Organização de eventos

O verbete organizar está definido pelo Novo dicionário Houaiss da língua portuguesa (HOUAISS, 2009) como “ordenar as partes de um todo, dar estrutura lógica a algo, desde um pensamento até um evento. Evento, por sua vez, deve ser entendido nesse contexto específico como um acontecimento (festa, espetáculo, comemoração, solenidade, etc.) organizado por especialistas com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais (HOUAISS, 2009).

A organização de um evento tem propósitos que buscam atender a necessidades específicas, que são as motivadoras da organização do próprio evento. Segundo o SENAC (apud COUTINHO, 2010, p.13), evento é um acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforços de comunicação, objetivando o engajamento de pessoas a uma ideia ou ação.

Matias (citado por COUTINHO, 2010, p. 14) expande essa definição ao afirmar que o evento é a “soma de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos perante seu público-alvo”.

Organização de eventos é uma atividade técnica que tem por finalidade maximizar resultados nos encontros promovidos pela Igreja por meio da definição e planejamento prévio dos objetivos a serem alcançados.

VISÃO – MISSÃO – VALORES

Um evento deve estar subordinado aos conceitos de visão, missão e valores da Igreja. Assim, a realização de um evento está atrelada a determinado objetivo que se pretende atingir, o qual, por sua vez, visa suprir alguma necessidade. Esse objetivo deve ser claro ao entendimento e à propagação. Lembre-se: organizar é ordenar as parte de um todo.

Visão e Missão são dois conceitos... distintos, mas complementares... como se fossem dois lados da mesma moeda: o primeiro procura descrever o que a organização quer ser no futuro, e o segundo resulta de uma reflexão sobre a razão da sua existência (COSTA, 2007, p. 35).

A visão fala de como a organização quer ser no futuro. É um horizonte utópico uma vez que será o alvo a ser constantemente perseguido pela organização. A missão fala de seu compromisso em alcançar este alvo, como ela fará isso ou com quais ações está comprometida para alcançar este alvo.

Valores ou princípios são pontos, características, virtudes ou qualidades inegociáveis na organização (COSTA, 2007).

Esses três itens antecedem a organização do evento, pois eles é que determinarão a necessidade de um evento. Todo evento deverá responder à pergunta: este evento está de acordo com nossa visão, missão e valores?

Ao organizar um evento que atendeu ao critério da “visão-missão-valores”, deve-se seguir alguns passos. Para sermos didáticos, apresentaremos os passos e os preencheremos com um exemplo. Esse exemplo de evento está baseado em fatos reais e terá alguns dados modificados para preservar a integridade das personagens que vivenciaram a experiência.

Projeto Unidade

O Projeto Unidade surgiu da necessidade de crescimento de uma igreja – chamaremos de “Igreja Unida” – que, após passar por momentos difíceis e por um longo período sem um presbítero líder, viu sua membresia diminuir e suas receitas despencarem. O novo ministro junto com a liderança então decidiu agir visando o retorno ao crescimento. E colocaram mãos à obra no planejamento.

Esse planejamento pretende responder três perguntas essenciais: ■ Onde estamos?

■ Para onde queremos ir?

■ Como chegar lá?

Objetivo

O objetivo é aquilo que se pretende alcançar quando se realiza uma ação. A sua definição deve ser clara, simples e mensurável.

Estratégia

É a forma como se fará o objetivo ser alcançado. É o “como” se caminhará em direção à meta. Cada estratégia corresponde a um objetivo, pois cada objetivo precisa ter uma estratégia específica para alcançá-lo.

Existem dois erros fundamentais ao organizar um evento. O primeiro é imaginar que não é tão importante planejar. O segundo é acreditar que, “em tendo planejado, se garantiu o sucesso” (SEBRAE). É fundamental que o planejamento passe do campo das ideias e definições conceituais – sua ortodoxia – para a ação, ou seja, a sua ortopraxia. Ou seja, existe uma diferença entre planejamento e gestão. Planejamento diz respeito a toda a parte conceitual do evento, enquanto a gestão diz respeito à sua efetivação. É importante notar que em uma igreja, por exemplo, o presbítero-líder deve participar e conduzir todo o projeto de planejamento, mas não necessariamente da gestão de cada projeto. Com certeza, haverá certos projetos ou eventos em que haverá pessoas mais habilidosas na condução das estratégias. Caberá ao líder acompanhar o cumprimento de cada item do plano de ação no tempo programado, isto é, realizar um checklist que é seu “instrumento de controle, composto por um conjunto de condutas, nomes, itens ou tarefas que devem ser lembradas e/ou seguidas”.

A Bíblia nos mostra alguns exemplos de organização de eventos.

Pense em Moisés aprendendo com seu sogro a delegar – distribuir responsabilidades – com pessoas capazes e assumir a condução somente das questões mais difíceis (Ex 18,13-27).

Pense em Josué enviando dois espias para avaliarem o povo de Jericó e aguardando relatório sobre a visita.

Pense em Neemias preparando equipes de trabalho na reconstrução dos muros de Jerusalém e fazendo adaptações das estratégias conforme novas situações – a declarada oposição – surgiram.

Plano de ação

A partir deste passo, passamos à ação e, no quadro a seguir, é possível identificar cada passo da organização do evento.

Quadro 1 - Tabela de Planejamento OBJETIVO Crescimento da (1) frequência aos cultos, (2) do rol de membros, (3) participação com dons, talentos e (4) recursos financeiros. ESTRATÉGIA Levar membros da Igreja a terem uma (1) visão bíblica a respeito dos privilégios e responsabilidades de fazer parte da igreja local e levá-los a (2) se comprometerem com o progresso da Igreja Unida.

PLANO DE AÇÃO

Realizar encontros de ensino e treinamento da liderança da Igreja sobre a doutrina da Igreja, utilizando a revista “Xxxxx Xxxx” Ed. XXX.

Preparar uma lista de membros ausentes e potenciais membros entre os congregados.

Definir uma semana para visitar todas as pessoas alistadas. Dividir a liderança em grupos de dois ou três irmãos para oração pelo projeto e para realizar a visita.

OBJETIVO

Gerar unidade doutrinária e atitudinal.

RESP. DATA CUSTO

1. Identificar membros ausentes. 2. Identificar potenciais membros entre os congregados. Fazer contato pessoal e individualizado.

1. Fomentar um ambiente de oração, dependência e amor. 2. Fazer contato pessoal com duas ou três testemunhas (conf. Mt 18,15-20).

Realizar a visita: logística 1. Encontro na igreja às 19h30. 2. Oração com todas as equipes. 3. Saída às 19h45. 4. Chegar ao local da visita às 20h. 1. Buscar direção, sabedoria e poder de

Deus para realização da visita. 2. Criar unidade de espírito na liderança.

Realizar a visita: Abordagem 1. Resgatar à comu1. A Igreja sente sua ausência nhão e compromis2. Explanar os prejuízos pessoais da ausência da vida comunitária so os afastados e descompromissados. 3. Exortar ao retorno à comunhão a partir da visão bíblica de igreja 2. Conduzir o congregado a assumir o compromisso com a Igreja pelo batismo, 4. Orar abençoando ou liberan- reconciliação ou do. carta. 3. Produzir frequência aos (1) cultos e programações, (2) contribuição por meio de dons, talentos e (3) dízimos e ofertas. Apresentar relatório à Igreja Atualizar e regularizar o rol de membros da igreja até __/__/____.

Fonte: o autor.

Esse exemplo se refere a um evento intramuros na vida da Igreja e envolve seus recursos humanos, mas praticamente nenhum recurso financeiro, uma vez que as visitas são realizadas nos carros dos irmãos.

Recursos financeiros

Há, no entanto, eventos que envolvem recursos financeiros e, no caso, a coluna custos deverá ser preenchida a partir de um planejamento financeiro à parte em que receitas e despesas sejam previstas e apuradas.

Três perguntas básicas são necessárias: ■ Quanto prevemos arrecadar?

■ Quanto precisamos arrecadar para cobrir os custos do planejamento?

■ E o que faremos para sermos superavitários?

Uma questão importante é que alguns podem imaginar que a Igreja, por ser uma instituição sem fins lucrativos, não pode ter lucro em seus eventos. Se um evento não der lucro, provavelmente ele dará prejuízo. De fato, a realização de um evento tem objetivos mais nobres do que simplesmente ter lucro e, no caso de a Igreja ser definida como uma “instituição sem fins lucrativos”, quer dizer especificamente que ela não distribui lucro entre seus associados.

A descrição do objetivo do nosso exemplo demonstra que uma Igreja tem prioridades e que recursos financeiros, longe de ser algo errado, podem e devem fazer parte dessa lista.

Quando se organiza uma feijoada para “arrecadar fundos” para compra de algum objeto ou para encher a laje da Igreja, por mais nobre que seja o objetivo, ele passa por uma meta financeira.