Comunicación para el cambio cultural

Para que el cambio cultural se afiance en la cotidianidad del Ministerio, se debe contemplar la importancia de los mensajes que lo impulsarán, así como la manera de difundirlos. La gráfica 5 representa la trilogía de las responsabilidades de la comunicación en las organizaciones, según Ritter (2008), que evidencia que es un trabajo conjunto entre la Dirección, el equipo de Recursos Humanos y la Oficina de Comunicaciones.

Recursos Humanos Dirección

Comunicaciones corporativas

Estrategias De Comunicaci N

Gráfica

La comunicación en el entorno organizacional es uno de los pilares del cambio cultural ya que genera influencia directa sobre la transformación de la mentalidad y la actitud de los servidores, lo que potencia la modificación de las relaciones internas y externas facilitando implementar patrones de comportamiento que perduren y se demuestren en la cotidianidad. Para ello se debe contemplar en toda estrategia de transformación cultural lo siguiente:

Empatía para el cambio

La empatía como factor clave de las relaciones debe ser contemplada en cualquier proyecto de cambio cultural que busque un clima laboral armónico, que permita el desarrollo de potencialidades y la sinergia necesarias para generar transformaciones en favor del cumplimento de la misión del Ministerio.

Para tal fin se deben revisar aspectos personales de los servidores que se configuran como barreras de la comunicación y que al ser controlados de manera consciente refuerzan el cambio y facilitan la comunicación asertiva con todas las personas.

Percepción personal subjetiva: lo que desde el punto de vista personal parece real pero no siempre lo es.

Estereotipos: Imágenes mentales prediseñadas acerca del otro, de los procesos y de la entidad.

Suposiciones: Tendencia de las personas a considerar como cierto lo que piensan y a actuar de manera predeterminada sin obedecer a factores ambientales.

Falta de retroalimentación: Dar opiniones o juicios frente al proceso de cambio que no están basados en hechos y datos.

En el entorno laboral el comunicarse de manera adecuada permite la adaptación de los equipos de trabajo ya que se tienen claros los objetivos y se potencia un clima armónico y de imaginarios compartidos entre los integrantes, lo que fortalece los atributos culturales.

Estrategia de apropiación cultural

Una buena estrategia de cambio organizacional permite el crecimiento y desarrollo personal, aumenta la motivación, genera sentimientos de pertenencia y cohesión y es un estímulo para la creatividad. Por ello, la estrategia de transformación cultural en MINCIT procura generar espacios de conversación y de representación social en los servidores frente a:

Las competencias y los valores

En toda actividad dirigida al cambio cultural es necesario que exista sinergia de equipo, razón por la cual se deben comunicar y reconocer las competencias y los valores requeridos por los servidores, con el fin de generar confianza, tranquilidad, identidad y una visión compartida que impacte positivamente en el desempeño de las personas en el Ministerio. Para ello se utilizan acciones de capacitación e inducción, piezas comunicativas y campañas de sensibilización, entro otras que buscan la generación de un escenario propicio para el cambio cultural.

La socialización primaria y secundaria

Para fortalecer los atributos culturales de innovación, orientación al logro, liderazgo y actuar basado en valores en el Ministerio, se requiere en palabras de Sánchez & Guerrero (2015) «influencia sobre las poblaciones objetivo, focalizando las percepciones, las creencias, las suposiciones, las actitudes, las normas sociales, los conocimientos y los comportamientos cuyo cambio se desea impulsar». Por tanto, los proyectos de cambio deben ser explícitos con los servidores y también deben comunicarse desde el quehacer cotidiano y normativo con el fin de posicionar en las personas y en el ambiente el cambio organizacional.

Los tipos de intervención

Se pueden realizar diferentes tipos de intervención para poner en marcha proyectos de cambio, desde estrategias de comunicación y publicidad, capacitaciones, actividades de reconocimiento a servidores por demostrar los atributos deseados, estrategias de recompensa y sanción, así como acciones desde la economía del comportamiento y el nudgig3 hasta modelación por presión social.

Comunicar desde la esperanza

Una estrategia de cambio se implementa más fácilmente cuando se vincula a emociones positivas y a los logros del equipo. Por esta razón, la estrategia de cambio en MINCIT busca comunicar desde la esperanza desde un enfoque en el que:

• Se hable de soluciones y no de problemas.

• Se resalte lo que se apoya y no lo que se quiere dejar atrás.

• Se enfoque en señalar oportunidades, evitando ejemplificar desde las amenazas.

• Se enfatice el apoyo a los que lo hacen bien, no a quienes perciben únicamente problemas.

Diseño instruccional para impactar la cultura

El Banco Interamericano de Desarrollo presenta dentro de sus metodologías de trabajo un modelo instruccional que se puede adaptar a los proyectos de cambio cultural del Ministerio. Este contempla los siguientes aspectos:

Población: Se debe centrar la atención en las características de las personas, en su manera de percibir el mundo y de relacionarse, para elegir un estilo comunicativo adecuado y actividades de impacto.

Objetivos: Se plantean pensando en la estrategia general del cambio y la visión que se quiere de la entidad. Estos deben describir las metas y los alcances de la intervención.

Competencias: Toda acción destinada al cambio cultural debe contemplar la definición de las competencias específicas a reforzar, de manera que se puedan compartir los conocimientos y saberes necesarios.

Evaluación: La credibilidad percibida de los proyectos de cambio en clima organizacional debe ser evaluada para saber el nivel de persuasión y apropiación de los atributos objeto de intervención.

Actividades: Se seleccionan de acuerdo con la población objetivo y el tipo de intervención que se quiere realizar. Se deben diseñar de manera tal que sean replicables y se puedan documentar para garantizar la trazabilidad del cambio cultural.

Tiempo: Si bien es cierto que la estrategia de cambio organizacional es una iniciativa a largo plazo, se deben puntualizar lapsos para planear, implementar y evaluar acciones que potencien el cumplimiento de logros menores que lleven a la meta general.

Aspectos adicionales: Se deben contemplar aspectos adicionales (técnicos, logísticos y procedimentales) que puedan afectar el desarrollo de los proyectos de intervención cultural para minimizar posibles errores y garantizar el cumplimiento de objetivos.

Estrategia de apropiación cultural

A continuación, la tabla 1 presenta temáticas puntuales a manera de ejemplo que pueden ser tenidas en cuenta para incentivar la optimización de la cultura en MINCIT.

Inducción y reinducción Desarrollar un curso para la inducción y reinducción que permita la apropiación y aplicación de los cambios culturales en MINCIT.

• Identidad y filosofía institucional

• Naturaleza, productos y servicios del Ministerio

• Sistema integrado de planeación y gestión

• Políticas y procedimientos

Brigadas culturales Fortalecer competencias personales y conocimiento en los servidores que permitan intervenir individualmente o en grupos para interiorizar los atributos culturales.

• Conformación, funciones y tipos

• Condiciones para ser brigadista (físicas, psicológicas y complementarias)

• Gestión del cambio

• Diseño instruccional

Gerencia de proyectos Generar buenas prácticas en la gestión de proyectos por medio de la descripción de los conceptos y procesos que permitan introducir proyectos de cambio cultural.

• Qué es la gerencia de proyectos y sus principales tendencias

• Conceptos de la dirección y gestión de proyectos

• Estructura de los proyectos

• Enfoques de gestión híbridos

Gestión del cambio

Brindar herramientas a los participantes que permitan gestionar su propio proceso de cambio, a partir de un análisis de experiencias personales y empresariales que permita ejemplificar la visión organizacional, la sensación de urgencia y la alineación del equipo.

• Los factores del Cambio Organizacional

• Las fases del cambio

• Elementos para la gestión del cambio

• Estrategias de gestión del cambio

Liderazgo para directivos Incentivar el liderazgo electrónico en los procesos para la consecución de los resultados organizacionales.

• Liderazgo, un fenómeno complejo

• Liderazgo 3D: Mucho más que labores virtuales

• Características del liderazgo electrónico efectivo

• Ventajas y limitaciones del liderazgo electrónico

Comunicación organizacional

Potenciar la comunicación como factor fundamental para el cambio cultural.

• Estilos comunicativos

• Elementos de la comunicación efectiva

• Diseño de campañas de comunicación

• Barreras y sesgos cognitivos

Otros recomendados por Función pública

Reconocer los principios de acción que definen la gestión del servidor público.

A modo de conclusión

• Cultura de la legalidad

• Eficiencia y eficacia en la gestión

• Acuerdos

• Confianza

• Identidad y sentido de pertenencia

• Código de integridad

Como respuesta a la necesidad de optimizar la cultura organizacional del Ministerio para su transformación en una entidad con cultura de innovación (orientada al logro, con liderazgo fortalecido y vivencia de valores), se deben potenciar las capacidades de las personas que componen los equipos de trabajo a través de actividades de desarrollo y crecimiento. Para ello se plantea la estrategia de cambio basada en las 6E, que permite realizar actividades para optimizar los atributos culturales necesarios. Se debe perturbar positiva y continuamente el funcionamiento del Ministerio para que el equipo logre un continuo desequilibrio productivo y se generen las acciones de adaptación requeridas para generar cambios que se adapten a las necesidades específicas de la sociedad.

Estrategia de apropiación cultural

Bibliografía recomendada

• Aamodt M. (2010). Psicología Industrial /Organizacional. Un enfoque aplicado. México: Radford University y DCI Consulting.

• Chiavenato, I. (2009). Comportamiento organizacional: La dinámica del éxito en las organizaciones. México: McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A. de C.V.

• Department for Environment, Food & Rural Affairs DEFRA (2008). Changing behavior through policy making. Reino Unido. p.47.

• Ritter, M. (2008). Cultura organizacional. Buenos Aires. La Crujía Ediciones.

• Romero, S. (2009) La cultura organizacional como valor empresarial. México: Pearson Educación.

• Sánchez, E. y Guerrero, M. (2015). Cambio cultural en la gestión pública: Estrategia de cambio cultural. Bogotá: Función Pública.

• Vásquez, A. (2013). Interdependencia entre el liderazgo transformacional, cultura organizacional y cambio educativo: una reflexión. En: Revista Iberoamericana sobre Calidad, Eficacia y Cambio en Educación, vol. 11, núm. 1, 2013, pp. 73-91

• Vielhauer, L. (2019). La interdependencia entre liderazgo, empleados y cultura corporativa como catalizador de la transformación digital de organizaciones. Madrid: Instituto Católico de Administración y Dirección de Empresa. Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.