Revista BeiNN Project Management. Febrero 2014 by BeiNN Dirección de Proyectos

Los project managers en las organizaciones de hoy en día. Febrero 2.014. Núm. 4.

Revista BeiNN Project Management. Empresa especializada en Project Management Gestionamos los proyectos del presente para reforzar tu futuro.

CONTENIDO - Elementos clave para la puesta en marcha de una PMO. (Pág. 4)

Cualquier empresa independientemente de su sector o tamaño se ha enfrentado a la gestión de un proyecto. Ha tenido que dirigir algo que tenía que producir un resultado en un período de tiempo determinado y con unos recursos limitados. Podemos pensar en proyectos de grandes dimensiones como obras civiles o arquitectónicas u otros de menor tamaño como la realización de un plan de marketing, un estudio de viabilidad o la implantación de un software.

- Secretos para tener motivado al equipo. (Pág. 6)

Si algo tienen en común todos estos proyectos es que requieren de una buena gestión y conocimientos de project management para que el resultado sea el que se esperaba, y en esto entra en juego una figura clave en cualquier organización: El project manager.

- ¿Cómo es un buen project manager? (Pág. 7)

Posiblemente trabajar de project manager en cualquier organización suponga hoy en día ser de los profesionales más completos y en constante actualización. Las empresas buscan directores de proyectos que les resuelvan problemas concretos dentro del proyecto y tengan un amplio abanico de habilidades y competencias complementarias al project management. Son perfiles cada vez más demandados en el mercado y a los cuales se les exigen cada vez más competencias: Liderazgo, Gestión de su propio tiempo, Gestión de equipos y del talento que reside en ellos, Comunicación eficaz, Gestión de riesgos y cambios... La situación actual hace que sean profesionales que con sus conocimientos en project management ayudan a que las empresas en las que trabajan sean más eficientes y ahorren costes. BeiNN es una empresa especializada en project management que trabaja desde una doble vertiente: 1.- Project managers: La mejora y el desarrollo profesional de project managers a través de mentoring o formación especializada.

- Los project managers esos grandes desconocidos. (Pág. 8) - ¿Te atreves a poner a prueba tus conocimientos en project management?. (Pág. 10) - Actividades de la Red Profesional de Project Managers. (Pág. 11)

2.- Empresas y organizaciones: Poniendo a vuestra disposición directores de proyectos para gestionar proyectos concretos, asesorando y formando en buenas prácticas en dirección de proyectos o implantando PMO (Oficinas de Dirección de Proyectos) Con esta revista queremos dar difusión al apasionante mundo del project management y todo lo que engloba. Espero que los artículos seleccionados te resulten útiles a la vez que interesantes. Anabel Domínguez Pardo. Directora General. BeiNN Project Management.

Asesoramiento a empresas y organizaciones en Project management. Te ayudamos a que tus proyectos sean un éxito. Beneﬁcios que le aporta BeiNN. En BeiNN le ayudamos en el arduo camino de dirigir tus proyectos hacia el objetivo por el cual se pusieron en marcha. Cuidando que se cumplan los plazos, el dinero presupuestado y con los recursos con los que se cuenta. Consiga los mejores resultados, asesorado por profesionales certificados especializados en project management. Ahorre dinero, tiempo y esfuerzo. •

BeiNN capacita a las organizaciones en Gestión Eficiente de Proyectos enseñándoles a aplicar buenas prácticas reconocidas a nivel mundial en sus proyectos, adaptando estas buenas prácticas a sus necesidades porque cada organización es única y hay que tratarla como tal.

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BeiNN somos una empresa especializada en Project Management, que forma y certifica project managers, lo que nos hace los mejores compañeros para capacitar a sus directores de proyectos.

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Disponemos de una red de project managers repartidos por toda españa y latinoamérica lo que nos permite poner a disposición de su organización el director de proyectos idóneo para que sus proyectos sean una realidad.

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BeiNN aporta en sus servicios de asesoramiento en dirección de proyectos y puesta en marcha de PMOs (Oficinas de Dirección de Proyectos), el soporte y asesoramiento de expertos en Dirección de Proyectos a las organizaciones que están empezando a trabajar con un enfoque a proyectos.

Elementos clave para la puesta en marcha de una PMO El setenta por ciento de las organizaciones en 2013 tenían una oficina de gestión de proyectos (PMO), de acuerdo a datos proporcionados por Pulso de la Profesión™ del PMI: El impacto de las PMO sobre Estrategia de Implementación. A pesar del creciente número de oficinas de gestión de proyectos (OGP), muchas organizaciones todavía no han logrado el éxito en la implantación de su PMO. El primer paso para establecer efectivamente una PMO es averiguar si la organización necesita una.

Fotografía: Lucy Nieto

Parte del análisis de si un PMO sería una buena opción para su organización es saber qué funciones se van a realizar en la PMO. Una PMO es una estructura de organización, como un departamento o grupo, responsable de ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos a través de los resultados efectivos de la gestión de proyectos. A continuación tienes los elementos clave para la puesta en marcha de una PMO. Por lo tanto, un PMO normalmente ofrece tres objetivos principales: • Proyectos eficientes: mejores resultados • Presenta la información: información útil para apoyar la toma de decisiones • Estandarización: resultados consistentes y repetibles, así como estandarización en el uso de procesos, plantillas y metodologías. Obviamente, la implementación y el mantenimiento de una PMO no es barato.Por lo general, hay una cierta inversión de capital en la creación de una PMO, sobre todo porque va a añadir una sobrecarga de administración, además de los costos de los proyectos existentes. Para una empresa cuya actividad principal consiste en sólo unos pocos proyectos, en su caso, podría no tener sentido implementar una PMO. Y si bien no hay una fórmula mágica para determinar cuando las organizaciones necesitan una PMO, la mayoría lo hacen cuando tienen: • • •

Un gran número de proyectos – una PMO gestiona las interdependencias, los recursos y proporciona la estandarización. Proyectos muy grandes – que suelen llevar asociada alta complejidad, y que requieren de una mayor coordinación e integración. Una estrategia que depende en gran medida de los nuevos proyectos – una PMO en este caso proporciona la alineación estratégica, la priorización y selección de proyectos.

Elementos clave para la puesta en marcha de una PMO Si se ha determinado que su organización necesita una PMO. ¿Cómo se pueden sentar las bases para poner en marcha una PMO de forma efectiva? En primer lugar, es importante saber que existen diferentes tipos de OGP. Estos incluyen, pero no se limitan a: • Oficina del proyecto: planificación, seguimiento y control de las funciones de proyectos o programas grandes y complejos. • Departamental PMO: Integración de proyectos en una o más carteras de proyectos, la Fotografía: Lucy Nieto gestión de un conjunto compartido de recursos y la presentación de informes. • PMO Organizacional: Garantiza la alineación estratégica mediante la selección y priorización de proyectos, programas y carteras. (Lea más sobre esto en PMI®Thought Leadership Series: Strategic Initiative Management – The PMO Imperative.) Tenga en cuenta que la implementación de una PMO implica un montón de cambios, ya que supone una nueva estructura organizativa, que afecta el equilibrio de poder y la cultura de una organización. Por último, para implantar la mejor PMO para su organización desde el principio, recomendamos seguir estos pasos clave: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Definir una misión. ¿Qué hace su PMO? Definir una visión. ¿Cómo quieres que crezca? Identificar las principales partes interesadas. ¿Quiénes son sus clientes? Seleccione las funciones y los servicios básicos. ¿Cómo funciona su PMO a la hora de agregar valor a las partes interesadas? Crear indicadores adecuados e indicadores clave de rendimiento (KPI). ¿Cómo sabes que tu PMO está haciendo su trabajo bien? Mejora continua. Desarrollar planes de acción basados en las métricas y KPIs.

Secretos para tener moDvado al equipo. La recogida de requerimientos, la gestión de los interesados, la comunicación con el equipo, la gestión de riesgos… son algunos de los factores clave para el éxito de un proyecto, pero ¿qué pasa con la motivación de las personas del equipo y nuestra propia motivación? A los project managers no nos suelen formar en técnicas para mantener motivado a nuestro equipo del proyecto, ni conocemos los diferentes tipos de motivación, ni lo que nos mueve a cada persona a actuar.

¿Quieres que un equipo motivado te acompañe en tu proyecto? La motivación, es la fuerza o el incentivo que conduce a realizar una acción. Seguro que hemos oído que la auto-motivación (motivación que parte del interior), es la clave para iniciar una tarea y conseguir llevarla a su finalización. Cualquiera de nosotros lo ve cada día… dependiendo de como estemos de motivados seremos más o menos productivos o abordaremos más o menos tareas. Pero aunque la motivación sea un proceso interno, se ve fuertemente influida por las características del entorno, y aquí interviene mucho el trabajo como un ámbito de la relación humana. El trabajo no solamente consiste en un intercambio de servicios por una remuneración, si no que también es fuente de satisfacción profesional y personal. Llegados a un determinado punto, aunque a algunos pueda sorprenderos, la remuneración económica deja de motivar, bien es cierto que para que esto suceda tienen que estar cubiertas en la mayoría de los casos las necesidades más básicas. Entonces, viendo que no solo nos motiva el dinero, ¿cuáles son los secretos para tener motivado al equipo en el proyecto cuando no podemos incrementar su nómina o ya no es suficiente motivación un recompensa económica? ¿podemos hacer algo más los project managers? Aquí os dejamos una serie de “secretos” que podéis utilizar para motivar al equipo: 1.- Siempre empezar por uno mismo. Para motivar a los demás tenemos que estar motivados nosotros y esto debe notarse en todas las situaciones en el contexto de un proyecto.

Fotografía: bass_nroll

2.- Siempre compartir la información que se tenga que compartir del proyecto. No hay nada que más desmotive, que el sentirte excluido o que no cuentan contigo tanto como deberían en un proyecto y en el entorno en el que te compete. La información tiene que llegar de la manera adecuada y toda la que sea necesaria a las personas del equipo del proyecto, para que sigan estando motivados. 3.- Compartir problemas con el equipo. Cuando nos encontramos con problemas relacionados con el proyecto, el equipo es nuestro mejor recurso. 4.- Mantener un ambiente amigable. Esto está tremendamente probado: el grado de motivación del equipo y a nivel personal aumenta, si el clima en el que se desarrolla el trabajo del proyecto es bueno. Aquí la comunicación, el respeto y el “buen rollo” son fundamentales para que estemos con una sonrisa en nuestro día a día. 5.- Mostrar respeto por todos los miembros del equipo. Incluso las tareas pequeñas deben terminar con al menos un gracias, las personas pueden esforzarse más al buscar ese reconocimiento. Al comunicar, sé humilde, elije las palabras cuidadosamente, utilice más el nosotros que el yo. 6.- No intentar culpar a nadie. El buscar culpables no nos lleva a ningún sitio. Una vez buscadas las soluciones y aplicadas analizar las causas y ponerlas en común para que no vuelva a suceder. Evitar el “dedo apuntador”. 7.- Dar retroalimentación positiva. Mencionar qué es lo que se ha realizado correctamente, las deficiencias y como el equipo lo puede hacer mejor. El director de proyectos debe ser parte del equipo cuando que responsabilizarse de errores y terminar siempre la retroalimentación con una nota positiva que anime a seguir.

Ar#culo del mes seleccionado de los colaboradores de BeiNN.

¿Cómo es un buen project manager? Lo que se espera de un proyecto es obtener un resultado único, a medida de una necesidad, y desarrollado dentro de unos límites temporales y económicos. Si hay algo que caracteriza a un proyecto así definido es que habrá riesgos, oportunidades y cambios, en otras palabras, incertidumbre. Un Project Manager es un profesional que sabe cómo tratar con estos escenarios para conseguir los objetivos, porque ya se ha visto en muchos similares, porque también se ha equivocado bastantes veces y tiene voluntad de aprender de sus errores, y porque conoce una serie de buenas prácticas profesionales que actualiza periódicamente. Si tuviera que elegir una habilidad crítica del Project Manager, sería la de la gestión de lo que llamamos stakeholders y sus expectativas, las de todas las personas y entidades relacionadas de alguna manera con el proyecto, como beneficiarios, equipo de trabajo, inversores, usuarios, proveedores, etc. En mi opinión, la correcta gestión implica que se fomenten diferentes perspectivas del proyecto, pero todas coherentes. Es muy mala práctica, por ejemplo, levantar expectativas distintas con cada interlocutor, sabiendo que son incompatibles entre sí o muy poco realistas. El anterior es sólo un ejemplo de buenas (y malas) prácticas, que están descritas en cuerpos de conocimiento, recopilando la experiencia de muchos Project Managers a nivel mundial. Su utilidad es advertirnos de los riesgos habituales en proyectos y ofrecer pautas para evitarlos, al igual que aprovechar mejor las oportunidades, que consideramos riesgos positivos. Para que esto funcione realmente, las buenas prácticas necesitan ser adaptadas a cada caso, y van evolucionando. Por eso, como ocurre con otras profesiones, nos gusta asociarnos para compartir el conocimiento y mejorar. Un buen Project Manager no se cree en posesión de la verdad absoluta, entre otros motivos porque sabe que tal cosa no existe. Un buen Project Manager colabora con otros y pide consejo si lo necesita, incluso a su equipo, sin tomarlo como un síntoma de debilidad, sino de virtud, por su propia experiencia. Habitualmente el Project Manager tiene que dirigir un equipo de personas para conseguir los objetivos del proyecto. Las personas tienen unas capacidades potenciales y habilidades, de las que a veces ni son conscientes. El Project Manager consigue que la potencia se convierta en valor real, alcanzando los objetivos del proyecto. Pero, como dije, estos objetivos están sujetos a cambios y riesgos, que debe saber gestionar. El miedo y la resistencia al cambio, sobre todo en la coyuntura económica actual, son amenazas que tiene que ayudar a superar. También la incorrecta gestión del tiempo, un recurso no renovable. El Project Manager no es un mero observador del proyecto, forma parte decisiva de él, influye en los demás y toma decisiones, y si considera necesario involucrarse en tareas operativas, lo hace sin dudar, incluso para dar ejemplo. Como dicen mis colegas de Beinn en uno de sus artículos, parece que hablamos de superpoderes, pero es fruto de la experiencia profesional y de la voluntad de la mejora continua. No me cabe duda de que es una de esas profesiones vocacionales, donde se percibe un valor global en el avance de la sociedad gracias a la consecución de proyectos. Otro aspecto importante a destacar es que el Project Manager suele ser el representante de una empresa frente al equipo, dotado por tanto de un cierto poder formal, que es importante que exista. Pero para el éxito del proyecto es preciso que se convierta en un modelo a seguir, y tiene que transmitir todos los valores de la empresa con el ejemplo, ya que los demás van a imitar su comportamiento. Por ello un buen Project Manager tiene que estar muy atento al tipo, cultura y valores de la organización. Para pertenecer a asociaciones como el PMI (Project Management Institute) es necesario firmar una adhesión a su código ético. Si pensamos en un objetivo global de mejora de la sociedad, no sorprende lo anterior. Cabe preguntarse si esto es pura teoría o está respaldado por casos reales. Valga como ejemplo, extraído de la web de PMI (PMI's Pulse of the Profession), sobre la diferencia para la empresa entre tener definida una carrera para el Project Manager (71% de proyectos finalizados alcanzan objetivos), o no (57%). Al final, como ocurre en las empresas, los Project Managers somos personas y trabajamos con personas, para obtener valor a partir del trabajo en grupo, procurando escenarios win win, donde todos salen ganando. Hacemos de los cambios un aliado, porque no todo cambio es una mejora, pero toda mejora sí es un cambio. Artículo realizado por: José Julio López Santos (PMP, Exec. MBA) ha trabajado como Project Manager de IT y consultor PMO durante más de 10 años. Con especialidad en Business Intelligence, Cuadros de Mando y Mejora de Procesos. Perfil Linkedin: es.linkedin.com/in/atajar/

Los project managers esos grandes desconocidos. Existen unos grandes profesionales en las organizaciones que juegan un papel fundamental en la estrategia empresarial. La alta dirección y los directores o responsables de departamentos, desconocen todavía en muchos casos, lo que estos profesionales pueden llegar a hacer y aportarles en su visión y en llevar a su organización al éxito. Esto todavía se acrecienta más en las pymes, por lo que si es tu caso te invito a que profundices y sepas más acerca del project management y todo lo que aporta. Entonces…. ¿Quienes son estos profesionales tan importantes y tan desconocidos? Los directores de proyectos o project managers y en este artículo queremos desvelar algunos de los poderes con los que cuentan para que se conozca más esta apasionante profesión. Si pensamos en una definición para Project Manager o Director de Proyecto rápidamente se tiene una idea en mente de que es el que guía los esfuerzos para alcanzar los objetivos del Proyecto, es el que dirige al equipo y a todas las personas implicados para que tengan éxito en sus tareas y responsabilidades, se alcancen las metas marcadas por el proyecto. Son profesionales organizados, apasionados y volcados a la consecución de los objetivos del proyecto y juegan un papel estratégico en como las organizaciones llegan a tener éxito, aprenden y cambian. En varias ponencias he comparado al project manager o director de proyectos con un superhéroe, sí, con un superhéroe o superheroína. Este símil lo he llevado incluso en foros ajenos al mundo del project management donde nada o muy poco se conocía de esta profesión y ha dejado a muchos con la boca abierta al conocer a un profesional completo y con multitud de recursos útiles para cualquier organización. Para explicar por qué el project manager es un superhéroe quiero dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿Dónde están los poderes mágicos del project manager? Ya va siendo hora que salgan a la luz y sepamos más de este completo profesional tan desconocido. Aquí os dejo cinco de los muchos poderes mágicos que tienen los project managers. •

1.- Solucionan problemas y acuden al rescate cuando alguien está en apuros en el proyecto. Cuentan con herramientas y toda la información necesaria para dar solución a los problemas y conflictos que surgen en el entorno de los proyectos. Saben gestionar mejor que nadie los conflictos en el entorno del proyecto, con el equipo, clientes, proveedores… porque saben ejercer el liderazgo que corresponde a cada momento. (Si quieres mejorar o conocer las habilidades que tienen los project managers, aquí puedes saber más)

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2.- Ponen y quitan días al calendarios, con las planificaciones, programaciones y reprogramaciones en el cronograma que saben hacer para que se alcance el objetivo dentro del alcance que se había marcado, en tiempo y con el presupuesto acordado.

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3.- Consiguen recursos donde no los hay. Habilidad positiva donde las haya. Porque los project managers logran finalizar proyectos y conseguir objetivos con los recursos de que disponen, recursos que en muchos casos son limitados y cambian a lo largo del proyecto.

Los project managers esos grandes desconocidos.

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4.- Son capaces de ver y predecir el futuro. Saben lo que va a pasar. Cualquier project manager sabrá lo que va a pasar el día D, del mes M, del año A, en el proyecto que está dirigiendo y es más, podrá predecir como va a finalizar el proyecto y actuar en consecuencia. Puede proyectar el futuro en base a los datos que tiene en el momento actual. No me olvido de cómo se analizan y gestionan los riesgos que pueden suceder en un proyecto y tener planificado como actuar.

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5.- Pueden estar en varios sitios a la vez. En proyectos con equipos distribuidos, el project manager sabe lo que está pasando en diferentes sitios solo con ver y utilizar alguna de las herramientas con las que cuentan los project managers. No se les escapa una, para que el proyecto sea un éxito y hace todo lo posible por que se alcancen los objetivos.

Los project managers al igual que superhéroes, son claros agentes de cambio en las organizaciones: hacen de las metas del proyecto la suya propia, y utilizan sus habilidades y experiencia para inspirar un sentido de propósito común dentro del equipo del proyecto. Los project managers disfrutan de la adrenalina que provocan los nuevos retos y la responsabilidad de impulsar y liderar el que se consigan resultados empresariales. Los project managers trabajan bien bajo presión y se sienten cómodos con el cambio y la complejidad en entornos dinámicos. Solo hemos desvelado cinco de los poderes que tienen los project managers y creeme que tienen más… ¿qué más poderes crees que tienen los project managers? ¿Como project manager te consideras ese gran desconocido? ¿Qué es lo que tienen que saber que hace un project manager?

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? ¿Te atreves a poner a prueba tus conocimientos en Dirección de Proyectos?. 1. Usted ha sido asignado como director de proyecto y debe calcular el presupuesto para un proyecto de asesoramiento tributario para un Cliente de la industria automotriz. ¿Cuál de las siguientes consignas es FALSA? A. La reserva de gestión se tiene en cuenta en los cálculos del valor ganado B. El presupuesto del proyecto generalmente incluye una reserva para contingencias C. La cuenta de control estará a un nivel de jerarquía superior a los paquetes de trabajo D. El presupuesto del proyecto puede incluir una reserva de gestión para imprevistos 2. En su empresa necesitan comprar un equipo electrógeno para suplir aquellos periodos de corte de luz. Van a comprar un equipo por $4.000 que durará 15 años, si se realiza un uso normal y mantenimiento adecuado. La vida útil contable de ese tipo de activos es de 5 años. Si la empresa aplica un método de depreciación lineal, ¿Cuál será la depreciación que podrá descontar anualmente del impuesto a las ganancias? A. $266,66 B. $400,00 C. $800,00 D. Falta información para responder 3. Un proyecto finaliza con la entrega de un tren de alta velocidad a un Cliente europeo. Los costos operativos y de mantenimiento que enfrentará el Cliente, son considerados como: A. Costos prorrateados B. Costos variables C. Costos hundidos D. Costos del ciclo de vida

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