Achtergrond
Collaboration tools; wie biedt de ultieme oplossing? In de goede oude tijd was de bedrijfstelefooncentrale het systeem om alle medewerkers te verbinden. Die periode ligt ver achter ons. De tweede generatie oplossing die zich aandiende, zoals Skype voor Business, heeft het inmiddels ook al zwaar. Medewerkers willen meer, want samenwerken stelt steeds hogere eisen. Spraak is niet verdwenen, maar geïntegreerd in een complete suite van oplossingen, die zowel via vaste als mobiele oplossingen te gebruiken zijn. Cruciaal is de onafhankelijkheid van kantoor en locatie. Inmiddels is het meer dan duidelijk: chats, spraak en data sharing zijn, samen met presence, de sleutelcomponenten van een moderne samenwerkingsoplossing. Dit alles ondersteund door dataopslag in de cloud en steeds vaker niet meer op apparaten of verwisselbare media. Samenwerking, zonder dicht bij elkaar te zitten, is nu eerder regel dan uitzondering. Ook samenwerking bij documentverwerking is de normale manier van werken. Agenda’s, tekstbestanden, spreadsheets en presentaties worden collectief via de cloud bewerkt. De hulpmiddelen daarvoor zitten in de office suites geïntegreerd. Het gebruik van al deze online-oplossingen zorgt er ook voor dat kantoorautomatisering steeds eenvoudiger te beheren is. Bijna alles is gevirtualiseerd en wordt beheerd via een centraal management platform, al dan niet door een externe serviceprovider. Updates van applicaties en diensten vinden daarbij op de server plaats en niet meer op de apparaten van de eindgebruiker. Alle gevoelige content staat in beheerde bedrijfsopslag, veelal op basis van een cloud-oplossing, die naar keuze on-premise (al dan niet in eigen beheer) of publiek bij een serviceprovider kan zijn. Door deze aanpak is de schaalbaarheid van de digitale kantooromgeving heel hoog en steeds vaker abonnement-georiënteerd. Met één druk
26
TBM /// JULI 2019
op de knop worden gebruikers toegevoegd of juist verwijderd. De licenties gaan met de schaling mee en de IT-afdeling krijgt steeds meer een strategische rol bij het ondersteunen van de bedrijfsprocessen, en heeft steeds minder een beheerdersrol. Daarmee kunnen ze ook de ontwikkeling van de zogenaamde shadow-IT (medewerkers gebruiken internetservices om flexibeler te kunnen werken) onder controle krijgen. Bovendien neemt de CAPEX-intensiteit (Capex: Capital Expenditure of investeringen in vernieuwingsprojecten) af en verschuiven de kosten meer richting OPEX (de terugkerende kosten voor een product, systeem of onderneming). Door de verlaging van de beheerkosten, omdat het eigen datacentrum kleiner wordt, is de totale OPEX in veel gevallen ook lager dankzij de hogere efficiency, bezettingsgraad en schaalvoordelen die een serviceprovider (zoals Nutanix, HPE of Huawei via lokale channel partners als maatwerk) kan bieden.
Bijna alles kan mobiel
Het verschil met het recente verleden is dat vaste werkplekken en PC’s steeds verder teruggedrongen worden. Laptops, maar nog steeds vaker krachtige tablets zoals de iPad Pro met bijbehorende pen en toetsenbord, nemen veel kantoorwerk over. Dankzij de draadloze netwerken hebben ze overall toegang
tot snel internet via WiFi of 4G. Versleutelde VPN-verbindingen zorgen voor de veiligheid die cruciaal is bij het transport van bedrijfsdata. Ook de capaciteit van de moderne accu is ruim voldoende om een systeem een werkdag te laten functioneren. Op het werk, thuis of in het buitenland: een Skype- of Whatsapp-gesprek doet het in de praktijk bijna altijd en tegen voorspelbare lage kosten. Een goedingerichte tablet vervangt ook probleemloos een laptop voor elementaire office applicaties zoals email, spreadsheets, tekstverwerking en presentaties. De aanbieders van de office suites hebben de omslag gemaakt en ondersteunen de mobiele apparaten volledig. Het aanbod is inmiddels erg groot en aanbieders vechten om de gunst van de klant, uit angst de boot te missen. De integratie van chat, presence en bellen in één frontend maakt het werken heel overzichtelijk en levert door de verschillende platformen altijd de meest ideale gebruikersinterface, op elke locatie. Doordat de content in de cloud staat, is op elk platform automatisch toegang tot de actuele versie van een document, ook als meerdere gebruikers er gelijktijdig aan werken (collaboration). Bij het kiezen van een oplossing is het zeer relevant goed te kijken naar het zakelijke model van de aanbieder. Betaalde accounts zullen in de praktijk veilig zijn. Gratis oplossingen hebben andere inkomstenbronnen, waarbij data mining een rol kan spelen. Voor zakelijk gebruik is dat dan ook niet de primaire keuze. GDPR-compliancy is een stringente eis om ook aan de privacy de juiste aandacht te geven. Storage moet primair binnen de Europese grenzen gegarandeerd worden. Dit aspect staat hoog op de agenda van veel partijen.
