Voor de verpleeghuiszorg is KIK-V de weg vooruit

Kwaliteitsinformatie stroomlijnen

VOOR DE VERPLEEGHUISZORG IS KIK-V DE WEG VOORUIT

Tiana van Grinsven

Drieënhalf jaar geleden ging het programma KIK-V van start. Doel: de informatie-uitwisseling over de kwaliteit van verpleeghuiszorg verbeteren. Tiana van Grinsven (Zorginstituut Nederland) en Fizi-voorzitter Jorrit Wigchert maken de tussenbalans op: wat is er bereikt? En wat is de meerwaarde van KIK-V voor de sector?

Kwaliteitsinformatie stroomlijnen. Voorkomen dat dezelfde informatie meerdere keren wordt uitgevraagd. En informatie beter hergebruiken. Dat is in het kort de motivatie achter het programma Keteninformatie Kwaliteit Verpleeghuiszorg (KIK-V), dat in 2018 in opdracht van het ministerie van VWS zijn aftrap kende. Zorginstituut Nederland is regievoerder van het programma, waarin wordt samengewerkt met alle ketenpartijen in de verpleeghuiszorg. Tiana van Grinsven is als bestuurder van het Zorginstituut vanaf het begin betrokken bij KIK-V en is voorzitter van de Ketenraad KIK-V, waarin alle ketenpartijen bestuurlijk zijn vertegenwoordigd. Het in 2017 vastgestelde Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg is het startpunt van het programma geweest, haalt zij terug: 'De vraag was toen: hoe gaan we om met de informatie die voortkomt uit het Kwaliteitskader? Maar ook: hoe maken we die informatie transparant? Eén van de wegen naar betere verpleeghuiszorg loopt via gestroomlijnde uitwisseling van informatie over de kwaliteit van de geleverde zorg. We zijn toen samen met de hele keten gaan nadenken hoe we dat voor elkaar kunnen krijgen. Dus samen met zorgaanbieders, zorgkantoren, de Patiëntenfederatie, brancheorganisaties en ledenorganisaties, maar ook met de Inspectie Jeugd en Gezin, de Nederlandse Zorgautoriteit, Zorgverzekeraars Nederland, het Zorginstituut zelf en het ministerie van VWS.'

Minister De Jonge gaf in 2018 opdracht tot KIK-V. Hoe is de sector toen aan de slag gegaan?

Van Grinsven: 'Bij de start hebben we met alle ketenpartijen vastgesteld dat je betere informatiekwaliteit en minder administratieve lasten krijgt door een gecoördineerde uitvraag volgens eenduidige definities, waarbij gegevens ook hergebruikt worden. Dit geeft meteen ook een impuls aan datagedreven werken door aanbieders van verpleeghuiszorg. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met de thema’s uit het Kwaliteitskader. We hebben bepaald welke modelgegevens we willen verzamelen en we hebben onderling afgesproken hoe we de werkwijze inzetten. Dit is bekrachtigd in een convenant dat alle ketenpartijen dit jaar hebben gesloten. Er is dus commitment in de keten: de partijen geloven in de werkwijze. Die hebben we meteen ook gebruikt voor de uitvraag van gegevens over kwaliteitsindicatoren. En nu zijn we in de volgende fase belang: verbreding en verdieping van de werkwijze.'

Zagen betrokken partijen het belang van het programma direct in?

Van Grinsven: 'Wat goed heeft gewerkt, is dat we bij de start concrete voorbeelden hebben verzameld. Zo kwamen we er bij de uitvraag van personeelsgegevens achter dat zorgaanbieders in één jaar wel 20 keer dezelfde gegevens moeten aanleveren aan verschillende organisaties. Dat kan simpeler: als je gegevensdefinities met elkaar vaststelt, op vaste momenten uitvraagt en het doel van de uitvraag duidelijk aangeeft, profiteert iedereen in de keten van een betere informatiekwaliteit en minder administratieve lasten. Plus: zorgaanbieders krijgen veel beter zicht op hoe zij ervoor staan. We hebben ook gekeken hoe zorgaanbieders informatie aanleveren. Waar de ene aanbieder de gegevens geautomatiseerd aanlevert, doet de ander dat met een Excelsheet. Over dit soort voorbeelden hebben we in de ketenraad gesproken; dat is het hoogste orgaan van het KIK-V-programma. Door dat gesprek zag iedereen welke winst we samen kunnen boeken. Daarom is het convenant zo belangrijk. Want iedereen moet het eens zijn over welke informatie wordt opgevraagd en wat daarmee gebeurt. En er moet vertrouwen zijn dat het ook gebeurt zoals we samen hebben afgesproken. Vandaar ook het afsprakenstelsel dat onder het convenant ligt. Daar ben ik best trots op.'

Fizi heeft de ontwikkelingen rond KIK-V de afgelopen jaren op de voet gevolgd, zegt Fizi-voorzitter Jorrit Wigchert. In eerste instantie liepen financials niet bepaald over van enthousiasme voor het programma, herinnert hij zich: 'Terwijl het in essentie om externe verslaggeving gaat dat de basis voor iedere financial vormt. Dat KIK-V in eerste aanleg wat meer over kwaliteit gaat, laat onverlet dat de financial wel degelijk een hoofdrol kan spelen. Toen het enthousiasme in ons sectorbestuur voor verpleeghuiszorg groeide, hebben we als bestuur besloten ons eraan te committeren. Voor ons is dit de weg waarop we moeten voortbouwen. En dan heb ik het niet eens specifiek over KIK-V, maar over het structureren van data en het maken van afspraken over welke informatie door wie, wanneer en

Bernard de Vries Robles, in samenwerking met Jeroen van den Nieuwenhuizen, Jeroens Bureau

met welk doel wordt gevraagd. Uiteindelijk leidt dit tot veel minder administratieve lasten en tot kwalitatief betere interne en externe verslaggeving. En doordat iedereen dezelfde definities gebruikt, kunnen zorgaanbieders ook veel beter benchmarken.'

Nu zijn financiële gegevenssystemen doorgaans eenduidiger ingericht dan kwalitatieve systemen, zoals het cliëntendossier. Betekent dit dat softwareontwikkelaars ook flink aan het werk moeten door KIK-V?

Van Grinsven: 'Zeker, want de bedoeling van KIK-V is dat zorgaanbieders vanuit het primaire proces gaan registreren op basis van eenduidige gegevens en dat informatie kan worden hergebruikt. Dit maakt het voor zorgaanbieders ook eenvoudiger om de werkwijze te omarmen. Overigens: we willen werken volgens een vaste dataset en proberen daarbij aan te sluiten op wat de zorgaanbieders vastleggen in hun primaire proces. Daarom kijken we samen met koplopers onder zorgaanbieders hoe hun IT-processen lopen en hoe deze verbeterd kunnen worden. Uit hun ervaringen willen we best practices halen die andere organisaties kunnen gebruiken tijdens de implementatie. Jullie hebben ons daar al enorm mee geholpen, net als ActiZ en de zorgaanbieders.'

Wigchert: 'Ziekenhuizen verzamelen steeds meer gegevens geautomatiseerd. Dit is een belangrijke stap die in de verpleeghuiszorg nog gemaakt moet worden. Nu is het moment om die stap te zetten, want dan pluk je daar in het vervolg de vruchten van. Tegelijkertijd besef ik dat digitalisering geld kost en zeker de kleinere verpleeghuizen hebben het de afgelopen periode niet breed gehad.'

Om verpleeghuizen te ondersteunen bij het werken aan kwaliteitsverbetering, is er in totaal 1,45 miljard euro aan kwaliteitsgelden beschikbaar gesteld. Zou een deel van deze gelden niet standaard naar het verbeteren van bedrijfsprocessen moeten gaan?

Wigchert: 'Een groot deel van deze gelden is naar het personeel gegaan en dat is ook begrijpelijk. Daarbij speelt mee dat de besteding van het geld al door de politiek geoormerkt werd. Ik zou het inderdaad goed vinden als zorgaanbieders ook ruimte vinden om een deel van de kwaliteitsgelden te gebruiken om het toekomstperspectief van organisaties te verbeteren. Uiteindelijk wordt de cliënt daar ook beter van.'

De kracht van KIK-V is het vertrouwen dat alle partijen in het programma hebben

Welke ondersteuning biedt KIK-V zorgaanbieders die met het programma aan de slag willen gaan?

'Dat doen we op allerlei manieren', zegt Van Grinsven. 'Zorgaanbieders kunnen beginnen met een handreiking en een zelfscan die laat zien hoever zij staan met informatievoorziening en welke toegevoegde waarde KIK-V biedt. Veel organisaties hebben deze zelfscan al gedaan. Voor organisaties die willen starten, organiseren we samen met zorgaanbieders, zorgkantoren en ActiZ informatiebijeenkomsten in de regio om de werkwijze met elkaar door te spreken en te kijken hoe deze per regio kan worden opgestart. Een flinke groep zit nu in de opstartfase, terwijl een kleinere groep al een stuk verder is en bezig is de impact van KIK-V op de organisatie inzichtelijk te maken. Tientallen organisaties bereiden zich concreet voor op implementatie en zijn aan het onderzoeken hoe zij de modelgegevens uit hun systemen moeten ontsluiten. En een groep koplopers is al bezig met de implementatie. In alle fasen leveren implementatieadviseurs vanuit het programma ondersteuning op maat. We delen ook kennis en inzichten met zorgfinancials. Zo hebben we tijdens het laatste jaarevent van Fizi een sessie verzorgd.'

Welke ondersteuning biedt Fizi haar leden?

Wigchert: 'We haken zoveel mogelijk aan bij het programma KIK-V. Zo hebben we al een aantal gezamenlijke webinars georganiseerd om onze leden te informeren over wat komen gaat. Nu informeren we nog heel breed, maar naarmate zorgaanbieders concreter met KIK-V gaan werken, zal de ondersteuning specifieker worden. Zodra er beheersmaatregelen herzien moeten worden en wij gevraagd worden mee te denken, zullen we kennis en inzichten vanuit de vereniging bundelen.'

Het is nu najaar 2021. Hoe staat het programma er in de zomer van 2022 voor?

Van Grinsven: 'Dan zien nog meer zorgaanbieders welke voordelen de werkwijze biedt en zijn zij op weg naar implementatie. De kracht van KIK-V is het vertrouwen dat alle partijen in het programma hebben. Dat is cruciaal om samen te werken en de uitwisseling van kwaliteitsinformatie efficiënter te laten verlopen. Partijen moeten wel zelf aan de slag om van het programma een succes te maken. Ik denk ook dat Fizi-leden een belangrijke rol kunnen spelen in het agenderen van KIK-V bij zorgaanbieders. Wat mij betreft trekken we daarin samen op.'

'Wat mij betreft ook', zegt Wigchert. 'Het mooie aan KIK-V is dat het als het ware een omgekeerd veranderingsprogramma is. Normaal word je als zorgaanbieder

Jorrit Wigchert

met een verandering geconfronteerd en moet je vervolgens gaan rennen. Door vroegtijdig in te stappen in KIK-V kunnen zorgaanbieders juist voorkomen dat zij later moeten rennen. Het wordt je niet opgelegd; het moet verleidelijk zijn om in te stappen, omdat het zoveel oplevert. Bij een aantal organisaties is die boodschap al goed aangekomen, bij andere nog niet. Die zien het nog als weer zo’n programma waarvoor je informatie moet aanleveren. Maar dan hebben ze zich toch echt onvoldoende verdiept in wat het op termijn kan opleveren.'

Verlichting van administratieve lasten betekent dat je informatie voor twintig uitvragen op één plek kunt deponeren. Kan ook het teruggeven van informatie een belangrijke motivator zijn voor zorgaanbieders om in te stappen?

puls kan zijn voor datagedreven werken. 'De komende jaren gaan we uitwisselprofielen opstellen in de verpleeghuiszorg rond thema’s als kwaliteit, soort cliënten, governance, bedrijfsstructuur, financiële gegevens, personeel, capaciteit en productie. Omdat alle aanbieders data volgens dezelfde definities aanleveren, kunnen zij hun eigen benchmark opstellen. In deze fase blijft die benchmark nog binnen de sector, op één uitzondering na: voor het meten van het cliëntperspectief wagen we de stap naar de gehandicaptensector. Die verkenning is interessant, omdat deze sector het cliëntenperspectief anders meet dan de verpleeghuissector op dit moment doet.'

Wigchert: 'Vanuit Fizi blijven we nauw betrokken bij de ontwikkeling van KIK-V. Informatie stroomlijnen en hergebruiken om datagedreven te kunnen werken, is de weg die voor ons ligt. Niet alleen in de sector Verpleeg- en Verzorghuizen en Thuiszorg, maar in de hele zorg.'