Exprimir cada segundo

No por nada la administración es una carrera y una profesión de suma relevancia en la actualidad, por ello, es pertinente poner sobre la mesa algunos consejos para lograrla enfocada hacia el tiempo (ICATECH, 2018).

1. Establecer metas y objetivos claros, creíbles y realizables. Esto implica la creación de una línea de tiempo en la que se prevea, con base en el conocimiento que ya se tiene del negocio, cuál podría ser el crecimiento y el plazo de este crecimiento. Lo anterior obligará a que se administre mejor el tiempo con el que se cuenta para lograr cada uno de los objetivos.

2. Diseñar una rutina. Aunque la palabra rutina ya tenga una connotación negativa, en realidad esta permite tener un control sobre las acciones que debes llevar a cabo para poder cumplir las metas y objetivos previamente establecidos. No puede faltar.

3. Evita las distracciones. Para esto es importante también dentro de la rutina definir tiempos de descanso, que no es propiamente tiempo perdido, sino que, al contrario, ya está demostrado que el tiempo de descanso bien aplicado en realidad mejora la productivi-

4. Reorganizar. Una de las tareas más difíciles a la hora de tratar de aprovechar el tiempo es descifrar el caos que se tiene y, con base en él, empezar a ordenar, a reorganizar. Dicha tarea permitirá realizar acciones de una manera más eficiente.

5. Delegar. Si bien de alguna manera se pretende tener el control del tiempo y de las actividades que se llevan a cabo en él, en realidad no se puede hacer todo por cuenta propia, por eso es necesario -y sano- delegar, de esa manera y con los cuatro consejos que ya se dio previamente, se logrará tener un mejor control, y uno más amplio, de lo que está sucediendo en la compañía o en tu vida personal, y eso te ayudará a lograr esas metas y objetivos.

6. Priorizar. Como ya se observó, cada una de las sugerencias para aprovechar el tiempo no funciona por sí sola, son eslabones y engranajes que necesitan de las otras para funcionar. Priorizar es parte de esa cadena, de ese reloj, pues priorizando las actividades es que se puede reorganizar, delegar y actuar para ir resolviendo uno a uno los problemas o las situaciones de más importancia para la compañía, o para la persona.

Como antesala a este artículo, se encuentra la frase “Lo que ves valioso no es el tiempo, sino un punto que destaca en el tiempo: el ahora. Eso sí que es valioso” del famoso escritor y pensador alemán Ekhart Tolle, quien revolucionó al mundo por su manera de reflexionar sobre el presente, el tiempo y el ahora.

Este pensamiento toma relevancia al momento de aplicar las recomendaciones previamente mencionadas, ya que es en el “ahora” donde se encuentra la acción; no se puede cambiar el pasado y no se puede predecir el futuro, pero se puede trabajar en el ahora. Se puede delimitar. Se puede administrar. Y para ello ya existen diversas herramientas con las cuales se puede lograr esta gestión y administración más oportuna del recurso que más nos debe importar: el tiempo.

Tiempo y administración: las primeras herramientas

Para bien o para mal, nos tocó vivir una época marcada por el apogeo de la era digital: el internet de las cosas, las realidades aumentadas, la inteligencia artificial y las plataformas de redes sociales, a través de las cuales, por ejemplo, las personas han encontrado una manera de relacionarse, personal y laboralmente, e incluso hasta de manera romántica, también.

Fue Peter Drucker quien también advirtió que “hasta que podamos administrar el tiempo, no podemos administrar nada más” y, considerando que él, padre de la administración, fue quienreflexionó que “la mejor manera de predecir su futuro es crearlo”, vale la pena conocer cuáles son las herramientas actuales que nos pueden permitir lograr esta administración para crear el futuro que se pretende. En otras palabras, para lograr las metas y objetivos establecidos.

Pero antes de puntualizar la nuevas opciones que se tienen para lograr esto, vale la pena nombrar herramientas que ya existían antes y que son físicas, como las agendas o los cronogramas, que justamente son la base y la premisa que dieron la pauta para que luego se desarrollaran softwares o aplicaciones con la misma intención de administración del tiempo, pero desde los formatos digitales.

La agenda es probablemente el medio de administración de tiempo más común, ya que en ella se pueden definir plazos y fechas importantes, pero también se pueden agendar espacios de trabajo, reuniones y descansos, para tener un orden cronológico sobre cómo se quiere trabajar y tener un progreso.

Otro tradicional ejemplo es el calendario de mesa, que permite tener una visualización a la mano de los proyectos, las reuniones y las metas planteadas previamente. Y, en este mismo sentido, junto con las agendas y los calendarios de mesa, valdría la pena usar ambas para hacer un cronograma, a manera de guión, para definir las tareas más próximas y las más lejanas.