Hoe kun je duurzaam in control blijven?

Integraal risicomanagement als hulpmiddel HOE KUN JE DUURZAAM IN CONTROL BLIJVEN?

We zien het allemaal om ons heen gebeuren. Onzekerheden en risico’s stapelen zich op, waarbij zorginstellingen ook nog eens te maken hebben met een enorme transitieopgave in de vorm van het Integraal Zorgakkoord. De manier om als zorgfinancial in te spelen op alle uitdagingen en de kansen te grijpen die er liggen, is door de invoering van integraal risicomanagement (hierna: IRM). Bij IRM wordt afgestapt van het traditionele 'één keer per jaar een verplichte sessie risicomanagement’. IRM is een continu proces waarbij de focus ligt op het halen van de strategische doelstellingen, het benutten van kansen en de mitigatie van risico’s. En door slim gebruik te maken van soft controls en de inzet van verschillende regionale en lokale data is IRM de basis om orde te scheppen in de chaos. Zodoende blijft de zorgfinancial duurzaam in control met IRM als hulpmiddel.

Het zorgstelsel in Nederland staat al langere tijd onder druk door bekende thema’s als toenemende vergrijzing, kostbare nieuwe technieken en natuurlijk de krapte op de arbeidsmarkt. Maatregelen om het zorgstelsel te hervormen en de kostenstijging te beperken, vragen visie en verandercapaciteit van zorgaanbieders. Een belangrijke stap in 2022 is het nieuwe Integraal Zorgakkoord. Het Integraal Zorgakkoord legt onder andere de focus op digitalisering, betere gegevensuitwisseling en sectoroverstijgende samenwerking in de regio met een nadruk op passende zorg1. Dit akkoord is dan ook een van de grootste transitieopgaven voor de zorgsector, en tijdens deze transitie moet de zorgverlening onverminderd doorgaan. Kortom, de winkel blijft open tijdens de verbouwing.

Zorginstellingen zullen zichzelf strategisch opnieuw uit moeten vinden en de bedrijfsdoelstellingen scherp tegen het licht moeten houden. Hoe gaat men bijvoorbeeld om met de toename van regionale samenwerkingsverbanden vanuit het finance- en governanceperspectief? Welke impact heeft deze samenwerking op de vastgoedbehoefte van de organisaties? Stuk voor stuk belangrijke afwegingen die zorginstellingen moeten maken om de bedrijfsdoelstellingen te behalen. En juist op dit punt komt IRM om de hoek kijken, door vooral de focus te leggen op het halen van de bedrijfsdoelstellingen in plaats van enkel het traditioneel beheersen van risico’s. Maar hoe ver zijn zorginstellingen dan met het gebruik van IRM in combinatie met de opgaven en uitdagingen waar de sector voor staat?

Onderzoek IRM in de zorg

In maart 2022 heeft BDO een rapport2 gepubliceerd over IRM in de zorg. De belangrijkste conclusie was dat zorginstellingen kansen laten liggen door een onvolwassen niveau van risicomanagement. Uit het onderzoek blijkt dat de wil en ambitie om IRM te implementeren wel aanwezig is bij zorginstellingen, maar dat de focus ontbreekt bij het management, gevoed door de waan van de dag of door een gebrek aan expertise en capaciteit. Opvallend hierbij is dat de tone at the top juist van belang is voor een succesvolle uitrol van IRM. Daarnaast hebben zorginstellingen moeite om een gemeenschappelijke taal, betekenis en belang te ontwikkelen omtrent IRM.

Integraal risicomanagement helpt organisaties tijdig bij te sturen bij het halen van de bedrijfsdoelstellingen en verhoogt hierdoor de prestaties van de organisatie (BDO, 2022)

De belangrijkste aanbevelingen uit het onderzoek om IRM naar een hoger niveau te tillen zijn: • Zorg voor verbinding tussen de organisatiedoelstellingen en IRM • Zorg voor het goede gesprek in de organisatie • Zorg voor draagvlak en eigenaarschap • Zorg voor integratie in de bestaande P&C-cyclus • Zorg voor bewustwording • Zorg voor de juiste kennis zodat IRM niet iets instrumenteels wordt • Zorg voor een langetermijnvisie op het gebied van

IRM met een reëel plan van aanpak voor de implementatie • Zorg dat IRM helpt bij het nemen van besluiten en sturing door middel van actuele en betrouwbare data

IRM helpt dus bij het halen van de bedrijfsdoelstellingen en het benutten van kansen waardoor de bedrijfsprestaties geoptimaliseerd worden. Maar waar moet nog meer op gelet worden bij het juist inzetten van IRM bij de transitieopgave waar de zorgsector momenteel voor staat? Sturen op gedrag

Naast de harde kant van IRM moet ook aandacht besteed worden aan de zachtere kant. De centrale vraag hierbij is: hoe creëer ik eigenaarschap en draagvlak in de organisatie en hoe kan ik medewerkers bewust maken van de impact van hun gedrag op eventuele risico’s? Aspecten zoals voorbeeldgedrag, ofwel tone at the top, en sturend leiderschap zijn hierbij essentieel. Ook in de zorgbrede governance-code3 wordt aangegeven dat de raad van bestuur verantwoordelijk is voor het verankeren van integriteit, aanspreekbaarheid, betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, professionaliteit, openheid en transparantie in de cultuur en het gedrag van de zorginstelling en haar medewerkers. Door de gerichte inzet van soft controls kan een cultuur ontstaan waarin goed gedrag wordt gestimuleerd en ongewenst gedrag wordt ontmoedigd. Zeker in relatie tot IRM is de inzet van soft controls van belang om eigenaarschap en draagvlak te creëren en om binnen een veilige werkomgeving passend gedrag aan te moedigen en het gedachtegoed uit te dragen.

Datagedreven risicomanagement

Ook de inzet van data wordt steeds belangrijker om snel betere besluiten te nemen en om tijdig te kunnen sturen op de strategische bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. Steeds meer zorginstellingen beschikken over een schat aan data en het is de uitdaging om dit in regionaal verband te delen en te analyseren.

Een mooi voorbeeld van de slimme inzet van data in relatie tot IRM is de casus van de Zeeuwse Zorg Coalitie. Hierin hebben 62 zorginstellingen de handschoen samen opgepakt en een zevental thema’s voor een toekomstbestendig zorglandschap in Zeeland geïntroduceerd. In een openbare publicatie4 laat deze coalitie zien hoe door het combineren van verschillende openbare bronnen en data van zorginstellingen een heldere analyse gemaakt kan worden. De ontwikkeling van de zorgvraag, het zorgaanbod, demografi sche ontwikkelingen en de sociale situatie van inwoners van Zeeland kunnen worden geanalyseerd. De data achter de publicatie stellen regionale zorginstellingen in staat om de ontwikkelingen te staven met de eigen strategische bedrijfsdoelstellingen en zodoende ook de bijbehorende kansen en risico’s te identifi ceren. Tot slot

IRM gecombineerd met slim gebruik van data en het effectief sturen op gewenst gedrag is cruciaal om de uitdagingen van de transitie in de zorg het hoofd te bieden. De verschuiving van traditioneel risicomanagement naar IRM, waarbij het halen van de bedrijfsdoelstellingen en het benutten van kansen voorop staan, is dan ook in volle gang. Hierbij moet een zorginstelling niet meer enkel denken in risico’s maar juist in het realiseren van bedrijfsdoelstellingen en het benutten van kansen. Alleen op deze manier kan een zorginstelling het hoofd boven water houden op een moment waarop de zorg voor een van de grootste transitieopgaven staat in de geschiedenis van de sector.

1 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/publicaties/2022/09/16/infografi c-integraal-zorgakkoord

2 https://www.bdo.nl/nl-nl/perspectieven/integraal-risicomanagement-(irm)-bij-zorginstellingen

3 https://www.governancecodezorg.nl/wp-content/uploads/2022/05/Governancecode-Zorg-2022.pdf

4 https://www.zeeuwsezorgcoalitie.nl/app/uploads/2022/06/581.326.2221_Regiobeeld_in_cijfers_Zeeland_ V1.pdf