Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
Identificação e Design do Projecto
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2.1 Identificação e Design do Projeto
Ferramentas e Técnicas:
DRP (Diagnóstico Rápido Participativo)
Análise de Viabilidade
Identificação Primária das Partes Interessadas – modelo_001
Árvore de Problemas e Objetivos
Ata de Reunião – modelo_002
2.2 A Importância da Identificação e Design do Projeto Por que a fase de Identificação e design do projeto é importante? No setor de desenvolvimento, esta fase é indispensável para ajudar as organizações a responder a pergunta fundamental: “Estamos fazendo o projeto certo”?
Durante a identificação do projeto e a fase de design do projeto, as equipes de projeto e as partes interessadas (beneficiários, parceiros de implementação e grupos da comunidade) trabalham em conjunto de forma colaborativa e sistemática para:
1. Identificar quais são os problemas da comunidade; 2. Identificar idéias de projeto; 3. Coletar dados de avaliação; 4. Desenvolver a lógica do projeto (objetivos, resultados, indicadores, etc...). Uma das razões pelas quais a fase de identificação e design do projeto é de grande importância é porque ela oferece a oportunidade mais rentável para responder a perguntas
fundamentais
sobre
os
parâmetros
do
projeto.
Onde
o
projeto
funcionará? Quem são os beneficiários? Quais são os resultados? O que é a lógica de intervenção? Quais são os maiores riscos associados com o projeto? Qual é o enfoque/estratégia do projeto?
À medida que o projeto avança no seu ciclo de vida, haverá outras oportunidades para rever essas questões. No entanto, uma vez que a implementação do projeto comece (funcionários são contratados, as atividades começam, os orçamentos são alocados e os resultados começam a se tornar tangíveis), o custo da mudança desses parâmetros do projeto aumenta e essas mudanças, por sua vez, tornam-se muito mais difíceis de gerenciar. Portanto, é importante que o gerente do projeto V.1.2
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reúna e processe os dados para informar essas decisões durante a fase de identificação e design do projeto e que a abordagem geral para essa fase seja aquela que está aberta à exploração criativa, chuva de idéias (brainstorming), visão e debate de estratégia.
2.3 Identificar idéias do projeto A maioria dos projetos de desenvolvimento começa como uma idéia - uma identificação de uma necessidade ou oportunidade que é avaliada, analisada e, finalmente, desenvolvida em um plano de projeto, que é administrado durante o ciclo de vida do projeto. Mas, de onde vêm as idéias? Quem identifica as necessidades e oportunidades? Que evidências são necessárias para suportar as necessidades?
Definições de necessidades, sejam explícitas ou implícitas, são dispositivos de racionamento que determinam quem recebe o que. No entanto, as pessoas, como indivíduos e como membros de grupos sociais e de interesses, têm idéias radicalmente diferentes sobre o que deveria ser definido como uma "necessidade" e o que não deveria. Muitas vezes, os julgamentos das pessoas sobre necessidade são altamente subjetivos e vão além de um acordo objetivo. No entanto, se as necessidades são vagas e mal definidas, a intervenção ficará comprometida.
Como as organizações exploram as necessidades de uma comunidade, elas inevitavelmente enfrentarão o desafio de garantir que o processo de identificação das necessidades seja preciso e honesto. Muitas vezes, indivíduos e grupos já têm uma idéia, com base em suas observações e experiências, sobre que tipo de projeto ou serviço é preferido por uma organização de desenvolvimento específica. As organizações de desenvolvimento precisam precaver-se contra estímulos e dinâmicas que levem indivíduos e grupos a apresentarem necessidades com a probabilidade
de
enquadrarem
nas
prioridades
das
organizações
de
desenvolvimento, assegurando assim sua seleção e acesso ao benefício. Por exemplo, se uma organização de desenvolvimento é conhecida principalmente por apoiar projetos de água, então os participantes do projeto com maior probabilidade exprimirão os seus problemas e soluções de forma que caberá prever possíveis intervenções preferenciais por esta organização de desenvolvimento – um projeto de água.
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2.4 Coletar dados de avaliação Uma vez que a idéia do projeto tenha sido identificada, o próximo passo será avaliar a situação, coletar informações adicionais, para confirmar que existe a necessidade de apoiá-la, e sugerir ajustes antes de seguir em frente ou apontar para uma idéia de projeto mais viável.
As avaliações, em geral, exploram um grande número e variedade de questões e fornecem informações que, quando analisadas, informarão as prioridades e identificarão as intervenções que vão direcionar os desafios de uma área-alvo. A avaliação é um primeiro passo essencial no design de um projeto e é mais comumente associada com o início das atividades de design do projeto. Entretanto, a avaliação pode/deve ser realizada ao se expandir ou mudar o escopo de um projeto existente. Independentemente de quando elas ocorram no ciclo de vida de projetos, as avaliações podem assumir muitas formas, incluindo (mas não limitadas a) o seguinte:
Coleta de informações socioeconômicas sobre a comunidade-alvo (e outras partes interessadas);
Obtenção de dados sobre o estado atual da segurança da subsistência das famílias;
Exame das populações-alvo sobre o seu conhecimento, comportamentos e atitudes atuais;
Mapeamento da geografia e ativos biofísicos de uma área de intervenção;
Identificação das políticas que podem afetar (de forma positiva ou negativa) uma intervenção do projeto potencial.
A coleta e a análise de avaliações ajudam as organizações a tomarem decisões sobre se um projeto é necessário e que tipo de projeto poderia ser o mais adequado, juntamente com os produtos/resultados do projeto em potencial e os recursos necessários para alcançá-los. Embora a avaliação seja conduzida na elaboração de um design de projeto, ela deverá também permitir às comunidades entender melhor sua própria realidade e explorar as possibilidades que existem para colaborar com outras organizações.
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2.5 Análise das partes interessadas
A análise das partes interessadas envolve: Identificar as partes interessadas envolvidas no projeto. Na maioria
das
situações, uma variedade de indivíduos, grupos e instituições podem ter algum nível de interesse ou influência sobre um projeto. Esses indivíduos, grupos e instituições são as partes interessadas importantes para o sucesso do projeto. Dependendo do projeto,
essas partes interessadas
podem incluir parceiros
governamentais, ONGs, organizações comunitárias, a comunidade mobilizada e grupos da sociedade civil, grandes empresas, empregadoras da região, líderes comunitários, organizações religiosas e outros.
Exploração dos interesses das partes interessadas. O que elas podem ganhar ou perder com o projeto? Quais são as expectativas das partes interessadas (positivas e/ou negativas)? Que recursos elas podem empenhar? Quais são os possíveis papéis para as partes interessadas? Que capacidades elas mantêm? Elas são os auxiliares ou bloqueadoras? Para realizar a análise das partes interessadas deve-se utilizar o documento: MODELO-001 Identificação Primária Das Partes Interessadas.
2.6 A Árvore de Problemas A árvore de problemas fornece uma versão simplificada, mas sólida, da realidade, identificando não só o problema central a ser abordado, mas também os efeitos do problema central e as questões subjacentes e às causas-raízes que contribuem para o estado atual. As árvores de problemas começam com um "problema inicial", que pode ser identificado através de um processo de brainstorming aberto com as partes interessadas ou pré-identificado, com base na análise preliminar das informações existentes. Uma vez que o problema inicial seja identificado, o processo de construção da árvore de problemas subseqüente é completado (de preferência através de um processo grupal participativo) utilizando-se as seguintes instruções:
Problemas que são diretamente a causa do problema inicial são colocados abaixo (causas) Problemas que são efeito direto do problema inicial são colocados acima (efeitos)
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2.6.1 Estrutura da Análise do problema
2.6.2 Como ler a Árvore de Problemas? Sempre que possível, considerar apenas três causas para cada problema. Se a mesma causa contribui para mais de um problema, deve-se optar apenas por um. Se o problema central é originado pelos problemas de 1º nível, e estes problemas forem resolvidos, estaremos contribuindo para a resolução do problema central. Os únicos problemas que não têm causa são os que estão nas pontas da raiz da Árvore - problemas terminais. Por isso, são estes problemas que devem ser objeto de intervenção rápida e é para estes que se devem encontrar medidas em primeiro lugar.
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2.7 Análise dos Objetivos Após a análise de problemas ter sido concluída, o próximo desafio é identificar os objetivos do projeto final. Como é o caso com todas as etapas dos processos de avaliação e análise, existem várias ferramentas que podem ser utilizadas para completar o processo de análise de objetivos.
Uma das abordagens mais simples para a análise dos objetivos é a árvore de objetivos. Em sua forma mais simples, a árvore de objetivos é uma imagem espelhada da árvore de problemas, onde cada declaração na árvore de problemas é transformada em uma declaração objetiva positiva. Embora a árvore de problemas exiba relações de causa e efeito, a árvore de objetivos mostra a relação "meiosfins".
Mais uma vez, utilizando o exemplo da deterioração da qualidade da água, a árvore de problemas se tornaria uma árvore de objetivos que se assemelha ao seguinte:
2.7.1 Estrutura da Análise dos Objetivos
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2.8 Nós – Críticos
São aquelas causas (nós) que cumprem simultaneamente três condições:
Serem de alto impacto sobre os descritores do Problema;
Serem causas onde o ator tem “Governabilidade” para agir;
Priorizar; escolher as causas a serem enfrentadas.
2.9 Estrutura da Análise Embora a árvore de objetivos possa delinear uma estratégia de intervenção clara e abrangente de um projeto, é raro o caso em que uma organização poderá implementar todas as atividades descritas na árvore.
Neste caso, deve-se considerar três importantes questões estratégicas:
Que elementos da árvore de objetivos serão incluídos na intervenção do projeto?
Que elementos não serão incluídos no escopo do projeto?
Que critérios serão utilizados para tomar essas decisões?
Estas questões serão inevitavelmente difíceis, e as organizações serão confrontadas com numerosas alternativas. Elas terão que tomar decisões concretas relativas ao escopo do projeto. Onde o projeto intervirá? Que serviços serão prestados? Quem vai ser servido? O consenso sobre essas questões pode ser ilusório e o processo de tomada de decisões tem o potencial de se tornar bastante complexo e controverso. Por conseguinte, é importante que a equipe do projeto identifique e priorize claramente as múltiplas considerações que entram em jogo ao decidir o que será incluído no projeto final, e o que ficará de fora.
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2.10 Identificar a lógica de projetos Agora que os processos de avaliação e análise estão concluídos, o próximo passo na abordagem de análise da estrutura lógica é desenvolver ainda mais a lógica do projeto. Uma das principais ferramentas utilizadas para estabelecer a lógica de projetos de desenvolvimento é a estrutura lógica (quadro lógico) da matriz. A matriz do quadro lógico é uma ferramenta analítica utilizada para planejar,
monitorar e avaliar projetos. O seu nome deriva das ligações lógicas estabelecidas pelo(s) planejador(es) para conectar os meios de um projeto com os seus fins.
2.10.1 Matriz Lógica Lógica de Intervenção Objetivo Geral: expressa o impacto geral do projeto
Fontes de Verificação
Suposições Importantes
Indicadores de Fontes de dados, meios Impacto: medidas de coleta e registros para averiguar como o para o indicador. projeto contribui para o objetivo geral
Objetivo do Projeto: expressa o que se pretende alcançar com o projeto
Indicadores de Fontes de dados, meios Efetividade: medidas de coleta e registros para averiguar se o para o indicador. projeto está atingindo o objetivo do projeto
Resultados: serviços, produtos e situações produzidos pelo projeto
Indicadores de Eficácia: medidas de acompanhamento dos resultados
Fontes de dados, meios Acontecimentos fora do de coleta e registros controle do projeto para o indicador. influenciando o cumprimento do objetivo do projeto
Indicadores de Eficiência: medidas que servem para acompanhar o cronograma e provisão de recursos
Fontes de dados, meios Fatores externos que de coleta e registros condicionam a para o indicador. produção dos resultados
Atividades: conjunto de ações requeridas pelo projeto para alcançar os resultados
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Indicadores/Metas
Acontecimentos que tenham probabilidade de ocorrer para alcançar o objetivo geral
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Embora existam várias versões de estruturas lógicas de projeto, adotaremos o modelo níveis de estrutura lógica, que emprega o seguinte vocabulário: 1.Objetivo Geral - são os Objetivos ou impactos finais do nível mais alto desejado (transformação, sustentabilidade, meio de vida, bem-estar, etc.) 2.Objetivo do projeto - são o que o projeto espera atingir no nível de beneficiário (por exemplo, o uso de conhecimentos e habilidades na prática ao longo do tempo) e que contribuem para as mudanças no nível de população
(redução da
desnutrição, melhoria no rendimento, melhoria da produção, etc) e
agregam e
contribuem para a realização dos impactos ao longo do tempo. 3.Resultados/Produtos - são os Serviços ou Produtos tangíveis resultantes de atividades do projeto. Elas incluem os produtos, bens, serviços e mudanças (por exemplo, pessoas treinadas com maior conhecimento e habilidade, qualidade das caixas d’água construídas) que agregam e contribuem para os Objetivos. 4.Atividades - são ações adotadas por meio das quais os recursos (financeiros, humanos,
técnicos,
materiais
e
tempo)
são
mobilizados
para
produzir
os
Resultados/Produtos (treinamento, construção, etc.) de um projeto.
2.10.2 Pressupostos Os pressupostos definem a lógica horizontal da matriz, criando uma relação "seentão", que mantém que se os pressupostos em cada nível da estrutura o mantém verdadeiras,
então
o
caminho
de
desenvolvimento
vertical
do
projeto
provavelmente terá sucesso, conforme ilustrado no gráfico seguinte:
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Após os objetivos terem sido estabelecidos e os riscos e hipóteses associados terem sido identificados, os elementos finais da estrutura lógica são os indicadores de realização e meios de verificação para cada nível da estrutura lógica. Um indicador é uma medida quantitativa ou qualitativa de observação utilizada para descrever a mudança. Para o indicador medir a mudança, ele deve ter uma linha de base (uma medida ou descrição do desempenho atual da entidade e/ou um comparador) como ponto de referência inicial. As linhas de base devem ser definidas no início de um projeto ou próximas a ele. O desempenho durante a implementação do projeto é medido em comparação a uma meta (as melhorias, mudanças ou realizações previstas para ocorrer durante a implementação do projeto), tendo em conta a linha de base.
Os indicadores representam a extensão na qual um projeto está realizando os seus Recursos, Resultados/Produtos, Objetivos e Impactos planejados. Eles comunicam em termos específicos e mensuráveis, a realização a ser obtida a cada nível da modificação. Os indicadores também ajudam a retirar declarações vagas e imprecisas sobre o que pode ser esperado de intervenções de projeto
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