Conexão Fiotec-Fiocruz | Edição 26 by Fiotec

Rio de Janeiro

SISTEMA DE COMPRAS Pesquisa de satisfação realizada com representantes dos projetos gera melhorias na plataforma e inaugura estratégia de escuta aos clientes para a melhoria dos serviços prestados

2022 • Ano 8 • Edição 26

Quer saber como atua o financeiro da Fiotec? Página 6

Iniciativas institucionais são foco de artigos no LinkedIn Página 14

Comunicados enviados aos coordenadores, onde encontrar? Página 17

Conselho Curador Ricardo de Godoi Mattos Ferreira Presidente do Conselho Curador Alex Santos Príncipe Ana Paula Morgado Carneiro Fernando Otavio de Freitas Peregrino Roberto Pierre Chagnon Solange Siqueira Duarte dos Santos Valdeyer Galvão dos Reis

Conexão Fiotec-Fiocruz Informativo institucional da Fundação para o Desenvolvimento Científico e Tecnológico em Saúde (Fiotec).

Conselho Fiscal Fábio Rodrigues Lamin Presidente do Conselho Fiscal

Revisão e reportagem Gustavo Amaral

José Orbílio de Souza Abreu Vânia Conceição Dornellas Buchmuller Diretoria Executiva Hayne Felipe da Silva Diretor executivo Mansur Ferreira Campos Diretor financeiro Marcelo do Amaral Wendeling Diretor administrativo Cristiane Sendim Diretora técnica

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Todo o conteúdo pode ser reproduzido, desde que citada a fonte. Edição e reportagem Janaina Campos

Reportagem Clara Tavares Reportagem Rosa Andrade Diagramação Francisco Tebet Fotos Freepik, Adobe Stock, Shutter Stock Dúvidas ou sugestões? Entre em contato conosco comunicacao@fiotec.fiocruz.br www.fiotec.fiocruz.br

Caros leitores,

Editorial

A revista Conexão Fiotec-Fiocruz é uma opor tunidade da Fiotec for talecer sua comunicação com a sua parceira, Fiocruz, financiadores e a sociedade em geral. Esta edição está focada na divulgação de ações institucionais, que agregam muito a valorização institucional. Buscar a automação dos seus ser viços é um foco da Diretoria, para que o apoio aos projetos aconteça de uma forma cada vez mais eficiente e dinâmica. Por isso, a matéria de capa fala sobre o Sistema de Compras da Fiotec e a pesquisa de satisfação, que foi realizada com os usuários e resultou em melhorias da plataforma, com foco no seu melhor desempenho. A nova estratégia de comunicação no LinkedIn também é pauta desta edição. A rede social corporativa abre espaço para mostrarmos a instituição Fiotec internamente, com foco na qualidade de vida dos seus profissionais e de seus processos internos, para que a atuação como fundação de apoio seja feita com excelência. Você também poderá conhecer um pouco mais da Gerência de Administração Financeira e Contábil da Fiotec. Além, claro, de conferir o tradicional “Giro” com as principais notícias dos últimos meses. Boa leitura!

Comunicação Fiotec 3

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Matéria de capa

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Editorial

Você sabia?

Por dentro da Fiotec

Reportagem

Giro de notícias

Por dentro da

Administração Financeira e Contábil

por Gustavo Amaral

Nesta edição do Conexão Fiotec-Fiocruz, apresentamos o trabalho da gerência de Administração Financeira e Contábil. O time de 39 profissionais, divididos em seis equipes, tem a responsabilidade de zelar pela saúde financeira da instituição e dos projetos apoiados por ela. Entenda como esse trabalho é feito: Planejamento e Orçamento O núcleo é responsável pela elaboração do planejamento de curto prazo da instituição, traduzido através de seu Orçamento Anual. Seu desenvolvimento é discutido em reuniões com os diretores executivo e financeiro, e com a Gerência da AFC, onde são traçadas as premissas e análise dos cenários externos e internos e seus impactos econômicos e financeiros na instituição para o período orçamentário. 6

Definir o orçamento é uma necessidade fundamental para a instituição direcionar suas atividades no exercício. Por meio dele, as diretrizes são traçadas e subsidiam a Diretoria em tomadas de decisão com antecedência, visando a correção de rumos ou mesmo mudanças em função de uma nova conjuntura externa que possa influir de maneira significativa na vida da instituição. Contabilidade Geral, Fiscal e Patrimônio Assegurar o cumprimento das legislações e dos prazos, bem como a precisão e a confiabilidade dos dados. A equipe de Contabilidade cumpre seu objetivo por meio da elaboração de demonstrações financeiras de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil, visando atender aos órgãos de controle interno e externo. Essas informações são compartilhadas com o Conselho Fiscal, Receita Federal do Brasil, Ministério Público do Estado do RJ, Secretaria de Fazenda Estadual, Secretaria de Fazenda Municipal, agentes financiadores, fornecedores, bancos e auditores externos. A clareza e transparência na mensuração de todo o processo operacional da Fiotec, possibilita às instituições avaliarem a destinação dos recursos empregados, e ao fisco, a avaliação do cumprimento das exigências legais prescritas às entidades.

Contas a Pagar O principal objetivo do núcleo, garantir que todos os pagamentos sejam feitos dentro do seu prazo de vencimento, é feito em parceria direta com a Tesouraria, que efetiva as transações junto aos bancos. A equipe de Contas a Pagar zela por toda a documentação que envolve esses pagamentos, preparando-a previamente para que as despesas sejam quitadas, e posteriormente a enviando para guarda pelo setor de Arquivo da Fiotec.

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Esse trabalho de controle dá transparência às operações realizadas com a Fiocruz, bem como a garantia de que a Fiotec honrará seu compromisso com parceiros externos e fornecedores. Contas a Receber e Faturamento O núcleo tem a função principal de garantir a execução dos processos financeiros da instituição. O trabalho engloba a produção de relatórios de faturamento mensais, provisões futuras de faturamento e demonstrativos das receitas, como recebimento, identificação e baixa dos créditos recebidos nas contas bancárias. Processos importantes para a Fiotec, pois asseguram o controle das parcelas e dos recursos utilizados pelos projetos, garantindo que eles sigam com seus cronogramas. Assim, a instituição atende com qualidade seus parceiros externos, cumprindo sempre suas obrigações financeiras.

Tesouraria e Finanças A equipe tem o importante papel de efetivar pagamentos junto aos bancos. Tudo que se refere a entradas e saídas de recursos passa pelo núcleo. Processo esse que ocasiona o surgimento de outros, como conciliação, controle de estoque de contas correntes, emissão de extratos e comprovantes de pagamento, além da verificação de saldos. A Tesouraria é também a guardiã das contas bancárias da instituição, responsável por abrir e encerrar contas para novos projetos e para as ações administrativas da Fiotec. O trabalho da equipe garante a segurança das operações bancárias da instituição, seja nas entradas, saídas ou movimentações entre contas de valores expressivos. Câmbio O núcleo trabalha em conjunto com todas as demais da AFC da Fiotec, em operações que envolvam moeda estrangeira. Na prática, o trabalho se assemelha ao realizado pela Tesouraria, já que administra diretamente contas bancárias da Fiotec e dos projetos apoiados. É responsabilidade dos profissionais de Câmbio, o recebimento e pagamento a fornecedores internacionais, bem como os registros de lançamentos contábeis e fiscais gerados nessas operações. O trabalho é essencial em processos de exportação e importação, garantindo a aquisição de insumos e produtos para muitas pesquisas desenvolvidas pela Fiocruz.

Operação do Sistema de Compras da Fiotec alia automatização a diálogo com usuários Melhorias recentes na plataforma foram promovidas com base em pesquisa de satisfação que ouviu equipes de projetos apoiados por Gustavo Amaral

Em setembro de 2020 a Fiotec anunciava o lançamento do seu Sistema de Compras, ainda em versão piloto, restrita a uma lista de 18 projetos com alta demanda de aquisições diretas. A ferramenta foi implementada com o objetivo de automatizar o processo de compra direta na instituição, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para as aquisições, além de promover mais autonomia às equipes de projetos apoiados e transparência às negociações. Hoje, mais de 220 projetos estão habilitados no Sistema de Compras. Ao longo desses quase dois anos, equipes internas da Fiotec - principalmente dos setores de Compras e Projetos – e de projetos apoiados passaram por treinamentos e atualizações para utilização da ferramenta. O aumento considerável do número de usuários vem acompanhado pela necessidade de a Fiotec estar ainda mais atenta a potenciais melhorias no funcionamento da ferramenta. Esse tem sido um trabalho para a equipe de Governança e Qualidade da instituição, responsável pela elaboração e aplicação de pesquisas de satisfação sobre os sistemas e processos utilizados pelos profissionais da Fiotec e de projetos apoiados por ela.

“

Esse trabalho vem sendo uma parte importante do nosso esforço de promover a cultura de qualidade na Fiotec [...]

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Luanara Damasceno

gestora de Governança e Qualidade

Em março deste ano foram iniciadas entrevistas com grupos de usuários do Sistema de Compras, formados principalmente por coordenadores e apoiadores das equipes de projetos apoiados. Eles responderam a perguntas que ajudaram a Fiotec na definição de metas a serem cumpridas para melhoria da ferramenta. As questões abordaram temas como a usabilidade da ferramenta, a utilização da documentação de apoio para uma melhor experiência, o tempo gasto para finalizar uma compra pelo sistema, além da qualidade dos treinamentos realizados e oportunidades de melhoria identificadas pelo usuário. “Esse trabalho vem sendo uma parte importante do nosso esforço de promover a cultura de qualidade na Fiotec, a cultura de definirmos bem os processos antes de partirmos para o desenvolvimento da automação em si. Essa pesquisa abriu portas para sabermos o caminho a traçar em nossas entregas, exatamente o que devemos levar em consideração”, observa a gestora de Governança e Qualidade da Fiotec, Luanara Damasceno.

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Um canal aberto de comunicação Além de melhorias técnicas no Sistema de Compras, já executadas pela equipe de Tecnologia da Informação em nova versão prevista para a ferramenta, os usuários aproveitaram o espaço da pesquisa para elogiar a iniciativa da Fiotec de ouvir suas opiniões sobre o funcionamento do sistema. O canal de diálogo permitiu, inclusive, a identificação de outros processos internos com necessidade de melhorias, para além da automatização das aquisições. “Nós fizemos o caminho inverso, abrimos um espaço para o usuário apresentar suas questões, em vez de agirmos apenas após sua insatisfação com o produto. Percebemos que esses usuários valorizaram muito esse movimento, foi muito importante para entendermos bem as melhorias que precisam ser feitas na ferramenta”, comenta Jorge Garcia, analista de Qualidade envolvido na elaboração e condução da pesquisa. Para Luanara, a realização da pesquisa possibilitou à Fiotec executar melhorias precisas em seu Sistema de Compras, mas também serviu como aprendizado para a relação que se deve construir com os parceiros da instituição. “A automação não é necessariamente a melhor solução para todos os problemas. O trabalho que fizemos nos mostrou a importância de abrirmos um canal com os usuários, com a intenção de ouvi-los, de entendermos suas dificuldades”. 12

Busca por processos mais eficientes A automatização do processo de compras é um dos pilares para a estruturação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da Fiotec, trabalho que visa a

certificação

ISO

9001.

A ideia é que a instituição desenvolva um processo de aquisição padronizado e ágil, monitorando seu desempenho e

capacitando

todos

profissionais envolvidos, com o objetivo maior de prestar um serviço satisfatório às equipes de projetos apoiados.

O desenvolvimento do SGQ da Fiotec acontece em parceria com a consultoria 5S Tecnologia, e teve início com a realização de um diagnóstico completo, chamado GAP Analysis. Os resultados desse levantamento possibilitaram que as equipes diretamente envolvidas no processo de compras da instituição participassem de treinamentos sobre a norma ISO 9001. Para além da certificação, a ideia central é promover uma cultura organizacional voltada à qualidade. Por isso, a Fiotec estimula a participação de seus profissionais em todo esse trabalho. “As pessoas precisam ter a ciência do porquê e dos impactos de seu trabalho. A pessoa que pega um documento tem a mesma importância de quem aprova os orçamentos, por exemplo, todos são igualmente importantes durante o processo”, ressaltou Luanara em entrevista concedida no Dia Mundial da Qualidade, em 2021.

ISO 9001 Aqui no Brasil a norma está sob responsabilidade da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), e descreve os fundamentos principais de sistemas de gestão e os principais conceitos da Qualidade. A ISO 9001 especifica os requisitos necessários para a implantação de um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ), colaborando com processos que promovam a entrega de um melhor serviço, satisfazendo e entendendo a necessidade do cliente.

Fiotec investe em artigos no Linkedin para dar destaque a ações institucionais estratégicas Foto:Adobestock

A rede social corporativa abre espaço para o fortalecimento da imagem institucional, por meio da divulgação de processos internos. por Rosa Andrade

É inegável que o Linkedin se tornou a principal rede social corporativa, onde profissionais de diversas partes do mundo buscam novas oportunidades de crescimento na carreira, acumulam conexões e fazem networking. De acordo com a Insider Intelligence, empresa que estuda a indústria de mídia, publicidade e marketing, a ferramenta está em primeiro lugar como rede social mais confiável. Atualmente, com 774 milhões de usuários em todo o mundo e mais de 50 milhões no Brasil, o Linkedin deixou de ser apenas um mecanismo de busca de vagas e trouxe a possibilidade de criação de conteúdo relevante e acessível, como a publicação de artigos. Bem utilizado, esse espaço é uma excelen14

te forma de mostrar credibilidade, domínio de temas e fortalecer a marca junto ao seu público. Pensando nisso, a Fiotec deu início a um trabalho mais intenso no Linkedin, com a publicação de artigos com foco em abordar mais assuntos que envolvam processos internos da instituição, estimulando os colaboradores a enviarem sugestões de temas ou, até mesmo, criarem textos próprios. Esta iniciativa faz parte de um trabalho para o fortalecimento da comunicação institucional da Fiotec, com o objetivo de integração interna, esclarecimentos sobre os papéis de cada área envolvida nos assuntos escolhidos e relevância de conteúdo para uma audiência externa.

“Para além da divulgação do apoio aos projetos e programas da Fiocruz, a Fiotec está dando início a uma séria de atividades de fortalecimento da comunicação e o LinkedIn abriu portas para fortalecemos a divulgação das nossas iniciativas institucionais, que são muito importantes para a valorização e motivação do nosso colaborador e, indiretamente, agregando valor a nossa prestação de serviço e nossa atividade final”, explicou a coordenadora de comunicação, Janaina Campos.

Foco em projetos de inclusão e saúde O primeiro tema escolhido e publicado, em junho, fala sobre inclusão de Pessoas com Deficiência (PCD) no mercado de trabalho. No artigo, Patricia Lopes, coordenadora de Recursos Humanos, deu um panorama sobre as ações implementadas pela área de Gestão de Pessoas da Fiotec. Uma delas é o Programa Conviver, que possui diversas iniciativas de inclusão, como as oficinas de qualificação profissional e, a mais recente, que é a parceria com a UFRJ, através do Laboratório Trabalho & Formação e a Coppetec, cujo projeto prevê a análise das necessidades e demandas das relações sociais e técnicas presentes no trabalho do dia a dia, envolvendo a relação PSD (Pessoas sem diagnóstico) e PCDs, com a ideia de produzir um legado junto às demais fundações de apoio e universidades. 15

Em julho, o tema de trabalho escolhido foi a importância da medicina do trabalho. A publicação trouxe informações fornecidas pela médica do trabalho da Fiotec Marta Labrunie, que destacou as doenças relacionadas à área, além das medidas aplicadas no dia a dia da Fiotec. Um dos diferenciais citados foi a chamada “gestão dos afastados”, um conjunto de ações voltado para o acompanhamento da saúde do colaborador desde o afastamento do trabalho até o seu retorno após a recuperação.

Para os próximos meses, estão previstos mais assuntos que trarão um colaborador especialista no conteúdo abordado. Entre as temáticas escolhidas estão a segurança da informação, privacidade e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e lideranças femininas de núcleos estratégicos. “Para além de a fundação de apoio que atua em diversos projetos da ciência e saúde, queremos mostrar a instituição Fiotec e sua organização e desenvolvimento interno e de processos, que garantem a nossa atuação com cada vez mais excelência”, concluiu Janaina. 16

você Você sabia que pode encontrar os comunicados enviados por e-mail no site da Fiotec? por Clara Tavares

A Assessoria de Comunicação da Fiotec é responsável pelo envio dos informes por e-mail para os coordenadores de projetos da Fiocruz. Entretanto, devido ao alto número de mensagens recebidas por esses profissionais, algumas podem se perder.

Além dessas informações, o espaço do coordenador no site da Fiotec reúne alguns documentos. Entre eles: formulários; documentos de projetos sobre a Covid-19; instruções normativas; manuais; e regulamentos.

O objetivo dessa ação é fortalecer a comunicação com os coordenadores, mantendo as informações reunidas em um local prático e de fácil acesso a todos. A Ascom também visa estreitar laços com os profissionais, aceitando sugestões e críticas que podem ser enviadas pelo e-mail comunicacao@fiotec.fiocruz.br.

Por isso, para facilitar a busca por esses comunicados e o acesso à informação, todos os e-mails são inseridos no site da instituição, no espaço destinado aos coordenadores. O link de acesso à página da Fiotec também foi disponibilizado no Portal do Coordenador, uma vez que a Ascom não tem acesso à aplicação. 17 17

Financiamento de projetos da Fiocruz por agência francesa Representantes da Agência Francesa de Desenvolvimento (AFD) visitaram a Fiotec no dia 12 de maio, com a intenção de conhecer e entender o modelo de atuação da instituição no apoio prestado à Fiocruz. O encontro foi parte das conversas e negociações para que o banco público francês financie projetos desenvolvidos pela Fundação. Ao lado do diretor adjunto da Agência para a América Latina, Lamine Sow, e da gerente de Projetos da AFD no Brasil, Elisa Alves, o diretor executivo da Fiotec, Hayne Felipe, recebeu também representantes da própria Fiocruz.