Vaardige Vingers driemaandelijks tijdschrift van de Academie voor Bureauwetenschappen vzw
nummer
160 september 2013 www.abw.be
Sponsors INTERSTENO-congres 2013
www.frankvercammen.be
www.hanver.be
Abonnement en lidgeld Tijdschrift met de post _________________________________ € 20,00 Tijdschrift met de post + floppykrant op het internet ______ € 34,00 overschrijven op PRK BE55 0000 9986 5944 van de ABW te Hoegaarden.
Redactieleden Agnes Coeckelberghs Danny Devriendt Olivier Levrau
Verleenden hun medewerking Etienne D'Haeseleer Miche Van Lantschoot Academie voor Bureauwetenschappen vzw – Stationsstraat 6 – BE-3320 Hoegaarden
e-mail voorzitter Danny Devriendt: devriendt@online.be e-mail penningmeester Agnes Coeckelberghs: agnescoec@hotmail.com De Academie voor Bureauwetenschappen vzw werd in 1972 opgericht als pluralistische vereniging voor leerkrachten burotica door wijlen erevoorzitter Jos Jossart. Ieder auteur is verantwoordelijk voor zijn ingezonden artikel. Het opnemen van een artikel in ons tijdschrift houdt niet in dat de redactie of het bestuur zich akkoord verklaart met de inhoud. Cover: 49e INTERSTENO-congres 2013 – medailles op de prijsuitreiking (foto:Laurence Defawe)
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Voorwoord Danny Devriendt Dag lezer Ons september-nummer ligt vóór u. U krijgt het samen met ons nummer van juni bezorgd, twee vliegen in één klap dus. Daarmee hebben we onze 'achterstand' meteen goedgemaakt. Het is vrijdagnamiddag 30 augustus als ik deze regels tussendoor intyp. Net de klassieke personeelsvergadering achter de rug: nieuw lessenrooster, nieuwe opdracht, nieuwe leerlingen en benieuwd naar de eerste kennismaking volgende week. In dit nummer staan enkele mogelijkheden in Excel centraal en werken we een voorbeeld in de vakantiesfeer uit met keuzelijst en selectievak. Je leert ook hoe je van een klassieke inhoudsopgave en verzamellijst maakt waarin je nog uit te voeren taken in een document kunt oplijsten. In dit nummer krijg je ook tekst en uitleg bij de uitwerking van de opdracht Professionele tekstverwerking uit nummer 159. Maar probeer vooral eerst zelf de opdracht uit te werken zonder de toelichting bij de hand te nemen. Verder ook nog een beknopt verslag van een wedstrijd computertypen in Nijkerk (NL) die in het voorjaar plaatsgreep én een overzichtje van enkele tools voor het online bewerken van foto's. Van foto's gesproken: wist je dat ook Excel een camera-functie aan boord heeft. En die kan meer dan je zou vermoeden. Je krijgt enkele gebruikersmogelijkheden toegelicht in dit nummer. We ronden af met een regelmatig terugkerende algemene rubriek: 'vreemde woorden'. Je kunt er zeker je algemene kennis mee opkrikken. Terwijl u dit leest, zit het schooljaar alweer op kruissnelheid. Ons bestuur denkt dan al volop aan de voorbereiding van onze studiedag 2014 die we normaal ergens in maart 2014 zullen houden. Het programma ervan vindt u in het volgende nummer van Vaardige Vingers. Bij deze alvast een oproep: als u voorstellen heeft voor onderwerpen, zowel in workshops als in plenum, laat het ons dan zeker weten. Of misschien wilt u zelf wel een workshop aanbieden? Een boeiend schooljaar gewenst! Namens het bestuur
Danny Devriendt Voorzitter
3
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Keuzelijsten en selectievakjes in Excel Danny Devriendt
W
Ie op vliegvakantie vertrekt, kan de wagen in de buurt van de luchthaven veilig parkeren bij bv. CarHotel. Dit is de context waarin we een – vereenvoudigde - toepassing opzetten waarin we een keuzelijst Ên een selectievakje gebruiken.
De opdracht In deze opdracht berekenen we de te betalen prijs op basis van aankomst- en vertrekdatum, in te vullen in de cellen C8 en C9. Kies willekeurige data om te testen. C11: bereken het aantal dagen. Mocht het aantal dagen lager dan 1 zijn, dan kleurt de achtergrond in deze cel rood en wordt de celinhoud wit. (1 punt) G11: je berekent de te betalen prijs op basis van het aantal dagen (C11) en de prijslijst in de kolommen M en N. Zorg voor valutanotatie. Mocht het aantal dagen uit C11 niet in de prijzentabel voorkomen, dan komt in G11 de waarschuwing: "aantal dagen tussen 1 en 14!" i.p.v. een concrete prijs. (1,5 punten) Tijdens het verblijf kan je je auto 'verwennen' met een wasbeurt in de carwash. Zorg voor een keuzelijst. De items voor de keuzelijst vind je in kolom P. In de cel G13 verschijnt de te betalen prijs.(1,5 punten) Tenslotte kan je ook nog een boeket bloemen laten voorzien bij terugkomst. Voorzie een selectievakje. De prijs voor het bloemenboeket is 25 EUR (cel G15). (1 punt) In G17 bereken je de totale te betalen prijs. Alle opgegeven prijzen zijn inclusief 21 % BTW, dus ook de totale prijs. Bereken in G19 het aandeel BTW in de totale prijs uit G17. (2 punten)
4
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
De uitwerking C11 – berekening aantal dagen. Om het aantal dagen tussen twee datums te berekenen, kan je die datums gewoon van elkaar aftrekken. De cellen C8 en C9 moeten uiteraard cellen van het type Datum zijn (Getalnotatie Datum). De formule wordt dan: =C9-C8, heel eenvoudig. De vertrekdatum moet natuurlijk later zijn dan de aankomstdatum. Een echte controle is er hierop niet. Wel kunnen we via Voorwaardelijke opmaak aan de cel C11 een opvallende opmaak toekennen als het aantal dagen lager is dan 1:
G11 – Prijsberekening. We vinden de prijzentabel terug in de kolommen M en N, gaande van minimum 1 dag tot maximum 14. Maak gemakshalve van je prijzentabel een bereik, bv. dagen. Uiteraard gaan we hier aan de slag met de functie VERT.ZOEKEN, op basis van het aantal dagen uit de cel C11. In de tweede kolom van ons prijzenbereik vinden we dan de passende prijs. Als het aantal dagen kleiner zou zijn dan 0 of groter dan 14, dan hebben we een probleem en vinden we geen prijs. Vandaar dat we met de functie ALS.FOUT aan foutenopvang doen. Zolang de functie VERT.ZOEKEN een resultaat genereert, krijgen we dat resultaat te zien. Is dat niet het geval, dan verschijnt de foutmelding Aantal dagen tussen 1 en 14! =ALS.FOUT(VERT.ZOEKEN(C11;dagen;2;ONWAAR);"Aantal dagen tussen 1 en 14!") G13 – carwash. In de kolommen P en Q vinden we vier verschillende mogelijke keuzes wat carwash betreft, met de bijhorende prijs, gaande van geen carwash tot carwash XXL, wat dit ook moge inhouden. We laten de gebruiker via een keuzelijst zijn keuze maken. Plaats de keuzelijst via het tabblad Ontwikkelaars > Besturingslementen > Invoegen > Formulierbesturingselementen > Keuzelijst met invoervak en sleep de keuzelijst op de gewenste plaats en in de gewenste grootte in je werkblad. Mocht het tabblad Ontwikkelaars niet in het Lint te zien zijn, dan kan je via Bestand > Opties > Lint aanpassen dat tabblad selecteren zodat het zichtbaar wrodt. Via het snelmenu maak je het besturingselement op. Het invoerbereik bepaalt de inhoud van de keuzelijst. Die moet dus altijd ook ergens in het Excel-bestand voorkomen, de waarden netjes onder elkaar. In ons geval is dat in de cellen P2:P5 en dat geven we als invoerbereik op.
Verder koppel je de keuzelijst aan een willekeurige maar niet-gebruikte cel, bv. de cel P1. Die cel kan je als een soort hulpcel zien. In die cel komt een getal dat aangeeft de hoeveelste waarde uit de keuzelijst gekozen werd. Kies je bv. de tweede waarde uit de keuzelijst, dan wordt 2 de inhoud van de cel P1. Je kunt dus nooit zomaar uit de keuzelijst halen wat gekozen werd, maar wél de hoeveelste keuze in de lijst gemaakt werd. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
5
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160 Hier moeten we verder mee aan de slag. Ook van de cellen P2 tot Q5 maak je best een bereik, bv. carwash. Het bereik kan je als een soort matrixtabel zien met rijen en kolommen. Aangezien we de keuzelijst op basis van de eerste kolom uit die matrix hebben opgebouwd, krijg je in P1 altijd het juiste rijnummer te zien. Aan de hand van de keuze zijn we natuurlijk benieuwd naar de prijs. Die komt altijd in kolom 2 van de matrix voor.
Om die prijs op te zoeken, hebben we een heel mooie Excel-functie, de functie index(): in een matrix zoeken we een waarde op aan de hand van de rij en de kolom die we opgeven.
Concreet: we halen de rij uit de cel P1, die de keuze in de keuzelijst bijhoudt en de prijs vinden we in kolom 2 van de matrix: =INDEX(carwash;$P$1;2) G15 – Bloemen. Je kunt nu al dan niet een boeket bloemen van 25 EUR aan je bestelling toevoegen. Het selectievakje dat we hiervoor gebruiken, vind je bij de besturingselementen (tabblad Ontwikkelaars). Je selecteert het en sleept de gewenste grootte op de gewenste plaats in je werkblak. Via de eigenschappen kan je het besturingselement opmaken. Ook hier koppel je het selectievakje aan een willekeurige niet-gebruikte cel die bijhoudt wat je keuze is: WAAR (als het selectievakje ingeschakeld is) of ONWAAR (als het selectievakje uitgeschakeld is). De berekening in G15 is eenvoudig: =ALS(M29;25;0). M29 is de willekeurige cel die WAAR/ONWAAR bevat. Je hoeft niet op te geven ALS(M29=WAAR…, maar gewoon =ALS(M29…, wat betekent dat M29 WAAR/TRUE is. Als M29 WAAR is, dan is het selectievakje geselecteerd en tellen we 25 op. In het andere geval tellen we 0- niets dus – op. Opgelet: gewoon het getal 25 opgeven, niet 25 EUR. De toevoeging EUR gebeurt immers via de celopmaak (type: Valuta voegt automatisch het EUR-symbool toe). Ja ken de functie omkeren door de functie NIET() te gebruiken: =ALS (NIET(M29);0;25). Maar dat is hier natuurlijk niet nodig. De totale prijs berekenen in G17 is wellicht geen probleem: gewoon de deelprijzen optellen. Alle prijzen zijn inclusief 21 % BTW en in G19 tenslotte moeten we de BTW uit die totaalprijs berekenen.
6
Hier is het natuurlijk even opletten. Aangezien G17 de prijs inclusief BTW is, mag je zeker niet zomaar 21 % op G17 berekenen, want dan bereken je BTW op de BTW. We delen de prijs inclusief BTW door 1,21 en op dat bedrag berekenen we 21 % BTW: =G17/1,21*0,21.
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Gebruik van kalender-object In deze variant typen we niet zelf de datum van aankomst en vertrek in, maar kiezen we de data uit een kalender. Omdat hier programmeercode aan te pas komt, sla je het bestand op als Excel-werkmap met macro's (XLSM). Je vindt het kalenderobject via het tabblad Ontwikkelaars, Invoegen > Active-X besturingselementen > Meer besturingselementen > Calendar Control > OK en je sleept de kalender in de gewenste grootte in je werkblad.
In het tabblad Ontwikkelaars is de Ontwerpmodus actief: hier kan je aan de instellingen van de kalender werken. Wil je de kalender gebruiken, dan schakel je de Ontwerpmodus uit.
Via het snelmenu op de kalender, kan je Eigenschappen van die kalender instellen en bv. de opmaak van de kalender fijnregelen. We gaan niet op alle mogelijke opties in. De belangrijkste optie is de optie LinkedCell waarin je een cel uit je werkblad opgeeft waar het resultaat van je keuze uit de kalender terecht komt, in het ge誰llustreerde voorbeeld B19 voor de kalender met aankomstdatum en C19 voor de kalender met vertrekdatum. Via het snelmenu kan je ook nog Calendarobject > Properties kiezen waarmee je ook nog enkele instellingen kunt aanpassen:
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
7
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Alle gegevens in het Nederlands weergeven, lijkt niet zomaar mogelijk en zal een stuk programmeerwerk vragen, waar we niet op ingaan. Uitleg bij de keuzelijst vind je in de screencast, besproken in ons vorig nummer, en te vinden op http://www.screenr.com/xMOH.
Het TC-veld gebruiken om een to-do-list te maken WordTips
H
et {TC} veld wordt normaal gebruikt om te bepalen welke informatie in een inhoudsopgave komt. In WordTips van 10 augustus 2013 vind je een voorbeeld hoe dat veld ook voor andere doeleinden te gebruiken, bv. om een lijstje te maken wat er nog allemaal in een document moet aangepast worden. Er zijn verschillende manieren om aan te geven op welke plaats een document nog moet aangepast worden. Ik gebruik vaak de combinatie XXX die ik dan meestal ook nog geel markeer. Via de zoekfunctie vind ik dan snel de plaatsen terug waar nog iets moet gebeuren. Ook via het toevoegen van commentaar kan je natuurlijk aan te passen onderdelen markeren. Maar er is ook een andere mogelijkheid, door gebruik te maken van het {TC} veld dat je gewoon invoegt op plaatsen waar nog iets aan het document moet gebeuren. Je kan zo verschillende TCvelden plaatsen en er ook nog commentaar aan toevoegen, bv.: {TC "nog aan te passen aan de meest recente gegevens"} {TC "deze alinea nog herschrijven en iets inkorten"} {TC "moet aangepast worden naar Word 2013"} Op het moment dat je nu je document wil aanpassen, kan je gewoon bovenaan in dat document een inhoudsopgave genereren. Je krijgt meteen een lijstje met eigenlijk telkens de inhoud die je aan de TC-velden hebt toegevoegd én het paginanummer. Via de hyperlink kan je trouwens gewoon klikken en rechtstreeks naar de plaats springen waar de aanpassing moet gebeuren.
8
Vergeet na elke aanpassing niet de TC-veldcode te verwijderen. Op elk moment kan je de inhoudsopgave bijwerken en zal de lijst – hopelijk – steeds korter worden tot alle aanpassingen gebeurd zijn. Misschien in bepaalde gevallen te overwegen?
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Oplossing professionele tekstverwerking Danny Devriendt
B
ij de opgaveprofessionele tekstverwerking uit het vorige nummer hoort enige toelichting bij de oplossing. In deze bijdrage gaan we op verschillende elementen van de oplossing in.
A Opdracht A1 (16 punten) Aangezien de opgavebestanden als platte tekst aangeboden worden, wordt met 'herkenningscodes' gewerkt voor de structuur van de tekst. Alle alinea's die met *0 beginnen, zijn hoofdstuktitels. Die maken we bv. op met de stijl Kop 1.
Om vlot structuur in je document aan te brengen gebruik je enkele keren de vervangfunctie: *0 > Stijl: Titel *1 > Stijl: Kop 1 *2 > Stijl: Kop 2 *3 > Stijl: Kop 3 Als je een zoekwaarde door opmaak vervangt, dan voeg je eigenlijk de opmaak aan die zoekwaarde toe. Aangezien de stijlen alineastijlen zijn, gelden ze voor de volledige alinea. De oorspronkelijke markeringen, *0, *1… blijven nog in de tekst aanwezig. Die zoek je nu op en vervang je door niets. Vergeet niet de opmaak bij Vervangen door te verwijderen (knop: Geen opmaak). Dit kan in verschillende vervangopdrachten gebeuren, maar je kan ook zoeken naar een sterretje gevolgd door een willekeurig cijfer: *^# om die in één handeling te verwijderen. Nu de structuur in orde is, pas je de stijlen één voor één aan de wensen aan. Enkele aandachtspunten: Om de titeltekst van niveau 1 in kleine letters te plaatsen, kan je in de overzichtsweergave enkel de titels van het Niveau 1 weergeven, die selecteren en dan met Shift+F3 de titeltekst omzetten in kleine letters met beginhoofdletter. De horizontale lijn die na de tekst op niveau 1 komt, is een tabulatie waarbij je een tabstop instelt tegen de rechtermarge met een voorlooplijn. Die tabstop stel je natuurlijk via de stijl Kop 1 in. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
9
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160 Nu moet nog een tabstop toegevoegd worden op het einde van elke titel. We zoeken zo'n titel op, maar scheiden wel de inhoud van de alineamarkering en gebruiken daarvoor jokertekens. Bij gebruik van jokertekens zoek je met ^13 naar een alinea-einde. De vervangactie ziet er dan zo uit en in één beweging wordt overal een tabulatie toegevoegd, met de horizontale lijn tot gevolg.
De nummering regel je via een lijst met meerdere niveaus. De niveaus 1 tot 4 koppel je respectievelijk aan de stijlen Titel, Kop 1, Kop 2 en Kop 3 en per niveau pas je de gewenste nummering aan. Bij Kop 3 is er geen nummering meer. Bij Nummer laten volgen door kies je voor Niets i.p.v. tabteken.
10
De titels die starten met # zijn een buitenbeentje. Hier plaats je een cirkel als grafisch object exact op 12 cm van de paginarand en tegen de rechtermarge. Voor de tekst gebruik je best een afzonderlijk tekstvak dat je bovenop de cirkel plaatst. De tekst in een los tekstvak kan je iets makkelijker positioneren. Eenmaal de tekst keurig staat, kan je tekstvak en cirkel samen selecteren en via Opmaak > Schikken > Groeperen > Groeperen tot één object samenvoegen.
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Opdracht A2 Hier pas je gewoon de stijl Standaard aan. De witruimte onder elke alinea mag je gerust zowel boven als onder de alinea opgeven.
Opdracht A3 Deze opdracht kan je heel snel in twee kleine zoekopdrachten oplossen: Zoek naar ^w% en vervang door %. Met ^w zoek je naar één of meer spaties. Nu zijn dus alle spaties vóór het %-teken weg. Zoek naar % en vervang door ^s%. ^s is een vaste spatie. Nu staat voor elk %-teken een vaste spatie waardoor het getal vóór het %-teken op dezelfde regel samengehouden wordt met het %-teken.
Opdracht A4 Vervang de *X gewoon door de stijl Lijst opsom.teken en verwijder daarna alle *X. Pas nu gewoon de stijl aan. Uitspringen betekent dat je een negatieve waarde moet opgeven. Vergeet niet de optie Geen witruimte toevoegen tussen alinea's met dezelfde stijl uit te schakelen. Zoniet, krijg je nooit de gevraagde 2pt extra ruimte tussen de verschillende items.
Opdracht A5 Je kunt bij het gewoon zoeken in twee zoekacties werken: [spatie](^#) zoeken. ^# stelt één willekeurig cijfer voor. Vervang door niets om te verwijderen. Zoek dan ook nog naar [spatie](^#^#) en vervang door niets om getallen met twee cijfers te verwijderen. Veiligheidshalve moet je nu ook nog op zoek naar cijfers tussen ronde haakjes zonder spatie ervóór, mochten die voorkomen. Door van jokertekens gebruik te maken, kan je ook in één vervangactie werken:
We gebruiken telkens een \-teken vóór de ronde haakjes om aan te geven dat het om echte ronde haakjes gaat. De ronde haakjes hebben immers een speciale betekenis (groepen vormen) bij gebruik van Jokertekens. Binnen de haakjes zoeken we naar een teken in het bereik 0-9, een cijfer dus en dat cijfer mag 1 of 2 keer na elkaar voorkomen {1;2}. Dat geheel vervangen we uiteraard door niets. Als eerste teken in de zoekreeks is een spatie opgenomen. Zoniet, dan moet je zeker nog op zoek gaan als er geen dubbele spaties voorkomen. Er zijn dus meerdere wegen die naar Rome leiden!
Opdracht A6 Je voegt de illustratie in met Tekstterugloop Achter tekst. Nu kan je de illustratie in zijn volle grootte weergeven, met enige afloop links/rechts. Om de tekst precies tegen de rechtermarge te laten verschijnen kan je:
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
11
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160 Ofwel de tekst gewoon intypen en rechts uitlijnen. Via alineawit boven de tekst kan je de tekst zo plaatsen dat die vrijwel onderaan de illustratie verschijnt. Ofwel de tekst via een tekstvak plaatsen dat je positioneert. Je kan het tekstvak tegen de rechtermarge plaatsen en de tekst erin rechts uitlijnen. Vergeet dan echter niet ook de standaardruimte die tussen de tekst en de rand van het tekstvak voorzien is – 0,19 cm – op 0 te plaatsen zodat de tekst precies tegen de rechtermarge uitgelijnd is.
Opdracht A7 Gewoon de figuur in een voettekst toevoegen en met Eerste pagina afwijkend de voettekst op de eerste pagina leeg laten. Stel Voettekst vanaf onder op 0,5 cm in en controleer ook of er geen alineawit onder de alinea waarin de figuur staat ingesteld is.
Opdracht A8 Bij een inhoudsopgave komt het er altijd op aan om de stijlen waarmee de inhoudsopgave is opgemaakt Inhopg 1, Inhopg 2, Inhopg 3… aan te passen. Om de titeltekst niet te ver naar rechts te laten lopen, neem je gewoon in de stijl een insprong rechts van bv. 1 cm op.
Opdracht A9 Je voorziet in de koptekst een vorm Afgeronde rechthoek. Stel de hoogte op 2 cm in, maar start de weergave ervan op -1 cm t.o.v. de paginarand. Zo krijg je helemaal bovenaan je pagina enkel de onderste helft van de afgeronde rechthoek te zien, 1 cm hoog. De breedte van de vorm stel je relatief in op 100 % t.o.v. de marges. Als je later de marges aanpast, zal de breedte van de vorm zich dynamisch mee aanpassen.
Voorzie een tekstvak van 1 cm hoog, 100 % relatieve breedte t.o.v. de marges dat je bovenop de vorm plaatst. Om telkens de actieve titel, opgemaakt met de stijl titel weer te geven, voeg je {styleref Titel } als veldcode in. Uiteraard verzorg je de opmaak zoals gevraagd.
Opdracht A10
12
Je hoeft in deze opdracht geen afzonderlijk kop/voettekst voor even en oneven pagina's te maken omdat de nummering symmetrisch gebeurt. Positioneer het horizontale lijntje op exact 8 cm van de bovenrand van de pagina, 1,5 cm breed en kies Buitenkant Pagina. Zo komt het zowel op even als oneven pagina's meteen goed terecht. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160 Voor de paginering gebruik je een tekstvak van 1 cm hoog dat je precies boven het lijntje plaatst, dus op 7 cm van de bovenrand van de pagina, eveneens Buitenkant Pagina. Het is heel belangrijk dat je het paginanummer mag centreren t.o.v. het lijntje. Mocht dat niet het geval zijn, dan zou je alsnog voor even en oneven pagina's de paginering afzonderlijk moeten instellen. De rest is nu afwerking.
Opdracht A11 Om snel de tekst in een tabel om te zetten, selecteer je de tekstinhoud die in de tabel moet komen en kies je Invoegen > Tabel > Tekst naar tabel converteren. Op dit moment beschik je over een ruwe standaardtabel. Strikt genomen zou je voor de inhoud van de tabel misschien beter een afzonderlijke stijl gebruiken. Vergeet in elk geval niet het alineawit boven en onder de tekst weg te halen. Via de tabelopties kan je de 2 pt witruimte bovenaan en onderaan in de cellen instellen. Met Ruimte tussen cellen toestaan kan je ietwat witruimte tussen de cellen onderling voorzien.
Opdracht A12 Voorzie dus een tekstvak dat je rechts en onder tegen de marge positioneert en een breedte van 50 % t.o.v. de marges meegeeft. Via Vorm opmaken > Tekstvak kan je de marges in je tekstvak op 0,2 cm instellen. Er mag dan uiteraard niet ingesprongen worden in de tekst, noch alineawit voorzien worden boven de eerste alinea en onder de laatste alinea om die 0,2 cm te behouden. Het tekstvak moet verankerd zijn aan de titelalinea The key role of the European Railway Agency. Sleep eventueel het ankersymbool bij selectie van het tekstvak naar de juiste plaats.
13 B Deze opdracht kan snel uitgevoerd worden in twee vervangacties met gebruik van jokertekens. Selecteer misschien best telkens vooraf de kolom waarin je de aanpassing wil doorvoeren. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160 In de eerste opdracht maak je drie groepen tussen ronde haakjes met een / als scheiding ertussen. Bij het vervangen kan je de groepen nu gemakkelijk van plaats verwisselen: eerste de oorspronkelijk derde groep (jaartal), dan de eerste groep (maand) en tenslotte de tweede groep (dag), nu gescheiden door een –teken. De / laten we gewoon vallen.
De tweede opdracht is gelijkaardig. We maken nu groepen van 2 cijfers, 5 cijfers en 2 letters, zonder scheiding ertussen. Bij het vervangen wordt de volgorde groep 1, groep 3 en groep 2: eerst twee cijfers, dan twee letters en tenslotte 5 cijfers.
C Je bereidt een basisdocument voor met daarin de gegevens van twee landen naast elkaar. In de opgave staat duidelijk dat het tweede land naast het eerste land moet komen. Uiteraard moet je, bv. in de lege kolom tussen de twee landen daar de veldcode {NEXT} plaatsen zodat de gegevens van het volgende land gebruikt worden. Gebruik een tabel en kopieer die, eens afgewerkt, in de koptekst om de kolomtitels weer te geven.
Het basisdocument moet ingesteld zijn op het type Adreslijst zodat de volgende landen telkens onder elkaar aansluiten op dezelfde pagina. Naast het land, komt nog de melding (Unicef Board), afhankelijk van de inhoud van het veld Unicef. Hier werken we uiteraard met een IF-veldcode:
14
{IF {MERGEFIELD Unicef} = 2013 " (Unicef Board)" ""} Afwerken, samenvoegen en de lijst is klaar.
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Wedstrijd computertypen in Nijkerk (NL) Miche Van Lantschoot Op zaterdag 20 april werd in Nijkerk een wedstrijd Computer(snel)typen en Audiotranscriptie georganiseerd. De wedstrijd bestond uit het overtypen van een Nederlandse en een Engelse tekst van het beeldscherm. Elke tekst typte je gedurende 10 minuten via het klavier van de computer in. Eerst kregen wij een USB stick. Daar stond het programma met de wedstrijdteksten op. Na het intypen van een code, verschenen de eerste regels van de wedstrijdtekst en een klok waar 600 (seconden) op stond. Nadat het startsein gleden alle vingers over het klavier tot de klok op 0 kwam.
De Vlaamse TopTypers op de Nederlandse wedstrijden in Nijkerk (NL)
Nederlanders gebruiken het QWERTY toetsenbord en hebben zo hun voordeel: op een QWERTY klavier sla je voor een leesteken of cijfer 1 toets aan, terwijl je op een AZERTY klavier vaak 2 toetsdrukken nodig hebt. Op een tekst van 10 minuten kan dat vlug een verschil van 45 aanslagen maken. Per gemaakte fout werden er 100 aanslagen afgetrokken van het totaal getypte aanslagen. De gouden regel is: typ trager en (bijna) foutloos. De resultaten van TopTypers Brugge mochten er zijn: Leeftijd Naam Bruto 10 min. -18 jaar Daphné Termote - goud 5686 -18 jaar Hannes Deconinck 2001 +18 Geert Bonte - goud 5284 +18 Michèle van Lantschoot – zilver 3752 +18 Katrien Vandenbulcke - brons 3627 +18 Gabriël Dujardin 3735 +18 Lorenz Deconinck 2741
Fouten 10 13 4 7 10 15 8
% fouten 0,18% 0,65% 0,08% 0,19% 0,28% 0,40% 0,29%
In de wedstrijd audiotranscriptie behaalde Danny Devriendt de tweede plaats.
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
Netto 4686 701 4884 3052 2627 2235 1941
15
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Online foto's bewerken Agnes Coeckelberghs
O
nze foto’s verfraaien hoeft niet altijd met een programma op onze PC. Online zijn er ook verschillende toepassingen beschikbaar. We zetten enkele programma's kort op een rijtje. Probeer ze zelf eens uit!
Photoshop Express Editor Via www.photoshop.com/tools kan je foto’s uploaden en bijwerken: met Edit kan je de foto bewerken met Decorate kan je allerlei funny elementen aan je foto toevoegen.
Sumopaint Het venster van Sumopaint vertoont gelijkenis met Photoshop elements en heeft quasi identieke pictogrammen. Bovendien kunnen we hier ook werken met lagen. Om het wat eenvoudiger te maken kun je taal wijzigen naar o.a. Nederlands. Website: www.sumopaint.com/app/.
Befunky Hier kunnen we de foto’s bewerken en achteraf direct op één van de social network sites plaatsen. Website: www.befunky.com/explore/
Fotoflexer
16
Zoals befunky kunnen we bij Fotoflexer ofwel bewaren op onze PC of als PNG opslaan voor het internet. Website: http://fotoflexer.com/app/index.php?integration=upload
Pixlr.com Duidelijke pictogrammen. Vergelijkbaar met Photoshop Elements. Zowel bedoeld om toe te voegen aan de sociale media alsook bewaren op de eigen PC. Website: http://pixlr.com/editor/. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
De camera tool gebruiken in Excel Olivier Levrau
D
e camera tool is een functie die zelfs ervaren gebruikers van Excel vaak niet kennen. Nochtans is deze functie meer dan de moeite om van naderbij te bekijken. Bij deze.
De camera tool in het lint plaatsen De camera tool is standaard niet zichtbaar en dien je zelf te activeren. Pas de werkbalk Snelle toegang aan. Klik op de dropdown rechts van de werkbalk Snelle toegang en kies vervolgens ‘Meer opdrachten’.
In het scherm hierboven selecteer je ‘Alle opdrachten’ i.p.v. 'Populaire opdrachten’ en ga je op zoek naar de opdracht ‘Camera’. Deze selecteer je en voeg je toe gaan de Werkbalk Snelle Toegang. Jouw werkbalk ziet er nu als volgt uit:
Oefening 1: Live Afbeelding Maak onderstaande tabel aan.
17 Selecteer het bereik B2:E3 en klik op de camera, je zal merken dat de cursor verandert in een kruis. Klik vervolgens op de cel H2 en je bekomt het resultaat bovenaan volgende pagina.
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Indien je de waarde in de cel B3 wijzigt naar bv. 120, dan zal de waarde wijzigen in zowel de cel E3 als in de afbeelding.
Maar aangezien dit een afbeelding is, heb je via het tabblad ‘Hulpmiddelen voor afbeeldingen’ alle mogelijkheden om deze ‘live picture’ op te maken als een afbeelding. Eens je deze tool kent is het een kleintje om een mooie grafische weergave te maken. Probeer je onderstaande oefening uit? (Uiteraard moet de grafische figuur de aanpassingen volgen die je maakt in de bron.)
18
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Oefening 2: Grafieken Als je de vorige oefening onder de knie hebt, dan mag ook deze oefening geen probleem zijn ☺. Gebruik de camera tool om het dynamische resultaat in de grafiek hieronder rechts weer te geven.
Oefening 3 Afhankelijk van de het land dat je kiest in de cel I2, moet de juiste vlag verschijnen in de cel J3.
Stap 1 De eerste stap is het maken van de tabel met de landen en corresponderende vlag. (B2:C5). Stap 2 Als de tabel klaar is, moeten we naar de naam van het land kunnen verwijzen met behulp van een benoemd bereik. Je kunt dat op een heel snelle manier doen door de cellen B2:B5 te selecteren, in het tabblad Formule kies je ‘Maken o.b.v. selectie’ en vervolgens de optie ‘Bovenste rij’ aan te vinken (zie volgende pagina).
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
19
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Stap 3 Maak in de cel I2 een keuzelijst die verwijst naar de naam van de landen. Dit kan je doen via het tabblad ‘Gegevens’. Kies daar voor ‘Gegevensvalidatie’. Je zou het resultaat hiernaast moeten bekomen. Stap 4 We koppelen de afbeelding (die we gaan maken met de Camera) in de cel J2 aan een benoemd bereik. Echter het benoemd bereik moet afhankelijk van de waarde van cel I2 verwijzen naar cel C3 of C4 of C5. Dit kunnen we doen door het benoemde bereik niet te laten verwijzen naar een celadres, maar naar een functie die als resultaat een celadres oplevert. Dit is mogelijk met de functie Verschuiving. =VERSCHUIVING(Blad1!$C$2;VERGELIJKEN(Blad1!$I$2;Land;0);0;1;1) De ankercel voor VERSCHUIVING is C2. Met de functie VERGELIJKEN gaat Excel met de waarde van I2 (naam van het land) zoeken welke positie de naam van het land heeft in het benoemde bereik ‘Land’. Dit is het aantal rijen dat Excel vanaf cel C2 naar beneden gaat. De uiteindelijke verwijzing is dan 1 cel hoog en 1 cel breed. De bovenstaande formule is gekoppeld aan het benoemde bereik Zoek_Figuur. Kies hiervoor het tabblad Formules > Namen beheren > Nieuw. Je kunt als alternatief ook werken met een keuzelijst-object (tabblad Ontwikkelaars > Invoegen > Keuzelijst met invoervak). De uitvoer van zo'n keuzelijst – in een willekeurige cel – is immers de volgorde van de keuze in de keuzelijst. Zie artikel Keuzelijsten en selectievakjes in Excel hoger in dit nummer. Op die manier moet je de functie vergelijken niet gebruiken en ziet je formule die je aan je zoekbereik koppelt er een stuk eenvoudiger uit. In het voorbeeld hieronder gaan we ervan uit dat de cel K1 de cel is die als uitvoercel van de keuzelijst is opgegeven. =VERSCHUIVING(Blad1!$C$2;Blad1!$K$1;0)
20
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Stap 5 Alle ingrediënten voor deze oefening zijn nu klaar. Het enige wat we nu nog moeten doen is de afbeelding in J2 koppelen aan het bereik Zoek_Figuur. Dit kan door: Een willekeurige cel te selecteren Klik op de cameraknop Plak de afbeelding (eventueel gewoon lege cel) in de cel J2 De afbeelding koppel je in de formulebalk door =Zoek_Figuur in te voeren.
Uiteraard kan je deze afbeelding verder opmaken.
Oefening 4 Naar analogie met oefening 3 kan je er bv. voor zorgen dat een ‘happy smiley’ verschijnt indien het resultaat meer dan 10 is, bij een lagere score verschijnt een ‘sad smiley’. De vlaggen bij oefening 3 en de uitwerking vind je op de floppykrant bij dit nummer.
21
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
V A A R D I G E V I N G E R S N R . 160
Vreemde woorden Etienne D'Haeseleer Hoe noemt men… [zie oplossing onderaan de pagina] 1 … (in het Joods) het woord dat zowel ter begroeting ("hallo") als tot afscheid ("tot ziens") wordt gebruikt? 2 … (scheldnaam) een veramerikaanste Mexicaan? 3 … de Siciliaanse maffia? 4 … een vondst, truct, foef om op te vallen? 5 … een heilige spreuk waaraan in het hindoeïsme een bovennatuurlijke kracht wordt toegekend en die steeds herhaald wordt? 6 … een door prehistorische mensen tot kunst bewerkt voorwerp? 7 … in het Verenigd Koninklrijk 11 november (het einde van de Eerste Wereldoorlog 1914-1918) 8 … "genezing" door handoplegging? 9 … de munteenheid van de Chinese Volksrepubliek? 10 … de wintersport waarbij honden een slee, quad of kar voorttrekken?
11 … (in het Engels) zestigplussers die niet meer werken, maar nog zeer actief zijn, steeds talrijker worden en volop van het leven genieten? 12 … iemand die zich bezighoudt met het verklaren van geschriften uit de oudheid, in het bijzonder van de bijbel? 13 … het duiken met zuurstofflessen? 14 … het voorspellen van de toekomst door het oproepen van de geesten van afgestorvenen 15 … een mannetjesduif 16 … (in het Engels) mensen die hun eten halen uit de afvalcontainers van winkels en restaurants? 17 … een typische Cypriotische sterke drank gemaakt van druivenresten? 18 … gevoelloosheid voor pijn? 19 … (in medisch jargon) een moedervlek? 20 … een huwelijk met vrijwillige onthouding?
analgesie – artefact – chirothesie – Cosa Nostra – doffer – dumpster-divers – exegeet – gimmick – grampies – gringo – josefshuwelijk – mantra – metrocelide – mushing – necromantie – Poppy Day – scuba-diving – sjalom – yuan - zebania
22
1 Sjalom. De Joodse betekenis is "vrede". 2 Gringo. Buitenlanders (in 't bijzonder Noord-Amerikanen) worden in Mexico en Zuid-Amerika gringo's genoemd. 3 Cosa Nostra. De Napolitaanse maffia noemt men Camorra. De Japanse maffia heet yakuza. 4 Gimmick. Voorbeeldzin: Het verhaal van "Avatar" vind ik boeiend, maar 3D brengt me niets bij. Dat is een gimmick. Deze film is even goed in 2D als in 3D. 5 Mantra. Een mantra (meditatiespreuk) telt zeven woorden. Bijv.: "Ik dank u voor deze blijde dag". 6 Artefact. Prehistorisch voorwerp met kunst vervaardigd (Lat.: artefactus). De prehistorie is de periode in de geschiedenis van de mensheid vóór het bestaan van geschreven documenten. 7 Poppy Day (klaproosdag). Omdat er rond de loopgraven in België en Noord-Frankrijk zoveel klaprozen bloeiden, is de "poppy" (klaproos, papaver) het symbool van de herdenking van het einde van WO I. De klaproos staat voor vrede en misschien, gezien haar rode heldere kleur, voor het zinloos vergieten van bloed. 8 Chirothesie. 9 Yuan. De Chinese minimumlonen verschillen van provincie tot provincie. Dat gaat van 710 yuan (80 euro) tot 1120 yuan (125 euro) per maand. Yuan is ook de naam van de Chinese dynastie van 1200-1308. 10 Mushing. De slederennen worden in categorieën gelopen volgens het aantal honden die trekken, met een maximum van veertien honden. 11 Grampies. Growing retired active monied people in excellent state. 12 Exegeet. 13 Scuba-diving. Self Contained Underwater Breathing Apparatus. 14 Necromantie. 15 Doffer. 16 Dumpster-divers. Dumpster: afvalcontainer. Diver: duiker. 17 Zebania. 18 Analgesie. 19 Metrocelide. 20 Josefshuwelijk. Genoemd naar Josef in Egypte, die zich niet door zijn meesteres liet verleiden (zie Genesis 39:7-13). Josef staat voor kuise, eerbare jongeling.
ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE
Inhoud nummer 160 3 _________________________________________________________________ Voorwoord 4 ___________________________________________ Keuzelijsten en selectievakjes in Excel 8 _________________________________ Het TC-veld gebruiken om een to-do-list te maken 9 _________________________________________ Oplossing professionele tekstverwerking 15 ________________________________________ Wedstrijd computertypen in Nijkerk (NL) 16 ______________________________________________________ Online foto's bewerken 17 _____________________________________________ De camera tool gebruiken in Excel 22 __________________________________________________________ Vreemde woorden
Vaardige Vingers driemaandelijks tijdschrift van de Academie voor Bureauwetenschappen vzw