En liten bok om ledningsgrupper

Stefan SÜderfjäll

En liten bok om

ledningsgrupper En liten bok om

lednings grupper

1

2

Stefan Söderfjäll

En liten bok om

ledningsgrupper

Umeå,3 2019

En liten bok om ledningsgrupper ISBN 978-91-7683-849-5 © 2019 Stefan Söderfjäll Grafisk form: Daniel Åberg/Åbergs stilus et forma Omslag: Daniel Åberg/Åbergs stilus et forma Omslagsbild: ShutterStock/Rudall30

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen.

Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.

4

Innehåll Introduktion

............................................................... 7

Välfungerande ledningsgrupper

.......... 11

Ledningsgrupper eller ledningsteam.

Optimal grupPsammansättning Ledaren i gruppen

23

.............. 35

................................................. 47

Ledningsgrupp er på möten .......................... 59 Ledningsgrupp er utanför möten . . ........ 83 Hjärna och hjärta i välfungerande ledningsgrupp er ................................................... 93 Att utveckla ledningsgrupper . . ............. 113 Till sist .. .......................................................................... 137 Om författaren .. .................................................... 141 Om En liten bok ......................................................

5

145

6

I n trod uktion

D

en här boken handlar om ledningsgrupper.

Det är de där grupperna som stänger in sig i ett konferensrum ett par gånger i månaden och, när de väl kommer ut i det fria igen, försöker ge sken av att de har gjort något väldigt viktigt. Nåväl, helt oviktigt är såklart inte det där som sker under, före och efter de där mötena. I så fall skulle denna bok antagligen inte ha kommit till. Men när man frågar chefer om hur väl investerad tid de upplever att det är att delta på ledningsgruppsmöten så är det en oroväckande hög andel som faktiskt säger att tiden de spenderat varit allt annat än meningsfull. Forskning visar också att en onödigt stor andel ledningsgrupper överlag fungerar och presterar betydligt sämre än vad man skulle kunna önska, givet den betydelse och det inflytande på gott och på ont som de ändå har, eller potentiellt sett skulle kunna ha, i de organisationer i vilka de verkar.

7

Jag har på olika sätt jobbat med grupp- och ledarutveckling under större delen av mitt yrkesverksamma liv. Jag har bedrivit egen forskning, konsumerat forskning som andra genomfört, drivit konsultföretag, utbildat, skrivit ett flertal böcker och läst många fler, föreläst, bloggat, skrivit debattartiklar, legat sömnlös och funderat, diskuterat, gett tips och råd och själv utövat och tagit del av ledarskap och gruppdynamik av olika slag. Med åren har jag kommit att revidera och nyansera många av mina övertygelser.

En övertygelse som dock stått sig stark och med tiden rentav vuxit sig än starkare är den om betydelsen av väl fungerande ledningsgrupper. Den forskning som ägnats åt att studera dessa grupper har onekligen också producerat ett antal goda argument för att hålla fast vid denna övertygelse. Hur väl samarbetet i ledningsgrupper fungerar har till exempel visat sig ha betydelse för organisationers ekonomiska prestationer, kvaliteten i de varor och tjänster som organisationerna levererar samt chefers och medarbetares trivsel, välbefinnande och arbetsprestationer.

Denna bok är, med anledning av detta, mitt försök att bidra till att dessa viktiga grupper får bättre förutsättningar att fungera väl. Den är i huvudsak en blandning av mina egna erfarenheter och av forskning på 8

området. Att forskningen, så som ovan nämnt, påvisat stora utvecklingsbehov hos många ledningsgrupper gör att det hela känns än mer angeläget. Det är min förhoppning att du som läser det som står häri finner något användbart som du kan ta med dig till en ledningsgrupp som du själv ingår i eller stöttar på annat sätt. Det är som titeln antyder ingen stor och tjock bok. Tanken är att även du som normalt sett inte har tid att läsa så mycket ska kunna hinna med att ta dig igenom den och hellre läsa om den en eller flera gånger ifall den har varit till belåtenhet.

9

10

Välfungerande le dn ings gru pper

I

nte ens en superhjälte eller det största av egon klarar allt på egen hand. Vi förmår helt enkelt inte göra hur många saker, vara på hur många platser eller hålla ordning på hur många tankar som helst, på en och samma gång. På grund av fysiska och mentala begränsningar klarar vi inte av att på egen hand lösa alla de uppgifter och problem vi kan ställas inför. Vi är därför nödgade att regelbundet koordinera våra insatser med andra, hjälpas åt, komma överens om saker, diskutera, dela med oss av information och försöka enas om gemensamma lösningar på allehanda uppgifter och problem.

Att leda en organisation, eller en del av en organisation (avdelning, region, funktion etc.) är en dylik uppgift 11

som ofta är alltför komplex för en enskild individ att kunna hantera. En organisation består i regel av ett antal människor, var och en med delvis unika och inte alltid helt kompatibla intressen, personligheter, åsikter och förmågor. Den verkar i en ständigt föränderlig och oftast svårförutsägbar miljö där konkurrenter krigar om kunder såväl som om duktiga medarbetare, där marknaden och dess krafter många gånger tycks leva sitt eget liv och där de nya tillvägagångssätt som tillämpas för att bedriva arbete och nå uppsatta mål nästan gått ur tiden så snart man väl börjat behärska dem.

I denna komplexa tillvaro verkar ledningsgrupper genom att fatta beslut, diskutera strategiska och operativa frågor, inhämta och föra ut information och resurser, symbolisera ledarskapet, ge varandra stöd, följa upp fattade beslut och arbetsprocesser i verksamheten samt uppdatera varandra och koordinera verksamhetens olika delprocesser. Vi kommer lite längre fram i boken att titta närmare på vad välfungerande ledningsgrupper faktiskt gör, på och utanför sina möten, samt betydelsen av att ledningsgrupper har möjlighet att agera som riktiga team. Vi kommer att avhandla hur dessa grupper bör komponeras och ledas, vilka tankemönster som sprids i dem samt 12

hur det känns att verka i väl fungerande grupper.

Avslutningsvis kommer vi att titta lite på vad man kan göra för att utveckla en ledningsgrupp. Innan vi går vidare med allt detta ska vi dock börja med att prata om vad de faktiskt åstadkommer, för det är ju ändå det som allt det andra på ett positivt sätt ska leda fram till.

Vad åstadkommer välfungerande ledningsgrupper?

Jag brukar då och då ställa frågan till medlemmar i de ledningsgrupper jag möter hur de utvärderar om de har gjort ett bra jobb. Anmärkningsvärt ofta får jag till svar att detta inte görs på något systematiskt sätt. Vanligt är också att man enbart följer upp hur väl organisationen som helhet presterar och likställer därmed mer eller mindre ledningsgruppens välfungerande med detta. Det sistnämnda är såklart viktigt att hålla koll på, och ledningsgruppen har säkerligen en roll i att påverka detta. Men organisatoriska prestationer och resultat beror på så mycket mer än bara vad ledningsgruppen gör och hur den fungerar. Ett betydligt bättre sätt att se på effektivitet och funktionalitet i ledningsgrupper är att se dessa gruppers 13

ageranden som en av många faktorer som påverkar helheten.

Välfungerande i ledningsgrupper visar sig på åtminstone tre olika sätt. Det första är att gruppen presterar tillfredsställande väl på de arbetsuppgifter som ligger inom gruppens övergripande uppdrag. Med tillfredsställande kan sägas att gruppens prestationer, eller resultaten därav, motsvarar eller överstiger de förväntningar som finns på vad gruppen ska leverera från dem som utgör gruppens intressenter (de individer, grupper, instanser etc. som har förväntningar på gruppen). Till exempel förväntar sig medarbetare i en organisation ofta att ledningsgruppen ska fatta beslut som är noga genomtänkta, som beaktar medarbetarnas bästa och som kommuniceras tydligt med meningsfulla förklaringar till varför de är fattade så som de är fattade.

En andra indikator på att en ledningsgrupp fungerar väl är att den över tid utvecklar sin förmåga att prestera och fungera väl. Grupper är inte statiska entiteter utan är mer att betrakta som levande sociala system som över tid förändrar, eller åtminstone har förmågan att förändra, tillvägagångssättet hur man interagerar och samarbetar. I takt med att omgivningen förändras så ställs även krav på anpassning och utveck14

ling av de ledningsgrupper som däri verkar. Grupper som kontinuerligt utvecklar sin förmåga att agera i denna föränderliga miljö blir naturligt mer livskraftiga än de som stagnerar. De sistnämnda får i förlängningen svårt att fortsätta prestera på ett sätt som motsvarar eller överstiger de förväntningar som finns på gruppen.

Det tredje sätt på vilket välfungerande i ledningsgrupper yttrar sig är att gruppen bringar ett mervärde för de enskilda medlemmarna som ingår i dem i form av trivsel, välbefinnande och en känsla av att gruppen bidrar till personlig utveckling. Denna sistnämnda indikator är viktig inte minst för att gruppen ska ha förutsättningar att bestå över tid. Bristande individuell tillfredsställelse med att ingå i en grupp visar sig inte sällan i att medlemmar väljer att lämna gruppen, alternativt stannar kvar i gruppen men med en bestående ovilja av att tillhöra gruppen. Överlag visar forskning att grupper tenderar att prestera bättre ju längre tid de får verka tillsammans och i den mån medlemmarna trivs i och vill tillhöra gruppen, varför en låg omsättning av medlemmar och social bindning mellan medlemmarna är att föredra.

Kort sammanfattat kan vi således säga att effektiva ledningsgrupper presterar på ett sådant sätt som mot15

En liten bok om ledningsgrupper handlar om svarar eller överstiger de förväntningar som finnsavpå de grupper som har ansvar för hela eller delar dem. De utvecklar kontinuerligt sin grund förmåga organisationer.

Denockså har sin huvudsakliga i att samarbeta och prestera väl och de erbjuder en forskning och sammanfattar på ett kortfattat och miljö där tillämpbart gruppens medlemmar utvecklas och mår praktiskt sätt vad som kännetecknar bra.

När man ska göra en bedömning av huruvida välfungerande ledningsgrupper och vad man kanen ledningsgrupp fungerar inte bör följaktligen göra för att hjälpa demväl atteller fungera bättre.

Den samtliga dessa tre viktiga ändamål beaktas. Dessa kan kan med fördel läsas av personer som själva ingår sedermera brytas ner i mer specifika prestationsindii ledningsgrupper såväl som av dem som hjälper katorer, vilka en grupp skulle kunna använda sig av ledningsgrupper att utvecklas. för att utvärdera sitt arbete, till exempel: • Tid det tar för ett beslut att nå ut till samtliga

Stefan Söderfjäll filosofie doktor berörda så att deärkan redogöra föri psykologi, vilket beslutet

organisationskonsult författare.

Han harkommer tidigare att är, varför det äroch fattat och vad det kommit ut med bland andra Ledarskapets 5 utmaningar innebära.

(2007), Behovsanpassat ledarskap (2012), To team or not to

• Engagemang för fattade beslut hos medarbetare i organisationen, till exempel på en skattningsfråga bete med Christopher Svensson, En liten bok om mål (2017). mellan 1–5. team (2017), En liten bok om ledarskap (2018) samt, i samar-

• Hur snabbt medarbetare i en organisation upplever att de får återkoppling på en fråga eller ett ärende som lyfts till ledningsgruppen.

• Någorlunda balanserad kommunikationsstruktur där samtliga medlemmar i ledningsgruppen kommer till tals, om än inte exakt lika ofta.

16