2020 Jersey Canada AGM / AGA 2020 de Jersey Canada

ADMINISTRATION / ADMINISTRATION

Due to the Covid pandemic, it became necessary to provide a electronic platform for the 2020 General Annual Meeting. Several platforms and agendas had been reviewed prior to making the final decision and with guidance from David Trus, Animal Industry Division / Division de l’industrie animale/Agriculture and Agri-Food Canada / Agriculture et Agroalimentaire Canada, the Board and staff were able to establish the format.

The notice for the meeting had been distributed through our electronic mailing on Thursday, August 27, 2020 for members whom provided email addresses in our data base. Members whom did not have email addresses were mailed the notice on Friday August 28, 2020. The meeting was to complete the 2019 business for Jersey Canada. The Board understood the difficulty of the timing of the meeting and felt that one hour was all they could impose on members during this time. 31 participants signed into this meeting. John Vander Wielen called the meeting to order on September 11, 2020 at 1:10 p.m. and the meeting motioned and carried the following approvals: the Agenda, 2019 Annual General Meeting minutes, 2019 reports from the President, General Manager and Committees, 2019 Audited financials and 2020 Budget, the appointing of RLB as auditors for 2020 and the resolution for 2019 Corporate actions. This meeting did not address any new business as there was no opportunity for discussion or response. Any new business that had been received prior to the meeting was forwarded onto the Board. Meeting was adjourned at 1:40 p.m.

All documentation for this meeting had been included in the June 2020 Canadian Jersey Breeder and was also made available on our website at www.jerseycanada. com/agm/. This meeting was recorded and is available for viewing.

We have asked participants of the meeting and members whom were unable to connect to the meeting for feedback on signing into the meeting and procedures for the meeting, as we anticipate there may be a need for the next Annual meeting to be virtual.

I would also encourage all members that if you are not receiving our emails notices which are sent out on a regular basis with information for registry, function notices or reminders, that you contact the office with your electronic information to be added to our mailing list.

À cause de la pandémie de Covid, il est apparu essentiel de fournir une plateforme électronique pour l’Assemblée générale annuelle 2020. Plusieurs plateformes et formats furent évalués avant de prendre une décision finale et avec l’aide de David Trus de la Division de l’industrie animale d’Agriculture et Agroalimentaire Canada, du conseil d’administration et du personnel, nous avons pu établir le format le plus approprié.

L’avis de réunion fut distribué par courrier électronique le jeudi 27 août 2020 aux membres qui ont fourni leur adresse courriel pour notre base de données. Nous avons posté l’avis aux membres pour qui nous n’avions pas d’adresse électronique le vendredi 28 août 2020. La réunion était pour compléter les affaires 2019 de Jersey Canada. Le conseil reconnaît la difficulté du moment pour la réunion et estimait qu’une heure était tout ce qu’on pouvait imposer aux membres à cette période de l’année. 31 participants se sont inscrits à cette réunion. John Vander Wielen a ouvert la réunion le 11 septembre 2020 à 13 h 30 et l’assemblée a proposé et appuyé les propositions suivantes : l’ordre du jour, le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle 2019, les rapports 2019 du Président, de la directrice général et des comités, les états financiers vérifiés 2019 et le budget 2020, la nomination de RLB comme vérificateurs pour 2020 et la résolution pour les actions corporatives 2019. Cette réunion n’a discuté d’aucune nouvelle affaire car nous n’avions pas la capacité pour les discussions et les réponses. Toute nouvelle affaire qui a été reçue avant la réunion a été acheminée au Conseil d’administration. L’assemblée fut levée à 13 h 40.

Toute la documentation pour cette réunion était inclue dans l’édition de juin 2020 de L’Éleveur de Jersey Canadien et est aussi disponible sur notre site web au jerseycanada.com/aga/?lang=fr. Cette réunion fut enregistrée et est disponible pour le visionnement.

Nous avons demandé aux participants à la réunion et aux membres qui n’ont pu se connecter à la réunion de nous donner leurs commentaires sur la participation à la réunion et aux procédures utilisées car nous prévoyons que nous aurons peutêtre besoin de tenir l’assemblée de façon virtuelle l’an prochain également.

J’encourage tous les membres qui ne reçoivent pas par courriel nos avis, qui sont envoyés régulièrement avec des informations au sujet des enregistrements, des événements ou des rappels, de contacter le bureau pour que votre information électronique soit ajoutée à notre liste d’envoi.