Cómo medir la productividad del recurso humano KPMG

CÓMO MEDIR LA PRODUCTIVIDAD DEL RECURSO HUMANO

Zahir Palomeque Directora Management Consulting, KPMG en Colombia

La productividad entendida como el balance entre los recursos utilizados y los resultados que los mismos producen, supone un reto cuando se trata de aplicar el concepto a la productividad del recurso humano asociado a una organización.

La primera estrategia necesaria para mejorar la productividad laboral es “la medición”; ninguna será válida y exitosa si de base no hay una medición objetiva, clara, numérica y alineada con las necesidades y naturaleza del negocio.

En este artículo exploraremos las características y resultados y retos de la medición de la productividad como base de cualquier estrategia de mejora.

Encontramos muchas herramientas, marcos de trabajo, técnicas y ensayos organizacionales (experimentos) que intentan determinar la productividad como la entrega en términos de trabajo o actividades ejecutadas por cada empleado asociado a su jornada de trabajo y/o la compensación salarial.

La verdad, “a nadie le gusta ser medido”; algunas de estas herramientas intentan medir dicha productividad como el análisis de cargas de trabajo, medición de tiempos y movimientos, tiempos de dedicación, análisis de indicadores de desempeño o entrega de servicio, el dimensionado, balanceo del recurso humano, entre otros; todas estas técnicas traen consigo muchos sesgos de tipo técnico, subjetivo o distorsión por su uso en ambientes de prueba no reales. Es decir, no son perfectas.

La experiencia, ha demostrado que el éxito en la aplicación de la estrategia de medición de productividad (cualquiera sea utilizada) depende del contexto y/o característica de la empresa o situación organizacional que se quiera indagar o resolver. La productividad debe verse entonces como “el balance entre qué hacen las personas, dónde están, cuánto hacen y a qué costo”.

Estas inquietudes solo se responden utilizando evidencia que permita generar soluciones basados en la información objetiva, numérica, que no sea susceptible a interpretaciones, ni a la incidencia de factores que puedan distorsionar los resultados, así como el uso de herramientas sencillas y de fácil comprensión para la recolección de información y el análisis de esta.

En definitiva se requiere de una herramienta que permita medir y analizar la productividad de una manera flexible, para obtener información y analizar los costos del recurso humano de la forma que se desee; identificar actividades que no son importantes para el buen funcionamiento de la empresa y proponer oportunidades de mejoramiento que representan optimización de costos, focalización en el proceso, generación de valor en el cumplimiento de los objetivos, alineación organizacional (balance entre el cargo y el tipo de actividad ejecutada), de manera que se ubique organizacionalmente cada persona en el proceso, actividad, cargo y rol requerido con la carga de trabajo, el dimensionado y la recompensa adecuada. La productividad laboral intenta resolver entonces, las siguientes situaciones:

Demanda de nuevo talento por el crecimiento.

Ausencias en capacidades o habilidades específicas.

Desconocimiento del “tamaño necesario” para realizar las labores.

Necesidad de ser “ágiles” en toma de decisiones de configuración de equipos de trabajo.

Movilidad del talento que obliga a considerar recursos tipo “Bolsa”.

Desarrollar y retener el talento clave.

Limitada capacidad de sus procesos para adaptarse a nuevas demandas de volúmenes de trabajo.

Roles desalineados con su contribución y con la estrategia del negocio.

Enfoque en labores operativas por parte de cargos estratégicos.

Duplicidad y cuellos de botella en los procesos.

Carga de trabajo dispar en las áreas.

Crecimiento desordenado de la planta laboral.

Solicitudes de contratación de personal, sin justificación técnica.

Desconocimiento de donde está la gente, qué y cuánto hace y cuánto vale su contribución.

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Cómo se puede entonces medir la productividad laboral:

Dos variables principales que se deben considerar:

—Las actividades ya que las personas ejecutan tareas o funciones; por lo anterior la unidad de medición deben ser cada una de las actividades realizadas.

—Los empleados son los sujetos de medición. Las características de cada actividad como nivel estratégico, operativo y de control; nivel de automatización, ciclo y hábitos de gobierno asociado (burocracia, doble control, ciclo); entregarán información adicional sobre el valor e importancia de la actividad al proceso y a los objetivos de la entidad; más allá del tiempo mismo de dedicación; es decir es una variable a considerar que solo mide la carga de trabajo, pero es más importante conocer qué se hace y su foco en el negocio que el tiempo de la labor. 2

Las características de cada empleado sujeto de medición, como antigüedad, tipo de área, retribución económica, tipo de cargo o rol entre otros; nos dará información del nivel de contribución o entrega esperada por cada empleado. La combinación de cada empleado con el tipo de actividad ejecutada y el tiempo de dedicación y el volumen de trabajo entregado nos dará información de la productividad como medida del tipo y cantidad de actividad realizada versus el tipo de cargo y su contribución salarial. Con esta información se puede inferir y responder qué hace la gente, dónde ésta, cuánto hace y a qué costo. 3 4 5

Lo anterior se asocia con los indicadores de productividad propios del proceso, empresa, industria o marco de referencia; se puede medir la productividad esperada con los resultados reales y dar así respuesta a las diferentes situaciones y retos de negocio que enfrentan las organizaciones en torno al uso de su recurso humano. 6