Digital årsmöten

DIGITALA ÅRSMÖTEN

DIGITALA ÅRSMÖTEN – tips för demokratiska och inkluderande möten

Anna Bergkvist & Johan Groth

Anna Bergkvist & Johan Groth

DIGITALA ÅRSMÖTEN – tips för d em okratisk a och in kl ud erande möten

DIGITALA ÅRSMÖTEN – tips för demokratiska och inkluderande möten 2021, första upplagan FÖRFATTARE: Anna Bergkvist och Johan Groth REDAKTÖR: Erik Wagner & My Malmeström Sobelius OMSLAG OCH INLAGA: Daniel Åberg/Åbergs stilus et forma OMSLAGSBILD: Cnythzl/iStockPhoto TRYCK: Publit ISBN: 978-91-87003-35-6 © Författarna och Idealistas Förlag Utgiven av Idealistas Förlag, idealistas.se

INNEHÅLL

VÄLKOMNA! 7 BÖRJA HÄR 19 17 GRUNDLÄGGANDE TIPS 23 3 FASER FÖR PLANERINGEN AV DET DIGITALA MÖTET 25 10 TIPS TILL STYRELSEN VID DIGITALA ÅRSMÖTEN 29 11 TIPS FÖR INKLUDERANDE DIGITALA ÅRSMÖTEN 31 9 TIPS FÖR KREATIVA DIGITALA ÅRSMÖTEN 35 9 TIPS FÖR DIGITALA ÅRSMÖTEN MED DIGITALT 37 OVANA DELTAGARE 7 TIPS FÖR DIGITALA ÅRSMÖTEN MED FLER ÄN 39 100 PERSONER 5 TIPS FÖR DET MYCKET ENKLA MÖTET 41 6 METODER FÖR ATT RÖSTA UNDER DIGITALA MÖTEN 43 7 TIPS OM ASYNKRONA MÖTEN 47 12 TIPS OM SÄKERHET GÄLLANDE DIGITALA ÅRSMÖTEN 51 Välkomna! | 5

7 SAKER SOM BLIR ANNORLUNDA I MÖTESORDNINGEN 55 NÅGRA TANKAR KRING DIGITALA 57 FRIFORMS-DISKUSSIONER KORT OM OLIKA VERKTYG FÖR DIGITALA MÖTEN 61 AVSLUTNING – DÅ, NU OCH I FRAMTIDEN 67 ORDLISTA FÖR DIGITALA ÅRSMÖTEN 73 BONUSMATERIAL 1: RÖSTER FRÅN ORGANISATIONER 77 SOM GENOMFÖRT DIGITALA ÅRSMÖTEN BONUSMATERIAL 2: HUR SVARAR NI PÅ MOTIONER? 87

6 | Välkomna!

VÄLKOMNA!

I

mars 2020 drabbades världen av en pandemi som snabbt kom att påverka alla delar av samhället, i Sverige och resten av världen. En viktig faktor i arbetet med att minska pandemins effekter var att öka det fysiska avståndet mellan människor. Det blev därför viktigt att undvika möten, minska på resandet och minimera kontakterna med andra (och då särskilt personer som man inte annars träffar).

Restriktionerna kom särskilt att påverka de tusentals ideella och ekonomiska föreningar, aktiebolag och andra organisationer som låg i startgroparna för att genomföra sina årsmöten, förbundsmöten, kongresser, bolagsstämmor och riksmöten under våren 2020.

Den 1 april 2020 kom rekommendationer från Folkhälsomyndigheten (som i skrivande stund förlängts till 30 juni 2021) om att föreningar bör skjuta upp sina årsmöten eller genomföra dem digitalt. Under 2020 antogs också en tillfällig lag för aktiebolag och ekonomiska föreningar som innebär att dessa kan genomföra sina stämmor helt digitalt utan fysisk plats (något Välkomna! | 7

som inte varit tillåtet tidigare). Lagen gäller även under 2021.

Läs på Folkhälsomyndighetens webbplats vad som gäller när du läser denna bok.

Plötsligt blev många organisationer tvungna att tänka om: hur genomför vi vårt årsmöte under de nya villkor som gäller? Ett sätt att lösa den uppkomna situationen blev att genomföra digitala årsmöten. Detta väckte nya frågor: hur gör vi ett bra digitalt möte?

Vad kan och får vi göra? Vilka risker och möjligheter finns med digitala årsmöten? Även om pandemin varit det som fått många organisationer att genomföra digitala årsmöten är det vår uppfattning att digitala årsmöten har många fördelar och att digitala årsmöten är här för att stanna oavsett hur framtiden ser ut. Det är just detta som är temat för denna bok: hur du och din organisation kan skapa demokratiska, välfungerande och roliga digitala årsmöten.

Boken vänder sig till dig som är ideellt engagerad, förtroendevald eller anställd i ideella och ekonomiska föreningar, aktiebolag eller andra organisationer och som vill genomföra digitala årsmöten eller andra liknande beslutande möten.

Boken bygger på våra erfarenheter av mer än 60 digitala årsmöten som vi genomfört under perioden mars - december 2020. På mötena har vi oftast haft rollen som mötesordförande men även vi har även agerat mötesstöd eller ansvarat för de verktyg som använts under mötena.

Vi vill rikta ett särskilt tack till våra vänner och kollegor Beatrice Högå, Caroline Sten, Erika Darljung, Josefine Qvarfordt, 8 | Välkomna!

Linda Wallberg, Lotta Wiklund Hedin, Marcus Pallvid, Martin Holsner, Max Horttanainen, Mikaela Wikström och Tjarls Metzmaa som delat med sig av sina erfarenheter av digitala möten.

Anna Bergkvist & Johan Groth

Välkomna! | 9

INLEDANDE EXEMPEL Precis som alla möten kan digitala årsmöten vara bra eller dåliga. För att sätta bokens tips och tricks i perspektiv har vi tagit fram två påhittade exempel. Ett som beskriver ett riktigt dåligt digitalt årsmöte och ett som beskriver ett lyckat.

Ett riktigt dåligt digitalt årsmöte Det är känsligt att peka ut ett särskilt möte som ett riktigt dåligt möte, men ett möte som ser ut som följer skulle vara ett riktigt dåligt möte. Alla delar i beskrivningen kommer från verkliga möten som Johan varit med på, men alla delar kommer inte nödvändigtvis från samma möte.

Det hela började med att en person på organisationens kansli kontaktar Johan och säger att de ska ha årsmöte om tre veckor och i det längsta väntat med att fatta beslut om att träffas digitalt (“Det är viktigt för medlemmarna att få träffas på ett riktigt årsmöte.”). Nu är det ont om tid om mötet ska kunna genomföras stadgeenligt och frågan är om han kan hjälpa till. Redan här börjar varningsklockorna ringa.

Det visar sig att styrelsen är skeptisk till att genomföra ett digitalt möte, men böjt sig för faktum. Styrelsen är bestämda med att N.N. ska vara mötesordförande. N.N. har ett gediget CV men, som det kommer att visa sig, ingen kunskap om att leda digitala möten.

Tillsammans med kansliet arbetar Johan fram en mötesordning för digitala möten, beslutsunderlag gällande videoverktyg och mötesverktyg, tidplan för mötet och så vidare. Det är nu två veckor kvar till mötet. Beslut gällande stödsystem drar ut på 10 | Välkomna!

tiden eftersom organisationen har en person “som arbetat med IT” (oklart var, när och med vad) som ska utvärdera föreslagna verktyg. När en vecka återstår och inget svar inkommit från “IT-experten” fattar kansliet och Johan beslut om verktyg och arbetet med att konfigurera dem får genomföras under tidspress.

En vecka före mötet går kansliet och Johan ut med tydliga riktlinjer för mötet: sitt inte på samma plats, se till att ha bra uppkoppling, delta i förmötet och var med att prova tekniken, läs gärna in er på handlingarna, respektera att digitala möten också är riktiga möten och så vidare.

Tidigt har Johan föreslagit att de ska ha förmöten med deltagarna och, inte minst, med styrelsen och mötesordföranden.

Till slut bokas ett sådant möte, tre dagar för årsmötet och ungefär hälften av deltagarna deltar, dock ingen ur styrelsen och inte heller den tilltänkta mötesordföranden. Utskickade mail med förslag på alternativa tider för förmöten med styrelsen och mötesordföranden förblir obesvarade så när som på en ledamot som svarar att hen inte har tid att delta och att det är olyckligt att “tekniken ska få styra vår demokratiska process”.

Så kommer själva mötesdagen. Uppstarten går bra fram tills dess att A, känd profil i föreningen sedan många år, meddelar att hen inte kan få på sin kamera (A var inte med på förmötet). Alla försök att få A att lösa problemet själv stupar på att hen anser att det är odemokratiskt att hen inte syns. A kombinerar försök att få ordning på sin teknik med att påkalla ett flertal ordningsfrågor.

Efter ca 20 minuter ger A upp och deltar med bara ljud. Mötet kan börja men är redan nu rejält efter schemat.

Välkomna! | 1 1

Styrelsen har, trots flera uppmaningar att inte sitta i samma rum, valt att sitta i samma rum. När styrelsens ordförande ska öppna mötet blir det rundgång och det tar cirka 15 minuter att hitta vilken dator som ska stängas av. Detta kommer att upprepas varje gång styrelsen ska föredra en punkt.

När valberedningens ordförande ska presentera förslag till mötesordförande visar det sig att hen är på dotterns fotbollsmatch (regional turnering för F09:or). “Det är så flexibelt med digitala möten”. Hen ska bara “hitta ett lite tystare ställe att stå på”, vilket lyckas efter ca 10 minuter. Till slut blir mötesordföranden lyckligt vald.

Mötesordföranden sitter på sommarstället i Bohusläns skärgård och har dålig uppkoppling vilket gör att hen sprakar med jämna mellanrum. Å andra sidan, glömmer hen oftast att slå på mikrofonen när hen ska tala så i någon mån jämnar det ut sig.

Så plötsligt försvinner mötesordföranden helt ur mötet och någonstans där ringer Johans mobil och hans kontakt på kansliet ber honom gå in och styra upp mötet.

Ett riktigt bra digitalt årsmöte På samma sätt som vi med det riktigt dåliga mötet har vi också

skapat ett riktigt bra men fiktigt möte. Alla delar i beskrivningen kommer från verkliga möten, men allt kommer inte från samma möte.

I detta exempel arbetade kansliet tillsammans med styrel-

sens presidie i en projektgrupp som tidigt i processen valde att 12 | Välkomna!

involvera Anna som en del i projektgruppen. Anna blev föreslagen som en i mötespresidiet men också huvudansvarig för kommande utbildningsatser. Dessa behövdes för att alla skulle

vara bekväma med mötessystemet och upplägget för mötet.

Uppdraget var tydligt: “skapa trygga deltagare till mötet”. Detta

resulterade i att ett erbjudande om utbildning för respektive delegation gick ut och alla nappade.

Organisationen valde att ha ett mötespresidium som dels be-

stod av en person som var välkänd i organisationen som vice ordförande och som hade primärt ansvar för att bevaka att mötes-

formalia stämde överens med de traditioner som fanns och under själva mötet också fungerade som en garant för att mötet leddes

“som det brukar”. Den externa personen med lång erfarenhet, i detta fall Anna, blev mötesordförande.

Vi hade flera möten inför med både presidiet för mötet och med styrelsen för att besluta kring arbetsordningen för att dels

få med allt som blev annorlunda i det digitala formatet men också för att teckna ner organisationens traditioner skriftligt.

Inför mötet anordnades en specifik utbildning i de tekniska verktygen för styrelsen, valberedning och revisorer – allt för att bygga deras trygghet i mötet. Just styrelsen stöttades extra för att kunna ta sin roll på mötet. För styrelsen byggde vi upp en enkel studio där ordförande och ekonomiansvarig kunde sända sina anföranden i från. Vi valde en prestigelös studio med fokus på bra ljud och bild. Vi ville inte ha en igen proffsstudio då det snarare kan bygga ett avstånd till ombuden som ofta sitter hemifrån.

Välkomna! | 1 3

På mötet skulle flera tackas av, detta förbereddes noga med blombud som kom precis i rätt tid eller blommor som lämnades över av familjemedlemmar som varit och hämtat ut dessa i förväg. Det visades filmer med hälsningar från nyckelpersoner i och runt om organisationen för att bygga den där fina känslan av när någon ska tackas av. Styrelsens ordförande höll ett emotionellt tal med blicken fast i kameran. Alla deltagare kände verkligen stämningen genom sina skärmar. Dagen avslutades med att statsministern spelat in en hälsning som sändes via Zoom. Det bidrog till en pampig känsla och att organisationen är viktig och gör skillnad.

Till årsmötet låg förslag om att byta namn och projektgruppen hade jobbat mycket på att försöka skapa en härlig stämning – dels i studion och dels hos ombuden. Ljus, bild, musik och till med klädsel diskuterades. Eftersom förslaget var väl förankrat så var alla inställda på att det nya namnet skulle gå genom och när klubban väl föll så firades detta med musik och konfetti i studion och ballonger hos alla ombuden. Alla kände stor glädje av att vara med om något historiskt.

VÅRA ERFARENHETER Det svenska föreningslivet uppvisar en rik flora av stadgar, traditioner, arbets- och mötesordningar, traditioner och vanor.

Dessutom skiljer de sig åt vad gäller ekonomiska och personella resurser. Det vore därför rimligt att tro att det inte går att ge en beskrivning på hur ett digitalt årsmöte ska genomföras som 14 | Välkomna!

passar alla olika föreningar. Vår erfarenhet som kommer från att praktiskt ha genomfört ett stor antal årsmöten visar dock att det är mer som förenar än som skiljer sig åt mellan olika föreningar.

De tips och råd vi presenterar i denna bok passar därmed de allra flesta föreningar och årsmöten.

Det första vi lärde oss är att ordentliga förberedelser är grunden för ett lyckat möte. Det handlar om att sätta rätt förväntningar, om att informera och utbilda, ta bort den oro som kan finnas och skapa en trygghet i organisationen. Det handlar till exempel om att vara tydlig: när är mötet? Vilka verktyg ska vi använda? Vilka förberedelser behövs hos deltagarna? Kommer mötet innehålla nya/andra moment? Kommer några moment att utgå? Var kan jag få hjälp under årsmötet?

Viktigt är också att vara ute i god tid. Det gäller att lösa så många problem som möjligt före mötet. Möjligheten att improvisera under mötet (till exempel dela ut extra möteshandlingar på stolarna) minskar på digitala möten även om de inte försvinner helt.

Kommunikationen spelar en större roll, både den som riktar sig till deltagarna och den mellan mötesfunktionärer. Vem gör vad i planeringsgruppen? Vem hanterar support under mötet?

Vem sköter de digitala mötesverktygen? Vem ansvarar för trivselaktiviteter under mötet? Här ingår också att göra en plan för vad som ska skickas ut och när. Det gäller handlingar, underlag, saker till gemensamma aktiviteter och så vidare.

En bra början inför ert digitala möte är att utvärdera era “vanliga” årsmöten. Vad måste vi ha med? Vad kan vi ändra på?

Välkomna! | 1 5

Vilka ändringar behöver ske just för att mötet är digitalt? Tänk på att vissa av de ändringar som ni kommer på nu också kan användas på framtida möten (till exempel använda ett mötesverktyg för att lättare hantera omröstningar).

Några mer konkreta erfarenheter som vi gjort under året är: » det blir ofta fler deltagare på det digitala mötet – utom i organisationer där samvaron är det viktigaste med mötet » det är ofta fler som begär ordet i diskussionerna och inläggen är ofta kortare (båda dessa saker är förstås bra) » tidsåtgången ändras för olika punkter, till exempel går omröstningar ofta fortare i det digitala mötet liksom presentationer (när de är förinspelade) medan diskussioner kan ta längre tid » att många organisationer i samband med sitt första digitala möte för första gången använt en extern, professionell mötesordförande och att det upplevts som positivt av deltagarna och arrangörerna Vår generella slutsats är att digitala årsmöten fungerar och de ofta är lika bra eller bättre än årsmöten där man träffas fysiskt.

Vi tror, och många av de utvärderingar vi sett i olika föreningar bekräftar detta, att digitala (års)möten är här för att stanna!

16 | Välkomna!

OM FÖRFATTARNA Anna Bergkvist har en lång erfarenhet av ideella sektorn. Hon har en bakgrund som anställd och styrelseledamot i Sveriges Elevkårer och har sedan gymnasiet varit ordförande, ledamot, valberedare och revisor i en mängd organisationer. Hon har varit HR-generalist på Sveriges Ingenjörer i flera år och driver sedan 2012 Styrelsepost där hon utbildat styrelser och valberedningar och är årsmötesordförande – digitalt och fysiskt. Idag är Anna ordförande för Sköldkörtelförbundet och sin samfällighetsförening.

Anna brinner för möten i alla former. Hon lägger stort fokus på att mötet ska vara inkluderande och trivs extra bra när hon lyckas nå fram även i organisationer där det finns stort motstånd mot det digitala.

Johan Groth har lång erfarenhet av uppdrag inom offentlig, privat och ideell sektor. Han har bland annat arbetat på Utbildningsdepartementet, i Riksdagen, på Kungliga Musikhögskolan och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Johan har suttit i styrelsen för ideella och ekonomiska föreningar, stiftelser och aktiebolag. Han har varit ordförande för Ax – kulturorganisationer i samverkan och Sveriges Film- och Videoförbund samt förbundssekreterare och kanslichef hos Sverok – spelhobbyförbundet.

Johan är idag styrelseordförande i EnviroPlanning Västra Götaland AB och Qlok Uppsala AB samt ordförande i SwedishVälkomna! | 1 7

Covid-19-pandemin tvingade alla delar av samhället att ställa om, Japanese Performers Association. Johan brinner för möten med liksom alla som stod i startgroparna att genomföra sina årsmöten, tydlig struktur där alla får komma till tals och där det är tydligt stämmor och kongresser. Denna bok sammanfattar lärdomar från när mötet diskuterar, yrkar och fattar beslut – ett årsmöte är en de över 60 digitala årsmöten som Anna Bergkvist och Johan Groth demokratifest! Johan arbetar på sitt bolag Groth & Groth AB och genomförde under 2020. är också konsult på Styrelsepost.

Digitala skriven en förståelse för attårsmöten. föreningar Nu vetårsmöten ni lite omär vilka vi är med och hur vi ser på digitala och andra organisationer kanavsedenna väldigt olika ut, att det finns en Varmt välkomna till resten bok! mångfald av traditioner och praxis. Boken är en hjälp i planeringen och genomförandet av era digitala årsmöten.

Anna Bergkvist och Johan Groth har lång och bred erfarenhet av att leda ideella organisationer, bostadsrättsföreningar och aktiebolag.

Oavsett er associationsform kommer ni att hitta inspiration till ditt beslutande möte i denna bok.

18 | Välkomna!