Ulf Giege
LEDANDE FÖRHANDLINGSTEKNIK
och värdeskapande förhandlingsattityd
Ledande förhandlingsteknik och värdeskapande förhandlingsattityd
ISBN: 978-91-519-6371-6 © Quest Leadership och författaren www.questleadership.se
Grafisk form: Daniel Åberg/Åbergs Stilus et Forma
Omslag: Daniel Åberg/Åbergs Stilus et Forma
Omslagsbild: Petr Vaclavek/Shutterstock
Redaktör: Annika Abrahamsson
Upplaga: 4:1
Tryck: Bulls Graphics, 2025
Kopieringsförbud
Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.
Innehåll
Att svara på frågor 117
Konsekvensprincipen
Sammanfattning av beteende
Kommunikationsprocessen
Relationer på olika kvalitativa nivåer 126
Påverkan och inflytande 132
Sammanfattning av relationen 143
Sakfrågan
Positioner 143
Underliggande intressen 143
Vi har alla grundläggande mänskliga behov 146
Dela på pajen och se värdet av det som ligger på bordet 146
Gör pajen större och skapa mervärde 147
IT-stöd till Bokföringsspecialisten 148
Värdeskapande förhandling 156
Efterförhandling 157
Sammanfattning av sakfrågan: 158
Ta din förhandlingsförmåga till nästa nivå 159
Steg 1. Förberedelser
Steg 2. Genomförande
Steg 3. Reflektion
utveckla nya beteenden
Vilka skall vara med i teamet? 167
Tydliga roller, vem leder förhandlingen? 167
Ta fram en gemensam förhandlingsstrategi och hantera interna motsättningar och prioriteringar innan förhandlingen 168
Teamets samarbete under de olika faserna 169
Hur kommunicerar teamet internt under förhandlingen?
Förord
Förord till fjärde utgåvan
Den här boken är till för dig som förhandlar i din professionella vardag.
Det kan vara att du förhandlar externt med kunder och leverantörer, men lika gärna att du måste kunna förhandla inom din egen organisation. Det innebär att jag inte bara vänder mig till inköpare och säljare utan också till chefer, projektledare och alla andra som måste förhandla på ett effektivt sätt för att få vardagen att fungera.
Du vet att det är viktigt att kunna förhandla i din professionella vardag, det är därför du håller den här boken i din hand. Oavsett vilken nivå du är på, kan du utveckla din förmåga att förhandla på ett
effektivare sätt.
I boken belyser jag förhandling ur två huvudperspektiv. Det ena är det tekniska perspektivet, förhandlingsteknik, och det andra är det mänskliga perspektivet, förhandlingens psykologi.
I den tredje utgåvan har jag framför allt kompletterat den andra delen av boken som handlar om förhandlingens fyra rum. Med stöd av ny hjärnforskning har jag fördjupat beskrivningen om vad som händer inom en person under en förhandling och vad som händer mellan parterna.
I den fjärde utgåvan har jag fördjupat de tekniska perspektiven på förhandlingsteknik. Jag har också kompletterat med ett kapitel om hur man förhandlar i team.
Jag är övertygad om att du kommer att uppnå bättre resultat i dina framtida förhandlingar även om du bara använder några av mina tips och perspektiv i den här boken.
Inledning
Boken är indelad i fyra delar.
I inledningen beskriver jag hur du kan få ett bredare perspektiv på din förhandling så att du väljer rätt strategi utifrån den givna situationen. Helt enkelt en situationsanpassad förhandlingsteknik.
Den andra delen handlar om förhandlingsprocessen. Jag går igenom de olika faserna steg för steg. Dessa kommer att ge dig en tekniskt solid grund för att kunna förhandla.
Den tredje delen handlar om förhandlingens fyra rum. Syftet är att du ska få en djupare förståelse för vad det är som händer under en förhandling, och öka din medvetenhet om det som känns i magen men som inte syns utåt. Det vill säga relationen och stämningen under förhandlingen och dina samt den andra partens känslor och tankar. Dessa parametrar påverkar oss mer än vad vi tror.
Den fjärde delen handlar om hur du kan ta din förmåga att förhandla till nästa nivå och hur du förhandlar i team.
Situationsanpassad förhandlingsteknik
En förhandling är en ömsesidigt verkande kommunikationsprocess i syfte att fatta ett gemensamt beslut, där åtminstone den ena parten vill ha något av den andra.
Själva sakfrågan är en del av förhandlingen och det är den rationella delen. Här kan man dokumentera vad man kom överens om så att andra som inte var med också förstår överenskommelsen.
Men en förhandling är även en kommunikationsprocess mellan minst två människor. Den är den irrationella delen av förhandlingen. Hur ser relationen mellan parterna ut och vilken stämning är det vid förhandlingsbordet? Jag kommer nu in på ett mer diffust område som handlar om relationer, tillit, känslor, attityder, mänskliga behov med mera. Som förhandlare måste du även vara medveten om dessa subjektiva parametrar. Om inte finns det stor risk för att dina känslor kommer att styra ditt beteende på ett sätt som inte är optimalt för dig.
Sakfråga och relation i förening
En förhandling ger alltså ett resultat i två dimensioner. Den ena är det formella och den andra det sociala kontraktet.
Förhandlingsnöten
VAD? HUR?
Förhandlingsprocessen
Förhandlingsprocessen påverkas både av vad ni förhandlar om och hur ni förhandlar.
Sakdimensionen är vad förhandlingen handlar om. Det kan vara vad som ska levereras, när och till vilket pris. Förhoppningsvis kommer förhandlingen att bli en process där man utifrån olika utgångspositioner närmar sig varandra och kommer överens.
Den andra dimensionen är mer subtil: relationen eller hur förhandlingen går till. Finns det en tillit och en känsla av gemenskap mellan parterna? Är relationen så pass stark att det finns goda förutsättningar för att det som förhandlas fram också kommer att genomföras? Är det så att båda parterna kommer att vara beroende av varandra även efter förhandlingen eller kommer de därefter inte att träffas igen?
Eftersom en förhandling är en kommunikationsprocess måste man kunna kommunicera med varandra även om man inte ska ha någon relation efter förhandlingen. En god kommunikation mellan parterna är också viktig för att undvika missförstånd och för att om möjligt kunna skapa mervärde.
Olika förhandlingar
I förhandlingarnas värld finns fyra typer av förhandlingssituationer:
• underförstådd samverkan
• transaktioner
• relationer
• balanserade intressen.
Olika typer av förhandlingar
Sakfrågan
Transaktioner Balanserade intressen
Underförstådd samverkan
Relationer
Relationens betydelse
Relationen
Sak och relationens betydelse för vilken typ av förhandling det blir.
Underförstådd samverkan
Vissa situationer är så betydelselösa, både vad gäller sakfrågan och relationen, att det gäller att hantera dem på ett så enkelt sätt som möjligt. Här spelar inte resultatet någon roll utan det viktiga är att verksamheten fungerar och att det är enkelt att komma överens. Det kallar jag underförstådd samverkan.
Relationer
Relationen är oftast viktigast mellan vänner och nära arbetskollegor och då kommer själva sakfrågan oftast i andra hand. Man vill vara hjälpsam och generös. När man har olika intressen och måste komma överens, vinnlägger man sig om att det ska bli bra för den andra parten. Man har en generös inställning och tänker långsiktigt.
Transaktioner
Transaktioner är förhandlingar som ofta bara handlar om en position, till exempel priset. Det innebär att det enbart handlar om att fördela värde. Mer till den enda sidan innebär mindre till den andra sidan. Fokus hamnar på konkurrerande intressen.
Perspektivet på relationen är att parterna behöver kunna kommunicera med varandra för att komma till en överenskommelse och därefter är de klara med varandra. Tidsperspektivet på relation är kortsiktigt.
En målsättning som åtminstone den ena parten eller båda parterna har är att om möjligt försöka ta hem nästa hela förhandlingsutrymmet.
Exempel på detta är fastighets- och markaffärer eller företagsförvärv där den säljande parten inte stannar kvar i rörelsen. Men även om man inte ska träffas efter förhandlingen måste relationen fungera medan förhandlingen pågår. En typisk transaktion är när du köper något på en marknad under en utlandssemester. Du är medveten om att priset bara är säljarens utgångsbud och du försöker pruta så mycket som möjligt.
Balanserade intressen
Ofta är både relationen och sakfrågan viktiga, de är så kallade balanserade intressen. Det kan handla om partnerskap i ett företag eller ett långsiktigt samarbetsprojekt med såväl interna som externa partner. Som förhandlare är du tvungen att driva både sak- och relationsfrågan
så att du når ditt mål i sakfrågan, men att ni också har en konstruktiv relation som lägger grunden för ett gott fortsatt samarbete.
Här försöker parterna att skapa värde genom att förstå varandras underliggande intressen och därefter byta olika positioner som man värderar olika.
Ofta är tidsperspektiven längre. Kanske samarbetar man med ett projekt som pågår under många år. Därför är det viktigt är det är en konstruktiv och respektfull relation. Det lägger grunden för att kunna hantera uppkomna problem så effektivt som möjligt.
Eftersom man samarbetar över längre tid kommer man att förhandla om många olika saker och problem. Det innebär att varje förhandling påverkar kommande förhandlingar. Är man för aggressiv i en förhandling kan det ge en kortsiktig fördel, men kommer att straffa sig betydligt mer i framtiden.
Därför är parterna mera balanserade i sina utgångsbud. De vet hur viktigt där är att ta ansvar för sina egna intressen i sakfrågan och samtidigt behålla en god relation.
Fundera på vilken förhandling du har
Som förhandlare gäller det att vara medveten om att både sak- och relationsdimensionen är närvarande samtidigt och att de ömsesidigt påverkar varandra.
Innan du förhandlar är det bra att sätta in förhandlingen i ett större sammanhang. Då blir det lättare att reflektera över vilken typ av förhandlingssituationen du ska möta.
Genom att ha ett bredare perspektiv kan du mer medvetet välja strategi. Ett beteende som kan vara effektivt i en transaktionsförhandling kan få direkt motsatta konsekvenser i en situation där relationen är viktig och tvärt om. Tänk på den snälla omtänksamma personen som i en transaktionsförhandling får betala ett betydligt högre pris
och dessutom får sämre villkor än andra, därför att hen prioriterar relationen på bekostnad av sakfrågan och ger efter för lätt. Den personen blir då överkörd av den konkurrensinriktade motparten som driver en transaktionsförhandling. Eller den alltför konkurrensinriktade förhandlaren som är konfrontativ och alltid ska pressa ut de sista örena ur motparten. Hen driver sakfrågan hårt men är inte medveten om att det påverkar relationen negativt. Det kan då lätt bli relationer som till stor del präglas av konflikter och frustration. När det handlar om balanserade intressen drivs ändå förhandlingen som en transaktionsförhandling med konsekvensen att det blir ett dåligt eller inget samarbete.
En skicklig förhandlare kan ha fokus både på sak- och relationsdimensionen och utifrån situationen välja ett lämpligt förhållningsätt.
Ledande förhandlingsteknik är en praktisk handledning där du direkt kan hämta den kunskap du behöver inför din kommande förhandling.
Boken beskriver teknik och taktik för att uppnå en fördelning av värde på ett effektivt sätt, samt hur du skapar konstruktiva relationer och mervärde.
Förutom de tekniska aspekterna av en förhandling ägnas särskilt fokus åt relationens betydelse och förhandlingens psykologi.
Oavsett om du är erfaren eller nybörjare kan du ta din förhandlingsförmåga till nästa nivå, den här boken visar dig hur. Om du så bara använder några av tipsen eller perspektiven kommer du att nå ett bättre resultat i dina framtida förhandlingar.
Boken innehåller flera mallar och verktyg som du kan använda före, under och efter en förhandling.
I den tredje utgåvan fördjupade jag perspektiven på förhandlingens psykologi och relationens betydelse. Nu i den fjärde utgåvan har jag ytterligare utvecklat de förhandlingstekniska aspekterna och lagt till ett kapitel om hur man förhandlar i team.
Ulf Giege vid Quest Leadership håller sedan tjugo år utbildningar i förhandlingsteknik och förhandlingens psykologi.
