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Artículo de Natividad Lara
Natividad Lara
Contadora por naturaleza y profesión. Cofundadora de Paulino Lara.
Independientemente de que sea una veterana en el sector de la belleza o se encuentre dando sus primeros pasos, ¿está consciente de la situación financiera de su negocio?
Uno de los retos más importantes cuando desarrolla e intenta establecerse en este sector es lograr y mantener la calidad de acuerdo con los estándares de sus clientes.
La calidad es percibida de innumerables formas, puede manifestarse en la actitud de las personas empáticas y eficientes que estén en la parte operativa; en las atenciones oportunas de aquellos que están en contacto directo con los clientes y en un ambiente físico de apariencia agradable a la vista de las personas que acuden al establecimiento, aspectos que influyen de manera significativa en la percepción del servicio.
Sin embargo, lograr y mantener cierto nivel en la calidad requiere de decisiones inteligentes previas que determinarán qué tan rápido y sostenible sea lo que tiene para ofrecer.
Por esta razón, le comparto tres aspectos principales que, de forma imperativa, debe organizar para tener una empresa en el sector belleza que cumpla con las exigencias y que, a la vez, sea rentable en el tiempo: Sistema operativo, sistema contable y políticas generales.
Sistema operativo
El sistema operativo requerido por el negocio no necesariamente sea el mismo que le funciona al proyecto de al lado. Cada sector productivo cuenta con necesidades específicas que han sido identificadas y creadas por un desarrollador, con el fin de automatizar los procesos que desarrolla de manera manual, incluyendo opciones de mejora que posiblemente no se han considerado.
En términos más específicos, un sistema operativo orientado al sector productivo de belleza permitirá tomar control de aspectos como: servicios ofrecidos por especialistas, técnico, colaborador específico; productos consumidos en el servicio y los que son adquiridos por cada cliente.
Esto permite tener actualizadas y controladas informaciones como:
• Inventario de productos para la venta: qué cantidad tiene disponible, cuántas unidades vendidas en un período de tiempo específico. • Inventario de productos para consumo en servicios ofrecidos: el margen de consumo por cantidad. • Comisiones a especialistas, técnicos, colaboradores: en base a los clientes atendidos, cuál es la comisión correspondiente por un período determinado de tiempo. • Facturaciones a clientes por consumo global: una única facturación para todos los servicios ofrecidos y para los productos adquiridos en cada visita. • Comprobantes fiscales emitidos y habilitados: recurso de gran importancia para mantener un sano manejo de las ventas a declararse a Impuestos Internos. • En la parte de servicio al cliente, pueden ofrecer funcionalidades de control de citas, históricos por cliente, comunicación con el mismo, etc. Un gestor de clientes (CRM) integrado.
Sistema contable
Los sistemas operativos, regularmente, solo tienen funcionalidad hasta el proceso de facturación, de manera que no cuentan con un ambiente donde manejar una contabilidad organizada que pueda ofrecer reportes financieros oportunos para conocer la situación del negocio.
natividad@paulinolara.com @paulinolaraaff Foto: Kendy Alcántara
Lo ideal y lo que es el paso a seguir en este punto es la integración con una herramienta tecnológica especializada en manejo contable que toma los datos necesarios del sistema operativo y los convierta en información contable que, junto a otros procesos, darán como resultado estados financieros y otros reportes importantes para la administración del negocio.
Entre estos reportes están
•Estados financieros para conocer la situación del negocio, estado de ganancias o pérdidas y flujo de efectivo.
•Reportes más cotidianos como cuentas por cobrar, cuentas por pagar y flujo de caja.
•Otros más especializados como rentabilidad por producto o servicio, y rotación de inventario.
Este sistema contable será la herramienta para crear y mantener un orden contable que será la base para poseer informaciones oportunas para envío de datos y declaraciones antes Impuestos Internos. Ayudará a conocer la salud financiera de su negocio. En base a estas, podrá definir su curso y tomar decisiones que lo fortalezcan.
El primer paso debe ser identificar el costo, no solo de los servicios y productos que ofrece, también el costo administrativo para mantener en marcha el emprendimiento.
Políticas generales
Establecer políticas generales de manera que el personal administrativo esté alineado a una sola línea de opciones. • Política de descuentos • Formas de pago. Establecer los controles en caso de manejo de efectivo • Relación con proveedores y facilidades de crédito a solicitarles • Plan de créditos y cobros
Isnelda Guzmán
Consultora Mentora de planificación para mipymes
isneldag@gmail.com @horadeplanificar
Foto: Freepik
Cuando inicia cada año nos proponemos proyectos, metas por realizar y es en el último trimestre del año es que nos percatamos que no hemos ejecutado lo que nos propusimos. ¿Qué pasa en muchos negocios? ¿Por qué es que en el último trimestre del año es que reaccionamos y empezamos a ejecutar? Nos proponemos proyectos e ideas que no hemos aterrizado y muchas se quedan en eso... en ideas. No pasamos a desarrollar una planificación realista que permita esclarecer el paso a paso para llegar a materializarlas.
Muchas veces no estamos claros del objetivo de esos proyectos y, al no saber qué queremos lograr, procrastinamos, nos sumergimos en el torbellino de los imprevistos y de las tareas del día a día.
A pesar de que en los inicios es difícil de implementar, pues siempre habrán miembros del equipo a los cuales no les genera importancia, a medida que vaya pasando el tiempo y se convierta en un hábito de planificación y seguimiento, se ven los resultados. Es como cuando iniciamos a hacer ejercicios. Puede ser cuesta arriba, pero a medida que vamos viendo los resultados en nuestro cuerpo, va teniendo su importancia y motivación. El torbellino del día a día siempre nos va a arropar. Luchemos por sacar el espacio que nos permita ejecutar lo crucialmente importante para crecer.
Algunas de las causas que se presentan porque no ejecutamos son las siguientes:
1. No establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y con tiem-
po (S.M.A.R.T. ): Los equipos no están conscientes de lo que se quiere lograr, se hacen planes estratégicos que son conocidos por pocos o solo se encuentra en la cabeza del director ejecutivo. En las empresas, los departamentos no elaboran un plan de acción que contribuya a la consecución de su plan estratégico.
2. Tener muchos proyectos al mismo tiempo sin capacidad para ejecutarse: Abrirse tantos frentes hace que nos ocupemos en tantas cosas, que al final no completamos un trabajo de calidad. Menos, pero mejor, siempre va a ser una muy buena elección.
3. El clima laboral es un factor clave para lograr resultados. Todos deben sentirse parte y escuchados, ya que esto hace que los miembros de un equipo se comprometan a lograrlo. Deben ser autónomos y capaces de decir como alcanzar los objetivos y a lo que se comprometen.
4. No tener tablero o solo tener tableros con mediciones de resultados. Hay que tener mediciones para los equipos, para quienes ejecutan, donde puedan ver dónde están y hacia dónde quieren ir.
5. No tener sesiones de rendición de cuentas. Nos sumergimos en olas de reuniones donde mezclamos el día a día. No tenemos esas sesiones específicamente para tareas de metas, donde el equipo rinda cuentas y se establezca los compromisos a los cuales se hizo responsable.
Una buena definición de metas y el seguimiento adecuado nos permitirá alcanzar lo que nos proponemos sin importar el torbellino de tareas que se nos presente. Algunas recomendaciones son:
1. Establecer metas que realmente sean importantes y que representen un desafío.
2. Crear mediciones en las que podamos ver hacia dónde queremos llegar y mediciones que solo los equipos influencien en ellas. Resultados de tareas que comprometen al equipo y contribuyan al éxito esperado.
3. Crear tableros de redimiento claros y fáciles de entender para que los equipos donde puedan visualizar sus avances.
4. Realizar reuniones de rendición de cuentas de no más de 20 o 30 minutos, máximo una vez a la semana, donde cada miembro del equipo exprese su compromiso y cómo contribuirá a los avances de las metas del tablero.
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Por Massiel de Jesús | mdejesus@eldinero.com.do
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DISEÑAR ESTRATEGIAS Para alcanzar las metas trazadas en su plan de ahorro es importante contar con habilidades para administrar sus ingresos y evitar los sobregastos.
DISCIPLINA Debe tener compromiso y estar consciente de lo imprescindible que es la disciplina y responsabilidad consigo mismo para alcanzar lo deseado.
RECHAZAR Saber decir no a situaciones que puedan poner en peligro la meta financiera propuesta es clave para cuidar sus bolsillos.
SER PERSEVERANTE Esto le permitirá ser firme en sus decisiones y actuar en consonancia con su plan de ahorros.
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Cifra 30%
EMPRESAS DEL CARIBE Cerca de un 30% de las empresas del Caribe están lideradas por mujeres, según el Foro Económico de Mujeres (WEF, en inglés).
No te dejes intimidar por lo que no sabes. La ignorancia puede ser tu mayor fortaleza y la llave para hacer las cosas de manera diferente a los demás.
Sara Blakely
Fundadora de Spanx
