9789037236095 verbeterplan

py r

co

.v .

Verbeterplan

fb

ct ie

'A

du

tE

ig h

Project

Colofon

.v .

Uitgeverij: Edu’Actief b.v.

0522-235235 info@edu-actief.nl www.edu-actief.nl Auteur: Ingrid Mulder

fb

Inhoudelijke redactie: Floortje Vissers Titel: Verbeterplan

© Edu’Actief b.v. 2016

ct ie

ISBN: 978 90 3723 609 5

'A

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

tE

du

Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl).

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

co

py r

ig h

Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Edu’Actief, te vinden op www.edu-actief.nl.

Over dit project

4

Vooronderzoek

7 14

Voorbereidingsfase Realisatiefase

18 19

co

py r

ig h

tE

du

'A

ct ie

Oplevering

17

fb

Ontwerpfase

.v .

Inhoudsopgave

3

Over dit project

Over dit project

.v .

Inleiding

fb

Een gezonde organisatie neemt kwaliteitseisen serieus, zorgt ervoor dat zij aan deze eisen voldoet en geeft kwaliteit veel aandacht. Wanneer een organisatie niet aan alle kwaliteitseisen voldoet is het goed om kritisch te kijken naar hoe het beter kan. Dit continu en systematisch werken aan kwaliteit noemen we kwaliteitszorg.

du

'A

ct ie

Wanneer er knelpunten en tekortkomingen zijn kun je een verbeterplan opstellen. In een verbeterplan staan de oorzaken van het probleem en worden oplossingen aangedragen.

In dit project leer je hoe je tekortkomingen bij de werkwijze van een organisatie kunt signaleren en analyseren. Met de informatie die je hierdoor krijgt schrijf je een verbeterplan.

tE

Wanneer collega’s veel onenigheid hebben kan dit ten koste gaan van de kwaliteit van een organisatie.

Leerdoelen

ig h

• Je kunt tekortkomingen in de werkwijzen binnen de organisatie signaleren.

• Je kunt een verbeterplan opstellen om bij te dragen aan een oplossing voor de tekortkomingen in de werkwijzen binnen de organisatie.

py r

Projectbeschrijving

co

Casus

4

Wijkcentrum de Glimlach bestaat volgend jaar 25 jaar. Helaas wordt het vroeger zo geliefde wijkcentrum nog maar weinig bezocht. Waar vroeger jong en oud vaak samenkwam, is er weinig belangstelling meer voor de activiteiten die het wijkcentrum organiseert. Het bestuur van de Glimlach snapt waarom: de medewerkers stellen zich niet actief op.

Over dit project

Het bestuur van het wijkcentrum heeft jullie docent gevraagd of jullie wat voor de Glimlach kunnen betekenen. Ze willen graag weten waarom de medewerkers zo passief zijn geworden en of er nog meer aan de hand is. Ook zouden ze graag verbetersuggesties krijgen waar ze mee aan de slag kunnen. Dit om ervoor te zorgen dat er volgend jaar op het 25-jarig jubileum van het wijkcentrum veel verbetering te zien zal zijn.

Functie

Gerrie Akkerman

Voorzitter

Anja van Dijk

Secretaris

Bert van Klinken

Penningmeester

Medewerkers

Functie

Lia Bouwmans

Activiteitenbegeleidster senioren

ct ie

fb

.v .

Bestuur

Gea Visser

Activiteitenbegeleidster kinderen

Harm Kelder

Jongerenwerker

Koosje de Boer

Vrijwilliger Vrijwilliger

Vincent Venema

'A

Linda van Eck

Vrijwilliger

du

Opdrachtgever

tE

Het bestuur van de Glimlach is jullie opdrachtgever. De docent is jullie aanspreekpunt. Als er vragen zijn kun je deze aan de docent stellen.

Projectopdracht

ig h

Je stelt samen met drie medestudenten, in opdracht van wijkcentrum de Glimlach, een verbeterplan op voor de werkwijze van de medewerkers van het wijkcentrum. Dit omdat er steeds minder buurtbewoners naar het wijkcentrum komen, met als mogelijke oorzaak de passieve houding van de medewerkers.

co

py r

Aan jullie de taak om door het interviewen van medewerkers en betrokkenen en het voeren van intervisies de tekortkomingen van het wijkcentrum te signaleren en te analyseren.

Projectproduct Het projectproduct dat jullie gaan opleveren is een verbeterplan voor de Glimlach.

Projecteisen In het verbeterplan: • komt duidelijk naar voren welke tekortkomingen binnen de organisatie er zijn en hoe deze tekortkomingen zijn gesignaleerd • zijn twee analyses van gesignaleerde tekortkomingen opgenomen • zijn de verbeterdoelen SMART geformuleerd • komen de oorzaken van de tekortkomingen naar voren

5

Over dit project

• • • • • • •

worden haalbare oplossingen aangedragen voor de vastgestelde tekortkomingen en wordt uitgelegd waarom dit de beste oplossingen zijn is cliëntenfeedback opgenomen zijn de randvoorwaarden voor verbetering opgenomen is de werkwijze voor de uitvoering opgenomen zijn activiteiten die nodig zijn voor verbetering opgenomen is opgenomen welke mensen welke taken krijgen om tot verbetering te komen is een tijdspad opgenomen is een evaluatieformulier opgenomen.

.v .

•

• •

tE

du

'A

•

Het projectplan is volledig (volgens het werkmodel) en duidelijk.

De takenlijst(en) in het projectplan bevat(ten) duidelijke informatie over wie wat wanneer moest doen.

Het vooronderzoek is gedegen uitgevoerd.

In het productontwerp is duidelijk rekening gehouden met de voorwaarden en producteisen van de opdrachtgever.

De realisatie van het projectproduct is gedegen voorbereid.

ct ie

• •

fb

Criteria processtappen

ig h

Tijdens dit project werk je in viertallen en ga je onder andere een intervisie houden.

Beoordeling

Tijdens dit project worden jullie op verschillende punten beoordeeld. Je vindt ze bij elkaar in het beoordelingsformulier.

py r

co

Beoordelingsformulier <

6

Vooronderzoek

Vooronderzoek

Werkmodel Planning <

• • • • •

Vorm de projectgroep en maak een samenwerkingscontract. Bepaal wat jullie moeten weten voordat je aan het project begint.

Maak een takenlijst en een planning: wie onderzoekt wat? Hoe informeren jullie elkaar daarover?

Voer de afspraken uit.

Maak een verslag van het vooronderzoek en leg dit voor aan je docent.

Neem dit verslag op in je projectplan.

.v .

Werkmodel Samenwerkingscontract <

Vooronderzoek

fb

Opdracht 1

Ga naar de website Mindmeister en maak een gratis basisaccount aan. Je gaat nu samen een mindmap maken. Zet in het midden ‘Wat moeten we weten?’ en ga samen met je projectgroep brainstormen over wat je zou moeten weten van een organisatie om een beeld te krijgen van de tekortkomingen die er spelen. Denk aan vragen die je beantwoord wilt hebben, maar ook aan dingen die jullie kunnen doen (bijvoorbeeld observatie). Brainstorm samen om tot een uitgebreide mindmap te komen. Sla de mindmap op en print hem uit.

du

Website Mindmeister <

Mindmap

'A

Opdracht 2

ct ie

Werkmodel Takenlijst <

tE

a. Bekijk nu de mindmap van een andere projectgroep. Zijn er veel verschillen?

ig h

b. Aan welke dingen hadden jullie niet gedacht?

Opdracht 3

Bekijk het filmpje ‘Holbewoners en verandering’. In dit filmpje wordt het wiel geïntroduceerd om het werk in de toekomst te vergemakkelijken. Het voordeel van een wiel is dat het rolt en daardoor ook zware dingen kan verplaatsen, bijvoorbeeld wanneer je het monteert aan een wagen. Best een goed idee!

co

py r

Filmpje Holbewoners en verandering <

Verandering

a. Wat is de reactie van de holbewoners?

b. Leg uit hoe het kan dat de holbewoners niet enthousiast zijn over het wiel.

7

Vooronderzoek

.v .

c. Wat vind je van de feedback die de holbewoners geven aan degene die het wiel introduceert? Zou jij je hier wat van aantrekken?

Oorzaken van tekortkomingen

'A

Opdracht 4

ct ie

e. Hoe kun je dit voorkomen en/of oplossen?

fb

d. Kun je hier ook tegenaan lopen wanneer je een verbeterplan introduceert?

du

Medewerkers binnen een organisatie kunnen onvoldoende functioneren of onvoldoende motivatie hebben. Bedenk bij elk van beide zo veel mogelijk oorzaken voor de tekortkomingen.

tE

a. Onvoldoende functioneren

ig h

b. Onvoldoende motivatie hebben

co

py r

c. Bespreek met je projectgroep de antwoorden die je bedacht hebt en maak samen een lijst waarop je alle antwoorden van de groepsleden zet.

8

Vooronderzoek

Lees het artikel op P & O Actueel en beantwoord de volgende vragen. a. Waarom wil de manager de arbeidsovereenkomst beĂŤindigen?

b. Waar moet een verbeterplan over gaan en wat moet het bevatten?

Opdracht 6

'A

ct ie

c. Wat vind jij van de uitspraak en waarom vind je dat?

.v .

Artikel Arbeidsrelatie verstoord door werkgever: geen ontbinding op P&O actueel <

P & O Actueel

fb

Opdracht 5

SMART

du

Wanneer je een doel hebt wil je natuurlijk graag resultaat boeken. Het is dan ook belangrijk dat je de doelstelling helder formuleert. Dit kan met SMART. a. Zoek op internet wat deze termen precies inhouden en omschrijf dat vervolgens in eigen woorden.

tE

S

M A

ig h

R T

co

py r

b. Bedenk individueel vijf doelen en formuleer deze SMART.

9

Vooronderzoek

Oplossingen

ct ie

Opdracht 7

fb

.v .

c. Bespreek met je projectgroep de door jullie opgeschreven doelen en bepaal samen of de doelen echt SMART zijn geformuleerd. Pas zo nodig de doelen aan, zodat ze SMART worden.

Hieronder staan een paar problemen die zich kunnen voordoen op de werkvloer.

'A

a. Bedenk bij elk probleem een goede oplossing voor zowel de organisatie als de medewerker. Bedenk tot slot zelf nog twee problemen bij de medewerkers en draag ook voor die twee problemen een oplossing aan.

Probleem

Oplossing

du

Een medewerker toont geen initiatief.

Een medewerker werkt erg langzaam.

tE

Een medewerker mist vakkennis.

Een medewerker verzuimt veel.

co

py r

ig h

Een medewerker stelt zich erg negatief op.

10

Vooronderzoek

Opdracht 8

ct ie

fb

.v .

b. Bespreek met je projectgroep de antwoorden die je bedacht hebt en maak samen een lijst waarop je alle antwoorden van de groepsleden zet.

Intervisie

'A

Een intervisiegroep is een groep die gebruikmaakt van elkaars professionaliteit bij het oplossen van problemen en tekortkomingen. De deelnemers van een intervisiegroep zijn gelijkwaardig aan elkaar en de inbrenger staat centraal. Tijdens een intervisie draagt de inbrenger een probleem voor en praat je hier samen over.

Een intervisie kun je op verschillende manieren uitvoeren. Zoek op internet naar drie verschillende intervisiemethoden.

du

a. Welke methoden heb je gevonden?

ig h

tE

b. Welke verschillen neem je waar tussen deze methoden?

co

py r

c. Welke overeenkomsten blijven er bestaan?

Bij een intervisie zijn er vaak vragen over persoonlijk functioneren zoals: ik heb problemen met de pesterijen van medewerker B. Hoe kan ik dit probleem het beste oplossen? Tijdens de intervisie kun je praten over de mogelijke oorzaak van de pesterijen en kan de inbrenger vragen krijgen die het probleem duidelijk maken. Wanneer de inbrenger het probleem duidelijk heeft kan hij zelf naar de oplossing toewerken.

11

Vooronderzoek

Intervisie is een manier om tekortkomingen binnen de organisatie te signaleren. Misschien pest medewerker B zijn collega wel omdat hij onzeker is over zijn eigen functioneren en eigenlijk liever op een andere plek binnen de organisatie werkt.

Werkmodel Een interview houden <

Hoe maak ik een interview!

Bekijk het filmpje â&#x20AC;&#x2DC;Hoe maak ik een interview!â&#x20AC;&#x2122; In dit filmpje krijg je tips om een interview te laten slagen, maar ook voorbeelden van de dingen die je niet moet doen. a. Welke dingen zijn dit?

'A

Opdracht 9

ct ie

fb

.v .

d. Bedenk nog een probleem dat zich kan voordoen binnen een organisatie en hoe intervisie hierbij kan helpen.

du

Filmpje: Hoe maak ik een interview! <

co

py r

ig h

tE

b. Noteer alle waardevolle tips die voorbijkomen.

12

Vooronderzoek

Opdracht 10

Pieter werkt sinds vijf jaar in wijkcentrum de Stobbe. De gemeente heeft de subsidie voor dit wijkcentrum vorig jaar gehalveerd, wat betekent dat de Stobbe nu veel minder geld heeft. Pieter gaat steeds met minder plezier naar zijn werk. Hij baalt dat hij veel minder activiteiten kan organiseren. Ook baalt hij omdat hij de mensen die voor het eerst binnenkomen niet eens een kopje koffie kan aanbieden, omdat het koffiezetapparaat niet altijd werkt.

.v .

Werkmodel Analyseren <

Pieter

ct ie

fb

a. Schrijf op welke tekortkomingen kunnen ontstaan door de verminderde inkomsten van de gemeente en analyseer deze tekortkomingen. Maak gebruik van het Werkmodel Analyseren.

Opdracht 11

Tekortkomingen signaleren Lees het artikel ‘Verpleeghuisdirecteur signaleert tekortkomingen’ op de website van het Nederlands Tijdschrift voor Geneeskunde.

ig h

Artikel Verpleeghuisdirecteur signaleert tekortkomingen van NTvG.nl <

tE

du

'A

b. Kan volgens jou een verbeterplan in deze situatie verbetering brengen? Waarom wel of niet?

a. Op welke manier heeft de directeur de tekortkomingen gesignaleerd?

py r

b. Bedenk nog een andere manier hoe je tekortkomingen kunt signaleren.

co

Opdracht 12

Werkmodel Logboek en Evaluatie <

Logboek Begin met het schrijven van het logboek, door de samenwerking tot zover te beschrijven.

• Hoe is het samenwerken tot nu toe verlopen?

• Wat ging goed en niet goed?

• Wie heeft wat gedaan? Heeft iedereen een voldoende bijdrage geleverd?

• Hebben jullie duidelijke afspraken gemaakt? Hoe is dit gegaan?

Houd het logboek tijdens het project goed bij. De docent gebruikt het bij de beoordeling van het project.

13

Ontwerpfase

Ontwerpfase Opdracht 1

Ontwerpfase

fb

Werkmodel Voorbeeldformat verbeterplan <

Ontwerp het format

In het Werkmodel Voorbeeldformat verbeterplan zie je een format van een verbeterplan.

Een verbeterplan heeft niet altijd hetzelfde format. Bepaal hoe jullie format eruit komt te zien. Houd hierbij rekening met de eisen waaraan jullie projectproduct (het verbeterplan) moet voldoen.

du

'A

Hoe gaan jullie het format vormgeven?

ct ie

Opdracht 2

.v .

In het vooronderzoek hebben jullie je verdiept in het signaleren van tekortkomingen en hebben jullie kennis opgedaan over verbeterplannen. Jullie gaan nu stap voor stap het raamwerk maken voor jullie verbeterplan.

Laat het ontwerp goedkeuren door de docent. Werk het logboek bij.

Ontwerpen interviews

tE

Opdracht 3

ig h

Jullie gaan in de realisatiefase (fictieve*) mensen interviewen over de tekortkomingen in de werkwijzen van de Glimlach. Jullie interviewen twee medewerkers van de Glimlach en twee buurtbewoners. Jullie interviewen elkaar in een rollenspel.

py r

Bepaal welke onderwerpen jullie in de interviews willen behandelen. Zorg ervoor dat er minimaal twee tekortkomingen van de werkwijze van de Glimlach naar voren komen.

Bepaal hoe jullie de interviews gaan vastleggen (geluidsopname, filmen, op papier) en hoe en waar jullie het willen uitwerken in het verbeterplan. Bedenk de interviewvragen en schrijf ze op.

co

Welke interviewvragen hebben jullie bedacht?

Laat het ontwerp goedkeuren door de docent. Werk het logboek bij.

14

Ontwerpfase

Opdracht 4

Jullie hebben de opdracht gekregen om een verbeterplan te schrijven. Welk doel of welke doelen heeft het verbeterplan? Formuleer deze doel(en) SMART. a. Welke doelen hebben jullie opgesteld?

'A

ct ie

b. Waarom hebben jullie voor deze doelen gekozen?

fb

.v .

Werkmodel SMART formuleren <

Ontwerp SMART-doel(en)

Werkmodel Intervisie <

Ontwerp Intervisie

Jullie gaan een intervisie houden waarin jullie de twee tekortkomingen die jullie tijdens de interviews hebben gesignaleerd gaan inbrengen en bespreken. De intervisie gebeurt in een rollenspel.

tE

Opdracht 5

du

Laat het doel of de doelen goedkeuren door de docent. Werk het logboek bij.

py r

ig h

Voor welke intervisiemethode hebben jullie gekozen en hoe ziet de intervisie die jullie gaan houden er dus uit?

co

Laat jullie intervisiemethode goedkeuren door de docent. Werk het logboek bij.

15

Ontwerpfase

Opdracht 6

Ontwerp Cliëntenfeedback

ct ie

fb

Hoe willen jullie om cliëntenfeedback vragen?

• Hoe gaan jullie het vragen om cliëntenfeedback uitvoeren?

• Waar komt de cliëntenfeedback te staan in het verbeterplan?

.v .

Bepaal hoe jullie tijdens de uitvoeringsfase cliëntenfeedback gaan vragen en meenemen in het verbeterplan. Je kunt tijdens de interviews vragen om feedback van cliënten of ervoor kiezen om bijvoorbeeld een enquête te houden. Bepaal hoe je de cliëntenfeedback terugkoppelt naar de cliënten.

Opdracht 7

Ontwerp Oplossingen

'A

Laat jullie manier van cliëntenfeedback vragen goedkeuren door de docent. Werk het logboek bij.

Werkmodel Analyseren <

Opdracht 9

Jullie gaan van twee tekortkomingen, die jullie tijdens de interviews en tijdens de intervisie gesignaleerd hebben, in de werkwijzen binnen de organisatie analyses maken. Bepaal hoe jullie deze analyses gaan uitvoeren.

Ontwerp de evaluatie

In het verbeterplan neem je tot slot een evaluatieformulier op.

ig h

Werkmodel Evaluatie voorbereiden <

Ontwerp Analyses

tE

Opdracht 8

du

Hoe gaan jullie de mogelijke oplossingen voor de gesignaleerde tekortkomingen opnemen in jullie verbeterplan? Bekijk het format van en de eisen aan het verbeterplan nogmaals om te bepalen of alles erin terugkomt.

co

py r

Bedenk alvast een aantal evaluatievragen.

16

Laat de evaluatievragen goedkeuren door de docent.

Voorbereidingsfase

Voorbereidingsfase

Opdracht 2

Het is bijna tijd om het projectproduct te gaan maken. Maak een takenlijst, wie gaat wat doen? Maak gebruik van het Werkmodel Takenlijst.

.v .

Werkmodel Takenlijst <

Voorbereiding

Alles duidelijk?

fb

Opdracht 1

ct ie

Kijk even terug naar wat jullie tot nu toe allemaal hebben verzameld. Kunnen jullie aan de slag met het realiseren van het projectproduct? Bekijk nog eens de eisen waaraan het projectproduct moet voldoen. Als alles duidelijk is, kunnen jullie doorgaan naar de realisatiefase.

'A

Werk tot slot het logboek bij: • Hoe verliep het afstemmen van de verschillende ontwerpen met je groepsgenoten?

• Zijn jullie het (snel) eens geworden over de inhoud en vormgeving van het product zoals het moet gaan worden?

• Waar liepen jullie als groep tegenaan en hoe hebben jullie dit opgelost?

co

py r

ig h

tE

du

Bespreek de planning/takenlijst met je docent en verbeter deze als dat nodig is. Daarna kunnen jullie met de uitvoering starten.

17

Realisatiefase

Realisatiefase Opdracht 1

Realisatie

.v .

Is alles duidelijk en goedgekeurd? Dan is het nu tijd om mensen te interviewen, tekortkomingen te signaleren en te analyseren, een intervisie te houden en het verbeterplan te schrijven. Bespreek met jullie docent wanneer jullie alles gaan opleveren.

du

'A

ct ie

fb

De uitvoering bestaat uit de volgende onderdelen: • Het houden van vier interviews: twee met (fictieve*) medewerkers en twee met (fictieve*) betrokkenen, waarbij door een goede vraagstelling minimaal twee tekortkomingen in de werkwijze van de organisatie naar voren komen.

• Analyses van de twee tekortkomingen in de werkwijze van de organisatie gemaakt met het Werkmodel Analyseren.

• Een verslag van de intervisie die jullie onderling hebben gehouden en de resultaten hiervan.

• Het schrijven van het verbeterplan met daarin in ieder geval: – de randvoorwaarden voor verbetering – een uitleg van de werkwijze waarop de medewerkers het verbeterplan moeten uitvoeren – de activiteiten die nodig zijn om tot verbetering te komen – de taken die de medewerkers krijgen om het verbeterplan succesvol te maken – een evaluatieformulier voor het verbeterplan.

• Het netjes uitwerken en samenvoegen van alle onderdelen in het document ‘Verbeterplan’. *Jullie interviewen elkaar door een rollenspel.

co

py r

ig h

tE

Bereid een presentatie van tien minuten voor waarin jullie het verbeterplan samenvatten.

Deze presentatie is onderdeel van de oplevering.

18

Oplevering

Oplevering Opdracht 1

Oplevering

Opdracht 3

Evalueer met elkaar het project en doe hiervan verslag in het logboek.

Reflecteren

Bedenk een moment of situatie tijdens het werken aan de training, waarvan je nu vindt dat je het in het vervolg anders zou moeten aanpakken. Kijk terug met de STARRT-methode.

Lever het reflectieverslag in bij je docent.

co

py r

ig h

tE

du

'A

Werkmodel STARRT-methode <

fb

Werkmodel Logboek en Evaluatie <

Evaluatie

ct ie

Opdracht 2

.v .

Het is tijd voor de oplevering. Jullie docent neemt namens het bestuur van de Glimlach het verbeterplan in ontvangst. Geef een korte presentatie waarin jullie het verbeterplan samenvatten en overhandig het verbeterplan aan jullie docent.

19