De dynamische RI&E als verbindend medium
Van controle na Dit artikel is onderdeel van een serie rond het thema ‘de dynamische RI&E’. Het laat zien hoe de TU Delft de dynamische RI&E gebruikt om snel wisselende arbeidsrisico’s te beheersen en zo risicobeheersing integreert in het bedrijfsproces. tekst Dick Hoeneveld
36 arbo 4|2013
36
15-10-2013 16:53:01
ar beheersing N
oem het ratrace, noem het stress; de huidige bedrijfsvoeringen zijn onmiskenbaar dynamischer dan vroeger. Interne en externe omstandigheden wisselen snel, personeel hopt van job naar job, nieuwe afzetmarkten eisen andere productievormen; veiligheidsrisico’s veranderen mee. Ook de overheid heeft haar regelgeving al geruime tijd aangepast aan die bedrijfsdynamiek en ziet steeds vaker af van veranderingsgevoelige middelvoorschriften (Hale 1998). En toch is het basisinstrument voor arbeidsomstandigheden – de RI&E – sinds jaar en dag van temporele aard: tijd- en plaatsgebonden. Een hickup voor personeel en management; veelal een verplicht nummer, soms een hoofdpijndossier, maar altijd een momentopname. Wat echter als we de RI&E niet beschouwen als vervelende verplichting, maar als een kader voor een dynamische veiligheidsbeheers-
centrum. De diversiteit van de werkzaamheden is groot en veroorzaakt veel risico’s. De TU-populatie wisselt voortdurend van samenstelling en bestaat uit een mix van nationaliteiten en culturen. Een organisatie van snelle veranderingen die langzaam verschuift van een professionele bureaucratie naar een verzameling van adhocratieën (Mintzberg 1993). Zulke organisaties zijn onvoldoende met klassieke veiligheidssystemen te bedienen. Niet zozeer door het brede scala aan risico’s, maar vooral omdat het management en zijn veiligheidsstaf voor gevarenkennis en oplossingsrichtingen afhankelijk is van de werkvloer: de onderzoeksgroepen. Die lokale denkkracht is aanzienlijk en de grootste fout die een manager hier kan maken is de werkvloer niet betrekken bij het veiligheidsbeleid. Die heeft immers zelfstandig al goede en gedoseerde maatregelen ont-
Zelfwerkzaamheid van de werkvloer is niet uniek voor de TU Delft structuur? Hierna een impressie van het proces waarin de TU Delft toewerkt naar een dynamische RI&E, met kortere verbetercycli en meer eigenaarschap op de werkvloer.
Risicodiversiteit De Technische Universiteit Delft is met 6000 medewerkers en 17.000 studenten een groot bedrijf. Het beschikt over bijzondere faciliteiten als windtunnels, een hoogspanningslab, een kernreactor, cleanroomcomplexen, een onderzoeksvliegtuig, en verder over collegezalen, laboratoria, een eigen warmtekrachtcentrale, een sportcomplex en een congres-
wikkeld en ze onderdeel gemaakt van het werkproces. Verinnerlijkte veiligheid, wat wil je als veiligheidskundige nog meer?
Werkvloer aan de macht? Vermoedelijk haken er nu lezers af die vinden dat het makkelijk praten is met die coöperatieve onderzoekers en een vakgroep veiligheidskunde om de hoek. Maar hou nog even vol! Zelfwerkzaamheid van de werkvloer is niet uniek voor de TU Delft of universiteiten in het algemeen. In elke situatie waar vakmensen zich geconfronteerd zien met beroepsrisico’s, zullen zij in meer of mindere mate
Dynamische RI&E Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is lang beschouwd als iets statisch: één keer uitgevoerd voor een locatie waren de risico’s voor jaren bekend. Tegenwoordig hechten inspecterende instanties eraan, gesteund door de wet, dat een RI&E actueel is en er verbeteracties uit voortvloeien. De RI&Emethodieken die voorhanden zijn, voorzien nog onvoldoende in deze wens. Er is behoefte aan dynamische RI&E-procedures. Dit artikel is onderdeel van een serie rond het thema ‘de RI&E dynamiseren’. Het is een vervolg op het artikel ‘Culturele evolutie’ van Walter Zwaard in vakblad Arbo 11/2012 en ‘Gebruiksaanwijzing voor een dynamische RI&E’ van Juliën Haffmans in Arbo 3/2013. In dit derde artikel: Dick Hoeneveld over de dynamische RI&E bij de TU Delft. Heeft u ideeën over dit onderwerp en wilt u een bijdrage leveren aan deze serie? Stuur dan een bericht aan de redactie: arbo@vakmedianet.nl.
beheersmaatregelen treffen. Niet het opleidingsniveau van de werknemers is daarbij bepalend, maar eerder een goed inzicht in de risico’s van hun activiteiten. En arboprofessionals die die werknemers stimuleren hun verantwoordelijkheid te nemen. Op dat punt lijkt er weinig verschil te zitten tussen een natuurwetenschapper en een vakkundige machinebankwerker. De uitdaging zit in het benutten van hun beroepsinzicht en in gedoseerde begeleiding. Bourrier (1997) heeft geconstateerd dat
arbo 4|2013 37
37
15-10-2013 16:53:01
invloed van de werkvloer op veiligheidsregels een positief effect heeft op de navolging daarvan. Een flinke stap in die richting is de prioritaire RI&E (Arts 2011), die zich concentreert op beheersmaatregelen rond de belangrijkste risico’s van het bedrijf en daarmee per definitie aansluit bij de veiligheidsbeleving op de werkvloer. De prioritaire RI&E is echter nog wel tijdelijk van aard en minder geschikt voor bedrijven met een groot aantal risico’s en snel wisselende bedrijfsprocessen. Voor zulke bedrijven kan de dynamische RI&E een oplossing bieden; als kader waarin bedrijfsactiviteiten en lokale veiligheidsinitiatieven worden omgezet naar een geïntegreerd systeem van veiligheidsbeheersing. Hoe werkt dit nu in de praktijk bij de TU Delft?
Het ‘Delftse model’ in het kort »» Breng alle bedrijfsprocessen
met veiligheidsrelevantie in kaart en zorg voor gecontroleerde samenhang. »» Bedenk een werkwijze die de werkvloer stimuleert om eigen veiligheidsoplossingen te kiezen. »» Inspecteer periodiek welke knelpunten desondanks ontstaan, wijs actienemers aan en blijf consequent in de navolging. »» Zorg voor een structuur waarin alle elementen zijn vastgelegd. Die kan softwarematig zijn, maar voor kleinere bedrijven ook op basis van werkafspraken en/of een handboek.
Opsplitsen Om te beginnen delen we de bedrijfsactiviteiten op naar karakteristiek. Techniek: gebouwen, (nuts)voorzieningen, installaties, noodvoorzieningen. Bedrijfsproces: medewerkers, management, onderzoek, onderwijs, studenten, derden. Mensgericht: organisatievorm, personeelszorg, regelingen.
Inventariseren Dan volgt een inventarisatie per karakteristiek van welke bijbehorende bedrijfsactiviteiten aanwezig zijn, wat hun samenhang is en welke activiteiten nog ontbreken voor de veiligheidsbeheersing. Techniek - Met dossieronderzoek en interviews gaan we na welke veiligheidsactiviteiten vanuit de techniek plaatsvinden en hoe die worden uitgevoerd. Het betreft onder andere: gebouwbeheerssystemen, sleutelbeheer, logistiek beheer van ruimten, onderhoudscontracten, klachtenmeldsystemen, bedrijfsnoodplannen, keuringsregimes, werkvergunningen derden, eisen uit milieuvergunningen, et cetera. Voorbeeld: adresseren van klimaatbeheersing, terugkoppelmechanisme over afwijkingen, systematisch verbeteracties en eindcontrole. Bedrijfsproces - Veiligheidsbeheersing in het onderwijs- en onderzoeksproces heeft de TU Delft georganiseerd via een ict-omgeving die onderzoekers en docenten bij hun werk ondersteunt. Zoals het bestellen en registreren van chemicaliën, toegang tot veiligheidsbladen, melding van incidenten, een werkvergunningssysteem voor laboratoriumonderzoek en een systeem om onderzoeksopstellingen te beoordelen. Alle informatie wordt binnen één database opgeslagen en is als naslag beschikbaar voor medewerkers en studenten. De database
levert echter ook real time-informatie over veiligheidsaspecten die met het bedrijfsproces zijn verbonden. Hier komen de hoofdkenmerken van de dynamische RI&E samen: evaluatie op dagelijkse basis van de veiligheidsaspecten, het betrekken van het lijnmanagement door ze via workflows verantwoordelijk te maken voor veiligheidsbeslissingen, het bewaren van de historie zodat verbeteringen zichtbaar (gemaakt) worden. Een eerste versie van dit softwaresysteem heeft overigens in 2009 de Europese veiligheidsprijs gewonnen. Mensgericht - Net als bij ‘Techniek’ gaan we hier met dossieronderzoek en interviews na welke op de mens gerichte veiligheidsactiviteiten vanuit de organisatie plaatsvinden en hoe die worden uitgevoerd. Het streven is een robuuste, zichzelf verbeterende veiligheidsborging van die mensgerichte activiteiten. Het betreft onder andere personeelssystemen, periodieke PSA-onderzoeken, werkafspraken met bedrijfs- en studentenartsen, gastvrijheidverklaringen; onderwijs, voorlichting en instructie, vastleggen van veiligheidscompetenties, ongevalsprocedures, mandaatregelingen en organisatiebeschrijvingen. De inventarisatie van de karakteristieken is eenmalig, tenzij uit veiligheidsinspecties een hiaat naar voren komt. Zo’n hiaat wordt dan genoteerd als verbeterpunt.
Periodieke veiligheidsinspecties Periodieke veiligheidsinspecties completeren de Delftse dynamische RI&E. Uiteindelijk wil je terugzien hoe de drie karakteristieken zich op de werkvloer manifesteren als beheersing van de veiligheid. Gevonden knelpunten komen in de database en een workflow adresseert verbeteracties. E-mailberichten herinneren actienemers consequent aan nog uitstaande acties. Deze actienemers zijn de eigenaars van bedrijfsprocessen (onderzoekers, ruimtebeheerders, managers, ondersteuners); dus nooit een arboprofessional. Periodiek genereert de workflow rapportages waarmee trendanalyses worden uitgevoerd, bijvoorbeeld de aard, locatie of frequentie van knelpunten en de snelheid waarmee ze zijn opgelost. Die trendanalyses zijn van belang om kwetsbaarheden in het beheersproces te herkennen voordat ze tot calamiteiten lei-
38 arbo 4|2013
38
15-10-2013 16:53:01
Een dynamische RI&E moet: »» binnen de wet passen; »» een vorm hebben waarop de
»» »» »» »» »» »» »» »» »»
»» »»
medezeggenschap instemming kan uitoefenen; toetsbaar zijn; gericht zijn op risicobeheersing; het productieproces minimaal belasten; aansluiten bij de veiligheidsdynamiek op de werkvloer; gericht zijn op lijnverantwoordelijkheid; voortdurend een actueel risicobeeld geven; bestaande beheerssystemen bevatten; vastgelegd zijn in een database; rapporteerbaar zijn op verschillende organisatieniveaus (bedrijf, afdeling); risicotrends zichtbaar kunnen maken; daarmee sturing kunnen geven aan alle organisatieniveaus.
den. De workflow levert daarnaast jaarrapporten aan het middenmanagement en bestuur van de universiteit en aan de werknemersvertegenwoordiging. Met name het inspectiesysteem bevat een cyclische verbeterstructuur. De inspectiesystematiek is gebaseerd op het systeem dat CERN (Genève) sinds vijf jaar in gebruik heeft. De Delftse dynamische RI&E is deels nog in ontwikkeling en op dit moment
wordt verspreid opgeslagen informatie in één database vastgelegd. Dit maakt het mogelijk om op elk gewenst organisatieniveau doorsnedes te maken en op ieder ogenblik en op elk organisatieniveau een actuele stand van de veiligheid te geven (dashboardfunctie). Het is een draaiend systeem met vele controlepunten, waardoor het voor indivi-
gelmatig een stok in het arbowiel. Maar in de regel kennen vakmensen op de werkvloer donders goed de risico’s en de veiligheidsoplossingen van hun beroep en passen die bij voorkeur ook toe. Zelden hebben zij de intentie om de zaak eens lekker in het honderd te laten lopen (Weggeman 2007). Als er al sprake is van bewuste frustratie van veiligheids-
De werkvloer kent donders goed de beroepsrisico’s en hun veiligheidsoplossingen duen (vrijwel) onmogelijk is om de in het systeem vastgelegde afspraken te negeren of te saboteren. Tegelijkertijd staat het systeem ten dienste van de individuele werknemers en geeft het hen keuzevrijheid voor veiligheidsoplossingen binnen collectief afgesproken bandbreedtes. Controles kijken naar de werking van het systeem en niet naar het individu. Alle betrokkenen (van decaan/directeur tot medewerker) krijgen toegang tot die informatie. Drie principes vormen daarbij steeds het uitgangspunt: transparantie, vertrouwen en aanspreekbaarheid. In beginsel is alle informatie dus voor iedereen beschikbaar. Deze vorm van sociaal toezicht bewaakt de integriteit van het systeem.
regels, dan is die dikwijls terug te voeren op regels die slecht aansluiten op het werkproces. Dit is juist een indicatie dat de werkvloer nog onvoldoende kans heeft gehad om zijn beroepsinzichten door te laten klinken in het veiligheidsbeleid. Literatuur Arts, H. (2011). “Kijk eens naar beheersmaatregelen in plaats van risico’s.” NVVK info (oktober). Bourrier, M. (1997). Elements for designing a self-correcting organisation. Oxford, Pergamon. Hale, A., Baram, B. (1998). Safetymanagement, the challenge of change. Oxford, Pergamon. Mintzberg, H. (1993). Structure in fives, Designing effective organisations. Weggeman, M. (2007). Leidinggeven aan professionals? Niet doen! Scriptum, Schiedam.
Toepassing elders Wat voor een veranderlijke organisatie als de TU Delft werkt, moet – zo nodig in vereenvoudigde vorm – ook werkbaar zijn voor andere organisaties. Jazeker, onwetendheid en winstbejag steken re-
Dick Hoeneveld is veiligheidskundige bij de TU Delft en was interim projectleider Steunpunt RI&E (www.rie.nl). Hij is tevens betrokken bij de arbocatalogus van de Nederlandse Universiteiten.
(advertentie)
arbo 4|2013 39
39
15-10-2013 16:53:01