Kti strategi komunikasi guna memobilisasi stakeholders dalam proper diklatpim iii angkatan 1 2 3 ir by diklat jateng

STRATEGI KOMUNIKASI GUNA MEMOBILISASI STAKEHOLDERS DALAM PROYEK PERUBAHAN PESERTA DIKLATPIM TK.III ANGK.I, II, III DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH

Laporan Penelitian Guna Orasi Ilmiah

Disajikan pada Pra-Orasi Ilmiah (telah disempurnakan)

Oleh: Ir. ENNY KARNAWATI, MSi. NIP. 19580830 198303 2 004 Pembina Utama Muda Widyaiswara Madya

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH Semarang, 13 Mei 2015

STRATEGI KOMUNIKASI GUNA MEMOBILISASI STAKEHOLDER DALAM PROYEK PERUBAHAN PESERTA DIKLATPIM Tk.III ANGK.I, II, III DI BADAN PENDIDKDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH Oleh: Ir. ENNY KARNAWATI, MSi. Widyaiswara Madya

ABSTRAK Kebijakan Perka-LAN No.12 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Diklatpim Tk. III, merupakan pola pembaharuan (inovatif). Tujuan penelitian: 1) Menganalisis dan mendeskripsikan strategi komunikasi yang efektif dalam memobilisasi Stakeholder untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan. 2) Menganalisis dan mendeskripsikan adanya kendala yang menghambat penerapan Strategi Komunikasi dalam memobilisasi Stakeholder untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan. Manfaat penelitian: 1) Secara Teoritis: Mengembangkan teori Membangun Tim Efektif, 2) Secara Praktis: Sebagai bahan masukan kepada Widyaiswara, LAN, dan Peserta Diklatpim Tk.III. Tinjauan pustaka diantaranya: Komunikasi sebagai Pendukung Tim yang Efektif, Jenis dan Gaya Komunikasi, Strategi Komunikasi, Project Leader, Stakeholders, Peran Mentor dan Coach. Pendekatan penelitian kualitatif, metode studi kasus. Analisis data: koleksi/ pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Temuan: Komunikasi para Peserta Diklatpim Tk.III kepada Anggota Tim menggunakan komunikasi verbal. Peserta yang nilai kategori Sangat Memuaskan dan Memuaskan menerapkan Strategi Komunikasi yang digagas Rabinowitz P. Selain itu Peserta juga 1) Memahami/mengenal tipe dan kesibukan Anggota Tim, 2) Mengemas/menyusun pesan secara terstruktur, 3) Menggunakan metode canalizing, Persuasif dan Edukatif. Kesimpulan: 1) Strategi Komunikasi yang diterapkan Peserta Diklatpim Tk.III secara umum memiliki Strategi Komunikasi yang efektif, berupa Keterbukaan, Terstruktur, Semangat, Seimbang, Profesional, dan Wording, dan Kesepakatan atas perbedaan pandangan, Pilihan bentuk kemasan keresmian komunikasi, Saling melengkapi, Jenis komunikasi, 2) Kendala yang menghambat, berupa: (a) Perasaan segan antara Ketua Tim dan Anggota Tim, (b) Tingkat kompetensi Anggota yang belum memadai; c) Keragaman karakter Anggota Tim, (d). Adanya keterbatasan jumlah personil. Implikasi teoritis: Memperkuat teori Strategi Komunikasi,dan Menambahkan teori sebelumnya dengan mengajukan proposisi Strategi Komunikasi. Implikasi Praktis: 1) Bagi Widyaiswara disarankan memberi penekanan pada pokok bahasan Strategi Komunikasi, 2) Bagi LAN disarankan merevisi Bahan Ajar (Modul) Membangun Tim Efektif, 3) Bagi Peserta Diklatpim Tk.III disarankan menerapkan Strategi Komunikasi sesuai teori yang ada dan pencapaian tujuan Proyek Perubahan. Kata kunci: Strategi Komunikasi, Project Leader, Stakeholder.

PRAKATA 1

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah Swt., atas Rahmat dan Karunia Nya maka dapat terlaksana penelitian dengan judul: â&#x20AC;?Strategi Komunikasi Guna Memobilisasi Stakeholder Dalam Proyek Perubahan Peserta Diklatpim Tk. III Angk. I, II, III di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah. Penelitian yang saya lakukan guna Orasi Ilmiah sebagai persyaratan untuk menjadi Widyaiswara Utama. Ucapan terima kasih, saya sampaikan kepada: 1. Kepala Lembaga Administrasi Negara, selaku Pembina Widyaiswara; 2. Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah, Kepala Bidang Pengembangan dan Pengendalian Mutu Diklat (Bangdalmudik), yang memberi kesempatan untuk dilaksanakannya penelitian; 3. Para Alumni Diklatpim Tk.III Angk.I,II, III beserta Bpk/Ibu selaku Mentor dan Anggota Tim kerja, 4. Ibu Dr. Ida Hayu Dwimawanti, MM. (Undip), selaku Pembahas; 5. Bapak Temmy Purboyono, ST.,SH.,MM. (Alumni Diklatpim Tk.III Angk.I) selaku Narasumber; 6. Ibu Dr.Kismartini, MSi. (Undip), selaku Pembimbing eksternal; 7. Bapak Dr. Ir. Sutarwi, MSc. dan Bapak Drs. Moch Susigit Kusbandrijo, MM., selaku Pembimbing internal; Adanya keterbatasan pelaksanaan penelitian, berupa keterbatasan waktu dan ketersediaan bahan/dokumen yang diteliti, maka saya berharap adanya masukan dan saran guna kesempurnaan penyusunan laporan karya tulis ilmiah ini.

Semoga karya tulis ilmiah ini dapat bermanfaat bagi yang terlibat dalam pembelajaran Diklatpim Tk.III Pola Pembaharuan pada khususnya, dan Diklatpim pada umumnya.

Semarang 13 Mei 2015

Ir. ENNY KARNAWATI, MSi. Widyaiswara Madya

DAFTAR ISI

Halaman Halaman Judul

Lembar Pengesahan KTI

Abstrak

iii

Prakata

Daftar Isi

Daftar Tabel

viii

Daftar Gambar

Daftar Lampiran

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Rumusan Masalah

C. Tujuan Penelitian

D. Manfaat Penelitian

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

A. Komunikasi sebagai Pendukung Tim yang Efektif 1. Komunikasi

9 9

2. Tim yang Efektif

B. Jenis dan Gaya Komunikasi

1. Jenis Komunikasi 1.

15 Jenis

Komunikasi

17 2. Gaya Komunikasi

C. Strategi Komunikasi

D. Project Leader (Peserta Diklatpim Tk.III)

E. Stakeholders

F. Peran Mentor dan Coach

G. Kerangka Teori

BAB III. METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian

B. Fokus Penelitian

C. Lokasi Penelitian

D. Informan dan Teknik Pemilihan Informan

E. Jenis dan Sumber Data Penelitian

F. Teknik Pengumpulan Data

G. Instrumen Penelitian

H. Teknik Analisis Data

I. Pengujian Keabsahan Data

BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

A. Strategi Komunikasi dalam Memobilisasi Stakeholders untuk Mencapai Proyek Perubahan

B. Penghambat Strategi Komunikasi

BAB V. KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

_____

DAFTAR TABEL

Tabel

Halaman

1. Kurikulum Diklatpim Tk.III

2. Hasil Rapat Nilai Diklatpim Tk.III

3. Nilai Rata-rata Setiap Indikator Diklatpim Tk.III Angk.I, II dan III

4. Efektivitas Tim

5. Karakteristik Komunikasi Asertif dan Komunikasi Responsif

6. Penjodohan Pola

7. Rekapitulasi Project Leader (Alumni) sebagai Sumber Informasi

8. Proposisi Minor dan Proposisi Mayor

_____

DAFTAR GAMBAR

Gambar

Halaman

1. Kerangka Teori

2. Roadmap Penelitian

_____

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

Halaman

1. Panduan Wawancara Penelitian

2. Reduksi Data

3. Biodata

_____

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Kebijakan Peraturan Kepala - Lembaga Administrasi Negara (Perka-LAN) No. 12 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (selanjutnya disebut Pola Pembaharuan), telah diimplementasikan mulai Tahun 2014. Kurikulum Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (Diklatpim Tk.III) disusun dengan mata diklat yang secara spesifik dibutuhkan untuk memenuhi kekurangan dalam penguasaan yang diperlukan dalam jabatan eselon III. Metode pembelajaran yang dikembangkan juga mengarah pada upaya pemenuhan kebutuhan peserta dan organisasi terhadap suatu kompetensi yang sesuai, berupa kompetensi kepemimpinan taktikal, yaitu kemampuan menjabarkan visi dan misi instansi ke dalam program instansi dan memimpin keberhasilan pelaksanaan program. Pembelajaran

Diklatpim

Tk.III

yang

dilaksanakan

hari

kerja,

diberlakukan secara bertahap. Ada lima tahap pembelajaran dengan kurikulum yang telah ditetapkan pada Perka-LAN No.12 Tahun 2013, seperti nampak pada Tabel 1. Pelaksanaan Tahap I dan III, Peserta diklat pada posisi on campus untuk mendapatkan pengetahuan dan pemahaman mata diklat yang disampaikan widyaiswara guna sebagai bahan dalam merancang Proyek Perubahan.

Sedang pada Tahap II dan IV, Peserta diklat pada posisi off

campus guna mendapatkan informasi/data yang menjadi permasalahan di instansinya (Tahap II) dan melaksanakan/implementasi RPP (Tahap IV).

Selanjutnya pada Tahap V, Peserta diklat pada posisi on campus guna melaporkan dan mempresentasikan hasil pelaksanaan Proyek Perubahan.

Tabel 1 Kurikulum Diklatpim Tk.III

TAHAP I. Tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan

II. Tahap Taking Ownership (Breakthrough I) III. Tahap Merancang Perubahan dan Membangun Tim

IV. Tahap Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough II) V. Tahap Evaluasi Kepemimpinan

JUMLAH HARI KERJA 9 hari

5 hari

17 hari

MATA DIKLAT Wawasan Kebangsaan, Integritas, Pembekalan Isu Strategis, Diagnostic Reading, Penjelasan Proyek Perubahan. --- Off campuss --Coaching & Concelling Pengembangan Potensi Diri, Inovasi, Jejaring Kerja, Budaya Kerja dalam Efektivitas Kepemimpinan, Membangun Tim Efektif, Benchmarking ke Best Practice, Merancang Proyek Perubahan, Seminar Rancangan Proyek Perubahan, dan Pembekalan implementasi proyek.

60 hari

--- Off campuss --Coaching & Concelling

2 hari

- Seminar kepemimpinan - Evaluasi kepemimpinan.

Sumber: Perka-LAN No. 12 Tahun 2013.

Dalam rangka meningkatkan kompetensi kepemimpinan taktikal, maka pola diklat sesuai yang diatur dalam Perka-LAN NO. 12 Tahun 2013, Peserta Diklatpim Tk.III wajib melaksanakan tugas menyusun Rancangan Proyek Perubahan (RPP) dan mengimplementasikan Proyek Perubahan (Proper) selama 60 (enam puluh) hari. Dua tugas tersebut merupakan inti dari pembelajaran Diklatpim Tk.III, yang merupakan tolok ukur kemampuan Peserta dalam pencapaian Kepemimpinan Taktikal, yang diindikasikan dengan kemampuan dalam: 10

1. Mengembangkan karakter dan sikap perilaku integritas sesuai dengan peraturan

perundang-undangan dan kemampuan menjunjung tinggi etika

publik, taat pada nilai-nilai, norma, moralitas, dan bertanggung-jawab dalam memimpin unit instansinya; 2. Menjabarkan visi dan misi instansinya ke dalam program-program instansi; 3. Melakukan kolaborasi secara internal dan eksternal dalam mengelola program-program instansi ke arah efektivitas dan efisiensi pelaksanaan program; 4. Melakukan inovasi sesuai bidang tugasnya, guna mewujudkan programprogram instansi yang lebih efektif dan efisien; 5. Mengoptimalkan seluruh potensi sumber daya internal dan eksternal organisasi dalam implementasi program unit instansinya.

Peserta Diklatpim Tk.III sebagai Project Leader dalam tim Proyek Perubahan, diharapkan menjadi Pemimpin Perubahan, yaitu pemimpin yang berhasil membawa perubahan pada unit organisasi (eselon III) yang dipimpinnya.

Keberhasilan menjadi pemimpin perubahan dapat dilihat pada

saat Project Leader menerapkan/mengimplementasikan RPP yang telah dibuatnya. Implementasi RPP yang dilaksanakan pada Tahap IV yaitu Tahap Laboratorium Kepemimpinan, secara spesifik memiliki tujuan: 1) Melaksanakan roadmap/milestone perubahan yang telah disusun, 2) Menerapkan hasil analisis stakeholder

untuk

Perubahan,

dan

memobilisasi

mereka

dalam melaksanakan Proyek

3) Melaksanakan Strategi Komunikasi guna menggalang

dukungan dari Stakeholder dalam menerapkan RPP.

Masing-masing tugas penyusunan RPP dan hasil pelaksanaan Proyek Perubahan dilakukan evaluasi/penilaian pada saat seminar RPP dan seminar Laboratorium Kepemimpinan. Sesuai kebijakan Perka-LAN No.12 Tahun 2013, evaluasi kepemimpinan peserta Diklatpim Tk.III, meliputi: aspek Sikap dan Perilaku (bobot nilai 40%) 60%).

dan

aspek

Kualitas

Perubahan (bobot nilai

Namun sejak Juli 2014 penilaian mengalami perubahan, yaitu: aspek

Perencanaan Inovasi (bobot nilai 40%) dan aspek Manajemen Perubahan (bobot nilai 60%), sedangkan aspek sikap dan perilaku merupakan soft competence yang dapat dijadikan pertimbangan penentuan hasil nilai akhir. Mencermati kualifikasi kelulusan Diklatpim Tk.III yang diselenggarakan Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah, khususnya Angkatan I, II, dan III (sebanyak 90 orang)

yang

masih

menggunakan

kualifikasi

kelulusan

dengan nilai lulus 51-100, dan nilai ditunda lulus <51, diperoleh hasil yang dinyatakan lulus 81 orang (90%) dan ditunda kelulusannya 9 orang (10%).

Tabel 2 Hasil Rapat Nilai Diklatpim Tk.III

LULUS (90%) (ORANG) MEMUASKAN CUKUP MEMUASKAN (76-87) (64-75)

DITUNDA LULUS (<51) (ORANG)

ANGK.

JUMLAH (ORANG)

SANGAT MEMUASKAN (88-100)

III

Total

90 (100%)

4 (4,45%)

27 (30%)

29 (32,22%)

21 (23,33%)

9 (10%)

KURANG MEMUASKAN (51-63)

Sumber: Penyelenggara Diklatpim Tk.III, Tahun 2014.

Kategori kelulusan yang beragam tersebut, sangat dipengaruhi oleh nilai empat indikator pada Kompetensi Kepemimpinan dalam Perencanaan Inovasi, 12

yaitu: 1) Jenis Perubahan, 2) Cakupan Manfaat Perubahan, 3) Kejelasan Tahap Perubahan, 4) Peta Stakeholders. Juga dipengaruhi pula oleh nilai tiga indikator Kompetensi Kepemimpinan dalam Manajemen Perubahan, yaitu: 1) Jumlah Kegiatan Memobilisir Dukungan, 2) Pernyataan Dukungan, 3) Capaian Perubahan. Nilai rata-rata setiap indikator Kompetensi Kepemimpian Peserta Diklatpim Tk.III gabungan Angk.I, II, dan III nampak pada Tabel 3.

Tabel 3 Nilai Rata-rata Setiap Indikator Diklatpim Tk.III Angk.I, II, dan III

TAHAP PENILAIAN I. Perencanaan Inovasi (40%) a.Jenis Perubahan b.Cakupan Manfaat Perubahan c.Kejelasan Tahap Perubahan d.Peta Stakeholder

NILAI RATA-RATA Angk.I 65,6 68,05 66,05 65,55

NILAI RATA-RATA Angk.II

NILAI RATA-RATA Angk.III

NILAI RATA-RATA 3 Angk.

64,5 64,75 64,3 64,5

64,55 66,05 66,0 65,4

64,88 66,28 65,45 65,15

Nilai Rata-Rata Kompetensi Kepemimpinan dalam Perencanaan Inovasi II. Manajemen Perubahan (60%) a.Jumlah Kegiatan Memobilisir Dukungan b.Pernyataan Dukungan c.Capaian Perubahan

70,45 69,65 71,75

70,45 73,95 73,55

65,44

69,5 70,05 70,05

70,13 71,22 71,78

Nilai Rata-Rata Kompetensi Kepemimpinan dalam Manajemen Perubahan

71,04

Nilai Rata-Rata Kompetensi Kepemimpinan Taktikal

68,24

Sumber: Hasil penelitian Karnawati (2013).

Nilai rata-rata kompetensi Kepemimpinan Taktikal menunjukkan angka 68,24 masuk kategori Cukup Memuaskan (64-75). Nilai yang hanya Cukup Memuaskan tersebut, tentu belum membanggakan seperti yang diharapkan, karena nilai yang menjadi kebanggaan adalah nilai kategori

Sangat

Memuaskan (88-100) atau paling tidak nilai kategori Memuaskan (76-87).

Mencermati penilaian pada Manajemen Perubahan yang terdiri dari tiga indikator yaitu: - Jumlah Kegiatan Memobilisir Dukungan dengan nilai rata-rata 70,13 - Pernyataan Dukungan dengan nilai rata-rata 71,22 - Capaian Perubahan dengan nilai rata-rata 71,78; dapat diartikan bahwa kompetensi kepemimpinan Peserta Diklatpim Tk.III (Angk.I, II, dan III) dalam memanage perubahan kurang atau tidak bersungguhsungguh.

Beberapa hal yang dapat dijadikan penyebab ketidak-sungguhan

dalam memanage perubahan diantaranya dalam melaksanakan komunikasi dengan Anggota Timnya. Menurut The World Bank (dikutip dari Bahan Ajar Diklatpim Tk.IV), bahwa: â&#x20AC;? Membentuk dan mengelola sebuah tim bukanlah pekerjaan mudah, karena berhubungan dengan berbagai kepentingan pribadi, dan motivasi yang beragam. Secara umum dikenal dua problem utama dalam Membangun Tim Efektif dalam konteks Collective Action, yaitu: 1. Permasalahan terkait motivasi, yaitu merujuk pada bagaimana permasalahan motivasi dapat memperlambat atau bahkan menahan pembentukan tim efektif. Permasalahan ini muncul apabila terdapat pihak atau Stakeholders yang ikut menikmati manfaat sebuah program/perubahan tanpa memberikan kontribusi pada proses program/perubahan (free rider), sementara Stakeholders lain secara sukarela memberikan kontribusi yang signifikan untuk mendapatkan manfaat sebuah program, sehingga selanjutnya program tidak akan berjalan dengan lancar karena terjadi ketidak-seimbangan kontribusi/pengorbanan antar Stakeholder yang merugikan Stakeholder tertentu. 2. Permasalahan terkait informasi, yaitu merujuk pada bagaimana permasalahan informasi dapat menghalangi pembentukan tim efektif. Permasalahan ini muncul apabila terdapat pihak/Stakeholder lain yang tidak dapat informasi yang cukup tentang program/perubahan sehingga tidak mendapatkan manfaat dari program/perubahan tersebut. Permasalahan terkait ketidak-seimbangan informasi yang diterima antar Stakeholders ini disebut information asymmetries.â&#x20AC;?

Strategi Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam Membangun Tim Efektif.

Kemampuan Project Leader dalam menerapkan

Strategi Komunikasi yang tepat sangatlah penting untuk memobilisasi Stakeholders yang terlibat dalam Proyek Perubahan.

Stakeholder adalah

perorangan atau kelompok yang tertarik, yang berasal dari dalam dan luar organisasi,

yang

berpengaruh

atau

terpengaruh

oleh

tujuan

dan

kegiatan/tindakan suatu tim (Michael West, 1996:66). Meskipun secara teori materi Membangun Tim Efektif yang membahas Strategi Komunikasi sudah dipelajari pada Tahap III pembelajaran Diklatpim Tk.III, namun saat melaksanakan Proyek Perubahan para Project Leader dimungkinkan memiliki Strategi Komunikasi yang berbeda guna kelancaran pencapaian tujuan Proyek Perubahan. Atas dasar hal tersebut dipandang perlu untuk dilakukan penelitian tentang Strategi Komunikasi guna memobilisasi Stakeholders dalam pelaksanaan Proyek Perubahan.

B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: Bagaimana efektivitas Strategi Komunikasi dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan? Selanjutnya, berdasarkan rumusan masalah tersebut diajukan beberapa pertanyaan penelitian sebagai berikut: 1. Bagaimana Strategi Komunikasi yang efektif dapat mendukung dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan?

2. Apa saja kendala Strategi Komunikasi dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek perubahan?

C. Tujuan Penelitian Penelitian ini secara umum bertujuan untuk menganalisis kemampuan Project Leader dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan. Secara khusus dirumuskan tujuan penelitian sebagai berikut: 1. Menganalisis dan mendeskripsikan Strategi komunikasi yang efektif dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan. 2. Menganalisis dan mendeskripsikan kendala Strategi Komunikasi dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan.

D. Manfaat Penelitian Secara umum, penelitian ini dilakukan dengan harapan dapat memberikan manfaat, setidaknya pada dua dimensi, yaitu: 1. Manfaat teoritis dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan teori Membangun Tim Efektif dengan pokok bahasan Strategi Komunikasi; 2. Manfaat praktis dari penelitian ini adalah sebagai bahan masukan bagi Widyaiswara/Pengajar dan Peserta Diklatpim (khususnya peserta Diklatpim Tk.III).

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Komunikasi sebagai Pendukung Tim yang Efektif 1. Komunikasi Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian, dan sebagainya, melalui penggunaan simbol-simbol seperti katakata, gambar, angka, dan lain-lain (Berelson dan Stainer dalam Sendjaja, 1993).

Menurut Code (dalam Sendjaja, 1993), komunikasi adalah suatu

proses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki seseorang menjadi dimiliki dua orang atau lebih. Tujuan utama dari komunikasi adalah: - To

secure

understanding

(komunikan

mengerti akan

pesan

yang

diterimanya); - To establish acceptance (penerimaan pesan oleh komunikan kemudian dibina); - To motivate action (kegiatan dimotivasikan). Komunikasi efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam komunikasi. Komunikasi efektif memungkinkan seseorang dapat saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan, dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan. Tujuan komunikasi efektif adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi dan menerima pesan, sehingga tercipta feedback yang baik antara pemberi dan penerima pesan. 17

Dijelaskan oleh Pradhan dan Chopra (2008) bahwa ada tujuh karakteristik komunikasi yang efektif, yaitu:

a. Kredibilitas Komunikasi dimulai dengan iklim kepercayaan. Iklim ini dibangun oleh kinerja pada praktisi. Kinerja mencerminkan keinginan yang sungguhsungguh

untuk

melayani

pendengar.

Penerima

harus

memiliki

kepercayaan kepada pengirim, dan harus memiliki rasa hormat yang tinggi kepada kemampuan sumber mengenai topik pembicaraan.

b. Konteks Program komunikasi harus sesuai dengan realitas lingkungannya. Konteks harus menguatkan, bukan kontradiksi dengan pesan.

c. Konten/Isi Pesan harus mempunyai makna bagi penerima, dan harus sesuai dengan sistem nilai, serta memiliki relevansi.

d. Kejelasan Pesan harus dituangkan dalam bahasa sederhana. Semakin jauh pesan itu tersebar, semakin jelas pesannya.

e. Kontinuitas dan Konsisten Komunikasi merupakan proses tanpa akhir. pengulangan untuk penetrasi.

Komunikasi menuntut

Pengulangan dengan variasi memberi

kontribusi terhadap pembelajaran faktual dan sikap. konsisten.

Pesan harus

Saluran Saluran komunikasi yang sudah baku harus digunakan. Saluran yang berbeda memiliki pengaruh yang berbeda.

g. Kapasitas Hadirin Komunikasi harus mempertimbangkan kapabilitas yang hadir, seperti: keberadaan, kebiasaan, kemampuan, dan pengetahuan penerima.

2. Tim yang Efektif Dijelaskan oleh Topchick (2007: 7), Tim adalah kelompok individu yang menyelesaikan tujuan tertentu, dengan bekerja secara inter-dependensi, berkomunikasi secara efektif, dan membuat keputusan yang mempengaruhi pekerjaan. Selanjutnya Mustafa (2001: 2) menjelaskan Membangun sebuah Tim, artinya harus mengembangkan semangat, saling percaya, kedekatan, komunikasi, dan produktivitas.

a. Semangat Muncul karena masing-masing anggota percaya bahwa mereka memiliki kemampuan

untuk

menyelesaikan

tugas.

Makin

tinggi

tingkat

kepercayaan mereka atas kemampuannya, makin besar pula motivasi mereka untuk menyelesaikan tugas dengan baik.

b. Saling Percaya Rasa saling percaya antar sesama anggota merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh setiap Anggota Tim, agar tim mampu bekerja secara efektif.

c. Kedekatan Kedekatan antar anggota merupakan perasaan yang mampu menyatukan anggota secara sukarela. Suatu kelompok yang kohesif adalah kelompok yang dimiliki oleh setiap anggotanya. Mereka mempunyai tingkat loyalitas yang tinggi terhadap kelompoknya. Umumnya kelompok yang kohesif akan lebih produktif.

d. Komunikasi Agar tim bisa berfungsi dengan baik, semua anggota harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan hubungan antar pribadi secara baik, bicara secara terbuka satu sama lain, memecahkan konflik yang ada, dan secara bersama menghadapi masalah. â&#x20AC;?Poor communication means no teamâ&#x20AC;?.

e. Produktivitas Tim seyogianya dapat menyelesaikan tugas yang tidak mungkin dilaksanakan

perorangan.

Melalui

saling

berbagi

sumber

daya,

ketrampilan, pengetahuan, kepemimpinan, maka tim berpotensi sangat lebih efektif daripada perorangan.

Ditegaskan oleh Mullin (dalam Rukmana, 2006), bahwa efektif itu terkait dengan produk/output, fokusnya pada mengerjakan sesuatu hal yang benar (doing the right things). Selanjutnya oleh Kaswan (2013: 387-388) dijelaskan bahwa Tim dikatakan efektif, jika memenuhi dan melebihi kebutuhan tim, dapat

dikatakan

pula

Tim

melakukan

pekerjaan

dengan

baik.

Hasil pekerjaan tim yang efektif dapat dikatagorikan menjadi tiga yaitu dengan melihat: output kinerja, dampak perilaku, dan sikap anggota.

Tabel 4 Efektivitas Tim OUTPUT KINERJA

DAMPAK PERILAKU

SIKAP ANGGOTA

Volume yang lebih besar Kepuasan pelanggan (output yang lebih yang lebih tinggi (mebanyak). menuhi/melebihi harapan pelanggan). Efisiensi tinggi (lebih banyak yang dilakukan Komunikasi yang lebih dalam waktu yang lebih baik (interaksi berbagi sedikit). informasi yang menguntungkan). Produktifitas yang lebih tinggi (lebih banyak yang Lebih banyak kreativitas dilakukan dengan jumlah dan inovasi (ide baru sumber daya paling dan bermanfaat dihasilsedikit). kan).

Perasaan kohesif (merasa bersama-sama). Rasa terlibat (merasa mereka bagian dari kerja tim dan berkontribusi terhadap dampak). Rasa bangga (merasa tim efektif). Rasa memiliki identitas bersama (berhubungan baik dengan tim).

Lebih berpartisipasi (para anggota sepenuhnya terlibat). Sumber: (Kohn dan Oâ&#x20AC;&#x2122;Connell dalam Keswan, 2013: 388).

Tim yang melakukan pekerjaan dengan baik, tentu tidak lepas dari adanya kerjasama Anggota Tim. Setiap Anggota Tim memiliki gaya yang berbedabeda

terhadap

kesuksesan

tim,

ada

gaya:

Kontributor,

Kolaborasi,

Komunikator, dan Penantang.

1) Kontributor Anggota Tim yang berorientasi tugas yang senang memberi informasi teknis dan data kepada tim, melakukan pekerjaan, dan selanjutnya mendorong tim menetapkan standar kinerja yang tinggi dan menggunakan sumber daya

secara bijak. Banyak orang memandang Kontributor sebagai orang yang dapat diandalkan.

2) Kolaborator Anggota Tim yang memandang visi, misi, atau sasaran sebagai hal yang utama, tetapi fleksibel dan terbuka terhadap gagasan-gagasan baru. Bersedia membantu dan bekerja diluar peranan yang ditentukan, dan bisa berbagi perhatian dengan Anggota Tim yang lain. Banyak orang memandang Kolaborator sebagai orang yang â&#x20AC;?gambaran besar strategisâ&#x20AC;?.

3) Komunikator Anggota Tim yang berorientasi pada proses. Merupakan pendengar yang aktif, dan fasilitator partisipasi, pembangun konsensus, pemberi umpan balik, dan pembangun iklim informal dan santai. Sebagian orang memandang Komunikator sebagai orang yang positif.

4) Penantang Anggota Tim yang mempertanyakan sasaran, metode, dan etika tim, mau berbeda pendapat dengan pemimpin dan anggota lainnya. Mendorong tim mengambil

resiko

yang

dipikirkan

dengan

baik. Sebagian orang

menghargai nilai ketulusan keterbukaan Penantang.

Meskipun gaya Anggota Tim berbeda-beda, yang penting ada sinergitas, yaitu saling melengkapi sehingga kekuatan dari satu anggota dapat menutupi kekurangan/kelemahan anggota lainnya. Sinergitas hanya terwujud, jika Anggota Tim menyadari bahwa mereka saling tergantung, menghargai perbedaan, dan menganalisis bidang kekuatan (Keswan, 2013: 68). 22

B. Jenis dan Gaya Komunikasi 1. Jenis Komunikasi Bahan ajar Membangun Tim Efektif

bagi Diklatpim Tk.I dan II

(2014: 26), menerangkan bahwa pada prinsipnya ada dua jenis komunikasi yaitu: a. Komunikasi Verbal, diungkapkan dengan kata-kata (lisan atau tertulis); b. Komunikasi Non-verbal, dilakukan dengan bahasa tubuh.

Berdasarkan arah komunikasi yang sering dilakukan dalam lingkungan organisasi, ada tiga jenis komunikasi, yaitu:

Komunikasi Vertikal Arah komunikasi dalam hubungan hirarki organisasi, dari atasan ke bawahan atau sebaliknya.

Komunikasi Horizontal Arah komunikasi antar kolega sejawat/sejajar pada

posisi/tingkatan

yang sama.

Komunikasi Diagonal Arah komunikasi dari atasan ke bawahan atau sebaliknya, namun bukan dalam unit yang sama.

Seiring dengan perkembangan organisasi, maka arah komunikasi semakin terbuka pada ketiga arah tersebut.

Hal ini dikarenakan adanya

tuntutan pekerjaan yang semakin membutuhkan kerja tim antar unit dalam sebuah organisasi.

2. Gaya Komunikasi Menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss (dalam Bahan Ajar Membangun Tim Efektif Diklatpim Tk.I dan II, 2014: 26-29) ada enam gaya komunikasi, yaitu:

a. Gaya Komunikasi Mengendalikan (The Controlling Style) Ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap mendapatkan respon. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya. Pesan-pesan yang berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha â&#x20AC;&#x2122;menjualâ&#x20AC;&#x2122; gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. Gaya komunikasi ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demikian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, 24

tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

b. Gaya Komunikasi Dua Arah Dalam gaya komunikasi ini, tindakan komunikasi dilakukan secara terbuka.

Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan

gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai, dan informal atau disebut The equalitarian style of communication. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

Aspek penting gaya

komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. Ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication). Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks.

Gaya komunikasi ini pula yang

menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

c. The Structuring Style Gaya komunikasi yang berstruktur ini memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

d. The Dynamic Style Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen). Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

e. The Relinguishing Style Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk 26

memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja-sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti, serta bersedia untuk bertanggung-jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

f. The Withdrawal Style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antar pribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: â&#x20AC;?Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan iniâ&#x20AC;?. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung-jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi dalam organisasi.

C. Strategi Komunikasi Secara lebih khusus dalam konteks tim kerja, komunikasi adalah proses pertukaran informasi, kepercayaan, dan perasaan antara anggota yang satu dengan anggota lainnya, untuk mewujudkan rasa saling memahami dan saling percaya demi terciptanya hubungan yang baik. Berhasil tidaknya proses/ kegiatan komunikasi secara efektif, banyak ditentukan oleh strategi komunikasi. Strategi Komunikasi pada hakekatnya adalah perencanaan (planning) dan 27

manajemen (management) untuk mencapai suatu tujuan (http://rudytahu. blogspot. com /2013/11/strategi-komunikasi.html). Secara

umum,

Daniar

(mengutip

dari

http:id.wikipedia.org/wiki/

Kelompok) mendefinisikan Strategi Komunikasi adalah proses penentuan rencana upaya untuk mencapai tujuan yang berfokus pada cara berkomunikasi untuk menyampaikan kesamaan makna dan informasi (verbal atau non forbal) kepada orang atau suatu kelompok. Dijelaskan

oleh

Quinn

(http://www.rumahkomunikasi.com/2014/10/

strategi-komunikasi-pengertian-dan.html), bahwa suatu strategi dapat efektif dilaksanakan dalam program, maka harus mencakup: -

Obyektif yang jelas dan menentukan segala upaya yang diarahkan untuk mencapai pemahaman yang jelas, menentukan, dan bisa mencapai keseluruhan tujuan.

Memelihara inisiatif, yang menjaga kebebasan bertindak dan memperkaya komitmen. Strategi semestinya menentukan langkah dan menetapkan tindakan.

Konsentrasi, dengan memusatkan kekuatan yang besar untuk waktu dan tempat yang menentukan.

Fleksibilitas,

artinya

strategi

sebaiknya

diniatkan

untuk

dilengkapi

penyangga dan dimensi untuk fleksibilitas dan maneuver. -

Kepemimpinan yang memiliki komitmen dan terkoordinasi, artinya strategi sebaiknya memberikan kepemimpinan yang memiliki komitmen dan tanggung-jawab terhadap pencapaian tujuan.

Kejujuran, artinya strategi sebaiknya dipersiapkan untuk memanfaatkan kerahasiaan dan kecerdasan untuk menyerang lawan pada saat yang tidak terduga.

Keamanan, artinya strategi sebaiknya mengamankan seluruh organisasi dan semua operasionalisasi organisasi.

Ada 4 (empat) spektrum dalam pola komunikasi yang dijelaskan oleh Quick (dalam Ilyas, 2003: 77-80) sebagai berikut:

1. Komunikasi Agresif - Semua hanya tentang Anda, menghilangkan keberadaan Stakeholder lain. - Meniscayakan hak dan martabat Stakeholder lain. - Pernyataan agresif merendahkan, mempermalukan, dan menghina.

2. Komunikasi Assertif - Menganggap Anda sebagai yang utama, Stakeholder lain adalah nomor dua. - Mengekspresikan kebutuhan dan keinginan dengan cara yang dapat diterima oleh Stakeholder lain. - Dapat menyampaikan informasi yang tidak menyenangkan dengan cara yang tidak mengancam dan membuat tersinggung Stakeholders lain.

3. Komunikasi Responsif - Menganggap Stakeholders lain adalah yang utama, sedangkan Anda justru yang sekunder. - Menyadari Stakeholders memiliki kekuatan, sumber daya, dan persepsi yang berbeda terhadap kondisi/situasi tertentu.

- Berusaha

mencari

dan

mengidentifikasi

komponen

tersebut

untuk

dipertemukan pada kesamaan pandangan dan atau penyelesaian masalah.

4. Komunikasi Non-Assertif - Stakeholeders lain adalah segalanya. - Melepas

tanggung-jawab

dan

menyerahkan

semuanya

kepada

Stakeholders lain.

Selanjutnya oleh Ilyas (2003), dijelaskan bahwa perpaduan antara komunikasi Assertif dan komunikasi Responsif, dapat dijadikan sebagai instrumen negosiasi, pemecahan masalah atau resolusi konflik, dan dapat sebagai metode komunikasi yang paling optimal karena dipandang dapat memfasilitasi hak dan perasaan setiap Stakeholder yang terlibat dalam sebuah program dan menyediakan ruang untuk berdialog bagi setiap Stakeholder yang dijamin secara terbuka dapat mengekspresikan perasaannya tentang program yang

akan/sedang

dijalankan.

Bahkan

dalam

kondisi

yang

demikian,

kebutuhan, keinginan, dan kompetensi dari setiap Stakeholder akan menjadi perhatian. Pola komunikasi tersebut dapat menjadi pilihan dalam menggunakan Strategi Komunikasi kepada para Stakeholders dengan mengingat konteks komunikasi efektif dalam Membangun Tim Efektif adalah â&#x20AC;?menjual gagasanâ&#x20AC;?, dan memperoleh persetujuan dan dukungan terhadap gagasan tersebut yang kemudian

dapat

mengakibatkan

perubahan

perilaku,

yaitu:

kesedian

menerima/menyetujui gagasan, dan mendorong pelaksanaan gagasan/program tersebut (Toha, dalam Hamid dan Budianto, 2011: 207).

Tabel 5 Karakteristik Komunikasi Asertif dan Komunikasi Responsif NO.

KOMUNIKASI ASSERTIF

KOMUNIKASI RESPONSIF

Memberi informasi. Menjelaskan situasi seperti apa pandangan yang dimiliki.

Menyampaikan perasaan. Berkaitan dengan perasaannya. Tentang apa yang sedang terjadi.

Mencari perubahan pada Stakeholder lain. Menjelaskan perilaku yang diinginkan, yang harus diperankan oleh Stakeholder lain. Mendefinisikan manfaat perubahan. Menggambarkan manfaat yang akan didapat Stakeholder lain karena dampak perubahan.

Mencari informasi. Mengundang Stakeholder lain untuk menyampaikan pandangannya terhadap situasi yang dialami. Mencari tahu perasaan Stakeholder lain. Meminta Stakeholder lain menyampaikan perasaannya tentang situasi yang sedang terjadi dan menerima situasi tersebut tanpa harus sependapat. Mencari perubahan diri. Bersedia merubah perilaku sendiri yang tidak efektif dan membantu relasi interpersonal.

Mendifinisikan manfaat perubahaan untuk diri sendiri. Menjelaskan manfaat atau insentif kepada Stakeholder lain (jika memungkinkan bagi kedua pihak) apabila terjadi perubahan yang diharapkan. Sumber: Bahan Ajar Membangun Tim Efektif Diklatpim Tk.III (2013). 4

Penjelasan Rabinowitz P. (dalam paparan materi Membangun Tim Efektif - Diklatpim Tk.III LAN, 2014), ada enam strategi komunikasi yaitu:

a. Terbuka Kunci utama untuk menciptakan komunikasi yang efektif adalah transparansi, yaitu informatif dan jujur dalam berkomunikasi.

b. Terstruktur Komunikasi yang terstruktur dapat dipresentasikan dengan cara yang menarik, agar mudah dimengerti oleh audiens.

c. Semangat Komunikasi harus dikemas dengan nuansa yang bersemangat untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima pesan.

d. Seimbang Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, perlu mengatur frekuensi penyampaian

pesan.

Penyampaian

dengan

frekuensi

sedikit,

akan

menjadikan kebingungan dan frustasi bagi audiens. Sebaliknya penyampaian pesan dengan frekuensi sering, menjadikan sikap apatis bagi audiens.

e. Profesional Komunikasi harus dikemas secara profesional. Pesan yang dibuat dengan baik dan tanpa kepentingan pribadi, akan lebih efektif dalam lingkungan kerja.

f. Wording Pemilihan kata yang tepat akan menjadikan komunikasi lebih efektif.

Ada empat faktor penting yang harus diperhatikan dalam menyusun Strategi

Komunikasi

(http://www.rumahkomunikasi.com/2014/10/strategi-

komunikasi -pengertian-dan.html), yaitu:

a. Mengenal Khalayak Khalayak itu aktif, sehingga antara komunikator dengan komunikan perlu saling hubungan dan saling mempengaruhi.

b. Menyusun Pesan (menentukan tema dan materi) Syarat utama dalam mempengaruhi khalayak dari pesan ialah mampu membangkitkan bangkitnya

perhatian.

perhatian

dari

Awal

efektivitas

khalayak

dalam

terhadap

komunikasi

ialah

pesan-pesan

yang

disampaikan.

c. Menetapkan Metode Penyampaian Ada dua aspek dalam menetapkan metode penyampaian, yaitu: 1) Menurut cara pelaksanaannya, dapat diwujudkan dalam dua bentuk: 

Metode redundancy/repetition, yaitu cara mempengaruhi khalayak dengan mengulang-ulang pesan;



Metode canalizing, yaitu mempengaruhi khalayak untuk menerima pesan yang disampaikan, kemudian secara perlahan merubah sikap dan pola pemikirannya ke arah yang kita kehendaki.

2) Menurut bentuk isinya. 

Metode informatif, lebih ditujukan pada penggunaan akal pikiran khalayak,

dan

dilakukan

dalam

bentuk

pernyataan

berupa:

keterangan, penerangan, berita, dan sebagainya; 

Metode persuasif, yaitu mempengaruhi khalayak dengan cara membujuk, dengan menggugah pikiran dan perasaannya;



Metode edukatif, yaitu memberikan sesuatu ide kepada khalayak berdasarkan fakta-fakta, pendapat, dan pengalaman yang dapat dipertanggung-jawabkan dari segi kebenarannya dengan sengaja, teratur, dan terencana, dengan tujuan mengubah tingkah-laku manusia kearah yang diinginkan;

ď&#x201A;ˇ

Metode kursif, yaitu mempengaruhi khalayak dengan cara memaksa tanpa memberi kesempatan berpikir untuk menerima gagasan yang dilontarkan, dimanifestasikan dalam bentuk peraturan-peraturan, intimidasi, dan biasanya di belakangnya berdiri kekuatan tangguh.

d. Pemilihan Media Komunikasi Memilih satu atau gabungan beberapa media komunikasi, yang disesuaikan dengan tujuan yang akan dicapai, pesan yang disampaikan, dan teknik yang dipergunakan,

karena

masing-masing

media

komunikasi

mempunyai

kelemahan tersendiri.

D. Proyect Leader (Peserta Diklatpim Tk.III) Proyek Perubahan merupakan internalisasi terhadap materi yang diterima peserta Diklatpim Tk.III dengan rencana perubahan yang disusun. Pada pembelajaran Tahap II (disebut Tahap Taking Ownership) Peserta Diklatpim Tk.III off campus, untuk menyiapkan proyek perubahan pada instansi masingmasing selama lima hari kerja (diperbarui menjadi 10 hari kerja), yang bertujuan memberikan kesempatan kepada peserta untuk membuktikan kompetensi kepemimpinannya dalam merancang gagasan perubahan pada organisasinya. Penyusunan gagasan perubahan selama masa Taking Ownership, dimulai dengan melakukan diagnosis situasi problematik pada organisasi, mengusulkan scope dan area perubahan, dilanjutkan melakukan konsultasi dengan Mentor (atasan langsung) untuk mendapatkan kesepakatan dan persetujuan. Memasuki pembelajaran Tahap III, peserta Diklatpim Tk.III mendapatkan materi inti berupa mata diklat: Inovasi, dan Membangun Tim Efektif.

Selanjutnya melaksanakan Benchmarking ke Bestpractice, serta Merancang Proyek Perubahan (RPP) selama dua hari kerja (18 Jam Pelajaran). RPP yang disusun Peserta,

mencakup point-point (panduan LAN,

Februari 2015) sebagai berikut:

1. Latar Belakang Mencakup

latar

belakang

perlunya

proyek

dilakukan

perubahan.

Penjelasan berangkat dari kondisi ideal organisasi yang akan dicapai dan masalah yang dihadapi untuk mencapai kondisi ideal yang diharapkan. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.

2. Nama Gagasan Perubahan Gagasan perubahan adalah ide peserta untuk memfokuskan pada permasalahan tertentu bagi peningkatan kinerja instansi.

3. Tujuan Perubahan Menjelaskan tentang arah/tujuan yang akan dicapai pada Jangka Pendek (60 hari), Jangka Menengah (1 tahun), dan Jangka Penjang (>1 tahun). Peserta perlu memperhatikan secara tajam capaian-capaian yang akan diperoleh dalam rencana Proyek Perubahan.

4. Manfaat Perubahan Manfaat perubahan dalam mendukung upaya reformasi birokrasi, dan perbaikan kinerja kebijakan, serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung-jawab instansinya.

Manfaat perubahan perlu memperhatikan

peran dan fungsi organisasi secara internal dan eksternal.

5. Ruang Lingkup Perubahan Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam melakukan perubahan, yang disesuaikan dengan rumusan tujuan.

6. Persetujuan Mentor Berupa pernyataan persetujuan atasan terhadap gagasan perubahan yang diajukan peserta.

Secara deskriptif, dokumen RPP dapat berisikan hal-hal sebagai berikut: 1. Judul Judul proyek perubahan yang dilakukan.

2. Deskripsi Penjelasan

tentang

jabaran

dari

proyek

perubahan

yang

akan

dilaksanakan.

3. Mentor Informasi Mentor: Nama, Jabatan, dan Telepon/HP, E-mail.

Project Leader Informasi Project Leader: Nama, Jabatan, dan Telepon/HP, E-mail.

Milestone (Tahapan Kegiatan dan Capaian) Penjelasan tentang capaian/output dalam setiap tahapan (Jangka Pendek, Jangka Menengah, dan Jangka Panjang).

Penjelasan tersebut,

mencakup juga tentang proses kegiatan yang dilakukan untuk mencapai output pada setiap tahapan.

Tata Kelola Proyek Penjelasan tentang peran dan urgensi anggota Tim dalam pelaksanaan proyek perubahan.

Identifikasi Stakeholders Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung, atau bersifat negatif yang menjadi sumber penghambat.

Stakeholder dibedakan: internal dan eksternal.

Dalam pembentukan Tim Efektif, perlu digambarkan informasi tugas dan kewenangan masing-masing Anggota kerja, penjelasan masa berlaku Tim kerja, serta etika dan mekanisme Tim kerja dalam pelaksanaan Proyek Perubahan.

Anggaran Jika ada anggaran, dari mana sumbernya dan digunakan untuk apa.

Identifikasi Potensi Kendala/Masalah - Berisi informasi tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan Proyek Perubahan. - Berisi penjelasan resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang ditetapkan. - Penjelasan tentang strategi mengatasi kendala/masalah.

10. Rencana Kegiatan (Time Schedule) Pelaksanaan Perubahan - Penjelasan tentang kegiatan pelaksanaan Proyek Perubahan, yang memberikan informasi: a) Jenis kegiatan, b) siapa melakukan kegiatan, c) target waktu penyelesaian kegiatan, d) kapan mulai dan selesai, e) output kegiatan, f) rencana monitoring dan evaluasi kegiatan.

Dalam pembelajaran

Tahap IV (Tahap Laboratorium Kepemimpinan),

peserta Diklatpim Tk.III berkewajiban melaksanakan/mengimplementasikan Proyek Perubahan yang telah dirancang. Tahap Laboratorium Kepemimpinan bertujuan untuk mengarahkan peserta Diklatpim Tk.III dan menguji kapasitas kepemimpinannya dalam mengeksekusi Rancangan Proyek Perubahan (RPP) yang disusunnya. Kedudukan peserta Diklatpim Tk.III dalam pelaksanaan Proyek Perubahan sebagai Project Leader. Proyek

Perubahan

yang

dirancang

memiliki

inovasi/perubahan.

Dijelaskan oleh Sherwood (dalam Ancok, 2012: 47), bahwa inovasi menuntut proses yang panjang dan melibatkan banyak orang dalam berbagai unit dalam organisasi. Karenanya sebuah inovasi memerlukan sebuah peta proses pengembangan (road-map).

E. Stakeholders Wikipedia mendefinisikan Stakeholder sebagai â&#x20AC;?an account, group organization, member or system who affect or can be affect by an organitationâ&#x20AC;&#x2122;s actonsâ&#x20AC;?.

West (1998: 66) mendefisikan Stakeholder sebagai perorangan

maupun kelompok yang tertarik, baik berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah tim. 38

Ada tiga jenis Stakeholders, yaitu: - Stakeholders Primer, yaitu mereka yang langsung dipengaruhi oleh program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. - Stakeholders Sekunder, yaitu mereka yang tidak langsung dipengaruhi oleh program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh dapat bersifat positif maupun negatif. - Stakeholders Utama, yaitu mereka yang bisa memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap program pemerintah dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki progam tersebut.

Dalam konteks Membangun Tim Efektif dalam materi Diklatpim Tk.III merujuk pada istilah dalam ekonomi politik sebagai Coalition Building. Berbagai unsur, baik internal maupun eksternal (selanjutnya disebut Stakeholders) yang saling ketergantungan kepentingan dalam menghasilkan nilai tambah dapat mambentuk tim efektif, guna menggerakkan aksi kolektif para Stakeholders terkait, menuju tujuan/perubahan organisasi yang telah ditetapkan. Bagi Project Leader, tidaklah mudah membentuk tim efektif, karena tidak hanya terkait dengan penggunaan kewenangan formal (formal authority) yang dimiliki karena jabatan, namun juga memerlukan kewenangan informal (informal authority) berupa pengaruh yang ditimbulkannya, mengingat problem dan tantangan yang dihadapinya tidak hanya bersifat teknis yang dapat diselesaikan melalui kewenangan formal, namun juga problem dan tantangan yang bersifat adaptif yang memerlukan kewenangan informal dalam menuntaskannya. Ada beberapa ciri yang dapat menunjukkan bahwa sebuah tim dapat dikatakan efektif

(Bahan Ajar Membangun Tim Efektif - Diklatpim Tk.III,

2013: 5-6), yaitu: 39

1. Bekerja sama dengan tujuan tertentu, sasaran yang jelas dalam suasana saling mempercayai dan penuh percaya diri, serta mengutamakan unjuk kerja; 2. Bersedia menerima perbedaan dan sumbangan pemikiran, serta masingmasing individu memiliki peran yang berbeda-beda; 3. Pemecahan

masalah

dilaksanakan

secara

positif

tanpa

melibatkan

kebencian individu; 4. Saling berbagi ilmu, pengetahuan, informasi, dan ketrampilan, agar seluruh tim memiliki kemampuan yang sama. 5. Apabila terjadi perbedaan pendapat, mereka akan duduk bersama dan memecahkan permasalahan yang ada dengan kepala dingin dan terbuka; 6. Pembagian dan pendelegasian tenggung-jawab dengan orang-orang yang bekerjasama secara mandiri, tetapi tetap dalam kerangka kerjasama; 7. Saling berbagi dan menerima saran untuk perbaikan kinerja organisasi; 8. Seluruh anggota tim tidak ragu-ragu mengambil inisiatif dan tindakan yang diperlukan, tanpa rasa takut terhadap perbedaan pendapat.

Berbagai upaya mempengaruhi Stakeholders harus diawali dengan mengelompokkan Stakeholders berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya, dengan mengggunakan analisis net-map.

Ada empat kelompok

Stakeholders dengan ciri-ciri sebagai berikut: 1. Promoters, memiliki kepentingan besar terhadap program dan kekuatan untuk membantu keberhasilan atau menggagalkan. 2. Defenders, dukungannya

memiliki

kepentingan

pribadi

dalam

komunitas,

tetapi

mempengaruhi program. 40

dan

dapat

kekuatannya

menyuarakan kecil

untuk

3. Latens, tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam program. 4. Apathetics, kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya program.

Pada umumnya Stakeholders Utama merupakan Promoters. Kelompok Promoters sangat baik untuk dikembangkan, agar memahami penuh dan menerima proses program sepenuh hati karena mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung dan mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi program. Seorang Project Leader harus dapat mengajar/mempengaruhi seluruh Stakeholders untuk mendukung program/kegiatan yang sudah direncanakan. Ada strategi yang berbeda dalam mempengaruhi masing-masing kelompok Stakeholders, yaitu:

a. Promoters (High Influence / High Interest) 

Benar-benar bisa membuat Upaya berjalan.



Jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan dinikmatinya.



Jika gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu mengapa, dan mengapa alternatifnya lebih baik.

b. Latents (High Influence / Low Interest) 

Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar.



Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak dengan mereka.



Tunjukkan bagaimana upaya memiliki efek positif terhadap isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya.

c. Defenders (Low Influence / High Interest) 

Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi dan kita tidak perlu khawatir tertang ke terlibatannya di masa datang.



Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat upaya perlu bertahan hidup.

d. Apathetics (Low Influence / Low Interest) 

Tidak peduli terhadap upaya.



Menjadi Stakeholders karena kebetulan menjadi anggota suatu kelompok atau karena posisinya di komunitas.



Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi informasi melalui newsletter.

F. Peran Mentor dan Coach Peserta Diklatpim Tk.III dalam merancang dan mengimplementasikan Proyek Perubahan mendapat bimbingan dari Mentor (atasan langsung) dan Coach (Widyaiswara). Mentor memberikan bimbingan dan dukungan kepada peserta secara langsung di SKPD masing-masing. Sedangkan Coach memberikan bimbingan dengan menggunakan sarana teknologi informasi berupa Portal E Learning Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah, Email, WhatApps, Hand-Phone, dan lain-lain.

G. Kerangka Teori Dalam penelitian ini, terkait dengan teori pada Tinjauan Pustaka, akan lebih mudah dipahami dengan melihat Gambar 1. Gambar 1 Kerangka Teori Kompetensi

Manajemen Coach

Kepemimpinan

Taktikal

Perubahan Tujuan Proyek Perubahan

Mentor

Project Leader Strategi Komunikasi Guna Memobilisasi Stakeholder Dalam Proyek Perubahan Peserta Diklatpim Tk.III Angk.I, II, III Di Badan Diklat Prov. Jawa Tengah. Strategi Komunikasi: - Ilyas (2003) - Rabinowitz, P (dalam Bahan Bahan Tayang Diklatpim Tk.III. Stakeholders: - West (1998) Proyek Perubahan: - Ancok (2012) - Bahan Ajar Diklatpim Tk.III

Anggota Tim

Perencanaan Coach

Inovasi Project Leader

Rancangan Proyek Perubahan

Mentor

BAB III METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian Penelitian merupakan suatu aktivitas pengamatan mendalam untuk menemukan, memahami, dan menganalisis suatu obyek tertentu dengan metode ilmiah tertentu.

Pada dasarnya secara garis besar, pendekatan

penelitian ilmiah diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu: penelitian kuantitatif, penelitian kualitatif, serta penelitian gabungan kuantitatif dan kualitatif (Keith F. Punch dalam Nugroho, 2008: 505). Selanjutnya berdasarkan

Nugroho

metodenya,

naturalistik/kualitatif,

(2008: yaitu:

penelitian

513),

survei,

kebijakan,

mengelompokkan ex

post

penelitian

facto,

penelitian eksperimen,

tindakan,

evaluasi,

penelitian sejarah, penelitian kasus, penelitian jaringan, dan penelitian isi. Mengacu pada pendekatan penelitian dan berdasarkan metode tersebut, penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif, dengan metode penelitian: studi kasus. Dijelaskan oleh Yin (2013: 30-55), bahwa kasus adalah suatu problema yang mengganggu untuk diteliti. Jenis kasus langka, kasus penting, dan kasus penyingkapan dimasukkan sebagai kasus tunggal. Disebut kasus langka karena ada keunikan/ekstrem; disebut kasus penting karena memiliki kepentingan untuk memahami suatu teori yang telah disusun dengan baik dan teori tersebut telah menspesifikasikan serangkaian proposisi yang jelas serta keadaan proposisi tersebut diyakini kebenarannya; disebut kasus penyingkapan karena situasi yang memberi kesempatan kepada peneliti untuk

mengamati dan menganalisis suatu fenomena.

Ketiga rasional tersebut

merupakan alasan utama bagi penyelenggaraan studi kasus tunggal. Penelitian ini kategori (atas dasar sifatnya) sebagai kasus penting untuk kediklatan, karena terkait dengan mata diklat Membangun Tim Efektif yang dibutuhkan oleh peserta Diklatpim guna mendapatkan pengetahuan yang dapat diterapkan

dalam

pelaksanaan

proyek

perubahan.

Maksud

peneliti

menggunakan metode studi kasus, karena peneliti berharap akan memperoleh gambaran dan pemahaman Selanjutnya

yang

mendalam

atas

objek

yang

diteliti.

Yin (2013: 47-48) menjelaskan, sebuah rasional untuk kasus

tunggal diantaranya ialah manakala kasus tersebut dinyatakan kasus penting dalam â&#x20AC;?mengujiâ&#x20AC;? (istilah dari Yin) suatu teori yang telah disusun yaitu teori strategi

komunikasi.

Dalam penelitian

ini akan

â&#x20AC;?memahamiâ&#x20AC;?

(yang

diprediksikan) teori strategi komunikasi, yang merupakan sub pokok bahasan mata diklat Membangun Tim Efektif. Dengan demikian, studi kasus bisa digunakan untuk menentukan apakah proposisi teori tersebut benar, ataukah beberapa alternatif penjelasannya lebih relevan. Memahami penelitian kualitatif, diterangkan oleh Danim (dikutip Nugroho, 2008: 534) bahwa pendekatan kualitatif adalah metode penelitian dengan ciri menggunakan setting alami, bersifat deskriptif, menekankan pada proses, menggunakan pendekatan induktif, dan memberikan perhatian pada makna. Istilah makna, menurut Sugiyono (2006: 9) adalah data yang sebenarnya, data yang pasti yang memiliki suatu nilai dibalik data yang tampak. Karenanya penelitian kualitatif lebih menekankan pada makna (tidak menekankan pada generalisasi). Selanjutnya dijelaskan Sugiyono (2006: 11,15), penelitian

kualitatif memandang obyek sebagai sesuatu yang dinamis. Ciri-ciri penelitian kualitatif: - Dilakukan pada kondisi yang alamiah, langsung ke sumber data, peneliti sebagai instrumen kunci; - Bersifat deskriptif. Data yang terkumpul berbentuk kata-kata atau gambar; - Lebih menekankan pada proses; - Analisis data secara induktif; - Lebih menekankan makna (data dibalik yang teramati).

B. Fokus Penelitian Fokus penelitian, pada dasarnya mempunyai dua fungsi pokok, yaitu: Pertama, untuk mengklasifikasi data dengan menggunakan kriteria yang eksklusif dan inklusif terhadap suatu informasi yang ada di lapangan, sehingga dapat mempermudah peneliti dalam membuat keputusan yang tepat tentang berbagai data yang dikumpulkan; Kedua, untuk membatasi bidang studi, yang artinya fokus penelitian digunakan untuk membuat bingkai terhadap obyek yang dikajinya agar jalannya proses penelitian terhindar dari pengumpulan dan interpretasi data yang bias (Moleong, 2002). Jadi, fokus penelitian dapat dijadikan sebagai sarana untuk memandu dan mengarahkan jalannya penelitian. Dapat dipahami, bahwa permasalahan dan fokus penelitian sangat terkait, karenanya permasalahan penelitian dijadikan acuan didalam fokus penelitian. Adanya perkembangan permasalahan penelitian yang ditemukan di lapangan, maka fokus penelitian menjadi menyesuaikan, berubah, dan berkembang.

Fokus penelitian ini adalah analisis terhadap Strategi Komunikasi Guna Tercapainya Tujuan Proyek Perubahan Alumni Diklatpim Tk.III Angk.I, II, III di Provinsi Jawa Tengah.

C. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian di wilayah Provinsi Jawa Tengah.

D. Informan dan Teknik Pemilihan Informan Dalam penelitian ini sumber-sumber data yang ada, digunakan untuk dapat saling melengkapi, utamanya dari hasil wawancara, observasi, dokumentasi dan data arsip. Data/informasi akan diperoleh dari informan kunci (sebagai sumber data) sebagai berikut: - Alumni Diklatpim Tk III Angkatan I, II, III Tahun 2014; - Anggota Tim. - Atasan Langsung (Mentor) Alumni Diklatpim Tk III Angkatan I,II, dan III Tahun 2014. Teknik pemilihan informan/sumber informasi secara purposive sample, yaitu pemilihan sampel yang didasarkan atas tujuan tertentu, yaitu dengan memperhatikan hasil nilai kepemimpinan taktikal,

berdasarkan

kategori:

1) sangat memuaskan, nilai 88-100, 2) memuaskan, nilai 76-87, 3) cukup memuaskan, nilai 64-75, 4) kurang memuaskan, 51-63, dan 4) yang ditunda kelulusannya, nilai <51.

Selanjutnya untuk menganalisa perkembangan

informasi maupun sumbernya digunakan prinsip bola salju (snowball sampling) yaitu teknik pengambilan sumber data, yang awalnya dengan jumlah sedikit, lama-lama menjadi besar, sehingga dicapai kelengkapan dan validasi informasi

yang dirasa cukup untuk kepentingan analisis (Sugiono, 2005: 54) . Dilakukan pula triangulasi untuk menjaga keseimbangan informasi yang diperoleh dengan memanfaatkan informan berupa: anggota tim dan mentor (atasan langsung). Dengan triangulasi, akan lebih meningkatkan kekuatan data, bila dibandingkan dengan satu pendekatan. Data yang diperoleh akan lebih konsisten, tuntas, dan pasti (Sugiono, 2005: 85).

E. Jenis dan Sumber Data Penelitian Data yang dibutuhkan dalam penelitian ini yaitu: data primer dan data sekunder. Data primer yang berawal dari informan. Data sekunder merupakan jenis data yang dimiliki oleh suatu lembaga atau pihak lain yang dapat dimanfaatkan oleh peneliti yang berkaitan dengan kegiatan penelitian. Data sekunder adalah data yang sudah tersedia, yang dipilah/diverifikasi untuk memperoleh data yang ada relevansinya dengan kegiatan penelitian. Dalam penelitian ini,

data

sekunder

berupa:

Hasil

rekapitulasi

nilai peserta

Diklatpim Tk. III Angkatan I,II, dan III yang berasal dari Petugas Pengolah Nilai Peserta Diklatpim Tk.III, yang sumbernya dari Penilai saat kegiatan Seminar RPP dan Seminar Laboratorium Kepemimpinan.

F. Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, pengumpulan data dilakukan oleh peneliti dengan teknik pengumpulan data melalui: wawancara kepada Peserta/Alumni Diklatpim Tk.III Angk. I, II, III, dan melalui triangulasi â&#x20AC;?sumberâ&#x20AC;? yaitu pengumpulan data dengan sumber lain: Anggota Tim, serta Mentor (atasan langsung).

G. Instrumen Penelitian Alat utama dalam penelitian ini adalah peneliti sendiri. Menurut Moleong (2002: 19), bahwa di dalam instrumen penelitian kualitatif melakukan data lebih banyak bergantung pada dirinya sebagai alat pengumpulan data. Dalam penelitian ini, instrumen yang digunakan berupa pedoman wawancara (interview guide) antara peneliti dengan informan yang berisi itemitem pertanyaan untuk menyerap informasi yang akurat (terlampir). Sebagai alat bantu digunakan catatan dan kamera untuk mengambil gambar/foto yang berkaitan dengan penelitian.

H. Teknik Analisis Data Analisis data dilakukan selama proses pengumpulan data. Setelah data terkumpul, berikutnya mereduksi data untuk menemukan fenomena yang dianggap relevan dengan fokus penelitian. Selanjutnya dilakukan analisis data dengan menggunakan logika penjodohan pola, yaitu membandingkan pola yang didasarkan empirik dengan pola yang diprediksikan.

Jika kedua pola

tersebut ada kesamaan, maka hasilnya dapat menguatkan validasi internal studi kasus yang bersangkutan (Yin, 2013:140).

Menurut

Donald Cambell

(dalam Yin, 2013: 35), penjodohan pola adalah mengaitkan beberapa informasi kasus yang sama dengan beberapa proposisi teoritis. Yin (2013: 29,31) menyatakan â&#x20AC;?setiap proposisi mengarahkan perhatian peneliti kepada sesuatu yang harus diselidikiâ&#x20AC;?, Tanpa proposisi, peneliti akan mudah tergoda untuk mengumpulkan segala sesuatu yang tidak diperlukan. Penjodohan pola dalam penelitian ini, menjodohkan aspek-aspek strategi komunikasi (Pola A) dengan perpaduan komunikasi yang efektif (Pola B). Pola

A dan Pola B didasarkan pada studi literatur. Indikasi aspek-aspek yang sudah disusun, bisa berubah seiring berkembangnya hasil penelitian.

Tabel 6 Penjodohan Pola

NO. 1

POLA - A (Sebab)

POLA - B (Akibat)

Terbuka Gejala: Informatif, jujur dalam berkomunikasi.

Komunikasi efektif Gejala: Ada inisiatif memadukan Komunikasi Assertif dengan Komunikasi Responsif. Terstruktur Komunikasi efektif Gejala: Dipresentasikan dengan menarik. Gejala: Ada inisiatif memadukan Komunikasi Assertif dengan Komunikasi Responsif. Semangat Komunikasi efektif Gejala: Komunikasi dikemas dengan nuansa Gejala: Ada inisiatif memadukan semangat, guna memastikan stakeKomunikasi Assertif dengan holder berkeinginan untuk bertindak. Komunikasi Responsif. Seimbang Komunikasi efektif Gejala: Mengatur frekuensi penyampaian pesan. Gejala: Ada inisiatif memadukan Komunikasi Assertif dengan Komunikasi Responsif. Profesional Komunikasi efektif Gejala: Komunikasi dikemas dengan baik, Gejala: Ada inisiatif memadukan Komunikasi Assertif dengan tanpa kepentingan pribadi. Komunikasi Responsif. Komunikasi efektif Wording Gejala: Pemilihan kata yang tepat. Gejala: Ada inisiatif memadukan Komunikasi Assertif dengan Komunikasi Responsif. Kesamaan pandang Komunikasi efektif : Gejala: Komunikasi memprioritaskan kesama- Gejala : Ada inisiatif memadukan Komunikasi Assertif dengan an pandang terlebih dahulu sebelum Komunikasi Responsif. komunikasi lebih lanjut. Pilihan bentuk kemasan keresmian komunikasi Komunikasi efektif Gejala: Berhati-hati memilih bentuk kemasan Gejala: Ada inisiatif memadukan Komunikasi Assertif dengan keresmian komunikasi (formal atau nonKomunikasi Responsif. formal) dalam menyampaikan pesan yang kurang menyenangkan. Saling melengkapi antar anggota Komunikasi efektif Gejala : Pandangan saling melengkapi antara Gejala: Ada inisiatif memadukan Komunikasi Assertif dengan anggota yang kuat dan lemah. Komunikasi Responsif. Jenis komunikasi Komunikasi efektif Gejala : Komunikasi horizontal pada dominasi Gejala: Ada inisiatif memadukan Stakeholders internal dan komunikasi Komunikasi Assertif dengan diagonal pada dominasi Stakeholders Komunikasi Responsif. eksternal.

I. Pengujian Keabsahan Data Dalam kegiatan penelitian, diharapkan terciptanya penelitian yang valid, akurat, dan reliabel, serta dapat dipertanggung-jawabkan secara ilmiah. Sehubungan dengan hal tersebut, maka diperlukan pengecekan terhadap keabsahan data, yang membawa implikasi terhadap absah atau tidaknya temuan yang dihasilkan dari penelitian. Dalam

penelitian

ini akan

dilakukan

uji

keabsahan

data

dengan

menggunakan uji credibility (kredibilitas) data berupa triangulasi yang bertujuan untuk mengecek kebenaran data tertentu, dan membandingkan dengan data yang diperoleh dari sumber lain pada berbagai phase penelitian di lapangan, di waktu yang berbeda, dan sering pula menggunakan metode yang berbeda (Lincoln dan Guba, 1985). Untuk memudahkan pemahaman tentang kegiatan penelitian, Peneliti menyusun Road Map Penelitian.

Gambar 2 Roadmap Penelitian

RUMUSAN MASALAH Bagaimana efektivitas strategi komunikasi dalam memobilisasi stakeholder untuk mencapai tujuan proyek perubahan?

Perka-LAN No. 12 Th. 2013

Penyelenggaraan

TUJUAN 1. Menganalisis dan mendeskripsikan strategi komunikasi yang efektif dalam memobilisasi Stakeholder untuk mencapai tujuan proyek perubahan. 2

Menganalisis dan mendeskripsikan adanya kendala yang menghambat penerapan strategi komunikasi dalam memobilisasi Stakeholder untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan.

Diklatpim Tk.III Implementasi Proyek Perubahan Strategi Komunikasi -

Terbuka Terstruktur Semangat Seimbang Profesional

- Kesamaan pandang - Pilihan media - Saling melengkapi antar anggota - Jenis komunikasi

Analisis Studi Kasus: Setelah Pengumpulan data, dilakukan Analisis data: 1. Reduksi data; 2. Penyajian data; 3. Kesimpulan.

- Wording

Strategi Komunikasi Mendukung

Adanya Kendala

Dikembangkan

Diatasi

Merekomendasikan Strategi Komunikasi guna Memobilisasi Stakeholder untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

Penelitian yang dilaksanakan pada bulan Februari - April 2015, merupakan penelitian terkait materi Membangun Tim Efektif (18 Jam Pelajaran), yang membahas: Identifikasi Stakeholder, Nilai dan Interest Stakeholder, Strategi Memengaruhi Stakeholder, dan Strategi Komunikasi. pada Strategi Komunikasi.

Fokus penelitian ini ada

Data yang diperoleh terutama berasal dari hasil

wawancara Peneliti dengan Project Leader (Alumni) seperti pada Tabel 6, dan didukung wawancara Peneliti dengan Anggota Tim atau Mentor (Atasan langsung). Tabel 7 Rekapitulasi Project Leader (Alumni) sebagai Sumber Informasi Alumni Diklatpim Tk.III Kategori Lulus

Sangat Memuaskan (SM)

Angk.I (PemProv)

Angk.II (Kab/Kota)

Angk.III (Kab/Kota)

SM-L1

SM-L2

SM-L3 M-P3a M-L3 M-P3b CM-P3a CM-P3b

M-L1

M-L2

Cukup Memuaskan (CM)

CM-P1

CM-P2

Kurang Memuaskan (KM)

KM-P1

KM-P2

KM-L3

Ditunda Lulus (TL)

TL-L1

TL-P2

TL-L3

Memuaskan (M)

Keterangan: L: Laki-laki, P: Perempuan.

B. Strategi Komunikasi dalam Memobilisasi Stakeholders untuk Mencapai Proyek Perubahan Berdasarkan

hasil

wawancara

kepada

para

sumber

informasi,

menunjukkan bahwa dalam melaksanakan Proyek Perubahan, Peserta Diklatpim Tk.III Angk. I, II, dan III menerapkan keterbukaan dalam komunikasi. 53

Keterbukaan dalam komunikasi diterapkan oleh Peserta Diklatpim Tk.III yang lulus kategori Sangat Memuaskan, Memuaskan, Cukup Memuaskan, Kurang Memuaskan, maupun yang Ditunda Kelulusan. Peserta Diklatpim Tk.III yang lulus kategori Sangat Memuaskan, secara umum mengatakan bahwa mereka (Anggota Tim) menerapkan komunikasi yang sangat terbuka, tidak ada hal-hal yang ditutupi. Hal tersebut seperti yang dijelaskan oleh Peserta Diklatpim Tk.III Angk.I dengan nilai kategori Sangat Memuaskan (SM-L1: Temmy Purboyo, ST.SH., MM.) mengatakan sebagai berikut: ”Sepenuhnya terbuka dalam komunikasi, tidak ada yang ditutupi. Hambatan yang pernah ada yaitu prosedur yang memang harus dipenuhi yaitu: prosedur untuk pengesahan menjadi keputusan Gubernur, yang harus ditanda-tangani setiap lembarnya.” Demikian juga Peserta Diklatpim Tk.III Angk.II dengan nilai kategori Memuaskan (M-L2: Sartono Eko Saputro, S.STP.) mengatakan sebagai berikut: ” Terkait penyusunan Proyek Perubahan, keterbukaan diawali komunikasi dengan Bapak Drs. Supriyanta (Mentor) yang sudah mutasi per Januari 2015 ke Dinas Pemuda dan Olah Raga Kota Tegal. Saya jelaskan secara rinci Diagram Alur terkait gagasan yang saya rancang dalam Proyek Perubahan yang berjudul: Penyusunan Konsep Kebijakan Peningkatan Kinerja Pelayanan Perijinan Melalui ”One Day Service” di Bidang Pelayanan Perijinan BP2T (Badan Pelayanan Perijinan Terpadu) Kota Tegal. Beliau selaku Kepala BP2T atau Mentor saya, punya peranan penting untuk mendukung Proyek Perubahan saya. Setelah itu, saya melanjutkan berkomunikasi dengan Anggota Tim kerja, menyampaikan sesuatu yang diharapkan dapat terwujud, yang berguna bagi kepentingan organisasi dan Pemerintahan Kota Tegal.

Wawancara dengan Alumni: Sartono Eko Saputro, S.STP.

Sementara bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Kurang Memuaskan, keterbukaan komunikasi lebih banyak hanya ditunjukkan melalui rapat-rapat saja yang penting ada komunikasi.

Hal

tersebut

seperti yang

diungkapkan Drs. Jamal Abdul Naser, MM., selaku Mentor dari Peserta Diklatpim Tk.III Angk.III (KM-L3: Budi Santosa, SH.) sebagai berikut: â&#x20AC;? Terkait keterbukaan Alumni, yang saya amati yang penting yang bersangkutan ada komunikasi, biasanya melalui rapat.â&#x20AC;? Hasil

penelitian

ini

menunjukkan

betapa

pentingnya

keterbukaan

komunikasi dalam memobilisasi Stakeholdes Proyek Perubahan.

Hal ini

sejalan dengan pemikiran Kaswan (2013: 16) yang menjelaskan bahwa implikasi sikap terbuka dalam komunikasi, yaitu: a. Menilai pesan secara obyektif, dengan menggunakan data dan konsistensi logika; b. Membedakan dengan mudah, melihat nuansa dan sebagainya;

c. Berorientasi terhadap isi; d. Mencari informasi dari berbagai sumber; e. Lebih bersifat privisional (menerima untuk waktu tertentu) dan bersedia mengubah kepercayaan; f. Mencari

pengertian

pesan

yang

tidak

sesuai

dengan

rangkaian

kepercayaannya. Selanjutnya dijelaskan Kaswan (2013: 402), bahwa Anggota Tim bisa mendorong komunikasi terbuka dan kepercayaan dengan: 1. Menjadi bisa diandalkan dan layak dipercaya. Seseorang yang bisa diandalkan oleh tim, akan menjalankan komitmennya, berkata jujur dan mengakui kesalahan; 2. Memberi kontribusi dan membantu Anggota Tim lainnya yang memerlukan bantuan; 3. Membaca dan merespons isyarat-isyarat non-verbal yang menunjukkan kurangnya keterbukaan; 4. Secara terus terang membagi pandangannya dan mendorong orang lain melakukan hal yang sama.

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasannya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi Minor 1:

Komunikasi yang terbuka, menjadikan Anggota Tim merasa bebas mengekspresikan pendapatnya tentang tugas dan operasionalisasi Proyek Perubahan, sehingga komunikasi efektif.

Selanjutnya, terkait dengan komunikasi yang terstruktur, berdasarkan hasil wawancara dengan sumber informasi, menunjukkan bahwa dalam

berkomunikasi, Peserta Diklatpim Tk.III cenderung mempertimbangkan tujuan Proyek Perubahan. Peserta Diklatpim Tk.III yang lulus kategori Sangat Memuaskan dan Memuaskan memulai pelaksanaan Proyek Perubahan dengan menekankan tugas SKPD dengan mepertimbangkan struktur organisasi, kemudian dilanjutkan dengan menyinggung Proyek Perubahan yang memang sangat terkait dengan tugas SKPD.

Hal ini muncul pada saat wawancara

dengan Peserta DiklatpimTk.III dengan lulus kategori Sangat Memuaskan (SMP1: Dra. Ratna Dewajati, MT) sebagai berikut: â&#x20AC;? Dalam berkomunikasi, pertimbangan pertama adalah menjelaskan tugas organisasi. Setelah itu mmenyampaikan hal-hal yang terkait dengan Proyek Perubahan, seperti tujuan Proyek Perubahan, Tim Kerja, Penjadwalan, dan prosedur kerja pelaksanaan Proyek Perubahan.â&#x20AC;?

Wawancara dengan Alumni: Dra. Ratna Dewajati, MT.

Sementara Peserta Diklatpim Tk.III yang lulus kategori Cukup Memuaskan dan

Kurang

Memuaskan

dalam

melakukan

komunikasi

hanya

mempertimbangkan tujuan Proyek Perubahan dan prosedur kerja, serta jadwal Proyek Perubahan (tidak terstruktur). Kaswan (2013: 79) menerangkan, bahwa seorang Pemimpin Tim memainkan peran penting dalam membimbing Anggota Tim dan memotivasi mereka agar tetap fokus, diantaranya dengan cara: melakukan komunikasi yang konstruktif, yaitu menjelaskan penetapan tujuan, pemberian tugas, penjadwalan pekerjaan, pengumuman, pemecahan masalah, evaluasi kinerja, umpan balik korektif, pujian, diskusi, dan sebagainya.

Berusaha untuk

mencapai konsensus tim dan kesepakatan win-win.

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasannya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi Minor 2:

Hasil

penelitian

Komunikasi yang terstruktur, diawali dengan mengkaitkan tugas SKPD dengan mempertimbangkan struktur organisasi, selanjutnya menjelaskan Proyek Perubahan, hal ini menghasilkan komunikasi yang efektif.

selanjutnya,

terkait

dengan

semangat

dalam

berkomunikasi dengan Anggota Tim, berdasarkan hasil wawancara dengan Peserta/Alumni, para Mentor, dan Anggota Tim menyatakan bahwa semangat berkomunikasi tergantung pada karakter Anggota Tim. Bagi Anggota Tim yang tugasnya sangat terkait dengan Proyek Perubahan, menjadikan Ketua Tim menunjukkan semangat berkomunikasi yang tinggi. Namun bagi Anggota Tim yang tugasnya kurang terkait, menjadikan Ketua Tim kurang bersemangat dalam berkomunikasi. Hal ini terungkap dari penjelasan dr. Susi Herawati, MKes. - Direktur RSUD Kota Semarang, selaku Mentor dari Peserta Diklatpim Tk.III Angk.III yang lulus kategori Memuaskan, sebagai berikut: 58

â&#x20AC;? Meskipun dr. Suzana Dewi Ratih, MKes. senior saya, beliau tetap semangat dalam berkomunikasi dengan saya dan Anggota Tim Kerja. Sebagai Kepala Bidang Pelayanan, beliau sangat prihatin dengan visit/kunjungan dokter ke ruang pasien yang tidak tepat waktu. Semangat berkomunikasinya melalui tatap muka dengan memberikan penjelasan terkait dengan tujuan Proyek Perubahan, dengan saya (Mentor) sering mengguna WhatsApp.â&#x20AC;?

Wawancara dengan Mentor: dr. Susi Herawati, MKes. - Direktur RSUD Kota Semarang.

Untuk menjaga semangat berkomunikasi, Peserta Diklatpim Tk.III yang lulus kategori Sangat Memuaskan dan Memuaskan cenderung melakukan berbagai upaya, antara lain: mengadakan pertemuan, memotivasi, dan berdialog langsung. Sementara peserta yang lulus kategori Cukup Memuaskan dan Kurang Memuaskan, melakukan upaya melaporkan kepada Mentor, berkoordinasi, memantau kegiatan untuk menjaga semangat berkomunikasi. Jadi meskipun memiliki cara yang berbeda dalam menjaga semangat berkomunikasi, para peserta/alumni Diklatpim Tk.III menunjukkan semangat berkomunikasi yang baik dan konsisten.

Menurut Kaswan (2013: 465-466), jika para anggota tim memiliki semangat yang rendah, sedang, atau tinggi, maka yang harus dilakukan Project Leader sebagai berikut:

- Jika semangat rendah, maka Project Leader harus melakukan: a. Berikan contoh perilaku yang mendatangkan hasil; b. Kembangkan hubungan dengan orang-orang yang berkemampuan tinggi; c. Raihlah kemenangan-kemenangan kecil; d. Komunikasikan visi.

- Jika semangat sedang, Project Leader harus melakukan: a. Membuat perbedaan-perbedaan yang membuat tim lebih baik; b. Bisa dipercaya oleh anggota tim; c. Mengkomunikasikan komitmen; d. Mengembangkan dan melengkapi anggota tim untuk meraih kesuksesan.

- Jika semangat tinggi, maka Project Leader harus melakukan: a. Komunikasikan kesuksesan yang telah diraih; b. Singkirkan perusak semangat; c. Ijinkan Anggota Tim untuk memimpin.

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasanya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi Minor 3:

Komunikasi yang dikemas dengan semangat yang tinggi, menghasilkan komunikasi yang efektif, sehingga menghasilkan energi guna melakukan tindakan kesuksesan Proyek Perubahan.

Hasil penelitian selanjutnya, mengungkap komunikasi yang seimbang antara Ketua dan Anggota Tim.

Hasil wawancara menunjukkan bahwa,

Peserta sebagai Project Leader (Ketua Tim) menjaga supaya komunikasi dengan Anggota Tim tidak terlalu sedikit dan juga tidak terlalu sering, dengan berbagai cara antara lain: komunikasi secara bergantian antara Project Leader (Ketua Tim) dan Anggota Tim, komunikasi menyesuaikan situasi.

Peserta

Diklatpim Tk.III yang lulus kategori Kurang Memuaskan dan Cukup Memuaskan ada kecenderungan lebih sering berkomunikasi dengan sering melakukan evaluasi. Untuk menjaga komunikasi agar selalu efektif, peserta Diklatpim Tk.III (Project Leader) secara umum telah menghindari kepentingan pribadi dalam berkomunikasi

dengan Anggota Tim.

Berbagai cara telah dilakukan, yaitu:

1) menjelaskan tugas organisasi, kemudian dilanjutkan menjelaskan tugas Proyek Perubahan, 2) memilih Proyek Perubahan yang benar-benar sesuai kebutuhan organisasi bahkan sesuai isu hangat yang dihadapi organisasi, 3) meyakinkan tujuan jangka panjang yang ingin dicapai melalui pelaksanaan Proyek Perubahan, dan 4) selalu mengedepankan kepentingan organisasi secara profesional. Peserta Diklatpim Tk.III (Project Leader) rata-rata cenderung dominan berkomunikasi dalam melaksanakan Proyek Perubahan.

Mereka beralasan

Project Leader dituntut dominan, karena bertanggung-jawab untuk menjamin tercapainya tujuan Proyek Perubahan. Namun bagi peserta yang lulus kategori Sangat Memuaskan ada kecenderungan kurang dominan, dengan alasan memberi kesempatan Anggota Tim untuk lebih terlibat, hanya yang sifatnya

mengambil keputusan, dominan oleh Project Leader. Sementara untuk teknis pelaksanaan komunikasi lebih banyak dilakukan oleh Anggota Tim. Beberapa kutipan hasil wawancara dengan Peserta Diklatpim Tk.III dapat disajikan sebagai berikut: Angk.I

: ”Awalnya Ketua Tim sering berkomunikasi, setelah proyek berjalan, komunikasi saya dilakukan secara situasional.” (SM-P1: Dra. Ratna Dewajati, MT.).

Angk.II

: ”Justru adanya meeting membuka ganjalan-ganjalan yang ada pada Anggota Tim yang bekerja di front office, juga yang bekerjanya ngurus data. Dengan Frame atau dana guyon tapi maton, maka mereka akan melaksanakan tugas sesuai harapan saya selaku Ketua Tim”. (M-L2: Sartono Eko Saputro, S.STP.).

Angk.II

: ”Komunikasi selalu bergantian (dua arah) antara Ketua Tim dengan Anggota Tim, berdiskusi menyesuaikan adanya kesempatan (situasional).” (SM-L2: Dr.Drs. Soedjono, MSi.).

Angk.III

: ”Komunikasi saya jaga dengan cara tidak selalu ada undangan, tetapi lewat telepon atau SMS. Undangan Rapat dapat dikatakan kurang efektif, karena Anggota Tim (eksternal) banyak kesibukan. Jadi sifatnya spontanitas untuk bertemu di suatu tempat yang disediakan oleh Anggota Tim kerja yang memungkinkan/bersedia memfasilitasi pertemuan.” (CM-P2: Titik Ismu Harjowati, SH.).

Wawancara dengan Alumni: Titik Ismu Harjowati, SH.

Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss (dalam Bahan Ajar Membangun Tim Efektif Diklatpim Tk.I dan II, 2014: 26-27), menjelaskan bahwa persyaratan sederhana untuk membangun Tim yang Efektif diantaranya melakukan dialog secara berkala dengan Anggota Tim. Dengan dialog akan mendapatkan banyak hal, terutama permasalahan yang ada dalam Tim. Diperjelas oleh Rabinowitz P. (dalam paparan materi Membangun Tim Efektif - Diklatpim Tk.III LAN, 2014), bahwa untuk menciptakan komunikasi yang efektif, perlu mengatur frekuensi penyampaian pesan agar seimbang. Penyampaian dengan frekuensi sedikit, akan menjadikan kebingungan dan frustasi bagi audiens.

Sebaliknya

penyampaian pesan dengan frekuansi sering, menjadikan sikap apatis bagi audiens.

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi Minor 4:

Komunikasi yang seimbang antara kepentingan Project Leader dalam pencapaian tujuan Proyek Perubahan dengan memberi kesempatan dan mendorong Anggota Tim untuk memahami Tujuan Proyek Perubahan, menghasilkan komunikasi yang efektif.

Selanjutnya terkait profesionalitas, untuk menjaga komunikasi agar selalu efektif,

secara

umum

Peserta

Diklatpim

Tk.III

berusaha

menghindari

kepentingan pribadi dalam berkomunikasi dengan Anggota Tim. Cara yang dilakukan yaitu: menjelaskan tugas organisasi, setelah itu menjelaskan tugas Proyek Perubahan, dan memilih Proyek Perubahan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi bahkan sesuai isu hangat yang dihadapi organisasi, meyakinkan tujuan jangka panjang yang ingin dicapai melalui implementasi

Proyek Perubahan, dan selalu mengedepankan kepentingan organisasi secara profesional. Kutipan hasil wawancara dengan Peserta Diklatpim Tk.III

dapat

diungkapkan sebagai berikut: Angk.I

: ”Selalu menghindari kepentingan pribadi, dengan menekankan pada tugas yang merupakan bagian dari amanah.” (M-L1: Sumarno, SE.MM.).

Angk.II

: ”Mengutamakan kepentingan organisasi, agar cagar budaya selamat. Selalu berkoordinasi dengan dengan Balai Aerologi untuk Jangka panjang, terkait pelestarian Candi di Kecamatan Pecalungan Kabupaten Batang.” (CM-P2: Kustantinah, SE.).

Setelah wawancara dengan Alumni: Kustantinah, SE. menunjukkan hasil Poyek Perubahan Jangka Pendek.

Angk.III

: ” Saya sebagai Ketua Tim dan juga Anggota Tim melaksanakan Proyek Perubahan dengan menyesuaikan tugas pokok dan fungsi masing-masing Anggota Tim.” (KM-L3: Budi Santosa, SH.).

Dapat diungkapkan juga kutipan wawancara dengan Mentor (Ir.Nurwanto, MM.) dari Peserta Diklatpim Angk.III (M-L3: Ir.Een Endarto,MM.): â&#x20AC;? Alumni tidak pernah membahas kepentingan pribadi dalam berkomunikasi terkait dengan Proyek Perubahan.â&#x20AC;?

Rabinowitz P. (dalam paparan materi Membangun Tim Efektif - Diklatpim Tk.III LAN, 2014), bahwa untuk menciptakan komunikasi yang efektif, komunikasi harus dikemas secara profesional.

Diterangkan Oleh Kaswan

(2013: 38-39) bahwa dalam Tim diperlukan beberapa unsur, diantaranya: Komitmen yang kuat terhadap begaimana pekerjaan itu diselesaikan, dan tanggung-jawab yang timbal-balik, artinya: Ketua Tim dan Anggota Tim terlibat dan berkontribusi terhadap hasil, yang menjadi tanggung-jawab bersama. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasannya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi Minor 5:

Diperlukan komitmen dan tanggung-jawab bersama (Ketua dan Anggota Tim) untuk komunikasi efektif, dalam pencapaian tujuan Proyek Perubahan.

Hasil penelitian berikutnya terkait dengan kata-kata (wording) yang tepat dalam berkomunikasi untuk penyampaian informasi yang tidak menyenangkan untuk Anggota Tim,

bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang lulus dengan nilai

kategori Sangat Memuaskan menyatakan bahwa asal persoalannya sudah jelas, maka informasi disampaikan secara terbuka.

Namun bagi Peserta

Diklatpim Tk.III yang lulus dengan nilai kategori Memuaskan penyampaian informasi cenderung dilakukan dalam forum formal dan informal, serta dengan melihat situasi/kondisi dan dilakukan secara santun. Bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Cukup Memuaskan dan Kurang Memuaskan, serta Ditunda Lulus, menyampaikan informasi dengan sangat hati-hati. 65

Berikut kutipan hasil wawancara dengan Peserta Diklatpim Tk.III Angk.III yang lulus dengan nilai kategori Memuaskan: ” Informasi yang tidak menyenangkan, saya menyampaikan pada saat situasi dan kondisi yang tepat, dengan bahasa yang santun.” (M-P3a: Dalmini, SSos.). Penjelasan yang Penulis dapatkan dari Sdr. Ratna Sri Kumala sebagai Anggota Tim kerja

Proyek Perubahan

dari

Peserta

Diklatpim III

Angk.I

(M-L1:

Sumarno, SE.MM.) dengan nilai kategori Memuaskan, sebagai berikut: ” Saya merasa tidak pernah beliau berkata yang membuat temanteman tersinggung. Beliau selalu menghindari konflik.”

Wawancara dengan Anggota Tim: Ratna Sri Kumala.

Rabinowitz P. telah menjelaskan bahwa

Wording diperlukan untuk

menciptakan komunikasi yang efektif (dimaksudkan perlu pemilihan kata yang tepat). Berdasarkan hassil penelitian dan pembahasannya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai barikut: 66

Proposisi Minor 6:

Penyampaian informasi dengan kata-kata yang tepat/sesuai dan dilakukan secara santun, akan mudah dipahami, sehingga menghasilkan komunikasi yang efektif untuk menggerakkan Anggota Tim untuk berpartisipasi dalam pencapaian tujuan Proyek Perubahan.

Hasil penelitian berikutnya terkait dengan kesamaan pandangan dalam mengawali komunikasi dapat diungkapkan bahwa berbagai cara komunikasi yang telah dilakukan Peserta Diklatpim Tk.III dalam mengatasi perbedaan pandangan dengan Tim kerja, yaitu: masing-masing yang berbeda pandangan, dalam memberi informasi yang mendalam secara duduk bersama untuk menyamakan persepsi, diskusi bersama, minta dukungan data untuk pendapat pribadi dan sinkronisasi informasi serta memberikan arahan serta minta dukungan Mentor. Dalam mencari kesepakatan bersama, setiap pandangan dianalisis mendalam dalam rapat dan diskusi. Kutipan hasil wawancara Peneliti dengan Peserta Diklatpim Tk.III Angk.III (M-L3: Ir. Een Endarto, MM.) yang memperoleh nilai kategori Memuaskan dapat diungkapkan sebagai berikut : â&#x20AC;? Biasanya kami lebih melakukan pendekatan secara pribadi namun didukung dengan data atau aturan yang dapat memperjelas alasan terjadinya perbedaan tersebut, sehingga hubungan baik antar kami dan Anggota Tim dapat terjaga secara baik.â&#x20AC;?

Sementara kutipan jawaban dari Peserta Diklatpim Tk.III Angk.II (CM-P2: Titik Ismu Harjowati, SH.) yang memperoleh nilai kategori Cukup Memuaskan adalah sebagai berikut: â&#x20AC;? Untuk mengatasi perbedaan pandangan dalam tim yaitu dengan mengarahkan Anggota Timâ&#x20AC;?.

Berdasarkan hasil penelitan dan pembahasannya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi minor 7:

Komunikasi yang selalu mencari kesepakatan bersama atas perbedaan pandangan menghasilkan komunikasi yang lebih efektif.

Hasil penelitian yang dapat diungkapkan berikutnya adalah terkait dengan pilihan media komunikasi (formal atau informal). Peserta Diklatpim Tk.III yang lulus dengan kategori Sangat Memuaskan menyatakan bahwa asalkan persoalannya sudah jelas, maka informasi disampaikan secara formal terbuka tidak menimbulkan masalah. Namun bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Memuaskan penyampaian informasi cenderung dilakukan dalam forum formal dan informal, serta dengan melihat situasi/kondisi dan dilakukan secara santun. Kutipan hasil wawancara Peneliti dengan Peserta Diklatpim Tk.III Angk.III dengan nilai kategori Memuaskan (M-L3: Ir. Een Endarto, MM.) dapat diungkapkan sebagai berikut: â&#x20AC;? Terkait informasi yang kurang menyenangkan dan harus disampaikan pernah terjadi yaitu, dalam hal pengambilan data video jalan yang tidak bisa dilakukan oleh anggota tim teknis kami karena faktor teknik keilmuan tentang pengelolaan video tidak dimiliki. Dengan cara saya sampaikan secara formal akan memberikan kesempatan untuk ikut kursus singkat tentang cara pembuatan dan pengelolaan video hasil pemotretan sendiri.â&#x20AC;? Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasannya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi minor 8:

Pemilihan bentuk kemasan keresmian komunikasi (formal atau nonformal) yang mempertimbangkan tingkat kejelasan pesan/ nformasi yang kurang menyenangkan dapat menghasilkan komunikasi efektif.

Hasil penelitian berikutnya terkait pandangan Ketua Tim terhadap keberadaan Anggota Tim yang kuat dan Anggota Tim yang lemah. Berdasarkan hasil wawancara Peneliti dengan para sumber informasi menunjukkan bahwa para Peserta Diklatpim Tk.III selaku Ketua Tim cenderung mempunyai pandangan yang sama yaitu bahwa Anggota Tim pada hakekatnya saling melengkapi. Kekurangan yang ada pada seorang anggota bisa diatasi bersama. Bagi anggota yang memiliki banyak kekurangan bisa diatasi dengan diberikan briefing oleh Ketua Tim. Terdapat perbedaan dalam memandang kekuatan, sebagian Ketua Tim menyatakan bahwa anggota yang masih muda memiliki kekuatan/semangat kerja yang lebih tinggi, sementara Ketua Tim yang lain menyatakan bahwa Anggota Tim yang senior memiliki kekuatan sudah tahu tugas dan tanggung-jawabnya. Namun Ketua Tim menyadari bahwa Anggota Tim yang lebih muda cenderung kurang pengalaman dan masih labil emosinya. Kutipan hasil wawancara Peneliti dengan beberapa Peserta Diklatpim Tk.III dapat diungkapkan sebagai berikut: Angk.I :

” Pengalaman menunjukkan bahwa Anggota Tim selalu saling melengkapi dalam melaksanakan proyek perubahan” (SM-L1: Temmy Purboyono, ST.SH, MM.).

Angk.II :

” Berbekal ewuh-pakewuh (segan), karena sebagian besar Stakeholders internal, maka kekurangan anggota tim mudah diatasi bersama” (Dr.Drs. Soedjono, MSi.).

Angk.II :

” Adanya kekurangan, tentu dilakukan perbaikan atau ditambah. Untuk yang sifatnya pribadi dilakukan secara face to face” (M-L2: Sartono Eko Saputro, S.STP.)

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasannya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi minor 9:

Adanya pandangan bahwa antara Anggota Tim yang kuat dan Anggota Tim yang lemah saling melengkapi, menghasilkan komunikasi yang efektif. 69

Hasil penelitian berikutnya yang terkait dengan pilihan jenis komunikasi yang memerhatikan keragaman Stakeholders. Dalam mencapai keberhasilan Proyek Perubahan, jenis komunikasi yang dominan diterapkan oleh para Ketua Tim, berbeda.

Proyek

Perubahan yang hanya melibatkan Stakeholders

internal, dominan menggunakan jenis komunikasi horizontal dengan didukung komunikasi vertikal dengan pimpinan.

Sementara Proyek Perubahan yang

banyak melibatkan Stakeholders eksternal, dominan menggunakan jenis komunikasi diagonal dengan dukungan komunikasi vertikal dengan pimpinan. Kondisi ini sama dilakukan baik oleh Peserta Diklatpim Tk.III dengan nilai kategori Memuaskan maupun Kurang Memuaskan. Kutipan beberapa hasil wawancara Peneliti dengan Alumni dapat diungkapkan sebagai berikut: Angk.I :

â&#x20AC;? Komunikasi yang banyak dilakukan jenis komunikasi horizontal namun yang sangat mendukung keberhasilan adalah komunikasi vertikal kepada Atasan/Mentorâ&#x20AC;? (SM-P1: Dra. Ratna Dewajati, MT)

Angk.III :

â&#x20AC;? Yang paling berhasil pada Proyek Perubahan kami adalah komunikasi diagonal. Yaitu dialog antar anggota tim yang berasal dari level yang berbeda dan bidang yang berbeda sehingga jenis informasi yang diperoleh sebagai data proper lebih beragam sekaligus lebih tajam akurasinya karena datanya berasal dari bidang-bidang yang menangani. Sebagai contoh data informasi tentang penanganan jalan di daerah dengan karakteristik tertentu (missal, wilayah timur akan berbeda datanya dari wilayah barat maupun tengah) dengan alasan yang beragam pula baik dari sisi budaya, sosial masyarakat maupun tingkat ekonominyaâ&#x20AC;? (M-L3: Ir. Een Endarto, MM.).

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasannya, Peneliti mengajukan proposisi sebagai berikut: Proposisi minor 10:

Pilihan jenis komunikasi (vertikal, horizontal, diagonal) yang mempertimbangkan ragam Stakeholders internal dan eksternal, menghasilkan komunikasi yang lebih efektif.

Dengan mendasarkan pada 10 (sepuluh) proposisi minor tersebut Peneliti dapat mengajukan proposisi major seperti tertulis pada Tabel 8.

Tabel 8 Proposisi Minor dan Proposisi Mayor Proposisi Minor 1

5 6

7 8

9 10

Komunikasi yang terbuka, menjadikan Anggota Tim merasa bebas mengekspresikan pendapatnya tentang tugas dan operasionalisasi Proyek Perubahan, sehingga komunikasi efektif. Komunikasi yang terstruktur, diawali dengan mengkaitkan tugas SKPD dengan mempertimbangkan struktur organisasi, selanjutnya menjelaskan Proyek Perubahan, hal ini menghasilkan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang dikemas dengan semangat yang tinggi, menghasilkan komunikasi yang efektif, sehingga menghasilkan energi guna melakukan tindakan kesuksesan Proyek Perubahan. Perlu komunikasi yang seimbang antara kepentingan Project Leader dalam pencapaian tujuan Proyek Perubahan dengan memberi kesempatan dan mendorong Anggota Tim untuk memahami Tujuan Proyek Perubahan, menghasilkan komunikasi yang efektif. Diperlukan komitmen dan tanggung-jawab bersama (Ketua dan Anggota Tim) untuk komunikasi efektif dalam pencapaian tujuan Proyek Perubahan. Penyampaian informasi dengan kata-kata yang tepat/sesuai dan dilakukan secara santun, akan mudah dipahami, sehingga menghasilkan komunikasi yang efektif untuk menggerakkan Anggota Tim untuk berpartisipasi dalam pencapaian tujuan Proyek Perubahan. Komunikasi yang selalu mencari kesepakatan bersama atas perbedaan pandangan menghasilkan komunikasi yang lebih efektif. Pemilihan bentuk kemasan keresmian komunikasi (formal atau non-formal) yang mempertimbangkan tingkat kejelasan pesan/ informasi yang kurang menyenangkan dapat menghasilkan komunikasi efektif. Adanya pandangan bahwa antara Anggota Tim yang kuat dan Anggota Tim yang lemah saling melengkapi, menghasilkan komunikasi yang efektif. Pilihan jenis komunikasi (vertikal, horizontal, diagonal) yang mempertimbangkan ragam Stakeholders internal dan eksternal, menghasilkan komunikasi yang lebih efektif. Proposisi Mayor

Strategi Komunikasi yang Terbuka, Terstruktur, Semangat, Seimbang, Profesional, dan Wording, serta memiliki kesepakatan bersama atas perbedaan pandangan, memilih bentuk kemasan keresmian komunikasi yang tepat, saling melengkapi, memilih jenis komunikasi yang mempertimbangkan ragam Stakeholders, Dalam menyusun Strategi Komunikasi tersebut, para Peserta Diklatpim menghasilkan komunikasi yang efektif dalam memobilisasi Stakeholders sehingga berhasil mencapai tujuan Proyek Perubahan.

B. Penghambat Strategi Komunikasi Hambatan yang dijumpai para Peserta/Alumni pada saat melaksanakan Proyek

Perubahan,

terutama

keterbatasan

personil

yang

mendukung

pelaksanaan Proyek Perubahan karena banyaknya tugas rutin untuk masingmasing personil, prosedur yang baku. Hambatan lebih banyak dihadapi oleh Peserta Diklatpim Tk.III yang nilainya kategori Kurang Memuaskan dan Ditunda Kelulusan. Dalam mengatasi hambatan, para peserta Diklatpim Tk.III melakukan beberapa upaya, seperti: memadukan waktu kegiatan Proyek Perubahan dengan kegiatan yang lain, sering mengadakan rapat dengan metode komunikasi redudancy/repetition (mengulang pesan untuk mempengaruhi Anggota Tim) dengan menjelaskan bahwa kegiatan Proyek Perubahan adalah kegiatan unit kerja dan bukan kegiatan kediklatan semata. Strategi semestinya menentukan langkah dan menetapkan tindakan, hal ini dinyatakan oleh Quinn (http://www.rumahkomunikasi.com/2014/10/strategikomunikasi-pengertian -dan. html). Adanya kendala dalam penerapan strategi komunikasi pada saat pelaksanaan/implementasi Proyek Perubahan, pada umumnya disebabkan beberapa hal, diantaranya: -

Rasa segan (â&#x20AC;?ewuh pakewuhâ&#x20AC;?) menyampaikan informasi yang tidak pas yang bagi Anggota Tim, sehingga diperlukan pemilihan cara penyampaian atau mencari jembatan agar informasi dapat dipahami dan diterima Anggota Tim. Hal ini yang diungkapkan oleh Peserta Diklatpim Tk.III Angk.2 (SM-P2: Dr.Drs. Soedjono, MSi.) dengan nilai kategori Sangat Memuaskan.

Kompetensi Anggota Tim yang tidak/belum memadai seperti harapan Ketua Tim.

Hal ini dialami Peserta Diklatpim Tk.III Angk.3 dengan nilai

Memuaskan (M-L1: Ir. Een Endarto, MM.), bahwa pernah dalam hal pengambilan data (gambar jalan) dengan menggunakan video, ternyata Anggota Tim teknis belum mampu melaksanakan tugasnya dengan baik, hasilnya mengecewakan. -

Anggota Tim yang memiliki karakter yang berbeda-beda, yang harus hatihati dalam menyampaikan informasi terkait Proyek Perubahan.

Terbatasnya jumlah personil organisasi, sangat berpengaruh terhadap pelaksanaaN/implementasi Proyek Perubahan.

BAB V KESIMPULAN

Berdasarkan analisis hasil penelitian yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan, bahwa hasil penelitian ini telah mampu menjawab dua pertanyaan penelitian, yaitu: Pertanyaan penelitian pertama: Bagaimana Strategi Komunikasi yang efektif dapat mendukung dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan? Strategi Komunikasi yang efektif dapat mendukung dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan, meliputi: 1. Strategi Komunikasi Terbuka dalam Tim kerja; 2. Strategi Komunikasi Terstruktur, dengan penekanan pada tugas pokok dan fungsi (tupoksi) organisasi; 3. Strategi Komunikasi yang Bersemangat tinggi (Semangat), namun tetap memperhatikan 4. Strategi

perbedaan karakter Anggota Tim;

Komunikasi

kepentingan Ketua Tim

yang

menyeimbangkan

(Seimbang)

antara

dan Angggota Tim;

5. Strategi Komunikasi yang mengabaikan kepentingan pribadi Ketua Tim dalam berkomunikasi dengan Anggota Tim (secara Profesional); 6. Strategi Komunikasi dengan menggunakan kata-kata yang tepat dan jelas (Wording); 7. Strategi Komunikasi yang mencari kesepakatan bersama untuk mengatasi perbedaan pandangan dalam Tim kerja;

8. Strategi Komunikasi dengan bentuk kemasan keresmian komunikasi (formal atau non-formal) yang tepat sesuai tingkat kejelasan pesan; 9. Strategi Komunikasi yang memandang Anggota Tim yang kuat dan yang lemah dapat saling melengkapi; 10. Strategi Komunikasi Diagonal untuk Proyek Perubahan yang melibatkan banyak Stakeholders eksternal.

Pertanyaan penelitian kedua:

Apa saja

kendala penerapan Strategi

Komunikasi dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan? Kendala penerapan Strategi Komunikasi dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan meliputi: 1. Adanya perasaan segan (ewuh-pakewuh) antara Ketua Tim dengan Anggota Tim, terutama adanya perbedaan usia (Ketua Tim lebih muda daripada Anggota Tim); 2. Tingkat kompetensi Anggota Tim yang belum memadai. Anggota Tim yang muda cenderung semangat, namun belum cukup pengalaman. Sementara yang tua cenderung cukup/ada pengalaman, namum semangat rendah; 3. Adanya keragaman karakter Anggota Tim yang disebabkan adanya perbedaan tingkat keterkaitan tugas Anggota Tim dengan Proyek Perubahan.

Bagi Anggota Tim yang tugasnya kurang terkait dengan

Proyek Perubahan, maka kurang mendukung pelaksanaan Proyek Perubahan; 4. Adanya

keterbatasan

jumlah

personil

untuk melaksanakan

Perubahan, dikarenakan banyaknya tugas rutin kedinasan.

Proyek

Penelitian ini memberikan implikasi teoritis dan praktis sebagai berikut: a. Implikasi Teoritis 1) Memperkuat teori Strategi Komunikasi dari Rabinowitz yang telah diajarkan pada Diklatpim Tk III yaitu: Strategi Komunikasi yang terbuka, terstruktur, bersemangat, seimbang, profesional (mengabaikan kepentingan pribadi), dan wording (dengan perkataan yang tepat), menghasilkan komunikasi yang efektif dalam memobilisasi Stakeholders, sehingga berhasil mencapai tujuan Proyek Perubahan. 2) Menambahkan teori sebelumnya dengan mengajukan proposisi Strategi Komunikasi yaitu: Jika Strategi Komunikasi memiliki kesamaan pandang, memilih bentuk kemasan keresmian komunikasi (formal atau nonformal) yang tepat, berpandangan bahwa Anggota Tim yang kuat dan yang lemah saling melengkapi, memilih jenis komunikasi yang mempertimbangkan ragam Stakeholders, maka menghasilkan komunikasi yang efektif dalam memobilisasi Stakeholders sehingga berhasil mencapai tujuan Proyek Perubahan.

b. Implikasi Praktis 1) Dengan hasil penelitian yang menunjukkan bahwa Strategi Komunikasi yang digunakan Peserta sangat menentukan keberhasilan dalam memobilisasi Stakeholders untuk mencapai tujuan Proyek Perubahan, maka widyaiswara pengampu mata diklat Membangun Tim Efektif (MTE) terutama pokok bahasan

tentang

Strategi

Komunikasi

agar

menambahkan

strategi

komunikasi selain dari Robinowitz untuk Diklatpim Tk III angkatan-angkatan yang akan datang; 76

2) Lembaga Administrasi Negara RI yang berwenang menetapkan Bahan Ajar (Modul) Diklatpim Tk III disarankan untuk melakukan revisi Bahan Ajar (Modul) Membangun Tim Efektif terutama pokok bahasan Strategi Komunikasi dengan menambahkan dari temuan-temuan dalam penelitian ini agar lebih membantu Peserta Diklatpim dalam memobilisasi Stakeholders dalam pencapaian tujuan Proyek Perubahan; 3) Bagi Peserta Diklatpim Tk III Angkatan sekarang (sedang berlangsung) dan seterusnya, disarankan menggunakan Strategi Komunikasi yang terbuka, terstruktur, bersemangat, seimbang, profesional (mengabaikan kepentingan pribadi), wording (dengan perkataan yang tepat), memiliki kesamaan pandang, memilih bentuk kemasan keresmian komunikasi (formal atau nonformal) media yang tepat,

semua Anggota Tim saling melengkapi,

memilih jenis komunikasi yang tepat, dalam memobilisasi Stakeholders.

_____

DAFTAR PUSTAKA

A. Buku Referensi Ancok, Djamaluddin. 2012. Psikologi Kepemimpinan & Inovasi. Erlangga, Jakarta. Hamid, Farid dan Budianto, Heri. 2011. Ilmu Komunikasi: Sekarang dan Tantangan Masa Depan. Kencana Predana Media Group, Jakarta. Ilyas, Yasin, 2003, Kiat Sukses Manajemen Tim Kerja, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Karnawati, Enny. 2014. Kajian Tentang Hasil Evaluasi Kepemimpinan Peserta Diklatpim Tk. III Angkatan I, II, III Di Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. (Karya Tulis Ilmiah - Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah), Semarang. Lembaga Administrasi Negara. 2015. Panduan Mentoring & Coaching, Diklat Kepemimpinan Tingkat II. LAN, Jakarta. Lembaga Administrasi Negara. 2014. Membangun Tim Efektif. Bahan Ajar Diklatpim Tk.I dan Tk.II. LAN, Jakarta. Lembaga Administrasi Negara. 2014. Membangun Tim Efektif. Bahan Paparan Diklatpim Tk.III. LAN, Jakarta. Lembaga Administrasi Negara. 2013. Membangun Tim Efektif. Bahan Ajar Diklatpim Tk.III. LAN, Jakarta. Moleong, Lexy J,, 2002, Metode Penelitian Kualitatif, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung. Mustafa, Hasan. 2001. Team Building. http:/www.bussinestown.com/people/ motivationteam.asp. Rukmana D.W., Nana. 2006. Strategic Partnering For Educational Management, Model Manajemen Pendidikan Berbasis Kemitraan. Penerbit: Alfabeta, Bandung. Nugroho, Riant. 2008. Public Policy. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Pradhan, N dan Niti Chopra. 2008. Communication Skills for Educational Managers. Jaipur: Book Encave. Sendjaya, Sasa Djuarsa. 1993. Pengantar Ilmu Komunikasi. Universitas Terbuka, Jakarta.

Sugiyono. 2006. Metode penelitian kuantitatif, kualitatif dan R&D. Penerbit Alfabeta, Bandung. Topchick, Gary S. 2007. The First Time Managerâ&#x20AC;&#x2122;s Guide to Team Building. New York: Amacom. West, Michael. 1998. Effective Team Work, Kanisius, Yogyakarta. Yin, Rober K.. 2013. Studi Kasus, Design & Metode (terjemaahan). PT Rajagrafindo, Jakarta.

B. Peraturan Peraturan Kepala - Lembaga Administrasi Negara No.12 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III.

C. Sumber Internet Strategi Komunikasi: Pengertian dan Ruang Lingkup. http://www.rumahkomunikasi.com/2014/10/strategi-komunikasi-pengertian-dan.html. Strategi Komunikasi. Blog Pribadi Rudy Hizkia. http://rudytahu.blogspot.com/ 2013/11/strategi-komunikasi.html. Strategi Menciptakan Komunikasi yang Efektif dan Keterbukaan Antar Anggota KSR PMI Unit UPI. https://destydinadaniar.wordpress.com/ 2012/02/ 10strategi-menciptakan-komunikasi-yang efektif-dan- keterbukaan-antaranggota-ksr-pmi-unit-upi/. Streategi Komunikasi: Pengertian dan Ruang Lingkup. http://www.rumahkomunikasi. com/2014/10/strategi-komunikasi-pengertian -dan.html.

_____

Lampiran: 1

PANDUAN WAWANCARA PENELITIAN UNTUK KETUA TIM (Project Leader/Alumni)

UNTUK ANGGOTA TIM Menurut Sdr. Anggota Tim:

UNTUK MENTOR (Atasan Alumni)

sebagai Menurut Bpk/Ibu sebagai Mentor (Atasan Alumni):

1. Bagaimana Sdr. menerapkan keterbukaan dalam komunikasi untuk melaksanakan proper Sdr.? Apa hambatan yang pernah Sdr. jumpai dan bagaimana Sdr. mengatasinya?

1. Bagaimana Ketua Tim menerapkan keterbukaan dalam komunikasi dengan Sdr. selama melaksanakan proper?

1. Bagaimana Alumni menerapkan keterbukaan dalam komunikasi dengan Bpk/ Ibu saat melaksanakan proper?

2. Bagaimana Sdr. mempertimbangkan tujuan proper, jadwal proper, struktur organisasi, dan prosedur kerja dalam berkomunikasi agar mudah dipahami?

2. Apakah cara Ketua Tim menyampaikan/ mempresentasikan tujuan proper, jadwal proper, struktur organisasi, dan prosedur kerja dalam mudah di-pahami oleh Sdr.?

2 Apakah cara Alumni menyampaikan/ mempresentasikan tujuan proper, jadwal proper, struktur organisasi, dan prosedur kerja mudah dipahami oleh Bpk /Ibu?

3 Bagaimana Sdr. menjaga semangat dalam komunikasi diantara anggota Tim Efektif untuk melaksanakan proper?

3. Bagaimana semangat Ketua Tim dalam komunikasi dengan anggota tim selama melaksanakan proper?

3. Apakah Alumni bersemangat dalam berkomunikasi agar Bpk/Ibu menyetujui pelaksanaan proper?

4. Bagaimana Sdr. menjaga, supaya komunikasi Sdr. dalam Tim Efektif tidak sedikit yang membingungkan Anggota Tim, namun juga tidak keseringan yang menyebabkan apatis Anggota Tim Sdr.?

4. Bagaimana Ketua Tim berkomunikasi dengan Sdr., apakah terlalu sedikit yang membuat Sdr. bingung, atau terlalu sering yang dapat menyebabkan Sdr. apatis ?

4. Apakah Alumni berkomunikasi terlalu sedikit dengan Bpk/Ibu sehingga sering membingungkan Bpk/Ibu atau terlalu sering sehingga membosankan Bpk/Ibu?

5. Bagaimana Sdr. menghindari kepentingan pribadi dalam berkomunikasi untuk melaksanakan proper Sdr.?

5. Bagaimana Ketua Tim memasukkan kepentingan pribadi dalam berkomunikasi dengan Sdr. selama melaksanakan proper?

6. Untuk melaksanakan proper, apakah Sdr. merasa dominan dalam berkomunikasi terhadap angota tim atau menyerahkan sepenuhnya kepada anggota tim? a. Mengapa Sdr. harus dominan? b. Mengapa Sdr. harus menyerahkan sepenuhnya kepada anggota tim?

6. Dalam melaksanakan proper, apakah Ketua Tim sangat dominan dalam berkomunikasi terhadap Sdr. atau menyerahkan sepenuhnya kepada Sdr.?

7. Bagaimana Sdr. mengatasi perbedaan pandangan antara Sdr.dengan Anggota Tim/Mentor?

7.Dalam melaksanakan proper, bagaimana cara Ketua Tim mengatasi perbedaan pandangan antara Ketua Tim dengan Sdr/ Anggota Tim? 8. Bagaimana cara Ketua Tim menyampaikan informasi yang ti-dak menyenangkan (kalau pernah dijumpai) sehingga tidak membuat Anggota Tim tersinggung?

7. Bagaimana Alumni mampu mengatasi perbedaan pandangan antara alumni dan Bpk/Ibu?

9. Bagaimana persepsi Ketua Tim terhadap kekuatan dan kekurangan Anggota Tim? Selama Sdr. terlibat melaksanakan proper, kekuatan dan kekurangan apa saja yang pada umumnya dimiliki Anggota Tim?

9. Bagaimana Alumni memandang kekuatan dan kekurangan Anggota Tim?

8. Bagaimana Sdr. menyampaikan informasi yang tidak menyenangkan (kalau pernah dijumpai) yang tidak membuat tersinggung Anggota Tim/ Mentor? 9. Bagaimana Sdr. memandang kekuatan dan kekurangan Anggota Tim Sdr.? Berdasarkan pengalaman melaksanakan proper, kekuatan apa saja dan kekurangan apa saja yang ada pada Anggota Tim Sdr.?

5. Bagaimana Alumni menghindari kepentingan pribadi (profesional untuk organisasi) dalam berkomunikasi dengan Bpk/Ibu saat melaksanakan proper? 6. Selama melaksanakan proper, apakah Alumni dominan dalam berkomunikasi dengan Bpk/ Ibu atau menyerahkan sepenuhnya kepada Bpk/ Ibu?

8.Bagaimana Alumni menyampaikan informasi yang tidak menyenangkan (kalau pernah dijumpai) kepada Bpk/Ibu yang tidak membuat tersinggung Bpk /Ibu?

10. Menurut pengalam- 10. Selama Sdr. ikut me- 10. Jenis komunikasi an Sdr. dalam melaksanakan proper, yang mana (apakah laksanakan proper, jenis komunikasi apa vertikal, horizontal, jenis komunikasi yang paling menduatau diagonal) yang yang mana (apakah kung keberhasilan paling banyak dilakuvertikal, horizontal, pelaksanaan proper, kan alumni saat meatau diagonal) yang apakah komunikasi laksanakan proper? paling mendukung vertikal, horizontal, keberhasilan pelakatau diagonal? sanaan proper Sdr.? Mohon dapat diceritakan pengalaman Sdr.

Lampiran: 2

REDUKSI DATA

No.

ASPEK

TEMUAN

Terbuka

Dalam melaksanakan proper Peserta Diklatpim Tk.III menerapkan keterbukaan dalam komunikasi. Keterbukaan dalam komunikasi diterapkan oleh Peserta yang nilai kategori Sangat Memuaskan, Memuaskan, Cukup Memuaskan, Kurang Memuaskan, maupun yang Ditunda Kelulusan. Peserta yang nilai kategori Sangat Memuaskan menunjukkan komunikasi yang sangat terbuka, tidak ada yang ditutupi. Bagi peserta yang Ditunda Kelulusannya, keterbukaan komunikasi lebih banyak hanya ditunjukkan melalui rapat-rapat saja yang penting ada komunikasi.

Terstruktur

Dalam berkomunikasi Peserta Diklatpim Tk.III cenderung mempertimbangkan tujuan proper. Peserta yang nilai kategori Sangat Memuaskan memulai pelaksanaan proper dengan menekankan tugas SKPD dan pertimbangan struktur organisasi, kemudian dilanjutkan dengan menyinggung proper yang memang sangat terkait dengan tugas SKPD. Bagi Peserta yang nilai kategori Cukup Memuaskan dan Kurang Memuaskan mempertimbangkan tujuan proper dan prosedur kerja serta jadwal proper dalam melakukan komunikasi.

Semangat

Terkait dengan semangat dalam berkomunikasi dengan Anggota Tim, Peserta menyatakan: â&#x20AC;?tergantung karakter anggotaâ&#x20AC;?. Bagi Anggota Tim yang tugasnya sangat terkait dengan proper Ketua Tim memiliki semangat komunikasi yang tinggi. Namun bagi Anggota Tim yang tugasnya kurang terkait dengan proper, Ketua Tim menunjukkan kurang bersemangat dalam berkomunikasi.

Untuk menjaga semangat berkomunikasi, Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Sangat Memuaskan dan Memuaskan cenderung melakukan berbagai upaya antara lain mengadakan pertemuan, memotivasi, berdialog langsung. Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Cukup Memuaskan dan Kurang Memuaskan melakukan upaya melaporkan kepada Mentor, berkoordinasi, dan memantau kegiatan untuk menjaga semangat berkomunikasi. Jadi meskipun memiliki cara yang berbeda dalam menjaga semangat berkomunikasi, para Peserta Diklatpim Tk.III menunjukkan semangat berkomunikasi yang baik dan konsisten. 4

Seimbang

Peserta sebagai Ketua Tim dalam menjaga supaya komunikasi dengan Anggota Tim tidak terlalu sedikit dan juga tidak terlalu sering, dengan berbagai cara antara lain: komunikasi secara bergantian antara Ketua Tim dan Anggota Tim. Peserta yang nilai kategori Cukup Memuaskan dan Kurang Memuaskan ada kecenderungan lebih sering berkomunikasi dengan sering melakukan evaluasi.

Profesional

Untuk menjaga komunikasi agar selalu efektif, secara umum Peserta Diklatpim Tk.III berusaha menghindari kepentingan pribadi dalam berkomunikasi dengan Anggota Tim. Cara yang dilakukan yaitu: menjelaskan tugas organisasi, setelah itu menjelaskan tugas proper, dan memilih proper yang sesuai dengan kebutuhan organisasi bahkan sesuai isu hangat yang dihadapi organisasi, meyakinkan tujuan jangka panjang yang ingin dicapai melalui implementasi proper, dan selalu mengedepankan kepentingan organisasi secara profesional. Peserta Diklatpim Tk.III cenderung dominan berkomunikasi dalam melaksanakan proper. Mereka beralasan Ketua Tim dituntut dominan, karena Ketua Tim bertanggung-jawab, untuk menjamin tercapainya tujuan proper. Namun bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Sangat Memuaskan ada kecenderungan kurang dominan, dengan alasan agar Anggota Tim ikut terlibat, hanya saja yang bersifat mengambil keputusan Ketua Tim tetap dominan, untuk teknis pelaksanaan komunikasi lebih banyak dilakukan oleh Anggota Tim. 84

Wording

Kesamaan pandang

Berbagai cara komunikasi yang telah dilakukan Peserta dalam mengatasi perbedaan pandangan dalam Tim kerja yaitu: masing-masing yang berbeda pandangan memberi info yang mendalam, duduk bersama untuk menyamakan persepsi, diskusi bersama, minta dukungan data untuk pendapat pribadi dan sinkronisasi informasi serta memberikan arahan serta minta dukungan Mentor. Dalam mencari kesepakatan bersama, setiap pandangan dianalisis mendalam dalam rapat dan diskusi. Dalam berkomunikasi untuk penyampaian informasi yang tidak menyenangkan untuk anggota, bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Sangat Memuaskan menyatakan bahwa asal persoalannya sudah jelas, maka informasi disampaikan secara terbuka. Namun bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Memuaskan penyampaian informasi cenderung dilakukan dalam forum formal dan informal, dengan melihat situasi/kondisi dan dilakukan secara santun. Bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Cukup Memuaskan dan Kurang Memuaskan, menyampaikan informasi dengan sangat hati-hati, dengan melakukan evaluasi terlebih dahulu, memotivasi, dan memperluas wawasan Anggota Tim sebelum menyampaikan informasi. Berbagai cara komunikasi yang telah dilakukan Peserta Diklatpim Tk.III dalam mengatasi perbedaan pandangan dengan Tim kerja, yaitu: masing-masing yang berbeda pandangan, dalam memberi informasi yang mendalam secara duduk bersama untuk menyamakan persepsi, diskusi bersama, minta dukungan data untuk pendapat pribadi dan sinkronisasi informasi serta memberikan arahan serta minta dukungan Mentor. Dalam mencari kesepakatan bersama, setiap pandangan dianalisis mendalam dalam rapat dan diskusi. Kutipan hasil wawancara dengan peserta Ir. Een Endarto MM. yang memperoleh predikat Memuaskan dapat diungkapkan sebagai berikut: â&#x20AC;?biasanya kami lebih melakukan pendekatan secara pribadi namun didukung dengan data atau aturan yang dapat memperjelas alasan terjadinya perbedaan tersebut, sehingga hubungan baik antar kami dan anggota tim dapat terjaga secara baikâ&#x20AC;?.

Sementara kutiban jawaban dari peserta Titik IH, SH. yang memperoleh predikat Cukup Memuaskan adalah sebagai berikut: â&#x20AC;?untuk mengatasi perbedaan pandangan dalam tim yaitu dengan mengarahkan anggota timâ&#x20AC;?. 8

Pilihan bentuk kemasann keresmian komunikasi

Peserta Diklatpim Tk.III yang lulus dengan kategori Sangat Memuaskan menyatakan bahwa asalkan persoalannya sudah jelas, maka informasi disampaikan secara formal terbuka tidak menimbulkan masalah .Namun bagi Peserta Diklatpim Tk.III yang nilai kategori Memuaskan penyampaian informasi cenderung dilakukan dalam forum formal dan non-formal, serta dengan melihat situasi/kondisi dan dilakukan secara santun. Kutipan hasil wawancara peneliti dengan peserta diklat dapat diungkapkan pada kesempatan ini sebagai berikut: â&#x20AC;? terkait informasi yang kurang menyenangkan dan harus disampaikan pernah terjadi yaitu, dalam hal pengambilan data video jalan yang tidak bisa dilakukan oleh anggota tim teknis kami karena faktor teknik keilmuan tentang pengelolaan video tidak dimiliki. Dengan cara saya sampaikan secara formal akan memberikan kesempatan untuk ikut kursus singkat tentang cara pembuatan dan pengelolaan video hasil pemotretan sendiriâ&#x20AC;?. (Ir. Een Endarto, MM. Angk.III)

Saling melengkapi antar anggota

Berdasarkan hasil wawancara dengan para sumber informasi menunjukkan bahwa para peserta selaku ketua tim cenderung mempunyai pandangan yang sama yaitu bahwa anggota tim pada hakekatnya saling melengkapi. Kekurangan yang ada pada seorang anggota bisa diatasi bersama. Bagi anggota yang memiliki banyak kekurangan bisa diatasi dengan diberikan briefing oleh ketua tim. Terdapat perbedaan dalam memandang kekuatan, sebagian ketua tim menyatakan bahwa anggota yang masih muda memiliki kekuatan semangat kerja yang lebih tinggi, sementara ketua tim yang lain menyatakan bahwa anggota tim yang senior memiliki kekuatan sudah tahu tugas dan tanggung jawabnya. Namun ketua tim menyadari bahwa anggota tim yang lebih muda cenderung kurang pengalaman dan masih labil emosinya.

Kutipan hasil wawancara dengan beberapa peserta diklat dapat diungkapkan sebagai berikut: ” pengalaman menunjukkan bahwa anggota tim selalu saling melengkapi dalam melaksanakan proyek perubahan” (Temmy, Angk 1, SM). ’berbekal ewuh pakewuh, karena sebagian besar stakeholders internal, maka kekurangan anggota tim mudah diatasi bersama” (Dr. Soedjono, MSi. - Angk.II). ”ada kekurangan, diperbaiki atau ditambah, yang sifatnya pribadi dilakukan secara face to face” (Sartono ES, S.STP - Angk.II). 10

Jenis komunikasi

Dalam mencapai keberhasilan proyek perubahan, jenis komunikasi yang dominan diterapkan oleh para ketua tim berbeda. Proyek perubahan yang hanya melibatkan stakeholder internal dominan menggunakan jenis komunikasi horizontal dengan didukung komunikasi vertikal dengan pimpinan. Sementara proper yang banyak melibatkan stakeholder eksternal dominan menggunakan jenis komunikasi diagonal dengan dukungan komunikasi vertikal dengan pimpinan. Kondisi ini sama dilakukan baik oleh peserta dengan predikat memuaskan maupun kurang memuaskan. Kutipan beberapa hasil wawancara dapat diungkapkan sebagai berikut: “ yang paling berhasil pada proper kami adalah komunikasi diagonal. Yaitu dialog antar anggota tim yang berasal dari level yang berbeda dan bidang yang berbeda sehingga jenis informasi yang diperoleh sebagai data proper lebih beragam sekaligus lebih tajam akurasinya karena datanya berasal dari bidangbidang yang menangani. Sebagai contoh data informasi tentang penanganan jalan di daerah dengan karakteristik tertentu (misal wilayah timur akan berbeda datanya dari wilayah barat maupun tengah) dengan alasan yang beragam pula baik dari sisi budaya, sosial masyarakat maupun tingkat ekonominya” (Ir. Een Indarto, MM. -Angk.III). ”komunikasi yang banyak dilakukan jenis komunikasi horizontal namun yang sangat mendukung keberhasilan adalah komunikasi vertikal kepada atasan/mentor” (Dra. Ratna D., MT. - Angk.I).

BIODATA

NAMA

: Ir. ENNY KARNAWATI, MSi.

TEMPAT, TANGGAL LAHIR : SEMARANG, 30 Agustus 1958. PANGKAT/GOL.

: Pembina Utama Muda / IV/c.

JABATAN

: Widyaiswara Madya.

INSTANSI

: Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah.

AGAMA

: Islam.

PENDIDIKAN TERAKHIR

: S2 Magister Administrasi Publik, UNDIP.

ALAMAT RUMAH

: JL. Tulus Harapan Raya A-IB-3 SEMARANG.

STATUS PERKAWINAN

: KAWIN, berputra 3 anak Laki-laki.

_____