9789037241181 schrijf een projectplan by Uitgeverij Edu'Actief b.v.

fb .v

Cursus

itg

u' Ac

tie

Schrijf een projectplan

Auteurs: Annyttsje Pruim, Floortje Vissers Titel: Schrijf een projectplan ISBN: 9789037241181 ©

fb .v

Uitgeverij: Edu’Actief b.v. 0522-235235 info@edu-actief.nl www.edu-actief.nl

Colofon

u' Ac

tie

Edu’Actief b.v. 2018 Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl).

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

itg

Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Edu’Actief, te vinden op www.edu-actief.nl.

Inhoudsopgave Over deze cursus

Projectmatig werken De initiatieffase

De definitiefase

De planningsfase De uitvoeringsfase Reflectie

fb .v

6 7

28 31

35 36

u' Ac

Theoriebron Projectmatig werken

tie

Orientatie

Theoriebron De initiatieffase

Theoriebron De definitiefase

Theoriebron De planningsfase

itg

Theoriebron De uitvoeringsfase

Over deze cursus

Inleiding

Leerdoelen

Je weet projectmatig werken is. Je hebt kennis van de eerste fase van een projectplan: de initiatieffase. Je hebt kennis van de tweede fase van een projectplan: de definitiefase. Je hebt kennis van de derde fase van een projectplan: de planningsfase. Je hebt kennis van de vierde fase van een projectplan: de uitvoeringsfase.

• • • • •

u' Ac

Samen werk je naar het projectresultaat.

tie

fb .v

In deze cursus leer je hoe je een idee kunt uitvoeren op een projectmatige manier. Je leert werken met projectfasen, gebruikmaken van de vaste onderdelen per fase en hoe je kunt samenwerken om tot een goed projectresultaat te komen.

Beoordeling

Aan het eind van de cursus wordt je parate kennis beoordeeld met een toets. Je praktische beheersing van de leerdoelen wordt getoetst met een beroepsproduct. De beoordeling gaat over inhoud (producteisen) en uitvoering (processtappen). Andere belangrijke punten bij de beoordeling zijn: actieve deelname aan de lessen, nette uitwerking van de opdrachten in goed Nederlands. Je vindt ze bij elkaar in het Beoordelingsformulier.

Beoordelingsformulier <

Planning

itg

Planningsformulier <

Een beroepsproduct maken kost tijd. Daarom moet je dit goed plannen. Lees de opdracht van het beroepsproduct goed door en vul daarna het Planningsformulier in. Neem ook de andere opdrachten van deze cursus op in je totale planning. Zo voorkom je dat je in tijdnood komt.

Over deze cursus

Beroepsproduct: Instructiefilmpje 1%Club (4) De 1%Cub is een organisatie met een online platform om mensen te helpen om goede ideeën, projecten, uit te laten voeren. De 1%Club heeft jullie, sociaal-cultureel werkers, gevraagd om een instructiefilmpje te maken over projectmatig werken. Dit instructiefilmpje komt op de website van de organisatie. De 1%Club kan mensen ondersteunen die een project willen uitvoeren. Plan een datum waarop je dit beroepsproduct inlevert. Vul de datum in op je planningsformulier.

fb .v

Website 1%Club <

Processtappen

u' Ac

tie

– Maak een planning en een taakverdeling. – Bereid de onderdelen van het instructiefilmpje voor: schrijf bij elk onderdeel op wat je wilt vertellen. – Zoek voorbeelden bij de onderdelen die je gaat uitleggen. Bestudeer de website van de 1%Club. – Zoek afbeeldingen of muziek die je wilt gebruiken in het instructiefilmpje. Laat elke processtap goedkeuren door je docent, voordat je begint aan de volgende stap.

Eisen aan het beroepsproduct

•

Het instructiefilmpje heeft een inleiding bij de 1%Club. Het filmpje gaat over verschillende manieren van werken. Het filmpje laat zien wat projectmatig werken níet is. Het filmpje laat zien wat projectmatig werken wél is. Het filmpje legt uit: de initiatieffase met de actorenanalyse, projectresultaten en de projectaanvraag met voorbeelden die passen bij de 1%Club. Het filmpje legt uit: de definitiefase met de kwaliteitseisen, activiteitenlijst, begroting, risicoanalyse en het projectvoorstel met voorbeelden die passen bij de 1%Club. Het filmpje legt uit: de planningsfase met de activiteitenstructuur met voorbeelden die passen bij de 1%Club. Het filmpje legt uit: de uitvoeringsfase met de starten afsluiting, de evaluatie en de overdracht met Het projectplan voorbeelden die passen bij de 1%Club. Het instructiefilmpje heeft een afsluiting die past bij de 1%Club. Het instructiefilmpje ziet er aantrekkelijk uit (wees creatief!).

• • •

•

• •

itg

•

Orientatie

Orientatie Opdracht 1

Opdracht Welke projecten ken jij?

tie

Filmpje Amsterdam over project P <

Project P.

‘Project P: Stop Het Pesten’ was een televisieprogramma gepresenteerd door Johnny de Mol en Dennis Weening op RTL5 in 2014. In dit programma maakte gepeste jongeren met een verborgen camera opnamen van het pesten op school. De pesters en de omgeving kregen beelden te zien. Het was de bedoeling dat er zeven afleveringen op tv zouden komen, maar door de kritiek zijn er maar vier afleveringen uitgezonden. Bekijk het filmpje ‘Amsterdam over project P’ en geef antwoord op de vragen.

u' Ac

Opdracht 2

fb .v

Projecten zijn er in alle vormen en maten. Met verschillende doelen en met een verschillende aanpak. Welke projecten ken jij? Heb je al eens deelgenomen aan een project? Of heb je gehoord van een project? Schrijf alle projecten op die je kent.

a. Wat was het doel van Project P.?

b. Wat vinden jullie goed aan dit project?

c. Wat vinden jullie minder goed aan dit project?

Opdracht 3

Wat komt er kijken bij een projectplan?

itg

‘Schrijf een projectplan’ is de titel van deze cursus. Wat denk jij dat er allemaal komt kijken bij het schrijven van een projectplan? Wat beschrijf je dan? Wees zo precies mogelijk.

Projectmatig werken

Inleiding

fb .v

Projectmatig werken is werken volgens een plan. Dat gebeurt niet altijd op de juiste manier. Planmatig werken heeft een beginsituatie, er zijn doelen, er is een goede voorbereiding en na de uitvoering is er een evaluatie. Maar ook dan zijn niet alle plannen voorbeelden van projectmatig werken.

Leerdoelen

• • • • •

tie

•

Je kunt de betekenis uitleggen van de begrippen projectmatig werken, improvisatie en routinematig werken. Je kunt de verschillen benoemen tussen projectmatig werken, improvisatie en routinematig werken. Je kunt de kenmerken van een project benoemen. Je kunt het verschil uitleggen tussen planmatig werken en projectmatig werken. Je kunt het verschil uitleggen tussen een activiteitenplan en een projectplan. Je kunt uitleggen wanneer je voor een project kiest en wanneer niet. Je hebt kennis van de kenmerken van een projectleider.

u' Ac

•

Allerlei factoren die bijdragen aan het effect van projectmatig werken

Drie manieren van werken Vaak spreken we over projectmatig werken maar gaat het juist om routinematig werken of improviseren. In deze opdracht ga je op zoek naar de verschillen en overeenkomsten tussen deze drie begrippen. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken.

Opdracht 4

itg

Theoriebron Projectmatig werken <

a. Leg in je eigen woorden het begrip projectmatig werken uit.

b. Leg in je eigen woorden het begrip routinematig werken uit.

Projectmatig werken

c. Leg in je eigen woorden het begrip improvisatie uit.

a. De begrippen projectmatig werken, routinematig werken en improvisatie gebruiken we vaak door elkaar. In deze opdracht ga je samen met drie medestudenten drie woordwolken maken over de begrippen. Een student begint met een woordwolk over het begrip projectmatig werken, een tweede student met een woordwolk over routinematig werken en de derde student met een woordwolk over improvisatie. Voer alle woorden en zinnen in waar je aan denkt bij het begrip dat jij uitwerkt. b. Na vijf minuten wisselen jullie, je gaat nu de woordwolk van je groepsgenoot aanvullen. Hierna wissel je nog een keer zodat alle studenten alle drie de woordwolken hebben aangepast. Bestudeer en bespreek de drie woordwolken. Zijn jullie het eens met de resultaten uit de woordwolken? Waarom wel of waarom niet? Leg je antwoord uit.

Opdracht 6

Verschillen

u' Ac

tie

Website Woordwolk <

Woordwolk

fb .v

Opdracht 5

a. In deze opdracht ga je aan de slag met de verschillen tussen improvisatie, projectmatig werken en routinematig werken. Vul de antwoorden in bij de juiste manier van werken. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken en internet. Kies uit de volgende antwoorden: planning aanpak, geregeld, procesmatig, vaag, gewenst, duidelijk, zeker, soms, ad hoc, nieuw, bekend, nogal zeker, procedureel, steeds duidelijker, onzeker. Projectmatig werken

Routinematig werken

itg

Improvisatie

b. Bespreek de antwoorden in de klas. Wat valt je op als je naar het ingevulde schema kijkt?

Drie manieren van werken

Opdracht 7

Hoe pak je het aan?

fb .v

Projectmatig werken

tie

Stel dat je met twee vrienden op vakantie gaat. Hoe pak je dit dan aan? Bedenk voorbeelden bij de drie manieren van werken: projectmatig, routinematig en improvisatie. Je kunt gebruikmaken van de Theoriebron Projectmatig werken.

u' Ac

a. Hoe ga je dit aanpakken als je voor een projectmatige aanpak kiest?

b. Hoe pak je dit aan als je voor een routinematige aanpak kiest?

Opdracht 8

c. Hoe ga je dit aanpakken als je voor een improvisatieaanpak kiest?

Voorbeelden bedenken

Naast projectmatig werken kun je er ook voor kiezen om routinematig te werken of improviserend. In deze opdracht werk je samen met twee studiegenoten, elke student kiest een manier van werken en werkt die uit met de casus (gebruik hierbij je fantasie). Lees eerst de casus.

Verdeel de rollen, elke student kiest een manier van werken en werkt deze uit. a. Hoe moet Yusuf dit aanpakken als hij voor een projectmatige aanpak kiest?

itg

Yusuf werkt als activiteitenbegeleider bij buurtcentrum Het Hoekje. Hij heeft gehoord van ouderen die in Het Hoekje komen dat zij interesse hebben in een spelletjesdag met oud-Hollandse spelen.

Projectmatig werken

fb .v

c. Hoe moet Yusuf dit aanpakken als hij voor een improvisatieaanpak kiest?

b. Hoe moet Yusuf dit aanpakken als hij voor een routinematige aanpak kiest?

tie

d. Hierna bespreken jullie de antwoorden. Ben je het eens met de beschrijving van je medestudenten? Leg je antwoord uit.

Website VSBfonds <

Kenmerken project de VoorleesExpress

Projectmatig werken heeft vaste kenmerken. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken.

Opdracht 9

u' Ac

e. Welke manier van werken zou je zelf kiezen? Leg je antwoord uit.

a. Wat zijn de kenmerken van projectmatig werken?

itg

b. Ga naar de website van het VSBfonds en lees de beschrijving van het project VoorleesExpress. Schrijf achter elk kenmerk of het project hieraan voldoet en geef aan waarom wel of niet.

c. Vergelijk je antwoorden met die van een klasgenoot. Wat zijn de verschillen en overeenkomsten tussen jullie antwoorden?

Projectmatig werken

Opdracht 10

Projectmatig werken heeft vaste kenmerken. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken. Ga naar de website van het VSBfonds en lees de beschrijving van het project Taalonderonsjes. Schrijf achter elk kenmerk of het project Taalondersonsjes hieraan voldoet en geef aan waarom wel of niet.

Opdracht 11

Verschillen en overeenkomsten

fb .v

Website VSBfonds <

Kenmerken project Taalonderonsjes

tie

Projectmatig werken en planmatig werken lijken sterk op elkaar. Toch zijn er verschillen! Lees de volgende situaties en kies de manier van werken (projectmatig of planmatig werken) die het meest geschikt is en leg je antwoord uit. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken.

u' Ac

a. JosĂŠ werkt bij de gemeente en heeft jou als opbouwwerker gevraagd een activiteit te organiseren in de wijk Noorderlingen. Hoe moet een activiteit zijn waarin sport en spel centraal staat? Wat het resultaat moet zijn is nog niet duidelijk.

itg

b. Kenniscentrum De Piloot heeft jou als sociaal-cultureel werker gevraagd een brochure te maken over instanties bij schuldhulpverlening in de gemeente. Een brochure zodat de bewoners weten waar ze terecht kunnen voor vragen over schulden en schuldhulpverlening. De Piloot neemt contact met je op zodra je de brochure naar hen hebt opgestuurd.

Projectmatig werken

Opdracht 12

Wel of niet planmatig?

De wijkvereniging bereidt voor het eerst de viering van het Suikerfeest voor. Na schooltijd besluiten Natasja en Kim samen af te spreken

Soort plan

u' Ac

De psychiater schrijft de werkwijze op om de patiĂŤnt weer zelfstandig te laten wonen.

Niet planmatig

fb .v

Wel planmatig

tie

De situatie

Geef aan of het in de voorbeelden gaat over planmatig werken. Zo ja, om welk soort plan gaat het en waarom? Leg je antwoord uit. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken.

Opdracht 13

Na de vergadering gaan de voorzitter en de secretaris altijd samen nog wat drinken.

Betekenis opzoeken

De woorden activiteitenplan en projectplan betekenen niet hetzelfde. Geef antwoord op de volgende vragen.

a. Wat denk jij dat de betekenis is van het woord activiteitenplan?

itg

b. Wat denk jij dat de betekenis is van het woord projectplan?

c. Zoek op internet naar een definitie van het woord activiteitenplan. Welke definitie heb je gevonden?

d. Zoek op internet naar een definitie van het woord projectplan. Welke definitie heb je gevonden?

Projectmatig werken

Vergelijken van plannen

fb .v

Opdracht 14

e. Komt jouw eigen idee van de begrippen overeen met de definities die je gevonden hebt op internet? Waarom wel of niet? Leg je antwoord uit.

De begrippen activiteitenplan en projectplan worden vaak door elkaar gebruikt. Toch zijn er duidelijke verschillen. Vul het volgende schema in. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken en het Internet. Activiteitenplan

Wat zijn de stappen? Het eindigt met?

Wel of geen project?

Opdracht 15

u' Ac

Wat zijn de kenmerken?

tie

Wat is het begin?

Projectplan

Geef aan of er in onderstaande voorbeelden een project gestart moet worden. Geef ook aan waarom wel of waarom niet. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken. De situatie

Project ja/nee

Waarom?

Een werknemer zegt tegen zijn baas: ‘Ik snap dat er geen geld voor is, maar toch lijkt het me goed om meer laptops aan te schaffen.’

itg

In het ouderenwerkteam: ‘Het lijkt wel of er steeds meer ouderen zijn die niets te doen hebben met de kerstdagen, ook al organiseren we elk jaar een bijeenkomst op eerste kerstdag.’

Projectmatig werken

Aan de koffietafel in het buurthuis: ‘Kom, we gaan inkopen doen voor het koken met de tieners vanavond.’

Opdracht 16

u' Ac

In het managementteam: ‘Als we willen dat mensen hier weer met plezier werken, moeten we toch echt het pand gaan aanpakken.’

fb .v

In het sociaal team: ‘Te veel mensen zijn onvoldoende op de hoogte van de mogelijkheden van de bijzondere bijstand. Misschien moeten we deze mensen thuis gaan opzoeken?’

Waarom?

Project ja/nee

tie

De situatie

Hoe leg je het verschil uit?

Er is een groot verschil tussen het schrijven van een projectplan en het starten van een project. Stel je de volgende situatie voor: tijdens een overleg met de wijkvereniging wil je het verschil uitleggen tussen het schrijven van een projectplan en de werkwijze van het projectmatig werken. Het bestuur weet nog niet of ze voor een project gaan kiezen. Bereid je hierop voor door op schrijven wat je de wijkvereniging gaat vertellen om het verschil duidelijk te maken. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken.

Wat ga je vertellen aan de wijkvereniging?

Mensenwerk

itg

Opdracht 17

De projectleider is verantwoordelijk voor het behalen van het projectresultaat. In deze opdracht ga je aan de slag met de kenmerken van een goede projectleider. Lees onderstaand projectresultaat en beantwoord daarna de vragen. Maak gebruik van de Theoriebron Projectmatig werken. Projectresultaat Maak een kijkdoos van twee bij drie meter voor de opening van het nieuwe wijkcentrum. Het thema van de opening is ‘Doe mee, wordt actief voor de wijk.’ a. Overleg met elkaar welke kenmerken de projectleider van dit project moet hebben. Welke kenmerken hebben jullie bedacht?

Projectmatig werken

Opdracht 18

fb .v

b. Stel een profiel op van de gewenste projectleider. Denk hierbij aan kennis, houding en vaardigheden. Welk profiel hebben jullie bedacht?

Samenwerken

De projectleider stimuleert gewenst gedrag.

u' Ac

In de werkgroep zitten mensen die enthousiast zijn en weten waar ze goed in zijn.

tie

Of het de projectleider lukt om het beoogde projectresultaat te halen, hangt samen met zijn kwaliteiten als projectleider in het werken met verschillend groepsgedrag. Zet de soort groep en de kwaliteit van de projectleider bij elkaar. Leg uit waarom je voor deze combinatie kiest.

Zorgen voor enthousiasme is belangrijk voor de projectleider.

In de werkgroep is het heel gezellig. Maar als er taken verdeeld moeten worden, wijst iedereen naar elkaar.

De projectleider zorgt voor een sterke structuur in het overleg.

In de werkgroep wordt geen onderscheid gemaakt: iedereen moet hetzelfde lijken, iedereen moet hetzelfde kunnen.

De projectleider doet een stapje terug en geeft de groep de ruimte.

In de werkgroep wordt veel geklaagd en elk goed idee wordt afgekraakt.

itg

Uitleg:

De initiatieffase

fb .v

u' Ac

tie

Bij projectmatig werken werk je volgens fasen uit het projectplan. De initiatieffase is de eerste stap die je zet. Onderdeel van deze fase zijn de producten: de actorenanalyse, een beschrijving van het projectresultaat en de projectaanvraag. Wanneer deze punten beschreven zijn is het eerste deel van het projectplan klaar.

Inleiding

De eerste fase van het projectplan.

Leerdoelen

In een projectplan staan de vier fasen van een project. Bedenk samen met een studiegenoot wat de betekenis is van de eerste fase: de initiatieffase. Gebruik de Theoriebron De initiatieffase.

Theoriebron De initiatieffase <

Wat is de betekenis?

Opdracht 19

Je kunt de betekenis van de initiatieffase uitleggen. Je hebt kennis van de actorenanalyse. Je hebt kennis van de beschrijving van het projectresultaat. Je hebt kennis van de projectaanvraag.

• • • •

Volgens ons is de initiatieffase:

itg

Opdracht 20

Leg uit Binnen een project zijn er vier projectfasen. Benoem van onderstaande situaties waarom er sprake is van de initiatieffase, leg je antwoord uit. Maak gebruik van de Theoriebron De initiatieffase. a. Het resultaat van het project 'Jongeren in actie' moet zijn dat jongeren vaker ouderen in de buurt gaan helpen wanneer die hulp nodig hebben.

De initiatieffase

Motieven in kaart brengen

fb .v

Opdracht 21

b. In kaart is gebracht wat we willen bereiken met het project. We kunnen nu een projectaanvraag indienen bij de gemeente.

Het eerste product in de initiatieffase is de actorenanalyse. In deze analyse stel je vast wie er betrokken moeten worden bij het project en wat hun motieven zullen zijn. Lees de casus en bedenk wat de motieven kunnen zijn van de betrokkenen. Maak gebruik van de Theoriebron De initiatieffase.

u' Ac

tie

Tijdens een werkbespreking zegt een van de sociaal-cultureel werkers dat het opvalt dat er bij wijkbewoners achterdocht bestaat over het straathoekwerk. Mensen vatten het weleens verkeerd op als op gezette tijden een bus komt voorrijden waarin allerlei jongeren verdwijnen, die er later met tevreden koppies weer uit komen. â&#x20AC;&#x2DC;Misschien zou het goed zijn om ouders en buurtbewoners uit te nodigen om eens een kijkje te nemen in de bus.â&#x20AC;&#x2122; Wat zijn de motieven van onderstaande betrokkenen? a. Opdrachtgever:

b. Projectleider:

c. Hoofd van de afdeling:

d. PR-medewerker:

itg

e. Buurtbewoners:

fb .v

De initiatieffase

Opdracht 22

tie

Brainstormen kan helpen bij het bedenken van de motieven van de betrokkenen.

Actorenanalyse

u' Ac

In een actorenanalyse zijn vier groepen van actoren in te delen. Lees onderstaande casus en geef in het schema aan welke actor in welke groep van actoren thuishoort. Maak gebruik van de Theoriebron De initiatieffase. Je werkt in brede school Het Mandje als sociaal-cultureel werker. Het idee is ontstaan om op de brede school met alle partijen in het gebouw gezamenlijk aandacht te besteden aan gezonde voeding voor kinderen van 0-12 jaar. In de brede school werken allerlei collega's:

brede schoolleider beheerder en assistent-beheerders leerkrachten en directeuren van twee basisscholen kinderopvangmedewerkers en hun teamleider peuterspeelzaalleiders en vrijwillige leiders medewerkers van het consultatiebureau opbouwwerkers administratieve krachten.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Plaats elke medewerker in de juiste groep. Projectgroep

Werkgroep

Gebruikers

itg

Opdrachtgever

De initiatieffase

Opdracht 23

Stuurgroep Een stuurgroep kan een onderdeel zijn van een project. Lees de casus en geef antwoord op de vragen. Maak gebruik van de Theoriebron De initiatieffase.

u' Ac

tie

a. Een stuurgroep is niet nodig omdat:

fb .v

Je bent als projectleider aangesteld. De schoolleider heeft je gevraagd een project te organiseren en heeft je verteld wat hij van belang vindt. Het projectresultaat: realiseer een eindejaarsfeest voor alle leerlingen van je school. De brede schoolleider is als je opdrachtgever aangesteld. Hij gaf je de volgende kwaliteitseisen mee: let op de veiligheid en schakel zowel leerlingen als docenten in bij de voorbereidingen. Nu je al een tijdje aan de slag bent met de voorbereidingen, komt de schoolleider bij je. Hij vindt dat je een stuurgroep moet samenstellen. De opdrachtgever wil dat jij in de stuurgroep zitting neemt.

b. Ik kan beter geen zitting nemen in de stuurgroep omdat:

Resultaten

Opdracht 24

Verschillende actoren hebben verschillende motieven om deel te nemen aan een project. Zij willen ieder een resultaat behalen met het project. De resultaten zijn onder te verdelen in: het projectresultaat, het organisatieresultaat en het maatschappelijk resultaat. Geef van de volgende twee situaties aan wat de drie resultaten zijn. Maak gebruik van de Theoriebron De initiatieffase.

Situatie 1: Aanleg van een nieuw speelveld in de wijk door de gemeente.

a. Projectresultaat:

itg

b. Organisatieresultaat:

c. Maatschappelijk resultaat:

Situatie 2: Thuis bezoeken van ten minste de helft alle 75-jarigen in de gemeente door welzijnswerkers. d. Projectresultaat:

De initiatieffase

e. Organisatieresultaat:

Opdracht 25

Geformuleerde resultaten

fb .v

f. Maatschappelijk resultaat:

tie

Het projectresultaat die actoren willen behalen moet SMART geformuleerd zijn. De andere resultaten hoeven niet op deze manier geformuleerd te worden. Lees de casus en beantwoord daarna de vragen. Maak gebruik van de Theoriebron De initiatieffase.

u' Ac

Je werkt in brede school Het Mandje als sociaal-cultureel werker. Het idee is ontstaan om op de brede school met alle partijen in het gebouw gezamenlijk aandacht te besteden aan gezonde voeding voor kinderen van 0-12 jaar. In de brede school werken allerlei collega's: • brede schoolleider • beheerder en assistent-beheerders • leerkrachten en directeuren van twee basisscholen • kinderopvangmedewerkers en hun teamleider • peuterspeelzaalleiders en vrijwillige leiders • medewerkers van het consultatiebureau • opbouwwerkers • administratieve krachten.

De medewerkers kwamen op het idee tijdens een zorgoverleg. Ze zagen dat er kinderen met overgewicht zijn. Sommige kinderen komen zonder ontbijt op school. Kinderen hebben ongezonde snacks bij zich. De medewerker van het consultatiebureau: ‘Zouden we als thema ‘gezonde voeding’ kunnen kiezen voor alle onderdelen van de brede school? Dan werken we voor het eerst ook echt samen.’ Zowel voor de kinderen als voor de ouders kan het onderwerp interessant zijn. Bijvoorbeeld een week lang aandacht ervoor in de lessen, op de kinderclub, op de peuterclub, op de ouderavond.

itg

a. Schrijf nu op wat precies af is als het project klaar is. Check of de beschrijving SMART omschreven is. Het projectresultaat is:

b. Wat is het organisatieresultaat (bedenk welk motief een brede-schoolleider zou kunnen hebben om geld en tijd beschikbaar te stellen voor het projectresultaat)?

c. Wat is het maatschappelijk resultaat (bedenk wat de kinderen met overgewicht eraan kunnen hebben dat het projectresultaat wordt gehaald)?

De initiatieffase

Website Coggle <

Mindmap projectaanvraag In de projectaanvraag staat het project, zodat de opdrachtgever een eerste besluit kan nemen over het project. Wat moet er volgens jou in een projectaanvraag komen?

Opdracht 27

Projectaanvraag indienen

fb .v

Maak een mindmap met Coggle over een projectaanvraag. Print je mindmap uit en vergelijk deze met die van een studiegenoot. Wat zijn de overeenkomsten en verschillen? Leg je antwoord uit.

Opdracht 26

tie

Bij het opstellen van een projectaanvraag geef je antwoord op vragen. Lees onderstaande zinnen en geef aan bij welke type vragen van de projectaanvraag deze zin hoort. Maak gebruik van de Theoriebron De initiatieffase.

u' Ac

a. Buurtcentrum De Apenkooi heeft â&#x201A;Ź 500,- nodig om de participatie van buurtbewoners te bevorderen.

b. Het projectresultaat is een voorlichting aan ouderen om langer zelfredzaam te blijven. Het organisatieresultaat is dat de gemeente aan haar verplichting heeft voldaan om burgers te informeren over voorzieningen. Het maatschappelijke resultaat is dat ouderen langer zelfstandig kunnen blijven.

c. 'Samen de hort op!' als projectnaam.

itg

d. De betrokkenen te verdelen in meneer Ter Laak de opdrachtgever, projectleider is Lonneke, een sociaal-cultureel werker.

De definitiefase

fb .v

u' Ac

tie

De definitiefase is de tweede fase die je uitvoert in een project. Onderdeel van deze fase zijn de producten: kwaliteitseisen, activiteitenlijst, begroting, risicoanalyse en het projectvoorstel. Wanneer deze punten beschreven zijn is het tweede deel van het projectplan klaar.

Inleiding

De tweede fase van het projectplan.

Leerdoelen

Wat is de betekenis?

Opdracht 28

Je kunt de betekenis van de definitiefase uitleggen. Je hebt kennis van kwaliteitseisen in een project. Je hebt kennis van een activiteitenlijst in een project. Je hebt kennis van de begroting in een project. Je hebt kennis van een risicoanalyse in een project. Je hebt kennis van een projectvoorstel.

• • • • • •

In een projectplan staan de vier fasen van een project beschreven. Bedenk samen met een studiegenoot wat de betekenis is van de tweede fase: de definitiefase. Gebruik de Theoriebron De definitiefase.

Theoriebron De definitiefase <

itg

Volgens ons is de definitiefase:

Opdracht 29

Hoezo definitiefase? Binnen een project zijn er vier projectfasen. Benoem van onderstaande situaties waarom het een definitiefase is, leg je antwoord uit. Maak gebruik van de Theoriebron De definitiefase. a. De activiteiten die in elk geval terug moeten komen op het buurtfeest zijn schminken, wijnproeven en oud-Hollandse spelen. Het is nog niet duidelijk in welke volgorde de activiteiten gaan plaatsvinden en wie dit gaat doen.

De definitiefase

Kwaliteit

fb .v

Opdracht 30

b. Voor het project ‘Festival in de Vogeltjesbuurt’ in Tilburg moet een kostenplaatje gemaakt worden.

Kwaliteitseisen zijn een onderdeel van de definitiefase in een project. Geef antwoord op de volgende vragen en maak gebruik van de Theoriebron De definitiefase en het internet.

tie

a. Wat is de betekenis van het begrip kwaliteit?

u' Ac

b. Waarom is het formuleren van kwaliteitseisen een belangrijk onderdeel in een project?

c. Hoe kun je het kwaliteitsniveau beschrijven?

Kwaliteitseisen

Opdracht 31

De kwaliteitseisen bepalen precies het projectresultaat. Hoe duidelijker de eisen omschreven zijn, hoe beter. Lees onderstaand projectresultaat en vul deze samen met drie studiegenoten aan met kwaliteitseisen. Maak gebruik van de Theoriebron De definitiefase.

Projectresultaat: 'Timmer vóór 1 september één houten speelhuisje in de speeltuin van de Bloemenbuurt.'

a. Kwaliteitseisen bij geld:

c. Kwaliteitseisen bij tijd:

itg

b. Kwaliteitseisen bij resultaat:

De definitiefase

Opdracht 32 Website Lino <

Collage activiteiten ouderen Een activiteitenlijst maken is een onderdeel van de definitiefase. Lees eerst de casus en maak zelf een collage met Lino.

fb .v

Volgens de gemeente wonen er in de Molenbuurt veel eenzame ouderen. Om dit tegen te gaan wil de gemeente een project gaan uitvoeren. Het resultaat moet een activiteitenmiddag voor ouderen zijn.

Opdracht 33

tie

Maak de collage met daarin activiteiten voor de activiteitenmiddag voor ouderen. Print de collage uit en bespreek deze met drie studiegenoten. Wat zijn de overeenkomsten en wat zijn de verschillen tussen jullie collages? Hoe komt dat denk je? Leg je antwoord uit.

Diverse activiteiten

u' Ac

Als er veel mensen meewerken aan een project met ieder hun eigen ideeën is de kans groot dat er veel activiteiten bedacht worden. Lees het onderstaande gesprek over Sinterklaas op school en vul daarbij de juiste activiteit in.

Activiteiten 1. de leidinggevenden bij elkaar roepen om te overleggen over of en – zo ja – hoe de cadeautjes dit jaar worden ingekocht 2. plannen dat Sinterklaas na de intocht in alle eigen lokalen van de brede school langskomt om de kinderen individueel het cadeautje te geven 3. uitzoeken of het past 4. met de gekozen Sinterklaas afspreken dat hij zijn woordkeuze aanpast 5. inventariseren hoeveel groepen Sinterklaas moet bezoeken en uitzoeken hoeveel tijd nodig is om alle groepen te bezoeken. 6. regelen wie de Sinterklaas mag uitzoeken, de andere Sinterklaas afbellen.

Medewerkers

Annet: ‘We moeten er wel aan denken dat we één Sinterklaas moeten uitzoeken en de anderen moeten laten weten dat ze dit jaar niet hoeven te komen.’

Peter: ‘Ik wil wel dat erover nagedacht wordt of onze christelijke identiteit gerespecteerd wordt.’ Rachel: ‘Wie zorgt er dit jaar dan voor de cadeautjes?’

itg

Els: ‘Passen alle kinderen wel in één keer in de grote zaal?’

Elsbeth: ‘Na de intocht en het zingen in de grote zaal gaan we toch allemaal terug naar onze eigen groepslokalen en komt sinterklaas bij iedereen langs?’ Ineke: ‘Ik denk niet dat dit idee goed is voor de peuters, veel te onrustig.’ Jaap: ‘Lukt dat eigenlijk wel, één Sinterklaas op één dag? Dan moet hij wel erg opschieten. Hoeveel tijd is er dan eigenlijk per groep? Als dat niet gaat, is ons hele idee mislukt!’

Activiteit

De definitiefase

Opdracht 34

Begroting

fb .v

a. Schrijf op een post-it je kostenpost. Welke woorden heb jij opgeschreven?

In de definitiefase stel je een begroting op. Hierin staan alle kosten voor het project en de activiteiten die worden uitgevoerd in het project. In deze opdracht ga je nadenken over de kosten. Maak gebruik van de Theoriebron De definitiefase.

Opdracht 35

Hoe maak je een inschatting?

tie

b. Vervolgens worden van elke student de post-it op het bord geplakt. Nu gaan jullie de kostenposten categoriseren, welke kosten horen bij elkaar? Welke categorieĂŤn hebben jullie gemaakt?

u' Ac

Bij het opstellen van een begroting maak je een inschatting van de kostenposten van het project. Stel dat je niet weet hoeveel kosten er komen kijken bij het project, hoe pak je dit dan aan? Bedenk minstens vier manieren om achter de kosten te komen. Maak gebruik van de Theoriebron De definitiefase.

a. Hoe zou jij het aanpakken als je geen idee hebt van de kosten van een project?

b. Vergelijk je antwoord met die van een klasgenoot. Zijn er verschillen of overeenkomsten in jullie antwoorden? Leg je antwoord uit.

Drie soorten risicoâ&#x20AC;&#x2122;s Bij een risicoanalyse worden de mogelijke risico's in kaart gebracht. Daarna worden hier maatregelingen voor bedacht om de kans op het risico te verlagen. Binnen een project zijn er drie soorten risico's te onderscheiden: over geld, het resultaat en de tijd. Bedenk bij elk soort risico twee vragen over dat risico. Maak gebruik van de Theoriebron De definitiefase. a. Risico's betreffende geld:

itg

Opdracht 36

b. Risicoâ&#x20AC;&#x2122;s bij de klantgebruiker in het project (resultaat):

De definitiefase

Opdracht 37

Risicoanalyse

u' Ac

Risicoanalyse: wat en waar zijn de gevaren?

tie

fb .v

c. Risico's bij de medewerking aan het project (tijd):

In een project zorg je ervoor dat de voorbereiding zo goed is dat de kans van slagen groot is. Daarom breng je vooraf de risico’s in kaart. Je neemt met de risicoanalyse voorzorgsmaatregelen. Deze neem je in de activiteitenlijst op in de definitiefase. Lees onderstaande casus en denk samen na over de antwoorden van de vragen. Maak gebruik van de Theoriebron De definitiefase.

In buurthuis de Slingeraap gaat een project plaatsvinden. Het projectresultaat is 'Maak vóór 1 januari een speeltuin met een schommel, een zandbak, een glijbaan en een rekstok op het terrein van buurthuis de Slingeraap’. Een kwaliteitseis is dat het geld door sponsors moet worden verkregen en dat het niet meer dan € 400,- mag kosten. De eigenaar van het buurthuis is wantrouwend tegenover het project. Hij vindt de kwaliteitseisen niet goed genoeg omschreven en twijfelt over wat nu echt gebouwd gaat worden.

a. Wat zou er mis kunnen gaan in dit project (risico's)?

itg

b. Welke maatregelingen zou je kunnen nemen om deze risico's te verlagen?

Opdracht 38

Projectvoorstel a. In een projectvoorstel wordt de projectaanvraag, bepaald in de initiatiefase, verder aangevuld. Welke onderdelen komen terug in het projectvoorstel? Maak gebruik van de Theoriebron De definitiefase.

De definitiefase

Filmpje Groen doet goed <

Het winnende projectvoorstel

fb .v

Opdracht 39

b. Waarin verschilt het projectvoorstel van een projectaanvraag?

Wanneer je een projectvoorstel schrijft moet je ervoor zorgen dat het een aantrekkelijk voorstel is voor de opdrachtgever. Landelijk en binnen gemeenten worden soms wedstrijden gehouden voor projecten. Het groepje met het beste projectvoorstel wint en krijgt subsidie om het project uit te voeren. Zo ook het project 'Groen doet goed', bekijk het filmpje van 'Groen doet goed' een winnend project. Beantwoord daarna de vragen.

tie

a. Hoeveel projectgroepen deden mee aan deze wedstrijd?

u' Ac

b. Wie behoren er tot de projectgroep van 'Groen doet goed'?

c. Wie is de opdrachtgever van 'Groen doet goed'?

d. Wat is het doel van het project?

itg

e. Welke activiteiten vinden er in elk geval plaats?

De planningsfase

fb .v

u' Ac

tie

De planningsfase is de derde fase die je uitvoert in een project. Onderdeel van deze fase is de activiteitenstructuur. Wanneer dit beschreven is dan is het derde deel van het projectplan klaar.

Inleiding

De derde fase van het projectplan.

Leerdoelen

In een projectplan staan de vier fasen van een project. Bedenk samen met een studiegenoot wat de betekenis is van de derde fase: de planningsfase. Gebruik indien nodig de Theoriebron De planningsfase.

Theoriebron De planningsfase <

Wat is de betekenis?

Opdracht 40

Je kunt de betekenis van de planningsfase uitleggen. Je hebt kennis van de activiteitenstructuur.

â&#x20AC;˘ â&#x20AC;˘

Volgens ons is de planningsfase:

itg

Opdracht 41

Leg de betekenis uit Binnen een project zijn er vier projectfasen. Benoem van onderstaande situatie waarom het bij de planningsfase hoort. Maak gebruik van de Theoriebron De planningsfase. De activiteiten haring happen zal als eerste plaatsvinden, Jan gaat de deelnemers hierin begeleiden. Vervolgens vindt de bierproeverij plaats, Hetty gaat hierin de deelnemers begeleiden. Ten slotte gaat zanger Frans Bouwer optreden, Liesbeth stelt hem voor aan het publiek en houdt een inleidend praatje.

De planningsfase

Opdracht 42

Stille discussie

fb .v

Het maken van een planning geeft structuur en houvast voor het project. In deze opdracht ga je met drie klasgenoten een discussie in stilte houden. Dit betekent dat je de volgende stelling op een A4-papier uitschrijft en dat jullie hierop reageren door je reactie eronder te schrijven. Je mag ook op elkaars uitspraken reageren en probeer tot een gezamenlijke mening te komen, maar praten is niet toegestaan! Maak gebruik van de Theoriebron De planningsfase. Stelling: Structuur in een project zorgt ervoor dat een projectmedewerker moet uitvoeren wat elders is bedacht, maar geeft tegelijkertijd de ruimte voor eigen creatieve inbreng.

tie

a. Wat is jouw mening over de stelling? Leg je antwoord uit.

u' Ac

b. Zijn jullie in stilte tot een gezamenlijke mening gekomen over de stelling? Zo ja, welke mening? Zo nee, waarom niet?

Een planning van de activiteiten met de uitvoerende personen

itg

c. Jullie mogen nu weer praten. Is de mening over de stelling die je hebt opgeschreven hetzelfde als het antwoord van je groepsgenoten?

De planningsfase

Opdracht 43

Activiteitenstructuur a. Op de activiteitenlijst uit de definitiefase zet je alle activiteiten in de juiste volgorde. Zet de activiteiten over een kerstviering op school in de juiste volgorde met de nummers.

fb .v

Overleg over het centraal inkopen van de cadeautjes. Dat moet snel gebeuren, anders is er te weinig tijd om nog inkopen te doen. Planning maken voor het bezoek van de kerstman in de lokalen en groepsruimtes

Communicatie met de ouders regelen. Kan in de week voor het feest.

Spelleider aanstellen. Dan kan die beginnen met de voorbereidingen.

Uitzoeken of de grote zaal groot genoeg is voor de entree van de kerstman. Moet eerst uitgezocht worden, anders kan het hele feest niet doorgaan.

u' Ac

Beschikbare personen: 1. projectleider Dana 2. Liza, sociaal-cultureel werker en student PR 3. Henk, beheerder van de school 4. juf Dominique

tie

Daarna moet je besluiten wie wat gaat doen. Zet de juiste personen bij de activiteit, sommige personen kunnen meerdere activiteiten uitvoeren. Doe dit door het nummer van de persoon achter de juiste activiteit te zetten.

b. Overleg over het centraal inkopen van de cadeautjes. Dat moet snel gebeuren anders is er te weinig tijd om nog inkopen te doen.

c. Planning maken voor het bezoek van de kerstman in de lokalen en groepsruimtes.

d. Communicatie met de ouders regelen. Kan in de week voor het feest.

e. Spelleider aanstellen. Dan kan die beginnen met de voorbereidingen.

itg

f. Uitzoeken of de grote zaal groot genoeg is voor de entree van de kerstman. Moet eerst uitgezocht worden, anders kan het hele feest niet doorgaan.

Opdracht 44

Website Prezi <

Presenteer het belang De planningsfase is belangrijk voor de kwaliteit van het project. Maak samen met een klasgenoot een presentatie met Prezi over het belang van de planningsfase in een projectplan. De presentatie duurt vijf minuten. Maak gebruik van voorbeelden en zorg dat de presentatie er aantrekkelijk uitziet! Als de presentatie klaar is presenteren jullie deze aan een ander tweetal. Geef elkaar een top en een tip: een compliment en een verbeterpunt. Welke top en tip hebben jullie ontvangen?

De uitvoeringsfase

fb .v

u' Ac

tie

De uitvoeringsfase is de vierde en laatste fase die je uitvoert in een project. In deze fase voer je de vastgestelde activiteiten uit en evalueer je het project. Daarna beschrijf je hoe je het project bent gestart en hoe je het project hebt afgesloten. Ten slotte beschrijf je hoe je de overdracht van het projectresultaat gaat vormgeven. Wanneer deze fase is beschreven dan is ook het laatste hoofdstuk van het projectplan klaar en is het projectplan compleet!

Inleiding

De vierde en laatste fase van het projectplan

• • • •

Wat is de betekenis?

In een projectplan staan de vier fasen van een project. Bedenk samen met een studiegenoot wat de betekenis is van de vierde en laatste fase: de uitvoeringsfase. Gebruik de Theoriebron De uitvoeringsfase.

Theoriebron De uitvoeringsfase <

Je kunt de betekenis van de uitvoeringfase uitleggen. Je hebt kennis van het starten en afsluiten van een project. Je hebt kennis van de evaluatie van een project. Je hebt kennis van de overdracht van het projectresultaat.

Opdracht 45

Leerdoelen

itg

Volgens ons is de uitvoeringsfase:

Opdracht 46

Waarom is dit de uitvoeringsfase? Binnen een project zijn er vier projectfasen. Leg van de volgende situatie uit waarom het gaat over de planningsfase. Maak gebruik van de Theoriebron De uitvoeringsfase. a. Het project 'Samen leren' is vorige week uitgevoerd. Projectmedewerkers Ensar en Jojanneke gaan het project evalueren zodat ze ervan kunnen leren.

De uitvoeringsfase

Effectieve startbijeenkomst

fb .v

Opdracht 47

b. Lotte gaat een project organiseren over de zelfredzaamheid van buurtbewoners. Ze organiseert een middag met de projectmedewerkers om ze te informeren over het project.

Een startbijeenkomst heeft als doel dat alle neuzen naar dezelfde kant wijzen. Er zijn enkele valkuilen waardoor een startbijeenkomst minder effectief is. Geef bij de volgende valkuilen aan hoe je dit kunt oplossen, geef bij elke oplossing twee voorbeelden. Maak gebruik van de Theoriebron De Uitvoeringsfase.

tie

a. Onzekerheid bij deelnemers:

u' Ac

b. Weerstand bij deelnemers omdat ze gewend zijn om zaken op een eigen manier aan te pakken:

c. Slechte communicatie tussen deelnemers:

Passend afsluiten

Opdracht 48

In een project werken mensen een tijd lang intensief samen. Zoek naar een goede afsluiting bij de volgende cases.

itg

a. Door goed met elkaar samen te werken in het project in het buurthuis, is het Suikerfeest georganiseerd en uitgevoerd.

b. Het kantoor is opnieuw ingericht dankzij alle medewerkers.

De uitvoeringsfase

Opdracht 49

Betekenis producten procesevaluatie Bij evalueren maken we onderscheid tussen een productevaluatie en een procesevaluatie. Beschrijf in je eigen woorden wat de evaluaties betekenen. Maak gebruik van de Theoriebron De uitvoeringsfase.

fb .v

a. Productevaluatie betekent:

Website Popplet <

Verschil producten procesevaluatie

Aan het eind van de uitvoeringsfase is er een evaluatie van het project. In een project is er zowel een evaluatie van het proces als van het product. Ieder met eigen evaluatievragen. Maak een overzicht met Popplet waarin het verschil tussen producten procesevaluatie in naar voren komt. Zet de volgende evaluatievragen in het schema bij de juiste evaluatie (product- of procesevaluatie).

u' Ac

Opdracht 50

tie

b. Procesevaluatie betekent:

Evaluatievragen • Was het tijdschema realistisch? • Is de opdrachtgever tevreden? • Is er goed samengewerkt? • Zijn alle activiteiten uitgevoerd volgens de planning? • Is de werkgroep tevreden over de projectleider? • Kreeg iedereen op tijd informatie? • Is de klant tevreden? • Is het project zo duur geworden als was verwacht?

a. Hoe heb je het verschil tussen een producten een procesevaluatie aangegeven in het schema?

c. Welke vragen heb je bij de procesevaluatie gezet?

itg

b. Welke evaluatievragen heb je bij de productevaluatie gezet?

De uitvoeringsfase

Opdracht 51

Geef aan of het gaat om een procesevaluatie of een productevaluatie. Leg je antwoord uit. Maak gebruik van de Theoriebron De uitvoeringsfase. a. Een gesprek voeren over de voorzieningen voor het project.

fb .v

Theoriebron De uitvoeringsfase <

Product- of procesevaluatie?

b. Een enquĂŞte om de tevredenheid te meten van een pas georganiseerde activiteit.

c. Een functioneringsgesprek met een projectmedewerker.

Projectoverdracht

u' Ac

Opdracht 52

tie

d. Een vergadering over de voortgang van een project.

a. Wanneer je een project hebt uitgevoerd is er een kans dat het bereikte resultaat niet overeenkomt met het geplande resultaat. Dit kan komen doordat er tijdens het project aanpassingen zijn gedaan. Hoe zou jij dit vertellen aan de opdrachtgever?

b. Bespreek je antwoord met een klasgenoot. Wat vind je van het antwoord van je klasgenoot? Leg je antwoord uit.

Overdracht

Opdracht 53

itg

Het werk van de projectleider is pas echt klaar als het projectresultaat is overgedragen. Overdragen kan op veel manieren en aan mensen met verschillende functies. Vul de onderstaande voorbeelden aan met een andere soort overdracht.

Projectresultaat

Overdracht

Het projectresultaat is een activiteit: het Suikerfeest is georganiseerd en uitgevoerd.

Een draaiboek maken voor het volgend jaar.

Het projectresultaat is materieel: het kantoor is nieuw ingericht.

De beheerder krijgt de opdracht het kantoor te onderhouden.

Het projectresultaat is een verbetering van een werkwijze: de verzuimregeling is herzien.

De nieuwe werkwijze wordt toegevoegd aan het personeelshandboek.

Andere overdracht

Reflectie

Reflectie Opdracht 54

Reflectie op de lesstof

fb .v u' Ac

Kritisch en creatief denken

tie

b. Wat wist je al?

Opdracht 55

a. Wat heb je allemaal geleerd? Noem drie dingen.

a. Kijk je naar verschillende mogelijkheden als dingen niet in 1 keer lukken? Noem één voorbeeld.

Samenwerken

Opdracht 56

b. Kom jij voor jouw mening uit als de situatie dat vraagt? Noem één voorbeeld.

b. Hebben jullie als groep goede afspraken gemaakt? Geef één voorbeeld van een goede afspraak.

itg

a. Heb jij bijgedragen aan een goede sfeer in de groep? Geef hiervan één voorbeeld.

Theoriebron Projectmatig werken

Inleiding

fb .v

Theoriebron Projectmatig werken Projectmatig werken komt veel voor, maar niet altijd op de goede manier. Projectmatig werken heeft als kenmerk dat je werkt volgens vier fasen, ook zijn er andere kenmerken waar je rekening mee moet houden.

tie

Drie manieren van werken

•

improvisatie Je kiest voor improviserend werken als je aan de slag gaat met iets totaal nieuws. De omstandigheden en de middelen die je kunt gebruiken zijn nog onbekend. Deze aanpak geeft veel flexibiliteit omdat je snel kunt inspelen op nieuwe situaties zonder daarvoor naar regels of procedures te kijken. projectmatig werken Je kiest voor projectmatig werken als het gewenste resultaat niet nieuw is, maar wel veel nieuwe onderdelen heeft. Er is samenwerking nodig tussen mensen en je moet eenmalig een maximale presentatie leveren. Ook moet je middelen en mensen hebben om het resultaat te kunnen bereiken. routinematig werken Je kiest voor routinematig werken als je bekend bent met de situatie en eenzelfde resultaat wilt behalen als in het verleden. Het is een effectieve aanpak omdat je er al ervaring mee hebt. Vaak zijn er geen extra mensen of middelen nodig om het doel te bereiken.

•

u' Ac

In deze cursus gaat het om projectmatig werken. Soms praten we over projectmatig werken, terwijl het over een andere manier van werken gaat:

Kenmerken van een project

itg

Een project is een werkwijze waarbij je activiteiten, met hulp van verschillende mensen, volgens een plan uitvoert. Dit plan heeft een initiatiefase, een definitiefase, een planningsfase en een uitvoeringsfase. Een project: • heeft een vooraf bedacht doel, een duidelijk begin en einde • heeft een vastgestelde opdrachtgever • heeft een vastgestelde inzet van mensen en middelen • heeft een duidelijk beschreven eindresultaat • is vaak eenmalig.

fb .v

Theoriebron Projectmatig werken

Planmatig werken: werken volgens een plan

tie

Planmatig werken

u' Ac

Als je werkt volgens een plan is er een beginsituatie, zijn er duidelijke doelen, is er een voorbereiding en een evaluatie. Planmatig werken is resultaatgericht, net als projectmatig werken. Er zijn ook verschillen: • Een project is ingewikkelder. • Er is meer discussie over de gewenste uitkomst. • Er zijn tussenstappen (fasen). • De eisen en wensen van de opdrachtgever zijn minder duidelijk. • De wensen en eisen van de opdrachtgever zoek je uit met behulp van fasen. • De opdrachtgever is tijdens het hele project betrokken.

De volgende plannen komen terug in het werk van de sociaal-cultureel werker: een plan om een activiteit uit te voeren

plan van aanpak

een plan om hulp- of dienstverlening te bieden aan een persoon of groep

projectplan

een plan om een verandering voor elkaar te krijgen

activiteitenplan

De projectleider

De projectleider moet slim leidinggeven. Hij moet kunnen motiveren en omgaan met verschillende belangen. Hij moet planmatig werken en kritisch durven zijn. Een projectleider moet weten wat hij wil, zorgen dat het gedaan kan worden en stimuleren dat het echt gebeurt. Een projectleider bewaakt de verschillende motieven van actoren, de verschillende resultaten en kwaliteitseisen. Op die manier kan een project een succes worden.

itg

De projectleider zorgt voor het behalen van het projectresultaat. De opdrachtgever heeft de opdrachtnemer nodig, om het projectresultaat te halen. De projectleider is de opdrachtnemer.

Theoriebron De initiatieffase

fb .v

Inleiding

u' Ac

Actorenanalyse

tie

In de eerste fase, de initiatieffase, heb je een idee en ga je de eerste verkenning doen. Je bekijkt het idee van meerdere kanten en past het aan, totdat je ziet dat het idee levensvatbaar is. Drie fasen komen op papier. Deze vormen het eerste hoofdstuk van het projectplan: • de actorenanalyse • het projectresultaat • de projectaanvraag.

De actorenanalyse gebruik je om duidelijk te krijgen wie er allemaal betrokken zijn bij het project. Je vraagt jezelf af wie er nodig zijn in het project, wat het motief is om mee te werken en wat de betrokkenen het project te bieden hebben. Je verdeelt deze mensen in vier groepen:

Opdrachtgever en geldverstrekker Dit is degene die de opdracht geeft om een projectresultaat te behalen, hij wil iets bereiken maar wil of kan het niet zelf doen. Soms is de opdrachtgever ook de geldverstrekker maar dat hoeft niet.

itg

Projectgroep In deze groep zitten de projectleider en alle leiders en afdelingen die iets te zeggen hebben over deelname van mensen aan het project, of over het beschikbaar stellen van geld of De relaties tussen de betrokken actoren ideeën om het projectresultaat waar te maken. Het zijn beslissers, meedenkers en regelaars, die ervoor zorgen dat de projectleider verder kan.

Werkgroep De werkgroep is een groep medewerkers die samen met de projectleider werkt aan het behalen van het projectresultaat. Bij heel kleine projecten kan de projectleider ook zelf de uitvoerder zijn. Gebruikers De gebruikers zijn de personen die het resultaat na oplevering van het project gaan gebruiken. De gebruikers worden ook wel de klanten genoemd.

Theoriebron De initiatieffase

tie

fb .v

Stuurgroep Bij projectmatig werken is er vaak een stuurgroep. De stuurgroep is de groep mensen die belang heeft bij het resultaat van het project. De stuurgroep bemoeit zich niet met de manier waarop het resultaat behaald wordt, wel met het te behalen resultaat. Met andere woorden: de stuurgroep gaat over het ‘wat’ en niet over het ‘hoe’. Een stuurgroep is alleen nodig als er veel verschillende actoren zijn. Bijvoorbeeld als er verschillende organisaties of afdelingen bij betrokken zijn. Een projectleider kan geen deel uitmaken van een stuurgroep. Hij zou anders in de vreemde situatie terechtkomen dat hij zichzelf aanstuurt. De projectleider kan verantwoording afleggen in de stuurgroep. Verder regelt de projectleider zijn zaakjes met de gedelegeerd opdrachtgever. Deze zorgt ervoor dat de stuurgroep weer bijgepraat is en geeft informatie aan de projectleider vanuit de stuurgroep. Een stuurgroep is alleen nodig als er verschillende opdrachtgevers zijn die met elkaar moeten samenwerken. Dat betekent dat er geen stuurgroep nodig is, als er maar één opdrachtgever is.

u' Ac

Projectresultaat, organisatieresultaat, maatschappelijk resultaat

Om een projectresultaat te kunnen beschrijven, moet je het onderscheid kunnen maken tussen de verschillende motieven van de belanghebbenden. De actoren kunnen verschillende redenen hebben om mee te doen aan het project. Deze kun je verdelen in drie onderdelen: Het projectresultaat betekent wat er is opgeleverd als het project af is. Het organisatieresultaat is wat het projectresultaat de organisatie oplevert. Het maatschappelijk resultaat is wat het projectresultaat de gebruikers oplevert.

• • •

Het projectresultaat is het meest duidelijk. De projectleider en zijn medewerkers zijn alleen maar verantwoordelijk voor het projectresultaat. De andere resultaten liggen buiten het bereik van het project. Het organisatieresultaat is het gevolg van het projectresultaat voor de opdrachtgever en het maatschappelijk resultaat is het gevolg van het projectresultaat. Vanaf het begin is voor alle partijen duidelijk wat er gedaan moet worden en wat het eindresultaat is. Het projectresultaat moet duidelijk beschreven zijn. SMART kan hierbij helpen: Wie, wat, waar, wanneer, welke, waarom, hoe?

Meetbaar

Het doel moet concreet zijn, zodat duidelijk is wanneer het doel behaald is. Het doel moet acceptabel zijn voor de doelgroep, er moet draagvlak zijn voor het doel. Is het doel haalbaar? Doelen mogen uitdagend zijn maar moeten wel haalbaar zijn. Wanneer is het doel bereikt?

Specifiek

Acceptabel

itg

Realistisch Tijdgebonden

Projectaanvraag In de projectaanvraag beschrijf je het project, zodat de opdrachtgever een eerste besluit kan nemen over het project. In de projectaanvraag geef je antwoord op vragen. Sommige vragen zijn nog moeilijk te beantwoorden. Toch zal degene die de projectaanvraag gaat beoordelen, zo veel mogelijk willen weten. Je probeert een goede inschatting te maken.

Theoriebron De initiatieffase

Mensen: • Welke actoren zijn er (actorenanalyse)? • Wie zou de projectleider kunnen zijn? • Wie zou de opdrachtgever moeten zijn?

u' Ac

Resultaten: • Wat is het organisatieresultaat? • Wat is het maatschappelijk resultaat? • Wat zou mis kunnen gaan?

tie

Middelen: • Hoeveel geld is er ongeveer nodig? • Hoeveel uren zijn er ongeveer nodig? • Welke mensen/ afdelingen/ organisaties werken mee?

fb .v

Projectidee: 1. Wat is de naam van het project? 2. Wat is de aanleiding? 3. Wat is er als het project af is (het projectresultaat)? 4. Wanneer starten? 5. Wanneer af?

itg

Degene die kan bepalen of het project gestart mag worden is vaak de manager of de leidinggevende in een organisatie. Maar een projectaanvraag kun je ook doen bij een netwerk van professionele organisaties. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, kan het project starten. De opdrachtgever stelt de projectleider aan.

Theoriebron De definitiefase

fb .v

Inleiding

Het project is nu gestart, de opdrachtgever heeft het idee goedgekeurd en de opdracht gegeven. Nu is het idee duidelijk en ook de resultaten en randvoorwaarden. Alle belanghebbenden uit de actorenanalyse hebben hun eigen plek gekregen in het project: de opdrachtgever en de projectleider zijn bekend. Er komt een projectgroep en/of werkgroep.

kwaliteitseisen activiteitenlijst begroting risicoanalyse projectvoorstel.

u' Ac

• • • • •

tie

De projectleider gaat de resultaten en voorwaarden vaststellen en de vier producten beschrijven die bij deze fase horen. Deze producten vormen met elkaar het tweede hoofdstuk van het projectplan:

Kwaliteitseisen

Met het vaststellen van het projectresultaat wil je zorgen dat het projectresultaat behaald gaat worden. Maar vaak laat een SMART beschreven projectresultaat nog ruimte voor verschillende verwachtingen. Deze verwachtingen kun je indelen in tijd, geld en resultaten.

De projectleider vraagt alle actoren uit de actorenanalyse wanneer voor hen het project geslaagd is. Het kwaliteitsniveau van een project moet een minimale kwaliteit hebben. Dit is het niveau waar de opdrachtgever op rekent. En de kwaliteit die kan: dit is de kwaliteit die mogelijk is. Door kwaliteitscriteria op te nemen is er een garantie dat iedereen straks tevreden is met het projectresultaat. Tijd en geld kun je heel precies benoemen. Er is geen speld te krijgen tussen, bijvoorbeeld: het moet af zijn op 2 april en het mag maximaal €2000 kosten. De kwaliteit van het resultaat is het moeilijkst precies te benoemen.

itg

Activiteitenlijst Je stelt vast welke activiteiten nodig zijn om het projectresultaat te behalen. Er moeten allerlei activiteiten gedaan zijn voordat het projectresultaat behaald is. Als er veel mensen meedenken over deze activiteiten, is de kans het grootst dat alles benoemd wordt. Door het gesprek in de groep ontstaat een goed beeld van alle activiteiten die nodig zijn om het projectresultaat te behalen. Deze zet je op een rij. Maar je zet er nog niet achter wie wat wanneer gaat doen. Dat doe je pas in de planningsfase.

Theoriebron De definitiefase

Begroting

u' Ac

Risicoanalyse

tie

fb .v

Bij het maken van de begroting gebruik je de activiteitenlijst en benoem je de kosten in de fasen van het project. Alle kosten om mensen in te zetten in een projectgroep of tijdens het uitvoeren van de activiteiten staan in de begroting. Ook de overige kosten, zoals huisvesting, eten en drinken, communicatie enzovoort. De opdrachtgever zal pas akkoord gaan Je begroting moet zo concreet mogelijk zijn. met het starten van de volgende fase als hij zo precies mogelijk weet wat het gaat kosten. Je kunt zelf de kosten uitrekenen maar ook informatie inwinnen bij andere betrokkenen zoals de gemeente of buurthuizen.

Projecten mislukken nogal eens omdat onvoldoende is nagedacht over de risicoâ&#x20AC;&#x2122;s. Al is het niet het leukste onderdeel, toch is het slim om stil te staan bij wat mis kan gaan. De risicoanalyse maak je met de werkgroep. Je inventariseert wat mis kan gaan en wat het gevolg kan zijn als het misgaat. Er zijn drie soorten risicoâ&#x20AC;&#x2122;s: geld, het resultaat en de tijd. Je bedenkt welke voorzorgsmaatregelen je kunt nemen om te voorkomen dat het gebeurt. Deze zet je dan op de activiteitenlijst.

Projectvoorstel

itg

Het projectvoorstel is een verder uitgewerkt voorstel aan de opdrachtgever van de projectaanvraag in de initiatieffase. Hij moet besluiten of het project mag doorgaan. De begroting is daarom een belangrijk onderdeel van het voorstel. Sommige vragen uit de projectaanvraag komen terug en kunnen nu nauwkeuriger beantwoord worden, andere vragen zoals een risicoanalyse zijn niet meer nodig en zijn verdwenen. Zorg voor een nette lay-out en kaft en denk aan een begeleidende brief voor de opdrachtgever. Het projectvoorstel leg je voor aan de opdrachtgever. Hij heeft nu een beeld van wat het project gaat opleveren, wat de kosten zijn en kan besluiten of het project doorgaat of niet.

Theoriebron De planningsfase

fb .v

Inleiding

tie

In de planningsfase bepaal je wat wanneer en door wie moet gebeuren. Dit doe je door een structuur te maken van de activiteiten in de definitiefase. De activiteitenstructuur krijgt in de uitvoeringsfase de hoofdrol, maar in de planningsfase maak je hiervoor een planning. Dit doe je om het project houvast en structuur te geven. De planningsfase is het derde hoofdstuk in het projectplan en heeft het volgende product: activiteitenstructuur.

Belang van de planningsfase

itg

u' Ac

In deze fase worden alle zeilen bijgezet om het project te kunnen gaan uitvoeren. Mensen moeten de activiteiten uitvoeren en de activiteiten moeten in een logische volgorde staan. Soms vergeten mensen de planning. Ze willen het plan direct uitvoeren nadat het bedacht is. Dan is het uitproberen, vallen en opstaan. Dat lijkt meer op improviseren dan op projectmatig werken. Mensen kunnen boos worden, activiteiten kunnen uit de hand lopen of niet gebeuren. Daarom is het belangrijk deze fase niet over te slaan.

Een planning van de activiteiten met de uitvoerende personen

Activiteitenstructuur Op de activiteitenlijst uit de definitiefase zet je alle activiteiten in de juiste volgorde. Wat moet eerst, wat moet later en wat moet het laatst? Sommige activiteiten kunnen tegelijkertijd plaatsvinden. Als iedereen van de projectgroep vindt dat de activiteitenlijst af is, besluit je wie wat gaat doen of welke afdeling er verantwoordelijk voor is. Meerdere personen zijn verantwoordelijk voor een onderdeel, maar er is ĂŠĂŠn hoofdverantwoordelijke. Ook dat zet je in de activiteitenstructuur.

Theoriebron De uitvoeringsfase

fb .v

Inleiding

u' Ac

Starten en afsluiten

tie

In de vierde en laatste fase voer je het project uit. De projectleider houdt in de gaten dat alles volgens afspraak en in de juiste volgorde gebeurt en de werkgroepleden voeren uit. Aan het eind van deze fase wordt het projectresultaat opgeleverd. Bij de uitvoeringsfase horen nog drie onderdelen in het projectplan: • starten en afsluiten • de evaluatie • het projectresultaat en de overdracht.

Voordat de uitvoering begint, kan de projectleider een feestelijke startbijeenkomst organiseren. De bedoeling hiervan is ervoor te zorgen dat iedereen er zin in heeft en dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Het doel van een startbijeenkomst is antwoord te geven op de volgende vragen: • Wat wordt het project (niet)? • Hoe gaan we het (niet) aanpakken? • Wat wordt ieders rol? • Wie beslist/ praat mee op welk moment?

Een valkuil bij een startbijeenkomst is dat deelnemers onzeker zijn, dat ze gewend zijn om zaken op hun eigen manier aan te pakken en slechte communicatie tussen deelnemers. De oplossing hierbij is overzicht creëren, doorvragen naar achterliggende oorzaken van onzekerheid of weerstand en zorgen voor een onafhankelijke begeleiding. De uitvoeringsfase heeft een afsluiting. Je komt hier terug op de startbijeenkomst en vraagt aan de deelnemers hoe zij het project ervaren hebben. Belangrijk is een positieve sfeer, want het projectresultaat is behaald en de samenwerking geslaagd!

itg

Productevaluatie

De evaluatie heeft tot doel om te leren van het project. Er is onderscheid tussen producten procesevaluatie. Een productevaluatie gaat over het behaalde (eind)resultaat. De evaluatievragen zijn gericht op het resultaat zelf, op de doelen die je vooraf hebt gesteld. Vragen die horen bij een productevaluatie, zijn bijvoorbeeld: • Is het vooraf gestelde doel van het project bereikt? • Zijn de doelen en gewenste resultaten goed gekozen? • Heb je de doelgroep bereikt die je wilde bereiken? • Heb je bij de deelnemer bereikt wat je voor ogen had? • Waren de deelnemers tevreden? • Kwam het aantal deelnemers overeen met de verwachtingen? • Waren er veel uitvallers en – zo ja – hoe kwam dat? • Is het project binnen de begroting gebleven?

Theoriebron De uitvoeringsfase

Procesevaluatie

u' Ac

tie

fb .v

Bij de procesevaluatie evalueer je de voortgang van het proces. Het evaluatieonderzoek kan gaan over het hele methodisch handelen. Dus zowel de voorbereiding als de uitvoering kan onderwerp van onderzoek zijn. De evaluatievragen gaan over de manier waarop je het resultaat hebt bereikt. Vragen die horen bij een procesevaluatie zijn bijvoorbeeld: • Heb ik de gegevens uit de beginsituatie goed geïnterpreteerd? • Welke gegevens kwamen niet overeen met de werkelijkheid en in hoeverre heeft dit de begeleiding beïnvloed? • Heb ik de handelingen of activiteiten goed gekozen? • Was de manier van begeleiden goed gekozen? • Hoe werden de gekozen werkwijzen ervaren? • Waren de taken goed verdeeld? • Was de tijdsplanning goed? • Was er voldoende materiaal of waren de juiste hulpmiddelen aanwezig? • Zijn bij de opzet van het plan de juiste evaluatievragen opgesteld en zijn de juiste evaluatiemethoden gekozen? • Heb ik goed ingespeeld op onverwachte situaties? • Heb ik het plan bijgesteld tijdens de uitvoering? • Kan er efficiënter worden gewerkt? • Welke alternatieven zijn er?

Het vastgestelde resultaat uit de beginfase is niet altijd het werkelijke resultaat in de eindfase.

itg

Overdracht Het project is pas echt af als het resultaat is overgedragen aan de gebruiker of de beheerder van het resultaat. Je zegt duidelijk wat je overdraagt en vergelijkt het bereikte resultaat met het geplande resultaat. De overdracht is afhankelijk van het soort projectresultaat. Als het resultaat een activiteit is, kan er een draaiboek komen. Is het projectresultaat iets van materiaal, dan kunnen er afspraken komen over het behoud van het materiaal. Als het project het doel heeft verbetering van een bestaande situatie, dan gaat de overdracht over een veranderde werkwijze.