La GESTIÓN del almacén

Una adecuada gestión del surtido de la tienda nos va a proporcionar diferentes ventajas entre las que podemos destacar: incremento de ventas, mejora en la rotación de stocks y menor volumen de trabajo administrativo.

Javier Leach Profesor de economía Cada vez es más habitual que tengamos en la tienda una mayor cantidad de productos (piensos de diferentes marcas y amplias gamas de cada una, accesorios, cosméticos, complementos, etc.). Como profesionales en contacto directo con el cliente tenemos que esforzarnos por descubrir sus necesidades y requerimientos y determinar la “personalidad” con la que queremos distinguir nuestra tienda.

Una de las tareas del responsable de un comercio es seleccionar la cantidad total de surtido y variedad conforme a espacio e importancia en el peso total del establecimiento y el tipo de clientes que acuden. Para garantizar una mejor gestión del almacén y de los pedidos, conviene que sepamos recoger y analizar toda la información que los clientes nos dan en cada visita de manera implícita y explícita.

Productos que caducan

¿Qué hacemos con los productos que caducan? Prácticamente todos los comercios venden alimentos para una u otra especie. Es decir, trabajan con productos perecederos. Para evitar pérdidas, el método de trabajo en el almacén más adecuado sería el FIFO (First In First Out): los productos más viejos del almacén son los que deben salir antes, por tanto la fecha de fabricación o de consumo preferente debe ser el centro sobre el que gire el sistema de gestión para no correr el riesgo de encontrar producto caducado o estropeado.

Una buena gestión repercute favorablemente en la satisfacción del cliente y por lo tanto en la buena marcha del negocio.

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Sistema ABC

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En torno al 20 % de las referencias representan aproximadamente el 80 % del valor del inventario (regla 80/20). Además, su frecuencia de ventas suele ser menor.

Debe controlarse con sumo cuidado y de forma permanente, ya que al actuar sobre este grupo se consigue controlar la mayor parte del valor económico del almacén con pocas operaciones. En torno al 30 % de las referencias representan aproximadamente el 15 % del valor del inventario. En torno al 50 % de las referencias representan solo el 5 % del valor del inventario. Su frecuencia de compra suele ser alta.

Merece un control medio. Al sumar el control del grupo A al de este grupo B se controla casi la totalidad del valor económico del almacén. Precisa controles simples y aleatorios, ya que hay que intervenir sobre grandes cantidades de producto que representan poco valor económico. Sin embargo, no hay que despreciarlo ya que podría producirse una rotura de stock.

El objetivo es garantizar que siempre que un cliente solicite un producto podamos proporcionárselo en el tiempo y la forma esperados. Una buena gestión repercute favorablemente en la satisfacción del cliente y por lo tanto en la buena marcha del negocio.

¿Por qué necesitamos gestionar el almacén?

En la tienda recibimos, acumulamos y rotamos los materiales dentro del almacén hasta su venta. Se trata de controlar y proteger físicamente los distintos productos a la venta. Todo artículo almacenado genera un coste dependiendo de su periodo de permanencia. Todo ello hace necesaria una gestión del stock eficiente que optimice la labor y conseguir así mejores resultados en el día a día. • Por una cuestión económica Necesitaremos menos espacio para la mercancía y se reducirán los productos que se queden sin venta por pasarse de moda o caducar (evitamos las pérdidas). Buscamos mejorar la rentabilidad. • Para incrementar la venta Un almacén que funciona bien puede dar salida a todos los pedidos que lleguen de forma rápida. Esto nos hace ser más eficientes y, probablemente, generar un mayor número de ventas a medio plazo. Aumentamos además la satisfacción del cliente si le servimos puntualmente y con rapidez. • Para reducir las tareas administrativas Los inventarios de almacén, y muchas otras tareas asociadas, requieren mucho tiempo. Sin embargo, una gestión de almacén correcta reduce la carga de trabajo.

Clasificación de stocks por el sistema ABC Para gestionar bien el almacén es preciso tener un sistema para clasificar los productos, por ejemplo el sistema ABC. El análisis ABC consiste en clasificar el inventario según su importancia. Aunque se pueden seguir diferentes criterios (según cada almacén y tipos de mercancía que se manejen), uno muy utilizado es el valor de inventario de cada referencia, calculado como su demanda anual multiplicada por su coste unitario.

El objetivo de realizar una gestión óptima del almacén es dar el mejor servicio a los clientes con un coste mínimo.

Después, se ordenan de mayor a menor y se agrupan según el porcentaje que representan respecto al total. El método ABC ayuda a priorizar en la gestión del inventario, ya que divide los productos en tres categorías según el siguiente código: A. Productos que tienen un valor elevado pero una frecuencia baja de ventas. B. Productos de valor moderado con una frecuencia de ventas también moderada. C. Productos de valor bajo con altos niveles de ventas. No debemos actuar de forma arbitraria en la gestión del almacén y el surtido, ni del negocio en general. El objetivo final es dar el mejor servicio a los clientes con un coste mínimo.