Operador Económico Autorizado. Edición 6 MÓDULO 4. Pasos de preparación para ser OEA y aspectos de seguridad de la cadena logística
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Autor del curso: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio (INT) Coordinador del curso: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio, el Instituto para la Integración de América Latina y el Caribe (www.iadb.org/es/intal) y el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www.indes.org). Autoras del módulo: María Iris Céspedes Núñez, Coordinadora Programa OEA Aduana de Costa Rica Sindy Álvarez Carranza, Especialista OEA Aduana de Costa Rica. Coordinación pedagógica y de edición: El Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www.indes.org ), en colaboración con la Fundación Centro de Educación a Distancia para el Desarrollo Económico y Tecnológico (CEDDET) (www.ceddet.org) Este documento es propiedad intelectual del Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Cualquier reproducción parcial o total de este documento debe ser informada a: BIDINDES@iadb.org. Las opiniones incluidas en los contenidos corresponden a sus autores y no reflejan necesariamente la opinión del Banco Interamericano de Desarrollo. 6ª Edición 2016
Los presentes materiales han sido revisados a la luz de las decisiones ministeriales tomadas en el marco de la Novena Conferencia Ministerial de la Organización Mundial del Comercio celebrada en Bali, Indonesia, en diciembre de 2013. Los ajustes fueron realizados con la finalidad de reflejar un mayor alineamiento entre la temática del curso y las prioridades identificadas en la Declaración Ministerial y decisiones de Bali, en la que participaron todos los miembros del BID. Declaración de Bali
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Índice
Índice ....................................................................................... 3 Índice de Figuras ........................................................................ 5 Glosario .................................................................................... 6 Presentación del módulo .............................................................. 7 Objetivo general del módulo ...................................................... 10 Preguntas orientadoras de aprendizaje ........................................ 10 Unidad I. Lineamientos a seguir por los operadores para ser OEA ... 11 Objetivo de aprendizaje .......................................................... 11 I.1. Preparación de los operadores para ser OEA ........................ 11 Síntesis de la unidad ................................................................. 18 Unidad II. Medidas de Seguridad Mínimas que debe cumplir el OEA 19 Objetivos de aprendizaje ......................................................... 19 II.1 Requisitos mínimos de seguridad ....................................... 19 II.1.1. Seguridad en relación a los Socios Comerciales.............. 22 II.1.2. Seguridad Física en las instalaciones ............................ 24 II.1.3. Seguridad en el acceso de personas a las instalaciones ... 25 II.1.4. Seguridad en las mercancías ....................................... 27 II.1.5. Seguridad en el Proceso de Transporte ......................... 28 II.1.6. Seguridad en las unidades de Transporte de Carga ........ 29 II.1.7. Políticas de Contratación de Personal ............................ 33 II.1.8. Resguardo de la información y del sistema informático ... 34 II.1.9. Capacitación al personal en materia de Seguridad y Amenazas Internas o Externas de la Empresa ......................... 35 3
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II.1.10. Planeación de la Seguridad en la Cadena Logística ....... 36 Síntesis de la unidad ................................................................. 38 Unidad III. Información mínima que debe contener la Autoevaluación .............................................................................................. 40 Objetivo de aprendizaje .......................................................... 40 III.1. Autoevaluación .............................................................. 40 Síntesis de la unidad ................................................................. 45 Unidad IV. Proceso de verificación del cumplimiento de requisitos del OEA. ....................................................................................... 46 Objetivo de aprendizaje .......................................................... 46 IV.1. Aspectos generales del proceso de validación ..................... 46 IV.2. Proceso de validación ...................................................... 47 IV.3. Revalidación y Revisión Periódica ..................................... 56 Síntesis de la unidad ................................................................. 57 Unidad V. Obligaciones que deben mantener los OEA .................... 58 Objetivo de aprendizaje .......................................................... 58 V.1. Obligaciones OEA ............................................................ 58 Síntesis de la unidad ................................................................. 62 Referencias bibliográficas .......................................................... 63
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Índice de Figuras
•
Figura No. 2.1. Medidas en materia de protección y seguridad de un Programa OEA
•
Figura No. 2.2. Puntos de inspección del tractor y del remolque
•
Figura No. 2.3. Puntos de inspección del contenedor
•
Figura No. 2.4. Puntos de inspección de camiones con cajas, vagoneta tipo van o vagoneta de Carga
•
Figura No. 2.5. Puntos de inspección de la Cisterna de Propano
•
Figura Nº. 4.1. Proceso de validación
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Glosario
Autoevaluación: Actividad realizada por el operador económico, para verificar el cumplimiento de los requisitos exigido por el programa del Operador Económico Autorizado. Cadena Logística: Son todos los Operadores Económicos que intervienen en la producción y procesos logísticos de distribución internacional de las mercancías, desde el origen o
lugar de
procedencia hasta el consumidor final o cliente. Especialista
OEA:
Es
el
servidor
público
designado
por
el
Administrador Aduanero, quien tendrá la facultad de verificar, validar y revalidar el cumplimiento de las condiciones, obligaciones y requisitos exigidos a los operadores económicos. Modelo de negocio: Naturaleza y características de tipo de actividad económica que desarrolla la empresa. Operador
Económico:
transportistas
terrestres,
Exportadores, marítimos,
agentes aéreos,
de
aduanas,
consolidadores,
terminales de carga, depósitos aduaneros, puertos, aeropuertos, importadores, fabricantes, entrega rápida, etc. Suspensión: Interrupción temporal de los beneficios otorgados al Operador Económico Autorizado. Verificación: Es la acción de comprobar o examinar la verdad de algo. La verificación es el proceso que se realiza para revisar y constatar que los operadores de comercio están cumpliendo con los requisitos y obligaciones establecidas para el OEA.
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Presentación del módulo
El Siglo XXI, ha presentado a los Servicios Aduaneros del Mundo, desafíos y oportunidades relacionados con el comercio internacional, tales como: nuevos modelos de gestión, la crisis financiera global, la protección de la sociedad, la seguridad de las cadenas logísticas, el mejoramiento y desarrollo a través de la facilitación del comercio y la seguridad en las fronteras. Razón por la cual, la Organización Mundial de Aduanas impulsa desde el año 2005 a través de sus países miembros, el Marco Normativo para
Asegurar
y
Facilitar
el
Comercio
Global
(SAFE),
ampliamente estudiado en el Módulo 1, para promover la aplicación de cuatro elementos básicos: a) Información electrónica anticipada sobre los envíos destinados al interior, al exterior o que están en tránsito. b) Implementación de un servicio fortalecido de análisis de riesgos para abordar temas relacionados con seguridad, enfrentar las posibles amenazas y controlar los riesgos. c) Inspección de la carga de alto riesgo utilizando equipos de inspección no intrusiva. d) Cumplimiento de las normas mínimas de seguridad en la cadena de suministro e implementación de mejores prácticas por parte del sector privado. Lo anterior, fundamentado en dos pilares de colaboración AduanasAduanas, Aduanas–Sector Privado.
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El Pilar 1 (Aduanas – Aduanas), busca el fortalecimiento de las Administraciones Aduaneras, a través del trabajo conjunto, utilizando normas comunes aceptadas por todos con el fin de optimizar la seguridad y la facilitación de la cadena logística internacional cuando la carga y los contenedores circulan dentro del sistema comercial global. El Pilar 2 (Aduanas – Empresas), propone crear un sistema internacional para la identificación del Sector Privado que ofrezca un nivel alto de seguridad dentro del lugar que ocupan en la cadena logística. Además,
el
Marco
SAFE
planteó
una
visión
estratégica
de
modernización denominada “Aduanas en el Siglo XXI” basada en 10 pilares, a saber: 1.
Aduanas mundialmente conectadas
2.
Control coordinado de fronteras
3.
Gestión de Riesgo inteligente
4.
Cooperación aduanas-sector privado
5.
Métodos modernos de trabajo
6.
Uso de nuevas tecnologías y herramientas
7.
Facultades legales adecuadas
8.
Cultura
organizacional
con
base
en
profesionalismo
y
conocimiento 9.
Fortalecimiento de las capacidades institucionales
10. Integridad. Como parte de ese impulso que la OMA da al intercambio de información, diálogo y consulta entre las aduanas y el sector privado, surge la figura del Operador Económico Autorizado (OEA).
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El OEA es definido como “…una parte que interviene en el movimiento internacional de mercancías en nombre de una administración nacional de Aduanas porque cumple con las normas de la OMA o con normas equivalentes en lo que respecta a la seguridad de la cadena logística.
Los
OEA
exportadores, operadores
pueden
despachantes,
aeroportuarios,
de
ser
fabricantes,
transportistas, terminal,
o
importadores, intermediarios,
de
depósitos
o
distribuidores” El contenido del módulo pretende establecer las pautas que los operadores
de
comercio
implicados
en
la
cadena
logística
internacional deben observar para obtener la certificación OEA como labores
de
autoevaluación,
crear
e
implementar
medidas
de
seguridad y buenas prácticas para asegurar que sus procedimientos y procesos internos proporcionen controles en sus operaciones de comercio,
así
como
la
autoridad
aduanera
puede
realizar
la
verificación de cumplimiento de los requisitos. En este sentido analizaremos los lineamientos a seguir por los operadores de comercio para ser OEA, las medidas de seguridad mínimas que deben ser ejecutadas por el OEA, información mínima que debe contener la Autoevaluación, las obligaciones que deben mantener los OEA, el proceso de verificación del cumplimiento de requisitos del OEA, tanto por parte de la empresa como por la Aduana y revisiones periódicas de los procedimientos del OEA y de las medidas de seguridad. Aunque en este módulo se abordan los requisitos mínimos de seguridad ajustados a lo contemplado en el Marco SAFE, los países pueden extender dichos requisitos a otros aspectos que no son propiamente
de
materia
aduanera,
tales
como:
sanitarios,
medioambientales, tráfico de armas, narcotráfico, terrorismo, salud pública… 9
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No se omite indicar que la incorporación en los programas OEA de aspectos de seguridad en temas que no son de competencia directa de las aduanas no es una labor fácil debido a que requiere la participación en el diseño del programa OEA de otras organizaciones estatales reguladoras de esas materias. Estos aspectos se analizan con mayor detalle en el módulo 5 del curso.
Objetivo general del módulo
Proporcionar al participante una guía que le ayude a definir qué información, actuaciones, comprobaciones, mejoras, buenas prácticas e inversiones deben conocer e implantar los operadores para obtener la certificación OEA y los aspectos generales de seguridad que debe contemplar su cadena logística, así como preparar y documentar la verificación
de
los
requisitos,
y
aspectos
generales
de
dicha
verificación.
Preguntas orientadoras de aprendizaje
•
¿Qué aspectos debe considerar un Operador Económico para ser un Operador Económico Autorizado?
•
¿Cualquier Operador Económico está preparado para ser OEA?
•
¿Qué debe considerar la autoridad aduanera para definir los requisitos en materia de seguridad y protección?
•
¿Cuál es el objeto de la autoevaluación?
•
¿Una vez que el Operador Económico es OEA, la administración aduanera debe dejarlos a la libre? 10
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Unidad I. Lineamientos a seguir por los operadores para ser OEA
Objetivo de aprendizaje
•
Establecer los aspectos que deben considerar los operadores de comercio
antes
de
querer
participar
en
el
proceso
de
certificación del OEA. •
Evaluar el nivel de cumplimiento de los requisitos que haya establecido el programa OEA de interés del operador de comercio.
•
Incorporar o reforzar los requisitos del programa OEA del país de domicilio del operador de comercio.
I.1. Preparación de los operadores para ser OEA
Los Miembros de la Organización Mundial de Aduanas y los sectores comerciales privados reconocen la importancia de asegurar la cadena logística y de facilitar, al mismo tiempo, el movimiento transfronterizo de mercancías. También se muestran de acuerdo en que al trabajar en favor de una parte, también producen beneficios a la otra parte. El crear las condiciones para asegurar el comercio internacional, facilitarlo y promoverlo, sirve de estímulo para los vendedores y compradores, ya que les hace más fácil el envío de productos de un país a otro.
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Los programas OEA ofrecen una serie de beneficios como el procesamiento rápido de los productos, por ejemplo, mediante la reducción de la cantidad de controles, entre otros. Gracias a esto, los OEA se ahorran tiempo, costos y verán los resultados de su inversión en los sistemas de seguridad y mejores prácticas. En la medida en que las administraciones aduaneras otorguen beneficios para el sector privado, garantizarán que los programas OEA sean atractivos para los operadores de comercio, quienes cada día se sumarán y participarán en el proceso de certificación para ser OEA. Pero, ¿qué aspectos debe considerar un operador económico para ser OEA?: •
Los programas OEA son voluntarios, el Operador Económico que quiera realizar el
proceso de certificación y autorización como
OEA, asume los compromisos y obligaciones que sobre el particular disponga la Administración Aduanera en su país. Ser OEA no es obligatorio, su adhesión es voluntaria. El Operador económico debe conocer el programa, los tipos de certificados,
si existen, los requisitos de cada uno y el nivel de
cumplimiento mínimo de tales requisitos que la aduana exige. Ello le permitirá realizar un análisis costo-beneficio que le lleve a decidir si presenta la solicitud de certificación OEA, y, en el caso de que haya varias opciones, qué tipo de certificado solicita. A su vez podrá planificar en el tiempo, la preparación, inversión y adecuaciones que debe realizar a lo interno de la empresa. La decisión de serlo o no, también depende de la evaluación de las
oportunidades
comerciales
que
significan
constituir
un
operador de confianza certificado por la administración aduanera y los beneficios que represente internacionalmente.
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En este sentido, al ser un programa voluntario, los operadores económicos, podrían invitar a sus asociados comerciales a reforzar la seguridad de la parte de la cadena logística en la cual participen y a que ratifiquen sus compromisos a través de la celebración de acuerdos contractuales conservando la documentación que pruebe dichos esfuerzos. •
Cada Operador Económico que participa en la cadena logística internacional debe efectuar autoevaluaciones utilizando normas de seguridad y buenas prácticas para asegurarse de que las políticas y procedimientos internos proporcionan un control sobre sus operaciones comerciales. La autoevaluación se aplica con el fin de determinar si el Operador Económico está en la capacidad de cumplir con los requisitos que se han establecido en el programa OEA. La forma de llevar a cabo la autoevaluación es decisión de cada programa OEA. En algunos programas se han establecido listas o cuestionarios para que los operadores de comercio realicen la autoevaluación. El Cuestionario de Autoevaluación es una herramienta útil, que contiene preguntas de cada uno de los requisitos y le permite a cada
Operador
Económico
darse
cuenta
de
su
nivel
de
cumplimiento, si debe mejorar, agregar o modificar algún proceso, procedimiento o medidas de seguridad durante la cumplimentación de dicho instrumento. •
El Operador Económico debe corregir y/o incorporar mejores prácticas
de
seguridad
en
sus
operaciones
comerciales
conforme lo establecen los requisitos y condiciones del OEA.
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•
Módulo 4
El Operador Económico en su proceso de preparación para obtener el certificado, debe incorporar en el proceso a los
principales
departamentos de su empresa relacionados con la cadena de suministro (aduanas, logística, contabilidad, informática, compras, ventas, seguridad, calidad, etc.). El Marco SAFE establece que los operadores de comercio deben aplicar medidas de seguridad que garanticen la seguridad de las instalaciones, así como también el control del perímetro exterior e interior y del acceso, impidiendo la entrada de personas no autorizadas a las instalaciones, transportes, muelles y áreas de carga. Los requisitos de seguridad OEA, no sólo pueden abarcar aspectos propiamente aduaneros, sino también incluir medidas relacionadas con aspectos sanitarios, medioambientales, tráfico de armas, narcotráfico, salud pública, etc; aunque sean materias que no están directamente reguladas por la normativa aduanera. Para el acceso a las instalaciones debe contar con medidas de control
administrativo
para
la
emisión
y
supervisión
de
identificaciones (empleados, visitantes, proveedores, etc.) y otros dispositivos de ingreso, incluyendo llaves y/o tarjetas de acceso que no permitan la entrada libre a la propiedad de la empresa. Se deberá retirar la identificación, el permiso de ingreso y de utilización de los sistemas informáticos a todos aquellos empleados que hayan sido despedidos. Toda la información comercial deberá estar protegida a través de distintas herramientas de seguridad como por ejemplo: claves individualmente asignadas, capacitaciones sobre los sistemas de seguridad, protección contra el ingreso no autorizado y contra la utilización incorrecta de la información.
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Los programas de seguridad del personal deberán incluir la evaluación de empleados actuales y posibles empleados, de acuerdo con lo permitido por las leyes nacionales, controles periódicos de los antecedentes de los empleados que trabajan en posiciones claves, que permitan detectar cambios inusuales en la situación social y económica de los mismos. De acuerdo con el modelo comercial del OEA, deberán aplicarse programas y medidas de seguridad para promover la integridad de los procesos de los socios comerciales que estén relacionados con el transporte, manejo y almacenamiento de la carga en la cadena logística. Deberán aplicarse determinados procedimientos para asegurarse de que toda información utilizada para el procesamiento electrónico o manual de la carga sea legible, exacta y esté protegida contra alteraciones, pérdidas o introducción de datos erróneos.
Un Operador Económico que envía o recibe una carga deberá asegurarse de que concuerde con la documentación del envío. El Operador Económico se asegurará de que la información que recibió por parte de los socios comerciales sea transmitida correctamente y a tiempo. Las personas que reciben o entregan la carga deberán identificarse antes de la salida o recepción de la misma. El Operador Económico deberá realizar capacitaciones para ayudar a los empleados a mantener la integridad de la carga, reconociendo las amenazas internas y protegiendo los ingresos. El Operador Económico deberá informar a los empleados sobre los procedimientos que la empresa utiliza para identificar e informar los incidentes sospechosos.
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•
Módulo 4
El Operador Económico puede incorporar dentro de sus procesos el uso de tecnologías modernas, con el fin de asegurar los controles y medidas de seguridad que se apliquen en sus operaciones.
•
El Operador Económico debe mantener una comunicación ágil y oportuna con las partes implicadas en la cadena logística, así como con la autoridad aduanera, que permitan la eficiencia y eficacia en los sistemas de gestión, logística y seguridad. Las Aduanas deben comunicarse con todas las partes involucradas en la cadena logística internacional para tratar asuntos de mutuo interés,
como
por
ejemplo,
las
normas
aduaneras,
los
procedimientos y requisitos para lograr la seguridad de las instalaciones y de los envíos. El Operador Económico que se certifique como OEA deberá participar de la actividad antes mencionada para garantizar que el programa sigue siendo válido y que además está basado en normas de seguridad que benefician a ambas partes. •
La autoridad aduanera trabajará en colaboración con el operador de comercio, a fin de optimizar la seguridad y la facilitación de la cadena logística. La Aduana garantizará la confidencialidad de la información comercial y sensible. La información suministrada será utilizada solamente para los fines indicados.
El
Operador
Económico
deberá
entregar
toda
la
información que solicite o requiera la administración aduanera, además, debe tener la disposición para permitir a estas, el ingreso a sus instalaciones para realizar la verificación y validar los requisitos OEA. Además de los puntos antes mencionados, que deben ser analizados y considerados por el Operador Económico para ser OEA, se debe; •
Presentar la solicitud que requiera la autoridad aduanera.
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•
Módulo 4
Presentar documentos adjuntos, cuestionario de autoevaluación y cualquier otra información que se disponga.
La administración aduanera, de acuerdo a lo que establece el Marco SAFE, comprobará el cumplimiento de los siguientes requisitos: •
Cumplimiento de la normativa aduanera.
•
Sistema de control de registros comerciales.
•
Viabilidad financiera.
•
Consulta, cooperación y comunicación.
•
Educación, formación e información.
•
Intercambio de información, acceso y confidencialidad.
•
Seguridad de la carga.
•
Seguridad del transporte.
•
Seguridad de las instalaciones.
•
Seguridad en lo que respecta al personal.
•
Seguridad de los socios comerciales.
•
Prevención de una crisis y recuperación.
•
Evaluación, análisis y mejoras.
Cada administración aduanera contemplará los requisitos antes mencionados, los podrá abarcar, agrupar o incrementar como lo considere conveniente. Requisitos que deben de ser del conocimiento de los operadores de comercio.
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Módulo 4
Síntesis de la unidad
El Operador Económico antes de iniciar el proceso de certificación para ser OEA, debe tener conocimiento de que, aunque es un programa
voluntario,
debe
cumplir
con
los
requisitos
obligaciones que establezca la administración aduanera.
y La
autoevaluación le permitirá revisar y conocer qué requisitos cumple y cuáles debe incorporar o reforzar, para ello es muy importante el establecer lazos de comunicación entre el operador económico y la Aduana con el objetivo de prepararse correctamente. Debe contemplar la aplicación de medidas de seguridad y mejores prácticas
a
través
del
uso
de
tecnologías,
comunicar
oportunamente con las partes implicadas en la cadena logística y las aduanas y procurar la facilitación entre los operadores de comercio y la aduana. Si el Operador Económico tiene claro estos aspectos, puede iniciar el proceso de certificación OEA, que contempla la entrega de
documentos, el cumplimiento
y validación de
los
requisitos OEA por parte de la autoridad aduanera.
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Módulo 4
Unidad II. Medidas de Seguridad Mínimas que debe cumplir el OEA
Objetivos de aprendizaje
•
Comentar
sobre
los
requisitos
mínimos
de
seguridad
que
comúnmente contemplan los programas OEA en vigencia, a ser cumplidos por los operadores de comercio para la obtención de la certificación como operadores económicos autorizados. •
Proponer la aplicación de mecanismos de seguridad en la cadena logística de los operadores de comercio.
II.1 Requisitos mínimos de seguridad
Aunque en el Módulo 2 se analizaron los requisitos que contempla un programa de Operador Económico Autorizado en forma general, en esta unidad se profundizará en los requisitos de seguridad, dada su importancia dentro del programa. Los requisitos mínimos de seguridad se refieren a aspectos que deben tenerse en cuenta en el momento de evaluar la incorporación de un operador dentro del Programa OEA. Los mismos deben ser representativos de la realidad del Operador Económico en cuestión de seguridad y transmitirse a lo largo de toda la cadena logística.
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Módulo 4
Los aspectos que han sido considerados por los países que han implementado los programas OEA, para la definición de los requisitos de seguridad mínimos que un Operador Económico debe cumplir para la obtención de la certificación como OEA, responden a medidas de control y seguridad que deben observarse durante las operaciones de logística y en la interrelación con los socios comerciales y su cadena logística. Los requisitos que se definan dependen de la estrategia que el país haya decidido implementar en el programa OEA. La estrategia de cada país, no solo está determinada por el régimen aduanero, sino también por los actores de la cadena logística que se pudieran ir incorporando y sus riesgos asociados y lo que la Administración Aduanera decida y su legislación le permita. Los requisitos deben tener por objeto lo contemplado en el Marco SAFE, y se refieren a: (i)
el cumplimiento de sus obligaciones aduaneras durante un periodo determinado;
(ii) un sistema de gestión de sus registros comerciales; (iii) una buena situación financiera; y (iv) requisitos mínimos en seguridad. Conforme se van incorporando miembros de la cadena logística, se pueden insertar requisitos relacionados con la actividad que realiza ese miembro.
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Módulo 4
Todos los requisitos de seguridad que han de cumplir los OEA deben valorarse dentro del contexto propio del operador de comercio, desde un enfoque basado en el análisis de riesgo. De esta manera, ha de tenerse presente la actividad que el mismo desarrolla, el tamaño del operador de comercio, su ubicación geográfica (evaluación de las amenazas
de
(adquisición,
la región producción,
y
del
país),
embalaje,
circulación
de
almacenamiento,
la
carga
carga
y
descarga, transporte, preparación de los documentos), socios de la cadena de suministro (vulnerabilidad), para determinar el nivel requerido de cumplimiento de los requisitos. Previamente al análisis pormenorizado de distintos requisitos, se debe partir del principio de que todas las políticas de seguridad deben estar documentadas, como única forma de que perduren en el tiempo y se apliquen en la práctica. Un Programa de Operador Económico Autorizado debe considerar medidas en materia de protección y seguridad que estén presentes en todas las áreas e instalaciones, controles de acceso, medidas de manipulación de las cargas y transporte e identificación de los socios comerciales y empleados, por lo que los requisitos deben contemplar aspectos sobre:
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Figura Nº. 2.1. Medidas en materia de protección y seguridad de un Programa OEA
Fuente: Elaborada por las autoras
II.1.1. Seguridad en relación a los Socios Comerciales
Todos los socios comerciales que se encuentran involucrados directa o indirectamente en el manejo de mercancías de comercio exterior, deben mantener la seguridad en la cadena de suministros y el Operador Económico debe ser el encargado de asegurarse de dicho cumplimiento en los siguientes aspectos: a. La selección y verificación de los socios comerciales (fabricantes
-
contratistas
–
proveedores
–
clientes
transportistas) de tipo nacional o extranjero.
22
-
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
El operador de comercio, durante el procedimiento de selección o renovación de cualquiera de sus socios comerciales nacionales o extranjeros, debe verificar a través de los métodos de revisión que tenga definidos (entrevistas, auditorias, solicitud de referencias, etc.), el cumplimiento de los criterios que, de acuerdo
a
su
análisis
de
riesgo,
se
hayan
establecido
previamente. b. La adopción de medidas de seguridad en la cadena logística por parte de los socios comerciales. La Administración de Aduanas deberá establecer los criterios, estándares o medidas mínimas, que deban cumplir los socios comerciales que representen un mayor riesgo en la cadena logística como Transportistas, Almacenes, Intermediarios, Agentes, Terminales Portuarias, entre otros. c. El cumplimiento de estándares de seguridad por parte de los
socios
comerciales.
El
Operador
Económico
debe
incorporar requisitos en materia de seguridad dentro de sus criterios
de
selección
y
renovación
de
aquellos
socios
comerciales que se involucren directa o indirectamente en el flujo de las mercancías de comercio exterior. Revisión de las medidas de seguridad de los socios comerciales, con base en análisis de riesgo. El Operador Económico debe considerar el visitar y validar que sus socios comerciales cumplan con las medidas de seguridad a que se refiere el apartado b. Dicha revisión deberá acotarse a aquellas que presenten un mayor riesgo y realizarse de manera periódica para asegurarse que el socio comercial mantenga el cumplimiento de las medidas de seguridad durante la vigencia de la relación comercial.
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Módulo 4
II.1.2. Seguridad Física en las instalaciones
Las instalaciones físicas deben estar protegidas de accesos no autorizados tanto en sus límites exteriores como en el interior de las instalaciones. De acuerdo a su análisis de riesgo, el Operador Económico debe proteger, con la infraestructura necesaria (bardas de concreto, cercas, etc.), los límites exteriores e interiores, así como aquellas áreas que haya identificado como críticas que pueden ser: •
Puertas, ventanas y casetas. El Operador Económico debe identificar el número y ubicación de puertas, ventanas y casetas e implementar los mecanismos que permitan su control y monitoreo.
•
Estacionamientos.
Ubicar
claramente
el
área
de
estacionamiento para visitantes y empleados. •
Estructuración del edificio. La estructura de las instalaciones de la empresa debe ser de materiales que no permitan accesos no autorizados al operador y a las áreas críticas dentro de ella. Es importante la existencia de planes de mantenimiento
•
Cerraduras y llaves. El Operador Económico debe contar con un control y manejo de las cerraduras y llaves de todos aquellos puntos de acceso tanto al exterior como al interior de las instalaciones del Operador Económico que requieran de estos dispositivos de cierre: puertas, ventanas, cercas, etc. identificando el responsable de su resguardo, préstamo y las personas habilitadas para el uso de cada llave.
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•
Módulo 4
Sistema de iluminación. El sistema de iluminación debe permitir la clara identificación y visualización de las áreas críticas: accesos a las instalaciones (externos como internos), almacenaje y manejo de las mercancías, estacionamiento de vehículo de carga, etc.
•
Inserción de alarmas, cámaras de vigilancia así como cualquier otra medida existente.
•
Sistemas y/o aparatos de comunicación interna. El Operador Económico debe contar con sistemas de comunicación interna que permitan una comunicación ágil entre el personal de la empresa.
II.1.3. Seguridad en el acceso de personas a las instalaciones
Los controles de acceso físico que implemente el Operador Económico deben prevenir e impedir la entrada no autorizada a las instalaciones de personal ajeno a ella y mantener el control e identificación de los empleados, visitantes y proveedores. Los empleados deben estar identificados a través del sistema de identificación
que
el Operador
Económico
haya
implementado:
credenciales, gafetes, uniformes, etc. el cual permita verificar que en cada área se encuentre sólo personal autorizado. Es importante que existan políticas para la entrega, devolución y cambio de estos dispositivos de identificación durante o al finalizar la relación laboral con el empleado.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Los aspectos a tener en cuenta son: a. Control e identificación para el ingreso y egreso de visitantes proveedores y Contratistas, incluyendo Personal de Mensajería y Correspondencia y de Servicio de Limpieza. El Operador Económico debe solicitar identificación y llevar un registro que permita documentar y controlar dichos accesos. b. Contar con un sistema de identificación para controlar su entrega y devolución. En el caso de mensajería y paquetería, además del control de acceso del personal, se debe realizar una inspección de los paquetes que se reciban. c. Control para la localización y retiro de personas no autorizadas. En caso de accesos no autorizados, la empresa debe contar con medidas que permitan, enfrentar y reportar estas situaciones. d. Personal de Seguridad. El personal de seguridad desempeña un rol importante en la protección de la empresa, en el control de accesos así como en el traslado y manejo de las mercancías, por
lo
que
el
operador
debe
contar
con
políticas
y
procedimientos documentados de las funciones que cumplen y verificar que se lleven a cabo efectivamente. e. Control de ingreso y egreso de vehículos. El Operador Económico debe implementar medidas que permitan tener un control de los vehículos que ingresan y egresan de las instalaciones para prevenir, impedir y, en su caso, detectar que sean utilizados como medio para el traslado de personas y/o mercancías ajenas a las autorizadas por la empresa.
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Módulo 4
II.1.4. Seguridad en las mercancías
El Operador Económico debe establecer medidas de control que permitan garantizar la integridad y seguridad de la mercancía durante el almacenaje, manejo, transporte y en general durante todo su flujo dentro de la cadena de suministros, desde su punto de origen hasta su destino final. Para ello realizarán: a. Mapeo de Procesos. El Operador Económico debe identificar los procesos en los que la mercancía se encuentra involucrada durante su flujo por la cadena de suministros. b. Control en el ingreso, almacenamiento y fabricación de las
mercancías.
El
Operador
Económico
debe
tener
mecanismos que permitan verificar que la mercancía que está ingresando ha sido la solicitada por la empresa, se almacene en el lugar destinado y durante la fabricación se cumpla con todas las medidas de seguridad establecidas para ello. c. Control durante la carga y salida de las mercancías de bodegas o instalaciones propias o de terceros. Deben existir mecanismos que permitan verificar que la mercancía que se embarca para su traslado a otro punto de la cadena logística, corresponda a lo estipulado para cada embarque. d. Áreas restringidas. Se deben identificar aquellas áreas donde se ubiquen mercancías que por su naturaleza o comercialización requieran de un manejo especial. e. Control de seguridad durante el proceso de fabricación y manipulación de las mercancías.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
f. Control del material de empaque o embalaje utilizado o descartado. g. Control de faltantes y sobrantes de mercancías.
II.1.5. Seguridad en el Proceso de Transporte
El Operador Económico debe establecer controles que permitan mantener la integridad de la mercancía y del medio de transporte durante su movimiento a largo de la cadena logística. Además, adoptar
políticas
para
llevar
a
cabo
el
procesamiento
de
la
documentación de traslado, embarque y recepción del medio de transporte y su carga y contar con los procedimientos documentados de seguridad para la integridad e inspección del medio de transporte y el conductor. Se debe contemplar la inspección al medio de transporte, la colocación de candados de alta seguridad que den cumplimiento a la norma ISO
17712, la identificación de los conductores asignados
para el traslado y el seguimiento al medio de transporte. A continuación se detallan los aspectos más relevantes: a. Inspección del medio de transporte desde el inicio y durante el trayecto hasta el punto de embarque. El Operador Económico debe establecer un procedimiento para verificar, a través de la inspección física, la integridad de la estructura de los medios de transporte utilizados antes de que estos sean cargados, estableciendo los puntos mínimos a revisar en función de las características particulares de cada medio de transporte y llevar un registro de las inspecciones.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
b. Seguimiento del medio de transporte y las actividades del conductor efectuadas durante el trayecto, así como del movimiento oportuno de la carga. Deben existir procedimientos definidos y del conocimiento de los operadores del transporte, que establezcan mecanismos para: (i) reportar y resolver situaciones y eventos inesperados. (ii) atender la resolución de discrepancias durante la carga, traslado y entrega de las mercancías en los puntos de salida y llegada. Se debe también considerar hacer seguimiento de los tiempos en el traslado, y durante la entrega y recepción de la mercancía, existir procedimientos para verificar que la carga coincida con lo indicado en la documentación y estar en posibilidad de detectar y, en su caso, reportar discrepancias por mercancía faltante, sobrante, prohibida u otros.
II.1.6. Seguridad en las unidades de Transporte de Carga
El Operador Económico debe de adoptar medidas para garantizar la seguridad en las unidades de transporte de carga, tales como: a. Inspección
de
medios
de
transporte,
contenedores
y
remolques. Dicha inspección debe revisar puntos como:
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Figura No. 2.2. Puntos de inspección del tractor y del remolque
Fuente: C-TPAT
1. Parachoques
7. Tanques de Aire
2. Motor
8. Eje de transmisión
13. Paredes de los costados 14. Techo exterior/interior
3. Neumáticos
9. Quinta rueda
15. Pared frontal
4. Piso
10. Chasis/exterior
5. Tanques de combustible 6. Cabina
11. Piso (interior)
16. Unidad de refrigeración 17. Tubo de escape
12. Puertas externas/internas
30
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Figura No. 2.3. Puntos de inspección del contenedor
Fuente: C-TPAT
1. Chasis/exterior
5. Pared frontal
2. Puertas exteriores/interiores
6. Techo interior/exterior
3. Lado derecho
7. Piso (interior)
4. Lado izquierdo Figura No. 2.4. Puntos de inspección de camiones con cajas, vagoneta tipo van o vagoneta de Carga
Fuente: C-TPAT
1. Tractor
4. Techo interior/exterior
7. Parachoques
2. Zona de la quinta rueda 5. Paredes
8. Pisos
3. Chasis
9. Cargamento
6. Puertas
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Figura No. 2.5. Puntos de inspección de la Cisterna de Propano
Fuente: C-TPAT
1. Tractor
4. Parachoques
2. Área de almacenamiento
5. (Observe el calibrador)
3. Neumáticos
6. Tanque interno
b. Calidad, colocación y custodia de Sellos de Seguridad. Debe verificarse la correcta colocación del sello de seguridad a través del proceso: viendo, verificando, tirando y torciendo. Deben existir mecanismos para el control, asignación, resguardo y destrucción de los sellos de Seguridad. Algunos sellos de seguridad son elaborados bajo la ISO 17712, que es una norma de certificación de precintos. Queda a decisión de cada país al momento de diseñar su programa si los precintos o sellos de seguridad deben cumplir con dicha norma.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
c. Almacenamiento
y
Módulo 4
reparación
de
las
unidades
de
transporte. Deben
existir
medidas
de
seguridad
a
tomar
durante
el
almacenamiento de unidades de transporte en las instalaciones del Operador Económico a fin de evitar que sean susceptibles a alteraciones y/o incrustaciones que comprometan el embarque de las empresas; asimismo se tendrán que establecer medidas durante la reparación de las unidades identificando el tipo de reparación a realizar y si éstas se encuentra en condiciones de ser utilizadas. En caso de que la reparación se lleve a cabo fuera de las instalaciones de la empresa se deberán establecer controles para verificar que la unidad no haya sido vulnerada.
II.1.7. Políticas de Contratación de Personal
El
Operador
Económico
debe
de
contar
con
políticas
de
contratación de personal (permanente y temporal) con base en análisis de riesgo, con especial atención al personal que ocupa puestos sensibles. El Operador Económico debe contar con los expedientes de los empleados que ocupan puestos sensibles y mantener el historial de cada uno, actualizando el estatus del empleado constantemente. Además, el Operador Económico debe de contar con procedimientos documentados, a ser aplicados ante el despido o renuncia voluntaria del personal, estableciendo la entrega de todos aquellos artículos que el Operador Económico haya proporcionado al empleado para la realización de sus funciones: identificaciones, uniformes, llaves, etc.
33
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Se deben definir también los procedimientos para dar de baja los accesos a los sistemas informáticos que hayan sido habilitados.
II.1.8. Resguardo de la información y del sistema informático
Medidas para la copia, recuperación y archivo de la información contenida
en el
Sistema
Informático. Crear
mecanismos para
respaldar la información generando copias que sirvan de protección contra posibles pérdidas identificando al responsable del manejo de esta información. Entre las medidas a contemplar se encuentran: a. Medidas para el manejo y protección de la documentación. El Operador Económico debe establecer procedimientos que aseguren la integridad de la documentación, incluyendo registros de entrega y préstamo, accesos restringidos, clasificación de la documentación y controles durante su almacenamiento. b. Medidas para el manejo y protección de los equipos que contienen
la
información,
especialmente
del
Servidor
Informático. c. Políticas de seguridad para el manejo de la información en los sistemas informáticos. El
Operador
Económico
debe
contar
con
procedimientos
documentados, para el control y operación de sus sistemas informáticos,
como
la
asignación
de
cuentas,
cambio
de
contraseñas, detección de intrusos, entre otros. Así mismo, debe contar
con
el
procedimiento
y
sanciones
que
se
deberán
implementar en el caso de identificar alguna transgresión o un mal uso de la información. 34
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
II.1.9. Capacitación al personal en materia de Seguridad y Amenazas Internas o Externas de la Empresa
El Operador Económico debe tener programas de capacitación que permitan concientizar al personal en seguridad en la cadena logística, con el fin de fortalecer la aplicación de las medidas de seguridad en los diferentes procesos en los que intervenga. La capacitación al personal en materia de seguridad en la cadena logística,
debe
contemplar
reconocer
y
concientizar
sobre
las
amenazas existentes tanto dentro como fuera de la cadena logística y estar en la posibilidad de reportarlas en caso de que se presenten situaciones de este tipo. Para ello se deberían considerar: a) Programas de capacitación y concientización en materia de seguridad en la cadena logística. (incluyendo temas como el uso de drogas y alcohol). b) Programas enfocados a los operadores de los medios de transporte, y aquellos que interfieran en el traslado de las mercancías, ya sea contratados directamente y/o por terceros. Se sugiere enfatizar los programas de capacitación, a todos aquellos involucrados en el traslado de las mercancías, ya sea que hayan sido contratados directamente por la empresa, o a través de un proveedor de servicios, con la intención de asegurarse que todos conocen las medidas y políticas de seguridad desarrolladas e implementadas.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
II.1.10. Planeación de la Seguridad en la Cadena Logística
El Operador Económico deberá contar con una metodología que le permita identificar, analizar y adoptar las medidas necesarias para minimizar y dar seguimientos a los riesgos que pueden afectar su operativa comercial. Esta metodología deberá darse a conocer a todo el personal involucrado directa o indirectamente en la cadena de suministro, y en constante revisión, tomando en cuenta los diferentes escenarios y factores externos actuales que impacten en la seguridad de la cadena logística. Entre los temas a tener en cuenta se encuentran: a. Análisis de riesgo. Le permitirá identificar las áreas de mayor impacto y de oportunidad para implementar mecanismos que le permitan mantener la integridad de sus mercancías. b. Plan de contingencias y/o emergencias. Debe existir un plan de contingencia documentado para asegurar la continuidad del negocio en el caso de una situación que afecte el desarrollo normal de las actividades y las operaciones de comercio exterior del Operador Económico en su cadena de suministros. c. Revisión gerencial. La alta Dirección debe estar siempre involucrada en la revisión y supervisión de los procesos en su cadena logística, y de esta forma se adoptará la cultura de seguridad en todos los niveles de la empresa. d. Auditoría interna en la cadena de suministros. Se debe contar con un procedimiento de revisión interna, que se asegura se cumplen los procesos en cada una de las áreas en materia de seguridad en la cadena de suministros.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
e. Registro de incidencias. El operador debe contar con un registro de incidencias que ayude a identificar las áreas o procesos que por alguna situación hayan sido vulnerados y que correspondan a la cadena de suministro. Además de establecer el tratamiento que se le dio a la situación en su momento para tomar las medidas correctivas pertinentes y evitar que vuelvan a ocurrir.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Síntesis de la unidad
El común denominador de los programas OEA es la seguridad. En general pretenden que se alcancen niveles deseables de seguridad por parte de los operadores de comercio para que se garantice una cadena de suministro ágil y seguro. Por esa razón, sin importar el eslabón que sea elegible para ser autorizado en cada país, todos los operadores de comercio deben establecer redes dinámicas en las que se promuevan ampliamente las políticas de seguridad, para alcanzar su objetivo común: la seguridad y facilitación del comercio. Los requisitos mínimos de seguridad responden a medidas de control y seguridad que deben observarse durante las operaciones de logística y en la interrelación con los socios comerciales y su cadena logística. Para la definición de los requisitos debe contemplarse lo estipulado en el Marco SAFE, y se refieren a: (i)
el cumplimiento de sus obligaciones aduaneras durante un periodo determinado;
(ii)
un sistema de gestión de sus registros comerciales;
(iii)
una buena situación financiera; y
(iv)
requisitos mínimos en seguridad.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Un Programa de Operador Económico Autorizado debe considerar medidas en materia de protección y seguridad, dirigidas a los requisitos generales para la contratación y mantenimiento de clientes y proveedores, que garanticen procedimientos seguros no solo por parte del OEA, sino de sus asociados en aspectos como: seguridad del personal, seguridad en los sistemas informáticos, los controles de acceso físico, entrenamiento y capacitación enfocada a la prevención de ataques, amenazas y riesgos, seguridad física en los cercamientos, puertas, estacionamiento de vehículos, estructura de los edificios, control de cerraduras y llaves, iluminación y control de los sistemas de
alarmas
y
videocámaras
de
vigilancia,
seguridad
en
los
contenedores para evidenciar la integridad en el punto de llenado, la inspección, el almacenaje y la utilización de sellos de alta seguridad, seguridad en los procesos básicamente de transporte, manejo y almacenaje de la carga y la planeación de la seguridad en la cadena logística. Cabe mencionar que no existe una única medida válida para cubrir cada riesgo, pueden existir distintas medidas que garanticen la minimización de cada riesgo (por ejemplo, el acceso no permitido a las instalaciones puede ser evitado con personal de vigilancia o con medios no intrusivos)
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Unidad III. Información mínima que debe contener la Autoevaluación
Objetivo de aprendizaje
•
Establecer los elementos mínimos que debe contemplar la Autoevaluación.
•
Determinar
el
nivel
de
cumplimiento
de
los
requisitos
establecidos en un programa OEA, mediante la autoevaluación
III.1. Autoevaluación
Cada Autoridad Aduanera establecerá el formato de autoevaluación que aplicará para sus operadores de comercio. Es importante que la Autoridad Aduanera elabore una lista o cuestionario de autoevaluación que tenga por objeto guiar al Operador Económico en aquellos aspectos y requisitos necesarios que debe cumplir para obtener la certificación como Operador Económico Autorizado (OEA), ayudarle a entender si cumple los requisitos necesarios para obtener el certificado OEA y suministrar al mismo tiempo a la autoridad aduanera información sobre su perfil y el de su empresa, complementaria a la que ha incluido en su solicitud.
40
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
En algunos países se han establecido cuestionarios de autoevaluación con un único diseño que puede ser utilizado por cualquier operador económico, contrario a esto, otros programas han establecido cuestionarios de autoevaluación para cada uno de los operadores dentro de la cadena logística (es decir: exportación, importación, transportista, entre otros). En caso de utilizarse un cuestionario de autoevaluación único, el operador económico debe responder exclusivamente a las preguntas que son aplicables según su actividad comercial. La aplicación completa y correcta de la autoevaluación por parte de los operadores económicos les permite tener una primera visión del grado de cumplimiento y de aquellos aspectos que debe mejorar para cumplir con los requisitos. Para la autoevaluación se recomienda la creación de un manual o instructivo mediante el cual se indique al operador económico el objetivo de cada una de las preguntas, de manera que haya claridad y entendimiento de lo que se desea conocer. Las preguntas deben ser específicas y de fácil entendimiento, de forma tal que no permitan las respuestas ambiguas, pueden contemplar respuestas cerradas (SI/NO) pero con la posibilidad de incluir explicaciones o justificaciones a esas respuestas. Las condiciones y criterios OEA descritos en la autoevaluación son los mismos para todos los operadores económicos, sin embargo, las Aduanas deben tener en cuenta el tamaño de la empresa (PYMES), principales
su
personalidad
socios
jurídica,
comerciales
y
su
su
estructura,
actividad
sus
económica
específica. Por consiguiente, las medidas que deben aplicarse para atender a los criterios pueden variar en función de los operadores, sin que se afecte el cumplimiento de los requisitos.
41
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
En
cuanto
a
la
presentación
Módulo 4
de
la
autoevaluación,
cada
administración aduanera evaluará el procedimiento más adecuado de acuerdo a las realidades de cada país (formato papel o vía internet). En ambos casos debe considerarse el nivel de detalle que deberá contener la información a ser presentada por el operador. La información enviada o aportada por el Operador Económico debe quedar cubierta por la legislación de cada país, en cuanto a la protección de datos y confidencialidad. La autoevaluación puede contemplar datos mínimos que genere consultas sobre: 1. Aspectos generales del operador de comercio Corresponden a información de los aspectos legales y generales, relacionados con el operador de comercio. Brinda a la Autoridad aduanera un panorama general de su empresa. 2. Estructura
e
información
comercial
del
operador
de
comercio Se pueden abarcar aspectos sobre la actividad económica del operador, volumen de actividades, organización administrativa, información aduanera y procesos desarrollados. 3. Información específica en relación a la actividad comercial del operador de comercio Importante conocer si el Operador Económico y su cadena logística cuenta con alguna certificación relativa a estándares de calidad, cumplimiento o seguridad en relación con el ejercicio de sus actividades (tipo ISO, BASC, CTPAT, etc.).
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
4. Requisitos de cumplimiento para obtener la condición de OEA Se establecen preguntas que guían al Operador Económico respecto a qué debe tener dentro de su empresa para cumplir con los distintos aspectos que están considerados en cada uno de los requisitos de historial de cumplimiento, solvencia financiera y materia de seguridad y protección. Algunos
ejemplos
de
autoevaluación
utilizados
por
distintos
programas OEA, se pueden observar en las siguientes direcciones web: •
Cuestionario de Autoevaluación de la Unión Europea: http://ec.europa.eu/ecip/documents/who_is/aeo_self_assessment _es.pdf
•
Cuestionario de Autoevaluación de Colombia: http://www.dian.gov.co/dian/oea.nsf/pages/Autoevaluacion?Open Document. Al final de esta página ingresar donde indica Descargar la herramienta de ayuda para la Auto-evaluación.
•
Lista de Autoevaluación Exportador de Guatemala: http://sat.gob.gt/sitio/index.php/aduanas/operador-economicoautorizado/212-operador-economico-autorizado/8174-lista-deautoevaluacion-exportador.html
•
Cuestionario
de
Autoevaluación
Exportador
de
República
Dominicana: https://www.aduanas.gob.do/oea/documentos/cuestionarioautoevaluacion-exportadores.pdf
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
•
Módulo 4
Cuestionario de Autoevaluación Exportador de Costa Rica: http://www.hacienda.go.cr/docs/51cc59e2186cb_CUESTIONARIODEAUTO EVALUACIONEXPORTADOR.pdf
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Síntesis de la unidad
La autoevaluación OEA es una herramienta útil, tanto para la administración aduanera como para el Operador Económico a certificarse OEA. Tiene por objeto ayudar al Operador Económico a entender si cumple los requisitos necesarios para obtener el certificado OEA y suministrar al mismo tiempo a la autoridad aduanera información relacionada con su actividad comercial, complementaria a la que el operador incluye en la solicitud OEA. Los datos que el Operador Económico consigne en la autoevaluación de los OEA podrán utilizarse asimismo en el proceso de verificación de requisitos.
45
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Unidad IV. Proceso de verificación del cumplimiento de requisitos del OEA.
Objetivo de aprendizaje
•
Definir el proceso de la verificación de los requisitos, que deben contemplar los Especialistas OEA.
•
Describir el procedimiento de verificación de los requisitos a ser ejecutados por los Especialistas OEA, tanto en la oficina como en las instalaciones de la empresa.
IV.1. Aspectos generales del proceso de validación
La validación del cumplimiento de requisitos mínimos de seguridad por parte de la autoridad aduanera puede ser entendida como una auditoría o una verificación, ambos términos para estos efectos son lo mismo. Conforme al Doc. SP0218F1 – Operadores Económicos Autorizados de la Organización Mundial de Aduanas, se define la validación como el procedimiento marco bajo el cual la cadena logística de un Operador Económico y el conjunto de procedimientos pertinentes que utiliza para alcanzar este estatuto, son objeto de un examen completo y transparente por parte de una autoridad aduanera. En otras palabras, es la verificación que realiza la autoridad aduanera con el objetivo de constatar el cumplimiento de los requisitos de seguridad de acuerdo a la naturaleza del negocio que realiza el operador. 46
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
El Marco Normativo SAFE de la OMA contempla la posibilidad de que un tercero puede realizar labores de verificación de requisitos, no obstante indica que “La facultad que posee una Aduana para otorgar la condición de OEA y sus beneficios, no podrá transferirse a terceros”. Hasta el momento ninguna autoridad aduanera ha cedido la verificación a un tercer validador, por el menoscabo a la objetividad e independencia que conllevaría. Por
la
diversidad
de
actividades
que
abarca
la
verificación,
eventualmente podría ser necesario recurrir a la colaboración de expertos en diversos temas técnicos, tales como: informática y seguridad, entre otros.
IV.2. Proceso de validación
Figura Nº. 4.1. Proceso de validación
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
La Autoridad Aduanera debe establecer los plazos para que el especialista OEA realice el proceso de verificación. Plazo que se recomienda sea del conocimiento del Operador Económico de manera que tenga certeza del período en que será resuelta la solicitud. Todo procedimiento de validación de requisitos debe estar regulado por la normativa administrativa general de cada país (facultades de los verificadores, plazos de resolución del procedimiento, prórrogas, documentación de las actuaciones u otros que considere cada país al desarrollar su programa). Se recomienda que al menos dos especialistas OEA participen en las verificaciones a los operadores de comercio. Los especialistas OEA deben contar con conocimientos apropiados sobre los estándares de seguridad de la cadena logística y sobre las operaciones realizadas por el operador de comercio. Actuaciones del verificador: 1. Revisión de formulario de solicitud OEA El formulario de solicitud OEA debe requerir información del operador de comercio, los datos relacionados con la actividad comercial e información general que la autoridad aduanera considere conveniente. Se
recomienda
que
el
formulario
tenga
un
instructivo
o
indicaciones generales para su cumplimentación. En algunos países los formularios de solicitud OEA son presentados en forma electrónica, en otros casos se presentan de forma manual, e inclusive a algunos formularios se les solicita la firma del representante legal. En este formulario, cada autoridad aduanera debe definir los documentos adjuntos que requiere del operador de comercio.
48
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
El especialista OEA, debe revisar y analizar cada uno de estos documentos aportados, para constatar que la información está sin alteraciones
que
provoquen
duda
sobre
su
autenticidad
o
veracidad. Algunos ejemplos de solicitudes utilizados por distintos programas OEA, se pueden observar en las siguientes direcciones web: •
Formulario de Solicitud OEA, España: http://www.agenciatributaria.com/AEAT/Aduanas/Contenidos _Privados/Procedimientos_aduaneros/OEA_operador_econom ico_autorizado/Ayudas_para_tramites/ayoeaofi.pdf
•
Solicitud de Autorización, Colombia: http://www.dian.gov.co/dian/oea.nsf/pages/Solicitud_autoriz acion?opendocument
•
Solicitud de Certificación OEA, República Dominicana: https://www.aduanas.gob.do/oea/instructivo-si.html
•
Formulario de Solicitud de Certificación como OEA, Costa Rica: http://www.hacienda.go.cr/docs/51cc59cf83154_FORMULAR IODESOLICITUDDECERTIFICACION.doc
2. Revisión de la autoevaluación La Autoevaluación aportada por el operador de comercio, debe contener toda la información requerida por la autoridad aduanera. El especialista OEA debe verificar que todas las preguntas estén debidamente contestadas y si se requieren, documentos adjuntos como procesos, procedimientos o controles, que comprueben la aplicación de las medidas de seguridad que indica el operador de comercio. 49
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
3. Análisis previo integral de información sobre el operador de comercio Para la creación del perfil de riesgo del operador económico, el especialista OEA debe efectuar una recopilación y análisis de información del operador de comercio, utilizando fuentes de información internas y externas como bases de datos, internet, revistas especializadas, prensa escrita y cualesquiera otro medio, a efectos de lograr un conocimiento previo que le permita tener mayor información respecto a la actividad comercial que desarrolla el Operador Económico aspirante a ser OEA. En caso de ser necesario por la particularidad del Operador Económico o régimen en el que se desarrolla, el especialista OEA debe coordinar previamente con entidades que pudieran manejar información clave del operador de comercio. El cumplimiento de sus obligaciones aduaneras, debe ser un aspecto fundamental a considerarse. De todas las fuentes indicadas, el especialista OEA debe extraer información que le permita: •
Conocer la actividad del operador de comercio.
•
Conocer los eslabones de su cadena logística: cuáles son sus principales
orígenes
y
destinos,
sus
principales
socios
comerciales, los medios de transporte que utilizan, etc. •
Cuáles pueden ser sus puntos débiles de seguridad, etc.
•
Elaborar el plan de actividades u hojas de trabajo para la verificación.
El especialista OEA debe ser muy proactivo dentro de esta etapa de análisis previo, ya que le permitirá obtener y fortalecer conocimiento respecto a la actividad comercial y giro de negocio del operador de comercio. 50
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
4. Estudio de campo Cada autoridad aduanera determinará las herramientas de trabajo a utilizar durante el desarrollo de la verificación. Los especialistas OEA deben mostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad,
objetividad,
control
comunicación,
comprensión
y
cortesía para lograr la búsqueda de la información. Para el proceso de verificación se recomienda que el especialista OEA tenga una guía que le permita determinar el cumplimiento de los requisitos, esta guía debe considerar criterios mínimos que deben observar las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de sus actividades y operaciones de comercio, logística, seguridad e interrelación con los socios comerciales y su cadena logística. La
guía
puede
elaborarse
con
base
en
la
autoevaluación,
dependiendo del Operador Económico a verificar. El objetivo es llevar un control de forma más ordenada de los requisitos evaluados. El especialista OEA debe verificar e inspeccionar la seguridad en las instalaciones: límites exteriores e interiores, controles en puertas, ventanas señalización,
y casetas
supervisión
y
ubicadas en
delimitación
de
las las
instalaciones, áreas
para
estacionamiento de vehículos, así como el que las estructuras de las instalaciones de la empresa estén construidas con materiales que no sean fácilmente vulnerables, se cuente con personal responsable para el control de las llaves e inspección del estado de las cerraduras, se posea una adecuada iluminación dentro y fuera de las instalaciones, se utilice alarmas y/o cámaras de vigilancia en las aéreas críticas de las instalaciones, por ejemplo las aéreas de carga, descarga, almacenamiento e ingreso a las instalaciones,
51
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
entre otros y se disponga de Sistemas y/o
Aparatos de
Comunicación Interna. Debe verificar el control del acceso de los empleados, visitantes,
proveedores,
contratistas
o
personal
de
mensajería, considerando el sistema de Identificación para controlar el acceso a las instalaciones de la empresa. Medidas de seguridad para la identificación, abordaje y retiro de personas no autorizadas. El
especialista
OEA,
debe
verificar
la
seguridad
en
las
mercancías, áreas específicas, supervisión y controles para el ingreso, almacenamiento y salida de las mercancías. En el transporte de mercancías se deben observar las medidas de seguridad para el proceso de carga, la documentación utilizada en
el
traslado
de
las
mercancías,
los
controles
para
la
identificación del conductor y medio de transporte, observar la utilización de sellos de seguridad y la inspección de la unidad de transporte. Medidas de seguridad que se utilizan para resolver discrepancias,
anomalías
o
eventos
inesperados,
durante
el
traslado y entrega de mercancías y los controles en la trazabilidad del medio de transporte y actividades del conductor efectuadas durante el trayecto. Para la seguridad en las unidades de transporte de carga, el especialista OEA debe enfatizar en las medidas que aplica el Operador Económico para garantizar y verificar la integridad física de las unidades contenedoras y remolques, que incluya protección contra la introducción de personal y material no autorizados, inspección periódica de las unidades de transporte (considerando los 17 puntos de inspección del tractor y del remolque, 7 puntos de inspección del contenedor, 9 puntos de inspección de camiones con cajas, vagoneta tipo van o vagoneta de Carga, 6 puntos de 52
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
inspección de la cisterna de propano, mencionados en la Unidad II Medidas de seguridad mínimas que debe cumplir el OEA). Verificar las medidas de seguridad para la custodia, colocación y supervisión de sellos de seguridad de alta calidad. Para la seguridad en relación a los socios comerciales, el especialista OEA, verificará el proceso de selección y verificación de los socios comerciales que utiliza el operador de comercio, la utilización de acuerdos contractuales, si aplica revisiones o evaluaciones periódicas de las instalaciones y procesos de los socios comerciales a fin de corroborar los requisitos o medidas de seguridad requeridas por la empresa, posibles acciones de control y corrección en caso de identificar irregularidades o discrepancias en la seguridad de la cadena logística. Conocer si los socios comerciales poseen certificaciones en materia de seguridad. El especialista OEA para la seguridad en la contratación del personal, Operador
debe
verificar
Económico
el
para
la
procedimiento contratación
utilizado del
por
el
personal,
el
seguimiento y finalización de la relación laboral de los empleados, Seguridad de la Información y del Sistema Informático. En cuanto a la seguridad de la información y del sistema informático,
el
especialista
debe
investigar
si
se
realizan
respaldos, copias a la información relevante de la empresa, lugar y personal responsable para el almacenamiento de las copias de seguridad y archivos de documentos, las medidas de seguridad para
el
acceso
a
la
información
y
sistema
informático
(contraseñas, perfil del usuario y equipo informático), si se contemplan un plan de acción en caso de incidentes con el sistema informático o contra la destrucción deliberada o la pérdida de los documentos.
53
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Algunos programas OEA contemplan medidas de seguridad por el operador de comercio, relacionadas con la utilización de equipo especial para el ejercicio de sus funciones (gafetes, chalecos, cascos, guantes, máscaras, etc.), reporte al personal encargado de la seguridad, sobre incidencias que surjan durante la operativa de la empresa, utilización de planes de contingencia y rutas de evacuación en caso de siniestros o emergencia. Constatar mediante los registros de control y asistencia los programas
de
capacitación
al
personal
en
materia
de
Seguridad y Amenazas Internas o Externas realizadas por el operador de comercio. Cualquier otra verificación de requisitos que considere conveniente incluir la administración aduanera. En algunos países para culminar el proceso de verificación de requisitos, se confecciona un informe que incluye los principales hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Como parte de las recomendaciones, el especialista OEA emite opinión respecto de si cumple o no con los requisitos mínimos en materia de seguridad. Si así lo establece la autoridad aduanera, las inconsistencias o irregularidades
encontradas,
se
comunicarán
al
Operador
Económico por medio de una prevención o por el medio que se haya establecido, y se le otorgará un plazo determinado para que subsane las mismas. En algunos países se le solicita al Operador Económico que presente un plan de trabajo para corregir las acciones requeridas, el mismo debe incluir las actividades a realizar, fechas y responsables.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Una
vez
finalizado
el
inconsistencias
o
verificación
debe
se
Módulo 4
plazo
para
irregularidades realizar
una
que
subsane
encontradas
las
en
re-inspección
la
para
corroborar el cumplimiento por parte del operador de comercio. El informe debe ser revisado por la jefatura o encargado del Área, Departamento, Dirección u otro ente dentro de la estructura administrativa y firmado tanto por esa jefatura como por las personas responsables de la verificación. Cada solicitud de certificación por parte de un operador de comercio, debe generar un expediente electrónico o manual, en el cual se archiven la solicitud y demás documentos aportados por el operador de comercio, documentos recopilados durante el estudio de antecedentes y en el trabajo de verificación en el campo. El expediente manual debe estar debidamente paginado de manera que en el informe final puede hacerse referencia a los folios que respaldan los resultados. El acceso al expediente debe ser restringido únicamente para los encargados del caso y para la jefatura que revisa el informe final y los
documentos
que
lo
respaldan
y
lo
autoriza.
Cualquier
información que se genere como resultado de una solicitud de certificación OEA por parte de un Operador Económico no puede ser compartida con otras Áreas de Gestión Aduanera ni con otras instituciones, a menos que se cuente con la autorización del OEA, y
que
dicha
información
permita
generar
otras
facilidades
administrativas.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
IV.3. Revalidación y Revisión Periódica
Una vez otorgada la certificación OEA, debe mantenerse una constante comunicación con el Operador Económico y la verificación periódica del cumplimiento de los requisitos, manteniendo en todo momento información actualizada de dicho operador. Cada
administración
aduanera
determinará
la
validez
de
la
certificación y su periodo de revalidación. En el ejercicio de sus potestades y cuando así lo considere pertinente, la administración aduanera podrá realizar revisiones periódicas en las instalaciones del Operador Económico Autorizado. Se recomienda que los países como parte de la normativa que desarrollen
para
la
implementación
del
operador
económico
autorizado contemplen el detalle de las posibles causales por las cuales pueda ser suspendido o revocado el estatus de OEA.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Síntesis de la unidad
El propósito fundamental de las verificaciones es comprobar y dejar evidencia de que el Operador Económico cumple con los requisitos establecidos para alcanzar la certificación como OEA. Para realizar el proceso de verificación de requisitos, el especialista OEA debe tener presente la naturaleza y características del tipo de actividad económica o modelo de negocio que desarrolle el operador de comercio. La autoridad aduanera debe establecer un plazo mediante el cual atenderá y resolverá la solicitud de certificación, también debe definir la validez de la certificación y su periodo de revalidación. Además, cuando lo estime conveniente, podrá realizar revisiones periódicas en las instalaciones del Operador Económico Autorizado.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Unidad V. Obligaciones que deben mantener los OEA
Objetivo de aprendizaje
•
Determinar las obligaciones que deben mantener los OEA.
•
Identificar las situaciones que pueden incidir para el no cumplimiento de las obligaciones.
V.1. Obligaciones OEA
El objetivo de los programas OEA es alcanzar una relación de confianza y seguridad entre la administración aduanera y el sector privado para responder a las necesidades y tendencias del comercio internacional. Sin embargo, esto no exime a los operadores de comercio certificados de obligaciones que deben cumplir durante la vigencia del certificado. Cuando culmina el proceso de certificación y la administración aduanera concede el certificado, es porque la aduana ha determinado y verificado el cumplimiento de los requisitos OEA, por tanto, el Operador Económico aplica correctamente procedimientos y medidas de seguridad que le permitan cumplir con las obligaciones que adquiere como compromiso al ser OEA. El OEA debe cumplir con las siguientes obligaciones: •
Mantener durante el plazo de la autorización, los requisitos y condiciones establecidas por la administración aduanera.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
•
Aplicar
eficazmente
Módulo 4
los
procedimientos,
herramientas
o
instrumentos de control que tenga implantados para detectar incumplimientos e irregularidades en su operativa y, en su caso,
tomar
las
medidas
correctivas
necesarias
para
solucionar dichas situaciones. •
Informar a la aduana de cualquier elemento o cambio surgido tras la certificación que pueda influir en el mantenimiento o contenido del certificado.
En relación con esta obligación, se consideran elementos que pueden afectar la certificación: •
Cambios
relacionados
con
los
datos
consignados
en
el
formulario de solicitud o en los anexos obligatorios (es decir, personalidad jurídica, denominación comercial, etc.). •
Cambios relacionados con la naturaleza y la estructura del OEA.
•
Cambios
relacionados
con
los
sistemas
contables
o
informáticos. •
Apertura o cierre de delegaciones o sucursales que intervienen en la cadena de suministro internacional.
•
Inicio o cese de actividades o funciones empresariales en la cadena de suministro internacional.
•
Cambios relacionados con los principales socios comerciales.
•
Cambios significativos de la situación financiera.
•
Comunicación de los errores en las actividades aduaneras y de los incidentes de seguridad significativos.
•
Comunicación de los indicios de incumplimiento de los criterios
•
Cualquier otro que el OEA estime oportuno comunicar o que la administración aduanera establezca.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
El OEA debe realizar esta comunicación a la mayor brevedad, por escrito, o como estime conveniente la autoridad aduanera. En algunos casos, la aduana le solicitará incluir una nueva Solicitud o un nuevo Cuestionario de Autoevaluación en relación a las partes afectadas por el cambio comunicado. Las obligaciones que deben mantener los OEA son: •
Presentar y suministrar a la autoridad aduanera, en los plazos que ésta indique, toda aquella información documental y/o electrónica que requiera para corroborar el cumplimiento de su condición como OEA.
•
Brindar a la autoridad aduanera, la colaboración necesaria para efectuar
los
procesos
de
verificación,
inspección
de
instalaciones, bodegas, cargas y medios de transporte, entre otros. •
Acatar las recomendaciones emitidas y notificadas por la administración aduanera, relacionadas con el cumplimiento de sus obligaciones y requisitos como OEA.
•
En algunas administraciones, se ha establecido como obligación que operadores, una vez al año como mínimo o según lo dicten las circunstancias, como por ejemplo períodos de alto estado de alerta, infracciones o incidentes de seguridad, deben realizar una
evaluación
completa
de
sus
cadenas
de
suministro
internacionales basándose en los criterios de seguridad. •
Todas
aquellas
otras
obligaciones
que
disponga
la
administración aduanera. En caso de que, con posterioridad, el OEA dejara de cumplir con dichas obligaciones, el certificado OEA podrá ser suspendido y, en su caso, la certificación revocada.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
En caso de que la aduana detecte que se ha producido alguna circunstancia que pueda suponer la revocación del certificado y la misma no haya sido comunicada por el OEA, la revocación tendrá como consecuencia la exclusión de la posibilidad de solicitar un nuevo certificado durante un cierto período de años, según lo establezca la administración aduanera, (cabe aclarar que en varios programas OEA se ha establecido un periodo de 3 años). Por el contrario, en algunos programas OEA, si un elemento comunicado por el OEA diera lugar a la revocación del certificado, se tomará en consideración y en consecuencia, se podrá solicitar un nuevo certificado en cualquier momento.
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Síntesis de la unidad
Mediante
el programa de
Operador Económico
Autorizado, se
establece una relación de confianza y transparencia entre la Aduana y el Sector Privado, que les lleva a la creación de esta figura para beneficiar las balanzas comerciales de los países, agilizar el comercio, fortalecer las medidas de seguridad de la cadena logística de los operadores de comercio y a las Autoridades Aduaneras fortalecer la gestión de riesgo. Por tanto, la certificación OEA se obtiene mediante el cumplimiento de los requisitos que la Autoridad Aduanera ha establecido y verificado, razón por la cual, el OEA debe mantener durante el periodo de validez de la certificación al menos el cumplimiento de los requisitos al momento de la verificación; aunque se espera que el OEA cada día aplique mejores prácticas en su operativa comercial, de manera que fortalezca su estatus OEA. Cuando un Operador Económico es certificado OEA, asume el compromiso de cumplir con obligaciones que establece la autoridad aduanera durante la vigencia de la certificación y así, podrá seguir gozando de los beneficios que ofrecen el programa OEA. No se omite indicar, que la Autoridad Aduanera mantiene en todo momento sus facultades de Autoridad Fiscalizadora, por ello, es que se ha mencionado en la unidad anterior el proceso de revalidación y revisión periódica.
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Módulo 4
Referencias bibliográficas
Libro impreso:
C-TPAT
Alianza
Aduanas
Comercio
Contra
el
Terrorismo.
La
seguridad en la cadena de suministro. Guía de Capacitación. Editor: Aduana de los Estados Unidos. Organización
Mundial
de
Aduanas
(Junio
de
2005).
Marco
Normativo SAFE. Bruselas, Bélgica Editor: Organización Mundial de Aduanas.
Libro Electrónico:
•
Banco Interamericano de Desarrollo (BID); World Customs Organization
(WCO).
Autorizado
(Abr.
2010).
Operador
Económico (OEA).
http://www.iadb.org/es/publicaciones/detalle,7101.html?id=85 71. •
Organización Mundial de Aduanas (Junio de 2007). Marco Normativo SAFE. http://www.afip.gob.ar/Aduana/documentos/MARCO_NORMATI VO_SAFE.pdf
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Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
Módulo 4
Referencias en Línea:
•
Agencia Tributaria, Gobierno de España. http://www.agenciatributaria.com/AEAT.internet/Inicio_es_ES/ Aduanas_e_Impuestos_Especiales/Procedimientos_Aduaneros/ Operadores_Economicos_Autorizados__OEA_/Operadores_Econ omicos_Autorizados__OEA_.shtml
•
Cuestionario de Autoevaluación, Unión Europea. http://ec.europa.eu/ecip/documents/who_is/aeo_self_assessm ent_es.pdf
•
C-TPAT, US Customs http://www.c-tpatconnection.com/ESP
•
OEA,
Dirección
de
Impuestos
y
Aduanas
Nacionales
de
Colombia. http://www.dian.gov.co/descargas/operador/documentos/OEA_ Colombia.pdf http://www.dian.gov.co/dian/oea.nsf/pages/Autoevaluacion?Op enDocument •
Operador Económico Autorizado, Dirección General de Aduanas de República Dominicana https://www.aduanas.gob.do/oea/index.html# https://www.aduanas.gob.do/oea/documentos/instructivopara-solicitar-certificacion-OEA.pdf https://www.aduanas.gob.do/oea/documentos/preguntas-yrespuestas.pdf
•
PROFAC, Dirección General de Aduanas, Costa Rica. http://www.hacienda.go.cr/contenido/408-profac 64
Operador Económico Autorizado 6ª Edición.
•
Módulo 4
Superintendencia de Administración Tributaria, Guatemala. http://sat.gob.gt/sitio/index.php/aduanas/operador-economicoautorizado.html
•
Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria, Perú. http://www.sunat.gob.pe/orientacionaduanera/oea/ http://www.sunat.gob.pe/orientacionaduanera/oea/marco_nor mativo/Reglamento_OEA.pdf
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