Por una cultura de control más eficaz en la organización

Por una cultura de control más eficaz en la organización

OMAR VENTURA | EXPERTO EN CONTROL INTERNO OVA ADVISORS - CEO & FOUNDER oventura@ovaadvisors.com

Podríamos comenzar explicando, lo más llano posible, qué signifi ca la palabra cultura. Etimológicamente proviene del latín cultus, que signifi ca “cultivo, cultivar, crianza”. Conocer este origen, más que las distintas definiciones del término, servirá de entrada para no aburrirles con los conceptos que en materia organizacional estaré abordando.

Cultura organizacional

La cultura organizacional tiene diversas formas de asumirse, pero siempre dependerá del esfuerzo individual y colectivo en el entorno empresarial en que nos desenvolvamos. No basta con elaborar textos como los de visión, misión y valores (los cuales denomino “documentos cliché”), con el único propósito de alinearse con un modelo estándar de gestión empresarial que solo busca cumplir requisitos.

El concepto va más allá; la cultura organizacional es una condición que primero debe inculcarse con el ejemplo de quienes dirigen la empresa. Los valores y la manera en que estos son transmitidos (acciones, decisiones, comportamientos, etc.) es lo que gradualmente se verá reflejado en la conducta y el correcto accionar de los colaboradores, en la confianza de los socios, y el reconocimiento de la organización en todos sus ámbitos, en especial el reputacional. Como decía mi padre: “Se predica con el ejemplo y la buena crianza; si siembras buena semilla, cultivarás frutos extraordinarios”. Así mismo lo comparo con la manera en que debemos enfocar la cultura en las empresas.

En pocas palabras, “cultura organizacional” es esa combinación de acciones, conductas y pensamientos que permiten alinear la actitud y el comportamiento de una empresa. Disponer de una cultura organizacional madura permite que las empresas asuman compromisos y retos más desafiantes. Sin dudas, cuando los colaboradores se sienten identificados con los valores de la empresa, incrementan las probabilidades de fortalecer su operativa, mejorar la calidad, aumentar sus ingresos, y una mejor distribución de los beneficios a todos los niveles.

Cultura de control interno

En el contexto anterior notamos cómo para lograr resultados positivos es fundamental la actuación de las personas; y desde la óptica del control interno les aseguro que también es la base para que las empresas puedan garantizar operaciones prudentes, demostrar niveles de efi cacia operativa, financiera y de cumplimiento razonablemente aceptadas por los entes de regulación interna o externa.

En muchos países como el nuestro el control interno está regulado en todos los ámbitos del quehacer empresarial por el organismo que fiscaliza la gestión impositiva (Impuestos Internos) y otras entidades que se dedican a filtrar, supervisar y aprobar las directrices para la constitución de las distintas modalidades de empresas, así como para su apropiada gestión operativa.

En un adecuado sistema de control interno, las empresas se deben preocupar por auspiciar la cultura de control desde lo alto (el consejo) a fin de que la gerencia se ocupe de implementarlo y velar porque funcione a todos los niveles de la organización. De esa forma, la función de la cultura de control se traduce en guiar el comportamiento de los colaboradores hacia formas más adecuadas de acción para lograr los objetivos de la empresa.

Para lograr que la cultura de control sea parte integral del comportamiento de los colaboradores, de manera general se deben considerar las recomendaciones siguientes:

a) Revisar periódicamente los procesos de selección y vinculación del personal, ya sea contratado o temporeros.

b) Evaluar los controles en las diferentes etapas del proceso de contratación.

c) Evaluar el grado de motivación de los colaboradores e identifi car desviaciones.

d) Dar seguimiento al estilo de vida social del personal de confi anza.

e) Conocer el calendario de compromisos regulatorios y legales.

f) Dar seguimiento a los planes de mejoramiento interno y externo. Esto incluye los resultados de evaluaciones internas, auditorías internas y externas, y de los organismos de supervisión.

g) Establecer acuerdos de gestión y revisar el cumplimiento de metas.

h) Actualizar continuamente el mapa de riesgos de la entidad y evaluar la efectividad de los controles.

i) Apoyar la labor de las unidades de segunda y tercera línea, tales como

Basados en la mejor práctica, para implementar un adecuado Sistema Integral de Control Interno (SICI) también se recomienda que los roles y las responsabilidades de la empresa estén clasifi cadas de la forma siguiente:

Alta gerencia. Responsables de impulsar, establecer y auspiciar la implementación del Sistema de Control Interno en la organización.

Gerencia y mandos medios. Responsables de dinamizar y velar porque el Sistema de Control Interno está siendo aplicado en sus equipos de colaboradores y unidad organizacional.

Colaboradores en general. Responsables de aplicar las buenas prácticas del control interno en cada una de sus tareas y actividades contempladas en sus descripciones de puestos y establecidas en los procesos en que están involucrados.

Unidad de Control interno. Responsables de diagnosticar y supervisar la aplicación y efi cacia de los controles en toda la empresa, así como recomendar mejoras para fortalecer el sistema integral de control interno y dar seguimiento a los planes de remediación para el cierre de brechas y oportunidades de mejoras en los procesos.

Velar porque existan controles efi caces que eviten, mitiguen o traspasen el riesgo es una función inherente al control interno y para lograrlo las organizaciones deben sentar las bases con un plan comunicacional que llegue a todos los niveles e implementar un plan de formación en gestión de riesgos y control en sus áreas claves del negocio.

CÓMO FORTALECER LA CULTURA DE CONTROL INTERNO

Acciones que, en términos generales, ayudarán a fortalecer el enfoque de la cultura de control en las empresas tanto en lo individual como en lo colectivo:

1. Aprenda el alcance, las tareas y responsabilidades de su descripción de puesto.

2. Domine los procesos, las políticas, normas y regulaciones de su puesto.

3. Conozca los riesgos y controles de los procesos asociados a sus funciones y unidad laboral.

4. Procure conocer los focos, objetivos y las metas estratégicas de su organización.

5. Conozca el código de ética, las normas disciplinarias, el régimen de consecuencias, las políticas de seguridad e indicadores de gestión.

6. Agregue valor reportando oportunidades de mejora en los procesos designados a su puesto o unidad.