige navigatie Zoekresultaten worden weergegeven terwijl u typt. Naast pagina-inhoud kunt u met deze functie zoeken op naam van het notitieblok, sectie labels en paginatitels. Auteurs van pagina's kunnen ook snel zoeken naar inhoud die recentelijk is toegevoegd (afgelopen dag, week, maand en dergelijke) of overzichtelijk weergeven welke wijzigingen op een bepaalde dag zijn aangebracht. 4.8.1 Vind snel wat u nodig hebt Waar is die notitie met de afmetingen van het raam? Of die foto die u hebt gemaakt van die merkbroek? Of de opname van de vergadering tussen u en uw professor? Zodra u begint te typen wat u zoekt, ziet u in OneNote waar u het kunt vinden. OneNote zoekt in uw geschreven tekst, in tekst van afbeeldingen en in trefwoorden in de audio- en video-opnamen die u in uw notitieblokken opneemt. U kunt in al uw notitieblokken tegelijk zoeken, of alleen in afzonderlijke pagina's, secties of notitieblokken zoeken.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 56 van 93

4.8.2 Zoeken Algemeen U kunt zoeken naar tekst in uw notities, met inbegrip van in beelden. Voer de tekst die u in het zoekvak op de bovenkant zoekt rechts van het venster, en OneNote zal automatisch beginnen met het vinden resultaten uit al uw notitieblokken terwijl u typt.

4.8.3 Markeringen Met markeringen bij notities geef je aan hoe belangrijk een notitie is, waarvoor je deze notitie wilt gebruiken, kortom, markeringen kun je voor veel zaken gebruiken. Een markering valt op. OneNote heeft een uitgebreide lijst met markeringen (of ook wel labels genoemd). Deze vinden we in het lint bij Start, Markeringen.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 57 van 93

De markeringslabels kun je dus gebruiken om in jouw aantekeningen bepaalde notities te laten opvallen en je kunt markeringen of labels gebruiken om notities te zoeken. In OneNote worden trouwens de woorden Markeringen en Labels door elkaar gebruikt. In jouw aantekeningen zie je elk gebruikt label terug. Doordat er een symbool geplaatst wordt of de tekst op een opvallende wijze gemarkeerd is (zoals bijvoorbeeld Bewaren voor later of Definitie). Een label kan ook met een sneltoetscombinatie bij een notitie geplaatst worden. Je ziet in bovenstaande lijst achter sommige labels de sneltoetscombinatie staan. Je kunt ook zelf labels maken, wijzigen en verwijderen. En zoals eerder benoemt, zoeken met labels. Enkele labels worden gebruikt voor de integratie met Outlook. 4.8.4 Een notitie markeren Een markering geldt altijd voor de gehele alinea, dus alle tekst die zich bevindt tussen twee enters. Zet de muis ergens in de alinea waar je een markering wilt aanbrengen

Klik daarna op de pijl naast de galerie van de groep Markeringen in het lint bij Start. De lijst met beschikbare labels verschijnt:

Klik op de gewenste label.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 58 van 93

Wil je dezelfde markering op verschillende alinea’s toepassen, rechtsklik dan op de alinea en klik in het menu op Label.

4.8.5 Een markering weghalen Rechtsklik op de markering in de kantlijn. Klik in het menu wat verschijnt op Markering verwijderen.

Wil je een markering zonder symbool in de kantlijn weghalen, rechtsklik dan op de alinea en klik in het menu op Label.

Deze manier kun je ook gebruiken om meerdere markeringen ineens te verwijderen van een alinea of van meerdere geselecteerde alinea’s. 4.8.6 Het maken van een eigen label. Klik op de pijl bij de groep Markeringen zodat de lijst uitklapt of rechtsklik ergens op de pagina en klik op de pijl achter Label. Klik onderaan de lijst op Codes aanpassen.

OneNote

Pagina 59 van 93

Het venster Markeringen aanpassen verschijnt: Klik op Nieuwe markering.

Vul bij Weergavenaam de naam in van het te maken label. Maak vervolgens een keuze uit de markeringsmogelijkheden met Symbool, tekstkleur en Markeerkleur.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 60 van 93

4.8.7 Volgorde labels Je kunt de standaardvolgorde van de labels in de lijst aanpassen. Je kunt deze optie gebruiken om je favoriete labels standaard in de lijst te zien of om ze een snel toets combinatie toe te wijzen. Want zo gauw een label in de lijst bij de eerste 9 labels staat dan wordt een snel toets combinatie toegewezen. Hoe doen we dat? Klik in de groep Markeringen op het pijltje. Klik daarna op Codes aanpassen. Het venster Markeringen aanpassen verschijnt. Hier pas je de volgorde van de labels aan. Selecteer eerst het label dat bovenaan moet komen te staan. Klik vervolgens net zolang op de knop met het pijltje naar boven

4.8.8 Gemarkeerde notities zoeken Om een overzicht te maken van gelabelde aantekeningen handel je als volgt. Klik op de knop labels zoeken op het lint tabblad Start.

Het taakvenster Overzicht van Labels verschijnt.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 61 van 93

Kies bij Markeringen groeperen op de optie Sectie wanneer je de markeringen per sectie getoond wil hebben. Kies Titel wanneer je de markeringen graag per pagina wilt zien. Kies Datum om de markeringen te bekijken die je bijvoorbeeld vandaag gemaakt hebt.

In het onderste gedeelte kun je het zoekbereik aangeven: het huidige notitieboek, alle geopend notitieblokken, enzovoort. Vergeet niet na de aanpassing van groepering of zoekbereik op de knop Resultaten vernieuwen te klikken. Om naar een gemarkeerde alinea uit je zoekresultaten te gaan, klik je simpelweg op het zoekresultaat in het taakvenster.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 62 van 93

Je springt meteen naar de desbetreffende alinea in OneNote. Handig is ook het genereren van een overzichtspagina. De zoekresultaten uit het resultaten vak worden dan op een OneNote-pagina geplaatst die in de huidige sectie wordt opgenomen. Klik onderaan op de knop Overzichtspagina maken in het taakvenster Overzicht van labels.

Je krijgt dan het volgende resultaat.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 63 van 93

4.9 Samenwerking met andere programma’s OneNote werkt uitstekend samen met andere programma’s. Zo kun je bijvoorbeeld je OneNote-aantekeningen snel naar andere programma’s overbrengen. Of andersom: de gegevens uit andere programma’s overbrengen naar OneNote. U kunt gegevens op verschillende manieren importeren in OneNote, waaronder Verzenden naar OneNote in Microsoft Outlook en Windows Internet Explorer, en u kunt alle documenten of bestanden rechtstreeks naar het notitieblok sturen via het printerstuurprogramma van OneNote.

4.9.1 Snel archiveren

In het nieuwe pop-upvenster Snel archiveren in OneNote 2013 kunt u snel kiezen waar in het notitieblok u iets wilt importeren. Als u terugkerende importbewerkingen wilt vereenvoudigen, onthoudt deze functie de laatste locaties waaruit u inhoud hebt geïmporteerd. U kunt ook in locaties van Snel archiveren zoeken naar een specifieke sectie of pagina als u deze naar een andere locatie wilt verplaatsen. Standaard wordt OneNote geladen in uw systeem vak zodat u snel een schermopname kunt maken van maken of kunt starten met een nieuwe notitie.

(Het OneNote-pictogram kan daar trouwens ook verborgen zijn. Pas desgewenst aan door te rechtsklikken op de taakbalk en eigenschappen te kiezen. Het venster

OneNote

Pagina 64 van 93

Eigenschappen van Taakbalk en menu Start opent, klik op Aanpassen bij Systeem vak.) Wanneer u klikt met de rechter muistoets op het pictogram, ziet u de opties in een snelmenu verschijnen.

Twee veelgebruikte opdrachten zijn overigens met het toetsenbord veel sneller te bereiken:  Snel een nieuwe notitie maken: Windows + N  Snel even een schermopname maken: Windows + S Er bestaan nog veel meer snel toetsen die handig zijn voor het werken met OneNote.

4.9.2 Microsoft Word & OneNote OneNote installeert een virtuele printer, zodat u gegevens vanuit Word (eigenlijk vanuit elk programma) naar OneNote kunt sturen. Gewoon afdrukken vanuit uw programma zoals gebruikelijk, maar selecteer Verzenden naar OneNote 2013 in het afdrukvenster. Gegevens van Word overbrengen naar OneNote  Ga naar menu Bestand  Kies links in het menu voor Afdrukken  Klik op de knop Printer, De op uw pc geïnstalleerde (netwerk) printers worden getoond en meestal ook enkele 'Writer' printers. Writer printers zijn programma's om het Word document om te zetten naar andere bestandsformaten zoals PDF, XML of OneNote.  Selecteer de printer waarmee u wilt afdrukken, in dit geval: Verzenden naar OneNote 2013

OneNote

Pagina 65 van 93

4.9.3 Verzenden naar OneNote Andere programma’s U kunt je informatie vanuit alle applicaties met afdrukopdrachten naar OneNote verzenden (werkt niet met Windows XP, pas vanaf Windows 7). Je volgt de normale werkwijze om vanaf het programma af te drukken, maar in het venster selecteer je de printer Verzenden naar OneNote.

4.9.4 Uitvoeren naar andere programma’s Je aantekeningen in OneNote kun je uitvoeren naar andere programma’s, opslaan in diverse andere bestandsformaten om in een ander programma verder te werken of in dat formaat af te drukken. We nemen de mogelijkheden door. Jouw aantekeningen uitvoeren naar een ander programma doe je via de opdracht Verzenden. Je vindt deze opdracht in het menu Bestand.

Je verzendt zo alleen de huidige OneNote pagina. Meerdere OneNotepagina’s tegelijk kan ook. Daarvoor dien je echter eerst de te verzenden pagina’s te selecteren. Dit doe je door de pagina’s te selecteren met de Ctrl-toets ingedrukt. Om een hele sectie of heel notitieblok met een ander programma te openen of te verzenden via de mail, kun je beter de opdracht Opslaan als gebruiken. 4.9.5 OneNote en Outlook U kunt ook gemakkelijk e-mails vanuit Outlook toevoegen naar OneNote direct vanaf het lint zodat u nooit uw belangrijke gegevens verliest.

U kunt een geselecteerd e-mail bericht met één klik op de knop doorsturen naar OneNote. Gebruik de knop OneNote in het tabblad Start van Outlook.

OneNote

Pagina 66 van 93

Als je op de knop klikt, verschijnt het volgende venster:

Kies de pagina waar de inhoud van het mailtje moet komen. Dit geeft het volgende resultaat:

Een Taak plannen in OneNote U kunt in OneNote een notitie laten markeren als een Outlook-taak. Klik in OneNote op Taak openen in Outlook Dan zien we het volgende:

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 67 van 93

In het OneNote-pictogram zit een koppeling naar de aantekening in OneNote. Je kunt de taak nu bewerken en afwerken in Outlook of in OneNote. De synchronisatie van de taakgegevens is namelijk tweerichtingsverkeer. Dus plannen van de taak of markeren als voltooid zie je in beide programmaâ&#x20AC;&#x2122;s direct terug.

In de afbeelding hieronder zie je een overzicht van de Outlook-taakmarkeringen die je in OneNote kunt toekennen. Onderaan in hetzelfde menu vind je de knop waarmee je de taak in Outlook direct kunt openen.

Outlook Afspraken en Vergaderingen Andere informatie uit Outlook overbrengen naar OneNote.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 68 van 93

Je kunt ook informatie vanuit jouw Outlook agenda naar OneNote overbrengen of je notities als basis gebruiken om een vergadering of afspraak in een Outlook-agenda te maken. Zet de cursor op de plaats in OneNote waar je de gegevens wil invoeren.

Klik in OneNote op de knop Details van vergadering in de groep Outlook tabblad Start.

Klik op Een vergadering van een andere dag kiezen, ga naar de dag dat je de vergadering hebt.

Selecteer de vergadering.

Klik daarna op Details invoegen. En de gegevens worden ingevoegd.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 69 van 93

4.9.6 Microsoft Lync en OneNote Lync is er voor gemaakt om te communiceren met collega's. U kunt tijdens het gesprek schakelen naar uw eigen behoefte tussen chat, spraak, video, conferencen en het delen van toepassingen.

Gesprek: Oproepen voor een audio gesprek (met bijvoorbeeld een headset) Video: Oproepen voor een audio video gesprek (webcam start automatisch) Delen: Bureaublad, Programma, PowerPoint, Whiteboard, Peiling/enquête, Recent, Podium weergeven Opties voor personen in de vergadering Bestanden verzenden Meer opties voor gesprek, zoals; Onderwerp, prioriteit, OneNote

4.10 Gekoppelde notities maken 4.10.1 Gekoppelde Notities maken OneNote is ideaal en onmisbaar wanneer u gegevens in andere bestanden of op internet onderzoekt en verzamelt (zoals een marktonderzoek, een werkstuk, opties voor een verbouwing, de aanschaf van een auto, en hotel- en vluchtgegevens). Hierbij moet u vaak allerlei webpagina's en gerelateerde documenten bekijken en van aantekeningen voorzien. We hebben een aantal functies in deze categorie aangepast om deze ervaring te verbeteren.  Gekoppelde OneNote Voortaan kunt u het OneNote-venster verplaatsen naar de zijkant van het Windows-bureaublad, waar de toepassing wordt gekoppeld langs andere vensters (bijvoorbeeld uw webbrowser of andere Microsoft Officeprogramma's). In OneNote is de gebruikersinterface tot een minimum beperkt zodat alleen de huidige pagina langs de overige vensters wordt weergegeven.  Gekoppelde notities maken Als OneNote 2013 is gekoppeld, kunnen de gemaakte notities automatisch worden gekoppeld aan dat wat u aan het bekijken bent, zoals een webadres in Internet Explorer, de cursorlocatie in Microsoft Word of een specifieke presentatie dia in Microsoft PowerPoint. Wanneer u later terugkeert naar OneNote en de muisaanwijzer boven een gekoppelde notitie houdt, wordt een miniatuurweergave van het oorspronkelijke document weergegeven. Als u op de miniatuur klikt, wordt opnieuw weergegeven wat u zag toen u de notitie schreef.

OneNote

Pagina 70 van 93

Dankzij gekoppelde notities in OneNote 2013 kunt u eenvoudig onderzoek doen op uw computer: u maakt notities in een OneNote-venster dat op uw bureaublad is gedokt, terwijl u ernaast werkt met andere programma's of in de webbrowser. Notities die u in deze modus maakt, worden automatisch gekoppeld aan datgene wat op dat moment wordt weergegeven in Internet Explorer, in Word-documenten, in PowerPointpresentaties of op een andere OneNote-pagina in een van de notitieblokken. Tijdens een sessie met gekoppelde notities wordt elke alinea met notities opgeslagen met een koppeling naar documenten of webpagina's waar u op dat moment mee bezig bent. Als u deze inhoud later weer wilt raadplegen, hoeft u alleen maar op die koppeling te klikken. Er worden ook een miniatuurafbeelding van de weergegeven pagina en een tekstfragment van de weergegeven Word 2013- of PowerPoint 2013-bestanden opgeslagen. Zo kunt u eenvoudig de juiste pagina of dia herkennen en terugvinden. Voor deze functie moet het notitieblok zijn opgeslagen in de OneNote 2013-indeling. 4.10.2 Een sessie met gekoppelde notities starten Als u gekoppelde notities wilt maken over een weergegeven webpagina, Word-document, PowerPointpresentatie of OneNote-pagina, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op het tabblad Controleren op het lint in Word, PowerPoint of OneNote. 2. Klik in de groep Notities op de knop Gekoppelde notities. 3. Ga in het dialoogvenster Locatie selecteren in OneNote naar het notitieblok, de sectie en de pagina waar u notities wilt maken over het weergegeven document of de weergegeven pagina en klik vervolgens op OK. 4. Maak notities zoals u normaal ook zou doen. In het hoofdprogrammavenster kunt u andere OneNote-pagina's openen, Internet Explorer weergeven of andere Wordof PowerPoint-documenten openen. Er worden automatisch koppelingen gemaakt naar datgene wat wordt weergegeven, zodat u het bronmateriaal later eenvoudig opnieuw kunt raadplegen. Opmerking U kunt ook gekoppelde notities maken door in OneNote 2013 op het tabblad Beeld te klikken en vervolgens op Dokken op bureaublad. De huidige OneNote-pagina wordt gedokt aan de zijkant van het Windows-bureaublad. Daar blijft de pagina zichtbaar terwijl u andere programma's gebruikt. Alle notities die u in het gedokte OneNotevenster maakt, worden gekoppeld aan hun context. Een sessie met gekoppelde notities beëindigen U kunt een sessie met gekoppelde notities beëindigen door een van de volgende handelingen uit te voeren:  Klik op de werkbalk Snelle toegang op de knop Dokken op bureaublad om het venster uit dok te halen en de modus voor gekoppelde notities uit te schakelen (of druk eenvoudig op Ctrl+Alt+D).  Klik op het tabblad Beeld en vervolgens op Normale weergave. 4.10.3 Notitiekoppelingen weergeven of verwijderen In de modus voor gekoppelde notities wordt in de linkerbovenhoek van de gedokte notitiepagina een knop met een kettingpictogram weergegeven. Tijdens een sessie met gekoppelde notities kunt u met de muisaanwijzer de verschillende notities op de pagina aanwijzen om te zien welke notities aan iets anders zijn gekoppeld. Als u met de muisaanwijzer toepassingspictogrammen op de pagina aanwijst, worden miniatuurafbeeldingen weergegeven van de Word-documenten, PowerPointpresentaties, OneNote-notitiepagina's of Internet Explorer-webpagina's waaraan de notities zijn gekoppeld. Als u op een dergelijke miniatuurafbeelding klikt, wordt het desbetreffende gekoppelde bestand geopend. Als u een lijst wilt weergeven van alle documenten die aan de huidige pagina zijn gekoppeld, of als u koppelingen die u niet meer nodig hebt, wilt verwijderen, klikt u op het kettingpictogram in de linkerbovenhoek van de pagina.

OneNote

Pagina 71 van 93

4.10.4 Gekoppelde notities uitschakelen De modus voor gekoppelde notities wordt automatisch ingeschakeld als u notities maakt in een gedokt OneNote-venster. Als u deze functie wilt uitschakelen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in het menu Bestand op Opties. 2. Klik links van het dialoogvenster OneNote-opties op de categorie Geavanceerd. 3. Schakel aan de rechterkant, onder Gekoppelde notities het selectievakje Het maken van nieuwe gekoppelde notities toestaan uit. Tip Als u koppelingen uit gekoppelde notities wilt verwijderen waarmee al naar webpagina's of documenten wordt verwezen, klikt u in het dialoogvenster OneNoteopties op de knop Koppelingen verwijderen uit gekoppelde notities. Gekoppelde notities opnieuw inschakelen Als u in het gedokte venster de automatisch ingeschakelde modus voor gekoppelde notities hebt uitgeschakeld, kunt deze als volgt weer inschakelen: 1. Klik in het menu Bestand op Opties. 2. Klik links van het dialoogvenster OneNote-opties op de categorie Geavanceerd. 3. Schakel aan de rechterkant, onder Gekoppelde notities het selectievakje Het maken van nieuwe gekoppelde notities toestaan in. 4.10.5 Wiki-koppelingen U kunt voortaan eenvoudig een koppeling naar een bestaande pagina in een notitieblok (of zelfs een nieuwe pagina) maken door eenvoudig de syntaxis van de wikikoppeling te typen, zoals [[De gewenste paginatitel]], of door de nieuwe zoekfunctie voor pagina's te gebruiken in het dialoogvenster Hyperlink invoegen. Zodoende kunt u eenvoudig notitieblokken met wikikoppelingen maken met allerlei kruislingse koppelingen op pagina's. Leg het verband Stel dat u een inhoudsopgave wilt maken, of veel OneNote-pagina's of secties op een plaats wilt onderbrengen. De nieuwe wikilink-functie van OneNote 2013 vergemakkelijkt uw taak: typ de syntaxis van de wikilink, bijvoorbeeld [[gewenste paginatitel]], of gebruik de opdracht Koppeling invoegen om zo veel mogelijk koppelingen toe te voegen als het aantal plaatsen dat u nodig hebt. Met behulp van wikikoppelingen kunt u moeiteloos verwijzen naar verwante inhoud en hierin bladeren, zoals notitiepagina's, secties en sectiegroepen in een notitieblok. Maak wikikoppelingen naar nieuwe inhoud, zodat iedereen die hetzelfde notitieblok gebruikt, automatisch naar de juiste plaats wordt verwezen.

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 72 van 93

5 Snelzoekkaart 'Overstappen naar OneNote 2013' Snelzoekkaart Het lint minimaliseren of maximaliseren. Klik rechtsboven in het OneNote-venster naast de knop Help op de knop voor het uitvouwen van het lint. (U kunt ook op Ctrl+F1 drukken om het lint te minimaliseren of maximaliseren.) De miniwerkbalk gebruiken om met tekst te werken Selecteer de tekst die u wilt opmaken (of markeer deze tekst of maak hiervoor een taak), klik met de rechtermuisknop hierop en maak uw selecties op de miniwerkbalk. De weergave Backstage van Microsoft Office openen of sluiten Klik links op het lint op het tabblad Bestand. Als u wilt terugkeren naar de normale weergave, klikt u nogmaals op het tabblad Bestand of op een van de andere tabbladen van het lint. (Klik niet op de knop Afsluiten, tenzij u het volledige programma wilt sluiten.) Opmaak kopiëren met de functie Opmaak kopiëren/plakken 1. Selecteer de tekst met de opmaak die u wilt kopiëren en klik op de knop Opmaak kopiëren/plakken (op de miniwerkbalk of in de groep Klembord op het tabblad Start van het lint. De muisaanwijzer verandert in een verfkwast. 2. Sleep om de tekst te selecteren waarop u de opmaak wilt toepassen. Opmerking Als u de opmaak op meer dan één locatie wilt toepassen, selecteert u de tekst met de opmaak die u wilt kopiëren en dubbelklikt u op de knop Opmaak kopiëren/plakken opmaak wilt toepassen.

. Sleep om een voor een de locaties te selecteren waarop u de

Een nieuwe pen of markeerstift maken 1. Klik op het tabblad Tekenen in de groep Extra rechtsboven in de galerie met pennen op de knop Meer. 2. Klik onder in de galerie op Opties voor kleur en dikte. 3. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen van pen onder Type en dikte van pennenstreek op Pen of Markeerstift en klik op de gewenste dikte. 4. Klik op een lijnkleur voor uw pen of markeerstift of klik op OK. Pennen en markeerders toevoegen aan of verwijderen uit de werkbalk Snelle toegang 

Als u de volledige galerie met pennen wilt toevoegen Klik op het tabblad Tekenen van het lint met de rechtermuisknop op de galerie met pennen en klik in het snelmenu op Galerie toevoegen aan werkbalk Snelle toegang .

OneNote

Pagina 73 van 93



Als u één pen of markeerstift wilt toevoegen Klik rechts van de werkbalk Snelle toegang op de knop Meer. Klik in het snelmenu op een van de weergegeven favoriete pennen en markeerstiften. Klik nogmaals in de werkbalk Snelle toegang op de knop Meer voor een grotere selectie van favoriete pennen en markeerstiften die u kunt toevoegen. Klik onder in het snelmenu op Meer opdrachten en voeg pennen of markeerstiften toe met de besturingselementen in het dialoogvenster Opties voor OneNote. Als u een hulpmiddel of opdracht wilt verwijderen uit de werkbalk Snelle toegang Klik met de rechtermuisknop op het pictogram en klik in het snelmenu op Verwijderen uit werkbalk Snelle toegang.

De werkbalk Snelle toegang dichter naar de notitiepagina verplaatsen Klik rechts van de werkbalk Snelle toegang op de knop Meer en klik in het vervolgkeuzemenu op Onder het lint weergeven. (Als u de oorspronkelijke locatie van de werkbalk Snelle toegang wilt herstellen, klikt u nogmaals op de knop Meer, maar nu klikt u op Boven het lint weergeven.) Een nieuw notitieblok maken 1. Klik op het tabblad Bestand om de weergave Backstage te openen en klik links op het tabblad Nieuw. 2. Geef een opslaglocatie en een naam voor het nieuwe notitieblok op en klik op de grote knop Notitieblok maken. U kunt dit proces ook starten door in de lijst op de navigatiebalk met de rechtermuisknop op een notitieblok te klikken en op Nieuw notitieblok te klikken. Eigenschappen voor notitieblokken (weergavenaam, kleur, locatie en bestandsindeling) wijzigen Klik in de lijst op de navigatiebalk met de rechtermuisknop op het notitieblok en klik in het snelmenu op Eigenschappen. Breng uw wijzigingen aan in het dialoogvenster Eigenschappen voor notitieblok. Een notitieblok sluiten Klik in de lijst op de navigatiebalk met de rechtermuisknop op het notitieblok en klik in het snelmenu op Dit notitieblok sluiten. (U kunt het beste alleen een notitieblok sluiten als u dit niet langer actief gebruikt, zodat het niet wordt opgenomen wanneer u een zoekopdracht uitvoert.) Als u een notitieblok sluit, wordt dit niet verwijderd; het wordt alleen verwijderd uit de navigatiebalk. Pagina's toevoegen  

Onder in de lijst met paginatabbladen Klik op de knop Nieuwe pagina. Op een andere locatie in de lijst met paginatabbladen Wijs de paginatabbladen aan totdat het pictogram Nieuwe pagina met een pijl aan de linkerzijde wordt weergegeven. Wijs het pictogram aan (maar klik er niet op) en verplaats deze omhoog en omlaag op de paginatabbladen door de muisaanwijzer te verplaatsen. Op de huidige locatie wordt een dikke zwarte lijn weergegeven. Klik op het pictogram op de gewenste locatie voor de nieuwe pagina.

OneNote

Pagina 74 van 93



Op basis van een sjabloon Klik vlak boven de paginatabbladen op het driehoekje rechts van de knop Nieuwe pagina en klik op Paginasjablonen. Klik in het taakvenster Sjablonen op de gewenste paginasjabloon.

Het niveau van een of meer pagina's verhogen of verlagen 



Door te slepen Sleep op het paginatabblad op de naam van de pagina naar rechts (om het niveau van de pagina te verlagen) of naar links (om het niveau van de pagina te verlagen). Onthoud dat er drie posities zijn: helemaal links, midden en helemaal rechts. Met een snelmenu Klik met de rechtermuisknop op het paginatabblad en klik op Sub pagina maken (om het niveau van de pagina met één positie te verlagen) of op Niveau van sub pagina verhogen (om het niveau van de pagina met één positie te verhogen).

Paginagroepen selecteren, uitvouwen en samenvouwen  



Een uitgevouwen groep selecteren Klik op een pagina in de groep om deze te selecteren en dubbelklik op de pagina om de volledige groep te selecteren. Een uitgevouwen groep samenvouwen Wijs het paginatabblad van de primaire (bovenste) pagina om de knop Uit- en samenvouwen weer te geven en klik vervolgens op de knop. Het paginatabblad PageSecs bevat nu de knop Uit- en samenvouwen, ongeacht of de pagina wel of niet is geselecteerd. U kunt zien hoe de randen van de overige pagina's net achter het paginatabblad uitsteken. Aan deze twee dingen kunt u zien dat dit een samengevouwen paginagroep is. Een samengevouwen groep uitvouwen Klik op de knop Uit- en samenvouwen voor de samengevouwen groep.

Pagina's verplaatsen of kopiëren door deze te slepen 

Naar een locatie in dezelfde sectie Selecteer de paginatabbladen van de pagina's die u wilt verplaatsen of kopiëren, sleep de lijst met paginatabbladen omhoog of omlaag totdat de dikke zwarte locatiebalk zich bevindt op de gewenste locatie voor de pagina's en laat de muisknop los om de pagina's neer te zetten.  Naar een andere sectie in het huidige of een ander geopend notitieblok Selecteer de paginatabbladen van de pagina's die u wilt verplaatsen of kopiëren en sleep deze naar de doelsectie op de navigatiebalk. Controleer of de juiste sectie is gemarkeerd voordat u de muisknop loslaat om de pagina's neer te zetten. Houd Ctrl ingedrukt terwijl u sleept als u kopieën op beide locaties wilt plaatsen. Ook in dit geval vindt u het mogelijk veiliger om te slepen als u eerst paginagroepen samenvouwt. Pagina's verplaatsen of kopiëren met behulp van een dialoogvenster

OneNote

Pagina 75 van 93

Selecteer de paginatabbladen van de pagina's die u wilt verplaatsen of kopiëren, klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde pagina's en klik op Verplaatsen of kopiëren. Maak uw keuzen in het dialoogvenster en gebruik de knop Kopiëren als u kopieën op beide locaties wilt plaatsen. Secties verplaatsen of kopiëren door deze te slepen Sleep in de rij met sectietabbladen boven de notitiepagina of in de lijst met notitieblokken op de navigatiebalk het sectietabblad naar de locatie waar u de sectie wilt plaatsen. Controleer of het locatiedriehoekje (in de rij met tabbladen) of de zwarte locatielijn (in de lijst met notitieboeken) zich op de juiste plaats bevindt voordat u de muisknop loslaat om de sectie neer te zetten. (Houd Ctrl ingedrukt tijdens het slepen als u kopieën op beide locaties wilt plaatsen.)

Notitieblokpagina's als bijlage in een e-mailbericht verzenden Selecteer de pagina's die u wilt verzenden en klik op het tabblad Delen van het lint in de groep E-mail op de knop E-mailpagina. Meer opties voor delen vindt u op het tabblad Delen in de weergave Backstage. Overlooplijsten voor secties en notitieblokken weergeven 

Secties Klik rechts van de rij met sectietabbladen (vlak boven de notitiepagina's) op het driehoekje op het tabblad met de drie punten.



Notitieblokken Klik op de geminimaliseerde navigatiebalk op het driehoekje van de knop onderaan, met de drie punten.

Zoeken naar inhoud in alle geopende notitieblokken 1. Druk op Ctrl+E en typ de zoektekst. 2. Blader door de resultaten met het draaiwiel van de muis of de pijltoetsen van het toetsenbord. Let op de recente keuzen boven in de lijst. In OneNote wordt ook een voorbeeld weergegeven van de pagina waarop elk exemplaar zich bevindt. 3. Druk op Enter als u het huidige paginavoorbeeld wilt selecteren. Zoeken naar inhoud op alleen de huidige pagina 1. Druk op Ctrl+F en typ de zoektekst. 2. Als u door de gemarkeerde exemplaren wilt bladeren, gebruikt u de kleine pijlen naast het vak Zoeken (vlak boven de knop Nieuwe pagina).

OneNote

Pagina 76 van 93

3. Als u de zoekopdracht wilt annuleren, klikt u op de kleine x aan het einde van het vak Zoeken. Een koppeling naar een andere locatie maken Selecteer de tekst of een ander item waarop wordt geklikt om de koppeling te activeren, klik met de rechtermuisknop op de selectie en klik op Koppeling. Maak uw selecties in het dialoogvenster Koppeling. (In eerdere versies heette deze opdracht Hyperlink.) Als u de zojuist gemaakte koppeling wilt volgen, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de gekoppelde tekst of het gekoppelde item. Kiezen hoe u gekopieerde items het beste kunt plakken 

Bron van opmaak behouden Geplakte tekst blijft behouden in de oorspronkelijke opmaak.



Opmaak samenvoegen Geplakte tekst krijgt de opmaak van omringende tekst op de locatie waar deze wordt geplakt.



Alleen tekst behouden Alleen tekst wordt geplakt, dus grafische elementen niet. Wanneer de tekst buiten andere tekst wordt geplakt, wordt de geplakte tekst weergegeven in de standaardopmaak van OneNote.



Afbeelding Alle gekopieerde items worden geplakt als één afbeelding en het is niet mogelijk om tekst te bewerken die in de afbeelding wordt weergegeven. Opmerking Soms is het mogelijk om de geplakte tekst te extraheren als onderdeel van een afbeelding in een bewerkbare indeling. Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding met de tekst en klik op Tekst kopiëren van afbeelding.

Versiecompatibiliteit in OneNote 2013 



Met OneNote 2007 In OneNote 2013 kunnen notitieblokken worden geopend en bewerkt in de OneNote 2007-indeling. Als u een notitieblok dat in OneNote 2013 is gemaakt, wilt delen met personen die nog altijd OneNote 2007 gebruiken, moet u het notitieblok eerst converteren van de OneNote 2013-indeling naar de OneNote 2007-indeling: klik in OneNote 2013 in de lijst op de navigatiebalk met de rechtermuisknop op het notitieblok, klik op Eigenschappen en klik in het dialoogvenster Eigenschappen voor notitieblok op Converteren naar 2007. (Sommige nieuwe functies van OneNote 2013 zijn mogelijk niet beschikbaar in OneNote 2007-notitieblokken.) Met OneNote 2003 In OneNote 2013 kunnen notitieblokken worden geopend en gelezen in de OneNote 2003-indeling, maar ze kunnen pas worden bewerkt nadat ze zijn geconverteerd naar de OneNote 2013- of OneNote 2007-indeling. Open een notitieblok in OneNote 2013 als u dit wilt converteren. Klik in de lijst met notitieblokken op de navigatiebalk met de rechtermuisknop op het notitieblok, klik op Eigenschappen en klik in het dialoogvenster Eigenschappen voor notitieblok op Converteren naar 2013 of Converteren naar 2007. (Sommige nieuwe functies van OneNote 2013 zijn mogelijk niet beschikbaar in OneNote 2007-notitieblokken.)

OneNote

Pagina 77 van 93

OneNote

Pagina 78 van 93

6 Gebruik OneNote overal

6.1 Overal toegang tot uw notitieblokken Met OneNote 2013 hebt u vrijwel ononderbroken toegang tot uw notities en gegevens doordat u bestanden vanaf elke gewenste locatie kunt openen: op uw werk, thuis of onderweg. Omdat u uw notities via het web of een Windows Phone 7-apparaat kunt bewerken en bekijken, kunt u uw notitieblok overal mee naartoe nemen. Met OneNote 2013 kunt u uw notitieblokken op meerdere locaties en apparaten openen, bewerken, delen en beheren. 

Synchroniseren met de Cloud (Windows Live) Uw notitieblokken zijn overal beschikbaar vanaf elke computer. Daarnaast kunt u uw notitieblokken op verschillende manieren synchroniseren (zoals bestandshares, SharePoint, UBSstations).



OneNote Web AP U kunt een volledig notitieblok openen en bewerken in een webbrowser, zelfs als u niet OneNote 2013 hebt geïnstalleerd. Breid uw Office 2013-omgeving uit tot het web en profiteer van kwalitatief hoogwaardige weergaven waarin u uw notities kunt bewerken. Sla uw notities online op en bewerk ze vervolgens in een webbrowser wanneer u niet op kantoor, thuis of op school bent. (Hiervoor is Microsoft SharePoint Foundation 2013 of een Windows Live ID vereist.) Wanneer u notitieblokken online bewerkt, kunt u zelfs wijzigingen per auteur weergeven en paginaversies beheren.



OneNote Mobile Als u een Windows Mobile 6.5-telefoon hebt, kunt u in Office Mobile 2013 op elke gewenste locatie uw notities bewerken: op werk, thuis of onderweg. Als u een apparaat met een aanraakscherm hebt, kunt u via natuurlijke gebaren snel en intuïtief door menu's schuiven en door notities navigeren. Gebruik OneNote Mobile 2013 om notities te maken of bij te werken met veel van dezelfde opmaakhulpmiddelen (zoals scheidingstekens, nummering en lettertypestijlen) die u al kent en gebruikt in de desktopversie van OneNote. U kunt ook gesproken memo's en afbeeldingen in notities invoegen en vervolgens de afbeeldingen op een volledig scherm weergeven en eenvoudig pannen, hierop inzoomen of exporteren naar andere toepassingen. Bovendien kunt u met WMDC (Windows Mobile Device Center) mobiele notities synchroniseren met OneNote op de desktopcomputer.

OneNote

Pagina 79 van 93

6.2 Office Web Apps Breid uw Office-ervaring uit tot het web U krijgt een geniale inval, maar hebt uw pc niet bij de hand? U wilt nog even snel een paar wijzigingen doorvoeren? Op kantoor, thuis of onderweg, met Microsoft Office Web Apps krijgt u meer gedaan op haast elke locatie en elk tijdstip. Deze handige onlineversies van Microsoft Word, Excel, PowerPoint en OneNote bieden u een makkelijke manier om documenten direct vanuit uw webbrowser te openen, weer te geven en te bewerken. Wanneer u uw Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNote-bestanden online opslaat, kunt u met Office Web Apps updates doorvoeren vanaf praktisch elke computer met een internetverbinding. Voor persoonlijk gebruik: Office Web Apps op OneDrive zijn gratis beschikbaar. Voor bedrijven: Office Web Apps implementeren voor uw organisatie

Via Office Web Apps kunt u moeiteloos samenwerken met iedereen in uw team. Het maakt daarbij niet uit welke versie van Microsoft Office zij gebruiken en of zij op een pc of op een Mac werken. In Office Web Apps wordt uw document optimaal weergegeven, dus uw inhoud ziet er perfect uit. Van afbeeldingen en voetnoten tot tabelranden en teksteffecten, het bestand wordt optimaal weergegeven met consistente opmaak. Office Web Apps hebben een vertrouwde Office-interface en bevatten een aantal van de hulpmiddelen die u al dagelijks gebruikt. En als u aanvullende functies nodig hebt, kunt u het bestand met één klik openen in het overeenkomstige Microsoft Office-programma op het bureaublad. Office Web Apps in Windows Live OneDrive gebruiken

OneNote

Pagina 80 van 93

Met Office Web Apps in Windows Live OneDrive kunt u Office-documenten in uw webbrowser weergeven en bewerken vanaf elke plaats waar u toegang hebt tot internet. Als u over Microsoft Office 2013 beschikt, kunt u Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNote-documenten rechtstreeks vanuit uw Office-programma opslaan op OneDrive, de gratis online opslagservice van Windows Live. Zelfs wanneer u Office 2013 niet hebt, kunt u documenten opslaan op uw OneDrive en direct aan de slag gaan met Office Web Apps. Beginnen met Office Web Apps Als u over Office 2013 beschikt, kunt u documenten rechtstreeks vanuit Office op OneDrive opslaan. Als u Office 2013 nog niet hebt, kunt u Office-documenten uploaden naar OneDrive. En of u Office nu wel of niet hebt, u kunt uw webbrowser gebruiken om Office-documenten te maken in OneDrive. Opslaan vanuit Office 2013 In OneNote 1. Open een bestaand notitieblok of maak een nieuw notitieblok. 2. Klik op het tabblad Bestand op Delen. 3. Klik op het notitieblok dat u wilt opslaan. 4. Klik op Web. Opmerking Als het notitieblok een andere indeling heeft dan de OneNote 2013-indeling, wordt u gevraagd om het notitieblok bij te werken. Klik op Upgrade en klik vervolgens in het dialoogvenster Eigenschappen voor notitieblok op Converteren naar 2013. Klik op OK in het dialoogvenster waarin u wordt gewaarschuwd dat gebruikers met een eerdere versie van OneNote het notitieblok niet kunnen delen. Gebruikers met een eerdere versie van OneNote kunnen het notitieblok wel delen met behulp van OneNote Web App. 5. Klik op Aanmelden, voer uw Windows Live ID en wachtwoord in, en klik op OK. 6. Als u Hotmail, Messenger of Xbox Live gebruikt, hebt u al een Windows Live ID. Als u nog geen Windows Live ID hebt, klikt u op Aanmelden voor Windows Live OneDrive om een nieuwe Windows Live ID te maken. 7. Selecteer een map op OneDrive en klik op Notitieblok delen. 8. Ga in uw webbrowser naar http://OneDrive.live.com. 9. Selecteer de map waarin u het notitieblok hebt opgeslagen en klik erop. Het notitieblok wordt geopend in OneNote Web App. Werken met OneNote-notitieblokken

Notities posten voor uw vrienden of familie Wanneer u een groepsactiviteit plant, biedt Microsoft OneNote uw groep een centrale plaats om notities te verzamelen, over een idee te brainstormen of gegevens samen te voegen in een gestructureerd document, zoals een routebeschrijving die u met uw contactpersonen kunt delen als Word-document. ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 81 van 93

1. Ga naar de plaats waar het notitieblok is opgeslagen op OneDrive door een koppeling te volgen of door u aan te melden bij http://OneDrive.live.com. 1. Klik op het notitieblok. OneNote Web App opent het notitieblok in de bewerkingsweergave. 2. Voeg notities toe aan de huidige pagina, klik op een andere pagina om deze te bewerken of voeg nieuwe pagina's of secties toe aan het notitieblok in het navigatiedeelvenster. OneNote Web App slaat de wijzigingen automatisch op. 3. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die u niet in de browser kunt uitvoeren, klikt u op het tabblad Bestand en vervolgens op Openen in OneNote (hiervoor is Microsoft OneNote 2013 vereist). Vanuit OneNote wordt het notitieblok weer op OneDrive opgeslagen. Samen brainstormen Een brainstormsessie is veel minder dynamisch als u uw ideeën niet direct kunt toevoegen omdat iemand anders het notitieblok open heeft. Met OneNote Web App kunt u uw notities toevoegen terwijl anderen in het notitieblok werken, ook als sommigen het notitieblok in de OneNote-bureaubladtoepassing hebben geopend. 1. Breng uw wijzigingen aan. In OneNote Web App kunt u zien wie welke wijzigingen heeft aangebracht. U kunt ook een vorige versie van een pagina herstellen als iemand ongewenste wijzigingen heeft aangebracht.  Als u wilt bijhouden wie welke inhoud heeft toegevoegd, klikt u op het tabblad Beeld en vervolgens op Auteurs weergeven.  Als u een vorige versie van een pagina wilt weergeven, klikt u op het tabblad Beeld op Paginaversies en klikt u op het tijdstempel van de versie die u wilt weergeven.

6.3 Op uw telefoon Leg notities, ideeën en taken vast en synchroniseer uw notitieblokken online, zodat u deze overal kunt openen en gebruiken. 6.3.1 Windows Phone (Voor Symbian, Android en IPhone (IOS) zijn analoge apps beschikbaar)

OneNote

Pagina 82 van 93

1. OneNote Mobile gebruiken Beheer uw dingen thuis, op het werk of op school met tekst, afbeeldingen of audio in Microsoft OneNote Mobile. Of het gaat om het doen van enkele boodschappen onderweg naar huis, het nalezen van notities over een vergadering of cursus, of het plannen van een evenement, u kunt uw zaken op orde houden en dingen gedaan krijgen met OneNote op uw telefoon.

2. Een nieuwe notitie maken 3. Tik in de lijst met apps op OneNote

4. Tik in een sectie of op een pagina op Nieuw . 5. Als u een titel wilt invoeren, tikt u op Documentnaam invoeren en typt u een titel. 6. Tik onder de titel en typ uw notities. 7. Wanneer u dit hebt gedaan, drukt u tweemaal op de knop Vorige om naar uw notities terug te keren en uw wijzigingen op te slaan. Als u een Microsoft-account op uw telefoon hebt ingesteld, worden uw wijzigingen opgeslagen in uw standaardnotitieblok op OneDrive. Als OneDrive nog geen standaardnotitieblok bevat, wordt een nieuw notitieblok met de naam Mijn notitieblok gemaakt en worden uw aantekeningen daarin opgeslagen. Zie Documenten synchroniseren met OneDrive voor meer informatie. Als u geen Microsoft-account op uw telefoon hebt ingesteld, worden uw wijzigingen op uw telefoon opgeslagen in de sectie Snelle notities. 8. Opmerkingen ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 83 van 93



Net als in Microsoft OneNote op uw computer worden uw wijzigingen automatisch opgeslagen wanneer u OneNote Mobile verlaat, bijvoorbeeld wanneer u op de

knop Vorige of de startknop drukt op uw telefoon.  Als u geen titel typt, wordt de eerste regel tekst in uw notitie gebruikt als titel. 9. Tip 

Wilt u een notitie inspreken? Houd de startknop ingedrukt om Spraak te starten en zeg "Note" gevolgd door de notitie die u wilt opslaan. Bijvoorbeeld: "Note Vergeet niet melk en brood te kopen". 10.Een notitie openen 1. Tik in de lijst met apps op OneNote . 2. Tik op de notitie om deze te openen. Als de notitie niet wordt weergegeven, voert u een of meer van de volgende handelingen uit: o o

Tik op Zoeken

, typ een of twee woorden die in de notitie voorkomen

en tik op Enter . Tik op een pagina om deze te openen. Als u een lijst met notitieblokken ziet in het scherm OneNote, tikt u op het notitieblok met de gewenste notitie, navigeert u naar die pagina en tikt u erop om deze te openen. De weergegeven notitieblokken kunnen zich bevinden op uw telefoon, op OneDrive, op een Microsoft SharePoint 2013site of op een SharePoint Online-site (beschikbaar in Microsoft Office 365).

Tik op Recent om een lijst met onlangs geopende notities weer te geven en tik op een pagina om deze te openen. 3. Als u verschillende gedeelten van de notitie wilt weergeven, kunt u in- en uitzoomen door uw vingers te spreiden en samen te knijpen. U kunt bladeren door omhoog of omlaag te vegen. 11.Opmerkingen  OneNote Mobile ondersteunt niet alle functies van Microsoft OneNote 2013 en Microsoft OneNote Web App. Als een notitie inhoud bevat die niet wordt ondersteund in OneNote Mobile, kunt u de notitie nog steeds openen en bekijken op uw telefoon, maar wordt de niet-ondersteunde inhoud niet weergegeven.  Als u een OneNote-bestand opent dat als bijlage aan een e-mail is toegevoegd, kunt u het bestand niet opslaan of bewerken op uw telefoon.  Als de notitie die u wilt openen, zich in een gesloten notitieblok bevindt, tikt u op het notitieblok onder Gesloten notitieblokken om het te openen en navigeert u naar de notitie of zoekt u deze op. 12.Tips  Hebt u een notitie die u veel gebruikt, zoals een notitie met uw takenlijst? Maak deze aan het startscherm vast zodat u deze snel kunt openen. Tik in OneNote op de notitie en houd deze vast, en tik op Aan startscherm vastmaken.  U kunt inhoud uit een notitie kopiëren en in andere bestanden, apps of berichten op uw telefoon plakken. 13.Een takenlijst maken o

1. Tik in de hoofdtekst van een notitie, tik op Taken 2. Tik op Enter

en typ het eerste item.

en typ het tweede item.

3. Als u de takenlijst wilt beëindigen, tikt u tweemaal op Enter . 14.Andere soorten lijsten maken 1. Voer een of meer van de volgende handelingen uit in een notitie:

OneNote

Pagina 84 van 93

Als u een lijst met opsommingstekens wilt maken, tikt u op Lijst

Als u een genummerde lijst wilt maken, tikt u op Meer lijst. 2. Typ het eerste item. o

3. Tik op Enter

> Genummerde

en typ het tweede item.

4. Als u de lijst wilt beĂŤindigen, tikt u tweemaal op Enter 15.Een foto invoegen in een notitie

1. Tik in een notitie op Foto . 2. Voer een van de volgende handelingen uit: o Als u een nieuwe foto wilt maken en deze wilt invoegen, tikt u op Camera

, drukt u op de cameraknop of tikt u op het scherm om een foto te maken en tikt u op Accepteren. Als u een of meer bestaande foto's wilt invoegen, tikt u op het gewenste

fotoalbum, tikt u op de foto('s) en tikt u op Gereed . 16.Tip Wilt u een nieuwe notitie maken met foto's die u met de telefoon hebt genomen? Tik in het startscherm

op Foto's

> Camera-album > Selecteren

die u aan uw notitie wilt toevoegen > Delen 17.Audio aan een notitie toevoegen

> tik op de foto's

> OneNote.

1. Tik in een notitie op Audio . 2. Maak de opname. 3. Tik op Stoppen wanneer u klaar bent. 4. Als u de audio wilt afspelen, tikt u op Audionotitie . 18.Tekst in een notitie opmaken 1. Typ een woord in een notitie en sleep de cirkeltjes aan elk eind van de geselecteerde tekst om het eerste en laatste woord op te nemen dat u wilt opmaken. 2. Tik op Meer > Opmaak. 3. Tik onder Opmaak op de tekstopmaak die u wilt gebruiken. U kunt de volgende opties voor tekstopmaak toepassen: Vet

, Cursief

Onderstrepen en Doorhalen . 4. Als u wilt stoppen met het opmaken van tekst, tikt u achter de geselecteerde tekst, tikt u op Meer > Opmaak en tikt u vervolgens op het pictogram voor de toegepaste opmaak om deze uit te schakelen. 19.Tip U kunt meerdere opmaakopties toepassen. Als u dit wilt doen, selecteert u de tekst die u wilt opmaken, tikt u op Meer

> Opmaak en kiest u de eerste opmaakoptie.

Vervolgens tikt u nogmaals op Meer > Opmaak en kiest u nog een opmaakoptie. 20.Een nieuwe pagina in een notitieblok beginnen

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 85 van 93

ď&#x201A;ˇ

Tik in het scherm van OneNote op een notitieblok (dit kan geopend of gesloten

zijn), tik op een sectie en tik op Nieuw . 21.Een pagina verwijderen 1. Open in OneNote de notitiebloksectie met de pagina die u wilt verwijderen. 2. Tik op de pagina en houd deze vast, en tik op Verwijderen. 3. Tik op Ja in het bericht vak Pagina verwijderen? Als het notitieblok in OneDrive of SharePoint is opgeslagen, wordt de pagina zowel van uw telefoon als van de server verwijderd. 4. Als u een geopende pagina wilt verwijderen, tikt u op Meer > Verwijderen > Ja om te bevestigen. 22.Tip U kunt ook meerdere pagina's tegelijkertijd verwijderen. Tik in het gedeelte met de pagina's die u wilt verwijderen op Meer

> Pagina's selecteren > tik op de pagina's die

u wilt verwijderen > Verwijderen > Verwijderen om te bevestigen. 23.Een notitie in een e-mail verzenden 1. Open in OneNote de notitie die u als bijlage in een e-mail wilt verzenden. 2. Tik op Meer > Delen en tik op het e-mailaccount waarmee u de notitie wilt verzenden. 3. Voeg de geadresseerde en andere gewenste gegevens aan de e-mail toe en tik op Verzenden

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Pagina 86 van 93

6.3.2 OneNote en IPhone Microsoft heeft een OneNote-App voor de iPhone en iPod-touch uitgebracht. OneNote Mobile werkt met OneDrive om uw notitieblokken te synchroniseren met een iPhone, iPod Touch of iPad. Voor meer informatie raadplegen men het internet.

6.4 Tablet 6.4.1 Pen-enabled Tablet-Pc’s Terwijl OneNote wordt het meest gebruikt op laptoppen of desktop-pc’s, het heeft extra functies voor gebruik op de penenabled tablet-pc’s, in omgevingen waar pen, audioof videonotes zijn meer geschikt dan een intensief gebruik van het toetsenbord. Het heeft ook een OCR (Optical Character Recognition )-faciliteit die het mogelijk maakt de gebruiker de tekst uit objecten zoals afbeeldingen, om elders in een tekst formaat te gebruiken. OneNote biedt integratie van zoekfuncties en indexeren in een vrije-vorm graphics en audio opslag. Afbeeldingen (bijv. screen captures, embedded document scans, of foto's) kan worden gezocht voor embedded tekstinhoud. Elektronische aantekeningen in inkt kan ook worden doorzocht als tekst. Audio-opnamen kunnen ook fonetisch worden gezocht door het geven van een tekst sleutel, en kan gelijktijdig worden afgespeeld met de notities die u tijdens de opname. De Multi-user functionaliteit maakt het mogelijk offline te bewerken en later synchronisatie en het samenvoegen van de paragraaf-niveau. Dit maakt samenwerking in werkgroepen waarvan de leden zijn niet altijd online. OneNote kan ook meer dan een persoon te werken op dezelfde pagina tegelijkertijd, waardoor het een gedeelde whiteboard instrument.

6.4.2 Ondersteuning voor aanraking Omdat OneNote al erg populair is onder Tablet Pc-gebruikers, is het een logische stap dat onlangs ondersteuning is toegevoegd voor aanrakingsgevoelige besturingssystemen, zoals Windows 7.  Pannen met uw vinger en automatisch overschakelen Op compatibele computers met Windows 7 kunt u met uw vinger langs een pagina schuiven en pannen in OneNote 2013. Afhankelijk van het invoerapparaat wordt in OneNote automatisch geschakeld tussen pen, pannen en selectie.  Zoomen met knijpbeweging Dit is een standaardgebaar op apparaten met Multi-aanraking, zoals een pc waarop een aanrakingsgevoelig of met Multi-touch compatibel besturingssysteem als Windows 7 wordt uitgevoerd. Door met uw vingers een knijpbeweging te maken kunt u in- en uitzoomen op een notitieboekpagina in OneNote om de paginavergroting aan uw wensen aan te passen.  Verbeterde besturingselementen voor navigatie De navigatie is op diverse manieren verbeterd voor klanten die OneNote 2013 gebruiken in combinatie met aanraakgevoelige pc's en besturingssystemen.

OneNote

Pagina 87 van 93

7 Snel toetsen voor OneNote In dit Help-artikel worden de snel toetsen beschreven die u kunt gebruiken voor algemene taken in Microsoft OneNote 2013.

7.1 Algemeen Een nieuw OneNote-venster openen. Ctrl+M Een klein OneNote-venster openen voor het maken van een kantlijnnotitie Ctrl+Shift+M Het OneNote-venster dokken. Ctrl+Alt+D De laatste actie ongedaan maken. Ctrl+Z De laatste actie opnieuw uitvoeren. Ctrl+Y Alle items op de huidige pagina selecteren Ctrl+A (Opmerking: Druk meerdere malen op Ctrl+A om het bereik van de selectie uit te breiden.) De geselecteerde tekst of het geselecteerde item knippen. Ctrl+X De geselecteerde tekst of het geselecteerde item naar het Klembord Kopiëren. Ctrl+C De inhoud van het Klembord plakken. Ctrl+V Naar het begin van de regel gaan. Home Naar het einde van de regel gaan. End Eén teken naar links gaan. ← Eén teken naar rechts gaan. → Eén woord naar links gaan. Ctrl + ← Eén woord naar rechts gaan. Ctrl + → Eén teken links van de invoegpositie verwijderen. Backspace Eén teken rechts van de invoegpositie verwijderen. Del Eén woord links van de invoegpositie verwijderen. Ctrl+Backspace Eén woord rechts van de invoegpositie verwijderen. Ctrl+Del Eén regeleinde invoegen zonder een nieuwe alinea te beginnen. Shift+ENTER Spelling controleren. F7 De synoniemenlijst voor het geselecteerde woord openen. Shift+F7 Het contextmenu weergeven voor een object dat de focus heeft, bijvoorbeeld een notitie of een tabblad. Shift+F10 De actie uitvoeren die op de informatiebalk wordt gesuggereerd, als deze boven aan de pagina wordt weergegeven. Ctrl+Shift+W

7.2 Notities opmaken De selecteerde tekst geel markeren. Ctrl+Shift+H of Ctrl+Alt+H Een hyperlink invoegen. Ctrl+K De opmaak van de geselecteerde tekst kopiëren (Opmaak kopiëren/plakken) Ctrl+Shift+C De opmaak op de geselecteerde tekst plakken (Opmaak kopiëren/plakken) Ctrl+Shift+V Een hyperlink openen (cursor in de tekst) ENTER Opmaak Vet toepassen op of verwijderen van de geselecteerde tekst Ctrl+B Opmaak Cursief toepassen op of verwijderen van de geselecteerde tekst Ctrl+I Opmaak Onderstrepen toepassen op of verwijderen van de geselecteerde tekst Ctrl+U Opmaak Doorhalen toepassen op of verwijderen van de geselecteerde tekst Ctrl+Opmaak Superscript toepassen op of verwijderen van de geselecteerde tekst Ctrl+Shift+= Opmaak Subscript toepassen op of verwijderen van de geselecteerde tekst. Ctrl+= Een lijst met opsommingstekens toepassen op of verwijderen van de geselecteerde alinea. Ctrl+PUNT (.) De opmaak voor genummerde lijst toepassen op of verwijderen van de geselecteerde alinea. Ctrl+SLASH (/) De stijl Kop 1 toepassen op de huidige notitie. Ctrl+Alt+1 De stijl Kop 2 toepassen op de huidige notitie. Ctrl+Alt+2 De stijl Kop 3 toepassen op de huidige notitie. Ctrl+Alt+3 De stijl Kop 4 toepassen op de huidige notitie. Ctrl+Alt+4 De stijl Kop 5 toepassen op de huidige notitie. Ctrl+Alt+5 De stijl Kop 6 toepassen op de huidige notitie. Ctrl+Alt+6 De stijl Standaard toepassen op de huidige notitie. Ctrl+Shift+N Een alinea links laten inspringen Alt+Shift+ → Een alinea-inspringing aan de linkerkant verwijderen Alt+Shift+ ← De geselecteerde alinea rechts uitlijnen Ctrl+R De geselecteerde alinea links uitlijnen Ctrl+L De tekengrootte van de geselecteerde tekst vergroten Ctrl+Shift+ > De tekengrootte van de geselecteerde tekst verkleinen Ctrl+Shift+ < Alle opmaak wissen die op de geselecteerde tekst is toegepast Ctrl+Shift+N

OneNote

Pagina 88 van 93

Regellijnen op de huidige pagina weergeven of verbergen

Ctrl+Shift+R

7.3 Items aan een pagina toevoegen Een document of bestand op de huidige pagina invoegen Alt+N, F Een document of bestand als afdruk op de huidige pagina invoegen Alt+N, O Documentafdrukken op de huidige pagina weergeven of verbergen Alt+Shift+P (wanneer OneNote in de modus Hoog contrast wordt uitgevoerd). Een afbeelding uit een bestand invoegen Alt+N, P Een afbeelding van een scanner of een camera invoegen Alt+N, S Een schermopname invoegen. Windows+S (Opmerking: Het OneNote-pictogram moet actief zijn in het systeemvak, rechts op de Windows taakbalk). De huidige datum invoegen Alt+Shift+D De huidige datum en tijd invoegen Alt+Shift+F De huidige tijd invoegen Alt+Shift+T Een regeleinde invoegen Shift+ENTER Een wiskundige vergelijking beginnen of de geselecteerde tekst naar een wiskundige vergelijking converteren. Alt+ = Een tabel maken door een tweede kolom toe te voegen aan een tekst die al is getypt. Tab Een extra kolom toevoegen aan een tabel met één rij Tab Een extra rij toevoegen vanuit de eindcel van een tabel ENTER (Opmerking: Druk een tweede maal op ENTER om de tabel te voltooien.) Een rij maken onder de huidige rij in een tabel Ctrl+ENTER Een extra alinea maken binnen dezelfde cel in een tabel. Alt+ENTER Een kolom maken aan de rechterkant van de huidige kolom in een tabel. Ctrl+Alt+R Een kolom maken aan de linkerkant van de huidige kolom in een tabel. Ctrl+Alt+E Een rij maken boven de huidige rij in een tabel (wanneer de cursor zich aan het begin van een rij bevindt). ENTER De huidige lege rij in een tabel verwijderen (wanneer de cursor zich aan het begin van de rij bevindt). 2X Del drukken

7.4 Alle items op de huidige pagina selecteren. Opmerking Druk meerdere malen op Ctrl+A om het bereik van de selectie uit te breiden. Selecteren tot het einde van de regel De hele regel selecteren (wanneer de cursor zich aan het begin van de regel bevindt). Naar de titel van de pagina springen en deze titel selecteren. Het geselecteerde overzicht of de geselecteerde pagina annuleren De huidige alinea of meerdere geselecteerde alinea's naar boven verplaatsen De huidige alinea of meerdere geselecteerde alinea's naar beneden verplaatsen. De huidige alinea of meerdere geselecteerde alinea's naar links verplaatsen (de inspringing verkleinen) De huidige alinea of meerdere geselecteerde alinea's naar rechts verplaatsen (de inspringing vergroten). De huidige alinea en alle bijbehorende subalinea's selecteren De geselecteerde notitie of het geselecteerde object verwijderen Naar het begin van de regel gaan Naar het einde van de regel gaan Eén teken naar links gaan. Eén teken naar rechts gaan Teruggaan naar de laatst bezochte pagina. Vooruitgaan naar de volgende bezochte pagina. Een geselecteerde audioof video-opname afspelen Een geselecteerde audioof video-opname afspelen De huidige audioof video-opname enkele seconden terugspoelen De huidige audioof video-opname enkele seconden vooruitspoelen

Ctrl+A Shift+End Shift + ↓ Ctrl+Shift+T Esc Alt+Shift+↑ Alt+Shift + ↓ Alt+Shift + ← Alt+Shift + → Ctrl+Shift+ Del Home End ← → Alt + ← Alt + → Ctrl+Alt+P Ctrl+Alt+S Ctrl+Alt+Y Ctrl+Alt+U

7.5 Notities markeren De markering Takenlijst toepassen, markeren of wissen De markering Belangrijk toepassen of wissen De markering Vraag toepassen of wissen De markering Bewaren voor later toepassen of wissen De markering Definitie toepassen of wissen Een aangepaste markering toepassen of wissen Een aangepaste markering toepassen of wissen Een aangepaste markering toepassen of wissen Een aangepaste markering toepassen of wissen © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+3 Ctrl+4 Ctrl+5 Ctrl+6 Ctrl+7 Ctrl+8 Ctrl+9 Pagina 89 van 93

Alle notitiemarkeringen van de geselecteerde notities verwijderen

Ctrl+0

7.6 Overzichten gebruiken Niveau 1 weergeven Uitvouwen tot niveau 2 Uitvouwen tot niveau 3 Uitvouwen tot niveau 4 Uitvouwen tot niveau 5 Uitvouwen tot niveau 6 Uitvouwen tot niveau 7 Uitvouwen tot niveau 8 Uitvouwen tot niveau 9 Alle niveaus uitvouwen Inspringing met één niveau vergroten Inspringing met één niveau verkleinen Een samengevouwen overzicht uitvouwen. Een uitgevouwen overzicht samenvouwen

Alt+Shift+1 Alt+Shift+2 Alt+Shift+3 Alt+Shift+4 Alt+Shift+5 Alt+Shift+6 Alt+Shift+7 Alt+Shift+8 Alt+Shift+9 Alt+Shift+0 Tab Shift+Tab Alt+Shift+ + Alt+Shift+ -

7.7 Taalinstellingen opgeven Opmerking Als je de schrijfrichting voor de notities wilt wijzigen, moet je eerst de ondersteuning voor talen die van rechts naar links worden geschreven, inschakelen in het hulpprogramma Taalvoorkeuren voor Microsoft Office 2013. Schrijfrichting instellen op van links naar rechts Ctrl+Shift-LINKS Schrijfrichting instellen op van rechts naar links Ctrl+Shift-RECHTS Inspringing met één niveau vergroten in tekst die van rechts naar links loopt. Tab Inspringing met één niveau verkleinen in tekst die van rechts naar links loopt. Shift+Tab

7.8 Notitieblokken ordenen en beheren Werken met pagina's en kantlijnnotities Volledige paginaweergave in- of uitschakelen Een nieuw OneNote-venster openen Een klein OneNote-venster openen voor het maken van een kantlijnnotitie De tabbladen van een paginagroep uit- of samenvouwen De huidige pagina afdrukken Een nieuwe pagina toevoegen aan het einde van de geselecteerde sectie De tabbalk voor paginatabbladen vergroten De tabbalk voor paginatabbladen verkleinen Een nieuwe pagina maken onder het huidige paginatabblad op hetzelfde niveau Het inspringniveau van de huidige paginatabbladnaam verkleinen Het inspringniveau van de huidige paginatabbladnaam vergroten Een nieuwe sub pagina maken onder de huidige pagina

F11 Ctrl+M Ctrl+Shift+M Ctrl+Shift+ * Ctrl+P Ctrl+N Ctrl+Shift + [ Ctrl+Shift + ] Ctrl+Alt+N Ctrl+Alt + [ Ctrl+Alt + ] Ctrl+Shift+Alt+N

7.9 Alle items selecteren Opmerking Druk meerdere malen op Ctrl+A om het bereik van de selectie uit te breiden Ctrl+A De huidige pagina selecteren Ctrl+Shift+A Als de geselecteerde pagina deel uitmaakt van een groep, druk je op Ctrl+A om alle pagina's in de groep te selecteren Ctrl+A Het geselecteerde paginatabblad omhoog verplaatsen Alt+Shift+↑ Het geselecteerde paginatabblad omlaag verplaatsen Alt+Shift+↓ De invoegpositie naar de paginatitel verplaatsen Ctrl+Shift+T Naar de eerste pagina van de momenteel zichtbare set paginatabbladen gaan Alt+Page Up Naar de laatste pagina van de momenteel zichtbare set paginatabbladen gaan Alt+Page Down Op de huidige pagina omhoog schuiven Page Up Op de huidige pagina omlaag schuiven Page Down Naar het begin van de huidige pagina schuiven Ctrl+Home Naar het einde van de huidige pagina schuiven Ctrl+End Naar de volgende alinea gaan Ctrl+↓ Naar de vorige alinea gaan Ctrl+↑ De invoegpositie op de huidige pagina omhoog verplaatsen of de pagina aan de bovenkant uitbreiden Ctrl+Alt+↑ De invoegpositie op de huidige pagina omlaag verplaatsen of de pagina aan de onderkant uitbreiden Ctrl+Alt+↓

OneNote

Pagina 90 van 93

De invoegpositie op de huidige pagina naar links verplaatsen of de pagina aan de linkerkant uitbreiden Ctrl+Alt+ ← De invoegpositie op de huidige pagina naar rechts verplaatsen of de pagina aan de rechterkant uitbreiden Ctrl+Alt+ → Naar de volgende notitiecontainer gaan Ctrl+Alt+ ↓ Naar het begin van de regel gaan Home Naar het einde van de regel gaan End Eén teken naar links gaan ← Eén teken naar rechts gaan → Teruggaan naar de laatst bezochte pagina Alt + ← Vooruitgaan naar de volgende bezochte pagina Alt + → Inzoomen. (op het numerieke toetsenblok) Alt+Ctrl+ + Uitzoomen. (op het numerieke toetsenblok) Alt+Ctrl+ -

7.10 Wijzigingen opslaan Opmerking Zolang OneNote actief is, worden de notities automatisch opgeslagen wanneer je wijzigingen aanbrengt. Notities hoeven niet handmatig te worden opgeslagen

7.11 Werken met notitieblokken en secties Een nieuwe sectie maken Een notitieblok openen Een sectie openen Naar de volgende sectie gaan Naar de vorige sectie gaan Naar de volgende pagina in de sectie gaan Naar de vorige pagina in de sectie gaan Naar de eerste pagina in de sectie gaan Naar de laatste pagina in de sectie gaan Naar de eerste pagina van de momenteel zichtbare set paginatabbladen gaan Naar de laatste pagina van de momenteel zichtbare set paginatabbladen gaan De huidige pagina verplaatsen of kopiëren De focus naar het huidige paginatabblad verplaatsen Het huidige paginatabblad selecteren De focus naar het huidige sectietabblad verplaatsen De huidige sectie verplaatsen M Naar een ander notitieblok op de navigatiebalk overschakelen Druk vervolgens op PIJL-OMLAAG of PIJL-OMHOOG om een ander notitieblok te selecteren en ten slotte op ENTER.

Ctrl+T Ctrl+O Ctrl+Alt+Shift+O Ctrl+Tab Ctrl+Shift+Tab Ctrl+Page Down Ctrl+Page Up Alt+Home Alt+End Alt+Page Up Alt+Page Down Ctrl+Alt+M Ctrl+Alt+G Ctrl+Shift+A Ctrl+Shift+G Ctrl+Shift+G, of Shift+F10, Ctrl+G

7.12 Notities zoeken Het invoegpunt naar het vak Zoeken verplaatsen om in alle notitieblokken te zoeken Ctrl+E Bij zoeken in alle notitieblokken een voorbeeld van het volgende resultaat weergeven. ↓ Bij zoeken in alle notitieblokken naar het geselecteerde resultaat gaan en de zoekactie beëindigen ENTER Het zoekbereik wijzigen Ctrl+E, Tab, SPATIEBALK Het deelvenster voor zoekresultaten openen. (na het zoeken) Alt+O

7.13 Alleen op de huidige pagina zoeken Opmerking Je kunt schakelen tussen overal zoeken en alleen op de huidige pagina zoeken door op een willekeurige plaats op Ctrl+E of Ctrl+F te drukken. Ctrl+F Bij zoeken op de huidige pagina naar het volgende resultaat gaan ENTER of F3 Bij zoeken op de huidige pagina naar het vorige resultaat gaan Shift+F3 Zoeken beëindigen en terugkeren naar de pagina Esc

7.14 Notities delen De geselecteerde pagina's in een e-mailbericht verzenden

Ctrl+Shift+E

7.15 Notities delen met andere programma's De geselecteerde pagina's in een e-mailbericht verzenden

OneNote

Ctrl+Shift+E

Pagina 91 van 93

Een Outlook-taak Vandaag maken van de momenteel geselecteerde notitie Een Outlook-taak Morgen maken van de momenteel geselecteerde notitie Een Outlook-taak Deze week maken van de momenteel geselecteerde notitie Een Outlook-taak Volgende week maken van de momenteel geselecteerde notitie Een Outlook-taak Geen datum maken van de momenteel geselecteerde notitie De geselecteerde Outlook-taak openen De geselecteerde Outlook-taak als voltooid markeren De geselecteerde Outlook-taak verwijderen Wijzigingen in het huidige gedeelde notitieblok synchroniseren Wijzigingen in alle gedeelde notitieblokken synchroniseren De huidige pagina markeren als Ongelezen

ÂŠ AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie

OneNote

Ctrl+Shift+1 Ctrl+Shift+2 Ctrl+Shift+3 Ctrl+Shift+4 Ctrl+Shift+5 Ctrl+Shift+K Ctrl+Shift+9 Ctrl+Shift+0 Shift+F9 F9 Ctrl+Q

Pagina 92 van 93

7.16 Power tips! 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Tekst uit afbeelding (rechtermuisknop tekst kopiëren van afbeelding) Audio opnemen (met aantekeningen) Dokken (aantekeningen maken bij…) (via de tab beeld) Labelen (Handig terug vinden van verschillende aantekeningen) Zoeken (Door kladblok, sectie, pagina en zelfs afbeeldingen!) Pagina verzenden via e-mail (Ontvanger heeft bv geen OneNote of snel informeren) 7. Outlook taken vanuit OneNote (Samenwerken met je Outlook bv bij een vergadering/stuk) 8. Aantekeningen bij een vergadering in Outlook afspraak a. Bv een Functioneringsgesprek (persoonlijke aantekeningen) b. Bv een vergadering (persoonlijk OF gedeeld met de genodigde) 9. Maak aantekeningen bij vergaderstukken in OneNote (invoegen bestandsafdruk) a. Deel het kladblok (alleen lezen), deelnemers kunnen sectie kopiëren naar eigen kladblok 10. Koppeling naar Kladblok, sectie, pagina (Rechtermuisknop)

OneNote

Pagina 93 van 93

Wrap Up Van Blocnote naar OneNote Digitaal vergaderen en notuleren Onmisbare apps Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook Digitaal archiveren

Je acties concreet maken

Mijn digitale dashboard Vanaf morgen werk ik @nders:

Veranderenâ&#x20AC;Ś..? Informatie wordt pas kennis als je het toepast; Kennis wordt inzicht als je het reflecteert naar jouw situatie

Evaluatie Graag invullen! Certificaat