Samenwerking in de bedrijfsvoering zet de cliënt centraal

Corona heeft een acute en grote impact op de bedrijfsvoering in de zorg. Toch is het effect op de omvang van de overhead beperkt. Dit blijkt uit de Benchmark Care van Berenschot onder 102 organisaties, op basis van de jaarrekeningen uit 2020. Bij instellingen voor verpleging, verzorging en thuiszorg gaat 16,1 procent van de totale kosten naar overhead; binnen de gehandicaptenzorg is dit 16,2 procent en binnen de geestelijke gezondheidszorg 20,5 procent. De uitkomsten liggen daarmee op een vergelijkbaar niveau als het jaar ervoor.

Meer kosten, meer zorgen

Corona zorgde echter wel degelijk voor extra druk op de kosten en opbrengsten. Voor de korte termijn boden de coronacompensatie en reserves voor veel organisaties een oplossing. Maar omdat hun kosten stijgen, maken zorgaanbieders zich zorgen over de langere termijn. Zo is er onder meer sprake van stijgende personeelskosten door meer inzet van zzp’ers, vanwege cao-afspraken en door meer werving, opleiding en het streven naar duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Ook de ict-kosten stijgen, onder andere door digitalisering van bedrijfsvoerings- en zorgprocessen. Tot slot nemen ook de huisvestingskosten toe vanwege (achterstallig) onderhoud en nieuw- en verbouw met het oog op toekomstbestendig vastgoed. Daar komt nog bij dat de opbrengsten onder druk staan als gevolg van tariefdiscussies en kortingen.

Deze uitdagingen betekenen dat zorgaanbieders continu scherp moeten zijn op de kosten: hoe besteden ze hun budget zo effectief en efficiënt mogelijk? Werd in het verleden voor kostenoptimalisatie als eerste gekeken naar de overhead, tegenwoordig kiezen zorgaanbieders voor een integrale benadering. Besparen op overhead kan namelijk leiden tot hogere kosten in het primair proces (door verschuiving van overheadtaken naar zorgprofessionals), minder productiviteit van medewerkers en meer verzuim en verloop.

Landelijk Shared Service Center Zorg

Opvallend is dat de meeste zorgaanbieders het optimaliseren van de overhead solitair aanvliegen. Een belangrijk deel van de overheadtaken is immers generiek. Denk aan allerhande kaderstellende, administratieve, adviserende en controlerende taken op het gebied van personeel, financiën, ict, inkoop en kwaliteitsbewaking. Daarmee staan zorgaanbieders grotendeels voor dezelfde uitdagingen.

Hier liggen veel kansen voor samenwerking. Dit kan de kwaliteit van bedrijfsprocessen verbeteren, kosten verlagen, inkoopkracht en regie ten opzichte van leveranciers vergroten, kwetsbaarheid verkleinen (minder afhankelijk van individuen) en daarmee bijdragen aan de continuïteit van zorgorganisaties. Denk ook aan samenwerking op het vlak van HR, bijvoorbeeld in de werving, opleiding, doorstroom en (organisatieoverstijgende) inzet van personeel. Dit zou inhuur kunnen terugdringen en professionaliteit en carrièrekansen van medewerkers kunnen verbeteren.

Focus op gemeenschappelijkheid

Dergelijke samenwerkingsconstructies in de bedrijfsvoering zijn nog geen usance. Veel organisaties vrezen (ongewenste) afhankelijkheid, inkijk van de concurrentie of verlies van eigen identiteit. Maar staan die overwegingen de kwaliteit en betaalbaarheid van de zorg niet in de weg? Vraagt het centraal zetten van de cliënt niet om een gezamenlijke, centrale organisatie van de bedrijfsvoering? Is de zorg niet beter af met een Landelijk Servicecentrum Zorg, waarin zorgaanbieders een belangrijk deel van hun overheadtaken onderbrengen? De verwachting is dat de verhouding opbrengsten en kosten onder druk blijft staan. Dus het loont om de mogelijkheden voor samenwerking in de bedrijfsvoering te onderzoeken en voortvarend te benutten. Dit vraagt wel om een externe blik, focus op gemeenschappelijkheid en lef.

Marvin Hanekamp & Simon Heesbeen, Berenschot