TIPOS DE PLANES Y ORDEN LÓGICO DEL PROCESO DE PLANEACIÓN (parte 1) “Cada vez que usted planea, se arriesga, fracasa, revalúa o hace ajustes, está disponiendo de otra oportunidad para volver a empezar, sólo que en mejores condiciones que la primera vez” John Maxwell La planeación como tal, es un término recurrente a lo largo del estudio de la administración, situación justificada, ya que, su empleo es reconocido desde las voces más clásicas de la administración. Cuando nos referimos a voces clásicas, podemos mencionar por ejemplo a Fayol, Urwick y Gulick; dichos autores recogen el término planeación, para referirse, a los elementos de la administración.
Tabla 1 Elementos de la Administración. Autores clásicos
HENRI FAYOL Planeación Organización Dirección Coordinación Control
Fuente: Chiavenato, 2009
LYNDALL URWICK Investigación Previsión Planeación Organización Coordinación Dirección Control
LUTHER GULICK Planeación Organización Asesoría Dirección Coordinación Información Presupuestación
Elaboración propia
¿Cómo definir al plan? El abanico de opciones, en las que se ha venido utilizando a los planes, como eje de acciones o al menos de intenciones, es simplemente abrumador. Por ejemplo, la Ing. Patricio Ajila R. / www.patricioajila.com
estrategia como plan, análisis interesante y a su vez, una de las maneras más simplificada de conceptualizar el plan, “una especie de curso de acción conscientemente proyectada, una directriz (o conjunto de directrices) para abordar una situación” (Mintzberg, 1999, p. 11). Hay que considerar que el plan conlleva a una reflexión, la necesidad de ponerla en blanco y negro, es decir, formalizar su presencia mediante la documentación del mismo. Esta formalidad ayuda a refrescar la memoria de la organización, respecto a los planteamientos futuros basados en la lógica de la existencia del ente generador del plan; más, esto no se aparta del peligro de quedar en letra muerta, y convertirse en un mero requisito o un insumo para la biblioteca institucional.
Tipos de planes Dentro de la clasificación de los planes, es posible identificar ocho de ellos, los cuales van, desde el propio reconocimiento de la organización, hasta la identificación de los recursos económicos que sostendrán la estrategia seleccionada en función del análisis implementado. Los tipos de planes son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Propósitos o misiones Objetivos o metas Estrategias Políticas Procedimientos Reglas Programas Presupuestos
1. Propósitos o misiones Koontz y Weihrich (1998) definen al propósito y misión, como las acciones necesarias en las que “se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ella”. Es interesante notar que los autores antes mencionados, no realizan un análisis de ambos términos por separado, sino que los trabajan desde una óptica integradora. Puede ser que la práctica descrita confunda a los ejecutivos, y lleguen a no notar puntos de partida (actividades que, en lo operativo, realmente mueven el negocio) y expectativas racionales en un espectro de tiempo propuesto, para hacer frente a competidores y agentes motivacionales de los colaboradores internos y de la comunidad a la que afectan en lo cotidiano.
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En este contexto integrador de conceptos, es posible identificar los principales componentes de la declaración de propósitos (también denominados “visión”) y misiones, los cuales son: a) b) c) d) e)
Valores esenciales Ámbito geográfico Dirección Relaciones con quienes participan en ellas Visión de futuro
Me tengo que detener obligatoriamente en el ítem ámbito geográfico, ya que muchas veces se asume erróneamente que los modelos son reproducibles en diferentes territorios, a partir de estrategias ganadoras. Sólo hace falta recordar el caso de Mattel en el año 2007 y sus productos contaminados con plomo, cuyo escándalo molestó a sus clientes a nivel mundial, al no mantener la coherencia entre los valores y promesas de calidad comunicadas al mercado. Clientes en América evitando contacto con Mattel y proveedores furiosos en China, por el descredito hacia sus plantas de maquila, generando una bola de nieve, que desmoronó las ventas en la misma China.
Un panorama más amplio sobre los componentes de la declaración de la misión lo presenta la tabla 2
Tabla 2 Componentes de la declaración
COMPONENTES Clientes Productos o servicios
DESCRIPCIÓN ¿quiénes son los clientes de la empresa? ¿Cuáles son los principales productos o servicios de la empresa? Mercados ¿dónde compite la empresa? Tecnología ¿está la empresa actualizada en el aspecto tecnológico? Interés en la ¿está la empresa comprometida con el crecimiento y supervivencia solidez financiera? Filosofía ¿cuáles son las creencias, los valores, las aspiraciones y las prioridades éticas de la empresa? Concepto propio ¿cuál es la capacidad distintiva o la mayor ventaja competitiva de la empresa? Preocupación por la ¿es la empresa sensible a las inquietudes sociales, imagen pública comunitarias y ambientales? Interés en los empleados ¿son los empleados un activo valioso de la empresa? Fuente: David, 2003 Elaboración propia
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Ejemplos de declaración de misión: “La misión de PepsiCo es incrementar el valor de la inversión de nuestros accionistas. Esto lo logramos a través del crecimiento de las ventas, los controles de costos y la inversión inteligente de los recursos. Creemos que nuestro éxito comercial depende de proporcionar calidad y valor a nuestros consumidores y clientes; ofrecer productos seguros, saludables, eficientes económicamente y sólidos en el aspecto ambiental; y proporcionar un rendimiento justo a nuestros inversionistas al mismo tiempo que nos adherimos a las normas de integridad más elevadas”
2. Objetivos o metas “Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole” (Weihrich & Koontz , 1998). Para evitar el azar, en lo que a plantear objetivos se refiere, hay recordar que estos deben ser verificables y cuantificables, de tal manera que la medición y la adecuación sean posibles y apegados a la realidad y no a las emociones. Si los objetivos son claros y concisos todos los podrán entender siendo fáciles de recordar y trabajar por su cumplimiento. Para efecto de avanzar en este mismo rumbo, sin apartarse de lo que nos atañe, te recomiendo no te desgastes en tratar de descifrar la relación continente y contenido, respecto a metas y objetivos, ya que lo que pretendemos es ter claro ¿hacia dónde queremos ir? Un par de ejemplos de malas redacciones de objetivos: -Obtener utilidades razonables -Mejorar la comunicación
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3. Estrategias Al momento de pretender definir a las estrategias, pues bueno, es casi imposible apartar dicho concepto del campo militar, pero al final del día todo se resume a “la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento” (Weihrich & Koontz , 1998). Para que sea posible la verificación del cumplimiento de las estrategias, hay que asegurarse de que las mismas sean coherentes con el contexto y otras herramientas que delimitan las pautas vitales de la organización. Debe recordar que estos objetivos a largo plazo, de los que se habla deben encontrarse en un rango de tiempo, de entre dos a cinco años. En un salto en el tiempo, en la tabla se presenta algunos tipos de estrategia, a fin de ir familiarizando al estudiante, con futuros tópicos del proceso de formación. Tabla 3 Ejemplos de estrategias
Integración hacia delante Desarrollo de productos Integración hacia atrás Diversificación concéntrica Integración horizontal Diversificación horizontal Penetración en el mercado Recorte de gastos Desarrollo del mercado Enajenación Liquidación Fuente: David, 2003 Elaboración propia
4. Políticas “Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones” (Weihrich & Koontz , 1998). Algunos ejemplos de tipos de políticas en la empresa son: -políticas de ascenso -abuso de sustancias -disposiciones sobre la vestimenta -uso del computador -trabajar para otros
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Expertos como Casanovas (2013), reflexionan respecto a que se puede pensar, que lo complejo de establecer políticas en la organización se reduce justamente a la redacción de las mismas, pero finalmente esto dependerá de la habilidad para tamizar lo realmente importante para la empresa, y desapegarse de creencias personales o prejuicios del redactor. Hay que pensar que puede resultar muy costoso, capacitar al personal en cuanto a la existencia de políticas, y aún más pretender actualizar sobre los cambios implementados, en listados interminables que, además de camisas de fuerza, se tornan en verdaderas pruebas de memoria y de compresión de lectura ¡hay que evitar caer en esto!
BIBLIOGRAFÍA Casanovas, A. (2013). Gestión de políticas de empresa. KPMG Abogados. Recuperado el 08 de mayo de 2016, de https://www.kpmg.com/ES/es/servicios/Abogados/Legal/Mercantil/Documents/Cuad ernos-Legales-N5.pdf Chiavenato, I. (2009). Introducción a la teoría general de la administración (Séptima ed.). México, D. F.: McGraw-Hill Interamericana. David, F. (2003). Concepto Administración estratégica. Neucalpan de Juárez , Edo. de México: Pearson Educación de México, S. A. de C. V. El País. (27 de septiembre de 2007). Mattel pide perdón a China y asume la responsabilidad en el escándalo de los juguetes retirados. Recuperado el 08 de mayo de 2016, de El País web site: http://sociedad.elpais.com/sociedad/2007/09/21/actualidad/1190325606_850215.ht ml Frasescelebres. (s.f.). Recuperado el 08 de Mayo de 2016, de Frassecelebres.mobi Web site: http://www.frasescelebres.mobi/Frases-Celebres-de-Virtudes/Frases-Celebres-dePlanificar/ La voz de Houston. (s.f.). Ejemplos de políticas internas de una empresa. Recuperado el 08 de mayo de 2016, de La voz de Houston web site: http://pyme.lavoztx.com/ejemplos-depolticas-internas-de-una-empresa-5306.html Mintzberg, H., Quinn, J., & Ghoshal, S. (1999). El proceso estratégico. Madrid: PRENTICE HALL IBERIA, S.R. L. Weihrich & Koontz . (1998). Administración una perspectiva global. México, D. F.: McGraw-Hill INTERAMERICANA EDITORES, S. A. DE C- V.
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