Proefmateriaal Allround cursus 16 - Archiveren van gegevens by Boom beroepsonderwijs

16 Archiveren van gegevens

le P: a O git g T di in LE ief gev us m cl ro In lee

allround

16. Archiveren van gegevens

Colofon Boom beroepsonderwijs info@boomberoepsonderwijs.nl www.boomberoepsonderwijs.nl Auteurs: Daphne Ariaens, Yvonne Gerridzen Met dank aan: Fion Friedrichs (ROC Noorderpoort); Ciska Plas-Waarsing (ROC Noorderpoort); Rob Gitz (Da Vincicollege) Eindredactie: Boom beroepsonderwijs Titel: Allround ISBN: 978 90 3724 848 7 Eerste druk / derde oplage ©

2018

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl). De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Boom beroepsonderwijs, te vinden op www.boomberoepsonderwijs.nl.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

Overal gebruiken we informatie. Die informatie moet vaak goed bewaard worden. Daarom moet je op je werk je gegevens archiveren. Oefen zo veel mogelijk tijdens je stage, op je werkplek of op school. Deze cursus bestaat uit: • de leerdoelen • de vakkennis en de opdrachten • de praktijktoets • de theorietoets. LEERDOELEN 1

Je bergt informatie op. • Je maakt dossiers en mappen aan en beheert die. • Je ordent en sorteert documenten (numeriek, alfabetisch). • Je maakt digitale mappen aan.

Je zoekt en vindt informatie. • Je zoekt administratieve gegevens op in het fysieke of digitale archief. • Je gebruikt de verkenner effectief en efficiënt. • Je zoekt op zoektermen.

Je werkt met geautomatiseerde systemen. • Je archiveert digitale en fysieke gegevens in een geautomatiseerd systeem met een rubricering. • Je codeert documenten en mappen. • Je ruimt verkeerd opgeborgen documenten op de goede plek op.

OPDRACHT 1 VOORBEREIDEN Bekijk de leerdoelen hiervoor. Je ziet wat je moet kunnen en kennen om gegevens te archiveren. En je ziet waarop je beoordeeld wordt tijdens de praktijktoets. Welk leerdoel lijkt jou uitdagend? Waarom?

Waar zie je tegenop? Leg uit waarom je dat denkt.

Welke ervaringen heb je al met deze leerdoelen?

Waar denk je dat je deze leerdoelen tegenkomt in je werk?

INFORMATIE Overal waar mensen werken en samenleven, wordt informatie gebruikt. Informatie is overal om je heen. Voorbeelden • de krant • een rek met brochures • de reclames in een winkel • een sollicitatiebrief • de mails op je computer. Beroepsgerichte informatie Op je werk vind je beroepsgerichte informatie. Denk aan: • een lijst met de nieuwste producten in winkels • overdrachtsdossiers in de zorg • updates van nieuwe software in magazijnen • informatie over personeel bij de afdeling P&O • instructies bij een fitnessapparaat.

OPDRACHT 2 INFORMATIE OP SCHOOL Doe deze opdracht met de hele groep. Bedenk voor jezelf waar je op school overal informatie vindt. Dat zijn informatiebronnen. Denk aan dingen in je klaslokaal zoals boeken, (digitale) instructiekaarten en posters. Maar denk ook aan dingen buiten je klaslokaal. Bijvoorbeeld folders bij de receptie, informatieborden en menukaarten in de kantine. Je krijgt van je docent tien kaartjes. Op ieder kaartje schrijf je een klein stukje van de informatie op die je in een informatiebron hebt gevonden. Bijvoorbeeld een gerecht van de menukaart, of een roosterwijziging op het informatiebord. Zorg ervoor dat de informatie die je opschrijft ook alleen van die ene informatiebron kan komen. Zo vul je tien kaartjes met stukjes informatie van tien verschillende informatiebronnen. Lever je kaartjes in bij je docent. Van je docent krijg je tien andere kaartjes. Probeer bij ieder kaartje te achterhalen van welke informatiebron de informatie komt. Schrijf de informatiebron op het kaartje.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

Bespreek de kaartjes met de groep. Was het makkelijk te achterhalen van welke informatiebron de informatie komt? Welke soort informatiebronnen hebben jullie gebruikt en wat is het doel van deze informatie?

OPDRACHT 3 INFORMATIEBRONNEN OP JE STAGE OF WERKPLEK Beschrijf op jouw school, stage of je werkplek soorten beroepsgerichte informatie en informatiebronnen. Beschrijf vier verschillende voorbeelden. Vertel: • om welke informatie het gaat • in welke informatiebron je deze informatie kunt vinden • wat het doel is van deze informatie • hoe deze informatiebron wordt bewaard, dus hoe de informatie wordt opgeslagen • wie er verantwoordelijk is voor het bewaren van de informatie. Lever bewijsstukken aan. Bespreek met je docent welke bewijsstukken mogelijk zijn.

INFORMATIE BEWAREN Sommige informatie lees je één keer en gooi je daarna weg. Soms moet je informatie juist goed bewaren, zodat je die later weer kunt opzoeken en gebruiken. Archiveren Soms bewaar je informatie omdat je die later nodig hebt als bewijs. Een contract is een document met afspraken waar twee of meer partijen (deelnemers) hun handtekening onder zetten. Contracten zijn bewijzen van afspraken en moet je goed bewaren. Als je informatie steeds op dezelfde manier goed bewaart, dan heet dat archiveren. Documenten een bepaalde tijd bewaren Documenten moet je volgens de wet een bepaalde tijd bewaren. Dit is de bewaartermijn. Een bedrijf is bijvoorbeeld wettelijk verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Bij het bewaren van gegevens moet je rekening houden met de privacy van de medewerkers. Want je wilt niet dat iedereen alles zomaar van een ander kan weten. Dit staat in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze Europese verordeningstaat welke gegevens er vastgelegd mogen worden, wie de gegevens mag bekijken en aan wie je de gegevens mag geven. Niet iedereen mag dus zomaar overal informatie bekijken.

OPDRACHT 4 DOCUMENTEN ARCHIVEREN Bedenk, behalve een contract, nog vijf documenten die je moet archiveren. Denk aan privédocumenten en werkdocumenten. Bedenk of de documenten een bewaartermijn hebben en hoelang die is.

Bespreek de voorbeelden die je hebt opgeschreven met de groep. Waarom moet je deze documenten archiveren? En waarom moet je documenten soms lang bewaren?

OPDRACHT 5 PERSOONSGEGEVENS Bekijk het filmpje. Wat is een ander woord voor vertrouwelijk?

Welke soorten vertrouwelijke informatie zijn er?

Hoe heet de Europese verordening die personen beschermt tegen verkeerd gebruik van deze gegevens?

Bedenk een voorbeeld van wat er kan gebeuren met persoonsgegevens wanneer je die zomaar doorgeeft an iemand anders.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

OPDRACHT 6 JOUW PERSOONSGEGEVENS Gebruik jij social media? Kies een socialmediaplatform en onderzoek hoe dit omgaat met persoonsgegevens. Gebruik internet. Zoek bijvoorbeeld naar nieuwsberichten of zoek naar de omschrijving van hoe het platform omgaat met het beschermen van persoonsgegevens. Gebruik drie verschillende bronnen. Maak een presentatie waarin je laat zien hoe het platform met persoonsgegevens omgaat. Bekijk de stappenplannen Presentatie voorbereiden en Presentatie geven.

OPDRACHT 7 BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS OP JE STAGE OF WERKPLEK Beschrijf hoe je op jouw school, stage of je werkplek met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens moet omgaan. Beschrijf drie verschillende situaties. Vertel: • om welke soort vertrouwelijke informatie het gaat • waarom de informatie vertrouwelijk is • welke regels er zijn om met deze vertrouwelijke informatie om te gaan: hoe je informatie gebruikt, bewaart en vernietigt. Lever bewijsstukken aan. Bespreek met je docent welke bewijsstukken mogelijk zijn.

INFORMATIE OPBERGEN Papieren archieven worden steeds minder vaak gebruikt maar komen nog wel voor. Je bergt informatie op in ordners en hangmappen. Een ander woord voor gegevens is data. Als informatie bij elkaar hoort en aanvullende, belangrijke data bevat, noem je dat een dossier. In ordners bewaar je informatie die bij elkaar hoort samen in één map. In die map zitten tabbladen waardoor je weer een nieuwe verdeling kunt maken. Op de tabjes plak je stickers met een naam, dan weet je wat er achter het tabblad zit. Op de ordner schrijf je een naam die alle informatie goed dekt.

Voorbeeld In de personeelsmap zitten deze tabjes: • adressenlijsten • verjaardagen • werkzaamheden per personeelslid • soort contract per personeelslid • vakantieschema per personeelslid • ingediende bonnen van het afgelopen half jaar. Op de map zelf staat: Personeelsgegevens. Een archief met hangmappen gebruik je voor heel veel losse informatie die niet past in ordners omdat het veel te veel is. Hangmappen kies je bijvoorbeeld voor: • alle leerlingen van een school: iedere leerling een eigen map met gegevens • alle verschenen artikelen per jaar en per thema (op een krantenredactie) • alle klachtenbrieven per afdeling, regio, product, klant (bij een klachtenregistratie).

OPDRACHT 8 JE EIGEN DOSSIER Je docent legt allerlei informatie neer. Vul een ordner met informatie. Gebruik tabbladen om de informatie te ordenen in verschillende categorieën. Bedenk je eigen categorieën. Op de rug van de ordner schrijf je een naam die alle informatie goed dekt. Bespreek met je docent welke naam je kiest.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

Op de tabjes van de tabbladen schrijf je de naam van de categorie.

OPDRACHT 9 ARCHIVEREN Bekijk de film. Welke manieren van archiveren worden er genoemd?

Hoe wordt het foto- en filmmateriaal geordend?

Hoe worden geboorteakten opgeslagen?

Hoe worden ze geordend?

DE VOLGORDE IN ARCHIEVEN Mappen in een papieren archief zijn vaak geordend op alfabet of op getal (numeriek). Met een goed gekozen volgorde en ordening kun je informatie beter opbergen en beter weer terugvinden. Je denkt eerst na over wat het belangrijkste is van de informatie en dan beslis je hoe je ordent. Beantwoord de vraag: Hoe wil ik later gaan zoeken? Op naam? Op jaartal? Op postcode? Alfabetische volgorde Op alfabet betekent bijvoorbeeld dat je de achternamen op volgorde van alfabet legt, en de hangmappen op die manier benoemt. Je kijkt eerst naar de eerste letter van de woorden of namen. Zijn die hetzelfde dan kijk je naar de tweede letter. Zijn die letters ook hetzelfde dan kijk je naar de derde letter, enzovoort. Numerieke volgorde Numeriek betekent dat de getallen de volgorde bepalen, bijvoorbeeld jaartallen of geboortedata. Informatie opbergen Informatie orden je volgens de namen van de tabjes en mappen. Een voorbeeld: je moet het recept opbergen van een gerecht dat je hebt gemaakt. Hoe wil je het terugvinden? • Gaat het erom dat het een vleesgerecht is? Dan hoort het bij de map ‘Vleesgerechten’. • Of gaat het erom dat het een gerecht is dat altijd op maandag bereid wordt? Dan gaat het in de map ‘Maandag-gerechten’.

OPDRACHT 10 ORDENEN 1 Gebruik het stappenplan Alfabetische volgorde. Orden de Nederlandse provincies in alfabetische volgorde: Gelderland - Drenthe – Utrecht - Flevoland - Noord-Holland – Zeeland – Overijssel - Noord-Brabant – Friesland – Groningen – Zuid-Holland – Limburg

Gebruik het stappenplan Numerieke volgorde. Orden de volgende jaartallen. Zet het meest recente jaartal op de eerste plaats. 1991 – 2000 – 1989 – 1995 – 1997 – 2004 – 2010 – 2002 – 1993 - 2006

Hoe noem je deze manier van sorteren? Omcirkel het juiste antwoord. Alfabetisch / Numeriek / Op trefwoord Orden alle namen van de personen in je groep op alfabetische volgorde. Bepaal zelf of je sorteert op voornaam of achternaam.

Orden alle namen van de personen in je groep op geboortedatum.

Orden alle namen van de personen in je groep op postcode.

OPDRACHT 11 ORDENEN 2 Iedereen geeft vijf gerechten die hij lekker vindt aan de docent. Bespreek met je docent hoe je dat doet, op papier of digitaal. Orden nu alle gerechten van de groep. Kies samen hoe je de gerechten ordent. Bedenk eerst welke ordeningen je allemaal kunt maken. Kies dan wat jullie het handigst vinden. Jullie kunnen ook meerdere ordeningen maken. Bespreek dat met de docent. Iedereen geeft nu zijn hobby’s of dingen die hij graag doet aan de docent. Bedenk weer eerst welke ordeningen je allemaal kunt maken. Kies dan wat jullie het handigst vinden. Orden de hobby’s.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

Bedenk nog een soort informatie van de groep die je samen kunt ordenen. Orden die informatie.

OPDRACHT 12 ORDENEN 3 Zet in alfabetische volgorde. Jansen A.J. Nguyen K.L. Ali M. Mohamed A. Jansse M. Bergsma Y. Ploegsma B. Yildiz Y. Harders T.P. Yildirim A. Öztürk G. Demir H.H. Vries P. de Hassan H. Şahin L. Voerman K.L.

OPDRACHT 13 WAAR MOET HET STAAN? Onder welke letter sla je dit op? Firma Jansen Firma de Boer Huisartsenpraktijk Yilmiz Sportartikelen Landsman

OPDRACHT 14 FACTUREN ORDENEN Van je docent krijg je een stapel facturen. Bekijk het stappenplan Facturen sorteren Orden de facturen. Bekijk de geordende facturen van een ander. Geef elkaar feedback. Na afloop vult iedereen voor zichzelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA

Ik heb de facturen netjes op stapels geordend. Ik heb de facturen bij de juiste soort gelegd. De soorten stapels zijn logisch gekozen. De facturen zijn op datum gelegd: de oudste bovenop, de jongste onderop. Tops: Tips:

DIGITALE ARCHIEVEN Het zal niet lang meer duren voordat de laatste papieren archieven gedigitaliseerd zijn. De meeste organisaties gebruiken een computersysteem (dat heet: gedigitaliseerd). In een digitaal archief bewaar je elektronische documenten. Op je computer kun je op verschillende plekken archiveren. Voorbeelden van waar je informatie bewaart: • op je bureaublad • in de map Documenten • in de map met afbeeldingen • in een gedeelde map • in een mapje in je mailprogramma.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

Map maken In plaats van een hele reeks losse documenten in je computer, maak je mappen. Dat is hetzelfde als in een papieren archief. In die digitale mappen zet je de documenten die bij elkaar horen, zodat je ze makkelijk kunt terugvinden. De map geef je de naam van de informatie (documenten) die je in die map wilt opbergen, bijvoorbeeld: • een map met werkstukken voor je opleiding • een map met recepten die je lekker vindt • een map met verslagen van de jeugdcommissie van de voetbalclub • een map met werkinstructies die je nodig hebt tijdens je stage.

In een map kun je opnieuw weer mappen maken. Zorg ervoor dat je alle mappen goed kunt terugvinden.

OPDRACHT 15 ORDENEN EN ARCHIVEREN OP DE COMPUTER Werk in groepen van twee. Gebruik een computer. Van je docent krijg je digitale informatie die je ordent in mappen op je computer. Bedenk eerst: • hoe je de informatie wilt ordenen • welke mappen je daarvoor nodig hebt. Maak dan op een kladblaadje een schema van hoe je het digitale archief wilt indelen. Maak en vul dan jullie digitale archief.

OPDRACHT 16 ORDEN EN ARCHIVEER Je ordent en archiveert gegevens.

VOORBEREIDEN Bedenk iets wat je wilt ordenen en archiveren. Dat kan iets zijn op je werk of stage. Maar het kan ook iets thuis zijn, bijvoorbeeld vakantiefoto’s of je administratie. Bespreek met je docent wat je gaat ordenen en archiveren.

UITVOEREN Bedenk eerst hoe je alles wilt ordenen: • Welke categorieën maak je? • Orden je numeriek of alfabetisch, of nog anders?

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

• Archiveer je digitaal, op papier of allebei? • Wat heb je nodig? Bijvoorbeeld ruimte op je pc, in de ‘cloud’, in een kast of nog iets anders? Maak foto’s en/of beschrijf hoe de informatie is opgeslagen voordat je gaat ordenen en wat je gaat doen om de ordening beter te maken. Je mag ook een filmpje maken. Orden en archiveer dan alles netjes. Maak foto’s en/of beschrijf hoe de informatie is opgeslagen nadat je hebt geordend. Of maak weer een filmpje.

TERUGKIJKEN Laat de situatie van voor het ordenen, je plan om de ordening beter te maken, en de situatie na het ordenen zien aan twee anderen. Bekijk ook wat de anderen gedaan hebben. Geef elkaar feedback. Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA

Ik heb informatie gekozen die geschikt is om te ordenen. Ik heb geschikte categorieën gekozen om de informatie te ordenen. Ik heb een geschikte manier gekozen om de informatie te archiveren, digitaal of op papier. Ik heb goed nagedacht over wat ik nodig had voordat ik begon met ordenen. Ik kan goed uitleggen hoe mijn plan de ordening van de informatie heeft verbeterd. Het ordenen en archiveren zijn goed gegaan. Tops: Tips:

AFSPRAKEN OVER HET WERKEN MET INFORMATIE Informatie goed opbergen is belangrijk omdat je de informatie dan beter kunt terugvinden. Als je met meer mensen werkt in dezelfde databestanden maak je afspraken over hoe je informatie opslaat. Soms maakt de ICT-afdeling of het secretariaat deze afspraken voor jou. Deze afspraken gaan over: • de plaats waar de bestanden staan • de naam van de bestanden • de manier waarop je nieuwe bestanden en documenten toevoegt en opslaat • wie er in de bestanden mag werken of ze lezen mag Dat heeft bijvoorbeeld te maken met de privacy. Voorbeelden • Zorgdossiers in een verpleeghuis mag je wel lezen, maar niet veranderen. • Afgeleverde bestellingen mag je ‘afvinken’ in het bestelsysteem.

• Met een speciaal wachtwoord mag je salarisgegevens bekijken als je gerechtigd bent. • Je kunt zien welk abonnement de bezoekers hebben van het fitnesscentrum waar je werkt. Afspraken over gedrag Goed omgaan met informatie vereist dat je: • zorgvuldig en nauwkeurig werkt • overzicht kunt bewaren • informatie snel kunt opnemen • verbaal en schriftelijk goed kunt communiceren.

OPDRACHT 17 PATIËNTENDOSSIER Bekijk het filmpje. Welke redenen noemt de verzorgende voor het zorgvuldig bijhouden van het patiëntendossier?

Hoe wordt het dossier bijgehouden?

Wie mag erin werken?

Wie mag erin lezen?

OPDRACHT 18 GEDEELDE INFORMATIE Werk in groepen van twee. Bedenk vier voorbeelden van data waar meerdere mensen op een werkplek mee werken. Bedenk andere voorbeelden dan de voorbeelden uit de theorie. Bedenk per voorbeeld: • wat jij met deze informatie mag doen als je op deze werkplek zou werken • wat er mis kan gaan als je bijvoorbeeld niet zorgvuldig werkt, geen overzicht kunt bewaren of niet goed communiceert.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

OPDRACHT 19 HOE WORDT GEDEELDE INFORMATIE OPGESLAGEN? Beschrijf hoe op jouw school, stage of werkplek gedeelde informatie wordt opgeslagen. Gedeelde informatie wil zeggen: informatie die je met meer mensen deelt, databestanden waarmee meer mensen werken. Beschrijf een situatie. Vertel: • om welke soort data het gaat • de afspraken die er zijn over de plaats waar de data worden opgeslagen • de afspraken die er zijn over de naam die bestanden krijgen • de afspraken die er zijn over wie er in de bestanden mag werken of ze lezen mag • de manier waarop je nieuwe bestanden en documenten toevoegt en opslaat. Lever bewijsstukken aan. Bespreek met je docent welke bewijsstukken mogelijk zijn.

INFORMATIE ZOEKEN EN VINDEN In je eigen computer informatie terugvinden lukt als je weet waar je het ‘gelaten’ hebt. Voorbeeld Je mailbox zit vol met berichten. Je bent op zoek naar het bericht waarin het adres stond waar een ex-bewoner naartoe is verhuist. Hoe ga je nu zoeken? Via mappen: misschien ben jij heel gestructureerd en heb je in je mailprogramma een map ‘Adressen’ aangemaakt. Je opent deze map en scrolt door de opgeslagen berichten. Grote kans dat je het bericht zo vindt. Weet je niet meer waar je het bericht hebt opgeslagen? Dan zoek je zo: • In je mailprogramma kun je selecteren bovenaan in de kolommen: je klikt op onderwerp, op datum of afzender. Je scrolt door de berichten heen. Zoek je via ‘onderwerp’, dan staat het misschien ergens genoemd in die kolom onder ‘nieuw adres’. Als je op datum zoekt, moet je je proberen te herinneren hoelang het geleden is dat je het bericht ontving. Zo zoeken kost wel meer tijd, maar soms lukt het om iets op deze manier terug te vinden. • Op specifieke zoekterm: je zoekt via het zoekveld (het veld met het vergrootglas). Typ daar bijvoorbeeld de naam van de ex-bewoner. Nu verschijnen de mails waarin die zoekterm voorkomt.

Denk over deze vragen van te voren na als je informatie gaat zoeken: • Hoe heet die informatie precies? Hoe schrijf je het? • Heb ik het zelf opgeslagen of hoort het thuis in een gedeeld bestand? • Heb ik toegang tot deze informatie? • Zijn er mappen waar ik in moet zoeken, en hoe heten die dan? • Moet ik zoeken op alfabet of op getal?

OPDRACHT 20 MAIL ZOEKEN Open je mailbox. Zoek naar alle mails van een maand geleden. Hoe doe je dat?

Zoek naar de laatste mail van je docent. Hoe doe je dat?

Zoek naar een mail over je rooster. Hoe doe je dat?

Zoek naar alle mails van één persoon. Bepaal zelf welke persoon. Op welke twee manieren kun je dat doen?

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

OPDRACHT 21 BESTANDEN OPSLAAN Bekijk de bestandsnamen en de namen van de mappen. Zet de bestanden in de goede map. Trek lijnen. 260719 Presentatie Sales Next step

Personeelsfeest 2019

Or totaalset cijfers september 2019

Functioneringsgesprekken 2019

13092019 Verslag or

Presentatie project Next step

06112019 Offerte catering Koos Kookt

Cijfers voor or

Curriculum vitae B. Harmsing

Notulen or

15062019 Verslag Functioneringsgesprek J. Grotens

Cv’s

OPDRACHT 22 ZOEKEN IN DIGITALE MAPPEN Werk in tweetallen. Maak eerst voor jezelf een mappenstructuur aan op je computer in de Verkenner. De ander gaat daar straks in zoeken. Bespreek met je docent welke mappen je maakt en welke informatie je daarin opslaat. Denk bijvoorbeeld aan: • recepten • adresgegevens • foto’s • opdrachten • facturen • enzovoort. Maak de mappenstructuur en vul deze met informatie. Maak je bijvoorbeeld mappen voor verschillende recepten, vul de mappen dan met recepten die in deze mappen passen. Een recept voor spaghetti staat bijvoorbeeld in de map voor pastagerechten. Maak vijf zoekopdrachten voor de ander. Bijvoorbeeld: zoek het recept voor spaghetti bolognese. Of: zoek de recepten waarin roomboter gebruikt wordt. Of: zoek het recept met de datum 1-3-17. Zorg ervoor dat de ander jouw zoekopdracht ook kan uitvoeren. De informatie moet dus vindbaar zijn. Laat de ander jouw zoekopdrachten maken. Maak zelf de zoekopdrachten die jij van de ander krijgt. Geef elkaar feedback. Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in.

FEEDBACKSCHEMA

Ik heb informatie gekozen die geschikt is om te ordenen in mappen. Ik heb geschikte mappen gemaakt om informatie te ordenen. Ik heb geschikte informatie in de verschillende mappen gezet. Ik heb goede zoekopdrachten voor de ander gemaakt. Ik kan zoekopdrachten van de ander uitvoeren. Tops: Tips:

OPDRACHT 23 SCANNEN EN ARCHIVEREN Van je docent krijg je een stapel documenten die je scant en archiveert.

VOORBEREIDEN Bekijk de documenten goed en bedenk hoe je ze archiveert: • Waar sla je ze op? • Welke mappen maak je? Wil je de documenten bijvoorbeeld opslaan op datum? Of op onderwerp? Of anders? • Hoe verdeel je de gescande documenten over de mappen? • Welke naam geef je ieder document, zodat je het gemakkelijk terug kunt vinden?

UITVOEREN Scan eerst alle documenten en sla ze op onder een logische naam. Zet de documenten dan in de juiste mappen. Van je docent krijg je een aantal zoekopdrachten. Voer de zoekopdrachten uit. Vraag je docent om feedback.

TERUGKIJKEN Na afloop vul je voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA

Ik heb de documenten goed bekeken voordat ik ze ging scannen. Ik heb een logische mappenstructuur gemaakt voor het opslaan van de documenten. Ik heb de documenten goed ingescand. Ik heb de documenten onder een logische naam opgeslagen.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

FEEDBACKSCHEMA

Ik heb de documenten in de juiste mappen opgeslagen. Ik heb de zoekopdrachten goed uitgevoerd. Tops: Tips:

ARCHIEVEN De meeste organisaties werken met digitale archieven. Die bereik je door naar de gedeelde schijven of mappen te gaan: dat zijn de mappen waar iedereen in kan. Zie het als de archiefkamer waar iedereen in mag rondkijken. Sommigen mogen documenten lezen en sommige mensen mogen ook documenten bewerken. Als je in documenten mag werken, dan ben je daartoe geautoriseerd. Rubrieken herkennen/rubriceren Veel archieven hebben een logische indeling. Ze hebben hoofdrubrieken: dit zijn de hoofdonderwerpen waarop documenten en gegevens zijn opgeslagen. Een hoofdrubricering kan zijn: 1. Algemeen 2. Directie 3. Hrm 4. Financiën 5. Sales 6. Marketing 7. ICT 8. Facilitair. Nu kun je rubrieken maken, bijvoorbeeld bij hrm: 3.0 Algemeen 3.1 Contracten 3.2 Personeelsgegevens 3.3 Opleidingen 3.4 Salarissen 3.5 Vakantiekaarten. En je kunt ook weer subrubrieken maken, bijvoorbeeld bij 3.2 Personeelsgegevens: 3.2.1 In dienst 3.2.2 Uit dienst 3.2.3 Jubilea 3.2.4 Salarissen management 3.2.5 Salarissen medewerkers.

Wat je ziet ontstaan bij het rubriceren heet een codering. Met behulp van een codering geef je informatie een duidelijke plek. De codering mag niet veranderen en moet bekend zijn bij iedereen. Dan weet iedereen waar en hoe hij zoeken moet. Dat gaat heel simpel: je collega wil iets weten over de regelingen die gelden bij jubilea. Nu weet jij dat je zoeken moet in de map met de code 3.2.3. En zoek je het adres van iemand die uit dienst is gegaan? Grote kans dat je dat adres kunt vinden in map 3.2.2. Codes met getallen zoals hiervoor noem je een ‘boomstructuur’. Je hebt ook codes met getallen die doornummeren (en niet met subrubrieken werken), en je hebt codes met afkortingen. Dan staat VK bijvoorbeeld voor Verkoop.

OPDRACHT 24 RUBRICEREN Archiveer de bestanden. Maak twee mappen aan: Vergadering en Open dag. Bedenk zelf welke submappen je aanmaakt. Archiveer de bestanden in de goede submappen. BESTANDSNAAM

SOORT BESTAND

Contacten sprekers

Excel

Agenda 22-01

Word

Opzet uitnodiging versie 1 29-03

Word

Checklist 29-03

Word

Draaiboek 29-03

Word

Verslag teamoverleg 24-02

Word

Offerte Zalencentrum DJ

Pdf

Workshopleiders

Excel

Uitnodiging teamoverleg 22-01

Word

Agenda 24-02

Word

Prijzen cadeau gastsprekers

Pdf

Uitnodiging Open dag V2 29-03

Word

Offerte Congrescentrum Amsterdam

Pdf

Uitnodiging teamoverleg 24-02

Word

Verslag teamoverleg 22-01

Word

Ouders 2019

Excel

Presentatie ouders

PowerPoint

CODEREN VAN BESTANDSNAMEN Je geeft goede codes aan mappen en aan bestandsnamen. Zo is het opbergen en terugvinden eenvoudig. Als je verkeerd opgeborgen documenten tegenkomt, verplaats je ze naar de goede map. Kijk wel goed in het document of er niet per ongeluk een verkeerde bestandsnaam is gegeven. Als je het niet zeker weet, overleg je met je leidinggevende.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

Toegankelijkheid Codes en rubrieken vergroten de toegankelijkheid van een archief. Als je digitale bestanden opslaat, doe je dat in het gedeelde archief. Sla je alles op in je eigen mappen, op je eigen bureaublad bijvoorbeeld, dan kan iemand anders dat nooit terugvinden. Als je wilt dat niet iedereen jouw informatie kan lezen, dan ken je leesrechten toe. Contracten, verslagen en documenten die niet veranderd mogen worden, sluit je af met een wachtwoord. Tips • Zorg voor slimme namen: Map- en documentnamen moeten precies aangeven wat ze inhouden. Aan de naam moet je meteen kunnen zien wat het is. Een goede richtlijn is dat iemand meteen begrijpt wat waar te vinden is, als diegene het archief voor het eerst gebruikt. Een goede naam is: 20180313VerslagMT-HRM: aan de naam zie je dat het een verslag is van een vergadering van de HRM-directie op 13 maart 2018. • Check of structuur van de mappen nog klopt: Soms raakt een structuur verouderd, of ontstaan er dubbelingen. Vooral dubbelingen zijn heel ergerlijk: waar moet je nu zoeken? Back-ups maken Bij een grotere organisatie zorgt de ICT-afdeling voor back-ups. Iedere nacht wordt de informatie van de dag ervoor op een aparte server opgeslagen. Als er dan iets misgaat met een bestand, dan kun je altijd weer het bestand van de back-up gebruiken. Jij kunt ook van je eigen documenten af en toe een back-up maken.

OPDRACHT 25 RUBRICEREN EN CODEREN Pak de mappenstructuur die je maakte in opdracht 22. Rubriceer de mappenstructuur door deze aan te passen in een hoofdrubricering, rubricering en eventueel subrubricering. Maakte je mappen voor recepten? Dan kun je bijvoorbeeld een hoofdrubricering maken in voor-, hoofden nagerechten. Een rubricering kan dan zijn: Nederlands, Italiaans, Thais enzovoort. En een subrubricering kan dan zijn: vegetarisch, vlees, vis. Maak daarna een codering die past bij de rubricering. Verplaats documenten naar de juiste nieuwe mappen als dat nodig is. Pas ook bestandsnamen aan als je dat nodig vindt. Laat je rubricering en codering zien aan een ander. Vraag feedback. Geef ook feedback op de rubricering en codering van de ander.

Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA

Ik heb een rubricering gemaakt. Ik heb een codering gemaakt. Ik heb documenten verplaatst als dat nodig was. Ik heb documenten nieuwe passende namen gegeven als dat nodig was. Tops: Tips:

OPDRACHT 26 RUBRICEREN EN CODEREN OP JE WERK Beschrijf hoe je op jouw school, stage of je werkplek informatie wordt gerubriceerd en gecodeerd. Beschrijf een situatie. Vertel: • om welke soort data het gaat • welke rubricering wordt gebruikt, met eventueel hoofden subrubricering • welke codering wordt gebruikt • of er bij bepaalde documenten leesrechten moeten worden toegekend • voor welke documenten jij geautoriseerd bent om ze te bewerken • of en hoe vaak er een back-up wordt gemaakt. Lever bewijsstukken aan. Bespreek met je docent welke bewijsstukken mogelijk zijn.

OPDRACHT 27 MEMORYSPEL Tijdens het leren kan het handig en nuttig zijn een memoryspel te maken. Het spelen van het spel helpt je de begrippen uit de leertekst te onthouden. • Maak op papier of op de computer een tabel met 15 rijen en twee kolommen. • Zet in de eerste kolom alle begrippen uit deze cursus. • Zet in de tweede kolom de betekenis van deze woorden. • Knip de cellen van de tabel uit. Leg de kaartjes ondersteboven op tafel. • Speel het spel met een ander: vind het juiste woord bij de juiste betekenis.

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

OPDRACHT 28 PRAKTIJKTOETS ARCHIVEREN VAN GEGEVENS In deze praktijktoets laat je zien dat je gegevens kunt archiveren. Deze praktijktoets kun je uitvoeren op school, op stage of op je werkplek. Overleg met je docent waar je de toets doet. Je krijgt de praktijktoets van je docent. BEOORDELEN 1.

Je bergt informatie op. • Je maakt dossiers en mappen aan en beheert die. • Je ordent en sorteert documenten (numeriek, alfabetisch). • Je maakt digitale mappen aan.

OOOO

Je zoekt en vindt informatie. • Je zoekt administratieve gegevens op in het fysieke of digitale archief. • Je gebruikt de verkenner effectief en efficiënt. • Je zoekt op zoektermen.

OOOO

ARCHIVEREN VAN GEGEVENS

BEGRIPPEN Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) De Europese verordening waarin staat welke gegevens er vastgelegd mogen worden, wie de gegevens mag bekijken en aan wie je de gegevens mag geven. Archiveren Informatie steeds op dezelfde manier goed bewaren. Autoriseren Toestemming geven om ergens in te werken. Bewaartermijn De tijd dat je documenten volgens de wet moet bewaren. Codering Met behulp van een codering geef je informatie een duidelijke plek. Data Gegevens. Dossier De informatie die bij elkaar hoort en belangrijke gegevens bevat. Rubriceren Documenten soort bij soort opslaan in rubrieken.

OPDRACHT 29 TEST JE KENNIS Waarom moet je contracten goed bewaren?

Wat is archiveren?

Wat is de bewaartermijn?

Wat staat er in de Algemene verordening gegevensbescherming?

Wat bewaar je in een ordner?

Wat is sorteren op alfabetische volgorde?

Wat is sorteren op numerieke volgorde?

Waarom is het handig om digitale mappen aan te maken?

Waarom maak je binnen een bedrijf afspraken over hoe je informatie opslaat?

Wat betekent geautoriseerd zijn?

Wat zijn hoofdrubrieken in een archief?

Waarom gebruik je een codering?

Wat zijn back-ups?

OPDRACHT 30 TERUGKIJKEN • Heb je alle opdrachten die je moest doen uitgevoerd? • Heb je je portfolio-opdrachten ingeleverd en zijn ze goedgekeurd? • Heb je je praktijktoets en je theorietoets gedaan? Dan kun je beginnen met de volgende cursus.