ESTÁS ESCUCHANDO TU NEGOCIO?

Natividad Lara

Contadora por naturaleza y profesión. Cofundadora de Paulino Lara.

natividad@paulinolara.com @paulinolaraaff Foto: Kendy Alcántara

No conocer los números de tu negocio es como cruzar una avenida con los ojos cerrados. Tal vez te encuentres “oyendo” el positivismo de las ventas generadas, pero ¿escuchas a los demás integrantes que conforman los tan importantes “números”?

Hace unas semanas, una compañera del club de emprendimiento al que pertenezco me externó su disposición para, desde ya, contar con una guía fiable para todos los asuntos contables de su negocio y poder llevar a cabo controles más eficientes que le permitan impulsar el crecimiento de su emprendimiento.

Siento una profunda admiración y respeto ante las personas que demuestran este nivel de consciencia. Deseo de manera sincera que más emprendedores y empresarios entiendan la importancia de este aspecto del negocio, el “detrás de bambalinas” que mueve todo lo que se ve a simple vista, pero que es primordial.

Es indudable que, hoy en día, innumerables empresas marchan al ritmo de la desinformación financiera y el desorden contable; diversas razones pueden llevar (o conducir) a este punto de descontrol financiero. Si bien es importante generar ventas para un negocio, es igual de importante conocer la influencia de la trilogía conformada por los costos, los gastos y las inversiones en el beneficio de esta venta.

Por eso, me encuentro compartiendo este breve espacio contigo; hagamos de este algo práctico y provechoso. Si tú que estás leyendo esto, eres o conoces a alguien que está maniobrando su negocio o empresa utilizando la suerte como orden contable, comparte el siguiente diagnóstico y soluciones para que empiece desde hoy a cambiar el futuro de los beneficios económicos que le espera.

Una vez completado lo anterior, define un plan de trabajo de, al menos, una hora semanal.

Diagnóstico de organización contable Aspecto de control

1 ¿Emites factura por cada venta realizada? 2 ¿Llevas un registro de tus costos y/o gastos? 3 ¿Tienes cuentas bancarias únicas para los movimientos del negocio? 4 ¿Llevas un registro actualizado de tus cuentas por cobrar? 5 ¿Llevas un registro actualizado de tus cuentas por pagar? 6 ¿Elaboras en tu negocio un reporte para conocer y controlar como fluirá el dinero de tu negocio (flujo de caja)? 7 ¿Llevas un registro de los aportes que haces o beneficios que extraes del negocio? 8 ¿Tienes asignado un salario? 9 ¿Conoces cuánto ganas (margen de beneficio) por cada venta que realizas? 10 ¿Conoces cuál es el beneficio luego de impuestos (rentabilidad neta) de cada mes de operaciones? 11 ¿Conoces como varía el efectivo de tu negocio a cada mes de operaciones (flujo de efectivo)?

Sí No

Empieza por aquellos puntos donde has respondido “Sí”

1. Elabora un Manual del Procedimiento para cada renglón basado en la situación actual y mejorarlos para hacerlo más eficiente y digerible.

Continúa con aquellos puntos que has respondido “No”.

2. Defínelos por orden de importancia y abórdalos uno a la vez: • Revisa cómo puedes ordenar el proceso para que cuentes con registros, soporte de documentos y reportes en tiempo real. • Implementa el proceso por unas semanas y, si es necesario, meses. Realiza las mejoras que consideres oportunas. • Elabora un manual del procedimiento para cada renglón, garantizando que sea eficiente y digerible. 3. Reúne todos los procesos en un solo manual y establece reuniones mensuales para monitorear la ejecución y funcionalidad de cada proceso.

La organización contable consiste en regular los componentes humanos y materiales de una entidad para obtener procedimientos eficientes y que ofrezcan información inmediata. Por esto, es tan importante que dediques tiempo a ordenar tus procesos contables. Es un paso sustancial hacia la obtención de informaciones contables genuinas que te guiarán hacia las decisiones correctas.

“No es el dinero lo que falta, sino la calidad de los proyectos que recibimos. Muchos ni siquiera tienen una contabilidad. ¿Cómo puede solicitar fondos sin presentar un mínimo de justificantes? Tienes que saber invertir en tu proyecto para captar la inversión extranjera”.

Mariam Dao Gabala, activista marfileña.

Sthepanie Torres

Abogada y traductora legal.

hola@lawgicenlinea.com @lawgicenlinea

Ilustración: Canva

La importancia de formalizar legalmente tu negocio

El crecimiento de una empresa se puede ver afectado por la informalidad

Llevas meses queriendo captar ese cliente tan importante para tu negocio. Cuando por fin acepta tu propuesta, te pide que le emitas una factura con valor fiscal y que le envíes todos los documentos del registro de tu empresa para identificarte como su suplidor. En ese momento, te falta la respiración y te pones d e todos los colores… ¡vas a perder tu cliente soñado por vivir en la informalidad!

Situaciones así suceden con mucha frecuencia y es que los emprendedores tienen miedo de crear una compañía basadas en excusas como “es muy costoso”, “no tengo socios”, “mi capital es muy bajo” y “el proceso es complicado”. Estas creencias no son más que el resultado de la ausencia de una orientación legal.

Seguro has pensado: “pero mi negocio ha funcionado bien así, ¿por qué constituir una empresa ahora?”. Cuando pones tu emprendimiento en orden y lo formalizas, tienes mayor credibilidad y proyectas una imagen profesional que te permitirá atraer inversionistas y acceder a grandes clientes.

Además, te abre las puertas a facilidades financieras y tributarias pues muchas de ellas están reservadas solo para empresas. Y otro aspecto muy importante es que separas tu patrimonio personal del patrimonio de la empresa, pues las personas físicas comprometen todo su patrimonio con las operaciones de su negocio. Esto quiere decir que ante cualquier inconveniente que tengas en tu negocio, tendrás que responder con tus activos personales (casa familiar, vehículo, ahorros). Si te formalizas y constituyes una empresa, solo serás responsable hasta el monto que has aportado en dicha empresa.

Cuando vas a formalizarte, lo primero es decidir qué tipo de compañía quieres crear. Lo bueno es que para cada idea de negocio hay un tipo de compañía en la ley de sociedades. Si quieres ser el único dueño en tu empresa, puedes optar por una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.); si tienes socios y un capital bajo una Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.) es la tuya; pero si tu emprendimiento es más estructurado y con una inversión importante, entonces formalízate bajo una Sociedad Anónima Simplificada (S.A.S). La clave está en buscar asesoría legal que te ayude a definir la que mejor se adapte a tu negocio.

Otros procesos que debes de tomar en cuenta al momento de formalizarte es el registro de tu nombre comercial en la Oficina Nacional de la Propiedad industrial (Onapi) y también el proceso en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) para que te asignen un número de Registro Nacional de Contribuyentes (RNC). Pero no te abrumes pensando en cómo hacer todo esto, busca un abogado que te oriente en el proceso, que redacte todos los documentos tomando en cuenta tu modelo de negocio y las metas que tienes y te entregue tu compañía lista para operar. ¡Toma la decisión ya! Vivir en la informalidad es limitar el crecimiento de tu negocio, que sabes que puede llegar lejos.