Você está preparado?

Quem tinha um posto de gasolina há 30 anos não era obrigado a lidar com um terço das responsabilidades de hoje. Agora o posto vende vários combustíveis, oferece serviços diversos, tem obrigações fiscais rígidas e responsabilidade ambiental. E você está preparado para o que ainda vem por aí?

A revenda é uma atividade antiga. E muitas foram as lutas para que os revendedores fossem reconhecidos como empresários éticos, responsáveis comprometidos com o mercado e com a sociedade. Hoje são uma classe coesa, bem representada e que tem um grande peso na economia do país. Mas com os direitos vieram também os deveres.

Detalhes e obrigações que antes sequer passavam pela cabeça de um revendedor, hoje fazem parte do dia a dia e têm que ser cumpridos à risca, sob penas onerosas e até de encerramento das atividades. Outro dia posto de terra batida, hoje com pista impermeabilizada. Ontem anotações em papéis avulsos e cadernetas, hoje transações on-line monitoradas em tempo real pelas secretarias de fazenda e pelo proprietário. E então, você está preparado?

Fred Alves

Legislação ambiental

O meio ambiente é uma preocupação recente. Até bem pouco tempo atrás, era normal ver postos de terra batida, com bicos gotejando combustível, áreas de troca de óleo com embalagens jogadas pelo chão e a água da lavagem de automóveis escorrendo até o bueiro mais próximo. A consciência ecológica foi evoluindo e a preocupação virou lei no inicio da década de 80, com a Política Nacional do Meio Ambiente (Lei 6.938/81), que criou o Sistema Nacional do Meio Ambiente. Logo depois a Constituição de 88 também contemplou o tema, citado em seu artigo 255 e parágrafos. Desde então a discussão não saiu mais da pauta. Foram editadas a Resolução Conama 237de 1997, Lei de Crimes Ambientais - Lei 9.605/98. Mas a realidade bateu à porta da revenda mesmo em 2001, com a Resolução Conama 273/2000. Desde então, a realidade ambiental faz parte do dia a dia da revenda. Muitos revendedores já se adequaram e até tiram proveito da situação, ao explorar o fato de ter licença ambiental como um diferencial frente à concorrência. Quem não se adequa fica sujeito a multas e despesas com passivos ambientais, remediação etc.

“O meio ambiente passou a ser uma necessidade que a revenda deve confrontar, seja voluntariamente ou impositivamente. A lei obriga a todos os postos se adequarem e cumprirem as normas. Aquele que o faz preventivamente tem menores chances de sofrer atuações, suspensão de atividades e processos criminais”, lembra o advogado especialista em direito ambiental e consultor da Fecombustíveis, Bernardo Souto.

A atuação do Ministério Público merece destaque, já que em alguns estados o MP recebe cópia dos processos administrativos lavrados pelos órgãos ambientais, como em Minas Gerais. Assim, o revendedor que não cumpre com sua obrigação responde perante o órgão ambiental e também perante o Ministério Público.

Para um futuro não muito distante, Bernardo diz que a questão ambiental deve ser ainda mais presente no cotidiano do revendedor. “Alguns Estados já estão divulgando listas de áreas contaminadas (SP e MG). A atividade de revenda compõe cerca de 78% das áreas. Há a Resolução 420 do Conama sobre qualidade de solo e gerenciamento de áreas contaminadas, que está contemplando a possibilidade de informação da área contaminada (do imóvel) no cartório de registro”, explica. Isso pode ter impacto direto no mercado imobiliário. Em São Paulo existe a Lei 13.577/2009 que já versa sobre o tema e em Minas Gerais há uma minuta de Deliberação Normativa sobre o assunto tramitando nas Câmaras Técnicas do COPAM (Conselho de Políticas Ambientais do estado). “A questão da necessidade de adequação continuará na pauta do dia para a revenda, mas aos poucos ela será suplantada pela questão pertinente ao gerenciamento de passivos ambientais. A revenda deve estar preparada para essa última questão e suas implicações, principalmente com os vizinhos, que muitas vezes podem se aproveitar desse fato para acionar a revenda na Justiça e pedir compensações”, alerta Souto.

Atendimento

Muito se tem dito sobre a importância de um atendimento bem feito e da diferença que isso faz para o negócio. Para ter uma noção disso, se coloque no lugar do cliente. Imagine que você foi a uma lavanderia, por exemplo. Chegando lá a balconista pega sua sacola, joga no chão junto à montanha de roupas sujas que você nunca viu e anota seu pedido num papel de rascunho sujo de café. Você diz que não entende o que está escrito ali, ela dá de ombros e o deixa falando sozinho. No dia que você vai buscar sua roupa, ela ainda vem manchada. Apesar do preço baixo, você voltaria neste lugar? Por que você acha que um cliente

O interessante é treinar funcionários que tenham potencial suficiente para gerar produtividade em suas atividades voltaria ao seu posto se ele não tem um atendimento de qualidade? Só por causa do preço?

Os preços dos combustíveis não têm tanta variação assim, ficam perto um do outro, vendem o mesmo tipo de produto. É neste contexto que entra o diferencial: o treinamento. “Um atendimento de baixo nível, geralmente resulta em insatisfação, fuga de clientes e negócios que fecham em velocidade igual ou superior aquela em que abriram”, ressalta o sócio-diretor da JS Treinamentos de Varejo, Julio Panzariello, que lembra uma frase de Sam Walton, fundador do Wal-Mart, que dizia: “O cliente é a pessoa que paga o salário de cada um e é quem decide se uma empresa será bem sucedida ou se irá falhar. Ele pode demitir qualquer um em uma empresa, desde o presidente até quem desempenha as funções mais simples, pois ele pode simplesmente ir gastar seu dinheiro em algum outro lugar”. “Nós devemos, literalmente, focar nossas estratégias para atingir o máximo de satisfação de nossos clientes”, reitera Julio.

Pesquisas nacionais e internacionais realizadas ao longo dos anos apontam que os clientes estão constantemente avaliando os serviços que recebem e o seu respectivo preço, a cada transação, mas que seus fornecedores não parecem estar antenados para esta realidade.

“O treinamento é fundamental para o sucesso de uma empresa. Ele enriquece e capacita o quadro de funcionários. Além disso, sabemos que todo funcionário gosta desta sensação de crescimento profissional e, por isso, produz mais”, explica Panzariello. Só que nem todo empresário pensa assim. “Em algumas empresas ainda encontramos uma administração antiga, com funcionários sem preparo para atendimento ao público e até mesmo sem sofwtares gerenciais para acompanhamento e controle da empresa. Parece mentira, mas isso acontece ainda nos dias atuais”, lembra.

De acordo com Panzariello, o interessante é treinar funcionários que tenham potencial suficiente para gerar produtividade em suas atividades. Aqueles que se encontram muito desgastados e frustrados, normalmente não reagem aos treinamentos. Mostrar ao grupo sua importância, demonstrar que tem perspectiva quanto aos resultados que vão apresentar após o treinamento e ouvir suas contribuições, o que aumenta a auto-estima do funcionário e até mesmo a sua motivação quanto ao local de trabalho e a sensação de crescimento profissional.

“No futuro não haverá mais espaço para atendimentos precários e de baixa qualidade” alerta o consultor, que enfatiza: “o cliente estará ainda mais exigente, preparado e conhecendo muito bem os seus direitos. Empresas com equipes de vendas despreparadas ou mal treinadas tendem a deixar de existir e dar lugar àquelas que já estão se preparando e investindo no seu quadro de pessoal. Há grandes indicativos de que as pessoas utilizem mais a internet , tanto para se relacionar com as empresas, quanto para criticá-las em blogs e agora no Twitter (microblog) ”.

Automação

Que a tecnologia está transformando esta era não é novidade. Muita gente sequer anda com cédulas de dinheiro no bolso, pois preferem os cartões. Hoje já é possível fazer pagamentos até mesmo usando os celulares (veja seção perguntas e respostas). Quem imaginou que veríamos isso tão rápido?

E, claro, esta tecnologia não ficaria de fora do mundo dos negócios. Os computadores chegaram e com eles a possibilidade de controlar estoques, entradas, saídas, compromissos etc. No início da década de 90, quando ainda nem havia Windows , já existiam programas de automação para DOS (precursor do Windows , aquele que era uma tela preta e letras verdes), que não eram uma exigência legal, bem como não eram o uso do ECF-IF e nem a interligação das bombas de abastecimento ao computador.

Todo o controle era feito dentro do escritório, baseado em planilhas de caixa e confrontando os encerrantes fisicamente nas bombas. Nos dias de hoje, este controle permanece sendo basicamente o mesmo, porém agora é totalmente automatizado e informatizado, sem a necessidade de estar presente fisicamente para aferi-lo.

“No início da informatização imposta pelos Estados, a obrigatoriedade do uso ECF foi vista apenas como ‘uma despesa’ para o posto. Mas os empresários de visão conseguiram rapidamente entender que com este controle foi possível diminuir drasticamente os erros de operação e ‘desvios’ que anteriormente ocorriam”, explica o diretor da LBC Sistemas, Leonardo Castanheira.

Atualmente, com a interligação das bombas de abastecimento ao computador, medição eletrônica dos estoques dos tanques, pontos eletrônicos e diversos outros recursos disponíveis para aumentar o controle operacional, viabilizou-se que a gestão de um posto - e principalmente de redes de postos - seja executada sem a necessidade da presença física em 100% do tempo nos estabelecimentos. Hoje, é possível se ter total controle e interferir nos departamentos operacional, financeiro, fiscal e comercial do posto estando em qualquer lugar, através de um computador (ou mesmo um telefone celular) com acesso à internet

O leque de opções que a automação permite, além de facilitar a vida do revendedor, o deixa quite com o Fisco, que usa a tecnologia para ficar de olho nas transações econômicas. Dentro em breve as

Anotações feitas em papel vão ficando para trás e dando lugar à tecnologia. O próximo passo será o LMC eletrônico obrigações do posto devem aumentar. “Em Minas Gerais já é uma imposição legal da Secretaria da Fazenda do Estado (Portaria SRE/MG 73) a interligação da bomba de abastecimento ao computador, fato que, pessoalmente acredito, se tornará também obrigatório em breve em todo o país”, alerta Castanheira, que acredita que dentro de pouco tempo outras exigências legais serão pedidas, tais como o SPED Fiscal e Ponto eletrônico, ambos já com datas definidas para sua implementação.

Contabilidade

Anotações em cadernos, pilhas e pilhas de papéis, fraudes, sonegação, desvios. Estes são alguns dos percalços pelos quais a revenda já passou. Nos anos 80, logo após a liberação do mercado de combustíveis, as fraudes eram inúmeras e, como a democracia ainda era novidade, o Fisco não estava tão estruturado. Mas ele se reformulou e vem lançando mão da tecnologia que hoje está disponível para regular o movimento financeiro da atividade.

SPED, ECF, GRF, SAT, NF-e, Sintegra... As siglas são muitas e podem variar de Estado para Estado, mas fato é que todo cuidado é pouco na hora de gerir o seu negócio.

“A contabilidade é quase tão antiga quanto a civilização e, fundamentalmente, nos ajuda a mensurar e controlar determinada atividade ou patrimônio. Assim sendo, manter uma contabilidade eficiente e eficaz de um negócio, ainda mais de um ramo complexo como o de postos revendedores, é manter sua atividade e seu patrimônio sob controle”, lembra o diretor-sócio da consultoria contábil, Ocam, Guilherme Tostes.

Além de correr o risco de ter problemas com a Sefaz de seu Estado, o revendedor que não atenta para a contabilidade de seu posto coloca em risco a saúde de sua empresa. “Se a contabilidade reflete uma realidade diversa aos fatos, o empresário não tem a menor noção se sua operação está tendo êxito ou não. De repente o dinheiro não cobre mais as despesas e quando vê, já está todo endividado, sem entender o porquê”, explica Tostes.

O próximo passo, ainda em discussão, é a implantação daquilo que já está sendo chamado de LMC Eletrônico, o DECC - Documento de Estocagem e Comercialização de Combustíveis, que nada mais é que a modernização do sistema de registro e movimentação de combustível utilizado pelos postos revendedores - atual LMC. n