Videoconferencing in de praktijk

Vodafone & videoconferencing: meer vrouwen, minder brandstof

Vodafone heeft een lange lijst met MVO-doelstellingen. Ook staat het bedrijf bekend als voorvechter van het nieuwe werken, waar videoconferencing een belangrijk deel van uitmaakt. Een kijkje achter de voordeur, videoconferencing in de praktijk: wat levert het op?

Elke ruimte is een werkplek. Die fi losofi e heeft Vodafone zoveel mogelijk doorgetrokken in haar eigen hoofdkantoren in amsterdam en Maastricht. Trappenhuizen, gangen en patio’s, Vodafones medewerkers vind je in alle hoeken en gaten. “Mensen van allerlei afdelingen komen daardoor meer in contact met elkaar, wat goed is voor de betrokkenheid bij de onderneming”, aldus Bart Bakker, Pr-manager bij Vodafone. Bakker: “De manier waarop Vodafone het nieuwe werken is gaan toepassen heeft de bedrijfscultuur en mentaliteit signifi cant veranderd. Het verandert niet alleen de manier van werken bij medewerkers maar ook de manier van denken en beoordelen bij managers.”

Vrouwen Zo komt taakverantwoordelijkheid in plaats van uurverantwoording. Medewerkers van vandaag de dag zijn over het algemeen tweeverdieners met een gezin en een stevige hypotheek. Werken van negen tot vijf is net zo fl exibel als een loden deur en past niet in het leven van deze medewerkers. De uitdagingen waar werknemers voor staan vraagt om fl exibiliteit van zowel de medewerker als het bedrijf. Het is dan ook niet verrassend dat er bij Vodafone in verhouding aanzienlijk meer vrouwen werken dan elders in de sector. Videoconferencing is één van de belangrijkste instrumenten die bijdraagt aan die fl exibiliteit. Want hiermee wordt de effi ciëntie en productiviteit bevorderd, alleen al door het wegvallen van de reistijd. Dat levert ook een forse besparing op

Videoconferencing en het nieuwe werken bespaart Vodafone jaarlijks: • 19.000 vierkante meter kantoorruimte • 50 werkplekken op 100 medewerkers • 100.000 liter brandstof • 50 procent besparing op gevlogen kilometers • 5000 kilogram papier, oftewel 1 miljoen A4-tjes, oftewel 85 bomen

reiskosten en de belasting van het milieu.

VC-ruimtes ieder kantoorcomplex van Vodafone in nederland heeft VC-ruimtes (het moge duidelijk zijn waar dat voor staat). Vanuit deze ruimtes kunnen medewerkers videogesprekken en -vergaderingen voeren met medewerkers op andere kantoren en locaties. elke ruimte is ingericht met videoconferencing-apparatuur van Cisco en omvat naast een groot beeldscherm een camera die de hele ruimte in beeld brengt. aan het plafond hangt een gevoelige microfoon. Via een bedieningspaneel kan de videoconferentie gestuurd worden, bijvoorbeeld: tijdens een videoconferentie op het beeldscherm van de gesprekspartners een presentatie tonen.

Talenten Dankzij videoconferencing, de stimulatie om thuis te werken en het toejuichen van het gebruik van openbaar vervoer, heeft Vodafone meer vrouwen in dienst en bespaart het bedrijf naast kostbare tijd jaarlijks honderdduizend liter aan brandstof en vijftig procent op gevlogen kilometers. Maar maatschappelijk verantwoord en milieubewust ondernemen levert volgens Vodafone nog meer op, Bakker: “De fl exibiliteit en onderscheidende arbeidsvoorwaarden die Vodafone hierdoor kan bieden blijken essentieel om talenten binnen te halen en binnen te houden.” •

Als je headsets verslijt bij de vleet – is het tijd voor een duurzaam model

StepStone, één van de grootste carrièresites in Europa, helpt kandidaten, bedrijven en recruiters om elkaar te vinden en de perfecte match te realiseren. Maandelijks worden de StepStone websites meer dan 3 miljoen keer bezocht en dagelijks worden duizenden vacatures online geplaatst. Het bedrijf, dat in 1996 is opgericht, is momenteel actief in 10 Europese landen, waaronder Nederland, België en Luxemburg.

Handsfree bellen

StepStone hecht veel waarde aan zijn dienstverlening richting klanten. Naast de kennis en kunde van de medewerkers spelen bereikbaarheid en gesprekken met goede geluidskwaliteit hierin een rol. “Vrijwel alle medewerkers van StepStone in Brussel gebruiken daarom een headset”, aldus Serge

Groven, verantwoordelijk voor IT-beheer, strategie en resources bij StepStone. Groven vervolgt: “Een headset vergroot de fl exibiliteit, bewegingsvrijheid en productiviteit. Bij uitstek geschikt voor onze medewerkers die veel bellen en hun beide handen nodig hebben om een computer te bedienen, maar ook voor onze managers die veel rondlopen tijdens het bellen.”

Snel kapot

De Jabra headsets die bij StepStone werden gebruikt gingen snel kapot. StepStone ging daarom op zoek naar draadloze headsets die duurzamer en comfortabeler in gebruik zijn en kwam uit bij Plantronics. Gekozen werd voor de Savi W720 die gebruikt kan worden met een mobiele telefoon, vaste telefoon en pc. Groven was direct enthousiast over het design en de mogelijkheden. “Maar wat bovenal belangrijk is”, benadrukt Groven “de Plantronics headsets gaan niet kapot. Nooit.” Hij vervolgt: “Een ander probleem met de oude headsets was dat we ze eerst aan een telefoon moesten koppelen.

Bellen in het park

“De ervaringen met de Plantronics headsets zijn erg positief”, stelt Groven. “Zo hebben de headsets een fantastisch bereik. Onze medewerkers kunnen buiten in het park gewoon door blijven bellen. Doordat geluiden van buitenaf worden geminimaliseerd, kunnen medewerkers ook nog eens ongestoord en geconcentreerd werken. De goede geluidskwaliteit zorgt er bovendien voor dat klanten onze medewerkers nu veel beter verstaan.” Ook de toegenomen fl exibiliteit blijkt een pre. “Onze managers lopen veel rond als ze in gesprek zijn met een klant en dankzij de Plantronics headset voelen zij zich hier niet in beperkt. Als iemand even koffi e wil halen kan hij gewoon door blijven bellen. Medewerkers lopen nu gemakkelijker rond en zijn relaxter geworden in hun werk en tijdens het bellen. Het klantencontact is daardoor ook beter.” Ook uit kostenoogpunt is Groven tevreden. “De aanschaf van de nieuwe Plantronics headsets leidt tot kostenbesparingen en meer productiviteit”, concludeert hij. “We besparen kosten omdat de headsets minder snel kapot gaan. De oude headsets hadden daarnaast een slechte geluidskwaliteit en voelde bij het dragen niet comfortabel aan. Met de Plantronics headsets heb ik nooit problemen gehad. De werknemers vinden ze comfortabel op het hoofd zi en doordat hun huid er bijvoorbeeld geen last van hee . Rubber dat om headsets zit, gee vaak huidaanslag aan het oor, maar bij de headsets van Plantronics is dat niet het geval. Het ontwerp van de headset is uitermate geschikt voor dagelijks gebruik. Daarnaast is de geluidskwaliteit zeer goed. Dat is fi jn voor onze medewerkers die soms wel 100 calls per dag doen,maar ook aangenaam voor de klant die hen goed kan horen. Goede dienstverlening daar draait het uiteindelijk allemaal om.”

Microso Lync en Avaya IP Offi ce

Volgens Groven werken de headsets van Plantronics uitstekend met de telecomoplossingen die bij StepStone worden gebruikt. “Binnen het bedrijfsnetwerk kunnen we met de headsets gratis naar elkaar bellen via Voice over IP (VoIP) van Avaya IP offi ce. Dat is mogelijk dankzij de SIP-trunking technologie van Avaya. Daarnaast gebruiken we de headsets in combinatie met Unifi ed Communications (UC) van Micoso Live Meeting. In de toekomst hoop ik over te stappen naar Microso Lync dat wordt geintegreerd met Avaya IP Offi ce. Dan krijgen we een geïntegreerd UC-platform dat wordt gebruikt op een vaste pc, notebook, tablet of smartphone. Je hebt dan een headset nodig voor goede communicatie.”