Business Travel

BUSINESS TRAVEL

DAAN LENDERINK

“Zakelijke reisbranche is terug op niveau, maar heeft zich aangepast aan de nieuwe wereld.”

WALTER SCHUT

“Je wilt de voetafdruk beperken. Vergeet niet dat er heel veel bedrijven zijn, die dat ook echt willen.”

CATHERINE LOGAN

“Er wordt steeds meer nadruk gelegd op verantwoordelijkheid voor het milieu.”

CIBT/ Newland Chase a CIBT company en inter

Veel bedrijven regelen visa, vergunningen, en andere officiële documenten voor medewerkers die naar een ander land gaan. Maar vestigingen in de landen waar de medewerkers naartoe gaan of vandaan komen, hebben ze niet altijd. CIBT (Center for International Business Travel) heeft die vestigingen wel. Met vestigingen in bijna 30 landen, meer dan 70 eigen kantoren en bijna 1.800 medewerkers staan zij wereldwijd klaar met kennis over de juridische ins en outs omtrent travel, immigratie en documentatie. Zo krijgen klanten wel de lusten, maar niet de lasten van internationaal reizen en werken.

In het algemeen is alles rond zakenreizen, werken in het buitenland en immigratie na COVID complexer geworden”, zegt Maura Geertsma, Senior Vice President, Client Relationship Management bij CIBT. “Visa zijn moeilijker te krijgen, het kan soms lang duren voordat een zakenvisum wordt afgegeven. En dat kan grote consequenties hebben voor het zakendoen.”

Mandy Janzen-Westerburgen, Regional Leader, Immigration Service Delivery

BeNeLux and Nordics bij Newland Chase, voormalig Managing Director Benelux bij CIBT zegt: “Dat geldt ook voor immigratie, het werkterrein van Newland Chase’’. Maura vertelt: ‘’Dat weet ik uit eigen ervaring, want ik ben onlangs uit Singapore terug naar Nederland gekomen. Naast de complexiteit gaan ook de kosten omhoog. Het is tegenwoordig lastig, en duur om alleen een container voor je spullen te regelen.”

War on talent

Bedrijven kijken naar medewerkers uit het buitenland of sturen hun Nederlandse specialisten naar andere landen omdat de ‘war on talent’ meer dan ooit wereldwijd

In de prijzen

wordt gevoerd. “Dat heeft op meerdere fronten consequenties”, merkt Mandy op. “Niet alleen bedrijven zijn op zoek naar medewerkers. Consulaten, ambassades, ministeries en gemeenten hebben ook moeite om de juiste, en voldoende mensen te vinden. Niet alleen in Nederland.’’ ‘’Je vraagt je weleens af: waar is iedereen sinds COVID gebleven?” zegt Maura.

Er zijn te weinig gespecialiseerde mensen om de aanvragen te verwerken, met als gevolg dat alles langer duurt. Mandy: “De mensen die er wel zijn moeten nog opgeleid worden tot specialisten. Het gevolg: alles moet worden gecontroleerd, en bijna alle termijnen worden opgerekt. Zowel wij, als onze cliënten zijn na de pandemie weer aan het opbouwen; maar dat doen wij kennelijk sneller dan de instanties. Wij merken dat trajecten langer duren en meer moeite kosten.” Maura:“het is een ‘perfect storm’.”

Veel kennis

Alles rond internationaal reizen en werken is breed en gevarieerd. Er komt veel specialistische kennis bij kijken, vooral juridische kennis op allerlei terreinen. Arbeidsrecht is bijvoorbeeld iets heel anders dan immigratierecht. “Bedrijven

worstelen daarmee”, weet Mandy. Onder welke afdeling valt reizen en werken eigenlijk? HR? Travel? Compliance? Legal? Global Mobility? Sommige afdelingen willen best een stukje verzorgen, maar op andere deelgebieden hebben ze geen kennis in huis, dus die laten ze liever liggen. Maar om het regelen van zakenreizen en immigratie over verschillende afdelingen te verdelen is niet handig omdat zakenreizen en immigratie, wegens het

Op het laatste wereldwijde Forum for Expatriate Management (FEM) in Londen behaalde Newland Chase twee Expatriate Management and Mobility Awards (EMMAs). De Managing Director van Newland Chase UK, Ray Rackham, werd Global Mobility Professional of the Year en het beste partnerschap tussen bedrijf en dienstverlener ging tevens naar Newland Chase met haar klant Foster + Partners.

Ook zijn 3 van Newland Chase’s Leaders meermaals erkend als Corporate Immigration Leaders door Lexology’s Who’s Who Legal, alsmede heeft Mandy zojuist de award gewonnen als Leading Advisor 2023: Leading Commercial Litigator of the year, Nederland.

Chase

misschien wel nodig hebben van een tewerkstellingsvergunning, vaak samen gaan.’’

Maura: “Een optie is om CIBT / Newland Chase dit werk uit handen te laten nemen en volledig te ontzorgen. Mandy zegt: ‘’Zie het als een specialistisch verlengstuk van je bedrijf.” Dat ontzorgen heeft hele tastbare praktische voordelen. Mandy: “Het is niet alleen papierwerk er komt ook compliance bij kijken, hetgeen vaak vergeten wordt. Zo moest laatst een teamlid iemand uitleggen waar een foto aan moest voldoen. Het was zo ingewikkeld, dat we uiteindelijk de foto zelf maar zijn gaan maken. Wij houden met al dat soort zaken rekening – ontzorgen gaat soms heel ver.”

De ambassades, consulaten, en andere overheidsinstanties kennen CIBT / Newland Chase. “Ze weten dat als het van ons komt, het in orde is. Dat is een enorm voordeel.”

Wij leveren diensten op het gebied van visa (CIBTvisas), immigratie (Newland Chase), en documenten. Deze laatste is recentelijk uitgebreid met de toevoeging van Blair Consular Services. Dit gaat verder dan de benodigde documenten voor visa en/of immigratie. Hier gaat het onder andere ook om im- en exportdocumenten. Deze maand is CIBT tevens gestart met het aanbieden van tax services in Mexico en hoopt dit in de nabije toekomst uit te rollen over de rest van de wereld.

Do’s en don’ts

“Over de hele linie denken particulieren en bedrijven toch vaak iets te snel dat het wel goed zit”, waarschuwt Mandy. “‘Is er een visum? Dan kan de

Newland

CIBT www.newlandchase.com www.cibtvisas.nl

Mandy Janzen-Westenburgen, Regional Leader, Immigration Service Delivery BeNeLux and Nordics bij Newland Chase

nationaal werken: wel de lusten, niet de lasten

buitenlandse medewerker een tijdje aan het werk in Nederland, toch?’ Dat is niet zo. Een zakenvisum dekt eigenlijk alleen zakelijk overleg en het sluiten van een overeenkomst. Voor de

meeste andere werkzaamheden is een tewerkstellingsvergunning nodig. Zo kunnen vergissingen al snel tot onbedoelde illegale situaties leiden. En waar ligt de grens tussen zakelijk overleg en ander werk?”

Een andere klassieke vergissing is, vergeten wat de consequenties van het Schengengebied zijn. “Er wordt vaak geen rekening gehouden met eerdere reizen die een medewerker reeds heeft gemaakt binnen het Schengengebied. Dit terwijl een dergelijke reis wel degelijk van belang kan zijn in het bepalen bij hetgeen wat nodig is om legaal te kunnen wonen en/of werken”, zegt Mandy. “Over het algemeen hebben interne afdelingen bij dit soort zaken meer oog voor wat de organisatie graag wil dan voor wat juridisch kan of mag.”

Wat ook voorkomt: dat bedrijven om dit soort juridische verantwoordelijkheden af te wentelen, medewerkers via derden

Je vraagt je weleens af: waar is iedereen sinds COVID gebleven?

inhuren. “Dat is misschien nog wel de grootste vergissing”, vindt Mandy. “Hier blijkt weer dat arbeidsrecht en immigratie heel andere zaken zijn. Als de glazenwasser die op de twintigste verdieping aan de gevel hangt, daar illegaal werkt, is het bedrijf die het werk laat uitvoeren tevens verantwoordelijk. Hiervoor geldt namelijk ketenaansprakelijkheid. Die verantwoordelijkheid kun je niet outsourcen.”

Globalisering

De complexiteit van het aandachtsgebied speelt specialisten zoals CIBT in de kaart. Maura: “Daarnaast zijn veel klanten aan het globaliseren; ze willen wereldwijd één contract met één organisatie op deze gebieden. En dan kom je bij ons uit; wij zijn de enige ‘global provider’ die visa, immigratie en document services biedt. En ontzorgen betekent ook daadwerkelijk ontzorgen, niet alleen maar bij het

aanvragen van visa en/of vergunningen, maar tevens bij het adviseren omtrent de travel- en immigratiestrategie of het aanpassen van beleid.”

Werken bij CIBT/ Newland Chase

“Talent belonen”

Een deel van de activiteiten van CIBT komt voort uit de ‘war on talent’, maar de organisatie zelf strijdt ook in de voorste gelederen. Na een afslanking tijdens COVID, is de organisatie weer volop aan het uit- en opbouwen. Het is moeilijk om talent te vinden, maar CIBT heeft een aantal goede strategieën om talent binnen te halen en vast te houden. “Wij werken actief aan carrière- en promotiekansen voor medewerkers, zowel horizontaal als verticaal, en belonen talent”, zegt Mandy. Als voorbeeld, Mandy kon in anderhalf jaar doorgroeien tot regionaal directeur. “We maken zichtbaar werk van carrièrekansen via onze nieuwsbrieven, town halls en Sociale Media, waarin collega’s met een interessante loopbaan bij CIBT worden geïnterviewd. Ook hebben we verschillende awards om de inzet van onze mensen te erkennen en te delen met de hele organisatie.” Maura: “En bij een internationale organisatie als deze is zelf emigreren naar het buitenland en daar wonen en werken heel goed mogelijk.”

Maura Geertsma, Senior Vice President Client Relationship Management bij CIBT

BUSINESS TRAVEL Zakenreizen

Campagne Manager

Jelle Stekelbos

Managing Director

Jonathan Andersson

Graphic Design

Kiloe van Benthem, Mo Aslan

Tekst

Hugo Schrameyer, Michel de Ruyter, Leendert van der Ent, Chantal Blommers, Michael van Dorp, Achmed Majib

Coverfoto

AdobeStock

Gedistribueerd met

Het Financieele Dagblad 2023

Drukkerij

RODI Rotatiedruk

Wij maken online en print campagnes met waardevolle, interessante content die gedistribueerd worden naar relevante doelgroepen om de business van onze klanten te laten groeien. Onze branded content en native advertising oplossingen zetten jouw verhaal op de eerste plaats.

Partner content in deze campagne is tot stand gekomen in samenwerking met onze klanten. Dit zijn commerciële uitingen.

Dit is een commerciële uitgave. De FD­redactie heeft geen betrokkenheid bij deze productie.

Uitgegeven door

Contentway B.V.

Keizersgracht 424

NL­1016 GC Amsterdam

Telefoon

+31 20 808 82 00

Website contentway.nl

Email info@contentway.nl redactie@contentway.nl

Zakenreizen vormen een aanzienlijk deel van de Nederlandse reisindustrie, met ongeveer de helft van alle verkochte tickets. Onze infrastructuur en de ontwikkeling van de hubfunctie op Schiphol hebben er voor gezorgd dat zich in de randstad relatief meer internationale hoofdkantoren gevestigd hebben dan in vergelijkbare economische centra om ons heen. Ondanks de opkomst van digitale vergadermogelijkheden zijn zij sterk afhankelijk van persoonlijk contact. Alleen al in Nederland geven deze bedrijven jaarlijks vele miljarden euro’s uit aan zakelijke reizen, wat zijn de laatste trends?

Als gevolg van de covid pandemie lag het zakelijk vervoer vrijwel volledig stil. De wereld zou voorgoed veranderen zo melden diverse Nederlandse media destijds. De opkomst van Zoom en Teams bewezen dat bedrijven digitaal zaken konden doen zonder te vliegen, dit zou na de pandemie zo blijven, dit zou duurzamer en goedkoper zijn.

De praktijk bleek weerbarstiger, weliswaar onderhielden bedrijven tijdens de pandemie alternatief contact via Zoom en Teams, en zolang teller en noemer gelijk bleven ging dit nog wel. Op het moment echter dat persoonlijk contact weer mogelijk was namen commerciële motieven het gelijk weer over. Bedrijven acteren in een wereldwijd speelveld en als het ene bedrijf een klant contracteert op basis van beter persoonlijk contact dan zijn aandeelhouders er snel uit.

Trends

Lees meer op contentway.nl

Volg ons op social media op /contentway.nl

Hoewel het aandeel zakelijke reizen in Europa vrijwel weer op pre-corona niveau is zijn er toch wel veranderingen in de markt. Zo is het vervoer per trein in een straal tot 400 kilometer toegenomen en zien we dat bedrijven te allen tijde willen kunnen zien waar

medewerkers zich bevinden in geval van een calamiteit.

We zien dat de krimpplannen van het demissionaire kabinet inmiddels doorwerken in de hotel en congresmarkt. Uit de laatste studie van ABN AMRO blijkt dat Amsterdam reeds daalt op de lijst van populairste congressteden.

Nederlandse bedrijven maken zich ook zorgen over de nieuwe Europese klimaat richtlijn CSRD die bovenop de Nederlandse klimaatregels komen. Onderzoek van Schiphol Travel toont aan dat de krimp en klimaatregels het vestigingsklimaat aantasten en dat er zorg en onzekerheid heerst, iets waar multinationals niet van houden. Een minister die aangeeft “het risico voor Nederland maar te nemen” helpt hier niet.

Het merendeel van de bedrijven in Nederland regelt de zakenreizen via een zogenaamde Travel Management Company of TMC. De pre-corona trend tot meer online boeken zien we iets afzwakken, bedrijven hebben weer meer behoefte aan service. Het zakenreisproduct is complexer geworden, bestaat vaker uit meerdere bronnen en we

zien dat bedrijven hun reisprogramma vaker gecontroleerd zien door een TMC, al dan niet aangevuld met een ondersteunende online tool.

Kortom, de zakelijke reisbranche is terug op niveau, maar heeft zich net als veel andere sectoren aangepast aan de nieuwe wereld.

Ik wens u veel leesplezier,

ADVERTENTIE

Global Aviation specialist in privévliegtuigen voor zakenreizen

Stephan van den Hurk, manager bij Global Aviation, is dagelijks bezig met het verhuren van privéjets voor zakenreizen naar allerlei bestemmingen. ‘’Bij zaken draait het eigenlijk maar om twee dingen, en dat is de enorme tijdsbesparing en flexibiliteit.’’

Veel bedrijven in Nederland en daarbuiten blijven het uitstekend doen, wat goed is voor de zakelijke markt bij het verhuren en aanschaffen van privévliegtuigen. Van den Hurk: ‘’Er zit zeker een enorme groeipotentie in, zowel zakelijk als privé. Als bedrijf houden we ons steeds meer bezig met het zakelijk reizen en het helpen bij de aanschaf van privéjets. De markt zal zich verder ontwikkelen en onze activiteiten zullen daarin meegroeien, waarbij we meer vliegtuigen in ons beheer krijgen en daardoor nog meer kunnen aanbieden.’’

Zakenleven

Binnen het zakenleven bedienen ze het midden- en kleinbedrijf, maar ook de grote multinationals. ‘’Bij zaken draait het

eigenlijk maar om twee dingen; dat zijn niet de luxe of het comfort, maar de enorme tijdsbesparing en flexibiliteit. Als de klant de auto uitstapt, zitten ze letterlijk binnen 5 minuten aan boord en kan het schema altijd last-minute worden aangepast. En je moet niet vergeten dat men soms op plaatsen moet zijn waar je met een lijndienst niet kunt komen.’’

Onderscheidend

Ze overleggen, inventariseren en adviseren. Van den Hurk: ‘’Wij onderscheiden ons door onder meer onze persoonlijke aanpak. Wij geloven niet in standaard urencontracten of shares kopen in privéjets met langdurige commitments. Bij de één leidt dit tot een op maat gemaakt urencontract en soms tot aanschaf, maar vaak ook tot het advies om voorlopig ad hoc in te blijven huren zodat men maximaal flexibel blijft. Besluit men tot aanschaf dan begeleiden wij hen voor, tijdens en na het aankoopproces. Complete ontzorging, daar gaat het ons om.”

Wereldwijd netwerk

Van den Hurk: ‘’We hebben een wereldwijd netwerk en na 30 jaar hebben

we zoveel ervaring opgebouwd, dat men het met een gerust hart aan ons over kan laten. Wij zorgen ervoor dat alles van A tot Z tot in de puntjes geregeld is.’’

ons Global Aviation is gespecialiseerd in het verhuren van privéjets tot aan grote toestellen voor zakenreizen, groeps­ en incentivereizen en privéreizen. Daarnaast begeleiden we bij de aanschaf van privévliegtuigen. Ontzorging en een hoog serviceniveau staan bij ons altijd centraal, waarbij we volledig rekening houden met de wensen en het budget van de klant.

Daan Lenderink, Directeur Schiphol Travel International

Stephan van den Hurk, Manager Global Aviation

Aandacht voor de mens achter de zakenreiziger

Zakelijk reizen is voor veel werkgevers een must om hun missie te vervullen en doelen te realiseren. Bestuurders bezoeken andere landen om de nieuwe strategie toe te lichten, specialisten en techneuten reizen naar het buitenland voor projecten en onderhoud en jong talent doet een management traineeship in het buitenland. Tegelijkertijd zien we ook dat het broodnodige, internationale talent vanuit het thuisland wil blijven werken maar regelmatig naar kantoor moet voor afstemming, teambuilding en begrip van de bedrijfscultuur. Het zakenreizen kwam bijna tot stilstand tijdens de coronapandemie, maar is de afgelopen jaren weer stevig in opmars. Organisaties worden zich steeds bewuster van de risico’s die zakelijk reizen met zich meebrengt, zoals medische of veiligheidsissues. Het welzijn van de zakenreiziger krijgt steeds meer aandacht.

Top 6 uitdagingen voor werkgevers

geval van een calamiteit. HR heeft vaak het reisbeleid onder haar hoede, waarin vaak alleen staat waar en hoe je ticket en hotel mag boeken. Wanneer deze onderdelen nauwelijks verbonden zijn, ontstaan er mogelijk hiaten in het veilige vangnet wanneer er iets mis gaat onderweg en er snel gehandeld moet worden. Er is vaak geen duidelijk protocol, met het risico op miscommunicatie, vertraging, onvoldoende hulp en financiële tegenvallers of zelfs imagoschade als gevolg. Het is daarom belangrijk dat we alle betrokken partijen samenbrengen om een goed en compleet beleid neer te zetten, waarbij de mens centraal staat.

Jaarlijks onderzoek

Aon voert jaarlijks een onderzoek uit naar de ontwikkelingen van internationale mobiliteit bij werkgevers in alle sectoren. In de figuur ziet u de top 6 uitdagingen waarmee werkgevers worstelen. Kostenbeheersing, veiligheid, welzijn en compliance zijn momenteel de voornaamste hoofdbrekens bij werkgevers.

Investeer in een ‘culture of care’ Voor werkgevers wordt het steeds belangrijker te investeren in de ‘culture of care’ voor reizende medewerkers. Een werkgever wilt immers meer doen dan alleen het vervullen van de minimale norm van zorgplicht. Daarom ter afsluiting 6 vragen geormuleerd die een werkgever zichzelf zou moeten stellen, geïnspireerd door situaties die we in de praktijk veel zien:

1. Hoe aantrekkelijk is uw huidige reisbeleid voor het aantrekken en behouden van talent, en qua veiligheid en welzijn?

2. Hoe compliant is uw reisbeleid? Bent u op de hoogte van de wetgeving voor

Aon International People Mobility

Bij zakelijk reizen zijn vaak meerdere bedrijfsonderdelen betrokken: de reiziger zelf, Finance, Procurement en HR. Ieder kijkt met zijn eigen bril naar dit onderwerp en heeft zijn eigen aandachtspunten. De reiziger vertrouwt erop dat alles vast wel goed geregeld is. Finance en Procurement kijken vooral naar wat het allemaal mag kosten, hoe de reis verzekerd moet worden en of het imago niet wordt aangetast in

zakenreizigers in het gastland?

3. Sluit uw zakenreisverzekering aan op alle lokale wetten en regelgeving en uw eigen doelgroepen (zakenreizigers, expats, short termers, remote werkers)?

4. Weten u en uw medewerkers hoe te handelen bij noodsituaties en crises op reis?

5. Heeft u een Veilig Reizenbeleid waarin u communiceert wat u van uw medewerkers verwacht ter voorbereiding op, tijdens en na afloop van de reis?

Voldoet uw reisbeleid aan de ISO 31030norm (www.checkmytravelrisk.com)?

Als Aon dragen we graag bij aan het veiliger reizen van de medewerker.

International People Mobility van Aon helpt werkgevers bij het beheersen van al deze risico’s. Als verzekeringsmakelaar creëren wij bovendien oplossingen voor zakenreizigers, expats en remote workers. Wij adviseren werkgevers bij het invullen van hun zorgplicht voor hun medewerkers op reis en de ‘culture of care’ binnen de organisatie.

Benieuwd naar het onderzoek?

Scan de QR­code en lees het volledige onderzoek.

Top 6 trends uit ons onderzoek van 2023:

1. Opkomst van nieuwe vormen van internationaal werken.

2. Nieuwe technologie als alternatief voor zakelijk reizen.

3. De beperkende werking op zakenreizen door ESG­doelen (milieu, sociaal en bestuur)

4. Kritischer beoordelen van de ROI (wat levert een reis op?) door onzekere tijden, hoge inflatie, sterk stijgende kosten en krimpende marges.

5. Schaarste aan talent kan leiden tot meer reizen, omdat deze vaak internationaal moeten worden geworven.

6. Meer focus op veerkracht, veiligheid en welzijn van medewerkers. Dit vraagt om stevig reisbeleid en bestuurlijke uitvoering die hieraan bijdragen.

Goed werkgeverschap vraagt om totaalaanpak in belang van reiziger en organisatie

Zakenreizen voor brancheorganisatie ANVR een belangrijk onderdeel

INSPIRATIE

Iedereen die weleens reist kent de naam ANVR, maar de echte ins en outs van wat ze doen, dat is misschien een ander verhaal. Walter Schut, adjunct­directeur en expert in zakenreizen, gaat in op hun activiteiten rondom zakelijke reizen.

Schut: ‘’De ANVR is een brancheorganisatie voor leisure reizen, maar zeker ook zakenreizen, wat een belangrijk onderdeel is bij ons. Zaken en vakantie komen elkaar natuurlijk weer tegen in het openbaar vervoer, maar vooral ook in het vliegtuig. Dat is wel van belang, wat zonder leisure passagiers kunnen zakelijke reizigers niet reizen, omdat de vliegtuigen anders niet vol komen en bepaalde bestemmingen commercieel niet interessant zijn.’’

Stijgende lijn

Ze vertegenwoordigen talloze bedrijven, van grote organisaties tot kleine gespecialiseerde partijen. Hoe verhoudt de zakelijke markt zich momenteel tegenover talloze uitdagingen? ‘’Zakenreizen zijn tijdens de covidperiode flink teruggevallen. Het kon niet, maar ook omdat de bedrijven natuurlijk fors moesten bezuinigen.

Daarvoor is heel veel hybride of online vergaderen in de plaats gekomen. Velen hadden wellicht het idee dat het een definitieve tik zou zijn voor zakenreizen, maar dat is niet het geval.’’ Hij stelt dat het vooral in het mkb weer beter gaat. ‘’Als je iets wilt verkopen,

dan moet je gewoon naar de klant toe. Bij grotere ondernemingen zijn de vele interne meetings wat makkelijker te vervangen door online, dus daar duurt het wat langer, maar dat zien we nu ook volledig terugkomen. En vergeet niet dat bedrijven onderhoudsmedewerkers bijvoorbeeld natuurlijk echt erheen moet sturen.’’

Travel Management Company: een ontzorger van zakenreizen

Een zogeheten TMC, ofwel Travel Management Company, neemt voor bedrijven al hun zakelijke reisperikelen uit handen. Dat scheelt een hoop geregel en werkt ook nog eens kostenbesparend.

Duurzaamheid

Vliegen is nog lang niet duurzaam, ook al buigt de reiswereld zich ook al lang over dit onderwerp. Wat voor rol speelt

de ANVR hierin? Schut: ‘’In grote lijnen proberen we onze bedrijven te ondersteunen bij het zoeken naar alternatieven, door onder andere te reizen met de trein. Je ziet het succes met de hogesnelheidstrein naar Parijs, ook qua in- en uitstappen midden in de stad. Voor Londen is dat nu helaas problematischer. Het op korte termijn boeken van treintickets is voor zakenreizen soms nog lastig. Maar we proberen ook te bevorderen dat vliegtuigmaatschappijen meer gebruikmaken van SAF (sustainable aviation fuel).’’ Energieneutraal worden is het toverwoord. Hij zegt tot besluit: ‘’Je wilt de voetafdruk beperken. Vergeet niet dat er heel veel bedrijven zijn, die dat ook echt willen.’’

Velen hadden wellicht het idee dat het een definitieve tik zou zijn voor zakenreizen, maar dat is niet het geval.’

Cees Klinkenberg, Regional President Nederland bij Uniglobe Travel, legt uit waar de werkzaamheden zoal uit bestaan: ‘’Wij zijn al ruim 40 jaar bezig met het ontzorgen van zakelijke reizen voor middelgrote ondernemingen. Daarbij heb je het over individuele reizen, waarbij alles van de vlucht tot transfers en het hotel wordt geregeld, maar ook grote groeps- en incentivereizen die door bedrijven worden georganiseerd. We regelen ook zakelijke reizen voor ngo’s en de grotere sportclubs in Nederland. Dat gaat dan om leden van de business club, staf en spelers. Dat is redelijk ad-hoc, want als een club Europees wordt uitgeschakeld, hebben we op dat vlak gelijk minder werk. We zijn ook actief in de maritieme en offshore sector, waarbij bemanningen worden vervoerd.’’ Het werk van TMC’s is dus divers, maar de focus ligt wel op de individuele zakelijke reis. Klinkenberg: ‘’In de zakelijke markt is op dit moment ‘anders reizen’ een initiatief. Dat zijn bedrijven die minder zakenreizen willen ondernemen. Kennelijk waren in het verleden niet alle reizen essentieel. Onze klanten reizen niet vaker en niet langer dan noodzakelijk, maar we zien dat op de

Zakenreizen in het Digitale Tijdperk: De Kracht van Toevallige Ontmoetingen en Informele Gesprekken

Na het galadiner van de B20 in Delhi werd de internationale delegatie per bus teruggebracht naar het Taj Palace, waar de paneldiscussies eerder op de dag hadden plaatsgevonden. Een opmerkelijke gebeurtenis deed zich voor toen een Zwitserse collega en ik een speciale lift kregen van Alan Blue, één van de mede-oprichters van LinkedIn. “Mag ik jullie nog voor een drankje aan de bar uitnodigen” vroeg ik – en zo gebeurde.

Aan de bar stonden nog andere CEO’s van grote corporates en op informele manier werden de eerste contacten gelegd voor eventuele zakelijke vervolggesprekken.

In het verleden was voor het wereldwijd zakendoen vaak een lange internationale reis nodig om in contact te komen met potentiële klanten. Covid-19 en het gebruik van digitale communicatietools zoals Zoom en Teams heeft echter een belangrijke verschuiving teweeggebracht in de manier waarop zaken worden gedaan en deals worden gesloten.

De vraag rijst: Zijn zakenreizen nog relevant, gezien het groeiende bewustzijn van de impact op het milieu en de noodzaak om de bedrijfskosten onder controle te houden?

Het is belangrijk om te erkennen dat, terwijl formele en cruciale zakelijke

overeenkomsten meestal worden gesloten in een gestructureerde en professionele omgeving, de initiële vonk of “kiem” waaruit deze deals voortkomen vaak ontstaat in een meer ontspannen sociale omgeving.

Een prominent voorbeeld van een zakelijke discussie die ontstond in een sociale context is de oprichting van Apple Inc. Naar verluidt bespraken Steve Jobs en Steve Wozniak hun samenwerking in de Homebrew Computer Club, een bijeenkomst die vaak plaatsvond in een bar in Menlo Park, Californië. Dit legde de basis voor de geboorte van Apple.

Een ander voorbeeld is de Disney-Pixar deal. In 2005 hadden Steve Jobs, de CEO van Pixar Animation Studios, en Bob Iger, de CEO van The Walt Disney Company, een gesprek in een bar in New York City,

dat bijdroeg aan de onderhandelingen die leidden tot de overname van Pixar door Disney.

Hoewel de eerste gesprekken op een servet of een bierviltje kunnen worden vastgelegd of in een informele omgeving kunnen plaatsvinden, is het verstandig om de uiteindelijke overeenkomst in een nette en goed doordachte overeenkomst te gieten om alle betrokken partijen te beschermen tegen mogelijke complicaties in de toekomst. In mijn praktijk zie ik vaak dat partijen daadwerkelijk ook zaken gaan doen gebaseerd op de “servet”-versie en pas juridisch advies inwinnen als het servet in brand staat – en dan wordt het (kostbaar) juristenvoer!

Hoewel deze verhalen over informele gelegenheden vaak worden geromantiseerd, zijn toevallige persoonlijke ontmoetingen

korte afstanden meer met de trein wordt gereisd. Het betekent feitelijk da je meer bewust een keuze maakt welke mobiliteitsvorm of accommodatie je kiest. We laten daarbij zien hoeveel de CO2-uitstoot is per vlucht, hotel, trein of huurauto.’’ Uiteindelijk komt het voor TMC’s allemaal neer op, het woord is al genoemd, ontzorgen. Klinkenberg: “Het wereldwijde reisaanbod is enorm, bovendien wijzigen prijzen van vliegtickets en hotelkamers doorlopend. Om de juiste match te vinden en maatwerk te kunnen leveren, heb je een reisexpert nodig. Ons echte USP is de persoonlijke service. Onze meerwaarde draait niet alleen uitsluitend om kosten besparen, maar om 24/7 bereikbaar te zijn, ook bij calamiteiten. Zodat de zakelijke reiziger relaxed en goed geïnformeerd op reis kan gaan.’’

– op reis - regelmatig het begin van een interessante deal. De setting leent zich er vaak voor, waardoor gesprekken tijdens business trips anders zijn dan thuis en daardoor uitstekende kansen bieden.

Ik heb in Delhi weliswaar geen overeenkomst gesloten met LinkedIn, maar waardevolle contacten opgedaan die tot nieuwe LinkedIn-contacten hebben geleid.

Afbeelding: Suzan Alberts

Walter Schut, Adjunct­directeur en expert in zakenreizen

Cees Klinkenberg, Regional President, Uniglobe

Edith Nordmann Managing Partner|Advocaat ­ ACG International Chairman ­ Netherlands India Chamber of Commerce and Trade (NICCT)

Unieke zakelijke eventlocatie: vergaderen op een privéschip

Waarom een meetingzaal afhuren, als je kunt vergaderen of feestelijke avond voor je collega’s of klanten kunt organiseren tijdens een op maat gemaakte riviercruise? GI Travel en Transcend slaan de handen ineen om met een unieke varende eventlocatie gasten of zakenpartners in de watten te leggen.

GI Travel, gespecialiseerd in zakelijke reizen, en Transcend, gespecialiseerd in riviercruises, lanceren samen een zakelijke riviercruise. “Het is eigenlijk vanaf het moment van boeken jouw schip”, zegt Annemieke Stuurman van GI Travel. “Je hebt het hele schip tot je beschikking. We kunnen het geheel op maat organiseren op basis van jouw specifieke wensen. Wil je een

themadiner op het dek, een ontbijtmeeting of een yogasessie bij zonsopkomst? Alles kunnen we regelen.” Gasten kunnen verder genieten van uitgebreide services, zoals een wellness-behandeling.

Een product zoals de riviercruise van Transcend voor de zakelijke markt, bestond nog niet, zegt Stuurman. “Terwijl het de perfecte manier is om nader tot elkaar te komen en samen te reizen aan boord van je eigen gepersonaliseerde schip.”

Hans Rood van Transcend is net zo enthousiast. “We zijn al een tijd met dit idee bezig. Op dit moment wordt er een schip gebouwd dat aan al onze wensen voldoet. Dat moet begin 2025 klaar zijn. We gaan voor de hoogste kwaliteit en daarom wordt het schip in Nederland gebouwd. Aangezien er nu al zoveel vraag is naar ons concept, hebben we besloten

GI Travel Transcend www.gi-travel.nl www.transcend.cruises

om in de tussentijd een schip te charteren. Het gaat om een 5-sterrenschip dat aan alle verwachtingen voldoet. Het vaart sinds begin augustus op de Rijn en wordt gecharterd door bedrijven voor meerdaagse vergaderingen en verschillende zakelijke doeleinden.”

Op het schip is plaats voor ruim honderd gasten, die in luxe ‘staterooms’ kunnen overnachten. De route van het schip kan door de klant worden bepaald. “Net als de duur van de reis”, zegt Rood. “De meeste zakelijke groepsreizen duren maximaal drie tot vijf dagen. Maar we kunnen dit volledig aanpassen naar de wensen van de klant. Activiteiten worden aangepast aan het schema van de charterer. Het kan geheel naar jouw wensen aan boord worden gecustomized, zodat de identiteit van jouw bedrijf versterkt wordt.”

De Vos & Partners Advocaten, al 30 jaar uw juridische reisgenoot.

Over GI Travel

GI Travel is onderdeel van Barentszen, met merken als onder andere Marathons International en Holland Destination Management. Het organiseert al ruim 40 jaar op maat gemaakte zakelijke groepsreizen zoals incentivereizen, internationale meetings, congresreizen, inspiratiereizen, jubileumreizen, handelsmissies en nascholingsreizen. Het team van GI Travel bestaat uit ervaringsdeskundigen die iedere gewone reisbestemming of event omtoveren tot een unieke en onvergetelijke ervaring. Daarbij worden bewuste keuzes gemaakt als het gaat om onze gezamenlijke travel footprint. In samenwerking met Transcend brengt GI Travel geprivatiseerde riviercruises op de zakelijke markt.

Wij zijn een full-service kantoor met een focus op de reisbranche, de digitale industrie, culturele & creatieve sector en de energiebranche. Wij werken met veel plezier voor nationale en internationale reisondernemingen, zakenreisbureaus, luchtvaartmaatschappijen, vervoerders en hotelketens. Daarnaast is De Vos & Partners businesspartner van de ANVR.

Een kleine greep uit de zaken die door de specialisten reisrecht van De Vos & Partners worden behandeld:

• Opstellen en aanpassen van reis- en boekingsvoorwaarden voor reisondernemingen;

• Advisering over regelgeving bij zakenreizen (incentives, groepsreizen);

• Juridische check van websites van reisagenten en touroperators;

• Opstellen van zakelijke (inkoop)contracten;

• Het begeleiden van reisorganisaties en hotels bij fusies en overnames;

• Het bijstaan van airlines, ook op arbeidsrechtelijk gebied;

• Adviseren van reisondernemingen inzake voorgenomen reclamecampagnes;

• Reisgerelateerd aansprakelijkheidsrecht waaronder collectieve acties;

• Adviseren over compensatieclaims bij vliegtuigvertraging.

Voor meer informatie kunt u (uiteraard vrijblijvend) contact opnemen met een van onze specialisten:

Frederique Mackay-Beins, Leontien Boes en Niels Bakker

T: +31 (0)20 2060700

info@devos.nl

www.devos.nl

Michel Teunisse, Senior Manager Business

Development en Arno Rietveld, Senior Client Consultant, werkzaam bij Aon International

People Mobility:

Groei en uitdagingen voor zakelijk reizen in 2024

Het laatste rapport van GBTA ­ Global Business Travel Association, onthult de vooruitzichten in de zakenreisbranche op het gebied van uitgaven. In 2024 wordt voorspeld dat de uitgaven aanzienlijk gaan stijgen. ‘’We leven in een post­pandemische wereld, waarin de industrie zowel een grote groei als enorme uitdagingen heeft meegemaakt.’’ Uitdagingen blijven er ook in 2024.

In het snel veranderende landschap van zakelijk reizen, ambieert GBTA om wereldwijd dé bron te zijn van kennis. Door educatie, onderzoek, netwerken en pleidooien wordt de vraag om kennis door GBTA ingewilligd. GBTA’s Regionale Senior Vice President voor EMEA & APAC, Catherine McGavock, richt zich op de ontwikkeling en levering van GBTA’s activiteiten in deze regio’s.

De 15e editie van de GBTA ‘Business Travel Index™

Outlook Annual Global Report and Forecast’, is een cruciaal instrument voor sectorplanning dat een uitgebreid onderzoek biedt naar de uitgaven en groei van zakenreizen in 75 landen in 44 sectoren.

Wat was de belangrijkste conclusie uit het rapport?

‘’We leven in een postpandemische wereld, waarin de industrie zowel een grote groei als enorme uitdagingen heeft meegemaakt. In 2022 groeiden de uitgaven in zakelijk reizen met al 47%, tot 1.03 triljoen dollar. Met een verwachte groei van 32% dit jaar en voor 2024 een overschrijding van de uitgaven niveaus van voor de pandemie. Deze winstmarges

Feiten:

werden aangewakkerd door de opgekropte vraag na de pandemie, gunstiger mondiale economische omstandigheden en recessie risico’s die zich nog moeten voordoen. De terugkeer van persoonlijke bijeenkomsten en evenementen, en het herstel van een aantal internationale zakenreis capaciteiten en -volumes, speelden een cruciale rol in deze groei.’’

Welke uitdagingen voor de zakenreisbranche zijn er?

‘’Na de pandemie heeft de zakenreisbranche zowel een snelle groei als aanzienlijke uitdagingen doorgemaakt. Als we vooruitkijken naar 2024, wordt het duidelijk dat deze sector zich op een traject van voortdurende expansie bevindt, maar er zijn uitdagingen: stijgende brandstofprijzen, tekorten aan arbeidskrachten en verstoringen van de toeleveringsketen die, verergerd door de stijgende vraag, hebben geleid tot torenhoge reisprijzen in 2022. Het herstel van de uitgaven voor zakenreizen blijft ook per sector verschillen, waarbij de bouw, het onderwijs en de professionele, wetenschappelijke en technische activiteiten het meest veerkrachtig zijn, terwijl andere sectoren – met name de groothandel, detailhandel en informatie- en

communicatiesector – het minst veerkrachtig zijn.’’

Welke factoren, denk je, zullen zakelijk reizen beïnvloeden in 2024?

‘’Ondanks de veerkracht van de wereldeconomie en de positieve vooruitzichten voor de uitgaven aan zakenreizen, denk ik dat verschillende factoren van invloed zullen zijn op het zakenreislandschap als we vooruitkijken naar 2024 en daarna. Denk aan geopolitieke spanningen, financiële omstandigheden, technologische innovatie, werkomstandigheden, blended travel en duurzaamheidsinitiatieven. Er wordt steeds meer de nadruk gelegd op verantwoordelijkheid voor het milieu. Van bedrijven wordt verwacht dat ze zoeken naar manieren om de CO2voetafdruk verder te verkleinen. Zakenreizen zijn een voor de hand liggend aandachtsgebied. Onze visie is een wereld waarin reizen een positieve kracht blijft, waarbij mensen, bedrijven en overheden samen worden gebracht, terwijl de planeet wordt beschermd en onze impact op het klimaat wordt beperkt, in overeenstemming met de wereldwijde klimaatdoelstellingen.’’

Als Regional Senior Vice President voor EMEA & APAC van GBTA is Catherine McGavock verantwoordelijk voor de ontwikkeling en levering van GBTA­activiteiten in deze regio’s, waarbij de nadruk ligt op de drie pijlers: gemeenschap, leren en belangenbehartiging. Concreet resulteert dit in verbeterde beheerde reisprogramma’s, omzetgroei en unieke carrières.

Het aantal zakenreizen ontwikkelt zich naar hetzelfde niveau als voor de coronacrisis, terwijl het aantal uitdagingen sterk is toegenomen. Denk aan de energiecrisis, inflatie, tekorten aan talent en niet te vergeten de onzekerheden die voortkomen uit de oorlog tussen Oekraïne en Rusland.

Ook Aon zelf meldt dat de mondiale mobiliteit de afgelopen twee jaar enorm is veranderd. Waar moet ik dan aan denken?

“Het welbevinden van de zakenreiziger krijgt steeds meer aandacht. Dus zeg maar: de factor mens. Diversiteit, gelijkheid en inclusiviteit geldt als organisatorisch kader dat daarbij hoort, waarbij organisaties zich willen richten op de eerlijke behandeling en volledige participatie van alle medewerkers. Ook het Environmental, Sustainability en Governance (ESG)beleid heeft invloed op zakelijke mobiliteit, terwijl wetgeving en sociale zekerheid eveneens hun invloed laten gelden op de internationale mobiliteit.”

Er wordt gezegd: internationale opdrachten moeten een bijdrage kunnen leveren aan de waardepropositie van werknemers. Wat betekent dat dan concreet?

“Dan moet je denken aan de vraag welke benefits, verzekeringen en diensten de werkgever ter beschikking stelt en vooral welk beleid hij daar tegenover zet? Voor medewerkers die langere tijd weg gaan, wordt welzijn steeds belangrijker. Ook de veiligheid is een van de belangrijkste aandachtspunten van werkgevers. Hoe reageert een bedrijf op het moment dat een incident zich voordoet? Steeds meer werkgevers hebben protocollen paraat.”

Dat heeft ook te maken met de krapte op de arbeidsmarkt?

“Ja absoluut. Alle aspecten, of dat nu voorkomt vanuit HR-, finance- of business-zijde, worden meegenomen om te zorgen dat er een compleet beeld ontstaat. Organisaties doen er goed aan zichzelf de vraag te stellen hoe hun zakelijk reisbeleid zich verhoudt met tot het ESG-beleid en het binden en boeien van talent. Denk daarbij aan milieuvriendelijker reizen, het internationaal remote werken van het talent en de rol die je hierbij als werkgever wenst te vervullen.”

Michel Teunisse, Senior Manager Business Development

Arno Rietveld, Senior Client Consultant

Organisaties moeten vanaf 1 januari

2024 verplicht rapporteren over iedere zakelijke kilometer

Rapportageverplichting werkgebonden

personenmobiliteit stelt bedrijfsleven voor uitdagingen

Organisaties met meer dan honderd medewerkers in Nederland, moeten vanaf 1 januari 2024 verplicht rapporteren over het zakelijke verkeer én het woon-werkverkeer van hun medewerkers. Deze nieuwe wetgeving lijkt op papier simpel, maar in de praktijk maken de nieuwe regels het vastleggen van gereisde kilometers behoorlijk ingewikkeld.

De rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) is ingevoerd met het oog op het Klimaatakkoord. Om de klimaatdoelstellingen te halen, moet de CO2-uitstoot van werkgebonden mobiliteit behoorlijk teruggebracht worden.

Grip op zakelijke onkosten en kilometers met SAP Concur

SAP Concur streeft naar een wereld waarin bedrijven elke dag optimaal kunnen functioneren. Daarom helpen wij kleine en grote organisaties overal ter wereld al meer dan 25 jaar om grip te houden op reiskosten, onkosten en facturen.

Met onze oplossingen zorgen we niet alleen voor een kraakhelder beeld van de uitgaven, maar helpen we onze klanten ook om blinde vlekken in hun budgetten te vermijden en optimaal aan wet- en regelgeving te voldoen.

De nieuwe regeling helpt de overheid om die uitstoot nauwgezet te monitoren.

Wanneer de rapportageverlichting ingaat, krijgen organisaties met meer dan honderd medewerkers van doen met een volledig nieuwe set aan regels. Organisaties zijn niet alleen verplicht om het aantal werkgebonden kilometers te registreren dat hun werknemers maken voor zakelijk en woon-werkverkeer. Ook het soort vervoersmiddel en het brandstoftype moet vastgelegd worden. Bijvoorbeeld de combinatie auto/benzine of auto/ elektrisch. Ook wanneer medewerkers lopend of met de fiets naar hun werk gaan, moet dit gerapporteerd worden.

Behoefte aan ondersteuning

SAP Concur ondersteunt organisaties overal ter wereld al ruim een kwart eeuw bij het registreren van zakelijke kilometers. Edwin Gabriëls is Director Solution Consultants bij SAP Concur

Benelux. Hij merkt dat klanten van SAP Concur weliswaar op de hoogte zijn van de nieuwe regelgeving, maar ook behoefte hebben aan ondersteuning bij het verzamelen van alle gegevens waarover gerapporteerd moet worden. “Organisaties krijgen deze wetgeving als het ware voor de voeten geworpen en moeten zelf een oplossing vinden. Per organisatie gaat het om maatwerk”, aldus Gabriëls. Volgens Gabriëls worstelen veel organisaties met uitdagingen.

niet-aflatend streven om alledaagse processen te vereenvoudigen en te automatiseren. Het uitgebreide productportfolio van SAP Concur zorgt voor een geïntegreerd end-to-end proces voor reis- en onkostenbeheer en facturatie. Met tijdbesparende tools, geavanceerde technologie en geïntegreerde databronnen bouwen klanten van SAP Concur een fikse voorsprong op.

“In Nederland zijn we bijvoorbeeld gewend aan vaste woon/werk-vergoedingen. Als je als werknemer een maandelijkse vergoeding krijgt voor woon-werkverkeer, waarom zou je dan bij willen houden op welke dag je naar kantoor komt en op welke manier je die reis maakt?”

Eenvoudig registeren

Met de reis- en onkostenapplicatie van SAP Concur, kunnen organisaties elke kilometer die medewerkers maken, eenvoudig vastleggen en rapporteren.

Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux, geeft aan dat het systeem alle gevraagde rapportageverplichtingen standaard ondersteunt. SAP Concur registreert bijvoorbeeld welk vervoersmiddel is gekozen en met welk type brandstof is gereden. Je kunt ook zien of de rit is gemaakt met een leaseauto, een taxi of met het openbaar vervoer. “SAP Concur is zo ingericht dat je als medewerker gemakkelijk vervoerskilometers kunt registreren, terwijl de werkgever de juiste informatie kan rapporteren die benodigd is voor de nieuwe wetgeving.”

Wij weten als geen ander dat het snel en foutloos indienen van een declaratie valt en staat met een gebruiksvriendelijk en eenvoudig proces. Daarom worden we gedreven door een

Onze kernoplossingen zijn Concur Travel (voor het boeken van zakenreizen) en Concur Expense (voor alle onkostengerelateerde zaken). Deze tools vullen we aan met allerlei praktische applicaties zoals een mobiele app waarmee zakelijke reizigers al hun onkosten en reisgerelateerde zaken bijhouden, waar ze ook zijn en welk device ze ook bij zich hebben.

Benieuwd naar wat de WPM-regeling betekent voor uw organisatie?

Maak hier uw afspraak.

In no-time klaar voor de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)

Dat kan met de reis- en onkostenapplicatie van SAP Concur!

www.concur.nl

Pino Spadaro Head of SAP Concur Benelux

Zorgplicht in zakenreizen: navigeren door nieuwe dreigingen in een veranderende wereld

ACTUEEL

Zorgplicht: een centrale rol

Zorgplicht gaat over het waarborgen van de veiligheid en het welzijn van werknemers tijdens hun zakenreizen. Dit betekent dat travel managers niet alleen moeten zorgen voor veilige reisroutes en accommodaties, maar ook voor ondersteuning in geval van onvoorziene omstandigheden.

Crisismanagement onderweg

Zakenreizigers worden geconfronteerd met een scala aan onvoorziene situaties en uitdagingen. Spionage kan gevoelige informatie in gevaar brengen, terwijl geopolitieke conflicten, activisme, terrorisme, plotselinge crisissen en natuurrampen geplande zakenreizen kunnen verstoren. Deze dreigingen benadrukken het belang van goede voorbereiding en het hebben van robuuste protocollen om de veiligheid van reizigers te waarborgen. Het is de verantwoordelijkheid van zowel de zakenreiziger als de travel manager om voorbereid te zijn op dergelijke noodsituaties om snel en effectief te reageren. Crisismanagement

vereist een allesomvattende aanpak, inclusiefgezondheidsprotocollen, effectieve communicatie met reizigers en actuele noodplannen.

Gezondheid en veiligheid van werknemers

De gezondheid en veiligheid van zakenreizigers zijn nog nooit zo’n prominent onderdeel van travelmanagement geweest. In samenwerking met leveranciers zorgen travel managers voor toegang tot medische hulp en bijstand, waar ter wereld reizigers zich ook bevinden. Het is van het grootste belang dat bedrijven die Duty of Care faciliteren, beschikken over uitgebreide systemen voor medische bijstand en goed geïnformeerde contacten op wereldwijde bestemmingen.

Travel Management is zakenreizigers navigeren door de Nieuwe Realiteit, met Duty of Care als Kompas.

Betrokkenheid van leveranciers in risicobeheer

Het is niet voldoende voor travel managers om alleen intern te kijken naar oplossingen. Het betrekken van leveranciers bij het risicobeheerproces is essentieel. Deze leveranciers moeten als partners worden gezien, actief betrokken bij uitoefening van de zorgplicht. Ze dienen niet alleen basisdiensten te verlenen, maar ook proactieve informatie te verstrekken over mogelijke risico’s, flexibele oplossingen te bieden in snel veranderende situaties en

een empathische benadering tonen in hun ondersteuning.

Kortom, Duty of Care blijft in ontwikkeling. Travel managers zijn verantwoordelijk voor reizigers en zoeken partners met toewijding, expertise en empathie voor veilig zakelijke reizen. In een bedreigende wereld is zorgplicht van vitaal belang. Samenwerking met stakeholders, zowel intern als extern, waarborgt veilige en ondersteunende reiservaringen, met een focus op het welzijn van elke zakenreiziger.

De NATM (Nederlandse Associatie voor Travel Management) is een toonaangevende vereniging die zich inzet voor de belangen van travel managers en professionals in de zakenreisindustrie in Nederland en opgericht in 1972. Als de vereniging van experts op het gebied van zakenreizen streeft de NATM naar het bevorderen van best practices, het delen van kennis en het bevorderen van de zakelijke reisindustrie in Nederland. De vereniging biedt haar leden waardevolle netwerkmogelijkheden, educatieve programma’s en een platform voor het bespreken van actuele kwesties en trends in de sector. De NATM speelt een essentiële rol in het ondersteunen van reisbeheerprofessionals en het stimuleren van innovatie binnen de zakenreisgemeenschap. De NATM is als mede-oprichter van BT4Europe ook actief betrokken bij belangenbehartiging en pleit voor positieve veranderingen en beleidsmaatregelen die de zakelijke reisindustrie en het reizende bedrijfsleven gevestigd in Nederland ten goede komen.

De uitdagingen van een zakenreiziger.

en na de reis

Het aantal zakenreizigers en expats neemt exponentieel toe: bijna een kwart (24%) van de Nederlandse beroepsbevolking ziet werken in het buitenland best zitten. Van organisaties vraagt dit om goed werkgeverschap op scherp te stellen. Want hoe zorg je ervoor dat jouw medewerkers gezond vertrekken én terugkomen?

Als werkgever heb je de plicht om goed voor jouw medewerkers te zorgen. Ook in het buitenland. Dit noemen we de ‘Duty of Care’. Als organisatie ben je verplicht om invulling te geven aan een zorgbeleid. Dat begint met het in kaart brengen van de risico’s om deze vervolgens zo veel mogelijk te verkleinen, of zelfs uit te sluiten.

De 3 uitdagingen

Verplaats je in je medewerker: wat is er nodig om veilig en gezond te reizen?

Uitdaging 1: Tijdige voorbereiding

Een veilige en gezonde reis betekent een tijdige voorbereiding. Verblijven in het buitenland kan gepaard gaan met gezondheidsrisico’s, zoals infectieziekten, slechte luchtkwaliteit en pandemieën. Vaak bereiden reizigers zich te laat en daardoor onvoldoende voor. Verdiep je in de risico’s en de – soms verplichte – preventieve maatregelen om deze risico’s te verkleinen, zoals op tijd vaccineren en het volgen van hygiënevoorschriften. Creëer bewustzijn en vertrouwen door de juiste voorlichting. Gaat je medewerker langdurig of zeer frequent naar het buitenland? Overweeg dan een preventieve medische check.

Uitdaging 2: Toegang tot goede gezondheidszorg

Wat als je medewerker acute zorg nodig heeft in het buitenland? Hoe werkt dit en is de lokale zorg volgens onze

standaard? Het is voor een zakenreiziger niet eenvoudig om het zorgsysteem in korte tijd te doorgronden én te begrijpen, wat mogelijk problemen oplevert. Geef de juiste handvatten voor wat betreft medische zorg tijdens het verblijf. Het internationale artsennetwerk van KLM Health Services is hierbij een steuntje in de rug.

Uitdaging 3: Taal- en cultuurverschillen

Het is aan te raden om als werkgever medische ondersteuning tijdens de reis te bieden. Help de medewerker met 24/7 medische ondersteuning in het geval van nood, geef een medische kit mee en zorg voor een Nederlands- of Engelstalig aanspreekpunt voor persoonlijke gezondheidsvragen.

Gezonde en gelukkige medewerkers drijven jouw organisatie. Wij zijn dé vertrouwde health partner op het gebied van reizen en gezondheid. Wil je weten hoe we jou kunnen ondersteunen? Scan de QR-code.

KLM Health Services biedt medische ondersteuning voor, tijdens

Tekst: Odette Pimenta Da Silva, Managing director NATM

Zorgeloos op zakenreis?

UNIGLOBE TRAVEL WÉÉT WAT ER SPEELT

Wij ontzorgen middelgrote bedrijven bij het regelen van hun zakelijke reizen, zodat men relaxed en goed geïnformeerd op reis kan gaan.

• Krijg online toegang tot het grootste reisaanbod via UBI onze Uniglobe Booking Intelligence tool

• Liever persoonlijk contact? Raadpleeg onze reisexperts voor een advies op maat

• Je zakenreis verduurzamen? We laten zien hoe je je CO2-uitstoot kunt reduceren bij de keuze voor een vlucht, hotel, trein en huurauto.

Meer weten? Kijk op uniglobe.nl voor een kantoor bij jou in de buurt.

In een onvoorspelbare wereld biedt International SOS ondersteuning aan bedrijven bij het vervullen van hun zorgplicht

In lijn met de kenmerkende handelsgeest van ons land, ontwikkelen Nederlandse bedrijven voortdurend markten in het buitenland. Echter, meer dan voorheen brengt de huidige mondiale omgeving de nodige uitdagingen en onzekerheden met zich mee. Je hoeft maar te denken aan het conflict in Oekraïne, recente onrust in Afrika, bosbranden in Europa en Canada en natuurlijk de coronapandemie. Dit zorgt ervoor dat de zorgplicht van organisaties voor hun personeel alleen maar toeneemt. Daarbij komt dat het vermogen om wereldwijde gebeurtenissen en incidenten

te voorspellen en te beheersen veel complexer is geworden. Het is niet langer een “nice to have” om een robuust crisis managementbeleid te hebben. Bovendien wordt van leiders van bedrijven verwacht dat ze zo goed mogelijk voorbereid zijn om snel en effectief te reageren op risico’s die van invloed kunnen zijn op de veiligheid en het welzijn van hun medewerkers.

International SOS, ‘s werelds toonaangevende aanbieder van oplossingen op gebied van gezondheid en veiligheid, ondersteunt organisaties al bijna vier decennia in het nakomen van hun zorgplicht en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit. Peter Jenkins, algemeen directeur Noord-Europa, legt uit dat hoewel International SOS altijd klaarstaat om te ondersteunen, de nadruk ligt op preventie en voorbereiding. “Proactieve en reactieve actie, dat is de kern van onze activiteiten.”

Dat International SOS een partner is om op te bouwen, weet ook Dean Holland, Global Security Manager bij

Lipton Teas and Infusions. Dit bedrijf is over de hele wereld actief en werkt sinds een aantal jaar samen met International SOS. “International SOS is echt altijd bereikbaar voor advies of andere dringende zaken. Hun kracht ligt deels in het snel reageren op veranderingen: op onverwachte gebeurtenissen die snelle actie vereisen.” Maar Holland werkt ook met hen samen rondom meer eenvoudige kwesties. “Onlangs waren

Over International SOS

we bijvoorbeeld op verschillende locaties op zoek naar hotels in buurten waarvan we niet wisten welke hotels veilig waren. We vroegen aan hen of ze ons konden helpen. Binnen een dag kwamen ze met een gedetailleerde lijst van goede en veilige hotels aanzetten.” ‘Kortom, in een wereld die steeds onvoorspelbaarder wordt is International SOS de partner als het gaat om het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van medewerkers.

Medewerkers hebben steeds hogere verwachtingen van werkgevers en organisaties als het gaat om hun bescherming. Werkgevers worden geacht een veilige werkomgeving te bieden die verder gaat dan de veiligheid op kantoor. Het is de verantwoordelijkheid van elke organisatie om hun mensen te beschermen ongeacht de plek waar ze werken. International SOS ondersteunt organisaties (bedrijven, overheden, NGOs) bij alle aspecten die betrekking hebben op zorgplicht, inclusief het afstemmen van hun beleid op de ISO 31030 richtlijn (Risicomanagement voor zakenreizen), het verstrekken van relevante gezondheids­ en veiligheidsinformatie en ­advies, hulp ter plaatse en ondersteuning op het gebied van mentale gezondheid en welzijn.

NBTC IS NEDERLANDS UITHANGBORD VOOR TOERISME EN CONGRESSEN

Nederland is op talloze vlakken een populair landje en het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC), een onafhankelijke stichting, levert daar een flinke bijdrage aan. Eric Bakermans, directeur Marketing Meetings & Conventions, legt uit wat ze precies doen.

Bakermans: ‘’Wij willen als organisatie graag zo lang mogelijk bij het beslissingsproces rondom het organiseren van congressen betrokken zijn. We doen daarbij samen met onze partners actief onderzoek naar mogelijkheden om internationale evenementen naar Nederland te halen. Die partners bestaan uit de wat grotere Nederlandse steden met congresfaciliteiten, hotelketens en andere toeleveranciers. De zakelijke markt is een breed geheel. Je hebt bedrijven die bijvoorbeeld een nieuw product willen lanceren, dat noemen we een corporate bijeenkomst. Daarnaast kan er een congres worden georganiseerd door de wetenschappelijke afdeling van kinderoncologie, waarbij kennisoverdracht het belang vormt.’’

Aanloopprocedure

‘’Sinds kort hebben we via een kwartiermaker in kaart gebracht waar onze

kansen liggen om nieuwe evenementen te ontwikkelen. We gaan daarbij letterlijk coalities smeden om partijen in de driehoek bedrijven, overheid en onderwijs bij elkaar te brengen, waarbij we hen helpen om iets dat nog niet bestaat te organiseren.’’

Duurzaamheid

Ook op het gebied van congressen kan je niet om het onderwerp duurzaamheid

heen. Bakermans: ‘’Die vraag wordt natuurlijk gesteld, al dan niet onder publieke druk. Als je het als vereniging niet meeneemt in je beleid, dan tel je niet eens meer mee. Het is zaak om de impact zo laag mogelijk te houden. We zijn goed op weg, maar het zal nog even duren voordat we een fijnmazig Europees hogesnelheidsnetwerk hebben. Op toeristisch vlak werken we bij het VK alleen met touroperators die duurzame reizen aanbieden. Verder hebben grote gebouwen als het Ahoy en de RAI vuistdikke handleidingen liggen over hoe om te gaan met afvalscheiding en energie.’’

Nederland populair

Sommige dingen die wij daarnaast in Nederland volkomen vanzelfsprekend vinden, zoals gelijkheid, vrijheid en diversiteit, liggen in andere landen toch anders. ‘’Een congres dat gaat over rechtsgelijkheid of aids, ik noem maar wat,

zal nooit naar bepaalde bestemmingen gaan.’’ Hij verklaart dat we op de vierkante kilometer op alle gebieden veel te bieden hebben. ‘’Dat maakt ons tot een geliefde bestemming, waarbij we de lusten en lasten wel graag in balans willen houden. Zowel voor de inwoners, deelnemers als bedrijven. Zodat iedereen er z’n fair share aan overhoudt.’’

Okura Amsterdam: uw conferentiepartner met Michelin-glans

Hotel Okura Amsterdam staat bekend om zijn superieure culinaire aanbod, maar is als conferentielocatie even indrukwekkend. Met twintig zalen en vier foyers, die samen 2.700 m² beslaan, is alles van galadiner tot congres in goede handen bij Okura. “Ons doel is niet het waarmaken van verwachtingen, maar het overtreffen daarvan”, vertelt general manager Michiel Roelfsema.

“Uitgangspunt daarbij is het Japanse omotenashi, gastvrijheid op basis van oprechte interesse, zonder onszelf op de voorgrond te plaatsen.”

Met alle congresfaciliteiten op dezelfde verdieping is een overzichtelijk en veilig evenement geen uitdaging voor Okura. Eigen ingangen, liften en directe toegang tot de parkeergarage creëren een op zichzelf staande faciliteit. “En bij meerdaagse evenementen kunnen gasten natuurlijk in het hotel verblijven”, zegt Roelfsema. “Dankzij ons maatwerk waarderen vrijwel alle gasten ons met een 9 of hoger.”

Dat maatwerk zit allereerst in de persoonlijke begeleiding, van kennismaking

Hotel Okura Amsterdam

tot uitvoering. Ook bij grote events zijn vrijwel alle details naar wens af te stemmen. “Er is geen optie A of B, alles is mogelijk. Iedere zaal is op eigen manier in te richten en onze AV-partner komt persoonlijk langs om de optimale opstelling van de techniek te bepalen.”

En natuurlijk staan ook alle gastronomische kwaliteiten tot de beschikking van de conferentiegast. Okura staat bekend om het hoge culinaire niveau, met onderscheidingen van Michelin in alle vier restaurants. Executive chef Michel

Westerman continueert dit hoge niveau met zijn team voor alle conferentiegasten. In samenwerking met bijvoorbeeld de beste sommelier van Nederland ontstaan de meest bijzondere lunches en diners voor grote gezelschappen.

van natuurlijk daglicht, private parking met EV­laadpunten en een cocktailbar met fabelachtig uitzicht. Op een steenworp van Schiphol én het stadscentrum staan onze professional planners voor u klaar.

Hotel Okura Amsterdam is het meest complete vijfsterren superior hotel in Nederland en lid van ”The Leading Hotels of the World”. In ons hotel komen Oosterse en Westerse invloeden in perfecte harmonie samen in een sereen en luxe interieur voorzien van alle comfort. Omotenashi, Japanse gastvrijheid vanuit het hart, is onmiskenbaar Okura. www.okura.nl

We gaan daarbij letterlijk coalities smeden om partijen in de driehoek bedrijven, overheid en onderwijs bij elkaar te brengen’

FOCUS

Naast 300 kamers, 4 restaurants, waarvan 2 bekroond met Michelinsterren en een luxueuze spa, biedt Hotel Okura Amsterdam uitgebreide faciliteiten om grootschalige en intieme events te organiseren. Geniet

Eric Bakermans, Directeur Marketing Meetings & Conventions, NBTC

Hotel Okura Amsterdam – Partner Content

Duurzaamheid en efficiëntie voor een veranderende wereld

De wereld is voortdurend in beweging. Weloverwogen beslissingen vragen daarbij om inzicht, transparantie en controle. Het verzamelen en begrijpen van gegevens is cruciaal om tot efficiënt en duurzaam zakelijk vervoer te komen. Uber for Business biedt met onder andere Rides, Eats voor de reizende medewerkers maar ook lunchprogramma’s en late avondmaaltijden een breed scala aan diensten waarmee bedrijven hun reiskosten, CO₂­uitstoot kunnen beheren en maaltijdvoorzieningen kunnen optimaliseren. Zo biedt Uber for Business de controle, efficiëntie en duurzaamheid waar deze tijd om vraagt, terwijl het ook bijdraagt aan de employee satisfaction en well­being.

Uber is al vele jaren actief met taxi-, chauffeurs- en maaltijddiensten. Uber for Business doet dit voor de zakelijke markt. Het ondersteunt bedrijven wereldwijd bij hun zakelijke reizen en maaltijdprogramma’s. De aanpak is gebaseerd op transparantie voor werkgevers en werknemers, terwijl ook gebruiksgemak en veiligheid voor klanten hoog in het vaandel staan. Veiligheid is ‘het kloppende hart’ van Uber for Business. De Uberapp biedt realtime tracking van je rit, inclusief de naam en foto van de chauffeur, het kenteken van de auto, de geschatte aankomsttijd en de exacte route die wordt gevolgd. Dit zorgt voor transparantie en verhoogt het gevoel van veiligheid.

Beoordelingssysteem: Uber heeft een beoordelingssysteem waarbij passagiers chauffeurs en chauffeurs passagiers kunnen beoordelen. Dit houdt chauffeurs en passagiers verantwoordelijk voor hun gedrag en prestaties.

SOS-knop: De Uber-app bevat een SOSknop waarmee passagiers in noodgevallen direct contact kunnen opnemen met de hulpdiensten. Dat betekent: op reis gaan met een extra laag aan zekerheid.

Datagestuurd

Wat kenmerkt bedrijven? Een voortdurende drang naar optimalisatie. Grotere efficiëntie kunnen bedrijven

Dashboard

bereiken door te sturen op tijd, kosten en duurzaamheid. Maar daarvoor is inzicht nodig – en inzicht start met data. Data openen de poort naar het identificeren van trends, geven aanknopingspunten voor het bereiken van betere kostenefficiëntie en het nemen van beslissingen die financieel voordeel bieden.

Het online platform dat Uber aanbiedt op de zakelijke markt versnelt processen voor bedrijven en vereenvoudigt het tracken van zakelijke trips. Dit bespaart aanzienlijk in kosten en tijd. Deze mogelijkheid van het vastleggen van mobiliteitsgegevens en het volgen van zakelijke ritten die Uber for Business biedt, is daarom een absolute meerwaarde. “De verzamelde data geven bedrijven waardevolle inzichten, zodat ze hun strategische beslissingen over mobiliteit en maaltijdvoorziening via Uber Eats kunnen baseren op feiten. Uiteindelijk geeft het platform de bedrijven weer de controle”, zegt Kim Ruiter, Hoofd van Uber for Business Noord- en Oost-Europa hierover.

Emissievrij

In lijn met het Parijs akkoord heeft Uber concrete duurzaamheidsdoelen. In 2040 wil de organisatie emissievrij werken. Voor grote steden zoals Amsterdam, Londen en Parijs is het tijdpad nog een stuk korter: daar moet dat doel zelfs in 2025 al zijn

Het duurzaamheidsdashboard van Uber for Business maakt zakelijke kilometers inzichtelijk. Uber for Business biedt met onder andere Rides, Eats voor de reizende medewerkers maar ook lunchprogramma’s en late avondmaaltijden een breed scala aan diensten waarmee bedrijven hun reiskosten, CO₂­uitstoot kunnen beheren en maaltijdvoorzieningen kunnen optimaliseren. Het dashboard vermindert de administratieve lasten die voortvloeien uit duurzaamheidseisen en geeft klanten de mogelijkheid om samen dieper inzicht te krijgen, interne discussies te voeren en strategische stappen te overwegen. Het resultaat: een duurzamere en efficiëntere zakelijke mobiliteit en maaltijdvoorziening.

bereikt. Uber is daarvoor al goed op weg. Ruiter: “We hebben intern al veel data waar we mee kunnen sturen richting zero-emission. Duurzaamheid is één van de belangrijkste thema’s voor de komende tijd. Daar moeten we met zijn allen aan werken.”

Met zijn allen – niet alleen Uber, maar ook de klanten willen ecologische voetafdruk verminderen, liefst tot nul. Zo promoot Uber Green emissievrije ritten, geheel in lijn met de duurzaamheidsambities van de klant.

Administratief gemak

Bedrijven moeten niet alleen voldoen aan steeds strengere duurzaamheidsregelgeving, ze moeten dat ook aantonen. Zo moeten bedrijven met 100 werknemers of meer vanaf 1 januari 2024 het totaal van gereisde zakelijke en woon-werkkilometers van medewerkers registreren. Hoe kan een bedrijf de administratie rond dat ‘aantonen’ eenvoudig houden?

Uber for Business draagt daar voor de zakelijke kilometers aan bij. “Met één vloeiende beweging op het dashboard is alle administratie inzichtelijk. Business taken care of,” aldus Ruiter. Dat kan dankzij de naadloze reisplanning en het wereldwijde bereik. Uber als partner die actief is in 72 landen maakt zakelijk reizen vertrouwd en eenvoudig. Waar data steeds

Uber for Business

meer de drijvende kracht is achter zakelijk succes, is eenvoudige interpretatie van die data een strategische noodzaak. Met Uber for Business hebben bedrijven het krachtige hulpmiddel in handen dat nodig is om gegevens om te zetten in winstgevende actie. Dat kan bedrijven een beslissende voorsprong op de concurrentie geven.

Met Uber for Business hoef je je geen zorgen meer te maken over verdwaalde bonnetjes en uitgaven die je niet kunt ontcijferen. Dankzij eenvoudige en overzichtelijke facturatie kun je al je zakelijke ritten en maaltijden netjes beheren.

Uber For Business biedt uitgebreide zakelijke oplossingen op het gebied van vervoer, maaltijdbezorging en maaltijden onderweg. Het biedt diensten zoals Uber Green, Business Comfort, en/of Uber Planet aan in meer dan 200 steden om duurzaam reizen te bevorderen. Het platform werkt daarbij samen met meer dan 170.000 partners wereldwijd. Uber is actief in 72 landen en heeft al meer dan 77 miljoen emissievrije ritten mogelijk gemaakt.

Kim Ruiter, Country Manager Uber for Business

Werken in het buitenland?

Maak duidelijke afspraken

Het aantal buitenlandse werknemers in Nederland neemt snel toe, net als het aantal Nederlanders dat elders gaat werken. Werkgeversvereniging AWVN adviseert werkgevers die meegaan in deze ontwikkeling om altijd goed advies in te winnen, beleid te maken en afspraken vast te leggen.

Een bedrijfsbezoek in de Verenigde Staten, een meeting in Singapore of op afstand werken tijdens een reis door Spanje. Door mogelijkheden zoals hybride werken internationaliseert de arbeidsmarkt in rap tempo. Werken over de grens is interessant voor werknemers, maar ook zeker voor werkgevers die ten tijde van een krappe arbeidsmarkt net iets méér willen doen om werknemers aan zich te binden.

De regelgeving en procedures op het gebied van grensoverschrijdende arbeid zijn ingewikkeld en omslachtig. Zo moet er rekening gehouden worden met praktische-, juridische-, fiscale- en internationaalrechtelijke aspecten. Heeft een werknemer uit Nederland bijvoorbeeld wel of geen tewerkstellingsvergunning nodig bij arbeid in het buitenland? Of moeten de sociale verzekeringsen-belastingplicht worden overgezet naar het werkland en moet daar een

salarisadministratie ingericht worden? Ook zijn er risico’s op het gebied van ziekte, verzekeringen en digitale veiligheid. Als een werknemer in het buitenland wil werken is het daarom goed om waakzaam te zijn.

Er is geen recht voor een werknemer die in Nederland werkt om tijdelijk in het buitenland te werken. Wel is er wetgeving in de maak die werknemers meer zeggenschap geeft over de eigen werkplek, al is nog niet zeker of die wet er (ongewijzigd) komt en in hoeverre die van toepassing is bij internationale arbeidsmobiliteit. Dat wil niet zeggen dat werkgevers zo’n verzoek zomaar kunnen afwijzen. De werknemer heeft ook nu al het recht om verandering van werklocatie te vragen. Daarover kunt u samen in gesprek.

Op het gebied van internationale arbeidsmobiliteit adviseert Werkgeversvereniging AWVN haar leden op vijf gebieden: migratie, sociale verzekeringen, arbeidsrecht/

arbeidsvoorwaarden, fiscaliteit en pensioen. Door deze ‘schijf van vijf’ te doorlopen is voor de werkgever duidelijk wat er allemaal geregeld moet worden, of het Nederlands recht van toepassing is en wat de gevolgen zijn voor de betrokken partijen. Als er vaker sprake is van grensoverschrijdende arbeid, adviseert AWVN om op basis van deze schijf van vijf een organisatiebreed beleid te maken.

Naast wat er moet en mag, is het belangrijk te zorgen dat de werknemer in verbinding blijft met de organisatie, collega’s en klanten. Het is daarom verstandig om afspraken vast te leggen over waar, wanneer en hoe het werk gedaan gaat worden. Wijs op de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer om veilig te werken en een gezonde werkhouding en werkritme aan te houden en geef relevante instructies. Blijf daarover met elkaar in gesprek. Als werkgever bent u immers (mede) verantwoordelijk.

RSH ontzorgt arbeidsmigranten van A tot Z

Tienduizenden arbeidsmigranten komen jaarlijks naar Nederland om hier het bedrijfsleven te verrijken. Het zoeken naar een woning, het regelen van de juiste vergunningen en het vinden van een juiste school voor de kinderen zijn voorbeelden van zaken die voor hoofdbrekens kunnen zorgen.

RSH (Relocation and Immigration Services) biedt op maat gesneden oplossingen aan bedrijven en particulieren, waardoor internationale medewerkers zich na aankomst in Nederland ten volle kunnen focussen op hun werk. Kortgezegd richt de mobiliteitsverlener zich op het verlenen van drie servicelijnen onder één dak. Het gaat om diensten op het gebied van zowel immigratie, als

Over het bedrijf

relocation en het zoeken naar een geschikte woning.

“Onze immigratiejuristen en huisvestingsadviseurs zitten allen onder één dak. Op die manier kunnen we intern snel en gericht schakelen en informatie delen die afkomstig is uit ons uitgebreide netwerk”, zegt Veronique Haverhals, de eigenaar van RSH.

RSH is al ruim 35 jaar een toonaangevende mobiliteitsverlener. Het in Den Haag gevestigde bedrijf heeft met zijn wereldwijde netwerk een divers en omvangrijk klantenbestand weten om te bouwen. De expertise van RSH is bekroond met meerder certificeringen en keurmerken. Zo behoort het bedrijf tot een selecte groep mobiliteitsverleners die een EuRA Global Quality-keurmerk is toegekend. Ook is RSH al meerdere jaren erkend als best beoordeelde immigration lawyer firm van Nederland.

Woningen

De specialisten en consultants van RSH zoeken in het hele land naar woningen, in samenwerking met een uitgebreide poel van lokale huisvestingexperts. Door het uitgebreide landelijke netwerk dat het bedrijf tot zijn beschikking heeft, wordt passende woonruimte snel gerealiseerd.

Maar niet alleen het vinden van een woning is belangrijk. Ook de wensen van overige gezinsleden krijgen de volle aandacht van de mobiliteitsverlener. “Bij ons staat de mens echt centraal in het proces. Wat wil de persoon zélf? Die wens; daar haken wij als RSH zijnde op in”, stelt Haverhals. Zij is afkomstig uit een familie van vastgoedprofessionals en wist bij RSH haar passie voor onroerend goed en de servicemarkt te combineren tot een alomvattende onafhankelijke leverancier voor wereldwijde

mobiliteitsoplossingen.

Bij het woord “alomvattend” hoort ook het regelen van noodzakelijke vergunningen. Denk aan de aanvraag van werk- en verblijfsvergunningen, maar ook aan basale zaken als het openen van een Nederlandse bankrekening, het vinden van een huisarts of uitleg over verzekeringen. Het zijn uitdagingen in een bureaucratisch woud waar RSH moeiteloos de weg weet. De immigratiejuristen en belastingadviseurs van het bedrijf bieden strategisch advies en op maat gemaakte juridische en fiscale oplossingen. Door deze efficiënte en tijdbesparende aanpak daalt ook het totale kostenplaatje. Een internationale werknemer integreert immers sneller en is productiever voor zijn werkgever als diegene zich in korte tijd ontzorgd weet.

Ruud Blaakman, Adviseur internationale arbeidsmobilteit, AWVN

Veronique Haverhals, Eigenaar van RSH

Destimundo een jonge speler in originele groepsen incentivereizen

Patricia Hoytink en Martine Bach Kolling, allebei in diverse rollen al bijna hun hele werkende leven actief in de reisbranche, zijn met hun jonge bedrijf Destimundo Groups & Incentive Travel gespecialiseerd in zakelijke reizen. ’’We zijn geen reisfabriek, bij ons is iedere klant en reis uniek.”

behalen van Travelife-certificering, zodat we zelf ook duurzaam zijn.’’

Klein en persoonlijk

Beiden werken vanuit huis en soms op hun kantoor in Veenendaal, maar vandaag op een inspirerende locatie.

Patricia: ‘’Wij zijn een reisorganisatie die groeps- en incentivereizen voor de zakelijke markt organiseert. Dat doen we voor zowel Europa als daarbuiten. We bieden reizen met zowel bus, trein als vliegtuig aan.’’ Martine vult aan: ‘’We zijn begin 2023 van start gegaan en richten ons op het hogere segment in de markt. We onderscheiden ons onder andere met themareizen, zoals bijvoorbeeld teambuilding, architectuur en culinair. Bovendien bieden we ook reizen aan voor kleinere groepen van 6 tot 10 personen, zoals de directies.’’ Daarnaast verzorgen ze ook wintersportreizen voor groepen en hebben ze goede contacten

Destimundo www.destimundo.nl

in de regattawereld, wat niet toevallig is omdat zeilen en skiën vanaf jonge leeftijd hobby’s van Patricia zijn.

Duurzame reizen

Zonder het onderwerp ter sprake te brengen, beginnen ze zelf over duurzame reizen. Na een vliegende start ligt de focus in 2024 op sustainability. Martine: ‘’Het is een van onze USP’s. We zijn door Viabus Group gevraagd om Destimundo op te zetten en hebben toen aangegeven ons ook te willen richten op duurzaam reizen. Dat betekent niet uitsluitend per trein of bus, ook de luchtvaart is enorm in beweging met de ontwikkeling van alternatieve brandstoffen en zelfs elektrische vliegtuigen voor korte afstanden. Daarnaast zijn we bezig met het

Patricia: ‘’Het voordeel bij ons is dat we alle mogelijkheden aan kunnen bieden, ook qua budgettering. Het ene jaar heeft de klant een ruim budget, terwijl ze een volgende keer minder te besteden hebben.’’ Volgens Martine houden bedrijven en universiteiten steeds meer rekening met duurzaamheid en kiezen klanten voor reizen met een duurzaam karakter. ‘’We schromen er niet voor een klant te adviseren een andere richting op te gaan. We maken echt bewuste keuzes

en nemen niet alle aanvragen zomaar in behandeling. We zijn geen reisfabriek, bij ons is iedere klant en reis uniek.’’

Over Destimundo Groups & Incentive Travel

Destimundo is een jonge frisse speler in groeps­ en incentivereizen en dé specialist voor zakelijke reizen op maat in binnen­ en buitenland. Elke reis is uniek en wordt met de grootste zorg samengesteld. Ze bieden persoonlijke aandacht, organisatietalent, enthousiasme, betrouwbaarheid en een groot wereldwijd netwerk aan partners. Ze zijn intensief bezig met duurzaam reizen, zoals op het gebied van vervoer, accommodaties en activiteiten. Kiezen voor Destimundo Groups & Incentive Travel als reispartner, betekent kiezen voor een solide en dynamische partner.

Non-stop luxe naar Taipei, alleen met China Airlines

China Airlines is de enige luchtvaartmaatschappij met non­stopvluchten van Amsterdam naar Taipei. Stap aan boord van de moderne, luxueuze en ruime Airbus A350­900. Onze medewerkers staan klaar om u in uw eigen taal persoonlijk te assisteren.

China Airlines, de nationale luchtvaartmaatschappij van Taiwan, verandert de manier waarop u naar Azië reist. Onze nonstopvluchten van Amsterdam naar Taipei, die vier keer per week vertrekken, bieden u ultiem comfort en gemak. Als de enige luchtvaartmaatschappij die deze route zonder tussenstop aanbiedt, staat China Airlines garant voor een comfortabele reiservaring.

Bij China Airlines geloven we in persoonlijke service. Op ons Customer Contact Center (CCC) staan onze vriendelijke medewerkers klaar om u te helpen met vragen, verzoeken, wensen en aanpassingen. We spreken Nederlands, Engels en Mandarijn, zodat u altijd in uw eigen taal wordt geholpen. Bij ons krijgt u geen chatbot, maar echte mensen die u te woord staan, wat door onze klanten zeer wordt gewaardeerd.

Een van de hoogtepunten van uw reis is ons ultramoderne vliegtuig, de Airbus A350-900. Dit toestel staat bekend om zijn brandstofefficiëntie en geavanceerde voorzieningen. Of u nu in onze Premium Business Class, Premium Economy Class of Economy Class reist, u gaat genieten van het ruime interieur en de state-of-the-art entertainmentopties.

Elke cabine biedt een unieke service die is afgestemd op uw behoeften.

Onze Premium Business Class biedt ongeëvenaard comfort en privacy, terwijl u in onze Premium Economy Class van extra beenruimte en persoonlijke opbergruimte geniet. Onze Economy Class is comfortabel en betaalbaar, zonder concessies te doen op het gebied van kwaliteit.

Een ander voordeel van reizen met China Airlines is ons royale bagagebeleid. Bij ons komt u niet snel ruimte tekort en zijn de bagagekosten altijd inbegrepen in

de ticketprijs, zodat u niet voor vervelende verrassingen komt te staan tijdens het boekingsproces.

Kies dus voor China Airlines voor uw reis naar Taipei en geniet van het beste wat de luchtvaart te bieden heeft. Comfort, persoonlijke service en gemak

staan bij ons centraal, en we kijken ernaar uit u aan boord te verwelkomen voor een onvergetelijke reiservaring. Boek nu en ervaar zelf het verschil!

China Airlines is de grootste luchtvaartmaatschappij van ‘The Republic of China’, bij ons beter bekend als Taiwan. Het hoofdkantoor is gevestigd in Taipei. China Airlines onderhoudt vluchten naar 178 bestemmingen in 29 landen in zowel Azië als Europa, Noord­Amerika en Oceanië. Het Europese hoofdkantoor van het bedrijf staat in Amsterdam. China Airlines is lid van de SkyTeam­alliantie.

China Airlines – Partner Content

Patricia Hoytink & Martine Bach Kolling

Actueel: Congressen met belevingsfactor

Congressen behoren tot de meest voorkomende gelegenheden voor zakelijke reizen. Puur kennisoverdracht behoort tot het verleden; vandaag de dag scoren organisatoren met holistische concepten.

Wat maakt een congres tot een gedenkwaardige ervaring?

Op congressen staan persoonlijk contact en samenwerking aan gemeenschappelijke onderwerpen centraal. Een succesvol evenement gaat verder dan het boeken van een conferentieruimte met geavanceerde presentatie technologieën. De deelname aan het congres moet een inspirerende ontsnapping uit het dagelijks leven zijn. Om dit te laten slagen, moet de locatie zorgvuldig worden gekozen.

Waar moet de organisatie op letten?

De locatie moet in de eerste plaats bepaalde basisvereisten hebben. Dit omvat het flexibel in kunnen inrichten van een ruimte voor elke groepsgrootte, het voorzien van de nieuwste evenemententechnologie, een moderne infrastructuur en goede bereikbaarheid. Deze basis zorgt echter nog niet voor de blijvende herinneringen. Wie meer wil bereiken, moet de locatie in detail bekijken: welke mogelijkheden zijn er voor

een boeiend nevenprogramma? Kunnen zowel sportliefhebbers als cultuurfans aan hun trekken komen? Kortom, kunnen de deelnemers ook buiten het zakelijke programma nieuwe ervaringen opdoen?

Dit klinkt als veel werk voor de organisatie.

Het nevenprogramma hoeft de organisator niet alleen op te zetten. Idealiter staat er op de congreslocatie een deskundig team ter beschikking dat zich niet alleen bezighoudt met de vlekkeloze uitvoering van het evenement, maar ook in samenwerking met het lokale partnernetwerk een op maat gemaakt programma samenstelt. In het Convention Center Essen passen we ons bijvoorbeeld volledig aan op de behoeften van de klant en nemen, indien gewenst, naast het uitwerken van het concept van het evenement ook de organisatie van bijbehorende incentives op ons. Want, met het gevarieerde aanbod in de regio verlies je anders snel het overzicht.

Wat kunnen bezoekers in Essen verwachten?

Een levendige dynamische stad, met een breed scala aan bezienswaardigheden. De bezoeker duikt rechtstreeks van het congres in de Ruhr-metropool, want het Convention Center Essen ligt midden in de trendy wijk Rüttenscheid in Essen, met tal van winkels, restaurants, theaters en musea. Tegelijkertijd vergadert men in Essen te midden van groen, want de ingang van het Grugapark, de ongeveer 70 hectare grote groene long van de stad, bevindt zich direct naast het Convention Center. Het UNESCO-werelderfgoed Zeche Zollverein, ooit ‘s werelds grootste steenkoolmijn, is een andere highlight, net als het Baldeney-

De deelname aan het congres moet een inspirerende ontsnapping uit het dagelijks leven zijn.

Van seminars tot grote gala’s: Het in 2019 voltooide Convention Center Essen biedt een gevarieerd aanbod van ruimtes voor evenementen van elke omvang. Naast de drie congresgebieden met een maximale capaciteit van meer dan 1.000 personen, wacht er 110.000 vierkante meter in de Messe Essen en de aangrenzende Grugahalle als flexibele evenementenhal op de ideeën van organisatoren. www.convention-center-essen.de

meer als recreatiegebied. Als voormalige culturele hoofdstad en Groene Hoofdstad van Europa heeft Essen in ieder geval veel te bieden.

Het nevenprogramma hoeft de organisator niet alleen op te zetten. Idealiter staat er op de congreslocatie een deskundig team ter beschikking.

Convention Center Essen

Frank Mertz, Head of Sales bij Messe Essen