Projektmanagement by BILDUNGaktuell

BILDUNGaktuell Das eMagazin für Management, Personalwesen und Weiterbildung

#06 08.06.2010

Projektmanagement

Mission possible

Geringes Budget, knappe Zeitvorgaben und Widerstände im Unternehmen: Wer Projekte leiten will, muss Unmögliches möglich machen.

■ Mut zum Handeln

■ Wie man richtig Führt

Welcher Führungsstil Zukunft hat und welche Fähigkeiten Manager brauchen.

Ein Medienprodukt der karp | communication company

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Eingreifen, wo Unrecht geschieht: Zivilcourage kann man lernen.

» Themen. Autoren. Inhalte. Recruiting-Expertin Mag. (FH) Barbara Wiesinger weiß, wie man sich online bewirbt. „Das Web 2.0 sollte dabei auf jeden Fall für das Vorantreiben der eigenen Karriere genutzt werden.“ ab Seite 3 MMag. Volker Frey ist der Meinung, dass jeder Zivilcourage lernen kann: „Je sicherer ich mich fühle, umso überzeugender wird auch mein Eingreifen in schwierigen Situationen sein.“ ab Seite 6 Kennt Univ.-Prof. Dr. Helmut Kasper das Geheimnis erfolgreicher Führung? Eines ist für ihn auf jeden Fall klar: „Management-Skills ändern sich immer wieder. Soziale Kompetenzen hingegen sind von Dauer und lange Zeit gültig.“ ab Seite 9

Wir kochen Ihr Mittagessen

„Flexibel und schnell zwischen Rollen wechseln und dabei sich selbst bleiben.“ Das und noch viel mehr sind die Anforderungen an Projektleiter, schreibt Projektmanagement-Profi Mag. Elke Zitzke ab Seite 12 PLUS: 10 Thesen zum Managen von Projekten. Von Mag. Gerhard P. Krejci ab Seite 14

gut, frisch, pünktlich Fotos: beigestellt

Die BILDUNGaktuell-Glosse „Boshaft gesagt – über Sinn und Unsinn im Seminargeschäft“ von Dr. Peter Wasservogel. Der Bildungsprofi schreibt in Teil 2 über „Die Expertenfalle“ ab Seite 15 Impressum Herausgeber: Alexander Karp karp | communication company Layout & Grafik: Anton Froschauer Redaktion & Anzeigenverwaltung: Siegfriedgasse 52/19, 1210 Wien E-Mail: redaktion@bildungaktuell.at Web: www.bildungaktuell.at

Medieninhaber & Herausgeber: karp | communication company www.karp.at Siegfriedgasse 52/19, 1210 Wien Grundlegende Richtung: Journalistisch unabhängige Berichterstattung und Hintergrundberichte zu den

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Themen Aus- und Weiterbildung, Karriere, Lernen, Bildungspolitik. Hinweis: Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter. Alle im Inhalt angeführten Preisund Terminangaben sind vorbehalt-

lich Druckfehler und Änderungen. Bezahlte Texte sind als „Promotion“ gekennzeichnet. COPYRIGHT: Alle Rechte vorbehalten. Übernahme und Nutzung der Daten bedarf der schriftlichen Zustimmung des Herausgebers.

Event

hotel

Wien 19, Peter Jordan Straße 78, Tel.: (01) 47660-116 Seite 2

Recruiting

Jobbörse Internet Wer sich online bewerben will, hat alle Möglichkeiten, eine neue Stelle zu finden. Gezielt, bequem und diskret. Wie das geht, verrät Mag. (FH) Barbara Wiesinger

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Dass das Internet die Rekrutierung grundlegend revolutioniert, wusste bereits 1994 der Amerikaner Jeff Taylor, der als Erster die „monster idea“ der Online-Rekrutierung geboren hat. Heute nutzen Millionen das Internet zur Jobsuche, denn der User kann nicht nur jederzeit aktuelle Jobs abrufen, sondern via iPhone/Netbook/UMTS-Handys auch überall. Das Web 2.0 sollte dabei auf jeden Fall für das Vorantreiben der eigenen Karriere genutzt werden. Bis dato bestand der Vorteil von Online-Jobbörsen darin, dass der User via Suchmasken seine Suche gezielt eingrenzen konnte. Die Idee »

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des Web 2.0 geht noch einen Schritt weiter. Jobsuchende können sich unter anderem einen eigenen Karrierebereich gestalten und erhalten eigens auf sie zugeschnittene Informationen. Stellenanzeigen werden empfohlen, favorisierte Unternehmen und gespeicherte Suchen lassen sich anlegen, interessante Stellenanzeigen können abgelegt werden und vieles mehr. Durch das Hochladen des Lebenslaufs können Kandidaten direkt von Arbeitgebern gefunden und kontaktiert werden. Auch Menschen in einem bestehenden Arbeitsverhältnis haben die Möglichkeit, sich durch die passive Jobsuche über die aktuellsten Jobs ihrer Branche auf dem Laufenden zu halten. Bei Upload des Lebenslaufs kann der Status „vertraulich“ angegeben werden, wodurch der User keine Angst haben muss, dass der Arbeitgeber auf seinen aktiven Lebenslauf in unserer Datenbank stößt. Weiters bietet das Anlegen von E-Mail-Suchassistenten Vorteile, da man in regelmäßigen Abständen aktuelle Jobs der jeweiligen Branche via E-Mail zugeschickt bekommt. BILDUNGaktuell 06/2010

Die Nutzung von Social-Media-Kanälen wie Xing, Facebook, Twitter & Co. nimmt bei der Jobsuche ebenfalls eine immer wichtigere Rolle ein. Denn Social Media ist die zweite Revolution des Recruitings. Viele Unternehmen haben das Potenzial von Online-Communities bereits erkannt und nutzen es verstärkt, um Nachwuchskräfte zu rekrutieren. Das heißt, diese Kanäle sollten auch bei der Jobsuche nicht außer Acht gelassen werden. Jedoch muss man sich darüber im Klaren sein, dass mit jedem Foto und jedem Posting Spuren im Internet hinterlassen werden, die für andere Nutzer – also auch für Personalverantwortliche – nachvollziehbar sind. Bewirbt man sich dann online, gilt es einiges zu beachten: Oberste Prämisse ist die Sorgfalt. Auch wenn der Umgangston in E-Mails im Alltag sehr locker sein kann, ist eine Online-Bewerbung eine reguläre Bewerbung. Was im Offline-Leben gilt, hat auch online Gültigkeit. ■ BILDUNGaktuell-Tipp: Die neue Studie „Recruiting Trends 2010 Österreich“, die im Auftrag von monster.at unter den Top-500 österreichischen Unternehmen in Zusammenarbeit mit der Uni Bamberg und Frankfurt durchgeführt wurde, kann kostenlos unter presse@monster.at angefordert werden.

Die Nutzung von SocialMedia-Kanälen wie Xing, Facebook, Twitter & Co. nimmt bei der Jobsuche eine immer wichtigere Rolle ein. Social Media ist die zweite Revolution des Recruitings. Mag. (FH) Barbara Wiesinger

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NEUES SEMINARPROGRAMM FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE SEMINARE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE ø

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Experten-Club.

Managementwissen | Erfahrungsaustausch | Netzwerk

Das Geheimnis erfolgreicher Führung: Welcher Führungsstil hat Zukunft und welche Fähigkeiten brauchen Führungskräfte heute? Vortrag von Univ.-Prof. Dr. Helmut Kasper Donnerstag, 1. Juli 2010, 9.00 bis 11.00 Uhr Skybar Wien – limitierte TeilnehmerInnenzahl

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Eine Veranstaltungsreihe für Führungskräfte von bfi Wien, BILDUNGaktuell und MANZ Verlag

Bildung und Gesellschaft Würden Sie hier einschreiten? Bedrohung macht oft unsicher

Helfen kann man lernen

Fotos: istockphoto

Zivilcourage ist eine Frage der Haltung. Wer hinschaut, kann auch verantwortungsvoll handeln. Wie wir lernen können, dort einzugreifen, wo Unrecht geschieht, zeigt ZARA, die Initiative für Zivilcourage und AntirassismusArbeit. Von MMag. Volker Frey Sie werden unerwartet Zeugin, wie drei junge Männer eine Frau belästigen. Oder im Bus: Eine Frau beschimpft eine andere, weil diese ihrer Meinung nach zu laut in einer „fremden“ Sprache spricht. Kommen Ihnen diese Situationen bekannt vor? Und sind Sie unsicher, ob Sie eingreifen würden, wenn Sie Zeuge bzw. Zeugin dieser Situation würden? Dann könnte Ihnen ein Zivilcourage-Training helfen, beim nächsten Mal sicherer zu reagieren und zufriedener mit Ihrer Reaktion zu sein.

Was bedeutet Zivilcourage? Eine einfache Google-Suche bringt viele unterschiedliche Definitionen. ZARA – Zivilcourage BILDUNGaktuell 06/2010

und Antirassismus-Arbeit veranstaltet seit Jahren Zivilcourage-Trainings und verwendet den Begriff so: „Zivilcourage beginnt mit Wahrnehmung und Verantwortungsgefühl und mündet in zivilcouragiertem Handeln. Dies bedeutet, den Mut zu haben, sich für jemanden, dem Unrecht geschieht, einzusetzen. Dies kann das Risiko eigener Nachteile beinhalten und unter Umständen den gesellschaftlichen und staatlichen Regeln oder Tendenzen zuwiderlaufen.“ Wahrnehmung bedeutet vor allem: nicht wegzuschauen, wenn es unangenehm wird. Oft bekommen Menschen, in deren unmittelbarer Umgebung andere beleidigt oder körperlich attackiert werden, gar nicht mit, was » 4 Seite 6

Bildung und Gesellschaft

Ein Zivilcourage-Training zielt nicht auf die Beseitigung von Ängsten ab. Es soll vielmehr helfen, Strategien zu entwickeln und mit Ängsten umzugehen. MMag. Volker Frey geschieht. Das kann viele Gründe haben: Sie wollen in nichts hineingezogen werden, wissen nicht, ob sie ein Konflikt angeht. Verantwortungsgefühl beweise ich dann, wenn ich mich für das Umfeld, in dem ich lebe, interessiere und es im Sinn meiner Werte mitgestalte. Solche Werte können sehr unterschiedlich sein – wie verhält es sich mit einem Rechtsradikalen, der „seine“ Busstation von Menschen, die aus seiner Sicht nicht dorthin gehören, befreien will – sogar unter Missachtung strafrechtlicher Bestimmungen? Dieser setzt sich wohl nicht für andere Menschen, denen Unrecht passiert, ein. Aber es stimmt natürlich: Zivilcouragiertes Handeln ist nicht unbedingt immer ein solches, das völlig in Einklang mit meinen Einstellungen stehen muss. Aus dem bisher Gesagten lässt sich schließen: Zivilcourage bedeutet nicht, sich Hals über Kopf in Situationen zu begeben, in denen ich weder mir noch jemand anderem helfen kann. Sie bezeichnet eher eine Haltung, die sich die meisten Menschen erarbeiten müssen. In vielen Zivilcouragetrainings habe ich erlebt, dass nur eine Minderheit dieses Hinschauen in unBILDUNGaktuell 06/2010

angenehmen Situationen und das verantwortungsvolle Handeln, wenn es um die Unterstützung von Menschen geht, die Opfer von Unrecht werden, von klein auf gelernt haben.

Stimme und Körpersprache: Je bewusster Sie auftreten, desto besser können Sie anderen helfen

Mythos Schlagfertigkeit Manche Menschen glauben, dass es in solchen Situationen genügt, schlagfertig zu sein. Natürlich hilft diese Fähigkeit – und sie wird in Trainings auch geübt. Aber allzu oft ist sie eine Ausrede, um in weiterer Folge anzufügen: „Entweder man ist schlagfertig – oder nicht. Und mir fällt leider immer erst im Nachhinein die passende Bemerkung ein.“ Doch da handelt es sich um einen Irrtum. Es ist keineswegs so, dass manche Menschen in allen Situationen spontan wirkungsvoll reagieren und andere nie. Wir alle haben bereits Situationen erlebt, in denen wir selbst eine Situation entschärft haben. Und von anderen können wir viele wirksame Interventionen abschauen. Davon leben Zivilcourage-Workshops.

Übung macht Mut Zu Beginn werden schwierige Situationen, typische Beschimpfungen und abschätzige Bemerkungen, gegen die die Teilnehmerinnen und Teilnehmer etwas erwidern wollen, gesammelt. Diese dienen als Material für die praktischen Übungen. Je nach Dauer des Workshops (zwischen vier Stunden und zwei Tagen) werden dann einige Begriffe (Zivilcourage, Gewalt,…) und die Motivation zum Eingreifen geklärt. Ein Zivilcourage-Training soll kein Kurs in Kampfrhetorik sein, um in der nächsten Auseinandersetzung um jeden » Seite 5

Seminartipp: Zivilcourage-Workshop Wie man heikle Situationen intelligent entspannt, ohne sich selbst in Gefahr zu bringen. Den Zivilcourage-Workshop bietet ZARA im Rahmen der 9. Sommerakademie Motten im Waldviertel an. 19.–20. Juni, 10–18 Uhr.

ne Körpersprache die Worte oder wirkt sie unsicher und zögerlich? Auch hier gilt: Schon einige kleine Übungen bewirken oft Aha-Effekte und relativ kurze Übungen können Teilnehmern helfen, sich im eigenen Körper sicherer zu fühlen und entsprechend wirksamer aufzutreten. Je sicherer ich mich fühle, umso überzeugender wird auch mein Eingreifen in schwierigen Situationen sein.

Mit der Angst umgehen lernen Diese Frage wird oft gestellt – und viele Menschen gehen mit dieser Erwartung in die Trainings. Daher kann es nicht oft genug gesagt werden: Angst ist eine natürlich Reaktion und sie hilft mir, mich besser auf Situationen einzustellen. Ein Zivilcourage-Training zielt nicht auf die Beseitigung von Ängsten ab. Es soll vielmehr helfen, Strategien zu entwickeln und mit Ängsten umzugehen. Wenn ich weiß, was ich brauche, um mich sicher zu fühlen, kann ich in den meisten Situationen etwas Sinnvolles tun. Was das in den Situationen, die Sie interessieren, sein kann, können Sie ja in einem Training ausprobieren. ■

Weitere Infos und Anmeldung unter:

MMag. Volker Frey ist Jurist und Politologe. Er bietet seit vielen Jahren Zivilcouragetrainings an – insbesondere für ZARA – Zivilcourage und Antirassismus-Arbeit. Zu den Trainingsangeboten von ZARA zählen neben Zivilcouragetrainings auch Argumentationstrainings gegen rassistische und diskriminierende Äußerungen.

ÒÒwww.ideen-ei.com/sommerakademie

ÒÒwww.zara.or.at

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Soft Skills Schulen und Universitäten vermitteln meist nur solides Fachwissen. Auf der Strecke bleiben nicht selten Menschenkenntnis, Empathie, Teamfähigkeit, menschliche Kommunikation in all ihren Ausformungen, Überzeugungskraft – kurz: Persönlichkeitsentwicklung und Umgang mit sich selbst mit dem Ziel eines erfüllten, erfolgreichen Lebens.

Beran & Wasservogel bieten hier, was anderswo versäumt wurde – in Einzel- und Gruppencoachings und in Seminaren:

www.beran-institut.com 1010 Wien, Wipplingerstraße 12/14 0664/ 430 74 24 – 01/ 202 33 26 – 01/ 535 43 68 Seite 8

Preis zu siegen. Vielmehr geht es darum zu überlegen, was hinter solchen „starken“ Sprüchen stehen kann. Unsicherheit, Angst oder Ärger sind häufige Motive für verbale Übergriffe – und wenn ich diese erkenne, fällt es oft leichter zu reagieren. Schließlich ist es auch wichtig, realistische Ziele und Strategien zu sammeln. Dabei zeigt sich häufig, dass viele Teilnehmer sich zu viel vornehmen: In einer kurzen Begegnung im öffentlichen Raum kann ich keine umfassende Diskussion führen. Wenn ich mir erwarte, mein Gegenüber „zu belehren“ (ob das überhaupt ein sinnvolles Ziel ist, bleibt einmal dahingestellt), ist Frust vorprogrammiert. Und dieser führt meist dazu, dass ich mir immer weniger zutraue. Besonders wichtig ist es auch, diese Strategien ausreichend zu üben. Erst dann weiß ich, was zu mir passt. Neben guten Argumenten und überlegten Strategien ist es auch wichtig, die nonverbale Kommunikation zu beachten. Wie wirkt meine Stimme auf andere Menschen. Betont mei-

Leadership

Wer richtig führt, gewinnt

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Welche Fähigkeiten brauchen Manager heute und was ist das Geheimnis erfolgreicher Führung? In einem Forschungsprojekt wurden Führungskräfte befragt, worauf es ankommt. Von Univ.-Prof. Dr. Helmut Kasper

Es gibt gar kein Geheimnis erfolgreicher Führung, sondern empirische Studien, die eindeutig belegen, auf was es beim erfolgreichen Führen ankommt: In der Wirtschaft auf „Zahlen“, in der Politik auf „Stimmen“ im Fußball auf „Siegen“. Bei (Wirtschafts-) Unternehmen ist zunächst das kleine 1x1 wichtig. „Accounting is the language of the business“, hat jüngst Hannes Androsch als Basisvoraussetzung für das Repertoire von Aufsichtsräten bekräftigt. Die Analyse von „Key Performance Indikatoren“ ist ebenso zu beherrschen wie Buchhaltung und Kostenrechnung. Sie „kategorisieren das organisationale Universum in Konten unterschiedlichster Art: Gewinne und Verluste, Erträge und Überschüsse, EBITs und EGTs, ROIs und DCFs, EVAs und ROCEs – geheimnisvolle Kürzel, alles festgehalten in Zahlen und ablesbar in immer komplizierter werdende ineinander verschachtelte Spreadsheets unterschiedlichster Programme (…). Dieses glasklare numerische Bild dominiert »

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Leadership

Wer gut führen will, braucht das passende Rüstzeug im Gepäck BILDUNGaktuell 06/2010

weite Bereiche der Unternehmenswelt: Finanzierung und Investition, Kostenrechnung und Controlling, Besteuerung und Unternehmensbewertung“ (Kasper/Mayrhofer 2009, S. 11). Aber sind „Numbers“ alles? Nein! Die Erkenntnis der „Human Relations Bewegung“ seit den 1930er-Jahren: Soziale Kompetenz zeichnet Führungskräfte aus, die nachhaltig Erfolg haben. Wobei soziale Kompetenz nichts mit „Soft“-Facts zu tun hat, sondern: Soziale Kompetenz ist Beobachtung, Achtsamkeit, Aufmerksamkeit, „spüren, was los“ ist. Kurzum: Die Eigendynamik sozialer Systeme erkennen zu können und zu akzeptieren – auch zum Preis der Erkenntnis, dass diese nicht berechenbar und schwer steuerbar sind. Daher: Soziale Kompetenz ist nicht alles, aber alles ist ohne soziale Kompetenz nichts! In der Führungsforschung haben sich in den letzten Jahrzehnten zwei Extrempositionen ausdifferenziert. Auf der einen Seite die sogenannte transformationale Führung, für die Charismatiker erfolgsversprechend sind. Durch Charisma, inspirierende Motivation, idealisierte Beeinflussung plus intellektuelle Stimulierung bringen Führungskräfte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Höchstleistungen. Jack Welch etwa, dem „transformationalen Führer“, wurde der bahnbrechende Erfolg von General Electric allein zugeschrieben. Sein Führungsverhalten auf die simplen drei „S“ verkürzt: Speed, Simplicity und Self-Confidence. Komplexitätsreduzierend und schnell – so hat Führung zu sein. Auf der anderen Seite hat sich „Führung in systemtheoretischer Perspektive“ etabliert.

Machbarkeitsfantasien wurden aufgegeben, die „Steuerung des Unsteuerbaren“ wird durch Kontextgestaltung angestrebt. Teamworkmanagement und die Berücksichtigung der Eigenlogik und Eigenzeitlichkeit sozialer Systeme stehen im Fokus. Die Einsicht, dass sich lebende Systeme nicht auf Knopfdruck steuern lassen, bedingt nun Komplexitätsaufbau in den Mittelpunkt zu rücken. Systemisches Management heißt, Einflussnahmen auf Personen und soziale Einheiten auf Basis systemischer Denkinstrumente wie unterschiedliche Wirk-

Management-Skills ändern sich immer wieder. Soziale Kompetenzen hingegen sind von Dauer und lange Zeit gültig. Univ.-Prof. Dr. Helmut Kasper lichkeitskonstruktionen und selbstorganisierende Prozesse zu berücksichtigen. Der Reflex, der angesichts der Wirtschaftskrise droht: Je härter die Umweltbedingungen, desto weniger Stellenwert wird den Sozialkompetenzen beigemessen. Die Konsequenz: Unternehmen verlieren wesentliches Humanpotenzial durch Abwanderung der Besten, denn trivialisieren lassen sich Menschen nur dann, wenn sie keine anderen Optionen haben. Aber der Wirtschaftskrise ist nicht mit autoritärem Führungsstil beizukommen, sondern vielmehr durch Reflexion und Komplexität. Menschen lassen sich nicht manipulieren, sondern im Diskurs überzeugen. » Seite 10

ÒÒ Und das „Geheimnis“? Das ist sehr einfach zu beantworten: Topführungskräfte nehmen an, dass fachliches Wissen, Management Skills und soziale Kompetenz die drei wesentlichen Faktoren darstellen. Management-Skills ändern sich immer wieder. Soziale Kompetenzen hingegen sind von Dauer und lange Zeit gültig. Unsere neueste Befragung von Topführungskräften (Februar 2010), über die wichtigsten Kompetenzen in den nächsten fünf Jahren, zeigt: Während gegenwärtig – in dieser Reihenfolge – Leadership, Projektmanagement, Strategie und Finance & Controlling dominieren, sind es in Zukunft Change Management, Strategie, analytisches Denken, Flexibilität und Leadership. Das heißt, alles hat in Bewegung zu bleiben, nichts ist fix. Anmerkungen: Die Befragung fand im Rahmen des Forschungsprojektes des Instituts für Change Management und Management Development der WU (Kasper/Mühlbacher), gemeinsam mit GuangHua School of Management und International Management DeveBILDUNGaktuell 06/2010

lopment Institute Gurgaon, Indien „Trends in Euro-Asia International Management“ statt und inkludiert auch über 100 österrreichische Topführungskräfte. ■ Buchtipp: „Personalmanagement, Führung, Organisation“. Kasper, H./Mayrhofer, W. (Hrsg.): 4. Aufl., Linde Wien 2009. Univ-Prof. Dr. Helmut Kasper ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, Vorstand des Departments für Management und Leiter des Instituts für Change Management und Management Development der WU. Seine Schwerpunkte sind u.a. Management- und Organisationsforschung, Cross Cultural Management, Erstellung von Konzeptionen und Durchführung von inner- und überbetrieblichen Executive- und Management-Development-Programmen. Zudem ist er Autor und Herausgeber zahlreicher Publikationen. www.pgm-wulehrgang.at/ ÒÒKlick! cmmd/

MEHR ZUM THEMA Diskutieren Sie mit Univ.-Prof. Dr. Helmut Kasper am 01. Juli 2010 um 9 Uhr im Experten-Club in der Skybar Wien. Sein Vortrag: „Das Geheimnis erfolgreicher Führung. Welcher Führungsstil hat Zukunft, und welche Fähigkeiten brauchen Führungskräfte heute.“ Anmeldungen und Infos zu dieser Veranstaltungsreihe für Führungskräfte: Klick! www.bfi-wien.at

bfi Wien Akademie für (angehende) Führungskräfte Berufsbegleitend - innovativ - neue Perspektiven Integrierte Kommunikation Neu: Universitätskurs Kommunikationsassistent/in für Integrierte Kommunikation in Kooperation mit Uni for Life / Graz Informationsabend: 16.6.2010, Start: 4.10.2010 Lehrgang universitären Charakters Integrierte Kommunikation Interdisziplinäre Kompetenz für Marketing, PP, Lobbying und BWL Informationsabend: 16.6.2010, Start: 5.10.2010 Diplomlehrgang Internationales Produktmanagement Von der Produktidee bis zur Markteinführung Informationsabend: 23.6.2010, Start: 11.10.2010 Diplomlehrgang Betriebswirtschaft für Führungskräfte Unternehmensführung, Rechnungswesen, Marketing, HR Management Informationsabend: 20.09.2010, 18:00 Uhr Lehrgangsstart: 12.10.2010 www.bfi-wienakademie.at bfi Wien Akademie, Alfred-Dallinger-Platz 1, 6. Stock, 1034 Wien anmeldung.bat@bfi-wien.or.at, +43 1 811 78-10100

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Projektmanagement

Alles unter Kontrolle

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Projektleiter haben es schwer: Sie müssen Politiker, Psychologe und Sparmeister sein. Denn nur wer diese unterschiedlichen Rollen beherrscht, wird mit seinen Projekten Erfolg haben. Von Elke Zitzke Wenn man sich Ausbildungsgänge mit Zertifikat für Projektmanager anschaut, drängt sich der Eindruck auf, dass umfangreiche formale Kenntnisse für einen Projektmanager absolut vordringlich sind. Das mag für viele internationale Großprojekte auch zutreffen. Die meisten kleineren Projekte brauchen etwas anderes. Sie kämpfen tagtäglich damit, das Chaos produktiv in den Griff zu bekommen: den Umgang mit der projektfeindlichen Umwelt, die Komplexität der Projektaufgabe, der Kosten- und Zeitdruck sowie die Demotivation der Projektmitglieder. » BILDUNGaktuell 06/2010

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Projektmanagement

BILDUNGaktuell 06/2010

Als guter „Politiker“ sorgt der Projektleiter für (Wähler-) „Stimmen“ und positive Stimmung für sein Projekt. Elke Zitzke, Beraterin und Buchautorin alles für eine positive Berichterstattung. Auch zum Auftraggeber ist der Projektleiter aktive Dauer-Schnittstelle. Die Hoffnung vieler Projektleiter auf einen wasserdichten Auftrag trügt fast immer. Dann verzweifeln sie mitsamt ihrem Team an der fehlenden Präzision und an den permanenten Änderungsforderungen. Der erfolgreiche Projektleiter klärt die Ziele pro-aktiv und permanent mit den Betroffenen. Vor jeder Strukturierung und Planung legt er hierauf äußersten Wert und bleibt mutig und hartnäckig am Ball. Konkrete Ziele lassen sich nicht wie Wünsche von den Augen ablesen, sie müssen benannt und schleifenförmig immer wieder rückgekoppelt werden.

Auf seine Teammitglieder wirkt der Projektleiter oft wie ein „Sparmeister“: Er macht sich nicht beliebt, wenn er konsequent Kostenbewusstsein einfordert: Jeder Einzelne achtet auf den Einsatz seiner Energie und Arbeitszeit und ist immer verantwortlich für effizienten Ressourceneinsatz. Gleichzeitig schafft er als „Psychologe“ ein positives Arbeitsklima und erkennt schnell, auf welcher Ebene Probleme liegen. Er integriert die unterschiedlichen Experten und Menschentypen mit ihren unterschiedlichen Denk-, Sicht- und Herangehensweisen. Er erkennt die Spannungen und hält jene aus, die entstehen, wenn der andere ‚anders’ (= falsch, schlechWerbung

Dann ist nicht der kenntnisreiche, zertifizierte ProjektMANAGER der Richtige, sondern der ProjektLEITER, der mit seiner Person die in unterschiedliche Richtungen strebenden Kräfte zusammenhält und auf das Ziel hin bündelt. Allein fortwährend konstruktiven Kontakt mit Stakeholdern zu halten – ohne dass daraus ein Fulltime-Job wird, Befindlichkeiten der Projektmitarbeiter wahrzunehmen und zu steuern, die xte Zielveränderung argumentativ zu vertreten, außerdem das Team dabei in produktiver Laune zu halten und dazu noch die Meilensteine und Kosten im Blick zu behalten. Formale Kenntnisse sind hilfreich für jeden, der im Projekt arbeitet – reichen für Projektleiter aber ganz und gar nicht aus. In stärkerem Maß noch als Führungskräfte der Linie können erfolgreiche Projektleiter Rollen mit divergenten Anforderungen ausfüllen und Widersprüche aushalten. Flexibel und schnell zwischen Rollen wechseln, dabei „sich selbst bleiben“, sowie in jeder Rolle glaubwürdig sein und kommunizieren – der Projektleiter erstreckt sich mit Leidenschaft zwischen den Polen seiner Arbeit. Als guter „Politiker“ sorgt der Projektleiter für (Wähler-)„Stimmen“ und positive Stimmung für sein Projekt. Lobbyarbeit ist gefragt: Kontakte zu den verschiedenen Stakeholdern pflegen, Fürsprecher gewinnen, Gegner ins Boot holen und schädliche Einflüsse so weit wie möglich begrenzen. Der Leader des Projektes präsentiert sein Projekt bei jeder Gelegenheit und nutzt die Auseinandersetzung mit dem Projektumfeld – egal ob freundlich oder feindlich. Er verkauft den Nutzen offensiv und tut

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Engagiert genug Es ist an der Zeit, wieder menschlich zu werden T +43 (0)1 985 05 23, E oﬃce@dale-carnegie.at

ter, besser, ...) handelt. Er selbst schätzt die Verschiedenartigkeit und ist Vorbild für sein Team. Vor allem aber gelingt es ihm immer wieder, Sinn zu vermitteln, wenn z.B. häufigere und schnelle Wechsel in der Aufgabenstellung für die beteiligten Fachleute nicht immer nachvollziehbar sind. Auch für sich selbst ist er ein guter Psychologe: Er weiß, wie er immer wieder Distanz gewinnt und wie er Widersprüche aushalten kann. Er kennt seine Stärken und Schwächen und weiß diese meistens zu nutzen bzw. zu kompensieren. Ihm ist bewusst, dass er in seiner Position oft auch angefeindet wird und sich für Interne und Externe gut als Projektionsfläche eignet, wenn ‚etwas nicht so läuft’. Er kennt seine Verantwortung und hat sie voll und ganz angenommen. Wenn er scheitert, weiß er, wofür er verantwortlich ist – und wofür nicht! Er weiß auch, dass er nicht jede seiner Rollen immer perfekt erfüllt. Dieses Wissen gibt ihm einen inneren Freiraum, um die notwendigen Dinge für den Erfolg eines Projektes zu leisten. Nicht das zertifizierte formale Wissen sichert den Erfolg, sondern Handlungsfähigkeit in vielfältigen Rollen. ■ Elke Zitzke ist seit 20 Jahren als Beraterin und Trainerin tätig. Sie leitet mit Dr. Frank Lüschow das deutsche Beratungsunternehmen LüschowZitzke. Gemeinsam haben sie u.a. das Buch „Projektleitung – Alle Rollen souverän meistern“ geschrieben. Das Buch ist im Hanser Verlag 2004 erschienen.

 Klick! www.l-z-team.de Seite 13

Projektmanagement

10 Thesen zum Managen von Projekten Ob Sie ein neues Produkt entwickeln, eine Veranstaltung planen oder eine Abteilung umstrukturieren – nicht alles ist ein Projekt, aber vieles kann mit den Werkzeugen des Projektmanagements gesteuert werden. Das Ziel ist, Vorhaben innerhalb eines definierten Zeitraumes mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen umzusetzen. Worauf Sie dabei achten sollten, weiß Mag. Gerhard P. Krejci 1. Projektarbeit

ist nichts Neues: Ohne Projektarbeit gäbe es keine Pyramiden, wäre Amerika nicht entdeckt worden, hätte kein Mensch den Mond betreten und würde kein Haus gebaut. Im Laufe der Jahre hat das Management von umfangreichen Vorhaben einen hohen Grad an Professionalisierung erhalten. Wichtig ist es, nicht nur verschiedene Werkzeuge richtig anzuwenden, sondern Übersicht in einer unübersichtlichen Welt zu erlangen. 2. Projekte behandeln Komplexität: Das ist auch der wesentliche Grund, warum Projekte gestartet werden. Sie sollen helfen, vielschichtige Problemstellungen unter Berücksichtigung vieler Blickwinkel zu organisieren und zu lösen. Projektteams unterstützen zum Beispiel Organisationen in Situationen, welche die herkömmliche Hierarchie überfordern würden. 3. Am Anfang steht das Ziel: Nicht nur der Weg ist das Ziel, auch das Ergebnis. Daher sind mit den Auftraggebern die gegenseitigen Erwartungen zu klären. Der BILDUNGaktuell 06/2010

konkrete Auftrag sollte sich in einer eindeutigen Zielformulierung wiederfinden. Ziele helfen, den Umfang eines Projektes abzuklären. Es ist zu fragen, wofür das Team zuständig ist – und wofür nicht. 4. Jedes Projekt hat seinen Kontext: Um ein Projekt erfolgreich einzuleiten, sind die Einflüsse des Umfeldes auf die Projektarbeit und die Auswirkungen des Projektes auf die „Umwelten“ zu berücksichtigen. Zusätzlich gibt es auch Personen, die unterschiedliche Interessen am Projektergebnis haben. Klären Sie im Team, wie mit diesen „Stakeholdern“ umzugehen ist. 5. Erwarten Sie das Unerwartete: Jedes Vorhaben trägt auch Risiken in sich, daher ist es wesentlich für den Projekterfolg, dass sich das Team rechtzeitig und regelmäßig mit diesen Zielen auseinandersetzt und Maßnahmen zur Vermeidung bzw. Beseitigung dieser Risiken setzt. 6. Planung ist kontrollierter Irrtum: Ein Kernelement der Projektarbeit ist die Pla-

nung, dennoch sollte jeder Plan mit einer gewissen Flexibilität gehandhabt werden. 7. Projektteams sind temporäre Organisationen: Die Bündelung von klaren Aufgaben, Rollenverteilungen und Verantwortlichkeiten ist während der Teambildung essenziell und spiegelt sich im Arbeitsprozess wieder. Teamarbeit ist aber mit gruppendynamischen Prozessen verbunden, und diese müssen entsprechend berücksichtigt werden. 8. Projektmanagement ist Führungsarbeit: Ein Projekt zu leiten bedeutet nicht nur Termine zu vereinbaren und zu kontrollieren. Vielmehr ist man mit vielen sozialen Prozessen innerhalb des Teams beschäftigt: Es muss kommuniziert werden, Konflikte sollten bearbeitet, Besprechungen geleitet und sichergestellt werden, dass ausreichend Motivation im Team vorhanden ist. Im Zuge der Arbeit merkt man, dass die sogenannten „soft facts“ oft wichtiger sind als Zahlen, Daten und Fakten.

9. Teams

brauchen Feedback: Projektleiterinnen und Projektleiter sind dafür verantwortlich, dass die Zusammenarbeit im Team regelmäßig reflektiert und eine offene Kultur des Gebens und Nehmens von Feedback etabliert wird. 10. Tue Gutes – und sprich darüber: Oft arbeiten die Teams von ihren Organisationseinheiten und Auftraggebern getrennt. Daher ist es für den Erfolg eines Projekts außerordentlich wichtig, dass der Rest der Organisation (oder die Umwelt) davon erfährt. Projektleiter müssen die Zwischenergebnisse präsentieren und in der Lage sein, über ihr Projekt Auskunft zu geben. ■ Mag. Gerhard P. Krejci ist Organisationsberater, Trainer, Coach, Gruppendynamiker (ÖGGO) und Lehrgangsleiter des Diplomlehrganges Projektmanagement des bfi Wien. Die nächsten Termine: 6.7. bis 10.8.2010 und 27.9. bis 30.11.2010

 Klick! www.bfi-wien.at Seite14 4 Seite

Glosse

Boshaft gesagt Über Sinn und Unsinn im Seminargeschäft. Von Dr. Peter Wasservogel.

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Teil 2: Die Expertenfalle. Natürlich gibt es jede Menge Fachleute, die Wesentliches zu sagen haben! Gut für alle: Man kann etwas lernen und die Experten verdienen sich ein angenehmes Zubrot durch Seminare, die meist von Trägerorganisationen vermarktet werden. Der persönliche Aufwand für die Fachleute ist meist gering: man macht flink eine Power-Point-Präsentation (oft unabgestimmt auf die Größe des Publikums, des Saales, der Beleuchtung oder gar des Vorwissens der Seminarteilnehmer). Dafür werden die mehr oder minder gut lesbaren Charts dann als minime SchwarzWeiß-Kopien verteilt. Wenn es besonderes hoch hergeht, dann stellt der eine oder andere Vortragende einige Folien der Darbietungen ins Netz. Das dann meist auch farbig. Über die Didaktik machen sich viele Fachleute ebenso wenig Gedanken wie über Grundlagen der menschlichen Kommunikation. Auch Rhetoriker muss man nicht sein; man ist ja schließlich Fachmann! (Fachfrauen gibt es in dem Bereich zwar weniger; sie sind ihren Kursteilnehmern oder -innen gegenüber aber häufig gewissenhafter!). Mit solchen Seminaren haBILDUNGaktuell 06/2010

ben AZUBIS zufrieden zu sein, schließlich bekommt man ja auch die geschilderten Handouts: Und „was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen(!)“ Wenn es dann aber um Nachhaltigkeit oder Umsetzung des „Gelernten“ in die Praxis geht, dann fragen sich so manche Auftraggeber, ob die Veranstaltung ihr Geld wert war. Und die Teilnehmer? Na ja, ein Tagesseminar in einem Viersternehotel mit fünfgängigem Menü ist allemal noch angenehmer (und dazu auch viel bequemer) als das Studium eines guten Fachbuches ... Und wieder eine Kosten-Nutzen-Statistik mit großen Fragezeichen? Woran das wohl liegen kann? Fragt boshaft Ihr Peter Wasservogel Der Autor ist promovierter Jurist, Medien- und Kommunikationsberater, Seminarleiter und Buchautor. Schreiben Sie Dr. Peter Wasservogel Ihre Meinung! glosse@bildungaktuell.at Seite 15

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