Optymalizacja kosztów, nie tylko w kryzysie

Tomasz Tatara hotelarstwem zawodowo zajmuje się od ponad dekady. Po ukończeniu szkoły zaczął pracować w recepcji sopockich hoteli. W międzyczasie awansował w strukturach sieci pracując jako kierownik recepcji, kierownik czy dyrektor dwóch obiektów jednocześnie. Obecnie kompleksowo zarządza czterogwiazdkowym Hotelem Aubrecht Country SPA Resort na Kaszubach, gdzie jest odpowiedzialny za zarządzanie strategią sprzedaży, kosztów oraz rozwoju i m.in. o tym opowiedział nam w rozmowie.

DDlaczego zdecydował Pan się związać z takim obiektem jak Hotel Aubrecht? Jakie były Pana pierwsze decyzje po objęciu stanowiska dyrektora? Bardzo spodobał mi się projekt oraz kierunek rozwoju hotelu. Duży wpływ miała również pewna autonomia, która wynika z braku przynależności do sieci. Dzięki czemu wspólnie z zarządem możemy realizować strategię, którą obieramy sami, zindywidualizowaną i wycelowaną w konkretny produkt jakim jest Hotel Aubrecht. Co do drugiej części pytania, bardzo lubię uniwersalną zasadę Warrena Buffetta, mianowicie: „Po pierwsze, nigdy nie trać pieniędzy”. Przejrzałem wszystkie umowy zawarte z dostawcami towarów i usług. Część z nich została renegocjowana, w części zmieniliśmy zakres świadczonych usług, a część zupełnie wypowiedziana. Każdemu radzę, zwłaszcza w trudnych czasach, weryfikować takie kontrakty. Może się okazać, że są zupełnie nieistotne z operacyjnego punktu widzenia działania hotelu, a wizerunkowo czy marketingowo i tak niczego nie zmieniają. Czasami mimo niewielkich kwot, w skali roku zwykle są to znaczące koszty.

Jakie jeszcze działania był dla Pana kluczowe? Co udało się Panu osiągnąć? Udało się już w znacznym stopniu zoptymalizować i usystematyzować koszty usług oraz towarów. Dodatkowo, za kolejny cel postawiłem sobie zdywersyfikowanie kanałów sprzedaży oraz ograniczenie udziału rezerwacji w cenach promocyjnych z popularnych kanałów dyskontowych, nawet poświęcając wzrost frekwencji. Dzięki temu, cena średnia oraz RevPar w „normalnych” miesiącach wystrzeliły do góry. Postawiliśmy też na promocję naszej restauracji. Przeprowadziliśmy szereg szkoleń, wzmocniliśmy niezależną jej markę dzięki czemu udało się dotrzeć do miejscowych gości. Urozmaiciliśmy ofertę własną, posiłków bufetowych, przejrzeliśmy ofertę napojów. Sądząc po komentarzach gości i pracowników restauracji, zadziałało. Co raz więcej gości decyduje się skorzystać z naszej oferty względem pobliskich restauracji czy nawet sklepów. W SPA z kolei, przemodelowaliśmy system prowizji, wzmocniliśmy sprzedaż detaliczną, zoptymalizowaliśmy ceny zabiegów dzięki czemu co miesiąc notowaliśmy znaczące, często dwucyfrowe wzrosty przychodów niższym kosztem. Dodam jeszcze, że pytanie brzmi „udało się Panu”. W hotelu spotkałem w większości bardzo zmotywowanych i ambitnych pracowników i te małe sukcesy to przede wszystkim ich zasługa. Ja jedynie trochę pomogłem.

Jak obecnie wygląda strategia Hotelu Aubrecht, zważywszy na pandemię i obostrzenia? Tutaj nie będę oryginalny. Minimalizujemy straty. Zdecydowaliśmy się rozszerzyć tymczasowo działalność restauracji o dania na wynos i indywidualne cateringi okolicznościowe. Wiem jednak, że przecież jeszcze będzie dobrze, więc nie decydowaliśmy się na impulsywne i nielogiczne działania. Wspólnie z zarządem ustaliliśmy, że nikogo nie zwolnimy, skorzystamy z pomocy Państwa i przeczekamy tę sytuację. Reżim sanitarny nie jest większym problemem czy ograniczeniem. Jako branża przecież możemy być w większości wizytówką utrzymywania higieny i czystości. Tu dostosowanie się było najłatwiejsze. Obostrzenia związane z pandemią są najtrudniejsze z powodu ich nieprzewidywalności. Są wprowadzane z minimalnym wyprzedzeniem, są nieprecyzyjne i mało logiczne. To nam, podobnie zresztą jak wszystkim hotelarzom, sprawia najwięcej trudności.

Czy w związku z obecną sytuacją, przyjrzał się Pan raz jeszcze kosztom? Bieżące koszty, zgodnie z moją filozofią, w dużej mierze już były zbadane i zmienione by były uzależnione od obłożenia. Mieliśmy dużo czasu, więc wykorzystaliśmy go na wykonanie zaległych prac remontowych czy gruntownego sprzątania. Liczyłem, że nie będziemy mieli już ku temu tak dobrej okazji.

Dodatkowo, był czas by uaktualnić nasze procedury stanowiskowe i tym samym zoptymalizować procesy w każdym z działów.

Jakie działania marketingowe zostały podjęte i jakie są planowane, także na 2021 r.? We współpracy z firmą HotelZone zdecydowaliśmy się na hybrydowy system promocji hotelu i pozostałych usług. Zarówno online, jak i w tradycyjny sposób. Chcemy cały czas wzmacniać

markę własną hotelu w świadomości naszych gości. Dla mieszkańców okolicznych miast przygotowaliśmy kampanię naszej restauracji „Malina i Pokrzywa” oraz naszego SPA. Wzmocniliśmy też działania w sieci, mediach społecznościowych i mediach tradycyjnych. Konsekwentnie budujemy wizerunek hotelu „zanurzonego w naturze”, rodzinnego z tym niesamowitym wręcz spokojem. Bardzo podoba mi się konwencja, w której HotelZone prowadzi kampanie, zwłaszcza te w mediach społecznościowych. Ponadto współpracujemy z uznanym fotografem uzupełniając nasze portfolio, dzięki czemu nie kupujemy zdjęć stockowych. W 2021 chcemy kontynuować działania zgodnie z obraną strategią. O ile sytuacja pandemiczna na to pozwoli, chcielibyśmy wdrożyć dodatkowo kilka nowatorskich rozwiązań. Rozważamy m.in. wprowadzenie aplikacji dla naszych gości.

W jaki sposób dotychczasowe doświadczenie wykorzystuje Pan w pracy w Aubrechcie? Dotychczas pracowałem w miejskich hotelach krajowej sieci. Praca jednak w obiekcie niezależnie zarządzanym, typowo resortowym wymaga nieco innych strategii. Sama istota funkcjonowania hotelu jest jednak taka sama – należy oferować najwyższą jakość usług zachowując najwyższą możliwą rentowność. Dotychczas udało się wdrożyć znane mi rozwiązania w zakresie controllingu, revenue managementu czy zarządzania czasem pracy personelu. Staram się by jak najwięcej działań było zaplanowanych i usystematyzowanych. Wspólnie z zespołem staramy się jak najlepiej planować naszą pracę, sprawnie wdrażać zmiany i analizować rezultaty. Niemniej, w naszej branży musimy czasem improwizować i tutaj też wieloletnie doświadczenie na pewno w tym pomaga.

Jak według Pana będzie wyglądać hotelarstwo po pandemii? Co się zmieni? Zmienić się może bardzo wiele, pytanie jednak na jak długo? W mojej opinii przyzwyczajenia gości wezmą górę i nie będziemy świadkami drastycznego odwrócenia trendów. Podobnie nowe inwestycje będą planowane, jak w czasach sprzed pandemii. Części zmian możemy się spodziewać w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, jak i gości. Zdecydowanie pozytywną zmianą może być podejście do tematu higieny osobistej, jak i higieny oferowanych usług. Urządzenia do dezynfekcji rąk, zamgławiacze, ozonatory, lampy UV. To wszystko z nami na jakiś czas zostanie i to pozytywna zmiana. Tak samo jak przychodzenie „podziębionych” pracowników do pracy. Przed pandemią takie praktyki były powszechne, czasem nawet i gloryfikowane. Dzisiaj i w przyszłości pracownicy z łatwością mogą się przestawić na pracę zdalną bądź zostać w domu by nie zarażać innych. Z drugiej strony możemy się spodziewać spopularyzowania mniej restrykcyjnych warunków rezerwacji, nie tylko w przypadku rezerwacji pokoi, ale i wszelkich imprez okolicznościowych czy dla segmentu MICE. Hotele będą musiały się pogodzić z wzięciem na siebie zwiększonego ryzyka anulowania takich rezerwacji na ostatnią chwilę.