9789037234015 Hoe kom je tot een projectplan? by Uitgeverij Edu'Actief b.v.

fb .v

Training

itg

u' Ac

tie

Hoe kom je tot een projectplan?

Inhoudelijke redactie: Floortje Vissers Titel: Hoe kom je tot een projectplan ISBN: 978 90 3723 401 5 Bronvermelding: Michel Spekkers/Shutterstock. ©

fb .v

Auteur: Annyttsje Pruim

tie

Uitgeverij: Edu’Actief b.v. 0522-235235 info@edu-actief.nl www.edu-actief.nl

Colofon

u' Ac

Edu’Actief b.v. 2018 Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl).

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

itg

Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Edu’Actief, te vinden op www.edu-actief.nl.

Inhoudsopgave Over deze training

Kennis van projectmatig werken Stappen in de initiatieffase De definitiefase

Stappen in de planningsfase Uitvoeringsfase

Theoriebron Projectmatig werken 51

Theoriebron De definitiefase

u' Ac

Theoriebron De initiatieffase

fb .v

tie

OriĂŤntatie

Theoriebron De planningsfase

itg

Theoriebron De uitvoeringsfase

Over deze training

Inleiding

fb .v

In deze training oefen je met het werken in een project, van het idee tot en met het schrijven van het projectplan. Alles komt voorbij.

Leerdoelen

tie

Je hebt kennis van projectmatig werken. Je kunt de diverse stappen in de initiatieffase uitvoeren. Je kunt de diverse stappen in de definitiefase uitvoeren. Je kunt de diverse stappen in de planningsfase uitvoeren. Je kunt de diverse stappen in de uitvoeringsfase uitvoeren.

u' Ac

• • • • •

Het project kan van start.

Beoordeling

Je wordt op verschillende punten beoordeeld. Deze punten kun je in het Beoordelingsformulier terugvinden. De volgende punten zijn belangrijk bij de beoordeling: • Je doet actief mee aan de lessen. • Je hebt een evenredige bijdrage geleverd aan de uitvoering van de groepsopdrachten. • Je hebt alle opdrachten en oefeningen uitgevoerd. • Je mondelinge taalgebruik was net en correct. • Je past communicatieve vaardigheden en theoretische kennis toe bij de demonstratie.

itg

Beoordelingsformulier <

Planningsformulier <

Planning Aan het einde van de training moet je een demonstratie uitvoeren. Plan deze demonstratie tijdig in. Lees eerste de demonstratie goed door en vul daarna het Planningsformulier in. Neem ook de andere oefeningen van deze training op in je totale planning. Zo voorkom je dat je in tijdnood komt.

Over deze training

Demonstratie: Kom tot een projectplan

tie

fb .v

In de demonstratie boots je met medestudenten een project na. Je werkt in groepen van ongeveer zes studenten. Stap voor stap doorloop je de fases en maak je de producten die bij de vier projectfases horen. Stel een groep van zes personen samen. Bedenk met elkaar een goed idee voor iets dat je op de opleiding zou willen veranderen en dat geschikt is voor projectmatig werken. Bijvoorbeeld: • Je wilt de lestijden beter laten aansluiten. • Je wilt mentoren zelf kiezen op basis van hun competenties. • Je wilt een lotingsysteem invoeren voor beroepspraktijkadressen. • Je wilt de lessen verplaatsen naar 's middags en 's avonds. • Je wilt meer gastlessen organiseren.

u' Ac

Stel vast welke taak je in het project op je neemt en op welke plaats in het project (de actoren). Doorloop de projectfases en maak per fase de bijbehorende projectplanonderdelen (de producten). In de training en de theoriebronnen vind je de informatie die je nodig hebt om je demonstratie op te leveren. De demonstratie zelf bestaat uit het doornemen van het projectplan met je docent, de opdrachtgever in dit project. Plan voor jezelf een datum waarop je de demonstratie gaat uitvoeren. Vul deze datum in op je Planningsformulier.

Processtappen Volg de stappen van het projectmatig werken door de vier fases te doorlopen en gebruik in elke projectfase de producten die bij deze fase horen.

itg

Producteisen • Je hebt alle producten, in de juiste fase, gebruikt. • Je hebt het projectplan gaandeweg het project samengesteld. • Je hebt laten zien dat je begrijpt waarom projectmatig werken anders is dan procesmatig werken. • Je hebt laten zien dat je het verloop van een project begrijpt. • Je kunt een projectaanvraag indienen. • Je kunt een volledige planning maken voor een project. • Je kunt een project begeleiden. • Je kunt het projectresultaat benoemen. • Je kunt een projectvoorstel maken. • Je begrijpt de rol en taak van de actoren in een project.

Oriëntatie

Oriëntatie Oefening 1

Voorkennis ophalen

Voorkennis ophalen • • •

•

Twee studenten gaan op de gang staan. De overige studenten kiezen een werkwoord dat te maken heeft met het onderwerp van deze les. De twee studenten mogen weer binnenkomen en krijgen vijf minuten de tijd om door het stellen van gesloten vragen achter het werkwoord te komen. Ze mogen drie keer naar het werkwoord raden. Als ze het dan nog niet goed hebben, moeten ze het werkwoord uitbeelden en gaan zitten. Als ze het werkwoord geraden hebben, wijzen zij de volgende twee studenten aan die op de gang moeten gaan staan zodat het spel zich kan herhalen.

Reflectievragen

u' Ac

Oefening 2

tie

fb .v

Zet op papier wat je weet over projectmatig werken. • Stel je voor dat je door een projectleider bent uitgenodigd om mee te werken in een project. Zij heeft aan je gevraagd voor haar op papier te zetten hoe ervaren je bent in het projectmatig werken. • De tekst die je voor haar schrijft mag minimaal 150 en maximaal 300 woorden bevatten. • Bedenk of je al eerder een rol hebt gehad in een project. • Bedenk wat je eerder al eens hebt geleerd over projectmatig werken. • Maak je paper in Word.

a. Was het moeilijk om werkwoorden bij het lesonderwerp te bedenken?

b. Werden de werkwoorden geraden?

itg

c. Voor als je vragen moest stellen: kon je genoeg gesloten vragen bedenken?

d. Had je een bepaalde strategie bedacht om zo snel mogelijk het antwoord te vinden?

OriĂŤntatie

Oefening 3

Projectfases

itg

u' Ac

tie

fb .v

Schrijf op wat er in de vier projectfases gebeurt.

Kennis van projectmatig werken

fb .v

Inleiding

Bij deze set staat centraal dat je begrijpt hoe een project werkt en leer je meer over de kenmerken van een project en de projecttaken.

Leerdoelen

itg

tie

• •

Je kunt verschillende werkwijzen van elkaar onderscheiden. Je herkent kenmerken van projectmatig werken. Je kunt de verschillen tussen planmatig en projectmatig werken van elkaar onderscheiden. Je kunt de taken van een projectleider, projectgroeplid en werkgroeplid onderscheiden. Je kunt het verloop van een project benoemen.

u' Ac

• • •

Oefening 4

Theoriebron Projectmatig werken <

In een project passen alle radertjes perfect in elkaar.

Schrijf het projectplan a. Wanneer schrijf je het projectplan bij projectmatig werken?

b. Leg uit waarom dit volgens jou zo is.

Kennis van projectmatig werken

c. Bespreek je antwoord met een medestudent. Verandert dit iets aan je antwoorden? Vul dan aan.

Verschillen in werkwijzen

Oefening 5

fb .v

Leg in je eigen woorden uit wat het verschil is tussen improviseren, projectmatig werken en routinematig werken. Gebruik hierbij de volgende woorden: flexibel/snel inspelen/onbekend eenmalig/tijdelijke samenwerking/extra mensen en middelen binnen bestaande middelen/bekend/ervaringen

u' Ac

b. Projectmatig werken herken je aan:

tie

a. Bij improviseren is kenmerkend:

Oefening 6

Project, proces

Vul de volgende vier stellingen aan. a. Kenmerkend voor een proces is:

Theoriebron Projectmatig werken <

c. Routinematig werken herken je aan:

b. Een project levert het volgende op (meerdere antwoorden mogelijk):

d. Een proces levert de volgende twee producten op:

itg

c. Een project is werken met:

Kennis van projectmatig werken

Theoriebron De initiatieffase <

Wie zijn de actoren? Lees de Theoriebron De initiatieffase en vul de volgende stellingen aan. a. De opdrachtgever is:

Oefening 7

fb .v

b. In de projectgroepen zitten:

c. In de werkgroep vind je:

Theoriebron Projectmatig werken <

Plan, project, proces

Maak een schematische voorstelling. Zoek verschillende soorten plannen op die in het sociaal werk gebruikt worden. Zet deze in de bovenste rij. Geef in het schema met een â&#x20AC;&#x2DC;Xâ&#x20AC;&#x2122; aan welke werkwijze (voornamelijk) bij het soort plan past.

Planmatig

u' Ac

Oefening 8

tie

d. In de gebruikersgroep vind je:

Projectmatig Procesmatig

Aan de hand van de theorie van internet bepaal je welke taken de verschillende functionarissen in een project op zich gaan nemen.

Artikel Whitepaper inrichten projectorganisatie <

Drie spelers

Oefening 9

Lees de whitepaper en beantwoord de volgende vraag.

Op pagina vijf van de whitepaper vind je in figuur 1 de rollen van de drie belangrijkste spelers in een project. Bij deze drie spelers vind je drie woorden. Vul deze woorden aan tot een zin.

b. De projectleider

itg

a. De opdrachtgever

c. De projectmedewerker

Kennis van projectmatig werken

Oefening 10

Plan Do Check Act

tie

fb .v

Artikel PDCA cyclus van William Edwards Deming <

PDCA-cyclus.

u' Ac

Wat heeft projectmatig werken gemeen met de PDCA-cyclus?

Lees het artikel PDCA cyclus van William Edwards Deming en bekijk de afbeelding van de PDCA-cyclus. Geef antwoord op de vragen.

a. Wat zijn de verschillen tussen de PDCA-cyclus en projectmatig werken?

itg

b. Wat zijn de overeenkomsten tussen de PDCA-cyclus en projectmatig werken?

Kennis van projectmatig werken

Oefening 11

Het projectverloop

Lees de volgende casus en zet voor de onervaren projectleider Leon op een rijtje wat er in de verschillende projectfases moet gebeuren en vul dit specifiek aan met de taken van de projectleider in deze fases.

fb .v

Casus

a. Fase 1.

u' Ac

tie

In Zwijendorp moet een nieuw stuk straat gelegd worden waar nu nog een zandpad ligt. De bewonersgroep vindt dat de gemeente veel te lang wacht met het verharden van het pad en zo ontstaat een idee. Wat als ze de straat zelf gaan leggen en daar de gemeente mee ‘verrassen’? Bert is altijd al de handigste geweest in het dorp en Ihdrad heeft een grote partij stenen achter zijn boerderij liggen. Astrid werkt bij de zandafgraving van haar vader. Het lukt haar vast om zand te krijgen voor dit plan. Geeske zit in het dorpshuisbestuur en geeft aan dat dit bestuur wel de opdrachtgever voor dit project kan worden. Gerhard heeft al uitgezocht dat het komend weekend prachtig weer wordt om te klussen. De ideeën vliegen over de tafel, maar gelukkig grijpt Leon in. ‘Orde in het overleg!’ roept hij. Het gevolg van deze opmerking is dat hij per direct tot projectleider wordt benoemd. Hij bepaalt dat er eerst een vervolgoverleg wordt gepland om alle taken eens op een rijtje te zetten. Ihdrad, Bert, Astrid, Geeske en Gerhard worden uitgenodigd voor dit overleg.

b. Fase 2.

itg

c. Fase 3.

d. Fase 4.

Stappen in de initiatieffase

Inleiding

Je kunt de actorenanalyse gebruiken. Je kunt projectresultaten beschrijven. Je kunt een projectaanvraag indienen.

u' Ac

• • •

tie

Leerdoelen

fb .v

In de initiatieffase wordt het project verkend. Waar hebben we het precies over, en wie gaan er meewerken, en wat willen we eigenlijk bereiken met dit project? In deze set oefen je met de drie belangrijkste instrumenten van de initiatieffase.

Maak een actorenanalyse Je maakt een actorenanalyse van alle betrokkenen bij een project, aan de hand van een case.

Oefening 12

Een idee, de start van het project.

Voorbereiding • Lees Theoriebron De initiatieffase . • Bekijk het Werkmodel Actorenanalyse en maak eenzelfde invulschema, met de vier groepen actoren die je bij een project kunt onderscheiden. • Lees de volgende case door.

Theoriebron De initiatieffase <

itg

Werkmodel Actorenanalyse <

• • •

• •

Jan-Piet heeft een idee: hij wil de loods van de fabriek logischer indelen, zodat het inladen van gekochte spullen sneller verloopt. Geraldien is de baas van Jan-Piet. Ze gelooft in de goede ideeën van Jan-Piet, maar heeft wel wat kanttekeningen bij zijn plan. Lewis hoort van Geraldien van het plan van Jan-Piet. Hij is hoofd van afdeling financiële administratie en denkt dat er voor een project nog wel wat geld uit de begroting te halen is. Sofie bestuurt een van de vorkheftrucks in de loods. Ze hoopt dat eindelijk de verbeteringen die ze al eens bedacht heeft nu uitgevoerd kunnen gaan worden. Jacqueline heeft net een opleiding projectmanagement gedaan. Ze hoopt dat ze nu eindelijk in de praktijk kan gaan brengen wat ze daar leerde.

Stappen in de initiatieffase

• • • •

•

Tygo hoort van de vertegenwoordiger over het plan. Hij vindt het hoog tijd worden dat er iets verandert bij het bedrijf waar hij naar zijn zin vaak veel te laat zijn bestellingen vandaan krijgt. Nadieh weet veel over het inrichten van magazijnen, in zijn vorige baan heeft hij grote veranderingen doorgevoerd. Mourad is de baas van Geraldien. Benthe is de teamleider van de orderpickers in de loods. Kai is vorkheftruckbestuurder. Ramin is orderpicker.

fb .v

•

tie

Uitvoering • Vul de namen van de actoren op de juiste plaats in je schema in. • Zet erbij waarom je deze namen op deze plekken zet, benoem de verschillen tussen belang versus macht en vernieuwingskracht versus macht. Controle

u' Ac

a. Vergelijk jouw schema met dat van een studiegenoot. Wat zijn de overeenkomsten en verschillen?

Reflectie

b. Wat heb je ervaren over het projectmatig werken in deze oefening?

c. Vind je de actorenanalyse een handig middel? Waarom wel of niet?

Actorenanalyse Project Koe in de wei Maak een actorenanalyse voor het project Koe in de wei.

Oefening 13

itg

Theoriebron De initiatieffase <

Werkmodel Actorenanalyse < Artikel Project koe in de wei is mislukt <

Voorbereiding • Lees de informatie in Theoriebron De initiatieffase . • Maak een schema waarin je straks de namen van actoren kunt invullen, met daarin de vier te onderscheiden actoren in een project. Maak gebruik van het Werkmodel Actorenanalyse. a. Lees het artikel ‘Project koe in de wei is mislukt’ en zoek uit wie de actoren zoal zijn in dit project. Zoek door totdat je er minimaal vier hebt gevonden.

Uitvoering b. Zet de actoren op de juiste plaats in het schema.

Stappen in de initiatieffase

Controle

fb .v

c. Check of je actorenanalyse klopt of dat ze afwijkt van die van een medestudent.

d. Vul je analyse aan met de informatie van je medestudent. Wat heb je nog aangevuld?

Reflectie

Theoriebron De initiatieffase < Artikel Bomen voor koeien <

De resultaten

In deze oefening beschrijf je van een project drie verschillende resultaten voor drie verschillende belanghebbenden. Voorbereiding • Verdiep je in het project en lees het artikel 'Bomen voor koeien'. • Verdeel de taken. Ieder van jullie beschrijft een van de drie resultaten. • Verdiep je in SMART omschrijven door de Theoriebron De initiatieffase te lezen.

Oefening 14

u' Ac

tie

e. Wat vind je van de aanvullingen die je van je medestudent kreeg?

itg

Uitvoering • Omschrijf respectievelijk het projectresultaat, het maatschappelijk resultaat en het organisatieresultaat van het project Bomen voor koeien. Omschrijf het resultaat SMART. • Help elkaar bij het omschrijven van de verschillende resultaten.

Stappen in de initiatieffase

Controle

a. Wat zijn de drie resultaten van dit project?

fb .v

b. Zijn ze verschillend?

tie

c. Zijn de resultaten SMART beschreven?

Reflectie

Artikel Resultaat project: hoe bepalen? <

Projectresultaat

Beschrijf een idee van de groep in een concreet projectresultaat.

Oefening 15

u' Ac

d. Wat vind je van de samenwerking bij deze oefening?

Voorbereiding • Lees het stappenplan in het artikel 'Resultaat project: hoe bepalen?' • Bedenk met elkaar een idee waardoor jullie thuisstudie (huiswerk) een stuk gemakkelijker zal worden.

Uitvoering • Volg de stappen uit het stappenplan en formuleer zo het projectresultaat voor jullie idee. Controle

a. Is het projectresultaat realistisch en haalbaar? Leg je antwoord uit.

itg

b. Is het projectresultaat specifiek en meetbaar? Leg je antwoord uit.

Reflectie c. Hoe verliep de samenwerking in de groep? Leg je antwoord uit.

Stappen in de initiatieffase

Theoriebron De initiatieffase <

Je oefent met het beschrijven doen van een projectaanvraag bij de opdrachtgever.

Voorbereiding • Lees Theoriebron De initiatieffase . • Maak in een schema een opsomming van de ingrediënten van een projectaanvraag met behulp van de Theoriebron De initiatieffase . De hoofdstukken zijn: projectidee, mensen, middelen, resultaten. • Lees over het hospice in Zwolle dat in 2016 werd geopend. Bij het hospice is een tuin aangelegd met behulp van vrijwilligers. • Stel je voor dat je, met jouw groep vrijwilligers, betrokken bent bij het realiseren van de tuin van het hospice in Zwolle.

tie

Website Hospice Zwolle <

Beschrijven van een projectaanvraag

fb .v

Oefening 16

d. Wat vind je van het gezamenlijk geformuleerde resultaat? Leg je antwoord uit.

u' Ac

Uitvoering • Doe een projectaanvraag bij de coördinator van het hospice voor het aanleggen van een tuin. • Bedenk met elkaar wat er nodig is voor het projectresultaat: leg een tuin van 800 m2 aan bij het hospice. De tuin moet over een half jaar af zijn. De tuinaanleg mag niet meer dan 5000 euro kosten en vrijwilligers moeten betrokken zijn bij de inrichting van de tuin.

a. Vul het schema dat je maakte voor de projectaanvraag in. Projectidee

Mensen

Middelen

Resultaten

Controle

b. Check of je alle vragen hebt ingevuld en overleg met elkaar of de aanvraag compleet is. Is de aanvraag compleet? Leg je antwoord uit.

Reflectie

itg

c. Is de projectaanvraag naar je zin? Waarom wel of niet? Leg je antwoord uit.

d. Hoe verliep de samenwerking in je groep? Leg je antwoord uit.

Stappen in de initiatieffase

Website Rotarkids projectaanvraag <

In deze oefening doe je een projectaanvraag bij een fonds. In een project is vaak extra geld nodig en fondsen vragen dan vaak een duidelijk omschreven projectaanvraag om te bepalen of je binnen de criteria valt en dus of je geld ontvangt. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De initiatieffase door. • Verdiep je in de werkwijze van het fonds Rotarkids op de website van Rotarkids. • Bedenk een plan voor kansarme kinderen en jongeren. • Werk hierbij samen in je groep.

Theoriebron De initiatieffase <

Projectaanvraag bij een fonds

fb .v

Oefening 17

tie

Uitvoering • Vul de aanvraag van het fonds in. • Het is een oefening, dus niet echt insturen bij Rotarkids. • Bepaal met elkaar of deze aanvraag voldoet aan de eisen voor een projectaanvraag uit de Theoriebron De initiatieffase . Controle

u' Ac

a. Zijn er overeenkomsten en verschillen benoemd? Leg je antwoord uit.

Reflectie

b. Wat vind je van je eigen aandeel in het bedenken van een plan? Leg je antwoord uit.

itg

c. Wat doe je een volgende keer anders in de samenwerking met een groep? Leg je antwoord uit.

De definitiefase

Inleiding

Leerdoelen

tie

Je kunt kwaliteitseisen benoemen. Je kunt een activiteitenlijst opstellen. Je kunt de begroting voor een project maken. Je kunt een risicoanalyse maken. Je kunt een projectvoorstel maken.

u' Ac

• • • • •

fb .v

In de definitiefase krijgt het project wat vastere contouren. Het wordt duidelijk wat er precies bereikt gaat worden, de groepen zijn gevormd en gaan al aan de slag. Voordat de planningsfase kan starten, moet alles helder gedefinieerd zijn. In deze set oefen je met de werkvormen die bij deze fase horen.

Het maken van een begroting hoort bij de definitiefase.

itg

Oefening 18

Theoriebron De definitiefase < Artikel Besturen van een project <

Uitzoekwerk over kwaliteit In deze oefening vind je uit welke kwaliteitscriteria er zoal zijn bij het projectmatig werken en maak je met studiegenoten een selectie van kwaliteitseisen die voor jullie gemeenschappelijk gelden. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De definitiefase. • Lees het artikel Besturen van een project.

De definitiefase

Controle

fb .v

Uitvoering • Bepaal aan de hand van wat je hebt gelezen wat voor jou de belangrijkste drie criteria zijn bij het bereiken van kwaliteit in een projectresultaat. • Bespreek nu jouw criteria met een studiegenoot, luister naar elkaars argumenten en kom samen tot consensus over jullie gezamenlijke top drie. • Herhaal dit proces net zolang tot de hele groep het met elkaar eens is over welke drie criteria het meest bijdragen aan de kwaliteit van een projectresultaat.

a. Is er een gezamenlijk standpunt van de hele groep ontstaan? Leg je antwoord uit.

u' Ac

tie

b. Is er een lijst met de drie topcriteria gemaakt?

Reflectie

c. Wat kwam je bij jezelf tegen bij deze oefening waarbij het bereiken van consensus centraal staat? Leg je antwoord uit.

d. Wat vind je van deze manier om met een grote groep tot overeenstemming te komen? Leg je antwoord uit.

e. Hoe kun je deze werkwijze in een project gebruiken? Leg je antwoord uit.

Kwaliteit die moet en kwaliteit die kan

Oefening 19

itg

Theoriebron De definitiefase <

Artikel Kwaliteit <

Je oefent met het verschil tussen de minimale kwaliteit, de kwaliteit die hoort en de kwaliteit die kan. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De definitiefase. • Lees het artikel Kwaliteit. Uitvoering • Neem kennis van het volgende projectresultaat: Organiseer een festival voor roodharigen waarbij een vuurwerkshow het slotstuk moet vormen. Het festival mag 10.000 euro kosten, er moeten minstens 6000 bezoekers komen en het festival moet over twee maanden plaatsvinden. • Stel nu achtereenvolgens vast wat de minimale kwaliteit zou kunnen zijn, wat de kwaliteit zou moeten zijn, en welke kwaliteit mogelijk zou kunnen zijn'.

De definitiefase

Controle

fb .v

b. Is het gelukt om verschil aan te geven in kwaliteitsniveau? Leg je antwoord uit.

a. Wat is de uitkomst van deze oefening? Leg je antwoord uit.

tie

c. Kun je je voorstellen wat het aanduiden van deze niveaus zou kunnen bijdragen aan de tevredenheid over het project? Leg je antwoord uit.

u' Ac

Reflectie

d. Wat leverde deze oefening je op aan inzichten over projectmatig werken? Leg je antwoord uit.

Werkmodel Brainstormen <

Festival voor roodharige mensen

Oefening 20

Voorbereiding • Verdeel de taken: de projectleider en de projectgroepleden. Bedenk bij welke organisatie jullie werken en welke functies de projectgroepleden hebben in deze organisatie. • Verdiep je in je rol. • Bedenk, of zoek uit, hoe een brainstorm gaat.

Uitvoering • Speel met elkaar een projectgroepoverleg na waarin de activiteiten worden opgesomd die moeten gebeuren.

Controle

itg

a. Zijn de regels van een brainstormsessie gevolgd? Leg je antwoord uit.

b. Zijn de projectgroepleden allemaal aan bod gekomen? Leg je antwoord uit.

Reflectie c. Kon je uit de voeten met je rol in het projectgroepoverleg? Leg je antwoord uit.

De definitiefase

d. Zijn jouw ideeën en voorstellen voor activiteiten voldoende aan bod geweest? Waarom wel of niet? Leg je antwoord uit.

Aan de hand van een aantal rubrieken bedenk je welke activiteiten in jouw project nodig zijn om het resultaat te halen.

Voorbereiding • Stel je voor dat je projectleider bent van het project dat als projectresultaat heeft: Organiseer een wijkfestival waar minstens tien procent van de wijkbewoners naartoe komt. • Verdiep je in de rubrieken waarin je de activiteiten kunt onderverdelen. Gebruik hierbij de Theoriebron De definitiefase. Hier vind je voorstellen voor je rubricering. • Zet minstens drie en maximaal vijf rubrieken op een rijtje. • Denk onder andere aan de onderverdeling: tijd, geld en resultaat.

u' Ac

Theoriebron De definitiefase <

Activiteitenlijst

tie

Oefening 21

fb .v

e. Wat zou je in een volgend projectgroepoverleg anders doen? Leg je antwoord uit.

Controle

Uitvoering • Bedenk per rubriek welke activiteiten nodig zijn om het projectresultaat te halen.

a. Is je opsomming per rubriek zo volledig dat je het projectresultaat gaat halen? Leg je antwoord uit.

b. Vergelijk jouw opsomming met die van een studiegenoot. Zijn er aanpassingen nodig? Leg je antwoord uit.

itg

Reflectie

c. Wat vond je van de opsomming van je studiegenoot? Leg je antwoord uit.

d. Wat leerde je over een opsomming per rubriek? Leg je antwoord uit.

De definitiefase

Werkmodel Projectbegroting <

fb .v

Artikel Begroting project: stappenplan <

In deze oefening zet je met behulp van een tekstverwerkings- of Excel-programma op een rijtje welke kosten je maakt tijdens een project. Het gaat om de kosten die je maakt om het projectresultaat te halen tijdens de vier fases van het project, te weten de initiatie-, definitie-, plannings- en uitvoeringsfase. De kosten die je maakt nadat het project klaar is, reken je niet mee. Voorbereiding • Verdiep je in het maken van een projectbegroting met behulp van het artikel Begroting project: stappenplan. • Lees de Theoriebron De definitiefase. • Bekijk het Werkmodel Projectbegroting.

tie

Theoriebron De definitiefase <

De projectbegroting

u' Ac

Oefening 22

e. Ga je deze rubricering in een project vaker gebruiken? Waarom wel of niet? Leg je antwoord uit.

Uitvoering • Maak samen een opsomming van alle kosten per projectfase met behulp van het artikel Begroting project: Stappenplan. Vul het Werkmodel Projectbegroting aan. • Noteer de kosten per fase in een Excel-sheet of een tekstverwerkingsprogramma. Controle

Reflectie

a. Personeelskosten, locatiekosten en activiteitenkosten niet vergeten?

b. Hoe werkte deze opdracht in tweetallen voor jou? Leg je antwoord uit.

c. Wat heb je geleerd dat je in de toekomst wilt gaan toepassen? Leg je antwoord uit.

itg

Oefening 23

Theoriebron De definitiefase < Werkmodel Projectbegroting <

Activiteitenbegroting In deze oefening maak je een begroting van de kosten die je maakt als je een grote activiteit organiseert. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De definitiefase. • Bekijk het Werkmodel Projectbegroting. • Maak een invulschema voor een sluitende activiteitenbegroting. • Stel je voor dat je een project leidt waarbij het resultaat is: Organiseer een feest op het festivalterrein van de buurtvereniging. Het doel is inzamelen van geld voor het Aidsfonds.

• • •

Kenmerken: – Eten en drinken moet afgenomen worden bij de buurtvereniging. – Het festivalterrein is onverlicht. – Er is een vergunningenplicht voor het feest. – Er zijn geen toiletten aanwezig. – Buurtbewoners moeten nog enthousiast gemaakt worden voor het feest. – Het Aidsfonds wil meewerken aan het feest. – Er moet zeker 1000 euro ingezameld worden. Verdeel de taken in de projectgroep. Maak een opsomming van alles wat er moet gebeuren in dit project. Verzamel ieder een deel van de benodigde informatie voor de begroting.

tie

Uitvoering • Leg alle gevonden informatie bij elkaar. • Maak de begroting op basis van deze informatie.

fb .v

•

De definitiefase

Controle

u' Ac

a. Is de begroting sluitend? Leg je antwoord uit.

Reflectie

b. Zijn alle posten opgenomen? Leg je antwoord uit.

c. Hoe vond je jouw aandeel in de samenwerking? Leg je antwoord uit.

d. Wat doe je in een volgend project anders? Leg je antwoord uit.

Oefening 24

itg

Theoriebron De definitiefase <

Artikel Het in kaart brengen van de risico's < Werkmodel Rollenspel <

Risico’s benoemen en analyseren Stel je voor dat je een groot festival organiseert. Als werkgroep wil je in beeld hebben wat er mis kan gaan en wat je er vooraf al aan kunt doen om het risico te beperken. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De definitiefase. • Verdiep je in de risicoanalyse en lees het artikel Het in kaart brengen van de risico's. • Stel je voor dat je in de werkgroep van een project zit. Het projectresultaat is: Organiseer een feest op het festivalterrein van de buurtvereniging. Het doel is inzamelen van geld voor het Aidsfonds. • Bepaal wie de projectleider is in jullie groep. • Bereid je, ieder voor zich, voor op de werkgroepvergadering waarin de risico's van dit project in kaart zullen worden gebracht. Leef je in je rol in met behulp van het Werkmodel Rollenspel.

De definitiefase

Uitvoering • Voer de werkgroepvergadering uit, deze duurt ongeveer tien minuten. • Noteer de risico's. • Als er verband is tussen bepaalde risico's, breng dat dan ook in kaart.

tie

b. Is de opsomming volledig? Leg je antwoord uit.

fb .v

a. Zijn de risico’s zorgvuldig en nauwkeurig omschreven? Leg je antwoord uit.

Controle

Reflectie

u' Ac

c. Wat vond je van je rol en taak in de werkgroepvergadering? Leg je antwoord uit.

In deze oefening ga je in je werkgroep al vastgestelde risico’s verder verkennen en vervolgens maatregelen nemen om ze te voorkomen. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De definitiefase. • Bepaal wie de projectleider is en wie er werkgroeplid zijn. • Dit is het projectresultaat: Organiseer in november een thematisch wijkfestival op het plein waar minstens tien procent van de wijkbewoners naartoe komt, omdat de gemeente dit als eis stelt voor de subsidie. Op het festival moeten multiculturele hapjes verkrijgbaar zijn. • Dit zijn de risico's: – Er komen te weinig buurtbewoners. – Het regent. – Het thema spreekt niet aan. – De multiculturele hapjes worden niet gegeten. • Bereid je voor op jouw rol in de bijeenkomst waarin jullie de al gevonden risico's voor jullie project doornemen aan de hand van twee vragen. Bijvoorbeeld: – Betreft dit risico geld, resultaat of tijd? – Wat is het gevolg als dit risico optreedt? – Welke maatregel kun je nemen om het ervoor te zorgen dat het risico niet optreedt?

itg

Theoriebron De definitiefase <

Risico’s analyseren en oplossen

Oefening 25

d. Wat leerde je over risico’s bij het organiseren van een evenement? Leg je antwoord uit.

Uitvoering • Voer de werkgroepvergadering uit, deze duurt ongeveer tien minuten. • Analyseer in de werkgroepvergadering de gevolgen van de risico's en zoek oplossingen.

De definitiefase

Controle

a. Zijn de oplossingen uitvoerbaar? Leg je antwoord uit.

fb .v

b. Zijn de maatregelen op te nemen in een activiteitenoverzicht? Leg je antwoord uit.

Reflectie

tie

c. Wat vind je ervan om na te denken over wat er zoal mis kan gaan? Leg je antwoord uit.

Uitvoering • Debateer met elkaar over hoe volledig jullie dit projectvoorstel vinden met behulp van het Werkmodel Debatteren. Is het wel of niet volledig? Wat mist er nog? Kom tot overeenstemming met elkaar. Controle

Werkmodel Debatteren <

Voorbereiding • Lees de Theoriebron De definitiefase door. • Stel vast welke vier onderdelen minimaal in een projectvoorstel thuishoren. • Lees het Projectvoorstel regionaal project Eten en drinken.

Voorbeeld Projectvoorstel regionaal project Eten en drinken <

Je duidt met elkaar welke onderdelen in een projectvoorstel horen en beoordeelt een projectvoorstel.

Theoriebron De definitiefase <

Beoordeel een projectvoorstel

Oefening 26

u' Ac

d. Wat neem je mee van deze ervaring? Leg je antwoord uit.

itg

a. Wat is de uitkomst van de oefening? Leg je antwoord uit.

b. Welke projectvoorstelonderdelen heb je gevonden die niet in jullie lijst voorkwamen? Leg je antwoord uit.

De definitiefase

Reflectie

fb .v

c. Wat heb je in deze oefening geleerd over het maken van een projectvoorstel? Leg je antwoord uit.

d. Ben je tevreden over jouw aandeel bij deze oefening? Leg je antwoord uit.

Projectvoorstel voor de oud-bewoners van de Jungle van Calais

tie

Oefening 27

u' Ac

Artikel De Jungle van Calais: Achter alle ellende schuilde ook iets moois <

Theoriebron De definitiefase <

Vluchtelingenkamp in Calais is ontruimd. Bron: Michel Spekkers / Shutterstock.

itg

In deze oefening kiest iedere student voor het maken van een onderdeel van een projectvoorstel. Het projectvoorstel moet bestaan uit de volgende zeven onderdelen: 1. actorenanalyse 2. projectresultaat, maatschappelijk resultaat en organisatieresultaat 3. risicoanalyse 4. activiteitenlijst 5. begroting 6. kwaliteitseisen 7. begeleidende brief voor de opdrachtgever. Het projectresultaat is: bouw een ontmoetingscentrum in een asielzoekerscentrum waar alle vluchtelingen die uit de Jungle van Calais komen zich thuis kunnen voelen. Voorbereiding • Verdiep je in de Jungle van Calais en de ontruiming van het vluchtelingenkamp. Lees het artikel De Jungle van Calais: Achter alle ellende schuilde ook iets moois. • Lees de Theoriebron De definitiefase door. • Maak een taakverdeling waardoor straks alle onderdelen gedaan zijn. Uitvoering • Maak met jouw groepje het afgesproken onderdeel van het projectvoorstel. • Stem af of de onderdelen elkaar aanvullen en een congruent geheel vormen. • Bundel alle onderdelen van het projectvoorstel.

De definitiefase

Controle

fb .v

a. Zijn alle zeven onderdelen teruggekomen in het projectvoorstel? Waarom wel of waarom niet?

b. Wissel het projectvoorstel uit met een ander viertal en geef elkaar feedback. Welke feedback hebben jullie gekregen?

tie

Reflectie

u' Ac

c. Hoe verliep de samenwerking in je groep? Leg je antwoord uit.

itg

d. Wat vind je van de feedback die jouw groep heeft ontvangen? Leg je antwoord uit.

Stappen in de planningsfase

fb .v

Inleiding

In de planningsfase komt alles wat er uitgedacht is bij elkaar. Er wordt een planning gemaakt op basis waarvan straks de uitvoering zal gaan plaatsvinden. In deze set oefen je met het maken van een activiteitenstructuur en een planning.

Je kunt verschillende activiteitenstructuren maken. Je kunt een volledige planning maken voor een project.

u' Ac

• •

tie

Leerdoelen

Een project moet net als een huis eerst in de stijgers gezet worden.

Oefening 28

In deze oefening bouw je met elkaar aan een groot project. Meestal bouw je in het sociaal werk aan een niet tastbaar project, maar dit projectresultaat kun je aanraken. Je bouwt een kathedraal van krantenpapier.

Werkmodel Planning <

Bouw een kathedraal

itg

Theoriebron De planningsfase <

Voorbereiding • Je hebt nodig: stevig en breed plakband en heel veel kranten. • Overleg over hoe de kathedraal eruit moet komen te zien (afmetingen, vorm). • Maak hierbij gebruik van het Werkmodel Planning. • Bepaal hoe de kathedraal straks tot stand gaat komen in de uitvoeringsfase. Maak dus een projectplanning in de vorm van een activiteitenstructuur. Maak hierbij gebruik van de Theoriebron De planningsfase. • Verdeel de taken. • Spreek af hoeveel tijd je neemt voor het bouwen van je projectresultaat. Uitvoering • Bouw de kathedraal volgens het plan dat in de voorbereidingsfase is ontstaan.

Stappen in de planningsfase

Controle

a. Is er in goed overleg met elkaar een projectresultaat gehaald? Leg je antwoord uit.

fb .v

b. Is de kathedraal precies of ongeveer wat je ervan verwacht had? Leg je antwoord uit.

Reflectie

tie

c. Wat vind je van je rol in dit project? Leg je antwoord uit.

u' Ac

d. Wat vind je van de manier van samenwerken? Leg je antwoord uit.

In deze oefening maak je een activiteitenstructuur van een schoolopdracht. Je kunt kiezen voor een project dat je moet maken of voor een ander studieonderdeel. Voorbereiding • Kies, eventueel met hulp van je docent, voor een onderdeel van je studie waarbij planning een rol speelt, bijvoorbeeld een project of een onderzoek. • Lees de Theoriebron De planningsfase.

Theoriebron De planningsfase <

Je studie in een activiteitenstructuur zetten

Oefening 29

e. Wat heb je geleerd over het belang van een planning? Leg je antwoord uit.

itg

Uitvoering • Maak een schema waarin je activiteiten en tijdstippen in kolommen kunt plaatsen. • Bedenk welke activiteiten (handelingen) er nodig zijn om je studieonderdeel te realiseren. • Zet deze activiteiten in de logische volgorde. Wat moet eerst, wat daarna en wat tot slot? • Zet de activiteiten die gelijktijdig kunnen plaatsvinden naast elkaar en zet dat wat na elkaar moet gebeuren onder elkaar in het schema. • Zijn er activiteiten van je studieonderdeel waarbij je moet wachten op andere mensen of moet samenwerken met andere mensen? Vul je schema dan aan met de rubriek 'Wie' en vul deze rubriek met de juiste namen.

Controle a. Heb je een schema gemaakt waarin ‘wat’, ‘wanneer’ en eventueel ‘wie’ overzichtelijk in kolommen staan? Leg je antwoord uit.

Stappen in de planningsfase

b. Heb je alle activiteiten van je studieonderdeel benoemd? Leg je antwoord uit.

fb .v

c. Staan de activiteiten in de logische volgorde? Leg je antwoord uit.

Reflectie

tie

d. Wat heb je ervaren bij het maken van deze activiteitenstructuur? Leg je antwoord uit.

Artikel Tips voor het bieden van structuur <

De activiteitenstructuur voor een leerling

Je maakt voor een leerling met autisme een activiteitenstructuur van een dag in de week. Voorbereiding • Lees het artikel Tips voor het bieden van structuur. • Stel je voor hoe de dag van Muhrad, negen jaar, op een schooldag zou kunnen verlopen. Hoe laat staat hij op, wat doet hij zoal op school en hoe verloopt de dag nadat hij uit school is gekomen? • Spreek samen af hoe je samenwerkt bij deze oefening.

Oefening 30

u' Ac

e. Waarbij kun je een dergelijke activiteitenstructuur in de toekomst gebruiken? Leg je antwoord uit.

Uitvoering • Maak een schema waarin de schooldag van Muhrad kan worden ingevuld. Welke kolommen ga je gebruiken? Denk aan: wie, wat, waar, wanneer en hoe. • Vul het schema van een schooldag voor Muhrad.

Controle

b. Heb je een hele schooldag van een kind met autisme, van opstaan tot slapengaan, benoemd? Leg je antwoord uit.

itg

a. Heb je de tips voor het bieden van structuur gebruikt? Leg je antwoord uit.

Stappen in de planningsfase

Reflectie

fb .v

c. Wat heb je geleerd over het bieden van structuur aan een kind met autisme? Leg je antwoord uit.

d. Hoe kun je een activiteitenstructuur gebruiken bij een kind met autisme? Leg je antwoord uit.

Website Stichting Pesten op de werkvloer <

tie

Voorbereiding • Bekijk de website van de Stichting Pesten op de werkvloer. • Jullie kiezen zelf een organisatie waar je een project over pesten op de werkvloer wilt gaan uitvoeren. • Verdiep je in de schematische activiteitenstructuur en lees de Theoriebron De planningsfase. • Verdeel de taken voor het maken van een schematische activiteitenstructuur. Denk aan: wat, wie, waar, wanneer en hoe. Uitvoering • Bedenk vijf activiteiten voor het project over pesten op de werkvloer met behulp van het Werkmodel Beschrijving activiteiten. • Maak een activiteitenoverzicht van alles wat er moet gebeuren voor het projectresultaat, namelijk: minder pesten op de werkvloer bij de door jullie gekozen organisatie. Geld speelt geen rol. • Maak het schematische activiteitenoverzicht.

Werkmodel Beschrijving activiteiten <

In deze oefening maak je een schematische activiteitenstructuur voor een project over pesten op de werkvloer.

u' Ac

Theoriebron De planningsfase <

Oefenen met de schematische activiteitenstructuur

Oefening 31

Controle

a. Waaraan kun je zien dat het een schematisch overzicht betreft? Leg je antwoord uit.

itg

b. Zijn alle activiteiten uit het activiteitenoverzicht juist geplaatst? Leg je antwoord uit.

Reflectie c. Wat was jouw aandeel in deze oefening? Ben je hier tevreden over? Leg je antwoord uit.

Stappen in de planningsfase

d. Wat heb je geleerd over de activiteitenstructuur? Leg je antwoord uit.

In deze oefening maak je een lineaire activiteitenstructuur voor een project. Voorbereiding •

Werkmodel Beschrijving activiteiten <

tie

Theoriebron De planningsfase <

Oefenen met de lineaire activiteitenstructuur

Lees de casus.

Casus

u' Ac

Oefening 32

fb .v

e. Zou je deze activiteitenstructuur kiezen bij een volgend project? Leg je antwoord uit.

Het kantoor van de Vereniging Bescherm de Spreeuw (VBS) moet verhuizen. Alle mensen, middelen en materialen moeten mee naar het nieuwe kantoor en alle klanten, donateurs en toeleveranciers moeten weten van deze verhuizing. Omdat de vereniging van Amersfoort naar Apeldoorn verhuist, moet er een verhuisbedrijf ingezet worden. Bovendien moet er een nieuwe kantoorindeling worden gemaakt, want in het nieuwe pand zijn drie in plaats van vier kantoorruimtes beschikbaar. De directeur, het tweekoppige secretariaat en de overige tien personeelsleden moeten opnieuw verdeeld worden over de kantoorruimtes. De materialen uit de oude entree met balie, waar ook de folders en boeken over de spreeuw staan en waar gadgets gekocht kunnen worden, moeten ook mee. De telefonie wordt anders, want de vaste lijnen worden afgeschaft en er wordt voorzien in nieuwe communicatiemiddelen waardoor iedereen plaatsen tijdsonafhankelijk kan gaan werken. Het personeel is behoorlijk in de stress over de aanstaande verhuizing. Verdiep je in de lineaire activiteitenstructuur en lees de Theoriebron De planningsfase. Verdeel de taken voor het maken van een lineaire activiteitenstructuur in een schema. Denk aan wat, wie, waar, wanneer en hoe.

• •

itg

Uitvoering • Maak een activiteitenoverzicht van alles wat er moet gebeuren voor het projectresultaat, namelijk: Verhuis het kantoor van de VBS naar een kleiner kantoor in Apeldoorn binnen dertig dagen. Zorg dat plaatsen tijdsonafhankelijk werken doorgevoerd is en dat het personeel zo weinig mogelijk hinder ondervindt van de verhuizing. Geld speelt geen rol. • Werk de activiteiten uit met behulp van het Werkmodel Beschrijving activiteiten. • Maak het lineaire activiteitenoverzicht. Controle a. Waaraan kun je zien dat het een lineair overzicht betreft? Leg je antwoord uit.

Stappen in de planningsfase

b. Zijn alle activiteiten uit het activiteitenoverzicht juist geplaatst? Leg je antwoord uit.

Reflectie

fb .v

c. Wat was jouw aandeel in deze oefening? Ben je hier tevreden over? Leg je antwoord uit.

tie

d. Wat heb je geleerd over de activiteitenstructuur? Leg je antwoord uit.

Theoriebron De planningsfase < Artikel Bomen voor koeien <

Projectplanning

Maak een planning voor een volledig project, op een manier die voor jou het meest overzichtelijk is, en vergelijk die met de planning van een studiegenoot. Voorbereiding • Lees het artikel Bomen voor koeien. • Stel je voor dat je in jouw gemeente een eigen Bomen voor koeien-project wilt starten. • Kies een voor jou overzichtelijke manier om op een rij te krijgen wat er gedurende het hele project allemaal moet gebeuren, door wie, in welke groep, in welke volgorde. Maak gebruik van de Theoriebron De planningsfase.

Oefening 33

u' Ac

e. Zou je deze activiteitenstructuur kiezen bij een volgend project? Leg je antwoord uit.

Uitvoering • Maak je overzicht. • Vergelijk jouw overzicht met dat van een studiegenoot. Geef elkaar feedback. • Vul je planning aan met de inzichten die je hierdoor verkrijgt.

Controle

itg

a. Heb je alle producten uit alle fases benoemd?

b. Heb je de activiteiten in een logische volgorde gezet? Leg je antwoord uit.

c. Heb je alle actoren benoemd?

Stappen in de planningsfase

d. Welke feedback heb je ontvangen?

fb .v

e. Wat vind je van de feedback die je hebt ontvangen? Leg je antwoord uit.

Reflectie

itg

u' Ac

tie

f. Welke schematische manier van projectplanning spreekt jou het meeste aan? Leg je antwoord uit.

Uitvoeringsfase

Inleiding

fb .v

Het project wordt realiteit: er wordt uitgevoerd wat er was bedacht. De projectleider moet flexibel inspelen op alles wat er onderweg toch weer anders gaat dan gedacht en ervoor zorgen dat alles gebeurt. Het projectplan wordt afgemaakt. In deze set oefen je met alles wat er in deze fase moet gebeuren.

Leerdoelen

tie

Je kunt de uitvoering van een project begeleiden. Je kunt de start en de afsluiting van een project organiseren. Je kunt een project evalueren. Je kunt de projectresultaten beheren. Je kunt het projectplan samenstellen.

u' Ac

• • • • •

Aan de slag!

Oefening 34

In deze oefening spelen jullie een projectgroepvergadering na, maar dan met een opgelegde rol, met behulp van ‘denkhoeden’. De bedoeling is kennis te maken met mogelijke teamrollen en eens van rol te wisselen.

Theoriebron De uitvoeringsfase <

Samenwerken in een projectgroep

itg

Artikel Zes denkhoeden van Edward de Bono <

Voorbereiding • Lees de Theoriebron De uitvoeringsfase. • Lees het artikel Zes denkhoeden van Edward de Bono. • Maak de hoeden of maak zes gekleurde kaartjes die je voor je neerzet. • Lees welke rol bij welke hoed hoort en kies een kleur die bij je past. • Stel je voor dat er in de projectgroepvergadering een belangrijke knoop moet worden doorgehakt. • Kies een voorzitter uit jullie midden. • Kies iemand die de tijd bewaakt. • Lees de casus.

Uitvoeringsfase

Casus

fb .v

De projectgroep moet besluiten welk plan er uitgevoerd gaat worden: komt er een bijeenkomst voor iedereen die het afgelopen jaar een (kleine) bijdrage heeft geleverd aan de natuurwerkdag van jullie stichting, Landschapsbeheer Drenthe, of wordt er een bescheiden feestje gehouden voor iedereen die meer dan vier uur heeft gewerkt en op de voorafgaande vergadering is geweest? De natuurwerkdag wordt ieder jaar georganiseerd. Buurten kunnen een klus aanmelden en dan wordt er een dag gewerkt aan bijvoorbeeld planten van nieuwe bomen, verwijderen opslag of onkruid wieden in een park.

tie

Uitvoering • Zet ieder de gekozen hoed op en start het gesprek. • Wissel na tien minuten van hoed door de hoed van de rechter buurman te nemen. • Speel het rollenspel nog eens tien minuten. • Bespreek na. Wat viel op en wat heeft eenieder ervaren?

u' Ac

Controle

a. Lukte het om je voorkeursrol te spelen? Leg je antwoord uit.

Reflectie

b. Hoe verliep het gesprek nadat je een andere denkhoed had opgezet? Leg je antwoord uit.

c. Wat heb je geleerd over je voorkeursrol? Leg je antwoord uit.

d. Wat heb je geleerd van het aannemen van een andere rol? Leg je antwoord uit.

itg

e. Wat betekent dit voor jouw rol in projectmatig werken? Leg je antwoord uit.

Uitvoeringsfase

Oefening 35

In deze oefening ga je ervaren hoe verschillend het is of je een project met positieve energie of vanuit de bezwaren en problemen benadert. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De uitvoeringsfase. • Zorg voor een whiteboard of flip-over en stiften. • Benoem een van jullie tot projectleider. De anderen zijn projectgroeplid, een student is tijdsbewaker en een andere student schrijft alles op: de problemen die genoemd worden en de mogelijkheden. De overige studenten zijn projectmedewerkers. Verdeel de rollen. • Je stelt je voor dat je in een overleg een projectidee aan het verkennen bent.

fb .v

Theoriebron De uitvoeringsfase <

Hoe wordt een project een succes?

u' Ac

tie

Uitvoering • In het eerste spel van gemiddeld vijf minuten bedenken de projectgroepleden zo veel mogelijk problemen. Bedenk waarom dit echt onmogelijk gaat worden, welke bezwaren er zijn, wat er nooit gaat lukken. Dit deel van de oefening gaat om de 'ja-maren'. • In de tweede ronde bedenk je mogelijkheden, tot je niets meer kunt bedenken. Bedenk waarom dit echt gaat lukken, wat er positief is aan de ideeën die anderen opperen, en vul de ideeën van anderen aan. Controle

a. Is het gelukt om vijf minuten lang alleen maar problemen te benoemen? Leg je antwoord uit.

b. Was het gemakkelijk of juist moeilijk om alleen positieve onderwerpen te benoemen? Leg je antwoord uit.

c. Wat ging er anders in de tweede ronde? Leg je antwoord uit.

Reflectie

itg

d. Welke energie of stemming kreeg je bij de eerste ronde? Leg je antwoord uit.

e. En in de tweede ronde? Leg je antwoord uit.

Uitvoeringsfase

Oefening 36

In drietallen speel je een situatie na waarin op verschillende manieren wordt gecommuniceerd. In de samenwerking in een groep mensen kan veel goed gaan, maar kan het ook goed verkeerd gaan. Geweldloze communicatie is een manier om van emoties naar behoeftes te komen. Dat helpt om in een groep weer vooruit te kunnen. Hoe kan een projectleider geweldloos communiceren inzetten?

Filmpje Geweldloze communicatie <

Uitvoering • De spelers voeren een gesprek. Speler een geeft in de eerste drie minuten enkel jij-boodschappen (bijvoorbeeld: jij komt ook altijd te laat!!). In de volgende drie minuten geeft speler een enkel ik-boodschappen. De observator observeert het gesprek met behulp van het Werkmodel Observatieformulier. • Wissel na zes minuten van rol en voer nogmaals twee gesprekken van ieder drie minuten, waarbij de observant observeert. • Na zes minuten wordt er nog eenmaal gewisseld van rollen zodat iedereen elke rol op zich heeft genomen. • Bespreek daarna met elkaar hoe een projectleider de kennis van geweldloos communiceren zou kunnen gebruiken in een project.

tie

Website artikel Lastige mensen aanspreken <

Voorbereiding • Lees het artikel Lastige mensen aanspreken. • Zoek uit hoe de 'ik-boodschap', ook wel 'volledige boodschap' genoemd, werkt. • Noteer de onderdelen van de ik-boodschap. • Verdeel de rollen: observator, speler een (wil een boodschap kwijt) en speler twee (ondergaat).

u' Ac

Werkmodel Observatieformulier <

fb .v

Artikel Lastige mensen aanspreken <

De projectleider treedt op

Controle

a. Kwam je van emotie naar behoefte? Leg je antwoord uit.

b. Heb je ervaren dat een jij-boodschap anders binnen komt dan een ik-boodschap? Leg je antwoord uit.

Reflectie

d. Wat heb je ervaren en welke behoefte heb je uitgesproken? Leg je antwoord uit.

itg

c. Hoe zou jij dat wat je geleerd hebt in deze oefening als projectleider kunnen gebruiken? Leg je antwoord uit.

Uitvoeringsfase

Oefening 37 Theoriebron De uitvoeringsfase <

Startbijeenkomst voorbereiden Je organiseert een startbijeenkomst voor de aftrap van je project. Deze bijeenkomst kun je in iedere projectfase organiseren, afhankelijk van je doel: een idee toetsen, een idee omzetten in een plan, alle werkzaamheden vaststellen of de uitvoeringsfase feestelijk inluiden.

tie

fb .v

Voorbereiding • Lees de Theoriebron De uitvoeringsfase. • Jullie organiseren een thematisch wijkfestival in november op het plein waar minstens tien procent van de wijkbewoners naartoe komt, omdat de gemeente dit als eis stelt voor de subsidie. Op het festival moeten multiculturele hapjes verkrijgbaar zijn. • Bepaal met elkaar in welke fase van het project je een startbijeenkomst wilt houden. • Bepaal welke vraag/vragen beantwoord moeten worden. – Wat wordt het project (niet)? – Hoe gaan we het (niet) aanpakken? – Wat wordt ieders rol? – Wie beslist/praat mee op welk moment? • Bepaal wat voor soort feestje het gaat worden. • Maak een taakverdeling voor de uitvoering.

u' Ac

Uitvoering • Maak nu het plan voor de feestelijke aftrap. • Benoem het doel, het gewenste resultaat, de genodigden, de taakverdeling, de begroting en maak een draaiboek voor de feestelijke aftrap. • Beantwoord de vragen uit de voorbereidingsfase in een Word-document. Controle

a. Klopt de gekozen vorm van de bijeenkomst met het gewenste resultaat? Leg je antwoord uit.

b. Is de bedachte bijeenkomst enthousiasmerend en verduidelijkend? Leg je antwoord uit.

Reflectie d. Ben je het eens met de feedback die jullie groepje heeft ontvangen? Waarom wel of waarom niet?

itg

c. Wissel het Word-document uit met een ander groepje. Geef elkaar feedback. Welke feedback hebben jullie ontvangen?

e. Wat vind je van de samenwerking bij het maken van dit plan? Leg je antwoord uit.

Uitvoeringsfase

f. Wat heb je geleerd over jouw voorkeursrol in deze samenwerking? Leg je antwoord uit.

Theoriebron De uitvoeringsfase <

Passende afsluiting bedenken en voorbereiden

In deze oefening bedenk je een passende afsluiting van een project en je bereidt deze afsluiting voor. Deze bijeenkomst kan gelijktijdig met de evaluatie, bij de opening of oplevering van het resultaat of op een ander bij het specifieke project passend tijdstip.

fb .v

Oefening 38

u' Ac

tie

Voorbereiding • Lees de Theoriebron De uitvoeringsfase. • Jullie hebben een thematisch wijkfestival georganiseerd op het plein omdat de gemeente dit als eis stelt voor de subsidie. Het festival was een succes! Er waren multiculturele hapjes, diverse activiteiten en de wijkbewoners waren enthousiast. • Samen met je collega's bereiden jullie een feestelijke afsluiting voor. • Bepaal wat voor soort feestje het gaat worden. • Maak een taakverdeling voor de uitvoering.

Uitvoering • Maak nu het plan voor de afsluiting van het project. • Benoem het doel, het gewenste resultaat, de genodigden, de taakverdeling, de begroting en maak een draaiboek voor de feestelijke afsluiting.

Controle

a. Klopt de gekozen vorm bij het resultaat dat je wilt bereiken?

b. Is de bijeenkomst een passende afsluiting van dit project?

itg

c. Wissel het document uit met een ander groepje. Geef elkaar feedback. Welke feedback hebben jullie ontvangen?

Reflectie d. Wat heb je geleerd over het belang van een afsluiting bij een project?

e. Wat vind je van je rol in deze oefening?

Uitvoeringsfase

Theoriebron De uitvoeringsfase <

In deze oefening maak je met elkaar een filmpje als procesevaluatie. De video-opname laat je zien aan je docent, die optreedt als opdrachtgever in je project. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De uitvoeringsfase. • Bepaal wat je wilt laten zien van het project uit het voorbeeld. • Verdeel de taken. • Maak een planning voor het maken van het filmpje en daarna een draaiboek. • Gebruik de beste mobiele telefoon uit jullie groep voor de uitvoering.

fb .v

Evaluatie voorbeeld <

Procesevaluatie maken

Oefening 39

tie

Uitvoering • Maak het filmpje, dat zes tot tien minuten duurt en waar alle vier de groepsleden zichtbaar aan mee gewerkt hebben. • Toon het filmpje aan je docent, de opdrachtgever voor dit project. Controle

u' Ac

a. Wordt in het filmpje duidelijk dat je begrijpt wat een procesevaluatie is?

Reflectie

b. Is er een goed werkbaar draaiboek gemaakt?

c. Wat vind je van deze vorm voor het houden van een procesevaluatie?

d. Welke vaardigheid heb je bij jezelf aangesproken bij deze oefening?

Oefening 40

itg

Theoriebron De uitvoeringsfase <

Werkmodel Voorbeeld Enquête <

Website StartUp4kids Projecten <

Resultaatevaluatie maken In deze oefening maak je een resultaatevaluatie aan de hand van een enquête. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De uitvoeringsfase. • Kies met elkaar een van de projecten van StartUp4kids. • Bepaal de doelgroep met wie je het project wilt evalueren. • Bekijk het Werkmodel Voorbeeld enquête. Uitvoering • Maak de enquête en stel hierin minimaal vier en maximaal vijf gesloten vragen. • Laat een groep van zes medestudenten de enquête invullen, nadat ook zij zich hebben verdiept in het gekozen project van StartUp4kids. Zij stellen zich hierbij voor dat zij de doelgroep zijn. • Zet de antwoorden in een grafiek of in een tabel en formuleer een conclusie.

Uitvoeringsfase

Controle

fb .v

b. Is het gelukt om de resultaten weer te geven in een grafiek of tabel?

a. Zijn de vragen in de enquête juist gekozen?

tie

c. Levert de enquête bruikbare informatie op voor de resultaatevaluatie?

Reflectie

u' Ac

d. Wat viel op bij de samenwerking in je groepje?

Bedenk hoe je datgene wat het project opleverde kunt behouden. Voorbereiding • Lees het artikel Faseer het project, met name het laatste onderdeel Voer de nazorgfase uit. • Lees de projectresultaten.

Artikel Faseer het project <

Behoud van het projectresultaat

Oefening 41

e. Wat leerde je over het gebruik van een enquête als resultaatmeting?

Uitvoering • Kies voor ieder projectresultaat of het vooral gaat om in gebruik nemen, beheer van het resultaat of onderhoud van het resultaat.

itg

a. Ontwerp een nieuw programma voor het afnemen van examens.

b. Zorg ervoor dat Welzijn op Recept over drie maanden kan starten.

c. Bouw een huis in Culemborg in dertig dagen.

d. Maak een uitvoerbaar plan voor nieuwe wandelpaden door boerenland.

Uitvoeringsfase

e. Organiseer een buurtfeest over gezonde voeding.

Gebruik je creativiteit om per onderwerp het behoud te realiseren. Overleg met je studiegenoot over je keuzes en geef elkaar feedback.

fb .v

• •

f. Realiseer een verdubbeling van de verkoop van hagelslag in deze winkel.

Controle

Welke feedback heb je ontvangen?

Reflectie j.

u' Ac

h. Zijn er meerdere antwoorden mogelijk?

tie

g. Kun je je voorstellen wat er nu precies af is, als het project klaar is?

Wat vind je van de feedback die je hebt ontvangen?

k. Was dit een gemakkelijke of een moeilijke oefening voor je en waarom?

Passende overdracht

Oefening 42

itg

Theoriebron De uitvoeringsfase <

Werkmodel Rollenspel <

Het projectresultaat is gehaald en wordt, in deze oefening letterlijk, aan de beheerder overgedragen. Ondervind wat er gebeurt als in het project onvoldoende wordt nagedacht over het beheer van het projectresultaat. Voorbereiding • Lees de Theoriebron De uitvoeringsfase. • Lees de casus.

Uitvoeringsfase

Casus

•

tie

fb .v

Fatima is de beheerder van clubhuis het Vaantje. Ze heeft meegeholpen in de werkgroep van het project Behoud de unieke poppenkast uit 1930 voor de wijk de Vaan. Nu het gelukt is om de poppenkast op te knappen en weer geschikt te maken voor gebruik, mag zij het projectresultaat in ontvangst nemen. Fatima vindt het wel leuk, maar maakt zich ook zorgen over de stalling en het gebruik van de poppenkast. Straks heeft zij er een extra obstakel bij in de stalling van het clubhuis en daar gaat Fatima niet mee akkoord. In die stalling staat namelijk ook al een onder leiding van een kunstenaar gemaakte mobiele hangplek voor jongeren, bestaande uit autobanden en levensgrote panelen. Nooit gebruikt. De projectleider, Andries, is supertrots op het resultaat. Wat is de poppenkast mooi geworden! Zijn drive was een mooie kast opleveren. Eigenlijk is hij daarbij vergeten te bedenken wat er nu met dit object moet gebeuren. Af is af. Verdeel de rollen: Fatima, Andries en een observator.

u' Ac

Uitvoering • Speel een rollenspel waarin de poppenkast door Andries overhandigd wordt aan Fatima. • Probeer samen tot een oplossing te komen voor het ontstane probleem. • De observator let op en mag inspringen als hij een oplossing heeft of het spel een andere richting in wil sturen. Degene die in het spel vervangen wordt, wordt de nieuwe observator. Stop na tien minuten totale speeltijd, of er nu wel of niet een oplossing is bedacht.

Controle

a. Is het spel gericht op een win-winsituatie?

b. Hebben de beide speler s zich voldoende ingeleefd in hun rol?

c. Welke feedback heb je ontvangen?

itg

Reflectie d. Wat vind je van de feedback die je hebt ontvangen?

e. Wat heb je geleerd over de overdracht van het projectresultaat?

Uitvoeringsfase

Oefening 43

Alles nog eens op een rijtje In een kring speel je klassikaal het spel Ik ga op reis en ik neem mee.

fb .v

Voorbereiding • Bestudeer de theoriebronnen bij deze training. • Bepaal wie de spelleider wordt. Deze bewaakt hoe het spel gespeeld wordt en wanneer het spel stopt of stopgezet wordt. Het is dus handig dat de spelleider het spel kent.

u' Ac

tie

Uitvoering • Ga in een kring zitten. De eerste persoon begint met de volgende zin: 'Ik start een project en neem mee …' Hij vult een woord aan dat past bij projectmatig werken. De tweede persoon neemt over en begint opnieuw met voorgaande zin. Hij herhaalt het woord van de vorige student en vult aan met zijn eigen woord. Als iemand tijdens zijn beurt de woorden van de vorige studenten niet meer kan herhalen, valt hij af. • Het spel wordt net zolang gespeeld totdat er geen woorden meer bedacht worden of totdat iedereen af is. • Tijdens het spel mag een time-out gevraagd worden door alle spelers om te checken waarom de student een bepaald woord vindt horen bij projectmatig werken. De spelleider zet het spel stil en start weer op als het woord verduidelijkt is. De spelleider is ook de scheidsrechter: wordt een woord geaccepteerd of niet? • Gaat het spel lekker en wil je nog verder oefenen, dan kun je het spel voortzetten met de zin: 'Ik zit in de initiatieffase/definitiefase/planningsfase/uitvoeringsfase van een project en neem mee …' Controle

a. Lukte het je om met deze spelvorm je kennis over projectmatig werken te vergroten?

b. Heb je nu nieuwe woorden gelinkt aan projectmatig werken?

Reflectie

itg

c. Wat vind je van de kennis en inzichten die je op deze manier hebt verkregen?

d. Welke woorden ga je nog eens opzoeken?

Uitvoeringsfase

Oefening 44

Het projectplan ontstaat! In deze oefening maak je voor jezelf een volledig overzicht van het projectmatig werken.

Tool Prezi <

fb .v

Voorbereiding • Je maakt gebruik van de theoriebronnen, de opdrachten en oefeningen die je deed, en eventueel zoek je nog extra informatie op, als je nog niet zeker weet of je alles al in de vingers hebt. • Je stelt je voor dat je als projectleider na het ontstaan van een idee alvast zo veel mogelijk op een rijtje wilt hebben. De projectfases, de producten per fase en de houding van de projectleider.

tie

Uitvoering • Maak jouw persoonlijke overzicht van wat je weet over projectmatig werken. • Verwerk je overzicht in een Prezi. • Presenteer je Prezi aan een medestudent. Controle

u' Ac

a. Heb je een overzicht gemaakt dat laat zien wat je weet en kunt?

Reflectie

b. Vraag een medestudent of hij kan begrijpen wat volgens jou projectmatig werken inhoudt. Je medestudent geeft je feedback. Welke feedback heb je ontvangen?

itg

c. Wat vind je van de feedback die je hebt ontvangen op je overzicht en je Prezi?

Theoriebron Projectmatig werken

fb .v

Inleiding

u' Ac

tie

Projectmatig werken is een manier van werken die veel wordt toegepast, maar niet altijd correct. Als een bepaalde klus herhaaldelijk wordt uitgevoerd, is dat routinematig werken geworden, al wordt dit dan soms nog steeds een project genoemd. Ook het uitvoeren van een experiment wordt weleens verward met projectmatig werken. Projectmatig werken heeft als kenmerk dat je werkt in een logische volgorde, in fases. Maar er zijn ook nog andere kenmerken die van belang zijn.

Samenwerken aan een projectresultaat.

Kiezen voor een project

itg

Je kiest voor projectmatig werken als het gewenste resultaat veel nieuwe onderdelen bevat. Maar vaak is het resultaat nog niet duidelijk en is er alleen nog maar een (goed) idee. Soms is er zelfs helemaal geen idee, maar alleen een probleem dat opgelost moet worden. Er is een nieuwe samenwerking nodig tussen diverse mensen die eenmalig een maximale prestatie moeten leveren om een project te laten slagen. Er moet extra geld en tijd beschikbaar komen om het resultaat te kunnen bereiken. Projectmatig werken betekent dat er tijd, geld en menskracht beschikbaar moet komen uit additionele middelen. Er wordt een nieuwe, tijdelijke organisatie ingericht waarin de verantwoordingslijn niet meer via de manager of directeur loopt, maar waarin de projectleider de baas is. De projectleider heeft zogezegd een groot mandaat om te handelen tijdens het project.

Theoriebron Projectmatig werken

Andere manieren van werken

tie

fb .v

Projectmatig werken is een speciale manier van werken die zich in het midden bevindt tussen improviseren en routinematig werken. Je kiest voor improviseren als je eens iets wilt uitproberen. Er is nog bijna niets bekend, maar je wilt wel experimenteren. Er is veel flexibiliteit zodat je snel kunt inspelen op nieuwe situaties zonder daarvoor naar regels of procedures te kijken. Er is weinig houvast, de uitkomst is onbekend, maar er is veel mogelijk. Routinematige werken doe je als je bekend bent met de situatie en eenzelfde resultaat wilt behalen als eerder. Je hebt al ervaring met deze aanpak. Je kunt hierbij een draaiboek of procesbeschrijving volgen. Routinematig werken is het soort werk waarbij het meeste vastligt en er is weinig flexibiliteit nodig. In het openbaar vervoer is bijvoorbeeld sprake van routinematig werken als de chauffeur/machinist elke dag hetzelfde traject rijdt. Dit zogenaamde ‘rondje om de kerk’ zorgt voor protest omdat mensen het saai vinden.

Kenmerken van een project

u' Ac

Een project kun je omschrijven als een werkwijze waarbij een aantal verschillende activiteiten, met hulp van verschillende mensen, volgens een plan, wordt uitgevoerd. Dit plan heeft altijd een initiatieffase, een definitiefase, een planningsfase en een uitvoeringsfase. Al worden de fases weleens anders genoemd, en worden er soms nog meer fases benoemd, de strekking is steeds hetzelfde. Eerst ontstaat het idee, of is men op zoek naar een oplossing voor een probleem, dan wordt het projectresultaat vastgesteld en daarna wordt een planning gemaakt die vervolgens wordt uitgevoerd en overgedragen aan de gebruikers of beheerders van het resultaat. Bij een project is altijd sprake van: • een vooraf bedacht doel, een duidelijk aan te geven begin en einde • een vastgestelde inzet van mensen en middelen • een duidelijk beschreven eindresultaat • eenmalig uitvoer • een duidelijke opdrachtgever • verschillende actoren op verschillende momenten in het project • tijdelijke samenwerking • een groot mandaat voor de projectleider.

itg

Planmatig werken Projectmatig werken is een voorbeeld van werken volgens een plan. Maar planmatig werken is niet hetzelfde als projectmatig werken. Volgens een plan werken wil zeggen dat er een beginsituatie is die vraagt om een verandering, dat er doelen worden gesteld, dat er een degelijke voorbereiding is en dat de uitvoering van het plan eindigt met een evaluatie. Planmatig en projectmatig komen dus sterk overeen omdat ze gericht zijn op het uitvoeren van een plan met een concreet resultaat voor ogen. De volgende plannen komen terug in het werkveld van de sociaal-cultureel werker: • activiteitenplan: een plan om een activiteit uit te voeren • plan van aanpak: een plan om een probleemsituatie te veranderen • projectplan: een plan om een verandering voor elkaar te krijgen • jaar- of werkplan: een plan waarin al je werkvoornemens staan • hulp- of dienstverleningsplan: een plan voor hulp aan een persoon of groep.

Theoriebron Projectmatig werken

De projectleider

itg

u' Ac

tie

fb .v

De projectleider is verantwoordelijk voor het projectresultaat. Hij zorgt ervoor dat wat de opdrachtgever wil bereiken, het projectresultaat, wordt gerealiseerd. De projectleider is de opdrachtnemer. De projectleider heeft vaardigheden op het gebied van leidinggeven. Hij moet kunnen motiveren en omgaan met verschillende belangen. Hij moet zorgen dat het project gerealiseerd kan worden en mensen stimuleren mee te werken. Hij bewaakt de wensen van alle actoren, de verschillende resultaten en kwaliteitseisen, zodat iedereen het project na afloop een succes zal noemen. De projectleider stuurt de werkgroep en/of projectgroep en de stuurgroep aan. Hij communiceert met de opdrachtgever en de gebruikers/beheerders. De projectleider maakt het projectplan en alle instrumenten die gebruikt worden in de verschillende projectfases. Hij wordt aangesteld door de opdrachtgever, soms al voordat de initiatieffase begint, maar in ieder geval voor de start van de definitiefase.

Theoriebron De initiatieffase

fb .v

Inleiding

u' Ac

Actorenanalyse

tie

In deze eerste fase van het project wordt een idee geboren en wordt de eerste verkenning gedaan of dit idee misschien uitgevoerd kan gaan worden. Het idee wordt van alle kanten bekeken en wat aangepast. Tot slot wordt duidelijk of het idee levensvatbaar is. Er worden in deze fase drie producten op papier gezet. Deze vormen het eerste hoofdstuk van het projectplan: 1. de actorenanalyse 2. het voorlopige projectresultaat 3. de projectaanvraag.

itg

De actorenanalyse gebruik je om duidelijk te krijgen wie er allemaal betrokken zijn bij het project. Je analyseert de actoren op twee punten: 1. belang versus macht Hoe staan de belangen in verhouding tot de macht van de actor? 2. vernieuwingskracht versus macht Hebben de actoren ideeĂŤn en kunnen deze worden uitgevoerd (in hoeverre hebben ze hiervoor de macht)?

Actorenanalyse om de positie en rol van de betrokkenen in kaart te brengen. De actoren plaats je vervolgens in een overzicht waarin de onderlinge relaties duidelijk worden. Hoe dichter iemand bij de binnenste cirkel zit hoe meer invloed hij heeft.

Theoriebron De initiatieffase

Verschillende resultaten

fb .v

Bij de meeste projecten zijn de volgende actoren betrokken: 1. opdrachtgever en geldverstrekker Vaak een en dezelfde persoon, degene die de opdracht geeft om een projectresultaat te behalen en degene die eindverantwoordelijk is voor het geld en andere middelen. 2. projectgroep In deze groep zitten de mensen die ervoor zorgen dat de projectleider verder kan. 3. werkgroep Dit zijn de uitvoerders van alle nodige werkzaamheden. 4. gebruikers De gebruikers worden ook wel de klanten genoemd of de beheerders van het resultaat.

u' Ac

tie

Om een projectresultaat precies te kunnen beschrijven, moet je het onderscheid kunnen maken tussen de verschillende motieven van de belanghebbenden. De actoren kunnen namelijk verschillende redenen hebben om mee te doen aan het project. Deze redenen kun je verdelen in drie onderdelen: • Het projectresultaat is wat opgeleverd wordt als het project af is. • Het organisatieresultaat is wat het projectresultaat de organisatie oplevert. • Het maatschappelijk resultaat is wat het projectresultaat de gebruikers oplevert.

Het projectresultaat is het meest tastbaar en concreet. Het project gaat over het projectresultaat. Het organisatieresultaat is het gevolg van het projectresultaat voor de opdrachtgever en het maatschappelijk resultaat is het gevolg van het projectresultaat. Ingewikkeld, maar toch is het van belang deze alle drie te benoemen in deze fase van het project. Vanaf het begin is dan voor alle partijen duidelijk wat er is als het project af is.

SMART

itg

Het projectresultaat moet concreet beschreven zijn. SMART kan hierbij helpen, dat wil zeggen: Specifiek: Wie, wat, waar, wanneer, welke, waarom, hoe? Meetbaar: Het doel moet concreet zijn, zodat het duidelijk is wanneer het doel behaald is. Acceptabel: Het doel moet acceptabel zijn voor de doelgroep, er moet draagvlak zijn voor het doel. Realistisch: Is het doel haalbaar? Doelen mogen uitdagend zijn maar moeten wel haalbaar zijn. Tijdgebonden: Wanneer is het doel bereikt?

Een handig hulpmiddeltje om te checken of je in het projectresultaat alles hebt beschreven is de zin: Bouw een huis in Culemborg in dertig dagen. Je begint met een werkwoord (bouw), dan wat het is (een huis), dan maak je het nog preciezer (in Culemborg) en dan wanneer het af is (in dertig dagen). Een ander voorbeeld: Verhuis (werkwoord) de kantoorlocatie (wat het is) te Slotervaart (preciezer) in zes dagen (de tijd die er beschikbaar is).

Theoriebron De initiatieffase

Projectaanvraag

Wat is de aanleiding? Wat is er als het project af is (het projectresultaat)? Wanneer starten? Wanneer klaar? Wat verandert er daadwerkelijk als je met het onderwerp aan de slag gaat?

u' Ac

• • • • •

tie

Vragen bij het projectidee

fb .v

In de projectaanvraag wordt het project omschreven, zodat de opdrachtgever een eerste besluit kan nemen over de vraag of het project gestart kan worden. Het idee moet dus zo ver uitgedacht zijn, zo realistisch en goed beschreven, dat je opdrachtgever er geld en tijd voor beschikbaar wil maken. De opdrachtgever zal pas akkoord gaan met de start van de definitiefase, als hij erin gelooft dat het projectresultaat goed is voor de zaak. In de projectaanvraag geef je antwoord op de allerlei vragen. Sommige vragen zijn nog moeilijk precies te beantwoorden. Toch zal degene die de projectaanvraag gaat beoordelen zo veel mogelijk willen weten. Je probeert daarom een zo goed mogelijke inschatting te maken om de kans dat het project kan starten en een succes zal worden zo groot mogelijk te maken.

Vragen over de mensen in het project Welke actoren zijn er (actorenanalyse)? Wie zou de projectleider kunnen zijn? Wie betaalt en bepaalt in dit project? Wie is de klant/gebruiker/beheerder?

• • • •

Vragen over de middelen die nodig zijn Hoeveel geld is er ongeveer nodig? Hoeveel uren zijn er ongeveer nodig? Welke mensen/afdelingen/organisaties werken mee?

• • •

Vragen over het resultaat Wat is het organisatieresultaat? Wat is het maatschappelijk resultaat? Wat zou er mis kunnen gaan?

itg

• • •

Theoriebron De initiatieffase

Projectaanvraag opstellen

itg

u' Ac

tie

fb .v

Degene die kan bepalen of het project gestart mag worden is vaak de manager of de leidinggevende in een organisatie. Maar een projectaanvraag kan ook worden gedaan bij een netwerk van professionele organisaties waarvan je deel uitmaakt. Een derde optie is dat de projectaanvraag moet worden ingediend bij een fonds. Zoâ&#x20AC;&#x2122;n fonds stelt vaak hele precieze eisen aan de projectaanvraag en vaak moet de aanvraag online in een invulschema worden gedaan. Ieder fonds heeft zijn eigen eisen voor de projectaanvraag. In de aanvraag beantwoord je alle relevante vragen over het idee, de mensen, de middelen en het resultaat. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, kan het project starten. De projectleider wordt aangesteld door de opdrachtgever. Meestal bestaat de projectaanvraag uit de beschrijving van de verschillende resultaten, een actorenanalyse en globale inschatting van de kosten en de risicoâ&#x20AC;&#x2122;s. In organisaties waar veel in projecten wordt gewerkt is vaak een formulier beschikbaar voor het indienen van een projectaanvraag.

Theoriebron De definitiefase

fb .v

Inleiding

u' Ac

tie

Het project is nu gestart, de opdrachtgever heeft het idee goedgekeurd en de opdracht gegeven. Nu wordt het idee verder uitgedacht. Alle resultaten en randvoorwaarden worden vastgesteld. Alle belanghebbenden uit de actorenanalyse hebben hun eigen plek gekregen in het project. Er wordt een projectgroep en/of werkgroep gestart. De projectleider gaat met behulp van vier producten het projectvoorstel maken. Deze producten vormen met elkaar het tweede hoofdstuk van het projectplan: • kwaliteitseisen • activiteitenlijst • begroting • risicoanalyse • projectvoorstel.

De opdrachtgever gaat akkoord in de definitiefase.

itg

Kwaliteitseisen en kwaliteitsniveaus Met het vaststellen van het projectresultaat ben je een eind op weg om te garanderen dat het projectresultaat behaald gaat worden. Maar vaak laat ook een SMART beschreven projectresultaat nog ruimte voor verschillende verwachtingen. Deze verwachtingen kun je indelen in verwachtingen over tijd, geld en resultaten. Tijd en geld zijn heel tastbaar, maar het resultaat kan voor hoofdbrekens zorgen. Een indeling op drie kwaliteitsniveaus kan helpen. Het kwaliteitsniveau van een project wordt bepaald door: 1. de kwaliteit die minimaal behaald moet worden Dit is wat minstens gehaald moet worden. 2. de kwaliteit die hoort Dit is het kwaliteitsniveau dat je hebt afgesproken. 3. de kwaliteit die kan Dit is wat maximaal gehaald kan worden en waarover je met elkaar droomt.

Theoriebron De definitiefase

Activiteitenlijst

fb .v

Door kwaliteitscriteria op te nemen is er een behoorlijke garantie dat iedereen straks tevreden is met het projectresultaat. De minimale kwaliteit is dus in principe voldoende, maar het is natuurlijk voor de projectleider een uitdaging om de maximale kwaliteit te behalen. Als de drie kwaliteitsniveaus zijn vastgesteld, kan de projectleider genoegen nemen met de minimale kwaliteit wanneer hij tegenslagen heeft in het project. Als alles meezit, kan hij het hoogste ambitieniveau proberen te halen.

Begroting

u' Ac

tie

Zodra de actoren verder gaan denken en praten over het idee, wordt er van alles benoemd wat er zoal moet gebeuren. Stel je voor dat de opdracht is om een nieuwe dagopvang te realiseren. In de projectgroep wordt bijvoorbeeld geroepen: ‘We moeten de publiciteit niet vergeten!’, ‘Op welke locatie moet die dagopvang komen? Wie zoekt dat uit?’, ‘Kunnen we eigenlijk gebruikmaken van de inventaris van de oude dagopvang?’, ‘Ik ken een plek waar ze een hele leuke dagopvang hebben, zullen we op werkbezoek gaan?’ Een slimme projectleider noteert gedurende de eerste fases van het project steeds alles wat er benoemd wordt door de betrokkenen. Zo ontstaat er gaandeweg een volledig overzicht van alles wat er moet gebeuren. Met de activiteitenlijst stel je vast welke activiteiten nodig zijn om het projectresultaat te behalen. Deze zet je overzichtelijk op een rij. In de planningsfase gebruik je deze lijst om de projectuitvoering te plannen.

Bij het maken van de begroting gebruik je de activiteitenlijst. Je neemt alle kosten op die gemaakt moeten worden voor de uitvoering van het project. Het gaat om alle kosten voor de inzet van mensen maar ook voor zaken als huisvesting, eten en drinken, communicatie en pr. De opdrachtgever zal pas akkoord gaan met het starten van de volgende fase van het project als hij zo precies mogelijk weet wat het gaat kosten.

Risicoanalyse

itg

Projecten mislukken nogal eens omdat iedereen enthousiast is en liever niet wil nadenken over wat er fout kan gaan. Toch is het slim om stil te staan bij wat er mis kan gaan. In de risicoanalyse kijk je niet alleen naar wat er mis kan gaan, maar ook naar wat het gevolg kan zijn als dat gebeurt. Je kunt risico’s die betrekking hebben op geld, resultaat en tijd onderscheiden. Tot slot bedenk je welke voorzorgsmaatregelen je kunt nemen om te voorkomen dat het risico zal optreden. De risicoanalyse bestaat dus uit drie onderdelen.

Projectvoorstel Het projectvoorstel is een verder uitgewerkt plan als vervolg op de projectaanvraag. De opdrachtgever besluit aan de hand van het voorstel definitief of het project mag doorgaan. Sommige vragen uit de projectaanvraag komen terug en kunnen nu nauwkeuriger beantwoord worden. Andere vragen zijn toegevoegd, zoals die uit de risicoanalyse, en weer andere vragen hoeven juist niet opnieuw beantwoord te worden. Zorg voor een nette lay-out en een begeleidende brief of wervende presentatie voor de opdrachtgever.

Theoriebron De planningsfase

fb .v

Inleiding

u' Ac

tie

Alle voorbereidingen voor de uitvoering van het project worden gedaan in de planningsfase. De activiteitenstructuur krijgt pas in de uitvoeringsfase de hoofdrol, maar in de planningsfase maak je hiervoor alvast de planning. Dit doe je om het project houvast en structuur te geven. De planningsfase is het derde hoofdstuk in het projectplan en bestaat uit de activiteitenstructuur.

Een planning maak je niet in je agenda maar in een apart document!

Belang van de planningsfase

itg

In deze fase worden alle zeilen bijgezet om straks het project te kunnen gaan uitvoeren. Er moeten mensen worden gekoppeld aan de activiteiten en de activiteiten moeten in een logische volgorde worden gezet. De projectleider moet in deze fase logisch kunnen denken en oplossingen bedenken voor eventuele knelpunten in de planning die nog niet op tafel waren gekomen in de eerdere fases. Omdat bij projectmatig werken al het handelen en uitvoeren wordt uitgesteld tot de uitvoeringsfase is deze fase heel belangrijk. Nu moet alles goed doordacht op een rijtje komen te staan, zodat alles in de uitvoeringsfase op rolletjes loopt. Heb je weleens gehoord van het project waarbij binnen acht uur alle spullen van de oude president van de Verenigde Staten uit het White House worden weggehaald en alle nieuwe spullen van de volgende president erin moeten worden geplaatst? Zonder een zeer precieze planning zou een dergelijk project onmogelijk zijn.

Theoriebron De planningsfase

Methodisch handelen

tie

Activiteitenstructuur

fb .v

Het maken van een planning is een wezenlijk onderdeel van methodisch handelen. Methodisch handelen is doelgericht, systematisch, procesmatig en bewust. Dat wil zeggen: er is een doel, er is een planning, stappen zijn logisch en aansluitend en er wordt bewust gehandeld. Methodisch handelen is doordacht handelen. Mensen zijn geneigd om zodra een idee ontstaat ook te gaan handelen. In een project kan dat heel nadelig zijn: je loopt de kans het eindresultaat niet te halen. Stel je voor dat iedereen na het vaststellen van het doel lekker los zou gaan, dan is er kans dat de ene medewerker zijn weekend opoffert om alles af te krijgen, terwijl de ander nog eens een extra vakantie plant. Er is kans dat twee mensen aan hetzelfde werken zonder het van elkaar te weten of er ontstaat frustratie omdat iedereen op elkaar wacht.

itg

u' Ac

De projectleider kan kiezen voor een activiteitenstructuur die hem het beste past. Hij moet er goed mee kunnen werken, maar hij moet daarbij ook rekening houden met de uitvoerders. De lineaire structuur wordt het meest gebruikt. Een simpel voorbeeld hiervan is de familiekalender. De schematische structuur lijkt meer op een tekening of schets en past goed bij beelddenkers. De schematische activiteitenstructuur kan lijken op een hele uitgebreide woordspin. Door met kleurtjes te werken houdt de projectleider het overzicht. De activiteitenlijst wordt al in de definitiefase aangevuld en gecompleteerd met de volgorde van de activiteiten: wat moet eerst en wat kan pas daarna uitgevoerd worden? Ook de namen van personen en afdelingen worden ingevuld. Als dat nodig is, worden ook alle middelen en materialen per onderdeel benoemd. Hoe ingewikkelder het project, hoe uitgebreider de activiteitenstructuur wordt. Voor alle betrokkenen wordt nu duidelijk wat er wanneer en door wie moet gebeuren om het project te doen slagen.

Theoriebron De uitvoeringsfase

fb .v

Inleiding

u' Ac

Starten en afsluiten

tie

In de vierde en laatste fase wordt het project uitgevoerd. De projectleider houdt in de gaten dat alles volgens afspraak en in de juiste volgorde gebeurt en de werkgroepleden voeren uit. Aan het eind van deze fase wordt het projectresultaat opgeleverd. In de uitvoeringsfase worden nog drie zaken gedaan nadat de activiteiten zijn uitgevoerd die ook worden opgenomen in het projectplan: • starten en afsluiten • de evaluatie • het projectresultaat en de overdracht.

Voordat de uitvoering begint, kan de projectleider een feestelijke startbijeenkomst organiseren. De bedoeling hiervan is ervoor te zorgen dat iedereen er zin in heeft en dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Het is als het ware het moment waarop iedereen in de startblokken staat en het startschot klinkt. Als er veel afhangt van het project, heeft de organisatie er wel geld voor over om er een groot festijn van te maken. Je kunt ook wat kleiner denken: soms kan volstaan worden met iets lekkers bij de koffie. De uitvoeringsfase wordt afgesloten met een passende afsluiting. Alle actoren, ook de gebruikers of klanten, worden uitgenodigd. Het succes wordt gevierd en het resultaat getoond. Bij het ene project kan dat de ingebruikneming van het fysieke resultaat zijn, zoals het openen van het nieuwe kantoorpand. Anders kan een (digitale) presentatie aan de aanwezigen een beeld geven van het succes.

Productevaluatie

itg

Een evaluatie heeft de bedoeling ervan te leren voor de toekomst. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen producten procesevaluatie. Een productevaluatie gaat over het behaalde (eind)resultaat. De evaluatievragen gaan over de doelen die je vooraf hebt gesteld. De productevaluatie gaat dus letterlijk over wat er is geproduceerd en opgeleverd. Vragen die horen bij een productevaluatie zijn: • Is het vooraf gestelde resultaat van het project behaald? • Zijn ook de andere resultaten behaald (zoals het organisatieresultaat)? • Zijn de doelen en gewenste resultaten goed gekozen? • Heb je de doelgroep bereikt die je wilde bereiken? • Is het project binnen de begroting gebleven? • Is het project binnen de afgesproken tijd opgeleverd? • Is er juist ingeschat welke mensen en middelen er nodig waren?

Theoriebron De uitvoeringsfase

Procesevaluatie

u' Ac

Het projectplan

tie

fb .v

Bij de procesevaluatie evalueer je het proces. Het evaluatieonderzoek kan hierbij gericht zijn op alle fases van het project. De evaluatievragen zijn gericht op de manier waarop je het resultaat hebt bereikt. Er worden vragen gesteld die vooral gaan over het ‘hoe’ in plaats van het ‘wat’. Vragen die horen bij een procesevaluatie zijn: • Is de manier van begeleiden goed gekozen? • Hoe verliep de communicatie? • Zijn de fases goed doorlopen? • Waren alle actoren betrokken? • Waren de taken goed verdeeld? • Was de tijdsplanning goed? • Was er voldoende materiaal of waren de juiste hulpmiddelen aanwezig? • Zijn de gebruikers/klanten tevreden met het resultaat?

In deze projectfase wordt het hele projectplan samengesteld op basis van alle producten die in de verschillende fases zijn gebruikt. Het lijkt vreemd om een projectplan pas af te maken als het project al bijna af is. Het voordeel van deze werkwijze is dat het project de kans krijgt te groeien van het idee tot en met de uitvoering. Het risico van het schrijven van een al helemaal afgemaakt plan vooraf is dat het resultaat uiteindelijk niet lijkt op wat er in het projectplan stond. Het plan beschrijft dan soms meer de droom dan de werkelijkheid en belandt nogal eens in een bureaula om nooit uitgevoerd te worden. Deze werkwijze waarbij het projectplan pas gaandeweg het project wordt geschreven wordt (nog) niet vaak gebruikt. Veel medewerkers zijn gewend aan het schrijven van een volledig projectplan vooraf en fondsen en andere financiers vragen vaak ook om een volledig uitgewerkt plan voordat ze geld willen geven.

Overdracht

itg

Het project is pas echt af als het resultaat is overgedragen aan de gebruiker, ook wel de klant genoemd of de beheerder van het resultaat. Je geeft duidelijk aan wat je overdraagt en vergelijkt het bereikte resultaat met het geplande resultaat. Hoe de overdracht eruitziet, is afhankelijk van het soort projectresultaat. Wanneer het resultaat bereikt is, kan er bijvoorbeeld een draaiboek gemaakt worden. Is het projectresultaat materieel van aard dan kunnen er afspraken gemaakt worden over het behoud van het materiaal. Als het project gericht is op verbetering van een bestaande situatie dan kan de overdracht gericht zijn op een wijziging in werkwijze. Voorbeelden aan wie er opgeleverd kan worden in de overdracht:

Een nieuwe kantine

Het keukenpersoneel

Een toolkit over schuldhulpverlening

Maatschappelijk werkers

Een kinderboerderij

De beheerder

Nieuw computerprogramma

De medewerkers

Samenvattingen van lesmateriaal

De studenten

Een training over gesprekstechnieken

De trainers