OEAREG9 MODULO 4

OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO 9ª EDICIÓN

MÓDULO 4

PASOS DE PREPARACIÓN PARA SER OEA Y VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS POR PARTE DE LA AUTORIDAD ADUANERA

AUTOR DEL CURSO Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio (INT).

COORDINADOR DEL CURSO Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio, el Instituto para la Integración de América Latina y el Caribe (INTAL) (www.iadb.org/es/intal), el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www.indes.org) AUTORAS DEL MÓDULO María Iris Céspedes Núñez, Coordinadora Programa OEA Aduana de Costa Rica.

Sindy Álvarez Carranza, Especialista OEA Aduana de Costa Rica.

COORDINACIÓN PEDAGÓGICA Y DE EDICIÓN El Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www. indes.org), en colaboración con la Fundación Centro de Educación a Distancia para el Desarrollo Económico y Tecnológico (CEDDET) (www.ceddet.org).

9ª EDICIÓN Copyright ©2016 Banco Interamericano de Desarrollo. Esta obra se encuentra sujeta a una licencia Creative Commons IGO 3.0 Reconocimiento-NoComercial-SinObrasDerivadas (CC-IGO 3.0 BY-NC-ND) (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/legalcode). Este documento es propiedad intelectual del Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Cualquier reproducción parcial o total de este documento debe ser informada a: BIDINDES@iadb.org Cualquier disputa relacionada con el uso de las obras del BID que no pueda resolverse amistosamente se someterá a arbitraje de conformidad con las reglas de la CNUDMI (UNCITRAL). El uso del nombre del BID para cualquier fin distinto al reconocimiento respectivo y el uso del logotipo del BID, no están autorizados por esta licencia CC-IGO y requieren de un acuerdo de licencia adicional.

Note que el enlace URL incluye términos y condiciones adicionales de esta licencia.

Las opiniones incluidas en los contenidos corresponden a sus autores y no reflejan necesariamente la opinión del Banco Interamericano de Desarrollo.

Los presentes materiales han sido revisados a la luz de las decisiones ministeriales tomadas en el marco de la Novena Conferencia Ministerial de la Organización Mundial del Comercio celebrada en Bali, Indonesia, en diciembre de 2013. Los ajustes fueron realizados con la finalidad de reflejar un mayor alineamiento entre la temática del curso y las prioridades identificadas en la Declaración Ministerial y decisiones de Bali, en la que participaron todos los miembros del BID. Declaración de Bali

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Índice Índice de Figuras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Presentación del módulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Objetivo general del módulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Preguntas orientadoras de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

UNIDAD I. LINEAMIENTOS A SEGUIR POR LOS OPERADORES PARA SER OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 I.1. Preparación de los operadores para ser OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 UNIDAD II. INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBE CONTENER LA AUTOEVALUACIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Objetivo de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 II.1. Autoevaluación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 UNIDAD III. PROCESO DE VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL OEA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Objetivo de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 III.1. Aspectos generales del proceso de validación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 III.2. Proceso de validación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 III.3. Revalidación y Revisión Periódica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 UNIDAD IV. REQUISITOS Y TÉCNICAS DE COMPROBACIÓN CUMPLIMIENTO DEL OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

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IV.I. Metodología comprobación de los requisitos OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1. Historial satisfactorio de cumplimiento de la legislación nacionaL . . . . . . . . . . . 25 2. Sistema adecuado de gestión administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 3. Adecuada Solvencia Financiera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4. Medidas de Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 UNIDAD V. OBLIGACIONES QUE DEBEN MANTENER LOS OEA . . . . . . . . . . . . . . . 41 Objetivo de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 V.1. Obligaciones OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Referencias bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

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Índice de Figuras Figura 3.1. Proceso de validación

Glosario Autoevaluación: Actividad realizada por el operador económico, para verificar el cumplimiento de los requisitos exigido por el programa del Operador Económico Autorizado.

Cadena Logística: Son todos los Operadores Económicos que intervienen en la producción y procesos logísticos de distribución internacional de las mercancías, desde el origen o lugar de procedencia hasta el consumidor final o cliente.

Especialista OEA: Es el servidor público designado por el Administrador Aduanero, quien tendrá la facultad de verificar, validar y revalidar el cumplimiento de las condiciones, obligaciones y requisitos exigidos a los operadores económicos.

Modelo de negocio: Naturaleza y características de tipo de actividad económica que desarrolla la empresa.

Operador Económico: Exportadores, agentes de aduanas, transportistas terrestres, marítimos, aéreos, consolidadores, terminales de carga, depósitos aduaneros, puertos, aeropuertos, importadores, fabricantes, entrega rápida, etc.

Suspensión: Interrupción temporal de los beneficios otorgados al Operador Económico Autorizado.

Verificación: Es la acción de comprobar o examinar la verdad de algo. La verificación es el proceso que se realiza para revisar y constatar que los operadores de comercio están cumpliendo con los requisitos y obligaciones establecidas para el OEA.

Presentación del módulo El Siglo XXI, ha presentado a los Servicios Aduaneros del Mundo, desafíos y oportunidades relacionados con el comercio internacional, tales como: nuevos modelos de gestión, la crisis financiera global, la protección de la sociedad, la seguridad de las cadenas logísticas, el mejoramiento y desarrollo a través de la facilitación del comercio y la seguridad en las fronteras.

Razón por la cual, la Organización Mundial de Aduanas impulsa desde el año 2005 a través de sus países miembros, el Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el

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Comercio Global (SAFE), ampliamente estudiado en el Módulo 1, para promover la aplicación de cuatro elementos básicos: a) Información electrónica avanzada sobre los envíos destinados al interior, al exterior o que están en tránsito. b) Aplicar un enfoque de análisis de riesgo para resolver las amenazas de la seguridad. c) A pedido del país de destino, la Administración Aduanera del país de despacho realizará una inspección de los contenedores y de la carga de alto riesgo con destino al exterior, preferentemente utilizando equipos de detección no intrusiva como por ejemplo, máquinas de rayos X y detectores de radiación d) Define los beneficios que las Aduanas ofrecerán a las empresas que cumplan con las normas de seguridad de la cadena logística y que apliquen las mejores prácticas.

Lo anterior, fundamentado en los tres pilares de colaboración Aduanas-Aduanas, Aduanas–Sector Privado y Aduanas-Órganos gubernamentales e intergubernamentales.

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El Pilar 1 (Aduanas – Aduanas), busca el fortalecimiento de las Administraciones Aduaneras, a través del trabajo conjunto, utilizando normas comunes aceptadas por todos con el fin de optimizar la seguridad y la facilitación de la cadena logística internacional cuando la carga y los contenedores circulan dentro del sistema comercial global. El Pilar 2 (Aduanas – Empresas), propone crear un sistema internacional para la identificación del Sector Privado que ofrezca un nivel alto de seguridad dentro del lugar que ocupan en la cadena logística. El Pilar 3 (Aduanas-Órganos gubernamentales e intergubernamentales), busca la cooperación entre la aduana y los demás órganos gubernamentales e intergubernamentales asociados al comercio internacional y a la seguridad de la cadena logística.

Además, el Marco SAFE planteó una visión estratégica de modernización denominada “Aduanas en el Siglo XXI” basada en 10 pilares, a saber: 1. Aduanas mundialmente conectadas 2. Control coordinado de fronteras 3. Gestión de Riesgo inteligente 4. Cooperación aduanas-sector privado 5. Métodos modernos de trabajo 6. Uso de nuevas tecnologías y herramientas 7. Facultades legales adecuadas 8. Cultura organizacional con base en profesionalismo y conocimiento 9. Fortalecimiento de las capacidades institucionales 10. Integridad.

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Como parte de ese impulso que la OMA da al intercambio de información, diálogo y consulta entre las aduanas y el sector privado, surge la figura del Operador Económico Autorizado (OEA).

Un OEA es una parte integrante del movimiento internacional de mercaderías, cualquiera sea el motivo, que fue reconocido por una administración nacional de aduanas por cumplir las normas de la OMA o normas equivalentes en materia de seguridad de la cadena logística. Los OEA pueden ser fabricantes, importadores, exportadores, despachantes de aduana, transportistas, operadores de agrupamiento, intermediarios, operadores portuarios, de aeropuertos o terminales, operadores de transporte integrados, operadores de depósito, distribuidores, operadores de transporte.

El contenido del módulo pretende establecer las pautas que los operadores de comercio implicados en la cadena logística internacional deben observar para obtener la certificación OEA como labores de autoevaluación, crear e implementar medidas de seguridad y buenas prácticas para asegurar que sus procedimientos y procesos internos proporcionen controles en sus operaciones de comercio, así como la autoridad aduanera puede realizar la verificación de cumplimiento de los requisitos.

En este sentido analizaremos los lineamientos a seguir por los operadores de comercio para ser OEA, las medidas de seguridad que deben ser ejecutadas por el OEA, información mínima que debe contener la Autoevaluación, las obligaciones que deben mantener los OEA, el proceso de verificación del cumplimiento de requisitos del OEA, tanto por parte de la empresa como por la Aduana y revisiones periódicas de los procedimientos del OEA y de las medidas de seguridad.

Aunque en este módulo se abordan los requisitos ajustados a lo contemplado en el Marco SAFE, los países pueden extender dichos requisitos a otros aspectos que no son propiamente de materia aduanera, tales como: sanitarios, medioambientales, tráfico de armas, narcotráfico, terrorismo, salud pública…

No se omite indicar que la incorporación en los programas OEA de aspectos de seguridad en temas que no son de competencia directa de las aduanas no es una labor fácil debido a que requiere la participación en el diseño del programa OEA de otras organizaciones estatales reguladoras de esas materias. Estos aspectos se analizan con mayor detalle en el módulo 5 del curso.

Objetivo general del módulo Proporcionar al participante una guía que le ayude a definir qué información, actuaciones, comprobaciones, mejoras, buenas prácticas e inversiones deben conocer e implantar los operadores para obtener la certificación OEA y los aspectos generales de seguridad que debe contemplar su cadena logística, así como preparar y documentar la verificación de los requisitos, y aspectos generales de dicha verificación.

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Preguntas orientadoras de aprendizaje ¿Qué lineamientos debe tener en cuenta un Operador Económico para ser un Operador Económico Autorizado? ¿Cuál es el objeto de la autoevaluación? ¿Qué debe considerar la autoridad aduanera para identificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el programa OEA? ¿Una vez que el Operador Económico es OEA, la administración aduanera debe dejarlos a la libre?

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UNIDAD I

LINEAMIENTOS A SEGUIR POR LOS OPERADORES PARA SER OEA

Objetivos de aprendizaje Establecer los aspectos que deben considerar los operadores de comercio antes de querer participar en el proceso de certificación del OEA. Evaluar el nivel de cumplimiento de los requisitos que haya establecido el programa OEA de interés del operador de comercio.

Incorporar o reforzar los requisitos del programa OEA del país de domicilio del operador de comercio.

I.1. Preparación de los operadores para ser OEA Los Miembros de la Organización Mundial de Aduanas y los sectores comerciales privados reconocen la importancia de asegurar la cadena logística y de facilitar, al mismo tiempo, el movimiento transfronterizo de mercancías. También se muestran de acuerdo en que al trabajar en favor de una parte, también producen beneficios a la otra parte.

El crear las condiciones para asegurar el comercio internacional, facilitarlo y promoverlo, sirve de estímulo para los vendedores y compradores, ya que les hace más fácil el envío de productos de un país a otro.

Los programas OEA ofrecen una serie de beneficios como el procesamiento rápido de los productos, por ejemplo, mediante la reducción de la cantidad de controles, entre otros. Gracias a esto, los OEA se ahorran tiempo, costos y verán los resultados de su inversión en los sistemas de seguridad y mejores prácticas.

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En la medida en que las administraciones aduaneras otorguen beneficios para el sector privado, garantizarán que los programas OEA sean atractivos para los operadores de comercio, quienes cada día se sumarán y participarán en el proceso de certificación para ser OEA. Pero, ¿qué aspectos debe considerar un operador económico para ser OEA?: Los programas OEA son voluntarios, el Operador Económico que quiera realizar el proceso de certificación y autorización como OEA, asume los compromisos y obligaciones que sobre el particular disponga la Administración Aduanera en su país.

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Ser OEA no es obligatorio, su adhesión es voluntaria. El Operador económico debe conocer el programa, los tipos de certificados, si existen, los requisitos de cada uno y el nivel de cumplimiento mínimo de tales requisitos que la aduana exige. Ello le permitirá realizar un análisis costo-beneficio que le lleve a decidir si presenta la solicitud de certificación OEA, y, en el caso de que haya varias opciones, qué tipo de certificado solicita. A su vez podrá planificar en el tiempo, la preparación, inversión y adecuaciones que debe realizar a lo interno de la empresa.

La decisión de serlo o no, también depende de la evaluación de las oportunidades comerciales que significan constituir un operador de confianza certificado por la administración aduanera y los beneficios que represente internacionalmente.

En este sentido, al ser un programa voluntario, los operadores económicos, podrían invitar a sus asociados comerciales a reforzar la seguridad de la parte de la cadena logística en la cual participen y a que ratifiquen sus compromisos a través de la celebración de acuerdos contractuales conservando la documentación que pruebe dichos esfuerzos.

Cada Operador Económico que participa en la cadena logística internacional debe efectuar autoevaluaciones utilizando normas de seguridad y buenas prácticas para asegurarse de que las políticas y procedimientos internos proporcionan un control sobre sus operaciones comerciales.

La autoevaluación se aplica con el fin de determinar si el Operador Económico está en la capacidad de cumplir con los requisitos que se han establecido en el programa OEA. La forma de llevar a cabo la autoevaluación es decisión de cada programa OEA. En algunos programas se han establecido listas o cuestionarios para que los operadores de comercio realicen la autoevaluación. El Cuestionario de Autoevaluación es una herramienta útil, que contiene preguntas de cada uno de los requisitos y le permite a cada Operador Económico darse cuenta de su nivel de cumplimiento, si debe mejorar, agregar o modificar algún proceso, procedimiento o medidas de seguridad durante la cumplimentación de dicho instrumento.

El Operador Económico debe corregir y/o incorporar mejores prácticas de seguridad en sus operaciones comerciales conforme lo establecen los requisitos y condiciones del OEA.

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El Operador Económico en su proceso de preparación para obtener el certificado, debe incorporar en el proceso a los principales departamentos de su empresa relacionados con la cadena de suministro (aduanas, logística, contabilidad, informática, compras, ventas, seguridad, calidad, etc.).

El Marco SAFE establece que los operadores de comercio deben aplicar medidas de seguridad que garanticen la seguridad de las instalaciones, así como también el control del perímetro exterior e interior y del acceso, impidiendo la entrada de personas no autorizadas a las instalaciones, transportes, muelles y áreas de carga.

Los requisitos de seguridad OEA, no sólo pueden abarcar aspectos propiamente aduaneros, sino también incluir medidas relacionadas con aspectos sanitarios, medioambientales, tráfico de armas, narcotráfico, salud pública, etc; aunque sean materias que no están directamente reguladas por la normativa aduanera.

Para el acceso a las instalaciones debe contar con medidas de control administrativo para la emisión y supervisión de identificaciones (empleados, visitantes, proveedores, etc.) y otros dispositivos de ingreso, incluyendo llaves y/o tarjetas de acceso que no permitan la entrada libre a la propiedad de la empresa. Se deberá retirar la identificación, el permiso de ingreso y de utilización de los sistemas informáticos a todos aquellos empleados que hayan sido despedidos.

Toda la información comercial deberá estar protegida a través de distintas herramientas de seguridad como por ejemplo: claves individualmente asignadas, capacitaciones sobre los sistemas de seguridad, protección contra el ingreso no autorizado y contra la utilización incorrecta de la información.

Los programas de seguridad del personal deberán incluir la evaluación de empleados actuales y posibles empleados, de acuerdo con lo permitido por las leyes nacionales, controles periódicos de los antecedentes de los empleados que trabajan en posiciones claves, que permitan detectar cambios inusuales en la situación social y económica de los mismos.

Un Operador Económico que envía o recibe una carga deberá asegurarse de que concuerde con la documentación del envío. El Operador Económico se asegurará de que la información que recibió por parte de los socios comerciales sea transmitida correctamente y a tiempo.

Las personas que reciben o entregan la carga deberán identificarse antes de la salida o recepción de la misma. El Operador Económico deberá realizar capacitaciones para ayudar a los empleados a mantener la integridad de la carga, reconociendo las amenazas internas y protegiendo los ingresos. El Operador Económico deberá informar a los empleados sobre los procedimientos que la empresa utiliza para identificar e informar los incidentes sospechosos.

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De acuerdo con el modelo comercial del OEA, deberán aplicarse programas y medidas de seguridad para promover la integridad de los procesos de los socios comerciales que estén relacionados con el transporte, manejo y almacenamiento de la carga en la cadena logística. Deberán aplicarse determinados procedimientos para asegurarse de que toda información utilizada para el procesamiento electrónico o manual de la carga sea legible, exacta y esté protegida contra alteraciones, pérdidas o introducción de datos erróneos.

El Operador Económico puede incorporar dentro de sus procesos el uso de tecnologías modernas, con el fin de asegurar los controles y medidas de seguridad que se apliquen en sus operaciones.

El Operador Económico debe mantener una comunicación ágil y oportuna con las partes implicadas en la cadena logística, así como con la autoridad aduanera, que permitan la eficiencia y eficacia en los sistemas de gestión, logística y seguridad.

Las Aduanas deben comunicarse con todas las partes involucradas en la cadena logística internacional para tratar asuntos de mutuo interés, como por ejemplo, las normas aduaneras, los procedimientos y requisitos para lograr la seguridad de las instalaciones y de los envíos. El Operador Económico que se certifique como OEA deberá participar de la actividad antes mencionada para garantizar que el programa sigue siendo válido y que además está basado en normas de seguridad que benefician a ambas partes.

La autoridad aduanera trabajará en colaboración con el operador de comercio, a fin de optimizar la seguridad y la facilitación de la cadena logística. La Aduana garantizará la confidencialidad de la información comercial y sensible.

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La información suministrada será utilizada solamente para los fines indicados. El Operador Económico deberá entregar toda la información que solicite o requiera la administración aduanera, además, debe tener la disposición para permitir a estas, el ingreso a sus instalaciones para realizar la verificación y validar los requisitos OEA.

Además de los puntos antes mencionados, que deben ser analizados y considerados por el Operador Económico para ser OEA, se debe; Presentar la solicitud que requiera la autoridad aduanera.

Presentar documentos adjuntos, cuestionario de autoevaluación y cualquier otra información que se disponga.

La administración aduanera, de acuerdo a lo que establece el Marco SAFE, comprobará el cumplimiento de los siguientes requisitos: Cumplimiento de la normativa aduanera.

Sistema de control de registros comerciales.

Viabilidad financiera.

Consulta, cooperación y comunicación.

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Educación, formación e información.

Intercambio de información, acceso y confidencialidad.

Seguridad de la carga.

Seguridad del transporte.

Seguridad de las instalaciones.

Seguridad en lo que respecta al personal.

Seguridad de los socios comerciales.

Prevención de una crisis y recuperación.

Evaluación, análisis y mejoras.

Cada administración aduanera contemplará los requisitos antes mencionados, los podrá abarcar, agrupar o incrementar como lo considere conveniente. Requisitos que deben de ser del conocimiento de los operadores de comercio.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD El Operador Económico antes de iniciar el proceso de certificación para ser OEA, debe tener conocimiento de que, aunque es un programa voluntario, debe cumplir con los requisitos y obligaciones que establezca la administración aduanera. La autoevaluación le permitirá revisar y conocer qué requisitos cumple y cuáles debe incorporar o reforzar, para ello es muy importante el establecer lazos de comunicación entre el operador económico y la Aduana con el objetivo de prepararse correctamente. Debe contemplar la aplicación de medidas de seguridad y mejores prácticas a través del uso de tecnologías, comunicar oportunamente con las partes implicadas en la cadena logística y las aduanas y procurar la facilitación entre los operadores de comercio y la aduana. Si el Operador Económico tiene claro estos aspectos, puede iniciar el proceso de certificación OEA, que contempla la entrega de documentos, el cumplimiento y validación de los requisitos OEA por parte de la autoridad aduanera.

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UNIDAD II

INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBE CONTENER LA AUTOEVALUACIÓN

Objetivos de aprendizaje Establecer los elementos mínimos que debe contemplar la Autoevaluación.

Determinar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos en un programa OEA, mediante la autoevaluación

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II.1. Autoevaluación Cada Autoridad Aduanera establecerá el formato de autoevaluación que aplicará para sus operadores de comercio.

Es importante que la Autoridad Aduanera elabore una lista o cuestionario de autoevaluación que tenga por objeto guiar al Operador Económico en aquellos aspectos y requisitos necesarios que debe cumplir para obtener la certificación como Operador Económico Autorizado (OEA), ayudarle a entender si cumple los requisitos necesarios para obtener el certificado OEA y suministrar al mismo tiempo a la autoridad aduanera información sobre su perfil y el de su empresa, complementaria a la que ha incluido en su solicitud.

En algunos países se han establecido cuestionarios de autoevaluación con un único diseño que puede ser utilizado por cualquier operador económico, contrario a esto, otros programas han establecido cuestionarios de autoevaluación para cada uno de los operadores dentro de la cadena logística (es decir: exportación, importación, transportista, entre otros).

En caso de utilizarse un cuestionario de autoevaluación único, el operador económico debe responder exclusivamente a las preguntas que son aplicables según su actividad comercial.

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La aplicación completa y correcta de la autoevaluación por parte de los operadores económicos les permite tener una primera visión del grado de cumplimiento y de aquellos aspectos que debe mejorar para cumplir con los requisitos.

Para la autoevaluación se recomienda la creación de un manual o instructivo mediante el cual se indique al operador económico el objetivo de cada una de las preguntas, de manera que haya claridad y entendimiento de lo que se desea conocer.

Las preguntas deben ser específicas y de fácil entendimiento, de forma tal que no permitan las respuestas ambiguas, pueden contemplar respuestas cerradas (SI/NO) pero con la posibilidad de incluir explicaciones o justificaciones a esas respuestas.

Las condiciones y criterios OEA descritos en la autoevaluación son los mismos para todos los operadores económicos, sin embargo, las Aduanas deben tener en cuenta el tamaño de la empresa (PYMES), su personalidad jurídica, su estructura, sus principales socios comerciales y su actividad económica específica. Por consiguiente, las medidas que deben aplicarse para atender a los criterios pueden variar en función de los operadores, sin que se afecte el cumplimiento de los requisitos.

En cuanto a la presentación de la autoevaluación, cada administración aduanera evaluará el procedimiento más adecuado de acuerdo a las realidades de cada país (formato papel o vía internet). En ambos casos debe considerarse el nivel de detalle que deberá contener la información a ser presentada por el operador.

La información enviada o aportada por el Operador Económico debe quedar cubierta por la legislación de cada país, en cuanto a la protección de datos y confidencialidad.

La autoevaluación puede contemplar datos mínimos que genere consultas sobre: 1. Aspectos generales del operador de comercio

Corresponden a información de los aspectos legales y generales, relacionados con el operador de comercio. Brinda a la Autoridad aduanera un panorama general de su empresa.

2. Estructura e información comercial del operador de comercio

Se pueden abarcar aspectos sobre la actividad económica del operador, volumen de actividades, organización administrativa, información aduanera y procesos desarrollados.

3. Información específica en relación a la actividad comercial del operador de comercio

Importante conocer si el Operador Económico y su cadena logística cuenta con alguna certificación relativa a estándares de calidad, cumplimiento o seguridad en relación con el ejercicio de sus actividades (tipo ISO, BASC, CTPAT, etc.).

4. Requisitos de cumplimiento para obtener la condición de OEA

Se establecen preguntas que guían al Operador Económico respecto a qué debe tener dentro de su empresa para cumplir con los distintos aspectos que están

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considerados en cada uno de los requisitos de historial de cumplimiento, solvencia financiera y materia de seguridad y protección.

Algunos ejemplos de autoevaluación utilizados por distintos programas OEA, se pueden observar en las siguientes direcciones web:

Cuestionario de Autoevaluación de la Unión Europea: http://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/Aduanas/Contenidos_Privados/Procedimientos_aduaneros/OEA_operador_economico_autorizado/Cuestionario/Cuestionario2011b.pdf

Cuestionario de Autoevaluación de Colombia:

http://www.dian.gov.co/dian/oea.nsf/pages/Autoevaluacion?OpenDocument

Al final de esta página ingresar donde indica:

Descargar la herramienta de ayuda para la Auto-evaluación

Lista de Autoevaluación Exportador de Guatemala:

http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/tramites-o-gestiones/aduanas/operador-economico-autorizado/212-operador-economico-autorizado/8448-mas-acerca-del-operador-economico-autorizado.html

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Lista de autoevaluación: file:///C:/Users/alvarezcs/Downloads/LISTA_DE_AUTOEVALUACI%C3%93N_EXPORTADOR.pdf

Cuestionario de Autoevaluación Exportador de República Dominicana:

https://aduanas.gob.do/oea/index.html

Cuestionario de Autoevaluación Exportador de Costa Rica:

http://www.hacienda.go.cr/contenido/408-profac

Cuestionario de Autoevaluación Exportador de Bolivia

http://www.aduana.gob.bo/oea/

Cuestionario de Autoevaluación Exportador de Uruguay

http://www.aduanas.gub.uy/innovaportal/file/11998/1/oec.rg.03.v02_formulario_de_autoevaluacion_oec._pdf_rellenable.pdf

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SÍNTESIS DE LA UNIDAD La autoevaluación OEA es una herramienta útil, tanto para la administración aduanera como para el Operador Económico a certificarse OEA. Tiene por objeto ayudar al Operador Económico a entender si cumple los requisitos necesarios para obtener el certificado OEA y suministrar al mismo tiempo a la autoridad aduanera información relacionada con su actividad comercial, complementaria a la que el operador incluye en la solicitud OEA. Los datos que el Operador Económico consigne en la autoevaluación de los OEA deben utilizarse en el proceso de verificación de requisitos, por cuanto en el documento establecido para la autoevaluación estará detallando información relevante con respecto a la actividad comercial que realiza.

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UNIDAD III

PROCESO DE VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL OEA

Objetivos de aprendizaje 18

Que el alumno pueda ver el alcance y profundidad de los requisitos del programa OEA. Definir el proceso de la verificación de los requisitos, que deben contemplar los Especialistas OEA. Describir el procedimiento de verificación de los requisitos a ser ejecutados por los Especialistas OEA, tanto en la oficina como en las instalaciones de la empresa.

III.1. Aspectos generales del proceso de validación La validación del cumplimiento de requisitos mínimos de seguridad por parte de la autoridad aduanera puede ser entendida como una auditoría o una verificación, ambos términos para estos efectos son lo mismo.

Conforme al Doc. SP0218F1 – Operadores Económicos Autorizados de la Organización Mundial de Aduanas, se define la validación como el procedimiento marco bajo el cual la cadena logística de un Operador Económico y el conjunto de procedimientos pertinentes que utiliza para alcanzar este estatuto, son objeto de un examen completo y transparente por parte de una autoridad aduanera.

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En otras palabras, es la verificación que realiza la autoridad aduanera con el objetivo de constatar el cumplimiento de los requisitos de seguridad de acuerdo a la naturaleza del negocio que realiza el operador.

El Marco Normativo SAFE de la OMA contempla la posibilidad de que un tercero puede realizar labores de verificación de requisitos, no obstante indica que “La facultad que posee una Aduana para otorgar la condición de OEA y sus beneficios, no podrá transferirse a terceros”. Hasta el momento ninguna autoridad aduanera ha cedido la verificación a un tercer validador, por el menoscabo a la objetividad e independencia que conllevaría.

Por la diversidad de actividades que abarca la verificación, eventualmente podría ser necesario recurrir a la colaboración de expertos en diversos temas técnicos, tales como: informática y seguridad, entre otros.

III.2. Proceso de validación

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Figura 3.1. Proceso de validación La Autoridad Aduanera debe establecer los plazos para que el especialista OEA realice el proceso de verificación. Plazo que se recomienda sea del conocimiento del Operador Económico de manera que tenga certeza del período en que será resuelta la solicitud.

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Todo procedimiento de validación de requisitos debe estar regulado por la normativa administrativa general de cada país (facultades de los verificadores, plazos de resolución del procedimiento, prórrogas, documentación de las actuaciones u otros que considere cada país al desarrollar su programa).

Se recomienda que al menos dos especialistas OEA participen en las verificaciones a los operadores de comercio. Los especialistas OEA deben contar con conocimientos apropiados sobre los estándares de seguridad de la cadena logística y sobre las operaciones realizadas por el operador de comercio.

Actuaciones del verificador: 1. Revisión de formulario de solicitud OEA

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El formulario de solicitud OEA debe requerir información del operador de comercio, los datos relacionados con la actividad comercial e información general que la autoridad aduanera considere conveniente.

Se recomienda que el formulario tenga un instructivo o indicaciones generales para su cumplimentación. En algunos países los formularios de solicitud OEA son presentados en forma electrónica, en otros casos se presentan de forma manual, e inclusive a algunos formularios se les solicita la firma del representante legal.

En este formulario, cada autoridad aduanera debe definir los documentos adjuntos que requiere del operador de comercio.

El especialista OEA, debe revisar y analizar cada uno de estos documentos aportados, para constatar que la información está sin alteraciones que provoquen duda sobre su autenticidad o veracidad.

En algunos países, la solicitud OEA se puede gestionar en línea, ejemplos: España: http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/Aduanas_e_Impuestos_Especiales/Procedimientos_y_Gestiones_en_la_Aduana/Operadores_ Economicos_en_la_Aduana/Operador_Economico_Autorizado__O_E_A__/ Operador_Economico_Autorizado__O_E_A__.shtml Colombia: http://www.dian.gov.co/descargas/operador/

Algunos ejemplos de solicitudes utilizados por distintos programas OEA, se pueden observar en las siguientes direcciones web: Formulario de Solicitud de Certificación como OEA, Costa Rica:

http://www.hacienda.go.cr/contenido/408-profac https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=http://www.hacienda. go.cr/docs/5553bb604b3ae_Formulario%20de%20Solicitud%20de%20Certificacion%20PROFAC.doc

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Formulario de Solicitud para Certificación OEA, Bolivia: http://www.aduana.gob.bo/aduana7/ https://www.youtube.com/watch?v=tLeIlc25CCw 2. Revisión de la autoevaluación

La Autoevaluación aportada por el operador de comercio, debe contener toda la información requerida por la autoridad aduanera.

El especialista OEA debe verificar que todas las preguntas estén debidamente contestadas y si se requieren, documentos adjuntos como procesos, procedimientos o controles, que comprueben la aplicación de las medidas de seguridad que indica el operador de comercio.

3. Análisis previo integral de información sobre el operador de comercio

Para la creación del perfil de riesgo del operador económico, el especialista OEA debe efectuar una recopilación y análisis de información del operador de comercio, utilizando fuentes de información internas y externas como bases de datos, internet, revistas especializadas, prensa escrita y cualesquiera otro medio, a efectos de lograr un conocimiento previo que le permita tener mayor información respecto a la actividad comercial que desarrolla el Operador Económico aspirante a ser OEA.

En caso de ser necesario por la particularidad del Operador Económico o régimen en el que se desarrolla, el especialista OEA debe coordinar previamente con entidades que pudieran manejar información clave del operador de comercio. El cumplimiento de sus obligaciones aduaneras, debe ser un aspecto fundamental a considerarse.

De todas las fuentes indicadas, el especialista OEA debe extraer información que le permita: Conocer la actividad del operador de comercio.

Conocer los eslabones de su cadena logística: cuáles son sus principales orígenes y destinos, sus principales socios comerciales, los medios de transporte que utilizan, etc.

Cuáles pueden ser sus puntos débiles de seguridad, etc.

Elaborar el plan de actividades u hojas de trabajo para la verificación.

El especialista OEA debe ser muy proactivo dentro de esta etapa de análisis previo, ya que le permitirá obtener y fortalecer conocimiento respecto a la actividad comercial y giro de negocio del operador de comercio.

4. Estudio de campo

Cada autoridad aduanera determinará las herramientas de trabajo a utilizar durante el desarrollo de la verificación.

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Los especialistas OEA deben mostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de la información.

Para el proceso de verificación se recomienda que el especialista OEA tenga una guía que le permita determinar el cumplimiento de los requisitos, esta guía debe considerar criterios mínimos que deben observar las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de sus actividades y operaciones de comercio, logística, seguridad e interrelación con los socios comerciales y su cadena logística.

La guía puede elaborarse con base en la autoevaluación, dependiendo del Operador Económico a verificar. El objetivo es llevar un control de forma más ordenada de los requisitos evaluados.

En el proceso de validación el especialista determina si el Operador Económico cumple con los requisitos OEA. En algunos países se confecciona un informe que incluye los principales hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Como parte de las recomendaciones, el especialista OEA emite opinión respecto de si cumple o no con los requisitos OEA.

Si así lo establece la autoridad aduanera, las inconsistencias o irregularidades encontradas en el proceso de verificación, se comunicarán al Operador Económico por medio de una prevención o por el medio que se haya establecido, y se le otorgará un plazo determinado para que subsane las mismas. En algunos países se le solicita al Operador Económico que presente un plan de trabajo para corregir las acciones requeridas, el mismo debe incluir las actividades a realizar, fechas y responsables.

Una vez finalizado el plazo para que subsane las inconsistencias o irregularidades encontradas en la verificación se debe realizar una re-inspección para corroborar el cumplimiento por parte del operador de comercio.

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5. Informe de Resultados

Los especialistas OEA deben elaborar un informe con los resultados del proceso de validación.

El informe debe ser revisado por la jefatura o encargado del Área, Departamento, Dirección u otro ente dentro de la estructura administrativa y firmado tanto por esa jefatura como por las personas responsables de la verificación.

Cada solicitud de certificación por parte de un operador de comercio, debe generar un expediente electrónico o manual, en el cual se archiven la solicitud y demás documentos aportados por el operador de comercio, documentos recopilados durante el estudio de antecedentes y en el trabajo de verificación en el campo.

El expediente manual debe estar debidamente paginado de manera que en el informe final puede hacerse referencia a los folios que respaldan los resultados.

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El acceso al expediente debe ser restringido únicamente para los encargados del caso y para la jefatura que revisa el informe final y los documentos que lo respaldan y lo autoriza. Cualquier información que se genere como resultado de una solicitud de certificación OEA por parte de un Operador Económico no puede ser compartida con otras Áreas de Gestión Aduanera ni con otras instituciones, a menos que se cuente con la autorización del OEA, y que dicha información permita generar otras facilidades administrativas.

III.3. Revalidación y Revisión Periódica Una vez otorgada la certificación OEA, debe mantenerse una constante comunicación con el Operador Económico y la verificación periódica del cumplimiento de los requisitos, manteniendo en todo momento información actualizada de dicho operador.

Cada administración aduanera determinará la validez de la certificación y su periodo de revalidación.

En el ejercicio de sus potestades y cuando así lo considere pertinente, la administración aduanera podrá realizar revisiones periódicas en las instalaciones del Operador Económico Autorizado.

Se recomienda que los países como parte de la normativa que desarrollen para la implementación del operador económico autorizado contemplen el detalle de las posibles causales por las cuales pueda ser suspendido o revocado el estatus de OEA.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD El propósito fundamental de las verificaciones es comprobar y dejar evidencia de que el Operador Económico cumple con los requisitos establecidos para alcanzar la certificación como OEA. Para realizar el proceso de verificación de requisitos, el especialista OEA debe tener presente la naturaleza y características del tipo de actividad económica o modelo de negocio que desarrolle el operador de comercio.

La autoridad aduanera debe establecer un plazo mediante el cual atenderá y resolverá la solicitud de certificación, también debe definir la validez de la certificación y su periodo de revalidación. Además, cuando lo estime conveniente, podrá realizar revisiones periódicas en las instalaciones del Operador Económico Autorizado.

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UNIDAD IV

REQUISITOS Y TÉCNICAS DE COMPROBACIÓN CUMPLIMIENTO DEL OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO

Objetivos de aprendizaje 24

Dotar a los alumnos de técnicas que le permitan comprobar los requisitos del programa OEA. Dar ejemplos utilizables para el establecimiento de un programa OEA funcional y operativo.

Determinar la importancia y aportes de consultar al Sector Privado en el proceso del establecimiento de requisitos.

IV.I. Metodología comprobación de los requisitos OEA Después de que en el módulo 2 se analizó los cuatro requisitos que debe tener todo programa OEA (historial, solvencia, gestión y seguridad), y en las unidades I y II de éste módulo se detallaron lineamientos a seguir por los operadores de comercio para ser OEA, se hace necesario comprender y hacer la comprobación de los requisitos que comúnmente contemplan los programas OEA. En adelante y complementariamente con la unidad anterior, estaremos detallando estos requisitos e ilustrando la metodología de comprobación de los mismos, conforme al manual de orientaciones de la Unión Europea, el programa C-TPAT de los Estados Unidos y los programas que se han estado implementando en Latinoamérica.

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1. Historial satisfactorio de cumplimiento de la legislación nacional El historial satisfactorio de cumplimiento se puede entender como que la empresa OEA, sus accionistas y directivos, no hayan cometido infracciones administrativas ni penales que puedan afectar la cadena logística o constituyan un riesgo para esta. ¿Qué hacer cuando la empresa contenga un número muy elevado de accionistas? ¿Deberíamos comprobar los antecedentes judiciales de todos?

Sobre este particular, se puede tomar como medida el limitar la cantidad de accionistas a depurar conforme a la influencia e importancia que tenga para la empresa, por ejemplo los accionistas que posean más del 10% de las acciones, sus cargos dentro del consejo de administración, y sus funciones dentro de la empresa.

1.1. ¿Qué es una infracción leve, leve reiterada o grave?

Algunos países pero en mayor detalle, la Unión Europea, hace la diferenciación entre las infracciones insignificantes, infracciones reiteradas e infracciones graves, a saber: 1.1.2. Infracciones de importancia insignificantes (Leves) Las infracciones de importancia insignificante son aquellos actos que, aun cuando se haya cometido una contravención efectiva de algún aspecto de la normativa aduanera, no revisten la relevancia suficiente para ser considerados indicadores de riesgo respecto a la circulación internacional de mercancías, a cuestiones de seguridad, o a las deudas aduaneras exigibles.

A fin de determinar qué infracciones pueden considerarse de importancia insignificante, lo primero que debe tenerse en cuenta es, ante todo, que cada caso es diferente y que ha de tratarse de forma específica tomando en consideración sus circunstancias en cuanto al historial de cumplimiento, la naturaleza de las actividades y el tamaño del operador económico de que se trate. Si se decide que la infracción puede considerarse de importancia insignificante, el operador deberá aportar pruebas de las medidas que tiene previsto aplicar a fin de reducir el número de errores cometidos en sus operaciones aduaneras.

La lista de comprobación que se facilita a continuación puede ayudar a las autoridades de Aduanas a determinar si una infracción puede considerarse de importancia insignificante: Las infracciones deben examinarse de manera acumulada, y en relación al volumen total de operaciones; Determinación de si la infracción fue acto aislado o esporádico cometido por una sola persona en el marco de la organización general de la empresa;

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No debe haber fraude deliberado; Resulta oportuno tener en cuenta siempre el contexto; Los sistemas de control interno del solicitante deben encontrarse operativos, y ha de tenerse en cuenta si las infracciones las ha detectado el solicitante como resultado de sus propios controles internos, y si se notificaron de inmediato a las autoridades aduaneras; Si el solicitante ha adoptado medidas inmediatas encaminadas a corregir o evitar tales actos en el futuro; Naturaleza de la infracción: las autoridades aduaneras deben tener en cuenta el tipo y la dimensión de la misma. Algunos errores pueden calificarse “de importancia insignificante” porque no repercuten en la cuantía de los derechos aduaneros exigibles; por ejemplo, una clasificación incorrecta entre dos artículos sometidos al mismo derecho aduanero, y la ausencia de diferencias entre el resto de medidas aplicables a tales mercancías. Otras infracciones pueden afectar al importe de los derechos exigibles, pero la diferencia no se considera significativa en lo que respecta al número y el volumen de declaraciones formuladas por el solicitante;

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Si, como resultado de la evaluación, las infracciones cometidas se consideran de importancia insignificante, en tales casos, no se concluirá que existe un historial de cumplimiento inapropiado.

Teniendo en cuenta lo referido anteriormente, y siempre que, en cada uno de los casos analizados, no existan otras circunstancias que deban considerarse, las contravenciones que siguen, pueden proponerse como ejemplos de infracciones aduaneras de importancia insignificante las siguientes: Incumplimientos de los que se considera que no ejercen un efecto significativo en la puesta en práctica de un procedimiento aduanero.

Incumplimiento de menor importancia del plazo máximo permitido para que las mercancías se encuentren en régimen de depósito temporal, o cualesquiera otros límites aplicables a las mercancías sometidas a algún procedimiento aduanero de suspensión, como el perfeccionamiento activo o la admisión temporal, sin que ello afecte a la determinación exacta de la deuda aduanera exigible; Errores aislados, no reiterados, cometidos por el operador al consignar los datos incluidos en las declaraciones aduaneras presentadas, siempre que tales errores no den lugar a una evaluación incorrecta de la deuda aduanera exigible.

1.1.3. Infracciones reiteradas (leves reiteradas) En el caso de las infracciones que pudieran considerarse inicialmente como leves o de importancia insignificante, las autoridades aduaneras deberán determinar si ha existido reiteración en la comisión de infracciones idénticas en su naturaleza y, en tal caso, analizar si tal reiteración es el resultado de la actuación de una o de varias personas en particular, de la empresa solicitante, o de deficiencias estructurales en

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los sistemas del solicitante. Las autoridades aduaneras han de establecer además si el tipo de infracción continúa ocurriendo, o si la causa de la misma ha sido identificada por el solicitante, si ha sido abordada, y si no volverá a suceder en el futuro.

Por el contrario, si la infracción volviera a cometerse en diversos períodos de tiempo, esta circunstancia podría indicar que existe una gestión interna inadecuada de la empresa en lo que atañe a la adopción de medidas de prevención de la reiteración de tales infracciones en el futuro. Antes de considerar si se satisface o no el criterio del historial de cumplimiento, es necesario poner en perspectiva el número total de infracciones cometidas por el solicitante en un determinado período de tiempo, examinando y comparando el mismo con la cifra total de operaciones aduaneras efectuadas por el solicitante en ese mismo período, con el fin de establecer los coeficientes pertinentes, tomando siempre en consideración los diferentes tipos de actividades y los volúmenes de operaciones de cada solicitante en particular.

1.1.4. Infracciones graves Lo que sigue, deberá tenerse en cuenta al considerar las infracciones graves: Intento deliberado o fraude: aquellos casos en los que las autoridades aduaneras determinen que la infracción ha sido el resultado de un acto deliberado por parte del solicitante, las personas a cargo de la empresa solicitante, o que ejercen el control sobre su gestión, o el responsable de dicha empresa para asuntos de aduanas. En estos casos, la infracción de la que se haya probado fehacientemente que se cometió con pleno conocimiento por alguna de las partes referidas con anterioridad, o con toda la intención en sus actos, deberá considerarse más grave que otra de la misma índole cometida en otras circunstancias, aun cuando la naturaleza del error pudiera considerarse “de importancia insignificante”; Naturaleza de la infracción: casos en los que la infracción, por sus características, pueda considerarse una contravención grave de la legislación aduanera, y exija la imposición de una sanción significativa o la incoación de un procedimiento penal; Negligencia manifiesta: el Tribunal de Justicia Europeo (TJE) ha establecido los tres factores que deben tenerse en cuenta al evaluar si una empresa ha sido negligente de manera manifiesta: la complejidad de la legislación aduanera, las precauciones adoptadas por la empresa, y la experiencia de ésta. En los casos en que las autoridades aduaneras determinen que la empresa ha sido manifiestamente negligente, esta circunstancia puede ser indicativa de que la infracción puede considerarse grave.

En cualquier caso, las infracciones graves pueden ser además aquéllas que, sin que medie el propósito del solicitante de cometer un fraude, son de gran relevancia y pueden considerarse un indicador de riesgo elevado en materia de protección y seguridad, o respecto a las normas aduaneras.

Teniendo en cuenta lo referido anteriormente, y siempre que, en cada uno de los casos analizados, no existan otras circunstancias que deban considerarse, las contravenciones que siguen pueden proponerse como ejemplos de infracciones graves:

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Contrabando; Fraude; por ejemplo, errores deliberados en la clasificación, infravaloración u origen declarado falso para evitar el pago de derechos aduaneros; Infracciones relacionadas con los derechos de propiedad intelectual (DPI); Cualquier otra contravención relacionada con los requisitos aduaneros que, debido a la cuantía de la deuda, o a cualquier otra circunstancia, haya sido objeto del fallo emitido por una autoridad judicial competente en el campo del derecho penal.

2. Sistema adecuado de gestión administrativa Para que las autoridades aduaneras puedan establecer que el solicitante dispone de un sistema satisfactorio de gestión de los registros comerciales y, en su caso, de transporte, y que cumple con ese criterio en particular, el solicitante deberá satisfacer todos los requisitos establecidos al respecto.

Las condiciones generales que siguen deben tenerse en cuenta en lo que respecta a la verificación de este criterio en particular:

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Debe comprobarse respecto a la totalidad de las actividades aduaneras del solicitante; Las autoridades aduaneras deberán utilizar toda la información y los conocimientos disponibles relativos a las autorizaciones que se hayan otorgado con anterioridad al solicitante.

Se recomienda que parte de la verificación se efectúe en el campo, durante las visitas a la empresa de que se trate; Al llevar a cabo la verificación en las instalaciones del solicitante, deberán considerarse varios elementos fundamentales: la revisión de que la información que se ha consignado en la solicitud y en el resto de los documentos es correcta, y de que las rutinas y los procedimientos descritos por el solicitante se documentan y aplican en la práctica; la realización de pruebas de las operaciones para garantizar que existe evidencia en los registros; y la comprobación de que el sistema de Tecnología de la Información (TI) utilizado se encuentra razonablemente protegido contra la intrusión y la manipulación, y que los eventos históricos se registran en el sistema, de manera que pueda efectuarse un seguimiento de los cambios en caso necesario.

En lo que atañe a la comprobación de los requisitos específicos, las autoridades aduaneras han de tener en cuenta en todo caso la naturaleza y la actividad comercial específica del operador, sin olvidar, además, varias consideraciones comunes, como las que siguen: a. Un sistema de contabilidad que sea coherente con los principios contables comúnmente aceptados y aplicado en el Estado en el que se lleve la contabilidad y que facilite el control aduanero mediante la verificación:

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En contabilidad, se denomina pista de auditoría (nota explicativa) al proceso o práctica puntual de remitir a la fuente de cada partida contable a fin de facilitar el control de su exactitud. Una pista de auditoría completa permitirá rastrear las actividades de explotación del solicitante a lo largo de todo su ciclo de vida, es decir, en el presente caso, la entrada de envíos, mercancías y productos, la transformación de los mismos y su salida de fábrica.

Por motivos de seguridad, muchas empresas y organizaciones exigen que en sus sistemas informáticos se incluya una pista de auditoría. Es importante combinar los controles efectuados en el sistema de la empresa, con los realizados por razones de protección y seguridad. En lo que respecta a la protección y la seguridad, es importante que, en su caso, la información consignada en dicho sistema refleje el movimiento físico de los envíos, las mercancías y los productos, y disponer de tal información debe formar parte de la verificación. Es importante además que, cuando corresponda, la información incluida en el sistema de la empresa refleje el flujo de envíos, mercancías y productos, así como las medidas adoptadas con vistas a garantizar su protección y seguridad en las diferentes etapas de la cadena de suministro internacional.

Las pruebas de las operaciones deben reflejar estas cuestiones cuando se lleven a cabo, y han de garantizar además, que la empresa sigue las rutinas facilitadas en toda ocasión.

Mediante la pista de auditoría se mantiene un historial de los datos que permite rastrear un dato concreto desde su entrada en el sistema, hasta su salida del mismo.

b. Permitir el acceso físico o electrónico de la autoridad aduanera a sus registros aduaneros y, en su caso, a sus registros de transporte: El acceso a los registros de la empresa se define como la posibilidad de obtener la información necesaria, independientemente del lugar en que se encuentre almacenada físicamente.

La información necesaria abarca los registros de la empresa así como otros datos pertinentes, necesarios para llevar a cabo la verificación. Puede accederse a la información de diversas formas: En soporte de papel: se facilita una copia impresa de la información solicitada. Esta solución resulta apropiada cuando el volumen de la información solicitada es limitado, Por ejemplo, cuando se procede a la comprobación de las cuentas anuales; En soporte electrónicos (USB, CD-ROM, etc.): se facilita copia de la información solicitada en soporte CDROM o en un medio similar. Esta solución es la más recomendable cuando se trata de un volumen de información mayor y es preciso recurrir al procesamiento de datos; OnLine a través del sistema informático de la empresa, en caso de visitarse su página en Internet. Se trata de una combinación de las dos soluciones anteriores.

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El acceso electrónico no es un requisito previo para conformarse a esta disposición.

Independientemente de la forma en que se facilite la información, las autoridades aduaneras deberán tener la posibilidad de proceder al examen y el análisis de los datos (es decir, poder trabajar con los datos).

En lo que respecta a este subcriterio en concreto, deberá tenerse en cuenta la naturaleza de PYME. Por ejemplo, aunque todos los solicitantes que procuran un OEA tendrán que demostrar la disposición de un sistema de registro eficaz que facilite los controles aduaneros, el modo en que esto se consiga puede variar.

c. En el caso de una empresa solicitante de gran dimensión, puede que sea necesario contar con un sistema de registro electrónico integrado que facilite la verificación a las autoridades aduaneras, mientras que en el de una PYME, contar únicamente con un sistema de registro simplificado y en soporte de papel puede bastar si éste permite a las aduanas efectuar los controles pertinentes.

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Un sistema logístico que haga una distinción entre las mercancías importadas, exportadas y nacionales, si así corresponde:

d. Debe evaluarse el modo en que las mercancías sujetas a control aduanero pueden distinguirse de las mercancías no sujetas a ese control. En lo que se refiere a las PYME, el cumplimiento de este subcriterio puede considerarse satisfactorio si es posible distinguir las mercancías mediante un sencillo archivo electrónico o registros en papel, siempre que estos se gestionen y protejan de un modo seguro.

Una organización administrativa que corresponda al tipo y al tamaño de la empresa y que sea adecuada para la gestión del comercio de mercancías”, y que disponga de controles internos que permitan detectar las transacciones ilegales o irregulares:

Debe tenerse en cuenta que no existe una “norma estándar” para la organización administrativa. Lo más importante que debe demostrar el solicitante es que la organización administrativa que aplica es adecuada, teniendo en cuenta su modelo empresarial, para la gestión del flujo de mercancías, y que existe un sistema apropiado para el control interno. Por tanto, la utilización de “umbrales cuantitativos”, como el número mínimo miembros de la plantilla, u otros, no es adecuada.

Los procedimientos de control interno repercuten no solo en el funcionamiento diario del departamento responsable de las operaciones que regula la legislación aduanera, sino también en todos los servicios que intervienen en la gestión de tales actividades en relación con la cadena de suministro internacional en la que el solicitante participa.

e. Procedimientos satisfactorios de utilización de licencias y autorizaciones vinculadas a medidas de política comercial o al comercio de productos agrícolas:

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En su caso, cualquier otra información a disposición de las autoridades aduaneras, es importante determinar con antelación si el solicitante opera con mercancías sujetas a licencias comerciales (por ejemplo, en el sector textil).

Si este es el caso, deberían existir procedimientos para la gestión de licencias relacionadas con la importación y/o exportación de mercancías. En caso necesario, la aplicación práctica de estas rutinas y procedimientos ha de verificarse en el campo. En el caso del comercio con mercancías específicas sujetas a licencias emitidas por otras autoridades competentes, es aconsejable que las autoridades aduaneras consulten con aquéllas y recaben de las mismas informaciones de referencia sobre el solicitante;

f. Procedimientos adecuados de archivo de la documentación e información de la empresa y de protección contra la pérdida de datos:

Los procedimientos para el archivo y la recuperación de los registros y la información del solicitante deben evaluarse, con inclusión de la determinación del tipo de medios y del formato de software en los que se almacenan los datos, y de si estos se comprimen o no, y en qué etapa. Si se recurre a un tercero, el régimen de este servicio deberá ser inequívoco, en particular respecto a la frecuencia y la ubicación de la información de respaldo y archivada.

Un aspecto importante de este subcriterio atañe a la posible destrucción o pérdida de la información pertinente. En este sentido, debe comprobarse si existe un plan de seguridad, que incluya la descripción de las medidas que deberán adoptarse en caso de incidentes, y si tal plan se actualiza periódicamente. Deberán comprobarse asimismo las rutinas de creación de copias de seguridad en caso de que los sistemas informáticos dejen de funcionar;

g. Poner en conocimiento de los empleados del solicitante la necesidad de informar a las autoridades aduaneras si se descubren dificultades de cumplimiento, y que tales empleados establezcan contactos adecuados para la comunicación con las autoridades aduaneras:

El solicitante debe aplicar procedimientos de notificación a las aduanas en caso de que se planteen dificultades de cumplimiento aduanero, y ha de disponer de una persona de contacto designada y encargada de tal notificación a las autoridades aduaneras.

Deberán formularse instrucciones formales dirigidas a los empleados que intervengan en la cadena de suministro, con el fin de evitar posibles dificultades de cumplimiento de los requisitos aduaneros. Todas las dificultades detectadas se comunicarán a la persona o personas responsables designadas, o a sus sustitutos.

h. Cuente con medidas de seguridad adecuadas en el ámbito de las tecnologías de la información:

Deberán existir procedimientos para proteger el sistema informático de la intrusión no autorizada y asegurar los datos disponibles. Puede incluirse en este apartado el modo en que el solicitante controla el acceso a los sistemas

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informáticos mediante el uso de contraseñas, se protege frente a la intrusión no autorizada, por ejemplo, mediante el empleo de cortafuegos y la protección contra virus, y archiva y garantiza el almacenamiento seguro de la documentación.

3. Adecuada Solvencia Financiera En la Unión Europea se considerará que se cumple el criterio de solvencia financiera del solicitante si se puede demostrar su solvencia respecto a los tres últimos años.

Esta disposición define la solvencia financiera como una buena situación financiera que sea suficiente para que el solicitante pueda cumplir sus compromisos, teniendo en cuenta debidamente las características del tipo de actividad empresarial.

Si el solicitante lleva establecido menos de tres años, su solvencia financiera se evaluará basándose en los registros y la información disponible.

En el caso de la Unión Europea y otros países, para comprobar si el solicitante cumple el criterio que figura, las autoridades aduaneras tendrán en cuenta lo siguiente: a. que el solicitante no esté sujeto a procedimientos de insolvencia;

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b. que en los tres últimos años previos a la presentación de la solicitud, el solicitante haya atendido sus obligaciones financieras relativas a los pagos de derechos de aduana ( en algunos países los pagos de derechos de aduana son deducidos directamente de una cuenta bancaria por medio del sistema informático oficial por lo que no corresponde realizar esta verificación, así como cualesquiera otros derechos, impuestos o cargas que se cobren tras la importación o la exportación de mercancías, o en relación con tales operaciones, sin mayor problema; c. que el solicitante pueda demostrar la disposición de recursos financieros suficientes para atender sus obligaciones; d. que el solicitante carezca de activos negativos, salvo cuando pueda comprobarse la posibilidad de su cobertura.

El término «insolvencia» no debería considerarse un sinónimo de «quiebra», que significa la incapacidad o merma de la capacidad de una empresa, declarada legalmente, generalmente por un Tribunal, para hacer frente al pago de sus acreedores.

La solicitud para la obtención del estatuto de OEA no deberá aceptarse en caso de que el solicitante se halle inmerso en un procedimiento de concurso, y esta denegación deberá comunicarse antes de que la autoridad aduanera inicie la auditoría.

En lo que atañe a este criterio, se hace más hincapié en el significado técnico de la insolvencia, y en el posible riesgo de que, debido a su situación económica y financiera, un operador económico no pueda atender sus deudas. En este contexto, todo indicio de que el operador económico no puede cumplir sus obligaciones financieras, o que es posible que no pueda en un futuro inmediato, deberá considerarse y evaluarse detenidamente.

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Fuentes de información Las autoridades aduaneras pueden servirse de diversas fuentes de información para evaluar este criterio, a saber: Registros oficiales de insolvencias, liquidaciones y administraciones; El historial de pagos de derechos aduaneros, y de todos los demás derechos, impuestos o cargas que se cobren con motivo de la importación o la exportación de mercancías, o en relación con estas operaciones, en los tres últimos años; Los estados financieros y balances publicados del solicitante que abarquen los tres últimos años, con el fin de analizar la capacidad de éste para hacer frente a sus deudas legales; Versiones preliminares de cuentas o cuentas de gestión, y en particular, informes provisionales y las más recientes previsiones de flujos de tesorería, balance, y pérdidas y ganancias aprobadas por los miembros del consejo de administración, los socios o un único propietario, sobre todo, cuando los estados financieros publicados más recientes no contengan los datos acreditativos necesarios de la posición financiera actual, o el solicitante cuente con una empresa de nueva creación; El proyecto de empresa del solicitante, cuando éste se financie mediante un préstamo concedido por una institución financiera, y la carta de préstamo de la misma; Las conclusiones de las agencias de calificación crediticia o las asociaciones de protección del crédito; Otros datos acreditativos que el solicitante pueda aportar, como la garantía de una sociedad matriz (o del grupo) que demuestre la solvencia financiera del solicitante.

Al considerar el criterio de solvencia financiera, es importante que toda la información, en su caso, se considere conjuntamente, con el fin de obtener una visión global de la situación. Los indicadores no deberán considerarse aisladamente, y las decisiones deberán basarse en la posición global del solicitante, como reflejo de que el principal objetivo es garantizar que, una vez otorgado el estatuto de OEA, el operador en cuestión pueda seguir atendiendo sus obligaciones.

En lo que atañe a las distintas fuentes de información, se tendrá en cuenta lo que sigue: a. Que el solicitante no esté sujeto a procedimientos de insolvencia

En general, en caso de que el solicitante esté sujeto a un procedimiento de insolvencia o apremio, el criterio de solvencia financiera acreditada no se cumplirá.

No obstante, habrá que recopilar información sobre las circunstancias que han motivado la incoación de los procedimientos (recesión económica, quiebra de las filiales, cambios temporales e inesperados en las tendencias del mercado), así como sobre los importes adeudados.

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Los importes adeudados pueden compararse con el importe de los diferentes tipos de activos del solicitante, por ejemplo, activo circulante (efectivo y otros instrumentos líquidos equivalentes, incluidas las cuentas por cobrar, que puedan convertirse en efectivo en el plazo de un año, como máximo), activos a largo plazo (inmovilizado material y otros activos de capital, descontada la amortización), activos inmateriales (activos con un valor determinado, pero no realizables como, por ejemplo, el fondo de comercio, las patentes, los derechos de autor y el reconocimiento de la marca) así como los activos pagados por anticipado (gastos en previsión de futuros costes, como seguros, intereses y renta) y diferidos. Una empresa puede además entrar en liquidación voluntaria por motivos ajenos a los de índole financiera.

b. Pagos de derechos aduaneros, y de todos los demás derechos, impuestos o cargas que se cobren con motivo de la importación o la exportación de mercancías, o en relación con estas operaciones.

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Las autoridades aduaneras pueden establecer si el solicitante ha abonado o no los impuestos y derechos aduaneros que se adeuden legalmente a las aduanas en los tres últimos años, o si se retrasó en la efectuación de tales pagos. En algunos países los pagos de derechos de aduana asociados a importaciones y exportaciones son deducidos directamente de una cuenta bancaria por medio del sistema informático oficial por lo que no corresponde realizar esta verificación Se excluyen en este caso los importes que no se adeuden aun legalmente, y los que se encuentren sujetos a recurso.

En general, cuando el solicitante no haya abonado los importes que se adeuden legalmente, el criterio de solvencia acreditada no se habrá satisfecho. No obstante, los motivos del impago o la demora deberán examinarse para determinar si existen circunstancias atenuantes aceptables.

Son ejemplos de tales circunstancias las que siguen: Un problema a corto plazo u ocasional de flujo de tesorería o liquidez, que no ponga en entredicho la fiabilidad y la situación financiera general del solicitante; Los casos en los que el solicitante se haya demorado en el pago a causa de un error administrativo, y no por un problema de solvencia subyacente, no deberán afectar a su cumplimiento de este criterio.

El hecho de que se produzcan solicitudes de aplazamiento no debe interpretarse automáticamente como una incapacidad del solicitante para hacer frente a los pagos, y, por tanto, no debería provocar la denegación del estatuto de OEA.

No obstante, aparte de las facilidades de pago concedidas, en el resto de casos, los importes adeudados han de abonarse en los plazos legalmente prescritos. Se considerará que las obligaciones no solo atañen a los pagos en sí, sino también a los plazos para su realización. Todo incumplimiento de tales plazos deberá considerarse con vistas a la determinación del grado de cumplimiento general del solicitante en materia aduanera.

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c. Que el solicitante pueda demostrar la disposición de recursos financieros suficientes para atender sus obligaciones;

Las autoridades aduaneras pueden establecer si el solicitante está capacitado para atender sus deudas legales con terceros mediante la comprobación de la serie completa de sus estados financieros de los últimos tres años, teniendo en cuenta lo siguiente: Cuando así lo exija la ley sobre sociedades, que las cuentas se han presentado en los plazos fijados al efecto; la no presentación de las cuentas en los plazos exigidos es un indicador de que la empresa puede tener problemas con sus registros, o encontrarse en dificultades financieras. En caso de que los plazos no se hayan cumplido, las autoridades aduaneras deberán realizar averiguaciones adicionales con el fin de determinar los motivos; Las reservas formuladas en auditorías o las observaciones sobre la continuidad de las actividades de la empresa, por ejemplo, por parte de los auditores o miembros del consejo de administración. Cuando los auditores dudan de la solvencia de una empresa, pueden manifestar sus reservas respecto a las cuentas, o consignar las mismas en los comentarios del auditor. Del mismo modo, los miembros del Consejo de Administración, con carácter excepcional, pueden formular tales observaciones. En tal caso, las autoridades aduaneras investigarán el motivo de los comentarios con el auditor o el miembro del Consejo de Administración en cuestión, y considerarán su relevancia para la empresa.

d. Que el solicitante carezca de activos negativos, salvo cuando pueda comprobarse la posibilidad de su cobertura.

Las autoridades aduaneras deberán examinar dos indicadores esenciales en los estados financieros y los balances, con el fin de evaluar el cumplimiento del criterio de solvencia: la situación del activo circulante neto (activo circulante menos pasivo circulante), y la situación del activo neto (activo total menos pasivo total).

La situación del activo circulante neto es un indicador importante para determinar si el solicitante dispone de capital suficiente para llevar a cabo sus operaciones ordinarias. Las autoridades aduaneras deben comparar el activo circulante neto en las tres series de cuentas, con el fin de identificar posibles tendencias significativas en el período de tres años considerado, y examinar los motivos de las variaciones, por ejemplo, si el activo circulante neto pasa de una situación positiva a otra negativa, o si deviene cada vez más negativo. Tal evolución puede deberse al efecto de la caída de la facturación, a unas condiciones comerciales adversas, o a la elevación de los costes. Las autoridades aduaneras deberán evaluar si la situación obedece a factores de corto plazo, o si afecta a la viabilidad a largo plazo de la empresa;

La situación del activo neto constituye un indicador relevante de la viabilidad a más largo plazo del solicitante, así como de su capacidad para saldar sus deudas.

De las empresas se espera que, para cumplir el criterio de solvencia financiera, cuenten con activos netos positivos. Cuando los activos netos incluyan activos in-

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materiales significativos, como el fondo de comercio, las autoridades aduaneras determinarán si estos últimos activos tienen algún valor real de mercado.

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Además, tendrán en cuenta la naturaleza de la empresa y su antigüedad. En determinadas circunstancias, puede ser normal que una empresa disponga de activos netos negativos, por ejemplo, cuando una matriz crea una filial destinada a la investigación y el desarrollo y las obligaciones de esta última se financian mediante un préstamo de la matriz o de una entidad financiera.

Del mismo modo, las empresas nuevas pueden operar con pérdidas y activos netos negativos tras su constitución, mientras desarrollan sus productos o consolidan su base de clientes, y antes de comenzar a obtener réditos de su inversión en años posteriores. En esos casos, los activos netos negativos pueden no constituir un indicador al que deba prestarse gran atención y que dé idea de que una empresa no está en condiciones de saldar sus deudas legales.

Las últimas versiones preliminares de las cuentas en general y de las cuentas de gestión entre la fecha de los estados financieros suscritos más recientes, y la fecha actual deben revisarse asimismo con el fin de determinar si se han producido variaciones significativas de la situación financiera del solicitante que puedan repercutir en su solvencia financiera acreditada.

En caso de que se planteen dudas, el solicitante puede emprender varias acciones encaminadas a mejorar su situación respecto al activo neto.

Por ejemplo, puede obtenerse capital adicional mediante una emisión de acciones. En el caso de las empresas multinacionales, a menudo, los activos netos negativos pueden derivarse de transacciones realizadas y pasivos existentes dentro del grupo. Con frecuencia, en tales circunstancias, el pasivo puede cubrirse mediante una garantía de la sociedad matriz (o de otra empresa del grupo).

Financiación mediante un préstamo de otra persona o entidad financiera.

Si el solicitante se financia mediante un préstamo de otra persona o entidad financiera, las autoridades aduaneras pueden exigir además una copia del proyecto de empresa del solicitante, la carta de préstamo u otro documento equivalente. Deben comparar el proyecto de empresa y la documentación del préstamo con las previsiones más recientes del flujo de tesorería, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, para asegurarse de que el solicitante opera dentro de los límites de su descubierto autorizado, y desarrolla su actividad con arreglo a sus previsiones en la fecha de elaboración de su proyecto de empresa.

Cuando existan diferencias significativas, deberán investigarse los motivos de las mismas.

En cualquier caso, las autoridades aduaneras pueden exigir pruebas adicionales como el compromiso del prestamista, o una carta de préstamo, y establecer el plazo del préstamo y los términos y condiciones del mismo. Las autoridades aduaneras deben comprobar que la posición consignada en las cuentas sea conforme con el compromiso o la carta de préstamo del banco.

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Si el solicitante es una sociedad unipersonal o colectiva, y se utilizan activos personales para respaldar la solvencia de la empresa, las autoridades aduaneras deberán obtener una relación de tales activos, y verificar que tal relación es creíble.

Cartas de seguridades y garantías de las sociedades matrices (o de otra sociedad del grupo)

Las cartas de seguridades son documentos que suele emitir una sociedad matriz (u otra sociedad del grupo) reconociendo el planteamiento aplicado por una filial en una determinada operación para la obtención de financiación. Las cartas de seguridades se dan en casos en que la filial tiene activos netos negativos, y se utilizan para corroborar el dictamen de los miembros del consejo de administración, y acreditar el informe de auditoría, respecto a la disposición por la empresa de los recursos financieros adecuados para procurar la continuidad de sus actividades.

Tales cartas pueden limitarse a un determinado período de tiempo.

Constituyen una declaración escrita de la intención de seguir prestando apoyo financiero a la empresa solicitante, pero no son necesariamente vinculantes desde el punto de vista legal.

Al juzgar la solvencia financiera de una filial, deberá tenerse en cuenta que ésta puede operar bajo garantía de su sociedad matriz, y las autoridades aduaneras podrán examinar las cuentas de ésta última, con el fin de garantizar que disponga de los medios para proporcionar ayuda a la filial. En cualquier caso, las cartas de seguridades no suelen constituir acuerdos contractuales legalmente vinculantes y, por tanto, tampoco representan una garantía ejecutable con arreglo a la ley.

Cuando el solicitante depende de la ayuda financiera de una empresa matriz (o de otro grupo) para cumplir el criterio de solvencia financiera, las autoridades aduaneras deberán asegurarse, en su caso, de que tal ayuda se proporciona con arreglo a un acuerdo contractual legalmente vinculante.

Para constituir un documento contractual legalmente vinculante, deberá contener el compromiso de atender de manera irrevocable e incondicional las obligaciones asumidas por la filial. Una vez suscrito, será responsabilidad legal del suscriptor el abono de las deudas aduaneras que no haya saldado el solicitante.

En algunos países como la UE, un operador de comercio que tiene menos de tres años de estar realizando su actividad comercial puede presentar la solicitud para obtener la certificación OEA y para verificar el cumplimiento del requisito de solvencia financiera se procede de la siguiente manera: Cuando el solicitante lleve establecido en la UE menos de tres años, no será posible efectuar controles financieros de la misma exhaustividad que en el caso de las empresas establecidas durante períodos más prolongados. La ausencia de información acerca del historial financiero del solicitante eleva el nivel de riesgo para las autoridades aduaneras.

En tales circunstancias, la solvencia financiera de estas empresas se evaluará, basándose en los registros y la información disponible en la fecha de la solicitud.

Dicha información podría incluir informes provisionales y los últimos datos sobre el flujo de caja, el balance y las previsiones de pérdidas y ganancias facilitados

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por los miembros del consejo de administración/socios/propietario único de la empresa.

Las autoridades aduaneras deberán considerar asimismo con atención las solicitudes de empresas que hayan pasado por procesos de liquidación para eludir sus obligaciones y hayan reiniciado sus actividades bajo otra denominación diferente. Cuando las autoridades aduaneras dispongan de información que ponga de relieve que las personas que ejercen el control sobre el solicitante del estatuto de OEA han ejercido previamente el control de una empresa que pertenezca a la misma categoría, y la nueva empresa, a todos los efectos, es la misma persona jurídica que se sometió al procedimiento de liquidación, tal información podrá utilizarse para cuestionar si el solicitante goza de una situación financiera suficientemente saneada para satisfacer el criterio de solvencia financiera acreditada.

4. Medidas de Seguridad

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En medidas de Seguridad, el especialista OEA debe verificar e inspeccionar la seguridad en las instalaciones: límites exteriores e interiores, controles en puertas, ventanas y casetas ubicadas en las instalaciones, señalización, supervisión y delimitación de las áreas para estacionamiento de vehículos, así como el que las estructuras de las instalaciones de la empresa estén construidas con materiales que no sean fácilmente vulnerables, se cuente con personal responsable para el control de las llaves e inspección del estado de las cerraduras, se posea una adecuada iluminación dentro y fuera de las instalaciones, se utilice alarmas y/o cámaras de vigilancia en las aéreas críticas de las instalaciones, por ejemplo las aéreas de carga, descarga, almacenamiento e ingreso a las instalaciones, entre otros y se disponga de Sistemas y/o Aparatos de Comunicación Interna.

Debe verificar el control del acceso de los empleados, visitantes, proveedores, contratistas o personal de mensajería, considerando el sistema de Identificación para controlar el acceso a las instalaciones de la empresa. Medidas de seguridad para la identificación, abordaje y retiro de personas no autorizadas.

El especialista OEA, debe verificar la seguridad en las mercancías, áreas específicas, supervisión y controles para el ingreso, almacenamiento y salida de las mercancías.

En el transporte de mercancías se deben observar las medidas de seguridad para el proceso de carga, la documentación utilizada en el traslado de las mercancías, los controles para la identificación del conductor y medio de transporte, observar la utilización de sellos de seguridad y la inspección de la unidad de transporte. Medidas de seguridad que se utilizan para resolver discrepancias, anomalías o eventos inesperados, durante el traslado y entrega de mercancías y los controles en la trazabilidad del medio de transporte y actividades del conductor efectuadas durante el trayecto.

Para la seguridad en las unidades de transporte de carga, el especialista OEA debe enfatizar en las medidas que aplica el Operador Económico para garantizar y verificar

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la integridad física de las unidades contenedoras y remolques, que incluya protección contra la introducción de personal y material no autorizados, inspección periódica de las unidades de transporte (considerando los 17 puntos de inspección del tractor y del remolque, 7 puntos de inspección del contenedor, 9 puntos de inspección de camiones con cajas, vagoneta tipo van o vagoneta de Carga, 6 puntos de inspección de la cisterna de propano, mencionados en la Unidad II Medidas de seguridad mínimas que debe cumplir el OEA).

Verificar las medidas de seguridad para la custodia, colocación y supervisión de sellos de seguridad de alta calidad.

Para la seguridad en relación a los socios comerciales, el especialista OEA, verificará el proceso de selección y verificación de los socios comerciales que utiliza el operador de comercio, la utilización de acuerdos contractuales, si aplica revisiones o evaluaciones periódicas de las instalaciones y procesos de los socios comerciales a fin de corroborar los requisitos o medidas de seguridad requeridas por la empresa, posibles acciones de control y corrección en caso de identificar irregularidades o discrepancias en la seguridad de la cadena logística. Conocer si los socios comerciales poseen certificaciones en materia de seguridad.

El especialista OEA para la seguridad en la contratación del personal, debe verificar el procedimiento utilizado por el Operador Económico para la contratación del personal, el seguimiento y finalización de la relación laboral de los empleados, Seguridad de la Información y del Sistema Informático.

En cuanto a la seguridad de la información y del sistema informático, el especialista debe investigar si se realizan respaldos, copias a la información relevante de la empresa, lugar y personal responsable para el almacenamiento de las copias de seguridad y archivos de documentos, las medidas de seguridad para el acceso a la información y sistema informático (contraseñas, perfil del usuario y equipo informático), si se contemplan un plan de acción en caso de incidentes con el sistema informático o contra la destrucción deliberada o la pérdida de los documentos.

Algunos programas OEA contemplan medidas de seguridad por el operador de comercio, relacionadas con la utilización de equipo especial para el ejercicio de sus funciones (gafetes, chalecos, cascos, guantes, máscaras, etc.), reporte al personal encargado de la seguridad, sobre incidencias que surjan durante la operativa de la empresa, utilización de planes de contingencia y rutas de evacuación en caso de siniestros o emergencia.

Constatar mediante los registros de control y asistencia los programas de capacitación al personal en materia de Seguridad y Amenazas Internas o Externas realizadas por el operador de comercio.

Además de lo mencionado, el especialista OEA puede verificar cualquier otro requisito que considere conveniente incluir la administración aduanera.

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SÍNTESIS DE LA UNIDAD El programa OEA requiere de requisitos flexibles y adaptables, sin perder el enfoque de la rigurosidad, la facilitación y la seguridad, por tanto es imprescindible utilizar la base de las normas internacionales aceptadas como es el caso del Marco SAFE de la OMA y las legislaciones internas de los países.

El propósito fundamental de las verificaciones es comprobar y dejar evidencia de que el Operador Económico cumple con los requisitos establecidos para alcanzar la certificación como OEA. Para realizar el proceso de verificación de requisitos, el especialista OEA debe tener presente la naturaleza y características del tipo de actividad económica o modelo de negocio que desarrolle el operador de comercio, para poder determinar si se cumple o no con los requisitos establecidos en el programa.

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UNIDAD V

OBLIGACIONES QUE DEBEN MANTENER LOS OEA

Objetivos de aprendizaje Determinar las obligaciones que deben mantener los OEA. Identificar las situaciones que pueden incidir para el no cumplimiento de las obligaciones.

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V.1. Obligaciones OEA El objetivo de los programas OEA es alcanzar una relación de confianza y seguridad entre la administración aduanera y el sector privado para responder a las necesidades y tendencias del comercio internacional. Sin embargo, esto no exime a los operadores de comercio certificados de obligaciones que deben cumplir durante la vigencia del certificado.

Cuando culmina el proceso de certificación y la administración aduanera concede el certificado, es porque la aduana ha determinado y verificado el cumplimiento de los requisitos OEA, por tanto, el Operador Económico aplica correctamente procedimientos y medidas de seguridad que le permitan cumplir con las obligaciones que adquiere como compromiso al ser OEA. El OEA debe cumplir con las siguientes obligaciones: Mantener durante el plazo de la autorización, los requisitos y condiciones establecidas por la administración aduanera.

Aplicar eficazmente los procedimientos, herramientas o instrumentos de control que tenga implantados para detectar incumplimientos e irregularidades en su

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operativa y, en su caso, tomar las medidas correctivas necesarias para solucionar dichas situaciones.

Informar a la aduana de cualquier elemento o cambio surgido tras la certificación que pueda influir en el mantenimiento o contenido del certificado.

En relación con esta obligación, se consideran elementos que pueden afectar la certificación: Cambios relacionados con los datos consignados en el formulario de solicitud o en los anexos obligatorios (es decir, personalidad jurídica, denominación comercial, etc.).

Cambios relacionados con la naturaleza y la estructura del OEA. Cambios relacionados con los sistemas contables o informáticos.

Apertura o cierre de delegaciones o sucursales que intervienen en la cadena de suministro internacional.

Inicio o cese de actividades o funciones empresariales en la cadena de suministro internacional.

Cambios relacionados con los principales socios comerciales.

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Cambios significativos de la situación financiera.

Comunicación de los errores en las actividades aduaneras y de los incidentes de seguridad significativos.

Comunicación de los indicios de incumplimiento de los criterios Cualquier otro que el OEA estime oportuno comunicar o que la administración aduanera establezca.

El OEA debe realizar esta comunicación a la mayor brevedad, por escrito, o como estime conveniente la autoridad aduanera. En algunos casos, la aduana le solicitará incluir una nueva Solicitud o un nuevo Cuestionario de Autoevaluación en relación a las partes afectadas por el cambio comunicado.

Las obligaciones que deben mantener los OEA son: Presentar y suministrar a la autoridad aduanera, en los plazos que ésta indique, toda aquella información documental y/o electrónica que requiera para corroborar el cumplimiento de su condición como OEA. Brindar a la autoridad aduanera, la colaboración necesaria para efectuar los procesos de verificación, inspección de instalaciones, bodegas, cargas y medios de transporte, entre otros.

Acatar las recomendaciones emitidas y notificadas por la administración aduanera, relacionadas con el cumplimiento de sus obligaciones y requisitos como OEA.

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En algunas administraciones, se ha establecido como obligación que operadores, una vez al año como mínimo o según lo dicten las circunstancias, como por ejemplo períodos de alto estado de alerta, infracciones o incidentes de seguridad, deben realizar una evaluación completa de sus cadenas de suministro internacionales basándose en los criterios de seguridad.

Todas aquellas otras obligaciones que disponga la administración aduanera.

En caso de que, con posterioridad, el OEA dejara de cumplir con dichas obligaciones, el certificado OEA podrá ser suspendido y, en su caso, la certificación revocada.

En caso de que la aduana detecte que se ha producido alguna circunstancia que pueda suponer la revocación del certificado y la misma no haya sido comunicada por el OEA, la revocación tendrá como consecuencia la exclusión de la posibilidad de solicitar un nuevo certificado durante un cierto período de años, según lo establezca la administración aduanera, (cabe aclarar que en varios programas OEA se ha establecido un periodo de 3 años).

Por el contrario, en algunos programas OEA, si un elemento comunicado por el OEA diera lugar a la revocación del certificado, se tomará en consideración y en consecuencia, se podrá solicitar un nuevo certificado en cualquier momento.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD Mediante el programa de Operador Económico Autorizado, se establece una relación de confianza y transparencia entre la Aduana y el Sector Privado, que les lleva a la creación de esta figura para beneficiar las balanzas comerciales de los países, agilizar el comercio, fortalecer las medidas de seguridad de la cadena logística de los operadores de comercio y a las Autoridades Aduaneras fortalecer la gestión de riesgo.

Por tanto, la certificación OEA se obtiene mediante el cumplimiento de los requisitos que la Autoridad Aduanera ha establecido y verificado, razón por la cual, el OEA debe mantener durante el periodo de validez de la certificación al menos el cumplimiento de los requisitos al momento de la verificación; aunque se espera que el OEA cada día aplique mejores prácticas en su operativa comercial, de manera que fortalezca su estatus OEA. Cuando un Operador Económico es certificado OEA, asume el compromiso de cumplir con obligaciones que establece la autoridad aduanera durante la vigencia de la certificación y así, podrá seguir gozando de los beneficios que ofrecen el programa OEA. No se omite indicar, que la Autoridad Aduanera mantiene en todo momento sus facultades de Autoridad Fiscalizadora, por ello, es que se ha mencionado en la unidad anterior el proceso de revalidación y revisión periódica.

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Referencias bibliográficas Libro impreso:

C-TPAT Alianza Aduanas Comercio Contra el Terrorismo. La seguridad en la cadena de suministro. Guía de Capacitación. Editor: Aduana de los Estados Unidos.

Organización Mundial de Aduanas (Junio de 2005). Marco Normativo SAFE. Bruselas, Bélgica Editor: Organización Mundial de Aduanas.

Libro Electrónico:

Banco Interamericano de Desarrollo (BID); World Customs Organization (WCO).

(Abr. 2010). Operador Económico Autorizado (OEA). http://www.iadb.org/es/publicaciones/detalle,7101.html?id=8571.

Organización Mundial de Aduanas (2012). Marco Normativo SAFE.

http://www.afip.gob.ar/Aduana/documentos/MARCO_NORMATIVO_SAFE.pdf

Manual de orientaciones (OEA 2016), Comisión Europea.

http://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/Aduanas/Contenidos_Privados/Procedimientos_aduaneros/OEA_operador_economico_autorizado/Info_ de_utilidad_titulares_certificados_OEA/Orientaciones2016.pdf

Referencias en Línea:

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Agencia Tributaria, Gobierno de España.

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/Aduanas_e_Impuestos_ Especiales/Procedimientos_y_Gestiones_en_la_Aduana/Operadores_Economicos_en_la_Aduana/Operador_Economico_Autorizado__O_E_A__/Operador_ Economico_Autorizado__O_E_A__.shtml

Cuestionario de Autoevaluación, Unión Europea.

http://ec.europa.eu/ecip/documents/who_is/aeo_self_assessment_es.pdf

C-TPAT, US Customs

http://www.c-tpatconnection.com/ESP

OEA, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.

http://www.dian.gov.co/descargas/operador/documentos/OEA_Colombia.pdf http://www.dian.gov.co/dian/oea.nsf/pages/Autoevaluacion?OpenDocument

Operador Económico Autorizado, Dirección General de Aduanas de República Dominicana

https://aduanas.gob.do/oea/index.html

PROFAC, Dirección General de Aduanas, Costa Rica.

http://www.hacienda.go.cr/contenido/408-profac

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http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/tramites-o-gestiones/aduanas/212-operador-economico-autorizado.html

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Operador Económico Autorizado, Bolivia.

http://www.aduana.gob.bo/aduana7/

Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria, Perú.

http://www.sunat.gob.pe/orientacionaduanera/oea/ http://www.sunat.gob.pe/orientacionaduanera/oea/marco_normativo/Reglamento_OEA.pdf

Dirección Nacional de Aduanas, OEA, Uruguay.

http://www.aduanas.gub.uy/innovaportal/v/15491/1/innova.front/operador-economico-calificado.html

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