Revista BeiNN Project Management. Enero 2017 by BeiNN Dirección de Proyectos

Los proyectos no son un juego de niños, es hora de tratarlos de forma profesional. Enero 2.017. Núm. 171.

Revista BeiNN Project Management. ALL IN PROJECT MANAGEMENT SERVICES. Te ayudamos con los proyectos del presente para reforzar tu futuro.

CARTA DE LA DIRECTORA. Una vez finalizado el 2016, nos toca hacer balance. Para nosotros en BeiNN, ha sido un año apasionante. Un año en el que hemos comenzado nuevos proyectos, hemos asumido nuevos retos y en el que también hemos aprendido mucho de aciertos y errores. Han sido muchas las empresas que nos han seleccionado para formar a sus equipos en Gestión de Proyectos y en otras habilidades como Liderazgo, Inteligencia Emocional, Comunicación, Negociación y Gestión de Conflictos… Nos

CONTENIDO

encanta trabajar con empresas de Ingeniería, Arquitectura, empresas Tecnológicas… También nos hemos llevado horas de satisfacción al ver como nuestros alumnos avanzaban en su preparación para ser Project Management Professional (PMP®) o Certified Associated in Project Management (CAPM®) e iban obteniendo la certificación más reconocida internacionalmente en Gestión de Proyectos.

- Formación en Project Management. (Pág. 3) - Claves para gestionar bien proyectos pequeños (Pág. 4) - El Efecto Dunning Kruger y el Director de Proyectos no competente. (Pág. 6)

Hemos recogido premios que nos indican que vamos por el buen camino y que lo que estamos haciendo se reconoce y se valora. Gracias a todos los que lo habéis hecho posible. :)

- Negociación en los proyectos. 5 cosas que tienes que saber. (Pág. 8)

Este año queremos dar un paso más, seguiremos apostando por la profesionalización del Project Management en Pymes y por

- Vales y Descuentos (Pág. 10)

hacer que profesionales Freelance sean todo lo eficientes que puedan ser en su día a día.

Un fuerte abrazo. Anabel Domínguez.

Formación en Project Management. Esta es la formación que te recomendamos dependiendo de tu sector para avanzar como Director o Gestor de Proyectos.

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Claves para gestionar bien proyectos pequeños. Muchos proyectos son realizados por pymes en las que frecuentemente no se presta la atención que se requiere para finalizar el proyecto con éxito. Puede fallar el compromiso de la dirección, o en muchos casos no se tiene mucho personal, por lo que las mismas personas se tienen que ocupar de hacer muchos tareas diferentes, o no se suele dar la importancia que se merece al entorno del proyecto. Ante esta situación van a surgir conflictos en la disponibilidad de recursos, retrasos en la aprobación de entregables y en la toma de decisiones, y se suele llevar una mala gestión de cambios.

¿Debemos gestionar igual la dirección de un proyecto de construcción que la dirección de un proyecto de implantación de un ERP?, ¿Debemos diferenciar algo más cuando hablamos de project management?

Ni el presupuesto, ni la complejidad, ni la duración, ni los stakeholders, ni el número de personas que forman el equipo del proyecto son iguales. Por tanto el project manager que dirige proyectos de tamaño medio o pequeño se encuentra problemas añadidos y diferentes de los problemas a los que se enfrenta un project manager que dirige proyectos de mayor tamaño.

Existen una serie de acciones que pueden facilitar el trabajo del project manager y que lleve a conseguir que el proyecto independientemente de su tamaño consiga su objetivo. Si necesitamos que te ayudemos a mejorar, pregúntanos sobre sobre nuestro mentoring y asesoramiento.

Acciones que pueden facilitar el trabajo del project manager 1. Un acta de constitución del proyecto. puede ser tremendamente útil para que el project manager demuestre la autoridad que él o ella necesita para lograr que se haga el trabajo. También es importante que queden bien recogidos los requerimientos y las expectatitvas del proyecto. Dado que la mayoría de las organizaciones pequeñas y medianas son organizaciones funcionales muy orientadas al trabajo organizacional, no están acostumbradas a trabajar ni a entender la figura del project manager. Puede que el project manager encuentre resistencia por parte de los gerentes funcionales y de otros trabajadores. El acta de constitución nos puede ayudar en este sentido.

2. Cambios y modificación del alcance. Los proyectos independientemente de su tamaño, son propensos a sufrir cambios y modificaciones del alcance de forma no reglada. Es habitual en estos casos cambiar sobre la marcha, por lo que se pone en riesgo en multitud de ocasiones el resultado final. Es recomendable establecer mecanismos de control de cambios.

3.- El tener documentación valiosa es muy importante en todos los proyectos. No tenemos por qué realizar engorrosos planes de muchas páginas. Una documentación útil y distribuir correctamente la información puede ser suficiente.

4.- Fomentar la comunicación y el diálogo. En organizaciones de menor tamaño solemos encontrarnos con problemas internos que pueden afectar al proyecto. El problema puede ser mayor en una organización pequeña donde todos se conocen. Cultivar el diálogo y generar un buen clima de respeto y retroalimentación puede ayudar. Funciona el establecer una serie de reglas básicas que todos entienden recordándolas a lo largo del proyecto.

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El efecto Dunning Kruger y cuando el Director de Proyectos no es competente. ¿Has coincidido con personas que parecía que sabían mucho y se han quedado en nada? ¿Trabajas con personas que siempre intentan tener razón en todo? ¿Tu jefe de proyecto no hace funciones de project manager y se piensa que lo hace bien? Te interesa saber más sobre el efecto Dunning-Kruger.

En en el entorno de los proyectos, también nos encontramos con personas menos competentes de lo que deberían para los puestos y las responsabilidades que asumen. En este caso, y pasa más frecuentemente de lo que nos pensamos, son personas que en lugar de gestionar proyectos crean problemas, tiran balones fuera, “enmarroman” a su equipo y realizan muy poca o ninguna de las funciones que un buen project manager debería realizar. Estas personas sin embargo, consideran que saben gestionar proyectos y no reconocerían nunca que cuando sus proyectos se entregan tarde, sobrepasan presupuesto, la satisfacción del cliente (si la hay) no es tan buena como debería, el clima de trabajo es insufrible… es en gran medida responsabilidad suya. El efecto Dunning-Kruger, reconoce a aquellas personas incompetentes que se creen competentes. Por supuesto, son personas tóxicas, y afectan muchísimo en los proyectos. Los proyectos los hacen las personas que intervienen en ellos y son los que lo llevarán al éxito o fracaso.

El efecto Dunning-Kruger y los project managers incompetentes. El efecto Dunning-Kruger es un sesgo cognitivo y esta sujeto a una serie de puntos. • No son realistas sobre la competencia y habilidades de uno mismo. Francisco Ayala decía, la incompetencia es más dañina en el momento en el que incompetente, tiene más poder. Con esta distorsión de la realidad no realizan buenas estimaciones, ni evalúan de forma adecuada el alcance del proyecto, ni la carga de trabajo de su equipo, ni gestionan de forma adecuada tiempos… Si tu jefe de proyecto es un incompetente es muy difícil que se lo puedas decir e incluso corregirlo. Lo importante es que tú, dentro de este contexto, intentes hacer el trabajo lo mejor posible. • Efecto de superioridad ilusorio, que intenta mantener por encima de todo. Creen que sus conocimientos y capacidades están por encima de la media, no ven sus fallos y como afectan a los proyectos, o su falta de eficacia, además les cuesta admitir que otros hagan las cosas mejor que ellos. Nunca llegarán a ser buenos líderes de proyectos. • Autoestima baja. La base de todo esto es una autoestima baja que les obliga a crear estas “ilusiones” con el objeto de defenderse, para auto-protegerse y aparentar. Al defenderlas férreamente hasta que al final, se pierde claramente el equilibrio personal y esa falta de realismo sobre la propia incompetencia. Si algo hay que mantener en los proyectos es el realismo, empezando por los objetivos, si no se es realista se puede llegar a proyectos imposibles, que no acaben nunca o lo que nosotros denominamos en BeiNN Project Management como proyectos suicidas.

Trabajamos para que cualquier project manager sea su mejor versión, por lo que no dudes en ponerte en contacto con nosotros para que te informemos del programa de Mentoring/Coaching para Project Managers.

Negociación en los proyectos. 5 cosas que debes saber. El project manager trata con clientes, gestiona proveedores, lidera a las personas del equipo, se relaciona con directores o gerentes de otros departamentos relacionados con el proyecto, comunica constantemente con los stakeholders. Todo esto lleva al project manager a negociar en multitud de ocasiones sin ser consciente de ello, y lo que es peor de todo, sin saber de negociación. Pero una negociación nunca se puede dejar al azar ni a las habilidades propias que tenga el project manager, hay que estar preparado y conocer herramientas para tomar las mejores decisiones con las cuales la negociación vaya a favor de que se alcance el objetivo del proyecto.

Negociación es una de las habilidades fundamentales para el desempeño del trabajo de cualquier project manager, y sin embargo es de las habilidades interpersonales que tenemos más olvidadas a pesar de que el project manager se pasa todo el día negociando.

Una negociación es una actividad en la que dos partes, cuyos intereses son en parte complementarios y en parte opuestos, tratan de alcanzar un acuerdo que satisfaga al máximo los intereses de uno y otro, al tiempo que facilita la realización de nuevas negociaciones en el futuro.

5 cosas que debes saber para realizar una buena negociación. – Tener claros los objetivos de la negociación. Antes de iniciar cualquier negociación concretar los objetivos de la misma. Tener que pensar también en las zonas de repliegue. – Recogida de información. Cuanto más información hayamos recogido de nuestros oponentes, acerca del quienes van a negociar, de la propia oferta, de su experiencia previa, más posibilidades tenemos que estemos satisfechos con el resultado de la negociación. – Identifica los intereses de las partes. Esto nos ayuda a conocer márgenes de maniobra y por donde puede ir la negociación – Conocer el estilo de negociación en el que vamos a movernos. Con el estilo de negociación podremos deducir la importancia de la relación y la importancia del resultado para las partes. – Descubrir los condicionantes de la negociación, los precedentes que existen relacionados con la negociación así como los principales límites que existen como autoridad, política, financieros, tecnológicos y legales. ¿En qué situaciones negocias en el proyecto?

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