Reduce los costos en el área de TI operativos

from Blackstone Abril 2023

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Por Ismael Prieto López CEO de ISA

Toda empresa aspira a reducir los costos que supone su operación, sin que ello comprometa sus funciones y su estabilidad. En el caso de las áreas de las tecnologías de la información (TI) se vuelve aún más necesario, pues es un área que se enfoca a la automatización de procesos y la agilización de los mismos, pero ¿qué podemos hacer para reducir los costos que implican las actividades que realiza el área de TI?

¿Qué son los costos operativos?

Antes de entrar de lleno a lo que nos interesa, debemos saber con certeza qué son y en qué consisten los costos operativos de una empresa, para luego enfocarnos en aquellos que precisamente tienen lugar en el área de las Tecnologías de la Información (TI).

De acuerdo con Paulo Rosa (2021), el costo operativo de una empresa —como su propio nombre lo dice— se refiere a los gastos que son necesarios para que la propia empresa funcione de manera óptima, desde los insumos y servicios, pasando por los sueldos e impuestos, hasta llegar a la logística y transporte, además de otros aspectos que exige cada sector productivo. Por lo tanto, es muy importante que seas totalmente consciente de este tipo de gastos, pues de ello depende el crecimiento y la solidez de tu empresa.

Para determinar a cuánto asciende el costo operativo, debes sumar todos los gastos que realizas mes con mes, incluso en los escenarios más adversos, es decir, si tu empresa no realiza venta alguna o si de pronto el mundo se detiene, justo como ocurrió con la pandemia. Los empresarios más experimentados recomiendan vigilar los costos operativos cada 3 o 6 meses, a fin de anticipar las posibles fluctuaciones que pudieran registrar los diferentes sectores productivos, como consecuencia de cambios políticos y económicos locales, regionales, nacionales o internacionales, pues sabemos que de un momento a otro pueden impactar para bien o para mal en tu empresa. Al respecto, conviene recordar lo que ha sucedido con el incremento de los costos del acero como consecuencia de la pandemia y de la interrupción de las cadenas de suministro, un fenómeno que ha sido crítico, por ejemplo, para la industria inmobiliaria y de la construcción.

En forma análoga, los costos operativos en el área de TI se refieren a aquellos gastos que garantizan el óptimo funcionamiento de esta área clave. En la actualidad, el término de tecnologías de la información ha pasado a formar parte de nuestra vida cotidiana, pero ¿en verdad sabemos qué son, sus características y funcionamiento? A fin de evitar cualquier malentendido o tergiversación, también conviene definir y precisar en qué consisten las TI.

Las TI, esa área imprescindible de la empresa

La tecnología de la información (TI) es un proceso que consiste en crear, almacenar, transmitir y percibir la información, así como los métodos de aplicación de dicho proceso. En primer lugar, debemos distinguir, por un lado, las TI, y, por otro, la tecnología informática que, en cierto modo, se ha desarrollado con mayor rapidez que las TI. En su acepción más general, la informática —a la que también conocemos como computación— es un campo de la ingeniería que estudia la administración de métodos, técnicas y procesos, con el objetivo de almacenar, procesar y transmitir datos e información en formato digital. En otras palabras, se encarga de estudiar el hardware, las redes de datos y el software necesarios para tratar información de forma automática.

Por otro lado, las TI tienen un objetivo esencial: reducir la intensidad de trabajo de los procesos que disponen de recursos de información y, al mismo tiempo, optimizar su eficacia y confiablidad, con base en sus tres componentes: software, métodos de organización y hardware. En este sentido, las herramientas de TI tienen la función de buscar, procesar y transmitir información, a fin de volver más ágiles y fáciles determinadas tareas. Básicamente, existen tres tipos de herramientas informáticas:

Computacional. Se trata de dispositivos automatizados que recogen y procesan información. Organizacional. Equipos especiales que realizan o ejecutan tareas técnicas. Comunicación de equipos. Dispositivos como laptops, computadoras de escritorio, smartphones, tablets, entre otros.

El común denominador de las personas solo utiliza los dispositivos de comunicación de equipos, mientras que los profesionales de la informática recurren a herramientas de TI de naturaleza computacional y organizacional para resolver tareas más complejas o de mayor envergadura.

Ahora que contamos con este panorama, contamos con mejores elementos para identificar aquellos aspectos de las TI en los que podemos reducir costos, sin comprometer el óptimo funcionamiento de esta área ni el de tu empresa. Recordemos que el uso de las TI busca un objetivo esencial: impulsar la agilidad de los procesos y garantizar la calidad de los bienes, productos o servicios que ofrece la organización.

Un paseo por la nube

Antiguamente, los usuarios y las empresas almacenaban físicamente la información. Incluso si le echamos un vistazo al pasado, recordaremos un sin fin de dispositivos de almacenamiento, como los cassettes de audio y video, los discos de vinilo y, posteriormente, los discos ópticos, pasando por los dispositivos USB y, por supuesto, los discos duros y de estado sólido. Como bien sabemos, muchos de estos mecanismos de almacenamiento aún están vigentes y resultan más o menos funcionales, aunque algunos otros serán un mero llamado a la nostalgia.

Si bien en la actualidad los dispositivos USB de almacenamiento y los diferentes discos duros cada vez son más pequeños, rápidos y de mayor capacidad, lo cierto es que tienen ciertas limitaciones y riesgos, pues sus características mecánicas las hacen susceptibles de sufrir daños, además del constante gasto que es necesario destinar para la adquisición de nuevos dispositivos, especialmente si tu empresa suele manipular archivos de grandes dimensiones.

La primera solución consiste en recurrir al cloud computing, es decir, computación en la nube, que además de ayudar a reducir costos en el área de TI, también resultan muy funcionales para fomentar el acceso a los archivos, facilitar la operación y disponer de recursos escalables, es decir, pues cuentan con la capacidad de ampliar un sistema y satisfacer de mejor manera las necesidades de una persona, una organización o una compañía.

Los servicios en la nube suelen ser muy flexibles y se adaptan con facilidad a casi cualquier sector. Si en tu empresa tienes un equipo de trabajo que lleva a cabo desarrollo de software, puedes recurrir a la adquisición de máquinas virtuales desde la nube, con el propósito no solo de promover los procesos creativos, sino de hacerlos más eficientes, al tiempo que se reducen costos por concepto de mantenimiento, actualización, tareas de administración y pruebas de sistema.

Por otro lado, la reducción de costos no solo es a nivel de software o hardware, pues muchas veces nos olvidamos de la parte humana. En este sentido, al promover la descarga de tareas rudimentarias o poco estimulantes en tus equipos de trabajo, no solo fomentarás que se enfoquen en labores que se traduzcan en mayores beneficios o ganancias para tu empresa, sino que además reducirás la carga cognitiva, o bien, quizá podrás disponer de equipos de trabajo más pequeños y optimizados para las funciones que verdaderamente necesitas realizar, lo cual, otra vez, se traduce en menores costos.

En tu propia computadora

Muchas empresas optan por entregar equipos de cómputo, smartphones, entre otros dispositivos a sus trabajadores, tanto para cumplir con sus obligaciones como empleadores, al igual que para ejercer un mayor monitoreo de las labores que realiza cada colaborador.

Una estrategia que ayuda a aminorar este tipo de costos consiste en permitir que los trabajadores realicen sus actividades en sus propios dispositivos, en virtud de que quizá les resulta más fácil, rápido y eficaz hacerlo en un equipo con el que están más familiarizados, en lugar de uno que bien pudiera parecerles ajeno.

En caso de optar por una solución de esta naturaleza, habrá que implementar un buen acompañamiento, en el sentido de brindarles ayuda y soporte técnico cuando lo necesiten o en caso de alguna falla. De igual modo, será necesario diseñar estrategias para evitar las fugas de información sensible, secretos industriales, o bien, ante prácticas poco higiénicas de tecnología, es decir, que el trabajador consulte sitios potencialmente peligrosos y que eventualmente provocarían daños a la empresa.

En esta dimensión también se encuentra la opción al home office o teletrabajo, en el sentido de que constituyen dinámicas de trabajo que pueden reducir los costos no solo en el área de TI, sino en prácticamente toda la empresa, pues implica disminuir los gastos en los servicios de energía eléctrica, agua potable, entre otros insumos; de igual modo, promueve que el trabajador permanezca en un lugar cómodo, o bien, de ser posible, desempeñar sus labores en espacios públicos, como cafés y restaurantes. En caso de que no seas del todo partidario del trabajo en casa, te recomiendo que empieces con estrategias más bien paulatinas, es decir, contar con un día o dos a la semana, en que tus trabajadores puedan realizar sus labores desde casa.

Optar por reducir los costos en el área de TI a través de estas estrategias dependerá de otros factores, como las características de tu empresa, la actividad productiva que realiza, la sensibilidad de la información con la que trabajan, entre otros, pues al analizar cada uno de los factores estarás en mejores condiciones de tomar la mejor decisión.

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre. Esta frase del físico y matemático Lord

Kevlin ha pasado a formar parte de nuestro imaginario colectivo y no son pocos los políticos, los empresarios y líderes que la citan una y otra vez para recordar la importancia de medir los resultados, con el propósito de implementar las mejoras correspondientes.

En el caso de las áreas de tecnologías de la información, será clave implementar Indicadores Clave de Desempeño (KPIs, por sus siglas en inglés), pues los resultados nos darán una idea de lo que sucede no solo en el área de TI, sino en todas las áreas de la empresa. Ahora bien, en el caso particular que nos atañe, los KPIs nos ofrecerán una idea más o menos clara para identificar la viabilidad, calidad y eficiencia de los equipos que trabajan en las áreas de TI, a fin de erradicar malas prácticas, conductas negligentes, entre otras deficiencias. Finalmente, el objetivo de los KPIs consiste en detectar si el área es eficaz y da lo mejor de sí; en caso de que este escenario no se cumpla, también ofrecerán elementos para implementar acciones y estrategias de mejora.

Constante capacitación

Un aspecto esencial en la reducción de costos en el área de TI consiste en promover una comunicación limpia y orientada a comprender los mensajes, así como en la adquisición de conocimiento especializado o actualizado que permita alcanzar los objetivos de tu empresa. Para ello, la constante capacitación será esencial.

A simple vista, las inversiones en capacitación parecerían más un gasto, una necesidad que se debe cumplir como parte de un protocolo o de las obligaciones de los patrones; sin embargo, en la medida en que se fomente la comunicación, la convivencia y sean claros los objetivos que se persiguen será posible eficientar las actividades de trabajo y reducir los costos. En el caso particular de los expertos de TI, sus labores consisten en intercambiar información en forma fluida y aplicar sus conocimientos. Por lo tanto, en la medida en que cuenten con los correspondientes conocimientos actualizados y pertinentes les resultará más sencillo resolver contingencias y agilizar su trabajo, lo que supone reducir costos en el área de TI, en particular, y, eventualmente, de tu empresa en general.

Hacia la digitalización

La palabra “digital” y su derivado “digitalización” han estado muy presentes en nuestra vida en los últimos años. Hasta hace poco, hablar de empresas digitales resultaba muy extraño y casi un absurdo; sin embargo, ya no nos parece raro en lo absoluto. Por otro lado, también se habla de estrategias de digitalización, pero ¿cuáles de esas estrategias debería elegir para optimizar las labores que realizas en tu empresa?

Si bien las herramientas digitales y de digitalización facilitan el trabajo cotidiano, así como algunas de las actividades que se deben realizar, lo cierto es que cada empresa deberá optar por implementar algunas estrategias para luego optar por otras. En una perspectiva muy general, los expertos en TI sugieren que los sistemas de gestión empresarial a los que debería recurrir primero una empresa son los software de gestión de contratos, las herramientas de firma electrónica y la facturación digital, pues agilizarán mucho del trabajo rudimentario que en ocasiones deben realizar los trabajadores. De este modo, podrán aprovechar sus capacidades en otras áreas productivas.

Para terminar

Como pudimos observar, la reducción de costos en el área de TI va más allá de elegir equipos o dispositivos más baratos, o bien, de cambiar un software por otro, pues en ocasiones aspectos tan elementales como las mejores en la comunicación, darle margen de creatividad a los trabajadores y fomentar la capacitación terminan por traducirse en notables mejoras para tu empresa. La sugerencia es que diseñes un diagnóstico y comiences a diseñar estrategias que te permita alcanzar una mejor operación, con los menores gastos posibles, pero con el potencial de seguir creciendo y convertirte en el líder de tu sector.

Referencias

Con Aval Sí. (2020, diciembre 22). “”. Recuperado de: <https://www.conavalsi.com/blog/reducir-gastosde-infraestructura-ti-empresa>.

Cortés, D. (s.f.). “¿Qué es tecnología de la información?”. Universidad CESUMA. Recuperado de: <https://www.cesuma.mx/blog/que-es-latecnologia-de-la-informacion.html>.

DocuSign. (2022, junio 22). “¿Cómo reducir costos de TI?”. Recuperado de:<https://www.docusign.mx/ blog/como-reducir-costos-de-ti>.

Rosa, P. (2021, julio 29). “¿Qué es el costo operativo? Aprende qué hacer para reducir gastos”. Maplink. Recuperado de: <https://maplink.global/blog/es/ cual-es-costo-operativo/>.