Introducción a la modernización del estado cap7

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GESTIÓN POR RESULTADO

INDICE

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GESTIÓN POR RESULTADO

ÍNDICE Introducción

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Sección Sección Sección Sección Sección

4 5 6 8 10

A. Contexto B. Componente y beneficios C. Herramientas D. Roles de los actores involucrados E. Calendario

Parte 1: Planificación estratégica Sección A. ¿Que es la planificación por resultados? Sección B. Niveles y características Sección C. Herramientas para la formulación del Plan estratégico

13 13 13 14

Parte 2: Presupuesto y Gestión Financiera Sección Sección Sección Sección

A. ¿Para que presupuestamos con orientación a resultados? B. Herramientas para el análisis presupuestario C. Ciclo Presupuestario D. ¿Que es la gestión financiera?

18 18 19 20 25

Parte 3: Seguimiento y gestión de proyectos Sección Sección Sección Sección Sección

A. ¿Que es el seguimiento de gestión? B. Beneficios C. Características D. Herramientas E. Etapas

28 28 28 29 29 32

Parte 4: Monitoreo y Evaluación Sección Sección Sección Sección Sección Sección

A. Objetivos y Beneficios B. Niveles del M&E C. Herramientas de recolección de información D. Etapas del M&E E. Uso y Gestión de la información obtenida F. Uso y gestión de la información obtenida

35 35 38 39 40 41 44

Conclusión

45

BIBLIOGRAFÍA

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INDICE

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Secciรณn A. Contexto y Objetivos Secciรณn B. Componente y beneficios Secciรณn C. Herramientas Secciรณn D. Roles de los actores involucrados Secciรณn E. Calendario


GESTIÓN POR RESULTADO

Introducción Sección A. Contexto Durante la década de 1970, los países desarrollados emprendieron reformas para dar respuesta a la crisis fiscal de ese momento y para enfrentar algunas disfunciones que el Estado de Bienestar había generado. Esas reformas, conocidas genéricamente como la Nueva Gestión pública e inspiradas en la gerencia del sector privado,

apuntaron a modificar el modelo burocrático de Estado. Este

se

fundamentaba en una serie de principios, entre ellos, la impersonalidad de las relaciones de trabajo, la estandarización de los procedimientos y rutinas laborales, el mérito técnico y profesional como factor de reclutamiento y promoción de los funcionarios públicos, la racionalidad de la división del trabajo y el establecimiento de jerarquías de la autoridad. Con el tiempo, este modelo derivó en estructuras institucionales rígidas, centralizadas, piramidales y orientadas hacia los procedimientos, que no respondían a las demandas del nuevo contexto social y económico. Por otra parte, en la década de 1980, América Latina y el Caribe (ALC) emprendió un proceso de reforma del Estado provocado básicamente por: i) el agotamiento del modelo de importaciones, imperante desde los

años cincuenta, que

impulsó el desarrollo de la capacidad

industrial de los países mediante la intervención estatal y ii) la crisis impactó gravemente la

economía de

la

sustitución de

de la deuda externa que

región. Las reformas, producidas

en

el

contexto del

surgimiento del modelo neoliberal y de los cambios que experimentaban los Estados de los países desarrollados, priorizaron la dimensión financiera de la crisis

e iniciaron cambios orientados al

ajuste fiscal, la reducción del Estado y la apertura comercial.(Garcia Lopez BID, 2010:17) Entre los múltiples instrumentos y enfoques generados por la NGP en la perspectiva de fortalecer la capacidad del Estado para promover el desarrollo, se encuentra la “Gestión para resultados” (GpR): “Estrategia de Gestión que se centra en el desempeño y el logro de productos, efectos e impacto” (OCDE 2002). Mientras el enfoque de gestión tradicional de administración pública descansa en velar por el cumplimiento de procedimientos y normas, la ejecución de actividades y el seguimiento en la entrega de productos y servicios; la GpR postula que los esfuerzos del Estado deben estar dirigidos a maximizar la creación de valor público y los resultados para el ciudadano. Estos cambios sociales o resultados esperados necesarios a lo largo

se

planifican y

del tiempo que

plasman en dura

metas,

actividades, indicadores y recursos

el proyecto o plan. Además, se suelen asignar

responsabilidades, presupuesto y plazos vinculados al logro de las metas planeadas. Ésto permite que los gobiernos se orienten cada vez más hacia un estilo de gestión pública en el cual se dar a conocer desde el inicio del ciclo de políticas públicas los resultados esperados de las políticas y programas de gobierno. Así, la consecución –o el grado de avance hacia una situación que fomente el bienestar de la sociedad- se considera en GpR al inicio desde la planificación, durante la gestión a través del monitoreo y al final de la implementación en la evaluación posterior.

INTRODUCCIÓN

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Sección B. Componentes y beneficios Se trata de un sistema integral cuyos componentes fundamentales son:

Beneficios El objetivo principal de este enfoque de Gestión es dotar a las organizaciones públicas de dirección y herramientas que

permitan incrementar la eficacia, eficiencia, impacto y calidad de las políticas

públicas. Para ello, la GpR pone el énfasis en:

INTRODUCCIÓN

Planificar de antemano los resultados que se quieren lograr para el ciudadano y en función de ello definir los productos y recursos que serán necesarios;

Comprometer a los funcionarios por las metas y resultados definidos;

Establecer indicadores para dar seguimiento al desempeño de las instituciones, la calidad de los servicios brindados al ciudadano y la efectividad del gasto público;

Evaluar los efectos que efectivamente se

lograron los resultados previstos;

Detectar debilidades y fortalezas en los procesos y la Gestión para retroalimentar la toma de decisiones y el diseño y ejecución de las acciones de gobierno;

Fortalecer la transparencia y rendición de cuentas respecto del uso de los recursos

públicos y los resultados alcanzados.

tuvieron las intervenciones públicas y si

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GESTIÓN POR RESULTADO

Así, la Gestión por Resultados permite tener un sistema de información que constantemente dé cuenta de su avance hacia las metas de gobierno, y su seguimiento desde la gestión. Además, genera las bases para abrir la información a la sociedad. En este sentido, se apunta no solo a mejorar la eficiencia y la eficacia de un gobierno y sus acciones, sino también su capacidad de rendir cuentas a la ciudadanía. En este documento/curso, pensado para

distintos

niveles y sectores de

gobierno, se incluyen

conceptos, ejemplos y herramientas que sirven de insumo para entender la Gestión por Resultados y avanzar en incorporar sus premisas, enfoques y acciones a la gestión cotidiana. En la primera parte, se describen aspectos vinculados a la planificación, en la segunda al presupuesto por resultados, en la tercera al seguimiento, y en la última al monitoreo y a la evaluación de políticas, planes y proyectos. Por último, en la conclusión se introducen los principales desafíos que enfrentan los gobiernos de la región en la implementación y fortalecimiento de los distintos componentes.

Sección C. Herramientas A continuación introducimos una serie de instrumentos que los distintos gobiernos que impulsan la GpR suelen incorporar en sus organizaciones públicas para los distintos componentes y etapas del ciclo de política pública.

INTRODUCCIÓN

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GESTIÓN POR RESULTADO

Tablero de Gestión Uno de los instrumentos más utilizados por los modelos de gestión por resultados son los cuadros de mando integral o tableros de control, su uso se ha ido extendiendo considerablemente en sector

público. Se

trata de

plataformas tecnológicas que permiten consolidar en

un

el una

misma herramienta información clave de los planes y avances de la gestión. Buscan facilitar

el seguimiento de las metas comprometidas y el ágil uso de los datos que den

cuenta del desempeño de

la organización. Si bien cada institución define

el alcance de

los

mismos, los aspectos mayormente incluidos tienen que ver con los compromisos asumidos en los planes estratégicos y ante la ciudadanía, el seguimiento de ejecución de actividades e hitos

y

erogaciones presupuestarias, la verificación del avance de obras, y el monitoreo de metas e indicadores, entre otros. El establecimiento de procesos para el correcto aprovechamiento de la tecnología es crucial. De esta manera, es necesario distinguir quiénes serán los referentes operativos encargados de carga de

los

planes, quiénes los

la

referentes estratégicos a cargo de validar la información y

quiénes serán los usuarios dentro de la organización que podrán visualizarla. De este modo, los Tableros buscan que

la información estratégica esté volcada y disponible

para las instancias de análisis del desempeño de las dependencias involucradas. Se busca con ello sumar una herramienta más para promover la eficiencia y eficacia organizacional y la toma de decisiones basada en evidencia. El siguiente esquema describe los Módulos y funciones típicas que los Tableros suelen contener.

INTRODUCCIÓN

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GESTIÓN POR RESULTADO

Sección D. Roles de los actores involucrados Un paso fundamental para los

el correcto desarrollo del proceso de GpR es definir de antemano

actores involucrados y los

roles

de

cada uno

para

las

distintos componentes que

se impulsarán. Se necesita por un lado definir quién será el órgano rector de la GpR o de cualquiera de sus componentes y por el otro quienes serán las dependencias sujetas al sistema de GpR o los componentes definidos. A continuación se describen y proponen las responsabilidades típicas que implican esos roles.

Órgano rector de la GpR o de alguno de sus componentes Metodología y tecnología •

Define las metodologías, estándares y procesos del ciclo de GpR.

Vela por la coordinación y coherencia horizontal y vertical distintas dependencias.

de los

planes de los

Planificación, seguimiento, gestión financiera y presupuesto. •

Acuerda con las dependencias el establecimiento de metas coherentes y desafiantes y da la validación final a sus Planes.

Responsable de definir y documentar las metodologías de GpR así como de

facilitar su implementación en todos las dependencias.

Capacita a las dependencias en las metodologías definidas.

Brinda asistencia técnica en el diseño y revisión de los Planes y en la formulación de indicadores.

Define las prioridades de la organización

Realiza el seguimiento de las prioridades de gestión.

Organiza las Reuniones de Seguimiento y las Mesas de Coordinación.

Formula y envía los temarios correspondientes seguimiento a los compromisos asumidos.

Vela por la coordinación y coherencia horizontal y vertical en la implementación de los planes de los distintos ministerios y dependencias.

Interviene para habilitar avances o desbloquear obstáculos que puedan surgir en la ejecución de los planes, programas y proyectos.

Genera sinergias interministeriales en proyectos o temas que así lo requieran.

Diseña e implementa un sistema integrado de tableros de gestión para desempeño de las áreas de la organización.

Vela por la coordinación y coherencia en la vinculación entre el presupuesto y el plan de gestión en las distintas organizaciones.

INTRODUCCIÓN

previos a

las

reuniones y da

la mejora del

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GESTIÓN POR RESULTADO

Establece los cambios normativos respecto de las partidas limitativas de cuotas presupuestarias con el fin de fortalecer la vinculación entre el presupuesto y el plan de gestión.

Monitoreo y Evaluación •

Validar prioridades anuales de evaluación de programas

Coordinar las jornadas de monitoreo y evaluación

Verificar cumplimiento de compromisos asumidos

Proponer estrategias para reducir obstáculos o desviaciones que se presenten en el seguimiento, monitoreo y/o evaluación de los proyectos o programas prioritarios

Generar sinergias interministeriales en acciones de M&E que así lo requieran

Proponer prioridades anuales de evaluación de programas

Realizar análisis de evaluabilidad y de fortalecimiento de calidad del diseño de programas

Asesorar en el desarrollo de metas e indicadores del sistema de M&E de los

ministerios, con foco en ejes prioritarios.

Identificar necesidades de adecuación y ajustes a la información sectorial del sistema de M&E

Analizar información de cumplimiento de metas prioritarias registradas en el

tablero

Monitoreo de metas e indicadores y evaluación de resultados y alcances

Elaborar informes de monitoreo y de evaluación agregada de (anual) que sirvan de insumos para las jornadas de M&E

Gestionar el conocimiento de la información y promover el aprendizaje institucional a partir de la documentación de hallazgos obtenidos en el proceso de M&E

cumplimiento de metas

Dependencias sujetas a la GpR o a alguno de sus componentes •

Responsable principal de llevar adelante los proceso de planificación al interior de sus áreas en función de los estándares establecidos por el órgano rector de la GpR.

Reporta la información que sea requerida durante las etapas de planificación,

seguimiento, monitoreo, evaluación y rendición de cuentas al ciudadano.

Realiza la carga del Plan y los avances en el cumplimiento de hitos e indicadores al

Tablero de Gestión.

Asegura la validez de todo lo volcado en dicha herramienta así como lo presentado al órgano central.

Realiza la carga al tablero de gestión del avance de los planes y proyectos.

Brinda la evidencia que pueda ser requerida por el órgano rector.

Implementa las recomendaciones acordadas durante la vinculación entre las partidas presupuestarias y el los componentes del plan de gestión.

INTRODUCCIÓN

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GESTIÓN POR RESULTADO

A su vez, es necesario que las dependencias definan un referente estratégico y uno político. Referente Estratégico: responsable político designado por la dependencia para liderar el proceso de planificación al interior de la organización y reportar los avances al órgano central. Referente Operativo: responsable técnico designado por el referente estratégico para apoyar el proceso de formulación, revisión, carga y reporte de la planificación de la dependencia.

Sección E. Calendario Es importante definir de antemano el calendario que los distintos componentes de la GpR… a modo ilustrativo se describe el cronograma del marco nacional de planificación, presupuesto, seguimiento de gestión, monitoreo y evaluación. El cronograma de la planificación se inicia en mayo del año previo con reuniones informativas y talleres de capacitación si fuera necesario a fin de que los ministerios puedan discutir con la JGM los nuevos estándares y aspectos a tener en cuenta para el nuevo ciclo de planificación y presupuesto que se inicia. Luego de esta primera instancia y teniendo en cuenta la necesidad de enviar los anteproyectos de techos presupuestarios se avanza con la priorización de proyectos y se realizan jornadas de monitoreo y planificación a mitad del año a fin de analizar los planes ministeriales en curso, proponer mejoras que sean necesarias para cumplir los objetivos y validar los nuevos planes que serán presentados al Congreso en Septiembre, complementando la presentación del Presupuesto de acuerdo con lo establecido en el art. 26 de la Ley N° 24.156 de Administración Financiera. A lo largo

del último

trimestre se consolidan los

gantts de actividades y subactividades para

presentar el plan definitivo a JGM, el cual será ejecutado a comienzos del nuevo año. Durante diciembre y enero se terminan de hacer ajustes que puedan ser necesarios y validado el plan entre el Ministerio y la JGM se aprueba para comenzar a realizar el seguimiento a lo largo del año, con instancias de monitoreo a medio término y una evaluación del plan al finalizar el año. Este cronograma se integra con el correspondiente al ciclo presupuestario, de forma tal que desde la propia elaboración del Plan de Gestión se definen las partidas mediante las que cada uno de los proyectos se financiará.

INTRODUCCIÓN

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GESTIÓN POR RESULTADO

INTRODUCCIÓN

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Planificación Estratégica

Sección A. ¿Que es la planificación por resultados?

Sección B. Niveles y características

Sección C. Herramientas para la formulación del Plan estratégico


GESTIÓN POR RESULTADO

Parte 1. Planificación Estratégica Sección A. ¿Qué es la planificación por resultados? Objetivo La planificación estratégica es un herramienta clave

de gestión pública que permite a las

organizaciones definir de manera anticipada los resultados que se quieren alcanzar y a partir de ello establecer el rumbo que deben tomar las acciones de gobierno y los recursos que serán necesarios para poder lograrlo. Se

trata de

una

herramienta

imprescindible ya

que

es la

base de

todos los

demás

componentes de la GpR. No se pueden poner en marcha los sistema de seguimiento y evaluación de gestión sin antes contar con un proceso previo de planificación estratégica.

Beneficios Implica

un proceso continuo que

incorporado en la rutina

de la toma de decisiones de la

organización facilita: •

El ordenamiento y priorización alcanzar las metas propuestas;

de

cursos de

acción y presupuestos necesarios para

La asignación de responsabilidades y recursos de manera viable;

La coordinación de acciones y vinculación de los objetivos establecidos en el corto y mediano plazo por las dependencias con la visión estratégica del gobierno;

La medición de avance alcanzados.

en el cumplimiento de objetivos y la evaluación de resultados

Sección B. Niveles y características Para alcanzar una planificación integral y efectiva es necesario que las organizaciones distingan y desarrollen distintos niveles de planificación. •

Planificación de Largo Plazo, define la visión de la organización, los impactos que la institución busca alcanzar. Se suele materializar en un documento de estrategia o “Plan de Largo Plazo” con un horizonte que generalmente ronda en los 10 o 15 años.

Planificación Estratégica, contiene la misión y resultados intermedios, define a su vez los ejes estratégicos de política pública que trazan la dirección y el foco que tomará la organización para alcanzar su visión. Se suele materializar en un "Plan Estratégico" con un horizonte de mediano plazo que generalmente ronda en los 4 o 5 años.

Planificación Operativa, establece los cursos de acción, productos, metas de corto plazo, actividades, responsables y recursos que serán necesarios para operacionalizar las estrategias. Se suele materializar en un "Plan Operativo" de carácter anual que sirve de base para la formulación del presupuesto.

PARTE 1

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GESTIÓN POR RESULTADO

Características Si bien los planes varían en horizonte y alcance es importante velar por la alineación vertical y horizontal de

los

mismos a

fin de

asegurar la coherencia inter-temporal del accionar de la

organización. Otros aspectos importantes de los planes son: •

Relevante y estratégico. Los Planes debe contar con el liderazgo de actores claves dentro de las dependencias capaces de movilizar el compromiso, participación y flujo de información constante de las distintas áreas que la conforman a fin de lograr una identificación realista y ponderada de la dirección que debe tomar el ministerio, los recursos necesarios y los factores intervinientes en el corto plazo y a futuro.

Flexible y consensuado. A fin de lograr que la formulación del Plan sirva para la toma de decisiones al interior de la organización, se deben crear los mecanismos para que las distintas dependencias participen en su elaboración así como las vías para adaptar la estructura del mismo a las necesidades y particularidades que las áreas involucradas puedan requerir.

Iterativo y oportuno. El Plan requiere de revisiones continuas entre los distintos actores involucrados al interior de la organización hasta alcanzar el nivel de calidad necesario para pasar a la etapa de seguimiento. Este proceso de verificaciones y ajustes debe darse en el marco de los plazos establecidos por el área que lidera el proceso.

Participativo y X. La planificación debe reflejar la visión de mediano y largo plazo que el organización busca alcanzar producto de un diagnóstico exhaustivo que permita comprender el pasado, la situación actual, los paradigmas relevantes y las proyecciones a futuro. Asimismo debe contemplar un proceso externo con diálogos y consultas a la sociedad civil, sectores relevantes, academia y expertos a fin de incorporar distintas miradas, experiencias y mejores prácticas locales e internacionales.

Sección C. Herramientas A continuación se describen algunas herramientas que las organizaciones pueden usar para guiar el proceso de discusión y reflexión al interior de las distintas áreas.

Talleres de Planificación Para lograr

que

la planificación sea relevante, participativa y consensuada es deseable que la

organización lleve a cabo talleres de reflexión con las distintas dependencias que lo conforman. Las siguientes preguntas pueden usarse para capturar los aspectos claves.

PARTE 1

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GESTIร N POR RESULTADO

Fuente: Elaboraciรณn propia en base a FAO 2013.

PARTE 1

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GESTIÓN POR RESULTADO

Matriz FODA Una de las herramientas mayormente utilizadas para contribuir al proceso de planificación estratégica es la matriz F.O.D.A: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Mientras las fortalezas y debilidades tienen que ver con dimensiones internas de la institución, las oportunidades y amenazas apuntan a considerar los factores externos a la misma. Ello permite un análisis de las brechas institucionales que deben ser intervenidas o factores del entorno que deben ser aprovechados o atendidos por la dependencia o ejecutores de proyectos para facilitar el logro de los objetivos. La evaluación de la capacidad interna ayuda además a identificar dónde se encuentra el proyecto u organización en

el momento de

la planificación tanto desde el lado

de

las capacidades

existentes, recursos o aliados que pueden ser utilizados inmediatamente como de aquellos insumos y habilidades que son necesarios procurar para los problemas actuales de la institución o el entorno que no van a desaparecer. Es importante considerar este tipo de matriz como un diagnóstico dinámico de la institución que

debe

revisarse, ajustarse

y

atenderse en

función

de

las

posibles variaciones de

recursos estratégicos. A continuación se detallan las dimensiones de la matriz con algunos ejemplos.

PARTE 1

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El Presupuesto y la Gestión Financiera Pública Sección A. ¿Para que presupuestamos con orientación a resultados? Sección B. Herramientas para el análisis presupuestario Sección C. Ciclo Presupuestario Sección D. ¿Que es la gestión financiera?


GESTIÓN POR RESULTADO

Parte 2: El Presupuesto y la Gestión Financiera Pública Sección A. ¿Para qué presupuestamos con orientación a resultados? La

gestión por

organismos con

resultados

requiere de

un

proceso que

vincule

la planificación de

los

la información sobre el financiamiento necesario y las características del gasto

asociadas a cada componente del plan. Por ello, el presupuesto es un componente transversal de cada una de las etapas de la GpR. Fue la necesidad de mejorar la asignación de los recursos del Estado la que condujo a diferentes gobiernos al desarrollo de un presupuesto orientado a resultados (PBR) que consiste justamente en “un conjunto de procesos e instrumentos capaces de integrar sistemáticamente el análisis sobre los resultados de la gestión pública a los procesos de asignación de recursos” (García López y García Moreno 2010).

Beneficios Contar

con

información de

gastos y recursos clara,

confiable, de

fácil

acceso y rápida

disponibilidad constituye un activo estratégico para alcanzar los resultados buscados en los planes estratégicos y enriquecer el debate ciudadano. De esta manera, es posible identificar problemas en la gestión del plan solucionados

que

pueden ser

con modificaciones presupuestarias, evitando las prácticas de “incrementalismo

inercial” que suelen tener los presupuestos desarticulados de un plan de gestión estratégica. A su vez, permite promover entre las

diferentes áreas un uso eficiente al definir un vínculo claro

entre los resultados concretos del plan y los montos involucrados en su financiamiento. Por otro lado, la administración eficiente del presupuesto público constituye un eslabón en la meta de mejora en el resultado fiscal. Conjugar y dar consistencia a este objetivo (nivel macro) con los diferentes planes de gestión (niveles meso y micro) requiere contar con una clara vinculación entre las diferentes partidas presupuestarias y los objetivos, proyectos y actividades de los que se compone el plan de gobierno. Es importante resaltar que la integración y adecuada vinculación entre el presupuesto y la gestión orientada a resultados requiere de un compromiso político de todas las áreas involucradas, pero principalmente de aquellas que resultan transversales al gobierno (Bonari y Gasparin, 2014). Con ello se busca favorecer la coordinación y la evaluación de políticas bajo criterios homogéneos desde la alta gerencia.

PARTE 2

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GESTIÓN POR RESULTADO

Características Implementar el PBR implica contar con una serie de atributos que pueden resumirse en: 1. sistemas de seguimiento y evaluación sobre las acciones que son financiadas a través del presupuesto público y sus resultados medidos mediante indicadores de impacto, 2. procedimientos que especifiquen la forma en que la información de gestión es volcada en el proceso de formulación del presupuesto, 3. estructura de incentivos para

motivar a las

instituciones a que

alcancen mejores

resultados, y 4. normas sobre administración financiera con la flexibilidad necesaria para adaptarse al PBR (Marcel, 2007). Por otro lado, es deseable contar con un plan de presupuesto de mediano plazo, de forma tal de definir un horizonte para

la polìtica

fiscal más allá del año en curso. De esa manera, el

presupuesto anual queda integrado dentro de un marco más amplio, el cual a su vez se articula con los principales lineamientos de mediano plazo del gobierno. Esta perspectiva estratégica también debe sustentarse en reglas fiscales a nivel macro, como son

las leyes

de responsabilidad fiscal

que definen metas para

la evolución de los gastos,

recursos y déficit fiscal (reglas numéricas) y normas que regulan y definen las responsabilidades de cada funcionario e institución (reglas de procedimiento). En

tercer lugar,

política

es esencial que

los

diversos organismos públicos cuenten con

una

de transparencia, ofreciendo a la ciudadanía información tanto sobre los resultados

de su gestión como de los recursos presupuestarios afectados a cada acción de gobierno. En este último punto adquiere singular relevancia comprender los diferentes conceptos que hacen al sistema presupuestario para mejorar la rendición de cuentas hacia la ciudadanía, pero también para hacer un uso eficiente de la información presupuestaria por parte de los responsables de gestión.

Sección B. Herramientas para el análisis presupuestario Para hacer un uso provechoso de la información presupuestaria y promover la vinculación plan presupuesto es fundamental conocer los distintos modelos de presupuestación y los conceptos y clasificaciones más importantes asociadas al presupuesto

público. En esa dirección y a fin de

empoderar a los referentes encargados de llevar a cabo ésta tarea se describen algunos conceptos.

PARTE 2

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GESTIÓN POR RESULTADO

Modelos de presupuestación El presupuesto público representa una herramienta de gestión que permite administrar los recursos financieros del Estado. Los principales modelos que

se han

desarrollado en el contexto de la

administración pública corresponden al enfoque incrementalista, el presupuesto por programa y el presupuesto base cero. De acuerdo con Bonari y Gasparin (2014): •

Enfoque incrementalista: abordaje de cambios considerándolo como una herramienta con cierto constituye como reflejo de meros actos jurídicos.

Presupuesto por programa: orientado a resultados, parte de objetivos de la organización para priorizar la asignación de fondos.

Presupuesto base cero: implica que en cada ejercicio fiscal se reinicia la asignación de fondos por completo de acuerdo con el desempeño de las áreas, sin guardar necesariamente referencias con el presupuesto del ejercicio anterior.

El primer

modelo carece de plan

estratégico y tiene

marginales en el presupuesto, grado de pasividad y que se los

lineamientos y

importantes limitaciones para producir

cambios significativos en el presupuesto. Por su parte, el tercer caso implica una completa justificación de cada proyecto y partida presupuestaria, conduce a un esfuerzo administrativo que termina siendo poco eficiente. En consecuencia, el modelo de presupuestos por programas parece ser el más adecuado al favorecer un equilibrio entre la visión estratégica y la versatilidad para el cambio sin incurrir en pérdidas de eficiencia en su confección (Bonari y Gasparin 2014).

Sección C. Ciclo presupuestario Para lograr la vinculación plan - presupuesto es necesario tener en cuenta las etapas claves de cada uno de esos procesos en la organización y en los niveles institucionales superiores y de gobierno en la que la institución se encuentra inmersa. A modo de ilustración, a continuación se describen las principales etapas y cronogramas del ciclo presupuestario nacional 1) formulación, 2) aprobación, 3) ejecución y cierre de cuentas, y 4) control.

Cronograma del ciclo presupuestario1

PARTE 2

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GESTIÓN POR RESULTADO

A.1.) Formulación (marzo a septiembre del año anterior) En esta primera etapa del ciclo del

presupuestario se define

presupuesto y se realizan los

proyecciones macroeconómicas

primeros pedidos de

que

sirven

de

el cronograma para

la formulación

información que involucran

pauta para

a:

1)

las proyecciones de ingresos

tributarios, 2) lineamientos generales para la política fiscal. Luego de la definición del escenario macroeconómico, la proyección de recursos y a partir de los grandes lineamientos de gestión, se avanza con el desarrollo de anteproyectos por organismos. En esta

instancia se

consideran los

“techos” presupuestarios, las orientaciones y las normas, así

como los planes estratégicos. Al final de esta instancia se desarrolla el presupuesto preliminar y se consensuan las políticas jurisdiccionales. Por último se redacta el Mensaje y el articulado del Proyecto de Presupuesto, donde se incluyen indicadores de metas físicas en cuadros anexos. Esta información es remitida el 15 de septiembre al Congreso de la Nación para su consideración.

A.2) Aprobación (septiembre a diciembre del año anterior) Esta etapa transcurre en el Congreso de la Nación y se inicia en con la remisión del proyecto de presupuesto a la Cámara de Diputados (cámara de origen) por parte de las autoridades del Poder Ejecutivo. En la primera instancia se discute el proyecto en la Comisión de Presupuesto y Hacienda y se realiza un dictamen (que puede incorporar cambios) para ser elevado a tratamiento en el recinto. Luego

de la media sanción en la cámara de origen, el proyecto es remitido a la Cámara de

Senadores donde nuevamente se discute primero en la Comisión de Presupuesto y Hacienda para ser luego enviado al recinto para su tratamiento. En caso de introducirse modificaciones el proyecto debe ser devuelto a la Cámara de Diputados, si se aprueba sin cambios se envía al Poder Ejecutivo para su aprobación definitiva y promulgación mediante decreto.

1

Para un mayor detalle de la instancia de formulación puede verse en

http://www.mecon.gov.ar/onp/html/instrutexto/archivos/reso17216.pdf

PARTE 2

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GESTIÓN POR RESULTADO

A.3) Ejecución y cierre de cuentas (enero a diciembre y de enero a junio del año siguiente) En los primeros días

del año

se publica la Decisión Administrativa del Jefe de Gabinete que

efectúa la distribución de los gastos (por programas y partidas) y de recursos del presupuesto aprobado por ley convirtiéndolo en operativo. A lo largo

del año

fiscal,

en cada trimestre se programa el nivel de gastos a comprometer y

devengar en función de la proyección de ingresos a percibir. A su vez, se realizan diferentes modificaciones al

presupuesto como ser

reasignaciones, ampliaciones o creación de nuevas

partidas.

A.4) Control (a partir de junio del año siguiente) Una vez finalizado el ejercicio la Contaduría General de la Nación inicia el cierre contable a partir de los ingresos percibidos y los gastos devengados. El 30 de junio del año siguiente se envía Congreso de

la

Nación la

Cuenta Inversión que

al

contiene la gestión físico-financiera del

presupuesto, el movimiento de fondos, estado de deuda pública y estados contables. El Congreso de

la

Nación,

mediante la

Auditoría

General de

la Nación y la Comisión

Parlamentaria Mixta Revisora de Cuentas, inicia el control externo de la Cuenta Inversión. A su vez, se realiza el control interno mediante la Sindicatura General de la Nación.

Criterios de registración del gasto público Desde el momento de la formulación del presupuesto hasta su ejecución final se producen diferentes etapas de registración contable. A continuación se presenta una breve descripción de cada una de ellas.

B.1) Crédito Inicial Es la etapa en la que se imputa el presupuesto original, aprobado por el Poder Legislativo y corresponde a una proyección del gasto para todo el ejercicio fiscal, por lo que los montos que se informan tienen alcance anual. En el portal de datos del MMOD, esta etapa no figura en el dataset de “Presupuesto Nacional” ya que la Secretaría de Hacienda (SH) no la informa en el “Sitio del Ciudadano”. Esto se debe a que SH solo publica la etapa de “Presupuestado”, que corresponde a “Crédito Vigente” (ver a continuación)2 .

PARTE 2

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GESTIÓN POR RESULTADO

B.2) Crédito Vigente Esta etapa parte

del Crédito Inicial y le incorpora todas las modificaciones que se le aplican

al

presupuesto a lo largo del año, tanto en reasignaciones de partidas, como ampliaciones y reducciones del presupuesto total. Al igual que en el caso anterior constituye una proyección para todo el ejercicio, por lo que los montos que se informan tienen alcance anual.

B.3) Compromiso En esta etapa se produce la aprobación, por parte del funcionario, de la afectación de recursos para un concepto y monto determinados. A partir de esta etapa se produce una

afectación preventiva

del crédito presupuestario, que reduce su importe del saldo disponible. Un punto relevante de esta instancia es que implica una relación contractual con terceros (orden de compra, contrato, convenio, etc.), que motivará en el futuro un egreso de fondos. A diferencia de los casos anteriores, esta etapa de registración no conforma una proyección de gastos anuales sino un acumulado desde el inicio del año fiscal hasta una fecha determinada.

B.4) Devengado Esta etapa corresponde con el surgimiento de una obligación de pago, que se produce a partir de la recepción con conformidad de bienes o servicios oportunamente contratados o bien, por haberse cumplido los requisitos administrativos para los casos de gastos sin contraprestación. En esta oportunidad se produce la afectación definitiva de los créditos presupuestarios asociados a un concepto y monto. Es la etapa de registración que suele utilizarse para analizar la ejecución de una determinada partida, ya que implica una obligación de pago hacia terceros. Al igual que la etapa anterior, los montos involucrados refieren al acumulado desde el inicio del ejercicio fiscal.

2 Sin embargo, se puede obtener el “Crédito Inicial” si se hace una descarga de información en las primeras semanas del año,

cuando aún no se realizaron modificaciones al presupuesto y, en consecuencia, el “Presupuestado” o

“Crédito Vigente” coincide con el “Crédito Inicial”.

PARTE 2

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GESTIÓN POR RESULTADO

B.5) Pagado Es la última etapa de registración de una partida presupuestaria ya que refleja la cancelación de las obligaciones asumidas en las etapas anteriores. Suele analizarse junto con el criterio “Devengado” pues la diferencia entre una etapa y otra conforma lo que comúnmente se conoce como “deuda flotante”: partidas que ya tienen una afectación definitiva y para las cuales hay una obligación hacia terceros, pero que aún no se pagaron. Al igual que las etapas anteriores, los montos involucrados refieren al acumulado desde el inicio del ejercicio fiscal.

B.6) Nivel de Ejecución Es habitual que se desee analizar si una determinada partida presupuestaria se está ejecutando de acuerdo a lo planificado, para ello se considera la relación entre “Devengado” y “Crédito Vigente”. De esta manera, es posible tener una medida aproximada de qué porcentaje del presupuesto anual se ha comprometido a una fecha determinada. Sin embargo, esta medida constituye una aproximación del nivel de ejecución y sólo debe considerarse de manera indicativa. Esto se debe principalmente a que en general las partidas presupuestarias tienen

diferentes ritmos de

ejecución por la propia naturaleza de los bienes y

servicios involucrados. Por

ejemplo,

las transferencias a familias en programas como “Asignaciones Familiares” se

devengan todos los meses de forma regular y proporcional, mientras que las partidas relacionadas con obra pública se devengan contra la entrega de los certificados de obra, por lo que es habitual que concentren su devengamiento con menor frecuencia (trimestral, semestral o incluso anualmente). De esta manera, si se analiza el nivel de ejecución de una partida presupuestaria de obra pública puede que

resulte “subejecutada” cuando en

verdad

se

encuentra en

los

plazos establecidos de

acuerdo a las etapas programadas de ejecución de la obra. Por último, otra manera de hacer el seguimiento del grado de ejecución presupuestaria es a través de las cuotas presupuestarias, que se establecen trimestralmente y alcanzan a las etapas de “Compromiso” y “Devengado” en el nivel de las jurisdicciones o entidades e inciso del gasto

3

(ver las clasificaciones en Sección C). Esta alternativa puede resultar más adecuada en la primera parte del año fiscal, cuando los grados de ejecución respecto del año son en general reducidos. A su vez, de esta manera se permite hacer un seguimiento más específico e identificar de forma temprana si una partida se encuentra cercana al límite que tiene definido para ese trimestre.

PARTE 2

24


GESTIÓN POR RESULTADO

Sección D. ¿Qué es la Gestión Financiera Pública? Otro componente de la gestión por resultados que puede tener un impacto sustantivo en la efectividad, eficiencia y transparencia del gasto público es la gestión financiera pública ya que como veremos cumple un papel fundamental en el proceso de asignación y uso de los recursos públicos y en la gestión macroeconómica (Carlos Pimenta y Mario Pessoa, 2015: 6). La gestión financiera pública está conformada por el conjunto de elementos administrativos de las organizaciones públicas que

hacen posible la obtención de recursos y su ampliación para

la

concreción de los objetivos y las metas del sector público. Ellos incluye las normas, recursos, sistemas, y procedimientos que intervienen en las operaciones de programación, gestión y control necesarias tanto para la obtención como para el gasto de los recursos (Makón, 2000).

Herramientas Entre los componentes de la gestión financiera pública se encuentran: 1. administración del presupuesto, 2. contabilidad, 3. administración de la deuda (crédito público), 4. administración del efectivo (tesorería), y v) administración tributaria.

Para ser efectivos, estos componentes deben estar integrados entre sí, lo que supone: •

la actuación de los mismos de forma interrelacionada, bajo la dirección de un órgano coordinador con competencia para su reglamentación,

la necesidad de contar con la interrelación automática de los mismos a través de medios electrónicos, y de lograr la coherencia entre sus normas y procedimientos (García López y García Moreno 2010: 51),

la provisión de información útil, oportuna y confiable en cuanto a la ejecución de las acciones correspondientes a los proyectos o programas a los que pertenecen.

3 Las cuotas de “Comprometido” rigen para el trimestre al término del cual los saldos no utilizados se pierden. El mismo criterio es válido para las cuotas de “Devengado”, con la diferencia que estas últimas se otorgan mensualmente, y los saldos no utilizados durante los meses son acumulables hasta el final del trimestre, cuando se pierden definitivamente.

PARTE 2

25


GESTIÓN POR RESULTADO

Beneficios Mediante la gestión financiera pública las organizaciones pueden lograr mejoras significativas en lo que respecta a ahorro de recursos, seguimiento integral de los avances de gestión, mejora de la transparencia y de la comunicación de los resultados de manera clara y sencilla. La falta

de integración en materia de administración financiera provoca, entre otros problemas,

fragmentación y duplicación de la información, dificultad para usar los datos en planificación

y

de

administración

transacciones fiscales. Todo

del

esto facilita

presupuesto, los

actos de

y

falta

los

procesos de

de transparencia en

las

corrupción, disminuye la capacidad de

gestión y limita la rendición de cuentas (García López y García Moreno, 2010). Por

otro

lado,

permite la

revisión de

la

existencia y capacidades de

los

sistemas de

adquisiciones y compras públicas, que permiten al Estado obtener los bienes, obras y servicios que necesitan para la gestión de las organizaciones, en la calidad y oportunidad adecuadas y en las mejores condiciones de mercado.

PARTE 2

26


GESTIÓN POR RESULTADO

Seguimiento de gestión

Sección A. ¿Que es el seguimiento de gestión? Sección B. Beneficios Sección C. Características Sección D. Herramientas Sección E. Etapas

PARTE 2

27


GESTIÓN POR RESULTADO

Parte 3: Seguimiento de gestión Sección A. ¿Qué es el seguimiento de gestión? El seguimiento de gestión tiene por objetivo controlar distintos aspectos de la ejecución de los planes y proyectos definidos por la organización a fin de asegurar que los mismos puedan avanzar de acuerdo a las pautas definidas durante la planificación. Mediante la

recolección periódica de

obstáculos, necesidades

de

información estratégica, esta etapa permite identificar

coordinación o

cambios de

coyuntura que necesiten ser atendidos

para lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos. Existen diferentes parámetros para hacer seguimiento de gestión, entre ellos está: •

El control de las actividades y tiempos de ejecución de lo planificado,

La medición y caracterización de los insumos y recursos humanos utilizados,

El análisis de la ejecución presupuestaria y financiera,

La identificación y gestión de riesgos,

La verificación de requisitos de calidad apropiados,

El monitoreo del cumplimiento de metas y resultados alcanzados.

Si bien todos esos aspectos son

fundamentales para

organización, a los fines prácticos en ésta sección nos

un seguimiento integral de la gestión de enfocaremos en aquellos que

permiten

examinar el desempeño organizacional en lo que respecta al control de los cronogramas de ejecución de las actividades, hitos y metas de los proyectos prioritarios de las distintos dependencias. El Seguimiento es por tanto, una

etapa crucial

tanto para el ciudadano como al interior de las

dependencias de gobierno, ya que permite que se produzcan y entreguen los bienes y servicios que se proveen a partir del accionar del Estado, a la vez que se produzcan los efectos deseados.

Sección B. Beneficios A través de la recolección y análisis de información estratégica sobre la ejecución de los planes, programas y proyectos el seguimiento de

gestión permite mejorar

la toma

de decisiones para

alcanzar los objetivos planificados. Según el PMI (Project Management Institute) entre los beneficios principales de la supervisión de proyectos se encuentran: •

PARTE 3

Comparar el rendimiento y la ejecución real del proyecto respecto de lo planificado.

28


GESTIÓN POR RESULTADO

Mantener una base de información precisa y actualizada sobre los cronogramas de ejecución y la entrega de productos o servicios del proyecto.

Proporcionar información tanto para respaldar reportes del estado de situación y de medición de avance del proyecto como para realizar proyecciones a partir del mismo.

Analizar si se están dando los supuestos asumidos durante la planificación del proyecto y supervisar el estado de los riesgos definidos.

Determinar si se necesitan implementar acciones correctivas o preventivas.

Supervisar la implementación de dichas requieran a medida que éstos se produzcan.

Promover un modo de trabajo más eficiente para lograr el éxito del proyecto y la mejora en la gestión de la organización.

acciones

u

otros

cambios que

se

Sección C. Características Estratégico y sistemático. Para que sea efectivo el seguimiento de gestión debe hacerse sobre las prioridades estratégicas de la organización y dependencias y mediante un examen estandarizado y continuo del avance en el cumplimiento de las mismas. Preventivo y oportuno. Asimismo el seguimiento de gestión debe apuntar a detectar los cambios imprevistos en la ejecución del proyecto o en el entorno, incluidas las variaciones en los supuestos y riesgos asumidos. En función de ello, se debe producir oportunamente aquella información que pueda ser utilizada para la corrección de desvíos y la retroalimentación de las decisiones. Dinámico y participativo. Luego de obtener datos confiables que den cuenta de la necesidad de realizar cambios en la marcha del proyecto, el seguimiento debe contar con la participación, acuerdo y dinamismo del personal y la agilidad en las rutinas de trabajo para

implementar

rápidamente los ajustes que fueran necesarios.

Sección D. Herramientas Matriz para el análisis de supuestos y riesgos

Un componente fundamental del seguimiento de gestión es poder anticiparse a los cambios que puedan ocurrir o adaptarse de la mejor manera a aquellos que ya hayan ocurrido para que no afecten el éxito del proyecto. Para ello es necesario que las organizaciones analicen si se están dando los supuestos asumidos durante la planificación del proyecto y supervisar el estado de los riesgos definidos. Los riesgos son aquellos aspectos fuera de control de la organización que podrían influir en el logro del proyecto y los supuestos son aquellos factores que deben darse para poder cumplir con las metas propuestas. A continuación se presenta un diagrama que facilita el análisis de supuestos y

PARTE 3

29


GESTIÓN POR RESULTADO

riesgos a fin de

decidir

cuándo deben tomarse acciones de mitigación al respecto como es el

rediseño del proyecto.

Diagrama para el análisis de supuestos

El diagrama para el análisis de supuestos incluye el caso extremo de “supuesto fatal” al que se debe prestar especial atención. Esta situación se produce cuando la probabilidad de ocurrencia del riesgo es muy alta (equivalente a decir que el supuesto considerado difícilmente se cumpla) y no

es

posible rediseñar el proyecto. En estos casos lo conveniente es cancelarlo. Las situaciones de “supuesto fatal” suelen producirse, por ejemplo, en lo referente al financiamiento de proyectos muy PARTE 3

30


GESTIÓN POR RESULTADO

ambiciosos pero que tienen poca visibilidad en el corto plazo, o bien en proyectos de ley que requieren un amplio acuerdo político pero se basan en un tema que resulta controversial para la ciudadanía. Otro aspecto importante de la gestión de riesgos del proyecto es analizar la probabilidad de ocurrencia y el impacto que

podrían generar. Ese

proceso consiste en recolectar información cualitativa y

cuantitativa que permita hacer un análisis pormenorizado del efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. Luego se deben priorizar los riesgos. La siguiente matriz permite fácilmente clasificar los riesgos y visualizar su importancia y las acciones que

deben ser

tomadas según la envergadura de los mismos.

Los riesgos que deben ser tomados con mayor atención y para los cuales es primordial desarrollar acciones que permitan reducir las amenazas son aquellos que caen bajo la clasificación de alta probabilidad de ocurrencia y alto impacto para afectar al proyecto. Es importante recordar que la gestión de riesgos es una actividad continua que debe realizarse durante todo el ciclo de vida de los proyectos ya que los riesgos no son estáticos sino que a medida que se ejecuta el proyecto y se realizan ajustes a los mismos la coyuntura puede seguir cambiando. Por eso se debe poner siempre la mirada en detectar si surgen nuevas amenazas a los objetivos del proyecto.

PARTE 3

31


GESTIÓN POR RESULTADO

Reportes y sistema de alertas Los reportes de gestión buscan consolidar en un formato ejecutivo información relevante sobre los avances, cumplimientos y ajustes en la ejecución de los planes y proyectos. Tienen como propósito facilitar

a la organización el análisis de

cómo marcha el desempeño de las dependencias y

alertar sobre acciones que deben ser tomadas. Fundamentalmente, deberían servir para que la organización y los responsables de tomar las decisiones cuenten con diferentes tipos de reportes que les permitan capturar las distintas variables a seguir en los proyectos: •

Desvíos

Reprogramaciones

Hitos próximos a vencer

Nivel de cumplimiento de la meta del proyecto

Estado de los indicadores

Sección E. Etapas La etapa de seguimiento de gestión consta de diferentes etapas que se describen a continuación partiendo del

ejemplo del

sistema

implementado en

la

Administración Pública Nacional de

Argentina.

Reuniones de Gabinete Internas de las organizaciones •

Son convocadas y lideradas por las organizaciones o altos mandos de las distintas dependencias.

Para facilitar a nivel central el flujo de información actualizada y estratégica sobre

la gestión de los ministerios, es importante que mecanismos internos de planificación y control de gestión.

Para el seguimiento interno se recomienda la realización de reuniones de gabinete periódicas que se rijan por una dinámica de gestión preestablecida. Entre los componentes es deseable que contemplen:

PARTE 3

los

mismos

la elaboración de un temario y envío

cuenten con

-

Previo a la reunión: todos los

-

participantes. Cada temario debería definirse en función del seguimiento de objetivos, metas e hitos predefinidas durante la planificación y el surgimiento de temas de coyuntura.

-

Durante la reunión: forma

-

anticipada y la elaboración de una minuta con los asuntos tratados y compromisos a cumplir la próxima reunión con metas, plazos y responsables.

-

Posterior a la reunión: el envío de la minuta a los participantes con los compromisos asumidos.

el seguimiento de

los

a

temas definidos de

32


GESTIÓN POR RESULTADO

Es deseable que

esta dinámica de reuniones se replique hacia dentro de las secretarías y

subsecretarías, generando sinergias e incrementando la eficiencia en la planificación y en el seguimiento de la gestión.

Marco institucional •

Son desarrollados por cada organización.

A fin de dotar de mayor institucionalidad al Sistema de GpR es deseable que los organismos públicos desarrollen algún tipo de normativa interna que dé claridad a los componentes definidos.

Se recomienda que el marco normativo incluya tanto las metodologías, procesos y cronogramas definidos, como los componentes estipulados por cada organización para el seguimiento de gestión a nivel ministerial.

PARTE 3

33


GESTIÓN POR RESULTADOS

Sistema de Monitoreo y Evaluación

Sección A. Objetivos y Beneficios Sección B. Niveles del M&E Sección C. Herramientas de recolección de información Sección D. Etapas del M&E Sección E. Formulación de indicadores y ejemplos Sección F. Uso y gestión de la información obtenida

PARTE 4

34


GESTIÓN POR RESULTADOS

Parte 4: Sistema de Monitoreo y Evaluación Sección A. Objetivo y beneficios Objetivo El monitoreo es una actividad continua de recolección de datos que provee información acerca del progreso de los indicadores y metas que una organización o área de gobierno se propone alcanzar. Se trata, por lo tanto, de un proceso estratégico que se debe pensar desde la planificación de la medición del desempeño y la selección de indicadores para garantizar la obtención de datos significativos. El monitoreo permite, además, producir los insumos que luego se usarán para las evaluaciones. Asimismo, contribuye a brindar alertas tempranas del avance hacia los resultados que se quieren lograr.

De esta manera, cuando hay falta

de

progreso suficiente para

esperados, el monitoreo permite identificar las

áreas sobre las

que

lograr

los resultados

es necesario redoblar

esfuerzos o corregir acciones. La evaluación toma en consideración la información recolectada y sistematizada por el monitoreo para realizar un análisis sobre los factores de éxito que intervinieron en los resultados alcanzados. En particular, se recomienda que sea utilizado adicionalmente al monitoreo cuando: •

Exista un resultado o un desempeño inesperado y atípico que requiere investigación adicional.

Se analice si expandir o no un programa piloto.

Ha pasado un largo período sin mejora, sin que exista una explicación clara del porqué.

El monitoreo sobre programas o políticas similares arrojan información diferente y aparentemente contradictoria.

En esta etapa se mide la diferencia entre las metas que se esperaban lograr y los resultados alcanzados y se identifican fortalezas y debilidades. A su

vez, la evaluación permite brindar

recomendaciones que orientan el aprendizaje institucional y los cambios que los ministerios deben realizar en el camino hacia la mejora continua de la gestión. En esta instancia se busca responder preguntas sobre la ejecución de un programa o política a partir de diversos criterios como eficiencia, eficacia, calidad, equidad, sostenibilidad u otros. El monitoreo y la evaluación son procesos complementarios e interrelacionados. A continuación se brindan definiciones y diferencias de ambos términos.

PARTE 4

35


GESTIÓN POR RESULTADOS

Diferencias entre monitoreo y evaluación

Objetivo

Etapa

Implementación

Frecuencia

Monitoreo

Evaluación

Controlar la ejecución de una acción y hacer seguimiento de la gestión estratégica y operativa

Considerar el diseño, la ejecución, los resultados e impactos de la acción

Durante el desarrollo de la acción

Antes, durante y después del desarrollo de la acción

La realiza un equipo interno

Puede ser realizada de forma interna o externa

Actividad continua

Actividad puntual

Fuente: Elaboración propia en base a Mokate (2001)

Beneficios Entre los beneficios de monitorear y evaluar políticas se destacan (Morra Imas y Rist, 2009): •

Conocer el cumplimiento de acciones y compromisos y el porqué de los resultados obtenidos.

Entender la pertinencia, eficiencia, eficacia, impacto y sostenibilidad de proyectos o políticas.

Identificar problemas emergentes y necesidades de ajustes, mejoras o sinergias.

Reforzar la rendición de cuentas de los responsables de los proyectos.

Promover una organización.

Generar y socializar conocimiento y lecciones aprendidas.

cultura de reflexión

y evaluación para

la mejora continua de la

A su vez el M&E permite responder las siguientes preguntas estratégicas: •

¿Cuáles son los resultados que queremos alcanzar con nuestros proyectos?

¿Nuestras intervenciones están funcionando como planificamos?

¿Lo que estamos haciendo es lo más pertinente para resolver el problema?

¿Lo estamos haciendo en el momento oportuno?

¿Hay mejores formas de hacerlo? (más económicas, más efectivas, etc).

¿Estamos generando efectos no previstos?

¿Qué podemos aprender de lo que estamos haciendo?

PARTE 4

36


GESTIÓN POR RESULTADOS

Tipos de evaluación A la hora

de examinar una

importante tener en

intervención o construir un sistema de monitoreo y evaluación es

cuenta que

existen diferentes tipos de

evaluación, los

cuales buscan

adecuarse a las diversas necesidades que puedan surgir durante el ciclo de una política pública. Evaluación diagnóstica o ex - ante: Analiza el diseño conceptual de la intervención, se lleva a cabo antes de

la implementación de

la intervención y se pregunta si un programa o proyecto es

evaluable. Ponderar su relevancia dentro del plan estratégico y puede analizar su diseño propuesto para

sugerir mejoras. Adicionalmente, permite definir la línea base sobre la cual se realizará el

monitoreo una vez que el proyecto se haya lanzado. Algunas de las preguntas que guían

el

diagnóstico ex ante son: ¿Cuál es la necesidad que se pretende satisfacer con el proyecto?, ¿El proyecto se vincula con un lineamiento prioritario del Plan Integral de Gestión? ¿De qué modo?, ¿A través de qué acciones concretas el proyecto busca satisfacer la necesidad o resolver el problema? Además, ayuda a determinar si los recursos humanos, financieros y materiales son adecuados, y también a analizar las características y necesidades de los sistemas de información monitoreo y evaluación de la intervención, ya sea un programa, plan o un área institucional, por ejemplo una Secretaría o Dirección Nacional. Evaluación formativa, o evaluación de procesos: Busca mejorar el desempeño antes y durante la implementación

de

la

intervención, generalmente

se

realiza durante la implementación del

programa o proyecto. Se enfoca en evaluar si el proyecto evoluciona conforme con Algunas

de

las

preguntas de

este análisis son:

lo planificado.

¿Las actividades se están realizando de

acuerdo con los tiempos planificados? ¿Cuánto se desvían los tiempos de cada proceso respecto del plan? ¿Cuáles son las causas de estos desvíos? ¿Los recursos se encuentran disponibles en tiempo y forma de acuerdo con el plan? Evaluación sumativa, de resultados o ex- post: Analiza los resultados finales e impactos de la intervención, se realiza una

vez que

el programa o proyecto ha sido

completado, ya sea

inmediatamente tras su cierre o tiempo después. Deben realizarse entendiendo que los resultados finales suelen verse afectados por factores que están fuera del alcance del proyecto (multicausalidad), a la vez que en muchos casos requieren de un plazo más o menos extenso de tiempo para considerar el impacto final. Algunas de las preguntas de este análisis son:

¿Se alcanzó la meta

prevista en el plan? ¿Cuánto se desvían los resultados finales respecto de lo planificado? ¿Cuáles son las causas del desvío y hasta qué punto son atribuibles a errores en la implementación del programa? ¿Se generaron resultados adversos no previstos?

PARTE 4

37


GESTIÓN POR RESULTADOS

Sección B. Niveles del Sistema de Monitoreo y Evaluación Para una mejor comprensión del Sistema de Monitoreo y Evaluación se tomará como ejemplo los tres

pilares estratégicos que se suelen definir desde el nivel central de gobierno, ya

sea en

áreas de planificación, administración o unidad del ministro, gobernador o intendente:

A. El Monitoreo y Evaluación de resultados de gestión: Se centra en analizar la evolución de las iniciativas o áreas de política prioritarias definidas por la autoridad ejecutiva de gobierno. Sobre estas prioridades se realiza el seguimiento, monitoreo y evaluación. El monitoreo ocurre a mitad de cada año, mientras que a fin de año se efectúa la evaluación. La evaluación anual por

ministerio, secretaría o área temática específica se basa en

la información volcada en el

Tablero de Gestión o herramienta de monitoreo, que analiza el grado de alcance de metas de los principales resultados esperados prioritarios por área. Monitorear y evaluar los planes integrales de gestión desde una perspectiva estratégica constituye una

herramienta valiosa para

los

formuladores de

políticas y tomadores de decisión en

los

diferentes niveles de gobierno tanto a nivel central como ministerial nacional, provincial o de secretarías municipales. A diferencia de los sistemas tradicionales de M&E que se enfocan en los insumos con los que cuenta el gobierno y los productos que ofrece, en este enfoque el énfasis se coloca en trabajar para alcanzar los resultados e impactos finales de la intervención estatal. De esta manera, se cuenta con un sistema que en última instancia se orienta a monitorear y evaluar el desempeño del gobierno. A su vez, el sistema de M&E aplicado en el gobierno puede aportar información oportuna sobre el progreso de una acción determinada y contribuir a identificar alertas tempranas sobre situaciones que requieran mejoras. El monitoreo de los datos provee información sobre casos extremos (desempeño particularmente bueno o particularmente deficiente), que pueden ser explicados por medio de la evaluación.

B. El Monitoreo y Evaluación de programas o proyectos: brinda asistencia técnica a las áreas de gobierno para promover la gestión orientada a resultados. A continuación se presentan las instancias correspondientes a los diferentes tipos de evaluaciones: 1. Evaluación

de diagnóstico: Se llevan a cabo evaluaciones de diseño y análisis de

evaluabilidad de programas prioritarios. Para esto se analiza la calidad del diseño de la política, la revisión de documentación del programa y el análisis de marco lógico de las intervenciones. Se implementan herramientas como sistematización de información, análisis de información y registros, entrevistas y/o grupos focales, mapa de actores, etc.

PARTE 4

38


GESTIÓN POR RESULTADOS

2. Evaluación formativa o de procesos.

Se busca con

estas evaluaciones identificar

desafíos y oportunidades de mejora de proyectos en desarrollo. 3. Evaluación sumativa o de impacto. Se realizan para medir el impacto o efecto de los programas en los destinatarios de la política pública. Las evaluaciones se recomienda que cubran los distintos sectores clave dentro de las políticas públicas por

ministerio. El universo a

considerar es el

total

de

las

políticas consideradas

prioritarias por el organismo responsable de implementar la GpR. En función de las características del programa y de los aspectos sobre los que se desea profundizar se determina el tipo de evaluación, su metodología y las preguntas a las que busca dar respuesta. Con las evaluaciones realizadas se realiza el seguimiento a

las recomendaciones y compromisos, y finalmente se da difusión y

acceso a los resultados.

C. La Creación de Sistemas de Monitoreo y Evaluación a nivel ministerial: brinda herramientas conceptuales y técnicas para ministerial. Asimismo, busca

el

desarrollo de

generar

sistemas de

capacidades

monitoreo y evaluación a nivel

y herramientas de evaluación a

nivel

organizacional, de Secretaría o Subsecretaría- y también de programa o proyecto.

Sección C. Herramientas de recolección de información En muchos casos los indicadores no surgen del propio proceso de desarrollo de la política pública sino que deben construirse a partir de información externa o de una recolección de datos específica. Por otra parte, este tipo de actividades pueden ser llevadas a cabo tanto por la propia dependencia como por un organismo creado a tal fin, como es el caso de las diferentes encuestas y estimaciones que regularmente realiza el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INDEC). A continuación se presentan las técnicas más habituales para la recolección de información que pueden servir para la etapa de monitoreo y evaluación. Se ordenan desde las herramientas menos estructuradas o informales, como las comunidad hasta aquellas que

conversaciones con interesados

o

entrevistas

a

la

requieren técnicas avanzadas de estadística y estrategias de

muestreo como las encuestas, censos y experimentos de campo. Al desarrollar los instrumentos para la recopilación de información es recomendable tener en cuenta cuestiones prácticas como las siguientes:

¿Existen buenos datos disponibles (o de fácil acceso)?

¿Pueden obtenerse los datos regular y oportunamente, de modo que pueda efectuarse un seguimiento del progreso?

¿Es factible y efectiva en costos la recopilación planeada de datos primarios?

PARTE 4

39


GESTIÓN POR RESULTADOS

Métodos de recopilación de datos

Fuente: Elaboración propia en base a Kusek y Rist (2004)

Si bien en general existen datos que permiten construir indicadores para monitorear y evaluar las políticas públicas, puede que la información que brindan no sea la adecuada. En estos casos, se debe considerar la magnitud del error que induce utilizar este tipo de proxies respecto del costo de recopilar datos ad hoc pero que resulten más adecuados para evaluar la política pública. Por otra parte, para determinadas estrategias de evaluación de impacto, la recopilación de datos ad hoc requiere contar con esa misma información para el momento previo a la implementación del proyecto. En estos casos, como ocurre con

los

métodos de “diferencias en diferencias”, los

elevados costos de generar este tipo de información llevan

a utilizar otras fuentes de datos

que, si bien imperfectas, ya se encuentran disponibles.

Sección D. Etapas Nacional de Monitoreo y Evaluación En el marco de los sistemas de monitoreo y evaluación, la información a monitorear y evaluar sobre el desempeño ministerial y resultados de conjunto entre los

PARTE 4

gobierno se recomienda que

se seleccione en

ministerios -nacionales, provinciales o secretarías municipales y el organismo

40


GESTIÓN POR RESULTADOS

responsable de la GpR. Cada ministerio o secretaría define organismo

responsable

de

la

GpR

sería

quién

los contenidos

sectoriales

y

el

aporte definiciones metodológicas que

sistematizan la información en un esquema de medición agregado. A nivel ministerial o de secretaría, el flujo de información a relevar recolección de

en el tablero o planilla de

información, carga y seguimiento, se recomienda que

se centralice en un área,

generalmente este rol lo asume el área de planificación estratégica del Ministerio o la Unidad del Ministro. En algunos casos, el área de Coordinación administrativa, asume este trabajo. En cualquier caso, la unidad que centraliza la información es la encargada de solicitar información y revisar contenidos junto con el organismo designado como responsable del a implementación de la GpR. El siguiente diagrama presenta un resumen de los pasos y componentes del proceso de M&E sugeridos que se describen en detalle en las siguientes secciones.

Formulación de Indicadores

Asignar Ponderar

Evaluación Formulario

7.

Jornada de Reporte de

8. 9.

Formulario de Autoevaluación Jornada de Evaluación Reporte de Evaluación

1O. Plan de Mejora

Sección E. Formulación de indicadores y ejemplos Un indicador es un instrumento que se diseña para medir variables que en nuestro caso den cuenta del estado real de una acción del gobierno o un conjunto agregado de ellas y de los objetivos que se quieren alcanzar. El desarrollo de indicadores apropiados toma tiempo y puede requerir más de un intento llegar a indicadores pertinentes. En esta sección se incluyen pautas para la construcción y revisión de indicadores, se describe el parámetro de frecuencia de actualización esperada y se proveen ejemplos para su aplicación. En primer lugar, para ser herramientas de medición y gestión confiables los indicadores seleccionados por las áreas deben cumplir con ciertas propiedades: •

Relevancia: debe medir al menos una porción relevante de la meta u objetivo que se busca alcanzar y aportar información imprescindible para la toma de decisiones.

Objetividad: los datos deben ser auditables, tiene que existir la posibilidad de ser verificados independientemente de forma externa. De esta forma, si dos personas miden el mismo indicador usando la misma herramienta deben alcanzar el mismo resultado.

Claridad: su análisis no debería permitir interpretaciones ambigua o contrapuestas.

PARTE 4

41


GESTIÓN POR RESULTADOS

Completitud: idealmente un buen conjunto de indicadores debería capturar todas las posibles conductas o acciones relevantes vinculadas al suceso que se intenta captar.

Accesibilidad: su obtención debe tener un costo razonable en relación a los beneficios que reporta la información que brinda.

Por otro lado, los indicadores pueden estar asociados a las distintas instancias de la cadena causal de una intervención pública.

Este esquema causal parte de la identificación de los recursos (humanos, materiales o financieros) que se ponen a disposición de la intervención. Con ellos se realizan actividades que generan productos orientados a la ciudadanía. Con estos productos se espera alcanzar determinados resultados que tienen diferente alcance y que debieran llevar al impacto que se busca generar con la intervención. Si pensamos en la vinculación entre tipos de indicadores y las etapas de la Planificación Nacional podemos plantear que el nivel de programas y proyectos se vincula con indicadores de gestión, el de objetivos e iniciativas prioritarias con

indicadores de resultado y el nivel de lineamientos y

objetivos de gobierno con indicadores de impacto. Estas pautas pueden observar variaciones de acuerdo con el tipo de política que se analiza y la naturaleza de la intervención pública. El siguiente cuadro, presenta más detalles respecto de las tipologías de indicadores, y la frecuencia de actualización esperada que más se suele utilizar.

Tipo de indicador

Impacto

Resultado

Producto

PARTE 4

Definición

Refieren al mejoramiento en las condiciones de vida de la población objetivo. Pueden estar afectados por factores externos no controlables y depender del accionar de más de una institución.

Reflejan los cambios en el comportamiento, estado o certificación de los beneficiarios una vez recibidos los bienes o servicios. Se espera que conduzcan a los impactos esperados. Miden el volumen y la calidad de los bienes y servicios generados directamente por la organización.

Frecuencia de actualización

Anual o mayor

Anual o semestral

Trimestral

42


GESTIÓN POR RESULTADOS

Actividad o proceso

Insumo

Miden el desempeño en la ejecución de las actividades y procesos para obtener bienes y servicios.

Mensual o bimensual

Mide la cantidad de recursos materiales y físicos con los que se cuenta para la gestión

Mensual o bimensual

Así los distintos tipos de indicadores van a indicar aspectos específicos considerados relevantes para mostrar el grado de avance de las distintas etapas de una intervención. Se sugiere identificar los aspectos esenciales para contar con un número de indicadores que pueda captar lo importante, sin llegar a usar una cantidad de indicadores que vuelva a la práctica de monitoreo algo abrumador o irrelevante para la toma de decisiones.

Ejemplos de indicadores A continuación se explica con ejemplos la diferencia entre los indicadores de resultado que deben ser incluidos a nivel de Objetivos e indicadores de gestión que deben ser formulados a nivel de Proyecto.

TIPO DE INDICADOR Acción Pública

Programa de empleabilidad

Programa antidrogas

Programa de vacunación

GESTION

Insumos

RESULTADO Resultado

Resultado final

Intermedio

(impacto)

Proceso

Producto

Costo total de actividades de entrenamiento / Total de personas desempleada s capacitadas

Cantidad de personas Capacitadas / Total de personas capacitadas programados

% de personas sin cualificación que egresan del programa de capacitación técnica

% de personas sin cualificación que egresan del programa de capacitación y consiguieron empleo

Materiales

Cantidad de adictos inscriptos

Cantidad de adictos inscriptos / Total de adictos a los que se quiere llegar

% de adictos que finalizan el programa antidrogas

% de personas que no reinciden luego de haber participado del programa antidrogas

vacunas Hs de enfermeras y médicos

Cantidad de niños vacunados

Cantidad de niños vacunados / Total de niños a vacunar

Hs de capacitadores

Salas

% de la población objetivo Tasa de incidencia de la poliomielitis vacunada contra la poliomielitis

Fuente: elaboración propia en base a CEPAL 2013.

PARTE 4

43


GESTIÓN POR RESULTADOS

Sección F. Uso y gestión de la información obtenida

El objetivo

final de la producción de información del sistema de M&E es conocer en

tiempo y forma información y hallazgos que puedan proveer datos y evidencia al proceso de toma de decisiones. Además, la información producida o sistematizada en el marco de este proceso sirve para nutrir un ciclo de aprendizaje y de creciente institucionalización de la gestión por resultados. Los diez usos de un sistema de M&E son (Morra Imas y Rist, 2009): 1. Responder a las demandas de rendición de cuentas de los funcionarios electos y el público 2. Contribuir a formular y justificar las solicitudes del presupuesto. 3. Tomar decisiones operativas sobre asignación de recursos. 4. Activar exámenes profundos sobre los problemas que existen en el desempeño y las correcciones necesarias. 5. Motivar al personal para continuar mejorando los programas. 6. Controlar el desempeño de los contratistas. 7. Controlar la prestación de los servicios frente a objetivos precisos de resultados. 8. Apoyar esfuerzos estratégicos y otros esfuerzos de planeación a largo plazo. 9. Brindar información para el debate ciudadano.

Además,

la

información producida

sirve para retroalimentar el

planificaciones tanto ministeriales como para el nivel central.

proceso de

futuras

Por esto, se recomienda

generar un banco de lecciones aprendidas abierta a todos los actores involucrados.

PARTE 4

44


GESTIÓN POR RESULTADOS

Conclusión En el presente curso se presentaron las principales definiciones conceptuales, ejemplos, roles,

etapas y herramientas para

comprender y emplear el enfoque de gestión por

resultados. Para esto se dividió el tema en cuatro partes: a. planificación, b. presupuesto c. seguimiento y d. monitoreo y evaluación. Con este curso se buscó brindar

una primera aproximación a esta metodología para

avanzar en su conocimiento y facilitar su incorporación a las tareas cotidianas. Como ya se mencionó en este documento la gestión por resultados contribuye a mejorar la eficiencia y la efectividad de las acciones de gobierno, así como a sentar las bases para transparentar la gestión a partir de obtener la información necesaria vinculada a las distintas instancias del ciclo de vida de las políticas públicas. A modo de reflexión

final planteamos algunos desafíos pendientes a nivel regional en

cuanto a la implementación de la gestión por resultados: •

Fortalecer las capacidades en materia de gestión por resultado y generar instancias de difusión.

Las capacidades en materias de gestión pueden ser medidas a partir de un diagnóstico institucional. Un ejemplo de este tipo de diagnóstico de capacidades en latinoamérica fue elaborado por el BID, que

en cuanto al análisis de ciertos instrumentos de gestión

concluyó: “la visión de largo plazo es un instrumento que se usa durante la planificación para establecer los objetivos de un país en un lapso mayor al período gubernamental”(García López, Roberto.Mauricio García Moreno, 2010:11), así también aclara que la ejecución de algunos instrumentos es combinada con otros y se repiten, en ciertas oportunidades, en distintos pilares del ciclo de gestión. Estas capacidades e instrumentos de la GpR deben ser desarrolladas y fortalecidas a través de programas de capacitación continua a funcionarios y organizaciones de la sociedad civil. •

Articular normativa a los conceptos de gestión por resultados, calidad de servicio y desempeño. (Kaufman et al, 2015)[1]

La autoridad de aplicación debe contemplar las particularidades del entorno en cuanto sistema político,

contexto social histórico y lograr

mediante un cuerpo normativo la

institucionalización de un sistema integrado de GpR. En latinoamérica, gran porcentaje de países implementaron su sistema nacional de planificación por medio de un cuerpo normativo procedimental, describiendo las acciones de cada actor en el proceso de planificación, presupuesto, monitoreo y evaluación.

PARTE 4

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GESTIÓN POR RESULTADOS

Desarrollar sistemas de monitoreo basados en indicadores de desempeño y de resultados.

Desde el punto de vista de la GpRD, la debilidad más importante de algunos de estos instrumentos es que fueron diseñados para rendir cuentas y no para medir la capacidad de resultados de los sistemas nacionales.(García López, Roberto.Mauricio García Moreno, 2010:10). La prospectiva en este pilar de la GpR, debiera ser la consolidación de su funcionalidad como insumo para la retroalimentación y planificación de futuras intervenciones. •

Promover la integración de las instancias de planificación con la de presupuesto. (Kaufman et al, 2015)[2]

La vinculación presupuesto

y planificación es central para

alcanzar los

resultados

esperados en la instancia de formulación de alternativas y el seguimiento. Para lograrlo se deben, inicialmente, hacer coincidir primero las instancias o etapas que cada proceso requiere para su cumplimiento, esto generaría que los actores intervinientes no dupliquen el proceso de

planificación y agilizar

los

tiempos que

llevarian

en

instancias

independientes una de la otra. A pesar de la consensuada importancia de la vinculación pretendida, en latinoamérica aún no es prioritario tal efecto, así el BID describe en su diagnóstico: “Uno de los factores que obstaculiza la buena articulación entre la planificación y el presupuesto es la desigual importancia política que se otorga a ambas funciones.(...) Muestra de ello es que, en la mayoría de los países, los Congresos discuten el presupuesto pero no el plan. Además, pocos países han arribado a acuerdos nacionales que provean una perspectiva de largo plazo a la acción de gobierno y que orienten obligatoriamente el quehacer y los recursos públicos. Sin este mandato, no hay razón para

que los procesos de presupuesto y

planificación se coordinen.”(García López, Roberto.Mauricio García Moreno, 2010:47) •

Promover la realización de planificación estratégica documentada en un plan de gobierno que sea abierto a la ciudadanía.

La GpR comprende la acción integrada y coordinada de múltiples actores con distintas funciones pero logrando una visión conjunta del resultado esperado. La participación de la ciudadanía en el proceso de planificación estratégica puede ser posible y de acuerdo con García

López,

Roberto.Mauricio García

Moreno (2010) “es fundamental no solamente

durante la etapa de definición del rumbo del gobierno, sino también en otras etapas del ciclo de gestión, como son la formulación del presupuesto, la gestión de los bienes y servicios, el seguimiento y evaluación de programas y proyectos y, por supuesto, la rendición de cuentas.” . También el enfoque de participación permite la consolidación de las

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GESTIÓN POR RESULTADOS

políticas logrando la sostenibilidad en el tiempo y traspasar las barreras temporales, ya que contarán con el apoyo y la rendición de cuentas de la ciudadanía.

Bibliografía Armijo, Marianela,”Manual de Planificación Estratégica e Indicadores de Desempeño en el Sector Público “. Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/CEPAL 2009. http://www.cepal.org/ilpes/noticias/paginas/3/38453/manual_planificacion_estrategica.pdf Alessandro,Martín. Lafuente, Mariano

y Santiso,Carlos "Gobernar para cumplir con los ciudadanos: el rol del Centro de

Gobierno en América Latina y el Caribe",Banco Interamericano de Desarrollo 2014 Di Virgilio, María Mercedes, Romina Solano, “Monitoreo y evaluación de políticas, programas y proyectos sociales” - 1a ed. - Buenos Aires : Fundación CIPPEC, 2012. Fernández Arroyo y Lorena Schejtman, Nicolás “planificación de políticas, programas y proyectos sociales”. - 1a ed. Buenos Aires : Fundación CIPPEC, 2012 García López, Roberto.Mauricio García Moreno, “La Gestión para resultados en el desarrollo : avances y desafíos en América Latina y el Caribe”, Banco Interamericano de Desarrollo, 2010 Oscar Oszlak, “Estado abierto: Hacia un nuevo paradigma de Gestión pública”, Trabajo Presentado a Congreso CLAD Montevideo, 2013 Pimenta Carlos

y Pessoa Mario, “Gestión financiera pública en América Latina: la clave de la eficiencia

y la

transparencia”, Banco Interamericano de Desarrollo, 2015. Serra, Albert “Modelo Abierto de Gestión para Resultados en el Sector Público”, BID-CLAD, 2007

[1]Construyendo gobiernos efectivos: logros y retos de la gestión pública para resultados en América Latina y el Caribe / Jorge Kaufmann, Mario Sanginés, Mauricio García Moreno, editores, IDB, 2015. [2]Idem

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