Project Management Newsletter

Contenido - ¿Suponemos en lugar de preguntar?. (3) - Los objetivos son sueños con piernas....

(6) - Las acciones adaptativas en Agile vs Acciones preventivas y correctivas (7)

Newsle&er Especializada en Dirección de Proyectos.

Dirección de proyectos al alcance de todos.

No importa el tamaño de la empresa para aplicar metodologías y buenas prácticas que nos hagan eficientes.

- ¿Puede ser útil la mediación en la Dirección de Proyectos?. (10) - Pon a prueba tus conocimientos en Project Management.

(11) - Como elegir los proyectos adecuados en tu organización.

(12)

3 Mayo 2.013.

BeiNN Newsletter.

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Presentación Número 3 En un mes de la publicación del anterior número de esta revista, lo habían visualizado 701 personas interesadas en el mundo del Project Management.

No sabemos si todos nuestros lectores son directores de proyectos, pero sí tenemos claro que son personas que tienen la inquietud de superarse profesionalmente y de conocer lo que aplicar una buena dirección de proyectos en sus organizaciones puede aplicarles.

En estos últimos meses hemos recogido más de 100 ofertas de empleo, en las que buscan profesionales de la Dirección de Proyectos. Si bien es cierto, que los sectores que más movimiento tienen son el IT (Information Technologies) y de las Telecomunicaciones, hemos conseguido haceros llegar a los que pertenecéis a otros sectores como (arquitectura, obra pública, otras ingenierías...) alguna que otra oferta que estamos seguros que ha aportado algo de luz y habrá alegrado algunas mañanas. ;-) Cada vez somos más, los que formamos parte de la red de BeiNN y que estamos interesados en la difusión de nuestra profesión, por lo que en esta ocasión, quiero agradeceros a todos el apoyo, vuestras opiniones sobre el proyecto BeiNN, vuestras críticas constructivas a webminars que no se escuchaban del todo bien.... No olvidéis que BeiNN es de todos y para todos los project managers.

En este número en el que hemos recogido los artículos que más interés han demandado os incluimos además las claves que facilitamos en el webminar “Como PM.... ¿Quieres que tus objetivos tengan piernas?” y que esperamos que os fuesen de utilidad a la hora de marcar vuestro camino y llegar a alcanzar la meta.

Os presentamos en primicia el programa de Desarrollo Profesional y el curso de Habilidades Directivas que ya os hemos comentado.

Una vez recordarte todo lo que podemos hacer por tí.

• • • • • •

Webminar sobre habilidades directivas, desarrollo profesional, redes sociales, competencias en project managements...

Trainings avanzados online donde te pones a prueba y practicas.

Asesoramiento individual en tu desarrollo profesional. ¿Donde quieres llegar? ¿Qué quieres cambiar?

Visiblidad como profesional en las redes sociales a través de nuestros canales.

Estudios e informes de tendencias.

Envío de ofertas de empleo que necesitan projects managers.

Pero la mejor solución es la que tú consideras más adecuada para tí... no te pares y cuéntanos...

Cada vez somos más los PMs que formamos la red de BeiNN. ¡No te quedes fuera!

Un abrazo.

Anabel Domínguez.

CEO de BeiNN.

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¿Suponemos en lugar de preguntar? (I)

Analizando esta fuente de problemas en los proyectos....

¿Supones en lugar de preguntar?

El problema viene cuando nosotros, como directores de proyectos, creemos erróneamente

que no aporta valor al negocio, que no cumpla las expecta=vas y que sea un fracaso.

que las suposiciones que se han hecho en el

Los directores de proyectos contamos con

proyecto que vamos a dirigir siguen siendo

soNware que nos ayuda en el seguimiento de

correctas y válidas cuando comienza el

Gempo, coste, alcance, riesgo y muchas de las

proyecto, que suele ser unos meses después y

funciones del proyecto. Pero no tenemos las

tras la espera, en muchos casos de la

herramientas necesarias para realizar un

financiación aprobada.

seguimiento de la validez de los supuestos, ni si

La dirección del proyecto existe desde hace muchos años. Sin embargo, en todo ese Gempo, seguimos comeGendo un error críGco una y otra

quiera somos conscientes de que se ha supuesto en nuestro proyecto más de lo que pensamos.

vez: y es el error de no volver a validar las

En cualquier caso, los supuestos pueden y

hipótesis del proyecto.

deben cambiar. Algunos ejemplos de supuestos

A menudo, cuando el proyecto llega a nuestras manos ya ha sido aprobado y las suposiciones y las restricciones ya han sido registradas.

Los supuestos para el proyecto pueden haber

que pueden cambiar a lo largo de la duración de un proyecto, sobre todo en un proyecto a largo plazo, podrían ser: •

financiación del proyecto se mantendrá

cambiado considerablemente hasta el punto de que ya no deban ser considerados en el proyecto o deban redirigirse hacia objeGvos diferentes.

Si profundizamos un poco más en lo que es la definición de suposición, vemos que podríamos

fija •

completamente seguro de ella. Suponemos que será así …

•

El avance en la tecnología se llevará a cabo en la fecha prevista

•

Los recursos con las habilidades necesarias estarán disponibles cuando se necesiten

•

El mercado aceptará fácilmente el producto

•

Nuestros compeGdores nos afectarán una vez lanzado el proyecto

En cualquier caso, la realización de un

proyecto basado en suposiciones erróneas podría dar lugar a un proyecto

Los costes de adquisición no van a aumentar

definirla, como la consideración de que una cosa o idea es posible o probable sin estar

El coste de pedir prestado dinero y la

•

3

Los riesgos son bajos y se pueden mi3gar fácilmente

¿Suponemos en lugar de preguntar? (II)

Analizando esta fuente de problemas en los proyectos....

El problema con las hipótesis erróneas es que pueden llevar a conclusiones erróneas, malos resultados y clientes insa=sfechos.

La mejor defensa contra los supuestos pobres es una buena preparación a la iniciación del proyecto, incluyendo el desarrollo de estrategias de miGgación de riesgos.

anterior evitaremos suponer y por tanto problemas futuros.

Todo esto nos puede ayudar a evitar sorpresas poco gratas.

¿Cómo ges=onas las suposiciones? ¿Supones muchas cosas a nivel personal o profesional?

Os dejamos algunos consejos para validar las suposiciones: 1.-­‐ Las hipótesis deben ser validadas en cada reunión de seguimiento. ¿Sigue teniendo lugar lo que se había supuesto inicialmente?

Podemos recoger en un tabla todas las suposiciones y validarlas con algo tan sencillo como un Si/No, para conocer aquellas que tenemos que seguir atendiendo o de las que debemos olvidarnos.

2.-­‐ Preguntar y no suponer. Si no entendemos algo, en lugar de hacer suposiciones es es mejor preguntar y aclarar.

3.-­‐ Comunicación clara con el equipo y los stakeholders. La mayoría de las veces, hacemos nuestras suposiciones con gran rapidez y de una manera inconsciente, porque hemos establecido acuerdos para comunicarnos de esta forma. Si los demás nos dicen algo, hacemos suposiciones, y si no nos dicen nada, también las hacemos para saGsfacer nuestra necesidad de saber y reemplazar la necesidad de comunicarnos. Si nos comunicamos y preguntamos, como decíamos en el punto info@beinn.es | http://www.direccionproyectosbeinn.com | Twitter: @BeiNN_Ideas

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BeiNN

Project Management Desarrollo Profesional Recibe consejos y estrategias online sobre tu desarrollo profesional, siguiendo nuestro programa.

Podrás seguirlo cómodamente desde donde quieras, viendo los vídeos una y otra vez y cerrar cuántas reuniones de asesoramiento online necesites o quieras.

Te contamos un poco más en lo que consiste el programa: -Plan de Desarrollo Personalizado.

Atendiendo a tu situación laboral, perfil y donde quieras llegar diseñaremos contigo un Plan de Acción que te permita desarrollarte y alcanzar tus objetivos.

-Vídeos con claves y estrategias.

Puedes acceder al curso online a través de micropíldoras formativas (vídeos de corta duración) de “Habilidades Directivas para Project Managers” compuesto de diez vídeos con habilidades como: Liderazgo, Gestión del Talento, Innovación, Estrategia....

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Estarás acompañado en todo el procesos por un asesor personalizado.

Tendrás 4 sesiones de dos horas, con un coach/asesor profesional que oriente tus pasos.

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Los objetivos son sue単os con piernas (Webminar BeiNN)

Las acciones adaptativas en Agile vs acciones preventivas y correctivas (I) PMBOK incorpora muchas normas, términos y terminologías de muchas de otras normas, por ejemplo de GMP. Acción correc3va y acción preven3va son términos de GMP en par3cular.

Ambos son conceptos adoptados para incorporar mejoras o eliminar causas de no conformidades.

PMBOK: Acción Correc1va Entonces, ¿qué decir de PMI con la Acción Correc9va en PMBOK 5ª edición?

"La acción correc1va es una ac1vidad intencional que re-­‐alinea el desempeño del trabajo del proyecto con el plan de dirección del proyecto."

Este término es aplicable en un ambiente altamente planificado y sobre todo donde la creación y seguimiento de esos planes sea. La frase, "Acción Correc3va", implica que el equipo de proyecto ha come3do un error o un rendimiento inferior. Además, se basa evidentemente en el supuesto de que el plan es correcto y el rendimiento real que se está produciendo es deficiente. Esto sucede en el grupo de procesos de seguimiento y control, junto con el grupo de procesos de ejecución y se ex3ende a través de los respec3vos procesos de diversas áreas del conocimiento. Por ejemplo, considerando el área de conocimiento -­‐ Ges3ón de la Integración -­‐ todas las solicitudes de cambio aprobadas que vienen en forma de Acciones Correc3vas de "Realizar el Control Integrado de Cambios" se alimentan de "Dirigir y Ges3onar Proyecto de Trabajo" del proceso.

Sin embargo en el mundo Agile no se trata de una completa planificación por adelantado y por lo tanto el concepto de acción correc3va parece algo así como inapropiado.

PMBOK y Agile Agile no trata en profundidad la planificación o el seguir un plan en su totalidad. Más bien uno de los valores fundamentales de manifiesto Agile dice -­‐ "Responder al cambio sobre seguir un plan". Conceptualmente se trata de dos cosas -­‐ primero: la respuesta al cambio se valora más que seguir un plan y segundo: por responder al cambio, estamos diciendo que estamos respondiendo a un "evento", no a un "plan".

Curiosamente PMBOK 5 ª introduce el término Agile, explícitamente, por primera vez. Con la introducción del término, PMBOK han refinado los ciclos de vida definidos por fases. Se habla principalmente de 3 ciclos de vida.

1. Ciclo de Vida predic1vo -­‐ Puede ser totalmente planificado de antemano 2. Itera1vo e incremental (I & I) Ciclo de Vida -­‐ Fue también en anteriores guías PMBOK, pero se ha definido con mayor claridad. Este concepto es uno de los pilares de las metodologías ágiles.

3. Ciclo de Vida adaptativa - Es similar al ciclo de I & I, pero se diferencia en que las iteraciones son muy rápidas - por lo general con una duración de 2 a 4 semanas y se fija en el tiempo y el costo.

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Las acciones adaptativas en Agile vs acciones preventivas y correctivas (II) Ciclo de Vida de adaptación: medidas de adaptación Ciclo de Vida de adaptación, como señaló PMBOK, es también conocido como Agile. En métodos adaptaGvos se responde a niveles altos de cambio y de los interesados que intervienen. Debido a la longitud muy corta de la iteración para Métodos adaptaGvos y ser constantemente capaces de responder al cambio, las medidas adoptadas se convierte en acciones adaptaGvas. ¿Y qué pasa con las acciones prevenGvas? Como se habría visto en PMBOK, se habla de Acciones CorrecGvas y / o PrevenGvas en previsión de posibles problemas. Esto es lo que dice PMI para acciones prevenGvas: "La acción prevenGva es una acGvidad intencional que garanGza que el rendimiento futuro del trabajo del proyecto está alineado con el plan de gesGón del proyecto."

Una vez más, el supuesto de que estamos ante un buen plan está ahí y es el papel de la acción prevenGva el que asegura o lleva el rendimiento futuro del trabajo del proyecto en línea con el plan de gesGón del proyecto.

Si se miran de nuevo los valores y principios fundamentales de Agile, la preferencia está en el ciclo de iteración más corta -­‐ 2 semanas a 4 semanas. Para algunas metodologías ágiles como XP, el ciclo es aún más corto, es decir, 1 semana. En tal caso, el concepto de desempeño futuro, que por lo general es válido para los proyectos en ejecución durante meses o años, se convierte en algo obsoleto. Una vez más, las acciones que tomamos son medidas de adaptación en lugar de las acciones prevenGvas. ¿Crees que de esta forma se ha incluido y hecho un guiño a agile en PMBok 5ª Edición?

PMI®,PMP®,PMBOk® son marcas registradas de Project Management Institute.

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ESPACIO BEINN, donde hablamos de lo que está por venir

¡ Estar en BeiNN siempre será una buena idea ! ✓

Porque somos profesionales de la Dirección y Gestión de Proyectos.

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Porque conocemos y tenemos contacto con las empresas que demandan projects managers.

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Porque nuestros acuerdos con empresas de selección, contratación y headhunting te permitirá estar mejor posicionado que los PM que no están en BeiNN.

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Porque te asesoramos profesionalmente en tu desarrollo y te podrás actualizar para que siempre estés en el mercado de forma activa.

✓

Porque ofrecemos formación especializada pensada y diseñada para Project Managers.

En Mayo.... trataremos los siguientes temas para que te desarrolles profesionalmente.

1.- Webminars (gratuitos)

- Como un PM puede desarrollarse profesionalmente.

- Claves para gestionar los equipos y conseguir la valoración y el reconocimiento como PM en tu organización.

1I.- Trainings online

- Nuestra zona de entrenamiento es diferente. A parte de aprender, y desarrollar nuevos conocimientos y habilidades directivas, vas a practicar, así nos aseguramos que nuestros PMs sean los mejores.

Están al alcance de cualquier PM de la red de forma cómoda y accesible.

Escríbenos un correo a info@beinn.es para que te pasemos toda la información.

¡Esto te interesa!

Dentro de la visibilidad que te damos para posicionarte como PMs si formas parte de BeiNN, se encuentra la de participar en la newsletter de cualquiera de las siguientes formas: 1.- Escribiendo un artículo.

2.- Moviendo la newsletter en las redes sociales poniendo algo relacionado con el project management y citando siempre a @beinn_ideas, o si tienes una empresa también tienes tu hueco.

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(llegamos a empresas de selección y contratación, asociaciones de projects managers, empresas interesadas en la dirección de proyectos...)

¿Puede ser útil la mediación en la Dirección de Proyectos?

Pongamos que “Mediador” es la persona que en un momento intermedio de un proceso, hace posible el paso de un estado anterior a otro posterior, que se encuentra en el lugar apropiado para facilitar la solución de problemas y conseguir que se alcance el obje3vo.

solucionar problemas de forma frecuente para alcanzar los obje1vos?

Todos sabemos que el Director de proyectos, requiere de unas habilidades y capacidades muy concretas (liderazgo, ges3ón de la información, proac3vidad, planificación, comunicación..) y además de todo esto, deberíamos saber como aplicar la mediación a lo largo del ciclo de vida de todo el proyecto para minimizar los riesgos.

- Reducir la tensión que puede exis1r por los enfrentamientos previos entre las partes.

Si el director del proyecto es la persona líder responsable de la comunicación con todos los interesados, en par3cular con el patrocinador del proyecto, el equipo del proyecto y otros interesados clave, si ocupa el centro de las interacciones entre los i n t e r e s a d o s y e l p r o y e c t o m i s m o , interacciona con el cliente, para delimitar el alcance, ayuda a definir los obje3vos y los requisitos del proyectos y man3ene informado de lo que sucede a lo largo del desarrollo del proyecto. Se relaciona con los proveedores que intervienen en el proyecto.

Es la persona que debe asegurar que se cumple lo establecido en el contrato con el proveedor y que el trabajo que se entrega cumple con los requerimientos y la calidad que se hayan acordado, así como la obtención del producto final en fecha. ¿No os parece que los directores de proyectos estamos en medio de todo lo que acontece en un proyecto? ¿No debemos

Si conocemos las funciones más importantes d e l m e d i a d o r v e r e m o s c o m o s o n extrapolables para que sean asumidas por los directores de proyectos:

– Facilitar la comunicación entre ellas.

– Propiciar y ayudar en la formulación de propuestas posi1vas y de acuerdos, como parte del proceso o como su culminación.

– Escuchar para promover la reflexión de las personas some1das a presiones y conflictos.

– Generar confianza en las soluciones propuestas por las partes.

Y ahora… ¿qué técnicas nos pueden ayudar a llevar a cabo esta peculiar mediación? Estas técnicas además las podemos u3lizar como herramientas de resolución de conflictos, por lo que es interesante profundizar en cada una de ellas o al menos conocerlas.

-­‐ Escucha ac1va empá1ca.

-­‐ Reenmarcación de frases nega1vas.

- Realizar preguntas.

Araculo completo en: www.direccionproyectosbeinn.com

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PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS EN PROJECT MANAGEMENT

Si eres PMP® o te estás preparando para serlo atreveté con nuestros test temáticos....

1. Usted ha sido asignado como director de proyecto y debe calcular el presupuesto para un proyecto de asesoramiento tributario para un Cliente de la industria automotriz. ¿Cuál de las siguientes consignas es FALSA? A. La reserva de gestión se tiene en cuenta en los cálculos del valor ganado B. El presupuesto del proyecto generalmente incluye una reserva para contingencias C. La cuenta de control estará a un nivel de jerarquía superior a los paquetes de trabajo D. El presupuesto del proyecto puede incluir una reserva de gestión para imprevistos 2. En su empresa necesitan comprar un equipo electrógeno para suplir aquellos periodos de corte de luz. Van a comprar un equipo por $4.000 que durará 15 años, si se realiza un uso normal y mantenimiento adecuado. La vida útil contable de ese tipo de activos es de 5 años. Si la empresa aplica un método de depreciación lineal, ¿Cuál será la depreciación que podrá descontar anualmente del impuesto a las ganancias?

A. $266,66 B. $400,00 C. $800,00 D. Falta información para responder

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3. Un proyecto finaliza con la entrega de un tren de alta velocidad a un Cliente europeo. Los costos operativos y de mantenimiento que enfrentará el Cliente, son considerados como: A. Costos prorrateados B. Costos variables C. Costos hundidos D. Costos del ciclo de vida

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Practicamos y ponemos en común en curso los conocimientos aplicados a sectores específicos y en la modalidad de grupo de trabajo.

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Como elegir los proyectos adecuados a la organización

Una pregunta con la que debemos comenzar cuando vamos a seleccionar los proyectos que vamos a poner en marcha es: “¿Por qué es preciso seleccionar o evaluar proyectos?”

Quizás la razón principal sea que los recursos que tenemos son siempre limitados. La ejecución de un proyecto compromete recursos de la organización durante un período de tiempo determinado que puede ser considerable. Por tanto, cuando se evalúan distintos proyectos, es preciso tener en cuenta el coste de oportunidad que supone acometer un determinado proyecto en lugar de otro, y disponer de una metodología y criterios que permitan evaluar los proyectos en los cuales invertir. Algo que suelo decir frecuentemente cuando trabajo con empresas sobre este tema, es que los proyectos pueden ser considerados como el medio de implantar la estrategia de la organización.

La selección del proyecto adecuado, de acuerdo con las capacidades actuales de la organización y el posicionamiento futuro deseado, es de vital importancia para la empresa. Es preciso por tanto, evaluar y clasificar los proyectos según la influencia positiva que tengan sobre los objetivos de la organización.

A efectos de evaluar y clasificar los proyectos que ha de evaluar una empresa con objeto de decidir cuál de ellos va a acometer, se pueden comenzar a clasificar los proyectos en independientes y mutuamente excluyentes.

Podríamos decir que un proyecto es independiente con respecto a otro u otros cuando el que se acepte o rechace es independiente de lo que se haga con otros proyectos. Por el contrario un proyecto será mutuamente excluyente con respecto a otro, cuando solamente podremos aceptar uno u otro o rechazar ambos, pero al ser excluyentes en ningún caso podremos elegir los dos. Otras clasificaciones posteriores y no menos importantes pueden ser: - Por alcance, Por impacto,

Por duración,

Por riesgo,

Por beneficios

También deberemos priorizar los proyectos a la hora de seleccionarlos, la organización establecerá las prioridades en base a las cuales organizar los proyectos pudiendo organizarlos por Tiempo, Importancia, Urgencia, Costo, Tecnología, Viabilidad y Competitividad.

Ten los ojos bien abiertos, te iremos informando de todo lo que haremos mes a mes en BeiNN.

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Newsle&er Especializada en Dirección de Proyectos.

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En BeiNN contamos con la mayor red de profesionales en Dirección y Gestión de Proyectos, acumulamos y gestionamos gran experiencia en Project Management y sus diferentes áreas de conocimiento y ayudamos a los profesionales que forman parten de nuestra a estar siempre posicionados en el mercado y ponemos a su alcance todas las soluciones.

En entornos inciertos como en los que nos movemos ahora, los profesionales de la Dirección y Gestión de Proyectos deben saber estar en el mercado laboral, revalorizarse profesionalmente y continuar formándose en habilidades y competencias directivas actuales.

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Te contamos lo que quieras saber de project management, pon un correo a info@beinn.es

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Mayo 2.013.

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