Google Docs by Dinamika eBooks

Dinamika eBooks.com

Siapa yang membutuhkan peranti lunak kuno yang mahal? Kini, Anda bisa melakukan segalanya secara online, gratis, dengan Google Docs! Pakar Steve dan Nancy Holzner memberikan petunjuk langkah demi langkah yang sederhana dan tips-tips hebat dari orang dalam untuk memanfaatkan tool online Google yang kuat untuk word processing, spreadsheet, dan presentation. Anda akan memulai dengan cepat. Belajar cara membuat dan memformat dokumen jenis apa pun dengan kualitas profesional. Berkolaborasi dengan rekan kerja untuk membuat proposal dan presentasi yang lebih baik. Menggunakan tool mutakhir seperti revision history, template, dan bagan. Menemukan fitur terkini Google Docs. Dan masih banyak lagi! Dokumen apa pun yang Anda buat. Buku ini dapat membantu Anda melakukan pekerjaan dengan lebih baik, lebih cepat, dan lebih efisien. Dan Anda tidak akan pernah membayar untuk peranti lunak lagi!

Anda akan mempelajari cara untuk: • Memperoleh akun Google secara gratis dan mengatur iGoogle untuk akses cepat terhadap dokumen Anda. • Mengunggah dan menggunakan dokumen yang telah Anda buat dengan Microsoft Office. • Menggunakan Google Spreadsheet untuk membuat bagan untuk menampilkan data spreadsheet. • Menguasai tool Google Docs yang kuat dan mudah intuk penyuntingan dokumen dan formatting tools. • Menyisipkan gambar ke dalam dokumen dan presentasi. • Berbagi dokumen dengan aman bersama rekan kerja Anda. • Membuat cadangan dokumen secara offline dan menyuntingnya ketika Anda tidak terhubung ke Internet. Steven Holzner, mantan contributing editor PC Magazine, adalah penulis 108 buku computer yang terjual hingga lebih dari 2.5 juta buah. Buku Pearson terbarunya adalah Facebook Marketing. Nancy Holzner menulis dan menyunting buku teknologi dari rumahnya di Central New York. Publikasi terakhirnya mencakup buku mengenai Intuit QuickBase dan Zoho. Nancy juga pernah bekerja sebagai medievalist, guru sekolah menengah, dan pelatih perusahaan.

KO M P U T E R ISBN: 978-602-8224-67-3

Dinamika eBooks.com

Google Docs Membagi dan Mengubah Arsip Kerja Anda Secara Online Diterjemahkan dari Google Docs 4 Everyone karya Steven Holzner & Nancy Holzner Copyright ÂŠ 2009, Steven Holzner & Nancy Holzner Hak cipta dilindungi undang-undang All rights reserved Hak terjemahan ke dalam Bahasa Indonesia ada pada Ufuk Publishing House Tata Desain Sampul Ulang: Ufukreatif Design Pewajah Isi: Ufukreatif Design Penerjemah & Penyunting: Kania Dewi Proofreader: Teza Syatiri Cetakan I: Oktober 2009 ISBN: 978-602-8224-67-3 UFUK PRESS PT. Ufuk Publishing House Anggota IKAPI Jl. Warga 23A, Pejaten Barat, Pasar Minggu, Jakarta Selatan 12510, Indonesia Phone: 62-21 7976587, 79192866 Fax: 62-21 79190995 Homepage: www.ufukpress.com Email : info@ufukpress.com

Dinamika eBooks.com

Daftar Isi

Pengantar: Selamat Datang di Google Docs! — xi Ikhtisar Buku — xiii Tentang Keamanan — xv Persyaratan Teknis untuk Penggunaan Google Docs — xvi Bab 1 Memulai Google Docs — 1 Akun Google: Paspor Anda untuk Memasuki Semua Wilayah Google — 3

• Sign up (masuk) dan Sign in (mendaftar) — 3 • Apa yang Bisa Saya Lakukan dengan Akun Google? — 7

Mengelola Akun Google Anda — 9

• Mengubah Informasi Akun — 9 • Menambah dan Meluncurkan Aplikasi Google — 10

Mengenal Home Page Google Docs — 11

• Menata Dokumen Anda — 13 • Menemukan Dokumen — 18

iGoogle, Anda Meng-Google, Semua Orang Meng-Google — 21

• • • •

Apakah Halaman iGoogle itu? — 21 Membuat Setting iGoogle — 22 Membuat Pengaturan Halaman Sesuai Kebutuhan Anda — 23 iGoogle dan Google Docs — 29 iii

Dinamika eBooks.com

Bab 2 Memulai Pengolahan Kata (Word Processing) — 37 Membuat Dokumen Pertama Anda — 37

• Menamai Dokumen — 39 • Memasukkan Teks — 40 • Menyimpan Dokumen — 46

Memulai Formatting — 48

• Menggunakan Toolbar Formatting — 48 • Menggunakan Pemintas pada Keyboard — 53

Mencetak Dokumen — 54

• • • • •

Menghapus Dokumen — 63

Menyisipkan Header dan Footer — 55 Menyisipkan Page Break — 56 Mengecek Ejaan Anda — 57 Memilih Setting Pencetakan Dokumen — 58 Mengekspor dan Mencetak Dokumen — 60

Bab 3 Memformat Dokumen — 67 Memformat Dokumen — 68

Menggunakan Templat — 70

• Membuat Dokumen Baru dari Templat — 70 • Menyimpan Dokumen Sebagai Templat — 76

Mengimpor dan Mengekspor Dokumen — 77

• Mengimpor Dokumen — 77 • Mengekspor Dokumen — 84

Melakukan Riset — 85

• Menggunakan Kamus, Tesaurus, atau Ensiklopedia — 86 • Mencari Situs untuk Dokumen Anda — 88

Bekerja Secara Offline — 89

• • • •

Mengunduh dan Menginstal Gears — 90 Mengaktifkan Gears — 94 Menggunakan Gears untuk Bekerja Secara Offline — 96 Membuat Setting Offline Anda — 99

Dinamika eBooks.com

Bab 4 Membawa Dokumen Anda ke Level Lebih Tinggi: Daftar, Tabel, dan Penyisipan — 101

Daftar dalam Dokumen — 101

• Membuat Daftar — 103 • Menyunting Daftar — 104

Menambahkan Tabel pada Dokumen — 109

• Membuat Tabel — 110 • Menyunting Tabel — 113

Menyisipkan dan Menyunting Gambar — 121

• Memasukkan Gambar ke dalam Dokumen Anda — 122 • Menyunting Foto — 127 • Menghapus Foto — 128

Membuat Hyperlink dan Bookmark — 129

• • • • •

Menyisipkan Hyperlink — 129 Menyunting Hyperlink — 132 Menyisipkan Bookmark — 133 Membuat Daftar Isi — 136 Menyunting Daftar Isi — 139

Bab 5 Berbagi dan Berkolaborasi dalam Dokumen — 141

Berbagi Dokumen — 142

• Langkah 1: Memilih Orang untuk Bebagi Dokumen Bersama dan Meminta Izin — 143 • Langkah 2: Mengirimkan Undangan Email Opsional — 146 • Menerima Pemberitahuan Mengenai Berbagi Dokumen — 147 • Mengubah Kepemilikan Dokumen — 148 • Mengirimkan Email kepada Semua Peninjau/ Kolaborator — 150 • Berhenti Berbagi Dokumen — 153

Cara Lain untuk Berbagi Dokumen — 154

• Mengirimkan Email Berisi Dokumen — 154 • Mempublikasikan Dokumen pada Situs — 156

Berkolaborasi dalam Dokumen — 165

• Kolaborasi dan Penyuntingan Offline — 167

Dinamika eBooks.com

• Menggunakan Komentar yang Diberi Kode Warna — 168

Menggunakan Revision History Dokumen — 172

• Meninjau Revisi Dokumen — 172 • Membandingkan Versi Dokumen — 174

Bab 6 Mengenal Spreadsheet — 177

Dasar-dasar mengenai Spreadsheet — 178

• • •

Apakah Spreadsheet Itu? — 178 Apa Sajakah yang Bisa Dimuat dalam Sel? — 179 Bagaimanakah Rancangan Spreadsheet yang Baik? — 180

Membuat Spreadsheet Google Docs Pertama Anda — 185

• Memilih Sel dan Memasukkan Data — 186 • Menyimpan Spreadsheet — 187

Membuat Spreadsheet Baru dari Templat — 188

Memformat Spreadsheet — 190

• • • •

Mengerjakan Data — 202

Mengimpor Data ke dalam Google Docs — 202

• • • • • •

Mencetak dan Menghapus Spreadsheet — 223

• Mencetak Spreadsheet — 224 • Menghapus Spreadsheet — 225

Memformat Angka — 191 Memformat Tanggal dan Waktu — 193 Membuat Aturan Formatting — 197 Mengerjakan Lebih dari Satu Spreadsheet — 200

Mengekspor Data dari Google Docs — 204 Mengekspor File XLS atau ODS — 205 Memasukkan Data — 209 Membersihkan Data — 213 Bekerja dengan Baris dan Kolom — 214 Memilah Data — 218

Dinamika eBooks.com

Bab 7 Spreadsheet: Rumus dan Bagan — 227

Bekerja dengan Rumus Spreadsheet — 227

• • • •

Memperoleh Gambaran Besar dengan Bagan, Grafik, dan Gadget — 243

• • • • • • •

Apakah Rumus Itu? — 228 Membuat Rumus: Dasar — 229 Menamai Rangkaian Sel — 235 Memperkuat Rumus dengan Fungsi — 238

Ragam Bagan — 244 Membuat Bagan — 249 Menyunting Bagan — 252 Meletakkan Gambar ke dalam Spreadsheet Anda — 258 Menyunting Gambar — 259 Spreadsheet Google Docs dan Gadget Google — 261 Menyunting Gadget — 264

Bab 8 Berbagi dan Berkolaborasi dalam Spreadsheet — 271

Berbagi Spreadsheet — 272

• • •

Mempublikasikan Spreadsheet di Situs — 272 Memancangkan Spreadsheet pada Situs atau Blog Anda — 275 Mengundang Orang Lain untuk Berbagi Dokumen — 277

Berkolaborasi dalam Spreadsheet — 287

• • • •

Membuat Formulir untuk Mengumpulkan Data — 296

• • •

Bekerja Secara Simultan — 288 Bercakap-cakap Ketika Bekerja — 289 Memberi Komentar dalam Spreadsheet — 291 Menerima Pemberitahuan — 294

Membuat Spreadsheet Baru dengan Merancang Formulir — 297 Membuat Formulir dari Spreadsheet yang Telah Ada — 302 Mengirimkan Email Berisi Formulir — 303

vii

Dinamika eBooks.com

• • • • •

Memancangkan Formulir di Halaman Situs atau Blog — 305 Menyunting Formulir — 306 Menyunting Pesan Konfirmasi untuk Formulir — 308 Menganalisa Data Formulir — 309 Menonaktifkan atau Menghapus Formulir — 310

Memanfaatkan Revision History Spreadsheet — 312

Bab 9 Mengenal Presentasi — 315

Apakah Presentasi Itu? — 316

• Mengapa Menggunakan Google Docs untuk Presentasi? — 316 • Petunjuk untuk Merancang Presentasi — 317

Presentasi Pertama Anda — 320

• • • • • •

Menghias Salindia Anda — 329

• Menambah Beberapa Gaya dengan Tema — 329 • Mengatur Salindia dengan Latar Belakang Sesuai KebutuhanAnda — 331 • Memformat Teks — 334 • Menambahkan Gambar, Bentuk, dan Video — 338 • Memindahkan dan Mengubah Ukuran Elemen — 343 • Menata Elemen dalam Salindia — 344 • Menyajikan Elemen Satu Per Satu — 345 • Menghapus Elemen — 347

Mengerjakan Salindia — 347

• • • • •

viii

Memulai dari Awal — 320 Menamai Presentasi Anda — 321 Memasukkan Presentasi ke dalam Google Docs — 322 Menambahkan Salindia Baru — 324 Menyeleksi Salindia dan Menyisipkan Teks — 327 Menyimpan Presentasi — 328

Mengimpor Salindia — 347 Menyalin Salindia — 349 Memindahkan Salindia — 350 Menambahkan Catatan Pembicara — 351 Menghapus Salindia — 351

Dinamika eBooks.com

Menggunakan Presentasi — 352

• • • •

Meninjau Presentasi — 352 Mengekspor Presentasi — 354 Mencetak Presentasi — 355 Menghapus Presentasi — 356

Bab 10 Pertunjukan Utama: Berbagi dan Meninjau Presentasi — 359

Berbagi Presentasi — 359

Berkolaborasi dalam Presentasi — 360

Menyampaikan Presentasi secara Langsung — 362

• Memulai Pertunjukan — 364 • Ketika Presentasi Tengah Berlangsung — 365 • Mengakhiri Presentasi — 374

Mempublikasikan Presentasi di Situs — 374

• Mempublikasikan Presentasi — 375 • Memancangkan Presentasi di Halaman Situs atau Blog Anda — 377

Mengerjakan Revisi — 379

Daftar Istilah — 383 Pengakuan —384 Kami Menunggu Kabar dari Anda! —385 Tentang Penulis — 387

Dinamika eBooks.com

Steve: kepada Nancy, tentu saja! Nancy: kepada Steve, dengan sepenuh cinta.

Dinamika eBooks.com

Pengantar Selamat Datang di Google Docs! Sejak diperkenalkan pada 2006, Google Docs telah mengubah cara berpikir masyarakat mengenai tool untuk produktivitas, yaitu dokumen pengolahan kata dan spreadsheet, dan kemudian presentasi dengan gaya slideshow yang merupakan debut Google Docs di tahun 2007. Tidak seperti aplikasi produktivitas tradisional, yang Anda beli, instal di komputer, dan kemudian Anda tingkatkan (upgrade) sendiri (dengan biaya tambahan), aplikasi Google Docs berbasis situs. Artinya, dokumen, spreadsheet, dan presentasi Anda disimpan di situs, dan Anda bisa mengaksesnya di mana pun Anda terkoneksi dengan Internet dan memiliki peramban (browser). Dengan Google Docs, Anda tidak perlu lagi memindahkan file dari desktop ke laptop Anda. Anda tidak perlu lagi mengingat-ingat apakah yang tengah Anda kerjakan adalah versi terkini. Anda tidak perlu lagi membuat cadangan semua dokumen, sebab Google melakukan semuanya untuk Anda. Dan jika Anda perlu bekerja sementara Anda tengah berada di luar jaringan (offline), Google juga memudahkan pekerjaan Anda. Ketika Anda menginstal Google Gears, seperti akan xi

Dinamika eBooks.com

dijelaskan di Bab 3, Anda bisa mengerjakan dokumen dan melihat spreadsheet Anda bahkan ketika Anda tidak terhubung ke Internet. Penggunaan Gears ketika tengah bekerja secara offline adalah opsional, dan Anda tidak perlu menginstalnya untuk bisa menggunakan Google Docs. Namun Google Docs memberikan keuntungan terbesar, yakni dengan menggunakannya Anda bisa berbagi dokumen dengan pengguna lain, dan berkolaborasi secara langsung, bersamaan pada saat yang sama (real time). Jika Anda pernah berkolaborasi dengan cara mengirim email berisi segepok file, atau menunggu pengguna lain memeriksa dokumen di tempat penyimpanan pusat (central repository) sebelum Anda bisa mendapatkan giliran, Anda akan menyukai berkolaborasi dengan menggunakan Google Docs. Ketika Anda berbagi dokumen dengan kolaborator lain, mereka bisa mendaftar dan mengerjakan dokumen tersebut kapan pun mereka kehendaki, di mana pun mereka berada. Para kolaborator ini bisa mengerjakan dokumen pada saat yang sama. Semua penyuntingan akan terlihat di dalam semua versi terkini, sehingga Anda tidak perlu cemas mengerjakan file data lama yang sudah usang. Jika Anda perlu mengerjakan dokumen yang sudah terlanjur disunting, dengan Google Docs Anda bisa kembali ke versi sebelumnya, dengan menggunakan fitur revision history Google Docs. Di atas semuanya, Google Docs tersedia dengan gratis. Ya, gratis, Anda tak perlu mengeluarkan sepeser pun. Anda tidak perlu menginstal apa pun di komputer Anda, dan Google membantu Anda mengatasi hama dan memutakhirkan aplikasi.

xii

Dinamika eBooks.com

Tak mengherankan bila organisasi seperti GE, L’Oreal, District of Columbia, dan Google sendiri, kini menggunakan tool produktivitas Google. Juga tak mengherankan bila jutaan orang memilih Google Docs untuk membuat, menyunting, dan menyimpan dokumen mereka. Anda yang tengah membaca Pengantar ini mungkin juga menggunakannya, atau menimbang-nimbang untuk menggunakannya. Untuk kepentingan bisnis atau pribadi, buku ini akan membantu Anda memaksimalkan Google Docs.

Ikhtisar Buku Dengan Google Docs, Anda bisa membuat dan mengerjakan tiga jenis dokumen di bawah ini:  Dokumen pengolahan kata—mulai dari surat, memo, atau laporan, sampai Great American Novel, dokumen apa pun yang Anda buat dengan pengolah kata seperti Microsoft Word, OpenOffice.org Writer, WordPerfect, dan lain-lain.  Spreadsheet—lembar sebar Google Docs bisa digunakan untuk membuat jadwal, melacak koleksi portfolio, menghitung anggaran rumah tangga, membuat katalog untuk koleksi anggur, atau hal lainnya. Spreadsheet adalah kisikisi kolom dan baris yang bisa Anda gunakan untuk mengatur informasi dan membuat penghitungan atas informasi tersebut.  Presentasi—presentasi adalah serangkaian salindia (slide) yang ditampilkan berurutan. Secara tradisional, Microsoft Power Point merupakan program terpopuler untuk membuat presentasi. xiii

Dinamika eBooks.com

Di samping Pengantar sebagai langkah awal penggunaan Google Docs, buku ini diatur dalam bagian-bagian tertentu untuk memudahkan Anda, sebagai berikut:  Bab 1, “Memulai Penggunaan Google Docs,” berisi tentang cara membuat akun Google Docs (akun ini harus dimiliki agar bisa menggunakan Docs), bagaimana menggunakan home page (beranda) Google Docs untuk menata dan mencari dokumen Anda, dan bagaimana memaksimalkan efisiensi Anda agar Google Docs bisa dijalankan dengan iGoogle, Google dan halaman awal yang bisa Anda sesuaikan menurut kebutuhan Anda sendiri.  Bab 2, “Memulai Pengolahan Kata,” berisi langkah-langkah membuat dan menyimpan dokumen pertama Anda di Google Docs. Bab ini juga berisi langkah-langkah dasar memformat teks dan cara menggunakan pemintas pada keyboard (papan tombol), serta mencetak dokumen.  Bab 3, “Memformat Dokumen,” berisi tentang format dokumen dengan pembahasan yang lebih maju. Topik dalam bab ini mencakup memformat dokumen, penggunaan templat untuk membuat dokumen sebelum memformat, memindahkan dokumen ke Google Docs (dan memindahkan dokumen Docs ke program lain, misalnya Word), menggunakan alat riset Google, dan menyunting dokumen ketika Anda tidak terhubung ke Internet.  Bab 4 berjudul “Membawa Dokumen Anda ke Level Lebih Tinggi: Daftar, Tabel, dan Penyisipan.” Dalam bab ini, Anda akan mempelajari cara membuat dan memformat daftar yang diberi bulet (bulleted) dan diberi nomor (numbered), xiv

Dinamika eBooks.com

menyisipkan dan menyunting tabel, gambar dan link, serta membuat daftar isi.  Bab 5, “Berbagi dan Berkolaborasi dalam Dokumen” menjelaskan cara berbagi dokumen dengan peninjau (siapa pun yang membaca namun tidak melakukan perubahan), kolaborator (yang bisa membuat dan menyunting dokumen), atau keduanya.

Tentang Keamanan Jika Anda terbiasa menyimpan file secara lokal di dalam komputer Anda, gagasan “cloud computing”, yaitu mengakses program dan menyimpan file menggunakan internet, mungkin akan terasa tidak nyaman. Pertanyaan berikut adalah pertanyaan yang penting: Apakah Google Docs aman? Ketika Anda membuat dokumen di Google Docs, dokumen tersebut dan semua informasi di dalamnya adalah milik pribadi. Tak seorang pun bisa melihat informasi tersebut, kecuali Anda secara gamblang mengizinkan mereka melihat dokumen tersebut dengan cara berbagi dokumen atau mempublikasikannya di Situs. Google menyimpan dokumen dalam servernya yang aman. Informasi apa pun yang Anda catat dalam dokumen Docs, spreadsheet, dan presentasi, tidak dapat diakses oleh mesin pencari. Artinya, informasi pribadi Anda tidak akan muncul dalam hasil pencarian Google. Satu-satunya pengecualian adalah jika Anda (atau salah satu kolaborator Anda) telah mempublikasikan dokumen dan memuat alamat Situsnya di situs umum. Dengan cara seperti itu, informasi tersebut telah

Dinamika eBooks.com

menjadi informasi umum dalam Situs, sehingga mesin pencari dapat menemukannya. Ingatlah, para staf Google menggunakan Docs. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan tersebut mempercayai keamanan datanya. Tentu saja, masalah keamanan juga tergantung pada Anda. Pastikan bahwa kata sandi Anda adalah kata sandi yang kokoh sehingga sulit untuk dibobol, yaitu dengan menggunakan kombinasi hurup besar dan huruf kecil, angka, dan tanda baca. Jangan memberikan kata sandi kepada siapa pun. Berhati-hatilah memilih orang untuk mengerjakan dokumen bersama dengan Anda. Dan jika Anda menginstal Gears di dalam komputer dan menggunakannya untuk bekerja secara offline, berhati-hatilah karena siapa pun yang menggunakan komputer tersebut bisa melihat dokumen offline Anda.

Persyaratan Teknis untuk Penggunaan Google Docs Untuk menggunakan Google Docs, komputer Anda harus terhubung ke Internet dan memiliki peramban Situs. Tabel 1.1 berisi daftar kombinasi sistem operasi dan peramban Situs untuk menjalankan Google Docs. Tabel 1.1 Kombinasi Sistem Operasi - Peramban Situs yang Mendukung Google Docs

Sistem Operasi Windows XP atau Vista

Peramban Situs Chrome

Windows NT, XP, atau Vista

Internet Explorer 6 atau lebih tinggi Firefox 2.0 atau lebih tinggi

Windows NT, XP, atau Vista xvi

Dinamika eBooks.com

Linux

Firefox 2.0 atau lebih tinggi

Mac OSX 10

Safari 3

Mac OSX 10

Firefox 2.0 atau lebih tinggi

Jika Anda adalah pengguna Mac dan ingin mengunduh Gears agar bisa mengerjakan dokumen secara offline, Anda harus menggunakan Mac OSX 10.4. Versi lebih awal tidak akan bisa dijalankan dengan Gears.

Di samping memiliki salah satu kombinasi sistem operasi —peramban seperti diperlihatkan pada Tabel 1.1, Anda perlu memastikan dua hal lain telah siap sebelum Anda menggunakan Docs:  Enable cookies: Cookies adalah sepenggal teks yang tersimpan di dalam komputer pengguna sebagai aplikasi Situs untuk�� dipergunakan pada saat lain. Cookies digunakan untuk otentikasi, pelacakan, dan penyimpanan informasi spesifik mengenai pengguna. Anda harus mengaktifkan cookies di dalam peramban Situs agar Google Docs bisa dijalankan. Google memberikan petunjuk mudah untuk mengaktifkan cookies dalam beragam peramban Situs di www.google.com/cookies.html.  Enable JavaScript—JavaScript adalah bahasa pemrograman yang bisa mengendalikan satu atau lebih aplikasi peranti lunak (scripting language) yang bisa dijalankan oleh peramban Situs. Di dalam Google Docs, dengan JavaScript Anda bisa membuka dokumen di jendela baru, membuat daftar isi, dan menggunakan tool referensi Docs, dan lain sebagainya. Jika Anda tidak yakin mengenai cara mengaktifkan �� JavaScript�� , bacalah file Help pada peramban Situs Anda. xvii

Dinamika eBooks.com

Dengan Google Docs, dokumen tersimpan di situs, sehingga Anda bisa mengaksesnya di mana pun Anda terhubung dengan Internet dan mengaktifkan peramban Situs. Bahkan lebih baik lagi, Anda bisa memberi orang lain akses terhadap dokumen Anda, sehingga mereka bisa melihat atau menyunting dokumen secara langsung, bersamaan pada saat yang sama (real time).

Dinamika eBooks.com

KO M P U T E R ISBN: 978-602-8224-67-3