Revista BeiNN Septiembre 2016

Los proyectos no son un juego de niños, es hora de tratarlos de forma profesional.

Sep$embre 2.016.

Núm. 161.

Revista BeiNN Project Management.

ALL IN PROJECT MANAGEMENT SERVICES. Te ayudamos con los proyectos del presente para reforzar tu futuro.

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CARTA DE LA DIRECTORA. A pesar de estar en un momento de incertidumbre en el que las empresas poco a poco vamos cogiendo confianza, la gestión profesional de proyectos ha demostrado ser una de las herramientas clave para cualquier empresa y organización.

En estos últimos meses no solo hemos ayudado a mejorar en la gestión de proyectos a organizaciones que apuestan por la I+D+i y a empresas tecnológicas, si no que también se ha incrementado el número de Pymes y Autónomos entre nuestros clientes.

Está claro que el project management no es exclusivo de grandes corporaciones si no que por el contrario, está al alcance de cualquier empresa. Es más, yo añadiría que son las pequeñas y medianas empresas o autónomos que son todo en uno, quienes más partido le sacan a trabajar de forma organizada, porque una mala gestión pasa mayor factura que al resto.

Me encuentro frecuentemente con quienes nos dicen que saben dirigir proyectos y sin embargo, no son capaces de saber el beneficio que han obtenido, ni entienden por qué se retrasan, ni en qué se está imputando el trabajo de su equipo, ni por qué no logran unas buenas relaciones con sus clientes. ¿Esto es gestionar de forma eficiente un proyecto? No. Todos gestionamos proyectos en nuestro día a día, la diferencia entre unos y otros está en como lo hacemos, y os garantizo que en muchos casos no se aplican ni las buenas prácticas ni las herramientas adecuadas.

Con este número, hemos querido destacar desde BeiNN la importancia de profesionalizar la gestión de los proyectos y aplicar todo lo que el Project Management significa.

Espero que os resulte interesante.

Un fuerte abrazo.

Anabel Domínguez.

CONTENIDO - Claves para gestionar bien proyectos pequeños. (Pág.

3) - ¿Sabes gestionar proyectos?

Plantéate si eres un incompetente inconsciente.

(Pág. 5) - Elementos clave para la puesta en marcha de una PMO. (Pág. 7) - Formación en BeiNN Project Management. (9)

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Claves para gestionar bien proyectos pequeños.

Muchos proyectos son realizados por pymes en las que frecuentemente no se presta la atención que se requiere para finalizar el proyecto con éxito.

Puede fallar el compromiso de la dirección, o en muchos casos no se tiene mucho personal, por lo que las mismas personas se tienen que ocupar de hacer muchos tareas diferentes, o no se suele dar la importancia que se merece al entorno del proyecto. Ante esta situación van a surgir conflictos en la disponibilidad de recursos, retrasos en la aprobación de entregables y en la toma de decisiones, y se suele llevar una mala gestión de cambios.

¿Debemos gestionar igual la dirección de un proyecto de construcción que la dirección de un proyecto de implantación de un ERP?, ¿Debemos diferenciar algo más cuando hablamos de project management?

Ni el presupuesto, ni la complejidad, ni la duración, ni los stakeholders, ni el número de personas que forman el equipo del proyecto son iguales. Por tanto el project manager que dirige proyectos de tamaño medio o pequeño se encuentra problemas añadidos y diferentes de los problemas a los que se enfrenta un project manager que dirige proyectos de mayor tamaño.

Existen una serie de acciones que pueden facilitar el trabajo del project manager y que lleve a conseguir que el proyecto independientemente de su tamaño consiga su objetivo. Si necesitamos que te ayudemos a mejorar, pregúntanos sobre sobre nuestro mentoring y asesoramiento.

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Acciones que pueden facilitar el trabajo del project manager 1. Un acta de constitución del proyecto. puede ser tremendamente útil para que el project manager demuestre la autoridad que él o ella necesita para lograr que se haga el trabajo. También es importante que queden bien recogidos los requerimientos y las expectatitvas del proyecto.

Dado que la mayoría de las organizaciones pequeñas y medianas son organizaciones funcionales muy orientadas al trabajo organizacional, no están acostumbradas a trabajar ni a entender la figura del project manager. Puede que el project manager encuentre resistencia por parte de los gerentes funcionales y de otros trabajadores. El acta de constitución nos puede ayudar en este sentido.

2. Cambios y modificación del alcance.

Los proyectos independientemente de su tamaño, son propensos a sufrir cambios y modificaciones del alcance de forma no reglada. Es habitual en estos casos cambiar sobre la marcha, por lo que se pone en riesgo en multitud de ocasiones el resultado final. Es recomendable establecer mecanismos de control de cambios.

3.- El tener documentación valiosa es muy importante en todos los proyectos.

No tenemos por qué realizar engorrosos planes de muchas páginas. Una documentación útil y distribuir correctamente la información puede ser suficiente.

4.- Fomentar la comunicación y el diálogo.

En organizaciones de menor tamaño solemos encontrarnos con problemas internos que pueden afectar al proyecto. El problema puede ser mayor en una organización pequeña donde todos se conocen. Cultivar el diálogo y generar un buen clima de respeto y retroalimentación puede ayudar. Funciona el establecer una serie de reglas básicas que todos entienden recordándolas a lo largo del proyecto.

CONSULTA NUESTRO ASESORAMIENTO EN PROJECT MANAGEMENT Y MEJORA LA GESTIÓN Y EL RESULTADO DE TUS PROYECTOS. info@beinn.es

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¿Crees que sabes gestionar proyectos? Plantéate si eres un incompetente inconsciente.

Nos seguimos encontrando con profesionales que gestionan proyectos, personas que se han enfrentado una y otra vez a la negociación con clientes, a los cambios de alcance, al trabajo en equipo, a retrasos, replanificaciones... vamos cualquiera que lleve años trabajando o gestionando proyectos, y no deja de venirme a la cabeza, las diferentes fases del aprendizaje y si esto pasa realmente en los proyectos.

¿Realmente quien dice que sabe gestionar proyectos, sabe hacerlo de la mejor forma, o simplemente ignora que no lo hace correctamente? ¿Somos incompetentes inconscientes en esto de la dirección de proyectos?

Conocer las diferentes FASES DEL APRENDIZAJE, me llamó la atención la primera vez que lo ví. Era algo que ni si quiera me había planteado y que una vez que las identificas te hace ser consciente de donde te encuentras y del camino que te queda por recorrer.

Hoy pienso que con la dirección de proyectos, pasa lo mismo, y que muchas organizaciones se han quedado en las primeras etapas, perjudicándose a sí mismas y limitando donde podrían llegar.

La primera fase es la INCOMPETENCIA INCONSCIENTE. Aquí no somos conscientes que no sabemos, desconocemos completamente todo de una materia y no nos preocupa. En esta fase están aquellas empresas y profesionales que trabajan por proyectos, tratan día a día con clientes, y ni si quiera se plantear aprender o mejorar la gestión de sus proyectos.

Hay un ejemplo muy claro, que seguro que vais a reconocer muy rápido: el carnet de conducir. En la fase de incompetencia inconsciente, es cuando no nos planteamos sacarnos el carnet de conducir porque no tenemos edad o no lo necesitamos.

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La segunda fase es la INCOMPETENCIA CONSCIENTE. Esta es una de las más interesantes en mi opinión. En esta fase se encuentran las empresas y profesionales, que gestionan proyectos, lo hacen basándose en su experiencia y prueba-error, y reconocen que todavía tienen mucho que mejorar en este sentido. Posiblemente sean los que avancen y lleguen más lejos si hacen por superar su incompetencia con más experiencia, mentoring, buenas prácticas y formación.

En el carnet de conducir, yo fui consciente de mi incompetencia al volante cuando me subí por primera vez al coche de la autoescuela y me faltaban pies y manos para hacer todo lo que me decían, y además atender lo que pasaba fuera del coche. (Ufff menos mal que pasó ese momento, y ahora llevo miles de km a mis espaldas de proyecto en proyecto... ;-) )

La COMPETENCIA CONSCIENTE. Es cuando aprobamos el carnet de conducir, y cuando vamos conduciendo, estamos muy pendientes de todo lo que sucede. Lo tenemos memorizado pero no interiorizado.

En la dirección de proyectos, se encuentran en esta fase los profesionales que se han formado en dirección de proyectos e intentan aplicar las buenas prácticas que han recogido, con paso firme e intentando hacer las cosas bien. Les suele faltar experiencia, para adaptar a la organización sus conocimientos en project management, pero van por buen camino. Es cuestión de tiempo que estas personas crezcan profesionalmente y avancen en su carrera.

Muchas organizaciones en este punto, solicitan mentoring o asesoramiento para avanzar más rápido o asegurarse que están dirigiendo sus proyectos correctamente.

La COMPETENCIA INCONSCIENTE. En esta fase, el conocimiento lo llevamos a la acción, sin estar comprobando constantemente el siguiente paso a dar. Es cuando se gestionan proyectos aplicando las buenas prácticas y los procesos más adecuados a cada caso y hacemos uso además de habilidad y competencias directivas e interpersonales de forma natural. Es cuando conducimos sin pensar que tenemos que ponernos el cinturón, que tenemos que introducir la llave, arrancar el motor, asegurarnos que el espejo están bien colocado... pero siendo conscientes de que siempre se puede hacer mejor. El peligro en esta fase es que "nos relajemos al volante", que pensemos que ya sabemos gestionar bien los proyectos, y nos olvidemos de reciclarnos, de prestar la atención necesaria y descuidemos cosas importantes.

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Elementos clave para la puesta en marcha de una PMO (Project Management Office - Oficina de Gestión de Proyectos).

El setenta por ciento de las organizaciones tienen una oficina de gestión de proyectos (PMO), de acuerdo a datos proporcionados por Pulso de la Profesión™ del PMI: El impacto de las PMO sobre Estrategia de Implementación. A pesar del creciente número de oficinas de gestión de proyectos (OGP), muchas organizaciones todavía no han logrado el éxito en la implantación de su PMO. El primer paso para establecer efectivamente una PMO es averiguar si la organización necesita una.

Parte del análisis de si un PMO sería una buena opción para su organización es saber qué funciones se van a realizar en la PMO.

Una PMO es una estructura de organización, como un departamento o grupo, responsable de ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos a través de los resultados efectivos de la gestión de proyectos.

Por lo tanto, un PMO normalmente ofrece Tres objetivos principales: 1.

2.

3.

Proyectos eficientes: mejores resultados Presenta la información: información útil para apoyar la toma de decisiones Estandarización: resultados consistentes y repetibles, así como estandarización en el uso de procesos, plantillas y metodologías.

A continuación tienes los elementos clave para la puesta en marcha de una PMO. Obviamente, la implementación y el mantenimiento de una PMO no es algo trivial. Por lo general, hay una cierta inversión de capital en la creación de una PMO, sobre todo porque va a añadir una sobrecarga de administración, además de los costos de los proyectos existentes. Para una empresa cuya actividad principal consiste en sólo unos pocos proyectos, en su caso, podría no tener sentido implementar una PMO. Y si bien no hay una fórmula mágica para determinar cuando las organizaciones necesitan una PMO, la mayoría lo hacen cuando tienen:

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Un gran número de proyectos – una PMO gestiona las interdependencias, los recursos y proporciona la estandarización.

Proyectos muy grandes – que suelen llevar asociada alta complejidad, y que requieren de una mayor coordinación e integración.

Recursos limitados - los cuales necesitan trabajar en diferentes proyectos y conocer su eficiencia y resultados.

Una estrategia que depende en gran medida de los nuevos proyectos – una PMO en este caso proporciona la alineación estratégica, la priorización y selección de proyectos.

Si se ha determinado que su organización necesita una PMO. ¿Cómo se pueden sentar las bases para poner en marcha una PMO de forma efectiva? En primer lugar, es importante saber que existen diferentes tipos de OGP. Estos incluyen, pero no se limitan a:

Oficina del proyecto: planificación, seguimiento y control de las funciones de proyectos o programas grandes y complejos.

PMO Departamental: Integración de proyectos en una o más carteras de proyectos, la gestión de un conjunto compartido de recursos y la presentación de informes.

PMO Organizacional: Garantiza la alineación estratégica mediante la selección y priorización de proyectos, programas y carteras. (Lea más sobre esto en PMI®Thought Leadership Series: Strategic Initiative Management – The PMO Imperative.)

Por último, para implantar la mejor PMO para su organización desde el principio, recomendamos seguir estos pasos clave: Definir una misión. ¿Qué hace su PMO? Definir una visión. ¿Cómo quieres que crezca?

Identificar las principales partes interesadas. ¿Quiénes son?

Seleccione las funciones y los servicios básicos. ¿Cómo funciona su PMO a la hora de agregar valor a las partes interesadas?

Crear indicadores adecuados e indicadores clave de rendimiento (KPI). ¿Cómo • sabes que tu PMO está haciendo su trabajo bien?

Mejora continua. Desarrollar planes de acción basados en las métricas y KPIs. • • • • •

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Formación en Project Management.

Curso preparación a la certificación PMP/CAPM. Certificación Scrum master.

Formato presencial: 35 horas presenciales.

Formato semipresencial: 15 horas presenciales / 25 teleformación con tutor individual.

También preparamos la certificación en sus instalaciones.

Gestión práctica de proyectos para empresas tecnológicas e Ingenerías.

Formato presencial: 25 horas presenciales.

Formato taller: 15 horas presenciales.

Formación + Asesoramiento durante las

Gestión de Avanzada de Proyectos.

Para empresas que gestionan grandes proyectos o tienen experiencia en dirección de proyectos y buscan la mejora.

Orientada a Ingenierías, Consultoras, Fabricas, Estudios Arquitectura, Empresas que realicen I+D+i…

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Formación en Competencias y Habilidades para profesionales que trabajan en proyectos.

PÍDENOS NUESTRO CATÁLOGO COMPLETO DE FORMACIÓN. Adaptamos toda nuestra formación a tu empresa.

- Motivación y gestión de equipos.

info@beinn.es

- Gestión del tiempo y productividad.

- Metodologías ágiles de gestión de proyectos y procesos. Lean y Kanban.

- Gestión de la comunicación.

- Negociación y gestión de Reuniones.

- Utilización de la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) - Puesta en marcha de una PMO (Oficina de Dirección de Proyectos).

- Gestión de requisitos y clientes.

(Formación bonificable por la Fundación. Tripartita)

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BeiNN, especialistas en project management.

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