VUCEREG15 Módulo 3 by Ceddet

LAS VENTANILLAS ÚNICAS ELECTRÓNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIÓN DE COMERCIO

MÓDULO 3

ACTORES INVOLUCRADOS Y REVISIÓN DE PROCESOS

Ventanillas Únicas Electrónicas

Módulo 3

Autor del curso Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio (INT). Coordinador del curso Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio, el Instituto para la Integración de América Latina y el Caribe (INTAL) (www.iadb.org/es/intal), el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www.indes.org), así como el Consejo Suramericano de Infraestructura y Planeamiento (COSIPLAN) de la UNASUR. Autor del módulo Miguel Llop Chabrera, director del Área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Salvador Furió Pruñonosa, director de Logística e Intermodalidad. (Fundación Valenciaport). Coordinación pedagógica y de edición El Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www.indes.org), en colaboración con la Fundación Centro de Educación a Distancia para el Desarrollo Económico y Tecnológico (CEDDET) (www.ceddet.org).

Copyright ©2017 Banco Interamericano de Desarrollo. Esta obra se encuentra sujeta a una licencia Creative Commons IGO 3.0 Reconocimiento-NoComercial-SinObrasDerivadas (CC-IGO 3.0 BY-NC-ND) (http://creativecommons.org/licenses/by-ncnd/3.0/igo/legalcode). Este documento es propiedad intelectual del Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Cualquier reproducción parcial o total de este documento debe ser informada a: BIDINDES@iadb.org Cualquier disputa relacionada con el uso de las obras del BID que no pueda resolverse amistosamente se someterá a arbitraje de conformidad con las reglas de la CNUDMI (UNCITRAL). El uso del nombre del BID para cualquier fin distinto al reconocimiento respectivo y el uso del logotipo del BID no están autorizados por esta licencia CC-IGO y requieren de un acuerdo de licencia adicional. Note que el enlace URL incluye términos y condiciones adicionales de esta licencia. Las opiniones incluidas en los contenidos corresponden a sus autores y no reflejan necesariamente la opinión del Banco Interamericano de Desarrollo. Los presentes materiales han sido revisados a la luz de las decisiones ministeriales tomadas en el marco de la Novena Conferencia Ministerial de la Organización Mundial del Comercio celebrada en Bali, Indonesia, en diciembre de 2013. Los ajustes fueron realizados con la finalidad de reflejar un mayor alineamiento entre la temática del curso y las prioridades identificadas en la Declaración Ministerial y decisiones de Bali, en la que participaron todos los miembros del BID. Declaración de Bali

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Tabla de contenidos Índice de tablas ............................................................................................................... 4 Índice de figuras .............................................................................................................. 4 Glosario de términos ....................................................................................................... 5 Presentación del módulo ................................................................................................ 6 Objetivo general del módulo .......................................................................................... 6 Preguntas orientadoras de aprendizaje ......................................................................... 7 UNIDAD I. INSTITUCIONES Y AGENTES INVOLUCRADOS EN LA CONSTRUCCIÓN DE UNA VENTANILLA ÚNICA ............................................................. 8 Objetivos de aprendizaje ................................................................................................ 8 I.1. Introducción ............................................................................................................... 9 I.2. Instituciones, agencias y organismos públicos ........................................................ 9 I.3. Agentes privados ..................................................................................................... 17 SÍNTESIS DE LA UNIDAD ............................................................................................... 26 UNIDAD II. PROCESOS DE NEGOCIO PARA EL DISEÑO DE VENTANILLAS ÚNICAS .. 27 Objetivos de aprendizaje .............................................................................................. 27 II.1. Introducción a la reingeniería de procesos y la mejora continua ......................... 27 II.2. Introducción a la modelización de procesos ........................................................ 30 II.3. Los principales procesos de negocio de un entorno de VU ................................. 38 Material complementario ............................................................................................. 44 SÍNTESIS DE LA UNIDAD ............................................................................................... 44 UNIDAD III. SERVICIOS DE VENTANILLA ÚNICA ......................................................... 45 Objetivos de aprendizaje .............................................................................................. 45 III.1. Introducción........................................................................................................... 45 III.2. Clasificación de los servicios ofrecidos por las VUs ............................................. 46 III.3. El alcance de los servicios de VU .......................................................................... 47 III.4. Aspectos a tener en cuenta en el diseño de servicios de VU .............................. 49 SÍNTESIS DE LA UNIDAD ............................................................................................... 59 Bibliografía .................................................................................................................... 60 3

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Índice de tablas Tabla 1. Ejemplo de descripción de un Caso de Uso dentro del proceso de Declaración de Llegada de Mercancías a Territorio .................................................... 30 Tabla 2. Procesos incluidos en el Modelo de Datos de la OMA .................................. 40 Tabla 3. Procesos y factores a considerar en una VU .................................................. 42

Índice de figuras Figura 1. Organismos reguladores y de control de comercio en España ..................... 13 Figura 2. Subsistemas de una terminal portuaria ........................................................ 24 Figura 3. Ejemplo de Diagrama de Caso de Uso para el proceso de Declaración de Llegada de Mercancías ............................................................................................ 32 Figura 4. Categorías de actores en la modelización de procesos ............................... 34 Figura 5. Ejemplo para la presentación de las cinco dimensiones necesarias para el análisis de los procesos de negocio ................................................................. 35 Figura 6. Presentación de los diferentes enfoques para el análisis de los procesos de negocio en las cadenas logísticas internacionales ................................................. 37 Figura 7. Esquema general de una cadena de suministro internacional desde la óptica de los procesos legales o de relación con las agencias reguladoras ........... 38 Figura 8. Diagrama Simplificado de Procesos de Negocio .......................................... 40 Figura 9. Componentes del Modelo de Datos de la OMA ........................................... 42 Figura 10. Taxonomía de servicios en el comercio exterior y el transporte internacional .................................................................................................................. 48 Figura 11. Orden lógico de generación de información en la cadena de suministro .. 53 Figura 12. Diseño de los servicios de VU ....................................................................... 56 Figura 13. Ejemplo de anteproyecto de servicios ........................................................ 58

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Glosario de términos n BID: Banco Interamericano de Desarrollo. n BPMN (Business Process Model and Notation): Lenguaje estándar para la mo-

delización de procesos. n Business-to-business (B2B): Hace referencia a relaciones y transacciones entre

empresas. Se emplea especialmente para aquellas realizadas por medios electrónicos a través del uso de internet. n Business-to-government (B2G): Hace referencia a las relaciones y transaccio-

nes entre empresas y el gobierno. Se emplea especialmente para aquellas realizadas por medios electrónicos a través del uso de internet. n Government-to-government (G2G): Hace referencia a las relaciones y transac-

ciones entre diferentes instancias o agencias gubernamentales. Se emplea especialmente para aquellas realizadas por medios electrónicos a través del uso de internet. n OEA: Operador Económico Autorizado (en inglés, Authorised Economic Ope-

rator, AEO). n OMA: Organización Mundial de Aduanas. n OMI: Organización Marítima Internacional. n UN/CEFACT: Centro de Facilitación de Comercio y Comercio Electrónico de las

Naciones Unidas. n UML: Lenguaje Unificado de Modelado (Unified Modelling Language), len-

guaje estándar para la modelización de procesos. n UTI: Unidad de Transporte Intermodal (ej.: contenedor, caja móvil, semirre-

molque). n VU: Ventanilla Única. n VUCE: Ventanillas Únicas de Comercio Exterior.

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Presentación del módulo Una vez revisado el concepto, definiciones y principales beneficios de las ventanillas únicas, el tercer módulo del curso permitirá al participante detenerse en la revisión de los principales actores públicos y privados involucrados de forma activa en las aplicaciones de ventanillas únicas dirigidas a la facilitación del comercio y el transporte internacional. A continuación, el módulo introducirá al participante en la modelización y reingeniería de procesos, como herramienta clave para la revisión y adecuación de los procesos a los nuevos esquemas de ventanilla única (VU). Finalmente, se realiza una revisión de los principales procesos de negocio involucrados en las soluciones de VU, así como una revisión y clasificación de las diferentes tipologías de servicios de VU, junto con algunas recomendaciones para el diseño de los mismos.

Objetivo general del módulo Los objetivos generales del módulo son: n Conocer los principales agentes e instituciones (públicas y privadas) involucra-

dos de forma activa en las aplicaciones de VU para la facilitación del comercio y el transporte internacional. n Introducir al alumno en la modelización y reingeniería de procesos. n Conocer los principales procesos de negocio involucrados en las aplicaciones

de VU. n Conocer los principales tipos de servicios incluidos en las aplicaciones de VU. n Conocer algunos aspectos clave a tener en cuenta en el diseño de servicios in-

cluidos en las aplicaciones de VU.

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Preguntas orientadoras de aprendizaje n ¿Cuáles son las principales instituciones y agentes (públicos y privados) involu-

crados en las aplicaciones de VU para la facilitación del comercio y el transporte internacional? n ¿Por qué es importante el análisis, rediseño y estandarización de los procesos

de negocio del comercio y transporte internacional? n ¿Qué es la modelización y reingeniería de procesos? n ¿Cuáles son los principales procesos de negocio y servicios involucrados en las

aplicaciones de VU? n ¿Cómo avanzar en el diseño de los servicios de VUs?

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UNIDAD I INSTITUCIONES Y AGENTES INVOLUCRADOS EN LA CONSTRUCCIÓN DE UNA VENTANILLA ÚNICA

Objetivos de aprendizaje n Identificar los principales tipos de organizaciones, públicas y privadas, involu-

cradas con un papel activo en las aplicaciones de VUs dirigidas a la facilitación del comercio y el transporte internacional. n Revisar las definiciones y principales funciones de instituciones, agencias y or-

ganismos clave en las aplicaciones de VUs, tales como las aduanas y los puertos. n Revisar las definiciones y principales funciones de un conjunto de actores pri-

vados que resultan clave en las aplicaciones de VUs, como son, entre otros, los agentes de aduana, transitarios, transportistas y operadores logísticos. n Presentar la figura del Operador Económico Autorizado.

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I.1. Introducción Después de revisar el concepto, definiciones y principales beneficios de las VUs (módulos 1 y 2), resulta útil detenerse para hacer una revisión estructurada de los principales tipos de organizaciones, públicas y privadas, involucradas con un papel activo en las aplicaciones de VUs dirigidas a la facilitación del comercio y el transporte internacional. Entre ellas se incluyen: n Importadores y exportadores (remitentes y destinatarios). n Profesionales en el comercio internacional (agentes de aduana, transitarios o

freight forwarders, agentes marítimos). n Transportistas (compañías marítimas y de transporte fluvial, compañías aé-

reas, empresas ferroviarias, empresas de transporte por carretera). n Puertos, aeropuertos y terminales. n Otras infraestructuras de transporte y logística. n Aduana y otras agencias gubernamentales (organismos reguladores del co-

mercio, de control y de seguridad transfronterizas, incluyendo a todas las agencias con responsabilidades en los procesos de comercio y transporte internacional, inspecciones, certificados, permisos, licencias, etc.).

I.2. Instituciones, agencias y organismos públicos Entre las instituciones, agencias y organismos públicos con un papel activo en las aplicaciones de VUs para la facilitación del comercio y el transporte internacional, destacan las Aduanas y otras agencias gubernamentales con competencias y responsabilidades en los procesos de comercio internacional. El número de agencias gubernamentales y agencias emisoras de permisos y licencias en los procesos de comercio internacional, así como la distribución de las distintas competencias y responsabilidades, varían de unos países a otros y pueden involucrar a diferentes ministerios y áreas (Comercio, Economía, Sanidad, Alimentación, Transporte, Finanzas, Seguridad, Defensa, Inmigración y algunas otras más). 9

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Las competencias y responsabilidades de las Aduanas y los diferentes organismos involucrados no son homogéneas y varían de un país a otro. Por otro lado, los nodos logísticos, como puertos y aeropuertos, son también elementos clave en los procesos de comercio y transporte internacional, y las instituciones involucradas en su administración y gestión (Autoridades Portuarias y Aeroportuarias, Autoridades Marítimas, etc.) también pueden tener un papel activo en las aplicaciones de VU. Estas infraestructuras clave en las cadenas de suministro internacionales concentran un gran número de actividades vinculadas tanto a las formalidades de los gobiernos en los procesos de comercio como a las operaciones de transporte y logística.

I.2.1. La Aduana y otras agencias gubernamentales I.2.1.1. La Aduana Las aduanas de un país se encargan de la administración de las entradas y salidas de productos del y al extranjero. La Aduana es un organismo dependiente del gobierno encargado principalmente del aseguramiento del comercio lícito, la recaudación de aranceles y otros impuestos aplicables a las mercancías y la autorización de las importaciones y las exportaciones, temporales o definitivas, así como los tránsitos de las mercancías. Las autoridades aduaneras tradicionales son generalmente el punto donde se concentra el despacho e inspección de las mercancías que entran o salen del país. Las actividades de la Aduana están cuidadosamente legisladas y tienen a menudo el mandato de otras agencias para asegurar el cumplimiento de la legislación del comercio y la ley nacional de aduanas. En los últimos años se ha ampliado la misión de la Aduana para ejercer un mayor control de las mercancías con el objeto de mejorar y garantizar la seguridad y protección de los flujos de mercancías. Por otro lado, en la medida en que la ley de aduanas se

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hace más compleja por la superposición de acuerdos de comercio, los procesos aduaneros podrían tornarse también más complejos, costosos y potencialmente menos transparentes en el caso de no tomar las medidas adecuadas. La OMA realiza una agrupación de las funciones aduaneras en cinco bloques: Gestión recaudatoria n Valorar y recaudar impuestos, obligaciones y tasas imponibles a las mercancías

que entran o salen del país. n Asegurar la recaudación del Impuesto sobre el Valor Añadido, de los Impuestos

Especiales u otros impuestos locales sobre las mercancías que entran o salen del país. n Facilitar el correcto tratamiento de los impuestos en los pagos de transferen-

cias transnacionales. n Resolver los conflictos en la aplicación de los correspondientes impuestos,

obligaciones y tasas, de forma expeditiva y equitativa. n Realizar perfiles de los contribuyentes basados en información legal para iden-

tificar oportunidades de ingresos. Facilitación del transporte y la logística n Asegurar que todos los movimientos transfronterizos de mercancías se en-

cuentran autorizados y han cumplido con todos los requisitos necesarios para abandonar o entrar en el territorio nacional, mediante controles más seguros, ágiles, eficientes y transparentes. n Asegurar el movimiento seguro, rápido y ordenado de los medios de trans-

porte internacionales. n Asegurar que las operaciones de carga y descarga de contenedores y mercan-

cías en puertos y aeropuertos se puede realizar de forma controlada, ordenada y eficiente.

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n Asegurar que las operaciones de almacenaje, inspección, rastreo, revisión, etc.,

tienen lugar de forma segura y con el mínimo impacto en coste y tiempo sobre el flujo de las mercancías. n Asegurar que la mercancía en depósito y tránsito es almacenada y/o transpor-

tada de forma segura. n Asegurar que los medios de transporte utilizados y las personas (transportis-

tas, tripulación, etc.) implicadas en las operaciones transfronterizas cumplen con todos los requerimientos legales. Implementación de las políticas comerciales n Implementar las medidas derivadas de las políticas comerciales (arancelarias y

no arancelarias) y facilitación del comercio. n Proporcionar información detallada del comercio para dar soporte al desarro-

llo de políticas comerciales. n Implementar las medidas aduaneras correspondientes a los diferentes acuer-

dos comerciales bilaterales, regionales y multilaterales, y a los acuerdos de cooperación económica. Sanidad y seguridad pública n Implantación de medidas de admisión de productos para garantizar la seguri-

dad de los consumidores, la seguridad industrial, medioambiental y la salud pública. n Prevenir y evitar el tráfico de drogas y de personas. n Implantación de regulación en el movimiento transfronterizo de los desechos

peligrosos. Protección económica n Prevenir el uso del comercio y el transporte internacional para el movimiento

ilegal de dinero entre fronteras. n Implantar las correspondientes medidas de protección contra el dumping y

otras medidas compensatorias. 12

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n Asegurar que las falsificaciones de artículos (incluida la moneda) no llegan al

mercado.

I.2.1.2. Organismos reguladores y de control del comercio Los organismos reguladores y de control del comercio tienen por objeto verificar que la mercancía transportada cumple con todos los requisitos exigibles, tanto para su entrada como para su salida del territorio, emitiendo los certificados correspondientes. Tal y como se ha señalado, las competencias y responsabilidades de las Aduanas y los diferentes organismos involucrados no son homogéneas y varían de un país a otro. Ejemplo: La siguiente figura resume los organismos reguladores y de control del comercio en España y los certificados, licencias, homologaciones, etc., de las que son responsables.

Figura 1. Organismos reguladores y de control de comercio en España. Fuente: Elaboración propia.

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I.2.2. Autoridades portuarias, aeroportuarias y otras infraestructuras públicas Los puertos, aeropuertos, pasos fronterizos terrestres (carreteros y ferroviarios), puertos interiores, puertos secos o las zonas libres de impuestos son algunas de las infraestructuras clave en las cadenas de suministro internacionales donde se concentran un gran número de actividades y procesos vinculados tanto a las formalidades de los gobiernos en los procesos de comercio como a las operaciones de transporte y logística. Generalmente se asume que los procesos de importación y exportación aplican exclusivamente a la carga o las mercancías, ya sea en el tráfico de graneles, mercancía general o mercancía containerizada. Sin embargo, una parte importante del esfuerzo de las aduanas y otras agencias gubernamentales se dedica a garantizar el cumplimiento de los propios contenedores que son formalmente importados y exportados junto con la carga que transportan. Este esfuerzo aplica también a otros productos de embalaje, el propio buque que transporta la carga y el combustible, suministros, oficiales y tripulación junto con una importante cantidad de detalles relativos a visados, certificados de salud y cosas por el estilo. La OMI ha observado que hay más de 60 convenciones marítimas internacionales y que pueden presentarse más de 80 documentos a un puerto de llegada o de salida para obtener el permiso de entrada y salida del puerto.

I.2.2.1. La Autoridad Portuaria Los puertos suelen tener un órgano de gobierno, al que se refiere habitualmente como Autoridad Portuaria, que ostenta la gestión más o menos global del puerto y de las relaciones con los diversos agentes que allí operan. Las funciones en los puertos se agrupan en: n Función reguladora: Consiste en controlar, supervisar y asegurar la zona por-

tuaria. No obstante, la Autoridad Portuaria no es la única entidad que cubre la

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función reguladora de un puerto, sino que debe desempeñar esta función en colaboración con otros cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado, así como con otros organismos reguladores, incluyendo a la autoridad marítima, aduana, agencias de sanidad exterior, fitosanitarias, veterinarias, reguladoras de normas técnicas de productos y del comercio. En general, los puertos actúan como importantes fronteras del territorio nacional y deben ser vigilados, junto con las aguas territoriales, por todas estas agencias y cuerpos de seguridad con el objeto de proteger el espacio marítimo del país. (Con el objeto de facilitar el complejo contexto existente en los puertos para el cumplimiento de la función reguladora, el concepto de VU aparece como una filosofía de gobernanza idónea para que el gobierno ofrezca al comercio y transporte los servicios a través de una interfaz simple y un único punto de entrada que dé lugar a una mayor eficiencia y a una reducción de los costes asociados con el cumplimiento de la regulación). n Función de propietario (en inglés, lanlord): La función de propietario puede ser

considerada como la principal de las autoridades portuarias contemporáneas. Consiste en la administración, mantenimiento y desarrollo de la propiedad del puerto, la dotación de infraestructuras e instalaciones, así como la concepción e implementación de políticas y estrategias de desarrollo vinculadas a la explotación del mismo. n Función operadora: La función de operador abarca las actividades ligadas al

intercambio modal tanto de mercancías como de pasajeros, servicios técniconáuticos ofrecidos a buques y servicios auxiliares de almacenaje, logística, provisiones y retirada de residuos. Cada vez resulta más habitual que estas funciones sean desarrolladas por el sector privado, generalmente a través de concesiones. La desagregación de la función operadora a distintas empresas privadas mediante concesiones podría dar lugar a una pérdida de control y de información en el puerto, así como a ineficiencias por faltas de coordinación. Para evitarlo resulta necesario articular mecanismos para conseguir una transferen-

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cia fiable y armonizada de información tanto del sector público como del privado, en vistas de que cada uno de ellos consiga cumplir con su cometido de forma efectiva. Aparece, así, la función del gestor de la comunidad que se describe a continuación. n Función gestora de la comunidad: Como ha sido descrito anteriormente, la

función de operador en una Autoridad Portuaria ha sido desplazada hacia una función de gestión de la propiedad y regulatoria que ha adoptado un foco de comunidad. La función gestora de comunidad se centra en coordinar a todos los miembros de la comunidad portuaria, tales como: terminales, armadores, navieras, consolidadores, transportistas terrestres, operadores ferroviarios, operadores logísticos, transitorios, agencias de aduanas y, finalmente, a cargadores y receptores, así como colaborar y cooperar con la Aduana, organismos reguladores y de control del comercio, y otras autoridades y cuerpos de seguridad del Estado. Uno de los objetivos centrales de la función gestora de comunidad es resolver problemas existentes, no solo en el interior del puerto sino también en su relación con el entorno, y promover la eficiencia y competitividad de las instalaciones portuarias. Ejemplos de esta función gestora de la comunidad se encuentran en la eliminación de cuellos de botella, la facilitación de procedimientos administrativos, actividades de formación, educación y especialización de los recursos humanos, la introducción de TICs, actividades de reingeniería de procesos, creación de nuevas estructuras organizativas más eficaces, actividades de promoción y marketing, implementación de sistemas de soporte al cumplimiento de regulaciones relativas a la seguridad, el medio ambiente y la protección, la potenciación de mejores conexiones e infraestructuras integradas con el hinterland, introducción de sistemas colaborativos tales como sistemas de comunidad portuaria o VUs, promoción de actividades de investigación e innovación, etc.

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Ejemplo: En España, según la Ley de Puertos del Estado y de la Marina Mercante1, las competencias de las autoridades portuarias son: n La prestación de los servicios portuarios generales, así como la gestión y con-

trol de los servicios portuarios. n La ordenación de la zona de servicio del puerto y de los usos portuarios. n La planificación, proyecto, construcción, conservación y explotación de las

obras y servicios del puerto, y de las señales marítimas. n La gestión del dominio público portuario y de las señales marítimas. n La optimización de la gestión económica y la rentabilización del patrimonio y

de los recursos que tengan asignados. n El fomento de actividades industriales y comerciales relacionadas con el tráfico

marítimo o portuario. n La coordinación de las operaciones de los distintos modos de transporte en el

espacio portuario. n La ordenación y coordinación del tráfico portuario, tanto marítimo como te-

rrestre.

I.3. Agentes privados Entre los agentes privados relacionados con el comercio internacional y que pueden tener un papel activo en las aplicaciones de VU destacan los profesionales del comercio internacional, las empresas de transporte, los operadores de terminales (portuarias, aeroportuarias, fluviales, ferroviarias) y otros operadores logísticos o proveedores de servicios. A continuación, se presentan algunos de estos agentes, pudiendo existir diferencias en los roles que ocupan los mismos en diferentes países.

Boletín Oficial del Estado, www.boe.es.

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I.3.1. Profesionales del comercio internacional I.3.1.1. El agente de aduanas De forma general, el agente de aduanas, agente aduanal o representante aduanero (según el país), es el profesional encargado de actuar, en nombre y por cuenta de un tercero, ante los organismos competentes de la Administración pública (Aduana y otras agencias o ministerios) para realizar los trámites de una operación de importación, exportación o tránsito. Por lo general, el agente de aduanas requiere contar con facultades reconocidas legalmente para poder operar como tal. Según diversas legislaciones, se constituye como un auxiliar de la administración aduanera. Ejemplo: En Chile, tal como se indica desde la web de la Aduana (www.aduana.cl): “El agente de aduana es un profesional auxiliar de la función pública aduanera, cuya licencia lo habilita ante el Servicio Nacional de Aduanas para prestar servicios a terceros como gestor en el despacho de mercancías [...] Los agentes de aduana se considerarán empleados públicos para todos los efectos del Código Penal y de las responsabilidades derivadas de las infracciones contempladas en la Ordenanza de Aduanas, o a otras leyes de orden tributario, cuyo cumplimiento y fiscalización corresponda al Servicio de Aduanas”.

I.3.1.2. El transitario o freight forwarder Un transitario (en inglés, freight forwader) es una empresa especializada en organizar, por cuenta ajena, transportes internacionales de mercancías que pueden utilizar uno o varios modos (transporte marítimo, transporte fluvial, transporte aéreo, transporte ferroviario, transporte por carretera o transporte multimodal). El transitario es una especie de “arquitecto” del transporte internacional, que organiza y coordina todas las operaciones.

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El transitario realiza, directamente o intermediando en su contratación, todas las gestiones que requiere el transporte internacional: administrativas, fiscales, aduaneras, financieras, seguros, logísticas, etc. El transitario es un intermediario entre el exportador o importador y las compañías de transporte: adopta la posición de cargador frente al transportista, y de transportista frente al cargador. La figura del transitario está regulada en la mayoría de los países y sus funciones quedan definidas dentro del ámbito del comercio internacional.

I.3.1.3. La figura del Operador Económico Autorizado Un Operador Económico Autorizado (OEA) es una persona, que puede ser tanto física como jurídica (fabricantes, importadores, exportadores, agentes, transportistas, intermediarios, puertos, aeropuertos, almacenes, distribuidores, entre otros), que interviene en el movimiento internacional de mercancías y a las que una administración aduanera acredita otorgando un estatus de confianza en la tramitación de sus operaciones aduaneras que le permite beneficiarse de una serie de privilegios. En general se distinguen dos tipos de acreditaciones: n Simplificaciones establecidas en la normativa aduanera. n Controles aduaneros relativos a la protección y seguridad.

La figura del OEA tiene el objetivo doble de mejorar la seguridad y a la vez facilitar el flujo de mercancías en el comercio internacional, y nace como respuesta a las iniciativas del marco normativo SAFE de la OMA, la asociación aduanas-comercio contra el terrorismo (en inglés, Customs-Trade Partnership Against Terrorism, C-TPAT) de Estados Unidos y el Programa de seguridad en materia aduanera (en inglés, Customs Security Programme, CSP) de la Comisión Europea.

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El reconocimiento mutuo de los programas de OEA es un objetivo importante para las administraciones aduaneras, ya que es la clave para asegurar una mayor coordinación entre países y facilitar el comercio global. En este contexto, es importante que los gobiernos nacionales dispongan de los instrumentos para reconocer formalmente el programa de OEA de otros países, y por lo tanto la concesión de los beneficios establecidos a las empresas OEA de dichos países. Inicialmente, el reconocimiento mutuo de los programas de OEA se ha realizado de forma bilateral, sin embargo, se prevé que se avance hacia el reconocimiento a nivel de regiones en las que intervengan múltiples países.

I.3.2. Empresas de transporte I.3.2.1. Empresas de transporte marítimo Además del naviero (o la naviera) como titular de la empresa de transporte marítimo, en el transporte marítimo pueden aparecer otros actores que a veces se confunden entre ellos: El armador es el operador que habilita o fleta y arma el buque para destinarlo al comercio o a la pesca, dotándolo de aparejos y equipos adecuados. La personalidad de armador va unida unas veces a la de propietario del buque, otras a la de naviero y otras a la de fletador. Por lo tanto, puede ser propietario del buque o tenerlo alquilado para explotarlo por su cuenta. La naviera (o naviero) es el titular de la empresa de transporte marítimo, pudiendo ser también propietario del barco o el armador. De ser personas distintas, la relación de la naviera con el armador es la de un arrendatario. Este arriendo puede ser por tiempo o por travesía, y puede incluir la tripulación o no (a casco desnudo). Normalmente el naviero se encuentra representado en cada puerto por su agente marítimo, al que se le denomina consignatario del buque.

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El operador de línea o línea marítima, a veces también llamado fletante, es aquel que adquiere ante otros la responsabilidad de transportar la carga (también se le puede llamar transportista o porteador, en inglés, carrier). Puede tratarse de un naviero o no, en cuyo caso precisan de contratar con otros los servicios de operación de buques. En muchas ocasiones se puede encontrar a distintos operadores de línea que transportan carga en un mismo buque (lo que se denominan joint services o servicios compartidos). En estos casos, será habitual que solo uno de estos operadores de línea sea el naviero. De igual forma que sucede con las navieras, los operadores de línea se encuentran representados en cada puerto por su agente marítimo, al que, en este caso, se le conoce como consignatario del transporte de la mercancía. El agente marítimo es la oficina de representación de la naviera en cada uno de los puertos donde efectúan operaciones. Estas oficinas pueden depender directamente de la naviera o ser agentes independientes, que actúan en representación de la misma allí donde se precise la presencia de éste: Autoridad Portuaria, Aduana, etc. El agente marítimo consignatario del buque representa a la embarcación del naviero, pero también puede representar a la mercancía que transporta como operador de línea en otros buques, en cuyo caso se le conoce como consignatario del transporte de las mercancías. Las funciones del agente marítimo son las siguientes: n Contratación y supervisión de la estiba y desestiba, carga y descarga, recepción

y entrega, almacenaje, transbordo, etc., de las mercancías consignadas. n La gestión complementaria de transportes relacionados con el transporte prin-

cipal del barco consignado. n La preparación de la documentación necesaria al efecto. n Aquellos otros actos que, siendo responsabilidad del naviero o el capitán, éste

le encomiende para que se realicen en el puerto.

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I.3.2.2. Empresas de transporte por carretera El transportista de carretera es la empresa que se responsabiliza de la ejecución del transporte terrestre por camión con medio propios (empresa transportista, transportista autónomo) o ajenos (agencia de transporte). En general, el transporte de carretera suele ser un sector muy atomizado en el que conviven grandes empresas que manejan flotas de un gran número de camiones, con empresas medianas, pequeñas y transportistas autónomos con un único camión.

I.3.2.3. Empresas de transporte por ferrocarril Los modelos ferroviarios difieren de un país a otro, pudiendo generalmente diferenciarse entre dos tipos: n Aquellos en los que la prestación de los servicios de transporte está unida al

mantenimiento y gestión de la infraestructura, siendo una misma empresa (pública o privada) responsable de ambos cometidos en una red ferroviaria determinada. n Aquellos en los que se separa la construcción, mantenimiento y gestión de la

red ferroviaria (responsabilidad de los administradores de la infraestructura ferroviaria) de la presentación de los servicios por empresas ferroviarias públicas y/o privadas que deben solicitar capacidad al administrador de la infraestructura ferroviaria para mover sus trenes por la red, pagando los correspondientes cánones o tarifas por el uso de la infraestructura. En la presentación de los servicios de transporte ferroviario, en general se distingue entre el operador de carga ferroviaria, que es la empresa que organiza y comercializa el transporte ferroviario haciéndose responsable del mismo, y la empresa ferroviaria, que es la empresa que dispone de la tracción ferroviaria y que realiza finalmente el transporte.

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I.3.3. Operadores logísticos y terminales I.3.3.1. Operadores de terminales Las terminales son eslabones clave en las cadenas de transporte, donde se produce la concentración y distribución de los tráficos y operaciones básicas como la carga y descarga de las mercancías o los intercambios de modo de transporte. Los operadores de terminales portuarias son empresas que en su actividad básica gestionan terminales portuarias, con todo lo que ello conlleva en cuanto a recursos (infraestructura, medios mecánicos, personal), y relaciones comerciales tanto con los clientes como con las administraciones competentes. Una terminal portuaria es un intercambiador modal que suele disponer de un área de almacenamiento en tierra para coordinar los diferentes ritmos de llegadas de los modos de transporte terrestre y marítimo (Monfort et al., 2011). Su misión es la de proporcionar los medios y la organización necesarios para que el intercambio de las cargas entre los modos terrestre y marítimo tenga lugar en las mejores condiciones de rapidez, eficiencia, seguridad, respeto al medio ambiente y economía. En una terminal portuaria se pueden distinguir cuatro subsistemas: n El subsistema de carga y descarga de buques. n El subsistema de almacenamiento temporal de las mercancías. n El subsistema de recepción y entrega terrestre. n El subsistema de interconexión o transporte horizontal entre las diferentes zo-

nas de la terminal.

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Figura 2. Subsistemas de una terminal portuaria. Fuente: Fundación Valenciaport.

Del mismo modo, los operadores de terminales ferroviarias son empresas que gestionan terminales ferroviarias. Una terminal ferroviaria de mercancías es una instalación especialmente habilitada para: n La formación o modificación de la composición de trenes. n La carga o descarga de los trenes de mercancías. n La integración de los servicios de transporte por ferrocarril con los servicios

por carretera y/u otros modos (almacenamiento temporal de unidades de transporte intermodal UTIs, operaciones de recogida y entrega de UTIs). n La realización, cuando sea necesario, de los trámites fronterizos en las fronte-

ras con terceros países. n La prestación de otros servicios complementarios al ferrocarril.

En una terminal ferroviaria de mercancías se pueden distinguir las siguientes áreas: 24

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n Área técnica vinculada a la logística del tren

Recepción y expedición de trenes.

Realización de maniobras de clasificación.

Estacionamiento de vagones y composiciones.

Estacionamiento de locomotoras.

Áreas de aprovisionamiento y otros servicios.

n Área logística vinculada a la logística de la mercancía

Carga y descarga.

Recepción y entrega.

Almacenamiento (UTIs, mercancía) – zona de patio.

Sistemas de interconexión.

Otras áreas o servicios.

I.3.3.2. Operadores logísticos Un operador logístico es una empresa que, por encargo de su cliente, diseña los procesos de una o varias fases de su cadena de suministro (aprovisionamiento, transporte, almacenaje, distribución e incluso ciertas actividades de su proceso productivo), organiza, gestiona y controla dichas operaciones, utilizando para ello infraestructuras físicas, tecnología y sistemas de información propios o ajenos (LOGICA, Organización Empresarial de Operadores Logísticos, 2011).

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SÍNTESIS DE LA UNIDAD n Hay una gran variedad de instituciones y agentes públicos y privados con un papel activo en las aplicaciones de VUs dirigidas a la facilitación del comercio y el transporte internacional. n Entre las instituciones públicas destaca la Aduana y el resto de organismos reguladores y de control del comercio. Las competencias y responsabilidades de estos no son homogéneas y varían de un país a otro. n Entre los agentes privados destacan los profesionales del comercio internacional (agentes de aduana y transitarios), las empresas y operadores de transporte, los operadores logísticos y de terminales. n Un OEA es un operador que interviene en el movimiento internacional de mercancías y que cuenta con una acreditación de una administración aduanera que le otorga un estatus de confianza en la tramitación de sus operaciones aduaneras que le permite beneficiarse de una serie de privilegios.

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UNIDAD II PROCESOS DE NEGOCIO PARA EL DISEÑO DE VENTANILLAS ÚNICAS

Objetivos de aprendizaje n Entender la importancia del análisis, rediseño y estandarización de los proce-

sos de negocio en los proyectos de VU. n Conocer en qué consiste la reingeniería de procesos y el proceso de mejora

continua como enfoques útiles en los proyectos de desarrollo de VUs. n Conocer qué es la modelización de procesos y algunas recomendaciones para

su aplicación para el análisis de los procesos de negocio vinculados al comercio, transporte internacional y control transfronterizo. n Conocer los principales procesos de negocio de un entorno de VU.

II.1. Introducción a la reingeniería de procesos y la mejora continua Para los autores de Reingeniería, Michael Hammer y James Champy, la reingeniería es “la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”.

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Tal y como estos autores enfatizan, existen cuatro palabras clave en esta definición: Se entiende por procesos de negocio al conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto o servicio de valor para el cliente. El término de revisión fundamental se refiere a analizar las bases y responder a las preguntas más básicas de la actividad que se está analizando y que, en muchas ocasiones, se dan por sentadas las respuestas. En una revisión fundamental se debe procurar siempre dar respuesta a la cuestión de ¿por qué se está haciendo lo que se está haciendo? Cuando se hace mención a un rediseño radical, se está enfatizando que el cambio que se pretende aplicar no debe ser un cambio superficial, sino que el objetivo es llegar a la raíz o motivo de la actividad para buscar una mejor solución basada en nuevas estructuras y conceptos que pueden llegar a romper con la concepción tradicional de las tareas ligadas a la actividad, en la medida en que esas tareas no sean las más adecuadas. Alcanzar mejoras espectaculares significa que la reingeniería de servicios no debe tratar de obtener mejoras marginales en servicios que sean ofrecidos de forma ineficiente e inadecuada. Por el contrario, se deben buscar nuevos enfoques válidos que puedan ofrecer grandes saltos en el rendimiento, la productividad y la competitividad. Así, la reingeniería debe empezar sin ningún preconcepto, sin dar nada por sentado, olvidándose de lo que se es y concentrándose en lo que se debe ser, descartando estructuras y procedimientos ineficientes y mejorando los cimientos y bases de la actividad. No obstante, es importante tomar en consideración que la reingeniería de procesos debe aplicarse cuando se busca o se necesita incrementar la competitividad de los mismos, bien porque los resultados sean claramente insatisfactorios o bien porque se identifica una oportunidad importante de mejora y de ofrecer ventajas competitivas. 28

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La reingeniería de procesos tiene un importante coste y requiere de un esfuerzo significativo en la gestión del cambio. … la reingeniería debe aplicarse cuando se busca o se necesita incrementar la competitividad… La reingeniería tiene un importante coste y requiere de un esfuerzo significativo en la gestión del cambio… Es importante distinguir entre la reingeniería y la automatización. Así, la automatización de los procesos y servicios existentes mediante la informatización simplemente permite efectuar las actividades de una forma más rápida y eficiente de lo que se hacían antes, pero no llega a la raíz del problema y a cuestionar si lo que se hacía antes es la mejor forma de hacer las cosas. La reingeniería trata de abordar y dar respuesta a esta cuestión de búsqueda de la mejor forma de desempeñar una actividad. Ejemplo: La automatización de un documento en papel que facilita su transmisión electrónica no cuestiona la necesidad de presentar ese documento, cuando puede que haya sido ya presentado previamente y se encuentre ya registrado en una base de datos gubernamental. Tampoco hay que confundir la reingeniería de procesos con una reingeniería informática o de software, donde lo que se busca es reconstruir sistemas informáticos obsoletos con tecnología más moderna. Así, la reingeniería informática puede permitir alcanzar una mayor automatización, pero, de nuevo, debemos evaluar si lo que estamos haciendo es automatizar la burocracia o automatizar las malas prácticas. No obstante, la introducción de tecnologías modernas ha revolucionado los fundamentos de los servicios ofrecidos por las empresas y los gobiernos, suscitando un proceso de reingeniería en todos los niveles. La posibilidad de transmitir a través de internet elevadas cantidades datos a alta velocidad desde cualquier punto del planeta a cualquier otro, las inmensas capacidades de almacenado y procesado de esta información y la aparición de nuevos dispositivos y tecnologías de detección, identificación y recopilación de información están cambiando las relaciones de los ciudadanos, de la empresa y de la administración.

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Por último, no debe confundirse la reingeniería con la mejora continua. Estos dos conceptos son más bien complementarios y deben aplicarse en orden. En primer lugar, debe tener lugar la reingeniería, y en segundo lugar, la mejora continua. Este proceso también puede estar sujeto a ciclos en los cuales una vez se ha seguido un proceso de reingeniería se aplica un proceso de mejora continua. Esta mejora continua puede ofrecer resultados satisfactorios hasta que los fundamentos del servicio ofrecido se ven modificados, hasta el punto de volver a requerirse una nueva reingeniería de los servicios ofrecidos.

II.2. Introducción a la modelización de procesos Los modelos son simplificaciones o abstracciones de la realidad que nos ayudan a visualizar y analizar la misma. La complejidad de analizar y documentar procesos de negocio hace conveniente apoyarse en herramientas y lenguajes gráficos de modelado que facilitan la representación y el análisis, aunque sigue siendo importante una descripción de los mismos, para su completa caracterización. Este tipo de modelos nos permite comprender mejor los procesos y descubrir oportunidades de simplificación. El Lenguaje Unificado de Modelado (en inglés, UML, Unified Modelling Language) es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estándar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del sistema y aspectos concretos, dentro de las tecnologías de la información y las comunicaciones, como expresiones de lenguajes de programación, esquemas de bases de datos y componentes reutilizables. Aunque UML se encuentra muy extendido para el modelado de sistemas de software entre analistas e informáticos, también se utiliza habitualmente para la descripción

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lógica de procesos de negocio, ayudando a visualizar los mismos y especificar los requerimientos de información. De esta forma, se trata de una herramienta muy útil para la descripción de procesos de negocio de VU. UML utiliza distintos tipos de diagramas. Un diagrama da al usuario un medio de visualizar y manipular elementos de modelado. Los tipos de diagramas considerados en el lenguaje UML son: n Diagrama de casos de uso: Representa las funciones ofrecidas por un servicio

desde el punto de vista del usuario. n Diagrama de secuencia: Son una representación temporal de actores y objetos

con sus interacciones entre ellos. n Diagrama de colaboración: Es una representación espacial de actores y obje-

tos, sus enlaces y sus interacciones entre ellos. n Diagrama de estados-transiciones: Representa el comportamiento de un ob-

jeto o de una entidad en términos de estados. n Diagrama de actividades: Representa el comportamiento de una operación en

términos de acciones. n Diagrama de clases: Representa la estructura estática en términos de clases y

relaciones. En el lenguaje informático, se entiende por clase a un tipo de objeto o entidad. n Diagrama de componentes: Representa a los componentes que constituyen

una aplicación informática. n Diagrama de despliegue: Representa el despliegue de los componentes sobre

los dispositivos materiales (ordenadores, servidores, etc.) El modelado UML puede llegar a ser excesivamente complejo y es conveniente utilizarlo y aplicarlo buscando un equilibrio entre el valor aportado y el esfuerzo dedicado al modelado. Se puede decir que el 80% de las necesidades de modelado de procesos se puede conseguir con un 20% de UML. Un excesivo modelado puede llegar a ser incluso contraproducente al dificultar la comprensión del proceso o servicio que se modela. 31

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Existen otras metodologías y estándares para la modelización de procesos, muchos de ellos basados en el propio UML. Este es el caso de UMM (UN/CEFACT Modelling Methodology), cuyo principal objetivo es el análisis de requerimientos y de procesos de negocio entre organizaciones, o BPMN (Business Process Model and Notation), que es un estándar muy utilizado en los últimos años y que proporciona una notación gráfica intuitiva para la especificación de procesos de negocio en diagramas de proceso basados en una técnica de diagramas de flujo muy similar a los diagramas de actividad de UML. La especificación BPMN proporciona también un mapeo entre la notación gráfica y lenguajes de programación como BPEL (Lenguaje de Ejecución de Procesos de Negocio con Servicios Web). Existen muchos softwares libres y de pago para la modelización de procesos que utilizan la notación BPMN. (Véase material complementario.) La OMA propone para la modelización de procesos de VU el uso de diagramas de casos de uso, descripciones de casos de uso y diagramas de actividades. El objetivo de los diagramas de casos de uso es representar de forma gráfica la funcionalidad de un sistema identificando los actores involucrados, sus funciones/objetivos o casos de usos y las relaciones e interdependencias entre los mismos.

Figura 3. Ejemplo de diagrama de caso de uso para el proceso de declaración de llegada de mercancías. Fuente: Elaboración propia basada en el Modelo de Datos de la OMA.

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Los diagramas de casos de uso se suelen acompañar de la descripción en una tabla que contiene la presentación de los actores involucrados, los casos de uso del proceso y las condiciones de inicio y de fin. Caso de uso Actores

Declaración previa al despacho Declarante: transportista, representante, receptor o consignatario. Autoridad: Aduanas, Autoridad Portuaria y otras agencias gubernamentales (Sanidad, Inmigración, Veterinaria, Agricultura…).

Descripción

Se realizan las disposiciones necesarias para satisfacer los requerimientos de las Aduanas y otras agencias reguladoras para la entrada y descarga de los productos y los medios de transporte, para uso comercial en territorio aduanero.

Precondiciones

Las mercancías fueron exportadas en origen y van a llegar a destino para poder ser importadas en territorio aduanero.

Postcondiciones

Tras la llegada y descarga de las mercancías se podrán iniciar los trámites previos al despacho y declaraciones posteriores para presentar las mercancías en depósito temporal a otro destino aduanero (importación, tránsito o depósito aduanero).

Tabla 1. Ejemplo de descripción de un Caso de Uso dentro del proceso de Declaración de Llegada de Mercancías a Territorio Aduanero. Fuente: Elaboración propia basada en el Modelo de Datos de la OMA.

Una característica particularmente interesante de los casos de uso es que pueden considerarse a distintos niveles de detalle o abstracción según se requiera. En los casos de uso se pueden identificar cuatro grandes categorías de actores. Una vez identificados los actores, estos deben ser descritos de una manera clara y concisa. Cuando hay muchos actores que interactúan en un proceso, es mejor agruparlos por categorías a fin de facilitar la navegación en el modelo de casos de uso.

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Figura 4. Categorías de actores en la modelización de procesos. Fuente: Elaboración propia basada en información de la OMA.

En el análisis de los procesos deben tenerse en cuenta cinco dimensiones: n La cronología, que hace referencia al momento en el que diferentes eventos

tienen lugar. (Los eventos hacen referencia a puntos concretos en el desarrollo de una actividad.) n La geografía, que hace referencia al lugar donde se producen los diferentes

eventos. n Los actores que participan en los diferentes eventos y actividades. (En ocasio-

nes pueden ser generalizados en actores abstractos, por ejemplo, el actor Autoridad puede hacer referencia a la Autoridad Aduanera la Autoridad Portuaria y otras agencias reguladoras del comercio, como, por ejemplo, la Autoridad Sanitaria.) n Las formalidades o procedimientos legales, que pueden obligar a los actores

a un determinado patrón de comportamiento. n Los intercambios de información, datos y documentación entre los diferentes

actores involucrados.

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Figura 5. Ejemplo para la presentación de las cinco dimensiones necesarias para el análisis de los procesos de negocio. Fuente: Elaboración propia basada en información de la OMA.

II.2.1. Diferentes enfoques para el análisis de los procesos de negocio en las cadenas de suministro internacionales El enfoque de los procesos de negocio en las cadenas de suministro internacionales puede variar en función del punto de vista y de los intereses de los diferentes actores o agentes. Para las agencias reguladoras, el proceso puede finalizar con el despacho y levante de las mercancías, mientras que para los compradores y vendedores el proceso no termina hasta que las mercancías han sido entregadas y las cuentas pendientes han sido saldadas. Para los transportistas, el proceso termina cuando todos los pagos y reclamaciones respecto al contrato de transporte han sido saldados. Para poder gestionar todos estos diferentes enfoques o puntos de vista los procesos de negocio y 35

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sus modelos se pueden dividir en procesos de comercio, procesos de transporte y procesos legales. Los procesos de comercio incluyen el descubrimiento de los productos por compradores potenciales, la identificación de socios de negocio, el establecimiento de un acuerdo de compra de los productos y el conjunto de actividades que tienen que ver con el cumplimiento de la orden de compra. Eventos de la cadena de suministro como la confirmación de la orden de compra, el envío y la entrega de la mercancía son relevantes en este enfoque, y los principales actores involucrados son el comprador, el vendedor y el productor. Los procesos de transporte incluyen todos aquellos vinculados al transporte físico de las mercancías en medios de transporte. Eventos como la reserva de espacio en el medio de transporte, la carga y descarga de mercancías o la entrega de mercancías son relevantes en este enfoque. A su vez, aparecen nuevos actores involucrados, como transportistas y operadores de transporte. Los procesos legales incluyen aquellos que tienen que ver con el cumplimiento de todas las formalidades con las agencias reguladoras a lo largo de la cadena de suministro. Los principales eventos en este caso son aquellos que implican los controles reglamentados por las agencias reguladoras. En el momento de plantear este tipo de análisis de los procesos de negocio diferenciando los diferentes enfoques, es necesario tener en cuenta que hay determinados eventos como la carga y descarga de mercancías o la entrega de las mismas que aparecen y tienen el mismo significado en los tres enfoques. El siguiente esquema resume los diferentes enfoques o puntos de vista que pueden adoptarse a la hora de analizar los procesos de negocio en las cadenas de suministro internacionales.

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Figura 6. Presentación de los diferentes enfoques para el análisis de los procesos de negocio en las cadenas logísticas internacionales. Fuente: Organización Mundial de Aduanas, OMA.

El siguiente diagrama de la Organización Mundial de Aduanas (figura 7) presenta el esquema general de una cadena de suministro internacional desde la óptica de los procesos legales atendiendo a las cinco dimensiones señaladas (cronología, geografía, actores, formalidades e intercambios de información). La figura recoge las principales fases que tienen lugar en el flujo de mercancías a lo largo de la cadena: preexportación, exportación, transporte internacional, tránsito internacional (preimportación), importación, auditorías posteriores. Este esquema puede ser utilizado de guía para la representación de los procesos de negocio específicos que se desarrollan en cada una de estas fases.

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Figura 7. Esquema general de una cadena de suministro internacional desde la óptica de los procesos legales o de relación con las agencias reguladoras. Fuente: Organización Mundial de Aduanas, OMA.

II.3. Los principales procesos de negocio de un entorno de VU La OMA agrupa los principales procesos de negocio de un entorno de VU para la regulación y gestión transfronteriza en cinco bloques: Procesos de registro y autorización: Tienen que ver con el registro y autorización por parte del operador o coordinador de la VU de las diferentes agencias reguladoras y operadores, instalaciones y sistemas, que estarán en contacto con los servicios de VU. 38

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Procesos de solicitud de licencias, certificados, permisos y otros: El movimiento de mercancías y medios de transporte entre países está sujeto a regímenes reguladores tarifarios y no tarifarios. Así, a menudo es necesario cumplir determinadas condiciones (en términos de licencias, certificados, permisos y otros documentos) antes de que las autoridades reguladoras permitan la importación, exportación o tránsito de las mercancías. Los procesos incluyen la solicitud de las licencias, permisos, etc., las verificaciones correspondientes, el cumplimiento de las inspecciones y validaciones correspondientes, el cumplimiento de las validaciones o auditorías posteriores. Procesos de información anticipada: El “SAFE Framework of Standards” requiere de la recopilación de información avanzada que debe ser presentada a las agencias reguladoras en los procesos de importación y exportación. Este grupo de procesos incluye las declaraciones de mercancías previas a la salida y llegada, y otro tipo de información como el plan de estiba del buque o el estado de los contenedores. Procesos de declaración de mercancías, declaraciones de carga y descarga, informes de las operaciones de transporte: Están basados principalmente en los resultados del Convenio Revisado de Kyoto para la Simplificación y Armonización de procedimientos aduaneros, pero extendido a los requerimientos del conjunto de agencias reguladoras. El Modelo de Datos de la OMA (WCO Data Model) incluye el análisis y modelo de los procedimientos aduaneros y los procesos incluidos en el Convenio Revisado de Kyoto para la Simplificación y Armonización de procedimientos aduaneros, utilizando diagramas de casos de uso, diagramas de actividad y descripciones. Los flujos de información de las aduanas y de otros organismos de control o agencias reguladores han sido categorizados, unificados y modelados utilizando UML. Estos modelos pueden ser utilizados a nivel nacional como modelos de referencia durante el desarrollo de sistemas automatizados. El conjunto de procesos analizados en el Modelo de Datos de la OMA parte del diagrama simplificado de procesos de negocio que se puede observar en la figura 8.

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Figura 8. Diagrama simplificado de procesos de negocio. Fuente: Organización Mundial de Aduanas, OMA)

Los modelos de la OMA facilitan a los analistas y desarrolladores el análisis de las relaciones entre la información proveniente de diferentes procesos a lo largo de la cadena logística internacional. La tabla 2 muestra los posibles procesos de negocio a los que el Modelo de Datos de la OMA puede servir. Diseñados como parte del Modelo de Datos de la OMA

•

Declaración de mercancías para importación y exportación.

•

Declaraciones de tránsito.

•

Declaraciones simplificadas para importación y exportación.

•

Declaraciones de carga para importación y exportación.

•

Informes de operaciones de transporte.

•

Respuesta de las agencias reguladoras a las declaraciones anteriores.

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Considerados en el Modelo de Datos de la OMA

•

Declaración anticipada de mercancías en la exportación (SAFE).

•

Declaraciones anticipadas de la carga (SAFE).

Otros procesos/mensajes con información logística y de seguridad

•

Seguimiento del estado del contenedor.

•

Control y seguimiento del movimiento de los buques.

•

Informes de seguridad de los medios de transporte.

Fuera del alcance del Modelo de Datos de la OMA Versión 3

•

Solicitud de detalles de los requerimientos regulatorios.

•

Registro de cuota y uso.

•

Solicitud de licencias, certificados y autorizaciones.

•

Informes de uso de licencias.

Otros procesos/mensajes basados en el Modelo de Datos de la OMA fuera de las agencias reguladoras

•

Mensajes para mantener las listas de códigos y los maestros de datos.

•

Solicitud de la computación de impuestos y de los detalles de los regímenes impositivos.

•

Registro de los acuerdos de comercio a largo plazo.

•

Aplicación avanzada de reglas para la clasificación de los productos, valoración y origen.

Tabla 2. Procesos incluidos en el Modelo de Datos de la OMA. Fuente: Elaboración propia a partir de información de la Organización Mundial de Aduanas.

Pero el Modelo de Datos de la OMA, es más que el modelo de procesos de negocio vinculados al comercio internacional y la regulación de las agencias transfronterizas. El Modelo de Datos de la OMA es un conjunto de componentes interrelacionados incluyendo modelos de los procesos de negocio, conjuntos de datos armonizados, modelos de información, estándares internacionales y la definición de mensajes electrónicos estándares con detalladas guías de implementación y otra documentación de soporte.

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Figura 9. Componentes del Modelo de Datos de la OMA. Fuente: Organización Mundial de Aduanas, OMA.

El Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico identifica un conjunto de categorías de procesos de negocio a tener en cuenta en el desarrollo de un Sistema de VU según APEC SSCP “Single Window Implementation Guide”, y los principales factores a considerar están detallados en la tabla 3. Categoría

Factores a considerar

Notificaciones (Import, Export, Tránsito, Transbordos)

• • • •

• •

Notificación de la tripulación Notificación de la carga

Conectividad Portuaria

Alineación con los requerimientos legislati-

vos

Notificación del transporte Notificaciones electrónicas frente al uso del pa-

pel

• • • • • • •

Notificaciones portuarias

• •

Capacidad de notificación multimodal

Capacidad de corrección, consulta y modificación

Información económica específica

• • • •

Periodo de notificación Comunicación entre agencias Actividades de conformidad Notificaciones en cascada

Importaciones temporales Discrepancias en la información Fecha y hora de recepción de mensaje Mensaje de despacho y liberación

Metodología de evaluación de notificaciones

Notificación de llegada y salida (electrónica frente al uso de papel)

•

Notificación de liberación y despacho (electrónica frente al uso de papel)

•

Memorándums de Entendimiento entre las agencias gubernamentales y las Autoridades Portuarias

•

Compatibilidad de Sistemas

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Gestión integrada del Riesgo

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•

Identificación de las necesidades de datos de inteligencia

• •

Metodologías de evaluación de riesgos

Metodología para recopilación de datos de inteligencia

•

Compartimiento de información de inteligencia entre agencias y a nivel internacional

•

Sistemas automáticos frente a procesos manuales

•

Gestión de riesgos

Metodología para el análisis de datos de inteligencia Pago electrónico – Impuestos, tasas y obligaciones

•

Permisos, Certificaciones y Licencias

• •

Mensajería – Seguridad

Mensajería – Formatos, Estándares

Método de pago de impuestos, obligaciones y ta-

sas

•

• • • • •

Cálculo de impuestos, obligaciones y tasas Comunicación entre agencias

Periodos de pago Pago electrónico frente a manual Penalizaciones

Gestión y tramitación electrónica frente a manual

Validación de permisos

• • • •

Número de identificación personal Certificados digitales Firma electrónica

Exenciones Tarjetas inteligentes Certificados electrónicos Encriptación

Tokens de autenticación

UN/EDIFAC (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport)

• •

• • • •

XML (Extensible Markup language)

•

HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure)

• •

SMS (Short Message Service) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

FTP (File Transfer Protocol)

Tabla 3. Procesos y factores a considerar en una VU. Fuente: APEC SSCP “Single Window Implementation Guide”.

Por otra parte, es importante tener siempre en cuenta que los procesos de regulación transfronteriza están sujetos a la legislación nacional, generalmente basada en convenciones internacionales, estándares y prácticas que se establecen para armonizar y simplificar el comercio. Este marco legal y normativo debe ser siempre considerado en la modelización de procesos de VU y lo conforman, entre otros, las respectivas legislaciones nacionales, SAFE Framework of Standards y el concepto de Operador Económico Autorizado, Convención IMO FAL, Convención TIR, WCO Post Clearance Audit Guidelines, Convención Revisada de Kyoto, otros.

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Material complementario n Página web de Unified Modelling Languaje (OMG2): http://www.uml.org n UN

Centre

for

Trade

Facilitation

and

E-business

(UN/CEFACT):

http://www.unece.org/cefact/umm/ucmm_index.html n Página web de OMG sobre BPMN: http://www.bpmn.org/

SÍNTESIS DE LA UNIDAD n La reingeniería de procesos es “la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”. n Existen diferentes metodologías para la modelización de procesos, siendo el estándar UML uno de los más utilizados. n En el análisis de los procesos deben tenerse en cuenta cinco dimensiones: la cronología, la geografía, los actores, las formalidades o requisitos legales y los intercambios de información. n Los procesos de negocio de un entorno de VU se pueden clasificar en: procesos de registro y autorización, procesos de solicitud de licencias, certificados, permisos y otros, procesos de información anticipada, procesos de declaración de mercancías, declaraciones de carga y descarga, informes de las operaciones de transporte.

El Object Management Group (OMG®) es un consorcio internacional de software sin fines de lucro que está estableciendo estándares en el área de la computación de objetos distribuidos.

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UNIDAD III SERVICIOS DE VENTANILLA ÚNICA

Objetivos de aprendizaje n Revisar y analizar las diferentes tipologías de servicios de VU y el alcance de los

mismos para contar con un marco de referencia de cara a la definición y diseño de nuevos proyectos. n Revisar algunos aspectos básicos a considerar en el diseño de servicios de VU,

como los procesos de información incremental, la transparencia, la capacidad de auditoría o la interoperabilidad, entre otros.

III.1. Introducción La VU no es un simple portal o una red de transmisión de datos que conecta a los operadores con las agencias de gobierno. La VU debe ofrecer también servicios de valor añadido que faciliten el despacho y levante de mercancías, medios de transporte y personas. Para completar una transacción comercial internacional, tanto los operadores económicos como el gobierno necesitan acceder a un conjunto de servicios regulatorios, de comercio y de transporte. El diseño de VU bajo una arquitectura orientada a servicios permite concentrarse más en los servicios a proporcionar que en la infraestructura técnica.

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Bajo este contexto, un servicio describe el trabajo requerido para cubrir una necesidad, mientras que los procesos de negocio proporcionan los pasos necesarios para proporcionar ese servicio. Ejemplos de servicios regulatorios pueden ser el tratamiento de declaraciones de transporte, las declaraciones anticipadas para la entrada o salida de mercancías, las declaraciones de depósito temporal, las declaraciones de exportación, la importación y tránsito, la certificación de origen de productos, la inspección de productos, la emisión de licencias y vistos buenos, los cálculos de tasas, la gestión coordinada del riesgo, los controles operativos e inspecciones compartidas, la orquestación de procesos entre agencias, los flujos de trabajo compartidos, etc. La integración de estos servicios proporciona al operador económico una visión integrada de su transacción comercial.

III.2. Clasificación de los servicios ofrecidos por las VUs Los servicios ofrecidos por la VU pueden clasificarse en: n Servicios de información, ofreciendo de forma integrada de información regu-

latoria. n Servicios transaccionales, ofreciendo capacidades para procesar declaracio-

nes, realizar el despacho de mercancías, pagos de impuestos y tasas, y gestión de la seguridad. n Servicios de integración, ofreciendo capacidades de automatización e integra-

ción con procesos de negocio, conectividad con los sistemas de proceso para la verificación de operaciones, autorizaciones, licencias, certificados, vistos buenos y permisos, intercambios electrónicos de datos, etc. n Servicios de transformación, ofreciendo nuevas formas de operar por parte

de las administraciones aduaneras y agencias reguladoras y controladoras de las fronteras, introduciéndose mecanismos de análisis y gestión de riesgos,

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postauditorías al levante de mercancías, controles sin papeles, programas de operador seguro y soporte a cliente.

III.3. El alcance de los servicios de VU La figura 10 representa una taxonomía de servicios extraída del Compendio de VUs publicado por la OMA y el papel de distintos sistemas en cada uno de esos servicios (suministrador, interviniente, consultado e informado). Tal y como se apunta en esta publicación, una tipología o jerarquía de servicios como la mostrada es una herramienta muy útil para identificar los servicios que ya se suministran mediante sistemas existentes, las dependencias e interrelaciones entre ellos, así como la elaboración de un camino crítico en la creación de un entorno de VU. La distinción entre sistemas que proveen el servicio, sistemas que intervienen en el servicio, sistemas que son consultados y sistemas que son informados permite crear una red de sistemas que colaboran entre sí para conseguir sus objetivos de una forma más eficiente.

Servicios comerciales y de transporte competitivos

Control parcial de puertos/aeropuertos

del Gobierno

VUP

SGRCF

TIM

VUCE SGA

Facturación servicios portuarios

Manipulación y almacenaje

Sistemas colaborativos en operación Entrega de carga

Cuenteo e inventario

Fumigación

Operaciones de transbordo

Operaciones de carga / descarga

Servicios de estiba

Operaciones portuarias (atraque/desatraque)

Inspección de buques

Remolque y practicaje

Tasas Portuarias

Autorización de levante de mercancías

Declaraciones de tránsito de mercancías

Declaraciones de mercancía para importación

Declaraciones de mercancía para exportación

Declaraciones anticipadas de la mercancía

Declaraciones sobre el transporte

Facturación servicios portuarios

Manipulación y almacenaje

Entrega de carga

Cuenteo e inventario

Fumigación

Operaciones de transbordo

Operaciones de carga / descarga

Servicios de estiba

Operaciones portuarias (atraque/desatraque)

Inspección de buques

Remolque y practicaje

Tasas Portuarias

Servicios náuticos

Escala en puerto

Seguimiento de buques

Transporte previo y posterior

Seguimiento de la carga

Facturación del transporte

Recogida de carga

Contratación del transporte

Reserva o booking

Pagos y cobros

Envío

Expedición

Facturación

Orden y compra

Programación y planificación

Cotización

Catálogo de productos y servicios

Declaraciones de carga/salida

Autorización de levante de mercancías

Declaraciones de tránsito de mercancías

Declaraciones de mercancía para importación

Declaraciones de mercancía para exportación

Declaraciones anticipadas de la mercancía

Declaraciones sobre el transporte

Facturación servicios portuarios

Manipulación y almacenaje

Entrega de carga

Cuenteo e inventario

Fumigación

Operaciones de transbordo

Operaciones de carga / descarga

Servicios de estiba

Operaciones portuarias (atraque/desatraque)

Inspección regulatoria Contratación del transporte fitosanitaria/veterinaria/sanitaria Recogida de carga Licencias regulatorias Facturación del transporte Inspecciones de seguridad Seguimiento de la carga Mensajería electrónica Transporte previo y posterior Comunicación entre aplicaciones Seguimiento de buques Procesos de negocio Escala en puerto Alojamiento Web Servicios náuticos Gestión de identidad e identificación Tasas Portuarias Servicios de autoridad de certificación Remolque y practicaje Servicios de seguridad de información Inspección de buques

Certificación regulatoria Reserva o booking

Declaraciones de mercancía para Programación y planificación importación Orden y compra Declaraciones de tránsito de mercancías Facturación Autorización de levante de mercancías Expedición Declaraciones de carga/salida Envío Declaraciones de entrada/descarga/depósito Pagos y cobros

Catálogo de productos y servicios Declaraciones de mercancía para exportación Cotización

Búsqueda de productos Declaraciones anticipadas de la mercancía

SCL

Búsqueda de socios comerciales Declaraciones sobre el transporte

CCS / PCS

Búsqueda de productos

Sistemas B2B

Búsqueda de socios comerciales

Sistemas colaborativos en operación >>

Servicio de Trans

<< Servicios Servicios Regulatorios Servicios Comerciales Servicios Técnicos Servicio de Transporte

<< Servicios

Servicios Comerciales

Servicio de Transporte

Control parcial de puertos/aeropuertos Control del Gobierno Servicios comerciales y de transporte competitivos Competitivo

Control parcial de puertos/aeropuertos

Fuente: Elaboración propia, basado en información de la OMA. s Regulatorios

y el transporte internacional. l del Gobierno

Figura 10. Taxonomía de servicios en el comercio exterior

s Regulatorios

Sistema informado en el servicio

Sistema consultado en el servicio

Sistema interviniente en el servicio

Sistema proveedor del servicio

Ventanilla única de comercio exterior Sistema de Gestión de Aduana SGRCF Sistemas de Gestión de regulaciones y control en frontera TIM Tránsito Internacional de Mercancías VUP Ventanilla Única Portuaria CCS Sistema comunitario de carga PCS Sistema comunitario portuario SCL Sistema de colaboración logística B2B Sistema de transacciones comerciales entre empresas

SGA

VUCE

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Sistemas B2B

CCS / PCS SCL

VUP

SGRCF

TIM

VUCE SGA

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Una clasificación de servicios como la presentada en la figura 10 permite organizar los servicios en categorías y jerarquías que no se solapan entre sí, así como identificar las carencias de servicios que deben ser abordadas. Esta organización es mucho más valiosa y reveladora cuando los distintos servicios se descomponen en servicios más elementales y se establecen las relaciones entre ellos. Ejemplo: El servicio para procesar las declaraciones de exportación e importación depende de un servicio que efectúa inspecciones de la mercancía. Para las inspecciones de mercancías, se necesitan los servicios de cita previa para la planificación por parte de los inspectores. Tradicionalmente los distintos servicios públicos requeridos para el control y el soporte al comercio internacional han sido ofrecidos de forma desagregada por distintos departamentos, agencias y ministerios con escasa relación entre ellos. El núcleo de la VU se encuentra en orquestar todos estos servicios para dar un resultado integrado al usuario. La taxonomía de servicios ayuda a delimitar el alcance de la VU, estudiar las relaciones y crear las orquestaciones de servicios que pueden ser requeridas.

III.4. Aspectos a tener en cuenta en el diseño de servicios de VU Un aspecto fundamental del diseño de la solución de VU más adecuada es definir la situación deseada (en inglés, to be statement) o visión según la perspectiva de la experiencia percibida por parte del operador económico o del transportista. Esta visión servirá de hilo conductor para todos los participantes en las actividades de diseño de la VU. Para el diseño de servicios de VU es importante que el conjunto de agentes involucrados (públicos y privados) sean conscientes del “valor” que tiene para los diferentes operadores económicos, la gestión, tramitación y desarrollo eficiente del conjunto de 49

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servicios regulatorios, de comercio y transporte vinculados a las transacciones internacionales. Cuando el conjunto de estos servicios se desarrolla de forma eficiente, se mejora la predictibilidad y fiabilidad de los tiempos de entrega y se reducen los costes logísticos. Para conseguir este objetivo el diseño de los servicios de VUs debe realizarse de forma conjunta (con la participación de los actores involucrados) y teniendo en cuenta toda una serie de consideraciones que se señalan a continuación.

III.4.1. Diseño de las interacciones entre los operadores y las agencias reguladoras Para el diseño de Servicios de VU es necesario entender cuáles son las interacciones de los diferentes usuarios y agentes involucrados con las agencias reguladoras implicadas, y cómo y cuándo tienen lugar dichas interacciones. Para ello se deben definir todos los procesos de negocio del servicio e identificar cuáles deben ser realizados de forma electrónica y cuáles no y en qué secuencia deben realizarse. Deben estudiarse también planes de contingencia para los casos en los que las comunicaciones o los sistemas informáticos no se encuentren disponibles. Los beneficios de un Entorno de Ventanilla Única no pueden ser alcanzados completamente hasta que los controles de las diferentes agencias involucradas no se realizan de una forma coordinada… Este último aspecto es particularmente más relevante cuanto más crítico sea el servicio que se está ofreciendo. En general se pueden distinguir dos tipos de interacciones: las físicas y las virtuales. La presentación de información y documentación online, de forma electrónica, es parte de las interacciones virtuales, mientras que las interacciones cara-a-cara del operador con las agencias son parte de la interacción física.

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Cuando hay diferentes agencias involucradas debe realizarse un esfuerzo importante de colaboración para el desarrollo de servicios y procedimientos estándares y comunes. Las diferentes agencias reguladoras tienen objetivos y prioridades distintas, percepciones distintas del riesgo y definen los controles de forma diferente. Los beneficios de un Entorno de VU no pueden ser alcanzados completamente hasta que los controles de las diferentes agencias involucradas no se realizan de una forma coordinada, lo que requiere de una codeterminación de las prioridades. Para esta determinación conjunta de las prioridades hay dos alternativas: el establecimiento de un sistema de análisis y evaluación de riesgos integrados con reglas armonizadas elaboradas por las diferentes agencias o la evaluación separada de riesgos para cada una de las agencias y la posterior coordinación en la elección e implementación de los métodos de control. La guía de la Convención Revisada de Kyoto proporciona información detallada de los diferentes tipos de controles aduaneros. Los controles documentales y físicos, métodos no-intrusivos y métodos de toma de muestras son actividades que pueden ser estandarizadas, facilitando su coordinación entre las diferentes agencias. El tiempo será siempre una de las variables más importantes y debe ser considerado como “dinero”. Cualquier tipo de ineficiencia que se traduzca en retrasos en el flujo de las mercancías tiene un impacto directo en los costes logísticos y de transporte. El punto de partida para el diseño de las diferentes interacciones asociadas a un servicio de VU es la modelización de los procesos de negocios. Estos modelos establecen las bases para el diseño de las especificaciones funcionales. El análisis de la complejidad de las tareas y las capacidades de los usuarios también pueden ayudar a la determinación de otras especificaciones no funcionales. Un aspecto fundamental en el diseño de las diferentes interacciones que tienen lugar durante el servicio es reducir al mínimo su complejidad mediante la definición de escenarios y el establecimiento de rutinas. La formación será también un aspecto clave para mejorar la capacidad de los usuarios, tanto en sus interacciones virtuales como físicas. 51

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III.4.2. Colaboración y producción conjunta mediante procesos de información incremental Otro de los aspectos que debe tenerse en cuenta en el diseño de los servicios de VU es entender cómo los diferentes agentes involucrados en la cadena de suministro pueden aportar “valor” al resto, aportando la información de su responsabilidad en el momento adecuado de acuerdo a la lógica del proceso de negocio y mejorando, así, la eficiencia global de la cadena. Los procesos de la cadena de suministro requieren el intercambio de información entre los actores involucrados, mediante el uso de plataformas de colaboración B2B (business-to-business), las cuales, ayudan la generación y gestión de la información requerida por cada uno de los agentes de forma colaborativa. En el transcurso de las cadenas de suministro internacionales, esto es especialmente relevante en el proceso de los despachos y controles de las agencias reguladoras. La filosofía de VU, de evitar la duplicidad de la información y la presentación repetida en diferentes instancias, debe tomar forma con la definición de procesos y servicios claros en los que cada una de las partes involucradas aporta al sistema la información de la que es responsable, en múltiples transmisiones de forma incremental, siguiendo la lógica y los tiempos del proceso de negocio. La figura 11 representa el orden lógico de generación de información en la cadena de suministro.

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Figura 11. Orden lรณgico de generaciรณn de informaciรณn en la cadena de suministro. Fuente: Organizaciรณn Mundial de Aduanas.

Debe tomarse en cuenta que la preparaciรณn de las declaraciones de despacho de las mercancรญas supone una de las mayores dedicaciones de tiempo, esfuerzo y coste a los operadores, por lo que la colaboraciรณn entre agentes en la generaciรณn y gestiรณn de esta informaciรณn puede reportar importantes beneficios. En la definiciรณn de los servicios de VU, las agencias reguladoras pueden proporcionar herramientas interactivas a los usuarios que les ayuden en este proceso. Cada participante de la cadena de suministro debe asegurar (en la parte que le corresponda) que la informaciรณn intercambiada es correcta, precisa y se realiza en tiempo. Cualquier intercambio de informaciรณn con estos atributos permite asegurar la calidad y la fiabilidad de la informaciรณn y se convierte en ahorros de tiempo y dinero para todas las partes involucradas en la continuaciรณn de la cadena de suministro, hasta el destino final. En ocasiones, estos intercambios de informaciรณn pueden formalizarse bajo el establecimiento de Acuerdos de Servicio entre las partes involucradas que recojan los

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mismos y establezcan responsabilidades en caso de incumplimiento. Incluso las propias agencias reguladoras han establecido programas formales que certifican a los operadores que cumplen con las condiciones establecidas como “operadores económicos autorizados”.

III.4.3. La importancia de la visibilidad y la transparencia en el diseño de servicios de VU En el diseño de los servicios de VU es importante la transparencia de la información (respetando siempre la confidencialidad y seguridad de la misma, aspecto que se tratará en el Módulo 4 del curso), proporcionando en el momento adecuado la información requerida por las diferentes partes involucradas. Esta transparencia se puede conseguir mediante la aplicación de diferentes conceptos de diseño, como: n La publicación y el acceso de forma clara y sencilla a la información regulatoria

(requerimientos tarifarios y no tarifarios). La presentación y publicación de la información debe realizarse de forma que pueda ser utilizada de forma sencilla por sistemas automáticos y sin ambigüedades. n La facilitación de la interacción al usuario (por ejemplo, con herramientas inter-

activas tipo “wizard” que guían al usuario). n El acceso al usuario de las decisiones de las agencias reguladoras y registro de

las mismas.

III.4.4. Capacidad de auditoría y análisis de las diferentes interacciones y eventos del servicio La capacidad de auditoría y análisis es otro aspecto que debe tenerse en cuenta en el diseño de los servicios de VU y puede venir marcado por aspectos legales y por los protocolos de auditoría establecidos y acordados entre las agencias y otros agentes involucrados. 54

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En el diseño de los servicios de VU es necesario conocer de antemano cuáles son estos requerimientos de auditoría y control para poder diseñar los servicios y los sistemas de apoyo, de manera que faciliten estos procesos de auditoría posterior de las transacciones, eventos, documentos, etc. En un Entorno de VU, en el que se automatizan los procesos y se evita el uso de documentos en papel, la capacidad de auditoría y control no tiene por qué reducirse por esta falta de papel, sino, bien al contrario, se puede mejorar la facilidad y agilidad para los procesos de auditoría y control.

III.4.5. La interoperabilidad en el diseño de servicios de VU El concepto de VU se basa en el intercambio eficiente de datos e información, por un lado, entre los operadores y las agencias gubernamentales (B2G, business-to-government) y, por otro lado, entre las propias agencias reguladoras (G2G, government-togovernment). Para esto es necesario que los diferentes sistemas de las agencias reguladoras y los sistemas de los operadores y el resto de agentes involucrados sean interoperables entre sí. La interoperabilidad permite la comunicación entre diferentes aplicaciones informáticas que se ejecutan, corriendo en diferentes plataformas tecnológicas, mediante el uso de diferentes protocolos de comunicación. Cuando más interoperables son los sistemas entre sí, su integración para intercambiar información requiere de menores esfuerzos y costes. Dado que los sistemas de información de las diferentes agencias reguladoras se han desarrollado de forma separada y en momentos distintos, en ocasiones la interoperabilidad entre estos sistemas puede ser más compleja. Por lo general, cuanto más antiguo es un sistema más problemas presenta para su interoperabilidad. En la actualidad, la mayoría de los sistemas se desarrollan con visión y arquitecturas abiertas, que facilitan la interoperabilidad, reusabilidad y escalabilidad de los mismos.

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Con el objeto de alcanzar esta interoperabilidad, el diseño de los sistemas de información, siguiendo el paradigma de la arquitectura orientada a servicios (en inglés, Service Oriented Architecture o SOA), parece ser la más apropiada para poder focalizar más en los servicios y el nivel de servicio ofrecido que en la infraestructura técnica (servidores, almacenamiento, sistemas operativos, lenguajes de programación, servicios técnicos, etc.).

Figura 12. Diseño de los servicios de VU. Fuente: Organización Mundial de Aduanas.

Esta visión orientada a servicios de la VU permite obtener un enfoque colaborativo entre organismos públicos que puede ayudar a neutralizar el efecto negativo que se percibe en numerosas ocasiones de pérdida de entidad por parte de los organismos intervinientes en la VU a favor del operador de la misma. Asimismo, el paradigma de servicios permite pasar más fácilmente de la etapa de concepción de la VU hacia la etapa de implementación, utilizando las disciplinas de establecimiento de una taxonomía de servicios, el diseño interactivo y colaborativo de servicios, la arquitectura orientada a servicios (SOA) y la gestión del nivel de servicio ofrecido.

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En la mayoría de ocasiones el mayor esfuerzo desde el punto de vista de la interoperabilidad es la interoperabilidad semántica…. En la mayoría de las ocasiones el mayor esfuerzo desde el punto de vista de la interoperabilidad es la interoperabilidad semántica. Aunque las diferentes agencias reguladoras manejan el mismo tipo de información sobre productos, localizaciones, medios de transporte, etc., diferencias semánticas hacen que la información de una agencia no pueda ser utilizada de forma directa por otra agencia. La eliminación o reducción de estas diferencias semánticas es un aspecto clave en el diseño de servicios de VU. La guía de la OMA para la armonización de datos en Entornos de VUs puede servir de ayuda para conseguir el desarrollo de juegos de datos interoperables utilizados por las partes involucradas. (El Módulo 4 del curso está centrado en el concepto de interoperabilidad, y en él se profundiza en todos estos conceptos).

III.4.6. Asegurar que se cumplen las expectativas de los usuarios En el proceso de diseño de servicios de VU deben buscarse fórmulas para garantizar que los servicios diseñados se ajustan a las necesidades y expectativas de los usuarios. Algunas de las metodologías utilizadas para conseguir este objetivo son: n La documentación de casos de uso. Cada vez son más utilizados para recoger

y comunicar de forma detallada los requerimientos funcionales y no-funcionales. La documentación de casos de uso suele acompañarse de diagramas sencillos, que explican los flujos de información y de decisión. n La documentación de casos concretos de usuarios o historias de usuarios. Se

trata de la descripción de forma breve en unos párrafos de los objetivos concretos de un usuario en un caso concreto. n El desarrollo de anteproyectos del servicio. Un anteproyecto es la representa-

ción o modelo del servicio como un proceso de negocio en el que se define una 57

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serie o secuencia de interacciones virtuales y físicas. Para cada una de las interacciones se puede incluir información del tiempo de ejecución, tiempos de espera, riesgos o puntos de fallo, etc. Pueden utilizarse diagramas de flujos de procesos para su representación.

Figura 13. Ejemplo de anteproyecto de servicios. Fuente: Organización Mundial de Aduanas.

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SÍNTESIS DE LA UNIDAD Los servicios ofrecidos por las VUs se pueden clasificar en servicios de información, servicios transaccionales y servicios de integración. La taxonomía de servicios del Compendio de VUs publicado por la OMA es una herramienta muy útil para identificar los servicios que ya se suministran en la región mediante sistemas existentes, así como las dependencias e interrelaciones entre ellos. En el diseño de los servicios de los servicios de VU se deben tener en cuenta aspectos como el diseño de las interacciones entre los operadores y las agencias reguladoras; la colaboración y producción conjunta mediante procesos de información incremental; la visibilidad y transparencia; la capacidad de auditoría y análisis; la interoperabilidad; el cumplimiento de las expectativas de los usuarios.

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