Collaboration tools

Collaboration tools; wie biedt de ultieme oplossing?

In de goede oude tijd was de bedrijfstelefooncentrale het systeem om alle medewerkers te verbinden. Die periode ligt ver achter ons. De tweede generatie oplossing die zich aandiende, zoals Skype voor Business, heeft het inmiddels ook al zwaar. Medewerkers willen meer, want samenwerken stelt steeds hogere eisen. Spraak is niet verdwenen, maar geïntegreerd in een complete suite van oplossingen, die zowel via vaste als mobiele oplossingen te gebruiken zijn. Cruciaal is de onafhankelijkheid van kantoor en locatie.

Inmiddels is het meer dan duidelijk: chats, spraak en data sharing zijn, samen met presence, de sleutelcomponenten van een moderne samenwerkingsoplossing. Dit alles ondersteund door dataopslag in de cloud en steeds vaker niet meer op apparaten of verwisselbare media. Samenwerking, zonder dicht bij elkaar te zitten, is nu eerder regel dan uitzondering. Ook samenwerking bij documentverwerking is de normale manier van werken. Agenda’s, tekstbestanden, spreadsheets en presentaties worden collectief via de cloud bewerkt. De hulpmiddelen daarvoor zitten in de office suites geïntegreerd.

Het gebruik van al deze online-oplossingen zorgt er ook voor dat kantoorautomatisering steeds eenvoudiger te beheren is. Bijna alles is gevirtualiseerd en wordt beheerd via een centraal management platform, al dan niet door een externe serviceprovider. Updates van applicaties en diensten vinden daarbij op de server plaats en niet meer op de apparaten van de eindgebruiker. Alle gevoelige content staat in beheerde bedrijfsopslag, veelal op basis van een cloud-oplossing, die naar keuze on-premise (al dan niet in eigen beheer) of publiek bij een serviceprovider kan zijn. Door deze aanpak is de schaalbaarheid van de digitale kantooromgeving heel hoog en steeds vaker abonnement-georiënteerd. Met één druk op de knop worden gebruikers toegevoegd of juist verwijderd. De licenties gaan met de schaling mee en de IT-afdeling krijgt steeds meer een strategische rol bij het ondersteunen van de bedrijfsprocessen, en heeft steeds minder een beheerdersrol. Daarmee kunnen ze ook de ontwikkeling van de zogenaamde shadow-IT (medewerkers gebruiken internetservices om flexibeler te kunnen werken) onder controle krijgen. Bovendien neemt de CAPEX-intensiteit (Capex: Capital Expenditure of investeringen in vernieuwingsprojecten) af en verschuiven de kosten meer richting OPEX (de terugkerende kosten voor een product, systeem of onderneming). Door de verlaging van de beheerkosten, omdat het eigen datacentrum kleiner wordt, is de totale OPEX in veel gevallen ook lager dankzij de hogere efficiency, bezettingsgraad en schaalvoordelen die een serviceprovider (zoals Nutanix, HPE of Huawei via lokale channel partners als maatwerk) kan bieden.

Bijna alles kan mobiel Het verschil met het recente verleden is dat vaste werkplekken en PC’s steeds verder teruggedrongen worden. Laptops, maar nog steeds vaker krachtige tablets zoals de iPad Pro met bijbehorende pen en toetsenbord, nemen veel kantoorwerk over. Dankzij de draadloze netwerken hebben ze overall toegang tot snel internet via WiFi of 4G. Versleutelde VPN-verbindingen zorgen voor de veiligheid die cruciaal is bij het transport van bedrijfsdata. Ook de capaciteit van de moderne accu is ruim voldoende om een systeem een werkdag te laten functioneren. Op het werk, thuis of in het buitenland: een Skype- of Whatsapp-gesprek doet het in de praktijk bijna altijd en tegen voorspelbare lage kosten. Een goedingerichte tablet vervangt ook probleemloos een laptop voor elementaire office applicaties zoals email, spreadsheets, tekstverwerking en presentaties. De aanbieders van de office suites hebben de omslag gemaakt en ondersteunen de mobiele apparaten volledig. Het aanbod is inmiddels erg groot en aanbieders vechten om de gunst van de klant, uit angst de boot te missen. De integratie van chat, presence en bellen in één frontend maakt het werken heel overzichtelijk en levert door de verschillende platformen altijd de meest ideale gebruikersinterface, op elke locatie. Doordat de content in de cloud staat, is op elk platform automatisch toegang tot de actuele versie van een document, ook als meerdere gebruikers er gelijktijdig aan werken (collaboration). Bij het kiezen van een oplossing is het zeer relevant goed te kijken naar het zakelijke model van de aanbieder. Betaalde accounts zullen in de praktijk veilig zijn. Gratis oplossingen hebben andere inkomstenbronnen, waarbij data mining een rol kan spelen. Voor zakelijk gebruik is dat dan ook niet de primaire keuze. GDPR-compliancy is een stringente eis om ook aan de privacy de juiste aandacht te geven. Storage moet primair binnen de Europese grenzen gegarandeerd worden. Dit aspect staat hoog op de agenda van veel partijen.

Wie zijn de belangrijkste spelers?

Google G Suite is een collaboration-oplossing van Google en wordt aangeboden op abonnementsbasis. Het geeft bedrijven de middelen om op basis van de Google-services samenwerking tussen medewerkers te realiseren. Daarnaast biedt Google een mobile device managementoplossing (MDM) om devices, policies en wachtwoorden te beheren. Dit naast agendabeheer, online content editing, samenwerking voor documenten (docs, sheet, forms en slides), zakelijke email services en cloud storage. Google is ook bezig met het uitrollen van een generieke RCS -omgeving, die op IMS gebaseerde communicatieoplossing (spraak, chat, presence) introduceert.

Microsoft Office 365 is de abonnementsgebonden kantooromgeving die alle bekende Microsoft’s kantoorapplicaties omvat, waaronder Word, Excel, Powerpoint en Outlook. De applicaties kunnen zowel lokaal als online geïnstalleerd worden en de data wordt opgeslagen in OneDrive, Microsofts Cloud storage oplossing. Microsoft heeft een integratie op alle gangbare platformen, inclusief browser gebaseerd via het web. Naast deze suite is er Skype for Business, de professionele versie van Skype, die inmiddels ook geïntegreerd is in MS Teams. Teams is gebouwd rond de documentsharing van Sharepoint en bevat een totale integratie van spraak en datacommunicatie, content- en versiebeheer.

Facebook Business is de oplossing om de Facebook-platformen te laten ontsluiten door de marketingteams. Klantrelaties en communicatiecampagnes kunnen in Facebook Business aangemaakt, beheerd en geanalyseerd worden. Dankzij de Facebook-app die op bijna elke smartphone te vinden is, zit Facebook op een goudmijn qua klantenkennis. Facebook heeft met zijn eigen platform, dat aangevuld wordt met Instagram en WhatsApp, een complete communicatieoplossing die de opties van de platformen optimaal benut. Slack workspace is een van de meest populaire zakelijke samenwerkingsplatformen die communicatie tussen gebruikers tot doel gesteld heeft. Slack wordt ook vaak gecombineerd met BoxWorks, waarmee een heel krachtige kantooromgeving ontstaat. Slack laat zich dan ook eenvoudig integreren met andere platformen zoals Microsoft Office, en is daarmee een steeds grotere concurrent voor de gevestigde partijen in dit marktsegment. De Slack channels brengen gebruikers met gemeenschappelijke interesses en doelen uiterst efficiënt bij elkaar. Slack gaat deze zomer naar de beurs en wordt steeds meer gezien als serieuze concurrent voor de bestaande aanbieders.

Alexa for business van Amazon is een oplossing die organisaties en kantoormedewerkers kunnen gebruiken om het werk eenvoudiger en efficiënter uit te voeren. Via Alexa kunnen gebruikers op basis van de spraakinterface de kracht van de digitale assistente aanwenden in vergaderzalen, aan hun bureau en op andere plaatsen waar een Alexa interface aanwezig is. In vergaderruimtes kan Alexa gebruikt worden om online vergaderingen op te zetten, informatie op te roepen en bijvoorbeeld beschikbare ruimtes te vinden. Gebruikers die geïntegreerd zijn in Alexa for Business kunnen ook hun systemen thuis gebruiken om aan vergaderingen deel te nemen, of een-op-eengesprekken met collega’s te voeren. Simpele basiscommando’s zoals “Alexa, join my meeting”, “Alexa, book this room for 30 minutes” of “Alexa, extend my meeting by 15 minutes” werken dan productiviteitverhogend. Amazon en Alexa zijn in het Nederlands taalgebied nog redelijk onbekend.

Alcatel-Lucent Enterprise (ALE) heeft collaboration opgebouwd rond het Rainbow-platform. Hierin komen alle aspecten rond big data, AI, IoT, Security, XAAS, 5G, digitale transformatie, mobile en privacy samen. Daarbij gaat het om het verbinden van (mobiele) medewerkers en klanten. Rainbow is een open en cloud-basedc ommunicatieplatform voor samenwerking (zoals chat-functies, beschikbaarheidsstatus en document sharingcommunicatie (audio-/videocalls, koppeling met vaste toestellen, screen sharingen videoconferencing) en het opbouwen van groepschats (zogeheten bubbles), en dus het aankoppelen van devices en locatiegebaseerde services. Uiteraard te benaderen via vast, mobiel (softphone), pc en webclient (op basis van webrtc). En niet alleen voor intern gebruik, het is dus heel gemakkelijk om businesspartners of klanten in de communicatieketen te betrekken. Bijzonder is dat het via API’s en applicaties eenvoudig te koppelen is aan bestaande systemen en te integreren in business-applicaties. Uitgebreide beveiligingsprotocollen zorgen ervoor dat de beveiliging van de communicatie gewaarborgd is. Ook AI is opgenomen in Rainbow. Zo zijn de nieuwste toestellen voorzien van een chatbot-vertaler die tekst naar spraak en vice versa kan omzetten. Rainbow is naast UCaaS ook een CPaaS platform. Dat laatste is nodig voor de IoT-integraties en wordt ook gebruikt tijdens de demo.

Cisco Webex is veel gebruikt, met name binnen grotere organisaties, voor video conferencing, online meetings, screen sharing, messaging en webinars. Ricoh biedt een SuperCollaboration platform en wie online op zoek gaat, vindt tientallen tools en oplossingen. De bovenstaande zijn de meestgebruikte en hebben ook een degelijke track record.

Andere spelers. Collaboration is steeds meer het middelpunt van het bedrijfsproces en veel meer partijen dan hierboven genoemd bieden hier oplossingen voor.