Duo-interview: Eventim en Koninklijke Nederlandse Hockey Bond

JOOST VETTORATO, ANGÈL VAN GRAAS EN LISA BORCKINK

“We hebben vaak aan maar een half woord genoeg”

Tickets verkopen voor theaters, festivals of concerten is een uitdaging. Maar voor een sportevenement is de te klaren klus in veel gevallen nog een stuk complexer. Zeker als het over meerdaagse evenementen gaat. De Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (KNHB) vertrouwt hiervoor al tientallen jaren op het team van Eventim.

De samenwerking gaat terug tot de jaren waarin het bedrijf nog onder de naam ‘Reserveerlijn’ opereerde. Joost Vettorato, Manager Evenementen bij de KNHB, vertelt dat in 2001 de Hockey Champions Trophy eigenlijk in Pakistan plaats had moeten vinden. “Dat kon vanwege de aanslagen in de Verenigde Staten op 11 september 2001 niet meer doorgaan en zodoende kwam de organisatie van de Hockey Champions Trophy onze kant op. Tot die tijd hadden we altijd tickets verkocht op de ouderwetse manier, met een lange aanlooptijd, bestelbonnen en acceptgiro’s en dergelijke. We hadden toen echter ineens maar zes weken om iets neer te zetten en dus moesten we een andere ticketingoplossing vinden. We zijn toen enorm goed geholpen en binnen enkele dagen konden we gaan verkopen. Die eerste keer was in feite een noodgedwongen

JAAR

“Het fijne van zo’n langdurige relatie is dat we van elkaar weten wat we aan elkaar hebben en dat we vaak aan een half woord genoeg hebben”

ANGÈL VAN GRAAS, Accountbeheerder Support & Service bij Eventim

experiment, maar het beviel zo goed dat we nog altijd klant zijn.”

Geslaagde ticketverkoop

Het overgrote deel van de tijd dat de KNHB klant is bij Eventim, is Angèl van Graas vanuit de afdeling Support & Service accountbeheerder. Zij werkt al 18 jaar voor Eventim en beheert het account al 10 jaar. Ze stelt dat de twee partijen enorm goed op elkaar zijn ingespeeld. “Sportwedstrijden en met name toernooien zijn letterlijk een heel andere tak van sport dan theatervoorstellingen en een sportbond is heel anders om mee te werken dan een theaterproducent. Het mooie is echter dat wij als bedrijf wel de kennis en ervaring uit al die werelden bij elkaar kunnen brengen om in te zetten voor een geslaagde ticketverkoop. We denken mee over acties, over meldingen in nieuwsbrieven of andere uitingen, et cetera. Het fi jne van zo’n langdurige relatie is dat we van elkaar weten wat we aan elkaar hebben en dat we vaak aan een half woord genoeg hebben.”

‘Directe collega’s’

Lisa Borckink, medewerker evenementen bij de KNHB, beaamt dat. “Ik zou zo ver willen gaan dat we in veel opzichten gewoon als directe collega’s met elkaar omgaan. Als er iets is, hebben we direct contact. En tijdens grote toernooien als EK’s en WK’s soms wel vier of vijf keer per dag.” Angèl van Graas voegt toe dat de relatie onder meer heel symbiotisch is omdat de KNHB inmiddels veel zelf doet. “Ze hebben toegang tot hetzelfde systeem, dus zodra wij een evenement hebben aangemaakt voor de start van een verkoop, kunnen zij daarin zelf stoelen blokkeren voor sponsoren of genodigden. Waarna wij weer de linkjes genereren waarmee de mensen hun tickets kunnen kopen, et cetera. Zo gaat het over en weer.” Borckink: “Bij reguliere wedstrijden of interlands, doen wij zelf de ticketcontrole. We hebben als bond een groot aantal vrijwilligers met wie we dat prima kunnen oplossen. Bij de grotere meerdaagse toernooien, schakelt Eventim bij en zijn ze het volledige toernooi aanwezig op locatie met kassadiensten en dergelijke. Het loopt allemaal heel organisch.”

Complexe evenementen

Van Graas legt uit dat juist die grotere toernooien vrij veel vragen en noemt de Rabobank Hockey World Cup 2014, die destijds werd gehouden in het Kyocera Stadion in Den Haag en het speciaal voor de gelegenheid daarnaast aangelegde GreenFields Stadion, als een van de persoonlijke hoogtepunten. “Dit was echt zo’n evenement waar alles samenkwam en waar we met zijn allen een heel complexe puzzel op te lossen hadden. Het betrof hier een evenement van twee weken, met enorm veel verschillende ticketsoorten, ingangen, dagkaarten en sessiekaarten, verschillende soorten zitplaatsen en parkeertickets. Wij deden ook de kassa ter plekke en de ticketcontrole, het was een enorme uitdaging. We zijn dat traject met de KNHB twee jaar van tevoren aangegaan en als het dan na al dat gepuzzel vlekkeloos bij elkaar komt is dat geweldig om op terug te kijken!”

Monnikenwerk

Joost Vettorato vertelt dat ook de COVID-periode zo’n puzzel is geweest waar Eventim en de KNHB gezamenlijk de schouders onder hebben gezet. “Het was lange tijd onduidelijk of we überhaupt een toernooi konden organiseren in de zomer van 2021, met regelgeving die steeds weer veranderde, en je wilt natuurlijk zo min mogelijk fi nancieel risico lopen als je wel een voorverkoop start en er uiteindelijk toch niets mag. Met het oog op het EK Voetbal dat ook in de zomer van 2021 werd gespeeld en de gedachte dat we waarschijnlijk wel in de slipstream van dat belangrijke sportevenement mee zouden kunnen, hebben we in overleg met Eventim de verkoop voor de EuroHockey Championships gestart.” Van Graas legt uit dat de constructie die bedacht was tamelijk omslachtig was, maar gezien de omstandigheden echt niet anders kon worden ingericht. “Volle stadions mochten toen nog niet, maar we konden wel zo’n 30 tot 35 procent van de beschikbare tickets verkopen met publiek dat op anderhalve meter zou komen te zitten. Die tickets hebben wij dus ongeplaceerd verkocht, waarna de KNHB al deze mensen handmatig op de tribunes heeft ingedeeld.” Monnikenwerk dat door Lisa Borckink en enkele collega’s is verricht. “Volwassenen mochten alleen naast elkaar als ze uit hetzelfde huishouden kwamen, anders moest er anderhalve meter tussen worden gelaten. Voor kinderen gold de anderhalve meter dan weer niet. Zo zijn we dus letterlijk per persoon en groepssituatie gaan indelen. Steeds in nauw contact, we hebben ontelbare video calls gedaan en moesten steeds bijsturen in de plannen. En als we na het gepuzzel weer plekken vrij konden spelen, kon Eventim weer extra tickets in de verkoop doen.”

Hechte band

Het zijn situaties als deze waarin de relatie tot het uiterste is getest, zo stelt Vettorato. “Het mooie is dat we daar met zijn allen ook weer sterker uit zijn gekomen. Het is een rotsituatie, maar je draagt het samen. Dat versterkt een toch al hechte band.” Van Graas: “Als bedrijf gaan we graag tot het uiterste voor onze klanten en gevallen als deze maken dat we inmiddels kunnen lezen en schrijven met elkaar. Dat betekent uiteraard niet dat alles altijd vlekkeloos verloopt, zoals laatstgenoemd voorbeeld laat zien, maar wel dat we er altijd samen uitkomen. En die band is mij persoonlijk heel veel waard.” ◾