Los agentes intervinientes en una comunidad de propietarios: Derechos y obligaciones del Secretario – Administrador

LOS AGENTES INTERVINIENTES EN UNA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR O SECRETARIO ADMINISTRADOR

Fulgencio Manzano Vives

Abogado y miembro de la Junta de Gobierno del COAFMU

A.- ASPECTOS GENERALES:

La figura del Administrador es sin duda la mas relevante dentro del seno de una Comunidad de Propietarios, y la que sin duda mas interesa analizar, pues cuando es un profesional, un Administrador de Fincas, se convierte en el autentico motor y asesor de la Comunidad. Goza de mayores facultades directas o de ejecución a tenor de los Artículos 20 y 21 de la LPH, lo que hace que sus obligaciones y responsabilidades sean también mayores. Y ello a pesar de que, en el seno de una Comunidad de Propietarios, la figura del Administrador de Fincas es mas conocida por las cuestiones económicas, es decir, preparación y presentación de cuentas y presupuestos, ejecutando los mismos, cobrando las cuotas, pagando los gastos habidos, que por otras funciones que igualmente tiene atribuidas por Ley. En su figura puede concurrir también la condición de Secretario, lo que ocurre en la mayoría de las ocasiones, en los que la Junta de Propietarios lo nombra como Secretario Administrador, lo que supone atribuirle también las funciones propias de ese cargo, es decir, levantar acta de las Asambleas y reuniones de vecinos, certificar los acuerdos alcanzados en las mismas, guardar y custodiar la documentación de la Comunidad, etc. El Administrador podra actuar como representante legal de la Comunidad de Propietarios, siempre previo acuerdo de la Junta, en los procesos judiciales de reclamación de deudas a los comuneros morosos del Articulo 21 LPH, lo cual parece algo lógico si tenemos en cuenta que el Administrador es quien más conoce y sabe de las cuentas y de las deudas que los propietarios mantienen con la Comunidad. Como hemos dicho anteriormente, las obligaciones propias del Administrador viene determinadas de manera expresa en el Artículo 20 de la LPH, el que trataremos a continuación. Pero sirva como adelanto que, en la practica ordinaria, suele ser normal que el Administrador realice otras muchas funciones en la Comunidad de Propietarios, como redactar y dirigir cartas, requerimientos, burofax, etc., que son actuaciones válidas porque las realiza en nombre del Presidente o de la propia Comunidad de Propietarios, aunque es evidente que si luego no se ratifica dicha actuación por quien corresponda, perdería toda su eficacia material y jurídica, amén de poder exigirle después responsabilidades. Como suele ser habitual, el Administrador viene obligado a rendir cuentas de su proceder ante el Presidente de la Comunidad y, en última instancia a la Junta de Propietarios, único organismo facultado para censurar, deliberar y exigir responsabilidades al Administrador en el ejercicio de sus funciones, como así le faculta el Artículo 14 de la LPH, en su apartado a). Este precepto regula la soberanía de la Junta de Propietarios de cara a exigir responsabilidades a los cargos de la Comunidad, y censurar su gestión al frente de la misma, ya sea Presidente o Secretario Administrador, de manera que igual que es nombrado por la Asamblea de Propietarios, puede ser cesado en ésta. Es importante destacar la segunda parte del Artículo 14 de la LPH, que se refiere fundamentalmente, no a las quejas, sugerencias, o proposiciones de los asuntos comunes que hagan los copropietarios, sino exclusivamente a la actuación de un cargo de la Comunidad, en este caso del Administrador, que es lo que nos interesa analizar, y cuyo proceder pueda resultar perjudicial y lesivo para los intereses comunes, o contrario a las decisiones anteriores de la Junta, o que afecten directamente a propietarios individuales. En estos casos, si la mayoría de propietarios en esa Junta donde se censura tal actuación, estuviera de acuerdo con esa protesta o queja, se podrían adoptar las medidas oportunas de rectificación, o de sanción, llegandose incluso a una posible dimisión o cese del Administrador. Lo que debe quedar patente es que el Administrador, fuera de las instrucciones recibidas de la Junta de Propietarios, o del Presidente, no puede actuar ni decidir por su cuenta, con actos positivos o negativos, haciendo u omitiendo. Ése sería el mayor error que cometería. Salvo que, claro está, tal proceder sea ratificado por la Asamblea de propietarios o por el Presidente designado.

B.- OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR:

Existirá responsabilidad del Administrador de la Comunidad de Propietarios cuando no cumpla diligentemente con sus responsabilidades. Para determinar si puede existir responsabilidad del Administrador hay que conocer previamente cuáles son básicamente sus funciones legales. La LPH establece en su Artículo 20, el cometido de los Administradores, y a tal efecto señala que serán: a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares. b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios. d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes. e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

Pues bien, teniendo en cuenta esas obligaciones establecidas por imperativo legal, la responsabilidad del Administrador de la Comunidad de Propietarios puede ser en distintos ámbitos:

a) Responsabilidad Civil

Cuando por su culpa o negligencia le ocasione daños imputables al incumplimiento de sus tareas o a una mala ejecución de las mismas, lo que permitirá a la Junta de Propietarios exigir esa responsabilidad y los consiguientes daños y perjuicios generados. Teniendo en cuenta que la relación jurídica que vincula al Administrador con la Comunidad de Propietarios es la de un mandato, tiene el deber esencial de llevar a cabo la gestión encomendada y cumplir con el mismo, a tenor de lo dispuesto en el Artículo 1.718 Código Civil, por lo que será causa de responsabilidad el incumplimiento de los deberes de gestión que le son propios, o la realización de actos de manera distinta a lo encomendada o diferente a lo que razonablemente cabría esperar. Principal obligación del Administrador de Fincas es la de ser responsable de los servicios que tenga la finca y de que éstos funcionen correctamente y con arreglo a la legalidad, su obligación es la de estar detrás de la Comunidad, velando por que se cumpla el buen funcionamiento de los mismos, por ejemplo el de mantenimiento del ascensor, puerta de garaje, antena colectiva, servicio de portería, o el seguro de la finca, etc. Tienen también una obligación de reparador, y es importante diferenciar las reparaciones urgentes de las que no lo son, ya que la Ley da la posibilidad de que el Administrador mande arreglar directamente un problema de carácter urgente en la finca, y luego tendrá que rendir cuentas al Presidente o en la Junta de propietarios (Articulo 14.c LPH). Aun así la recomendación es que entregue siempre tres presupuestos al Presidente y/o Junta de propietarios, y que sean éstos quienes elijan, para aumentar la transparencia y la buena gestión. En el caso de que la reparación no sea urgente pero sí necesaria para el mantenimiento de la finca, el Administrador no puede mandar a un reparador por su cuenta y riesgo ya que la Ley solo le concede esta facultad cuando se trata de obras urgentes, pero sí informar al Presidente y que tras su autorización se realice tal reparación. Además, el Administrador tiene que responder de sus propios actos y de los de sus empleados, colaboradores, socios, etc. Tal acción de responsabilidad civil contra el Administrador de la Comunidad tiene un plazo de prescripción de cinco años, conforme determina el Articulo 1.964 del Código Civil. Citaremos sólo a modo de ejemplo dos Sentencias dictadas por Audiencias Provinciales, donde se declara la responsabilidad del Administrador de la Comunidad en la esfera civil, es decir, se le condena a los perjuicios ocasionados por la negligencia en el cumplimiento de sus funciones: Sentencia de la AP Alicante, Sección 5ª, de 13 de Marzo de 2013:

“Frente a la sentencia recaída en el procedimiento de juicio verbal tramitado en la instancia, estimatoria de la demanda sobre reclamación de 1.722,11 euros en concepto de responsabilidad por negligencia de administrador de la comunidad de propietarios actora, interpone el presente recurso de apelación el demandado solicitando la estimación de su pretensión absolutoria que tal resolución rechaza, a lo que no puede accederse por cuanto que toda su tesis se basa en una subjetiva valoración de la prueba que no puede prevalecer sobre la más objetiva de la Magistrada a quo , que no se demuestra errónea, ya que del conjunto probatorio aparece acreditada la res-

ponsabilidad del administrador de la Comunidad por no haber actuado de conformidad con lo que se le exige en el art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal en sus apartados a) y c) pues no dio solución a un excesivo consumo de agua, debido a una avería que solamente se reparó cuando se nombró otra administradora, y también por haber dado lugar al impago de recibos, sin ponerlo en conocimiento de la comunidad, y consiguiente suspensión del suministro, que solamente se repuso cuando se hizo pago por

la nueva administración“.

Sentencia de la AP Madrid, Sección 13ª, de 24 de Febrero de 2012:

“Por su parte el art. 20 e) de la citada

L.P.H. atribuye al administrador entre otras obligaciones la de custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, precepto, que puesto en relación con los citados del Código Civil, obligan al mandata-

rio al termino del mandato a rendir cuentas y a entregar a la comunidad, o al nuevo administrador que la misma designe, la referida documenta-

ción…; como quiera que la administradora cesada no cumplió con la entrega de la relación de propietarios morosos, a que se había comprometido, estamos ante un incumplimiento defectuoso del contrato que debe acarrear la correspondiente responsabilidad”.

b) Responsabilidad Penal

Tambien puede darse una responsabilidad penal del Administrador de la Comunidad de Propietarios si incurriera en la comisión de alguno de los delitos previstos en el Código Penal. En este sentido, la mayoría de las veces que se ha enjuiciado a un Administrador de Fincas ante dicha jurisdicción, se debe a la apropiación de dinero de la Comunidad en su propio beneficio. En estos casos, con la prudencia que ha de merecer el inicio de esta vía penal y siempre que puedan ser demostrados los hechos, habrá que interponer una denuncia o querella por delito de apropiación indebida del Artículo 253 Código Penal, en consonancia con el delito de administración desleal del Artículo 252. El plazo de prescripción de tales delitos es el de cinco años, salvo que se trate de un delito leve que será al año, conforme determina el Artículo 131.1 Código Penal.