Welkom Welkom bij EMI! Dit informatieboekje geeft een praktische introductie van de Hogeschool en EMI voor nieuwe medewerkers, maar ook voor de huidige medewerkers. Je vindt in dit boekje een uitleg over verschillende onderwerpen waarmee we je op weg willen helpen bij je start binnen de Hogeschool. In de digitale versie kan je ook gebruikmaken van de links voor meer informatie. Voor praktische vragen kan je terecht bij Marjon en de collega’s bij communicatie. Zij kennen de weg binnen de Hogeschool en EMI. Meer informatie over Werken bij de Hogeschool is te vinden op HINT: Werken bij | HINT (hr.nl) Voor kennismaking met de medewerkers van EMI, vragen we je om bij Marjon een korte beschrijving en een profielfoto van jezelf te geven. Deze informatie kan via de interne/externe nieuwsbrief en website gedeeld worden. Meld je ook aan op de LinkedIn-pagina van EMI. Op de website van EMI zie je alle medewerkers met hun functie en bij welk programma ze betrokken zijn. In de Microsoft Teamomgeving EMI-EMI Stuurgroep-Programmaraad-team staat in de map EMI Smoelenboek een korte beschrijving van alle medewerkers en de leden van de Stuurgroep en Programmaraad van EMI. Wil je handige tips in Word, Excel en een makkelijk knipprogramma, neem dan contact op met Marjon Schrama. Naast deze handleiding geven we je ook mee: • Huisstijl handboek • Handleiding Social Media
Welkom bij EMI – versie februari 2022
2
Inhoud (ctrl + klik om naar betreffende hoofdstuk te gaan) Praktische informatie Inlogaccount, digipas, medewerkerspas en HR-sleutel IT-middelen Werkplek Ondersteuning communicatie Printen en kopiëren Post Parkeren Lokalen De Hillevliet Afspraak regelen Personeelszaken Ziek- en betermelden Vakantiedagen en -kaart Veilig en gezond werken Professionalisering Vertrouwenspersoon Personeelssysteem en vergoedingen Youforce Salaris en bijdrage internet Reiskosten woon/werkverkeer en thuiswerkvergoeding Declaraties Overleggen binnen EMI Gesprekscyclus Overzicht overleggen Werken met Office 365 Thuiswerken Bestanden plaatsen in verkenner Rotterdam Hogeschool Opgeslagen documenten Delen van documenten Gebruik sjablonen OneDrive Vergaderen in Teams Chat en post? Samenwerkmatrix Outlook Invoeren Handtekening in Outlook Agenda Machtigen agenda derden Out of office Bestellingen Diverse bestelling Relatiegeschenken Vergaderruimte en catering Adressering facturen HR Externe financiering Kostenplaatsen EMI Sneltoetsen Word Overzicht Instituten en opleidingen
Welkom bij EMI, versie februari 2022
4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 7 7 7 7 8 8 9 9 9 9 10 11 11 11 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 15 15 16 16 16 17 17 18 18 19 20 20 21 22
3
Praktische informatie Inlogaccount, digipas, medewerkerspas en HR-sleutel
Om in te loggen de digitale systemen (intranetwerk, Outlook, MicrosoftTeams, YouForce e.d.) van de Hogeschool heb je inloggegevens nodig. Hierover ontvang je een brief, waar je inloggegevens in staan. Tijdens het inloggen wordt gevraagd om een toegangscode van de app Authenticator. De app wordt op je telefoon geplaatst. Dit kan online actief worden gemaakt, of je kunt deze laten installeren op het Museumpark (neem dan wel je brief mee). Nadat je bent ingelogd, kun je in Hint je eigen profiel aanpassen (zeker aan te raden). In het smoelenboek (een van de widgets op de startpagina) kun je je telefoonnummer opgeven, de ruimte waar je zit, je werktijden en zoektermen. Voeg ook een profielfoto toe. Iedere medewerker krijgt een medewerkerspas. Met de pas maak je gratis: kopieën en leen je boeken uit de mediatheek. Verlies van de kaart dien je direct te melden bij het Servicepunt (op alle locaties bereikbaar op telefoonnummer 1111 of via service@ hr.nl). Zij blokkeren de kaart. De ruimtes op de Hillevliet van EMI zijn te openen met een HR i-loq sleutel. Ook deze wordt bij aanvang van je dienstverband aangevraagd en kan je na bericht ophalen op de HR locatie op de Posthumalaan.
IT-middelen
Omdat iedereen ook thuiswerkt, kan een device/laptop aangevraagd worden. Je leidinggevende kan bij indiensttreding deze aanvraag via OKC-personeel plaatsen. Na bevestiging dat je IT-middelen beschikbaar zijn, kan je een afspraak maken om deze op het Museumpark op te halen. Voor EMI-collega’s die voor hun werk vaak buiten de deur zijn, kan door EMI een mobiele telefoon worden besteld, of je kunt dan in aanmerking komen voor een telefoonvergoeding (op basis van fte). Vragen hierover kan je bij Marjon (of iemand van OKC-personeel: okc-personeel@hr.nl) stellen. LET WEL: alle IT-middelen dienen bij uitdiensttreding weer ingeleverd te worden bij de servicebalie.
Werkplek
De bureaus zijn flexplekken die je na gebruik altijd leeg achter dient te laten. Aan het begin van de dag is het aan te raden om de werkplek te ontsmetten (dan weet je altijd zeker dat deze schoon is). Het is belangrijk dat je je werkplek op een goede manier instelt om lichamelijke klachten te voorkomen. De bureaus en stoelen bij EMI zijn elektrisch c.q. handmatig in hoogte verstelbaar. Hou bij het instellen rekening met de ARBO-regels, zie afbeelding.
Ondersteuning communicatie Bij afdeling communicatie kan je terecht met al je vragen over het organiseren van evenementen, gebruik social media, ontwerpen flyers/posters/handleidingen/magazines.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
4
Printen en kopiëren EMI/HR heeft een printer/kopieermachine: Follow-ME-printer. Op je eigen laptop of ander apparaat kun je de printer installeren. Hiermee zijn alle printers van de HR aan te sturen. Inloggen gaat met je medewerkerspas of je gebruikersnaam en wachtwoord. Als er problemen met kopieermachine zijn, meld dat altijd aan Marjon (of iemand van communicatie).
Parkeren Parkeren is op eigen kosten. EMI is het beste te bereiken per fiets en/of openbaar vervoer.
Lokalen De Hillevliet
De ruimte van De Hillevliet is rookvrij, ook de binnenruimte en voor de ingang. Onze ruimtes op De Hillevliet hebben allen een eigen mailadres en daarmee een agenda in Outlook: HV.0.25 Hillevliet90@hr.nl HV.2.12 (ruimte voorzijde gebouw) EMI-HV.2.212@hr.nl HV.2.14 (ruimte in de hoek) EMI-HV.2.14@hr.nl) HV.2.15 (ruimte met podium) EMI-HV.2.15@hr.nl Stappen in Outlook: • Voeg deze mailadressen toe aan je Agenda in Outlook door een v te zetten (zie links in je balk bij kalender), dan kan je zien of de ruimte beschikbaar is, of kijk nadat je bij Aan… het mailadres hebt toegevoegd via de Planningassistent of de ruimte vrij is? Kijk bij Terugkeerpatroon ook vooruit of de ruimte wel beschikbaar is. • Zo ja, dan kan je boeken. • Zet dan wel je contactgegevens in de afspraak (of die van de betrokken docent). Het is duidelijk niet de bedoeling om andere afspraken te verwijderen!! Als het goed is krijgen alle medewerkers van EMI toegang tot OPENR, waarmee de deur van de Hillevliet is te openen. Het is niet toegestaan de Aula op de 1e verdieping te gebruiken zonder toestemming van de Stadskeuken! Deze afspraak moet in Proquro geboekt worden, daarom deze reservering altijd via Marjon laten lopen!!! Ook om later misverstanden te voorkomen. Dit is ook met Faouzi zo afgesproken (vandaar ook dat ik hierbij NIET zijn gegevens noteer). Andere ruimtes op De Hillevliet kunnen ook alleen via Marjon geboekt worden, vooral als de financiële verplichtingen aan vastzitten.
Post
Alle post voor EMI (personen en stichting Mentoren op Zuid e.d.) wordt 2x per week (dinsdagochtend en/of donderdagochtend) op de Hillevliet bezorgd. • Bij inkomende post: In het posthok beneden op De Hillevliet staan bakjes waarin post voor EMI wordt neergelegd, dus als je post verwacht, dan kan je die daar ophalen. • Bij uitgaande post: Heb je interne of externe post te verzenden? Bel het nummer van de postkamer tst.4831. Leg de post in het EMI-bakje en spreek af wanneer deze opgehaald wordt. Ook hiervoor geld dat dit 2x per week mogelijk is.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
5
Geen post voor of van EMI, dan zal de interne koerier ook niet langskomen. Dus belangrijk om zelf actief contact te leggen!!!
Bedrijfshulpverlening
Binnenkort start een aantal met de opleiding Bedrijfshulpverlening. Deze BHV-ers helpen bij ongevallen (EHBO toepassen), brandbestrijding en ontruiming in noodsituaties, en regelen contact met externe hulpverleners (in en om het gebouw). Mocht je in het bezit zijn van een geldig BHVbewijs, dan dat graag bij Marjon melden.
Afspraak regelen
Marjon kan afspraken voor je regelen. Geef daarbij wel aan: • Wie voor de afspraak uitnodigen, zo mogelijk met telefoonnummers? • Reden/aanleiding van de afspraak (vooral als bij secretaresses belang van de afspraak moet worden aangegeven). • Afspraak online of op locatie? • Standaard is 1 uur, indien korter/langer dan dat bij aanvraag aangeven. • Op welke termijn moet afspraak geregeld zijn? • Is er wel/geen catering noodzakelijk?
Gedragsregels voor Whatsapp-groep van EMI
Hierbij de WatsApp-regels voor EMI. 1. Houd het zakelijk: geen privéberichten delen in zakelijke app-groep 2. Beperk je tot boodschappen die voor de hele groep zijn, dus niet een enkele collega aanspreken in de app-groep 3. Alle informatie in één bericht plaatsen, niet in separate berichten 4. Beperk je tot het onderwerp van de groep
Welkom bij EMI, versie februari 2022
6
Personeelszaken Zie algemeen op HINT: https://hint.hr.nl/nl/HR/Werken-bij/
Ziek- en betermelden Als je ziek bent, dan stuur je een mail naar Marjon met Dave de Held in de cc. Marjon informeert OKC/HR waar de registratie plaatsvindt. Als je weer beter bent, dan stuur je weer een mail naar Marjon met Dave in de cc. Naar aanleiding van de mail zal Dave contact met je opnemen om het samen te hebben over wat er aan de hand is, en of het noodzakelijk is om bijvoorbeeld een bedrijfsarts of maatschappelijk werker in te schakelen. Even los van de gevallen waar dit standaard al plaatsvindt zoals bij langdurige ziekte of als je vaker ziek bent. In principe meld je je ook ziek bij je de leidinggevende van je thuisbasis, die moeten het dan doorgeven aan EMI (de directeur meldt zich ziek bij het CVB). Graag voor de zekerheid ook altijd bij EMI ziekmelden. Zie ook: https://hint.hr.nl/contentassets/ba2054ca40ec476f84130e24faf0c8a0/4-slag-hro-stappenplanmedew-3.pdf
Vakantiedagen en -kaart
Het aantal vakantiedagen dat je krijgt hangt af van je aanstellingsomvang (fte) en je werkschema. Bij de opbouw van vakantie maken we onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke uren. Je bouwt vier keer je werkuren per week aan wettelijk verlof op. Wanneer je 40 uur per week werkt, heb je dus 160 wettelijke verlofuren. De overige uren zijn bovenwettelijk. Het is belangrijk dat je je verlofuren zelf goed bijhoudt. Hiervoor kun je gebruikmaken van de Excelvakantiekaarten. In de vakantiekaart zijn de door het ministerie OCW vastgestelde po/voschoolvakanties niet opgenomen, met uitzondering van de periode tussen Kerst en nieuwjaar en de vanuit de cao verplichte vrije dagen. Meer informatie, vakantiekaart en speciale verlofregelingen e.d. op HINT: https://hint.hr.nl/nl/HR/Werken-bij/mijn-dienstverband/werktijden-en-verlof/ Vanuit de cao van het hbo is geregeld dat je in veel gevallen ieder jaar recht op een aantal uur voor duurzame inzetbaarheid. Hiervoor moet je aanstelling ten minste 0,4 fte zijn en van de laatste 5 jaar moet je 3 jaar in het hbo werkzaam zijn. Hoe je de uren besteedt, bespreek je met je leidinggevende tijdens de gesprekscyclus. Zie voor meer informatie: https://hint.hr.nl/nl/HR/Werken-bij/mijn-loopbaan/duurzame-inzetbaarheid/
Veilig en gezond werken
Veilig en gezond werken is belangrijk. Binnen HR zijn er verschillende mogelijkheden om werkplekken en arbeidsomstandigheden te verbeteren. • Omdat we hybride zullen gaan werken, blijft een goede werkplek thuis belangrijk. Wil je advies? Laat jouw thuiswerkplek checken door bedrijfsfysiotherapeut van LIJV en plan een online afspraak: Werken bij - Gezond en vitaal - Thuiswerken tijdens corona | HINT (hr.nl) •
Merk je tijdens je werk achter het beeldscherm zichtproblemen zoals slecht zicht, hoofdpijn of geïrriteerde ogen? Misschien kan een beeldschermbril helpen. Kijk voor meer informatie hierover op: Werken bij - Mijn dienstverband - Vergoedingen | HINT (hr.nl)
Welkom bij EMI, versie februari 2022
7
•
Zorg je voor genoeg afwisseling, beweging én neem je voldoende pauzes tijdens het beeldschermwerk (zet een timer)? Op HINT staan veel tips: Gezond en vitaal | HINT (hr.nl)
Professionalisering
Nog beter worden in je werk en meegaan met de laatste ontwikkelingen; dat wil iedereen. En dat kan ook. Bij Hogeschool Rotterdam is elke medewerker verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling, maar ook in teamverband is professionalisering een belangrijk thema. Zelf én samen groeien. Want het onderwijs vormgeven doen we gezamenlijk. Samen werken we aan onze professionaliteit. Zie HINT: https://hint.hr.nl/nl/HR/Werken-bij/mijn-loopbaan/Professionalisering/ De HR Academie biedt medewerkers tal van mogelijkheden om te leren en te ontwikkelen en op dit gebied mooie dingen te doen. Zie HINT: https://hint.hr.nl/nl/HR/Werken-bij/faciliteiten/hr-academie/
Vertrouwenspersoon
Op je werk kun je geconfronteerd worden met vormen van ongewenst gedrag. Denk aan pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie. Ervaar jij zo’n situatie? Dan kun je terecht bij een vertrouwenspersoon van de hogeschool. Een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en gaat altijd vertrouwelijk om met jouw informatie. Je kunt bij de vertrouwenspersoon onder andere terecht voor: • eerste opvang als je te maken hebt met een vorm van ongewenst gedrag en hulp en advies nodig hebt; • het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is; • informatie over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures; • begeleiding als je de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van de opleiding; • doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties of een mediator; • het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag. Daarnaast kunnen zij: • leidinggevenden en management adviseren en ondersteunen bij het voorkomen van ongewenst gedrag; • gevallen van ongewenst gedrag registreren. Voor medewerkers van de kenniscentra en CoE’s is dat Gertruud Bartels-van der Ham (g.m.e.bartelsvan.der.ham@hr.nl, 010 - 794 4537). Specifiek te benaderen voor melding rond racisme/discriminatie: Selina Kofi en Dionne MarkeloWagiso
Welkom bij EMI, versie februari 2022
8
Personeelssysteem en vergoedingen Youforce Binnen Hogeschool Rotterdam werken we met het personeelssysteem Youforce. Youforce is het systeem waar je als hogeschoolmedewerker voor al je zaken rond je aanstelling bij HR.
Salaris en bijdrage internet Rond de 25ste van de maand ontvang je je salaris. Daarnaast ontvang je maandelijks automatisch bij je salaris een vaste internetvergoeding van € 30. In Youforce (inloggen met je HR-account) kan je een jaaropgave downloaden en je salarisstroken inzien. Als je dan de tegel “mijn instellingen” aanklikt en dan “emailservice salarisspecificaties” kan je je privé-email aangeven. Wel zo handig, ook voor iedereen die uit dienst gaat. Of als de stageperiode is afgelopen!! Oud-medewerkers/stagiaires krijgen dan hun jaaropgaaf naar het privé-emailadres gestuurd. Mocht iemand al uit dienst zijn en een jaaropgave nodig hebben, dan kunnen ze een mail sturen naar HRM-teamB@hr.nl én dan niet vergeten een scan van hun ID of paspoort mee te sturen met de mail.
Reiskosten woon/werkverkeer en thuiswerkvergoeding Het declaratieformulier staat in Youforce > Self Service > knop Te doen. • Hou gedurende de maand bij wat je thuiswerkdagen en wat je locatiedagen zijn. Selecteer bovenin de maand, zodat de data worden ingevuld. Je kiest op je werkdagen eenvoudig voor reisdag dan wel thuiswerkdag. Bij reisdag kies je welke locatie, en het systeem vult de verdere gegevens aan. Bij dagen waarop je zowel thuis aan het werk was als naar de locatie bent gekomen maak je zelf je keuze tussen een van de twee opties. Een volgende keer als je in die maand de volgende week wilt invullen, zie je bij Te doen bij formulieren je declaratie staan waarin je door kan gaan met invullen. •
Aan het begin van de volgende maand kun je zo het bijgehouden formulier indienen door te klikken op volgende e.d. tot je knop ziet met Versturen. Doe dit voor de 3e van iedere maand, zodat het tijdig mee kan met de salarisadministratie voor uitkering bij het salaris rond de 25e van die maand.
Hiervoor moet je dus zelf actie ondernemen. ADVIES: sluit hiermee altijd je werkweek af en vergeet het niet aan het eind van de maand in te dienen!! Zie voor meer informatie: Werken bij - Mijn dienstverband - Reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerkvergoedingen | HINT (hr.nl)
Welkom bij EMI, versie februari 2022
9
Declaraties Als medewerker in loondienst van HR dien je je declaraties in via Youforce Selfservice. Dit betreft kosten voor het budget van je thuisbasis. Dit gaat bijvoorbeeld om reiskosten, verblijfkosten, maaltijdkosten. Let op: Youforce werkt alleen op Internet Explorer! In onderstaande gevallen dien je dit declaratieformulier te gebruiken: • • • •
Kosten t.b.v. een gesubsidieerd project (projecten met een projectnummer); Kosten gemaakt voor een ander instituut/kenniscentrum etc. dan je thuisbasis; Het aanvragen van voorschotten; Alle kosten gemaakt door vrijwilligers, studenten en externen met een HR account. Klik hier voor de link voor declaratieformulier vrijwilliger/pnil. Deze kunnen alleen digitaal ingediend worden!
Overige informatie bij OKC financiën okc-financien@hr.nl
Welkom bij EMI, versie februari 2022
10
Overleggen binnen EMI Gesprekscyclus In de gesprekscyclus staat een goed gesprek tussen jou als werknemer en Hogeschool Rotterdam als werkgever centraal. Een gesprek om ervoor te zorgen dat je met plezier functioneert, je professionaliteit onderhoudt en je duurzame inzetbaarheid bevordert. Een eerste planningsgesprek vindt plaats een half jaar na in diensttreding. De gesprekscyclus bestaat jaarlijks uit planningsgesprek, evaluatiegesprek en beoordelingsgesprek. Van alle gesprekken uit de gesprekscyclus worden gespreksverslagen gemaakt, waarvan een getekend exemplaar in je personeelsdossier wordt opgenomen, of direct opgeslagen in YouForce. Met deze gespreksverslagen beschikken zowel jij als je leidinggevende over een tijdlijn met vastgelegde afspraken en acties.
Overzicht overleggen
Nog aanpassen a.d.h.v. input wensen team d.d. 13-1-2022 Overleggen
Doel
Deelnemers
Frequentie
Bilo’s
Inhoudelijke voortgang van de programma’s
Directeur, progr.leider of Prog.leider met medewerker
Om de 4 tot 6 weken
Planningsgesprek Planning op taken behorende bij de functie
Directeur en/of progr.leider, medewerker
1x per jaar jan
Evaluatiegesprek Evaluatie van taken
Directeur en/of progr.leider, medewerker
1x per jaar jun/jul
Beoordelingsgesprek
Bespreking beoordeling afgelopen jaar
Directeur en/of progr.leider, medewerker
1x per jaar okt/nov
Overleg prog.leiders
Bespreken/uitwisselen gezamenlijke algemene punten/doelen/evenementen
Directeur, alle progr.leiders
8x per jaar
1 of 2-daagse
Teamgevoel versterken van EMI als geheel, uitwisseling programma’s
Alle medewerkers (> 0,4 fte) en student-assistenten, trainees
1x per jaar
Winterfeest
Teamgevoel versterken van EMI als geheel
Alle medewerkers, stagiaires, student-assistenten, trainees
1x per jaar (dec)
Zomerfeest
Teamgevoel versterken van EMI als geheel
Alle medewerkers, stagiaires, student-assistenten, trainees
1x per jaar (jul)
Teamoverleg
Inhoudelijke afstemming taken en voortgang programma
Prog.leider met medewerkers/ Wisselend: studentassistent en stagiaires MOZ 1x pw Ouders 4x pj Urban 1x 6wk MG: 1x 6 wk
Welkom bij EMI, versie februari 2022
11
Werken met Office 365 Thuiswerken
Medewerkers van EMI ontvangen een device in bruikleen. Hiermee kan op HR, locatie of thuis met Office 365 gewerkt worden. Zie verder ook tips op Hint: https://hint.hr.nl/nl/HR/Voorzieningen--Services/AVICT/werken-op-afstand/ EMI werkt via Teams. Met dit online platform kan iedereen berichten sturen (naar personen of groepen), vergaderen, bestanden delen en (tegelijkertijd) bewerken, planning bijhouden per team. Per programma en voor communicatie, personeelszaken, programmaleiders en relatiebeheer is een eigen team aangemaakt. In het tabblad bestanden staan de documenten. Nog steeds geldt: als je samenwerkt, plaats die documenten in je team en niet in je eigen OneDrive, want dan zijn ze niet beschikbaar voor je collega’s. Zet nooit documenten op je desktop, daar wordt geen back up van gemaakt!! (en als je met een pc werkt, dan kan je die op een andere werkplek niet openen). Niet alle teams zijn voor iedereen toegankelijk. Uiteraard wel de algemene mappen. Globaal kom je daar de volgende documenten tegen.
Bestanden plaatsen in verkenner Rotterdam Hogeschool In Team EMI Algemeen > 3. Huisvesting > Thuiswerken staat een filmpje van team communicatie over hoe je de bestanden van je verschillende teams bij elkaar kan zetten in een soort verkenner. LET OP: alles wat je daar verplaatst/verwijdert of op welke wijze dan ook op een andere plaats zet, verandert dan ook bij de bestanden van teams. Denk dus goed na voordat je dat gaat wijzigen! Het is dan ook definitief gewijzigd bij de bestanden zoals die bij je team staan opgeslagen! Vanuit Outlook kan je nu heel makkelijk bijlagen slepen naar je map in de ‘verkenner’, waarna deze ook toegevoegd zijn bij Bestanden van je team. Super makkelijk dus! Zie ook: https://hint.hr.nl/nl/HR/Voorzieningen--Services/AVICT/slimmer-samenwerken/teams/
Opgeslagen documenten
Definitieve document worden in de betreffende programmamap opgeslagen. Aan de naam van het document is dan te lezen hoe oud het document is, want vermeld wordt voor de naam van het LET OP: te lange namen kunnen problemen opleveren met zoeken/openen. Alle oude versies in je werkmap kan je dan natuurlijk verwijderen (opgeruimd staat netjes).
Delen van documenten
Gebruik zo min mogelijk je mail voor het delen van documenten, maar deel alle documenten via de teams. Bij het sturen van bijlagen gaan in feite kopieën van jouw document door de organisatie heen zwerven. AVG-technisch is het ook verboden om gegevens van stagiaires, personeel, relatielijsten e.d. via de mail te versturen (NIET VEILIG). Zet het document in teams, en deel een link met je collega.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
12
Gebruik sjablonen Voor EMI is een aantal sjablonen gemaakt, zie afbeelding. Maak daar vooral gebruik van, want dan gebruik je de juiste lettertypes, EMIlogo e.d. Een snelkoppeling staat bij Microsoftteam bestanden van EMI Algemeen - _EMI Sjablonen Zie ook handleiding Huisstijl EMI.
OneDrive
Iedereen beheert zijn eigen OneDrive. De OneDrive is persoonlijk, documenten zijn in de basis niet gedeeld. Hier kun je jouw (werk)documenten plaatsen en jouw achtergronddocumenten (denk aan vakantiekaart). Je kunt je OneDrive indelen zoals je zelf wil.
Vergaderen in Teams
Deze kunnen voor een hele groep gepland worden (vanuit Outlook, of via Teams). Iedereen ontvangt vooraf een uitnodiging in zijn agenda met daarin een link om aan het overleg deel te nemen. Tijdens de vergadering kunnen actielijsten worden aangemaakt (bij je team aan tabbladen Planner toevoegen), kunnen in Chats opmerkingen tijdens overleg worden gemaakt, kan scherm worden gedeeld, kunnen notulen worden gemaakt. Als je niet praat dan microfoon dempen, want als die aanstaat zorgt dat voor onrust. Ook als je typt...dan hoort de microfoon dat. Kortom er zijn veel mogelijkheden voor vergaderen en verslaglegging in Teams. Zie ook Teams tips met Ralf Hillebrand. Voor het organiseren van lessen in kleinere groepen waar alle deelnemers (max. 9) in beeld zijn, heeft Teams altijd de voorkeur. Met Microsoft Teams is het mogelijk een opname te maken van een Teams meeting/vergadering. Meer informatie over de mogelijkheden van vergaderen in teams: https://hint.hr.nl/nl/HR/Voorzieningen--Services/AVICT/videoconferencing/teams/
Chat en post? In een team heb je chat (links in scherm) en Post (tabblad bovenin scherm). Chat is om even 1-op-1 met iemand iets te wisselen. Post gebruik je in een team om discussie te hebben over 1 onderwerp. Door bij Post op antwoord te klikken, geef je antwoord/feedback op de gestelde vraag/onderwerp. Bij Chat kan je alleen telkens nieuw bericht maken, waardoor de informatie niet meer bij elkaar staat. Gebruik binnen een team Post, dan blijven vraag en antwoord bij elkaar. Bovendien is dit veiliger, want de gegevens op WhatsApp zijn bijvoorbeeld niet beschermd. Binnen een post/chat nieuwe regel (in plaats van nieuw bericht) > tegelijkertijd Shift en Enter aanklikken.
Samenwerkmatrix
Op de volgende pagina is de Samenwerkmatrix van HR opgenomen, waarin staat vermeld welk middel van Office 365 het beste voor welk doel gebruikt kan worden. Binnen het eigen team worden hierover afspraken gemaakt.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
13
Welkom bij EMI, versie februari 2022
14
Outlook Bij HR wordt gebruik gemaakt van Outlook voor e-mail en agendabeheer. Iedere medewerker krijgt een hogeschool e-mailadres (voorletters.achternaam@hr.nl en inlogcode@hr.nl). Alle mails worden naar dit e-mailadres gestuurd. Dit e-mailadres dien je te gebruiken voor de e-mail correspondentie vanuit je functie binnen de hogeschool. Zie ook HINT: https://hint.hro.nl/nl/HR/Voorzieningen--Services/AVICT/Handleidingen/#outlook, voor: • Instellen vakantieregel • Agenda delen met anderen • Machtigingen instellen • Synchronisatie van Android, iPhone, iPad e.d.
Invoeren Handtekening in Outlook Tabblad Bestand > onderaan Opties > Email > tabblad Handtekening voor berichten maken of wijzigen. Knip plak de tekst (vraag iemand van je team zijn handtekening te mailen en pas deze aan). Invoeren logo: ga boven het handtekeningen vak en selecteer de button afbeelding (rechts) Opstellen automatische handtekening Met vriendelijke groet,
Aanwijzingen
Marjon Schrama
Lettertype Arial Grootte 10 Functie: 8 punts
beleidsondersteunend medewerker M.J.C.Schrama@hr.nl | 010 794 5946 Aanwezig: ma-di-wo-do
1 wit regel Grootte 8, (max 4 cijfers bij elkaar) Aanwezig e.d. grootte 8 EMI | Expertisecentrum Maatschappelijke Innovatie Bezoekadres | Hillevliet 90, 3074 KD Rotterdam Postadres | Postbus 25035, 3001 HA Rotterdam 010 794 5946 | EMIopzuid@hr.nl | EMIopzuid.nl
LOGO EMI NAW Grootte 9
Op de hoogte blijven van EMI op Zuid nieuws? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
15
Agenda Zet je afspraken in de agenda van je HR_mail (Outlook), dan kan Marjon (of iemand anders bij communicatie) zien wanneer er afspraken gepland kunnen worden waarbij je aanwezig moet zijn. Vul ook je vakanties in. Wil je afwezigheid voor langere periode aangeven (b.v. vakantie) > klik op Nieuwe
Niet gebruiken!!!!!!
gebeurtenis bij tabblad van Agenda. Begintijd (9.00 uur) is eerste dag en bij Eindtijd zet je laatste dag neer. Gebruik NOOIT het vinkje Duurt hele dag, want dan is je afwezigheid niet zichtbaar bij de planningsassistent en in het overzicht.
Machtigen agenda derden
Je directe collega’s en Marjon kan je machtigen voor je agenda door bij het tabblad van agenda in het lint Agenda delen. Klik daarop en vul de namen in die je wilt machtigen.
Out of office Als je (een langere periode) niet aanwezig bent, kan je je afwezigheid instellen. Ga naar bestand > Klik op de button Automatische antwoorden. Geef de periode aan waarop je niet aanwezig bent bij Automatische antwoorden verzenden > periode aangeven. Dit kan van tevoren worden geregeld. LET OP: bericht ook plaatsen bij Buiten van organisatie (apart tabblad). Voorbeeld:
Welkom bij EMI, versie februari 2022
16
Bestellingen Alle financiële afspraken dienen vooraf in Proquro geregistreerd te worden. Doel is om op deze manier te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals rondom aanbesteding, om prijsafspraken te kunnen maken en om de inkopen binnen de hogeschool te kunnen managen. Vraag hierbij in ALLE GEVALLEN ondersteuning aan bij Marjon of Angèle. In Proquro zijn de gecontracteerde leveranciers ingevoerd. Zo kunnen hier eenvoudig de bestellingen bij geplaatst worden. Daar waar de leverancierskeuze vrij is, kun je de leveranciers ook laten toevoegen aan Proquro, om zo het bestellen efficiënt te kunnen uitvoeren. Zie ook HINT: https://hint.hr.nl/nl/HR/Voorzieningen--Services/Systemen/Proquro/ Studenten mogen NOOIT offertes accorderen, dat moet altijd via een medewerker van EMI gaan en dan ook nog altijd via ons bestelsysteem Proquro.
Diverse bestelling Marjon en Angèle kunnen goedgekeurde bestellingen en offertes/contracten in Proquro zetten. Als je een bestelling doet geef onderstaande informatie door: • Naam leverancier (als je voorkeur hebt). • Artikelnummer leverancier van te bestellen product/dienst (indien bekend). • Hoeveelheid (aantal/eenheid). • Prijs (ex BTW) • Gewenste leverdatum (in het geval van symposia/workshops etc. aanvangsdatum aanhouden). • Kostenplaats (zie ook adressering facturen HR). • Eventueel voor welk doel deze bestelling wordt gedaan. • Geef eventueel aan als het op een ander adres geleverd moet worden. Bij een offerte kan het insturen van de offerte zelf voldoende zijn, als bovenstaande informatie daarop staat aangegeven. Let op: pas wanneer de bestelling in Proquro is goedgekeurd door de budgethouder, wordt deze daadwerkelijk uitgevoerd. Maak voor alle soorten bestellingen gebruik van onderstaande bestellijst: Naam leverancier Artikelnummer/prijs indien bekend Naam diensten/producten Aantal (of aantal personen) Kostenplaats Projectnaam en nummer Gewenste leverdatum en tijd Opmerking Mail je bestelling naar emiopzuid@hr.nl
ACTIE/TIP | Kopieer deze besteltabel > maak in Outlook een extra handtekening met naam bestellen EMI en plak daar deze tabel in. Dan hoef je deze in het vervolg alleen nog maar in te vullen.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
17
Relatiegeschenken
EMI is daarom verplicht om relatiegeschenken af te nemen bij PIMM en de bloemen via Topbloemen. Met het kijkaccount kunnen medewerkers die niet in Proquro werken, toch in de cadeaushop van Pimm Solutions kijken. De inloggegevens zijn: Url: https://hogeschoolrotterdam.pimmcadeaushop.nl/ Inlog: kijkaccount@hogeschoolrotterdam.nl Wachtwoord: KijkAccount123 Bij EMI zijn boeken beschikbaar welke als cadeau aan sprekers/inleiders e.d. overhandigd kunnen worden.
Vergaderruimte en catering Reserveren van een vergaderruimte binnen HR of een andere ruimte binnen de Hillevliet en bestelling van catering gaan via Marjon Schrama (m.j.c.schrama@hr.nl of 06 5003 7880) Welke informatie moet je doorgeven: Onderwerp ………………………………….. Datum Tijd van Aantal personen
………………………………….. …………. tot ……………. of ………………. uur (hoe lang) ……….
Catering (alleen voor trainingen, bijeenkomsten men overleggen, zonder studenten) Koekjes ja/nee Drankjes ja/nee Lunch: ……….. personen (simpel, middel, uitgebreid) Maaltijd ….. personen (simpel, middel, uitgebreid) Kostenplaats: …………..
Welkom bij EMI, versie februari 2022
18
Financieel Adressering facturen HR Facturen bij Hogeschool Rotterdam moeten aan strikte criteria voldoen. Facturen die niet aan de criteria voldoen, worden niet in behandeling genomen. De juiste adressering is: Hogeschool Rotterdam T.a.v. Crediteuren SC Postbus 25035 3001 HA Rotterdam o.v.v. INK [inkoopnummer van offerte] [je naam] en kostenplaats [xxxx zie hieronder] De factuur moet als pdf gestuurd worden naar facturen@hr.nl (Dit e-mailadres is een automatische mailbox die alleen pdf’s ontvangt en kan niet gebruikt worden voor andere doeleinden). Na ontvangst van de factuur bij het Debiteuren & Crediteuren Service Center, wordt er gecontroleerd of de factuur voldoet aan de wettelijke richtlijnen: • NAW-gegevens en KvK nummer (indien ingeschreven) • BTW-nummer, BTW bedrag en het toegepaste tarief (indien BTW in rekening is gebracht); • Factuurnummer, factuurdatum en datum van levering; • De afleverlocatie en/of contactpersoon binnen de HR; • Bankrelatie, bankrekeningnummer en voor buitenlandse leveranciers tevens het IBAN-nummer en de BIC/SWIFT code; • Het verplichtingennummer HR indien van toepassing. Tip Geef deze informatie altijd door aan de leverancier bij akkoord op offerte o.i.d. Maak hiervoor een aparte handtekening in Outlook. Hulp hierbij kan je bij Marjon vragen. Bij het afsluiten van contracten en/of bestellingen kan worden gevraagd naar het Kamer van Koophandel-nummer, BTW-nummer en het IBAN-nummer van Hogeschool Rotterdam • •
K.v.K. Rotterdam: 41129830 BTW nr.: NL 0071.62.868.B01
• IBAN code: NL48ABNA0503993557 Let op: bij een betaling altijd een referentie vermelden. ___________________
Welkom bij EMI, versie februari 2022
19
Externe financiering Elk project begint met een goed idee – van een docent, onderzoeker of medewerker (misschien wel van jou?!). Zij bedenken, al dan niet binnen een financieringsmogelijkheid (subsidie), projecten die helpen een maatschappelijk probleem op te lossen én ons onderwijs verrijken. Hogeschool Rotterdam biedt daarom graag ondersteuning bij jouw project. Hiervoor is het proces van projectmanagement ingevoerd. Daarmee leiden we een project van start tot finish in goede banen. Zie voor meer informatie op HINT: Projectmanagement | HINT (hr.nl)
Kostenplaatsen EMI 610100 610109 610109 610109 610109 610109 610120 610129
610129 610130 610140 610150 610159
algemeen Zuid Inspireert (of ander groot evenement) (KPMICE01) Rotterdam Social Enterpr.Safari (KPKCCOE01) Toekomstbestendige HR (KPKCCOE02) Coronabanen EMI (EGEMI999) Test Hintshop CODA CLOUD (KPKCCTEST) Onderwijs algemeen Mentoren op Zuid (EGMICE04B) Mentoren op Zuid (SSR Alg.) (EGMICE04D) Leerwerkplaats MoZ (S4S) (EGMICE11) Leerwerkplaats MoZ (S4S) opslag (EGMICE11A) Rotterdam Mentorstad (City Deal) (EGMICE12) Civic Crowdfunding (EGMICE09) Loopbaanorientatie (programma sociaal ondernemerschap) Wonen (programma Urban Innovation) Welzijn & Zorg (programma’s Mama’s Garden en Vitaal op Zuid) Daddy’s Place (EGEMI1130)
Welkom bij EMI, versie februari 2022
20
Sneltoetsen Word Overzicht van sneltoetsen om zo min mogelijk gebruik te maken van je muis. Snel naar je desktop (bureaublad)? Klik dan op toets met logo windows + D. Algemeen Nieuw bestand Openen Opslaan (Save) Opslaan als Printen Spellingscontrole Bewerken Kopiëren (Copy) Knippen Plakken Opmaak kopiëren
CTRL + N CTRL + O CTRL + S F12 CTRL + P F7
Opmaak plakken Zoek/Vervangen Ongedaan maken Woorden tellen
CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + SHIFT + C of kwastje bij Start CTRL + SHIFT + V CTRL + H CTRL + Z CTRL + SHIFT + G
Opmaak - tekst Vet (Bold) Cursief (Italic) Onderstreept (Underline) Dubbel onderstreept Onderstrepen excl. spaties Hoofdletters
Ctrl + B CTRL + I CTRL + U CTRL + SHIFT + D CTRL + SHIFT + W CTRL + Shift + A
Speciale tekens é (á, ó, etc.) è (à, ò, etc.) ë (ï, ö, etc.) ê (î, ô, etc.) ñ (õ, ã, etc.)
Dialoogvensters OK Annuleren
',E `,E SHIFT + " , E SHIFT + ^ , E SHIFT + ~ , N
ENTER ESC
Venster Openen, Opslaan, Invoegen Nieuwe map (7) CTRL + SHIFT + N Naam wijzigen F2 Eigenschappen ALT + ENTER Bestand verwijderen DELETE Definitief verwijderen SHIFT + DELETE Openen, Opslaan of Invoegen ENTER Annuleren ESC
Venster Bestand sluiten (close Window) CTRL + W Programma sluiten CTRL + Q Word sluiten ALT + F4 PrtScn alleen werkgedeelte SHIFT + Ctrl + Alt + PrtScn
Welkom bij EMI, versie februari 2022
21
Overzicht Instituten en opleidingen Instituut voor Communicatie, Media en Informatietechnologie (CMI) Locatie: Wijnhaven 99, 103 en 107 • Applied Data Science & Artificial Intelligence • Communicatie • Communication and Multimedia Design • Creative Media and Game Technologies • Informatica • Technische Informatica
Instituut voor Engineering en Applied Science (EAS) Locatie: Academieplein • Biologie en Medisch Laboratoriumonderzoek • Chemie • Elektrotechniek • Mens en Techniek • Technische Bedrijfskunde • Werktuigbouwkunde Locatie: Pieter de Hooghweg • Industrieel Product Ontwerpen Locatie: RDM-kade 59 • Automotive
Hogeschool Rotterdam Business School
(HRBS)
Locatie: Kralingse Zoom • Accountancy • Bedrijfskunde • Business IT & Management • Commerciele economie: o Creatieve marketing & sales o Global Marketing & Sales o Marketing of social business • Finance & Control • Finance, Tax en Advice • Human Resource Management
Welkom bij EMI, versie februari 2022
• Ondernemerschap & Retailmanagement: o Entrepreneurship o Managing New Retail • Master in Consultancy and Entrepreneurship • Master in Finance and Accounting • Master in International Supply Chain Management Locatie: Max Eeuwelaan 71-81 • Commerciële Economie | SportMarketing & Management Locatie: Posthumalaan • International Business Instituut voor de Gebouwde Omgeving
(IGO)
Locatie: Academieplein • Bouwkunde • Civiele Techniek • Facility Management • Ruimtelijke Ontwikkeling • Vastgoed en Makelaardij • Watermanagement Locatie: Loydstraat 24 • Logistics Management
Instituut voor Sociale Opleidingen (ISO) Locatie: Museumpark • Social Work
Instituut voor Gezondheidszorg (IvG) Locatie: Rochussenstraat • Ergotherapie • Fysiotherapie • Logopedie • Medische Hulpverlening • Verloskunde • Verpleegkunde
22
Instituut voor Lerarenopleidingen (IvL) Locatie: Museumpark • Academische pabo • leraar voortgezet onderwijs van de tweede graad in… Rotterdam Academy (RAC) Locatie: Museumpark • Accountancy • Crossmediale Communicatie • Data Analytics • ICT Internet of Things • ICT Service Management • Logistiek Management • • • • • • •
Maintenance & Mechanics Management Ondernemen Pedagogisch Educatief Professional Sales en Accountmanagement Smart Technology Software Development
Rotterdam Mainport Institute (RMI) Locatie: Lloydstraat 300 • Chemische Technologie • Maritiem Officier • Maritieme Techniek • Master Shipping and Transport Locatie Lloydstraat 35 • Logistics Engineering
Willem de Kooning Academie (WdKA) Locatie: Blaak 10 • Arts & Crafts • Autonome Beeldende Kunst • Docent Beeldende Kunst en Vormgeving • Master Interior Architecture • Master of Arts in Fine Art and Design • Vormgeving Locatie: Wijnhaven 61 • Leisure & Events management
Rotterdamse Academie van Bouwkunst
(RAvB)
Locatie: RDK-kade 59 • River Delta Development
Welkom bij EMI
23
